MENGGUNAKAN INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN

KEUNGGULAN KOMPETITIF PERUSAHAAN

Hery Yanto,The

MODEL SEBAGAI ALAT BANTU BAGI MANAJER DALAM MEMECAHKAN MASALAH

Manajer

menggunakanModel: Penyederhanaan dari sesuatu dan mewakili sejumlah objek atau aktivitas

Keputusan: Pemecahan masalah

menghasilkan

Model Fisik

Model Naratif

Model Grafik

Model Matematik

Penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi (maket atau prototipe)

Menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan

Menggambarkan entitas dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk

Menggambarkan entitas dengan formula atau persamaan matematis

Kegunaan

ORANG-ORANG DALAM ORGANISASI

Mempermudah Pengertian

Mempermudah Komunikasi

MemprediksiMasa depan

CONTOH MODEL GRAFIK YANG DIGUNAKAN UNTUK DOKUMEN SISTEM

INFORMASIPesanan

Penjualan

Edit Pesanan Penjualan

Pesanan Penjualan

Memasukkan Data Pesanan

Penjualan

Menyiapkan laporan pesanan

penjualan

Laporan pesanan

penjualan

Pesanan Penjualan

File historis Pesanan

Penjualan

1.

2.

3

Diagram Arus

PELANGGAN

Data Pesanan Penjualan

Edit Pesanan Penjualan

Memasukkan Data

Pesanan Penjualan

Menyiapkan laporan pesanan penjualan

File historis pesanan penjualan

Manajer Penjualan

Pesanan Penjualan

Pesanan penjualan yang diedit

Memasukkan pesanan penjualan

Laporan pesanan penjualan

1.

2.

3..

DIAGRAM ARUS DATA

CONTOH MODEL GRAFIK, MODEL NARATIF, DAN MODEL MATEMATIK

Grafik di samping menggambarkan kondisi keseimbangan pasar. Keseimbangan ditunjukkan pada titik B di mana harga keseimbangan adalah $40 dan kuantitas keseimbangan 500 unit.

Market equilibrium

Dalam bentuk persamaan matematis, kondisi equilibrium dapat ditulis sebagai berikut:

(Qd, Pd) = (Qs, Ps)

TEORI SISTEM UMUM• Suatu disiplin ilmu yang

dikembangkan oleh LUDWIG VON BERTALANFY, seorang ahli Biologi Jerman

• Dikhususkan untuk memformulasikan prinsip-prinsip yang dapat diterapkan pada berbagai sistem secara umum, apa pun sifat elemen-elemen komponen mereka atau hubungan atau daya diantara mereka

• Dikembangkan oleh Kenneth Boulding dengan memberikan suatu kerangka kerja pengetahuan yang teratur dan menyatu

• Fenomena umum yang dapat dikaji dengan teori sistem meliputi: POPULASI, INDIVIDU, PERTUMBUHAN, SERTA INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Sistem Hierarki Menurut Boulding

Tidak diketahui

Organisasi sosial

Sistem manusia

Sistem hewan

Sistem sosial genetik

Sistem terbuka memelihara diri sendiri

Sistem sibernetika

Sistem kerja jam

Sistem kerangka

Tidak Hidup

Hidup

MODEL SISTEM UMUM DAN ORGANISASI PERUSAHAAN

PADA GAMBAR DITUNJUKKAN FAKTOR PRODUKSI (SUMBERDAYA)

DITRANSFORMASI PERUSAHAANMELALUI PROSES PRODUKSI ATAU PELAYANAN

JASA MENJADI PRODUK DAN JASA YANGDAPAT DIGUNAKAN OLEH

LINGKUNGANNYA

SUMBERDAYAORGANISASI

INPUT DARI LINGKUNGAN

OUTPUT KE LINGKUNGAN

PROSES TRANSFORMASI

SUMBERDAYA

Informasi Informasi

Informasi

Mekanisme pengendalian/manajemen

Model sistem umum perusahaan merupakan suatu diagram grafik yang disertai narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kerja sistem

