chapter 4a

171
18 Universitas Kristen Petra 4. PEMBAHASAN 4.1. Profil Perusahaan Profil dari PT Coca Cola Bottling Indonesia berisi tentang sejarah Coca Cola Cola di dunia dan di Indonesia, misi dan budaya perusahaan, struktur organisasi PT Coca Cola Bottling Indonesia dan sedikit bahasan mengenai PT Coca Cola Bottling Indonesia. 4.1.1. Sejarah Coca Cola di Dunia Seorang ahli farmasi Dr. John Styth W. Pamberton menemukan ramuan khusus berupa bahan baku dasar pada tanggal 8 Mei 1886 di kota Atlanta, Georgia, Amerika Serikat. Ramuan khusus tersebut setelah dicampur dengan gula murni dan air bersih steril diberi nama Coca Cola. Nama Coca Cola pertama kali diciptakan oleh Frank M. Robinson, rekan usaha yang merangkap akuntan Dr. John Styth W. Pamberton. 4.1.2. Sejarah Coca Cola di Indonesia Minuman ringan menyegarkan yang terkenal dengan merek dagang Coca Cola pertama kali muncul di Indonesia pada tahun 1932, di mana pada saat itu De Netherlands Indische Mineral Water Fabriek Jakarta mulai memperdagangkan di bawah manajemen Bernie Vonings dari Belanda. Setelah Proklamasi (1945) perusahaan berganti nama menjadi Indonesia Beverages Limited (IBL), pada saat itu masuk para pemegang saham dari Indonesia. Setelah itu, IBL mulai mengembangkan bisnisnya dan tahun 1971 menjalin kerjasama dengan 3 (tiga) perusahaan Jepang, yaitu Mitsui Toatsu Chemical Inc, Mitsui & Co. Ltd, dan Mikuni Coca Cola Bottling membentuk PT Djaya Beverage Bottling Co. (DBBC) di Jakarta. PT Coca Cola Tirtalina Co. berdiri pada 27 Juni 1974 di Surabaya untuk melayani pemasaran Jawa Timur. Kemudian, pada tahun 1976 didirikan pabrik pembotolan PT Coca Cola Tirtalina di Gempol. Hingga 1991, terdapat 11 pabrik pembotolan yang tersebar di seluruh

description

adad

Transcript of chapter 4a

  • 18 Universitas Kristen Petra

    4. PEMBAHASAN

    4.1. Profil Perusahaan Profil dari PT Coca Cola Bottling Indonesia berisi tentang sejarah Coca

    Cola Cola di dunia dan di Indonesia, misi dan budaya perusahaan, struktur organisasi PT Coca Cola Bottling Indonesia dan sedikit bahasan mengenai PT Coca Cola Bottling Indonesia.

    4.1.1. Sejarah Coca Cola di Dunia Seorang ahli farmasi Dr. John Styth W. Pamberton menemukan ramuan

    khusus berupa bahan baku dasar pada tanggal 8 Mei 1886 di kota Atlanta, Georgia, Amerika Serikat. Ramuan khusus tersebut setelah dicampur dengan gula murni dan air bersih steril diberi nama Coca Cola. Nama Coca Cola pertama kali diciptakan oleh Frank M. Robinson, rekan usaha yang merangkap akuntan Dr. John Styth W. Pamberton.

    4.1.2. Sejarah Coca Cola di Indonesia Minuman ringan menyegarkan yang terkenal dengan merek dagang Coca

    Cola pertama kali muncul di Indonesia pada tahun 1932, di mana pada saat itu De Netherlands Indische Mineral Water Fabriek Jakarta mulai memperdagangkan di bawah manajemen Bernie Vonings dari Belanda.

    Setelah Proklamasi (1945) perusahaan berganti nama menjadi Indonesia Beverages Limited (IBL), pada saat itu masuk para pemegang saham dari Indonesia. Setelah itu, IBL mulai mengembangkan bisnisnya dan tahun 1971 menjalin kerjasama dengan 3 (tiga) perusahaan Jepang, yaitu Mitsui Toatsu Chemical Inc, Mitsui & Co. Ltd, dan Mikuni Coca Cola Bottling membentuk PT Djaya Beverage Bottling Co. (DBBC) di Jakarta. PT Coca Cola Tirtalina Co. berdiri pada 27 Juni 1974 di Surabaya untuk melayani pemasaran Jawa Timur. Kemudian, pada tahun 1976 didirikan pabrik pembotolan PT Coca Cola Tirtalina di Gempol. Hingga 1991, terdapat 11 pabrik pembotolan yang tersebar di seluruh

  • 19

    Universitas Kristen Petra

    wilayah Indonesia di mana pada saat itu kepemilikan saham dari bottler tersebut berbeda dan tidak ada keterkaitan antargroup perusahaan.

    Mulai tahun 1995, modal asing masuk ke Indonesia sehingga sampai dengan tahun 2000, dari 11 (sebelas) perusahaan pembotolan Coca Cola di Indonesia di antaranya (tidak termasuk Manado) sudah menjadi PMA, di mana kepemilikan sahamnya adalah PT Coca Cola Amatil dari Australia. Dengan

    demikian 10 pabrik pembotolan yang ada di Indonesia berubah nama menjadi Coca Cola Amatil Indonesia. Kemudian tahun 2000, secara badan hukum perusahaan pembotolan di Indonesia berubah menjadi Coca Cola Bottling Indonesia, nama itu dipakai hingga saat ini.

    4.1.3. Misi Perusahaan Coca Cola Amatil Indonesia Di Coca Cola Amatil Indonesia:

    Kita bertekad untuk memberikan nilai terbaik bagi pemegang saham dengan

    menjadi perusahaan yang tumbuh terdepan dalam pasar minuman. Kita sangat menghargai karyawan. Berbagai merek dari The Coca Cola

    Company dan karyawan kita yang berdedikasi serta berdisiplin memberikan Coca Cola Amatil Indonesia suatu keunggulan bersaing yang

    berkesinambungan.

    Kita mengembangkan kemitraan sejati dengan para pelanggan untuk memuaskan lebih dari 200 juta konsumen yang dahaga.

    4.1.4. Budaya Perusahaan Berbagai nilai dan budaya perusahaan yang akan mendukung

    pertumbuhan bisnis, yang menguntungkan bagi pengusaha, manajemen, karyawan, pelanggan dan konsumen adalah sebagai berikut:

    1. Integritas

    Dengan menghargai perbedaan individu, bersikap terbuka, berbicara langsung

    ke sasaran dan bersikap adil, kita memperlakukan orang lain sebagaimana kita ingin diperlakukan. Contoh perilaku:

    Menjaga nama baik.

  • 20

    Universitas Kristen Petra

    Melihat masalah secara konstruktif.

    Mengatakan apa yang dimaksud dan melaksanakan apa yang dikatakan.

    Memberikan pekerjaan yang sesuai pada orang yang sesuai. 2. Kejujuran

    Sikap jujur merupakan dasar dalam membangun kepercayaan, kesinambungan dan hubungan kerja jangka panjang. Contoh perilaku:

    Mengakui suatu kesalahan.

    Melaporkan data dengan benar.

    Mengatakan yang sebenarnya.

    3. Kerjasama kelompok Bekerjasama untuk membangun berdasarkan berbagai kekuatan dan keanekaragaman/ perbedaan, kita mencapai tujuan bersama. Contoh perilaku:

    Saling membantu.

    Menyumbangkan ide atau saran.

    4. Fokus pada pelanggan Dengan melampaui harapan pelanggan, kita mencapai aspirasi kita masing-

    masing.

    Contoh perilaku:

    Memahami kebutuhan pelanggan.

    Selalu mencari situasi Win-Win.

    Mengantisipasi permintaan pelayanan.

    5. Belajar setiap hari Dengan belajar setiap hari, kita akan terus tumbuh dan mampu memenuhi tantangan pribadi dan profesional. Contoh perilaku:

    Tidak mengulangi kesalahan yang sama.

    Belajar di luar kelas. Ajukan pertanyaan dan cari saran.

  • 21

    Universitas Kristen Petra

    6. Keunggulan dalam tindakan/ pelaksanaan Dengan memiliki disiplin diri, tekad penuh dan hasrat yang tinggi pada pekerjaan, kita akan menerapkan pengetahuan kita untuk mencapai prestasi yang terbaik. Atau, berusaha keras untuk memperbaiki proses dan prestasi

    kita.

    Contoh perilaku:

    Tuntaskan pekerjaan yang sudah dimulai. Bisa karena biasa, sempurna karena dipraktekkan.

    4.1.5. Struktur Organisasi Perusahaan

    General Manager

    Human ResourceManager

    Public RelationOfficer

    General SalesManager

    Business ServiceManagerFinance Manager

    Technical OperationManager

    Executive Asst./Secretary

    Gambar 4.1. Struktur Organisasi Perusahaan

    PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur merupakan perusahaan distribusi minuman yang dipimpin oleh seorang General Manager. Di dalam perusahaan ini terdapat Technical Operation Manager, Finance Manager, Human Resource Manager, Business Service Manager, General Sales Manager dan Public Relation Officer yang semuanya bertanggungjawab kepada General Manager. Keberadaan Executive Asst./ Secretary tentunya untuk mengefektifkan pekerjaan General Manager.

    Posisi setiap manager di dalam struktur organisasi perusahaan seperti yang tergambar di atas memungkinkan adanya koordinasi antara bagian yang satu

    dengan bagian yang lain. Koordinasi tersebut tentunya untuk mengefektifkan hal yang dikerjakan tiap bagian, yang merupakan bagian dari yang dikerjakan secara bersama-sama. Koordinasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain tersebut juga tidak terlepas dari pemanfaatan IT di dalam perusahaan.

  • 22

    Universitas Kristen Petra

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur bagian Business Service bertanggungjawab terhadap jalannya penggunaan dan pengelolaan IT di perusahaan. Pada gambar 4.2 di bawah ini dapat dilihat struktur organisasi dari bagian Business Service yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur.

    Gambar 4.2. Struktur Organisasi Bussiness Service Manager Pengumpulan data di dalam Tugas Akhir ini berasal dari Information

    System Officer, karena bagian inilah yang dinilai memahami seluruh bagian sistem informasi di dalam perusahaan. Penilaian tersebut dilakukan oleh pihak Human Resource perusahaan.

