Change Management & Performance Management Program ...

12
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE Change Management & Performance Management Program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan 1

Transcript of Change Management & Performance Management Program ...

Page 1: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRALTRANSFORMATIONOFFICE

Change Managemen t

& Per fo rmance Managemen t

Program Refo rmas i B i rokras i

dan Trans fo rmas i Ke lembagaan

Kemente r ian Keuangan

1

Page 2: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Manajemen Perubahan

Global Study Mckinsey

Transformasi berskala besar cenderung gagal , yang sebagian besar, disebabkan oleh tantangan kepemimpinandan

sumber daya manusia

Terdapat empat tantangan utama yang

menyebabkan kegagalan transformasi

Persen

Tidak cukupnya sumberdaya atau anggaran

14

Tantangan lain 14(mis.tekanan politik)

Perilaku manajemen 33

tidak mendukung

perubahan

Resistensi pegawai 39

untuk berubah

Hanya 30% dari program transformasi berskala

besar yang memberikan hasil

Persen

70%30% mampu upaya gagalmemperoleh meraih targethasil dampak

3

2

Page 3: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Manajemen Perubahan

10 Kunci Sukses Manajemen Perubahan

Bagaimana upaya ini dilakukandalam

transformasi Kemenkeu

6 Mengomunikasikan dan memperkuat kisah perubahan yang inspiratif

Membangun dukungan untuk perubahan dan reformasi utama yang

diperlukan7

Pelibatan & Komunikasi Stakeholder

Model Operasional & Inisiatif Transformasi

10 Kunci Kesuksesan change management

1 Menggunakan pendekatan terstruktur

2 Membuat kosakata dan pengukuran umum

3 Menyejajarkan tim senior

4 Melibatkan para pemimpin formal dan informal dalam perubahan

5 Mengubah pola pikir untuk mengubah perilaku

OHI, Survei Kepuasan Pegawai

10 Mengatur tata kelola program untuk mempercepat perubahan Transformation Office / PMO

Mengembangkan keterampilan dan kemampuan sepanjang

perjalanan transformasi

8 SDM: Pembangunan kapabilitas &

Pembentukan Talent Pool: Mini-Lab

Mengaitkan dampak dengan akuntabilitas dan anggaran9 IKU dan Manajemen Kinerja

3

Page 4: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Manajemen Perubahan

Tahapan Change Management

Excite

Menciptakan kesadaran luas terkait program RBTK kepada banyak orang

Support

Tujuan

Jalur

Tertulis▪ Kartun▪ Buklet/brosur▪ Kompetisi, poster, slogan

Online▪ Video pimpinan▪ Kampanye guna menarik

perhatian

Tatapmuka▪ Wawancara dengan

pengguna jasa▪ Open Forum/FGD▪ Sesi pelatihan oleh pimpinan

UE I /duta TK

Tertulis▪ Manual / Petunjuk

Online▪ Forum online untuk

memformulasikan solusi bagi masalah-masalah yang muncul dalam implementasi atau memunculkan ide implementasi (misalnya via whatsapp)

▪ Survey

Tatapmuka▪ One on One Meeting▪ FGD

Tertulis▪ INTRA & BERAKSI▪ Surat Edaran/KMK

Online▪ FAQ pada website▪ Video sharingoleh

pimpinan

Tatapmuka▪ Story sharing tentang

RBTK oleh pimpinan& duta transformasi

▪ Rapat/pertemuan informal/FGD/Oneon one pada UEI

Tertulis▪ BERAKSI▪ Flash report/laporan rutin

Online▪ FAQ website▪ Video pidato pimpinan▪ Kampanye via mediasosial

(whatsapp dan Instagram)▪ Tele/video-conference

Tatap muka▪ Sosialisasi/FGD/One on

one

Inform

Memberikan dukunganbagi program RBTK danimplementasi inisiatif

Membuat orang-orang tertentu menjadi tertarik terhadap transformasi dan menciptakan daya tarik bagi mereka untuk terlibat di dalamnya

1

23

Memberikan kesempatan bagi tiap orang untuk terlibat secara aktif dan membangun kapabilitas yang dibutuhkan dalam melaksanakan ProgRBTK

4 Enable

Tahapan

4

Page 5: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Manajemen Perubahan

Tahapan Change Management: Contoh

Action 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1-’20UIC

(Konten)

Penyelesaian CM Plan RBTK pada level Kemenkeu CTO

Penyelesaian CM Plan RBTK unit Eselon I PMO

Rekruitmen, Pengukuhan dan Pembekalan Duta Transformasi TK

CTO

Koordinasi dengan Humas Unit Es I sebagai Communication Officer yang memiliki tugas antara lain: media relation dan koordinasi pesan utama RBTK

CTO

Pembentukan Tim Komunikasi Khusus TK (content management, website maintenance, news analysis, event organizer)

CTO

Update website internal Kemenkeu CTO

Pelaporan Progress TK secara berkalaCTO dan

PMO

Diseminasi informasi umum (pengenalan) melalui berbagai kanal (eg. Website Kemenkeu, Broadcase email, Media Keuangan).

