Contoh Pedoman Mutu Tk Unit Kerja

PEDOMAN MUTU XXXXX

Nama Dokumen : XXX-001-2004 Nomor : KN0302/XXX00/001/2004

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONALPUSAT XXXXX

Kawasan Puspiptek Serpong Telp. (021) xxxxxxx ext. xxxx, (021) xxxxxxx

Fax. : (021)xxxxxxx

PM XXXXX Rev1Pusat XXXXXXXXXX

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………...1PENDAHULUAN ………………………………………………………………………...3VISI DAN MISI XXXXX ……………………………………………………………...4

VISI...................................................................................................................................4MISI...................................................................................................................................4

1. LINGKUP ...……………………………………………………………………………52. ACUAN NORMATIF ………………………………………………………………….53. ISTILAH DAN DEFINISI ……………………………………………………………..54. SISTEM MANAJEMEN MUTU ……………………………………………………...6

4.1 Persyaratan Umum................................................................................................64.2 Persyaratan Dokumentasi......................................................................................6

4.2.1 Umum............................................................................................................64.2.2 Pedoman Mutu..............................................................................................64.2.3 Pengendalian Dokumen.................................................................................64.2.4 Pengendalian Rekaman.................................................................................7

5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN ……………………………………………...75.1 Komitmen Manajemen..........................................................................................75.2 Fokus pada Pelanggan...........................................................................................75.3 Kebijakan Mutu.....................................................................................................75.4 Perencanaan...........................................................................................................7

5.4.1 Sasaran Mutu.................................................................................................75.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu.........................................................8

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi....................................................85.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang..................................................................85.5.2 Wakil Manajemen........................................................................................85.5.3 Komunikasi Internal......................................................................................8

5.6 Tinjauan Manajemen.............................................................................................85.6.1 Umum............................................................................................................85.6.2 Masukan Tinjauan.........................................................................................95.6.3 Keluaran Tinjauan.........................................................................................9

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA ..……………………………………………...96.1 Penyediaan Sumber Daya......................................................................................96.2 Sumber Daya Manusia..........................................................................................9

6.2.1 Umum............................................................................................................96.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan..........................................................9

6.3 Prasarana.............................................................................................................106.4 Lingkungan Kerja................................................................................................10

7. REALISASI LAYANAN ...……………………………………………………………10

7.1 Perencanaan Realisasi Layanan...........................................................................107.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan....................................................................10

7.2.1 Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Layanan............................107.2.2 Tinjauan Persyaratan Berkaitan dengan Layanan.......................................117.2.3 Komunikasi Pelanggan................................................................................11

7.3 Perancangan dan Pengembangan.........................Error! Bookmark not defined.7.4 Pembelian............................................................................................................11

1 dari 23


7.5 Layanansi dan Penyediaan Jasa...........................................................................128. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN ...………………………………12

8.1 Umum..................................................................................................................128.2 Pemantauan dan Pengukuran...............................................................................12

8.2.1 Kepuasan Pelanggan....................................................................................128.2.2 Audit Internal..............................................................................................138.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses...........................................................13

8.3 Pengendalian Layanan Tidak Sesuai...................................................................138.4 Pengolahan Data..................................................................................................138.5 Perbaikan.............................................................................................................13

8.5.1 Perbaikan Berlanjut.....................................................................................138.5.2 Tindakan Perbaikan.....................................................................................148.5.3 Tindakan Pencegahan..................................................................................14

BUKTI PENGESAHAN ………………………..……………………………………...15DAFTAR KONTRIBUSI ………………………………………………………………15DAFTAR DISTRIBUSI ………………………………………………………………...16DAFTAR PROSEDUR ………………………………………………………………...16LAMPIRAN 1 …………………………………………………………………………...16LAMPIRAN 2 …………………………………………………………………………...16

2 dari 23


PENDAHULUAN

PUSAT XXXXX(XXXXX) BATAN adalah salah satu unit kerja yang berada di bawah

dan bertanggungjawab kepada Kepala Batan yang secara administrative dikoordinasikan

oleh Sekretaris Utama yang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Presiden RI No. 16

tahun 2001 dan Keputusan Kepala BATAN No. 392/KA/XI/2005 tanggal 24 Nopember

2005 yang merupakan penjabaran dari Undang-Undang Ketenaganukliran RI No. 10 tahun

1997.

