perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)...

80
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) Program Studi Perpustakaan Oleh : ANDRIAN ARIE WIBOWO D 1809006 PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

Transcript of perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)...

Page 1: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh

Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) Program Studi Perpustakaan

Oleh :

ANDRIAN ARIE WIBOWO

D 1809006

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

Page 2: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

Page 3: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan

di bawah ini :

NAMA : Andrian Arie Wibowo

NIM : D 1809006

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan

Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta

PEMBIMBING : Muhammad Sholihin, S.Ag., S.IP

TANGGAL DIUJI :

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar

karya saya sendiri. Apabila dikemudian hari terbukti bahwa saya ternyata

melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil

pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang

berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 08 Juni 2012

Andrian Arie Wibowo

D 1809006

Page 4: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

PENYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : ANDRIAN ARIE WIBOWO

NIM : D 1809006

Program Studi : Diploma III Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengambangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

Beserta instrumen/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 08 Juni 2012 Yang Membuat Pernyataan

ANDRIAN ARIE WIBOWO D 1809006

Page 5: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

Page 6: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

MOTTO

Keep learning from everyone, everywhere and everything you’ve ever met. [Andrian Arie Wibowo]

A good head and a good heart are always a formidable combination. [Nelson Mandela]

A journey of a thousand miles begins with a single step. [Confucius]

Apabila di dalam diri seseorang masih ada rasa malu dan takut untuk berbuat suatu kebaikan, maka jaminan bagi orang

tersebut adalah tidak bertemunya dia dengan kemajuan selangkah pun. [Bung Karno]

Do all the goods you can, All the best you can, In all times you can, In all places you can, For all creatures you can.

[Anonim]

It is not enough to have a good mind, the main thing is to use it well. [Rene Descrates]

Page 7: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Karya yang sederhana ini saya persembahkan untuk :

1. Allah SWT yang senantiasa memberikan kemudahan

dan kelancaran dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

2. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendoakan dan

memberi dorongan, semangat, dan kasih sayang untuk

saya serta yang selalu memenuhi kebutuhan saya

selama ini.

3. Kakak saya Aan dan Taqdir Tulus yang juga

membantu doa dan biaya, adik saya Qiqi yang juga

selalu membantu doa dan dukungan untuk saya.

4. Teman-teman saya Adit, Arum, Memey, Retno, Atin,

Singgih, Fery, Firman, Fauzi, Andri Uuk, Wikan,

Budi, Intan, Anita, Anis, Nuri, dan semua teman prodi

perpustakaan angkatan 2009, serta teman-teman

lainnya, Wawan, Safi’i, Ma’il, Azis, Bagus, Andi,

Wahyu, Dedy, Heru dan Maria.

5. Staf pustakawan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa, Bu Rubiah, Pak Herlan, Pak Darwanto,

Pak Joko, Pak Rudi, Mas Dori, Pak Wi, Mas Koko,

Bu Tantri, Bu Retno, Bu Mimin, dan Bu Enik.

6. Almamaterku tercinta

Page 8: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur Alhamdulillah selalu penulis panjatkan atas kehadirat Allah

SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya, sehingga penulis

dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis

miliki yang berjudul “STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA.”

Penulisan Tugas Akhir ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi

persyaratan menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan

guna memperoleh gelar vokasi Ahli Madya Program Ilmu Perpustakaan Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa Tugas Akhir

ini tidak dapat selesai tanpa adanya bantuan dan partisipasi dari berbagai pihak.

Untuk itu, atas selesainya Tugas Akhir ini penulis ingin menyampaikan ucapan

terima kasih kepada :

1. Bapak Muhammad Sholihin, S.Ag.,S.IP. selaku pembimbing dalam

penyusunan Tugas Akhir ini yang selalu meluangkan waktu untuk memberi

motivasi, bimbingan, dan juga arahan sampai Tugas Akhir ini selesai serta

selaku penguji II dalam Tugas Akhir ini.

2. Bapak Prof. Drs. Parwito, Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Page 9: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

3. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib. selaku ketua jurusan Program Studi Diploma III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk

melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan.

4. Bapak Drs.Ali, M.Si. selaku penguji I Tugas Akhir.

5. Ibu V. Rubiah selaku Kepala UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk

melaksanakan Kuliah Kerja Magang di UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta serta selaku pembimbing Kuliah

Kerja Magang.

6. Bapak, Ibu dan saudara pustakawan di UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta yang telah banyak memberikan ilmu,

arahan, nasehat, serta bantuan kepada penulis.

7. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah dengan sabar

memberikan banyak ilmu pengetahuan dan wawasan kepada penulis.

8. Sahabat-sahabat dan semua teman DIII Perpustakaan angkatan 2009 yang

selalu ada untuk membantu dan memberikan semangat kepada penulis.

9. Semua pihak yang telah membantu penulis untuk menyelesaikan penyusunan

Tugas Akhir ini.

Page 10: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

Penulis telah berusaha secara maksimal untuk menyempurnakan penulisan

Tugas Akhir ini, namun demikian penulis masih mengharapkan saran dan kritik

yang bersifat membangun dari semua pihak. Akhir kata, penulis mengucapkan

terima kasih dari semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir

ini. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi

pembaca dan semua pihak yang berkepentingan.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, 2012

Penulis

Page 11: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.................................................................................... i

HALAMAN PERNYATAAN ..................................................................... ii

HALAMAN PERSETUJUAN ..................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN...................................................................... iv

MOTTO ....................................................................................................... v

HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................. vi

KATA PENGANTAR ................................................................................. vii

DAFTAR ISI ................................................................................................ x

DAFTAR BAGAN ...................................................................................... xiii

DAFTAR TABEL ........................................................................................ xiv

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ xv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ......................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................... 5

1.3 Tujuan Penelitian ................................................................... 5

1.4 Metode Pengumpulan Data .................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka ..................................................................... 9

2.1.1 Standard Operating Procedure ................................... 9

2.1.2 Pengolahan Bahan Pustaka ......................................... 10

2.2 Landasan Teori ....................................................................... 12

2.2.1 Standard Operating Procedure (SOP) ....................... 12

Page 12: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

2.2.2 Pengolahan Bahan Pustaka ......................................... 13

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

3.1 Sejarah Berdirinya Perpustakaan ............................................ 23

3.2 Perubahan Penempatan Ruang Perpustakaan ......................... 24

3.3 Visi, Misi, Tujuan Perpustakaan ............................................. 26

3.4 Jaringan Kerjasama Perpustakaan .......................................... 28

3.5 Usaha Peningkatan Kualitas Pustakawan ............................... 29

3.6 Letak Geografi Perpustakaan .................................................. 29

3.7 Estafet Kepemimpinan ............................................................ 30

3.8 Pengelolaan dan Kepemilikan ................................................ 31

3.9 Luas Gedung Perpustakaan ..................................................... 33

3.10 Susunan Organisasi ................................................................. 34

3.11 Rencana Strategi ..................................................................... 35

3.12 Peraturan Perpustakaan ........................................................... 36

3.13 Keanggotaan ............................................................................ 37

3.14 Layanan ................................................................................... 39

3.15 Sanksi ...................................................................................... 43

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Pendahuluan ............................................................................ 44

4.1.1 Perpustakaan ................................................................. 44

4.1.2 Standard Operating Procedure (SOP) ......................... 45

4.1.3 Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) ............. 45

Page 13: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

4.1.4 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP) ........... 46

4.2 Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan

Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta ......................................................... 47

4.2.1 Pengolahan Bahan Pustaka ........................................... 47

4.2.2 Sistematika Standard Operating Procedure (SOP) ...... 55

4.3 Hambatan yang Dihadapi Dalam Pengimplementasian Standard

Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku di

UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta .............................................................................. 57

4.4 Upaya Mengatasi Hambatan-hambatan yang Dihadapi Dalam

Pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)

Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta .............. 58

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan ............................................................................. 60

5.2 Saran ....................................................................................... 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

Page 14: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv

DAFTAR BAGAN

Bagan 1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta .............................................................................. 34

Bagan 2 Proses Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta .................................. 47

Bagan 3 Proses Pengolahan Bahan Pustaka Menurut Materi Kuliah

Katalogisasi 2 oleh Sunarno Universitas Sebelas Maret ............................. 50

Page 15: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Data Pelayanan Perpustakaan Terhadap Fakultas ..................... 25

Tabel 2. Penataan Ruang ......................................................................... 26

Tabel 3. Data Koleksi .............................................................................. 31

Tabel 4. Data Kepemilikan dan Inventarisasi ......................................... 33

Tabel 5. Data Tenaga Pustakawan 2012 ................................................. 33

Tabel 6. Waktu Kunjungan ..................................................................... 36

Page 16: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas Kuliah Kerja Magang

Lampiran 2 Surat Keterangan Pengantar Kuliah Kerja Magang

Lampiran 3 Laporan Periodik Minggu ke 1

Lampiran 4 Laporan Periodik Minggu ke 2

Lampiran 5 Laporan Periodik Minggu ke 3

Lampiran 6 Laporan Periodik Minggu ke 4

Lampiran 7 Laporan Periodik Minggu ke 5

Lampiran 8 Laporan Periodik Minggu ke 6

Lampiran 9 Laporan Periodik Minggu ke 7

Lampiran 10 Laporan Periodik Minggu ke 8

Lampiran 11 Laporan Periodik Minggu ke 9

Lampiran 12 Penilaian Kuliah Kerja Magang

Lampiran 13 Sertifikat Kuliah Kerja Magang

Page 17: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi saat ini telah berdampak pada

perubahan lebih baik pada perpustakaan maupun perilaku pemustakanya.

Seiring dengan perubahan tersebut, maka dalam kegiatannya perpustakaan

perlu membuat dan menerapkan Standard Operating Procedure (SOP)

secara baik. Inti dari adanya SOP di perpustakaan dapat dijadikan sebagai

alat untuk mengendalikan segala kegiatan di perpustakaan agar sesuai

dengan prosedur yang berlaku. Pengolahan bahan pustaka perpustakaan

merupakan proses kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan,

pengorganisasian dan pengawasan bahan perpustakaan. Tujuannya adalah

untuk membuat sarana temu kembali dalam sistem katalog. Sarana

tersebut disusun menurut susunan yang baku untuk mempermudah

pengguna menemukan kembali informasi yang diinginkan secara cepat

dan tepat. Proses pengolahan meliputi pengkatalogan deskriptif,

pengindeksan subjek, pemberian nomor panggil yang menunjukkan tempat

dokumen dalam susunan bahan dan pemberian perlengkapan fisik bahan

perpustakaan.