CTO dan PMO

Diseminasi informasi Umum (Pengenalan) Program TK olehDuta Transformasi kepada unit masing-masing

CTO danPMO

Pre-CM Inform Support Excite Enable

5

Page 6: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Manajemen Perubahan

Tahapan Change Management: ContohPre-CM Inform Support Excite Enable

Action 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1-’20UIC

(Konten)

SteerCo Meeting dan Leaders Offsite MeetingCTO dan PMO

Bincang Transformasi/Seminar Program RBTK- Bincang Transformasi I: Office Automation dan Shared Services- Bincang Transformasi II: e-learning

CTO

- Bincang Transformasi ke Unit tertentu dan Kanwil (Sosialisasi NTOW dan membangkitkan semangatperubahan). CTO dan PMO

Diseminasi informasi capaian (quickwins) dan BERAKSI(eg. Website, Broadcase email, Media Keuangan, BuletinKinerja)

CTO dan PMO

Sosialisasi Program Duta melalui artikel/videoyang dimuat di media cetak internal dan eksternal, intranet maupun media sosial. Eg. Testimoni dari tokohmasyarakat, politisi, pelaku usaha mengenai TK Kemenkeu. Testimoni digitalisasi di Kemenkeu dll.

CTO dan PMO

Festival Budaya:menyelenggarakan seminar dan public hearing untuk mendapatkan aspirasi dan ide untuk mewujudkan outcome TK

CTO

Pelaksanaan Culture re-Assesment:survey online tentang pemahaman pegawai kemenkeu tentang RBTK dan manfaat yang diharapkan

CTO

One on one meetingCTO

6

Page 7: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Manajemen Perubahan

Roadmap Bincang TK 2019

Bincang TK IVBincang TK I Bincang TK II Bincang TK III

• membangun awareness dan peningkatan engagement para stakeholders dalam penerapan dua IS RBTK 2019 yaitu:IS #2 Office Automation danIS #8 Shared Service and Government Platform

• Bekerja sama dengan PMO DJPB

• membangun awareness dan peningkatan engagement para stakeholders dalam penerapano nilai-nilai Kementerian Keuangan,o IS RBTK Modern IS #3 Organisasi & SDMo IS #4 e-Learning

• Bekerja sama dengan PMO BPPK dan Setjen

• membangun awareness dan peningkatan engagement para stakeholders dalam penerapano IS#1 The new Thinking of Working,o IS #6 Joint Program,o IS #5 Unified Revenue Account Management,o IS #9 Penyediaan Data Transaksi Pemda

• Bekerja sama dengan PMO DJP, DJBC, DJKN,DJPB, DJPK, ITJEN, DJA, dan INSW

• Bagian dari manajemen perubahan dalam Program Digital Transformation dan showcase output/outcome IS Digital.

• Bekerja sama dengan Seluruh PMO UE I

Bincang TK II

7

Page 8: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Manajemen Perubahan

Pelibatan Duta Transformasi

TUJUAN melaksanakan change

management Programreform;

memastikan stakeholderterlibat dan mendukungProgram reform.

Tugas1. melakukan sosialisasi, membantu proses

perubahan Program reform di unit kerja masing-masing;

2. mengumpulkan umpan balik, baik dari pemangku kepentingan internal maupuneksternal;

3. berpartisipasi dalam kegiatan reform;

4. menjadi penghubung antara CTO dan PMO dengan pegawai;

5. menjadi role model dengan menerapkan inisiatif dan menunjukkan pola pikir yang semakin berfokus pada layanan pelanggan; dan menjadi role model dengan menerapkan nilai-nilaiKemenkeu.

Rule of the Game1. Change Agent dan Lighthouse Team bekerja

bersama untuk melaksanakan Program Kerja Duta Transformasi.

2. Change Agent dan Lighthouse Team mengajak pejabat dan pegawai di unitnya untuk mengikuti akun media sosial Transformasi Kelembagaan dan akun Kemenkeu.

3. Setiap kegiatan harus diunggah di media sosial dan mention akun media sosial Transformasi Kelembagaan dan Kemenkeu

4. Untuk IHT di lingkungan masing-masing, tidak harus dilakukan secara mandiri, dapat digabungkan dengan kegiatan lain

8

Page 9: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Manajemen Perubahan

Program Kerja Duta Transformasi

01

02 04

03-04 05-06

07

08-09

10-11

Permintaan Usulan Nama

Penyusunan Strakom Duta Penetapan KMK Duta Bincang Transformasi I

Pembentukan jalur komunikasi (mis. WAG)

Workshop Duta

Sosialisasi IS RBTK, Diseminasi hasil Bincang

Transformasi I

Bincang Transformasi II

Internalisasi Kode Etik dan diseminasi hasil

Bincang Transformasi II

Internalisasi IS The New Thinking of

Working dan IS terkait

Bincang Transformasi III Sosialisasi Bincang

Transformasi III

Evaluasi dan Workshop Duta II (Duta Teraktif2019) dalam Festival

Transformasi

9

Page 10: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Performance Management

Program Monitoring dan PerfornanceManagement

Jan

Steering Committee

Meeting

Start

Monitoring

capaian melalui

Forum Manajer

Kinerja

Steering Committee

Meeting, membahas

Progress Capaian

Monitoring capaian

melalui Forum

Manajer Kinerja

Leaders’

Offsite

Meeting

April

Juli

Okt

Des

Intra (Informasi Transformasi) Updating MITRA

Dilakukan sepanjang tahun, dikoordinasikan oleh CTO

One-on-one Meeting Vidcon Meeting

10

Page 11: Change Management & Performance Management Program ...

CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE

Performance Management

Program Monitoring dan PerfornanceManagement

MoF Institutional Transformation Application -MITRA

One-on-One Meeting CTO-PMO- Initiative Owner

INTRABuku Laporan Tahunan

Leaders’ Offsite Meeting Menkeu/Wamenkeu dan Es I

11

Page 12: Change Management & Performance Management Program ...

12