XXXXX beralamat di Kawasan Puspiptek Serpong Tangerang.

Telpon (021) xxxxxxx ext. xxxxxxx, (021) xxxxxxx; Fax. (021) xxxxxxx.

Website : www.batan.go.id/XXXXX.

Berdasarkan Keputusan Kepala Batan No. 392/KA/XI/2005 mempunyai tugas

melaksanakan xxxxxxxxxx, xxxxxxxxxx dan xxxxxxxxxx serta xxxxxxxxxx. Dalam

melaksanakan tugas tersebut di atas, XXXXX menyelenggarakan fungsi :

1. Pelaksanaan xxxxxxxxxx radiasi dan nuklir;

2. Pelaksanaan xxxxxxxxxx dan xxxxxxxxxx

3. Pelaksanaan pengembangan dan pembinaan program xxxxxxxxxx; dan

4. Pelaksanaan kegiatan urusan tata usaha.

XXXXX didukung oleh pegawai yang kompeten untuk menangani kegiatan sesuai dengan

Tugas Pokok dan Fungsinya.

Panduan Mutu ini dibuat sebagai mengorganisasikan semua kegiatan layanan

XXXXX agar memenuhi persyaratan SB 77.0001.80:2005 dan merupakan induk dari

seluruh Sistem Manajemen Mutu XXXXX yang palaksanaannya akan diatur lebih rinci

dalam Prosedur dan Instruksi Kerja.

3 dari 23


VISI DAN MISI XXXXX

VISI

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

MISI

a) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxb) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxc) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxd) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

4 dari 23


1. LINGKUP

Pedoman mutu ini merupakan pedoman bagi seluruh karyawan XXXXX dalam menyelenggarakan layanan untuk :

a. menunjukkan kemampuannya secara konsisten dalam jasa layanan XXXXX yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku; serta

b. meningkatkan kepuasan pelanggan melalui aplikasi sistem secara efektif, termasuk proses perbaikan yang berkesinambungan dari sistem dan kepastian kesesuaiannya dengan persyaratan pelanggan serta peraturan yang berlaku.

Persyaratan pada sistem manajemen mutu SB 77.0001.80:2005 ini diterapkan pada layanan xxxxxxxxxx, xxxxxxxxxx dan xxxxxxxxxx, serta pembinaan dan pemantauan manajemen mutu terpadu.

Pengecualian terhadap persyaratan sistem manajemen mutu pada : klausul xxxx, karena xxxxxx klausul xxxx, karena xxxxxx klausul xxxx, karena xxxxxx.

2. ACUAN NORMATIF

a. Peraturan Kepala BATAN tentang Organisasi dan Tata Kerja Batan.b. Keputusan Kepala BATAN tentang xxxxxxxxxxxxxxx.c. SB 007.0001.80:2005 Sistem Manajemen Mutu - Persyaratan.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

Mengacu SNI 19-9000-2001 dan Glosarium BATAN.

5 dari 23


4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

Persyaratan Umum

XXXXX menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu serta terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan , SB 007.0001.80:2005. XXXXX :

a. menetapkan struktur organisasi sesuai Keputusan Kepala BATAN (Lampiran 1) dan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya;

b. menetapkan urutan dan interaksi proses (Lampiran 2a-2c);c. menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik

operasi maupun kendali proses tersebut efektif;d. memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi untuk mendukung operasi;e. memantau, mengukur dan menganalisis proses (Klausul 8); danf. menerapkan tindakan untuk mencapai hasil yang direncanakan secara kontinyu

(Klausul 8).

Persyaratan Dokumentasi

Umum

Dokumentasi manajemen mutu XXXXX mencakup :

a. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu terdokumentasi (lihat 5.3 dan 5.4.1);b. Pedoman mutu;c. Prosedur-prosedur (Daftar Prosedur);d. Dokumen lain yang diperlukan untuk perencanaan, pelaksanaan dan kendali proses

secara efektif; dane. Rekaman mutu yang diperlukan.

