contoh fail meja

51
FAIL MEJA NAMA NORKHAIRULKHARIAH BINTI MOHAMED TAMIZI JAWATAN DAN GRED SETIAUSAHA PEJABAT (N17) BAHAGIAN - JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT ORGANISASI MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN NO. PINDAAN: 1

Transcript of contoh fail meja

FAIL MEJA

NAMA

NORKHAIRULKHARIAH BINTI MOHAMED TAMIZI

JAWATAN DAN GRED

SETIAUSAHA PEJABAT (N17)

BAHAGIAN

-

JABATAN

TEKNOLOGI MAKLUMAT

ORGANISASI

MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

(NO. PINDAAN: 1TARIKH KUAT KUASA: 01.06.2012)

ARAHAN

1. Fail Meja (FM) ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada dalam FM ini adalah:

a) Maklumat Majlis Perbandaran Kuantan;

b) Objektif Jabatan;

c) Objektif Bahagian;

d) Carta Organisasi Jabatan;

e) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai;

f) Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan;

g) Peraturan-Peraturan Pentadbiran;

h) Proses Kerja;

i) Carta Aliran Kerja;

j) Senarai Semak/Checklist;

k) Senarai Undang-Undang/Peraturan;

l) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai;

m) Senarai Borang-Borang Yang Digunakan;

n) Norma Kerja; dan

o) Senarai Tugas Harian.

3. FM ini bukanlah hak pegawai sendiri tetapi ada kaitan dengan jawatannya. FM ini hendaklah diletakkan di atas meja. Sekiranya berlaku pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Pengarah Jabatan/Ketua Bahagian.

4. Pengarah Jabatan, Ketua Bahagian dan Penjawat hendaklah memastikan bahawa FM ini dikaji semula dan dikemaskini:

a) Apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan

b) Sekurang-kurangnya sekali setahun.

KANDUNGAN

Bil.

Perkara

Halaman

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

6.0

7.0

8.0

9.0

10.0

11.0

12.0

13.0

14.0

15.0

MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

OBJEKTIF JABATAN

OBJEKTIF BAHAGIAN

CARTA ORGANISASI JABATAN

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

PROSES KERJA

CARTA ALIRAN KERJA

SENARAI SEMAK/CHECKLIST

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

NORMA KERJA

SENARAI TUGAS

1-4

5

5

6

7

8-9

10

11-16

17-27

28

29

30

31

32-37

38

1.0 MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

1.1 LATARBELAKANG

MPK merupakan salah satu PBT yang mempunyai kuasa autonomi sebagai sebuah Kerajaan Tempatan. Penubuhannya bermula dengan Kuantan Sanitary Board pada 1 Ogos 1913, kemudiannya berkembang menjadi Kuantan Town Board pada tahun 1937, Kuantan Town Council pada tahun 1953 dan diberi penarafan sebagai Majlis Perbandaran Kuantan mulai tahun 1979.

Kawasan pentadbiran MPK adalah seluas 2065 kilometer persegi, terbahagi kepada enam mukim iaitu Mukim Kuala Kuantan, Mukim Ulu Kuantan, Mukim Beserah, Mukim Sungai Karang, Mukim Penor dan Mukim Ulu Lepar. Kawasan ini meliputi tiga kawasan parlimen iaitu Parlimen Kuantan, Parlimen Indera Mahkota, dan Parlimen Paya Besar yang terbahagi kepada lapan Dewan Undangan Negeri (DUN) iaitu Teruntum, Tanjung Lumpur, Inderapura, Semambu, Beserah, Sungai Lembing, Pancing dan Lepar. Jumlah penduduk pula adalah seramai 490,000 orang.

Secara asasnya, pentadbiran MPK dijalankan berdasarkan kepada dua prinsip iaitu di luar bidang kuasa (ultra-vires) dan keupayaan yang kompeten (general competence). MPK melaksanakan tanggunjawabnya, berdasarkan perundangan di bawah Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171), Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172), Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1986 (Akta 133), Undang-Undang Kecil (UUK) dan Enakmen yang telah diluluskan.

