PENGENDALIAN DOKUMEN MUTU

PAGE

Tanggal : 25-03-2008

PROSEDURRevisi : 0

Halaman : 8 dari 8

Mutasi kepegawaian

Dokumen Level II

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MAJUBadan Tenaga Nuklir Nasional

Jl. Babarsari Kotak Pos 1008 Yogyakarta 55010

Telepon : (0274) 488435, 484436

Fax. (0274) 487824, E-mail : p3tm@batan go.id

PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN MUTU

Dokumen Level II

Halaman Pengesahan

Dokumen Level II

TINDAKANN A M AJABATANTANDA TANGANTANGGAL

Disiapkan

Diperiksa

Disetujui

Lembar Pengesahan

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

No. Distribusi kepada

Asli

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN2

LEMBAR PENGESAHAN3

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN4

DAFTAR ISI5

1.Tujuan6

2.Ruang Lingkup6

3.Tanggung Jawab6

4.Definisi6

5.Referensi6

6.Prosedur7

7.Lampiran-Lampiran8

PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN MUTU

1.TujuanDapat memahami dan melaksanakan Pengendalian semua dokumen di lingkungan Balai Hiperkes dan KK Yogyakarta2. Ruang LingkupPengendalian semua dokumen Balai Hiperkes dan KK Yogyakarta3. Tanggung Jawab Kepala Balai Hiperkes dan KK Yogyakarta bertanggung jawab atas pengendalian dokumen di Balai Hiperkes dan KK Yogyakarta

Kepala SubBagian/Seksi bertanggung jawab di unit kerja masing-masing Manajer Mutu / Wakil Manajemen bertanggung jawab membantu pelaksanaan pengendalian dokumen di Balai Hiperkes dan KK Yogyakarta4.Definisi

Dokumen adalah kumpulan naskah yang disimpan dan dipergunakan sebagai alat pembuktian.

Dokumen dapat berupa pernyataan kebijakan, prosedur, spesifikasi, tabel kalibrasi, grafik, buku teks, poster, catatan, memo, perangkat lunak, gambar, rencana dan lain-lain.

Dokumen tersebut dalam bentuk berbagai media baik berupa cetak atau elektronik 5.Referensi SNI ISO 9001 th. 2008 ISO 17025 th. 2005

Manual Mutu Balai Hiperkes dan KK tahun 2012 6.ProsedurPetugas pengendali dokumen melakukan :6.1. Pengendalian pengesahan dan penerbitan dokumena.Dokumen yang diterbitkan dikaji ulang dan sudah disahkan oleh personil yang berwenang sebelum diterbitkan.

b.Membuat daftar induk dokumen yang menunjukkan Nomor Urut, Kode Dokumen, Judul, Tanggal Terbit, Status Revisi terakhir dan Distribusi dokumen

c.Memperhatikan Dokumen yang diberlakukan menjamin :

Merupakan edisi resmi

Dokumen dikaji ulang secara berkala dan bila perlu direvisi untuk memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupannya terhadap persyaratan yang diterapkan

Dokumen yang tidak syah atau kedaluwarsa ditarik dari semua penerbitan/penggunaan atau dengan cara lain yang menjamin dokumen tersebut tidak digunakan

Dokumen kedaluwarsa yang disimpan untuk keperluan legal atau untuk maksud suaka pengetahuan diberi tanda sesuai.d.Memastikan Dokumen sistim manajemen yang dibuat telah diidentifikasi secara khusus. Identivikasi tersebut mencakup Tanggal Penerbitan, Revisi, Penomoran halaman, Jumlah keseluruhan halaman, atau tanda yang menunjukkan akhir dokumen dan pihak berwenang yang menerbitkan6.2. Pengendalian Perubahan Dokumen a.Perubahan dokumen harus dikaji ulang dan disyahkan oleh personil yang mempunyai fungsi yang sama kecuali bila ditetapkan lain, Personil yang ditunjuk memiliki akses pada latar belakang informasi terkait.

b.Dokumen yang telah diubah atau yang baru diidentifikasi didalam halaman amandemenc.Sistem pengendalian dokumen diperbolehkan adanya amandemen dengan tulisan tangan, sebelum penerbitan kembali maka prosedur dan kewenangannya untuk melakukan amandemen ditetapkan terlebih dahulu.d.Dokumen yang telah direvisi secara formal diterbitkan kembali secepat mungkin.

e.Untuk pengendalian dokumen cadangan, dibuat softcopy yang yang disimpan dalam sistim komputer.

f. Untuk pengendalian dokumen eksternal dibuat daftar dan disimpan dalam ordner tersendiri (RK ) dan secara periodik 1 tahun sekali dicek kemutakhirannya. f.Pada dokumen yang sudah direvisi waktu revisi ada perubahan tahun maka nomor dokumennya tahunnya diganti dan nomor revisinya ditulis

Contoh :

Jika terjadi perubahan nama Instansi (Tingkat Eselon II) untuk merivisi dokumen cukup dengan pernyataan yang menyatakan:

Dasar Hukum Perubahan Nama

Waktu Ganti nama

Pergantian nama yang lama menjadi yang baru

Pernyataan tersebut disyahkan oleh Kepala Balai yang bersangkutan

7. Lampiran-LampiranTidak ada.

File : pjm-ptapb/prosedur siap diprint