Laporan Analisis Proses BisnisDigital Library UPT Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

0

Jurusan Sistem InformasiFakultas Teknologi Informasi

Institut Teknologi Sepuluh NopemberSurabaya

2009

Analis:Rama Catur APP. 5207 100 077Zinzia Shavira PH. 5207 100 089Oddy Virgantara 5207 100 091Arief Rakhman 5207 100 092

Daftar Isi

Daftar Isi...............................................................................................................................................1I. PENDAHULUAN...............................................................................................................................2

A. Latar Belakang..........................................................................................................................2B. Tujuan Analisis.........................................................................................................................3

II. PEMBAHASAN.................................................................................................................................4A. Gambaran Umum Organisasi...................................................................................................4

1. Profil perusahaan...............................................................................................................42. Proses-Proses Bisnis pada Digital Library ITS......................................................................7

B. Identifikasi Masalah.................................................................................................................81. Klasifikasi Proses Bisnis......................................................................................................82. Dokumentasi Proses.........................................................................................................113. Identifikasi Permasalahan................................................................................................12

C. Data-Data Pendukung............................................................................................................131. Data Primer......................................................................................................................132. Data Sekunder..................................................................................................................13

D. Analisis Data...........................................................................................................................131. Metode Analisis................................................................................................................132. Tools yang Digunakan......................................................................................................20

E. Hasil Analisis...........................................................................................................................27F. Usaha-Usaha Peningkatan.....................................................................................................28

1. Promosi............................................................................................................................282. Integrasi Data...................................................................................................................283. Customer Service..............................................................................................................28

III. PENUTUP......................................................................................................................................29A. Kesimpulan.............................................................................................................................29B. Saran......................................................................................................................................29

1. Promosi............................................................................................................................292. Integrasi Data...................................................................................................................293. Customer Service.............................................................................................................29

Daftar Pustaka....................................................................................................................................30

1

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perpustakaan merupakan gudang data, koleksi informasi dan simpanan pengetahuan. Perpustakaan tidak hanya berkaitan dengan gedung dan buku saja, namun juga sistem penyimpanan, pemeliharaan, pengguna, pengelola dan bagaimana cara mengelola dan menggunakannya. Perpustakaan dapat kita artikan sebagai kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian yaitu bagian pengembangan koleksi, pengolahan koleksi, bagian layanan pengguna dan bagian pemeliharaan sarana prasarana[1]. Selain itu, perpustakaan juga merupakan tempat memberikan karya-karya yang telah dimiliki untuk berbagi ilmu kepada orang lain. Dalam hal ini perpustakaan yang akan dibahas disini adalah UPT Perpustakaan ITS.

Perpustakaan ITS berguna khususnya bagi para mahasiswa. Di dalam Perpustakaan ITS banyak informasi yang bisa didapat. Bahan bacaan yang berkaitan dengan mata kuliah mahasiswa, jurnal-jurnal ilmiah, buku-buku referensi dan buku-buku pengetahuan umum telah tersedia. Selain itu, Perpustakaan ITS juga telah menyiapkan berbagai fasilitas yang dapat digunakan para mahasiswa dan masyarakat umum. Hal ini dilakukan untuk mewujudkan visi-nya untuk menjadi salah satu Learning Resource Center. Perpustakaan ITS juga berpartisipasi aktif dalam komunitas perpustakaan dan institusi pendidikan yang lebih luas melalui program pengembangan berkelanjutan, seminar, lokakarya, pelatihan, konferensi, dan lain-lain, serta kegiatan antar perpustakaan dan terus mengembangkan system jaringan baik secara internet, regional, nasional, maupun internasional.

Setelah mengetahui kegunaan Perpustakaan ITS, tentunya dapat disadari bahwa Perpustakaan mempunyai peran yang sangat penting khususnya bagi para mahasiswa dan juga masyarakat umum. Tetapi pada kenyataannya, dengan kinerja Perpustakaan yang sekarang, masih banyak mahasiswa dan juga pengguna lainnya yang belum menggunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh UPT Perpustakaan. Keadaan ini sebaiknya harus segera mendapatkan perhatian agar kinerja Perpustakaan bisa ditingkatkan. Berangkat dari hal ini, kelompok kami memutuskan untuk melakukan survey pada Perpustakaan ITS untuk dijadikan objek observasi tugas Final Project mata kuliah Analisis Proses Bisnis.

Berbagai survey diperlukan untuk mengetahui proses bisnis pada UPT Perpustakaan ITS, mengumpulkan data primer dan sekunder, dan mengamati kondisi secara langsung di lapangan. Setelah itu, proses bisnis akan dianalisis untuk mengetahui bagaimana mutu pelayanan Perpustakaan kepada para pengguna, mengukur kinerjanya berdasarkan data-data yang didapat, dan merencanakan perbaikan dengan menggunakan berbagai alat peningkatan proses bisnis. Hasil dari analisis adalah rencana peningkatan sebagai solusi yang tepat dari permasalahan-permasalahan yang ada.

Kami mengambil tema “Digital Library UPT Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya” dikarenakan fokus dari penelitian kami berbeda dengan analisis proses bisnis yang dilakukan oleh kelompok lain dalam mata kuliah yang sama. Tema ini

2

diangkat dari hasil pertimbangan terhadap wawancara pada pihak pengelola perpustakan yang dilakukan pada awal survey. Kami menangkap adanya keinginan dari pihak perpustakaan untuk meningkatkan pemanfaatan dari teknologi informasi yang telah tersedia. Digital Library yang sudah ada masih belum optimal dalam penggunaannya. Potensi pengembangan Digital Library masih cukup besar untuk mendukung pengembangan dari perpustakaan.

Digital Library dapat digunakan sebagai tempat yang lebih praktis dan dapat membantu para pengguna khususnya bagi para mahasiswa. Dengan Digital Library pun, hal-hal yang biasanya hanya dapat dilakukan jika datang ke perpusnya langsung, akan dapat dilakukan melalui Digital Library ini. Selain itu, dengan adanya Digital Library, pengguna yang ingin mencari buku dapat segera menemukan buku tersebut. Dan pengguna yang ingin mendapatkan bahan kuliah misalnya saja jurnal atau karya atau tugas akhir dari para mahasiswa, dapat di download langsung melalui Digital Library. Jadi Digital Library dapat mempermudah dan mempercepat serta lebih praktis dan efisien dalam membantu melaksanakan proses bisnis perpustakaan. Namun sampai saat ini, proses otomasi yang dilakukan belum terkoordinasi dengan baik karena adanya belum adanya integrasi antara Digital Library dengan proses bisnis perpustakaan secara keseluruhan.

Untuk itu, perlu adanya pendefinisian ulang proses bisnis dalam perpustakaan, sehingga bisa diciptakan adanya integrasi antara Digital Library dan proses bisnis perpustakaan serta yang mencakup dan mendukung proses-proses bisnis tersebut. Sehingga pada akhirnya, para pengguna akan mendapatkan pelayanan dan harapan untuk memanfaatkan Teknologi Informasi secara lebih optimal dapat tercapai.

