IV. SISTEMINFORMASIMANAJEMEN

Sistem informasi ini terutama ditekankan pada pengorganisasian

informasi antar bagian-bagian yang terlibat dalam sistem order barang di gudang

dan pengaturan data di dalam suatu data base. Rancangan dibuat berdasarkan

prosedur-prosedur order barang di PT. INDRA JAYA SWASTIKA yang meliputi

prosedur bongkar dan muat barang, pengupahan dan penagihan ke pelanggan.

Pembahasan ini dimulai dengan membuat prosedur mumxal/manual

flowchart yang ada saat ini, membuat rancangan awal dengan mengidentifikasi

entity, menyusun entity relationship diagram, menyusun skema data base,

membuat rancangan detil, yaitu menyusun struktur data base, menyusun Data

Flow Diagram (DFD) dan membuat prosedur manual/manual flowchart usulan

untuk sistem yang dirancang, serta mengidentifikasi bagian-bagian yang terlibat

dalam sistem.

1. MANUAL FLOWCHART

Manual flowchart sistem order barang terdiri dari 4 sistem, antara lain :

0 Sistem bongkar barang (lihat lampiran 6).

• Penerimaan dan pemeriksan order barang yang masuk ke gudang.

• Pembuatan/or/w order gudang dan kartu stok barang.

0 Sistem muat barang (lihat lampiran 7).

• Penerimaan dan pemeriksan order barang yang keluar dari gudang.

• Pembuatan/ojw order gudang dan kartu stok barang.

50

0 Sistem pengupahan buruh (lihat lampiran 8).

• Pembuatan slip upah dan laporan harian aktivitas gudang.

• Pembayaran upah buruh melalui mandor.

• Pembuatan BKK (Bukti Kas Keluar).

• Pemeriksaan {cross check) laporan-laporan yang ada.

0 Sistem penagihan ke pelanggan (lihat lampiran 9).

• Pembuatan̂ /o/Tw tagihan, tanda terima dan kwitansi untuk pelanggan.

• Pemeriksaan (cross check) laporan-laporan yang ada.

2. PERANCANGAN AWAL

2.1. Identifikasi Entity

Adapun entity-entity dari sistem ini adalah customer, transaksi order,

upah, tagih, biaya upah dan biaya tagih.

2.2. Entity Relationship Diagram

Entity-entity tersebut dihubungkan satu sama lain, tetapi tidak semua

entity dapat dihubungkan. Contoh : entity customer dapat dihubungkan

dengan entity transaksi order, karena pelanggan melakukan order barang,

tetapi entity customer ini tidak dapat dihubungkan dengan entity biaya

upah, karena pelanggan tidak mempengaruhi biaya upah buruh yang telah

ditetapkan. Contoh deskripsi relationship antara customer dengan

transaksi order adalah hubungan derajat 1:N, yang berarti satu pelanggan

dapat melakukan N order dan satu order hanya berasal dari satu

pelanggan (lihat gambar 4.1).

Upah U TO

N

No_upah | ^ U _ B U ^ -{Kd_BUpah

M

Biaya Upah

Customer

C TO

N

N Transaksi Order

N

C T N

Tagih

TO T

Nojagih )

N M Biaya Tagih

Kd_BTagih)

Gambar 4.1 u i

Entity Relationship Diagram

52

2.3. Skema Data Base

Skema data base disusun berdasarkan entity set dan entity relationship

diagram. Skema ini lebih memperlihatkan hubungan antar entity beserta

key atribute dan atribut yang lain.

Skema data base tersebut adalah sebagai berikut:

1. Customer (Kdcust, Nmcust, Alamat, Kota, Kode_pos, KotakPos,

Telp, Fax, Telex).

2. Transaksi Order (Noorder, Nourut, Kdcust, Opname, Tgl_order,

Jam_order, Order_per, Nmexim, Noorderl, No_urutI, NPP,

Nodok, Nokend, No_cont, Ukurancont, Nm_pengunis,

Kd_petugas, Jnskend, Kegiatan, Status, Kategori, Paket, Timbang,

Lembur, Tngangkut, No_jgud, Posisi, Jlembawal, Jlembakhir,

Jforkawal, Jforkakhir, Nmbrg, Kemasan, Satuan, Jl, J2, J IS,

J2S).

2a. Petugas (Kd_petugas, Nm_petugas).

3. Upah (Noupah, Noorder, Tglupah, Totupah).

4. Tagih (Nojagih, No_order, Kd_cust, Tgltagih, Transaksi, Periodl,

Period2, Tot_Tagih, Tgl_bayar, No_kwitansi).

