Document Control System Berbasis ISO 9001

(Aplikasi DCS-9001)

Latar Belakang

Saat ini suatu perusahaan atau entitas organisasi dapat dikatakan memiliki sistem

manajemen yang baik sebagai prasyarat Tata Kelola Organisasi yang baik atau good

corporate governance (GCG) apabila telah memiliki sertifikasi standarisasi tertentu seperti

ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, dan sebagainya. Untuk memiliki sertifikasi ini,

perusahaan harus berupaya keras memenuhi standar yang ketat sesuai persyaratan

sertifikasi tersebut kemudian harus lulus audit oleh lembaga auditor yang kredibel.

Gambar 1- International Certification ISO 9001 - 2008

Salah satu komponen penting dari hampir seluruh sertifikasi standarisasi adalah

adanya dokumentasi untuk setiap aktivitas proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan

atau entitas organisasi tersebut. Mulai dari dokumentasi guideline, standart operational

procedure, instruksi kerja hingga hasil atau laporan. Dokumen-dokumen inilah yang kelak

menjadi bahan audit oleh lembaga auditor independen agar perusahaan atau organisasi

dapat mempertahankan kelayakan sertifikasinya setiap tahun.

Namun demikian, prosedur pengendalian dokumen bukan sesuatu hal yang mudah,

apalagi kalau dilakukan secara manual. Prosesur pengendalian dokumen di sini maksudnya

adalah prosedur yang mengatur pendistribusian dokumen. Mulai dari dokumen di susun

dalam bentuk draft, proses review dan koreksi, approval, distribusi dokumen serta kendali

dokumennya ke pihak-pihak terkait. Prosedur pengendalian dokumen yang bersifat manual

menimbulkan inefisiensi sebagai berikut :

• Proses penyusunan dokumen memakan waktu lama dari mulai penyusunan draft,

review, koreksi, approval, hingga distribusi karena harus dilakukan dari meja ke

meja.

• Banyaknya temuan pada saat audit yang berkaitan dengan pengendalian dokumen.

• Ketidakmampuan dalam proses penelusuran dokumen sehingga dokumen yang

dibutuhkan seringkali tidak ditemukan karena terselip di folder dokumen lain.

• Dokumen hardcopy yang tercecer dan dipegang oleh beberapa unit kerja dan bukan

terletak secara sentral di ruang arsip.

• Kesulitan mengakses dokumen dengan cepat dan akurat.

• Tidak adanya kendali atas dokumen dalam bentuk control copy sehingga dokumen

bisa diakses oleh siapa saja.

• Adanya kebutuhan tenaga dan waktu untuk mengantarkan dokumen tersebut ke

pihak-pihak terkait.

• Kesulitan menemukan dokumen yang paling update sehingga seringkali dokumen

lama yang digunakan.

• Penggunaan kertas berlebihan karena akitvitas penggadaan dokumen sehingga tidak

mendukung konsep paperless office atau green office.

Gambar 2 - Keruwetan proses pengendalian dokumen secara manual

Permasalahan yang timbul dari proses pengendalian dokumen secara manual

tersebut menjadi dasar untuk memanfaatkan teknologi informasi agar proses pengendalian

dokumen menjadi lebih efisien dan efektif.

Tujuan Pembuatan Aplikasi

Berdasarkan kendala yang muncul tersebut diatas maka dibutuhkan suatu aplikasi

sistem informasi yang dapat memfasilitasi proses pengendalian dokumen khususnya

dokumen-dokumen penting yang harus diaudit agar perusahaan atau organisasi tetap layak

memiliki sertifikasi standarisasi ISO 9001.

Gambar 3 – Documen Control System ISO 9001 : 2008

Adapun tujuan pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

• Secara umum menjadikan proses pengendalian dokumen ISO 9001 menjadi lebih

efektif dan efisien. Dengan demikian mendukung Tata Kelola Usaha/Pemerintahan

yang baik.

• Mempercepat proses pembuatan dokumen ISO 9001 dari mulai penyusunan draft,

review, koreksi, approval, hingga distribusi semuanya dilakukan dalam sistem

sehingga dokumen tak perlu lagi melewati birokrasi, meja demi meja, semuanya

dilakukan bisa dimana saja dan kapan saja sehingga dokumen tersebut bisa menjadi

panduan proses kerja di lapangan dengan cepat.

• Memudahkan kemampuan penelusuran dokumen dengan cepat dan akurat serta

terbaru atau dokumen versi terakhir.

• Kontrol dan kendali terhadap dokumen sehingga hanya pihak-pihak tertentu yang

terkait yang dapat memiliki dokumen tersebut baik yang berjenis softcopy maupun

hardcopy.