4.2.2 Pedoman Mutu

Pedoman Mutu ini :a. menguraikan sistem manajemen mutu yang diterapkan dalam kegiatan XXXXX

sesuai dengan kebijakan XXXXX.b. merupakan dokumen acuan utama bagi semua kegiatan yang berkaitan dengan

mutu yang dilaksanakan oleh XXXXX dan menjadi acuan penyusunan prosedur-prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu.

c. mencakup uraian dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu (Lampiran 2a-2c).

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Dokumen XXXXX yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu dikendalikan sesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen.

6 dari 23


4.2.4 Pengendalian Rekaman

Prosedur Pengendalian Rekaman menetapkan sistem yang digunakan untuk pengidentifikasian, pengumpulan, pengindeksan, penempatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman mutu.

5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN

Komitmen Manajemen

Kepala XXXXX memberi bukti komitmennya pada pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu serta terus menerus memperbaiki keefektifannya dengan :

a. Menyampaikan ke seluruh karyawan XXXXX akan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, perundangan-undangan dan peraturan;

b. Menetapkan kebijakan mutu,c. Memastikan bahwa sasaran mutu dapat dicapai,d. Melaksanakan tinjauan manajemen, dane. Memastikan tersedianya anggaran, sumber daya manusia dan lingkungan kerja

yang memadai.

Fokus pada Pelanggan

Kepala XXXXX memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan ( lihat 7.2.1 dan 8.2.1 ).

Kebijakan Mutu

XXXXX memastikan bahwa layanan xxxxxxxxxx dan xxxxxxxxxx memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku, dan terus menerus disesuaikan dengan perkembangan secara efektif serta disosialisasikan dengan baik.

Perencanaan

Sasaran Mutu

a. Tercapainya 80% proses xxxxxxxxxxxxx,b. Tercapainya 80% proses xxxxxxxxxx,c. Terlaksananya minimal 75% tepat waktu xxxxxxxxxxxx;

Sasaran mutu ini akan selalu ditinjau dan diperbaiki minimal satu tahun sekali.

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Kepala XXXXX memastikan bahwa :a. perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi persyaratan yang

diberikan dalam 4.1, seperti juga sasaran mutu; dan b. apabila terdapat sumber daya dan teknik tambahan yang teridentifikasi, prosedur

dan instruksi kerja terkait dibuatkan dan diperbaharui secara memadai.

7 dari 23


Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

Tanggung Jawab dan Wewenang

Kepala XXXXX menetapkan tanggung jawab dan wewenang mengacu pada Analisis Jabatan XXXXX tahun 2007 dan dikomunikasikan secara efektif di XXXXX.

Wakil Manajemen

Kepala XXXXX menunjuk Xxxxxxxxxx yang di luar tanggung jawab utama, juga memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk :

a. memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara;

b. melaporkan kepada Kepala XXXXX tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan apa pun untuk perbaikannya; dan

c. memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan di lingkungan XXXXX.

Komunikasi Internal

Kepala XXXXX memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi, dan bahwa terjadi komunikasi mengenai keefektifan sistem manajemen mutu. Komunikasi internal dilakukan melalui memo, leaflet dan papan pengumuman serta dengan cara mengadakan rapat koordinasi yaitu: rapat pimpinan, rapat staf dan rapat pelaksanaan kegiatan, termasuk juga laporan audit internal dan laporan tinjauan manajemen, atau dengan cara lain.

Tinjauan Manajemen

Umum

Kepala XXXXX meninjau sistem manajemen mutunya minimal setiap 1 (satu) tahun sekali untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan keefektifan yang berlanjut. Tinjauan ini mencakup penilaian peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan dan sasaran mutu.