B. Tujuan Analisis

1. Menganalisis proses bisnis dari Digital Library ITS

2. Mengetahui permasalahan-permasalahan serta kendala apa saja yang muncul pada proses bisnis Digital Library ITS

3. Mengetahui ukuran kinerja Digital Library ITS

4. Mendapatkan data-data dan pandangan pengguna tentang Digital Library ITS

5. Menganalisis data-data dan menyimpulkan solusi permasalahan yang tepat untuk meningkatkan pelayananan kepada pengguna Digital Library ITS

6. Memanfaatkan teknologi informasi secara lebih optimal melalui proses bisnis Digital Library Perpustakaan

7. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam menganalisis proses bisnis suatu perusahaan

3

II. PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Organisasi

1. Profil perusahaan

Perpustakaan ITS adalah sebuah Unit Pelaksana Teknis (UPT) kampus ITS yang menangani koleksi buku, referensi khusus, jurnal ilmiah, kumpulan skripsi, tesis, desertasi, karya tulis dari berbagai sumber. Secara singkat, profil Perpustakaan ITS adalah sbb.

Nama : UPT Perpustakaan ITSAlamat : Kampus Institut Teknologi Sepuluh Nopember SurabayaNo Telp : (031) 5921733No Fax : (031) 5937774Web Address : http://library.its.ac.idEmail : libits@its.ac.idPemilik : Kampus Institut Teknologi Sepuluh Nopember SurabayaKepala : Drs. Achmad, M.A.PJ Digilib : Agus S.P.

Perpustakaan ITS mempunyai visi untuk menjadi Pusat Sumber Belajar atau Learning Resource Center dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi. Sedangkan misi-nya adalah :

Mengumpulkan informasi dari segala bentuk yang relevan dengan bidang studi di ITS. Mengorganisasi informasi agar mudah ditemukan kembali. Mendistribusikan informasi secara efektif dan efisien kepada pengguna.

4

Mewujudkan SIM Perpustakaan, layanan terintegrasi dengan Ruang Baca Jurusan/Fakultas ataupun unit lain yang terkait.

Menyediakan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi. Mengelola sumberdaya perpustakaan sehingga misi di atas dapat dicapai.

Selain visi dan misi tersebut. UPT Perpustakaan ITS mempunyai tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk memandu kerja operasionalnya dan peningkatan kinerjanya secara terus menerus. Tujuan Perpustakaan ITS adalah untuk :

1. Menunjang kurikulum dengan menyediakan informasi dan bahan pustaka yang memadai untuk mahasiswa dan dosen, sehingga program akademik dapat dilaksanakan secara efektif.

2. Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi secara efektif untuk mengelola informasi sehingga pengguna perpustakaan dapat mengakses berbagai jenis koleksi secara bebas.

3. Memberi informasi kepeda pengguna agar dapat memanfaatkan koleksi secara efektif dan efisisen baik melalui brosur, leaflet, internet, pendidikan pengguna dan lain-lain dengan menekankan pentingnya konsep pembelajaran sepanjang hayat.

4. Membantu melestarikan karya ilmiah civitas akademika ITS seperti, tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, prosiding dan lain-lain.

5. Berpartisipasi aktif dalam komunitas perpustakaan dan institusi pendidikan yang lebih luas melalui program pengembangan berkelanjutan, seminar, lokakarya, pelatihan, konferensi dan lain-lain, dan kegiatan antar perpustakaan dan terus mengembangkan sistem jaringan baik secara internal, regional, nasional maupun internasional.

6. Mengembangkan koneksi dengan semua Ruang Baca Jurusan/Fakultas dengan memanfaatkan jaringan kampus sehingga resource sharing dapat dicapai.

7. Program Kerja Peningkatan informasi relevan dan local content.

8. Sistem perpustakaan terautomasi secara terintegrasi (SIM).

9. Digitalisasi koleksi, AV dan local content.

10. Memperluas jaringan kerjasama dengan berbagai pihak.

11. Peningkatan kualitas dan kuantitas jasa. Peningkatan kualitas, kuantitas dan kesejahteraan staf.

12. Penggalian dana mandiri (pelatihan, magang, sewa ruang, jasa informasi, dll).

Terlihat dari visi, misi dan tujuan Perpustakaan ITS, Digital Library menempati peran pendukung yang sangat penting. Terutama pada poin-poin yang di-blok tebal, peran Digital Library dan sistem otomasi perpustakaan berbasis teknologi informasi mutlak dibutuhkan.

5

Struktur Organisasi UPT Perpustakaan ITS

Dilihat dari struktur tersebut, Digital Library ditangani oleh unit sub koordinator otomasi perpustakaan dan digitalisasi, dan sub koordinator otomasi jaringan komputer dan perawatan.

6

KepalaPerpustakaan

Kasubag Tata Usaha

Ruang Baca Jurusan/Fakultas

Koordinator Jasa Pengguna

Koordinator Jasa Referal dan Informasi

Koordinator Jasa Teknis

Koordinator Pemasaran dan

Pelatihan

Sub Koordinator Jasa Teknis

Sub Koordinator Pengembangan

Koleksi

Sub Koordinator Klasifikasi dan

Katalogisasi

Sub Koordinator Pasca Katalogisasi

Sub Koordinator Otomasi

Perpustakaan dan Digitalisasi

Sub Koordinator Otomasi Jaringan

Komputer dan Perawatan

Sub Koordinator Koleksi Majalah

dan Referens

Sub Koordinator Sirkulasi Buku Teks

Sub Koordinator Koleksi Karya ITS dan Bank Dunia

Sub Koordinator Koleksi Buku Reserve dan

2. Proses-Proses Bisnis pada Digital Library ITS

Proses bisnis adalah sebuah rantai aktivitas berulang yang berhubungan secara logis yang menggunakan sumber daya perusahaan untuk mengolah sebuah objek (fisik atau mental) dengan tujuan untuk mencapai produk atau hasil yang terukur dan telah ditentukan untuk pelanggan internal atau eksternal. Jadi, pada Digital Library ITS, yang dimaksud proses bisnis bukan hanya pelayanan pada pelanggan, namun meliputi berbagai aktivitas mengelola objek digital berupa berbagai koleksi digital perpustakaan dan objek mental berupa kebutuhan pengguna dengan tujuan untuk mencapai pelayanan tertentu yang memuaskan pelanggan internal (pihak institut) dan pengguna perpustakaan melalui berbagai dukungan layanan berbasis teknologi informasi, terutama melalui portal website Digital Library.

Sesuai dengan definisi tersebut, kami mengidentifikasi proses bisnis pada Digital Library ITS sbb.

a) Proses Bisnis Utama

1. Pengadaan Situs dan Server2. Penginputan Data3. Maintenance Situs4. Registrasi User5. Customer Service Digital Library6. Searching Database7. Proses Aktivasi8. Proses download jurnal tugas akhir dan karya mahasiswa

b) Proses Bisnis Pendukung

1. Security2. Backup Database3. Promosi Digital Library

c) Proses Bisnis Pengembangan

1. Desain Situs2. Arsitektur Database

Masing-masing proses bisnis ini akan dijelaskan di bagian klasifikasi proses bisnis.