Pengkatalogan deskriptif merekam data bibliografis, terutama yang

diperoleh dari fisik bahan perpustakaan, antara lain: pengarang, judul,

tempat dan tahun terbit, jumlah halaman, dsb. Deskripsi bibliografis yang

Page 18: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

dihasilkan dalam pengkatalogan deskriptif memberikan sajian dokumen

ringkas yang membedakan satu dokumen dari dokumen lain. Dalam

pengkatalogan deskriptif juga ditentukan tajuk entri sebagai titik akses

(acces point) untuk dapat mendekati segi bibliografis dari dokumen

terkait. Pada umumnya nama pengarang ditentukan sebagai tajuk entri

utama, yaitu tajuk entri utama yang berfungsi sebagai titik akses

pengarang. Selain titik akses pengarang, juga diperlukan titik akses judul

dan subjek yang pada entri tambahan dicantumkan sebagai tajuk entri

tambahan.

Deskripsi bibliografis harus dilengkapi dengan deskripsi indeks

agar diperoleh cantuman bibliografi yang lengkap sebagai sajian ringkas

dari dokumen terkait. Deskripsi indeks merupakan titik akses subjek untuk

mendekati aspek intelektual. Penentuan titik akses subjek dikerjakan

dalam praktek pengindeksan subjek.

Dalam pengolahan bahan perpustakaan, praktek pengindeksan

subjek meliputi klasifikasi dan penentuan tajuk subjek. Dalam hal ini,

klasifikasi adalah kegiatan pengindeksan subjek yang menghasilkan

nomor kelas atau notasi sebagai deskripsi indeks. Sedangkan tajuk subjek

adalah deskripsi indeks yang dihasilkan dalam pengindeksan subjek yang

lebih dikenal umum sebagai pengkatalogan subjek.

Nomor kelas atau notasi digunakan sebagai titik akses subjek

dalam katalog subjek berkelas. Selain itu, nomor kelas dapat juga

digunakan untuk menyusun bahan perpustakaan dalam penempatan yang

Page 19: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

sistematis (penempatan relatif). Sedangkan tajuk subjek hanya dapat

digunakan sebagai titik akses subjek dalam katalog subjek berabjad.

Penentuan titik akses subjek, baik yang berupa nomor kelas

maupun tajuk subjek, selalu harus diawali dengan analisis subjek. Melalui

analisis subjek, kandungan intelektual dokumen ditentukan subjeknya.

Kemudian, dengan menggunakan alat bantu seperti skema klasifikasi dan

daftar tajuk subjek, nomor kelas dan tajuk subjek ditentukan sesuai dengan

titik akses yang diinginkan.

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa merupakan

perpustakaan yang menyediakan berbagai informasi yang lengkap, up-to-

date, akurat dan terpercaya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan

membangun manusia berjiwa Tamansiswa sesuai dengan Azas

Tamansiswa yang mana untuk mewujudkan semua itu harus

memperhatikan Standar Operasional Prosedur yang berlaku khususnya

pada pengolahan bahan pustaka.

Pengolahan bahan pustaka bertujuan mengolah bahan perpustakaan

secara taat asas untuk memudahkan penelusuran informasi. Untuk itu

Standard Operating Procedure (SOP) sangat diperlukan dalam proses

pengolahan bahan pustaka buku perpustakaan. Adapun alur atau urutan

proses dalam pengolahan bahan pustaka buku di Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa yaitu ketika buku datang atau buku masuk

maka dilakukan identifikasi yang kemudian dilanjutkan dengan

pengecapan terhadap buku tersebut. Langkah berikutnya inventarisasi dan

Page 20: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

pemberian barcode. Kemudian pemrosesan yaitu pengklasifikasian dan

pengkatalogan yang dilanjutkan dengan input data, setelah pemrosesan

berlanjut dengan pasca pemrosesan yaitu pemberian kelengkapan buku

(label buku, date due slip/ slip tanggal kembali, kartu buku, dan kantong

buku). Kemudian dilanjutkan dengan verifikasi data, back up data, dan

terakhir input ke database software SLIMs.

Latar belakang yang mendasari pentingnya Standard Operating

Procedure (SOP) adalah agar segala operasional kegiatan dapat dilakukan

dengan konsisten dan berkesinambungan informasinya antara mekanisme

kegiatan yang satu dengan yang lainnya, dan dengan berlatar belakang dari

proses pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa seperti yang tertulis diatas, maka penulis

mengambil tema tentang “STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA

TAMANSISWA YOGYAKARTA”, dengan harapan pengolahan bahan

pustaka yang sudah cukup baik ini dapat menjadi lebih baik lagi.

Page 21: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

1.2. Rumusan masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mengambil beberapa

rumusan masalah mengenai Standard Operating Procedure (SOP)

pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

1) Bagaimanakah Standard Operating Procedure (SOP) pengolahan

bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta?

2) Apakah hambatan-hambatan yang dihadapi dalam

pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)

pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta?

3) Bagaimana upaya mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam

pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)

pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan penulis mengangkat tema Standard Operating Procedure

(SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta yaitu :

Page 22: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

1) Untuk mengetahui deskripsi dari Standard Operating Procedure

(SOP) pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

2) Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam

pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)

pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

3) Untuk mengetahui upaya-upaya mengatasi hambatan-hambatan yang

dihadapi dalam pengimplementasian Standard Operating Procedure

(SOP) pengolahan bahan pustaka buku di Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Penulis melakukan pengumpulan data atau pengamatan pada saat

Kuliah Kerja Magang Pusdokinfo yang dilaksanakan selama sembilan

minggu yakni mulai tanggal 13 Februari sampai 13 April 2012, bertempat

di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa, Jl.Batikan,

Tempel, Wirogunan UH.III/No.2 Umbulharjo, Yogyakarta. Telp.(0274)

387841, 550570, 551387. Web : http://perpus.ustjogja.ac.id. Adapun

pelaksanaan Kuliah Kerja Magang Pusdokinfo di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta dimulai hari Senin –

Jumat, pukul 08.00 WIB – 15.30 WIB.

Page 23: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

Kegiatan pengumpulan data merupakan bagian yang sangat penting

dalam setiap bentuk penelitian. Oleh karena itu berbagai hal yang

merupakan bagian dari keseluruhan proses pengumpulan data harus benar-

benar dipahami oleh setiap peneliti. Kurang mantapnya pemahaman

peneliti mengenai landasan keyakinan teori yang mewarnai proses

pengumpulan data penelitian kualitatif akan sering menyesatkan arah

penelitian dan mengaburkan karakteristik atas dasar paradigma

penelitiannya. Penelitian kualitatif dilandasi strategi pikir fenomenologis

yang bersifat lentur dan terbuka dengan menekankan analisis induktif yang

meletakkan data penelitian bukan sebagai alat dasar pembuktian tetapi

sebagai modal dasar bagi pemahaman, maka proses pengumpulan data

merupakan kegiatan yang lebih lentur dan dinamis. Data yang dikaji bukan

ditentukan oleh teori prediktif dengan kerangka pikiran yang pasti, tetapi

berdiri sebagai realita yang merupakan elemen dasar dalam membentuk

teori yang kemudian disusun dan dirumuskan. (Sutopo H.B, 2002:47-48)

Sumber data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beragam jenis,

bisa berupa orang, peristiwa dan tempat atau lokasi, benda, serta dokumen

atau arsip. Beragam sumber data tersebut menuntut cara atau teknik

pengumpulan data tertentu yang sesuai, guna mendapatkan data yang

diperlukan untuk menjawab permasalahannya. Adapun strategi

pengumpulan data dalam penelitian kualitatif secara umum dapat

dikelompokkan ke dalam dua cara, yaitu metode atau teknik pengumpulan

data yang bersifat interaktif dan noninteraktif (Goetz & LeCompte, 1984).

Page 24: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

Metode interaktif meliputi wawancara mendalam, observasi berperan

dalam beberapa tingkatan, dan focus group discussiom. Sedangkan yang

noninteraktif meliputi kuesioner, mencatat dokumen atau arsip (content

analysis), dan juga observasi tak berperan. (Sutopo H.B, 2002:58)

Untuk menghimpun informasi demi kelengkapan penyusunan

Tugas Akhir ini, maka metode pengumpulan data yang digunakan penulis

adalah Metode Kualitatif. Penulis melakukan pengamatan secara langsung

dan dalam melakukan pengumpulan data, penulias lebih memfokuskan

pada data kualitas di tempat pelaksanaan Kuliah Kerja Magang Pusdokinfo

di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

Page 25: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1. TINJAUAN PUSTAKA

2.1.1. Standard Operating Procedure (SOP)

Dalam menjalankan operasional perpustakaan,

diperlukan Standard Operating Procedure (SOP) agar pekerjaan

di perpustakaan dapat berjalan sesuai tujuan secara efektif dan

efisien. Standard Operating Procedure (SOP) memuat langkah

operasional guna menuntaskan suatu tugas dengan cepat, tepat

waktu dan tepat biaya, mengatur apa yang harus dikerjakan,

siapa yang mengerjakan, kapan harus dilaksanakan, bagaimana

mengerjakannya, melibatkan alat/ peralatan apa, yang secara

disiplin diterapkan, dan dievaluasi pada waktu-waktu tertentu

dalam rangka meningkatkan produktivitas kerja agar lebih

efektif dan efisien. Dan juga merupakan salah satu alat untuk

menilai kinerja organisasi atau pun karyawan pelaksana.

Menurut Atik Purwanti (2011:1) dalam Tugas Akhir

yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dokumen Standar

Operasional Prosedur (SOP) Pada Bagian Document Control di

PT Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo”

menyimpulkan bahwa Standard Operating Procedure (SOP)

merupakan suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan

Page 26: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk

mencapai tujuan organisasi. Setiap unit kerja dalam suatu

perusahaan memiliki Standard Operating Procedure (SOP)

sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja

perusahaan dapat dievaluasi dan terukur. Secara umum, SOP

merupakan suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses

dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisien

berdasarkan suatu standar yang sudah baku.

Sedangkan menurut Triwulandari (2008:11) dalam

Tugas Akhir yang berjudul “Standard Operating Procedure

(SOP) Pengiriman Barang dan Dokumen PT Birotika Semesta

DHL Express Surakarta” menyimpulkan bahwa Standard

Operating Procedure (SOP) adalah kebijakan yang dibuat oleh

suatu perusahaan demi kelancaran, keamanan dan ketepatan

waktu pengiriman barang serta dokumen dengan melewati

tahapan/ prosedur yang telah ditetapkan.

2.1.2. Pengolahan Bahan Pustaka

Perpustakaan, disamping berfungsi sebagai penyalur

informasi, dikatakan juga sebagai pusat informasi karena

menyimpan wadah-wadah informasi tersebut. Bahan pustaka

berupa buku dan non-buku yanng dihimpun oleh perpustakaan

disebut koleksi, koleksi tersebut perlu diolah sebelum disajikan

kepada masyarakat pemakainya. Pengolahan bahan pustaka

Page 27: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

harus baik agar setiap bahan pustaka dapat dengan mudah dan

cepat dicari dan ditemukan kembali pada waktu yang

dibutuhkan.

Menurut Betty Gustyaratni (2007:1-2) dalam Tugas

Akhir yang berjudul “Proses Pemasukan Data Pada Pengolahan

Bahan Pustaka Buku di Perputakaan Fakultas Ekonomi

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta” menyimpulkan bahwa

pengolahan bahan pustaka merupakan kunci dari terbentuknya

suatu informasi yang akurat dan siap didayagunakan oleh

pengguna, pengolahan yang baik dan akurat terhadap data pada

perpustakaan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh

pengguna secara lengkap tanpa proses yang sulit.

