perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)...
-
Upload
nguyenhanh -
Category
Documents
-
view
270 -
download
0
Transcript of perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id STANDARD .../Standard...STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)...
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh
Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) Program Studi Perpustakaan
Oleh :
ANDRIAN ARIE WIBOWO
D 1809006
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan
di bawah ini :
NAMA : Andrian Arie Wibowo
NIM : D 1809006
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan
Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta
PEMBIMBING : Muhammad Sholihin, S.Ag., S.IP
TANGGAL DIUJI :
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar
karya saya sendiri. Apabila dikemudian hari terbukti bahwa saya ternyata
melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil
pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang
berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 08 Juni 2012
Andrian Arie Wibowo
D 1809006
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PENYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : ANDRIAN ARIE WIBOWO
NIM : D 1809006
Program Studi : Diploma III Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengambangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
Beserta instrumen/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 08 Juni 2012 Yang Membuat Pernyataan
ANDRIAN ARIE WIBOWO D 1809006
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
MOTTO
Keep learning from everyone, everywhere and everything you’ve ever met. [Andrian Arie Wibowo]
A good head and a good heart are always a formidable combination. [Nelson Mandela]
A journey of a thousand miles begins with a single step. [Confucius]
Apabila di dalam diri seseorang masih ada rasa malu dan takut untuk berbuat suatu kebaikan, maka jaminan bagi orang
tersebut adalah tidak bertemunya dia dengan kemajuan selangkah pun. [Bung Karno]
Do all the goods you can, All the best you can, In all times you can, In all places you can, For all creatures you can.
[Anonim]
It is not enough to have a good mind, the main thing is to use it well. [Rene Descrates]
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Karya yang sederhana ini saya persembahkan untuk :
1. Allah SWT yang senantiasa memberikan kemudahan
dan kelancaran dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendoakan dan
memberi dorongan, semangat, dan kasih sayang untuk
saya serta yang selalu memenuhi kebutuhan saya
selama ini.
3. Kakak saya Aan dan Taqdir Tulus yang juga
membantu doa dan biaya, adik saya Qiqi yang juga
selalu membantu doa dan dukungan untuk saya.
4. Teman-teman saya Adit, Arum, Memey, Retno, Atin,
Singgih, Fery, Firman, Fauzi, Andri Uuk, Wikan,
Budi, Intan, Anita, Anis, Nuri, dan semua teman prodi
perpustakaan angkatan 2009, serta teman-teman
lainnya, Wawan, Safi’i, Ma’il, Azis, Bagus, Andi,
Wahyu, Dedy, Heru dan Maria.
5. Staf pustakawan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa, Bu Rubiah, Pak Herlan, Pak Darwanto,
Pak Joko, Pak Rudi, Mas Dori, Pak Wi, Mas Koko,
Bu Tantri, Bu Retno, Bu Mimin, dan Bu Enik.
6. Almamaterku tercinta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur Alhamdulillah selalu penulis panjatkan atas kehadirat Allah
SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis
miliki yang berjudul “STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA.”
Penulisan Tugas Akhir ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi
persyaratan menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan
guna memperoleh gelar vokasi Ahli Madya Program Ilmu Perpustakaan Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa Tugas Akhir
ini tidak dapat selesai tanpa adanya bantuan dan partisipasi dari berbagai pihak.
Untuk itu, atas selesainya Tugas Akhir ini penulis ingin menyampaikan ucapan
terima kasih kepada :
1. Bapak Muhammad Sholihin, S.Ag.,S.IP. selaku pembimbing dalam
penyusunan Tugas Akhir ini yang selalu meluangkan waktu untuk memberi
motivasi, bimbingan, dan juga arahan sampai Tugas Akhir ini selesai serta
selaku penguji II dalam Tugas Akhir ini.
2. Bapak Prof. Drs. Parwito, Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
3. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib. selaku ketua jurusan Program Studi Diploma III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk
melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan.
4. Bapak Drs.Ali, M.Si. selaku penguji I Tugas Akhir.
5. Ibu V. Rubiah selaku Kepala UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk
melaksanakan Kuliah Kerja Magang di UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta serta selaku pembimbing Kuliah
Kerja Magang.
6. Bapak, Ibu dan saudara pustakawan di UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta yang telah banyak memberikan ilmu,
arahan, nasehat, serta bantuan kepada penulis.
7. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah dengan sabar
memberikan banyak ilmu pengetahuan dan wawasan kepada penulis.
8. Sahabat-sahabat dan semua teman DIII Perpustakaan angkatan 2009 yang
selalu ada untuk membantu dan memberikan semangat kepada penulis.
9. Semua pihak yang telah membantu penulis untuk menyelesaikan penyusunan
Tugas Akhir ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
Penulis telah berusaha secara maksimal untuk menyempurnakan penulisan
Tugas Akhir ini, namun demikian penulis masih mengharapkan saran dan kritik
yang bersifat membangun dari semua pihak. Akhir kata, penulis mengucapkan
terima kasih dari semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir
ini. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi
pembaca dan semua pihak yang berkepentingan.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.................................................................................... i
HALAMAN PERNYATAAN ..................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ..................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN...................................................................... iv
MOTTO ....................................................................................................... v
HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................. vi
KATA PENGANTAR ................................................................................. vii
DAFTAR ISI ................................................................................................ x
DAFTAR BAGAN ...................................................................................... xiii
DAFTAR TABEL ........................................................................................ xiv
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ......................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................... 5
1.3 Tujuan Penelitian ................................................................... 5
1.4 Metode Pengumpulan Data .................................................... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka ..................................................................... 9
2.1.1 Standard Operating Procedure ................................... 9
2.1.2 Pengolahan Bahan Pustaka ......................................... 10
2.2 Landasan Teori ....................................................................... 12
2.2.1 Standard Operating Procedure (SOP) ....................... 12
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
2.2.2 Pengolahan Bahan Pustaka ......................................... 13
BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA
3.1 Sejarah Berdirinya Perpustakaan ............................................ 23
3.2 Perubahan Penempatan Ruang Perpustakaan ......................... 24
3.3 Visi, Misi, Tujuan Perpustakaan ............................................. 26
3.4 Jaringan Kerjasama Perpustakaan .......................................... 28
3.5 Usaha Peningkatan Kualitas Pustakawan ............................... 29
3.6 Letak Geografi Perpustakaan .................................................. 29
3.7 Estafet Kepemimpinan ............................................................ 30
3.8 Pengelolaan dan Kepemilikan ................................................ 31
3.9 Luas Gedung Perpustakaan ..................................................... 33
3.10 Susunan Organisasi ................................................................. 34
3.11 Rencana Strategi ..................................................................... 35
3.12 Peraturan Perpustakaan ........................................................... 36
3.13 Keanggotaan ............................................................................ 37
3.14 Layanan ................................................................................... 39
3.15 Sanksi ...................................................................................... 43
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Pendahuluan ............................................................................ 44
4.1.1 Perpustakaan ................................................................. 44
4.1.2 Standard Operating Procedure (SOP) ......................... 45
4.1.3 Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) ............. 45
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
4.1.4 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP) ........... 46
4.2 Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan
Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta ......................................................... 47
4.2.1 Pengolahan Bahan Pustaka ........................................... 47
4.2.2 Sistematika Standard Operating Procedure (SOP) ...... 55
4.3 Hambatan yang Dihadapi Dalam Pengimplementasian Standard
Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku di
UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa
Yogyakarta .............................................................................. 57
4.4 Upaya Mengatasi Hambatan-hambatan yang Dihadapi Dalam
Pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)
Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta .............. 58
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ............................................................................. 60
5.2 Saran ....................................................................................... 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR BAGAN
Bagan 1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta .............................................................................. 34
Bagan 2 Proses Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta .................................. 47
Bagan 3 Proses Pengolahan Bahan Pustaka Menurut Materi Kuliah
Katalogisasi 2 oleh Sunarno Universitas Sebelas Maret ............................. 50
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Data Pelayanan Perpustakaan Terhadap Fakultas ..................... 25
Tabel 2. Penataan Ruang ......................................................................... 26
Tabel 3. Data Koleksi .............................................................................. 31
Tabel 4. Data Kepemilikan dan Inventarisasi ......................................... 33
Tabel 5. Data Tenaga Pustakawan 2012 ................................................. 33
Tabel 6. Waktu Kunjungan ..................................................................... 36
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas Kuliah Kerja Magang
Lampiran 2 Surat Keterangan Pengantar Kuliah Kerja Magang
Lampiran 3 Laporan Periodik Minggu ke 1
Lampiran 4 Laporan Periodik Minggu ke 2
Lampiran 5 Laporan Periodik Minggu ke 3
Lampiran 6 Laporan Periodik Minggu ke 4
Lampiran 7 Laporan Periodik Minggu ke 5
Lampiran 8 Laporan Periodik Minggu ke 6
Lampiran 9 Laporan Periodik Minggu ke 7
Lampiran 10 Laporan Periodik Minggu ke 8
Lampiran 11 Laporan Periodik Minggu ke 9
Lampiran 12 Penilaian Kuliah Kerja Magang
Lampiran 13 Sertifikat Kuliah Kerja Magang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi saat ini telah berdampak pada
perubahan lebih baik pada perpustakaan maupun perilaku pemustakanya.
Seiring dengan perubahan tersebut, maka dalam kegiatannya perpustakaan
perlu membuat dan menerapkan Standard Operating Procedure (SOP)
secara baik. Inti dari adanya SOP di perpustakaan dapat dijadikan sebagai
alat untuk mengendalikan segala kegiatan di perpustakaan agar sesuai
dengan prosedur yang berlaku. Pengolahan bahan pustaka perpustakaan
merupakan proses kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan,
pengorganisasian dan pengawasan bahan perpustakaan. Tujuannya adalah
untuk membuat sarana temu kembali dalam sistem katalog. Sarana
tersebut disusun menurut susunan yang baku untuk mempermudah
pengguna menemukan kembali informasi yang diinginkan secara cepat
dan tepat. Proses pengolahan meliputi pengkatalogan deskriptif,
pengindeksan subjek, pemberian nomor panggil yang menunjukkan tempat
dokumen dalam susunan bahan dan pemberian perlengkapan fisik bahan
perpustakaan.
Pengkatalogan deskriptif merekam data bibliografis, terutama yang
diperoleh dari fisik bahan perpustakaan, antara lain: pengarang, judul,
tempat dan tahun terbit, jumlah halaman, dsb. Deskripsi bibliografis yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
dihasilkan dalam pengkatalogan deskriptif memberikan sajian dokumen
ringkas yang membedakan satu dokumen dari dokumen lain. Dalam
pengkatalogan deskriptif juga ditentukan tajuk entri sebagai titik akses
(acces point) untuk dapat mendekati segi bibliografis dari dokumen
terkait. Pada umumnya nama pengarang ditentukan sebagai tajuk entri
utama, yaitu tajuk entri utama yang berfungsi sebagai titik akses
pengarang. Selain titik akses pengarang, juga diperlukan titik akses judul
dan subjek yang pada entri tambahan dicantumkan sebagai tajuk entri
tambahan.
