Contoh SOP

33
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND 2010-2011

Transcript of Contoh SOP

Page 1: Contoh SOP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND

2010-2011

Page 2: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

A. Pendahuluan

HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga

kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa

Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya

amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi

pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.

Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah

perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode

kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk

menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standar

Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP.

SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka

yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan

Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND).

B. Pengertian

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian

standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA

TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel,

transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.

C. Tujuan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah

sebagai berikut :

1. Mempermudah pelaksanaan tugas

2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang

tindih pekerjaan.

3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen

kepengurusan HIMA TEKPEND.

D. Fungsi

Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :

1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan

permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.

2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan

persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan

strategis organisasi.

3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan

hasil organisasi.

Page 3: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

2

BAB I

SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen

yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas,

fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat

sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja

organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan

sebagai berikut:

Top Level Management

Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif,

dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan

organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil

kebijakan secara keseluruhan organisasi.

Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan

Bendahara Umum.

Middle Level Management

Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang

berada di antara top level management dan first line management.

Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta

keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker.

Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First Line Level Management

First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan

dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah

dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses

pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan.

First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro

Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum,

semua Kepala Bidang.

A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus

1. Pengantar

Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta

evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu

dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management.

2. Macam Rapat

Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut

a. Rapat Kerja

1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada

awal pembentukan kepengurusan dan pertengahan periode

kepengurusan.

2) Agenda

a) Rapat Kerja I

Page 4: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

3

i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua

HIMA.

ii. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi.

iii. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan SOP.

iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang.

v. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.

vi. Pembahasan anggaran keuangan.

b) Rapat Kerja II

i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode).

ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.

iii. Analisis dan Pembahasan program.

iv. Rekomitmen Pengurus.

v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan).

b. Rapat Pimpinan

1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal

bulan

2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara

Umum.

3) Agenda

a) Silahturahim pimpinan eksekutif.

b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan

dilaksanakan

c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi

c. Rapat Pengurus Inti

1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal

bulan.

2) Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan

semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan

sekbid atau orang yang diberi kepercayaan).

3) Agenda

a) Silaturahim pengurus inti.

b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan

dilaksanakan.

c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.

d. Rapat Bidang

1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan.

2) Agenda

a) Silaturahim anggota Bidang.

b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.

c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.

d) Strategi pencapaian program.

Page 5: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

4

e. Rapat Koordinasi

1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan

2) Agenda

a) Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-

2011.

b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang.

c) Persiapan kegiatan setiap Bidang.

d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.

e) Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-

2011.

f. Rapat Kepanitiaan

1) Dilaksanakan secara Insidental

2) Agenda

a) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.

b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.

c) Pembahasan manajemen kegiatan.

d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.

3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Bidang yang

bersangkutan.

g. Rapat Istimewa

1) Dilaksanakan secara Insidental

2) Agenda:

a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi

3) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan

semua Ketua Bidang.

B. Mekanisme Kerja Organisasi

1. Pelaksanaan

Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur

dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode

2010-2011.

2. Hierarki Kepengurusan

Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah

komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.

Page 6: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

5

3. Mekanisme Laporan

a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA

TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya

wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1

bulan setelah melaksanakan kegiatan.

b. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan,

maka DPM berhak mengajukan surat teguran.

4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi

a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai

dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND, maka akan diberikan

pertama teguran secara lisan.

b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan

peringatan kedua berupa surat teguran.

c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.

d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang

bersangkutan akan diberi surat keputusan penonaktifan.

e. Surat keputusan penonaktifan juga bisa dikeluarkan tanpa

memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai kebijakan pimpinan

organisasi(situasional).

5. Mekanisme Resuffle Pengurus

Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal :

- Memberhentikan diri

- Meninggal dunia

- Tidak Aktif dalam kepengurusan.

- Mencemarkan nama baik HIMA TEKPEND

- Kebijakan Organisasi

Resuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 kali dalam

kepengurusan.

Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak,

dan atas kebijakan pimpinan organisasi.