Pengolahan bahan pustaka dan berbagai informasi yang

merupakan komponen vital suatu perpustakaan harus benar-

benar diolah dan diproses sehingga dapat didayagunakan secara

maksimal oleh user.

Sedangkan menurut Asri Kenastiti (2010:9) dalam Tugas

Akhir yang berjudul “Manajemen Pengolahan Bahan Pustaka di

UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta”

menyimpulkan bahwa pengolahan bahan pustaka memiliki arti

kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengolah dan

mengembangkan semua jenis koleksi pustaka. Kegiatan tersebut

meliputi kegiatan inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi dan

Page 28: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

pengindeksan subjek. Tujuan dari pengolahan bahan pustaka

buku itu sendiri dalam suatu perpustakaan adalah supaya

informasi tentang bahan pustaka atau bahan lainnya yang ada di

perpustakaan dikumpulkan menurut sistem tertentu dan dikelola

secara tepat. Dengan demikian pemakai perpustakaan dapat

dengan mudah menelusuri dan mendapatkan informasi atau

bahan pustaka yang diperlukan.

2.2. LANDASAN TEORI

2.2.1. Standard Operating Procedure (SOP)

Menurut Rudi M Tambunan (2008:400-403) “Standard

Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang berisi

prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu

organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap

keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas

pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu

organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan

sistematis”. Dalam penyusunan Standard Operating Procedure

(SOP), tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya

Standard Operating Procedure (SOP), karena Standard

Operating Procedure (SOP) digunakan oleh berbagai macam

orang untuk tujuan yang berbeda, dengan tetap harus lengkap

dan akurat.

Page 29: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

Walaupun demikian, Standard Operating Procedure

(SOP) yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana,

dengan demikian sebuah prosedur kerja yang panjang dapat

dibagi menjadi 2-3 Standard Operating Procedure (SOP),

(seperti dipisahkan menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap

Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian).

2.2.2. Pengolahan Bahan Pustaka

1. Pengertian Pengolahan Bahan Pustaka

Menurut Buku Pedoman Prosedur Operasi Standar

Perpustakaan Perguruan Tinggi (2007 : 57) “Pengolahan bahan

perpustakaan merupakan proses kegiatan yang berkaitan

dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan bahan

perpustakaan yang bertujuan membuat sarana temu kembali

dalam sistem katalog.” Sarana tersebut disusun menurut

susunan yang baku untuk mempermudah pengguna

menemukan kembali informasi yang diinginkan secara cepat

dan tepat. Proses pengkatalogan meliputi pengkatalogan

deskriptif, pengindeksan subjek, pemberian nomor panggil

yang menunjukkan tempat dokumen dalam susunan bahan dan

pemberian perlengkapan fisik bahan perpustakaan.

Pengkatalogan deskriptif merekam data bibliografis, terutama

yang diperoleh dari fisik bahan perpustakaan, antara lain:

pengarang, judul, tempat dan tahun terbit, jumlah halaman,

Page 30: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

dsb. Deskripsi bibliografis yang dihasilkan dalam

pengkatalogan deskriptif memberikan sajian dokumen ringkas

yang membedakan satu dokumen dari dokumen lain. Dalam

pengkatalogan deskriptif juga ditemukan tajuk entri sebagai

titik akses (access point) untuk dapat mendekati segi

bibliografis dari dokumen terkait. Pada umumnya nama

pengarang ditentukan sebagai tajuk entri utama, yaitu tajuk

entri utama yang berfungsi sebagai titik akses pengarang.

Selain titik akses pengarang, juga diperlukan titik akses judul

dan subjek yang pada entri tambahan dicantumkan sebagai

tajuk entri tambahan. Deskripsi bibliografis harus dilengkapi

dengan deskripsi indeks agar diperoleh cantuman bibliografi

yang lengkap sebagai sajian ringkas dari dokumen terkait.

Deskripsi indeks merupakan titik akses subjek untuk

mendekati aspek intelektual, dan penentuannya dikerjakan

dalam praktek pengindeksan subjek. Dalam pengolahan bahan

perpustakaan, praktek pengindeksan subjek meliputi klasifikasi

dan penentuan tajuk subjek. Dalam hal ini, klasifikasi adalah

kegiatan pengindeksan subjek yang menghasilkan nomor kelas

atau notasi sebagai deskripsi indeks. Sedangkan tajuk subjek

adalah deskripsi indeks yang dihasilkan dalam pengindeksan

subjek yang lebih umum dikenal sebagai pengkatalogan

subjek. Nomor kelas atau notasi digunakan sebagai titik akses

Page 31: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

subjek dalam katalog subjek berkelas. Selain itu, nomor kelas

dapat juga digunakan untuk menyusun bahan perpustakaan

dalam penempatan yang sistematis (penempatan relatif).

Sedangkan tajuk subjek hanya dapat digunakan sebagai titik

akses subjek dalam katalog subjek berabjad. Penentuan titik

akses subjek, baik yang berupa nomor kelas maupun tajuk

subjek, selalu harus diawali dengan analisis subjek. Melalui

analisis subjek, kandungan intelektual dokumen ditentukan

subjeknya. Kemudian dengan menggunakan alat bantu seperti

skema klasifikasi dan daftar tajuk subjek, nomor kelas dan

tajuk subjek ditentukan sesuai dengan titik akses yang

diinginkan. Pengindeksan subjek meliputi pembuatan analisis

subjek, penentuan nomor kelas dan tajuk subjek.

Sedangkan yang dimaksud dengan pengolahan adalah

Kegiatan mengolah berbagai macam bahan koleksi yang

diterima perpustakaan berupa buku, majalah, buletin, laporan,

skripsi atau tesis, penerbitan pemerintah, surat kabar, atlas,

manuskrip, dan lain sebagainya, agar menjadi dalam keadaan

siap untuk :

a. Diatur pada tempat-tempat tertentu;

b. Disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang

berlaku;

Page 32: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

c. Dipergunakan oleh siapa saja yang memerlukan (para

pengunjung perpustakaan). (Sumardji, 1990:11)

Sedangkan menurut Sutarno (2005:103) menyatakan,

“Pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan

serangkaian pekerjaan dilakukan sejak bahan pustaka diterima

perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai.”

2. Proses Pengolahan Bahan Pustaka

Menurut Qolyubi (2003:126-165), proses pengolahan

bahan pustaka meliputi : inventarisasi, memberi stempel hak

milik perpustakaan, stempel inventarisasi, klasifikasi,

katalogisasi, kelengkapan fisik buku antara lain label buku,

lembar tanggal kembali, kartu buku, kantong kartu buku.

Menurut Sulistyo dkk (2009:3.11) proses pengolahan

bahan pustaka meliputi : inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi,

pembuatan kartu, kantong, dan label bahan pustaka.

a. Inventarisasi

Qolyubi (2003:126) menyatakan, “Inventarisasi

bahan pustaka merupakan pencatatan bahan-bahan pustaka

yang dimiliki oleh suatu perpustakaan ke dalam buku

induk.”

Page 33: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

Kegiatan inventarisasi mempunyai manfaat,

menurut Qolyubi (2003:126) manfaat inventarisasi antara

lain :

1) Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada tahun-tahun berikutnya.

2) Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang dimiliki.

3) Memudahkan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki.

Sistem penomoran dalam inventarisasi bahan

pustaka menurut Qolyubi (2003:128) ada dua macam, yaitu

sebagai berikut :

1) Nomor inventaris dimulai dari nomor 1, 2, 3, 4, dan seterusnya, sesuai dengan urutan bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan tanpa memperhatikan pergantian tahun. Dengan sistem ini, bahan pustaka yang dimiliki suatu perpustakaan dapat dengan mudah diketahui setiap saat, kerena nomor urut terakhir menunjukkan jumlah koleksi yang dimiliki. Akan tetapi untuk mengetahui penambahan bahan pustaka setiap tahun, perlu dihitung selisih nomor inventaris akhir tahun yang bersangkutan dengan nomor inventaris akhir tahun sebelumnya atau sesudahnya.

2) Nomor inventaris berganti setiap tahun. Dengan sistem ini berarti setiap awal tahun nomor inventaris akan dimulai dengan angka satu. Dengan menggunakan sistem ini penambahan bahan pustaka setiap tahun dapat dengan mudah diketahui, tetapi jumlah keseluruhan bahan pustaka yang dimiliki suatu perpustakaan tidak dengan mudah dapat diketahui. Untuk mengetahui jumlah keseluruhan bahan pustaka yang dimiliki, perlu dilakukan penjumlahan dari penambahan bahan pustaka setiap tahunnya.

Page 34: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

Menurut P. Sumardji (1990:18-19) kolom-kolom

yang perlu dibuat dalam buku induk atau inventaris adalah :

1) Kolom nomor urut; 2) Kolom tanggal; 3) Kolom asal buku; 4) Kolom pengarang; 5) Kolom judul; 6) Kolom jumlah eksemplar; 7) Kolom jumlah judul; 8) Kolom harga satuan; 9) Kolom jumlah harga; 10) Kolom macam buku; 11) Kolom bahasa buku; 12) Kolom nomor inventaris; 13) Kolom nomor penempatan; 14) Kolom keterangan.

Menurut Qolyubi (2003:128-129) kolom-kolom

yang perlu dibuat dalam buku induk atau inventaris adalah :

1) kolom tanggal pencatatan atau kolom tanggal penerimaan;

2) kolom nomor inventaris; 3) kolom nama pengarang; 4) kolom judul koleksi; 5) kolom impresium: kota penerbit, nama penerbit, dan

tahun terbit; 6) kolom asal buku, misalnya dari pembelian, wakaf,

hadiah,tukar menukar, dan lain-lain ; · kolom bahasa; · kolom harga, terdiri atas harga satuan dan jumlah; · kolom sandi pustaka, terdiri atas nomor klasifikasi,

tiga huruf pertama pengarang yang lazimnya dibalik, huruf pertama judul bahan pustaka, nomor jilid, dan nomor eksemplar koleksi;

· kolom keterangan, yang berfungsi mencatat hal-hal yang penting yang belum termuat dalam kolom-kolom sebelumnya.

Penulisan kolom inventaris menurut P. Sumardji dan

Qulyabi Syihabuddin dapat disimpulkan bahwa penulisan

Page 35: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

kolom pada buku inventaris pada dasarnya sama, tetapi

letak urutan kolom tidak ada aturan tertentu.

b. Pemberian Stempel

Menurut Qolyubi (2003:126-127) pemberian

stempel dibedakan menjadi dua yaitu :

1) Stempel Hak Milik Perpustakaan Setiap bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu

perpustakaan hendaknya diberi stempel perpustakaan sebagai bukti kepemilikan. Pemberian stempel perpustakaan diletakkan pada salah satu halaman di bagian depan, di bagian tengah, dan dibagian belakang bahan pustaka, tergantung dari kebijakan pustakawan masing-masing. Tempat halaman-halaman yang diberi stempel hendaknya tetap atau konsisten. Pemberian stempel jangan sampai mengganggu tulisan dan diusahakan pada halaman-halaman yang mudah terlihat.