7

B. Identifikasi Masalah

1. Klasifikasi Proses Bisnis

Digital Library adalah sebuah bisnis pelayanan. Di dalamnya terdapat berbagai proses mengelola koleksi digital dan berbagai informasi lainnya, hingga para pengguna bisa mendapatkan berbagai pelayanan, terutama melalui website. Proses-proses bisnis Digital Library ITS yang telah disebutkan sebelumnya bisa diklasifikasikan menjadi tiga kelompok, yaitu proses bisnis utama, proses bisnis pendukung, dan proses bisnis pengembangan.

a) Proses Bisnis Utama

Proses bisnis utama (primary processes) pada Digital Library ITS meliputi proses-proses inti yang menghasilkan nilai terbesar dalam perusahaan berupa pelayanan dasar pada pengguna. Proses bisnis ini dimulai dari pengadaan situs dan penginputan data koleksi dari berbagai sumber, pengelolaannya, sampai pada aktivitas pelayanan pengguna. Pada Digital Library ITS, proses bisnis utamanya adalah sebagai berikut.

1. Pengadaan Situs dan Server

Proses ini berfungsi untuk menyediakan fasilitas pendukung berupa situs atau website untuk mengakses Digital Library. Selain itu, untuk mengelola database, maka juga disediakan fasilitas server. Melalui situs ini, pengguna dapat melakukan berbagai hal. Contohnya adalah searching database, download, dan lain-lain.

2. Input Data

Proses ini berfungsi untuk memasukkan data-data ke dalam database server maupun ke dalam situs. Ada beberapa macam input data yaitu :

a. Upload berkas ke katalog digital dan serverMemasukkan data buku, data jurnal, data artikel, dll. Misalnya daftar buku dan tempatnya di rak, menyediakan file koleksi digital (artikel, jurnal, e-book) yang nantinya akan disediakan dalam Digital Library.

b. Update dan input beritaMemasukkan berita-berita terbaru seputar perpustakaan, buku-buku baru, jurnal, artikel yang baru masuk ke dalam perpustakaan. Selain itu, juga informasi dan berita lain yang berguna bagi para pengguna dalam mencari informasi dan pengetahuan yang relevan.

c. Pengeditan koleksi digitalSebelum di upload ke dalam katalog Digital Library, maka file yang telah didapatkan harus di-edit terlebih dahulu agar para pengguna dapat lebih

8

mudah menemukan file tersebut, misalnya memasukkan review buku digital, abstraksi jurnal, judul dan kutipan artikel, dll.

3. Maintenance Situs

Merupakan proses operasional harian mengecek database agar dapat tetap teratur dan terkendali. Dalam proses maintenace, petugas akan menghilangkan file-file dalam situs dan database yang tidak berguna, mengecek link-link dalam situs agar tetap berfungsi dengan baik, dan memantau perubahan-perubahan situs dan database secara berkala.

4. Registrasi User

Untuk dapat menggunakan fasilitas-fasilitas dalam Digital Library misalnya download jurnal, pengguna harus melakukan registrasi terlebih dahulu. Dalam proses registrasi, calon pengguna Digital Library diminta mengisi formulir yang telah disediakan melalui website. Setelah proses registrasi selesai, pengguna akan mendapatkan username dan password yang digunakan untuk login ke dalam situs.

5. Customer Service Digital Library

Proses ini disediakan untuk membantu pengguna apabila mengalami kesulitan dalam menggunakan fasilitas-fasilitas Digital Library. Untuk itu, disediakan contact person yang melayani tanya jawab dengan pengguna bagaimana cara menggunakan Digital Library. Customer service yang dimaksud terbatas pada lingkup layanan yang disediakan oleh Digital Library, bukan layanan perpustakaan secara keseluruhan.

6. Database Searching

Dalam proses ini, pengguna dapat mencari file-file atau data buku yang diinginkan dengan memasukkan keyword-nya. Proses pencarian akan menelusuri database, kemudian menampilkan hasil pencarian dengan cepat. Dengan menggunakan layanan ini, pengguna yang akan meminjam buku pada perpustakaan atau mendownload koleksi digital dapat menemukannya dengan mudah.

7. Proses Aktivasi

Proses ini berfungsi untuk mengaktifkan account yang sudah dimasukkan ke dalam proses registrasi. Proses aktivasi menerima masukan berupa formulir registrasi, kemudian diolah, disaring, dan disimpan ke dalam database. Setelah itu, petugas akan mengirimkan username dan password ke email masing-masing user dan memberitahu bahwa proses aktivasi account berhasil.

9

8. Proses Download Jurnal Tugas Akhir dan Karya Mahasiswa

Digital Library menyediakan fasilitas download jurnal tugas akhir dan karya mahasiswa. Proses download berjalan setelah permintaan dari pengguna diterima (klik tombol download), kemudian permintaan tersebut diproses dan segera dilayani. Layanan ini dapat membantu para pengguna untuk mendapatkan jurnal tugas akhir, artikel, dan karya karya mahasiswa yang diinginkan oleh pengguna dalam bentuk file.

b) Proses Bisnis Pendukung

Proses bisnis pendukung (support processes) pada Digital Library ITS meliputi proses-proses yang tidak langsung menghasilkan nilai tetapi diperlukan untuk mendukung proses utama di atas. Proses ini mendukung proses utama yang meliputi penjagaan keamanan situs (security), mengelola backup database, dan melakukan promosi. Pada Digital Library ITS, proses bisnis pendukungnya adalah sbb.

1. Security

Untuk menjaga keamanan dari database dan juga keamanan dari situs, maka perlu adanya security untuk mencegah adanya hal-hal yang merusak. Yang paling sering terjadi adalah ancaman virus-virus komputer yang dapat merusak database. Selain itu proses ini juga mengantisipasi adanya hacker yang dapat melakukan akses secara tidak benar atau merusak database.

2. Backup Database

Proses ini digunakan untuk mem-backup database agar informasi dalam database selamat dari berbagai kemungkinan kerusakan. Proses backup database ini dilakukan secara berkala.

3. Promosi Digital Library

Agar para user mengetahui dan mengenal Digital Library dan juga perpustakaan, maka dilakukan promosi. Promosi yang digunakan bisa melalui internet, dalam bentuk brosur, atau melalui pengumuman lain yang dapat dilihat oleh banyak orang.

c) Proses Bisnis Pengembangan

Proses bisnis pengembangan (development processes) pada Digital Library ITS meliputi proses-proses untuk meningkatkan kinerja rantai nilai dengan proses utama dan pendukung yang telah disebutkan sebelumnya. Jadi dapat membantu dalam mengembangkan kemajuan Digital Library agar lebih menarik. Berikut beberapa proses bisnis pengembangan pada Perpustakaan ITS:

10

1. Desain Situs

Proses ini dilakukan untuk membuat tampilan yang bagus pada website agar para pengguna tertarik untuk menggunakan Digital Library. Selain itu, mungkin perlu adanya perubahan dalam desain untuk mempermudah penggunaan dalam situs tersebut. Sehingga pengguna merasa sangat terbantu dalam menggunakan Digital Library.

2. Arsitektur Database

Supaya database dapat disusun dengan baik dan juga dapat dikelola dengan sebaik-baiknya, maka arsitektur dalam database juga harus diperhatikan. Sehingga modifikasi (akses, insert, update) database dapat dilakukan dengan mudah.