Deskripsi bibliografis harus dilengkapi dengan deskripsi indeks
agar diperoleh cantuman bibliografi yang lengkap sebagai sajian ringkas
dari dokumen terkait. Deskripsi indeks merupakan titik akses subjek untuk
mendekati aspek intelektual. Penentuan titik akses subjek dikerjakan
dalam praktek pengindeksan subjek.
Dalam pengolahan bahan perpustakaan, praktek pengindeksan
subjek meliputi klasifikasi dan penentuan tajuk subjek. Dalam hal ini,
klasifikasi adalah kegiatan pengindeksan subjek yang menghasilkan
nomor kelas atau notasi sebagai deskripsi indeks. Sedangkan tajuk subjek
adalah deskripsi indeks yang dihasilkan dalam pengindeksan subjek yang
lebih dikenal umum sebagai pengkatalogan subjek.
Nomor kelas atau notasi digunakan sebagai titik akses subjek
dalam katalog subjek berkelas. Selain itu, nomor kelas dapat juga
digunakan untuk menyusun bahan perpustakaan dalam penempatan yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
sistematis (penempatan relatif). Sedangkan tajuk subjek hanya dapat
digunakan sebagai titik akses subjek dalam katalog subjek berabjad.
Penentuan titik akses subjek, baik yang berupa nomor kelas
maupun tajuk subjek, selalu harus diawali dengan analisis subjek. Melalui
analisis subjek, kandungan intelektual dokumen ditentukan subjeknya.
Kemudian, dengan menggunakan alat bantu seperti skema klasifikasi dan
daftar tajuk subjek, nomor kelas dan tajuk subjek ditentukan sesuai dengan
titik akses yang diinginkan.
Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa merupakan
perpustakaan yang menyediakan berbagai informasi yang lengkap, up-to-
date, akurat dan terpercaya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan
membangun manusia berjiwa Tamansiswa sesuai dengan Azas
Tamansiswa yang mana untuk mewujudkan semua itu harus
memperhatikan Standar Operasional Prosedur yang berlaku khususnya
pada pengolahan bahan pustaka.
Pengolahan bahan pustaka bertujuan mengolah bahan perpustakaan
secara taat asas untuk memudahkan penelusuran informasi. Untuk itu
Standard Operating Procedure (SOP) sangat diperlukan dalam proses
pengolahan bahan pustaka buku perpustakaan. Adapun alur atau urutan
proses dalam pengolahan bahan pustaka buku di Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa yaitu ketika buku datang atau buku masuk
maka dilakukan identifikasi yang kemudian dilanjutkan dengan
pengecapan terhadap buku tersebut. Langkah berikutnya inventarisasi dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
pemberian barcode. Kemudian pemrosesan yaitu pengklasifikasian dan
pengkatalogan yang dilanjutkan dengan input data, setelah pemrosesan
berlanjut dengan pasca pemrosesan yaitu pemberian kelengkapan buku
(label buku, date due slip/ slip tanggal kembali, kartu buku, dan kantong
buku). Kemudian dilanjutkan dengan verifikasi data, back up data, dan
terakhir input ke database software SLIMs.
Latar belakang yang mendasari pentingnya Standard Operating
Procedure (SOP) adalah agar segala operasional kegiatan dapat dilakukan
dengan konsisten dan berkesinambungan informasinya antara mekanisme
kegiatan yang satu dengan yang lainnya, dan dengan berlatar belakang dari
proses pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa seperti yang tertulis diatas, maka penulis
mengambil tema tentang “STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP) PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA BUKU DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA
TAMANSISWA YOGYAKARTA”, dengan harapan pengolahan bahan
pustaka yang sudah cukup baik ini dapat menjadi lebih baik lagi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
1.2. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mengambil beberapa
rumusan masalah mengenai Standard Operating Procedure (SOP)
pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
1) Bagaimanakah Standard Operating Procedure (SOP) pengolahan
bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa
Yogyakarta?
2) Apakah hambatan-hambatan yang dihadapi dalam
pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)
pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta?
3) Bagaimana upaya mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam
pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)
pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penulis mengangkat tema Standard Operating Procedure
(SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
1) Untuk mengetahui deskripsi dari Standard Operating Procedure
(SOP) pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
2) Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam
pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)
pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
3) Untuk mengetahui upaya-upaya mengatasi hambatan-hambatan yang
dihadapi dalam pengimplementasian Standard Operating Procedure
(SOP) pengolahan bahan pustaka buku di Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Penulis melakukan pengumpulan data atau pengamatan pada saat
Kuliah Kerja Magang Pusdokinfo yang dilaksanakan selama sembilan
minggu yakni mulai tanggal 13 Februari sampai 13 April 2012, bertempat
di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa, Jl.Batikan,
Tempel, Wirogunan UH.III/No.2 Umbulharjo, Yogyakarta. Telp.(0274)
387841, 550570, 551387. Web : http://perpus.ustjogja.ac.id. Adapun
pelaksanaan Kuliah Kerja Magang Pusdokinfo di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta dimulai hari Senin –
Jumat, pukul 08.00 WIB – 15.30 WIB.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Kegiatan pengumpulan data merupakan bagian yang sangat penting
dalam setiap bentuk penelitian. Oleh karena itu berbagai hal yang
merupakan bagian dari keseluruhan proses pengumpulan data harus benar-
benar dipahami oleh setiap peneliti. Kurang mantapnya pemahaman
peneliti mengenai landasan keyakinan teori yang mewarnai proses
pengumpulan data penelitian kualitatif akan sering menyesatkan arah
penelitian dan mengaburkan karakteristik atas dasar paradigma
penelitiannya. Penelitian kualitatif dilandasi strategi pikir fenomenologis
yang bersifat lentur dan terbuka dengan menekankan analisis induktif yang
meletakkan data penelitian bukan sebagai alat dasar pembuktian tetapi
sebagai modal dasar bagi pemahaman, maka proses pengumpulan data
merupakan kegiatan yang lebih lentur dan dinamis. Data yang dikaji bukan
ditentukan oleh teori prediktif dengan kerangka pikiran yang pasti, tetapi
berdiri sebagai realita yang merupakan elemen dasar dalam membentuk
teori yang kemudian disusun dan dirumuskan. (Sutopo H.B, 2002:47-48)
Sumber data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beragam jenis,
bisa berupa orang, peristiwa dan tempat atau lokasi, benda, serta dokumen
atau arsip. Beragam sumber data tersebut menuntut cara atau teknik
pengumpulan data tertentu yang sesuai, guna mendapatkan data yang
diperlukan untuk menjawab permasalahannya. Adapun strategi
pengumpulan data dalam penelitian kualitatif secara umum dapat
dikelompokkan ke dalam dua cara, yaitu metode atau teknik pengumpulan
data yang bersifat interaktif dan noninteraktif (Goetz & LeCompte, 1984).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Metode interaktif meliputi wawancara mendalam, observasi berperan
dalam beberapa tingkatan, dan focus group discussiom. Sedangkan yang
noninteraktif meliputi kuesioner, mencatat dokumen atau arsip (content
analysis), dan juga observasi tak berperan. (Sutopo H.B, 2002:58)
Untuk menghimpun informasi demi kelengkapan penyusunan
Tugas Akhir ini, maka metode pengumpulan data yang digunakan penulis
adalah Metode Kualitatif. Penulis melakukan pengamatan secara langsung
dan dalam melakukan pengumpulan data, penulias lebih memfokuskan
pada data kualitas di tempat pelaksanaan Kuliah Kerja Magang Pusdokinfo
di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1. TINJAUAN PUSTAKA
2.1.1. Standard Operating Procedure (SOP)
Dalam menjalankan operasional perpustakaan,
diperlukan Standard Operating Procedure (SOP) agar pekerjaan
di perpustakaan dapat berjalan sesuai tujuan secara efektif dan
efisien. Standard Operating Procedure (SOP) memuat langkah
operasional guna menuntaskan suatu tugas dengan cepat, tepat
waktu dan tepat biaya, mengatur apa yang harus dikerjakan,
siapa yang mengerjakan, kapan harus dilaksanakan, bagaimana
mengerjakannya, melibatkan alat/ peralatan apa, yang secara
disiplin diterapkan, dan dievaluasi pada waktu-waktu tertentu
dalam rangka meningkatkan produktivitas kerja agar lebih
efektif dan efisien. Dan juga merupakan salah satu alat untuk
menilai kinerja organisasi atau pun karyawan pelaksana.
Menurut Atik Purwanti (2011:1) dalam Tugas Akhir
yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dokumen Standar
Operasional Prosedur (SOP) Pada Bagian Document Control di
PT Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo”
menyimpulkan bahwa Standard Operating Procedure (SOP)
merupakan suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk
mencapai tujuan organisasi. Setiap unit kerja dalam suatu
perusahaan memiliki Standard Operating Procedure (SOP)
sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja
perusahaan dapat dievaluasi dan terukur. Secara umum, SOP
merupakan suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses
dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisien
berdasarkan suatu standar yang sudah baku.
Sedangkan menurut Triwulandari (2008:11) dalam
Tugas Akhir yang berjudul “Standard Operating Procedure
(SOP) Pengiriman Barang dan Dokumen PT Birotika Semesta
DHL Express Surakarta” menyimpulkan bahwa Standard
Operating Procedure (SOP) adalah kebijakan yang dibuat oleh
suatu perusahaan demi kelancaran, keamanan dan ketepatan
waktu pengiriman barang serta dokumen dengan melewati
tahapan/ prosedur yang telah ditetapkan.
2.1.2. Pengolahan Bahan Pustaka
Perpustakaan, disamping berfungsi sebagai penyalur
informasi, dikatakan juga sebagai pusat informasi karena
menyimpan wadah-wadah informasi tersebut. Bahan pustaka
berupa buku dan non-buku yanng dihimpun oleh perpustakaan
disebut koleksi, koleksi tersebut perlu diolah sebelum disajikan
kepada masyarakat pemakainya. Pengolahan bahan pustaka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
harus baik agar setiap bahan pustaka dapat dengan mudah dan
cepat dicari dan ditemukan kembali pada waktu yang
dibutuhkan.
Menurut Betty Gustyaratni (2007:1-2) dalam Tugas
Akhir yang berjudul “Proses Pemasukan Data Pada Pengolahan
Bahan Pustaka Buku di Perputakaan Fakultas Ekonomi
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta” menyimpulkan bahwa
pengolahan bahan pustaka merupakan kunci dari terbentuknya
suatu informasi yang akurat dan siap didayagunakan oleh
pengguna, pengolahan yang baik dan akurat terhadap data pada
perpustakaan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna secara lengkap tanpa proses yang sulit.
