Desain Organisasi UKM Laundry

DESAIN ORGANISASI

“LAUNDRY KITA”

Disusun oleh:

Yusroni

Fakultas Bisnis & Manajemen Universitas Widyatama

Tahun 2011/2012

“LAUNDRY KITA”

1. LATAR BELAKANG

Semakin padat dan dinamisnya kinerja seseorang, menuntut masing-masing individu

untuk dapat mengatur waktu sebaik mungkin. Hanya sedikit orang yang mampu membagi

waktu dengan efektif dan efisien, terutama untuk hal-hal yang dianggap sepele akan tetapi

berpengaruh besar, seperti halnya mencuci pakaian.

Seiring dengan kemajuan zaman dan teknologi, membawa dampak yang cukup

berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. Masyarakat menginginkan agar semua hal

dapat dilakukan dengan cepat. Dengan adanya pergeseran gaya hidup serta tuntutan

kebutuhan ekonomi, menyebabkan sebagian besar masyarakat kota menjadi keluarga super

sibuk. Hampir semua anggota keluarga, baik suami maupun istri dituntut memiliki mobilitas

tinggi dan menghabiskan sebagian besar waktunya pada aktifitas di luar rumah. Hal itu

menyebabkan beberapa urusan di dalam rumah kurang menjadi perhatian. Setelah lelah

seharian bekerja, hal yang terpikirkan sesampainya di rumah adalah istirahat. Seperti

pekerjaan mencuci dan menyetrika pakaian, kerap kali menjadi urusan yang merepotkan

sehingga butuh bantuan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaannya. Sebab penampilan

yang rapih dan bersih diperlukan untuk mendukung setiap kegiatan.

Dengan adanya hal ini, maka tumbuh kembanglah suatu pelayanan jasa yang

memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam hal pencucian pakaian yang dinamakan

“Jasa Laundry”. Jasa laundry adalah suatu badan usaha yang menawarkan jasa dalam hal

pencucian pakaian. Karena dengan hanya pergi ke jasa laundry, konsumen akan

mendapatkan banyak keuntungan, baik dari segi waktu, tenaga, ataupun biaya yang

dikeluarkan.

2. VISI DAN MISI PERUSAHAAN

2.1 Visi Perusahaan

Visi Laundry Kita adalah menjadi

ENTREPRENEURSHIP, yang berorientasi

menghasilkan Sumber Daya Manusia yang handal dengan Implementasi Man

Modern.

2.2 Misi Perusahaan

Pemberian program pelatihan dan pengembangan rutin kepada setiap karyawan,

untuk meningkatkan kualitas kinerja karyawan.

Perawatan perlengkapan rutin yang dilakukan setiap periode 3 bulan sekali, agar

kerusakan perlengkapan dapat diminimalisir.

3. STRUKTUR ORGANISASI

MANAJER KEUANGAN & SDM

KASIR

PERUSAHAAN

Visi Laundry Kita adalah menjadi penyedia jasa laundry terbaik

berorientasi pada kepuasan pelanggan, quality service,

menghasilkan Sumber Daya Manusia yang handal dengan Implementasi Man


untuk meningkatkan kualitas kinerja karyawan.


an dapat diminimalisir.

