Daftar Isi

Halaman

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG 1

BAB I Ketentuan Umum 4

BAB II Penerimaan Pelaporan Pelanggaran 7

BAB III Penanganan dan Penyelesaian 8

Pelaporan Pelanggaran

BAB IV Kerahasiaan dan Penghargaan 10

Bagi Pelapor

BAB V Pemantauan Tindak Lanjut 10 Pelaporan Pelanggaran

BAB VI Administrasi Pelaporan Pelanggaran 11

MEKANISME PELAPORAN PELANGGARAN 12

(Whistle bloeing)

TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN 16

BAGAN ALUR PROSEDUR PENANGANAN 17 PELANGGARAN (Whistle blowing)

PEDOMAN DAN PROSEDUR

PENANGANAN PELAPORAN PELANGGARAN (Whistleblowing)

PT RAJAWALI NUSINDO

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pentingnya implementasi Good Corporate Governance (GCG)

menjadi kebutuhan sekaligus tuntutan yang tidak dapat

dihindari dalam perkembangan bisnis global dan peningkatan

citra perusahaan. GCG merupakan sistem sekaligus struktur

dalam rangka memberi keyakinan kepada segenap pihak yang

berkepentingan (Stakeholders) bahwa perusahaan dikelola

dan diawasi untuk melindungi kepentingan Stakeholders yang

sejalan dengan peraturan perundang-undangan dan prinsip-

prinsip GCG yang berlaku umum maupun yang akan terus

dikembangkan sesuai asas universal.

Pada dasarnya keberhasilan implementasi GCG sangat

ditentukan oleh komitmen dari seluruh jajaran perusahaan,

kesiapan dan kelengkapan organ pendukung perusahaan

(infrastructure GCG) dan juga kebijakan GCG lainnya

(softstructure GCG) dengan tetap memperhatikan kesesuaian,

karakteristik bisnis dan kebutuhan perusahaan.

Sebagaimana diamanatkan dalam prinsip GCG, dalam

melaksanakan kegiatannya perusahaan senantiasa

memperhatikan kepentingan pemegang saham dan

Stakeholders berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan.

Namun demikian perusahaan menyadari bahwa untuk dapat

mewujudkannya perlu upaya nyata yang tidak mudah untuk

dilaksanakan.

Dalam pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan seringkali

hak-hak Stakeholders tidak dapat terlaksana dengan baik

sehingga menimbulkan friksi antara Stakeholders dengan

Perusahaan yang ditunjukkan dengan munculnya pelaporan

pelanggaran oleh Stakeholders. Pelaporan pelanggaran oleh

Stakeholders ini apabila tidak diselesaikan dengan baik akan

berpotensi merugikan Stakeholders dan atau Perusahaan.

Penyelesaian pelaporan pelanggaran oleh Stakeholders adalah

merupakan salah satu bentuk peningkatan perlindungan

Stakeholders dalam rangka menjamin hak-haknya dalam

berhubungan dengan perusahaan. Oleh karena itu dipandang

perlu untuk mengatur penyelesian pelaporan pelanggaran

bagi Stakeholders dalam suatu pedoman dan prosedur

penanganan pelaporan pelanggaran.

Pedoman dan prosedur penanganan pelaporan pelanggaran

(Whistleblowing) adalah suatu system yang dapat dijadikan

media bagi saksi pelaporan untuk menyampaikan informasi

mengenai indiskasi tindakan pelanggaran yang terjadi di

dalam suatu perusahaan.

Informasi yang diperoleh dari mekanisme pelaporan

pelanggaran (Whistleblowing) ini perlu mendapatkan

perhatian dan tindak lanjut, termasuk juga pengenaan

hukuman yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi

pelaku pelanggaran dan juga bagi mereka yang berniat

melakukan hal tersebut.

Dengan demikian dapat dipahami bahwa PT Rajawali Nusindo

memandang pedoman dan prosedur penanganan pelaporan

pelanggaran (Whistleblowing) merupakan bagian dari sistem

pengendalian internal.

Dengan demikian dapat dipahami bahwa PT Rajawali Nusindo

memandang pedoman dan prosedur penanganan pelaporan

pelanggaran (Whistleblowing) merupakan bagian dari sistem

pengendalian internal.

Tujuan

1. Sebagai dasar atau pedoman pelaksanaan dalam

menangani pelaporan pelanggaran dari Stakeholders.