2. Dokumentasi Proses

Untuk mendokumentasikan proses, kami menggunakan tool Cross-Functional Flowchart. Cross-Functional Flowchart adalah flowchart yang memberikan informasi siapa yang melakukan aktivitas dan di bagian apa dia berada. Tool ini digunakan untuk menjelaskan berbagai jenis proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan sekaligus menjelaskan bagian kerja tiap departemen dalam proses tersebut. Tool ini sangat diperlukan agar jelas gambaran proses dan andil tiap bagian dalam proses, sehingga setiap departemen menyadari awal dan akhir, bahan dan hasil dari pekerjaan yang dilakukan. Kami menggunakan tool ini untuk membagi spesialisasi kerja agar tiap departemen bisa fokus terhadap pekerjaannya dan percaya terhadap bagian kerja departemen lain.

Untuk membuat cross-functional flowchart, kami menggunakan sumber data yang didapatkan dari hasil wawancara dengan Bpk. Agus SP. selaku penanggung jawab Digital Library ITS, dari Booklet Profil Perpustakaan ITS, dan dari hasil diskusi kelompok kami. Berdasarkan data-data tersebut, kami mengidentifikasi 3 unit dalam perpustakaan ITS yang berhubungan dalam proses penyediaan layanan Digital Library. Setelah itu kami menghubungkan setiap unit tersebut sesuai dengan input dan output proses yang terjadi. Informasi tambahan waktu yang dihabiskan dalam proses, biaya yang dikeluarkan, value added, dan tingkat penyelesaian proses tidak kami cantumkan karena kurangnya data dan berdasarkan beberapa pertimbangan hal itu kurang mendukung analisis. Informasi-informasi tersebut akan menyebabkan mengidentifikasi proses bisnismenjadi terlalu dalam. Yang sangat diperlukan dalam analisis ini adalah alur proses bisnisnya.

Berikut adalah hasil cross-functional flowchart yang kami buat.

11

Cross-Functional Flowchart Proses Bisnis Digital Library

Pengadaan Barang Developer Marketing User

Pengadaan Situs dan Server Integrasi Data

Disain dan Arsitektur Database

Penginputan Data ke dalam Database dan Situs

Security

Promosi

RegistrasiProses Aktivasi

Search Katalog dan Download Jurnal

Contact Person

Maintenance

Back Up Database

3. Identifikasi Permasalahan

Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan langsung, kami mengidentifikasi beberapa masalah dalam proses bisnis Digital Library ITS :

Promosi yang masih kurang mengakibatkan para mahasiswa masih enggan untuk sering-sering mengunjungi perpustakaan digital

Kurangnya koordinasi dan integrasi informasi pada proses bisnis Digital Library dan proses bisnis perpustakaan

Kurangnya pemanfaatan infrastruktur teknologi informasi Masih banyaknya karyawan yang belum mengetahui dan menguasai dengan

baik tentang teknologi yang diterapkan pada Digital Library dan cara penggunaannya

Kurangnya sumber daya tenaga kerja dan finansial yang tersedia untuk dialokasikan ke Digital Library

Data buku Digital Library tidak sesuai dengan yang sebenarnya Masih banyak terjadi kesalahan dalam memasukkan data pada Digital Library,

sehingga menyebabkan banyak permasalahan teknis database

12

Kurangnya pengecekan dan juga maintenance pada masing-masing proses bisnis secara rutin

Kurang berfungsinya layanan customer service atau contact person pada Digital Library

C. Data-Data Pendukung

1. Data Primer

Data primer yang telah kami dapatkan adalah sbb.

Sejarah dan profil Perpustakaan ITS Struktur organisasi Perpustakaan ITS Fasilitas-fasilitas yang disediakan pada Digital Library Buku panduan Profil Perpustakaan ITS Jenis data yang dimasukkan ke dalam database Pengadaan berkas-berkas Digital Library dari karya-karya civitas akademika ITS Hasil wawancara terhadap pengelola Digital Library

2. Data Sekunder

Data sekunder yang telah kami dapatkan adalah sbb.

Berbagai jurnal ilmiah mengenai perpustakaan, perpustakaan digital, dan proses bisnis perpustakaan Digital Library.

Cross Functional Flowchart proses bisnis Digital Library. Hasil kuesioner sederhana terhadap beberapa mahasiswa ITS.

D. Analisis Data

1. Metode Analisis

Analisis dilakukan dengan berbagai metode. Tiap metode digunakan pada tahapan tertentu sesuai dengan tahapan aktivitas peningkatan proses bisnis yang diilustrasikan pada gambar berikut.

Secara umum, kami melakukan kajian pustaka, wawancara, dan pengambilan sampel kuesioner sebelum melakukan apa pun yang berkaitan dengan analisis. Tujuannya adalah untuk mengenali Perpustakaan ITS, terutama bagian Digital Library, dari sudut pandang penyedia layanan dan dari sudut pandang pengguna. Hasil dari kajian pustaka, wawancara, dan kuesioner kami gunakan untuk langkah-langkah selanjutnya.

13

Untuk mendokumentasikan proses bisnis, kami telah melakukannya pada bagian klasifikasi proses bisnis, dengan menggunakan cross-functional flowchart.

a) Kajian Pustaka

Kajian pustaka dilakukan dengan menelusuri referensi-referensi yang berkaitan dengan perpustakaan secara umum, sesuai dengan proses bisnis Digital Library. Telaah pustaka juga meliputi penelusuran jurnal-jurnal ilmiah yang tersedia di internet.

Salah satu jurnal yang kami temukan adalah mengenai evaluasi kriteria dan problem dalam Digital Library dari sudut pandang pengguna. Dalam jurnal tersebut terdapat hasil penelitian yang melibatkan 48 subjek dari School of Information Studies, Universitas Wisconsin-Milwaukee. Secara ringkas hasilnya adalah sbb. [4]

Dari tabel tersebut terlihat bahwa kriteria yang paling penting dari Digital Library adalah kemampuannya dalam hal content, interface usability (search and browse), dan usability in general. Untuk mengetahui lebih lanjut terhadap kuantifikasi penelitian ini, silakan merujuk pada jurnal tersebut.

14

b) Wawancara

Wawancara dilakukan untuk menggali sebanyak-banyaknya informasi dan rencana dari pihak perpustakaan mengenai kondisi aktual perpustakaan, terutama Digital Library-nya, sekaligus mempertimbangkan pendapat-pendapat tersebut untuk melakukan berbagai perencanaan peningkatan kinerja. Metode ini dipilih karena yang lebih mengetahui kondisi sebenarnya dari perpustakaan adalah para karyawan yang bekerja di dalamnya. Maka dalam proses peningkatan, sudah seharusnya mereka dilibatkan secara aktif. Dan juga, jika rencana ini diterima, maka implementasi dari peningkatan kinerja ini juga akan dilaksanakan oleh yang bersangkutan.

c) Pengambilan Sampel Kuesioner

Kuesioner digunakan untuk mengumpulkan pendapat para pengguna terhadap performa pelayanan yang diberikan oleh Digital Library ITS. Kuesioner disebarkan ke mahasiswa ITS dari beberapa jurusan dan angkatan. Berikut isi kuesioner tsb.

15

KuisionerDigital Library ITS

Fakultas :Jurusan :Angkatan :

Digital Library adalah salah satu fasilitas dari Perpustakaan ITS, yang berupa situs, bertujuan memudahkan mahasiswa ITS dalam mencari referensi yang diinginkan dengan cepat.