5. Biaya Upah (Kd_BUpah, Rp_upah).

6. Biaya Tagih (Kd_BTagih, Rpjagih).

7. U_BU (No_upah, Kd_BUpah).

8. T_BT (Nojagih, KdBTagih).

3. PERANCANGAN DETIL

53

Setelah dilakukan perancangan awal yang dipakai sebagai dasar pemikiran,

maka selanjutnya akan dirancang sebagai berikut:

3.1. Struktur Data Base

Struktur data base merupakan rancangan yang terdiri dari file-file yang

akan dipakai dalam basis data. Setiap file terdiri dari field-field yang akan

membentuk record tertentu. Struktur data base ini dibuat seefisien

mungkin dengan mengoptimalkan jumlah karakter yang digunakan.

1. Tabel: Customer

Field

1 2 3 4 5 6 7 8 9

FieldName

Kd_cust Nm cust Alamat Kota Kode_pos Kotak_pos Telp Fax Telex

Type

Character Character Character Character Character Character Character Character Character

Width

5 35 35 25 5 6 25 25 10

Dec Description

Kode pelanggan Nama pelanggan Alamat pelanggan/perusahaan Kota Kodepos Kotakpos Telepon Fax Telex

2. Tabel: Transaksi Order

Field

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17

FieldName

No_order No unit Kd cust Opname Tgl_order Jam order Order_per Nm_exim No orderl No_urutI NPP No dok No_kend No_cont Ukuranconl Nm_pengurus Kd_petugas

Type

Character Numeric

Character Logical

Date Character Character Character Character Numeric

Character Character Character Character Character Character Character

Width

1 3 5 1 8 5 6 30 7 3 10 15 8 11 2 10 4

Dec Description

Nomor order Nomor unit barang Kode pelanggan Opname Tanggal order Jam order Order per (datang,surat1/ax) Nama exportir importir No order saat Status=0 No urut barang saat Status=0 NPP Nomor dokumen Nomor kendaraan/Nomor polisi Nomor container Ukuran container (20',40') Namapengurus Kode petugas gudang

18

19 20

21 22 23 24 25

26 27 28 29 30 31 32 33

34 35 36 37 38

Jns_kend

Kegiatan Status

Kategori Paket Timbang Lembur Tng_angkut

No_gud Posisi Jlemb awal Jlemb akbir Jfork awal Jfork akhir Nm_brg Kemasan

Satuan Jl J2 J1S J2S

Character

Character Character

Character Logical Logical logical

Character

Character Character Character Character Character Character Character Character

Character Numeric Numeric Numeric Numeric

10

14 1

6 1 1 1 18

1 39 5 5 5 5 30 6

2 10 10 10 10

2 2 2 2

Jenis kcndaraan (tronton,engkel, colt diesel, colt pick-up) Kegiatan (stripping/out/stuffing/out) Status (I=//i,0=o«r, S=stripping out/ stuffing out) Kategori (ringan,berat) Paket Timbang Lembur Tenaga angkut (buruh,min atau max buruh dan forklifi) Nomor gudang (1,2,3) Posisi/letak barang Jam lembur awal Jam lembur akhir Jam forklifi awal Jam forklifi akhir Nama barang Kemasan (karton/kotak,bal/pak, peti,non,drum/galon,sak/karung) Satuan (ms,Kg) Jumlah barang untuk dasar tagihan Jutnlah barang untuk keterangan Sisa/saldo Jl di gudang Sisa/saldo J2 di gudang

2a. Tabel: Petugas

Field

1 2

FieldName

Kd_petugas Nmjpetugas

Type

Character Character

Width

4 10

Dec Description

Kode petugas gudang Nama petugas gudang

3. Tabel: Upah

Field

1 2 3 4

FieldName

No_upah

No order Tgl_upah Tot_upah

Type

Character Character

Date Numeric

Width

1

1 8 10

Dec

2

Description

Nomotform upah Nomor order Tanggal pengupahan Total upah (Rp)

4. Tabel: Tagih

Field

1 2 3 4 5

6

FieldName

No_tagih

No_order Kd cust Tgljagih Transaksi

Periodl

Type

Character Character Character

Date Character

Date

Width

5 7 5 8 10

8

Dec Description

Nomor form tagihan

Nomor order Kode pelanggan Tanggal tagihan Transaksi (kegiatan, scwa gudang, biaya forklifi) Periode pertama penagihan