2. Menjamin terselengaranya mekanisme penyelesaian

pelaporan pelanggaran oleh Stakeholders secara efektif

dalam jangkwa waktu yang memadai;

3. Menghindari publikasi negative terhadap perusahaan;

4. Mendukung asas fairness (kesetaraan) dalam hubungan

antara perusahaan sebagai pelaku usaha dengan

Stakeholders sebagai mitra perusahaan;

5. Sebagai salah satu upaya untuk mengungkap berbagai

permasalah yang ada dalam organisasi, seperti fraud,

diskriminasi, pelecehan, atau penyimpangan lainnya yang

tidak sesuai dengan standar etika yang berlaku di

perusahaan.

BAB I

Ketentuan Umum

Pasal 1

Definisi

(1) Perusahaan adalah PT Rajawali Nusindo.

(2) Dewan Komisaris adalah organ perseroan yang bertugas

melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus

sesuai dengan anggaran dasar serta memberi nasihat

kepada Direksi.

(3) Direksi adalah organ perseroan yang berwenang dan

bertanggung-jawab penuh atas pengurusan perseroan

untuk kepentingan perseroan, seusai dengan maksud dan

tujuan perseroan serta mewakili perseroan, baik di dalam

maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan

Anggaran Dasar.

(4) Kantor perusahaan adalah Kantor Pusat, serta unit bisnis

unit/kantor perwakilan atau kantor lainnya yang

berhubungan dengan operasi perusahaan.

(5) Pegawai adalah orang yang bekerja pada perusahaan

dalam suatu hubungan kerja, telah memenuhi syarat yang

ditentukan, diangkat dalam pangkat dan jabatan tertentu,

diberi nomor induk karyawan (NIK) dan menerima

penghasilan menurut peraturan yang berlaku pada

perusahan.

(6) Penerima pelaporan pelanggaran adalah Dewan

Komisaris yang diregistrasi oleh Sekretariat Dewan

Komisaris.

(7) Pelaporan Pelanggaran adalah pengungkapan tindakan

pelanggaran atau pengungkapan perbuatan yang

melawan hukum, perbuatan yang tidak menemui standar

etika atau perbuatan lain yang dapat merugikan organisasi

maupun pemangku kepentingan (Stakeholders), yang

dilakukan oleh karyawan atau pimpinan perusahaan.

Pengungkapan ini umumnya dilakukan secara rahasia

(confidential).

(8) Pelapor Pelanggaran adalah karyawan dari organisasi itu

sendiri (pihak internal), akan tetapi tidak tertutup adanya

pelapor berasal dari pihak eksternal (pelanggan, pemasok,

masyarakat). Pelapor seyogyanya memberikan bukti,

informasi, atau indikasi yang jelas atas terjadinya

pelanggaran yang dilaporkan, sehingga dapat ditelusuri

dan/atau ditindaklanjuti. Tanpa informasi yang memadai

laporan akan sulit untuk ditindaklanjuti.

(9) Perwakilan Stakeholders adalah perseorangan, lembaga

dan atau badan hukum yang bertindak untuk dan atas

nama Stakeholders dengan berdasarkan surat kuasa

khusus dari Stakeholders.

(10) Stakeholders adalah para pihak yang berkepentingan

dengan perusahaan.

(11) Tim Evaluasi Pelaporan Pelanggaran adalah tim yang

dibentuk oleh Dewan Komisaris yang bertugas untuk

mengevaluasi dan memberi saran tindak lanjut atas

pelaporan pelanggaran kepada Dewan Komisaris,

selanjutnya disebut Tim Whistleblowing.

Pasal 2

Perusahaan wajib menerima dan mengevaluasi pelaporan

pelanggaran baik dari pelapor yang mencantumkan identitas

maupun yang tidak.

Pasal 3

(1) Dewan Komisaris bertanggung jawab atas terlaksananya

pedoman dan prosedur penanganan pelaporan

pelanggaran sebagaimana diatur dalam keputusan ini.

(2) Tim Whistleblowing beranggotakan perwakilan dari

Komite Audit dan pihak lain yang diperlukan sesuai

dengan kompetensi dari keahliannya.

(3) Ketua Tim Whistleblowing berasal dari Komite Audit.

Pasal 4

Perusahaan wajib mempublikasikan pedoman dan prosedur

pelaporan pelangganan melalui media perusahaan kepada

Stakeholders.

BAB II

Penerima Pelaporan Pelanggaran

Pasal 5

(1) Pelaporan pelanggaran ditujukan kepada Dewan

Komisaris PT Rajawali Nusindo dan diregistrasi oleh

Sekretariat Dewan Komisaris.

(2) Apabila penerima pelaporan pelanggaran bukan Dewan

Komisaris, maka yang bersangkutan wajib meneruskan

pelaporan pelanggaran tersebut kepada Dewan Komisaris.

