Contoh Proposal Penawaran

videografi dalam multimedia Contoh: Proposal Penawaran

Heri Susanto SMKN 5 Telkom Banda Aceh

1

Proposal Penawaran

Tujuan :

Setelah mengikuti pelatihan proposal penawaran, diharapkan peserta pelatihan dapat :

Menganalisa syarat – syarat proyek

Mengidentifikasi ketrampilan yang sesuai dengan persyaratan laporan

Membuat rancangan biaya-biaya dan sumber-sumber yang ada

Membuat proposal

Membuat pengajuan permohonan tender

Waktu :

5 jam

Isi Materi

1. Menganalisa Syarat Proyek

Proyek merupakan usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu

kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber daya yang dibutuhi oleh

pelanggan. Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan

pelanggan.

Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek dapat diartikan sebagai

gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk

mencapai suatu tujuan tertentu.

Pada kegiatan proyek dibidang apapun biasanya akan mempunnyai karakter

sebagai berikut :

ada sasaran/tujuan yang dituju

bercorak dinamis, non rutin

memiliki rentang waktu/deadline, siklus proyek relatif pendek

waktu biaya dan syarat kerja yang lengkap



2

terkadang merupakan sesuatu event/kejadian yang sebelumnya belum pernah

dilakukan.

Intensitas kegiatan di dalam periode siklus proyek berubah-ubah

Biasanya team terdiri dari bermacam-macam kegitan yang memerlukan berbagai

disiplin ilmu

Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya.

Tiap proyek tentunya memiliki sasaran dan kendala untuk menyelesaikan proyek

tersebut. Tujuan proyek misalnya membuat hunian yang ramah lingkungan, video yang

untuk promo green living. Tujuan dari sebuah proyek dapat pula berupa produk hasil

kerja penelitian dan pengembangan. Untuk mencapai tujuan tersebut telah ditentukan

batasan biaya, jadwal serta mutu yang harus dipenuhi. Batasan – batasan tersebut

sering disebut dengan “tiga kendala” atau triple constraint .

Gambar 1.1 triple constraint

Dari gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

Anggaran

Anggaran dibuat untuk membatasi dan mengarahkan pengeluaran dalam

pengerjaan sebuah proyek. Proyek yang dikerjakan harus diselesaikan dengan

tidak melebihi biaya yang telah dianggarkan. Untuk proyek yang melibatkan dana

besar dan jangka waktu yang bertahun-tahun maka anggaran bukan hanya

ditentukan untuk total proyek namun harus detail dipecah untuk tiap-tiap bagian



3

atau per periode waktu tertentu, bisa jadi perbulan atau pun pertahun atau

perbagian pekerjaan.

Jadwal

Proyek harus dikerjakan dalam kurun waktu dan deadline sesuai dengan jadwal

waktu yang ditetapkan.

Mutu

Produk hasil proyek harus memenuhi kriteria yang telah disepakati sebelumnya.

Kompleksitas sebuah proyek adalah berbeda tergantung bidang kerja serta

besarnya proyek itu sendiri, baik dihitung dari pendanaan maupun ukuran fisik dari

proyek. Namun tiap proyek memiliki pola tertentu yang menjadi cri dari proyek yang

membedakan dengan kegiatan operasional rutin.

Gambar 1.1 hubungan keperluan sumber daya terhadap waktu dalam siklus proyek videografi



4

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa pengerjaan suatu proyek dapat dibagi

menjadi beberapa tahap, yaitu :

Konseptual

Pada tahap pertama adalah konseptual, dimana pada tahap ini merupakan tahap

untuk mengidentifikasi keinginan, tujuan dari klien. Serta mengetahui kriteria

serta syarat-syarat apa saja yang di ajukan oleh klien untuk keperluan proyeknya.

Proses identifikasi ini didapat dari data yang diucapkan data secara lisan

(wawancara) dengan klien ataupun data-data yang tertulis ( dalam bentuk

proposal dari klien dan lain sebagainya).

