DINAS PENDIDIKAN PPROPINSI JAWA TIMUR PETUNJUK...

Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Timur

DINAS PENDIDIKAN PPROPINSI JAWA TIMUR PETUNJUK PENGGUNAAN

Sistem Informasi Pencatatan

Barang dan Jasa Berbasis

Teknologi Informasi dan

Komunikasi


PENDAHULUAN

Dalam perkembangan dunia Informasi Teknologi, dunia internet merupakan syarat wajib untuk bisa menjadi

penunjang demi kelancaran komunikasi data.

Proses Pencatatan Aset barang dan jasa dalam lingkungan pemerintahan sesuatu yang harus dikelola dengan

baik. Demi menunjang kecepatan dan ketepatan pencatatan aset dalam lingkungan pemerintahan, khususnya di

lingkup Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Timur maka dibangun aplikasi pencatatan aset secara online. Sehingga

informasi yang disampaikan bisa diditribusikan secara langsung dan realtime untuk setiap satuan unit kerja.

Aplikasi Pencatatan Aset Online dapat diakses oleh semua yang pihak yang berkepentingan dimanapun dan

kapanpun dengan melakukan login ke alamat website yang disediakan. Pengguna tidak memerlukan kebutuhan

instalasi khusus untuk melakukan akses, cukup dengan mempunyai browser yang siap digunakan, dan tentunya

sudah dilengkapi dengan akses internet.


PETUNJUK PENGGUNAAN

1. Proses Login

- Untuk dapat melakukan akses masuk ke aplikasi, USER diminta untuk melakukan login

terlebih dahulu dengan mengunjungi halaman website aplikasi yang disediakan oleh dinas

pendidikan propinsi Jawa Timur.

- Saat mengakses, USER diminta memasukkan USERname sama password.

- SIlahkan memasukkan USERname dan password secara tepat.

2. Input Pegawai

- Langkah pertama untuk melakukan penginputan data aset baik barang maupun jasa,

harus melakukan penginputan data pegawai yang terlibat dalam pertanggung jawaban

aset barang dan jasa.

- Untuk melakukan penginputan data pegawai, USER memilih menu Master Pokok seperti

gambar berikut :

- Kemudian pilih Pegawai.

- USER akan dihadapkan dengan tampilan sebagai berikut :


- Jika USER belum pernah melakukan penambahan data pegawai, maka dalam tampilan

tabel akan kosong dan belum ada informasi pegawai terkait.

- Untuk menambahkan pegawai, USER dapat menekan tombol “Tambah” seperti gambar

berikut : [ ].

- Setelah menekan tombol tambah tersebut, maka USER akah diarahkan pada halaman

form input master pegawai sebagai berikut :

- Saat melakukan proses penginputan, aplikasi otomatis akan mendeteksi lokasi default

USER, selanjutnya USER diminta untuk menginputkan informasi pegawai yang

dibutuhkan.

Diantaranya : NIP, Nama, Alamat, Jabatan, Pangkat Golongan.


- Untuk Form Jabatan, Pangkat, Golongan USER diberikan kemudahan dengan melakukan

pemilihan dari daftar yang sudah disediakan aplikasi.

- Pada inputan terakhir, USER diminta untuk mengunggah ( upload ) foto pegawai.

- Setelah selesai, USER dapat melakukan penyimpanan dengan menekan tombol “Save”

seperti berikut : [ ], dan untuk melakukan pembatalan, USER bisa langsung

menutup halaman form input data pegawai dengan menekan tombol “Close” [

].

- Setelah menambahkan, data pegawai akan masuk dalam list data pegawai dalam tabel.

- Untuk melakukan perubahan data pegawai, USER dapat melakukan pemilihan tombol

pada tabel daftar pegawai dengan menekan tombol [ ] untuk melakukan perubahan

data dan menekan tombol [ ] jika USER ingin menghapus data.

3. Input Lokasi

- Setiap unit satuan kerja harus memiliki informasi lokasi untuk melakukan penginputan

data aset barang dan jasa. Berikut langkah yang bisa dilakukan untuk menambahkan

informasi lokasi.

- USER dapat melakukan penambahan lokasi dengan masuk ke menu Data Pokok pada

halaman utama aplikasi, kemudian pilih Lokasi.

- USER akan diarahkan pada halaman sebagai berikut :

- Untuk menambahkan data lokasi, USER dapat menekan tombol “Tambah” seperti gambar

berikut : [ ].

- Setelah menekan tombol tambah tersebut, maka USER akah diarahkan pada halaman

form input master pegawai sebagai berikut :


- USER diminta memasukkan deskripsi lokasi dan alamat serta kota yang sesuai dengan

lokasi.

- Informasi Kepala Unit, Atasan, Dan Penanggung jawab, USER dapat melakukan pilihan

dari data pegawai yang sudah di inputkan ke dalam aplikasi.

- Setelah melakukan penginputan, USER dapat melakukan penyimpanan dengan menekan

tombol save, atau tombol close untuk membatalkan.

