Dokumen. akreditasi puskesmas linis

1Ragil.BPTPK. Gombong.

tujuan pembelajara

n umum

tujuan pembelajara

n umum


Setelah proses belajar mengajar diharapkan linatih paham terhadap dokumen

akreditasi Puskesmas

tujuan pembelajara

n khusus

tujuan pembelajara

n khusus


Setelah proses belajar mengajar linatih diharapkan paham: Sistem dokumentasi akreditasi Puskesmas, Sistem pengendalian dokumen. Proseur di dalam akreditasi Puskesmas, Instruksi Kerja di dalam akreditasi Puskesmas, Kerangka acuan di dalam akreditasi Puskesmas.

1. PEDOMAN MUTU/MANUAL MUTU,2. RENCANA MUTU,3. PERSYARATAN (SPESIFIKASI),4. REKOMENDASI/SARAN (PANDUAN),5. PROSEDUR/ SPO DAN GAMBAR,6. REKAMAN (BUKTI OBYEKTIF KEGIATAN YG DILAKUKAN)

Jenis dokumen

dokumenManual Mutu:dokumen yang memberi informasi

yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang sistem manajemen mutu,

Rencana mutu: dokumen yang menguraikan bagaimana sistem manajemen mutu diterapkan pada suatu produk,proyek/ kontrak tertentu,

Spesifikasi: dokumen yang menyatakan persyaratan mutu,

Panduan: dokumen yang memberikan informasi tentang bagaimana melaksanakan kegiatan dan proses secara konseistendokumen terdokumentasi, SPO, dan gambar,

Rekaman: dokumen yang memberi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai.

Pemberi informasi tentang bagaimana melaksanakan kegiatan dan proses secara konsisten: Prosedur/ SPO, gambar.

DokumenDokumen


Kebijakan dan Pedoman,Kerangka Acuan,Prosesur (SPO/SOP),Program, Pelaporan dan Evaluasi

DokumenDokumen


Semua dokumen yg harus disiapkan Puskesmas untuk memenuhi instrumen Akreditasi. Jenis & macam dokumen mengacu kpd. standar & Kriteria, definisi operasional, serta cara pembuktian dan telusur dokumen yg ada dlm instrumen akreditasi

Prinsip Penyusunan Dokumen

Prinsip Penyusunan Dokumen


Menulis yg dikerjakan, mengerjakan yg ditulis, bisa dibuktikan ditindak- lanjuti, ditelusuri, proses kegiatan yan.ditulis menjadi Prosedur (SPO), melaksanakan kegiatan yan. Mengacu pd SPO, hasil evaluasi (pembuktian)proses kegiatan yan.sesuai dg SPO.

Mangacu apa yg diminta didlm standar/ instrumen Akred. Puskesmas.


Jenis & Macam Dokumen Akreditasi .

Kebijakan,Prosedur/ SPO,Kerangka Acuan,

Bukti tertulis kegiatan/ rekam kegiatan,

Dokumen pendukung lainnya: Ex: Ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat perijinan, dll.


Dokumen Akreditasi Dokumen Akreditasi

Dokumen Peraturan Kebijakan, Pedoman/ Juklak, Prosedur/ SPO/SOP, Juknis, Manual, dokumen ekternal (referensi, acuan),

Dokumen Kegiatan Program, data pelaksanaan kegiatan, data evaluasi, & tindak lanjut kegiatan serta data- data pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikat ijin-ijin, dll).

Kebijaan

Kebijaan


Kebijakan Puskesmas adalah: Keputusan Puskesmas/ Pimpinan/ Puskesmas pd.tataran strategis/ yang sifat garis besar mengikat pegawai,

Bentuk doc.bisa SK, Ka. Puskesmas Ttg. Kebijakan tsb, sedangkan isi kebijakan sesuai apa yg ditetapkan.

Contoh Kebijakan

Admen.

2.1.11.Ep. d.


Prosedur

SPO.SOP.

Protap


Standard Operating Procedure

(SOP)

Standard Operating Procedure

(SOP)

Prosedur Penatalaks

anaan

Prosedur Penatalaks

anaan Juklak/ Juknis.

Juklak/ Juknis.

Prosedur Tatap (Protap)

Prosedur Tatap (Protap)

Standard Procedure

Operasional (SPO)

Standard Procedure

Operasional (SPO)

Istilah Lain

Istilah Lain


Prosedur Kerja

Prosedur Tindakan

Algoritma/ Clinical Patway

Akred.Pakai SPO

Pengertian

Pengertian


Suatu perangkat instruksi/ langkah yg dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin ttt,

Sustu perangkat instruksi yg memberikan langkah-langkah berurutan yg benar & terbaik berdasarkan konsensus Puskesmas untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi yan.

Suatu perangkat instruksi yg memberikan langkah-langkah berbagai kegiatan, sehingga membantu mengurangi kesalahan.