1.2VISI, MISI DAN OBJEKTIF

Dalam mentadbir Kuantan, MPK telah menetapkan visi Kuantan sebagai Pusat Pertumbuhan Utama Wilayah Timur Yang Makmur Menjelang 2014. Bagi mencapai visi tersebut, lima misi dirangka iaitu memastikan Kuantan dibangunkan dengan cekap dan berkesan melalui; pembangunan perbandaran yang kondusif; kemudahan infrastruktur yang lengkap dan berkualiti tinggi; pembangunan warga Kuantan yang cemerlang; pengekalan dan pemuliharaan persekitaran yang mapan; dan sistem pentadbiran yang terbaik, berintegriti dan berhemah.

Objektif MPK adalah Menyediakan dan menyampaikan perkhidmatan perbandaran yang berkualiti tinggi kepada semua warga Kuantan, stakeholder dan semua pelanggan

1.3FUNGSI UTAMA

Sebagai sebuah PBT yang berhubung secara langsung dengan masyarakat setempat, fungsi dan peranan MPK adalah sangat luas. Berdasarkan kepada Akta 171, fungsi utama MPK meliputi:

(a)perkhidmatan perbandaran;

(b)penyediaan kemudahan infrastruktur dan kemudahan awam;

(c)kawalan perniagaan; dan

(d)pembangunan masyarakat;

MPK turut berfungsi sebagai pihak berkuasa perancang tempatan di bawah Akta 172 dan kawalan pembinaan bangunan melalui Akta 133.

1.4 STRUKTUR PENTADBIRAN DAN CARTA ORGANISASI MPK

Pentadbiran MPK diketuai oleh Yang Dipertua (YDP) dengan dibantu oleh tenaga kerja seramai 1283 orang. MPK turut dibantu oleh 24 orang Ahli Majlis serta Ex-Officio. Secara keseluruhannya, MPK mempunyai 12 jabatan dan 32 bahagian.

Carta Organisasi Majlis Perbandaran Kuantan

2.0OBJEKTIF JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

a)Memastikan semua sistem-sistem aplikasi dapat beroperasi dengan lancar dan memenuhi kehendak pengguna.

b)Memastikan semua perkakasan berada di dalam keadaan boleh digunapakai oleh semua kakitangan tanpa sebarang gangguan

c)Memastikan tahap kemahiran dan pengetahuan kakitangan ICT sentiasa seiring dengan perkembangan teknologi semasa.

d)Memastikan semua kakitangan MPK terutamanya diperingkat pentadbiran dan pengurusan mahir dan fasih dalam penggunaan IT

3.0 OBJEKTIF BAHAGIAN

-TIADA-

Fail Meja|MAJLIS PERBANDARAN KUANTAN

38

4.0CARTA ORGANISASI JABATAN

JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

(PENGARAH JABATAN)

(SETIAUSAHA PEJABAT)

(BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN) (BAHAGIAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN & BANTUAN TEKNIKAL) (BAHAGIAN OPERASI & SOKONGAN APLIKASI) (BAHAGIAN PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI)

5.0 CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

(PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F48)HAJI MOHD FAUZEE BIN MUHAMMADPENGARAH JABATANSETIAUSAHA PEJABAT (N17)NORKHAIRULKHARIAH BT MOHAMED TAMIZI)

(BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN) (BAHAGIAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN & BANTUAN TEKNIKAL) (BAHAGIAN OPERASI DAN SOKONGAN APLIKASI) (BAHAGIAN PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI)

(PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)ROSMALIZAWATI BT ISMAIL) (PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F44)MOHAMAD ANWAR BIN OTHMAN) (PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT(F29) SYED MOHD AZIMIN BINSYED MOHD YAMIN) (PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F32)HAFIZUL BIN A. WAHAB)

(PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F29)NURUL ASHIKIN BT AHMAD KHAIRUDIN) (PEMBANTU AM PEJABAT (N1)ROZITA BT MAT HASSAN) (PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F29)AZIRA BT AZAM)

(JURUTEKNIK KOMPUTER (FT17)AHMAD SAZALI BIN MOHD SARIFMPUTER (FT17)AHMAD SAZALI BIN MOHD SARIF)

(PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)NORHASHIMAH BT IBRAHIM) (PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)ROZLINA BT MANAT) (PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F29)SITI FATIMAH NOR BT ABDUL RAHIM)

(OPERATOR MESIN PROSESAN DATA(F11)MOHD FADIL BIN MAAROF @ MD KHALID) (PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)ZAILANIAH BT AWANG)

6.0 SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

1. Pengarah

Semua urusan berkaitan pentadbiran/perkhidmatan jabatan.