Masukan Tinjauan

Masukan untuk tinjauan manajemen diperoleh dari :a. Hasil audit (butir 8.2.2);b. Komunikasi dengan pelanggan (butir 7.2.3) dan pemantauan kepuasan pelanggan

(butir 8.2.1);c. Pemantauan proses (butir 8.2.3) dan kesesuaian layanan (butir 8.2.4);d. Status tindakan pencegahan dan koreksi (butir 8.5.2 dan 8.5.3);e. Tindak lanjut tinjauan manajemen;f. Perubahan yang dapat berdampak pada organisasi; dang. Saran-saran untuk perbaikan dari pihak manapun.

8 dari 23


Keluaran Tinjauan

Keluaran tinjauan manajemen berupa keputusan dan tindakan lain yang berkaitan dengan :a. perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya,

termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu;b. perbaikan pada layanan berkaitan dengan persyaratan pelanggan, dan c. sumber daya yang diperlukan.

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA

Penyediaan Sumber Daya

XXXXX menetapkan dan menyediakan sumber daya manusia, prasarana dan lingkungan kerja yang memadai untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya.

Sumber Daya Manusia

Umum

Personil yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu layanan memiliki kemampuan atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai.

Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan

XXXXX menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu layanan dengan mengacu pada Perka BATAN No. 168/KA/XII/2006 tentang Daftar Jabatan dan Syarat Jabatan (Pendidikan dan Golongan), memberikan pelatihan atau melakukan tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan ini, menilai keefektifan tindakan yang dilakukan, memastikan bahwa seluruh personil sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu, dan memelihara rekaman sesuai dengan pendidikan pelatihan, ketrampilan dan pengalaman..

Prasarana

XXXXX menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan layanan. Prasarana mencakup, misalnya :

a. Gedung, ruang kerja dan kelengkapan terkait; danb. peralatan proses berupa komputer, printer dan LCD.

Seluruh prasarana XXXXX tersebut dikelola dalam perangkat lunak Aplikasi Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SAB BMN) di Komputer TU-5. Periode perawatan dilaksanakan per triwulan.

Lingkungan Kerja

9 dari 23


XXXXX menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan layanan. Hal ini ditetapkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.Prasarana dan lingkungan kerja XXXXX didokumentasikan dalam profil organisasi dan dalam perangkat lunak Aplikasi Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SAB BMN) di Komputer TU-5.

7. REALISASI LAYANAN

Perencanaan Realisasi Layanan

XXXXX merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi layanan. Perencanaan realisasi layanan konsisten dengan persyaratan proses-proses lain dari sistem manajemen mutu (klausul 4.1.).Agar keluaran proses realisasi dan layanan yang dihasilkan memenuhi persyaratan sesuai dengan metode operasi XXXXX, dokumentasi perencanaan ditetapkan dalam prosedur-prosedur kerja :1. Prosedur xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2. Prosedur xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3. Prosedur xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx4. Prosedur xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Proses Berkaitan dengan Pelanggan

Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Layanan

XXXXX menetapkan semua kegiatan yang berkaitan dengan layanan dimana para pengguna layanan ikut terlibat dan sepakat dalam penetapan persyaratan-persyaratan yang akan ditentukan oleh kedua belah pihak. Persyaratan tersebut meliputi:

a. penyerahan dan kegiatan pasca penyerahan;b. yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu untuk pemakaian yang

ditentukan atau pemakaian yang diketahui oleh pelanggan;c. undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan layanan; dan d. persyaratan tambahan apa pun yang ditentukan oleh XXXXX.

Tinjauan Persyaratan Berkaitan dengan Layanan

XXXXX meninjau persyaratan yang berkaitan dengan layanan. Tinjauan ini dilakukan sebelum komitmen XXXXX untuk memberikan layanan kepada pelanggan, dengan memastikan bahwa:

a. persyaratan layanan ditentukan;b. persyaratan pesanan yang berbeda dari yang dinyatakan sebelumnya diselesaikan;

danc. XXXXX memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Komunikasi Pelanggan

10 dari 23


XXXXX menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan :

a. informasi layanan;b. pertanyaan, penanganan pesanan termasuk perubahan; danc. umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.

Dilaksanakan oleh XXXXX dengan beberapa cara yang sesuai untuk masing-masing pelanggan.

