perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

Arya Topan Dewangga

D1510010

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : ARYA TOPAN DEWANGGA

NIM : D1510010

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur

Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam

tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

Arya Topan Dewangga

D1510010

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

MOTTO

“pengetahuan adalah kekuatan.”

“jangan katakan tidak bisa sebelum mencobanya.”

“orang jenius adalah orang yang bisa bangkit dari kegagalan.”

“pekerjaan akan terasa mudah jika di kerjakan dengan senang hati.”

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini saya persembahkan kepada :

Kedua orang tua atas do’a dan motivasinya

Keluarga besar Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta

Seluruh Dosen yang telah membimbing saya

selama ini.

Seluruh teman, sahabat, keluarga, dan semua

pihak yang selalu memberi semangat dan

motivasi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT, dengan rahmat dan

hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir sebagai

persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya program studi Diploma III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebbelas Maret Surakarta.

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, banyak ditemukan hambatan

dan rintangan, namun hambatan dan rintangan yang menghadang dapat teratasi

dengan baik atas bantuan beberapa pihak secara langsung ataupun tidak langsung.

Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-

pihak berikut rasa terima kasih ini kami ucapkan :

1. Sri Wahyudi. S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor

Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis

untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan dan

pengarahan kepada penulis selama Kuliah Kerja Manajemen Administrasi.

2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku pembimbing laporan tugas akhir yang telah

sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam

penyusunan laporan tugas akhir, dan juga selaku Ketua Program Diploma

III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

3. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan do’a,

motivasi, dan bantuan baik moril ataupun materiil.

5. Seluruh karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang

telah membantu kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini.

6. Semua teman-teman satu angkatan MA ’10 atas dukungan, bantuan, serta

kerjasamanya dalam menyelesaikan penulisan laporan tugas akhir.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

7. Untuk samua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang telah

mendukung dan mendoakan penulis demi kelancaran penyusunan laporan

tugas akhir ini.

Penulis hanya bisa berharap semoga Allah SWT membalas kebaikanyang jauh lebih indah. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalampenulisan. Penulis mohon saran dan kritik membangun, sehingga penulis bisamengadakan perbaikan, semoga bermanfaat bagi para pembaca. Semoga laporanini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan bagi penulis sendiri,pembaca dan semua pihak pada umumnya serta dapat digunakan sebagaimanamestinya.

Surakarta,

Penulis

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .....................................................................................

PERSETUJUAN ............................................................................................

PENGESAHAN .............................................................................................

PERNYATAAN ............................................................................................

MOTTO .........................................................................................................

PERSEMBAHAN ..........................................................................................

KATA PENGANTAR ...................................................................................

DAFTAR ISI ..................................................................................................

DAFTAR GAMBAR .....................................................................................

DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………...

ABSTRAK ………………………………………………………………….

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ....................................................................

B. Rumusan Masalah ..............................................................................

C. Tujuan Pengamatan ............................................................................

D. Manfaat Pengamatan ..........................................................................

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Prosedur ...........................................................................

B. Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................................

C. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis...............................................

BAB III METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan ............................................................................

B. Jenis Pengamatan ...............................................................................

C. Sumber Data .......................................................................................

BAB VI DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI

A. Deskripsi Lembaga/Instansi ..............................................................

1. Lokasi Pengamatan……………………………………………..

2. Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

3. Visi dan Misi …………………………………………………..

i

ii

iii

iv

v

vi

vii

ix

xi

xii

xiii

1

3

4

4

6

9

18

28

29

29

32

32

32

34

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

4. Tugas pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota

Surakarta ……………………………………………………….

5. Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta ………………………………………………….

6. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ……………………………...

B. Hasil Pengamatan .............................................................................

1. Prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………..

2. Kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis……

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ........................................................................................

B. Saran ..................................................................................................

Daftar Pustaka

Lampiran-lampiran

35

36

41

44

44

59

61

62

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Klasifikasi Arsip ………………………………………............