- USER dapat melakukan penghapusan dan perubahan data lokasi dari daftar lokasi yang

sudah ada dengan melakukan pilihan dari tombol ubah atau tombol hapus seperti ini [

]

4. Input SPTJM

- Untuk melakukan penginputan SPTJM ( Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak )

USER dapat melakukan penginputan dengan masuk menu Entri Data kemudian pilih Input

SPTJM.

- Untuk menginputkan SPTJM, USER dapat melakukan penginputan dengan menekan

tombol tambah [ ], yang selanjutnya USER akan mendapatkan form penginputan

SPTJM seperti berikut:


- Masukkan semua informasi yang dibutuhkan untuk pelaporan SPTJM.

- Kemudian lakukan save pada form penginputan, selanjutnya USER akan mendapatkan

halaman SPTJM yang sudah siap Cetak seperti berikut :


- JIka USER ingin melakukan cetak langsung, USER dapat melakuakn dengan memilih tombol

Print, dan jika USER mengabaikan proses cetak untuk bisa di edit lagi, USER bisa melakukan

Close pada tombol.

- Pada daftar tabel SPTJM, USER masih dapat melakukan edit dan perubahan data SPTJM

sebelum melakukan Upload data dengan menekan tombol Edit [ ].

- Jika USER ingin melakukan cetak ulang SPTJM, dapat memilih tombol cetak seperti [ ].

- Pada pelaporan SPTJM terakhir, USER dapat melakukan Upload File SPTJM yang sudah

lengkap dengan menekan tombol [ ] pada tabel data SPTJM.

- Jika USER sudah melakukan Upload File, secara otomatis tombol edit akan non aktif dan

hilang dari daftar tabel SPTJM. Jadi pastikan file yang akan di upload adalah file yang benar.

5. Input KIB

- Untuk melakukan penginputan KIB ( Kartu Inventaris Barang ), USER memilih menu Entri Data

dan pilih INPUT KIB.

- Selanjutnya user akan dihadapkan pada form penginputan KIB seperti berikut :

- Pilih Jenis Belanja yang sesuai dengan jenis modal dari pilihan yang disediakan aplikasi :


- Selanjutnya tentukan periode anggaran yang akan di inputkan, pilihan periode ada triwulan,

semester dan Tahun.

- Selanjutnya pilih cara perolehan pada pilihan kolom cara perolehan.

- Selanjutnya pilih jenis anggaran sesuai dengan kode rekening yang tepat, karena ini akan

menentukan jenis KIB yang akan di inputkan.

- Untuk mempercepat dan mempermudah pencarian, USER dapat melakukan pengetikan

dengan kata kunci yang mendekati dengan jenis anggaran.

- PAda Kode Data Pokok, USER harus menginputkan dengan Melakukan pemilihan KODE

LOKASI, KODE BARANG, dan KODE PEMILIK pada informasi Kode Data Pokok.


- Setelah Informasi terpenuhi, USER dapat melanjutkan penginputan dengan menekan tombol

“Selanjutnya” seperti gambar berikut [ ].

- Sistem akan secara otomatis mendeteksi formulir sesuai dengan tipe KIB yang akan di

inputkan.

- Inputkan semua data Informasi yang diperlukan dalam formulir inputkan.

- Kemudian Klik tombol lanjutkan untuk melakukan penginputan data pendukung selanjutnya,

jika ada data yang wajib di inputkan, maka sistem akan mendeteksi dengan memberikan

peringatan jika data tidak boleh kosong seperti berikut :

- Jika penginputan sudah selesai dilakukan, maka USER dapat melakukan penyimpanan data

dengan menekan tombol “Simpan” seperti berikut : [ ].


- Jika penginputan berhasil, maka ada pemberitahuan seperti berikut [

] pada layar pojok kanan atas.

-

6. Laporan KIB

- Untuk melihat laporan hasil penginputan, USER dapat melakukan dengan memilih menu

Laporan kemudian pilih laporan KIB apa yang ingin dilihat.

- Sistem menyediakan beberapa menu filter untuk pencarian tiap KIB, seperti berikut

- Jika USER tidak melakukan filter, maka tabel akan menampilkan data secara keseluruhan, dan

tampilan data laporan KIB adalah seperti berikut :

7. Export PDF

- USER dapat melakukan export data KIB dalam bentuk PDF dengan melakukan pilihan Export

PDF pada data laporan dengan menekan tombol “Export PDF” seperti gambar berikut [

].

- USER akan mendapatkan tampilan PDF seperti berikut :


- USER bisa melakukan cetak langsung atau penyimpanan dengan memilih tombol di sebelah

kanan atas.

8. Export Excel

- Unruk dapat melakukan export laporan ke dalam excel, USER dapat masuk ke daftar tabel

laporan dan melakukan pemilihan export to excel seperti gambar berikut : [ ].

- Setelah menekan tombol export to excel, makan sistem secara otomatis akan melakukan

eksekusi export data ke dalam bentuk excel dalam format .xls.

DINAS PENDIDIKAN PPROPINSI JAWA TIMUR PETUNJUK...

Documents

Transcript of DINAS PENDIDIKAN PPROPINSI JAWA TIMUR PETUNJUK...