  • 23

    Universitas Kristen Petra

    4.1.6. PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur Bangunan, mesin dan jumlah tenaga kerja yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur adalah sebagai berikut:

    Luas Bangunan

    Luas Tanah : 41.615 m2 Luas waste water : 2.688 m2 Plant Building : 9.860 m2

    Kapasitas Mesin

    Line 1 : 21.600 cs/hari Line 2 : 33.600 cs/hari Line 3 : 15.000 cs/hari Total : 70.200 cs/hari

    Jumlah Tenaga Kerja Seluruh Jawa Timur : 1286 orang Tenaga kerja di pabrik : 341 orang Tenaga kerja 3rd party di pabrik : 341 orang

    Lokasi Sales Center (Kantor Penjualan) adalah sebagai berikut: SC. SIER, Jl. Rungkut Industri I/27 Surabaya, Telp. 031-8472401

    SC. Tandes, Jl. Raya Tandes Lor No. 5 Surabaya, Telp. 031-7481401

    SC. Gempol, Dusun Tempel Legok, Gempol, Telp. 0343-859053

    SC. Mojokerto, Jl. A. Basuni No. 24, Mojokerto, Telp. 0321-321855 SC. Kediri, Jl. Gatot Subroto No. 76 Kediri, Telp. 0354-777722

    SC. TulungAgung, Jl. Jayeng Kusumo No. 12 Tg. Agung, Telp. 0355-3296888

    SC. Tuban, Jl. Raya Widongan Km. 3, Tuban, Telp. 0356-327958

    SC. Probolinggo, Jl. Brantas No. 172, Probolinggo, Telp. 0355-424934

    SC. Jember, Desa Mencek Sempursari, Jember, Telp. 03331-484173

    SC. Situbondo, Jl. Basuki Rahmad No. 132 Situbondo, Telp. 0338-674927

    SC. Banyuwangi, Jl. Sempi 73 Desa Jajang Rogojampi, Telp. 0333-633571 SC. Malang Utara, Desa Randu Agung, Singosari Malang, Telp. 0341-

    458650

  • 24

    Universitas Kristen Petra

    SC. Malang Selatan, Jl. Satsuit Tubun No. 8 Sukun, Malang, Telp. 0341-801567

    SC. Bangkalan, Jl. Raya Ketengan No. 57, Bangkalan, Telp. 031-3095973

    SC. Pamekasan, Jl. Joko Tole No. 55 A, Pamekasan, Telp. 0324-322066

    SC. Sumenep, Jl. Trunojoyo No. 265 Sumenep, Telp. 0328-664278

    4.2. Pengelolaan IT di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur Pengelolaan IT di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur lebih

    dikenal dengan nama LOMIS atau dengan nama resmi BASIS (Bottler Advanced Standard Information System) for PC disingkat menjadi B4PC, yang bekerja dengan sistem PC. B4PC merupakan bagian penting dari project LIMA (Lintas Masa Depan), diimplementasikan di 80 85 sales center di Jawa-Bali dan biaya yang digunakan B4PC lebih efektif dibandingkan dengan sistem online. Komponen-komponen sistem pengelolaan IT adalah sebagai berikut:

    Software resmi (BASIS for PC) yang didistribusikan oleh Vienna dan berisi aplikasi BASIS

    Local companion program yang dikembangkan secara lokal untuk CCA-Indonesia (Coca Cola Amatil Indonesia), berisi laporan lokal dan program interface untuk AS/400, BASIS dan PRMS serta adanya pengelompokan komponen-komponen yang berbeda dari B4PC menjadi satu kesatuan

    BASIS for PC yang digunakan terdiri dari beragam fungsi yang mencakup data-data sebagai berikut:

    Order Entry/Load Creation (OE/LC) Route Settlement (RS) Accounts Receivable (AR) Sales Acounting (SA) Keperluan support dan inquiry adalah sebagai berikut:

    XI, AM, OM

    Report Writer

    Update data tidak dilakukan di SC. Semua update masih dilakukan di BIS

  • 25

    Universitas Kristen Petra

    4.2.1. Companion Program Ada beberapa aspek dari companion program yaitu sebagai berikut:

    Route Settlement (RS) reports yang terdiri dari: - Route difference memo - List of credit transactions - Summary of cash - Netload summary

    Accounts Receivable (AR) interface and reports yang terdiri dari: - AR movement register

    - Aged trial balance - AR interface report

    Inventory management (IM) yang terdiri dari: - Stock movement report (SMR) - Transaction register

    Inventory management data linkages yang terdiri dari: - RS IM interface (PC) - IM PRMS interface (PC) - BASIS PRMS interface (AS400) - PRMS end- of-day

    Order Entry (OE) reports yang berupa: - Order form

    OM reports yang terdiri dari: - Route sequence list - Personnel master list - Vehicle master list

    4.2.2. Interfaces/ Data Lingkages Interface adalah program yang menghubungkan dua sistem yang berbeda

    dengan mengubah data dari sistem asalnya menjadi format yang dibutuhkan oleh sistem yang dituju. Interface/ data lingkages dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut ini.

  • 26

    Universitas Kristen Petra

    Gambar 4.3. Interfaces/ Data Lingkages

    4.2.2.1. Data Interface antara Aplikasi pada PC Data interfaces antara aplikasi pada PC adalah sebagai berikut:

    RS-AR

    RS-IM

    Pilihan-pilihan lain yang tersedia pada companion program

    4.2.2.2. Data interface antara PC dan AS/400 Data interfaces antara PC dan AS/400 adalah sebagai berikut: RS90mmdd.ll

    RS90mmdd.ll berisi tentang semua data RS yang telah diinput di PC. Setelah proses upload selesai, dilakukan generic checking, kalkulasi dan finalize ulang data RS tersebut di AS/400.

    PRMSmmdd.ll PRMSmmdd.ll berisi tentang semua transaksi inventory yang telah diinput di PC kecuali beginning balance, physical count dan outload/ inload. Shipper harus menjalankan pilihan menu di AS/400 untuk meng-update net load di PRMS.

  • 27

    Universitas Kristen Petra

    AR41mmdd.ll AR41mmdd.ll berisi tentang semua payment AR dan reversal yang dibuat di PC. Update dilakukan oleh bookkeeper AR ke file AR di AS/400 melalui pilihan menu tertentu.

    Data interfaces antara PC dan AS/400 dapat berguna untuk: Sinkronisasi aplikasi-aplikasi PC dengan AS/400

    Dowload file-file BASIS dari AS/400

    4.2.3. Aspek Keamanan Pengelolaan IT di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur memiliki tiga macam aspek keamanan, yaitu system access, integritas data, backup dan perbaikan.

    4.2.3.1. System Access System access yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur

    adalah sebagai berikut:

    Dilindungi oleh password.

    Data di sales center hanya terbatas pada seluruh transaksi yang dimasukan pada aplikasi AS/400.

    Tidak dapat melakukan perubahan pada control file dan master file.

    4.2.3.2. Integritas Data Integritas data yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur

    adalah sebagai berikut:

    Pengecekan control total di AS/400 dari data yang telah di upload melalui aplikasi audit trails oleh bookkeeper dan shipper.

    Double checking control total secara berkala dilakukan oleh koordinator BASIS for PC atau oleh orang yang berwenang.

  • 28

    Universitas Kristen Petra

    4.2.3.3. Backup dan Perbaikan Backup dan perbaikan yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa

    Timur adalah sebagai berikut:

    Backup harian dilakukan dengan menggunakan tape cartridge.

    Perbaikan diambil dari installation disk yang ada folder AS/400. Menggunakan LapLink97 sehingga help desk di twink dapat melakukan

    perbaikan jarak jauh terhadap program error.

    4.2.4. Kebutuhan Personil Di dalam PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur tidak terdapat

    perubahan personil, kecuali untuk fungsi koordinator B4PC yang bertugas sebagai

    berikut:

    Memelihara perangkat PC dan hubungan komunikasi.

    Memastikan bahwa semua transaksi harian di upload ke AS/400 tepat waktu.

    Melakukan rekonsiliasi secara berkala berdasarkan hash total dan laporan dari semua aplikasi yang di upload ke AS/400.

    Memelihara dan melakukan backup PC yang akan berguna ketika lokasi B4PC mengalami kerusakan.

    Koordinasi dengan RS koordinator/ key user untuk kebutuhan hardware.

    4.2.5. Kebutuhan Hardware Terdapat pembagian PC untuk beberapa pemakai, yaitu sebagai berikut:

    RS Bookkeeper (08:00 - 11:00) Memasukan transaksi RS, finalize di PC, cetak laporan, upload ke AS/400 dan finalize di AS/400.

    Shipper (13:00 - 15:00) Memasukan transaksi inventory, cetak final SMR di PC, upload ke AS/400, update PRMS dan cetak final SMR di AS/400.

    AR Bookkeeper(11:00 - 12:00) Memasukan pembayaran AR, cetak laporan, upload ke AS/400 dan update file AR di AS/400.

  • 29

    Universitas Kristen Petra

    Preseller/ Dispatcher (15:00 - 17:00) Memasukan order, cetak invoice/ LOSLIS dan order form.

    4.2.6. Data Komunikasi Saat ini pihak PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur

    menggunakan line telepon ke server di GKBI untuk menunjang komunikasi. Alternatif lain yang digunakan adalah FTP (File Transfer Protocol) server atau melalui internet. Selain itu, juga tersedia line dial up yang baik dimana untuk download file BASIS (< 10 min) dan untuk upload (< 5 min), serta tersedia AS/400 yang membutuhkan banyak line dial up untuk berhubungan dengan AS/400.

    Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan layanan dalam data komunikasi adalah sebagai berikut:

    Tidak banyak menyita waktu bookkeeper.

    Adanya menu pilihan otomatis melalui icon windows.

    Dapat melalui LapLink97

    Diagram data komunikasi B4PC dapat ditunjukkan pada gambar 4.4. dan gambar 4.5. berikut ini.

    Gambar 4.4. Diagram Data Komunikasi B4PC Jakarta-Bali-Semarang Operation

  • 30

    Universitas Kristen Petra

    Gambar 4.5. Diagram Data Komunikasi B4PC Bali-Semarang Operation

    4.2.7. Kekurangan dan Permasalahan Pengelolaan IT Terdapat beberapa kekurangan dan permasalahan dalam pengelolaan IT

    yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, yaitu ketika terjadi perubahan pada sistem, kurangnya jaminan keamanan dan integritas dari data yang dikirim, serta adanya keterlambatan dalam pengiriman service informasi.

    4.2.7.1. Penggunaan Sistem Baru Kekurangan dan permasalahan yang terjadi ketika menggunakan sistem

    yang baru adalah sebagai berikut:

    Indonesia akan menjadi pelopor dan pertama di Asia-Pacific, sehingga tidak dapat melakukan benchmarking dengan perusahaan Coca Cola lain yang ada di dunia.

    Penggunaan sistem baru akan menyebabkan adanya program bugs dan terdapat beberapa perbedaan dengan BASIS.

    Perbaikan sementara baru dilakukan pada local companion program.

  • 31

    Universitas Kristen Petra

    4.2.7.2. Keamanan dan Integritas Data Kekurangan serta permasalahan yang terjadi pada keamanan dan

    integritas data yaitu disebabkan tidak adanya orang atau pihak yang dipercaya untuk bertanggungjawab sebagai koordinator B4PC.

    4.2.7.3. Remote/ Keterlambatan Kekurangan dan kelemahan yang menyebabkan terjadinya remote/ keterlambatan adalah sebagai berikut:

    Line dial up yang bekerja dengan tidak konsisten. Tidak ada pihak yang sesegera mungkin menindak lanjuti secara konsisten

    terhadap semua transaksi yang di upload. Hal ini disebabkan karena pelaporan di SC sudah tersedia, sehingga memungkinkan keterlambatan pengiriman file.

    4.2.8. Keuntungan Penggunaan IT B4PC Beberapa keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan B4PC adalah sebagai berikut:

    Adanya penghematan biaya karena berjalan pada PC dengan set up standar. Menyerupai BASIS, baik di dalam training maupun di dalam dukungan help

    desk.

    Memenuhi kebutuhan pengumpulan data bagi sales center dan head office/ corporate, seperti pengumpulan data di sales center, pelaporan di sales center dan meneruskan data ke AS/400 untuk konsolidasi laporan pada head office/ corporate level.

    4.2.9. Aplikasi Tambahan Aplikasi tambahan yang digunakan dalam B4PC adalah sebagai berikut:

    Load Forecasting Membuat komposisi muatan di truk secara optimal dan memudahkan tugas administratif salesman di route.

    Statistic

    Inquiry atau report mengenai data sales baik per lokasi maupun per salesman yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap penjualan.