Sehingga setiap perpustakaan perlu memberi stempel perpustakaan di salah satu halaman bahan pustaka secara tetap sebagai kode rahasia. Penentuan salah satu halaman yang selalu diberi stempel antara perpustakaan yang satu dengan perpustakaan lainnya tidak selalu sama. Bentuk stempel perpustakaan yang digunakan tidak ada ketentuan, apakah berbentuk bulat, elips, segitiga, empat persegi panjang, ataupun bujur sangkar.

2) Stempel Inventarisasi

Di samping pemberian stempel hak milik perpustakaan, koleksi bahan pustaka yang diterima perlu diberi stempel inventarisasi. Stempel ini biasanya dibubuhkan pada halaman judul atau halaman balik judul, tanpa menggangu teks yang ada. Stempel inventarisasi berisi kolom data tanggal penerimaan, asal perolehan, nomor inventaris, dan kode atau sandi pustaka. Bentuk stempel inventarisasi biasanya empat persegi panjang dengan kolom-kolom kosong.

Page 36: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

c. Klasifikasi

Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis dari pada sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. (Towa P. Hamakonda,1998:1).

Adapun manfaat klasifikasi menurut Sulistyo (2009:3.26)

adalah :

1) Memudahkan penempatan dan pencarian atau penemuan kembali bahan pustaka;

2) Memungkinkan bagi pustakawan untuk mengembangkan maupun menyiangi koleksi perpustakaanya;

3) Menuntun pustakawan cara berfikir yang sistematis dan teratur;

4) Memudahkan pustakawan dalam membuat bibliografi bidang tertentu;

5) Menuntun pengguna untuk menentukan subyek-subyek tertentu yang sedang dikajinya.

Sistem pengelompokan koleksi perpustakaan terdapat beberapa macam cara menurut Qolyubi (2003:165) antara lain : 1) Pengelompokan atau klasifikasi artifisial, yaitu sistem

pengelompokan koleksi berdasarkan ukuran, warna, ataupun data fisik lainnya.

2) Pengelompokan atau klasifikasi fundamental, yaitu sistem pengelompokan koleksi berdasarkan subyek.

d. Katalogisasi

Katalog adalah daftar buku-buku dengan segenap

keterangan kelengkapannya (data bibliografinya) dari buku

yang di daftarnya itu. Sedangkan katalogisasi adalah proses

pembuatan katalog. (Pawit M. Yusuf, 2007:45)

Page 37: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

Pengertian katalogisasi menurut Sutarno,

(2005:105) adalah :

“Katalogisasi adalah membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup antara lain pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi, dan lain sebagainya.”

Salah satu kegiatan pokok dalam pengelolaan

perpustakaan adalah katalogisasi (cataloguing), yaitu

proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat

dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog. (Qolyubi,

2003:2003)

Fungsi umum dari katalog menurut Yusuf,

(2007:46) antara lain :

1) Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan simbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil.

2) Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subyek buku yang bersangkutan, ke dalam satu tempat khusus di perpustakaan guna memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan.

3) Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Misalnya orang bisa mencari buku dengan hanya mengetahui nama pengarangnya saja sementara judul dan keterangan lainnya lupa. Atau orang juga bisa mencari suatu buku hanya dengan melalui judul buku saja tanpa mengetahui nama pengarangnya. Juga hal tersebut bisa dilakukan melalui subyek dari buku yang bersangkutan.

Page 38: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

e. Kelengkapan Bahan Pustaka

Sutarno NS, (2005:106) menyatakan bahwa :

“Kelengkapan koleksi bahan pustaka antara lain : label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog (judul, pengarang, pengarang tambahan, subyek, seri, dan kartu katalog tambahan), sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan.”

Menurut Qolyubi, (2003:151), setelah buku

dibuatkan katalog langkah selanjutnya adalah :

1) Label buku, dibuat dengan ukuran 3 x 4 cm (dari kertas). Pada label tersebut dicantumkan nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang (tajuk), dan huruf awal judul. Pada label ini dapat ditambahkan kopi ke beberapa, jilid, dan (ada perpustakaan yang dicantumkan) tahun terbit. Kemudian, label ditempelkan pada punggung buku kira-kira tiga sentimeter dari bawah.

2) Lembar tanggal kembali, terbuat dari kertas buram kira-kira ¼ folio, berisi catatan nomor anggota dan tanggal wajib pengembalian. Lembar tanggal kembali ini ditempelkan pada akhir halaman atau sampul akhir dari buku. Gunanya untuk mengingatkan peminjam tanggal pengembalian koleksi yang dipinjam.

3) Kartu buku, terbuat dari kertas manila (berwarna). Kartu buku itu berisi nomor-nomor inventaris, nama pengarang, judul dan sandi pustaka, nomor anggota/ nama peminjam, dan tanggal peminjaman. Kartu ini diletakkan pada bagian dalam sampul buku. Apabila buku dipinjam, data peminjam ditulis pada kartu buku itu, lalu disimpan pada kotak, sesuai dengan tanggal pengembaliannya.

4) Kantong kartu buku, sering disebut kantong buku, terbuat dari kertas geseng, dapat dibuat bentuk segi tiga atau segi empat. Kantong buku berguna untuk tempat kartu buku.

Page 39: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

BAB III

GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

0.1. Sejarah Berdirinya UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta

UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa berdiri

sejak tahun 1956 seiring dengan berdirinya Perguruan Tinggi Tamansiswa

yang semula bernama Taman Prasarjana yang didirikan oleh Ki Hajar

Dewantara. Semula perpustakaan bernaung dibawah urusan Bagian

Pendidikan Majelis Luhur persatuan Tamansiswa yang pengelolanya saat

itu masih bersamaan dengan perpustakaan Dewantara Kirti griya yang

sekarang menjadi Museum Pribadi Ki Hajar Dewantara Kirti Griya.

Seiring dengan berkembangnya Fakultas dan program studi Taman

Prasarjana tersebut maka perpustakaan kemudian dipisahkan menjadi dua

yaitu Perpustakaan Dewantara Kirti Griya yang berlokasi di Jalan

Tamansiswa 121 di komplek Pendopo Tamansiswa di sebelah utara dan

yang satu masih bernama Taman Pustaka Prasarjana yang berlokasi di

komplek Pendopo Tamansiswa di sebelah selatan yang pada jaman

dahulu masih bersebelahan dan berdekatan dengan sekolahan Fakultas

Hukum dan Sejarah Taman Prasarjana yang dalam perkembangannya

menjadi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.

Page 40: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

Dari awal berdirinya UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa hingga saat ini tahun 2012 telah mengalami perubahan dan

perkembangan sangat pesat seiring dengan berkembangnya dan

bertambahnya Program Studi yang ada. Dalam melayani pengguna atau

pencari Informasi kini telah menggunakan aplikasi Teknologi Informasi

yaitu dengan menggunakan program Aplikasi software open source

berbasis web sehingga akan mempermudah dalam penelusuran dan

pelayanan informasi. Dengan penggunaan program yang akan

dikembangkan melalui jaringan antar unit maka mahasiswa dapat mencari

informasi tanpa harus mengunjungi perpustakaan dari unit satu ke unit

yang lain, sedangkan informasi yang berkaitan dengan laporan-laporan

pun menjadi lebih mudah dipantau oleh pimpinan yang berwenang

sebagai yang memiliki hak akses di perpustakaan.

3.2. Perubahan Penempatan Ruang Perpustakaan UPT Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa :

1. Dari awal th. 1956 - ... di jalan Tamansiswa 121 sebelah selatan

Pendopo Agung Tamansiswa

2. Tahun 1976 – 1990 menempati gedung baru lantai 2 sebelah selatan

Pendopo Agung Tamansiswa

3. Tahun 1990 – 2000 menempati ruang kuliah lantai 1 di kompleks

kampus FKIP Tuntungan

Page 41: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

4. Tahun 2000 – sekarang menempati ruang kuliah lantai 1 dan 2 di

komplek kampus Tempel Wirogunan.

Tabel 1 Pelayanan Perpustakaan terhadap Seluruh Sivitas Akademika,

Jumlah Fakultas dan Program Studi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Tahun 2012

Fakultas Program Studi Unit/Ruang Alamat FKIP 1. Program Studi

Pendidikan Bahasa Indonesia

2. Pendidikan Bahasa Inggris

3. Pendidikan Seni Rupa

4. Pendidikan Matematika

5. Pendidikan Fisika

6. Pendidikan Teknik Mesin

7. Pendidikan PKK 8. Pendidikan IPA 9. Pendidikan

PGSD

Unit I Lantai I : 5 orang Lantai II : 2 orang

UPT Perpustakaan Pusat Unit I Jl. Batikan No. 2 Tempel Wirogunan, Umbulharjo Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-387841

Fakultas Ekonomi

10. Manajemen Ekonomi

11. Akuntansi 12. Magister

Management

Unit II Lantai I : 1 orang

UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 121 Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-550570

Fakultas Pertanian

13. Agroteknologi 14. Agrobisnis

Fakultas Teknik

15. Teknik Industri 16. Teknik Sipil

Unit III Lantai III : 1 orang

UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 157 yogyakarta Nomor Telepon : 0271-553187

Page 42: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

Fakultas Psikologi

17. Psikologi

Pasca Sarjana

18. Magister Bahasa Inggris

19. Magister Pendidikan

20. Magister Evaluasi Penelitian

Unit III Lantai III : 1 orang

UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 157 Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-553187

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Tabel 2 Pembagian Ruang

No Keterangan Jumlah Petugas Unit 1 1. Ruang Sirkulasi

2. Ruang Ketamansiswaan 3. Ruang Kepala 4. Ruang Pengolahan 5. Ruang Gudang 6. Ruang Referensi 7. Ruang Skripsi

2 - 1 2 - 2 1

Unit II 1. Ruang Sikulasi 2. Ruang Skripsi 3. Ruang Gudang

1 - -

Unit III 1. Ruang Sirkulasi 2. Ruang Skripsi

1 -

Jumlah 10 Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

0.3. Visi, Misi, Tujuan

Agar langkah-langkah kegiatan yang dilaksanakan dapat terarah

maka perpustakaan menggunakan arah kebijakan yang telah ditentukan

dengan mempunyai Visi dan Misi perpustakaan, sebagai berikut :

Page 43: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27

1. Visi :

Mewujudkan UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta sebagai sumber Infomasi Berbasis

Teknologi, Pengembangan Ilmu Pengetahuan, dan melestarikan

terhadap ajaran hidup Tamansiswa.