Tujuan

Tujuan


Agar proses kerja rutin terlaksana dg efektif, konsisten/ uniform & aman dlm. Rangka

meningkatkan mutu yan. Melalui pemenuhan

standar yg berlaku.

Manfaat

Manfaat


1. Memenuhi Persyarratan standar Yan. Puskesmas/ akreditasi Puskesmas,

2. Mendokumentasi alur kegiatan,3. Memastikan karyawan Puskesmas

mengetahui pekerjaannya,4. Meminimalisasi duplikasi wewenang

& tg-jawab,5. Memastikan tdk.adanya daerah abu-

abu,6. Overlapping & underlapping

wewenang tdk ada,7. Bukti adanya manajemen mutu.

Prinsip SPO.

Prinsip SPO.


1. Memuat aturan formal segala indikasi & syarat yg ada di Puskesmas dipenuhi pd setiap upaya,&tahapan yg dilalui setiap kegiatan yan,

2. Memberikan arah kegiatan yg langsung/ tdk langsung berhub. Dg. ps,

3. Menggunakan bhs. Sehari-hari, Puskesmas memudahkan pemakaian , mempunyai urutan, tdk bermakna ganda,

4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi, serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan & serta peraturan formal,

5. Harus selalu didokumentasikan.

Prinsip SPO.

Prinsip SPO.


6. Agar dilakukan evaluasi paling lama 3 tahun,7. Penggantian Kepala/ pimpinan tidak harus

mengganti SPO,8. Kumpulan setiap SPO disetiap unit kerja harus

dibuatkan SK., Kepala. Untuk pemberlakuannya,

Jenis: SPO Profesi: yan medik, Keprw., medik,

lab, rekam medik, dll. SPO pelayanan, SPO Administrasi.

Ciri-ciri prosedur yang baik

Tidak menggunakan kalimat majemuk

Mengenal dengan jelas siapa yang melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa

Menggunakan bahasa yang dikenal oleh pemakai

Merupakan flow-charting dari proses kegiatan

Ex. SPO.Ex. SPO.


SPO pelayanan profesi: mengatur tata cara penanganan terhadap pasien:

SPO untuk aspek keilmuan: proses kerja untuk diagnosis dan terapi (contoh: biopsi, dsb)

SPO untuk aspek manajerial: proses kerja menunjang keilmuan dan pelayanan pasien non keilmuan (contoh: prosedur konsul)

SPO administrasi: mengatur tata kerja kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja (contoh: prosedur mutasi pegawai

Syarat Menyusun SPO


1. Identifikasi kebut apakah kegiatan yg dilakukan saat ini sudah ada SPOnya blm, bila sudah apakah masih efektif/ tdk, bila blm susun,

2. Harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan tsb/ unit kerja tsb. Tim/ panitia yg ditunjuk Kepala. Puskesmas hanya untuk menanggapi/ mengkoreksi SPO tsb. Krn komitmen thd SPO hanya diperoleh dg adanya keterlibatan dlm penyusunan,

3.Merupakan bagan alir dr suatu kegiatan, pelaksana/ unit kerja mencatat proses itu , membuat alurnya, tim/ panitia diminta memberikan tanggapan,

4. Jelas, ringkas & mudah dilaksanakan.

Ragil.BPTPK. Gombong. 23

Logo

Nama Organisasi

Judul SPO.

SPO

No. Dokumen : Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas…

Nama. NIP.

No. Revisi :

Tanggal Terbit :

Halaman :

1. Pengertian

2. Tujuan

3. Kebijakan

4. Referensi

5. Prosedur/ Langkah- langkah

6. Unit terkait

Contoh SPO

Pengumpulan Informasi Harapan


Diagram Alir (Flow Chart):

- Membantu mencari masalah & sebab masalah,

- Mencari variasi-variasi dalam Proses,

- Mencari penyimpangan2 yang ada dalam proses.

Ada dua macam flow chart :

1. Makro Flow chart

2. Mikro Flow chart

Mikro flow chart :

Menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro,

Bentuk simbol :

- Awal kegiatan =

- Akhir kegiatan =

Makro flow chart :

Menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan.

Hanya mengenal satu simbol ,

bentuk balok :

- Simbol Keputusan =

- Simbol Penghubung =

Ya

Tidak

?

- Simbol Kegiatan =

- Simbol Dokumen =

- Diarsipkan =

Bagan Alur Makro :

KegiatanA

KegiatanB

KegiatanC

KegiatanD

Bagan Alur Mikro :

?Ya

Tidak

2

Contoh Diagram Makro :

Pasien Didaftar

PasienDiperiksa

Pasien Ke Apotik

PasienMembayar

PasienDatang

PasienPulang

Contoh Diagram Alur Mikro :

PasienDatang

Mempersilah kanPasien

Mendaftar

MempersilahkanPasien

Menunggu

PasienDiperiksa

PerluLab ?