  • 32

    Universitas Kristen Petra

    4.3. Pengumpulan Data Pengumpulan data di dalam pengerjaan Tugas Akhir ini dilakukan melalui wawancara dan documenter dengan bagian Human Resource dan bagian Information System. Dari hasil wawancara dengan bagian Human Resource diperoleh profil perusahaan secara singkat. Sedangkan, dari hasil wawancara dengan bagian Information System diketahui pengelolaan IT perusahaan berdasarkan daftar pertanyaan wawancara untuk 34 macam proses (lihat pada lampiran) yang berdasarkan maturity model pada framework COBIT 4.0. Sementara itu, melalui documenter diketahui profil perusahaan secara detil dan pengelolaan IT di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur saat ini.

    4.4. Pengolahan dan Analisa Data Dari wawancara yang dilakukan dengan pertanyaan yang dibuat

    berdasarkan maturity model pada framework COBIT 4.0, diperolah data berupa pengelolaaan IT di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur. Data tersebut dapat dilihat pada lampiran 35 68.

    Dalam Tugas Akhir ini terdapat 6 macam proses dari 34 macam proses framework COBIT 4.0 yang tidak dianalisa. Proses-proses tersebut adalah Manage the IT Investment (PO 5), Manage Projects (PO 10), Procure IT Resources (AI 5), Manage Changes (AI 6), Manage Thrid Party Service (DS 2) dan Identify and Allocate Costs (DS 6). Proses-proses tersebut tidak dianalisa karena PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur tidak ikut terlibat di dalam pengaturannya, tetapi hanya menjalankan aktivitas-aktivitas yang berkenaan dengan proses tersebut. Pengaturan proses-proses tersebut lebih banyak dilakukan oleh pihak nasional.

    Analisa data dari hasil wawancara dengan bagian Information System untuk proses-proses dari framework COBIT 4.0 yang dijalankan dan dikelola oleh PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur adalah sebagai berikut:

  • 33

    Universitas Kristen Petra

    4.4.1. Plan and Organise (PO) 4.4.1.1. PO 1 Define a Strategic IT Plan

    IT strategic planning dibutuhkan untuk mengatur dan mengarahkan semua sumber daya IT sesuai dengan business strategy dan prioritas yang ada. Tanggungjawab dari fungsi IT dan business stakeholders adalah untuk menjamin tercapainya nilai optimal dari proyek. Adanya strategic plan akan memperbaiki pemahaman stakeholders terhadap kesempatan dan batas-batas kemampuan IT dalam memperkirakan performance yang dimiliki sehingga memudahkan dalam penjelasan level investasi yang dibutuhkan. Business strategy dan prioritasnya akan terlihat di dalam portfolio dan dilaksanakan melalui IT tactical plan yang ditetapkan dengan tujuan secara singkat, rencana-rencana dan pemahaman tugas-tugas yang telah diterima oleh business dan IT. Di dalam area fokus pengelolaan IT proses ini termasuk dalam strategic alignment.

    0 Non-existent Pada level ini tidak terdapat IT strategic planning yang dijalankan. Selain

    itu, pihak manajemen tidak mempunyai kesadaran tentang kebutuhan IT strategic planning dalam mendukung tercapainya business goals perusahaan.

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, hal tersebut tidaklah terjadi. IT strategic planning sudah ada dan telah dijalankan. Pihak manajemen pun telah sadar akan pentingnya IT strategic planning dalam mendukung tercapainya business goals perusahaan.

    1 Initial/ Ad Hoc Pada level ini kebutuhan akan IT strategic planning telah diketahui oleh

    pihak manajemen IT. IT planning dijalankan di dalam menjawab kebutuhan-kebutuhan dasar dari permintaan bisnis yang spesifik. IT strategic planning terkadang didiskusikan dalam pertemuan manajemen IT. Arah dari business requirements, aplikasi dan teknologi yang diterapkan merupakan reaksi dari suatu

    hal yang terjadi dan bukan berdasarkan strategi perusahaan. Selain itu, resiko dari strategi yang ada diidentifikasi secara informal di dalam project-project yang ada.

  • 34

    Universitas Kristen Petra

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, pihak manajemen IT telah mengetahui dan menjalankan IT strategic planning untuk mendukung business goals perusahaan dengan memenuhi business requirements yang ada. Pembicaraan mengenai penerapan IT strategic planning telah menjadi bagian yang didiskusikan dalam pertemuan manajemen IT. Sementara itu, arah dari business requirements, aplikasi dan teknologi yang diterapkan bukan merupakan reaksi dari suatu hal yang terjadi, tetapi merupakan bagian dari penerapan IT strategic planning itu sendiri. Perhitungan mengenai resiko dari strategi telah diperkirakan sejak awal, bukan pada saat strategi tersebut telah dijalankan.

    2 Repeatable but Intuitive IT strategic planning yang ada merupakan kebutuhan dasar dari business

    management. Update dari IT plan merupakan respon dari permintaan pihak manajemen. Keputusan-keputusan strategis yang diambil hanya berdasarkan pada masalah-masalah yang dihadapi dalam project-project yang ada, bukan berdasarkan strategi perusahaan yang diterapkan secara konsisten. Resiko dan keuntungan yang diperoleh dari keputusan-keputusan strategis yang ada diketahui dengan menggunakan intuisi. IT strategic planning yang dijalankan di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur memang merupakan kebutuhan dasar dari pihak manajemen. Karena merupakan kebutuhan dasar, pihak IT pun menjalankannya sesuai dengan strategi yang telah direncanakan di awalnya. Update terhadap IT strategic planning bukan hanya berdasarkan pada permintaan pihak manajemen, tetapi juga pada perubahan kondisi yang ada. Jadi, dapat dikatakan bahwa strategi perusahaan diterapkan dengan konsisten. Sementara itu, resiko dan keuntungan dari keputusan-keputusan strategis bukan diketahui dengan intuisi, tetapi dengan perhitungan sejak awal perencanaan.

    3 Defined Process Kebijakan tentang waktu dan cara menjalankan IT strategic planning telah ditetapkan sebelumnya. IT strategic planning telah tertata dengan baik, didokumentasikan dan diketahui oleh semua staf. Keseluruhan IT strategy telah

  • 35

    Universitas Kristen Petra

    mendefinisikan resiko yang akan dihadapi perusahaan secara konsisten, ketika mengambil peran sebagai inovator ataupun follower dalam menjalankan strategi tersebut. IT financial, technical dan human resource strategy telah memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap pendapatan dari produk baru dan

    pemanfaatan teknologi-teknologi yang ada. IT strategic planning telah didiskusikan dalam pertemuan business management. IT strategic planning yang diterapkan di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur bukan merupakan hasil perbandingan dengan perusahaan lain di Indonesia, tetapi dipetakan sesuai kebutuhan perusahaan dalam pemenuhan permintaan pasar dan update yang dilakukan secara berkala, dengan adanya masukkan dari perusahaan Coca Cola lainnya di dunia. Kebijakan tentang waktu dan cara menjalankan IT strategic planning telah ditetapkan sebelumnya, tertata dengan baik, terdokumentasi dan diketahui oleh semua staf sesuai dengan level kebutuhannya. Aspek-aspek dalam IT seperti financial, tecnical dan human resource strategy tidak memberikan dampak secara langsung dalam meningkatkan pendapatan perusahaan. Peningkatan dalam aspek-aspek tersebut dapat terlihat jika biaya yang dikeluarkan berkurang. IT strategic planning juga telah menjadi bahan diskusi dalam pertemuan business management.

    4 Managed and Measurable Penerapan IT strategic planning sebagai standar praktis maupun

    pengecualiannya telah menjadi perhatian pihak manajemen perusahaan. IT strategic planning merupakan sebuah fungsi di dalam manajemen yang telah ditentukan dengan tanggungjawab berasal dari senior management. Pihak manajemen telah mengawasi jalannya IT strategic planning, memperoleh informasi darinya serta mengukur keefektifannya. IT planning perusahaan telah dibuat dalam jangka pendek dan jangka panjang, dengan update yang akan dikerjakan sesuai kebutuhan. Business process dan kemampuannya dalam memberikan value added, serta pengaruh dari penggunaan aplikasi dan teknologi merupakan hasil dari koordinasi antara IT strategy dengan strategi perusahaan secara keseluruhan. Di dalam perusahaan terdapat proses untuk menentukan

  • 36

    Universitas Kristen Petra

    kegunaan sumber daya yang dibutuhkan dari internal dan eksternal perusahaan di dalam pengembangan sistem dan operasionalnya.

    Pihak manajemen PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah memonitor jalannya IT strategic planning, mendapatkan informasi darinya serta mengukur keefektifannya. Tanggungjawab terhadap pelaksanaan IT strategic planning merupakan tanggungjawab bagian IT secara langsung, tetapi senior management tetap melakukan monitoring. Business process dan kemampuan dalam memberikan value added, serta pengaruh dari penggunaan aplikasi dan teknologi merupakan hasil dari koordinasi antara IT strategy dengan strategi perusahaan secara keseluruhan. Proses untuk menentukan kegunaan sumber daya

    yang dibutuhkan dari internal dan eksternal perusahaan di dalam pengembangan sistem dan operasionalnya ditentukan di bagian awal, sesuai strategi perusahaan

    secara keseluruhan, dengan update sesuai kebutuhan.

    5 Optimised IT strategic planning telah terdokumentasi dan prosesnya berjalan terus menerus dengan mempertimbangkan business goal dan hasil dari nilai investasi IT, hal ini dapat dilihat pada bisnis yang sedang berjalan. Pertimbangan mengenai resiko yang ditimbulkan serta value added yang didapat dari IT strategic planning di update secara terus menerus. IT plans jangka panjang dikembangkan dan di update secara realistis sesuai dengan perubahan teknologi dan keterkaitannya dengan proses bisnis. Benchmarking telah dipahami dengan baik dan dapat dipercaya serta terintegrasi dengan strategi yang dimiliki perusahaan. IT strategic

    plan yang ada juga telah mempertimbangkan kemungkinan adanya teknologi baru yang dapat mendorong terciptanya kemampuan bisinis yang baru dan meningkatkan keuntungan perusahaan yang dapat bersaing. Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur IT strategic planning telah terdokumentasi dan prosesnya berjalan terus menerus dengan mempertimbangkan business goal dan merupakan hasil dari nilai investasi IT, yang dapat dilihat pada bisnis yang sedang berjalan. Pertimbangan mengenai resiko dan value added, serta perkembangan teknologi memungkinkan terjadinya update secara terus menerus pada IT strategic planning yang dijalankan.

  • 37

    Universitas Kristen Petra

    Benchmarking telah dilakukan dengan perusahaan Coca Cola di dunia dan terintegrasi dengan strategi yang dimiliki perusahaan pada awalnya.

    Dari penjelasan setiap level dan dibandingkan dengan yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur dapat disimpulkan bahwa untuk proses PO 1 yaitu Define a Strategic IT Plan, PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur berada di level 5, Optimised.

    4.4.1.2. PO 2 Define the Information Architecture Fungsi dari sistem informasi perusahaan bertugas untuk menciptakan dan

    meng-update model informasi bisnis serta mendefinisikan sistem yang digunakan untuk menjelaskan kegunaan dari informasi yang ada. Fungsi sistem informasi tersebut meliputi pengembangan dari kumpulan data yang dimiliki perusahaan dengan syntax rules yang ada, skema klasifikasi data yang dipakai dan security level-nya. Pengembangan dari fungsi sistem informasi akan berpengaruh pada kualitas keputusan yang dibuat oleh pihak manajemen perusahaan, sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses IT inilah yang dapat dikatakan bertanggungjawab atas ketepatan dan keamanan dari setiap data, serta untuk meningkatkan efektivitas dan kontrol terhadap pertukaran informasi antara aplikasi yang digunakan dan entity yang ada. Di dalam area fokus pengelolaan IT proses ini termasuk dalam strategic alignment dan resource management.