Pengadaan

7.3.1 Proses pengadaan

XXXXX memastikan bahwa pengadaan barang dan jasa sesuai dengan Peraturan Kepala BATAN tentang Petunjuk Pelaksanaan Anggaran dan Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan BATAN. Jenis pengawasan terhadap pemasok dan produknya berorientasi pada pengaruh terhadap mutu layanan XXXXX yang akan dilaksanakan.

Penilaian dan pemilihan pemasok berdasarkan kemampuannya memasok barang dan jasa dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha XXXXX. Kriteria pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang pemasok dilakukan berdasarkan Peraturan Kepala BATAN tentang Petunjuk Pelaksanaan Anggaran dan Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan BATAN. Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa merekam hasil penilaian pemasok. Seluruh pemasok yang pernah memasok barang dan jasa ke XXXXX beserta evaluasinya dicatat dalam Daftar Rekaman.

7.3.2 Informasi pengadaan

Form Pengajuan menguraikan produk yang akan dibeli secara lengkap termasuk:

a) persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan,b) persyaratan dan kualifikasi personil,c) persyaratan sistem manajemen mutu,

yang harus disetujui oleh Kepala XXXXX sebelum dikomunikasikan ke pemasok.

7.3.3 Verifikasi pengadaan

XXXXX menerapkan Peraturan Kepala BATAN tentang Petunjuk Pelaksanaan Anggaran dan Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan BATAN untuk melakukan inspeksi atau kegiatan lain yang diperlukan untuk menjamin bahwa barang dan jasa yang diadakan telah memenuhi persyaratan.XXXXX memastikan bahwa layanan yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan. Rekaman hasil penilaian dan tindakan apa pun yang perlu yang timbul dari penilaian itu dipelihara (butir 4.2.4 ).

Penyediaan Jasa

XXXXX merencanakan, menetapkan dan melaksanakan penyediaan jasa layanan sesuai dengan prosedur teknis masing-masing bidang.

7.4.1 Pengendalian penyediaan jasa

11 dari 23


XXXXX merencanakan dan melaksanakan penyediaan jasa dalam keadaan terkendali berdasarkan prosedur-prosedur kerja.Pengendalian penyediaan jasa mencakup:

a) Tersedianya informasi yang menguraikan karakteristik layanan,b) Tersedianya prosedur kerja, c) Pemakaian peralatan yang sesuai,d) Penerapan pemantauan, dane) Penerapan kegiatan-kegiatan pencatatan, penggandaan dan pendistribusian.

7.4.2 Identifikasi dan Mampu Telusur

XXXXX mengidentifikasikan layanan dengan cara pemberian nomor identifikasi sesuai dengan Pedoman Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan serta Pedoman Kode Klasifikasi.

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN

8.1 Umum

XXXXX merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan serta tindakan pencegahan yang diperlukan :

a. Untuk memperagakan kesesuaian layanan;b. Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu; danc. Untuk terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

Hal ini mencakup penetapan metode yang bisa diterapkan.

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, maka XXXXX memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah XXXXX telah memenuhi persyaratan pelanggan dan mengevaluasi kinerjanya. Metode yang digunakan antara lain kuisioner, komunikasi langsung dengan pelanggan, dan metode lain yang bisa diterapkan.

8.2.2 Audit Internal

XXXXX melakukan audit internal setiap tahun sekali. Pelaksanaan audit internal diatur dalam Prosedur Audit Internal.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

XXXXX menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan sesuai peraturan dan apabila hasilnya tidak sesuai dengan perencanaan, dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan serta mengetahui peluang perbaikan, untuk memastikan kesesuaian layanan.

12 dari 23


Pemantauan dan pengukuran proses mencakup antara lain:a. kemampuan,b. waktu tanggap,c. kecepatan proses,d. prosentase hasil,e. keefektifan dan efisiensi personil, danf. alokasi dan penghematan biaya.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Layanan

XXXXX memantau dan mengukur karakteristik layanan untuk memverifikasi bahwa persyaratan layanan tersebut terpenuhi. Hal ini dilakukan pada tahap proses realisasi layanan menurut prosedur-prosedur kerja (lihat 7.1)Bukti kesesuaian dengan kriteria penerimaan dipelihara dan pada rekaman dinyatakan bahwa orang yang diberi wewenang telah melaksanakan layanan (lihat 4.2.4).