Page 7: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

6

BAB II

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN

HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan

Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan

menentukan :

1. Dasar penyelenggaraan

Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.

2. Kriteria keberhasilan kegiatan

Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan

serta setelah kegiatan dilaksanakan.

3. Tujuan kegiatan

Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan

khusus.

4. Peserta kegiatan

Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta,

dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target).

5. Nara sumber acara

Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan

kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber.

6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan

Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap

keberhasilan kegiatan.

7. Strategi dan proses teknis kegiatan

Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan

digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai

tujuan kegiatan.

8. Materi kegiatan

Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian

dari isi kegiatan.

9. Waktu dan tempat

Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan,

berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.

10. Biaya

Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya

yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb.

B. Pembentukan Panitia Kegiatan

Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain:

1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diberi wewenang

oleh Ketua HIMA.

2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil

musyawarah panitia SC dan Ketua HIMA ataupun yang diberi wewenag

oleh Ketua HIMA.

Page 8: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

7

3. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment ataupun

metode lainnya.

C. Persiapan Kegiatan

Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :

1. Penyusunan proposal

a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan

kesekretariatan.

b. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara

dilaksanakan.

c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan mendapat

persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA.

d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal

kegiatan sebagai berikut:

1) Latar Belakang

Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan

kemahasiswaan yang diajukan.

2) Landasan Kegiatan

Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah,

keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi

kegiatan yang kan diselenggarakan.

3) Nama Kegiatan

Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan

diselenggarakan.

4) Tema kegiatan

Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.

5) Tujuan Kegiatan

Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa

juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan

khusus kegiatan.

6) Sasaran Kegiatan

Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan

dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.

7) Peserta Kegiatan

Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena

menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur,

maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.

8) Waktu dan tempat

Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat

yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada

fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan

agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi

bentrokan dengan kegiatan lain.

9) Materi Kegiatan

Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan

diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi

kegiatan.

Page 9: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

8

10) Jadwal acara/kegiatan

Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan

kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam

hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para

pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.

11) Anggaran Biaya

Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian

kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,

sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas.

Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah

diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya.

Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai

berikut :

a. Iuran Kemahasiswaan

b. SPP/DPP

c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak

mengikat

12) Susunan Kepanitiaan

a) Pelindung

Tingkat Universitas : Rektor

Tingkat Fakultas : Dekan

a) Pembina

Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III

Tingkat Fakultas : Pembantu Dekan I

b) Pembimbing

Tingkat Univesitas : Pembantu Rektor III, Pembantu Dekan I

Tingkat Fakultas : Kajur, Dosen Pembimbing

c) Penanggung jawab : Ketua HIMA

d) Panitia Pelaksana

Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana, sekretaris,

bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. .

13) Penutup

14) Lampiran

e. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya

f. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya

di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari.

2. Persiapan teknis

a. Rapat panitia

b. Perencanaan waktu

c. Pembagian tugas

d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang

terlibat

e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi.

Format Persiapan Kegiatan

NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK

TEKNIS PJ

Page 10: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

9

Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama.

D. Pelaksanaan Kegiatan

1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah

dipersiapkan

2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan

mencatat hal-hal yang dianggap penting.

Format Pelaksanaan Kegiatan

N

O KEGIATAN

WAKTU &

TEMPAT SARA

NA

PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN P

J PRA

ACARA

PELAKSAAAN PASCA

ACARA

Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh ketua pelaksana dan panitia.

E. Evaluasi Kegiatan

1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.

2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan

dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.

4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis

di waktu mendatang.

Format Pasca Kegiatan

NO KEGIATAN WAKTU &

TEMPAT SARANA

PETUNJUK TEKNIS

KEGIATAN PJ

Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.

F. Laporan Kegiatan

1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun

laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari

(staf Sekretaris) dan Bendahara.