Definisi

Setelah proses konseptual maka dilanjutkan ke tahap definisi, dalam tahap ini

dapat berisi perencanaan secara keseluruhan pada proyek. Setelah diindentifikasi

keinginan, tujuan, syarat, serta kriteria dari proyek klien maka selanjutnya data-

data tersebut di tuangkan ke dalam tahap perencanaan. Perencanaan / definisi

pada proyek video dapat berisi outline, script, storyboad, Budget/finance, cast,

customs, set/property, locations, logistics. Namun pada tahap perencanaan ini

tidak harus semua dituliskan tergantung kekomplekan dari proyek yang akan

dilakukan. Misalnya pada proyek video pernikahan tidak diperlukan perencanaan

logistik. Untuk selanjutnya tahap definisi ini dapat dituangkan dalam bentuk

proposal untuk pengajuan secara resmi ke klien.

Implementasi

Tahap berikutnya setelah proposal yang tentunya berisi diantaranya rancangan

anggaran disetujui oleh klien maka dilanjutkan dengan tahap pengerjaan atau

implementasi. Tahap implementasi terdiri dari create material (pengambilan

gambar), capture/import, editing video, create visual effect, create audio,

output,Author Distribute.

Operasi

Untuk selanjutnya sesuai dengan batas waktu yang telah disetujui oleh kedua

belah pihak maka proyek harus diserah terimakan untuk digunakan / di operaskan

sesuai dengan tujuan semula.



5

2. Membuat Rancangan Angaran Biaya (RAB)

Anggaran berhubungan langsung dengan cakupan kerja yang sudah disusun

dibagain implemenatasi proyek . Pada pembuatan anggaran biaya terperinci dari

deskripsi implemenatasi proyek dan gabungkan waktu tugas dari setiap tahap proyek

kedalam kegiatan yang berguna bagi klien.

Perkiraan angaran biaya memegang peranan penting dalam penyelengaraan

sebuah proyek. Dengan adanya anggaran dapat diketahui berapa besar biaya yang

akan diperlukan untuk membuat sebuah proyek sesuai dengan kriteria yang disyaratkan

klien. Selain itu rancangan anggaran memiliki fungsi untuk merencanakan dan

menggendalikan pemakaian sumber daya seperti material, tenaga kerja, pelayanan

maupun waktu.

Untuk tiap perusaahan/pelaku usaha, keuntungan financial yang diperoleh

tergantung kecakapan membuat perkiraan biaya. Bila harga penawaran pada saat

lelang/pengajuan terlalu tinggi maka kemungkinan besar akan kalah dilelang atau ditolaj

klien. Sebaliknya bila harga penawaran terlalu rendah maka perusahaan tersebut akan

mengalami kesulitan dalam proses pelaksanaan proyek.

Biaya – biaya yang dicantumkan pada pada RAB meliputi semua biaya langsung

yang digunakan untuk keperluan proyek misalnya sewa alat, gaji, biaya tidak terduga.

Serta perlu diperhitungkan laba atau keuntungan, namun untuk laba ini tidak perlu ditulis

secara langsung pada RAB, cukup disisipkan diantara biaya-biaya yang dibutuhkan.

Untuk menentukan biaya/harga pada tiap item diperlukan pengalaman, survey

dengan harga-harga disekitar. Misalnya saja untuk menghargai peralatan, kamera

misalnya, maka pada saat menyusun RAB harus diketahui harga sewanya dan juga

harus diperhitungkan apakah kameranya sewa atau milik sendiri.

Biasa penulisan RAB dalam bentuk kolom sehingga mempermudah u ntuk melihat

item-item yang dituliskan. Hal-hal yang perlu dituliskan dalam header kolom RAB

diantaranya:

item pengerjaan/peralatan

jumlah item



6

Harga per item

Harga total

Berikut adalah contoh RAB untuk sebuah pembuatan berdasarkan item-item yang

dibutuhkan. Proyek yang dikerjakan masih sederhana, sehingga untuk biaya jasa belum

dimasukan.

