DIAGRAM ALIR(Tjahja Muhandri, TPG – FATETA)

Pada bagian ini, kita akan membahas mengenai pengertian dan

pemahaman tentang proses dan teknik Diagram Alir yang sering

digunakan untuk menggambarkan suatu proses.

A. Pengertian tentang Proses

Proses merupakan suatu rangkaian tindakan yang sistematis yang

diarahkan untu mencapai tujuan tertentu. Dalam filosofi TQM, proses

merupakan bagian lanjutan setelah perancangan dan penetapan produk

dilakukan. Dalam industri pesawat terbang, besi tidak akan menjadi

pesawat tanpa proses. Mahasiswa tidak akan menjadi sarjana tanpa

suatu proses. Sedangkan lembaga penelitian dan pengembangan tidak

akan menghasilkan apapun tanpa adanya proses.

Sebelum aktivitas (proses) dijalankan perlu dilakukan suatu

perancangan terhadap proses. Perancangan proses merupakan kegiatan

untuk menentukan fasilitas khusus yang harus digunakan oleh tim

pengoperasian guna mencapai tujuan mutu produk. Proses yang baik

memiliki kriteria :

1. Berorientasi pada tujuan

2. Sistematik (saling terkait dan tidak tumpang tindih)

3. Mampu diselesaikan

4. Resmi (diakui oleh organisasi).

Cakupan perancangan proses adalah sebagai berikut :

1. Keistimewaan proses secara umum

2. Informasi mengenai cara dan urutan pengoperasian

3. Informasi mengenai siapa yang mengoperasikan

4. Perangkat fisik yang dibutuhkan

1

5. perangkat lunak (metode, prosedur dsb.).

Jika ada pertanyaan “apakah perancangan proses memerlukan

aktivitas penetapan tujuan mutu ?”. Jawabnya adalah “harus !”.

Perancangan proses mutlak memerlukan adanya tujuan mutu (tujuan

organisasi) yang jelas. Berikut ini akan diberikan beberapa contoh

mengenai tujuan organisasi.

Kasus 1.

Suatu perusahaan angkutan darat milik pemerintah (sebut saja PT D) menetapkan

tujuan organisasi (misi) sebagai berikut :

a. Mendapatkan untung yang cukup layak untuk pengelolaan sendiri dan untuk

pengembangan

b. Melayani jalur-jalur miskin yang tidak menarik bagi perusahaan swasta.

Bagaimana menyusun proses kerja dalam organisasi ?

Kasus 2.

Suatu perguruan tinggi di kota hujan menetapkan tujuan organisasi (misi)

menghasilkan lulusan yang memiliki :

c. Kemampuan menemukan dan memecahkan masalah dengan menerapkan

kaidah-kaidah ilmiah

d. Daya saing yang tinggi di dunia kerja

e. Kemampuan manajerial, teknikal dan entrepreneurial yang tinggi.

Bagaimana menyusun “titik berat” kurikulumnya ?

Pada setiap tingkatan (skala/lingkup) proses memiliki karakteristik

yang berbeda-beda. Secara umum proses dibagi menjadi 3 (tiga)

tingkatan yaitu :

1. Tingkat Organisasi

2

Tindakan sistematis yang menggambarkan hubungan-hubungan antar

unit dalam organisasi. Istilah yang sering digunakan adalah

“Mekanisme Hubungan antar Unit”.

2. Tingkat Unit / Operasional

Tindakan sistematis yang menggambarkan langkah-langkah kegiatan

dalam suatu unit untuk mencapai tujuan tertentu. Dikenal suatu istilah

Standard Operating Procedure (SOP) atau Prosedur Standar.

3. Tingkat Alat / Mesin

Merupakan langkah-langkah pengoperasian alat / mesin.

B. Pembuatan Diagram Alir suatu Proses

Mari kita perhatikan contoh Diagram Alir yang dibuat oleh suatu

perguruan tinggi dalam aktivitas (proses) penerimaan mahasiswa baru.

Gambar 1. Diagram alir Proses Penerimaan Mahasiswa Baru PT A

3

Membuat brosur promosi PT

Mengidentifikasi SMU Potensial

Menerima daftar ulang

Mengirim brosur promosi

Mengirim surat panggilan

Melaksanakan ujian penerimaan

Membuka dan menerima pendaftaran calon mahasiswa

Pelakanaan kuliah

Diagram Alir adalah sarana grafis untuk menggambarkan langkah-

langkah dalam suatu proses. Fungsi Diagram Alir dalam suatu organisasi

diantaranya adalah :

1. Menyederhanakan bentuk suatu proses sehingga lebih mudah untuk

dipahami

2. Mengidentifikasi pelanggan internal dan pelanggan eksternal dalam

organisasi

3. Memberikan gambaran mengenai pelaku yang bertanggung jawab

atas aktivitas yang dilakukan

4. Menghindari adanya kemungkinan aktivitas yang tumpang tindih

atau yang “terlewat”.

4

Gambar 2. Diagram alir Proses Penerimaan Mahasiswa Baru PT B

SMU / Siswa

Bagian Informasi

Bagian Humas

Bagian Kemahasiswaan

Jurusan

Bagian Keuangan

Mendaftar Ulang

Membuat brosur promosi PTMulai

Identifikasi SMU Potensial

Menyusun daftar SMU

Potensial

Henti

Selesai

Mengirim pendaftaran

Mengirim hasil seleksi

Mengirim brosur

Meaksanakan kuliah

Menilai dan membuat list mhs yg lolos

Melaksanakan seleksi

Menerima pendaftaran ulang

Menyusun daftar mhs & jurusan

Membuat list pendaftar

Menerima pendaftaran

Ya

Tdk

5

Banyak simbol yang digunakan dalam pembuatan diagram alir.

Tetapi untuk keperluan praktis, kita sudah cukup dengan memakai

symbol-simbol berikut ini :

Penyusunan suatu Diagram Alir sebenarnya lebih kepada bagus

atau kurang bagus. Dan bukan kepada benar atau salah. Karena itu

metode pembuatan dan penyajiannya disesuaikan dengan kondisi

yang akan dihadapi. Prinsipnya adalah semakin mudah dipahami oleh

yang menggunakan maka diagram alir tersebut dapat dikatakan

semakin bagus.

= Menggambarkan “kegiatan”

= Menggambarkan “keputusan”

= Menggambarkan “pemberhentian”

= Menggambarkan “jalan proses”

= Menggambarkan “umpan balik”

6