55

7 8 9

10

Period2 Totjagih Tglbayar No_kwitansi

Date Numeric

Date Character

8 10 8 5

2 Periods kedua penagihan Total tagihan (Rp) Tanggal pembayaran Nomor kwitansi

5. Tabel: Biaya Upah

Field

1 2

Field Name

Kd_Bupah Rp_upah

Type

Numeric

Numeric

Width

6 6

Dec

2

2

Description

Kode biaya upah Besaraya biaya upah (Rp)

6. Tabel: Biaya Tagih

Field

1 2

Field Name

Kd_Btagih Rpjagih

Type

Numeric

Numeric

Width

6 6

Dec

2 2

Description

Kode biaya tagih Besarnya biaya tagih (Rp)

3.2. Data Flow Diagram (DFD)

DFD untuk sistem order barang terdiri dari sistem pemenuhan

order barang (penerimaan order barang, cek stok, mengisi job slip,

pemrosesan barang, input detil barang dan mencetak^?/7n order gudang),

sistem pengupahan buruh (membuat slip upah sementara, menghitung

upah buruh dan mencetak form pengupahan), sistem penagihan ke

pelanggan (pengumpulan data customer, menghitung besar tagihan dan

mencetak/o/7w tagihan) dan sistem piutang dagang.

Namun dalam hal ini, sistem piutang dagang tidak dibahas lebih

lanjut karena penagihan yang dimaksud di sini hanya sebatas

penagihannya, tidak sampai pada piutang dagang (lihat gambar 4.2,

gambar 4.3, gambar 4.4 dan gambar 4.5).

-H CUSTOMER

SuratJalan {Delivery Order) dan barang

Barang

Form Order Gudang (dan barang)

4_t

GUDANG

Proses Order Gudang

Besamya upahburuh

Order barang yang dilakukan

Form Tagihan Tagfli

Order barang yangditagfli

Pemyataan

Pembayaran oleh customer

Form Tagihan, tanda terima dan kwitansi Piutang Dagang

Upah

Pembayaran upah buruh

Form pengupahan

i i MANDOR

Slip upah sementara Estimasi upah buruh

Formpengupahan KASIR

Gambar 4.2

Diagram Level 0 Sistem Order Barang

ON

3

Order barang van g dilakukan

CUSTOMER

Sunt Jalan (Delivery Order) dan barang

D2 T. Order

Penerimaan Order Barang

Data order barang

1.2

Cekstok

Job Slip

0* Besamya up ah buruh

Form Order Gudang (dan barang)

D2 T. Order D2 T. Order

1.6

Mencetak/ferm * Order Gudang

Data order barang

1.5

Input detil • " order barang

1.3

Mengisi Job Slip

Data Job Slip

Gambar 4.3

Sistem Pemenuhan Order Barang

58

Besarnya upah bumh

) H

2.1

Membuat slip upah sementara

Slip upah sementara

KASIR

| D3 |TJpah

2.3

Mencetak/6>rm pengupahan

V

Form pengupahan

Data upah bumh ^ \4H P2 [T.Order

Menghitung ^ upah buruh

Estimasi upah buruh

_m P3 lUpah

Form paigupahan

PS j BiayaUpah

— * \

Pembayaran upah buruh MANDOR

Gambar 4.4

Sistem Pengupahan

Order barang yang dilakukan

D2 | T. Order | Dl | Customer

D4 I Tagfl

Order barang yang

G> 3.3

Mencetak/orm tagihan

Datatagihan r 3.2 "N

Menghitung besar tagihan

1 | D 4

r Tagih

ID6 |

i

^ Data customer

B iayaTagih

r 3-1 i Pengumpulan data customer

\ J

FormUgfom CUSTOMER

Gambar 4.5

Sistem Penagihan

59

3.3. Manual Flowchart Usulan

Pada manual flowchart usulan terdapat beberapa perubahan alur

informasi dari sistem yang lama. Misalnya, peniadaan penggunaan kartu

stok, pengurangan jumlah kwitansi dan Iain-lain. Untuk lebih jelasnya

lihat lampiran 10, lampiran 11, lampiran 12 dan lampiran 13.

Prosedur manual ini juga dilengkapi dengan logic flowchart,

diantaranya logic flowchart untuk pemeriksaan sisa barang, pengupahan

buruh dan penagihan ke pelanggan. Untuk lebih jelasnya lihat lampiran

14, lampiran 15 dan lampiran 16.

3.4 Job Description

Adanya perubahan pada manual flowchart akan mengubah

beberapa job description dari bagian-bagian yang terkait dalam sistem

order barang. Bagian-bagian yang terkait di sini adalah bagian marketing,

administrasi gudang, petugas gudang dan keuangan.