Gambar 4.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta ……………………………………………………………………

Gambar 4.2 Lembar Peminjaman Arsip ……………………………………

Gambar 4.3 Daftar Pemusnahan Arsip…………………………………......

Gambar 4.4 Berita Acara Pemurnahan Arsip ………………………………

14

37

57

59

60

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta

Lampiran 2 Contoh Kartu FiechesLampiran 3 Lembar DisposisiLampiran 4 Kartu KendaliLampiran 5 Foto Proses Penyortiran ArsipLampiran 6 Foto ProsesPendeskripsian ArsipLampiran 7 Foto Penataan Arsip Dalam BoxLampiran 8 Foto Penataan Box Arsip Di Rak Penyimpanan ArsipLampiran 9 Surat TugasLampiran 10 Form Monitoring MagangLampiran 11 Formulir Presensi MagangLampiran 12 Form Penilaian Kuliah Kerja MagangLampiran 13 Surat Keterangan Selesai Magang

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

ABSTRAK

ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. “PROSEDUR PENGELOLAANARSIP DINAMIS DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTASURAKARTA”. Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma IIIManajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UniversitasSebelas Maret Surakarta, Tahun 2013. 62 Halaman.

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedurpengelolaan arsip dinamis dan hambatan-hambatan yang dihadapi dalampengelolaan arsip dinamis di Kantor arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta.

Pengamatan ini mengunakan metode deskriptif kualitatif, yaitumendeskripsikan sejumlah data-data yang diperoleh dari Kantor Arsip danPerpustakaan Kota Surakarta yang kemudian diolah sehingga dapat ditarikkesimpulan dari pengamatan ini.

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip danPerpustakaan Kota Surakarta diperoleh bahwa pengelolaan arsip di Kantor Arsipdan Perpustakaan Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur,tetapi terdapat hambatan-hambatan yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamisdi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta kurang optimal, hal inidisebabkan oleh beberapa faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber dayamanusia, sarana dan prasarana, peralatan dan perlengkapan untuk perawatan arsip,serta penemuan kembali arsip yang kurang efektif. Hal ini yang menghambatterselenggaranya optimalisasi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan PerpustakaanKota Surakarta

Kesimpulan dari pengamatan ini adalah bahwa pengelolaan arsip dinamisdi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta telah di lakukan dengan benardan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, tetapi proses pengelolaannyabelum optimal karena adanya factor-faktor penghambat yang menyebabkanpengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakartabelum berjalan secara efektif

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv

ABSTRACT

ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. " RECORD MANAGEMENTPROCEDURE IN THE OFFICE OF ARCHIVES AND LOCAL LIBRARYOF SURAKARTA CITY". Final Report of Program AdministrationManagement Diploma. Faculty of Social and Political Science, Sebelas MaretUniversity, in 2013. 62 Pages.

This observation aims to determine how the records managementprocedures and obstacles encountered in the management of archival records inthe Office of Archives and Local Library of Surakarta City.

These observations using descriptive qualitative method, which describesthe amount of data obtained from the Office of Archives and Local Library ofSurakarta City which is then processed so that it can be deduced from theseobservations.

Based on the results of observations made at the Office of Archives andLocal Library of Surakarta City obtained that records management in the Office ofArchives and Local Library of Surakarta City has been implemented inaccordance with the procedure, but there are obstacles that led to the managementof records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City less thanoptimal, it this is caused by several factors inhibiting such as: lack of humanresources, facilities, equipment and supplies for maintenance records, as well asthe rediscovery of records that are less effective. It is that inhibit theimplementation of the optimization of the management of records in the Office ofArchives and Local Library of Surakarta City.

The conclusion from this observation is that the management of records inthe Office of Archives and Local Library of Surakarta City has been donecorrectly and in accordance with the prescribed procedure, but the management isnot optimal because of the inhibiting factors that led to the management of recordsin the Office of Archives and Local Library of Surakarta City is not effective