DASAR KOMUNIKASI DALAM PENDAMPINGAN CLIENT/KELOMPOK

Peran sebagai seorang konsultan tidak pernah terlepas dari bagaimana kita mengkomunikasikan sebuah ide kepada client atau kelompok yang kita memberikan advis/pendampingan. Permasalahan yang sering dihadapi adalah tidak tersampaikannya pesan dari konsultan kepada client atau kelompok yang didampinginya. Dengan permasalahan tersebut, teknik komunikasi menjadi suatu hal yang cukup penting yang dipahami oleh seseorang yang berperan sebagai konsultan. Tidak jarang pula seorang client berbeda persepsi karena ia tidak dapat menerima pesan informasi yang disampaikan oleh Konsultan yang mendampinginya. Dalam artikel ini, akan dibahas prinsip-prinsip komunikasi yang perlu dikuasai dan pahami oleh seorang konsultan dalam mendampingi client atau kelompok dampingannya.

PEMAHAMAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima melalui sebuah saluran untuk menghasilkan dampak yang diinginkan dengan menggunakan symbol/lambing yang umum. Simbol yang digunakan bisa berupa bahasa tulisan, gambar, musik dan sebagainya.

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Dalam proses komunikasi ada 5 unsur dasar yaitu : sumber informasi (komunikator); pesan ; saluran komunikasi (media); penerima informasi( komunikan ), dampak atau akibat dan umpan balik.

• Sumber

Adalah orang yang mula – mula memberikan aksi komunikasi atau memberikan pesan kepada penerima, pengirim pesan biasa juga disebut komunikator. Dalam membuat pesan kepada penerima terjadi proses encoding (pengkodean) yaitu proses menerjemahkan gagasan ke dalam symbol – symbol yang umum atau sudah dikenal ( kata, bahasa, gambar dan sebagainya ) menjadi pesan yang mudah dipahami. Sumber informasi bisa individu/perorangan atau lembaga yang memulai proses komunikasi.

• Pesan

Pesan adalah informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pesan yang disampaikan bisa berupa pesan verbal yaitu semua jenis komunikasi lisan yang menggunakan kata-kata, bisa juga berupa pesan non verbal seperti bahasa tubuh (ekspresi wajah, sikap tubuh, nada suara, gerakan tangan, cara berpakaian dan sebagainya ), musik tarian atau bahasa isyarat.

• Saluran

Unsur ini merupakan media atau sarana yang digunakan supaya pesan dapat disampaikan oleh sumber kepada si penerima. Saluran seringkali disebut dengan metode komunikasi. Saluran komunikasi bisa saja sederhana, misalnya mengunakan kata-kata/suara, tetapi juga prosesnya bisa tidak sederhana. Misalnya kita bisa menggunakan radio untuk kampanye tingkat kota, bisa menggunakan arisan warga untuk kampanye di tingkat RW dengan menggunakan berbagai media seperti leaflet, kartu bergambar dan sebagainya.

• Penerima

Adalah orang –orang yang menerima pesan dari komunikator, biasa juga disebut komunikan. Saat menerima pesan dari pengirim, terjadi proses penafsiran kembali pesan – pesan yang diterimanya yang disebut encoding. Proses decoding sangat dipengaruhi oleh persepsi dan latar belakang sosial budaya dari komunikan.

• Dampak/akibat

Dampak apa yang kita inginkan dari pesan yang disampaikan � Apakah kita ingin meningkatkan kesadaran kelompok sasaran � Apakah kita ingin mengubah sikap mereka � Apakah ingin meningkatkan keterampilan mereka, atau � Apakah ingin mengubah perilaku mereka ?

• Umpan Balik

Umpan balik mengacu pada segala informasi yang diperoleh kembali si pengirim pesan dari si penerima. Kegunaan umpan balik : � Dapat membantu sumber dalam menentukan keberhasilan usaha komunikasinya � Sumber dapat memperkuat pesan atau mengubah strateginya berdasarkan umpan balik

yang diterima. � Dapat digunakan untuk merencanakan program komunikasi yang lebih berhasil untuk

masa datang. � Pada saat memberikan umpan balik komunikan juga akhirnya bertindak sebagai

komunikator yang memberikan pesan kepada komunikator pertama. Sehingga komunikator dan komunikan sebetulnya keduanya merupakan sumber informasi dan masing – masing memberi dan menerima pesan secara serentak dan pada saat yang bersamaan terjadi proses saling mempengaruhi.

MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Banyak di antara kita menganggap bahwa komunikasi itu mudah, tetapi apakah betul demikian ?. Hanya bila kita memasuki suatu pengalaman di mana proses komunikasi yang kita lakukan rusak atau macet, kita baru menyadari bahwa komunikasi itu ternyata tidak mudah. Misalnya pada saat kita mengajak tetangga kita untuk ikut dalam kegiatan rembug warga, seringkali yang kita terima hanyalah tatapan mata dingin, sikap acuh tak acuh atau bahkan umpatan. Gambaran tersebut memperlihatkan kegagalan kita sebagai sumber dan penerima pesan dalam berkomunikasi.