Pengolahan bahan pustaka dan berbagai informasi yang
merupakan komponen vital suatu perpustakaan harus benar-
benar diolah dan diproses sehingga dapat didayagunakan secara
maksimal oleh user.
Sedangkan menurut Asri Kenastiti (2010:9) dalam Tugas
Akhir yang berjudul “Manajemen Pengolahan Bahan Pustaka di
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta”
menyimpulkan bahwa pengolahan bahan pustaka memiliki arti
kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengolah dan
mengembangkan semua jenis koleksi pustaka. Kegiatan tersebut
meliputi kegiatan inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
pengindeksan subjek. Tujuan dari pengolahan bahan pustaka
buku itu sendiri dalam suatu perpustakaan adalah supaya
informasi tentang bahan pustaka atau bahan lainnya yang ada di
perpustakaan dikumpulkan menurut sistem tertentu dan dikelola
secara tepat. Dengan demikian pemakai perpustakaan dapat
dengan mudah menelusuri dan mendapatkan informasi atau
bahan pustaka yang diperlukan.
2.2. LANDASAN TEORI
2.2.1. Standard Operating Procedure (SOP)
Menurut Rudi M Tambunan (2008:400-403) “Standard
Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang berisi
prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas
pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu
organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan
sistematis”. Dalam penyusunan Standard Operating Procedure
(SOP), tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya
Standard Operating Procedure (SOP), karena Standard
Operating Procedure (SOP) digunakan oleh berbagai macam
orang untuk tujuan yang berbeda, dengan tetap harus lengkap
dan akurat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Walaupun demikian, Standard Operating Procedure
(SOP) yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana,
dengan demikian sebuah prosedur kerja yang panjang dapat
dibagi menjadi 2-3 Standard Operating Procedure (SOP),
(seperti dipisahkan menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap
Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian).
2.2.2. Pengolahan Bahan Pustaka
1. Pengertian Pengolahan Bahan Pustaka
Menurut Buku Pedoman Prosedur Operasi Standar
Perpustakaan Perguruan Tinggi (2007 : 57) “Pengolahan bahan
perpustakaan merupakan proses kegiatan yang berkaitan
dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan bahan
perpustakaan yang bertujuan membuat sarana temu kembali
dalam sistem katalog.” Sarana tersebut disusun menurut
susunan yang baku untuk mempermudah pengguna
menemukan kembali informasi yang diinginkan secara cepat
dan tepat. Proses pengkatalogan meliputi pengkatalogan
deskriptif, pengindeksan subjek, pemberian nomor panggil
yang menunjukkan tempat dokumen dalam susunan bahan dan
pemberian perlengkapan fisik bahan perpustakaan.
Pengkatalogan deskriptif merekam data bibliografis, terutama
yang diperoleh dari fisik bahan perpustakaan, antara lain:
pengarang, judul, tempat dan tahun terbit, jumlah halaman,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
dsb. Deskripsi bibliografis yang dihasilkan dalam
pengkatalogan deskriptif memberikan sajian dokumen ringkas
yang membedakan satu dokumen dari dokumen lain. Dalam
pengkatalogan deskriptif juga ditemukan tajuk entri sebagai
titik akses (access point) untuk dapat mendekati segi
bibliografis dari dokumen terkait. Pada umumnya nama
pengarang ditentukan sebagai tajuk entri utama, yaitu tajuk
entri utama yang berfungsi sebagai titik akses pengarang.
Selain titik akses pengarang, juga diperlukan titik akses judul
dan subjek yang pada entri tambahan dicantumkan sebagai
tajuk entri tambahan. Deskripsi bibliografis harus dilengkapi
dengan deskripsi indeks agar diperoleh cantuman bibliografi
yang lengkap sebagai sajian ringkas dari dokumen terkait.
Deskripsi indeks merupakan titik akses subjek untuk
mendekati aspek intelektual, dan penentuannya dikerjakan
dalam praktek pengindeksan subjek. Dalam pengolahan bahan
perpustakaan, praktek pengindeksan subjek meliputi klasifikasi
dan penentuan tajuk subjek. Dalam hal ini, klasifikasi adalah
kegiatan pengindeksan subjek yang menghasilkan nomor kelas
atau notasi sebagai deskripsi indeks. Sedangkan tajuk subjek
adalah deskripsi indeks yang dihasilkan dalam pengindeksan
subjek yang lebih umum dikenal sebagai pengkatalogan
subjek. Nomor kelas atau notasi digunakan sebagai titik akses
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
subjek dalam katalog subjek berkelas. Selain itu, nomor kelas
dapat juga digunakan untuk menyusun bahan perpustakaan
dalam penempatan yang sistematis (penempatan relatif).
Sedangkan tajuk subjek hanya dapat digunakan sebagai titik
akses subjek dalam katalog subjek berabjad. Penentuan titik
akses subjek, baik yang berupa nomor kelas maupun tajuk
subjek, selalu harus diawali dengan analisis subjek. Melalui
analisis subjek, kandungan intelektual dokumen ditentukan
subjeknya. Kemudian dengan menggunakan alat bantu seperti
skema klasifikasi dan daftar tajuk subjek, nomor kelas dan
tajuk subjek ditentukan sesuai dengan titik akses yang
diinginkan. Pengindeksan subjek meliputi pembuatan analisis
subjek, penentuan nomor kelas dan tajuk subjek.
Sedangkan yang dimaksud dengan pengolahan adalah
Kegiatan mengolah berbagai macam bahan koleksi yang
diterima perpustakaan berupa buku, majalah, buletin, laporan,
skripsi atau tesis, penerbitan pemerintah, surat kabar, atlas,
manuskrip, dan lain sebagainya, agar menjadi dalam keadaan
siap untuk :
a. Diatur pada tempat-tempat tertentu;
b. Disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang
berlaku;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
c. Dipergunakan oleh siapa saja yang memerlukan (para
pengunjung perpustakaan). (Sumardji, 1990:11)
Sedangkan menurut Sutarno (2005:103) menyatakan,
“Pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan
serangkaian pekerjaan dilakukan sejak bahan pustaka diterima
perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai.”
2. Proses Pengolahan Bahan Pustaka
Menurut Qolyubi (2003:126-165), proses pengolahan
bahan pustaka meliputi : inventarisasi, memberi stempel hak
milik perpustakaan, stempel inventarisasi, klasifikasi,
katalogisasi, kelengkapan fisik buku antara lain label buku,
lembar tanggal kembali, kartu buku, kantong kartu buku.
Menurut Sulistyo dkk (2009:3.11) proses pengolahan
bahan pustaka meliputi : inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi,
pembuatan kartu, kantong, dan label bahan pustaka.
a. Inventarisasi
Qolyubi (2003:126) menyatakan, “Inventarisasi
bahan pustaka merupakan pencatatan bahan-bahan pustaka
yang dimiliki oleh suatu perpustakaan ke dalam buku
induk.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Kegiatan inventarisasi mempunyai manfaat,
menurut Qolyubi (2003:126) manfaat inventarisasi antara
lain :
1) Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada tahun-tahun berikutnya.
2) Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang dimiliki.
3) Memudahkan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki.
Sistem penomoran dalam inventarisasi bahan
pustaka menurut Qolyubi (2003:128) ada dua macam, yaitu
sebagai berikut :
1) Nomor inventaris dimulai dari nomor 1, 2, 3, 4, dan seterusnya, sesuai dengan urutan bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan tanpa memperhatikan pergantian tahun. Dengan sistem ini, bahan pustaka yang dimiliki suatu perpustakaan dapat dengan mudah diketahui setiap saat, kerena nomor urut terakhir menunjukkan jumlah koleksi yang dimiliki. Akan tetapi untuk mengetahui penambahan bahan pustaka setiap tahun, perlu dihitung selisih nomor inventaris akhir tahun yang bersangkutan dengan nomor inventaris akhir tahun sebelumnya atau sesudahnya.
2) Nomor inventaris berganti setiap tahun. Dengan sistem ini berarti setiap awal tahun nomor inventaris akan dimulai dengan angka satu. Dengan menggunakan sistem ini penambahan bahan pustaka setiap tahun dapat dengan mudah diketahui, tetapi jumlah keseluruhan bahan pustaka yang dimiliki suatu perpustakaan tidak dengan mudah dapat diketahui. Untuk mengetahui jumlah keseluruhan bahan pustaka yang dimiliki, perlu dilakukan penjumlahan dari penambahan bahan pustaka setiap tahunnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Menurut P. Sumardji (1990:18-19) kolom-kolom
yang perlu dibuat dalam buku induk atau inventaris adalah :
1) Kolom nomor urut; 2) Kolom tanggal; 3) Kolom asal buku; 4) Kolom pengarang; 5) Kolom judul; 6) Kolom jumlah eksemplar; 7) Kolom jumlah judul; 8) Kolom harga satuan; 9) Kolom jumlah harga; 10) Kolom macam buku; 11) Kolom bahasa buku; 12) Kolom nomor inventaris; 13) Kolom nomor penempatan; 14) Kolom keterangan.
Menurut Qolyubi (2003:128-129) kolom-kolom
yang perlu dibuat dalam buku induk atau inventaris adalah :
1) kolom tanggal pencatatan atau kolom tanggal penerimaan;
2) kolom nomor inventaris; 3) kolom nama pengarang; 4) kolom judul koleksi; 5) kolom impresium: kota penerbit, nama penerbit, dan
tahun terbit; 6) kolom asal buku, misalnya dari pembelian, wakaf,
hadiah,tukar menukar, dan lain-lain ; · kolom bahasa; · kolom harga, terdiri atas harga satuan dan jumlah; · kolom sandi pustaka, terdiri atas nomor klasifikasi,
tiga huruf pertama pengarang yang lazimnya dibalik, huruf pertama judul bahan pustaka, nomor jilid, dan nomor eksemplar koleksi;
· kolom keterangan, yang berfungsi mencatat hal-hal yang penting yang belum termuat dalam kolom-kolom sebelumnya.
Penulisan kolom inventaris menurut P. Sumardji dan
Qulyabi Syihabuddin dapat disimpulkan bahwa penulisan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
kolom pada buku inventaris pada dasarnya sama, tetapi
letak urutan kolom tidak ada aturan tertentu.
b. Pemberian Stempel
Menurut Qolyubi (2003:126-127) pemberian
stempel dibedakan menjadi dua yaitu :
1) Stempel Hak Milik Perpustakaan Setiap bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu
perpustakaan hendaknya diberi stempel perpustakaan sebagai bukti kepemilikan. Pemberian stempel perpustakaan diletakkan pada salah satu halaman di bagian depan, di bagian tengah, dan dibagian belakang bahan pustaka, tergantung dari kebijakan pustakawan masing-masing. Tempat halaman-halaman yang diberi stempel hendaknya tetap atau konsisten. Pemberian stempel jangan sampai mengganggu tulisan dan diusahakan pada halaman-halaman yang mudah terlihat.