Pertanyaan : 1. Apakah Anda pernah mengunjungi Digital Library yang beralamatkan http://library.its.ac.id?

a. Ya b. Tidak

Jika ya : (jika tidak lanjutkan ke no. 7)2. Darimana anda mengetahui informasi tentang situs Digital Library tersebut ??

a. promosi b. teman c. internet d. lain-lain3. Seberapa sering Anda mengunjungi situs itu dalam seminggu?

a. >10 kali b. 5-10 kali c. < 5 kali d. belum pernah 4. Jika Anda pernah mengunjungi, apa yang Anda cari?

a. Berkas-berkas Tugas Akhir b. Berita-berita terpopuler c. Buku referensi kuliah d. Lain-lain

16

17

5. Apakah yang Anda cari sudah ada di situs itu? a. Ya b. Tidak

6. Jika sudah ada, apakah Anda puas dengan yang Anda cari? a. Ya, alasan... b. Tidak, alasan...

Jika tidak :7. Pernahkah Anda mendengar atau melihat adanya promosi situs ini?

a. Ya b. Tidak 8. Apa yang menyebabkan Anda belum mengunjungi situs itu?

a. Tidak tahu, alasan: - kurang promosi - tidak terlalu berguna - tidak pernah buka internet

b. Belum membutuhkan, alasan: - tidak terlalu membantu - tidak ingin menggunakan - tidak tertarik

c. Malas melihat, alasan: - tampilan tidak menarik - banyak error pada situs - sulit dibuka

d. Lain-lain

9. Setelah mengetahui ini, apakah anda berkeinginan untuk menggunakan ITS Digital Library? a. ya b. tidak

Kritik dan Saran: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Langkah selanjutnya adalah performance measure.

d) Performance Measurement (Pengukuran Kinerja)

Performance measure adalah sebuah metode untuk mengukur pelaksanaan sebuah program atau proyek. Pengukuran ini dilakukan secara terus menerus dengan memantau laporan dari progress (perkembangan) dan accomplishment (pencapaian). Pendekatan yang dilakukan adalah ukuran kinerja operasional. Ukuran kinerja operasional dilakukan kontinyu untuk memantau aspek-aspek kinerja yang relevan untuk proses bisnis. Pengukuran ini bersama-sama membentuk panel instrumen yang dapat digunakan untuk memonitor kinerja. Panel instrumen akan menggambarkan trend negatif, perkembangan dari waktu ke waktu dan memungkinkan follow up berupa usaha peningkatan tertentu.

Ada beberapa sistem pengukuran yang bisa diterapkan dalam kinerja Digital Library:

Kualitas, meliputi kelengkapan daftar buku dalam katalog Digital Library, kelengkapan jurnal-jurnal dan karya-karya dari mahasiswa ITS. Terintegrasinya katalog Digital Library dengan daftar buku perpustakaan ITS.

Fleksibilitas, meliputi kemudahan mencari informasi buku dalam Digital Library, kemudahan untuk mendapatkan jurnal-jurnal dan karya-karya dari mahasiswa ITS.

Waktu, meliputi update buku-buku terbaru dalam katalog online. Pengembangan situs, dan update berita-berita terbaru.

Biaya, meliputi biaya maintenance dari Digital Library, security situs Digital Library, biaya pengembangan Digital Library terutama pelayanan dalam situsnya, pemantauan penggunaan dana dari pihak institut.

Untuk menggunakan sistem-sistem tersebut, pihak Perpustakaan menerapkan konsep process measurement dan result measurement secara bersamaan. Process measurement adalah pengukuran kinerja organisasi dengan melihat proses-proses yang telah dilakukan oleh perusahaan. Sedangkan result measurement adalah

18

ProcessDocumentation

PerformanceMeasurement

Self assessment& PerformanceEvaluation

ImprovementPlanning

Improvement

pengukuran kinerja organisasi dengan melihat hasil-hasil yang telah dicapai oleh perusahaan.

Dalam jurnal yang kami temukan, terdapat beberapa model yang mendefinisikan kualitas Digital Library (DL). Secara ringkas ditunjukkan dalam tabel berikut. [5]

Untuk mengetahui lebih lanjut terhadap kuantifikasi pengukuran kualitas ini, silakan merujuk pada jurnal tersebut.

Langkah selanjutnya adalah self assessment & performance evaluation.

e) Self Assessment & Performance Evaluation

Self assessment adalah metode untuk mengevaluasi tingkat kinerja perusahaan dan prosesnya, dalam hal ini unit Digital Library perpustakaan ITS. Self assessment dilakukan oleh pihak internal perpustakaan sendiri, bukan oleh pihak luar. Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan gambaran umum dan utuh tentang kinerja Digital Library. Pengukuran dalam self assessment dilakukan dalam level strategis yang utuh dan menyeluruh dan lebih jarang dilakukan daripada pengukuran kinerja. Dalam Digital Library, klasifikasi proses-proses bisnis berdasarkan tingkat kepentingannya akan diinterpretasikan dalam performance matrix.

19

ProcessDocumentation

PerformanceMeasurement

Self assessment& PerformanceEvaluation

ImprovementPlanning

Improvement

Selain itu juga dilakukan evaluasi kinerja (performance evaluation) Digital Library. Untuk melakukan evaluasi itu, akan digunakan tool check sheet untuk memahami permasalahan (problem understanding), dan tool cause and effect chart serta root cause analysis untuk menganalisis permasalahan tersebut.

Langkah selanjutnya adalah improvement planning.

20

ProcessDocumentation

PerformanceMeasurement

Self assessment& PerformanceEvaluation

ImprovementPlanning

Improvement

f) Improvement Planning

Sebelum melakukan peningkatan, harus dilakukan perencanaan langkah-langkah peningkatan terlebih dahulu. Dalam merencanakan peningkatan, kita berpedoman kepada tahapan peningkatan (improvement stages) berikut.

Tiap tahapan yang dilalui, mempunyai tool yang sesuai untuk melakukan analisis berkaitan dengan Digital Library. Kami memilih tool-tool berikut ini.

Stages Tools1. Prioritizing the improvement effort Performance matrix2. Process and problem understanding Cross functional flowchart

Check sheet3. Problem analysis Cause and effect chart4. Idea generation Brainstorming5. Improvement task generation Idealizing6. Implementation (Analisis belum mencapai tahap ini)

Masing-masing tool ini akan dijelaskan di bagian Tools yang Digunakan. Khusus untuk Cross-functional Flowchart telah digunakan pada bagian Dokumentasi Proses.

21

Melihat hasil self assessment

Melihat hasil performance evaluation

IICustomer ServiceIntegrasi DataMaintenance SitusPromosi SitusSecurityBacking Up DataBase

IIIDesain SitusArsitektur database

IV- Download Jurnal/TA- Security- Upload berkas- Proses Aktivasi- Registrasi User

2. Tools yang Digunakan

Tool yang digunakan untuk membantu analisis adalah sbb.

a) Performance Matrix

Performance Matrix adalah tool yang digunakan untuk menganalisis tidak hanya sebaik apa proses bisnis dilakukan tetapi juga seberapa penting proses tersebut. Ini dilakukan untuk menghindari perusahaan menghabiskan sumber daya meningkatkan proses yang kinerjanya jelek, padahal proses tersebut tidak begitu penting untuk perusahaan. Tool ini digunakan untuk mengidentifikasi proses mana yang akan perlu ditingkatkan terlebih dahulu dari pada proses yang lain.