DIREKTUR/ PEMILIK

MANAJER KEUANGAN & KOORDINATOR

SUPERVISOR

STAF PELAKSANA

PENERIMAAN &KASIR PENCUCIAN PENYETRIKAAN &

PENGEMASAN

penyedia jasa laundry terbaik berbasis

pada kepuasan pelanggan, quality service, serta

menghasilkan Sumber Daya Manusia yang handal dengan Implementasi Manajemen



PENYETRIKAAN & PENGEMASAN

4. DEPARTEMENTALISASI

4.1. Fungsional & Divisional

DESKRIPSI PEKERJAAN SETIAP JABATAN

DIrektur/Pemilik

Mempunyai tugas untuk memimpin perusahaan serta pengambilan keputusan

penting bagi kelangsungan hidup

Manajer Keuangan & SDM

Mempunyai tugas untuk membuat laporan keuangan perusahaan,mengelola

keuangan perusahaan, memberikan pelatihan

& menyeleksi karyawan

Kasir

Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran

membuat laporan keuangan harian, dan

MANAJER KEUANGAN &

SDM

KASIR

DESKRIPSI PEKERJAAN SETIAP JABATAN


i kelangsungan hidup perusahaan

Manajer Keuangan & SDM


keuangan perusahaan, memberikan pelatihan-pelatihan kepada karyawan, merekrut

Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan,

membuat laporan keuangan harian, dan menerima pelanggan

DIREKTUR/ PEMILIK

MANAJER KEUANGAN &

KASIR

KOORDINATOR

SUPERVISOR

STAFPELAKSANA



pelatihan kepada karyawan, merekrut

keuangan perusahaan,

Koordinator

Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya dan mengkoordinir semua pekerjaan

di lapangan

Supervisor

Mengawasi Kegiatan staf pelaksana/karyawan,

perusahaan

Staf Pelaksana/Karyawan

Bertanggung jawab atas pekerjaannya terhadap konsumen, mempunyai tugas untuk

memilah pakaian, mencuci, mengeringkan, menyetrika, dan pengemasasn pakaian

4.2 Produk

DESKRIPSI SETIAP PRODUK

Laundry HEMAT

Merupakan produk pencucian pakaian dengan biaya yang cukup terjangakau,

sehingga konsumen-konsumen dari kalangan mahasiswa, pelajar, karyawan, dan

masyarakat biasa pun dapat menggunakan produk ini

Laundry Cepat

Merupakan produk pencucian pakaian dengan me

pengerjaan. Karena tidak semua konsumen memiliki waktu yang lama untuk

menunggu pakaiannya selesai di cuci

pakaian yang cepat karena akan segera dikenakan.

LAUNDRY HEMAT


egiatan staf pelaksana/karyawan, dan mengelola perlen

Staf Pelaksana/Karyawan




konsumen dari kalangan mahasiswa, pelajar, karyawan, dan

masyarakat biasa pun dapat menggunakan produk ini.

Merupakan produk pencucian pakaian dengan menguatamakan kecepatan


menunggu pakaiannya selesai di cuci, atau konsumen yang memerlukan pencucian

pakaian yang cepat karena akan segera dikenakan.

LAUNDRY KITA

LAUNDRY LAUNDRY CEPAT

LAUNDRYVIP


dan mengelola perlengkapan




konsumen dari kalangan mahasiswa, pelajar, karyawan, dan

nguatamakan kecepatan


, atau konsumen yang memerlukan pencucian

Laundry VIP

Merupakan produk pencucian pakaian dengan harga paling mahal. Hal tersebut

dikarenakan penanganan pakaian konsumen berbeda dengan produk lainnya.

Keunggulannya adalah pakaian yang harum (dengan wangi yang disesuaikan dengan

keinginan konsumen), waktu pengerjaan yang singkat, dan pengemasan yang

eksklusif. Segmentasi produk ini meliputi konsumen dari kalangan menengah ke

atas.

5. JOB ANALYSIS

Jabatan yang dianalisis merupakan jabatan kunci dalam pengembangan bisnis

pencucian pakaian, yaitu supervisor.

5.1. Job Spesification Supervisor

Hard Skill :

Pria

Usia 24-30 tahun

Lulusan min. S1

Pengalaman min. 2 tahun

Soft Skill :

Disiplin

Bertanggung jawab

Memiliki motivasi yang tinggi

Jujur

Komunikasi

Berani mengambil resiko (ambisius)

5.2. Job Description Supervisor

Bertanggung jawab terhadap kegiatan staf pelaksana/karyawan

Mengelola perlengkapan perusahaan dengan baik

Memberikan motivasi kepada karyawan

Mengawasi/mengontrol kegiatan karyawan

Memberikan laporan kepada koordinator perusahaan

6. REKRUTMEN

Proses rekrutmen dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan dan

memperluas wilayah pemasaran. Oleh karena itu perusahaan membuka lowongan

pekerjaan untuk jabatan kunci, yaitu supervisor. Dengan strategi perluasan perusahaan,

kebutuhan akan jabatan supervisor sangat tinggi. Persyaratan untuk jabatan ini telah

disebutkan di atas.