    0 Non-existent

    Pada level ini tidak ada kesadaran tentang pentingnya information architecture untuk perusahaan. Tidak ada pengetahuan, keahlian dan tanggungjawab yang diperlukan untuk mengembangkan information architecture yang ada di dalam perusahaan.

    Kesadaran tentang pentingnya information architecture untuk perusahaan telah ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur. Kesadaran tersebut juga telah didukung oleh pengetahuan, keahlian dan tanggungjawab yang diperlukan untuk mengembangkan information architecture yang ada di dalam perusahaan.

  • 38

    Universitas Kristen Petra

    1 Initial/ Ad Hoc Pada level ini pihak manajemen telah mendefinisikan hal-hal yang dibutuhkan untuk mendukung information architecture dalam perusahaan. Pengembangan untuk beberapa komponen pada sebuah information architecture telah dipikirkan dari tahap dasarnya. Pendefinisian data menjadi informasi telah didukung oleh software tertentu di dalam perusahaan. Tidak ada komunikasi tentang information architecture yang terjadi secara konsisten dan teratur di dalam perusahaan. Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, pihak manajemen telah mendefinisikan hal-hal yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan

    information architecture. Pendefinisian tersebut dimulai dari tahap dasarnya sampai pada adanya pemanfaatan software yang mendukung pengolahan data menjadi informasi di dalam perusahaan. Komunikasi tentang information architecture terjadi secara konsisten dan teratur di dalam perusahaan, sesuai dengan strategi yang telah direncanakan di awal dengan update sesuai kebutuhannya.

    2 Repeatable but Intuitive Pada level ini proses information architecture dalam perusahaan terjadi secara informal dan berdasarkan intuisi. Skill untuk mengembangkan information architecture dari individu di dalam perusahaan diperoleh dengan pengalaman dan

    pengerjaan aplikasi teknis secara berulang-ulang. Keperluan secara taktis akan mendorong pengembangan komponen dari information architecture oleh individu di dalam perusahaan. Proses information architecture di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur berlangsung sesuai dengan perencanaan strategis yang telah dibuat sebelumnya, dengan update sesuai kebutuhannya. Skill yang diperlukan untuk pengembangan information architecture dari tiap individu di dalam perusahaan diperoleh melalui pengalaman dan pengerjaan aplikasi teknis secara berulang-ulang, juga melalui training. Training karyawan baru diperlukan untuk memberikan pemahaman mengenai information architecture yang ada di dalam perusahaan. Sementara untuk karyawan lama, training diperlukan untuk meng-

  • 39

    Universitas Kristen Petra

    update kemampuannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pengembangan komponen dari information architecture di dalam perusahaan bukan hanya dilatarbelakangi oleh keperluan-keperluan secara taktis, tetapi terutama berdasarkan pada perencanaan strategi yang ada serta perkembangan

    teknologi dan kebutuhan bisnis yang ada.

    3 Defined Process Pada level ini pentingnya information architecture telah dipahami dan diterima pihak-pihak di dalam perusahaan. Selain itu, pembagian tanggungjawab tentang information architecture telah dilakukan dengan jelas dan telah dikomunikasikan di dalam perusahaan. Kebijakan dasar dari information architecture telah dikembangkan, termasuk di dalamnya strategi-strategi yang

    sesuai dengan kebutuhan yang ada. Sementara itu, policies, standards dan tools tidak benar-benar diupayakan pelaksanaan dan penggunaannya secara konsisten. Pendefinisian data administrasi secara formal telah turut mendukung pengaturan standar di dalam perusahaan, misalnya pendefinisian data administrasi secara formal yang telah digunakan untuk information architecture. Peralatan kerja secara otomatis (seperti komputer) baru mulai dipakai oleh karyawan, sementara prosedur dan peraturan terkait information architecture telah didefinisikan secara otomatis terlebih dahulu. Training untuk mendukung information architecture telah dilakukan secara formal, terdokumentasi dan diaplikasikan secara konsisten.

    Pembagian tanggungjawab tentang information architecture di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah dilakukan dengan jelas dan dikomunikasikan dengan pihak-pihak yang terkait dengannya. Semua bagian di dalam perusahaan telah memahami dan menerima pentingnya information architecture, di mana tiap-tiap bagian memanfaatkan information architecture yang ada sesuai kebutuhan bagiannya. Pengembangan information architecture didasarkan atas strategi yang telah direncanakan di awal dengan update sesuai kebutuhan yang ada. Policies, standards dan tools sebagai bagian dari information architecture benar-benar telah diupayakan pelaksanaan dan penggunaannya. Hal tersebut dapat dilihat dari adanya evaluasi yang dilakukan untuk setiap bagian yang terkait dengan information architecture di PT Coca Cola Bottling Indonesia

  • 40

    Universitas Kristen Petra

    Jawa Timur. Pendefinisian data administrasi secara formal tentunya sangat mendukung pengaturan standar di dalam perusahaan. Pendefinisian data tersebut tidak terlepas dari pemanfaatan peralatan secara otomatis, seperti komputer. Peralatan kerja secara otomatis yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Training untuk mendukung information architecture telah dilakukan secara formal, terdokumentasi dan diaplikasikan secara konsisten.

    4 Managed and Measurable Pada level ini pengembangan information architecture telah didukung penuh oleh metode dan teknik secara formal. Proses pengembangan dari information architecture telah dapat diukur kinerjanya. Peralatan secara otomatis yang mendukung information architecture telah berkembang penggunaannya serta terintegrasi satu dengan yang lainnya. Sistem dasar dari information architecture telah teridentifikasi dan dapat diukur. Proses yang berlangsung dalam information architecture merupakan proses yang proaktif dan fokus pada kebutuhan bisnis di masa depan. Data administrasi dari perusahaan dipakai dalam semua aplikasi yang dikembangkan untuk menjamin konsistensinya. Hal tersebut dapat dilihat dengan adanya tempat penyimpanan data secara otomatis yang telah diimplementasikan pada semua bagian dalam perusahaan, serta model data yang terintegrasi antara satu bagian dengan bagian yang lain di dalam perusahaan. Executive information system dan decision support system telah mempengaruhi informasi yang digunakan di dalam perusahaan.

    Pengembangan information architecture di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah didukung penuh oleh metode dan teknik secara formal. Proses pengembangan dari information architecture telah dapat diukur kinerjanya. Hal ini diketahui dari adanya evaluasi yang dilakukan secara berkala, tentunya berdasarkan Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan. Proses yang berlangsung dalam information architecture merupakan proses yang proaktif dan fokus pada kebutuhan bisnis di masa depan, karena proses tersebut dapat di update sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada. Tempat penyimpanan data secara otomatis telah diterapkan di tiap bagian perusahaan dengan adanya

  • 41

    Universitas Kristen Petra

    integrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya, tetapi setiap pihak di dalam perusahaan hanya dapat mengakses data maupun informasi sesuai dengan level kebutuhannya.

    5 Optimised Pada level ini information architecture telah diusahakan secara konsisten pada semua level di dalam perusahaan. Nilai dari information architecture untuk bisnis ditekan secara menerus untuk ditingkatkan. Orang-orang dalam bagian IT telah ahli di bidangnya, serta memiliki kemampuan yang cukup untuk mengembangkan dan memelihara kekuatan serta kemampuan yang dimiliki oleh

    information architecture untuk mendukung semua keperluan bisnis. Informasi dari information architecture diperoleh secara konsisten dan dapat diaplikasikan penggunaannya. Terdapat continuous improvement process untuk information architecture. Strategi untuk memilih informasi yang berpengaruh dalam data warehousing dan data mining technologies telah didefinisikan. Information architecture tidak lagi memberikan pertimbangan ataupun perhatian terhadap cara-cara tradisional di dalam setiap proses yang berlangsung atau di dalam sistem perusahaan secara keseluruhan.

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, information architecture telah diusahakan secara konsisten pada semua level di dalam perusahaan. Orang-orang bagian IT juga telah ahli di bidangnya. Ini terjadi karena faktor perekrutan dan juga training yang diberikan secara khusus untuk bagian IT sendiri. Informasi yang diperoleh dari information architecture untuk tiap bagian di dalam perusahaan diperoleh secara konsisten. Continuous improvement process untuk information architecture juga tidak terlepas dari campur tangan pihak nasional yang terus menerus melakukan pembaharuan di dalam penerapan penggunaan teknologi informasi perusahaan. Strategi pemilihan informasi yang

    berpengaruh dalam data warehousing dan data mining technologies telah didefinisikan sebelumnya. Proses pendefinisian tersebut dijabarkan dalam strategi awal perusahaan. Information architecture tidak lagi memberikan pertimbangan ataupun perhatian terhadap cara-cara tradisional di dalam setiap proses yang berlangsung atau di dalam sistem perusahaan secara keseluruhan.

  • 42

    Universitas Kristen Petra

    Dari penjelasan yang ada di setiap level, dapat dilihat bahwa PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur berada di dalam level 5, yaitu Optimised dalam proses Define the Information Architecture.

    4.4.1.3. PO 3 Determine Technological Direction Teknologi yang digunakan di dalam perusahaan ditentukan dengan

    melihat fungsi dari layanan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis yang berjalan. Dalam menentukan teknologi yang akan digunakan tersebut, dibutuhkan hasil dari perencanaan infrastruktur teknologi dan suatu rancangan yang jelas serta realistis tentang teknologi yang diperlukan. Perencanaan tersebut haruslah di update secara regular dan meliputi berbagai aspek, seperti system architecture, technological direction, acquisition plans, standards, migration strategies dan contingency. Hal tersebut memberikan kesempatan kepada perusahaan dalam memberikan respon terhadap perubahan yang terjadi dalam persaingan yang ada, serta nilai investasi yang diberikan pada perencanaan awal dan yang diaplikasikan untuk sistem informasi itu sendiri. Di dalam area fokus pengelolaan IT proses ini termasuk dalam resource management.

    0 Non-existent Pada level ini tidak ada kesadaran tentang pentingnya perencanaan infrastruktur teknologi untuk setiap bagian di dalam perusahaan. Pengetahuan dan

    keahlian untuk mengembangkan perencanaan infrastruktur teknologi pun tidak ada. Tidak ada pemahaman bahwa perencanaan terhadap perubahan teknologi

    merupakan titik kritis untuk mengefektifkan pengalokasian sumber daya di dalam perusahaan.

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur kesadaran tentang pentingnya perencanaan infrastruktur teknologi untuk setiap bagian di dalam

    perusahaan sudah ada. Hal tersebut ditunjang dengan pengetahuan dan keahlian di dalam pengembangan perencanaan tersebut. Pemahaman bahwa perencanaan

    terhadap perubahan teknologi merupakan titik kritis untuk mengefektifkan pengalokasian sumber daya di dalam perusahaan sudah ada. Hal ini dibuktikan dengan adanya strategi yang ditetapkan di awal untuk jangka panjang, yaitu

  • 43

    Universitas Kristen Petra

    selama 10 tahun, yang tentunya telah memperhitungkan perubahan teknologi yang ada.

    1 Initial/ Ad Hoc Pada level ini pihak manajemen telah mendefinisikan hal-hal yang dibutuhkan untuk mendukung perencanaan infrastruktur teknologi.