No. Item Unit Biaya Biaya Total

1. Administrasi Rp 200.000

2. Peralatan

- Sewa Kamera Sony

- PD 170

1 unit/2 hari Rp 250.000 Rp 500.000

- Sewa Tripod 1 unit/2 hari Rp 75.000 Rp 150.000

- Sewa Lampu 2 unit/2 hari Rp 100.000 Rp 400.000

- Sewa Diesel 1 unit/2 hari Rp 250.000 Rp 500.000

3. Material

- Kaset MiniDV 1 pak (isi 5) Rp 25.000 Rp 125.000

4. Artistik

- Peralatan Rp 300.000

5. Wardrobe

Make up & Costum Rp 200.000

6. Akomodasi

- Makan 3 kali 25 [email protected]/

2 hari/3xmakan

Rp 1.500.000

7. Post Produksi

- Sewa komputer editing dan mastering

Rp 150.000

8. T-Shirt Crew 25 orang Rp 50.000 Rp 1.250.000

TOTAL Rp 5.275.000



7

Berikut ini salah satu contoh cara penyusunan RABpada film pendek berdasarkan

item pekerjaan dari persiapan sampai dengan labeling CD. Untuk menyusun tim

produkksi dan kru harus disesuaikan dengan kebutuhan film, kebuthan secara

kemampuan dan teknik. Perlu juga disesuaikan dengan anggaran seperti menentukan

prodeser, sutradara, helper dan lain sebagainya.

Dalam RAB berikut juga memasukkan hunting lokasi, karena penetuan seting

lokasi merupakan hal penting karena esteikan sebuah film dipengaruhi sepenuhinya oleh

seting lokasi. Misalnya untuk film kolosal perang maka harus didapatkan lokasi yang

cocok untuk perang, tidak mungkin perang film kolosal dilakukan dimall.

Casting artis juga diperlukan sesuai dengan kebutuhan film. Untuk film company

profile mungkin tidak memerlukan proses untuk casting artis.

1. Item Persiapan Unit Biaya item Biaya Total

- outline 1 unit 200.000 200.000

- script 1 unit 200.000 200.000

- storyboard 1 unit 500.000 500.000

- casting artis 1 hari 200.000 200.000

- hunting lokasi 2 hari 100.000 200.000

- logistik 20 org 15.000 300.000

- koordinasi 11 orang 50.000 550.000

- Produser 1 orang 600.000 600.000

Biaya total persiapan 2.750.000

2. Item Pengambilan gambar Unit Biaya item Biaya Total

- sewa tempat/lokasi 3 lokasi 200.000 600.000

- sewa kamera 2 hari x 1 unit 350.000 700.000

- sewa light 2 hari x 1 unit 50.000 100.000

- property 1 set 300.000 300.000



8

- kostum 13 pasang 50.000 650.000

- sewa listrik 2 hari 50.000 100.000

- akomodasi 2 hari 400.000 900.000

- logistik 3 x 2 hari x 11

orang

15.000 990.000

- artis 2 org utama x 2

3 org figuran

350.000

50.000

1.400.00

150.000

- sutradara 1 org x 2 hari 500.000 1.000.000

- kameramen 1 0rg x 2 hari 350.000 700.000

- kru film 4 org x 2 hari 100.000 800.000

- Produser 1 org x 2 hari 600.000 1.200.000

Biaya total pengambilan gambar 9.590.000

3. Item Import dan editing

video Unit Biaya item Biaya Total

- import video 1 org x 0.5 hari 300.000 150.000

- editing video 1 org x 4 hari 300.000 1.200.000

- visual efek 1 org x 4 hari 300.000 1.200.000

- sound efek 1 org x 1 hari 300.000 300.000


Biaya total Import dan editing video 8.250.000

4. Item Video CD dan labeling Unit Biaya item Biaya Total

Video CD dan labeling 1 org x 1 hari 300.000 300.000

Biaya total produksi 21.690.000



9

Pada saat pembuatan rancangan anggaran kebutuhan anggarran bisa juga

dimulai dengan breakdown untuk keperluan lapangan serta segala pembiayaan produksi

fil. Mulai dari adimistrasi, peralatan shooting, editing, peralatan post produksi, konsumsi,

akomodasi, orang-orang yang terlibat dan lain sebagainya. Seperti contoh dibawah ini

adalah RAB untuk pembuatan salah satu company profle.

