1. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNALPERGURUAN TINGGI Kementerian Pendidikan dan KebudayaanDirektorat Jenderal Pendidikan TinggiDirektorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan2012

2. Sistematika PresentasiPengertian, sifat, konsep, tujuan dan strategi SPMINaskah/Buku/Dokumen SPMIPengertian, jumlah, penetapan, dan teknik perumusan standarPelaksanaan, manajemen kendali, dan pengorganisasian SPMIPedoman membangun dan melaksanakan SPMIKendala dan cara mengatasinya dalam pelaksanaan SPMISosialisasi SPMI 3. Pengertian dan Sifat SPMISPMI adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggidi PT oleh PT, untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggioleh PT secara berkelanjutanSPMI bersifat:Mandiri (internally driven) tanpa campur tangan atauinstruksi dari Pemerintah;Berkelanjutan (continuously) 4. Pengertian Penjaminan Mutu (1)Mutu perguruan tinggi adalah kesesuaian antara penyelenggaraanperguruan tinggi dengan SNP, maupun standar yang ditetapkan olehperguruan tinggi sendiri berdasarkan visi dan kebutuhan dari para pihakyang berkepentingan (stakeholders)Jadi terdapat standar perguruan tinggi yang:Ditetapkan oleh Pemerintah (government)Disepakati bersama di dalam perguruan tinggi yangdituangkan dalam visi (vision)Dikehendaki oleh pihak yang berkepentingan (stakeholders). 5. Pengertian Penjaminan Mutu (2)Penjaminan mutu adalah proses perencanaan, pemenuhan,pengendalian, dan pengembangan standar penyelenggaraanpendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehinggastakeholders internal (mahasiswa, dosen dan karyawan) daneksternal (masyarakat, dunia usaha, asosiasi profesi, pemerintah)dari perguruan tinggi memperoleh kepuasan 6. Konsep SPMIPerguruan tinggi dinyatakan bermutu apabila perguruan tinggitersebut mampu:Menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaanmisinyaMenjabarkan visinya ke dalam sejumlah standar dan standarturunanMemenuhi, mengendalikan, dan mengembangkansejumlah standar dalam butir di atas untuk memenuhikebutuhan stakeholders 7. Tujuan SPMISPMI bertujuan untuk menjamin mutu pendidikan tinggi yangdiselenggarakan oleh perguruan tinggi, melalui penyelenggaraanTridharma Perguruan Tinggi, dalam rangka mewujudkan visi sertamemenuhi kebutuhan stakeholders.Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui SPMI, pada gilirannya akandiakreditasi melalui sistem penjaminan mutu eksternal (SPME) olehBAN-PT dan/atau lembaga mandiri lainnya (nasional, regional daninternasional) yang diakui Pemerintah. 8. Strategi SPMIDitjen Dikti menerbitkan Buku SPM-PT yang berisi SPMI, SPME, danPDPT, dilengkapi dengan praktik baik/contoh SPMI di beberapaperguruan tinggi di IndonesiaPerguruan tinggi menggalang komitmen untuk menjalankan SPMIPerguruan tinggi menetapkan, memenuhi, mengendalikan, danmengembangkan SPMIPerguruan tinggi melakukan benchmarking penjaminan mutupendidikan tinggi secara berkelanjutan, baik ke dalam maupun keluar negeri. 9. Naskah/Buku/Dokumen SPMI (1)Kebijakan Mutu (Policy): Naskah/buku/dokumen yang berisi definisi,konsep, tujuan, strategi, berbagai standar dan/atau standar turunan,prioritas, dstPedoman Mutu (Manual): Naskah/dokumen/buku yang berisi panduanuntuk menetapkan,memenuhi,mengendalikan, danmengembangkan/meningkatkan standar; pedoman atau petunjuk/instruksikerja bagi stakeholders internal yang harus menjalankan mekanismetersebut, dst 10. Naskah/Buku/Dokumen SPMI (2)Standar: Naskah/dokumen/buku yang berisi minimum 8 (delapan) standarbagi pendidikan tinggi sebagaimana diatur dalam PP. No.19 tahun 2005tentang SNP, standar turunan dari kedelapan standar tsb; penambahanjumlah standar selain kedelapan standar mutu, dst.Dokumen/Formulir MutuNaskah/dokumen/buku yang berisi berbagai formulir yang berfungsisebagai instrumen untuk merencanakan, menerapkan, mengendalikan,dan