MODEL SISTEM UMUM DAN ORGANISASI PERUSAHAAN

• Informasi dikumpulkan dari semua elemen sistem fisik

• Pengolahan informasi mentrasformasi data menjadi informasi

• Standar Kinerja Tersedia Baik untuk Pihak Manajemen maupun untuk Pengolahan Informasi

• Perubahan-perubahan dilakukan pada sistem fisik melalui arus keputusan

SUMBERDAYA INPUT

SUMBERDAYA OUTPUT

PROSES TRANSFORMASI

Pengolahan Informasi

MANAJEMENInformasi Informasi

Data

STANDAR

keputusan

Sumberdaya Fisik

Sumberdaya Fisik

Informasi dan data

LINGKUNGAN

DIMENSI-DIMENSI INFORMASI DAN PROSES PEMECAHAN MASALAH

• RELEVANSI: Informasi berkaitan langsung dengan masalah

• AKURASI: ketelitian dan ketepatan informasi dalam menggambarkan situasi atau peramalan

• KETEPATAN WAKTU: harus tersedia pada saat diperlukan sehingga perusahaan tidak kehilangan kesempatan

• KELENGKAPAN: menyajikan dan menggambarkan secara lengkap masalah dan penyelesaiannya.

Elemen-elemen sistem konseptual

Standar

Informasi

Keadaan yang diinginkan

Keadaan saat ini

Pemecahan masalah (manajer)

Pemecahan alternatif

Kendala

Masalah

Solusi

TAHAP DAN LANGKAH PENYELESAIAN MASALAH DENGAN PENDEKATAN SISTEM

• Pemecahan masalah secara sistem diterapkan pertama kali oleh John Dewey, Profesor Filosofi dari Columbia University

• Ada tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai, yaitu: MENGENALI KONTROVERSI, MENIMBANG KLAIM ALTERNATIF, MEMBENTUK PENILAIAN

Tahap I : Usaha Persiapan

Langkah 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan

Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan

Tahap II : Usaha Definisi

Langkah 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

Langkah 5. Menganalisis bagian sistem dalam urutan ttt.

Tahap III: Usaha Solusi

Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif

Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif

Langkah 8. Memilih solusi terbaik

Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik

Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan

bahwa solusi itu efektif

MODEL INTEGRATIF DARI PENDEKATAN SISTEM

2. M

AN

AJ

ER

IAL

SIS

TE

M

LIN

GK

UN

GA

N

1. MEMANDANG PERUSAHAAN SEBAGAI SUATU SISTEM

3. M

EN

GID

EN

TIF

IKA

SI S

UB

SIS

TE

M

PE

RU

SA

HA

AN

Usaha Soslusi:

6. Mengidentifikasi solusi alternatif

7. Mengevaluasi solusi alternatif

8. Memilih solusi terbaik

9. Menerapkan solusi

10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan solusi itu efektif

Usaha definisi

4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

5. Menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan tertentu

Pendekatan sistem mengharuskan seorang manajer melihat perusahaan sebagai suatu sistem, menyadari sistem lingkungannya, dan mengidentifikasi subsistem di dalam perusahaan.

Saat mencari sumber masalah dan memahaminya, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian tersebut dalam suatu urutan tertentu.

Setelah masalah didefinisikan, manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih dan menerapkan satu yang tampaknya terbaik, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

INTERELASI ORGANISASI DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

ORGANISASI TEKNOLOGIINFORMASI

Faktor-faktor mediasi:

Lingkungan

Budaya

Struktur

Prosedur Baku

Proses Bisnis

Politik

Keputusan Manajemen

Peluang

Relasi dua arah antara organisasi dan teknologi informasi dimediasi oleh beragam faktor yang tidak semua berasal dari pengambilan keputusan oleh para manajer.