2. Pegawai-Pegawai Lain

Semua urusan berkaitan Pengarah/ Pentadbiran/ Perkhidmatan jabatan (sekiranya perlu)dan aktiviti-aktiviti lain jabatan.

Penyelarasan Minit-Minit Mesyuarat

Mesyuarat Jabatan Teknologi Maklumat

Taklimat Korporat

Mengambil Catatan

Menguruskan Hal Ehwal Pengarah Jabatan

Penyediaan maklumat, kertas kerja

Dengan Penyediaan Maklumat/Fail/ Tempahan Penginapan/ Tempahan Kenderaan Yang Melibatkan Mesyuarat Dalaman dan Luaran/ Mencatat Program/ Mengendalikan Temu Janji Pengarah Jabatan

Pembantu Am Pejabat

Mengedarkan dokumen. surat/ memo kepada jabatan yang berkenaan.

Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat yang terlibat

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

Menyelenggarakan Buku-Buku Mesyuarat, Penyediaan Dokumen Mesyuarat

Mesyuarat Jabatan

Taklimat Korporat

Penyediaan Kertas Taklimat, Surat Mesyuarat, memo, Kertas Kerja, serta melaksanakan arahan-arahan lain daripada pegawai atasan dari semasa ke semasa

Merekodkan Surat Keluar Masuk Pengarah Jabatan

Menyelenggarakan dan Mengambil Catatan Laporan menghadiri Mesyuarat Luaran dan Fail-Fail Sulit

7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Bil.

Proses/Aktiviti

Peraturan Pentadbiran

1.

2.

3.

4.

5.

Perintah Am Bab A,B,C,D,E & F

Arahan Perbendaharaan

Pekeliling Perkhidmatan

Pekeliling Perbendaharaan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

8.0PROSES KERJA

a)Proses Catatan Trengkas Untuk Surat/Memo/Kertas Kerja/Taklimat dan Laporan

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Mengambil catatan trengkas untuk surat/memo/kertas kerja/taklimat dan laporan.

Mendapatkan fail berkaitan untuk kandungan terkini bagi surat/memo.

Menaip surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.

Menghantar surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan untuk semakan/tandatangan Pengarah.

Membuat pindaan surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.(jika perlu).

Membuat salinan surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.

Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat keluar Pengarah. (jika ada tindakan).

Mengedarkan surat/memo/laporan kepada Jabatan/Bahagian berkaitan.

Pengarah

Pembantu Am Pejabat

Setiausaha Pejabat

Pengarah

Pengarah

Pembantu Am Pejabat

Setiausaha Pejabat

Pembantu Am Pejabat

b) Proses Menaip Surat/Memo, Kertas Kerja, Kertas Taklimat Dan Lain-Lain

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima draf kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan sebagainya.

Menaip draf surat, memo, kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan sebagainya.

Menyemak jika ada kesilapan.

Menghantar untuk semakan/tandatangan Pengarah/Ketua Bahagian.

Membuat pindaan (jika perlu).

Membuat salinan fotostat dan memasukkan satu salinan ke dalam fail.

Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat keluar.

Mengedarkan surat/memo ke Jabatan/Bahagian terlibat.

Pengarah/ketua Bahagian

Setiausaha Pejabat

Pengarah/Ketua Bahagian

Pengarah/Ketua Bahagian

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

c) Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

Mengambil minit mesyuarat.

Menaip draf minit mesyuarat.

Mengemukakan draf minit mesyuarat untuk semakan Pengarah/Ketua Bahagian.

Membuat pindaan draf minit mesyuarat (sekiranya ada).

Mengedarkan minit mesyuarat kepada Pengarah atau pegawai terlibat melalui email atau edaran biasa.

Pengarah/Ketua Bahagian

Setiausaha Pejabat

Pengarah/Ketua Bahagian

Pengarah/Ketua Bahagian

Setiausaha Pejabat/PAP

d)Proses Pengurusan Surat Kepada Pengarah

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Terima surat daripada Bahagian pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia dan lain-lain jabatan.

Buka/rujuk surat-surat berkenaan.

Cop terima pada setiap surat-surat yang diterima.

Rekod surat-surat berkenaan dalam daftar surat terima.

Edar surat-surat kepada Pengarah, Ketua-Ketua Bahagian dan Pegawai yang berkaitan.