7. SELEKSI

7.1. Test Administrasi

Test administrasi meliputi pemeriksaan kelengkapan persyaratan yang telah

ditentukan oleh perusahaan, yaitu:

Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Ijazah S1 atau lebih tinggi

Sertifikat atau bukti pengalaman kerja

Pas Photo

7.2. Wawancara Awal

Merupakan wawancara untuk menilai/mengetahui softskill yang dimiliki

calon pegawai. Jika wawancara awal dapat dilaksanakan dengan baik oleh calon pegawai

tersebut, maka calon pegawai dapat melanjutkan tahap berikutnya yaitu test kesehatan.

Berikut adalah tabel wawancara yang disajikan oleh perusahaan.

No. PertanyaanNilai

Jumlah1 2 3 4

Umum1 Ceritakan tentang diri anda2 Apa kelebihan dan kekurangan anda

3Apa yang anda ketahui tentang perusahaan kami

4 Apakah yang anda cari dalam bekerja5 Mengapa kami harus mempekerjakan anda

Kedisiplinan1 Apakah arti kedisiplinan menurut anda2 Jam berapa anda bangun tidur setiap hari3 Berapa jam anda tidur setiap hari4 Berapa kali anda makan dalam satu hari

5 Apakah anda termasuk orang yang dapat memanajemen waktu

6 Seberapa pentingkah kedisiplinan dalam perusahaan

Tanggung Jawab1 Apakah arti tanggung jawab menurut anda

2 Tanggung jawab apa yang anda anggap penting dalam pekerjaan

3 Apakah anda sudah memenuhi setiap tanggung jawab yang anda pikul

4 Apakah anda pernah meninggalkan suatu tanggung jawab

5Apakah tanggung jawab terbesar yang pernah anda pikul

Motivasi1 Apakah arti motivasi menurut anda

2Mengapa anda tertarik untuk bergabung dengan perusahaan kami

3 Siapakah yang memotivasi anda dalam bekerja4 Apa yang anda ingin capai dalam waktu dekat

5 Apa yang ingin anda capai dalam waktu 5 tahun kedepan

6Bagaimana cara anda memotivasi diri anda dalam meraih cita-cita atau suatu pencapaian tertentu

Kejujuran1 Apakah arti kejujuran menurut anda2 Apakah anda merupakan orang yang jujur

3 Berapakah persentase nilai yanga anda berikanterhadap kejujuran anda

4 Jika anda mendapat perintah untuk berbohong, bagaimana anda menyikapinya

5 Seberapa pentingkah kejujuran dalam bekerja

Komunikasi

1Bagaimana cara anda berkomunikasi dengan orang lain

2Bagaimana cara anda menyikapi suatu "miss komunikasi"

3 Ceritakan kegiatan anda di waktu senggang4 Kegiatan apa yang anda ikuti di lingkungan anda

5 Apakah anda telah menggunakan bahasa Indonesia dengan benar dan baik

Ambisius

1 Apakah anda senang mengerjakan pekerjaan/proyek yang sulit

2 Apakah anda pernah menyelesaikan persoalan yang sulit

3Sebutkan lima pencapaian terbesar dalam hidup anda

4 Apa kegagalan terbesar yang pernah anda alami5 Bagaimana anda mengatasi kegagalan tersebut

6 Apakah anda termasuk orang yang berani mengambil risiko

7.3. Test Kesehatan

Test Kesehatan merupakan tahap setelah calon pegawai lolos dalam

wawancara awal. Dalam tahap ini, perusahaan melakukan medical check-up untuk

mengetahui kondisi kesehatan calon pegawai, sehingga perusahaan dapat melihat

kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi pada calon pegawai tersebut dikemudian

hari menyangkut kesehatan fisik yang dapat mempengaruhi aktifitas pegawai dalam

bekerja.