Adapun job description bagian-bagian yang terkait tersebut adalah :

Job Description Marketing Saat ini: mim.±}m.m mwjc-.'iiitwpffi

Bertanggung jawab terhadap penerimaan order yang pertama untuk

pelanggan yang baru dan penentuan/penyesuaian biaya-biaya.

Job Description Marketing Usulan

Tidak mengalami perubahan.

60

Job Description Administrasi Gudang Saat Ini:

•»" Menerima dan mencatat order barang yang datang.

<*" Melakukan konfirmasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan

kelengkapan informasi order.

*° Melengkapi kartu stok

*" Melakukan stok opname.

Job Description Administrasi Gudang Usulan:

**" Menerima dan mencatat order barang yang datang.

•*" Melakukan konfirmasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan

kelengkapan informasi order.

<*" Membuat/mencetak/o/7w pengupahan dan form order gudang.

•*" Melakukan stok opname.

®" Membuat perincian upah {slip upah sementara) secara manual.

Job Description Petugas Gudang Saat ini:

•" Menerima dan memeriksa order barang yang datang ke gudang.

"" Mengatur penempatan barang-barang di gudang.

"" Membuat/mencetak/orm order gudang.

•»" Membuat perincian stok barang dengan melengkapi kartu stok.

•" Membuat laporan harian aktivitas gudang.

•" Membuat perincian upah (slip upah sementara) secara manual.

•*" Mengatur buruh agar dapat bekerja secara efisien.

61

Job Description Petugas Gudang Usulan :

*" Menerima dan memeriksa order barang yang datang ke gudang.

•" Mengatur penempatan barang-barang di gudang.

"" Mengisi job slip berdasarkan order barang.

•»" Mengatur buruh agar dapat bekerja secara efisien.

•" Membantu administrasi gudang.

Job Description Keuangan Saat im : - .

•*" Kasir menangani aliran kas yang masuk dan yang keluar dan

bertanggung jawab terhadap Finance.

tr Accounting memeriksa aliran kas yang masuk dan yang keluar dan

bertanggung jawab terhadap Finance.

«• Finance memeriksa aliran kas yang masuk dan yang keluar,

melakukan penyesuaian biaya-biaya, membuat/orai tagihan (Lotus),

tanda terima dan kwitansi, serta memeriksa hutang pelanggan.

Job Description Keuangan Usulan :

<*" Kasir menangani aliran kas yang masuk dan yang keluar dan

bertanggung jawab terhadap Finance.

•*" Accounting memeriksa aliran kas yang masuk dan yang keluar dan

bertanggung jawab terhadap Finance.

•" Finance memeriksa aliran kas yang masuk dan yang keluar,

melakukan penyesuaian biaya-biaya, mencetak form tagihan, tanda

terima dan kwitansi, serta memeriksa hutang pelanggan.

62

3.5. Sistem Lama vs Sistem Baru

No Sistem Lama Sistem Baru 1 ; Penerimaan order barang harus Penerimaan order barang lang-

I melalui administrasi gudang sung menuju gudang dan dite-yang berada di kantor depan, rima administrasi gudang -> kemudian menuju ke gudang penginput tunggal. dan diterima petugas gudang.

2 Petugas gudang mengatur Administrasi gudang menanga-I semua penerimaan order ba- ni penerimaan order barang dan I) rang, mulai dari pemasukan pemasukan detil data, memberi-1 detil data order barang sampai kan job slip pada petugas gu­ll pengaturan penempatan barang dang untuk selanjutnya menga-: tur penempatan barang.

3 Pembuatan laporan harian akti- Antara transaksi order dengan vitas gudang untuk pengupahan pengupahan dan penagihan

•,' buruh dan form tagihan dilaku- sudah "on-line", sehingga form 1 kan secara manual. pengupahan dan form tagihan

dapat di cetak langsung. 4 Pembuatan kartu stok oleh pe- Pemeriksaan jumlah (sisa) ba­

ll tugas dan administrasi gudang rang langsung dilakukan sewak-untuk memeriksa jumlah (sisa) tu ada order pengeluaran barang barang yang ada di gudang. dari gudang. ^ ^

4. RANCANGAN TAMPILAN DAN BENTUK LAPORAN

Perancangan model tampilan dan bentuk laporan disesuaikan dengan

tingkat kebutuhan perusahaan dalam mendapatkan data dan informasi.

Adapun beberapa contoh perkiraan tampilan dan bentuk laporan dapat dilihat

di lampiran 17.