Untuk membuat Performance Matrix kami menggunakan data yang kami peroleh dari hasil wawancara dengan Bpk. Agus S.P., dari booklet Profil Perpustakaan ITS, dan dari diskusi Kelompok. Dari hasil wawancara, kami menangkap bahwa proses yang sangat perlu ditingkatkan dalam Digital Library adalah integrasi data. Maksudnya adalah integrasi antara data pada Digital Library dengan data buku yang sebenarnya pada perpustakaan. Pengelola sendiri sering mendapatkan komplain bahwa data-data itu tidak konsisten. Maka dari itu, Integrasi Data kami masukkan pada daerah yang perlu ditingkatkan, yaitu kuadran II. Berikut ini adalah performance matrix Digital Library yang kami buat.

Kami membagi proses bisnis Digital Library ke dalam 4 kuadran. Dalam kuadran I, kami belum mendapati sebuah proses yang tidak penting dan tidak memiliki kinerja yang bagus. Kuadran II adalah daerah yang perlu peningkatan kinerja karena diketahui bahwa proses yang berada di dalamnya sangatlah penting, di antaranya

22

Customer Service, Integrasi Data, Backup Data, Maintenance Situs, dan Promosi Situs. Kuadran III adalah daerah yang memilki tingkat kinerja yang bagus namun tidak terlalu penting bagi situs untuk dilakukan secara berkala, seperti Desain Situs dan Arsitektur Database. Pengubahan desain dan arsitektur yang terlalu sering akan menjadikan image Digital Library tidak konsisten. Kalaupun perlu, maka perubahan harus melalui sebuah proyek dan perencanaan yang matang sehingga bisa memenuhi keinginan penggunanya. Kuadran IV adalah daerah yang memiliki kinerja yang bagus serta memiliki kepentingan yang tinggi sehingga perlu dipertahankan, yaitu: Upload berkas, Download Jurnal/TA, security, Registrasi User, dan Proses Aktivasi.

Salah satu contoh bukti rendahnya performa pada kuadran II adalah proses promosi. Masih banyak orang yang belum tahu mengenai Digital Library dan menggunakannya dengan baik. Yang lebih ironis adalah mahasiswa ITS sendiri ada yang tidak tahu jika Perpustakaan ITS menyediakan layanan ini. Maka dari itu, proses promosi perlu lebih ditingkatkan lagi kinerjanya. Proses-proses bisnis di kuadran II perlu peningkatan adalah sbb.

1. Maintenance Situs

Maintenance situs dilakukan secara periodik agar kinerja situs semakin baik. Aktivitas maintenance juga membutuhkan pengawasan (kontrol) dari pihak manajerial Perpustakaan untuk mempertahankan kualitas aktivitas maintenance, sekaligus melakukan usaha-usaha peningkatan.

2. Promosi Situs

Karena masih sedikit pengunjung yang menggunakan situs ini, maka perlu adanya promosi yang lebih luas tentang situs ini, sambil terus memperbaiki layanan yang disediakan agar setaip pengunjung merasa terbantu oleh adanya Digital Library.

3. Customer Service

Serve with smile, ask what they want, help them to find what they want. Itu adalah sebagian jargon dari layanan yang ditawarkan. Semakin baik sebuah servis maka pengunjung akan semakin sering datang dan merasa semakin nyaman.

4. Backup Database

Proses ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi bila seandainya ada serangan berupa hacking atau serangan virus.

5. Integrasi Data

Seringkali komplain muncul dari pengunjung yang menggunakan katalog. Pengunjung yang mencari buku melalui katalog, kemudian menemukan buku yang dicari. Setelah itu, pengunjung mengeceknya di rak buku. Ternyata, buku tersebut tidak ada. Setelah dikonfirmasi kepada pengurus perpustakaan, ternyata buku itu telah dipinjam. Oleh karena itu, perlu adanya integrasi yang baik dan benar antara situs dengan data-data yang ada di dalam perpustakaan.

23

b) Check Sheet

Check sheet adalah tabel atau form yang digunakan untuk mencatat data saat sedang dikumpulkan. Di sini kami menggunakannya untuk mencatat penyebab responden tidak mengunjungi Digital Library berdasarkan kuesioner yang telah disebar. Check sheet ini memberikan informasi penting mengenai kemungkinan penyebab utama kesalahan. Data hasil check sheet dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan di mana perbaikan harus dilakukan. Check sheet berikut kami buat berdasarkan hasil kuesioner yang telah disebarkan ke berbagai mahasiswa angkatan 2006 dan 2007 dari berbagai jurusan.

Check Sheet Penyebab Sepinya Digital Library

Penyebab tidak/jarang mengunjungi Digital Library ITS

Angkatan 2006

Angkatan 2007

Total Munculnya Penyebab

1. Kurangnya Promosi IIIII IIIII I 11

2. Tidak Terlalu Berguna I 1

3. Tidak Terintegrasi I II 3

4. Tampilan dan Fitur Kurang Menarik II III 5

5. Data Kurang Lengkap dan Kurang Update IIII I 5

Total Jumlah Penyebab per Angkatan 13 12 25

Dilihat dari survey tersebut, dihasilkan berbagai kemungkinan penyebab mengapa mahasiswa tidak/jarang mengunjungi Digital Library. Penyebab dan banyaknya responden dapat dilihat pada tabel check sheet di atas. Dari hasil tersebut kami menangkap bahwa penyebab utama mahasiswa tidak mengunjungi Digital Library adalah karena kurangnya promosi yang dilakukan oleh Perpustakaan ITS. Oleh karena itu, perlu adanya perbaikan pada proses promosi Digital Library, sehingga pengunjung akan dapat mengetahui dan mengenal lebih dalam tentang fasilitas Digital Library.

c) Cause and Effect Chart (Fishbone Chart)

Kami menggunakan Cause and Effect Chart tipe Fishbone Chart karena tool ini lebih mudah dipakai dan sesuai dengan permasalahan ini. Sumber data yang digunakan pada tool ini adalah berdasarkan hasil brainstorming dan hasil diskusi kelompok.

Pertama, kami menggolongkan beberapa penyebab kurangnya promosi dalam 4 kategori utama, yaitu metode, karyawan, peralatan, lingkungan. Kemudian dari 4 kategori tersebut, kami melakukan brainstorming untuk mencari penyebab yang sesuai dengan kategori tersebut. Berikut adalah hasilnya.

24

Karyawan

Kurang MotivasiJumlah Anggota Kurang

Metode

Kurang tepat

Sosialisasi kurang

Area Pemasaran yang luas

Peralatan

Kurang Memadai

Lingkungan

Promosi Kurang

1. Metode : kurang kerjasama, jarang ada sosialisasi2. Karyawan : kurang motivasi, jumlah sedikit3. Peralatan : kurang memadai, kurang lengkap4. Lingkungan : Area yang luas

Dari 4 kategori itu, ditemukan satu kategori yang paling berpengaruh sehingga menyebabkan kurang dikenalnya situs ini, yaitu kurang tepatnya metode promosi.

d) Root Cause Analysis (Why-Why Chart)

Untuk menemukan akar permasalahan dari kurang tepatnya metode promosi Digital Library, kami menggunakan analisis akar permasalahan (root cause analysis). Berikut adalah ilustrasinya.