mengembangkan standar. Formulir yang telah diisi disebut sebagairekaman mutu, dan berfungsi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan 11. Pengertian StandarPernyataan berisi kriteria untuk menetapkan dan/atau mengevaluasi mutudari suatu hal (mis: mutu program studi, mutu dosen, mutu lulusan)Pernyataan berisi jabaran/rincian karakteristik dari suatu hal (mis:kompetensi lulusan dan kualifikasi dosen)Pernyataan berisi perintah untuk melakukan sesuatuPernyataan tentang sesuatu yang harus terjadi atau cita-cita atau ide 12. Contoh StandarPaling lambat pada tahun 2015 tercapai rasio dosen danmahasiswa sebesar 1:20Setiap dosen pada perguruan tinggi X paling lambat pada tahun2015 harus telah memiliki: gelar minimal magister jabatan akademik minimal asisten ahli sertifikat dosen 13. Jumlah Standar (1)Tidak ada jumlah ideal standar dalam SPMI setiap perguruan tinggiPP No. 19 Tahun 2005 menetapkan Tentang Standar Nasional Pendidikanmenetapkan 8 (delapan) standar yang wajib dalam SPMI, yaitu: 14. Jumlah Standar (2)Setiap perguruan tinggi dapat/boleh menambah jumlah standar dengancara:Menambah jumlah standar secara horizontal sehingga dari 8 standarmenjadi 12 atau 15 standar atau lebih. Misal standar penelitianilmiah, standar kesejahteraan, standar kerjasama, standar sisteminformasiMenambah jumlah standar secara vertikal yaitu 8 standar di atasdielaborasi lebih rinci menjadi beberapa standar turunan. Misalstandar sarana dan prasarana dijabarkan menjadi standar kebersihandan standar pemeliharaan 15. Penetapan StandarTerdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam penetapanstandar, yaitu: Standar adalah penjabaran visi, misi, dan tujuan perguruan tinggi Kepatuhan pada peraturan perundang-undangan yang relevan dengan bidang pendidikan tinggi Kesesuaian standar dengan kebutuhan, tuntutan atau harapan stakehlders. Untuk mengetahui hal itu perlu dilakukan studi pelacakan (tracer study) 16. Teknik Perumusan StandarPerumusan standar menggunakan kata kerja yang dapatdiukur, contoh menetapkan, membuat, menyusun,merancang, dan hindari kata kerja yang tidak dapatdiukur, contoh memahami, merasakanRumusan standar memenuhi unsur: AUDIENCE BEHAVIOR COMPETENCE DEGREE 17. Contoh Perumusan Standar (1)StandarPimpinan perguruan tinggi, fakultas, dan jurusan sesuaikewenangan masing-masing harus melakukan rekrutasi,pembinaan, dan pengembangan dosen tetap agar palinglambat pada tahun 2015 tercapai rasio dosen dan mahasiswasebesar 1:25. 18. Contoh Perumusan Standar (2)Anatomi StandarAudience (subjek yang harus melakukan sesuatu): Pimpinan perguruantinggi, fakultas, dan jurusan sesuai dengan kewenangan masing masingBehavior (apa yang harus dilakukan): harus melakukan rekrutasi,pembinaan dan pengembangan dosen tetapCompetence (kompetensi, target, cita-cita): tercapai rasio dosen mahasiswasebesar 1:20Degree (tingkat/level/periode/frekuensi dari behavior): paling lambattahun 2015 19. Tips Perumusan StandarBerhubung standar akan dijadikan acuan dalam penyelenggaraanperguruan tinggi, maka perumusan standar bukan merupakan kegiatanyang dapat dilakukan sekali jadi, melainkan kegiatan yang memerlukankajian berulang kali secara iteratif sebelum ditetapkan sebagai standar 20. Contoh Tahap Penetapan Standar (1) 21. Contoh Tahap Penetapan Standar (2) 22. Contoh Tahap Penetapan Standar (3) 23. Contoh Tahap Penetapan Standar (3) 24. STANDAR NASIONALSTANDAR AKREDITASI PENDIDIKAN PROGRAM STUDIStandar isiVisi, misi, tujuan danStandar proses sasaran, serta strategi pencapaianStandar kompetensi Tata pamong, kepemimpinan,lulusan sistem pengelolaan, danStandar pendidik dan penjaminan mututenaga kependidikanMahasiswa dan lulusanStandar sarana dan Sumber daya manusiaprasaranaStandar pengelolaanKurikulum, pembelajaran, dan suasana akademikStandar