2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND

periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk

a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :

1) Susunan Kepanitiaan

2) Susunan Acara

3) Realisasi Anggaran Biaya

4) Proposal Kegiatan

5) Bukti transaksi pengeluaran

6) Daftar hadir peserta dan panitia

7) Administrasi dan arsip surat menyurat

8) Pamplet dan hasil dokumentasi

b. Laporan file dokumen di komputer

Page 11: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

10

3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada

Bendahara Umum

4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2

(dua) minggu setelah pelaksanaan.

6. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan

nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode

2010-2011.

Format Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan ..... (nama kegiatan)

Bidang ........ HIMA TEKPEND

Periode 2010-2011

I. Pendahuluan : _____________________________

II. Nama Kegiatan : _____________________________

III. Tujuan Kegiatan : _____________________________

IV. Waktu dan Tempat : _____________________________

V. Peserta Kegiatan : _____________________________

VI. Nara Sumber Kegiatan : _____________________________

VII. Gambaran Kegiatan : _____________________________

(persiapan, pengorganisasian dan

pelaksanaan)

VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________

IX. Rekomendasi Kegiatan : _____________________________

X. Fortopolio :

Proposal

Realisasi Anggaran Biaya

Makalah pemateri

Nota

Arsip/berkas

Surat

Printout publikasi dan dokumentasi

Dan hal-hal penting

XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan : ____________________________

XII. Lembar Pengesahan : ____________________________

Page 12: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

11

G. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan

1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib

dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.

2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi

dengan Kestari dan Bendahara.

Page 13: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

12

BAB III

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

ADMINISTRASI

A. Pendahuluan

Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris,

baik itu Sekretaris Umum, ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro.

Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam

mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu

kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi.

Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan

dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan.

Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk

regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa

pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

B. Uraian tugas Sekretaris Umum, Biro Kesekretariatan dan Sekretaris

Bidang dalam hal Kesekretariatan

1. Sekretaris Umum

a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND

periode 2010-2011

2. Staf Kestari

a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di

HIMA Tekpend.

b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana

pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan, inventarisasi kelengkapan

kesekretariatan, dan kearsipan HIMA Tekpend.

c. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana, agenda dan mengatur

administratif

d. Melaksanakan kegiatan administrasi

e. Pengadaan dan inventarisasi

f. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk

kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend

periode 2010-2011

3. Sekretaris Bidang

a. Menggantikan fungsi Kepala Bidang apabila Kepala Bidang

berhalangan

b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari.

c. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan

wewenang kerjanya.

d. Bersama-sama Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan

kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya.

e. Bersama-sama Ketua Bidang mempertanggungjawabkan semua

kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA

TEKPEND periode 2010-2011.

Page 14: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

13

C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan

a) Sumber Daya Manusia

Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari

Sekretaris Umum, Staf Kestari dan sekretaris Bidang.

b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan

a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas-

kertas.

b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal)

c. Peralatan kantor/alat tulis

d. Papan tulis/papan pengumuman

e. Meja/kursi/tikar/spanduk

f. Alat-alat kebersihan

g. Alat komunikasi : telepon atau handphone.

D. Pengelolaan Surat

Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat

disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung

jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari.

1. Surat masuk

1) Penerimaan Surat

Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu

disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat

pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi

selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat

pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA

TEKPEND, Sekretaris, Kabid, Sekbid dan Biro.

2) Pencatatan/pendokumentasian surat

Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat

masuk. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan :

a) Nomor urut

b) Tanggal masuk

c) Nomor surat

d) Asal surat (pengirim)

e) Tujuan

f) Perihal

g) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Masuk

No. Tanggal Masuk

Pengirim dan

Alamat

Tanggal dan No.

Surat

Perihal Tujuan Lampiran Ket

3) Penyampaian Surat

Page 15: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

14

Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu

diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Kemudian

disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

4) Penindaklanjutan Surat

Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat

balasan, pihak tersebut harus memberitahukan kepada Staf

Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro yang

bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat

sendiri, Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu Staf

Kestari untuk meminta nomor surat.

5) Penyimpanan Surat

Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh

Kesekretariatan.