    Pengembangan komponen teknologi dan implementasinya baru dimulai dan dilakukan secara tertutup. Perencanaan infrastruktur teknologi merupakan reaksi terhadap suatu hal dan fokus pada pendekatan operasional. Teknologi yang diterapkan di dalam perusahaan digerakkan oleh rencana perubahan pemakaian

    hardware, software dari sistem serta aplikasi yang dipakai. Komunikasi yang tidak konsisten di dalam perusahaan merupakan dampak yang terjadi dari perubahan teknologi yang diterapkan di dalam perusahaan. Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, pendefinisian terhadap hal-hal yang mendukung perencanaan infrastruktur teknologi telah dilakukan. Pengembangan komponen dan implementasinya telah lama dilakukan. Perencanaan infrastruktur teknologi bukan merupakan reaksi terhadap suatu hal, tetapi merupakan penjabaran dari strategi yang ada. Teknologi yang diterapkan di dalam perusahaan lebih fleksibel sifatnya. Perubahan teknologi yang digunakan justru dapat membuat komunikasi semakin berjalan dengan baik di dalam perusahaan, karena setiap bagian di dalam perusahaan membutuhkan teknologi

    dan membutuhkan adanya pemahaman terhadap perubahan yang terjadi.

    2 Repeatable but Intuitive Pada level ini kebutuhan untuk menunjang perencanaan teknologi serta pentingnya perencanaan teknologi telah dikomunikasikan di dalam perusahaan. Perencanaan merupakan fungsi taktikal yang berfokus pada penyelesaian masalah

    teknis dan bukan pada kebutuhan bisnis. Karyawan memperoleh skill dalam perencanaan teknologi melalui praktek secara langsung di lapangan dan adanya

    pengulangan-pengulangan aplikasi teknis. Teknik-teknik secara umum serta

    standar-standar yang ada di dalam perencanaan teknologi merupakan usaha untuk pengembangan komponen dalam infrastruktur itu sendiri.

  • 44

    Universitas Kristen Petra

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur sudah ada komunikasi yang menunjang perencanaan teknologi. Perencanaan teknologi yang digunakan berfokus pada strategi perusahaan untuk menjawab kebutuhan bisnis yang ada. Skill karyawan diperoleh melalui praktek secara langsung di lapangan dan pengulangan-pengulangan aplikasi teknis, juga melalui training yang dilakukan secara berkala, yang wajib diikuti oleh setiap karyawan sesuai dengan spesifikasi kebutuhannya.

    3 Defined Process Pada level ini pihak manajemen sadar akan pentingnya perencanaan infrastruktur teknologi. Proses pengembangan dari perencanaan infrastruktur teknologi terjadi karena adanya realita atau alasan yang tepat dan sesuai dengan IT strategic plan yang ada. Perencanaan infrastruktur telah didefinisikan, didokumentasikan dan dikomunikasikan dengan baik ke seluruh bagian perusahaan secara konsisten. Perencanaan infrastruktur teknologi tidak diaplikasikan secara konsisten (berlangsung dengan tidak konsisten). Arah dari infrastruktur teknologi yang digunakan terdiri dari pemahaman akan kebutuhan perusahaan di dalam penggunaan teknologi, didasarkan atas resiko dan alignment yang ada dalam strategi perusahaan. Training dan komunikasi yang menunjang proses ini dilakukan secara formal dan dipertanggungjawabkan. Pihak manajemen PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah sadar akan pentingnya perencanaan infrastruktur teknologi. Pengembangan dari perencanaan infrastruktur teknologi didasarkan atas kebutuhan bisnis dan

    perkembangan teknologi yang ada, yang tentunya tetap disesuaikan dengan IT strategic plan perusahaan. Perencanaan infrastruktur telah didefinisikan, didokumentasikan dan dikomunikasikan dengan baik ke seluruh bagian perusahaan yang berkepentingan secara konsisten. Training dan komunikasi yang

    menunjang proses ini dilakukan secara formal dan dapat dipertanggungjawabkan.

    4 Managed and Measurable Pada proses ini pihak manajemen menjamin pengembangan dan pemeliharaan dari perencanaan infrastruktrur teknologi di dalam perusahaan. Staf

  • 45

    Universitas Kristen Petra

    IT dalam perusahaan telah memiliki keahlian dan kemampuan yang cukup untuk mengembangkan perencanaan infrastruktur teknologi. Pihak manajemen dapat mengidentifikasikan perubahan yang terjadi pada perencanaan yang ada dan mengantisipasi masalah yang muncul. Di dalam perusahaan sendiri sudah terdapat

    pembagian tanggungjawab terhadap pengembangan dan pemeliharaan perencanaan infrastruktur teknologi yang digunakan. Strategi yang digunakan

    untuk pemanfaatan sumber daya manusia di dalam perusahaan disesuaikan dengan teknologi yang dipakai, dengan maksud untuk menjamin kemampuan dari staf IT dalam menangani perubahan teknologi yang ada. Perubahan perencanaan dengan adanya teknologi yang baru pun telah didefinisikan. Outsourcing dan kerjasama dengan pihak lain juga telah memberikan pengaruh di dalam mencari dan menemukan keahlian serta kemampuan yang dapat mendukung perubahan

    teknologi yang ada. Pihak manajemen telah melakukan analisa terhadap resiko yang akan dihadapi dari kemungkinan penerapan ataupun penundaan penerapan teknologi yang digunakan di dalam pengembangan kesempatan bisnis yang baru ataupun efisiensi operasional.

    Pihak manajemen PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah dapat menjamin pengembangan dan pemeliharaan dari perencanaan infrastruktrur teknologi dalam perusahaan. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya persetujuan terhadap pembaharuan infrastruktur teknologi yang digunakan di dalam perusahaan, yang tentunya sangat besar manfaatnya. Strategi yang digunakan

    untuk pemanfaatan sumber daya manusia di dalam perusahaan disesuaikan dengan teknologi yang dipakai. Untuk merealisasikan hal tersebut, karyawan baru

    ditraining sesuai kebutuhan penempatannya. Sementara itu, karyawan lama juga mengikuti training yang dikhususkan untuk pengembangan kemampuannya, sejalan dengan pemenuhan kebutuhan sumber daya yang mendukung pelaksanaan strategi perusahaan. Pengembangan perencanaan infrastruktur teknologi tidak

    hanya dilakukan oleh staf IT perusahaan, tetapi juga oleh pihak nasional. Outsourcing dan kerjasama dengan pihak lain juga telah memberikan pengaruh di dalam menjalankan strategi yang diterapkan. Akan tetapi, tentunya ada batasan-batasan yang tidak dapat diketahui oleh pihak lain yang mendukung tersebut. Pihak manajemen telah melakukan analisa terhadap resiko yang akan dihadapi

  • 46

    Universitas Kristen Petra

    dari kemungkinan penerapan ataupun penundaan penerapan teknologi yang digunakan dalam pengembangan kesempatan bisnis yang baru ataupun efisiensi operasional.

    5 Optimised Pada level ini terdapat fungsi penelitian yang akan melakukan

    pemeriksaan terhadap kondisi kritis dan perkembangan yang lambat dari teknologi yang dimanfaatkan, yang tentunya akan dibandingkan sekali lagi dengan aturan-aturan yang ada di dalam perusahaan. Arah dari perencanaan infrastruktur teknologi di dalam perusahaan lebih ditentukan oleh dunia industri serta standar

    dan perkembangannya secara internasional, dibanding teknologi yang banyak diterapkan. Dampak yang mungkin terjadi di dalam bisnis dari perubahan teknologi yang ada telah diperiksa atau dianalisa pada level senior management. Di dalam perusahaan, pendekatan yang dilakukan terhadap perubahan teknologi maupun teknologi yang baru dilakukan secara formal. Bagian-bagian di dalam perusahaan memiliki perencanaan infrastruktur teknologi yang mantap, yang

    dapat merefleksikan kebutuhan bisnis yang ada dan dapat dimodifikasi sesuai dengan perubahan lingkungan bisnis. Terdapat pula continuous and enforced process untuk memperbaiki perencanaan infrastruktur teknologi yang ada. Hal-hal praktis yang diterapkan dalam dunia industri digunakan dalam penentuan arah dari tiap hal teknis yang ada.

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur tidak terdapat fungsi penelitian yang akan melakukan pemeriksaan terhadap kondisi kritis dan

    perkembangan yang lambat dari teknologi yang dimanfaatkan. Fungsi penelitian tersebut dilakukan oleh pihak nasional. Arah dari perencanaan infrastruktur teknologi di dalam perusahaan lebih ditentukan oleh dunia industri serta standar dan perkembangannya secara internasional, dengan teknologi yang banyak

    diterapkan. Maksudnya adalah perusahaan lebih banyak menerapkan teknologi yang tepat sesuai dengan kebutuhan dunia industri. Yang perlu dicatat bahwa

    kebutuhan dunia industri dan teknologi yang menjadi patokan dari PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur adalah di dunia, dan bukan di Indonesia. Dampak yang mungkin terjadi di dalam bisnis dari perubahan teknologi yang ada telah

  • 47

    Universitas Kristen Petra

    diperiksa atau dianalisa pada level senior management. Pendekatan yang dilakukan untuk menanggapi perubahan teknologi baru dilakukan secara formal. Bagian-bagian di dalam perusahaan memiliki perencanaan infrastruktur teknologi yang mantap, yang dapat merefleksikan kebutuhan bisnis yang ada dan dapat

    dimodifikasi sesuai dengan perubahan lingkungan bisnis. Hal-hal yang dibutuhkan tersebut dikomunikasikan kepada bagian IT untuk membuat

    perencanaan secara keseluruhan. Terdapat pula continuous and enforced process untuk memperbaiki perencanaan infrastruktur teknologi yang ada. Ini terjadi melalui kerjasama dengan setiap bagian di dalam perusahaan. Hal-hal praktis yang diterapkan dalam dunia industri tidak digunakan dalam penentuan arah dari tiap

    hal teknis yang ada. Arah dari tiap hal teknis yang ada disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

    Dari penjelasan yang ada di setiap level, dapat dilihat bahwa PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur berada di dalam level 5, yaitu Optimised dalam proses Determine Technological Direction.

    4.4.1.4. PO 4 Define the IT Processes, Organisation and Relationship Bagian IT di dalam perusahaan harus menentukan keterampilan staf, fungsi, accountability, otorisasi, peraturan dan tanggungjawab serta pengawasan berdasarkan keperluannya. Bagian IT harus menjadi bagian dalam framework IT process yang menjamin keterbukaan dan pengendalian yang juga melibatkan senior executive dan business management. Proses-proses, kebijakan dan prosedur administratif dibutuhkan untuk semua fungsi dengan perhatian tertentu pada kontrol, jaminan kualitas, manajemen resiko, keamanan informasi, data dan sistem kepemilikan, serta pembagian tugas. Untuk menjamin ketepatan waktu dari dukungan keperluan bisnis tersebut, maka IT perlu dilibatkan dalam pengambilan

    keputusan proses-proses yang berhubungan. Di dalam area fokus pengelolaan IT proses ini termasuk dalam risk management dan resource management.

  • 48

    Universitas Kristen Petra

    0 Non-existent Pada level ini bagian IT di dalam perusahaan tidak efektif di dalam mencapai business objective yang telah ditetapkan. Bagian IT PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah efektif dalam pencapaian business objective yang telah ditetapkan. Ini dapat dibuktikan dengan tetap bertahannya bagian IT di dalam perusahaan dengan cost yang cukup

    besar yang dikeluarkan dari bagian ini.

    1 Initial/ Ad Hoc Pada level ini, aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi IT bersifat reaktif dan

    tidak secara konsisten diterapkan di dalam perusahaan. IT merupakan bagian terakhir di dalam proyek bisnis yang ada. Fungsi IT di dalam perusahaan adalah

    sebagai pemberi pertimbangan di dalam fungsi pendukung yang ada, tanpa melihat perspektif perusahaan secara keseluruhan. Pemahaman akan kebutuhan terhadap bagian IT di dalam perusahaan ada secara implisit, di mana peraturan dan tanggungjawab yang ada hanya merupakan formalitas serta tidak diupayakan pelaksanaannya.