Untuk mengurangi kegagalan komunikasi diperlukan keterampilan komunikasi yang efektif. Meskipun berbicara dan mendengarkan pembicaraan orang lain cukup mudah, tetapi ada perbedaan yang besar antara pembicaraan yang normal dan komunikasi yang terampil. Komunikasi yang efektif membutuhkan kepekaan dan keterampilan yang hanya dapat kita lakukan setelah mempelajari proses komunikasi dan kesadaran akan perilaku orang lain dan perilaku kita pada saat sedang berkomunikasi. Pada dasarnya bila kita menginginkan komunikasi yang efektif kita harus memahami apa yang menjadi penyebab perilaku orang lain. Semakin besar tanggapan positif terhadap pesan yang kita sampaikan artinya semakin efektif komunikasi yang kita lakukan.

CARA BERKOMUNIKASI YANG EFEKTIF

a) Pesan–pesan akan mudah diterima apabila pesan–pesan tersebut memiliki sifat – sifat atau prasyarat sebagai berikut :

• Sesuai dengan kebutuhan yang dirasakan oleh client atau kelompok dampingan

• Informasi yang tepat dengan keadaan mereka

• Dapat diterima dan cocok dengan kebudayaan dan kepercayaan kelompok sasaran

• Informasi yang benar secara teknis/ilmiah

• Sederhana dan mudah dimengerti

• Murah atau hanya perlu waktu dan usaha yang minim untuk melakukannya. Yang paling penting, pesan harus berdasarkan pada kebutuhan nyata client/kelompok dampingan dan menekankan hal – hal penting bagi mereka., bukan hal penting bagi lembaga penyelenggara program yang menyampaikan pesan. Setiap hari, masyarakat dibanjiri banyak pesan yang beranbekaragam. Agar pesan-pesan kita dapat menarik perhatian atau menggugah minat kelompok sasaran kita harus mengemasnya dengan baik. Informasi yang berguna dan sesuai terkadang tidak diperhatikan oleh masyarakat, karena disampaikan dengan cara yang kurang tepat (misalnya terlalu menantang situasi yang berlaku), membosankan, atau terlalu banyak muatan teknis.

b) Memilih saluran yang tepat, dalam memilih saluran yang akan dipergunakan untuk program komunikasi, tidaklah sesederhana memilih saluran yang satu atau yang lain. Kita dapat mempergunakan satu atau kombinasi dari keduanya, tergantung pada tujuan komunikasi dengan memperhitungkan pula keunggulan dan kelemahan setiap media.

c) Dalam setiap komunikasi, paling baik bila perhatian diawali dari unsur penerima (biasanya disebut Khalayak atau Kelompok Sasaran). “ Kenali khalayak anda “, merupakan prinsip dasar dalam komunikasi. Pertanyaan pertama yang harus kita ajukan adalah, “siapakah khalayak kita ?”. Jika kita tidak dapat mengidentifikasi secara khusus dengan siapa kita akan berkomunikasi selain dengan “seseorang” atau “masyarakat umum”, kita sebaiknya tidak melanjutkan proses komunikasi sebelum kita memperjelas hal tersebut.

Mengenali siapa yang ingin kita jangkau dapat membantu kita dalam mengembangkan pesan yang sesuai, memilih media yang sesuai dan menentukan saluran yang paling mungkin untuk menjangkau mereka. Sebaiknya, kita menemukan beberapa karakteristik khalayak yang relevan seperti data kependudukan, termasuk karakteristik mereka yang berhubungan dengan media serta tingkat pengetahuan, sikap dan perilaku yang berhubungan dengan topic yang ingin kita komunikasikan.

TAHAPAN KOMUNIKASI

Bagi kita yang bekerja dalam bidang konsultansi pada umumnya dan bidang Pemberdayaan Masyarakat pada khususnya, kita berkomunikasi dengan tujuan yang khusus – yaitu untuk mengupayakan peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui perubahan manusia, serta faktor sosial dan politik yang mempengaruhi sikap mereka. Untuk mencapai tujuan – tujuan tersebut, komunikasi yang berhasil harus melewati beberapa tahapan. Karenanya, penting untuk mempelajari apa yang terjadi dalam setiap tahap untuk mencegah kegagalan dalam proses komunikasi.

MENJANGKAU KHALAYAK

Komunikasi tidak akan efektif kalau khalayak tidak dapat menjangkau atau mendengarnya. Hal ini nampak sangat jelas dan masuk akal, namun banyak program gagal pada tahap pertama tersebut. Contoh – contoh pesan yang tidak menjangkau khalayak adalah :

• Siaran radio yang mengudara pada waktu yang tidak tepat setiap harinya

• Brosur penyuluhan yang hanya dibiarkan berdebu di sudut kantor atau diberikan pada orang yang tidak tepat.