2. Misi :

a. Menyediakan berbagai informasi yang lengkap, up-to-date,

akurat dan terpercaya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan

dan membangun manusia berjiwa Tamansiswa sesuai dengan

Azas Tamansiswa.

b. Meningkatkan minat akses mahasiswa, dosen dan masyarakat

luas terhadap koleksi dan informasi UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

c. Selalu berusaha meningkatkan kompetensi Sumber Daya

Manusia Perpustakaan.

3. Tujuan :

Guna mengimplementasikan visi dan misi, UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta memiliki tujuan

sebagai berikut :

a. Meningkatkan sumber daya informasi perpustakaan yaitu buku-

buku teks, buku-buku referensi dan ketamansiswaan dan

sumber-sumber informasi lain sebagai rujukan untuk

mengembangkan ilmu pengetahuan 3% tahun.

Page 44: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

b. Meningkatkan pertumbuhan anggota pertahun sebesar 10%

pertahun dan peningkatan akses anggota sebesar 2% perbulan.

c. Menyediakan fasilitas sarana dan prasarana serta perangkat

komputer untuk menunjang informasi berbasis teknologi.

d. Tersedianya tenaga pustakawan profesional, dan terampil

dibidangnya untuk melaksanakan tugas kepustakawanan.

3.4. Jaringan Kerjasama Perpustakaan

Jaringan kerja sama yang telah ada di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta adalah :

1. Jaringan Kerjasama :

a. Jogja library for all, alamat web ; http://jogjalib.ac.id

(sebagai anggota)

b. Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Propinsi DIY

2. Alamat website UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta :

http://pustakaustjogja.ac.id

3. Alamat akses jurnal elektronik oleh dosen dan mahasiswa :

a. Proquest (religion, agronomi, sosiologi, biologi, art),

Username: 08WBPRQ2HK, password: pqdikti

b. Gale-Cengange (Mipa, Humaniora, dan Pendidikan),

Username : kpt05002, password: advance

Page 45: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

29

c. EBSO (seluruh bidang ilmu, ekonomi, bisnis dan

kedokteran/midline)

username: ns003859, password, password.

0.5. Usaha Peningkatan Kualitas Pustakawan :

1. Mengikutsertakan pustakawan pada seminar-seminar baik yang di

dalam kota maupun di luar kota.

2. Mengadakan kegiatan pelatihan-pelatihan teknologi informasi

dengan aplikasi TI software open source senayan pada bulan Maret

2011 diikuti oleh seluruh pustakawan, pelatihan bersama dengan

komunitas SLIMS (Software Library Information Manajemen

System) dan akan dilaksanakan pelatihan penyegaran kembali pada

bulan April 2012.

3. Kerjasama dengan yayasan Damandiri dengan alamat web :

http://damandiri.ac.id

4. Tahun 2008 – 2012 sebagai pengurus aktif dalam Forum

Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI) Propinsi DIY

alamat web http://fpptidiy.ac.id

0.6. Letak Geografi Perpustakaan

Dikarenakan lokasi kampus yang tidak terpadu maka dalam

perkembangannya perpustakaan dikembangkan menjadi unit atau tiga

lokasi yang terpisah dengan koleksi menyesuaikan dengan program studi

yang bersangkutan. Hal ini dilakukan karena untuk memberikan

Page 46: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

kemudahan bagi para mahasiswa yang mencari informasi guna kebutuhan

studinya, tiga unit tersebut adalah sebagai berikut :

1. Perpustakaan unit 1 (sebagai unit pusat) berlokasi di Jl. Batikan No. 2

Tempel Wirogunan, Umbulharjo Yogyakarta (berdekatan dengan

kampus FKIP dengan 9 program studi).

2. Perpustakaan unit 2 berlokasi di komplek kampus 2 Jl. Kusumanegara

121 melayani fakultas ekonomi 2 program studi dan fakultas pertanian

2 program studi dan program pasca sarjana Magister Manajemen

dengan 1 program studi.

3. Perpustakaan unit 3 di komplek kampus pusat Jl. Kusumanegara 157

menempati lantai 3 melayani fakultas teknik dengan 2 program studi,

fakultas psikologi 1 program studi dan pasca sarjana magister

pendidikan 3 program studi.

3.7. Estafet Kepemimpinan :

1. Tahun 1956 - ... Nyi Hajar Dewantara

2. Tahun 1975 – 1979 Ki Djunari (Tenaga dari Staf Majelis Luhur

Persatuan Tamansiswa)

3. Tahun 1980 – 1990 Nyi Sutarti, BA.

4. Tahun 1991 – 1993 Nyi Da. Sukarni

5. Tahun 1994 – 2008 Nyi Dra. V. Rubiyah

6. Tahun 2008 – 2011 Nyi Mintarsih, S.Pd.

7. Tahun 2011 – sekarang Dra. V. Rubiyah

Page 47: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

31

3.8. Pengelolaan Dan Kepemilikan

1. Pengelolaan

Perkembangan penggunaan aplikasi program teknologi informasi

perpustakaan :

a. Awal – 1978 pelayanan manual

b. Tahun 1979 – 2006 penggunaan manual dengan mengacu

aturan klasifikasi ilmu perpustakaan DDC (Decimal Dewey

Clasification) dari edisi 20 ke edisi 21.

c. Tahun 2007 – 2011 (bulan maret) menggunakan program

CDS/ISIS (Winisis Under Window)

d. Tahun 2011 (bulan april – sekarang) menggunakan Software

Opensource Senayan berbasis web.

2. Kepemilikan

a. Kepemilikan Data Koleksi

Tabel 3. Koleksi di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta No. Jenis Judul Eksemplar

1. Buku Teks wajib 7.216 9.833

2. Buku Teks anjuran 10.824 14.824

3. Jurnal Nasional 52 102

4. Jurnal Internasional 21 74

5. Terbitan pemerintah 115 115

6. Majalah dan surat kabar 11 14

Page 48: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

7. Skripsi S1 16.843 16.843

8. Sarjana Muda 1001 1001

9. Tesis 31 31

10. Penelitian 50 50

11. Karya mahasiswa 158 158

12. Buku-buku

Ketamansiswaan

28 29

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Tabel 4.

Kepemilikan data inventarisasi No Jenis Jumlah 1 Speedy 3 2 Komputer (CPU monitor,

keyboard) 8

3 Printer 6 4 Scanner 1 5 Laptop (Toshiba) 2 6 Handycam 1 7 TV 2 8 DVD 1 9 Rak buku kayu 88 10 Rak buku dari besi 12 11 Meja kantor 14 12 Meja kursi tamu 1 13 Almari kaca untuk display 4 14 Kursi kayu 73 15 Kursi putar 4 16 Kursi dari besi 16 17 Meja baca portable 45 18 Meja kayu panjang 41 19 Filling kabinet 1 20 Almari kaca 17

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Page 49: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

3.9. Luas Gedung Perpustakaan

1. Unit 1 : 698,5 m2

2. Unit 3 : 70 m2

3. Unit 3 : 68,5 m2

Tabel.5 Tenaga Pustakawan 2012

No Nama/NIY Pangkat/Golon

gan Pendidikan Lama Tugas di

Perpustakaan Tempat Bertugas

1 Dra. V. Rubiyah NIY : 5878019

Penata / III b Studi S2 Perpustakaan

13 tahun Pusat/ Ketua UPT Perpustakaan

2 Sudarwanto NIY :

Pengatur Tk.I/Iid

SLTA + Kursus D1 Perpustakaan

17 tahun Tenaga Teknis (Unit 1)

3 Dwi Retno Marheni

Pengatur Tk. I/Iid

Sarjana Muda Administrasi

18 tahun Pelayanan Referensi (Unit 1)

4 Joko Yuwono Penata/IIIa SLTA 15 tahun Pelayanan Skripsi (Unit 1)

5 Dori Ambogo, A.Md

Pengatur Muda/Iib

D3 Perpustakaan

3 tahun Sirkulasi (Unit 1)

6 Herlan Pengatur Muda/Iic

SLTA 25 tahun Sirkulasi dan Umum (Unit 1)

7 Rudi Istanta Pengatur Tk. I/Iid

SLTA 1 tahun Bidang Administrasi Umum (Unit 1)

8 Dwi Nur Tantri

Penata/IIIa SLTA 3 tahun Sirkulasi (Unit 3)

9 Enik Setyowati

Pengatur Tk.I/Iid

SLTA 25 tahun Sirkulasi (Unit 2)

10 Mintarsih Dewarini Apriati

Penata/IIIa Sarjana Ekonomi

3 tahun Refeensi (Unit 1)

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Page 50: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

3.10. Susunan Organisasi

Bagan 1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Bendahara Sekretaris Pelaksana

REKTOR

Kepala UPT Perpustakaan

PR I

Bidang Pengadaan

Bidang Pengolahan

Bidang PelayananSirkulasi

Administrasi & Dokumen

Layanan Umum

Jaringan Sistem

Page 51: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35

3.11. Rencana Strategi UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta untuk 5 Tahun

1. Tahun 2012 – 2013 (2 Tahun Pertama)

a. Peningkatan koleksi, SDM, dan kerja sama

b. Menambah dan melengkapi sarana dan prasarana

c. Melaksanakan promosi keluar dan ke dalam

d. Menambah tenaga SDM Perpustakaan/ Tenaga Kontrak

e. Melakukan evaluasi secara bertahap/ periodik

2. Tahun 2014 – 2015 Menuju Perpustakaan Digital

a. Perencanaan perpustakaan digital

b. Peningkatan koleksi sumber informasi digital

c. Peningkatan kompetensi kepustakawanan

d. Melakukan evaluasi secara bertahap/ periodik

3. Tahun 2016 Menuju Perpustakaan Yang Mandiri

a. Meningkatkan jaringan kerjasama

b. Mewujudkan SDM yang handal

c. Peningkatkan koleksi aumber daya informasi

d. Melakukan evaluasi secara bertahap/periodik

Page 52: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

3.12. Peraturan UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta NO. 20/UST/PERP/III/2012

Tabel.6 Jam Kunjungan 2012

Perpustakaan Unit

Layanan Kunjungan Biasa Layanan Kunjungan Piket

Unit I 1. Senin : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

2. Selasa : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

3. Rabu : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

4. Kamis : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

5. Jumat : 08.00 – 11.30 wib 13.00 – 15.30 wib

(12.00 – 13.00 wib : istirahat)

1. Sabtu : 08.00 – 15.00 wib

2. Minggu : 11.00 – 15.00 wib

Unit II 1. Senin : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

2. Selasa : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

3. Rabu : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

4. Kamis : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

5. Jumat : 08.00 – 11.30 wib 13.00 – 15.30 wib

(12.00 – 13.00 wib : istirahat)

1. Senin : 18.00 – 21.00 wib

2. Selasa : 18.00 – 21.00 wib

3. Rabu : 18.00 – 21.00 wib

4. Kamis : 18.00 – 21.00 wib

5. Jumat : 15.30 – 19.00 wib

6. Sabtu : 14.00 – 19.00 wib

7. Minggu : 09.00 – 14.00 wib

Page 53: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

Unit III 1. Senin : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

2. Selasa : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

3. Rabu : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

4. Kamis : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib

5. Jumat : 08.00 – 11.30 wib 13.00 – 15.30 wib

(12.00 – 13.00 wib : istirahat)

1. Senin : 16.00 – 20.00 wib

2. Selasa : 16.00 – 20.00 wib

3. Rabu : 16.00 – 20.00 wib

4. Kamis : 16.00 – 20.00 wib

5. Jumat : 16.00 – 20.00 wib

6. Sabtu : 12.00 – 18.00 wib

7. Minggu : 11.00 – 15.00 wib

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

0.13. Keanggotaan

1. Anggota Biasa : Mahasiswa Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa, Dosen, dan Karyawan

a. Bagi anggota baru, mengisi formulir anggota biasa dan

menyerahkan pas foto warna ukuran 3x4 cm sebanyak 2

lembar dan membayar biaya kartu anggota Rp.10.000,-

(sepuluh ribu rupiah).

b. Masa keanggotaan untuk mahasiswa adalah jangka waktu satu

semester yang bersangkutan telah tercatat secara resmi sebagai

mahasiswa Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa, dan

Page 54: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

melakukan heregistrasi kembali setiap semester dengan

membayar Rp 5.000,-.

c. Masa keanggotaan untuk dosen dan karyawan tetap adalah

jangka waktu dosen dan karyawan tersebut menjadi pegawai

tetap Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.

d. Program-program khusus yang diselenggarakan oleh

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa membayar kartu

anggota biasa perpustakaan sebesar Rp 15.000,- dengan

menunjukan kartu mahasiswa, mengisi formulir aktif anggota

biasa, menyerahkan pas foto warna ukuran 3x4 cm sebanyak 2

lembar.