Sehingga setiap perpustakaan perlu memberi stempel perpustakaan di salah satu halaman bahan pustaka secara tetap sebagai kode rahasia. Penentuan salah satu halaman yang selalu diberi stempel antara perpustakaan yang satu dengan perpustakaan lainnya tidak selalu sama. Bentuk stempel perpustakaan yang digunakan tidak ada ketentuan, apakah berbentuk bulat, elips, segitiga, empat persegi panjang, ataupun bujur sangkar.
2) Stempel Inventarisasi
Di samping pemberian stempel hak milik perpustakaan, koleksi bahan pustaka yang diterima perlu diberi stempel inventarisasi. Stempel ini biasanya dibubuhkan pada halaman judul atau halaman balik judul, tanpa menggangu teks yang ada. Stempel inventarisasi berisi kolom data tanggal penerimaan, asal perolehan, nomor inventaris, dan kode atau sandi pustaka. Bentuk stempel inventarisasi biasanya empat persegi panjang dengan kolom-kolom kosong.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
c. Klasifikasi
Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis dari pada sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. (Towa P. Hamakonda,1998:1).
Adapun manfaat klasifikasi menurut Sulistyo (2009:3.26)
adalah :
1) Memudahkan penempatan dan pencarian atau penemuan kembali bahan pustaka;
2) Memungkinkan bagi pustakawan untuk mengembangkan maupun menyiangi koleksi perpustakaanya;
3) Menuntun pustakawan cara berfikir yang sistematis dan teratur;
4) Memudahkan pustakawan dalam membuat bibliografi bidang tertentu;
5) Menuntun pengguna untuk menentukan subyek-subyek tertentu yang sedang dikajinya.
Sistem pengelompokan koleksi perpustakaan terdapat beberapa macam cara menurut Qolyubi (2003:165) antara lain : 1) Pengelompokan atau klasifikasi artifisial, yaitu sistem
pengelompokan koleksi berdasarkan ukuran, warna, ataupun data fisik lainnya.
2) Pengelompokan atau klasifikasi fundamental, yaitu sistem pengelompokan koleksi berdasarkan subyek.
d. Katalogisasi
Katalog adalah daftar buku-buku dengan segenap
keterangan kelengkapannya (data bibliografinya) dari buku
yang di daftarnya itu. Sedangkan katalogisasi adalah proses
pembuatan katalog. (Pawit M. Yusuf, 2007:45)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Pengertian katalogisasi menurut Sutarno,
(2005:105) adalah :
“Katalogisasi adalah membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup antara lain pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi, dan lain sebagainya.”
Salah satu kegiatan pokok dalam pengelolaan
perpustakaan adalah katalogisasi (cataloguing), yaitu
proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat
dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog. (Qolyubi,
2003:2003)
Fungsi umum dari katalog menurut Yusuf,
(2007:46) antara lain :
1) Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan simbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil.
2) Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subyek buku yang bersangkutan, ke dalam satu tempat khusus di perpustakaan guna memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan.
3) Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Misalnya orang bisa mencari buku dengan hanya mengetahui nama pengarangnya saja sementara judul dan keterangan lainnya lupa. Atau orang juga bisa mencari suatu buku hanya dengan melalui judul buku saja tanpa mengetahui nama pengarangnya. Juga hal tersebut bisa dilakukan melalui subyek dari buku yang bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
e. Kelengkapan Bahan Pustaka
Sutarno NS, (2005:106) menyatakan bahwa :
“Kelengkapan koleksi bahan pustaka antara lain : label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog (judul, pengarang, pengarang tambahan, subyek, seri, dan kartu katalog tambahan), sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan.”
Menurut Qolyubi, (2003:151), setelah buku
dibuatkan katalog langkah selanjutnya adalah :
1) Label buku, dibuat dengan ukuran 3 x 4 cm (dari kertas). Pada label tersebut dicantumkan nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang (tajuk), dan huruf awal judul. Pada label ini dapat ditambahkan kopi ke beberapa, jilid, dan (ada perpustakaan yang dicantumkan) tahun terbit. Kemudian, label ditempelkan pada punggung buku kira-kira tiga sentimeter dari bawah.
2) Lembar tanggal kembali, terbuat dari kertas buram kira-kira ¼ folio, berisi catatan nomor anggota dan tanggal wajib pengembalian. Lembar tanggal kembali ini ditempelkan pada akhir halaman atau sampul akhir dari buku. Gunanya untuk mengingatkan peminjam tanggal pengembalian koleksi yang dipinjam.
3) Kartu buku, terbuat dari kertas manila (berwarna). Kartu buku itu berisi nomor-nomor inventaris, nama pengarang, judul dan sandi pustaka, nomor anggota/ nama peminjam, dan tanggal peminjaman. Kartu ini diletakkan pada bagian dalam sampul buku. Apabila buku dipinjam, data peminjam ditulis pada kartu buku itu, lalu disimpan pada kotak, sesuai dengan tanggal pengembaliannya.
4) Kantong kartu buku, sering disebut kantong buku, terbuat dari kertas geseng, dapat dibuat bentuk segi tiga atau segi empat. Kantong buku berguna untuk tempat kartu buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
BAB III
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA
0.1. Sejarah Berdirinya UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta
UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa berdiri
sejak tahun 1956 seiring dengan berdirinya Perguruan Tinggi Tamansiswa
yang semula bernama Taman Prasarjana yang didirikan oleh Ki Hajar
Dewantara. Semula perpustakaan bernaung dibawah urusan Bagian
Pendidikan Majelis Luhur persatuan Tamansiswa yang pengelolanya saat
itu masih bersamaan dengan perpustakaan Dewantara Kirti griya yang
sekarang menjadi Museum Pribadi Ki Hajar Dewantara Kirti Griya.
Seiring dengan berkembangnya Fakultas dan program studi Taman
Prasarjana tersebut maka perpustakaan kemudian dipisahkan menjadi dua
yaitu Perpustakaan Dewantara Kirti Griya yang berlokasi di Jalan
Tamansiswa 121 di komplek Pendopo Tamansiswa di sebelah utara dan
yang satu masih bernama Taman Pustaka Prasarjana yang berlokasi di
komplek Pendopo Tamansiswa di sebelah selatan yang pada jaman
dahulu masih bersebelahan dan berdekatan dengan sekolahan Fakultas
Hukum dan Sejarah Taman Prasarjana yang dalam perkembangannya
menjadi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
Dari awal berdirinya UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa hingga saat ini tahun 2012 telah mengalami perubahan dan
perkembangan sangat pesat seiring dengan berkembangnya dan
bertambahnya Program Studi yang ada. Dalam melayani pengguna atau
pencari Informasi kini telah menggunakan aplikasi Teknologi Informasi
yaitu dengan menggunakan program Aplikasi software open source
berbasis web sehingga akan mempermudah dalam penelusuran dan
pelayanan informasi. Dengan penggunaan program yang akan
dikembangkan melalui jaringan antar unit maka mahasiswa dapat mencari
informasi tanpa harus mengunjungi perpustakaan dari unit satu ke unit
yang lain, sedangkan informasi yang berkaitan dengan laporan-laporan
pun menjadi lebih mudah dipantau oleh pimpinan yang berwenang
sebagai yang memiliki hak akses di perpustakaan.
3.2. Perubahan Penempatan Ruang Perpustakaan UPT Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa :
1. Dari awal th. 1956 - ... di jalan Tamansiswa 121 sebelah selatan
Pendopo Agung Tamansiswa
2. Tahun 1976 – 1990 menempati gedung baru lantai 2 sebelah selatan
Pendopo Agung Tamansiswa
3. Tahun 1990 – 2000 menempati ruang kuliah lantai 1 di kompleks
kampus FKIP Tuntungan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
4. Tahun 2000 – sekarang menempati ruang kuliah lantai 1 dan 2 di
komplek kampus Tempel Wirogunan.
Tabel 1 Pelayanan Perpustakaan terhadap Seluruh Sivitas Akademika,
Jumlah Fakultas dan Program Studi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Tahun 2012
Fakultas Program Studi Unit/Ruang Alamat FKIP 1. Program Studi
Pendidikan Bahasa Indonesia
2. Pendidikan Bahasa Inggris
3. Pendidikan Seni Rupa
4. Pendidikan Matematika
5. Pendidikan Fisika
6. Pendidikan Teknik Mesin
7. Pendidikan PKK 8. Pendidikan IPA 9. Pendidikan
PGSD
Unit I Lantai I : 5 orang Lantai II : 2 orang
UPT Perpustakaan Pusat Unit I Jl. Batikan No. 2 Tempel Wirogunan, Umbulharjo Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-387841
Fakultas Ekonomi
10. Manajemen Ekonomi
11. Akuntansi 12. Magister
Management
Unit II Lantai I : 1 orang
UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 121 Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-550570
Fakultas Pertanian
13. Agroteknologi 14. Agrobisnis
Fakultas Teknik
15. Teknik Industri 16. Teknik Sipil
Unit III Lantai III : 1 orang
UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 157 yogyakarta Nomor Telepon : 0271-553187
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Fakultas Psikologi
17. Psikologi
Pasca Sarjana
18. Magister Bahasa Inggris
19. Magister Pendidikan
20. Magister Evaluasi Penelitian
Unit III Lantai III : 1 orang
UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 157 Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-553187
Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012
Tabel 2 Pembagian Ruang
No Keterangan Jumlah Petugas Unit 1 1. Ruang Sirkulasi
2. Ruang Ketamansiswaan 3. Ruang Kepala 4. Ruang Pengolahan 5. Ruang Gudang 6. Ruang Referensi 7. Ruang Skripsi
2 - 1 2 - 2 1
Unit II 1. Ruang Sikulasi 2. Ruang Skripsi 3. Ruang Gudang
1 - -
Unit III 1. Ruang Sirkulasi 2. Ruang Skripsi
1 -
Jumlah 10 Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012
0.3. Visi, Misi, Tujuan
Agar langkah-langkah kegiatan yang dilaksanakan dapat terarah
maka perpustakaan menggunakan arah kebijakan yang telah ditentukan
dengan mempunyai Visi dan Misi perpustakaan, sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
1. Visi :
Mewujudkan UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta sebagai sumber Infomasi Berbasis
Teknologi, Pengembangan Ilmu Pengetahuan, dan melestarikan
terhadap ajaran hidup Tamansiswa.
2. Misi :
a. Menyediakan berbagai informasi yang lengkap, up-to-date,
akurat dan terpercaya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan
dan membangun manusia berjiwa Tamansiswa sesuai dengan
Azas Tamansiswa.
b. Meningkatkan minat akses mahasiswa, dosen dan masyarakat
luas terhadap koleksi dan informasi UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
c. Selalu berusaha meningkatkan kompetensi Sumber Daya
Manusia Perpustakaan.