2. Surat Keluar

1) Pembuatan Surat

Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat

balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Staf Kestari atas

permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Jika

diberikan kewenangan, maka Bidang atau di luar Staf Kestari

dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya

dengan tetap memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor

surat.

2) Pencatatan Surat

Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat

keluar. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah

sebagai berikut :

a) Nomor Urut

b) Tanggal keluar

c) Nomor surat

d) Asal surat (pengirim)

e) Tujuan

f) Perihal

g) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Keluar

No. Tanggal

Keluar

Tujuan Tanggal

dan No.

Surat

Perihal Lampiran Ket

E. Penomoran Surat

SURAT UMUM

Page 16: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

15

Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G

A. Nomor Surat

Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan

kepada Staf Kestari.

B. Kode Berkas Surat

Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah:

1. SPM = Surat Permohonan

2. STG = Surat Tugas

3. SBA = Surat Berita Acara

4. SPJ = Surat Perjanjian

5. SRD = Surat Rekomendasi

6. SPR = Surat Perintah

7. SPT = Surat Pengantar

8. SUD = Surat Undangan

9. SPB = Surat Pemberitahuan

10. SAD = Surat Pengambilan Dana

11. SUL = Surat Usulan

12. SPH = Surat Penghargaan

13. SKT = Surat Keterangan

14. SPN = Surat Pernyataan

15. SKA = Surat Kuasa

16. SUS = Surat Ucapan Selamat

17. SBL = Surat Balasan

C. Lingkup surat

1. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND

2. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA

TEKPEND

D. Pihak yang mengeluarkan

Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut:

A1 = Ketua HIMA

A2 = Sekretaris Umum

A3 = Bendahara Umum

B1 = Bidang Agama

B2 = Bidang PSDO

B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian Pada Masyarakat

B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi

B5 = Bidang Pengembangan Multimedia

B6 = Bidang Hubungan Masyarakat

E. Kode lembaga

Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND

F. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)

G. Tahun pembuatan surat (4 digit)

Contoh :

1. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend.

Page 17: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

16

Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan Bidang PSDO untuk pengurus

HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun 2010.

Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2010

2. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA

TekPend.

Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M

untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. (karena

Biro P2M berada di bawah BP3M, maka pihak yang mengeluarkan adalah

BP3M).

Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009

SURAT KHUSUS

Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap

surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-

2011 memuat urutan-urutan sebagai berikut :

1) Memperhatikan

2) Menimbang

3) Mengingat

4) Memutuskan

5) Menetapkan

Kode penulisan : A/B/C/D/E/F

A. Nomor surat

B. Kode berkas surat (SKP)

C. Pihak yang mengeluarkan

D. Kode lembaga

E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)

F. Tahun pembuatan surat

Contoh :

SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011

Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008

SURAT KEPANITIAAN

Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G

A. Nomor Surat

Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan

tersebut.

B. Kode Berkas Surat

C. Lingkup Surat

D. Pihak Yang Mengeluarkan

Panitia kegiatan

E. Kode Lembaga

F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi)

G. Tahun Pembuatan Surat

Contoh:

Page 18: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

17

Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam

kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA

TekPend pada bulan September tahun 2008.

Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008

F. Wewenang Pembuatan Surat

1. Pihak yang membuat

Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja Bidang/luar

Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu

dan meminta nomor surat pada Staf Kestari. Pada intinya, setiap surat

yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari.

Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki

kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan

kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung jawab

untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi

bantuan yang diperlukan.

2. Pihak yang menandatangani/menyetujui

Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang

yaitu :

a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND

PERIODE 2010-2011.

b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat

umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat

undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau

Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan

dan Ketua HIMA.

Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani

oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang.

Bandung, 1 Juli 2008

KETUA HIMA TEKPEND

XXXXXXXXXX

NIM : …………..

CAP

HIMA

Ketua HIMA TEKPEND,

xxxxxxxxxxxx

NIM………….

Bandung, 1 Juli 2008

Ketua Bidang

xxx xxx xxx

NIM ………

Page 19: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

18

c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain

ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA.

d. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang,

surat ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris kegiatan, dan

Ketua HIMA TEKPEND.

Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika

orang yang seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan

langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang

menggantikan.

Contoh:

H. Administrasi Tiap Bidang

1. Pendahuluan

Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris

Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi

serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi

kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011.

2. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang.

a. Berita Acara Rapat Bidang

Ketua HIMA TEKPEND,

xxxxxxxxxxxx

NIM………….

Bandung, 1 Juli 2008

Sekretaris Umum,

xxx xxx xxx

NIM ………

Ketua Pelaksana

xxx xxx xxx

NIM ………

Bandung, 1 Juli 2008

Sekretaris Kegiatan,

xxx xxx xxx

NIM ………

Mengetahui,

Ketua HIMA TEKPEND

xxx xxx xxx

NIM ………

CAP

HIMA

Cap

Kegiatan

CAP

HIMA

a.n. Ketua HIMATEKPEND

Sekretaris Umum

xxx xxx xxx

NIM ………

Bandung, 1 Juli 2008

Sekretaris Kegiatan

xxx xxx xxx

NIM ………

CAP

HIMA

Page 20: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

19

1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang.

2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP Rapat

HIMA Tekpend.

3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang

kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan

tiap Bidang.

b. Laporan Bulanan Tiap Bidang.

1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara

tertulis, yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya

disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA

TEKPEND PERIODE 2010 - 2011.

2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut :

a) Pendahuluan

b) Laporan Perkembangan Bidang

c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang

d) Laporan keuangan

e) Evaluasi

f) Saran

g) Lampiran:

i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang

ii. Berita Acara rapat Bidang

3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA

TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke pengurus HIMA

TEKPEND lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out

dan file.

c. Laporan Akhir Tiap Bidang

Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir

Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi

dengan sistematika laporan sebagai berikut :

1) Pendahuluan

Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang, hal yang

melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan

dengan aktivitas Bidang.

2) Deskripsi Tugas

Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA

TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka

mendukung keberlangsungan organisasi.

3) Kondisi Objektif

Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang,

biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang, jumlah personil,

kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi

yang diemban Bidang.

4) Program Kerja

Page 21: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

20

Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada

saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan

selama periode kepengurusan.

5) Realisasi Program Kerja

Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode

kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagian-

bagian berikut :

a) Nama Kegiatan

b) Tujuan Kegiatan

c) Waktu dan Tempat Kegiatan

d) Peserta Kegiatan

e) Narasumber kegiatan

f) Gambaran kegiatan

g) Alokasi dana

h) Hambatan-hambatan

i) Evaluasi dan rekomendasi

6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi

Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi

yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki

kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang

garapannya.

7) Saran dan Rekomendasi

Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya

mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan

organisasi.

8) Penutup

Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima

kasih.

Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu

sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan.

Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.

I. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND

Pengantar

Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam

kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat diketahui asset

atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam

kondisi yang baik. Oleh karena itu, dalam peminjaman dan

penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut.

Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota

Himpunan khususnya staff kesekretariatan.

Page 22: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

21

Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris

a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak

yang berwenang, dalam hal ini staff kesekretariatan

b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam

c. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah

berlangsungnya acara

d. Peminjam harap mengkonfirmasikan kepada pihak kesekretariatan

apabila inventaris sudah dikembalikan

Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan

a. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang

sudah ditetapkan

b. Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban kesekretariatan

c. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan

d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap

harinya

Sanksi-sanksi:

a. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris, maka peminjam

wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut

b. Apabila tidak melaksanakan tugas piket, maka bidang yang

bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,00

*Untuk pemeliharaan inventaris

Page 23: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

22

BAB IV

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

RAPAT

1. Pengantar

Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan

mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil-

hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut

juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 2010-

2011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

2. Pimpinan Rapat

a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau

pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.

b. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND.

c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau

Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang.

d. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau

anggota Bidang yang diberikan wewenang.

e. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris Umum

atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua HIMA.

f. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh

Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.

g. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau

pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.