1. Equipment Time/quality Rate Total

- Sony DSR 250 3 days 350.000 1.050.000

- tripot

- light 1

- light 2

- dll

Total equipment 13.000.000

2. Personal Time/quality Rate Total

- 1 director

- 1 camerawan

- 1 audioman

- dll

Total Personal

3. Equipment Time/quality Rate Total

- 1 video editing

- 1 animation

- 1 graphic designer

- 1 narator

- dll

Total post production

Biaya Total



10

3. Membuat Proposal dan Pengajuan Tender

Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk

formal dan standard dapat juga dinyatakan dokumen tertulis yang disiapkan oleh

wirausahawan yang menggambarkan semua unure yang relevan, baik internal maupun

eksternal, mengenai usaha atau proyek baru, atau dapat dikatakan bahwa proposal

usaha merupakan dokumen tertulis yang berisai mengenai usaha yang sedang

direncanakan.

Tender merupakan tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan,

atau menyediakan barang yang diberikan oleh perusahaan swasta besar atau

pemerintah kepada perusahaan-perusahaan lain.

Dalam proses tender tentunya penuh persaingan sehingga penting untuk

mencantumkan penawaran yang kompetitif di dalam proposal tender. Mengajukan

penawaran melalui tender tidak memberikan jaminan keberhasilan dalam bentuk apapun

oleh karena itu perlu dipersiapkan proposal tender sebagus mungkin sesuai dengan

syarat dan ketentuan yang diajukan pihak tender. Misalnya tentang tema dan tujuan dari

proyek serta syarat-syarat lain.

Syarat proposal proyek baik meliputi kegiatan harus jelas, baik itu waktu maupun

jumlah anggaran yang digunakan, mudah diukur pencapaiannya dengan indikator yang

jelas, mempunyai langkah antisipati jika terjadi permasalahan dalam pelasanaannya.

Untuk itu perlu dipertimbangkan dalam pembuatan proposal tender perlu diperhatikan

hal-hal berikut :

Kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan

Pendanaan

Ada tidaknya konflik kepentingan dalam pengerjaan proyek

Sumber daya yang kita miliki

Keuntungan dari tender bagi kita

Proses dan peraturan dari penyelenggara tender

Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang

perusahaan/badan yang menyelenggarakan tender dari pihak-pihak

yang sebelumnya telah menjadi rekanannya.



11

Untuk menuliskan sebuah proposal harus diketahui dulu kepada siapa dan apa

tujuan penulisan proposal. Bentuk proposal penelitian tugas akhir sekolah tentu ada

bedanya dengan penulisan proposal untuk pencarian dana pembuatan film.

Untuk mencari dana pembuattan film maka harus dipersiapkan proposal yang

baik. Untuk format proposal yang baik hendaknya telah meliputi :

Tujuan film diproduksi

Genre atau cerita film

Bagaimana mana film ini akan dibuat

Pihak yang terlibat / tim produksi dan pihak terkait.

Misalnya untuk membuat film tentang HIVmaka disebutkan pihak-pihak yang

terkait (orang yang menyidap HIV)

Bagaimana promosi atau distribusi film yang akan dibuat

Biaya produksi film (RAB)

Bagaimana perhitungan rugi labanya

Bentuk kerjasama

Pada proposal pendanaan biasanya dilengkapi dengan bentuk kerja sama dengan

pihak yang mensponsori. Pihak yang mencari dana/mencari rekanan menawarkan

pilihan-pilihan pendanaan atau sponsoring beserta kompensasinya. Misalnya seperti

contoh berikut adalah bagian dari proposal yang diajukan oleh Ladang Gambar selaku

pihak yang produksi film menyajukan permohonan lerjasama dalam rangka pemutara

film pendeknya. Berikut adalah kutipan penggalan proposal kerjasamanya :