Rujuk surat-surat keluar daripada Pengarah dan ambil tindakan.

Edar kepada pegawai yang berkenaan mengikut minit Pengarah.

Cari / dapatkan fail surat-surat berkaitan.

Minit surat-surat dalam fail.

Ambil tindakan berkaitan dan sediakan surat.

Rujuk kepada Pengarah untuk semakan dan tandatangan.

Buat salinan surat untuk fail.

Minit salinan surat dalam fail.

Hantar surat kepada yang berkenaan.

Simpan fail berkenaan.

Setiausaha Pejabat/Pembantu Am Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Pembantu Am Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Pembantu Am Pejabat

Pembantu Am Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Pembantu Am Pejabat

Pembantu Am Pejabat

Pembantu Am Pejabat

e) Proses Kerja Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang Peraturan

1.

2.

3.

4.

Terima surat panggilan mesyuarat.

Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jaadual Pengarah.

Mendapatkan fail dan memasukkan kandungan surat mesyuarat.

Mendapatkan maklumat berkaitan sebelum Pengarah menghadiri mesyuarat (jika perlu).

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

f)Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Bil.

Proses Kerja

Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang Peraturan

1.

2.

3.

4.

Terima arahan dan maklumat daripada Pengarah berkaitan perjalanan yang perlu dituntut.

Membuat perkiraan berdasarkan maklumat yang diberi.

Melengkapkan maklumat di dalam format yang disediakan oleh Jabatan Perbendaharaan.

Menghantar kepada Pengarah/Pembantu Tadbir untuk semakan dan tandatangan.

Pengarah

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

9.0 CARTA ALIRAN KERJA

a. Carta Alir Proses Catatan Trengkas Untuk Surat/Memo/Kertas Kerja/Taklimat Dan Laporan

(Setiausaha Pejabat )Mengambil catatan untuk

surat/memo/kertaskerja/taklimat/laporan

(Mendapatkan fail berkaitan untuk kandungan surat/memo)

(Pembantu Am Pejabat)

(Setiausaha Pejabat ) (Menaip surat/memo/kertas kerja/taklimat dan laporan)

(Menghantar surat/memo untuk semakan/tandatangan Pengarah/ Ketua Bahagian)

(Setiausaha Pejabat )

(Membuat pindaan surat/memo/ kertas kerja dan laporan (jika perlu))

(Pengarah/Ketua Bahagian/Pen.Peg.Teknologi Maklumat)

(Merekodkan surat/memo dalam fail) ( PAP)

(PAP)

Mengedarkan surat/memo kepada

Jabatan/Bahagian berkaitan

b. Carta Alir Proses Menaip Surat/memo, kertas kerja, Kertas Taklimat Dan Lain-lain

(Setiausaha Pejabat )Terima draf kertas kerja, maklum balas,

minit mesyuarat dan sebagainya

(Setiausaha Pejabat ) (Menaip draf surat, memo, kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan sebagainya)

(Pengarah/Ketua Bahagian/Pen.Peg. Teknologi Maklumat) (Menyemak jika ada kesilapan)

(Menghantar surat untuk semakan / tandatangan Pengarah/Ketua Bahagian)

(Setiausaha Pejabat )

(Pengarah/Ketua Bahagian/Pen.Peg. Teknologi Maklumat) (Membuat pindaan (jika perlu))

( Pembantu Am Pejabat) (Membuat salinan fotostat dan memasukkan satu salinan dalam fail berkenaan)

( Pembantu Am Pejabat) Mengedarkan kepada Jabatan

/Bahagian terlibat

c. Carta Alir Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

(Setiausaha Pejabat )

Mengambil minit mesyuarat

(Setiausaha Pejabat ) (Menaip draf minit mesyuarat)

(Setiausaha Pejabat Pengarah/Ketua Bahagian/Pembantu Tadbir Kanan)

(Mengemukakan draf minit mesyuarat untuk semakan Pengarah/Ketua Bahagian)

(Membuat pindaan draf minit mesyuarat (jika perlu)) (Pengarah/ketua Bahagian/Pen.Peg. Teknologi Maklumat)

(Setiausaha Pejabat/Pembantu Am Pejabat)