3. Undangan Rapat

a. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh

Ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada seluruh pengurus HIMA.

b. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat

dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif

lainnya.

c. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas

mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Ketua

Bidang.

d. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Kepala / Sekretaris

Bidang(kondisional) dan kemudian diberitahukan kepada setiap

anggota Bidangnya.

e. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh

Ketua HIMA.

f. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan

diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.

g. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat

dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pengurus Inti

lainnya.

Page 24: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

23

4. Berita Acara Rapat

a. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung

oleh Ketua HIMA.

b. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.

c. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum.

d. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang.

e. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk

langsung oleh Ketua HIMA.

f. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan.

g. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.

5. Format Berita Acara Rapat

Berita Acara Rapat

(nama rapat......)

I. Waktu dan Tempat : _____________________________

II. Tempat : _____________________________

III. Pimpinan Rapat : _____________________________

IV. Notulen : _____________________________

V. Jumlah Peserta Rapat : _____________________________

VI. Agenda Rapat : _____________________________

VII. Hasil / Rekomendasi Rapat : _____________________________

_____________________________

*Lampirkan Absensi Peserta Rapat

Page 25: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

24

BAB V

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

KEUANGAN

A. Dana Taktis dan Sumber Dana

Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan

untuk pengeluaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta keperluan

pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.

Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut:

1. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.

Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat

bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh

Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus

mahasiswa masih aktif.

2. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus

HIMA TEKPEND selama periode bejalan.

3. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak

mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi

dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana

dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND.

4. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang

diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau

donatur.

5. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang.

B. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana

1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana:

a. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam

program kerja yang disahkan dalam raker.

b. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp

500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.000,- maka

diajukan minimal 2 x 24 jam

Catatan :

Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus

jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima.

Contoh :

Berita duka, musibah, atau bencana alam.

2. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang

sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara

umum.

a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan

SOP kepada bendahara umum.

Page 26: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

25

b. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam

pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah

ditentukan.

c. Setelah disetujui oleh ketua hima, bendahara umum melakukan

pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Satu

rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu

rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. (catatan: seluruh

anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya

dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan

ketua hima bersama bendahara umum).

d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka

waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam

waktu dekat, maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan

membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua

Hima.

e. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan

diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan

ditambahkan.

C. Ketentuan Pencairan Dana

1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik

itu proposal, surat menyurat.

2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya

belum diserahkan.

D. Laporan Keuangan

1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai

format yang telah ditentukan (Lampiran A).

2. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang

disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan

lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :

a. Bukti-bukti pemasukan dana

b. Bukti-bukti pengeluaran dana

3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu

rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya

2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.

4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali

kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2

minggu setelah berakhirnya kegiatan.

5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan

Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.

E. Loss Sharing

1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan

lebih kecil daripada pengeluarannya

2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :

Page 27: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

26

a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-

1 sebelum kegiatan

b. Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep

acara, yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan

terlaksana.

c. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana

akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain

yang masih tersisa (subsidi silang)

F. Aturan Tambahan

Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan

keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid.

Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :

1. Umum

Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan

dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai

sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND.

2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang

a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh

HIMA TEKPEND. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada

untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi

yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang

dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi, tiket

atau kupon

c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat

permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca

d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas

tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk

mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.

e. MoU harus memiliki atribut sbb :

- Diberi nomor urut

- Tanggal penerimaan

- Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan

penerima uang tercantum dengan jelas

- Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima

- Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000

dilengkapi dengan materai Rp 3.000

- Cap lunas atau cap perusahaan

- Tanda tangan pihak yang berkepentingan

- Nama jelas pihak yang berkepentingan

- Bukti pembayaran yang bernilai> Rp 5.000.000 harus

menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

perusahaan.