• Mengurangi penggunaan kertas sehingga mendukung konsep paperless office

maupun green office.

Fitur-Fitur Aplikasi

Aplikasi DCS-9001 adalah aplikasi yang digunakan untuk keperluan untuk sentralisasi

manajemen dokumen antara lain dokumen manual, prosedur, instruksi kerja, laporan, dan

sebagainya. Aplikasi ini di desain untuk mendukung proses kendali dokumen sesuai standar

sertifikasi ISO 9001. Secara spesifik fitur-fitur teknologinya adalah sebagai berikut :

1. DCS-9001 merupakan aplikasi web base (web base application)

Karena aplikasi ini merupakan aplikasi web base sehingga dapat diakses dengan

beragam perangkat seperti : PC, tablet, ataupun phablet sepanjang perangkat

tersebut memiliki browser chrome ataupun Mozilla. Dengan demikian user dapat

melakukan proses review, koreksi, ataupun approval dimana saja dan kapan saja

sehingga proses penyusunan dan penerbitan dokumen dari mulai draft hingga

distribusi nanti bisa dilakukan secara online. Jadi tidak ada lagi bottle neck karena

dokumen stuck di atas meja.

Gambar 4 – Berbasis Web sehingga dapat diakses dari berbagai platform perangkat

Selain kemudahan akses, aplikasi web base ini praktis sangat mudah perawatannya,

karena kita hanya perlu fokus pada web server dan tidak ada instalasi ataupun

maintenance pada perangkat di sisi user.

Gambar 5 – Berjalan di berbagai jenis Operating System sepanjang memiliki browser

Selain itu tidak ada lisensi yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi ini. Aplikasi

bisa di install di OS Linux Server, menggunakan database MySQL, sehingga tidak ada

hidden cost akibat pembelian lisensi software komersial untuk OS maupun software

database.

2. Fitur Pembuatan Dokumen

Di dalam Aplikasi ini ada dua cara membuat dokumen yaitu dengan metode upload

dokumen dan menggunakan Aplikasi Word yang terintegrasi dalam aplikasi sebagai

plugin. Metode yang di rekomendasikan adalah dengan menggunakan metode

upload dokumen karena bisa digunakan di berbagai platform perangkat dan OS.

Gambar 6 – Fitur upload dokumen

Pembuat dokumen atau Documen Creator (Creator) membuat draft dokumen

menggunakan software text editor sepeti Word, Writer, Open Office, dsb. Setelah

selesai draft dokumen tersebut di simpan dalam 2 format, yakni format asli software

tsb dan PDF. Dengan metode upload kedua draft dokumen kemudian di upload

untuk di share ke beberapa pihak yang bertugas sebagai Reviewer sekaligus

Approver.

Gambar 7 – Beragam software word processor bisa digunakan

3. Fitur Review, Koreksi, dan Approval Dokumen

Setelah dokumen di upload oleh Creator (Pembuat Dokumen) maka langkah

berikutnya adalah proses review sekaligus koreksi terhadap dokumen yang

dibuatnya oleh para atasan atau pihak-pihak yang terkait dan bertanggungjawab

terhadap publikasi dokumen tersebut.

Gambar 8 – Fitur review dan koreksi dokumen

Di dalam fitur ini, para approval dapat mereview dokumen dalam bentuk PDF serta

memberikan komentar koreksi di halaman tertentu bila memang ada hal yang perlu

diperbaiki, setelah itu mengirim balik dokumen tersebut ke pihak Creator untuk

diperbaiki. Apabila setelah proses review dinyatakan dokumen sudah tidak perlu

koreksi lagi maka si Approval akan menyetujuinya dan secara otomatis sistem akan

mengarahkan dokumen tersebut ke Approval berikutnya untuk direview sesuai

dengan hirarki jabatan.

Gambar 9 – Klik tombol approved maka dokumen dinyatakan telah disetujui

4. Fitur Release Dokumen

Apabila dokumen telah disetujui oleh para Approval termasuk di dalamnya

Management Representatif maka langkah selanjutnya adalah merelease document.

Setelah tombol release di klik maka dokumen dinyatakan resmi untuk di distribusikan

dan pada dokumen tersebut dilampirkan lembar approval atau lembar persetujuan

dari pihak-pihak terkait yang bertanggungjawab terhadap terbitnya dokumen

tersebut. Lembar persetujuan berupa bukti tandatangan digital (digital signature)

dari para approval.