Mengedarkan minit mesyuarat melalui

email atau edaran biasa

d. Carta Alir Proses Pengurusan Surat Kepada Pengarah

(Terima SuratBuka / rujuk surat-suratCop terima pada surat-suratRekod surat-suratEdar surat-surat kepada Pengarah, Ketua-ketua BahagianRujuk surat-surat keluar daripada Pengarah dan ambil tindakanEdar kepada pegawai yang berkenaan ikut minit PengarahCari/dapatkan fail surat-suratMinit surat-surat dalam failAmbil tindakan dan sediakan suratRujuk kepada Pengarah untuk semakan dan tandatanganBuat salinan surat untuk failMinit salinan surat dalam failHantar surat kepada yang berkenaanSimpan fail)

(Setiausaha Pejabat)

(Setiausaha Pejabat)

(Setiausaha Pejabat)

( Setiausaha Pejabat)

(Setiausaha Pejabat)

(Setiausaha Pejabat)

(Pembantu Am Pejabat)

(Setiausaha Pejabat)

(Setiausaha Pejabat)

(Setiausaha Pejabat)

(Setiausaha Pejabat)

(Pembantu Am Pejabat)

(Pembantu Am Pejabat)

(Pembantu Am Pejabat)

(Pembantu Am PejabatPengarah/Ketua Bahagian/Pembantu Tadbir Kanan)

e. Carta Alir Proses Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

(Setiausaha Pejabat )

Terima surat panggilan mesyuarat

(Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jadual Pengarah)

(Setiausaha Pejabat )

(Pengarah/Ketua Bahagian/Pembantu Tadbir Kanan)

(Mendapatkan fail dan memasukkan kandungan surat mesyuarat) ( Setiausaha Pejabat)

(Merekod surat/fail keluar kepada Ketua Bahagian/) (Setiausaha Pejabat )

(Setiausaha Pejabat ) Merekod surat ke dalam fail

sekiranya tiada tindakan

f. Carta Alir Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

(Setiausaha Pejabat )

Terima arahan dan maklumat daripada

Pengarah berkaitan perjalanan

yang perlu dituntut

(Setiausaha Pejabat) (Membuat perkiraan berdasarkan maklumat yang diberi)

(Melengkapkan maklumat di dalam format yang disediakan oleh Jabatan Perbendaharaan )

( Setiausaha Pejabat )

(Pengarah/Ketua Bahagian/Pembantu Tadbir Kanan)

( Setiausaha Pejabat ) Menghantar kepada Pengarah/

Pembantu Tadbir untuk semakan

dan tandatangan

10.0SENARAI SEMAK/CHECKLIST

a.Proses Catatan Trengkas Untuk Surat/Memo/Kertas Kerja/Taklimat Dan Laporan.

Bil.

Tindakan

Tanda

Catatan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Mengambil catatan untuk surat/memo/ kertas kerja/taklimat dan laporan.

Mendapatkan fail berkaitan untuk kandungan surat/memo.

Menaip surat/memo/kertas kerja dan laporan.

Menghantar surat/memo/kertas kerja/taklimat dan laporanuntuk semakan/tandatangan Pengarah Jabatan.

Membuat pindaan surat/memo/kertas kerja/taklimat dan laporan (jika perlu).

Membuat salinan surat/memo/kertas kerja/taklimat dan laporan.

Merekodkan surat/memo kepada Jabatan /Bahagian berkaitan.

Mengedarkan surat/memo/laporan kepada Jabatan/Bahagian berkaitan.

b.Proses Menaip Surat/Memo, Kertas Kerja, Kertas Taklimat Dan Lain-Lain

Bil.

Tindakan

Tanda

Catatan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima draf kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan sebagainya.

Menaip draf surat, memo, kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan sebagainya.

Menyemak jika ada kesilapan.

Menghantar untuk semakan/tandatangan Pengarah/Ketua Bahagian.

Membuat pindaan (jika perlu).

Membuat salinan fotostat dan memasukkan satu salinan ke dalam fail.

Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat keluar.

Mengedarkan surat/memo ke Jabatan/Bahagian terlibat.

c.Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat

Bil.

Tindakan

Tanda

Catatan

1.

2.

3.

4.

5.

Mengambil minit mesyuarat.

Menaip draf surat minit mesyuarat.

Menghantar draf minit mesyuarat untuk semakan Pengarah/Ketua Bahagian

Membuat pindaan draf minit mesyuarat (jika perlu).