ORGANISASI ADALAH STRUKTUR SOSIAL FORMAL STABIL YANG MEMILIKI SUMBER-SUMBER BERASAL DARI LINGKUNGAN DAN MEMPROSES SUMBER-SUMBER ITU UNTUK MENGHASILKAN OUTPUT

KARAKTERISTIK STRUKTURAL ORGANISASI: PERSPEKTIF

TEKNIS

• PEMBAGIAN TENAGA KERJA SECARA JELAS

• HIERARKI• PROSEDUR DAN

ATURAN YANG EKSPLISIT

• KEPUTUSAN-KEPUTUSAN YANG BERSIFAT NETRAL

• DASAR KUALIFIKASI TEKNIS UNTUK POSISI JABATAN

• EFISIENSI ORGANISASI MAKSIMUM

Struktur

Hierarki

Divisi tenaga kerja

Aturan, prosedur

Proses binis

Proses

Hak/kewajiban

Hak khusus/Tg Jawab

Nilai-nilai

Norma-norma

Orang-orang

Sumber-sumber lingkungan

Output

lingkungan

ORGANISASI FORMAL DARI PERSPEKTIF BEHAVIORAL

STRUKTUR ORGANISASI MENURUT MITZBERG (1)

TIPE ORGANISASI KETERANGAN CONTOH

STRUKTUR USAHAWAN

- Perusahaan kecil - Baru mulai - Dalam lingkungan yang cepat

berubah- Struktur sederhana- Dikelola oleh usahawan yang

bertindak sebagai direktur pelaksana tunggal

BISNIS KECIL YANG BARU MULAI

BIROKRASI MESIN - Birokrasi besar yang ada di lingkungan yang lambat berubah

- Menghasilkan barang-barang produksi standar

- Didominasi oleh tim.- Pengambilan keputusan

tersentralisasi

PERUSAHAAN PABRIKASI SKALA MENENGAH

STRUKTUR ORGANISASI MENURUT MITZBERG (2)

TIPE ORGANISASI KETERANGAN CONTOH

BIROKRASI DIVISIONAL

- Kombinasi dari beragam birokrasi mesin.

- Masing-masing menghasilkan produk dan layanan yang berbeda

- Semua dikendalikan dari kantor pusat

GENARAL MOTOR

BIROKRASI PROFESIONAL

- Organisasi berbasis pengetahuan- Bentuk barang tergantung pada

keahlian dan pengetahuan para professional

- Didominasi oleh kepala departemen - Otoritas sentralisasi yang lemah

PERUSAHAAN HUKUMSEKOLAH

ADHOKRASI - Organisasi satuan tugas yang harus merespons lingkungan yang berubah dengan pesat

- Teridiri dari sejumlah besar kelompok spesialis yang terorganisasi ke dalam tim multidisipliner jangka pendek

- Kelemahan pada manajemen pusat

PERUSAHAAN KONSULTAN, SEPERTI RAND CORPORATION

ORGANISASI DAN LINGKUNGANSumber-sumber lingkungan dan Batasan-batasan

Masyarakat Keuangan

Pemerintah

Masyarakat Global

Pemasok

Pelanggan

Serikat Pekerja

Pesaing

Pemegang Saham atau pemilik

Kultur

Pengetahuan

Teknologi

Perusahaan

Sistem Informasi

Lingkungan dan organisasi memiliki

hubungan timbal balik.

Lingkungan membentuk apa yang

bisa dilakukan organisasi, namun

organisasi bisa mempengaruhi

lingkungannya dan memutuskan untuk

mengubah lingkungan

seluruhnya.

Teknologi informasi memainkan peran

penting dalam membantu organisasi

untuk menerima perubahan

lingkungan dan bertindak atas

lingkungannya.

LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI

Para ahli sistem informasi

CIO, Manajer, Sistem analis, sistem desain, programer, ahli jaringan, administrator database, administrasi

Infrastruktur TI

Perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, jaringan

Departemen Sistem Informasi

ORGANISASI

Senior Manajemen

End User Utama (Divisi)

Departemen sistem informasi:

unit organisasi formal yang bertanggungjawab memelihara fungsi sistem informasi di dalam organisasi

Programer:

Ahli teknis terlatih yang membuat kode-kode instruksi perangkat lunak untuk komputer

Sistem Analis:

Petugas ahli yang menerjemahkan masalah-masalah bisnis dan persyaratannya menjadiprasyarat informasi dan sistem, bertindak sebagai penyusun link-link utama antarkelompok sistem informasi dan kelompok-kelompok lain dari organisasi

Manajer Sistem Informasi:

Pemimpin dari beragam ahli pada departemen sistem informasi

Chief Information Officer:

Manajer senior yang bertugas mengepalai fungsi sistem informasi di dalam perusahaan

Sebagian besar tipe kelompok dan para ahli bertanggung jawab pada perancangan dan pengelolaan infrastruktur teknologi informasi

End user:

Perwakilan di luar kelompok SI sebagai sasaran pengembangan aplikasi

MODEL RANTAI DAN SISTEM NILAI MICHAEL E. PORTER

Beragam contoh dari sistem informasi strategis untuk aktivitas primer dan pendukung dari perusahaan dan mitra nilainya yang mampu menambah nilai produk dan jasa perusahaan

Model rantai nilai : Model ini memberi perhatian pada aktivitas primer dan pendukung yang menambah nilai bagi produk dan jasa perusahaan di mana sistem informasi diterapkan secara paling baik sehingga memperoleh keuntungan kompetitif

Aktivitas Primer:

Aktivitas yang langsung berhubungan dengan produksi dan distribusi produk dan jasa perusahaan

Aktivitas Pendukung: Aktivitas yang memungkinkan pelaksanaan aktivitas primer perusahaan. Dapat berupa infrastruktur, sumberdaya manusia, teknologi, dan pengadaan

PENGEMBANGAN VALUE WEB UNTUK MERAIH KEUNTUNGAN KOMPETITIF PERUSAHAAN

Value web merupakan ekosistem jaringan bisnis yang mampu mensinkronisasi rantai nilai mitra bisnis di dalam industri agar secara cepat merespons perubahan persediaan dan permintaan

PENGEMBANGAN STOCKLESS INVENTORY UNTUK MERAIH KEUNTUNGAN KOMPETITIF

Perusahaan Bisnis

Strategi Level Bisnis

Penjual Pelanggan

Manajemen Rantai Persediaan

Stockless inventory Pengiriman tepat waktu Penambahan terus-menerus

Strategi Internal Perusahaan Diferensiasi produk (IT) Diferensiasi terfokus (Analisis Data) Biaya rendah

Respon pelanggan efisien

Sistem poin penjualan Analisis data Pesanan secara online

PENGEMBANGAN INTEGRASI BIDANG KERJA FUNGSIONAL ORGANISASI UNTUK MENGEMBANGKAN SUMBERDAYA

INFORMASI

Kompetensi Inti : Aktivitas yang menyebabkan perusahaan menjadi pemimpin kelas dunia

Kemitraan informasi: Aliansi kerja sama yan g dilakukan oleh dua atau lebih perusahaan yang bertujuan berbagi informasi untuk memperoleh keuntungan strategis

PERENCANAAN STRATEGIS SUMBERDAYA INFORMASI DAN KERANGKA DASAR SEBUAH RENCANA STRATEGIS

PENGEMBANGAN SUMBERDAYA INFORMASI

MODEL KEKUATAN KOMPETITIFPemain Baru

Pemasok

Produk dan Jasa Substitusi

PELANGGAN

PERUSAHAAN PESAING INDUSTRI TRADISIONAL

INDUSTRI

Model ini menjelaskan interaksi dari pengaruh-pengaruh eksternal, ancaman-ancaman khusus dan peluang-peluang yang mempengaruhi strategi dan kemampuan organisasi dalam bersaing

Pada model kekuatan kompetitif baru kedudukan pesaing industri tradisional digantikan oleh industri-industri sejenis yang seragam dan berkembang dengan sangat cepat

INTERELASI ANTARA SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, MANAJEMEN, DAN STRATEGI

Mengembangkan Standar Baku Perusahaan Mengembangkan strategi pertumbuhan

Perangkat Lunak (ERP) Perangkat Lunak Kolaborasi OneSpace

Klien Pabrik Pemasok Pembeli Komponen Proses Bisnis