===============================================================

BENTUK KERJASAMA

1. Pihak penyelenggara screening menyediakan :

a. panitia penyelenggara :

- mc/moderator diskusi

- penerima tamu/ticketing/buku tamu

- dan bidang lain sesuai kebutuhan penyelenggaraan

b. ruangan tertutup

c. fasilitas pemutaran

- screen

- proyektor/playback pemutar



12

- sound system/sound home teater

d. media publikasi sekaligus penyelenggaraan publikasi

2. Pihak ladang gambar menyediakan :

a. materi film dalam bentuk dvd/minidv

b. ruang promo (jika pihak penyelenggara berniat bekerjasama dengan pihak

ketiga – sponsor)

c. mencantumkan logo dan rolling title pihak penyelenggara pada akhir film

d. menyiapkan nara sumber pada tiap diskusi

e. membantu penyelenggaraan publikasi

f. menyelenggarakan pendokumentasian kegiatan screening dan diskusi ( video

dan photo)

3. nilai kompensasi dan kerjasama adalah 50 : 50 ( berdasarkan tiketing, penjualan kartu

undangan ataupun sponsor yang masuk).

4. kerjasama ini hanya berlaku untuk satu agenda kegiatan di lokal setempat. namun

demikian logo dan rolling title pihak penyelenggara akan tetap dicantumkan selama

penyelenggaraan roadshow/screening film terait dilaksanakan dimanapun juga.

==============================================================

Banyak cara untuk menulis sebuah proposal. Dari pelbagai format proposal yang

ada tentunya ada hal-hal pokok yang perlu dicantumkan adalah sebagai berikut :

Judul proyek

Latar belakang/pendahuluan

Tujuan

Sinopsis/storyboard

Tergantung proyekyang dikerjakan

Sketsa gambar kerja (bila diperlukan)

Tergantung proyekyang dikerjakan

Rencana Anggaran biaya

Tim produksi



13

Jadwal pelaksanaan

Berikut ini adalah contoh proposal dari pembuatan film pendek/indie yang berdurasi

15 menit:

Judul Film

Yours

Latar belakang/pendahuluan

Kebangkitan perfilman tanah air sejak tahun 2000an di Indonesia menumbuhkan

semangat untuk kembali berkarya membuat film-film dengan tangan karya anak bangsa

sendiri. Seiring dengan itu berfilman Indonesia telah berkembang dan telah merambah

dunia International dengan adanya beberapa film produksi anak bangsa yang tembus ke

event-event Internasional, baik itu film pendek/indie maupun film yang berdurasi lebih

dari 60 menit.

Fenomena, permasalah dalam peliknya hidup bisa mengubah psikis seseorang

menjadi sosok pribadi yang lain sebagai mana diketahui orang lain. Ada kalanya cinta

juga bisa mengubah kehidupan dan cara bersikap seseorang. Kreativitas untuk

mewujudkan dan menghadirkan kehidupan seorang psikopat dan cinta memicu untuk

membuat sebuah karya yang dapat dijadikan media untuk belajar tentang hidup.

Kreativitasan perlu untuk diteruskan. Sehingga kelak, film pendek tidak sekedar

menjadi karya seni namun akan benar-benar mampu menjadi bibit-bibit ekonomi kreatif

bagi kalangan anak muda.

Tujuan

Menghadirkan kehidupan seorang psikopat dan fenomena cinta untuk dibuat

sebuah karya yang dapat dijadikan media untuk belajar tentang hidup.

Sinopsis/storyboard

Rudi, adalah seorang pemuda yang hidup sendiri dan sangat sulit bersosialisasi.

Dia bekerja pada sebuah toko bunga yang bernama "Yours". Toko bunga itu

menyediakan servis mengantar bunga ndengan pesan-pesan/ucapan tertentu yang bisa

dinyanyikan. Dengan pekerjaan mengantar bunga dan menyanyikan pesan/ucapan ini,

Rudi yang introvert dan kaku ini berharap dia bisa berubah dan bisa lebih beramah

tamah.