Mengedarkan minit mesyuarat kepada Pengarah atau pegawai terlibat melalui email atau edaran biasa.

d.Proses Pengurusan Surat Kepada Pengarah

Bil.

Tindakan

Tanda

Catatan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Terima surat daripada Bahagian pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia dan lain-lain jabatan.

Buka/rujuk surat-surat berkenaan.

Cop terima pada setiap surat-surat yang diterima.

Rekod surat-surat berkenaan dalam daftar surat terima.

Edar surat-surat kepada Pengarah, Ketua-Ketua Bahagian dan Pegawai yang berkaitan.

Rujuk surat-surat keluar daripada Pengarah dan ambil tindakan.

Edar kepada pegawai yang berkenaan mengikut minit Pengarah.

Cari / dapatkan fail surat-surat berkaitan.

Minit surat-surat dalam fail.

Ambil tindakan berkaitan dan sediakan surat.

Rujuk kepada Pengarah untuk semakan dan tandatangan.

Buat salinan surat untuk fail.

Minit salinan surat dalam fail.

Hantar surat kepada yang berkenaan.

Simpan fail berkenaan.

e.Proses Kerja Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran

Bil.

Tindakan

Tanda

Catatan

1.

2.

3.

4.

Terima surat panggilan mesyuarat.

Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jaadual Pengarah.

Mendapatkan fail dan memasukkan kandungan surat mesyuarat.

Mendapatkan maklumat berkaitan sebelum Pengarah menghadiri mesyuarat (jika perlu).

f. Proses Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah

Bil.

Tindakan

Tanda

Catatan

1

2

3

4

Terima arahan dan maklumat daripada Pengarah berkaitan perjalanan yang perlu dituntut.

Membuat perkiraan berdasarkan maklumat yang diberi.

Melengkapkan maklumat di dalam format yang disediakan oleh Jabatan Perbendaharaan.

Menghantar kepada Pengarah/Pembantu Tadbir untuk semakan dan tandatangan.

11.0 SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

Bil.

Senarai Undang-undang/Peraturan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1974 (Akta 133)

Akta Perancang Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

Akta Pengangkutan Jalan 1987 (Akta 333)

Akta Makanan 1983

Enakmen Hiburan 1993

Enakmen Rumah Tumpangan

Enakmen Kawalan Kerbau-Lembu 1993

Undang-Undang Kecil

Peraturan/Perintah Majlis

Kaedah-Kaedah

Perintah Am

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

12.0SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Bil.

Senarai Jawatankuasa

Keanggotaan

-TIADA-

13.0SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

Bil.

Tugas/Proses

Borang

-TIADA-

14.0NORMA KERJA

Bil.

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi

(Kuantiti/Kualiti/

Masa/Kos)

1.

Proses Catatan Trengkas Untuk Surat/Memo/Kertas Kerja/Taklimat Dan Laporan.

a. Mengambil catatan trengkas untuk surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.

b. Mendapatkan fail berkaitan untuk kandungan terkini bagi surat/memo.

c. Menaip surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.

d. Menghantar surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan untuk semakan/tandatangan Pengarah.

e. Membuat pindaan surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.(jika perlu).

f. Membuat salinan surat/memo/kertas kerja/ taklimat dan laporan.

g. Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat keluar Pengarah. (jika ada tindakan).

h. Mengedarkan surat/memo/laporan kepada Jabatan/Bahagian berkaitan.

30 Minit

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

Bil.

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi

(Kuantiti/Kualiti/

Masa/Kos)

2.

Proses Menaip Surat/Memo, Kertas Kerja, Kertas Taklimat Dan Lain-Lain.

a. Terima draf kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan sebagainya.

b. Menaip draf surat, memo, kertas kerja, maklumbalas, minit mesyuarat dan sebagainya.

c. Menyemak jika ada kesilapan.

d. Menghantar untuk semakan/tandatangan Pengarah/Ketua Bahagian.

e. Membuat pindaan (jika perlu).

f. Membuat salinan fotostat dan memasukkan satu salinan ke dalam fail.

g. Merekodkan surat/memo dalam buku rekod surat keluar.

h. Mengedarkan surat/memo ke Jabatan/Bahagian terlibat.

30 Minit

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

Bil.

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi

(Kuantiti/Kualiti/

Masa/Kos)

3.