(3) Pelaporan pelanggaran sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) pasal ini dilakukan secara tertulis dan dilakukan dalam

jam kerja.

(4) Pelaporan pelanggaran yang disampaikan wajib dilengkapi

dengan data (bukti pendukung).

(5) Perusahaan wajib menyampaikan bukti tanda terima

pelaporan pelanggaran kepada Stakeholders dan/atau

perwakilan Stakeholders yang mengajukan pengaduan

dengan mencantumkan nomor registrasi, tanggal

penerimaan, dan nama penerima pengaduan.

BAB III

Penanganan dan Penyelesaian Pelaporan Pelanggaran

Pasal 6

(1) Prosedur penanganan pelaporan pelanggaran mengikuti alur yang tertera pada bagan alur prosedur penanganan pelaporan pelanggaran.

(2) Tim Whistleblowing menerima pelaporan pelanggaran secara tertulis dari Sekretariat Dewan Komisaris untuk dilakukan evaluasi lebih lanjut.

(3) Evaluasi oleh Tim Whistleblowing mencakup aspek administratif, operasional, dan yudisial.

(4) Dalam melakukan evaluasi, Tim Whistleblowing dapat mengundang narasumber yang dianggap kompeten dalam aspek yang dievaluasi oleh Tim Whistleblowing.

(5) Berdasarkan hasil evaluasi, Tim Whistleblowing akan memberikan usulan penutupan/tindak lanjut kasus kepada Dewan Komisaris dalam periode 30 (tiga puluh) hari dan dapat diperpanjang paling lama 14 (empat belas) hari.

(6) Tim Whistleblowing wajib melaporkan secara tertulis hasil sebagaimana dimaksud ayat (1) pasal ini kepada Dewan Komsiaris.

(7) Dewan Komisaris mengevaluasi usulan dari Tim Whistleblowing. Kasus yang perlu tindak lanjut diserahkan kepada Direksi untuk diinvestigasi lebih lanjut sesuai dengan mekanisme yang berlaku di perusahaan dan mengambil tindakan yang diperlukan baik untuk perbaikan sistem maupun penindakan.

(8) Perbaikan sistem dan/atau penindakan yang telah diambil oleh Direksi disampaikan kepada Dewan Komisaris untuk kepentingan registrasi.

(9) Dalam pengaduan yang dapat dibuktikan menyangkut anggota Direksi, maka tindak-lanjut diselesaikan oleh Dewan Komisaris.

(10) Tim Whistleblowing memonitor tindak lanjut penyelesaian pengaduan.

Pasal 7

(1) Perusahaan melalui Sekretariat Dewan Komisaris dapat

menginformasikan dan/atau memberikan tanggapan atas status proses penyelesaian pelaporan pelanggaran kepada Stakeholders dan/atau perwakilan Stakeholders yang meminta penjelasan kepada perusahaan mengenai pelaporan pelanggaran yang diajukannya.

(2) Untuk pelaporan pelanggaran tanpa identitas, tidak ada kewajiban perusahaan untuk memberikan tanggapan sebagaimana dimaksud ayat (1) pasal ini.

10

BAB IV Kerahasiaan dan Penghargaan Bagi Pelapor

Pasal 8

(1) Perusahaan wajib merahasiakan identitas pelapor dan isi laporan.

(2) Perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada pelapor atas pelanggaran yang dapat dibuktikan dan menyelamatkan aset dan keuangan perusahaan.

BAB V

Pemantauan Tindak Lanjut Pelaporan Pelanggaran

Pasal 9

(1) Pemantauan tindak lanjut pelaporan pelanggaran dilakukan oleh Tim Whistleblowing berkoordinasi dengan Sekretaris Dewan Komisaris.

(2) Tim Whistleblowing wajib melaporkan secara berkala hasil pemantauannya secara triwulanan kepada Dewan Komisaris.

(3) Pelaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pasal ini dilakukan paling lambat satu bulan setelah berakhirnya triwulan yang bersangkutan.

11

BAB VI Administrasi Pelaporan Pelanggaran

Pasal 10

(1) Seluruh dokumentasi pelaporan pelanggaran diadministrasikan secara baik oleh Sekretariat Dewan Komisaris.

(2) Sekretariat Dewan Komisaris wajib menyelenggarakan administrasi pelaporan pelanggaran yang masuk, yang sedang, dan yang telah selesai ditindaklanjuti.