pembiayaan Pembiayaan, sarana danStandar penilaiansrasarana, serta sistempendidikan informasi Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama 25. ANALISIS SISTEMIK MENGENAI KOMPONEN-KOMPONENKOMPONEN- EVALUASI- EVALUASI-DIRI PROGRAM STUDI DAN ATAU INSTITUSI PERGURUAN TINGGIMASUKAN VISI DAN MISILINGKUNGANSASARAN DAN TUJUANPENINGKATAN DAN KENDALI MUTUTINDAK LANJUTTATA PAMONG (GOVERNANCE) SISTEM INFORMASI SISTEM INFORMASIBALIKANBALIKANKEPEMIMPINAN PENGELOLAAN PROGRAM LULUSAN DAN MAHASISWAMASUKAN PROSESPROSES KELUARANKELUARAN PROSES PEMBELAJARAN LAIN SUASANA AKADEMIK PENELITIAN DAN PMK DOSEN DAN TENAGA PENDUKUNGKURIKULUM MASUKAN SARANA DAN PRASARANAINSTRUMENTAL BIAYA DAN SUMBER DANA 26. Pelaksanaan SPMI (1)Komitmen dari semua unsur dalam perguruan tinggi termasukunsur Yayasan untuk perguruan tinggi yang diselenggarakanoleh masyarakat.Perubahan paradigma atau pola pikir dari paradigma yangselalu tergantung pada pengawasan dan pengendalian vertikaloleh Pemerintah, ke paradigma baru yaitu otonomi dalammelakukan pengawasan/pengendalian melalui SPMI olehperguruan tinggi itu sendiri (internally driven). 27. Pelaksanaan SPMI (2)Perubahan sikap dari para pengelola perguruan tinggi yang semulabekerja tanpa standar dan tanpa memerhatikan visi perguruantinggi, menjadi sikap yang konsisten pada standar, merencanakanapa yang akan dikerjakan dan mengerjakan apa yang telahdirencanakan.Pengorganisasian SPMI, baik melalui pembentukan sebuah unit ataulembaga khusus SPMI atau dengan cara menyatukan/melekatkanpelaksanaan SPMI dalam manajemen perguruan tinggi, atau altenatifpengorganisasian lain. 28. Manajemen Kendali Mutu Dalam SPMI (1) PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan kaizen ataupengembangan berkelanjutan (continuous improvement) mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggiSDCA PDCA Quality firstSDCA Stakeholder - in PDCASDCA The next process is our PDCAstakeholderSDCA Speak with data PDCASDCA S : Standard Upstream management 29. ContohPeningkatan Standar IPK lulusan Dalam ProsesPembelajaran55%Semester SDCA Ganjil 2011PDCA53% Semester SDCA Genap 201051% PDCASemester SDCA Ganjil 2009PDCA 49%Semester SDCA Genap 2008PDCA 47%SemesterSDCAGanjil 2007S : StandardStandar turunan dari standar Proses% lulusan yang IPK diatas 3 target adalah 55% pada 2011 30. Manajemen Kendali Mutu Dalam SPMI (2)Quality firstSemua pikiran dan tindakan pengelola perguruan tinggi harusmemprioritaskan mutuStakeholder-inSemua pikiran dan tindakan pengelola perguruan tinggi harusditujukan pada kepuasan stakeholders (internal dan eksternal)The next process is our stakeholdersSetiap orang yang menjalankan tugasnya dalam prosespendidikan pada PT harus menganggap orang lain yangmenggunakan hasil pelaksanaan tugasnya tersebut sebagaistakeholders yang harus dipuaskan. 31. Manajemen Kendali Mutu Dalam SPMI (3)Speak with dataSetiap pengambilan keputusan/kebijakan dalam prosespendidikan pada PT seyogianya didasarkan pada analisis data,bukan berdasarkan pada asumsi atau rekayasa.Upstream managementSetiap pengambilan keputusan/kebijakan dalam prosespendidikan pada PT seyogianya dilakukan secara partisipatif dankolegial, bukan otoritatif. 32. Pengorganisasian SPMIPT dapat mengimplementasikan SPMI melalui salah satu dari 3(tiga) model yang lazim berikut:Pengorganisasian implementasi SPMI melalui Unit KhususSPMIPengorganisasian implementasi SPMI secara Embedded /melekat pada Manajemen PTPengorganisasian implementasi SPMI melalui Unit KhususSPMI dan Embedded (gabungan) 33. Pengorganisasian SPMI: Unit Khusus (1)Kekuatan: Lebih independen dan akuntabel Lebih berwibawa/disegani Lebih efektifKelemahan: Perlu SDM khusus Perlu sarana dan prasarana Perlu alokasi dana cukup besar Memperbesar struktur organisasi PT dan dapat memperpanjang rantai birokrasi Secara