2. Anggota Alumni: Mahasiswa yang telah lulus.

a. Alumni mengisi formulir aktivasi anggota baca.

b. Menyerahkan fotokopi kartu alumni Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa.

c. Kartu alumni berfungsi sebagai kartu anggota perpustakaan.

3. Anggota Baca

a. Menyerahkan fotokopi kartu mahasiswa atau identitas lain

yang masih berlaku sebanyak 1 lembar.

b. Menyerahkan pas foto berwarna terbaru ukuran 3x4 cm

sebanyak 1 lembar.

c. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 20.000,- dengan

masa keanggotaan 1 semester.

Page 55: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

d. Anggota baca dibuatkan kartu anggota perpustakaan, dan

selanjutnya disebut sebagai kartu anggota baca.

3.14. Layanan :

1. Ketentuan Umum

a. Pengunjung yang dapat masuk ke perpustakaan adalah anggota

biasa, anggota alumni dan anggota baca.

b. Sebelum masuk ke dalam perpustakaan pengunjung wajib

menitipkan tas termasuk tas laptop, jaket, topi, dan sweater di rak

tas yang telah disediakan kecuali laptop, alat tulis dan barang –

barang berharga.

c. Pengunjung wajib berpakaian rapi, tidak boleh memakai kaos

oblong, celana pendek dan sandal jepit.

d. Pengunjung wajib memperlihatkan kartu anggota biasa, kartu

alumni atau kartu anggota baca yang berlaku.

e. Kartu anggota biasa, kartu alumni dan kartu anggota baca tidak

dapat dipergunakan oleh orang lain.

f. Pengunjung diwajibkan memindai kartu anggota biasa, anggota

alumni, dan anggota baca pada alat yang disediakan di pelayanan

pintu pengunjung (mengisi presensi).

g. Pengunjung diizinkan membawa masuk buku-buku cetak,

fotokopian, atau bahan bacaan lainnya milik sendiri dengan

melaporkan kepada petugas.

Page 56: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

h. Pengunjung dimohon menjaga kerapian, keutuhan koleksi,

menjaga ketenangan dan ketertiban.

i. Pengunjung tidak diperbolehkan merokok, membawa alat

pemotong, makan dan minum selama di dalam perpustakaan.

j. Pengunjung dimohon mematikan dering handphone selama di

dalam perpustakaan.

2. Layanan Sirkulasi

Koleksi sirkulasi adalah koleksi bahan pustaka buku yang

diberikan kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran koleksi,

peminjaman dan pengembalian.

a. Ketentuan Peminjaman :

1) Buku yang dipinjam adalah buku koleksi sirkulasi.

2) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 3 eksemplar

untuk mahasiswa dan 6 eksemplar untuk dosen dan karyawan

dengan judul yang berbeda.

3) Jangka waktu peminjaman selama 1 minggu untuk

mahasiswa dan dapat diperpanjang satu kali masa

peminjaman, 2 minggu untuk dosen dan karyawan, dan dapat

diperpanjang 1 kali masa peminjamannya.

4) Peminjaman buku menggunakan kartu anggota perpustakaan

Page 57: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

b. Ketentuan Perpanjangan dan Pengembalian

1) Peminjaman yang akan memperpanjang masa pinjamannya

harus membawa buku dan kartu anggota biasa.

2) Peminjaman atau perpanjangan koleksi tidak dilayani apabila

pengguna belum mengembalikan koleksi yang terlambat dan

belum membayar denda.

3) Buku-buku yang telah habis masa peminjamannya harus

segera dikembalikan.

c. Layanan Referensi dan Skripsi.

1) Kolekesi Ruang Referensi :

a) Koleksi cadangan.

b) Koleksi jurnal.

c) Koleksi referensi.

2) Koleksi terbitan berkala.

a) Skripsi.

b) Tesis.

c) Penelitian-penelitian dosen.

d. Ketentuan Pelayanan Koleksi Referensi dan Skripsi.

1) Koleksi referensi hanya dapat dibaca di tempat dan yang boleh

difotokopi hanya koleksi buku teks saja dengan membayar

biaya perawatan per buku Rp 3000,- dan biaya fotokopi Rp

200,- perlembar.

2) Koleksi yang selesai dibaca diletakkan di rak transit.

Page 58: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

3) Koleksi skripsi, tesis dan penelitian hanya diperbolehkan

dibaca ditempat dan tidak diperbolehkan difotokopi.

e. Layanan Komputer dan Multimedia.

1) Pelayanan Komputer dan Multimedia

Pelayanan komputer dan multimedia berupa

penyediaan fasilitas komputer, TV dan DVD yang dapat

digunakan untuk mengakses koleksi CD yang disediakan oleh

perpustakaan.

2) Ketentuan Pelayanan Komputer dan Multimedia.

a) Pemakai komputer dan multimedia adalah anggota

perpustakaan.

b) Pemakai dapat menggunakan komputer dan multimedia

maksimal selama 2 jam dan dapat diperpanjang jika tidak

ada pengguna berikutnya.

f. Layanan Khusus Ketamansiswaan.

1) Pelayanan khusus ketamansiswaan adalah berupa ruang

yang berupa ruangan yang menggunakan tempat duduk

karpet dan disediakan meja-meja kecil untuk menulis.

2) Ketentuan pelayanan khusus koleksi ketamansiswaan.

a) Pemakai adalah anggota biasa dan alumni serta anggota

baca yang dapat digunakan untuk kegiatan rapat diskusi

dan sarasehan tentang ketamansiswaan dan lain

sebagainya.

Page 59: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

43

b) Pengguna ruang ketamansiswaan untuk keperluan

kegiatan anggota tidak dikenakan biaya, hanya

diharapkan menjaga tata tertib dan peraturan

perpustakaan, dan ketentuan hari dan waktu diharap

memberitahukan terlebih dahulu kepada petugas.

c) UPT Perpustakaan menerima sumbangan koleksi untuk

pengembangan ketamansiswaan.

0.15. Sanksi

1. Dikenakan denda buku atas keterlambatan pengembalian buku per

hari Rp 300,-/ buku.

2. Peminjaman yang menghilangkan buku yang dipinjam diharuskan

mengganti buku yang sama atau memfotokopi buku teks rangkap dua.

3. Bila buku pinjaman robek sampul atau hilang halamannya atau kotor,

peminjam diharuskan memperbaiki seperti semula atau mengganti

buku yang sama.

4. Pelanggaran pada koleksi skripsi dan penelitian berupa memotret,

memfotokopi atau merobek dikenakan proses dan sanksi akademis.

Page 60: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

44

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

1.1 Pendahuluan

1.1.1 Perpustakaan

Perpustakaan berasal dari kata pustaka, artinya buku atau

kitab. Dalam bahasa Inggris perpustakaan disebut library, dalam

bahasa Belanda disebut bibliotheek, dalam bahasa Perancis

bibliotheque, dalam bahasa Spanyol dan Portugis bibliotheca.

Dari sebutan tersebut pembaca pembaca dapat menduga adanya

akar kata yang sama. Akar kata library adalah liber (bahasa

latin) artinya buku, akar kata bibliotheek adalah biblos juga

artinya buku (Yunani). Sebagai bentuk lanjut perkembangan

akar kata ini, dalam kehidupan sehari-hari sering dikenal

sebutan bible artinya alkitab. Dengan demikian, istilah

perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku atau kitab. Tidaklah

mengherankan bila definisi perpustakaan pun selalu mengacu

pada buku dengan segala aspeknya. Sebagai contoh, definisi

perpustakaan yang muncul dari konsep keterkaitan perpustakaan

dengan buku mengatakan bahwa perpustakaan adalah sebuah

ruangan, bagian atau sub bagian dari sebuah gedung ataupun

gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku,

biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta

Page 61: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

45

digunakan untuk anggota perpustakaan. Definisi lain mengacu

pada kumpulan buku atau akomodasi fisik tempat buku

dikumpulsusunkan untuk keperluan bacaan, studi, kenyamanan

maupun kesenangan. Jadi dalam rancangan tempat ini, konsep

perpustakaan mengacu pada bentuk fisik tempat penyimpanan

buku (dalam arti luas) maupun sebagai kumpulan buku yang

disusun untuk keperluan pembaca. (Sulistyo Basuki, 1994;1)

4.1.2 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

Standard Operating Procedure atau dalam bahasa Indonesia

dikenal dengan Standar Operasional Prosedur/ Pedoman Prosedur

Operasi Standar (POS) yakni memuat prosedur kerja di perpustakaan

secara rinci yang merupakan kegiatan rutin dan berulang-ulang,

tahap demi tahap, sistematis, untuk menghindari resiko kerugian dan

kecelakaan serta dapat digunakan untuk mengevaluasi prosedur kerja

di perpustakaan. Format pedoman operasi ini terdiri dari tujuan,

ruang lingkup, pedoman, prosedur kerja, kualifikasi pekerja, dan

gambar alur kerja.