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, fungsi-fungsi IT diterapkan secara konsisten berdasarkan strategi perusahaan. IT bukan merupakan bagian yang terakhir di dalam proyek bisnis yang ada, tetapi telah menjadi bahan pertimbangan pula. Peraturan dan tanggungjawab dari bagian IT benar-benar diupayakan pelaksanaannya.

    2 Repeatable but Intuitive Fungsi IT di dalam perusahaan ada untuk memberikan respon secara taktis, tetapi tidak secara konsisten terhadap kebutuhan customer dan hubungan dengan pihak lain. Kebutuhan akan suatu struktur organisasi dan manajemen perusahaan telah dikomunikasikan, tetapi keputusan-keputusan yang diambil masih bergantung pada pengetahuan dan kemampuan dari individu kunci di dalam

    perusahaan. Terdapat situasi kritis dari hal-hal teknis yang umum untuk mengatur bagian IT di dalam perusahaan dan hubungan dengan suplier yang ada.

  • 49

    Universitas Kristen Petra

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur fungsi IT bukan untuk memberikan respon secara taktis, tetapi untuk menjalankan strategi perusahaan secara konsisten. Struktur yang telah berlaku di perusahaan telah mempengaruhi pengambilan keputusan yang ada.

    3 Defined Process Pada level ini aturan-aturan dan tanggungjawab dari bagian IT di dalam perusahaan serta pihak ke tiga telah didefinisikan. Bagian IT di dalam perusahaan telah dikembangkan, didokumentasikan, dikomunikasikan dan diarahkan sesuai dengan strategi IT yang ada. Kontrol secara internal juga telah didefinisikan. Hubungan dengan bagian lain di dalam perusahaaan, seperti steering committees, internal audit dan manajemen suplier merupakan suatu formalitas. Bagian IT di dalam perusahaan sudah lengkap secara fungsional. IT secara personal dan bagi users pun telah didefinisikan performance-nya. Kebutuhan akan staf di bagian IT secara esensi dan sesuai dengan keahlian yang diperlukan telah didefinisikan dengan baik. Hubungan antara bagian IT di dalam perusahaan dengan users dan pihak ke tiga didefinisikan secara formal. Peraturan dan tanggungjawab untuk tiap bagian di dalam perusahaan terkait dengan IT telah didefinisikan dan diimplementasikan. Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur peraturan dan tanggungjawab telah didefinisikan, termasuk untuk pihak ke tiga. Bagian IT di dalam perusahaan telah dikembangkan, didokumentasikan, dikomunikasikan dan diarahkan sesuai dengan strategi IT yang ada. Kontrol secara internal di dalam

    bagian IT telah didefinisikan. Hal tersebut dapat diketahui dari Service Level Agreement (SLA). Hubungan dengan bagian lain di dalam perusahaaan, seperti steering committees, internal audit dan manajemen suplier serta hubungan yang lainnya yang tergambar melalui struktur organisasi merupakan hubungan

    kerjasama, bukan bersifat formalitas. Secara fungsional, bagian IT di dalam perusahaan belum lengkap. Bagian yang belum lengkap adalah bagian perencana

    kebutuhan IT. Namun, hal tersebut tidaklah menjadi masalah karena bagian tersebut di back up dari nasional, sesuai dengan aturan yang memang berlaku di perusahaan. Kebutuhan akan staf di bagian IT secara esensi dan sesuai dengan

  • 50

    Universitas Kristen Petra

    keahlian yang diperlukan telah didefinisikan. Ini dilihat dari adanya persyaratan sebagai seorang yang berlatarbelakang pendidikan teknik untuk masuk dalam bagian IT perusahaan. Peraturan dan tanggungjawab untuk tiap bagian di dalam perusahaan terkait dengan IT telah didefinisikan dan diimplementasikan.

    4 Managed and Measurable Pada level ini, bagian IT di dalam perusahaan memberikan respon secara proaktif untuk mengubah hal-hal yang dibutuhkan untuk tercapainya business requirements perusahaan. IT management, process ownership, accountability dan pembagian tanggungjawab telah didefinisikan dengan seimbang di antara tiap bagian di dalam perusahaan. Fungsi IT telah diterapkan secara praktis di bagian-bagian dalam perusahaan dengan baik. Keahlian yang didapatkan secara tidak

    formal dan kemampuan dari manajemen IT telah didefinisikan, diimplementasikan dan digunakan untuk memonitor arah dari perusahaan dan hubungannya dengan pihak lain, seperti adanya pengukuran terhadap metric yang dipakai untuk mendukung business objective dari perusahaan dan user yang ada, serta pendefinisian critical success factors dan standarnya. Kemampuan yang ada di bagian IT dapat mendukung pelaksanaan setiap proyek dan pengembangannya secara profesional. Keseimbangan antara skill dan sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan dengan yang dibutuhkan dari luar perusahaan telah ditentukan dan diusahakan pelaksanaannya. Struktur dari bagian IT di dalam

    perusahaan secara tidak langsung lebih condong kepada business needs sesuai dengan strategi dari business process yang ada, dibandingkan dengan teknologi yang diimplementasikan secara khusus. Bagian IT PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah memberikan respon secara proaktif terhadap perubahan-perubahan yang ada. Contoh respon yang diberikan secara proaktif adalah adanya komunikasi tentang

    pemutusan jaringan ke setiap pihak yang terkait jika memang terjadi gangguan pada sistem. Fungsi IT telah diterapkan secara praktis di bagian-bagian dalam

    perusahaan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari terpenuhinya kebutuhan tiap users sesuai dengan apa yang sesungguhnya menjadi kebutuhannya. Keahlian yang didapatkan olah staf IT, baik secara formal maupun tidak formal telah

  • 51

    Universitas Kristen Petra

    diimplementasikan pada bagian-bagian di dalam perusahaan. Kebutuhan IT perusahaan telah ditentukan dan pemenuhan kebutuhan tersebut diusahakan di dalam perusahaan dengan melibatkan kerjasama dengan pihak luar. Struktur dari bagian IT di dalam perusahaan lebih condong kepada business needs sesuai dengan strategi dari business process yang ada, juga sesuai dengan teknologi yang diimplementasikan secara khusus.

    5 Optimised Pada level ini struktur bagian IT di dalam perusahaan bersifat fleksibel dan dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang mungkin saja terjadi. Monitoring kinerja dari bagian IT serta proses yang ada di dalamnya telah memanfaatkan teknologi. Teknologi pun telah digunakan untuk mendukung

    kompleksitas yang ada serta distribusi secara geografis dari perusahaan. Terdapat pula continuous improvement process.

    Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur struktur bagian IT tidak bersifat fleksibel, tetapi sesuai dengan strategi yang ada. Ini terjadi karena strategi yang ada telah memperhitungkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi. Monitoring kinerja dari bagian IT serta proses yang ada di dalamnya telah memanfaatkan teknologi. Monitoring tersebut dilakukan oleh pihak nasional. Namun, ada pula monitoring yang tidak memanfaatkan teknologi, tetapi dilakukan secara manual. Contohnya adalah monitoring terhadap users yang menggunakan

    PC, apakah users mengalami kesulitan dalam pemanfaatannya atau tidak, biasanya monitoring tersebut tidak diinformasikan penjadwalannya. Sementara itu, untuk PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur monitoring tidak lagi dilakukan terhadap hasil kinerja dari bagian IT dalam keterkaitannya dengan bagian yang lain. Kebanyakan ketika ada trouble baru diselesaikan. Namun, trouble tersebut jarang terjadi. Teknologi telah digunakan untuk mendukung kompleksitas yang ada, serta distribusi secara geografis dari perusahaan. Contoh penerapan teknologi di dalam distribusi secara geografis dari perusahaan adalah

    adanya sistem tracking yang dapat mengidentifikasi keberadaan kendaraan yang membawa produk yang mau dijual. Terdapat pula continuous improvement process di dalam bagian IT perusahaan. Dengan continuous improvement process

  • 52

    Universitas Kristen Petra

    tersebut, bagian IT melakukan update terhadap perencanaannya sesuai dengan perkembangan yang ada, baik dari sisi teknologi maupun kebutuhan perusahaan, yang tentunya didasarkan atas strategi yang ditetapkan pada awalnya.

    Dari penjelasan yang ada di setiap level, dapat dilihat bahwa PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur berada di dalam level 4, yaitu Managed and Measurable dalam proses Define the IT Processes, Organisation and Relationship. Ini terjadi karena ada poin yang tidak dipenuhi pada level 3 dan level 5. Pada level 3, seharusnya bagian IT di dalam perusahaan lengkap secara fungsional, tetapi tidak terjadi pada PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, karena perencanaan terhadap kebutuhan IT di back up dari nasional. Sementara itu, pada level 5 monitoring kinerja dari bagian IT serta proses yang ada di dalamnya tidak selamanya memanfaatkan teknologi, tetapi ada juga yang dilakukan secara manual.

    4.4.1.5. PO 5 Manage the IT Investment Penetapan dan pemeliharaan framework untuk mengatur penyeleksian investasi IT yang meliputi biaya, keuntungan, prioritas budget, proses budgeting yang resmi dan pengaturan ulang budget. Bekerjasama dengan stakeholder untuk mengidentifikasi dan mengontrol total biaya serta keuntungan dalam konteks yang ada di dalam IT strategy, perencanaan taktikal dan inisiatif untuk mengambil

    tindakan yang dibutuhkan dalam memperbaiki suatu kondisi. Proses tersebut membantu perkembangan hubungan antara IT dan business stakeholder, sehingga memungkinkan peningkatan efektivitas dan efisiensi dari penggunaan IT resource dengan memberikan keterbukaan dan accountability di dalam total biaya kepemilikan yang ada, realisasi dari keuntungan bisnis dan pengembalian investasi dari investasi IT yang telah diterapkan. Di dalam area fokus pengelolaan

    IT proses ini termasuk dalam value delivery.

  • 53

    Universitas Kristen Petra

    0 Non-existent Pada level ini tidak terdapat kesadaran mengenai seleksi di dalam investasi IT ataupun budgeting yang ada di dalam perusahaan. Monitor terhadap investasi IT dan pembelanjaannya pun tidak ada.

    1 Initial/ Ad Hoc Pada level ini perusahaan telah mengakui adanya kebutuhan dalam mengatur investasi IT, tetapi komunikasi untuk menjawab kebutuhan tersebut tidak konsisten di dalam perusahaan. Pengalokasian tanggungjawab untuk penyeleksian investasi IT dan budgeting telah dikerjakan dalam tahap dasar. Terjadi implementasi secara tertutup dari penyeleksian investasi IT dan budgeting, tetapi dokumentasinya dilakukan secara tidak formal. Keputusan-keputusan di

    dalam budgeting terjadi secara reaktif dan bersifat operasional.

    2 Repeatable but Intuitive Pada level ini pemahaman terhadap kebutuhan penyeleksian investasi IT dan budgeting ada secara implisit di dalam perusahaan. Kebutuhan akan penyeleksian investasi IT dan budgeting telah dikomunikasikan di dalam perusahaan. Pelaksanaan penyeleksian investasi IT dan budgeting bergantung pada inisiatif individu di dalam perusahaan. Teknik yang digunakan secara umum untuk mengembangkan komponen dari IT budget berada di dalam kondisi yang kurang baik. Penyeleksian investasi IT dan budgeting merupakan reaksi terhadap suatu hal yang terjadi secara taktis.