psikologis dapat menimbulkan rasa kurang nyaman di kalangan SDM pada PT 34. Pengorganisasian SPMI: Embedded (2)Kekuatan: Tidak perlu SDM ataupun sarana dan prasarana khusus sehingga relatif tidak perlu dana besar Fleksibel, secara psikologis membuat nyaman kalangan SDMKelemahan: Kurang obyektif dan akuntabel Sulit mengkoordinasi pejabat struktural dari berbagai unit Pejabat kurang fokus melaksanakan SPMI Kurang berwibawa 35. Pengorganisasian SPMI: Gabungan (3)Model gabungan dapat terjadi melalui salah satu mekanisme berikut:Awalnya membentuk Unit Khusus SPMI, lalu kemudian selewatbeberapa waktu unit dihapus berganti menjadi cara embedded.Pada aras PT dibentuk Unit Khusus SPMI, pada aras unitpelaksana dilakukan dengan cara embedded. 36. Pedoman Membangun danMelaksanakan SPMI (1)Upayakan untuk memperoleh dukungan penuh dari otoritas PT (danYayasan).Bentuk tim kerja ad hoc untuk mulai menyiapkan penyusunan danpelaksanaan SPMI PT.Lakukan studi kepustakaan dan studi banding bila perlu, agar timmemperoleh pengetahuan teoritis dan/atau praktis tentang SPMI PT.Lakukan studi pelacakan lulusan dan/atau studi tentang kebutuhan atautingkat kepuasan lulusan serta pengguna lulusan untuk mengetahuikebutuhan dan tuntutan pasar. 37. Pedoman Membangun dan Melaksanakan SPMI (2)Himpun berbagai informasi dan saran dari stakeholders internal maupuneksternal PT.Lakukan analisis SWOT untuk menilai kondisi riil PT saat ini, kemudianbandingkan dengan visi, misi, dan tujuan dari PT untuk mengetahui sejauhmana kondisi riil PT saat ini telah sejalan atau sesuai dengan visi, misi, dantujuan tersebut.Tim ad hoc mulai bekerja menyusun kebijakan, strategi, standar, danmanual SPMI dengan menggunakan semua bahan yang telah diperolehdan dipelajari, serta menjadikan visi, misi, tujuan institusi sebagai dasardari SPMI. 38. Pedoman Membangun dan Melaksanakan SPMI (3)Dokumentasikan seluruh elemen dalam SPMI secara sistematis, untukdisahkan oleh otoritas PT.Sosialisasikan seluruh dokumen SPMI kepada semua stakeholderds PTsecara berkala, bertahap, sistematis dan berkelanjutan.Bila perlu, lakukan uji coba pelaksanaan SPMI misal nya pada satu unit kerjadalam lingkungan PT.Lakukan pelatihan SPMI bagi para pejabat struktural dan SDM lain secaraberkala agar secara bertahap semakin banyak SDM pada PT yang pahamtentang SPMI, serta keterkaitannya dengan SPME atau akreditasi. 39. Pedoman Membangun dan Melaksanakan SPMI (4)Laksanakan SPMI secara konsisten pada semua aras agarterjadi internalisasi SPMI pada setiap unit, setiap individu.Dokumentasikan seluruh rangkaian pelaksanaan SPMI,termasuk pencatatan tentang berbagai temuan di lapanganyang misalnya menyalahi atau melanggar isi standar,kegagalan pencapaian standar, kendala yang terjadi, sarantindakan korektif, tindak lanjut dari saran, dsbnya. 40. Pedoman Membangun dan Melaksanakan SPMI (5)Lakukan evaluasi dan peningkatan SPMI itu sendiri sebagaisebuah sistem, yang dapat dilakukan secara internal ataupuneksternal. Hal ini tidak perlu dilakukan setiap tahun sepertievaluasi dan peningkatan standar dalam SPMI, melainkandilakukan setelah berakhirnya suatu siklus SPMI sebagaisebuah sistem dalam kurun waktu 5 (lima) tahunan. 41. Kendala Administratif PelaksanaanSPMI (1)Ketiadaan dasar hukum (mis. SK Yayasan/Pimpinan PT) untuk menerapkanSPMI.Kebiasaan bekerja tidak berdasarkan standar yang terdokumentasi yangharus selalu dievaluasi dan dikembangkan.Keterbatasan SDM yang kompeten tentang SPMI, termasuk misalnyatenaga auditor internal.Lokasi kampus yang terpencar, dapat menyulitkan administrasipelaksanaan SPMI, khususnya pada PT yang belum memanfaatkanteknologi informasi secara optimal. 