Layanan dilaksanakan sesuai dengan prosedur-prosedur kerja (lihat 7.1) dan diselesaikan secara memuaskan. Apabila tidak, pelaksanaan layanan harus mendapatkan persetujuan kewenangan yang relevan dan apabila memungkinkan harus mendapatkan persetujuan pelanggan.

8.3 Pengendalian Layanan Tidak Sesuai

Kepala XXXXX menetapkan wewenang dan tanggung jawab untuk melaporkan ketidaksesuaian pada tahap manapun dari proses untuk memastikan penemuan dan penentuan ketidaksesuaian secara tepat waktu.Pengendalian, tanggung jawab dan wewenang terkait dengan proses tidak sesuai ditetapkan dalam Prosedur Pengendalian Layanan yang Tidak Sesuai.

8.4 Analisis Data

XXXXX menetapkan, menghimpun dan menganalisis data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu dan untuk menilai di mana perbaikan berlanjut sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Ini mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta sumber relevan lain.Analisis data memberikan informasi yang berkaitan dengan :

a. Kepuasan pelanggan (butir 8.2.1);b. Kesesuaian pada persyaratan layanan (butir 7.2.1);c. Karakteristik dan kecenderungan proses dan layanan termasuk peluang untuk

tindakan pencegahan; dand. Pemasok.

8.5 Perbaikan

8.5.1 Perbaikan Berlanjut

XXXXX terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu melalui pemakaian kebijakan mutu, tujuan mutu, hasil audit, analisis data, tindakan koreksi dan

13 dari 23


pencegahan serta evaluasi kinerja untuk menghilangkan ketidak sesuaian dan tinjauan manajemen.

8.5.2 Tindakan Perbaikan

XXXXX melakukan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian serta mengupayakan supaya tidak terulang. Tindakan perbaikan dilakukan sesuai dengan Prosedur Tindakan Perbaikan.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

XXXXX menetapkan tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian potensial untuk mencegah terjadinya serta mengevaluasi dan mencari penyebabnya. Tindakan pencegahan dilakukan sesuai dengan Prosedur Tindakan Pencegahan.

14 dari 23


BUKTI PENGESAHAN

Status : Revisi 0Tanda Tangan :

Tanggal :Nama :

URAIAN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN

DAFTAR KONTRIBUSI

Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :

01. 10.02. 11.03. 12.04. 13.05. 14.06. 15.07. 16.08. 17.09.

15 dari 23


DAFTAR DISTRIBUSI

No. Salinan Dokumen

DistribusiNama Jabatan

01 Kepala XXXXX02 Wakil Manajemen03 Kepala Sub Bagian Tata Usaha04 Kepala Bidang Xxxxxxxxxx 05 Ka. Sub Bid. 06 Ka. Sub Bid. 07 Kepala Bidang Xxxxxxxxxx dan Xxxxxxxxxx08 Ka. Sub Bid. Xxxxxxxxxx09 Ka. Sub Bid. Xxxxxxxxxx10 Xxxxxxxxxx11 Ka. Sub Bid. 12 Ka. Sub Bid.

16 dari 23


DAFTAR PROSEDUR

XXX- : Prosedur Pengendalian DokumenXXX- : Prosedur Pengendalian RekamanXXX- : Prosedur Audit InternalXXX- : Prosedur Pengendalian Layanan yang Tidak SesuaiXXX- : Prosedur Tindakan PerbaikanXXX- : Prosedur Tindakan PencegahanXXX- : Prosedur xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXXX- : Prosedur Xxxxxxxxxx XXX- : Prosedur Xxxxxxxxxx

17 dari 23


LAMPIRAN 1 : STRUKTUR ORGANISASI XXXXX

22 dari 23


LAMPIRAN 2 : URUTAN DAN INTERAKSI PROSES DI XXXXXXXXXX

22 dari 23

Contoh Pedoman Mutu Tk Unit Kerja

Documents

Transcript of Contoh Pedoman Mutu Tk Unit Kerja