    3 Defined Process Pada level ini policy dan proses yang ada untuk investasi IT dan budgeting telah ditentukan, didokumentasikan dan dikomunikasikan, serta dapat meng-cover key business dan issue dari teknologi yang ada. IT budget tentunya sesuai dengan IT strategy dan business plan perusahaan. Budgeting dan penyeleksian investasi IT dilakukan secara formal, terdokumentasi dan dikomunikasikan kepada semua pihak di dalam perusahaan. Sangat diperlukan training formal, tetapi hal tersebut masih bersifat dasar dan bergantung pada

  • 54

    Universitas Kristen Petra

    inisiatif individu di dalam perusahaan. Pendekatan yang dilakukan terhadap penyeleksian investasi IT dan budgeting dilakukan secara formal. Staf bagian IT mempunyai keahlian dan skill yang cukup dalam mengembangkan IT budget dan pemberian masukan yang tidak secara formal diperhitungkan dalam investasi IT.

    4 Managed and Measurable Pada level ini pembagian tanggungjawab dan perhitungan untuk penyeleksian investasi IT dan bugeting telah dibagi secara spesifik untuk individu di dalam perusahaan. Varians dari budget telah diidentifikasi dan dipisahkan. Analisa biaya dilakukan secara formal. Telah digunakan proses yang bersifat

    proaktif dan standar untuk budgeting. Dampak dari pembagian di dalam biaya operasional dan pengembangan dari hardware dan software untuk sistem yang terintegrasi dan sumber daya manusia untuk IT telah ada di dalam perencanaan investasi. Keuntungan dan pengembalian dari nilai investasi telah diperhitungkan dalam sisi finansial dan non finansial.

    5 Optimised Pada level ini hal-hal praktis yang baik di dalam dunia industri dijadikan pembanding di dalam penentuan biaya dan pengidentifikasian pendekatan yang diperlukan untuk meningkatkan efektivitas dari investasi. Analisa perkembangan teknologi juga digunakan dalam penyeleksian investasi dan proses budgeting perusahaan. Proses pengaturan nilai investasi terus menerus diperbaiki berdasarkan hasil analisa kinerja investasi secara nyata. Alternatif-alternatif yang ada dievaluasi secara formal, sesuai dengan struktur organisasi perusahaan secara kapital. Penentuan varians terjadi secara proaktif di dalam perusahaan. Analisa biaya dan keuntungan jangka panjang dari total life cycle investasi berpengaruh secara tidak langsung terhadap keputusan investasi itu sendiri.

    Dalam Tugas Akhir ini, tidak akan dibahas mengenai Manage the IT

    Investment, karena segala hal yang berhubungan dengan proses tersebut telah ditentukan, diatur dan diputuskan melalui kerjasama dengan pihak finance PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur untuk nilai investasi yang kecil dan

  • 55

    Universitas Kristen Petra

    oleh pihak pusat untuk nilai investasi yang besar. Besar kecilnya nilai investasi yang menjadi batasan tersebut tidak dapat diinformasikan oleh pihak perusahaan.

    4.4.1.6. PO 6 Communicate Management Aims and Direction Manajemen seharusnya mengembangkan IT control framework

    perusahaan dan menentukan, serta mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan yang dibuat. Program komunikasi yang terus menerus diimplementasikan untuk tercapainya misi perusahaan, service objectives, kebijakan dan prosedur telah disetujui dan didukung oleh pihak manajemen. Komunikasi yang mendukung pencapaian tujuan IT akan menjamin kesadaran serta pemahaman terhadap bisnis, resiko, arah dan tujuan IT. Proses tersebut seharusnya dapat menjamin pemenuhan kebutuhan yang diperlukan sesuai dengan hukum dan aturan yang berlaku. Di

    dalam area fokus pengelolaan IT proses ini termasuk dalam strategic alignment dan risk management.

    0 Non-existent Manajemen tidak menetapkan lingkungan pengendalian informasi yang

    positif di dalam perusahaan dan tidak mengakui adanya kebutuhan untuk membuat kebijakan, prosedur, standar dan pemenuhan proses-proses.

    Lingkungan pengendalian informasi di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur dapat dikatakan cukup baik, di mana pihak manajemen telah membuat kebijakan, prosedur, standar dan pemenuhan proses yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian informasi.

    1 Initial/ Ad Hoc Manajemen mengembangkan kebijakan, prosedur dan standar serta

    mengkomunikasikannya pada ad hoc basis ketika terdapat suatu permasalahan. Pengembangan, komunikasi dan pemenuhan proses-proses yang ada bersifat tidak resmi dan tidak konsisten.

    Pihak manajemen PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur sebelumnya telah menetapkan kebijakan, prosedur dan standar yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian informasi, dengan tujuan untuk mendukung dan

  • 56

    Universitas Kristen Petra

    memperlancar lingkungan pengendalian informasi. Setiap kebijakan, prosedur dan standar yang dibuat selalu dikomunikasikan kepada seluruh bagian yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian informasi, hal ini telah diatur sebelumnya serta dilakukan dengan konsisten.

    2 Repeatable but Intuitive Manajemen telah mengerti sepenuhnya keperluan dan kebutuhan dari

    efektifitas lingkungan pengendalian informasi, tetapi sebagian besar prakteknya berjalan secara tidak resmi. Manajemen telah mengkomunikasikan kebutuhan untuk mengendalikan kebijakan, prosedur dan standar, tetapi pengembangannya diserahkan pada kebijaksanaan individual managers dan business areas.

    Manajemen PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah mengetahui betapa pentingnya untuk menentukan dan mengatur lingkungan pengendalian informasi yang mendukung proses bisnis perusahaan, sehingga di dalam perusahaan telah ditentukan suatu bagian yang mengatur segala hal yang berkaitan dengan pengendalian informasi yaitu IT management. Pada bagian ini, telah ditentukan lingkungan pengendalian informasi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Segala hal yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian informasi telah diatur dan ditetapkan sebelumnya dalam suatu kebijakan, prosedur dan standar yang dibuat oleh pihak manajemen. Pengembangan lingkungan pengendalian informasi merupakan tanggungjawab dari pihak IT management, tetapi pengembangan yang dilakukan tidak terlepas dari kebijakan, prosedur dan standar yang ada. Pengembangan yang telah menjadi tanggungjawab dari bagian IT management dikontrol oleh pihak manajemen perusahaan. Kontrol tersebut dilakukan secara berkala sesuai dengan aturan yang berlaku di dalam perusahaan.

    3 Defined Process Manajemen telah mengembangkan, mendokumentasikan dan

    mengkomunikasikan lingkungan pengendalian informasi dan manajemen kualitas secara lengkap ke dalam sebuah framework yang terdiri dari kebijakan, prosedur dan standar. Proses pengembangan kebijakan yang ada telah terstruktur,

  • 57

    Universitas Kristen Petra

    terpelihara serta diketahui oleh staf. Kebijakan, prosedur dan standar yang ada dipercaya dan telah mencakup permasalahan-permasalahan kunci. Manajemen telah menyadari pentingnya IT security dan telah memulai program tersebut. Training yang resmi telah tersedia untuk mendukung lingkungan pengendalian

    informasi, tetapi tidak diterapkan dengan tepat. Ketika framework pengembangan untuk mengendalikan kebijakan dan standar secara keseluruhan telah ada, ternyata pengawasannya tidak dilakukan dengan konsisten terhadap kebijakan dan standar yang telah disusun. Hal ini berlaku untuk seluruh kerangka kerja pengembangan yang ada. Teknik untuk mempromosikan kesadaran akan keamanan informasi telah disusun dan distandarkan.

    Segala hal yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian informasi telah diatur dan ditetapkan oleh pihak manajemen PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur dalam kebijakan, prosedur dan standar, seperti pengembangan, dokumentasi dan komunikasi yang dilakukan serta manajemen kualitas untuk lingkungan pengendalian informasi, yang seluruhnya telah diketahui oleh para staf. Jadi, dapat dikatakan bahwa kebijakan, prosedur dan standar yang ada telah mencakup permasalahan kunci proses bisnis. Manajemen telah menyadari pentingnya IT security, sehingga training dan teknik-teknik untuk mempromosikan hal tersebut juga telah diatur dan disusun untuk mendukung lingkungan pengendalian informasi. Pihak manajemen telah mengkomunikasikan pentingnya IT security kepada seluruh bagian, tetapi dalam pelaksanaannya hal

    tersebut belum dapat diterapkan sepenuhnya terutama pada level bawah organisasi, karena mereka belum sepenuhnya menyadari pentingnya IT security.

    4 Managed and Measurable Manajemen menerima tanggungjawab untuk mengkomunikasikan

    kebijakan pengendalian internal dan telah mendelegasikan tanggungjawab tersebut serta mengalokasikan resources yang cukup untuk memelihara lingkungan di dalamnya ketika terjadi perubahan yang signifikan. Secara positif, lingkungan pengendalian informasi telah bersifat proaktif, termasuk komitmen terhadap kualitas serta kesadaran akan IT security telah ditetapkan di dalamnya. Kebijakan, prosedur dan standar telah dikembangkan, dipelihara serta

  • 58

    Universitas Kristen Petra

    dikomunikasikan dan merupakan gabungan dari praktek-praktek internal yang baik.

    Manajemen PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah menerima tanggungjawab untuk mengkomunikasi pengendalian internal dan telah mendelegasikan tanggungjawab tersebut pada orang yang memiliki kemampuan. Alokasi resources dalam skala besar merupakan tanggungjawab dan wewenang langsung dari nasional, sehingga pihak nasional yang memutuskan jumlah resources yang akan digunakan oleh PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur. Sedangkan untuk skala kecil, manajemen IT PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur memiliki wewenang terbatas untuk memutuskan jumlah resources yang akan dialokasikan. Manajemen IT PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur dapat memberikan usulan kepada nasional untuk kebutuhan

    resources yang perlu untuk dialokasikan, tetapi usulan tersebut harus sesuai dengan kebijakan, prosedur dan standar yang telah ditentukan. Kebijakan, prosedur dan standar yang ada merupakan gabungan dari praktek-praktek internal terbaik perusahaan. Selain itu, pihak manajemen sudah menyadari pentingnya lingkungan pengendalian informasi dan memiliki komitmen di dalamnya, termasuk masalah kualitas dan IT security yang telah ditetapkan.

    5 Optimised Lingkungan pengendalian informasi perusahaan telah sejalan dengan

    framework visi dan strategi manajemen, serta telah ditinjau secara berkala, diperbaharui dan terus menerus ditingkatkan. Keahlian internal dan eksternal telah

    ditentukan untuk menjamin bahwa praktek-praktek terbaik industri akan diadopsi sehubungan dengan mengendalikan panduan dan mengkomunikasikan teknik-teknik. Pengawasan, self assessment dan pemenuhan pemeriksaan telah mencakup seluruh perusahaan. Teknologi digunakan untuk memelihara kebijakan dan awareness knowledge base, serta untuk mengoptimalkan komunikasi dengan menggunakan office automation dan peralatan training yang berbasis komputer.

    Lingkungan pengendalian informasi PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur sudah sejalan dengan framework visi dan strategi manajemen. Lingkungan pengendalian informasi selalu ditinjau secara berkala untuk

  • 59

    Universitas Kristen Petra

    diperbaharui dan secara terus menerus ditingkatkan. Para staf diharuskan memiliki keterampilan tertentu yang akan digunakan di dalam lingkungan pengendalian informasi, sehingga dapat menjamin praktek-praktek terbaik industri diadopsi dengan baik, seperti pengendalian suatu panduan serta teknik-teknik yang

    digunakan untuk mengkomunikasikannya. Lingkungan pengendalian informasi telah mencakup seluruh perusahaan, dimana teknologi digunakan untuk

    memelihara kebijakan, kesadaran berbasiskan pengetahuan dan menunjang proses bisnis dengan peralatan yang berbasis komputer dan terotomatisasi.