14

Sampai suatu hari, Rudi mengantar pesanan kepada Kylania, seorang wanita

yang cantik dan ramah. Mulai saat itu, ada ketertarikan diantara mereka berdua. Dan

semakin dekat hubungan mereka, mimpi buruk itu pun dimulai. Kaylania ternyata

mempunyai kelainan, yaitu seorang psikopat namun Todi belum menyadari dan sampai

akhirnya mimpi buruk itupun benar-benat terjadi.

Rencana Anggaran biaya

No. Item Pengerjaan Unit Biaya item Biaya Total

1 Persiapan - - -

- outline 1 unit 200.000 200.000

- script 1 unit 200.000 200.000

- storyboard 1 unit 500.000 500.000

- casting artis 1 hari 200.000 200.000

- hunting lokasi 2 hari 100.000 200.000

- logistik 20 org 15.000 300.000

- koordinasi 11 orang 50.000 550.000

- Produser 1 orang 600.000 600.000

Biaya total persiapan 2.750.000

2. Pengambilan gambar - - -

- sewa tempat/lokasi 3 lokasi 200.000 600.000

- sewa kamera 2 hari x 1 unit 350.000 700.000

- sewa light 2 hari x 1 unit 50.000 100.000

- property 1 set 300.000 300.000

- kostum 13 pasang 50.000 650.000

- sewa listrik 2 hari 50.000 100.000

- akomodasi 2 hari 400.000 900.000

- logistik 3 x 2 hari x 11 15.000 990.000



15

orang

- artis 2 org utama x 2

3 org figuran

350.000

50.000

1.400.00

150.000

- sutradara 1 org x 2 hari 500.000 1.000.000

- kameramen 1 0rg x 2 hari 350.000 700.000

- kru film 4 org x 2 hari 100.000 800.000


Biaya total pengambilan gambar 9.590.000

3. Import dan editing video - - -

- import video 1 org x 0.5 hari 300.000 150.000

- editing video 2 org x 4 hari 300.000 2.400.000

- visual efek 2 org x 4 hari 300.000 2.400.000

- sound efek 1 org x 3 hari 300.000 900.000


Biaya total Import dan editing video 8.250.000

4. Video CD dan labeling 1 org x 1 hari 300.000 300.000

Biaya total produksi 23.590.000

Tim produksi

Produser aaaa

Sutradara bbbb

Kameraman cccc

Kru film dddd, eeee, ffff, gggg

Editor hhhh, iiii, oooo, xxxx

Ilustrator musik jjjj

Artis uuuu, pppp

Figuran vvvvv, nnnn, mmmm



16

Jadwal pelaksanaan

No Kegiatan Januari

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1 Persiapan

2 Pengambilan gambar

3 Editing

4 Video CD dan labeling



17

REFERENSI

Afriandi, materi manajemen proyek, http://bolangunix.co.cc, 30 Agustus 2009

SMAN 1 Purbalingga, Project Proposal Produksi Film Pendek Fiksi ”Menuju Titik

Terang”, Purbalingga, 2010

Ramadani. N, Hamza. A., Videography Fundamental PPT, Dispro, ITS, 2011

Subhan.Muhammad, Pengenalan Manajemen Proyek, IlmuKomputer.com, 2007

Soeharto. Imam, Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional,

Penerbit Erlangga, Jakarta, 1997

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2141839-cara-praktis-

menyusun-proposal-proyek/#ixzz1KgtvOfrP

http://portalukm.com/siklus-usaha/mengelola-usaha/tender/

http://bolangunix.co.cc/

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2141839-cara-praktis-menyusun-proposal-proyek/#ixzz1KgtvOfrP

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2141839-cara-praktis-menyusun-proposal-proyek/#ixzz1KgtvOfrP

Contoh Proposal Penawaran

Documents

Transcript of Contoh Proposal Penawaran