7.4. Wawancara Akhir

Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam proses penyeleksian calon

pegawai. Dalam tahap ini perusahaan melakukan wawancara akhir yang merupakan

penentuan apakah pegawai memenuhi syarat untuk bekerja diperusahaan atau tidak.

Wawancara ini membicarakan tentang gaji, jam kerja, dan penentuan lokasi kerja.

8. PELATIHAN/TRAINING

Pelatihan bagi pegawai baru merupakan faktor yang sangat penting. Hal tersebut

dilakukan perusahaan agar pegawai baru bisa beradaptasi dengan baik dan dapat

memaksimalkan pekerjaannya. Program pelatihan yang diadakan perusahaan untuk

pegawai adalah sebagai berikut:

On the job training, pegawai mempelajari pekerjaannya dengan mengamati pekerja

lain yang sedang bekerja. Dengan pengamatan tersebut, pegawai baru diharapkan

dapat mempelajari keahlian-keahlian yang dibutuhkan dalam pekerjaannya.

Pemberian beberapa tugas secara bersamaan, hal ini dimaksudkan agar pegawai

mampu menjalankan berbagai tugas (multi tasks).

Pemberian wewenang tambahan kepada pegawai, karena untuk menjadi supervisor

yang baik diperlukan suatu tanggung jawab yang baik pula. Pegawai baru diharapkan

bisa mengemban atau memikul tanggung jawab tersebut secara professional.

Rotasi jabatan, agar pegawai baru dapat mengetahui bagian-bagian organisasi yang

berbeda dan praktek berbagai macam keterampilan manajerial.

Permainan bisnis, maksudnya pegawai baru diikutsertakan ke dalam suatu

permainan yang berhubungan dengan bisnis. Permainan ini bisa diaplikasikan dalam

bisnis nyata dikemudian hari.

Pemberian suatu permasalahan atau kasus yang berhubungan dengan bisnis,

pegawai baru dapat melatih cara mengambil keputusan strategis dengan

mempertimbangkan akibatnya, sehingga pegawai tersebut lebih termotivasi untuk

menyelesaikan masalah tersebut.

9. STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

Ketentuan Karyawan :

a. Bagian penerimaan pelanggan merangkap kasir

b. Bagian pencucian

c. Bagian setrika merangkap bagian pengemasan

d. Supervisor

PROSEDUR PENANGANAN PELANGGAN

TAHAP I

Penerimaan Pelanggan

Dilakukan oleh bagian penerimaan pelanggan merangkap kasir

1. Cucian kotor diterima oleh bagian penerima pelanggan.

2. Penerima pelanggan wajib menanyakan mengenai pakaian yang akan dicuci, apakah ada yang mudah luntur warnanya, atau ada yang harus dicuci khusus untuk menghindari kesalahan pencucian.

3. Sambil menunggu cucian kotor ditimbang dan pembuatan nota, konsumen diminta menunggu ditempat yang telah disediakan.

4. Cucian tersebut kemudian ditimbang dan dihitung jumlah unit pakaian.

5. Setelah ditimbang, penerima pelanggan kemudian membuatkan nota pembayaran, nota tersebut berisi nama dan alamat pelanggan, berapa jumlah kilogram dan berapa jumlah unit pakaian yang akan di-laundry, dan berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika diperlukan)

6. Jika terdapat layanan pemilihan pewangi pakaian, pelanggan dipersilakan untuk memilih pewangi sesuai yang diinginkan pelanggan. Dan ditulis dalam nota pembayaran tersebut.

7. Nota pembayaran rangkap ke-1 tersebut kemudian diberikan kepada konsumen.

8. Jika konsumen membayar lunas dimuka, maka nota tersebut dicap “LUNAS” oleh bagian penerimaan pelanggan.

9. Jika konsumen belum membayar, maka pembayaran dapat dilakukan pada saat pengambilan cucian.

TAHAP II

Pencucian

Dilakukan oleh bagian pencucian

1. Cucian ditempatkan dalam box khusus sesuai dengan nama konsumen

2. Untuk memudahkan identifikasi, setiap pakaian diberi nomor urut. Dan nomor urut tersebut ditulis pada nota rangkap ke-2.

