Contoh Dokumen Prosedur Audit Internal

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Nama Dokumen : XXX-023-2004

Nomor : OT0102/XXX00/006/2004

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONALXXXXXXXXXXXXXXXXX

Kawasan Puspiptek Serpong 15314Telp. (021) xxxxx ext. xxxx. (021) xxxxxxxx

Fax. : (021)xxxxxxx

xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.........................................................................................................................11 TUJUAN.......................................................................................................................22 LINGKUP.....................................................................................................................23 ACUAN.........................................................................................................................24 DEFINISI......................................................................................................................2

4.1 Audit......................................................................................................................24.2 Audit internal.........................................................................................................24.3 Tindak lanjut..........................................................................................................2

5 TANGGUNG JAWAB..................................................................................................25.1 Kepala xxxx...........................................................................................................25.2 Kepala Bidang xxxx..............................................................................................35.3 Kepala Sub Bidang xxxx.......................................................................................35.4 Auditor Kepala......................................................................................................35.5 Tim Auditor...........................................................................................................3

6 URAIAN.......................................................................................................................36.1 PERSIAPAN.........................................................................................................36.2 PELAKSANAAN.................................................................................................4

7 LAMPIRAN..................................................................................................................58 REKAMAN...................................................................................................................5

LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL xxxx............................................6LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL.................................7LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL.........................................8LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL.........................9LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL..............11LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA..............................................................11

BUKTI PENGESAHAN.....................................................................................................12DAFTAR KONTRIBUSI…………………………………………………………………12DAFTAR DISTRIBUSI…………………………………………………………………..13

1 dari 13


1 TUJUAN

Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di

xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan

persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.

2 LINGKUP

Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.

3 ACUAN

Pedoman Mutu xxxxx

4 DEFINISI

4.1 Audit

Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang

dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah

diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan

efisien untuk mencapai sasaran mutu.

4.2 Audit internal

Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan

sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

4.3 Tindak lanjut

Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.

5 TANGGUNG JAWAB

5.1 Kepala XXXXX

a. Pengesahan program audit internal

b. Penerbitan Surat Perintah Kerja

2 dari 13


5.2 Kepala Bidang Xxxxxx

a. Koordinasi kegiatan audit internal

b. Pendistribusian audit status log

5.3 Kepala Sub Bidang Audit

a. Penyusunan draft program audit internal

b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal

c. Pembuatan “audit status log”

5.4 Auditor Kepala

a. Penyusun jadwal audit

b. Memimpin pelaksanaan audit

c. Menandatangani laporan audit

5.5 Tim Auditor

a. Membuat Daftar periksa audit (Check list)

b. Melaksanakan audit internal

c. Membuat laporan audit internal

6 URAIAN

6.1 PERSIAPAN

6.1.1. Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun

sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx,

termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa

Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut.

6.1.2. Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor.

6.1.3. Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala

xxxx.

6.1.4. Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub

Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang

berkepentingan.

3 dari 13


6.2 PELAKSANAAN

6.2.1 Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat

14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan.

6.2.2 Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala

Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX

untuk ditandatangani.

6.2.3 Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor

paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal

dimulai.

6.2.4 Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check

list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum

pelaksanaan audit.

6.2.5 Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah

ditetapkan.

6.2.6 Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk

membahas hasil temuan.

6.2.7 Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala

Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan

diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit.

6.2.8 Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit

internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak.

6.2.9 Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala

XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.

6.2.10 Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang

disepakati.

6.2.11 Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut

audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang

Xxxxxx.

6.2.12 Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit

mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk “audit status log ”.

6.2.13 Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala

XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.

4 dari 13


7 LAMPIRAN

Lampiran 1 : Program Audit Internal XXXXX

Lampiran 2 : Daftar Pertanyaan Audit Internal

Lampiran 3 : Laporan Temuan Audit Internal

Lampiran 4 : Program Tindak Lanjut Audit Intenal

Lampiran 5 : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal

Lampiran 6 : Surat Perintah Kerja

8 REKAMAN

No. Nama rekaman

Uraian Lokasi penyimpanan

Masa penyimpanan

1. Program audit internal

Jadwal, ruang lingkup Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor

Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan

5 tahun

2. Daftar periksa (Check List Audit)

Rencana daftar pertanyaan Auditor kepada Auditee

Sub bidang Audit dan para Auditor

5 tahun

3. Laporan Temuan Audit internal

Laporan hasil temuan Tim Auditor

Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor

5 tahun

4. Laporan program tindak lanjut Audit Internal

Rencana tindakan/kegiatan dalam rangka tindakan perbaikan

Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor

5 tahun

5. Laporan pelaksanaan tindak lanjut audit internal

Pelaksanaan dan hasil tindakan perbaikan

Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor

5 tahun

6. Audit status log.

Rekaman menyeluruh kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX

Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU

5 tahun

7. Surat Perintah Kerja

Rekaman penunjukan Tim auditor dan lingkup audit

Sub bidang Audit dan Tim auditor

5 tahun

5 dari 13


LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX

PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXXTAHUN ….

No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN

Serpong, Kepala XXXXX

( …………………………)

6 dari 13


LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

BAGIAN/KEGIATAN :TGL. PELAKSANAAN :AUDITOR :

No. PERTANYAAN ADA/TIDAK KETERANGAN

Serpong, A U D I T O R

( ………………………)

7 dari 13


LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL

LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNALNO. :

TANGGAL :AUDITOR :

BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT

TEMUAN : KLASIFIKASIMINOR : %MAYOR : %

USULAN TINDAK LANJUT :

PENGESAHAN :

AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.

( …………) ( ………………….. ) ( ………………….)

8 dari 13


LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

TANGGAL :AUDITOR :

BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT

TINDAK LANJUT :

SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL :

AUDITEE AUDITOR KEPALA

( …………………………) ( ……………………… )

9 dari 13


LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

TANGGAL :AUDITOR :

BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT

PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :

SELESAI TANGGAL :

AUDITEE Kepala Bidang Xxxxxx

( …………………………) ( ……………………… )

10 dari 13


LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA

SURAT PERINTAH KERJANo. : ……….

Berdasarkan Program Audit Internal tahun………………….dengan nomor

Dokumen…………………….bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas

kepada :

1. ……………….. Sebagai Auditor Kepala

2. ……………….. Sebagai Auditor

3. ……………….. Sebagai Auditor

untuk melakukan audit mutu internal

Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu

Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada

Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.

Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah

kerja ini dengan sebaik-baiknya.

Serpong, ……………………

Kepala XXXXX,

( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx )

11 dari 13


BUKTI PENGESAHAN

Status : Revisi 0Tanda Tangan :

Tanggal :Nama :

URAIAN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN

DAFTAR KONTRIBUSI

Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :

01. 13.02. 14.03. 15.04. 16.05. 17.06. 18.07. 19.08. 20.09. 21.10. 22.11. 23.12. 24.

12 dari 13


DAFTAR DISTRIBUSI

No. Salinan Dokumen

DistribusiNama Jabatan

01 Kepala XXXXX02 Wakil Manajemen03 Kepala Sub Bagian Tata Usaha04 Kepala Bidang xxxxxxxxxx05 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx06 Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx07 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx08 Kepala Bidang xxxxxx09 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx10 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx11 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx

13 dari 13

Contoh Dokumen Prosedur Audit Internal

Documents

Transcript of Contoh Dokumen Prosedur Audit Internal