Dari ilustrasi tersebut, terlihat bahwa akar permasalahan dari kurang tepatnya metode promosi Digital Library adalah karena kurangnya kerjasama pihak perpustakaan dengan rektorat dan jurusan. Jika kerjasama terjalin dengan baik, maka kesadaran untuk bersama-sama melayani pengguna perpustakaan, khususnya

25

Metode promosi kurang tepat

Kurang kerjasama dengan rektorat dan jurusan

Promosi dianggap tidak pentingTidak mengetahui keinginan pengguna

Kategori utama : Karyawan Peralatan Metode Lingkungan

Cause and Effect Chart (Fishbone Chart)

civitas akademika ITS sendiri, akan terbangun. Dengan itu, metode promosi yang tepat akan segera dapat dirancang hingga pemberdayaan Digital Library menjadi optimal.

Root cause analysis juga kami gunakan untuk menganalisis akar permasalahan dari sudut pandang pengguna. Pertanyaan awalnya adalah: Mengapa mahasiswa jarang menggunakan situs digital library? Kami menyebarkan kuisioner lagi untuk menanyakan hal ini kepada pengguna. Setelah itu, dari jawaban para pengguna, kami menggali akar dari permasalahan tersebut. Berikut ilustrasinya.

Dari hasil analisis tersebut, akar permasalahan dari sudut pandang pengguna adalah kurang terintegrasi-nya data pada Digital Library. Kedua akar permasalahan ini akan diselesaikan terlebih dahulu dari permasalahan lainnya sehingga Digital Library dapat segera memperbaiki kinerjanya secara signifikan.

e) Brainstorming

Untuk mengumpulkan ide dan solusi, kami menggunakan brainstorming. Berdasarkan hasil brainstorming yang kami lakukan, ditemukan beberapa penyebab buruknya proses promosi dan solusi yang mungkin:

Sosialisasi kurang à bekerjasama dengan rektorat, fakultas, dan jurusan, bisa juga ke universitas lain melalui INHEREN

Metode promosi kurang tepat à membuat promosi yang lebih menarik dan berkelanjutan

Jumlah Personil Marketing kurang à menambah personil SDM Marketing kurang memadai à pelatihan Kurang motivasi à pelatihan Peralatan kurang memadai à menambah alat dan media promosi Referensi kurang lengkap à memperbaiki operasional dan pengawasan keluar-

masuknya bahan Area promosi terlalu luas à membatasi area promosi

Mengenai akar permasalahan bahwa kerjasama dengan pihak rektorat dan jurusan masih kurang, maka perlu adanya komunikasi terintegrasi, jalur komando terstruktur, dan penyediaan fasilitas penyaluran feedback yang cukup terhadap

26

Data yang ada di katalog belum tentu ada di perpustakaan

Terbiasa dengan cara yang lama: mencari buku langsung di rak

Hasil yang di dapat lebih jelas

Memakai digilib kurang meyakinkan

Data digital library kurang terintegrasi

proses sosialisasi dan promosi Digital Library Perpustakaan ITS dari sudut pandang penyedia layanan dan dari sudut pandang pengguna.

Untuk mengintegrasikan data, pihak Perpustakaan perlu mengevaluasi kembali proses input data yang telah dilakukan hingga saat ini. Selain itu, Digital Library juga seharusnya juga mempunyai sistem yang terintegrasi dengan proses sirkulasi buku perputakaan secara umum, khususnya dalam masalah data, agar bisa dilakukan pemantauan secara terus menerus.

Setelah dianalisis lebih lanjut, hasilnya menunjukkan bahwa sosialisasi tentang situs ini sangat kurang. Seharusnya, sejak awal tahun, ketika mahasiswa baru masuk, sudah dilakukan sosialisasi tentang adanya Digital Library. Untuk mahasiswa lama yang belum mengenal situs ini, pihak marketing bisa melakukan promosi melalui pamflet yang bisa dipasang di mading tiap-tiap fakultas dan jurusan. Dengan demikian, para mahasiswa akan dapat mengetahui dan memanfaatkan fasilitas Digital Library untuk membantu mencari apa yang diinginkan oleh mahasiswa.

f) Idealizing

Idealizing adalah sebuah cara untuk menemukan kondisi ideal yang diimpikan terhadap keadaan sebuah proses. Prinsip utamanya adalah membebaskan diri dari batasan-batasan yang disebabkan proses yang sudah ada.

Tujuan penggunaan tool ini adalah untuk membuat bayangan sebaik apa sebuah proses bisa dilakukan dengan ideal. Bahkan jika sudah jelas bahwa proses ideal itu tidak bisa diimplementasikan pada dunia nyata, idealizing masih bisa digunakan untuk memberikan visi ke depan pada proses implementasi yang seharusnya dilakukan. Perbedaan antara proses yang ideal dan situasi sekarang dapat dijadikan starting point untuk merumuskan solusi dan proyek-proyek peningkatan yang akan dilakukan.

Proses promosi aktual yang dilakukan Perpustakaan, terutama Digital Library hanya terbatas pada penyediaan sarana. Kegiatan promosi terkesan pasif dan menunggu bola. Oleh karena itu, perlu dilakukan sebuah proses promosi yang ideal. Proses promosi yang ideal adalah dengan menjemput bola, yaitu melakukan promosi secara aktif mendatangi pihak-pihak yang membutuhkan. Misalnya, sejak awal tahun, ketika mahasiswa baru masuk, sudah dilakukan sosialisasi tentang adanya Digital Library. Untuk mahasiswa lama, pihak marketing bisa melakukan promosi melalui pamflet yang bisa dipasang di mading tiap-tiap fakultas dan jurusan.

Juga bisa dilakukan promosi situs dengan stiker kecil yang dipasang dimobil-mobil mahasiswa ataupun dosen. Bisa juga dengan sosialisasi yang dilakukan secara periodik guna mengenalkan fitur-fitur baru yang dimiliki. Administrator harus selalu meng-upgrade situs. Yang paling penting adalah kerja sama antara pihak perpustakaan dengan warga ITS untuk mengenalkan situs ini untuk warganya sendiri pada khususnya dan masyarakat luas pada umumnya.

27

Berdasarkan hasil brainstorming, solusi untuk mengatasi masalah kerjasama dengan pihak rektorat dan jurusan adalah diadakannya komunikasi terintegrasi, jalur komando terstruktur, dan penyediaan fasilitas penyaluran feedback yang cukup terhadap proses sosialisasi dan promosi Digital Library Perpustakaan ITS dari sudut pandang penyedia layanan dan dari sudut pandang pengguna.

Permasalahan yang tidak kalah penting adalah kelengkapan dan integrasi data. Kedua hal ini menjadi sebab sedikitnya pengunjung yang menggunakan situs ini (lihat hasil root cause analysis untuk sudut pandang pengguna). Pengunjung juga sering mengeluh dengan hasil pencarian melalui katalog yang tidak sesuai dengan yang sebenarnya. Selama ini, katalog hanya menunjukkan buku atau referensi terletak di suatu rak saja. Pengunjung lebih suka mencari langsung di rak buku, karena lebih meyakinkan walaupun harus sibuk mencari buku dari atas rak sampai ke bawah.