Proses Mengambil Minit Mesyuarat Jabatan/Taklimat Korporat.

a. Mengambil minit mesyuarat.

b. Menaip draf minit mesyuarat.

c. Mengemukakan draf minit mesyuarat untuk semakan Pengarah/Ketua Bahagian.

d. Membuat pindaan draf minit mesyuarat (sekiranya ada).

e. Mengedarkan minit mesyuarat kepada Pengarah atau pegawai terlibat melalui email atau edaran biasa.

3 Hari

100%

100%

100%

100%

100%

Bil.

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi

(Kuantiti/Kualiti/

Masa/Kos)

4.

Proses Pengurusan Surat Kepada Pengarah.

a. Terima surat daripada Bahagian pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia dan lain-lain jabatan.

b. Buka/rujuk surat-surat berkenaan.

c. Cop terima pada setiap surat-surat yang diterima.

d. Rekod surat-surat berkenaan dalam daftar surat terima.

e. Edar surat-surat kepada Pengarah, Ketua-Ketua Bahagian dan Pegawai yang berkaitan.

f. Rujuk surat-surat keluar daripada Pengarah dan ambil tindakan.

g. Edar kepada pegawai yang berkenaan mengikut minit Pengarah.

h. Cari / dapatkan fail surat-surat berkaitan.

i. Minit surat-surat dalam fail.

j. Ambil tindakan berkaitan dan sediakan surat.

k. Rujuk kepada Pengarah untuk semakan dan tandatangan.

l. Buat salinan surat untuk fail.

m. Minit salinan surat dalam fail.

n. Hantar surat kepada yang berkenaan.

o. Simpan fail berkenaan.

30 Minit

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

Bil.

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi

(Kuantiti/Kualiti/

Masa/Kos)

5.

Proses Kerja Pengurusan Kehadiran Mesyuarat Dalaman/Luaran.

a. Terima surat panggilan mesyuarat.

b. Merekod tarikh mesyuarat ke dalam jaadual Pengarah.

c. Mendapatkan fail dan memasukkan kandungan surat mesyuarat.

d. Mendapatkan maklumat berkaitan sebelum Pengarah menghadiri mesyuarat (jika perlu).

30 Minit

100%

100%

100%

100%

Bil.

Kerja/Aktiviti/Projek

Petunjuk Prestasi

(Kuantiti/Kualiti/

Masa/Kos)

6.

Penyediaan Elaun Perjalanan Pengarah.

a. Terima arahan dan maklumat daripada Pengarah berkaitan perjalanan yang perlu dituntut.

b. Membuat perkiraan berdasarkan maklumat yang diberi.

c. Melengkapkan maklumat di dalam format yang disediakan oleh Jabatan Perbendaharaan.

d. Menghantar kepada Pengarah/Pembantu Tadbir untuk semakan dan tandatangan.

30 Minit

100%

100%

100%

100%

15.0SENARAI TUGAS

Nama: Norkhairulkhariah binti Mohamed Tamizi

Jawatan : Setiausaha Pejabat

Unit: Pentadbiran

Bahagian: Teknologi Maklumat

Jabatan: Teknologi Maklumat

Senarai Tugas Dan Tanggungjawab:

1.Menyelaras Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Komputer

2.Menguruskan hal ehwal Pengarah iaitu mengaturkantemu janji, menyelaras kehadiran ke mesyuarat-mesyuaratdalaman dan luaran, membuat tuntutan elaun perbatuan, menaip surat-surat, memo segera, taklimat dan laporan, menguruskan surat-surat keluar/ masuk dan sebagainya.

3.Menyelaraskan mesyuarat-mesyuarat peringkat jabatan.

4.Mengambil dan menyediakan Minit Perjumpaan Hari Khamis (Korporat).

5.Mengambil dictation dan menaip.

6.Menaip laporan menghadiri mesyuarat dalaman dan luaran.

7.Menaip kertas kerja untuk dibawa ke mesyuarat dalaman dan luaran.

8.Merekod mesyuarat di dalam diari dan di bilik Pengarah.

9.Mengendali fail-fail mesyuarat dan menyimpan dengan baik.

10.Menyelaras dan menyediakan fail-fail untuk pegawai hadir ke mesyuarat.

11.Menerima arahan dan membantu mana-mana pegawai dari semasa ke semasa sepertimana yang diarahkan.

12.Mengendalikan kerja-kerja pentadbiran Jabatan seperti merekod surat masuk dan kerja-kerja failing.