    Dari hasil analisa di atas, maka PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur berada di level 5 Optimised untuk communicate management aims and direction.

    4.4.1.7. PO 7 Manage IT Human Resources Penetapan, pemeliharaan dan memotivasi workforce yang kompeten

    untuk menciptakan dan mengirimkan IT service pada bisnis. Hal ini dicapai dengan cara mengikuti praktek-praktek pendukung yang telah ditentukan dan disetujui, seperti rekrutmen, training, evaluasi performance, promosi dan pemutusan hubungan kerja. Proses-proses ini sangat kritikal jika manusia dianggap sebagai aset yang penting, pengelolaan serta lingkungan internal control akan sangat tergantung pada motivasi dan kompetensi dari personil. Di dalam area

    fokus pengelolaan IT proses ini termasuk dalam strategic alignment dan resource management.

    0 Non-existent Tidak terdapat kesadaran dari pihak manajemen tentang pentingnya

    menyesuaikan IT human resources management dengan proses perencanaan

    teknologi untuk perusahaan. Tidak ada orang ataupun kelompok yang secara resmi bertanggungjawab terhadap IT human resources management.

    Pihak manajemen PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur sudah menyadari pentingnya menyesuaikan IT human resources management dengan proses perencanaan teknologi untuk perusahaan. Di dalam perusahaan pun telah

  • 60

    Universitas Kristen Petra

    ada bagian yang bertanggung jawab terhadap IT human resources management, yaitu bagian HRM (Human Resources Management).

    1 Initial/ Ad Hoc Manajemen mengakui kebutuhan untuk IT human resources

    management. Proses IT human resources management yang ada bersifat tidak

    resmi dan reaktif, secara operasional hanya berpusat pada pengaturan dan penyewaan IT personnel. Kesadaran yang dimaksud adalah pengembangan perhatian akan pengaruh dari kecepatan bisnis dan perubahan teknologi serta semakin bertambah kompleksnya solusi yang dibutuhkan untuk keterampilan dan

    level kompetensi yang baru. Proses IT human resource management PT Coca Cola Bottling Indonesia

    Jawa Timur sudah bersifat resmi dan bersikap proaktif, terutama dalam pengaturan serta penyewaan IT personnel. Hal ini merupakan suatu respon terhadap perubahan yang terjadi di dalam perusahaan, yaitu semakin bertambahnya kecepatan bisnis. Hal tersebut memberikan pengaruh terhadap perkembangan dan penggunaan teknologi baru, serta penyelesaian dari masalah yang tentunya akan menjadi lebih kompleks dibanding sebelumnya. Melihat kenyataan tersebut diperlukan level kompetensi baru di dalam perusahaan agar IT resources dapat dengan baik mengirimkan IT services.

    2 Repeatable but Intuitive Terdapat pendekatan taktikal untuk menyewa dan mengatur IT personnel,

    yang digerakkan oleh kebutuhan proyek tertentu dan bukan oleh pengertian yang seimbang dari ketersediaan staf internal dan eksternal yang berketerampilan. Training yang tidak resmi ditujukan untuk personel baru, yang akan menerima training pada saat diperlukan.

    Keputusan PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur untuk mengatur dan menyewa IT human resources berdasarkan pada kebutuhan suatu proyek.

    Training karyawan baru selalu dilakukan ketika orang tersebut baru masuk menjadi karyawan. Karyawan akan diberikan pelatihan dan keahlian khusus yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya. Training tersebut sudah bersifat resmi.

  • 61

    Universitas Kristen Petra

    3 Defined Process Proses untuk mengatur IT human resources telah ditentukan dan

    terdokumentasi. Rencana IT human resources management telah dimiliki perusahaan. Terdapat pendekatan strategis untuk menyewa dan mengatur IT

    personnel. Rencana training yang resmi dirancang agar sesuai dengan kebutuhan IT human resources. Program rotasi karyawan yang dirancang untuk

    mengembangkan teknik dan keterampilan manajemen bisnis telah ditetapkan. Perencanaan dari proses IT human resource management PT Coca Cola

    Bottling Indonesia Jawa Timur selalu diperbaharui dan telah terdokumentasi, sehingga dapat mengantisipasi serta menjawab perubahan yang ada di dalam perusahaan. Pendekatan yang digunakan oleh PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur untuk mengatur IT human resources adalah pendekatan strategis yang

    bersifat long term (jangka panjang), hal ini ditandai dengan adanya surat perjanjian yang berisi SLA (Service Level Agreement), spesifikasi proses, insentif dan reward jika berhasil melakukan pencapaian, serta penalti jika IT human resources melakukan suatu kesalahan. PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur memiliki program rotasi karyawan, baik dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam perusahaan atau bahkan ke luar perusahaan yang masih merupakan cabang dari PT Coca Cola Bottling Indonesia. Hal tersebut bertujuan untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan karyawan yang dimiliki.

    4 Managed and Measurable Tanggungjawab untuk pengembangan dan pemeliharaan sebuah rencana

    IT human resources management telah diserahkan kepada individu atau kelompok tertentu, dengan syarat keahlian dan keterampilan tertentu yang diperlukan untuk mengembangkan dan memelihara rencana tersebut. Proses pengaturan dan pengembangan rencana IT human resources management telah dapat menjawab perubahan di dalam perusahaan. Perusahaan telah menstandarkan pengukuran yang mengijinkan adanya penyimpangan dari rencana IT human resources management, dengan penekanan tertentu pada pengaturan pertumbuhan dan turn over IT personnel. Kompensasi dan tinjauan kinerja telah ditetapkan dan dibandingkan dengan manajemen IT yang lain dan dengan praktek-praktek terbaik

  • 62

    Universitas Kristen Petra

    industri. IT human resources management telah bersifat proaktif dan ikut ambil bagian dalam perhitungan pengembangan career path.

    IT human resources yang ada di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur terdiri dari 2 (dua) macam yaitu karyawan PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur (pihak internal) dan PT Berca sebagai desktop support (pihak ketiga), yang merupakan tanggungjawab dari pihak nasional untuk mengatur, merawat serta melakukan perkembangan terhadap IT human resource management. IT human resource management PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur saat ini telah terintegrasi dengan proses perencanaan teknologi, sehingga dapat menjamin pengoptimalan penggunaan dan pengembangan keterampilan IT yang tersedia.

    Penyimpangan terhadap IT human resource management di PT Coca

    Cola Bottling Indonesia Jawa Timur pernah terjadi, tetapi sifatnya jarang dan sebagian besar level dari penyimpangan tersebut masih rendah, sehingga tindakan yang sering diambil hanya berupa teguran lisan, surat peringatan 1, surat peringatan 2 dan sanksi-sanksi lain sesuai dengan level penyimpangan yang dilakukan dan berdasarkan standar pengukuran penyimpangan. Pertumbuhan dan turn over IT personnel sering terjadi, karena pihak perusahaan tidak dapat menghalangi keinginan dari IT personnel untuk mendapatkan yang sesuatu lebih baik di luar perusahaan.

    Kompensasi yang diberikan untuk karyawan PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah diatur di dalam surat perjanjian kerjasama yang telah disetujui ketika orang tersebut masuk menjadi salah satu karyawan PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur. Sedangkan kompensasi yang diberikan untuk pihak ke tiga, yaitu PT Berca yang berperan sebagai desktop support seluruhnya telah diatur oleh nasional, baik mengenai pembayaran, insentif, reward, penalti dan hal-hal lainnya yang termasuk dalam kompensasi.

    5 Optimised Rencana IT human resources management secara terus menerus

    diperbaharui untuk memenuhi perubahan keperluan bisnis. IT human resources management telah terintegrasi dengan perencanaan teknologi, yang menjamin

  • 63

    Universitas Kristen Petra

    pengoptimalan penggunaan dan pengembangan keterampilan IT yang tersedia dan dapat merespon arah dari entitys strategic. Komponen dari IT human resources management telah konsisten dengan praktek-praktek terbaik industri, seperti adanya kompensasi, tinjauan terhadap kinerja, partisipasi dalam forum industri, transfer of knowledge, training dan mentoring. Program training telah dikembangkan untuk semua standar teknologi yang baru dan produk-produk

    tersebut diprioritaskan untuk pengembangan di dalam perusahaan. Komponen-komponen IT human resource management PT Coca Cola

    Bottling Indonesia Jawa Timur telah konsisten dengan praktek-praktek terbaik industri. Komponen-komponen IT human resource management tersebut antara

    lain:

    Kompensasi

    Kompensasi yang diberikan untuk karyawan PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah diatur di dalam surat perjanjian kerjasama yang telah disetujui ketika orang tersebut masuk menjadi salah satu karyawan PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur. Sedangkan kompensasi yang diberikan untuk pihak ke tiga, yaitu PT Berca yang berperan sebagai desktop support seluruhnya telah diatur oleh nasional.

    Tinjauan performance Khususnya karyawan PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur, tinjauan performance dilihat berdasarkan laporan bulanan yang diserahkan kepada pihak manajemen. Dari laporan tersebut dapat dilihat performance dari IT human resources dibandingkan dengan target dan KPI yang ada. Sedangkan tinjauan performance untuk pihak ke tiga, yaitu PT Berca akan dinilai dari penyelesaian masalah di dalam perusahaan serta kesesuaiannya dengan SLA. Proses peninjauan performance untuk pihak ke tiga dilakukan langsung oleh nasional setiap tiga bulan sekali. Melalui evaluasi yang dilakukan akan ditinjau kembali kerjasama dengan PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur sebagai desktop support.

    Partisipasi dalam forum industri dan transfer of knowledge PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur telah ikut berpartisipasi dalam forum industri yang banyak diselenggarakan oleh industri-industri lain. Forum

  • 64

    Universitas Kristen Petra

    industri yang ada, biasanya berupa seminar misalnya untuk launching produk baru, acara reuni dan lainnya. Dalam forum industri ini, pihak-pihak industri dapat saling berbagi pengetahuan tentang perkembangan teknologi terbaru maupaun hal-hal lain yang mempengaruhi bisnis perusahaan.

    Training dan mentoring Terdapat dua macam training, yaitu training untuk karyawan lama dan training

    untuk karyawan baru, di mana keduanya sudah bersifat resmi. Training untuk karyawan lama terdiri dua macam, yaitu yang sifatnya wajib dan yang tergantung dari inisiatif karyawan untuk mengikuti training tersebut. Training yang bersifat wajib harus diikuti oleh seluruh karyawan, biasanya jika terjadi perubahan di dalam perusahaan atau tergantung kebutuhan. Training yang berdasarkan inisiatif karyawan dapat dilakukan secara otodidak melalui knowledge center yang telah disediakan oleh perusahaan, sehingga setiap karyawan dapat langsung membuka database knowlwdge center yang ada dan dapat mempelajari materi training yang diinginkan. Training karyawan baru selalu dilakukan ketika orang tersebut baru masuk menjadi karyawan. Di dalam training karyawan akan diberikan pelatihan dan keahlian khusus yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya. Mentoring dilakukan dalam bentuk kelas-kelas, dilaksanakan ketika terjadi perubahan dalam perusahaan atau tergantung kebutuhan. PT Coca Cola

    Bottling Indonesia Jawa Timur lebih cenderung melakukan coaching daripada mentoring. Hal ini dinilai lebih efektif karena dapat langsung memberikan

    pelatihan di lapangan. Komponen-komponen dalam IT human resource management yang ada

    di PT Coca Cola Bottling Indonesia Jawa Timur selalu dibandingkan dengan praktek-praktek terbaik industri. P