• “ Mengajari orang yang sudah memahami “, misalnya poster Penanggulangan HIV/AIDS di Kantor Komisi Penanggulangan HIV/AIDS yang dibaca oleh para pelaku penanggulangan HIV/AIDS, namun justruk khalayak yang ingin kita jangkau tidak pernah mengunjungi kantor Komisi Penanggulangan HIV/AIDS.

MENARIK PERHATIAN KHALAYAK

Setiap komunikasi harus menarik perhatian dahulu sehingga masyarakat/client akan berusaha untuk mendengarkan atau membacanya. Banyak contoh kegagalan dalam hal ini :

• Masyarakat hanya melewati poster tanpa membacanya karena sebagian besar terdiri dari tulisan (tidak ada gambar)

• Di dalam kelas, ibu-ibu tidak memperhatikan karena materi yang diberikan oleh fasilitator membosankan

• Kader memindahkan atau mengganti saluran radio ke saluran lain karena materi yang dibahas hanya berbicara tentang hal – hal teknis saja

• Karena penyampaian materi (isu yang controversial) kurang tepat, beberapa peserta tidak mau mendengar lagi, “Daripada kita pusing dengan konflik yang akan terjadi, lebih baik kit tidak ikut-ikutan”.

PEMAHAMAN PESAN

Masyarakat mencoba mengartikan apa yang mereka lihat. Dalam hal ini penafsiran setiap orang dalam komunikasi tergantung pada banyak hal. Kesalahfahaman dapat terjadi bila :

� Materi merupakan hal yang asing atau sangat baru bagi khalayak � Bahasa terlalu rumit dan istilsh – istilah yang digunakan tidak biasa didengar � Gambar memuat diagram yang rumit dengan detail yang membingungkan � Informasi yang disajikan terlalu banyak/berat sehingga sulit untuk diserap � Kalimat/gambar yang digunakan mempunyai arti luas sehingga dapat

memberikan/memungkinkan penafsiran lain.

PENERIMAAN ATAU PENGELOLAAN PESAN

Setelah proses “pengolahan” pesan, si penerima mungkin menerima atau menolak informasi berdasarkan tingkat keuntungan yang disajikan atau ketidaktepatan informasi tersebut dengan situasi mereka. Biasanya lebih mudah mempromosikan sesuatu karena hasilnya mudah atau cepat untuk dilihat dampaknya, misalnya penggunaan urea agar padi atau jagung tumbuh lebih cepat. Namun penerimaan pesan akan lebih sulit bila kita berusaha mengubah suatu kepercayaan atau kebiasaan yang telah lama mereka anut di dalam kehidupan mereka. Jika suatu kepercayaan telah dianut oleh seluruh masyarakat atau merupakan bagian dari

kepercayaan yang lebih mendasar seperti agama, kita dapat memperkirakan betapa sulitnya mengubahnya, apalagi kalau kita hanya mempergunakan metode komunikasi atau pendekatan yang tidak tepat.

PERUBAHAN SIKAP / PELAKU

Jika khalayak menerima informasi, penerimaan mereka dapat menjadi perubahan sikap ( yang nantinya dapat menuju pada perubahan perilaku) sesuai dengan tujuan komunikasi kita. Namun, meskipun telah terjadi perubahan kepercayaan atau sikap, tidak selalu otomatis perilaku mereka berubah. Komunikator perlu mengetahui faktor penghalang yang mungkin ada dalam perubahan perilaku, dan mencoba mengatasinya dengan baik. Tekanan yang berasal dari orang lain dalam sebuah keluarga, masyarakat atau lingkungan dapat mencegah seseorang untuk mengubah perilakunya.

Ada banyak contoh penerimaan pesan yang tidak dapat mengubah sikap atau perilaku kelompok sasaran, misalnya :

• Seorang pedagang setuju bahwa trotoar tidak bisa dipergunakan sebagai tempat berjualan, karena trotoar tersebut bukan tempatnya berjualan.

• Seorang bapak sadar bahwa pekerjaan di rumah (seperti mengasuh anak, memasak, dll) memakan banyak waktu dan tenaga, namun dia tidak mau membantu isterinya karena jenis – jenis pekerjaan tersebut dianggap “pekerjaan perempuan” di daerahnya.

MEMPERTAHANKAN ATAU TIDAK MEMPERTAHANKAN SIKAP/PERILAKU BARU

Jika perubahan sikap atau perilaku berpengaruh positif, seseorang mungkin akan mempertahankan sikap atau perilaku baru tersebut. Namun jika pengalamannya negative, mungkin perubahan sikap/perilaku tersebut tidak akan dipertahankan.