3. Bukti Pengeluaran

Page 28: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

27

a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan

keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan

pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi,

faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat

permanen (pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.

d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas

tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk

mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.

e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak

ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak,

tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan

bantuan orang lain).

f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan

pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun non-

operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki

keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya.

g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta

mencantumkan hal-hal sebagai berikut :

- Kepala (kop) surat

- Mencantumkan tanggal pengeluaran kas

- Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas

h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut

harus mengungkapkan :

- Nama Wartel

- Jumlah biaya telepon

- Nomor telepon yang dituju

- Nama penelepon

- Siapa yang dituju

- Untuk keperluan apa

i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau

kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan

komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f).

j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :

- Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan

- Program kerja yang dilakukan

- Tanggal perjalanan

- Tujuan perjalanan

- Sarana serta biaya

Contoh :

Page 29: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

28

k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti

transaksinya, maka harus dibuat memo agar dapat

dipertanggungjawabkan (lampiran B)

l. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai

bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota

kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima

uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas).

m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan

tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat

mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam

tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.

n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan

dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal

transaksi.

G. Penutup

Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini

akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum

kemudian.

Nama : Kiki Pratama

Kegiatan : Ngorbit Ormawa Tanggal : 25 Juni 2010 Tujuan : kampus Daerah Cibiru

Rute : Ledeng-Caheum (Rp 4500), Caheum-Cibiru (Rp 4000)

Bandung, 25 Juni 2010

(TTD) Kiki Pratama

NIM

Page 30: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

29

(Lampiran A)

Contoh:

LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN

“PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND”

Catatan:

Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.

Hari/Tgl Keterangan Harga Jumlah Debet Kredit Saldo

Senin,

25

Agustus

2010

Kas Hima Rp

250.000,-

Rp

250.000,-

Fotokopi

handout

Rp

100,- 100

Rp

10.000,-

Rp

240.000,-

Snack

pemateri

Rp

5.000,- 5

Rp

25.000,-

Rp

215.000,-

Selasa,

26

Agustus

2010

Plakat Rp

15.000,- 5

Rp

75.000,-

Rp

140.000,-

Sewa Tempat Rp

75.000,-

Rp

65.000,-

Fotokopi

laporan

kegiatan

Rp

100,- 20

Rp

2.000,-

Rp

63.000,-

Saldo akhir Rp

63.000,-

Page 31: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

30

(Lampiran B)

Contoh:

MEMO

Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456

Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara dan

saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu, 13 Desember 2010. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Bandung, 25 Desember 2010

Ttd

Contoh Nama Lengkap

Page 32: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

31

BAB VI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SISTEM KOMUNIKASI

A. Pengantar

Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan malah

bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian

informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya

dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.

B. Alur

Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan

menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:

Jaringan Komunikasi Statis

Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya

informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada

target, tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan.(one to all)

Alurnya adalah:

* Target sesuai kode

Jaringan Komunikasi Dinamis

Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana

informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiap-

tiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban

untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang

dipimpinnya (tree branch).

Alurnya adalah:

*Sekbid sifatnya opsional

*Untuk jarkom kepanitiaan disesuaikan

C. Kode Pesan / Informasi

Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi

tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana

berikut:

Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat /

izin oleh pimpinan:

Page 33: Contoh SOP

Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1

32

Jaringan Komunikasi Statis

Kode Lingkup Pihak Yang Menerima

JTS1 Pimpinan Eksekutif

JTS2 Pimpinan Eks + Kepala Bidang

JTS3 Pimpinan Eks+Kabid+Kabir

JTS4 Seluruh Pengurus

Jaringan Komunikasi Dinamis

Kode Batasan Pihak Yang Menerima

JTD1 Kabir&Kastaf

JTD2 Staf

D. Isi

Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah

standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan

ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar

minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:

1. Kode pesan / informasi.

2. Salam / kata sapaan lainnya.

3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan maksud)

4. Tempat(Disesuaikan dengan maksud)

5. Maksud:

a. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan)

b. Undangan ( Wajib / Biasa)

c. Pemberitahuan

Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan

sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian

sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Bandung, Desember 2010

Mengetahui,

Ketua HIMA TEKPEND

Lutfi Maulidi NIM.0809244