3. Tujuan :
Guna mengimplementasikan visi dan misi, UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta memiliki tujuan
sebagai berikut :
a. Meningkatkan sumber daya informasi perpustakaan yaitu buku-
buku teks, buku-buku referensi dan ketamansiswaan dan
sumber-sumber informasi lain sebagai rujukan untuk
mengembangkan ilmu pengetahuan 3% tahun.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
b. Meningkatkan pertumbuhan anggota pertahun sebesar 10%
pertahun dan peningkatan akses anggota sebesar 2% perbulan.
c. Menyediakan fasilitas sarana dan prasarana serta perangkat
komputer untuk menunjang informasi berbasis teknologi.
d. Tersedianya tenaga pustakawan profesional, dan terampil
dibidangnya untuk melaksanakan tugas kepustakawanan.
3.4. Jaringan Kerjasama Perpustakaan
Jaringan kerja sama yang telah ada di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta adalah :
1. Jaringan Kerjasama :
a. Jogja library for all, alamat web ; http://jogjalib.ac.id
(sebagai anggota)
b. Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Propinsi DIY
2. Alamat website UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta :
http://pustakaustjogja.ac.id
3. Alamat akses jurnal elektronik oleh dosen dan mahasiswa :
a. Proquest (religion, agronomi, sosiologi, biologi, art),
Username: 08WBPRQ2HK, password: pqdikti
b. Gale-Cengange (Mipa, Humaniora, dan Pendidikan),
Username : kpt05002, password: advance
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
c. EBSO (seluruh bidang ilmu, ekonomi, bisnis dan
kedokteran/midline)
username: ns003859, password, password.
0.5. Usaha Peningkatan Kualitas Pustakawan :
1. Mengikutsertakan pustakawan pada seminar-seminar baik yang di
dalam kota maupun di luar kota.
2. Mengadakan kegiatan pelatihan-pelatihan teknologi informasi
dengan aplikasi TI software open source senayan pada bulan Maret
2011 diikuti oleh seluruh pustakawan, pelatihan bersama dengan
komunitas SLIMS (Software Library Information Manajemen
System) dan akan dilaksanakan pelatihan penyegaran kembali pada
bulan April 2012.
3. Kerjasama dengan yayasan Damandiri dengan alamat web :
http://damandiri.ac.id
4. Tahun 2008 – 2012 sebagai pengurus aktif dalam Forum
Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI) Propinsi DIY
alamat web http://fpptidiy.ac.id
0.6. Letak Geografi Perpustakaan
Dikarenakan lokasi kampus yang tidak terpadu maka dalam
perkembangannya perpustakaan dikembangkan menjadi unit atau tiga
lokasi yang terpisah dengan koleksi menyesuaikan dengan program studi
yang bersangkutan. Hal ini dilakukan karena untuk memberikan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
kemudahan bagi para mahasiswa yang mencari informasi guna kebutuhan
studinya, tiga unit tersebut adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan unit 1 (sebagai unit pusat) berlokasi di Jl. Batikan No. 2
Tempel Wirogunan, Umbulharjo Yogyakarta (berdekatan dengan
kampus FKIP dengan 9 program studi).
2. Perpustakaan unit 2 berlokasi di komplek kampus 2 Jl. Kusumanegara
121 melayani fakultas ekonomi 2 program studi dan fakultas pertanian
2 program studi dan program pasca sarjana Magister Manajemen
dengan 1 program studi.
3. Perpustakaan unit 3 di komplek kampus pusat Jl. Kusumanegara 157
menempati lantai 3 melayani fakultas teknik dengan 2 program studi,
fakultas psikologi 1 program studi dan pasca sarjana magister
pendidikan 3 program studi.
3.7. Estafet Kepemimpinan :
1. Tahun 1956 - ... Nyi Hajar Dewantara
2. Tahun 1975 – 1979 Ki Djunari (Tenaga dari Staf Majelis Luhur
Persatuan Tamansiswa)
3. Tahun 1980 – 1990 Nyi Sutarti, BA.
4. Tahun 1991 – 1993 Nyi Da. Sukarni
5. Tahun 1994 – 2008 Nyi Dra. V. Rubiyah
6. Tahun 2008 – 2011 Nyi Mintarsih, S.Pd.
7. Tahun 2011 – sekarang Dra. V. Rubiyah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
3.8. Pengelolaan Dan Kepemilikan
1. Pengelolaan
Perkembangan penggunaan aplikasi program teknologi informasi
perpustakaan :
a. Awal – 1978 pelayanan manual
b. Tahun 1979 – 2006 penggunaan manual dengan mengacu
aturan klasifikasi ilmu perpustakaan DDC (Decimal Dewey
Clasification) dari edisi 20 ke edisi 21.
c. Tahun 2007 – 2011 (bulan maret) menggunakan program
CDS/ISIS (Winisis Under Window)
d. Tahun 2011 (bulan april – sekarang) menggunakan Software
Opensource Senayan berbasis web.
2. Kepemilikan
a. Kepemilikan Data Koleksi
Tabel 3. Koleksi di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta No. Jenis Judul Eksemplar
1. Buku Teks wajib 7.216 9.833
2. Buku Teks anjuran 10.824 14.824
3. Jurnal Nasional 52 102
4. Jurnal Internasional 21 74
5. Terbitan pemerintah 115 115
6. Majalah dan surat kabar 11 14
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
7. Skripsi S1 16.843 16.843
8. Sarjana Muda 1001 1001
9. Tesis 31 31
10. Penelitian 50 50
11. Karya mahasiswa 158 158
12. Buku-buku
Ketamansiswaan
28 29
Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012
Tabel 4.
Kepemilikan data inventarisasi No Jenis Jumlah 1 Speedy 3 2 Komputer (CPU monitor,
keyboard) 8
3 Printer 6 4 Scanner 1 5 Laptop (Toshiba) 2 6 Handycam 1 7 TV 2 8 DVD 1 9 Rak buku kayu 88 10 Rak buku dari besi 12 11 Meja kantor 14 12 Meja kursi tamu 1 13 Almari kaca untuk display 4 14 Kursi kayu 73 15 Kursi putar 4 16 Kursi dari besi 16 17 Meja baca portable 45 18 Meja kayu panjang 41 19 Filling kabinet 1 20 Almari kaca 17
Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
3.9. Luas Gedung Perpustakaan
1. Unit 1 : 698,5 m2
2. Unit 3 : 70 m2
3. Unit 3 : 68,5 m2
Tabel.5 Tenaga Pustakawan 2012
No Nama/NIY Pangkat/Golon
gan Pendidikan Lama Tugas di
Perpustakaan Tempat Bertugas
1 Dra. V. Rubiyah NIY : 5878019
Penata / III b Studi S2 Perpustakaan
13 tahun Pusat/ Ketua UPT Perpustakaan
2 Sudarwanto NIY :
Pengatur Tk.I/Iid
SLTA + Kursus D1 Perpustakaan
17 tahun Tenaga Teknis (Unit 1)
3 Dwi Retno Marheni
Pengatur Tk. I/Iid
Sarjana Muda Administrasi
18 tahun Pelayanan Referensi (Unit 1)
4 Joko Yuwono Penata/IIIa SLTA 15 tahun Pelayanan Skripsi (Unit 1)
5 Dori Ambogo, A.Md
Pengatur Muda/Iib
D3 Perpustakaan
3 tahun Sirkulasi (Unit 1)
6 Herlan Pengatur Muda/Iic
SLTA 25 tahun Sirkulasi dan Umum (Unit 1)
7 Rudi Istanta Pengatur Tk. I/Iid
SLTA 1 tahun Bidang Administrasi Umum (Unit 1)
8 Dwi Nur Tantri
Penata/IIIa SLTA 3 tahun Sirkulasi (Unit 3)
9 Enik Setyowati
Pengatur Tk.I/Iid
SLTA 25 tahun Sirkulasi (Unit 2)
10 Mintarsih Dewarini Apriati
Penata/IIIa Sarjana Ekonomi
3 tahun Refeensi (Unit 1)
Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
3.10. Susunan Organisasi
Bagan 1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012
Bendahara Sekretaris Pelaksana
REKTOR
Kepala UPT Perpustakaan
PR I
Bidang Pengadaan
Bidang Pengolahan
Bidang PelayananSirkulasi
Administrasi & Dokumen
Layanan Umum
Jaringan Sistem
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
3.11. Rencana Strategi UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta untuk 5 Tahun
1. Tahun 2012 – 2013 (2 Tahun Pertama)
a. Peningkatan koleksi, SDM, dan kerja sama
b. Menambah dan melengkapi sarana dan prasarana
c. Melaksanakan promosi keluar dan ke dalam
d. Menambah tenaga SDM Perpustakaan/ Tenaga Kontrak
e. Melakukan evaluasi secara bertahap/ periodik
2. Tahun 2014 – 2015 Menuju Perpustakaan Digital
a. Perencanaan perpustakaan digital
b. Peningkatan koleksi sumber informasi digital
c. Peningkatan kompetensi kepustakawanan
d. Melakukan evaluasi secara bertahap/ periodik
3. Tahun 2016 Menuju Perpustakaan Yang Mandiri
a. Meningkatkan jaringan kerjasama
b. Mewujudkan SDM yang handal
c. Peningkatkan koleksi aumber daya informasi
d. Melakukan evaluasi secara bertahap/periodik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
3.12. Peraturan UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta NO. 20/UST/PERP/III/2012
Tabel.6 Jam Kunjungan 2012
Perpustakaan Unit
Layanan Kunjungan Biasa Layanan Kunjungan Piket
Unit I 1. Senin : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
2. Selasa : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
3. Rabu : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
4. Kamis : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
5. Jumat : 08.00 – 11.30 wib 13.00 – 15.30 wib
(12.00 – 13.00 wib : istirahat)
1. Sabtu : 08.00 – 15.00 wib
2. Minggu : 11.00 – 15.00 wib
Unit II 1. Senin : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
2. Selasa : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
3. Rabu : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
4. Kamis : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
5. Jumat : 08.00 – 11.30 wib 13.00 – 15.30 wib
(12.00 – 13.00 wib : istirahat)
1. Senin : 18.00 – 21.00 wib
2. Selasa : 18.00 – 21.00 wib
3. Rabu : 18.00 – 21.00 wib
4. Kamis : 18.00 – 21.00 wib
5. Jumat : 15.30 – 19.00 wib
6. Sabtu : 14.00 – 19.00 wib
7. Minggu : 09.00 – 14.00 wib
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Unit III 1. Senin : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
2. Selasa : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
3. Rabu : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
4. Kamis : 08.00 – 12.00 wib 13.00 – 15.30 wib
5. Jumat : 08.00 – 11.30 wib 13.00 – 15.30 wib
(12.00 – 13.00 wib : istirahat)
1. Senin : 16.00 – 20.00 wib
2. Selasa : 16.00 – 20.00 wib
3. Rabu : 16.00 – 20.00 wib
4. Kamis : 16.00 – 20.00 wib
5. Jumat : 16.00 – 20.00 wib
6. Sabtu : 12.00 – 18.00 wib
7. Minggu : 11.00 – 15.00 wib
Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012
0.13. Keanggotaan
1. Anggota Biasa : Mahasiswa Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa, Dosen, dan Karyawan
a. Bagi anggota baru, mengisi formulir anggota biasa dan
menyerahkan pas foto warna ukuran 3x4 cm sebanyak 2
lembar dan membayar biaya kartu anggota Rp.10.000,-
(sepuluh ribu rupiah).
b. Masa keanggotaan untuk mahasiswa adalah jangka waktu satu
semester yang bersangkutan telah tercatat secara resmi sebagai
mahasiswa Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa, dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
melakukan heregistrasi kembali setiap semester dengan
membayar Rp 5.000,-.
c. Masa keanggotaan untuk dosen dan karyawan tetap adalah
jangka waktu dosen dan karyawan tersebut menjadi pegawai
tetap Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.
d. Program-program khusus yang diselenggarakan oleh
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa membayar kartu
anggota biasa perpustakaan sebesar Rp 15.000,- dengan
menunjukan kartu mahasiswa, mengisi formulir aktif anggota
biasa, menyerahkan pas foto warna ukuran 3x4 cm sebanyak 2
lembar.