4.1.3 Tujuan Standard Operating Procedure (SOP)

Adapun tujuan disusunnya Pedoman Standard Operating

Procedure Perpustakaan Perguruan Tinggi ini antara lain untuk :

Page 62: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

46

1. Mengkomunikasikan pelaksanaan pekerjaan di perpustakaan bagi

pimpinan

2. Sarana pelatihan bagi staf yang baru

3. Acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan

4. Sarana audit sistem informasi perpustakaan

4.1.4 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)

Manfaat penyusunan Pedoman Standard Operating

Procedure Perpustakaan Perguruan Tinggi diantaranya agar :

1. Semua staf dapat menghasilkan kinerja yang baik

2. Semua staf dapat melakukan seluruh pekerjaan yang ada di

perpustakaan

3. Semua staf dapat melakukan evaluasi diri terhadap proses

pekerjaan

4. Terciptanya sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan

5. Perpustakaan mampu melakukan audit sistem informasi

perpustakaan

Page 63: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

47

4.2 Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku

di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta

Definisi Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan

Pustaka adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan

dalam bidang pengolahan bahan pustaka perpustakaan sesuai dengan

prosedur pengolahan pada perpustakaan yang bersangkutan. Pengolahan

bahan pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

sudah menganut Standar Operasional Prosedur yang ditetapkan.

1.2.1 Bagan Proses Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

Sumber : Sudarwanto selaku petugas bagian pengolahan bahan pustaka

Pengadaan/ Buku masuk

Identifikasi & pengecapan

Inventarisasi & barcode

Selesai

Kelengkapan (kartu buku, label, Pasca Pemrosesan

Back-up data

Verifikasi/ sinkronisasi

Input data

Klasifikasi & katalogisasi Pemrosesan

Page 64: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

48

Penjelasan :

1. Pengadaan/ buku masuk adalah buku baru yang diperoleh perpustakaan

baik itu dari pembelian atau hadiah/ pemberian.

2. Identifikasi adalah pengecekan terhadap buku apakah sesuai dengan

pemesanan atau tidak (khususnya untuk buku pembelian), dan pengecekan

isi atau kondisi dalam buku tersebut apakah baik atau tidak. Sedangkan

pengecapan adalah pemberian cap identitas/ kepemilikan pada bahan

pustaka buku. Adapun bagian yang diberi cap identitas yaitu :

a. Sampul buku, cap identitas/ kepemilikan.

b. Halaman judul, cap identitas/ kepemilikan untuk mengantisipasi

jika sampul depan rusak atau hilang.

c. Sebalik halaman judul, cap kepemilikan/ identitas, cap asal dan cap

inventaris.

3. Inventarisasi adalah pemberian nomor inventaris dan memasukkan data

buku ke database inventaris perpustakaan. Dan barcode yaitu pemberian

kode bar pada buku untuk memudahkan penginputan dan temu kembali di

bagian sirkulasi dengan menggunakan alat khusus.

4. Pemrosesan ada dua langkah, yaitu :

a. Klasifikasi & katalogisasi ; menentukan nomor klas bahan pustaka

buku sedangkan katalogisasi atau pengkatalogan yaitu menentukan

pengarang, subyek, judul, penerbit, tahun terbit dan tempat terbit,

serta kolasi.

Page 65: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

49

b. Input data ; memasukkan data bahan pustaka buku ke dalam

database bagian pengolahan bahan pustaka perpustakaan.

5. Pasca pemrosesan adalah pemberian kelengkapan bahan pustaka buku,

adapun kelengkapan bahan pustaka buku yaitu ;

a. Label buku : berisi identitas kepemilikan dan nomor klasifikasi.

b. Slip tanggal kembali : berisi waktu pengembalian buku yang

dipinjam.

c. Kartu buku : berisi identitas kepemilikan, nomor klasifikasi dan

keterangan buku (nomor inventaris, judul, pengarang).

d. Kantong/ saku buku : berfungsi untuk tempat kartu buku.

6. Verifikasi adalah penegecekan ulang yang disinkronkan antara buku

dengan data yang sudah diinput ke dalam database bagian pengolahan.

7. Back-up data adalah membuat salinan data bahan pustaka buku dalam tiga

media, yaitu back-up dalam PC/ komputer, dalam flashdisk dan back-up

dalam CD. Setelah dilakukan back-up, lalu input data ke aplikasi yang

digunakan perpustakaan yaitu SLIMs.

Adapun keterangan dari bagan alur kerja di atas adalah :

Pertama-tama adalah pengadaan bahan pustaka buku yang

sebelumnya sudah dikoordinasikan dengan program studi tentang bahan

pustaka yang dibutuhkan dimana bahan pustaka tersebut terbagi 80% adalah

buku teks (terbitan asing 60%, terbitan dalam negeri 40%), dan 20% adalah

jurnal dan majalah. Setelah bahan pustaka diperoleh, dilanjutkan verifikasi

antara anggaran dana dengan bahan pustaka. Kemudian dilakukan

Page 66: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

50

identifikasi buku dan pengecapan indentitas/ kepemilikan, inventarisasi dan

pemberian barcode. Setelah itu dilakukan pemrosesan tehadap buku yaitu

diklasifikasi (pemberian nomor klas) dan katalogisasi yang kemudian

dilanjutkan input data. Pasca pemrosesan diberikan kelengkapan buku yaitu

label buku, slip tanggal kembali, kartu buku dan kantong buku. Lalu

verifikasi atau disinkronkan dengan input data sebelumnya, dilanjutkan

back-up data dan input data ke aplikasi yang digunakan (SLIMs), selesai

dan diserahkan ke bagian pelayanan atau sirkulasi.

Pengolahan di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

relatif lebih simpel jika dibandingkan dengan prosedur pengolahan yang

disampaikan oleh Sunarno pada materi kuliah Katalogisasi 2 DIII

Perpustakaan Universitas Sebelas Maret, berikut ini :

Sumber : materi kuliah Katalogisasi 2 D3 Perpustakaan UNS oleh Sunarno

Cek sesuai daftar

Cap/ Identitas B.P

Statistik laporan

Buku induk/ Inventaris

Verifikasi/ Cek dgn Self list

Katalogisasi

Klasifikasi

Input data/ Holding

Kelengkapan B.P

Kirim ke Bag.Sirkulasi

Pengadaan B.P

Page 67: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

51

Penjelasan :

1. Pengadaan Bahan Pustaka

Ada beberapa cara memperoleh bahan pustaka, yaitu:

a. Hadiah : bisa berwujud hibah, sumbangan.

b. Tukar menukar : tergantung dari masing-masing pihak, ditentukan

atau tidak.

c. Pembelian, yang perlu diperhatikan sebelum membeli bahan

pustaka adalah :

· Usulan/ kebutuhan pemustaka

· Jenis lembaga induknya

· Besar anggaran yang tersedia

· Prioritas pemustaka

· Jenis bahan pustaka yang dibutuhkan

· Sarana prasarana yang mendukung, berkaitan dengan

pembelian yang mendukung untuk memilih

Langkah yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan pemustaka

adalah :

· Usulan pemustaka (baik tertulis maupun lisan)

· Katalog penerbit (katalog yang diterbitkan oleh penerbit yang

berisi daftar buku yang dijual)

· Menyediakan daftar/ blangko usulan, yang berisi judul,

pengarang, penerbit dan tahun terbit.

Page 68: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

52

2. Cek daftar kiriman

Bahan pustaka yang telah datang di perpustakaan, pertama kali dilakukan

pengecekan daftar kirimannya, apakah sudah sesuai dengan pesanan yang

diinginkan.

3. Cap/ identitas bahan pustaka

Sesudah dilakukan pengecekan pada bahan pustaka, tahap selanjutnya

adalah pengecapan bahan pustaka yang terletak pada :

a. Cover/ sampul bahan pustaka, cap identitas/ kepemilikan untuk

mengetahui buku tersebut berasal.

b. Bagian halaman judul (bagian belakang yang formasinya lebih

banyak), untuk mengantisipasi bagian sampul luntur/ pada bagian

sampul sobek maupun telah hilang karena bukunya sudah lama.

c. Bagian bawah (kaki buku), untuk mengantisipasi pengambilan

buku tanpa izin.

d. Sebalik halaman judul, cap kepemilikan, cap asal, cap nomor

inventaris.

e. Pada halaman-halaman tertentu tergantung pengelola (seterusnya

sama), untuk mendeteksi jika buku dibawa orang lain.

4. Buku induk/ inventaris

Bahan pustaka yang telah melalui tahap pengecapan akan dimasukkan

dalam buku induk/ buku inventaris, yaitu buku yang berisi daftar nama-

nama buku yang dimiliki perpustakaan tersebut beserta keterangannya dari

awal perpustakaan itu berdiri sampai seterusnya.

Page 69: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

53

Cara penomoran pada buku inventaris ada 2, yaitu :

a. Cara berkelanjutan : nomor terus dilanjutkan dari awal buku dicatat

sampai seterusnya

b. Cara pertahun

Setiap tahun/ pergantian tahun akan dimulai dari angka 1.

Kelebihannya adalah setiap tahun bisa mengetahui berapa jumlah

yang dimiliki perpustakaan atau berapa jumlah buku yang

bertambah. Kekurangannya jika ingin mengetahui jumlah buku

secara keseluruhan harus menjumlah tiap buku pertahun yang ada.

5. Verifikasi/ cek self-list

Untuk perpustakaan yang sudah menggunakan komputer, cek self-list

dilakukan dengan mengecek pada database.

6. Katalogisasi

Adalah awal proses pengolahan bahan pustaka, suatu pekerjaan di bagian

teknis perpustakaan yang bertanggungjawab atas proses pembuatan dan

perawatan katalog. Proses pembuatan kartu katalog dilakukan sesudah

bahan pustaka benar-benar menjadi milik perpustakaan atau telah

diinventarisir. Proses ini bisa diawali dengan pembuatan T-slip

(Temporary-Slip) yaitu informasi mengenai bahan pustaka yang nantinya

akan menjadi bahan pembuatan kartu utama (Main Entry). Informasi

tersebut dapat dibuat di dalam kertas 1/4 folio dan meliputi :

· Nama pengarang

· Judul

Page 70: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

54

· Edisi

· Imprint/ impressium (informasi tentang kota terbit, penerbit dan

tahun terbit)

· Kolasi (informasi tentang jumlah halaman, ada tidaknya ;

bibliografi, indeks, ilustrasi, tabel, dan ukuran buku)

· Anotasi (informasi mengenai judul seri)

· Traicing (informasi lain yang berhubungan dengan berapa banyak

kartu katalog dibuat)

7. Klasifikasi

Adalah penentuan nomor klasifikasi bahan pustaka buku menurut pada

ketentuan-ketentuan pengkasifikasian.

8. Input data/ holding

Adalah proses memasukkan data bahan pustaka yang sudah diolah ke

dalam database bagian pengolahan bahan pustaka perpustakaan.

9. Kelengkapan bahan pustaka

Adalah perlengkapan dalam pengolahan bahan pustaka buku, yaitu label

buku, kartu buku, date due slip/ slip tanggal kembali dan kantong buku.

10. Kirim ke bagian sirkulasi, pekerjaan pengolahan bahan pustaka yang

sudah selesai dikirim ke bagian sirkulasi/ pelayanan.

11. Statistik/ laporan

Adalah statistik yang dibuat petugas pengolahan untuk dilaporkan ke

badan perpustakaan.