(3) Catatan penerimaan dan status pelaporan pelanggaran memuat sekurang-kurangnya: a. nomor registrasi; b. tanggal penerimaan; c. petugas penerima; d. deskripsi singkat; dan e. status penyelesaian yang disertai penjelasan.

12

MEKANISME PELAPORAN PELANGGARAN

(Whistleblowing)

PT RAJAWALI NUSINDO

Perusahaan senantiasa memperhatikan kepentingan Stakeholders berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan. Perusahaan juga menyadari bahwa tidak adanya mekanisme standar dalam penanganan pelaporan pelanggaran oleh Stakeholders dapat berakibat menurunkan reputasi dan kepercayaan masyarakat pada perusahaan. Ketentuan- ketentuan dalam pedoman dan prosedur pelaporan pelanggaran ini merupakan salah satu bentuk peningkatan perlindungan terhadap Stakeholders dan perlindungan terhadap nama baik perusahaan. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, dalam rangka pelaksanaan pedoman dan prosedur, Perusahaan menganggap perlu adanya mekanisme pelaporan pelanggaran sebagaimana diuraikan di bawah ini.

Cara menyampaikan Pelaporan Pelanggaran ke Perusahaan

1. Pelaporan pelanggaran dilakukan secara tertulis

a. Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada perusahaan c.q Dewan Komisaris, dengan cara diantar langsung, dikirim melalui facsimile, atau melalui pos ke perusahaan.

13

b. Jika menyangkut Direksi, melalui e-mail: pelaporan_pelanggaran@nusindo.co.id whistleblowing@nusindo.co.id ATAU sekdekom@nusindo.co.id

c. Selain Direksi, melalui e-mail: direksi@nusindo.co.id pelaporan_pelanggaran@nusindo.co.id whistleblowing@nusindo.co.id ATAU sekdekom@nusindo.co.id

d. Disampaikan ke alamat resmi: DEWAN KOMISARIS

PT RAJAWALI NUSINDO Gedung RNI, Lantai 2 & 4 Jl.Denpasar

Raya Kav. D-III, Kuningan Jakarta 12950, Indonesia

e. Pelaporan pelanggaran secara tertulis beridentitas wajib dilengkapi fotokopi identitas dan dokumen pendukung seperti: dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.

f. Pelaporan pelanggaran secara tertulis tanpa identitas wajib dilengkapi fotokopi dokumen pendukung seperti: dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang di- lakukan dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.

14

2. Perwakilan Stakeholders Apabila pelaporan pelanggaran diajukan oleh perwakilan Stakeholders, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu: a. Fotokopi bukti identitas Stakeholders dan perwakilan

Stakeholders; b. Surat kuasa dari Stakeholders kepada perwakilan

Stakeholders yang menyatakan bahwa Stakeholders memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama Stakeholders;

c. Jika perwakilan Stakeholders adalah lembaga atau badan hukum, maka harus dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan pelaporan pelanggaran berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.

3. Penerima pelaporan pelanggaraan oleh perusahaan a. Perusahaan menerima setiap pelaporan pelanggaran yang

diajukan oleh Stakeholders dan/atau perwakilan Stakeholders baik secara lisan maupun tertulis.

b. Perusahaan memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan prosedur penyelesaian pelaporan pelanggaran pada saat Stakeholders dan/atau perwakilan Stakeholders mengajukan pelaporan pelanggaran.

c. Perusahaan memberikan tanda terima, jika pelaporan pelanggaran diajukan secara tertulis.

d. Penerima pelaporan pelanggaran adalah Dewan Komisaris c.q Komite Audit Perusahaan

15

4. Mekanisme pelaporan pelanggaran disosialisasikan kepada seluruh Stakeholders dalam rangka implementasi GCG di perusahaan.

Informasi lebih lanjut dapat dilihat di website PT RAJAWALI NUSINDO

www.nusindo.co.id

16

TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN

Dengan ini diterangkan bahwa

Nama : ………………………………………………………………………………………. Alamat : …………………………………………………………………………………….…

…………………………………………………………………………………….… No. Telp. : …………………………………………………………………………………….… Fax. : …………………………………………………………………………………….… HP : …………………………………………………………………………………….… Email : ………………………………………………………………………………….…… Nama Organisasi/Lembaga : …………………………………………………………………………………….…

Telah menyampaikan laporan pelanggaran tentang

Jakarta,

Pelapor, Penerima,

17

Bagan Alur Prosedur Penanganan Pelanggaran (Whistleblowing)

STAKEHOLDERS DEWAN KOMISARIS TIM

WHISTLEBLOWING

DIREKSI

18

Gambar 2 (lanjutan) Bagan Alur Prosedur