Ya

Tidak

PerluSuntik ?

Tidak

Ya

PasienDiberi R/

PasienDisuntik

Pasien diberi pengantar

Pasien dipersilahkan

ke Lab.12

Pasien dipersilahkan

ke Apotik

Pasienpulang

Evaluasi SPO.

Evaluasi SPO.


Evaluasi bisa dg ceklistTujuan: membudayakan internal audit, Evaluasi dilaksanakan: Berkala, maksimal 3 th sekali,Sesuai kebut. misal karena ada kesulitan dlm melaksanakan SPO tsb,Tetapkan pelaksana evaluasi bisa tim akreditasi, Buat SPO, cara evaluasi, Kembangkan format/ check list untuk evaluasi,Hasil evaluasi revisi/ pembaharuan.

Daftar tilikDaftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).

Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.

Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk prosedur yang kompleks.

Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor prosedur, bukan untuk menggantikan prosedur itu sendiri.

Langkah-langkah menyusun daftar tilik

Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya

Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut

Buat daftar kerja yang harus dilakukan

Susun urutan kerja yang harus dilakukan

Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu

Lakukan uji-coba

Lakukan perbaikan daftar tilik

Standarisasi daftar tilik.

Daftar tilik (Check List)

No. Urutan kegiatan Ya Tidak TB

Contoh Cek.LIst.


Compliance rate (CR) =

Σ Ya x 100 %

Σ Ya+Tidak

Revisi SPO.

Revisi SPO.


Revisi adalah: kegiatan/ usaha untuk memperbaiki SPO, yg perlu diperbaiki isinya baik sebag.maupun seluruh isi,

Revisi perlu dilakukan bila: Prosedur kerja/ urutan kerja, tdk sesuai lagi

dg keadaan yg ada, Adanya perkembangan ilmu & Teknologi, Adanya perubahan organisasi/ kebijakan

baru.Peninjauan ulang setiap 2 tahun. Penggantian Ka Puskesmas. Tidak perlu

diganti .

Penulisan KA . Prog.ram



Tujuan Umum & Khusus: Merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah grs. Besar , khususrinciannya,

Kegiatan pokok & rincian kegiatan: langkah- langkah kegiatan dilaksanakan shg. Tercapainya tujuan prog. Karena itu antara tujuan & kegiatan harus berkaitan & sejalan,

Cara melaksanakankegiatan: metode untuk melaksanakan kegiatan pokok & rincian kegiatan:Ex: membentuk tim, melakukan rapat, dll.




Jadual: Perencanaan waktu melaksanakan langkah-langah kegitan,

Evaluasi pelaksanaan kegiatan & pelaporannya: Evaluasi dr jadual kegiatan, setiap bbrp . Bln.jadual dievaluasi,

Pencatatan, pelaporan & Evaluasi kegiatan: Catatan kegiatan, bag. Melakukan pencatatan kegiatan prog.tsb. Pelaporan: Bag membuat &Kapan dibuat, Evaluasi pelaksanaan prog.secaramenyeluruh.

EvaluasiEvaluasi


Evaluasi: Kegiatan yg berupa audit internal dan/ management review,

Audit internal: kegiatan untuk menilai apakah staf Puskesmas telah memberikan yan.sesuai standat, pedoman & prosedur yg berlaku yg dibuktikan dg.adanyadokumen-dkumen audit,

Management review: kegiatan mgn dlm mengevaluasi hasil temuan audit internal, mengevaluasi standart-standart/ pedoman/SPO yg berlaku & mengevaluasi pelaksanaan prog. Yg dpt dibuktikan dg adanya risalah rapat/dokumen evaluasi lainnya.

RekomendasiRekomendasi


Format Baku: Tdk. Ada, Bentuk doc. Rekomendasi & Tindak

lanjut sesuai hasil evaluasi, Ex: Hasil evaluasi SPO., belum

dilaksanakan dg. Baik karena banyak petugas yg tdk.tahu , SPO Puskesmasebut rekomendasi: agar dilakukan sosialisasi SPO, Tindak Lanjut: dilakukan sosialisasi SPO (doc.nya undangan, presensi, jadual, dll).

Notulen.Notulen.


Format Baku: Tdk. Ada,Bentuk doc. isinya langkah-

langkah yang dilakukan/ rekaman didalam kegiatan pertemuan/ rapat yang dibahas lebih dari satu orang,

sesuai rekaman pertemuan Komputer/buku :

halaman

Contoh

FormatNotulen.


Pengendalian DokumenTidak ada ketentuan baku, prinsip konsisten.: 2.1.11...Admen

Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan program, IV: Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/ Juni, 13 tahun 2013, 005: nomor urut SPO),

Ragil.BPTPK. Gombong. 48

Dokumen. akreditasi puskesmas linis

Documents

Transcript of Dokumen. akreditasi puskesmas linis