Idealnya, Digital Library juga seharusnya juga mempunyai sistem pencarian katalog yang terintegrasi dengan proses sirkulasi buku perputakaan secara umum, agar bisa dilakukan pemantauan secara terus menerus. Beberapa jurnal juga bisa ditambahkan untuk melengkapi data, misalnya jurnal-jurnal hasil lomba yang nantinya bisa digunakan sebagai rujukan atau referensi tambahan. Mahasiswa yang akan mengikuti lomba tertentu tersebut bisa mendapat gambaran tentang lomba yang akan dihadapi.

Selain itu, Digital Library seharusnya mempunyai fitur tambahan berupa akses untuk seluruh perpustakaan fakultas dan jurusan yang ada di ITS. Hal ini, tentu akan memudahkan mahasiswa yang ingin mencari buku yang tidak ada di perpustakaan pusat, namun ada di perpustakaan fakultas. Kemudian memudahkan mahasiswa fakultas lain yang ingin mencari referensi ke fakultas lain pula.

28

E. Hasil Analisis

Menurut hasil analisis kelompok kami, Perpustakaan ITS adalah perpustakaan yang sedang berkembang dan memiliki banyak sumber informasi dan fasilitas-fasilitas yang dapat digunakan untuk membantu mahasiswa. Namun, perlu dilakukan berbagai pengembangan agar menjadi sumber informasi utama berbasis teknologi informasi bagi mahasiswa, sesuai dengan visi dan misi perpustakaan. Maka dari itu, perlu adanya perbaikan-perbaikan pada proses bisnis yang dilakukan, terutama pada proses bisnis Digital Library.

Berikut daftar hasil analisis dengan menggunakan tool.

Tool Hasil AnalisisPerformance matrix Customer Service, Integrasi Data, Backup Data, Maintenance

Situs, Promosi Situs adalah proses-proses yang harus ditingkatkan.

Check sheet Kurangnya promosi merupakan penyebab utama rendahnya performa Digital Library

Cause and effect chart Metode yang kurang tepat dalam promosi menjadi penyebab pengunjung jarang memakai situs ini

Root cause analysis Dari sudut pandang penyedia layanan, akar dari permasalahan kurang tepatnya metode promosi adalah karena kurangnya kerjasama pihak perpustakaan dengan rektorat dan jurusan. Sedangkan dari sudut pandang pengguna, akar permasalahan dari jarangnya penggunaan Digital Library adalah karena kurang terintegrasi-nya data pada Digital Library.

Brainstorming Dari brainstorming, muncul beragam penyebab dari rendahnya pengguna situs ini dan solusi yang mungkin.

Idealizing - Promosi yang ideal bisa dilakukan dengan cara promosi tiap awal tahun kepada mahasiswa baru, penyebaran iklan-iklan di tempat yang strategis, stiker-stiker kecil yang ditempel di mobil

- Integrasi data yang ideal dilakukan dengan menambah fitur seperti buku yang telah dipinjam pengunjung bisa diketahui melalui katalog

- Akses terhadap perpustakaan di tiap-tiap fakultas dan jurusan.

29

F. Usaha-Usaha Peningkatan

1. Promosi

- Setiap awal tahun penerimaan mahasiswa baru, dilakukan pengenalan situs Digital Library serta cara menggunakannya.

- Bekerja sama dengan tiap-tiap jurusan untuk mengenalkan Digital Library kepada para mahasiswanya.

2. Integrasi Data

- Membuat data warehouse untuk data buku perpustakaan dan e-book pada Digital Library sehingga tidak terjadi duplikasi data atau terjadi lost update. Selain itu pengunjung mendapatkan data yang real mengenai buku tersebut.

- Buku-buku yang keluar-masuk, harus di-data dan dimasukkan ke dalam database sesuai dengan sirkulasi.

3. Customer Service

- Personalisasi tampilan situs untuk tiap-tiap pengunjung sehingga pengunjung lebih tertarik.

- Simplifikasi proses registrasi.- Auto-approving email untuk registrasi sehingga pengguna bisa langsung meng-

gunakan akun yang telah didapat.

30

III. PENUTUP

A. Kesimpulan

Perpustakaan ITS adalah sebuah perpustakaan yang besar. Guna mempermudah pelanggan, maka muncullah situs ini sebagai alat yang membantu pelanggan dalam mencari keperluannya dalam perpustakaan. Kombinasi antara perpustakaan sendiri dengan situs harus benar-benar bagus guna memenuhi kebutuhan pelanggan. Karena tujuan situs ini adalah pusat sumber belajar yang berbasis teknologi informasi.

Banyak sekali keunggulan yang dimiliki situs ini, namun, akibat buruknya integrasi serta metode promosi yang kurang tepat menjadi penyebab utama kurangnya kinerja dari situs ini. Kepuasan pengunjung yang menggunakan situs ini adalah no. 1. Lupakan masalah profit, fokus pada kebutuhan pelanggan. Jadikan layanan Digital Library mereka senyaman mungkin.

B. Saran

Saran untuk meningkatkan kinerja Digital Library adalah dengan melakukan berbagai usaha sbb.

1. Promosi

- Setiap awal tahun penerimaan mahasiswa baru, dilakukan pengenalan situs Digital Library serta cara menggunakannya.

- Bekerja sama dengan tiap-tiap jurusan untuk mengenalkan Digital Library kepada para mahasiswanya.

2. Integrasi Data

- Membuat data warehouse untuk data buku perpustakaan dan e-book pada Digital Library sehingga tidak terjadi duplikasi data atau terjadi lost update. Selain itu pengunjung mendapatkan data yang real mengenai buku tersebut.

- Buku-buku yang keluar-masuk, harus di-data dan dimasukkan ke dalam database sesuai dengan sirkulasi.

3. Customer Service

- Personalisasi tampilan situs untuk tiap-tiap pengunjung sehingga pengunjung lebih tertarik.

- Simplifikasi proses registrasi.- Auto-approving email untuk registrasi sehingga pengguna bisa langsung meng-

gunakan akun yang telah didapat.

31

Daftar Pustaka

[1] Wijayanti. Peran Perpustakaan Sekolah sebagai Pendukung Proses Belajar Mengajar. http://www.ilmukomputer. com . Diakses tanggal 27 Maret 2009.

[2] Dudut Lesmono, Febriliyan Samopa. Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web dengan Menggunakan ASP dan SQL Server. Tugas Akhir Program Studi Sistem Informasi, FTIf, ITS periode Juli 2005.

[3] Romi Satria Wahono. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan. http://www.ilmukomputer.com. Diakses tanggal 27 Maret 2009.

[4] Hong (Iris) Xie. Evaluation of digital libraries: Criteria and problems from users' perspectives. School of Information Studies, University of Wisconsin-Milwaukee. http://www.sciencedirect.com. Diakses tanggal 9 Juni 2009.

[5] Marcos André Gonçalves, Bárbara L. Moreira, Edward A. Fox, Layne T. Watson. ‘‘What is a good digital library?’’ – A quality model for digital libraries. http://www.scincedirect.com. Diakses tanggal 9 Juni 2009.

http:// www.library.its.ac.id

Booklet Profil Perpustakaan ITS

32