Gambar 10 – Dokumen yang direlease akan disertai lembar pengesahan

5. Fitur Distribusi dan Kendali Dokumen

Setelah dokumen resmi direlease maka langkah selanjutnya adalah di distribusikan

ke pihak-pihak yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut seperti kepada

para pelaksana di lapangan yang mesti bertugas berdasarkan instruksi yang

tercantum di dokumen tersebut, pembuat dokumen, dan para approval. Pada saat

di distribusikan kepada pihak-pihak tersebut maka dokumen softcopy yang di

download berupa dokumen PDF yang di dalamnya sudah tercantum cap control copy

berikut keterangan kepemilikan dokumen dan nomor dokumen.

Gambar 11 – Fitur pendistribusian dokumen kepada pihak-pihak terkait

Gambar 12 – Penerima distribusi dokumen melakukan konfirmasi

Dengan demikian pada saat dokumen tersebut di unduh oleh pihak terkait maka

jelas kepemilikan dokumen tersebut baik secara softcopy maupun hardcopy karena

tercantum nama pemilik dokumen dan no. seri dokumen. Jika ada pihak lain yang

memiliki dokumen tersebut dan ternyata tidak sesuai dengan informasi kendali

dokumen maka yang bersangkutan telah melanggar peraturan kerahasiaan dokumen

dan wajib diberikan sanksi tegas oleh perusahaan atau lembaga.

6. Fitur Pencarian Dokumen yang Powerfull

Sistem repository atau penyimpanan dokumen memerlukan fitur pencarian yang

powerfull (search engine) agar dokumen yang jumlahnya banyak tersebut dapat

dengan mudah ditemukan. Aplikasi ini memiliki fasilitas Search Document yang dapat

mencari dokumen yang di inginkan dengan sistem pencarian seperti pada google

sehingga cukup familiar digunakan oleh user.

Gambar 13 – Fitur Pencarian Dokumen

7. Fitur Tracking Dokumen

Fitur tracking dokumen adalah fitur wajib dalam aplikasi ini. Dengan fitur ini kita

dapat mengetahui posisi perjalanan dokumen sehingga dapat memfollow up ke

pihak-pihak terkait apabila dokumen tersebut terhenti dalam proses untuk mencapai

persetujuan.

Gambar 14 – Fitur Tracking Dokumen

8. Fitur Shared Request

Terkadang ada beberapa dokumen diperlukan oleh pihak-pihak lain untuk keperluan

audit atau keperluan integrasi proses bisnis.

Gambar 15 – Fitur Permohonan Shared Document

Untuk keperluan ini, aplikasi sudah menyiapkan fitur Shared Request yang ditujukan

kepada pihak-pihak tersebut.

Fitur ini memungkinkan pihak lain mengajukan permohonan permintaan dokumen

kepada Management Representatif atau Administrator setelah permohonan di

setujui maka aplikasi akan memberikan kepada yang bersangkutan link download

berikut informasi kendali dokumen di dalam softcopy file yang diunduh tersebut.

9. Fitur Notifikasi by Email

Setiap proses yang berjalan di dalam aplikasi ini akan memberikan informasi

notifikasi via email kepada pihak-pihak yang terkait. Sebagai contoh : saat draft

dokumen di upload dan dishare ke para Approval maka akan muncul email notifikasi

kepada para Approval termasuk pembuat dokumennya. Tujuan fitur notifikasi email

ini adalah untuk mengingatkan pihak terkait bahwa ada proses yang mesti dijalankan

oleh mereka di dalam sistem aplikasi ini.

Gambar 16 – Fitur Notifikasi Email

10. Fitur Keamanan Aplikasi

Aplikasi ini di dukung oleh fitur keamanan yang baik. Tidak hanya pada saat sistem

tersebut diakses melalui sistem otentifikasi seperti username dan password tapi juga

keamanan dalam sisi kendali dokumen. Karena semua dokumen yang keluar dari

sistem informasi ini diberikan watermark control copy berikut nama pemilik

dokumen dan no. seri dokumennya sehingga apabila dokumen tersebut tidak sesuai

informasinya dengan si pemilik dokumen maka yang bersangkutan bisa dikatakan

telah melanggar peraturan kerahasiaan dokumen.

Gambar 16 – Fitur Kontrol Kendali Dokumen dengan watermark dan no. dokumen

Selain itu, sistem ini dibangun diatas server linux yang juga di password sehingga

tidak mudah masuk ke dalam aplikasi ini. Karena software terletak di server yang

barada di dalam datacenter atau ruang server maka secara fisik keamanan server

dapat dipertanggungjawabkan karena tidak mudah masuk ke ruang server kecuali

pihak-pihak terkait. Keamanan ruang server sendiri cukup berlapis, dari mulai

pengamanan gedung, pengamanan ruang server melalui sisten otentifikasi, dan

pengamanan rak server dalam bentuk penguncian rak.