3. Cucian yang mudah luntur dicuci tersendiri.

4. Proses cuci dilakukan dengan menggunakan mesin cuci yang tersedia dengan standar penggunaan bahan cuci yang tidak berbahaya, tidak menimbulkan kerusakan pada pakaian maupun warna pakaian.

5. Pengeringan cucian juga dilakukan menggunakan mesin cuci tersebut.

6. Jika proses cuci tersebut telah selesai, maka cucian bersih kemudian diambil dari mesin cuci dan dimasukkan kedalam box sesuai nama konsumen untuk selanjutnya disetrika.

TAHAP III

Setrika Cucian Bersih

Dilakukan oleh bagian setrika

1. Box berisi cucian bersih tersebut kemudian dimasukkan ke ruang setrika untuk disetrika.

2. Penyetrika harus menyetrika satu box sampai selesai sebelum beralih kepada box lainnya untuk menghindari tertukarnya pakaian antara konsumen yang satu dengan konsumen yang lain.

3. Cara menyetrika yang baik adalah dengan memperhatikan bahan kain yang akan disetrika, misalnya untuk bahan kain yang tipis atau sutra, cara menyetrika tidak boleh terlalu panas. Sedang untuk pakaian berbahan jins, setrika dengan panas secukupnya. Oleh karenanya pengetahuan tentang berbagai jenis pakaian atau kain mutlak untuk dimiliki.

TAHAP IV

Bagian setrika merangkap bagian pengemasan

1. Cucian yang sudah disetrika kemudian dikemas dengan menggunakan plastic kemasan tersendiri. Tujuannya adalah agar cucian tetap rapid an wangi sampai dengan diambil oleh konsumen.

2. Sebelum dikemas, bagian pengemasan harus memastikan bahwa pakaian yang dikemas telah sesuai baik dari segi nomor urut maupun jumlah pakaian, dicocokkan dengan nota rangkap ke-2.

3. Pengemasan tidak boleh dipaksakan, artinya pengemasan harus memperhatikan kerapihan pakaian yang telah disetrika. Jika satu kemasan tidak cukup, gunakan dua kemasan atau lebih. Misalnya : baju-baju kerja dikemas tersendiri, celana jins juga dikemas tersendiri.

4. Kemasan tersebut diselotip supaya rapi.

5. Setelah dikemas tersebut, cucian bersih kemudian dimasukkan dalam tas plastic berlogo khusus yang bagian luarnya telah ditempeli nota rangkap ke-2.

6. Setelah selesai, cucian bersih yang telah selesai dikemas tersebut kemudian ditempatkan pada ruang penyimpanan untuk memudahkan pengambilan.

TAHAP V

Serah Terima dan Pembayaran

Dilakukan oleh bagian administrasi/kasir

1. Konsumen yang akan mengambil cucian, diminta menunjukkan nota rangkap ke-1

2. Setelah itu petugas mengambil cucian pada tempat penyimpanan sesuai dengan nota yang ditunjukkan konsumen.

3. Jika konsumen belum membayar (nota belum di cao lunas), maka petugas wajib mengingatkan konsumen untuk melakukan pembayaran.

4. Setelah pembayaran selesai, nota tersebut di cap “LUNAS”

5. Kemudian cucian yang sudah selesai diproses tersebut kemudian diserahterimakan kepada konsumen.

6. Konsumen dipersilakan untuk mengecek pakaiannya, apakah telah sesuai.

7. Jika telah selesai, nota rangkap ke-1 (yang telah dicap “TELAH DIAMBIL” diserahkan kepada konsumen, sedangkan nota rangkap ke-2 diarsipkan sebagai bukti transaksi.

Desain Organisasi UKM Laundry

Documents

Transcript of Desain Organisasi UKM Laundry