42. Kendala Administratif PelaksanaanSPMI (2)Pemahaman yang keliru dari pejabat struktural, dosendan tenaga kependidikan yang mengartikan SPMIidentik dengan ISO.Keterbatasan dukungan teknologi informasi sebagaisalah satu motor penggerak demi keberhasilanimplementasi SPMI PT. 43. Kendala Organisatoris Pelaksanaan SPMIKeterbatasan SDM yang memiliki komitmen dan pemahamankomprehensif serta benar tentang SPMIKeterbatasan pemahaman SPMI hanya pada para pejabat struktural, tidakpada semua SDM dan mahasiswa.Kesulitan dalam menentukan indikator keberhasilan implementasi SPMIyang terukur.Ketidakjelasan tupoksi di antara berbagai jabatan struktural sehinggaterjadi tumpang tindih kewenangan, yang menyulitkan implementasiSPMIKeterbatasan sumber dana untuk membiayai persiapan, implementasi,evaluasi, dan pengembangan SPMI. 44. Kendala Psikologis Pelaksanaan SPMI (1)Resistensi dari SDM, misal sikap mengabaikan, menganggap remeh atausinis terhadap SPMI.Komitmen yang rendah dariparastakeholdersuntukmengimplementasikan SPMI secara terus menerus dan berkelanjutan.Kelemahan dalam komunikasi dan sosialisasi SPMI kepada parastakeholders.Kesulitan membangun budaya mutu di kalangan pimpinan, dosen, tenagakependidikan, dan mahasiswa. 45. Kendala Psikologis Pelaksanaan SPMI (2)Kurangnya kesabaran, disiplin, ketegasan dankonsistensi dari pejabat struktural, termasuk merekayang ditugasi secara khusus untuk melaksanakan danmengembangkan SPMI.Sikap dan tindakan yang bersifat pragmatik danmaterialistik dari pejabat struktural, dosen, maupuntenaga kependidikan. 46. Cara Mengatasi Kendala (1)Perlu contoh baik, keteladanan, kedisiplinan dan ketertibanadministratif bagi SDM dan mahasiswa.Gunakan pendekatan personal dan persuasif, atau pendekatansistem bila menghadapi penolakan.Galang dukungan dan jalin komunikasi yang baik denganstakeholders, termasuk dengan Yayasan.Laksanakan sosialisasi SPMI secara berkelanjutan denganmengeksplorasi kemungkinanpenggunaan berbagai saranasosialisasi yang tersedia. 47. Cara Mengatasi Kendala (2)Buat tagline atau slogan yang dirumuskan secara singkat denganbahasa sederhana, tetapi tepat sasaran untuk memotivasi semuadosen,tenaga kependidikan, dan mahasiswa agar bekerja sesuaidengan standar.Terapkan secara konsisten sistem rewards and punishment dalamrangka implementasi SPMI kepada semua unit kerja dan semuaSDM.Keterbukaan terhadap kemungkinan terjadinya perubahan ataudinamika dalam menyelenggarakan pendidikan tinggi sesuai dengantugas dan wewenang masing-masing. 48. Cara Mengatasi Kendala (3)Menyiapkan dan meningkatkan peran audit internal untukmenjamin tertib administrasi.Pelibatan sebanyak mungkin SDM dan mahasiswa ketika PT hendakmenetapkan, memenuhi, mengevaluasi dan mengembangkanstandar. Pendekatan bottom up atau upstream diyakini akan lebihefektif daripada pendekatan yang top down.PT dapat mencoba untuk memperoleh sertifikasi ISO dan/atau yangsejenis untuk mendukung aspek tertib administrasi SPMI. 49. Sosialisasi SPMI (1)Metode sosialisasi SPMI antara lain: Rapat struktural Seminar, lokakarya, ceramah, sarasehan, atau kuliah umum Diskusi formal maupun informal (dialog) dengan setiap dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa Kunjungan rutin secara periodik ke setiap unit kerja Acara seremonial seperti upacara, peresmian suatu kegiatan, dies natalis, wisuda, dsbnya. Menetapkan hari atau bulan khusus yang didedikasikan untuk SPMI 50. Sosialisasi SPMI (2)Alat / instrumen sosialisasi antara lain: Pengumuman, pamflet, poster, selebaran Baliho atau spanduk, piagam atau prasasti Asesoris dengan logo, slogan atau jingle tentang SPMI, yang dapat dipakai seperti: dasi, pin, pulpen, buku agenda Buku saku, news letter, bulletin, website, dll Kotak saran Radio kampus / radio mahasiswa 51. Sosialisasi SPMI (3)Target sosialisasi adalah: Semua pejabat struktural, dosen, karyawan, mahasiswa Orang tua /wali mahasiswa Organisasi alumni, organisasi profesi, pengguna lulusan dll 52. TERIMAKASIH