2. Anggota Alumni: Mahasiswa yang telah lulus.
a. Alumni mengisi formulir aktivasi anggota baca.
b. Menyerahkan fotokopi kartu alumni Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa.
c. Kartu alumni berfungsi sebagai kartu anggota perpustakaan.
3. Anggota Baca
a. Menyerahkan fotokopi kartu mahasiswa atau identitas lain
yang masih berlaku sebanyak 1 lembar.
b. Menyerahkan pas foto berwarna terbaru ukuran 3x4 cm
sebanyak 1 lembar.
c. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 20.000,- dengan
masa keanggotaan 1 semester.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
d. Anggota baca dibuatkan kartu anggota perpustakaan, dan
selanjutnya disebut sebagai kartu anggota baca.
3.14. Layanan :
1. Ketentuan Umum
a. Pengunjung yang dapat masuk ke perpustakaan adalah anggota
biasa, anggota alumni dan anggota baca.
b. Sebelum masuk ke dalam perpustakaan pengunjung wajib
menitipkan tas termasuk tas laptop, jaket, topi, dan sweater di rak
tas yang telah disediakan kecuali laptop, alat tulis dan barang –
barang berharga.
c. Pengunjung wajib berpakaian rapi, tidak boleh memakai kaos
oblong, celana pendek dan sandal jepit.
d. Pengunjung wajib memperlihatkan kartu anggota biasa, kartu
alumni atau kartu anggota baca yang berlaku.
e. Kartu anggota biasa, kartu alumni dan kartu anggota baca tidak
dapat dipergunakan oleh orang lain.
f. Pengunjung diwajibkan memindai kartu anggota biasa, anggota
alumni, dan anggota baca pada alat yang disediakan di pelayanan
pintu pengunjung (mengisi presensi).
g. Pengunjung diizinkan membawa masuk buku-buku cetak,
fotokopian, atau bahan bacaan lainnya milik sendiri dengan
melaporkan kepada petugas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
h. Pengunjung dimohon menjaga kerapian, keutuhan koleksi,
menjaga ketenangan dan ketertiban.
i. Pengunjung tidak diperbolehkan merokok, membawa alat
pemotong, makan dan minum selama di dalam perpustakaan.
j. Pengunjung dimohon mematikan dering handphone selama di
dalam perpustakaan.
2. Layanan Sirkulasi
Koleksi sirkulasi adalah koleksi bahan pustaka buku yang
diberikan kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran koleksi,
peminjaman dan pengembalian.
a. Ketentuan Peminjaman :
1) Buku yang dipinjam adalah buku koleksi sirkulasi.
2) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 3 eksemplar
untuk mahasiswa dan 6 eksemplar untuk dosen dan karyawan
dengan judul yang berbeda.
3) Jangka waktu peminjaman selama 1 minggu untuk
mahasiswa dan dapat diperpanjang satu kali masa
peminjaman, 2 minggu untuk dosen dan karyawan, dan dapat
diperpanjang 1 kali masa peminjamannya.
4) Peminjaman buku menggunakan kartu anggota perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
b. Ketentuan Perpanjangan dan Pengembalian
1) Peminjaman yang akan memperpanjang masa pinjamannya
harus membawa buku dan kartu anggota biasa.
2) Peminjaman atau perpanjangan koleksi tidak dilayani apabila
pengguna belum mengembalikan koleksi yang terlambat dan
belum membayar denda.
3) Buku-buku yang telah habis masa peminjamannya harus
segera dikembalikan.
c. Layanan Referensi dan Skripsi.
1) Kolekesi Ruang Referensi :
a) Koleksi cadangan.
b) Koleksi jurnal.
c) Koleksi referensi.
2) Koleksi terbitan berkala.
a) Skripsi.
b) Tesis.
c) Penelitian-penelitian dosen.
d. Ketentuan Pelayanan Koleksi Referensi dan Skripsi.
1) Koleksi referensi hanya dapat dibaca di tempat dan yang boleh
difotokopi hanya koleksi buku teks saja dengan membayar
biaya perawatan per buku Rp 3000,- dan biaya fotokopi Rp
200,- perlembar.
2) Koleksi yang selesai dibaca diletakkan di rak transit.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
3) Koleksi skripsi, tesis dan penelitian hanya diperbolehkan
dibaca ditempat dan tidak diperbolehkan difotokopi.
e. Layanan Komputer dan Multimedia.
1) Pelayanan Komputer dan Multimedia
Pelayanan komputer dan multimedia berupa
penyediaan fasilitas komputer, TV dan DVD yang dapat
digunakan untuk mengakses koleksi CD yang disediakan oleh
perpustakaan.
2) Ketentuan Pelayanan Komputer dan Multimedia.
a) Pemakai komputer dan multimedia adalah anggota
perpustakaan.
b) Pemakai dapat menggunakan komputer dan multimedia
maksimal selama 2 jam dan dapat diperpanjang jika tidak
ada pengguna berikutnya.
f. Layanan Khusus Ketamansiswaan.
1) Pelayanan khusus ketamansiswaan adalah berupa ruang
yang berupa ruangan yang menggunakan tempat duduk
karpet dan disediakan meja-meja kecil untuk menulis.
2) Ketentuan pelayanan khusus koleksi ketamansiswaan.
a) Pemakai adalah anggota biasa dan alumni serta anggota
baca yang dapat digunakan untuk kegiatan rapat diskusi
dan sarasehan tentang ketamansiswaan dan lain
sebagainya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
b) Pengguna ruang ketamansiswaan untuk keperluan
kegiatan anggota tidak dikenakan biaya, hanya
diharapkan menjaga tata tertib dan peraturan
perpustakaan, dan ketentuan hari dan waktu diharap
memberitahukan terlebih dahulu kepada petugas.
c) UPT Perpustakaan menerima sumbangan koleksi untuk
pengembangan ketamansiswaan.
0.15. Sanksi
1. Dikenakan denda buku atas keterlambatan pengembalian buku per
hari Rp 300,-/ buku.
2. Peminjaman yang menghilangkan buku yang dipinjam diharuskan
mengganti buku yang sama atau memfotokopi buku teks rangkap dua.
3. Bila buku pinjaman robek sampul atau hilang halamannya atau kotor,
peminjam diharuskan memperbaiki seperti semula atau mengganti
buku yang sama.
4. Pelanggaran pada koleksi skripsi dan penelitian berupa memotret,
memfotokopi atau merobek dikenakan proses dan sanksi akademis.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
1.1 Pendahuluan
1.1.1 Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata pustaka, artinya buku atau
kitab. Dalam bahasa Inggris perpustakaan disebut library, dalam
bahasa Belanda disebut bibliotheek, dalam bahasa Perancis
bibliotheque, dalam bahasa Spanyol dan Portugis bibliotheca.
Dari sebutan tersebut pembaca pembaca dapat menduga adanya
akar kata yang sama. Akar kata library adalah liber (bahasa
latin) artinya buku, akar kata bibliotheek adalah biblos juga
artinya buku (Yunani). Sebagai bentuk lanjut perkembangan
akar kata ini, dalam kehidupan sehari-hari sering dikenal
sebutan bible artinya alkitab. Dengan demikian, istilah
perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku atau kitab. Tidaklah
mengherankan bila definisi perpustakaan pun selalu mengacu
pada buku dengan segala aspeknya. Sebagai contoh, definisi
perpustakaan yang muncul dari konsep keterkaitan perpustakaan
dengan buku mengatakan bahwa perpustakaan adalah sebuah
ruangan, bagian atau sub bagian dari sebuah gedung ataupun
gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku,
biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
digunakan untuk anggota perpustakaan. Definisi lain mengacu
pada kumpulan buku atau akomodasi fisik tempat buku
dikumpulsusunkan untuk keperluan bacaan, studi, kenyamanan
maupun kesenangan. Jadi dalam rancangan tempat ini, konsep
perpustakaan mengacu pada bentuk fisik tempat penyimpanan
buku (dalam arti luas) maupun sebagai kumpulan buku yang
disusun untuk keperluan pembaca. (Sulistyo Basuki, 1994;1)
4.1.2 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)
Standard Operating Procedure atau dalam bahasa Indonesia
dikenal dengan Standar Operasional Prosedur/ Pedoman Prosedur
Operasi Standar (POS) yakni memuat prosedur kerja di perpustakaan
secara rinci yang merupakan kegiatan rutin dan berulang-ulang,
tahap demi tahap, sistematis, untuk menghindari resiko kerugian dan
kecelakaan serta dapat digunakan untuk mengevaluasi prosedur kerja
di perpustakaan. Format pedoman operasi ini terdiri dari tujuan,
ruang lingkup, pedoman, prosedur kerja, kualifikasi pekerja, dan
gambar alur kerja.
4.1.3 Tujuan Standard Operating Procedure (SOP)
Adapun tujuan disusunnya Pedoman Standard Operating
Procedure Perpustakaan Perguruan Tinggi ini antara lain untuk :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
1. Mengkomunikasikan pelaksanaan pekerjaan di perpustakaan bagi
pimpinan
2. Sarana pelatihan bagi staf yang baru
3. Acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan
4. Sarana audit sistem informasi perpustakaan
4.1.4 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
Manfaat penyusunan Pedoman Standard Operating
Procedure Perpustakaan Perguruan Tinggi diantaranya agar :
1. Semua staf dapat menghasilkan kinerja yang baik
2. Semua staf dapat melakukan seluruh pekerjaan yang ada di
perpustakaan
3. Semua staf dapat melakukan evaluasi diri terhadap proses
pekerjaan
4. Terciptanya sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan
5. Perpustakaan mampu melakukan audit sistem informasi
perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
4.2 Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku
di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa
Yogyakarta
Definisi Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan
Pustaka adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan
dalam bidang pengolahan bahan pustaka perpustakaan sesuai dengan
prosedur pengolahan pada perpustakaan yang bersangkutan. Pengolahan
bahan pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa
sudah menganut Standar Operasional Prosedur yang ditetapkan.