Page 71: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

55

4.2.2 Sistematika SOP Pengolahan Bahan Pustaka meliputi :

1. Tujuan

Menjelaskan apa tujuan dari kegiatan tersebut. Adapun

tujuan dari perancangan SOP di UPT Perpustakaan Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta yaitu untuk mengelompokkan bahan

pustaka berdasarkan kelas dan mempermudah pemustaka untuk

menemukan bahan pustaka sesuai kebutuhan.

2. Deskripsi Kegiatan.

Gambarkan bagaimana proses kegiatan tersebut

berlangsung. Pada tahap ini proses yang pertama kali dikerjakan

adalah inventarisasi bahan pustaka meliputi pencatatan ke buku

induk, pengecapan, pembubuhan nomor induk buku. Adapun

Proses selanjutnya meliputi katalogisasi, labeling, barcode,

penempelan date slip, menyampul buku.

3. Ruang lingkup

Berada dimana kegiatan tersebut berada. Kegiatan

pengolahan bahan pustaka dilakukan di ruang pengolahan bahan

pustaka di UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa.

Adapun kegiatanya yaitu penempatan bahan pustaka menurut

golongan dan jenis bukunya.

4. Daftar istilah dan definisi

Daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan tersebut

dijelaskan dengan definisinya (sirkulasi : koleksi buku yang bisa

Page 72: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

56

dipinjam, referensi : koleksi buku yang tidak bisa dipinjam seperti

kamus, ensiklopedi, peta, manual, handbook, globe, atlas)

5. Sumber Referensi

Untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku

petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang

diperlukan dalam kegiatan tersebut (e-DDC 22 dan Tajuk

Subyek)

6. Prosedur dan tanggung jawab

Deskripsikan prosedur dari kegiatan tersebut, kalau dalam

satu kegiatan ada sub-sub kegiatan maka harus ditulis dengan

jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dari setiap sub

kegiatan tersebut (inventarisasi, klasifikasi)

7. Keadaan khusus

Bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang

kadang muncul maka harus dituliskan.

8. Dokumentasi

Dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut (dibuat

bibliografi)

9. Prosedur-prosedur terkait

Prosedur atau unit yang terkait dengan kegiatan tersebut

baik external maupun internal (external : menyebarkan daftar

buku baru, internal : buku yang diproses sampai ke pemustaka)

Page 73: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

57

10. Lampiran

Tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran

kegiatan tersebut (kartu katalog)

1.3 Hambatan yang Dihadapi Dalam Pengimplementasian Standard

Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta

Dalam pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta terdapat beberapa

kendala, Sudarwanto (koordinator bagian pengolahan) mengungkapkan

beberapa kendala dalam proses pengolahan bahan pustaka adalah dari segi

keterbatasan peralatan dan kendala dalam penentuan subyek. Dimana

dengan keterbatasan peralatan menjadikan proses pengolahan bahan pustaka

kurang efektif dan efisien. Seperti yang diungkapakan di atas, keterbatasan

peralatan seperti masalah printer yang hanya ada satu unit di perpustakaan,

komputer yang terkadang dikeluhkan oleh petugas pengolahan dan kendala

penentuan subyek yang menjadikan pekerjaan sedikit lambat dan

memungkinkan pemustaka akan mengalami kebingungan dalam pencarian

bahan pustaka. Dengan keterbatasan printer apabila bagian lainnya

memerlukan printer tersebut hampir dapat dipastikan akan sedikit

menghambat pekerjaan di bagian pengolahan. Terlebih lagi jika kebutuhan

bahan pustaka meningkat, maka pekerjaan pengolahan bahan pustakapun

meningkat dan dengan kondisi printer yang hanya satu unit dan komputer

Page 74: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

58

yang terkadang error, pasti menghambat pekerjaan pengolahan bahan

pustaka. Kemudian kendala penentuan subyek juga menghambat alur

pekerjaan bagian pengolahan bahan pustaka. Dari beberapa hal tersebut

selain menghambat pekerjaan/ proses pengolahan bahan pustaka, juga akan

berdampak pada pemustaka, dimana pemustaka tidak dapat segera

memanfaatkan koleksi bahan pustaka baru yang mungkin sangat dibutuhkan

oleh para pemustaka.

1.4 Upaya Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam

Pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan

Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta

Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala keterbatasan

peralatan dan kendala penentuan subyek adalah dengan mengajukan

anggaran belanja untuk penambahan unit-unit yang diperlukan, khususnya

di bagian pengolahan, seperti yang diungkapkan di atas yaitu keterbatasan

komputer dan printer maka perlu adanya penambahan unit printer dan atau

pergantian unit komputer dan printer yang kualitas dan spesifikasinya lebih

baik. Namun dengan kondisi sekarang dimana belum ada penambahan unit

printer tersebut, bagian pengolahan tetap melaksanakan kewajibannya

dengan memberdayakan peralatan yang ada semaksimal mungkin.

Kemudian untuk mengatasi kendala penentuan subyek, bagian pengolahan

bahan pustaka sudah beberapa kali mengikuti diklat-diklat atau seminar-

Page 75: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

59

seminar tentang pengembangan perpustakaan. Namun jika setelah

mengikuti diklat-diklat dan seminar-seminar sebelumnya dirasa masih

mengalami kendala dalam penentuan subyek, mungkin perlu ditingkatkan

lagi keikutsertaan petugas bagian pengolahan dalam diklat tentang

pengembangan perpustakaan dan ditambah dengan belajar dari rekan-rekan

pustakawan yang lebih paham, dengan begitu tentu akan dapat

meningkatkan kualitas diri petugas itu sendiri dan juga dapat lebih

memahami tentang penentuan subyek sehingga pekerjaan tersebut dapat

selesai lebih cepat dan tepat serta pemustaka yang hendak memanfaatkan

bahan pustaka juga tidak kebingungan dalam pencarian bahan pustaka.

Page 76: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

60

BAB V

PENUTUP

Setelah melakukan Praktek Kuliah Kerja Magang Pusdokinfo di UPT

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta, kemudian

melakukan analisa masalah. Maka pada akhir bab ini penulis menarik kesimpulan

dan dengan rendah hati memberikan saran/ masukan yang sekiranya dapat

dijadikan pertimbangan untuk pihak yang berkepentingan khususnya bagi UPT

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

5.1. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada bab IV,

maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

5.1.1. Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka

Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta

Bahwa pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

pengolahan bahan pustaka adalah pedoman atau acuan untuk

melaksanakan tugas pekerjaan dalam bidang pengolahan bahan

pustaka perpustakaan sesuai dengan prosedur pengolahan pada

perpustakaan yang bersangkutan.

Adapun Alur Kerja Pengolahan Bahan Pustaka Buku di

UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta : Pertama-tama adalah pengadaan bahan pustaka buku

Page 77: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

61

yang terbagi menjadi 80% adalah buku teks dan 20% adalah jurnal

dan majalah. Setelah itu dilanjutkan dengan verifikasi dan

kemudian dilakukan identifikasi buku serta pengecapan indentitas/

kepemilikan, inventarisasi dan pemberian barcode. Setelah itu

dilakukan pemrosesan tehadap buku yaitu diklasifikasi dan

pengkatalogan, kemudian dilanjutkan input data. Pasca pemrosesan

diberikan kelengkapan buku yaitu label buku, slip tanggal kembali,

kartu buku dan kantong buku. Lalu verifikasi atau disinkronkan

dengan input data sebelumnya, dilanjutkan back-up data dan input

data ke aplikasi yang digunakan (SLIMs), selesai dan diserahkan

ke bagian pelayanan atau sirkulasi.

Sistematika SOP Pengolahan Bahan Pustaka meliputi :

1. Tujuan

2. Deskripsi Kegiatan.

3. Ruang lingkup

4. Daftar istilah dan definisi

5. Sumber Referensi

6. Prosedur dan tanggung jawab

7. Keadaan khusus

8. Dokumentasi

9. Prosedur-prosedur terkait

10. Lampiran

11. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan flowchartnya.

Page 78: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

62

5.1.2. Hambatan yang Dihadapi Dalam Pengimplementasian

Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan

Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta

Bahwa hambatan dalam pengimplementasian Standard

Operating Procedure (SOP) pengolahan bahan pustaka buku di

UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta adalah kendala dalam proses pengolahan bahan

pustaka adalah dari segi keterbatasan peralatan dan kendala dalam

penentuan subyek, dan terlebih lagi pada era perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi yang saat ini sudah mengalami

kemajuan yang cukup pesat sehingga ada tuntutan terhadap

peralatan yang menunjang pekerjaan bagian pengolahan. Karena

hal tersebut sangat berpengaruh pada proses pengolahan bahan

pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Sajanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta.

5.1.3. Upaya Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam

Pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)

Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta

Upaya yang dilakukan dalam rangka mengatasi hambatan-

hambatan yang terjadi dalam pengimplementasian Standard

Operating Procedure (SOP) pengolahan bahan pustaka buku di

Page 79: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

63

UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta adalah dari segi keterbatasan peralatan yaitu dengan

memberdayakan peralatan yang ada dengan semaksimal mungkin,

dan tetap mengajukan anggaran untuk peremajaan dan

penambahan peralatan yang diperlukan. Dan kendala dari segi

kesulitan penentuan subyek adalah dengan mengikutsertakan

petugas pada diklat-diklat dan seminar tentang pengembangan

perpustakaan dan ditambah dengan pembelajaran dari rekan-rekan

tang lebih paham tentang hal tersebut.

5.2. SARAN

Setelah mengamati kondisi di UPT Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta, penulis mengemukakan saran yang

mungkin dapat bermanfaat bagi kelancaran kegiatan di UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta sebagai berikut :

Saran Khusus

1. Untuk bagian pengolahan, hendaknya lebih diperhatikan peralatan-

peralatan penunjang pengolahan bahan pustaka dan dalam penentuan

subyek hendaknya lebih dipahami lagi dengan tujuan agar hasil

pengolahan dapat lebih mudah ditemukan kembali oleh pemustaka.

2. Ruangan di bagian pengolahan sekiranya perlu renovasi karena dirasa

kurang nyaman sehingga memungkinkan dapat berpengaruh kurang

baik terhadap aktifitas pekerjaan di bagian pengolahan.

Page 80: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

64

Saran Umum

1. Perlu adanya sumber tenaga listrik cadangan (genset) dengan tujuan

agar sewaktu-waktu listrik padam aktifitas layanan sirkulasi,

pengolahan, dan layanan internet di perpustakaan tidak terhenti.

2. Petugas perpustakaan hendaknya sering melakukan pengecekan pada

rak buku karena banyak pengunjung yang meletakkan buku di rak

secara sembarangan/ acak.

3. Demi kenyamanan pengunjung dan keawetan bahan pustaka di ruangan

koleksi sebaiknya kipas angin yang ada di ruang koleksi diganti dengan

AC, karena AC dirasa dapat lebih baik dalam meminimalisir debu

dalam ruangan dan koleksi buku di rak.

4. Hendaknya kedisiplinan setiap petugas harus ditingkatkan karena

hampir semua petugas di perpustakaan sering tidak tepat waktu saat

datang/ masuk kerja.