1.2.1 Bagan Proses Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
Sumber : Sudarwanto selaku petugas bagian pengolahan bahan pustaka
Pengadaan/ Buku masuk
Identifikasi & pengecapan
Inventarisasi & barcode
Selesai
Kelengkapan (kartu buku, label, Pasca Pemrosesan
Back-up data
Verifikasi/ sinkronisasi
Input data
Klasifikasi & katalogisasi Pemrosesan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Penjelasan :
1. Pengadaan/ buku masuk adalah buku baru yang diperoleh perpustakaan
baik itu dari pembelian atau hadiah/ pemberian.
2. Identifikasi adalah pengecekan terhadap buku apakah sesuai dengan
pemesanan atau tidak (khususnya untuk buku pembelian), dan pengecekan
isi atau kondisi dalam buku tersebut apakah baik atau tidak. Sedangkan
pengecapan adalah pemberian cap identitas/ kepemilikan pada bahan
pustaka buku. Adapun bagian yang diberi cap identitas yaitu :
a. Sampul buku, cap identitas/ kepemilikan.
b. Halaman judul, cap identitas/ kepemilikan untuk mengantisipasi
jika sampul depan rusak atau hilang.
c. Sebalik halaman judul, cap kepemilikan/ identitas, cap asal dan cap
inventaris.
3. Inventarisasi adalah pemberian nomor inventaris dan memasukkan data
buku ke database inventaris perpustakaan. Dan barcode yaitu pemberian
kode bar pada buku untuk memudahkan penginputan dan temu kembali di
bagian sirkulasi dengan menggunakan alat khusus.
4. Pemrosesan ada dua langkah, yaitu :
a. Klasifikasi & katalogisasi ; menentukan nomor klas bahan pustaka
buku sedangkan katalogisasi atau pengkatalogan yaitu menentukan
pengarang, subyek, judul, penerbit, tahun terbit dan tempat terbit,
serta kolasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
b. Input data ; memasukkan data bahan pustaka buku ke dalam
database bagian pengolahan bahan pustaka perpustakaan.
5. Pasca pemrosesan adalah pemberian kelengkapan bahan pustaka buku,
adapun kelengkapan bahan pustaka buku yaitu ;
a. Label buku : berisi identitas kepemilikan dan nomor klasifikasi.
b. Slip tanggal kembali : berisi waktu pengembalian buku yang
dipinjam.
c. Kartu buku : berisi identitas kepemilikan, nomor klasifikasi dan
keterangan buku (nomor inventaris, judul, pengarang).
d. Kantong/ saku buku : berfungsi untuk tempat kartu buku.
6. Verifikasi adalah penegecekan ulang yang disinkronkan antara buku
dengan data yang sudah diinput ke dalam database bagian pengolahan.
7. Back-up data adalah membuat salinan data bahan pustaka buku dalam tiga
media, yaitu back-up dalam PC/ komputer, dalam flashdisk dan back-up
dalam CD. Setelah dilakukan back-up, lalu input data ke aplikasi yang
digunakan perpustakaan yaitu SLIMs.
Adapun keterangan dari bagan alur kerja di atas adalah :
Pertama-tama adalah pengadaan bahan pustaka buku yang
sebelumnya sudah dikoordinasikan dengan program studi tentang bahan
pustaka yang dibutuhkan dimana bahan pustaka tersebut terbagi 80% adalah
buku teks (terbitan asing 60%, terbitan dalam negeri 40%), dan 20% adalah
jurnal dan majalah. Setelah bahan pustaka diperoleh, dilanjutkan verifikasi
antara anggaran dana dengan bahan pustaka. Kemudian dilakukan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
identifikasi buku dan pengecapan indentitas/ kepemilikan, inventarisasi dan
pemberian barcode. Setelah itu dilakukan pemrosesan tehadap buku yaitu
diklasifikasi (pemberian nomor klas) dan katalogisasi yang kemudian
dilanjutkan input data. Pasca pemrosesan diberikan kelengkapan buku yaitu
label buku, slip tanggal kembali, kartu buku dan kantong buku. Lalu
verifikasi atau disinkronkan dengan input data sebelumnya, dilanjutkan
back-up data dan input data ke aplikasi yang digunakan (SLIMs), selesai
dan diserahkan ke bagian pelayanan atau sirkulasi.
Pengolahan di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa
relatif lebih simpel jika dibandingkan dengan prosedur pengolahan yang
disampaikan oleh Sunarno pada materi kuliah Katalogisasi 2 DIII
Perpustakaan Universitas Sebelas Maret, berikut ini :
Sumber : materi kuliah Katalogisasi 2 D3 Perpustakaan UNS oleh Sunarno
Cek sesuai daftar
Cap/ Identitas B.P
Statistik laporan
Buku induk/ Inventaris
Verifikasi/ Cek dgn Self list
Katalogisasi
Klasifikasi
Input data/ Holding
Kelengkapan B.P
Kirim ke Bag.Sirkulasi
Pengadaan B.P
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Penjelasan :
1. Pengadaan Bahan Pustaka
Ada beberapa cara memperoleh bahan pustaka, yaitu:
a. Hadiah : bisa berwujud hibah, sumbangan.
b. Tukar menukar : tergantung dari masing-masing pihak, ditentukan
atau tidak.
c. Pembelian, yang perlu diperhatikan sebelum membeli bahan
pustaka adalah :
· Usulan/ kebutuhan pemustaka
· Jenis lembaga induknya
· Besar anggaran yang tersedia
· Prioritas pemustaka
· Jenis bahan pustaka yang dibutuhkan
· Sarana prasarana yang mendukung, berkaitan dengan
pembelian yang mendukung untuk memilih
Langkah yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan pemustaka
adalah :
· Usulan pemustaka (baik tertulis maupun lisan)
· Katalog penerbit (katalog yang diterbitkan oleh penerbit yang
berisi daftar buku yang dijual)
· Menyediakan daftar/ blangko usulan, yang berisi judul,
pengarang, penerbit dan tahun terbit.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
2. Cek daftar kiriman
Bahan pustaka yang telah datang di perpustakaan, pertama kali dilakukan
pengecekan daftar kirimannya, apakah sudah sesuai dengan pesanan yang
diinginkan.
3. Cap/ identitas bahan pustaka
Sesudah dilakukan pengecekan pada bahan pustaka, tahap selanjutnya
adalah pengecapan bahan pustaka yang terletak pada :
a. Cover/ sampul bahan pustaka, cap identitas/ kepemilikan untuk
mengetahui buku tersebut berasal.
b. Bagian halaman judul (bagian belakang yang formasinya lebih
banyak), untuk mengantisipasi bagian sampul luntur/ pada bagian
sampul sobek maupun telah hilang karena bukunya sudah lama.
c. Bagian bawah (kaki buku), untuk mengantisipasi pengambilan
buku tanpa izin.
d. Sebalik halaman judul, cap kepemilikan, cap asal, cap nomor
inventaris.
e. Pada halaman-halaman tertentu tergantung pengelola (seterusnya
sama), untuk mendeteksi jika buku dibawa orang lain.
4. Buku induk/ inventaris
Bahan pustaka yang telah melalui tahap pengecapan akan dimasukkan
dalam buku induk/ buku inventaris, yaitu buku yang berisi daftar nama-
nama buku yang dimiliki perpustakaan tersebut beserta keterangannya dari
awal perpustakaan itu berdiri sampai seterusnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Cara penomoran pada buku inventaris ada 2, yaitu :
a. Cara berkelanjutan : nomor terus dilanjutkan dari awal buku dicatat
sampai seterusnya
b. Cara pertahun
Setiap tahun/ pergantian tahun akan dimulai dari angka 1.
Kelebihannya adalah setiap tahun bisa mengetahui berapa jumlah
yang dimiliki perpustakaan atau berapa jumlah buku yang
bertambah. Kekurangannya jika ingin mengetahui jumlah buku
secara keseluruhan harus menjumlah tiap buku pertahun yang ada.
5. Verifikasi/ cek self-list
Untuk perpustakaan yang sudah menggunakan komputer, cek self-list
dilakukan dengan mengecek pada database.
6. Katalogisasi
Adalah awal proses pengolahan bahan pustaka, suatu pekerjaan di bagian
teknis perpustakaan yang bertanggungjawab atas proses pembuatan dan
perawatan katalog. Proses pembuatan kartu katalog dilakukan sesudah
bahan pustaka benar-benar menjadi milik perpustakaan atau telah
diinventarisir. Proses ini bisa diawali dengan pembuatan T-slip
(Temporary-Slip) yaitu informasi mengenai bahan pustaka yang nantinya
akan menjadi bahan pembuatan kartu utama (Main Entry). Informasi
tersebut dapat dibuat di dalam kertas 1/4 folio dan meliputi :
· Nama pengarang
· Judul
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
· Edisi
· Imprint/ impressium (informasi tentang kota terbit, penerbit dan
tahun terbit)
· Kolasi (informasi tentang jumlah halaman, ada tidaknya ;
bibliografi, indeks, ilustrasi, tabel, dan ukuran buku)
· Anotasi (informasi mengenai judul seri)
· Traicing (informasi lain yang berhubungan dengan berapa banyak
kartu katalog dibuat)
7. Klasifikasi
Adalah penentuan nomor klasifikasi bahan pustaka buku menurut pada
ketentuan-ketentuan pengkasifikasian.
8. Input data/ holding
Adalah proses memasukkan data bahan pustaka yang sudah diolah ke
dalam database bagian pengolahan bahan pustaka perpustakaan.
9. Kelengkapan bahan pustaka
Adalah perlengkapan dalam pengolahan bahan pustaka buku, yaitu label
buku, kartu buku, date due slip/ slip tanggal kembali dan kantong buku.
10. Kirim ke bagian sirkulasi, pekerjaan pengolahan bahan pustaka yang
sudah selesai dikirim ke bagian sirkulasi/ pelayanan.
11. Statistik/ laporan
Adalah statistik yang dibuat petugas pengolahan untuk dilaporkan ke
badan perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
4.2.2 Sistematika SOP Pengolahan Bahan Pustaka meliputi :
1. Tujuan
Menjelaskan apa tujuan dari kegiatan tersebut. Adapun
tujuan dari perancangan SOP di UPT Perpustakaan Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta yaitu untuk mengelompokkan bahan
pustaka berdasarkan kelas dan mempermudah pemustaka untuk
menemukan bahan pustaka sesuai kebutuhan.
2. Deskripsi Kegiatan.
Gambarkan bagaimana proses kegiatan tersebut
berlangsung. Pada tahap ini proses yang pertama kali dikerjakan
adalah inventarisasi bahan pustaka meliputi pencatatan ke buku
induk, pengecapan, pembubuhan nomor induk buku. Adapun
Proses selanjutnya meliputi katalogisasi, labeling, barcode,
penempelan date slip, menyampul buku.
3. Ruang lingkup
Berada dimana kegiatan tersebut berada. Kegiatan
pengolahan bahan pustaka dilakukan di ruang pengolahan bahan
pustaka di UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa.
Adapun kegiatanya yaitu penempatan bahan pustaka menurut
golongan dan jenis bukunya.
4. Daftar istilah dan definisi
Daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan tersebut
dijelaskan dengan definisinya (sirkulasi : koleksi buku yang bisa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
dipinjam, referensi : koleksi buku yang tidak bisa dipinjam seperti
kamus, ensiklopedi, peta, manual, handbook, globe, atlas)
5. Sumber Referensi
Untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku
petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang
diperlukan dalam kegiatan tersebut (e-DDC 22 dan Tajuk
Subyek)
6. Prosedur dan tanggung jawab
Deskripsikan prosedur dari kegiatan tersebut, kalau dalam
satu kegiatan ada sub-sub kegiatan maka harus ditulis dengan
jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dari setiap sub
kegiatan tersebut (inventarisasi, klasifikasi)
7. Keadaan khusus
Bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang
kadang muncul maka harus dituliskan.
8. Dokumentasi
Dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut (dibuat
bibliografi)
9. Prosedur-prosedur terkait
Prosedur atau unit yang terkait dengan kegiatan tersebut
baik external maupun internal (external : menyebarkan daftar
buku baru, internal : buku yang diproses sampai ke pemustaka)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
10. Lampiran
Tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran
kegiatan tersebut (kartu katalog)
1.3 Hambatan yang Dihadapi Dalam Pengimplementasian Standard
Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT
Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta
Dalam pengolahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta terdapat beberapa
kendala, Sudarwanto (koordinator bagian pengolahan) mengungkapkan
beberapa kendala dalam proses pengolahan bahan pustaka adalah dari segi
keterbatasan peralatan dan kendala dalam penentuan subyek. Dimana
dengan keterbatasan peralatan menjadikan proses pengolahan bahan pustaka
kurang efektif dan efisien. Seperti yang diungkapakan di atas, keterbatasan
peralatan seperti masalah printer yang hanya ada satu unit di perpustakaan,
komputer yang terkadang dikeluhkan oleh petugas pengolahan dan kendala
penentuan subyek yang menjadikan pekerjaan sedikit lambat dan
memungkinkan pemustaka akan mengalami kebingungan dalam pencarian
bahan pustaka. Dengan keterbatasan printer apabila bagian lainnya
memerlukan printer tersebut hampir dapat dipastikan akan sedikit
menghambat pekerjaan di bagian pengolahan. Terlebih lagi jika kebutuhan
bahan pustaka meningkat, maka pekerjaan pengolahan bahan pustakapun
meningkat dan dengan kondisi printer yang hanya satu unit dan komputer
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
yang terkadang error, pasti menghambat pekerjaan pengolahan bahan
pustaka. Kemudian kendala penentuan subyek juga menghambat alur
pekerjaan bagian pengolahan bahan pustaka. Dari beberapa hal tersebut
selain menghambat pekerjaan/ proses pengolahan bahan pustaka, juga akan
berdampak pada pemustaka, dimana pemustaka tidak dapat segera
memanfaatkan koleksi bahan pustaka baru yang mungkin sangat dibutuhkan
oleh para pemustaka.
1.4 Upaya Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam
Pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan
Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta
Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala keterbatasan
peralatan dan kendala penentuan subyek adalah dengan mengajukan
anggaran belanja untuk penambahan unit-unit yang diperlukan, khususnya
di bagian pengolahan, seperti yang diungkapkan di atas yaitu keterbatasan
komputer dan printer maka perlu adanya penambahan unit printer dan atau
pergantian unit komputer dan printer yang kualitas dan spesifikasinya lebih
baik. Namun dengan kondisi sekarang dimana belum ada penambahan unit
printer tersebut, bagian pengolahan tetap melaksanakan kewajibannya
dengan memberdayakan peralatan yang ada semaksimal mungkin.
Kemudian untuk mengatasi kendala penentuan subyek, bagian pengolahan
bahan pustaka sudah beberapa kali mengikuti diklat-diklat atau seminar-
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
seminar tentang pengembangan perpustakaan. Namun jika setelah
mengikuti diklat-diklat dan seminar-seminar sebelumnya dirasa masih
mengalami kendala dalam penentuan subyek, mungkin perlu ditingkatkan
lagi keikutsertaan petugas bagian pengolahan dalam diklat tentang
pengembangan perpustakaan dan ditambah dengan belajar dari rekan-rekan
pustakawan yang lebih paham, dengan begitu tentu akan dapat
meningkatkan kualitas diri petugas itu sendiri dan juga dapat lebih
memahami tentang penentuan subyek sehingga pekerjaan tersebut dapat
selesai lebih cepat dan tepat serta pemustaka yang hendak memanfaatkan
bahan pustaka juga tidak kebingungan dalam pencarian bahan pustaka.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
BAB V
PENUTUP
Setelah melakukan Praktek Kuliah Kerja Magang Pusdokinfo di UPT
Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta, kemudian
melakukan analisa masalah. Maka pada akhir bab ini penulis menarik kesimpulan
dan dengan rendah hati memberikan saran/ masukan yang sekiranya dapat
dijadikan pertimbangan untuk pihak yang berkepentingan khususnya bagi UPT
Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
5.1. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada bab IV,
maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
5.1.1. Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan Pustaka
Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta
Bahwa pengertian Standard Operating Procedure (SOP)
pengolahan bahan pustaka adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan dalam bidang pengolahan bahan
pustaka perpustakaan sesuai dengan prosedur pengolahan pada
perpustakaan yang bersangkutan.
Adapun Alur Kerja Pengolahan Bahan Pustaka Buku di
UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa
Yogyakarta : Pertama-tama adalah pengadaan bahan pustaka buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
yang terbagi menjadi 80% adalah buku teks dan 20% adalah jurnal
dan majalah. Setelah itu dilanjutkan dengan verifikasi dan
kemudian dilakukan identifikasi buku serta pengecapan indentitas/
kepemilikan, inventarisasi dan pemberian barcode. Setelah itu
dilakukan pemrosesan tehadap buku yaitu diklasifikasi dan
pengkatalogan, kemudian dilanjutkan input data. Pasca pemrosesan
diberikan kelengkapan buku yaitu label buku, slip tanggal kembali,
kartu buku dan kantong buku. Lalu verifikasi atau disinkronkan
dengan input data sebelumnya, dilanjutkan back-up data dan input
data ke aplikasi yang digunakan (SLIMs), selesai dan diserahkan
ke bagian pelayanan atau sirkulasi.
Sistematika SOP Pengolahan Bahan Pustaka meliputi :
1. Tujuan
2. Deskripsi Kegiatan.
3. Ruang lingkup
4. Daftar istilah dan definisi
5. Sumber Referensi
6. Prosedur dan tanggung jawab
7. Keadaan khusus
8. Dokumentasi
9. Prosedur-prosedur terkait
10. Lampiran
11. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan flowchartnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
5.1.2. Hambatan yang Dihadapi Dalam Pengimplementasian
Standard Operating Procedure (SOP) Pengolahan Bahan
Pustaka Buku di UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta
Bahwa hambatan dalam pengimplementasian Standard
Operating Procedure (SOP) pengolahan bahan pustaka buku di
UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa
Yogyakarta adalah kendala dalam proses pengolahan bahan
pustaka adalah dari segi keterbatasan peralatan dan kendala dalam
penentuan subyek, dan terlebih lagi pada era perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi yang saat ini sudah mengalami
kemajuan yang cukup pesat sehingga ada tuntutan terhadap
peralatan yang menunjang pekerjaan bagian pengolahan. Karena
hal tersebut sangat berpengaruh pada proses pengolahan bahan
pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Sajanawiyata
Tamansiswa Yogyakarta.
5.1.3. Upaya Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam
Pengimplementasian Standard Operating Procedure (SOP)
Pengolahan Bahan Pustaka Buku di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta
Upaya yang dilakukan dalam rangka mengatasi hambatan-
hambatan yang terjadi dalam pengimplementasian Standard
Operating Procedure (SOP) pengolahan bahan pustaka buku di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
UPT Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa
Yogyakarta adalah dari segi keterbatasan peralatan yaitu dengan
memberdayakan peralatan yang ada dengan semaksimal mungkin,
dan tetap mengajukan anggaran untuk peremajaan dan
penambahan peralatan yang diperlukan. Dan kendala dari segi
kesulitan penentuan subyek adalah dengan mengikutsertakan
petugas pada diklat-diklat dan seminar tentang pengembangan
perpustakaan dan ditambah dengan pembelajaran dari rekan-rekan
tang lebih paham tentang hal tersebut.
5.2. SARAN
Setelah mengamati kondisi di UPT Perpustakaan Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta, penulis mengemukakan saran yang
mungkin dapat bermanfaat bagi kelancaran kegiatan di UPT Perpustakaan
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta sebagai berikut :
Saran Khusus
1. Untuk bagian pengolahan, hendaknya lebih diperhatikan peralatan-
peralatan penunjang pengolahan bahan pustaka dan dalam penentuan
subyek hendaknya lebih dipahami lagi dengan tujuan agar hasil
pengolahan dapat lebih mudah ditemukan kembali oleh pemustaka.
2. Ruangan di bagian pengolahan sekiranya perlu renovasi karena dirasa
kurang nyaman sehingga memungkinkan dapat berpengaruh kurang
baik terhadap aktifitas pekerjaan di bagian pengolahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
Saran Umum
1. Perlu adanya sumber tenaga listrik cadangan (genset) dengan tujuan
agar sewaktu-waktu listrik padam aktifitas layanan sirkulasi,
pengolahan, dan layanan internet di perpustakaan tidak terhenti.
2. Petugas perpustakaan hendaknya sering melakukan pengecekan pada
rak buku karena banyak pengunjung yang meletakkan buku di rak
secara sembarangan/ acak.
3. Demi kenyamanan pengunjung dan keawetan bahan pustaka di ruangan
koleksi sebaiknya kipas angin yang ada di ruang koleksi diganti dengan
AC, karena AC dirasa dapat lebih baik dalam meminimalisir debu
dalam ruangan dan koleksi buku di rak.
4. Hendaknya kedisiplinan setiap petugas harus ditingkatkan karena
hampir semua petugas di perpustakaan sering tidak tepat waktu saat
datang/ masuk kerja.