Change Management & Performance Management Program ...
Transcript of Change Management & Performance Management Program ...
CENTRALTRANSFORMATIONOFFICE
Change Managemen t
& Per fo rmance Managemen t
Program Refo rmas i B i rokras i
dan Trans fo rmas i Ke lembagaan
Kemente r ian Keuangan
1
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Manajemen Perubahan
Global Study Mckinsey
Transformasi berskala besar cenderung gagal , yang sebagian besar, disebabkan oleh tantangan kepemimpinandan
sumber daya manusia
Terdapat empat tantangan utama yang
menyebabkan kegagalan transformasi
Persen
Tidak cukupnya sumberdaya atau anggaran
14
Tantangan lain 14(mis.tekanan politik)
Perilaku manajemen 33
tidak mendukung
perubahan
Resistensi pegawai 39
untuk berubah
Hanya 30% dari program transformasi berskala
besar yang memberikan hasil
Persen
70%30% mampu upaya gagalmemperoleh meraih targethasil dampak
3
2
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Manajemen Perubahan
10 Kunci Sukses Manajemen Perubahan
Bagaimana upaya ini dilakukandalam
transformasi Kemenkeu
6 Mengomunikasikan dan memperkuat kisah perubahan yang inspiratif
Membangun dukungan untuk perubahan dan reformasi utama yang
diperlukan7
Pelibatan & Komunikasi Stakeholder
Model Operasional & Inisiatif Transformasi
10 Kunci Kesuksesan change management
1 Menggunakan pendekatan terstruktur
2 Membuat kosakata dan pengukuran umum
3 Menyejajarkan tim senior
4 Melibatkan para pemimpin formal dan informal dalam perubahan
5 Mengubah pola pikir untuk mengubah perilaku
OHI, Survei Kepuasan Pegawai
10 Mengatur tata kelola program untuk mempercepat perubahan Transformation Office / PMO
Mengembangkan keterampilan dan kemampuan sepanjang
perjalanan transformasi
8 SDM: Pembangunan kapabilitas &
Pembentukan Talent Pool: Mini-Lab
Mengaitkan dampak dengan akuntabilitas dan anggaran9 IKU dan Manajemen Kinerja
3
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Manajemen Perubahan
Tahapan Change Management
Excite
Menciptakan kesadaran luas terkait program RBTK kepada banyak orang
Support
Tujuan
Jalur
Tertulis▪ Kartun▪ Buklet/brosur▪ Kompetisi, poster, slogan
Online▪ Video pimpinan▪ Kampanye guna menarik
perhatian
Tatapmuka▪ Wawancara dengan
pengguna jasa▪ Open Forum/FGD▪ Sesi pelatihan oleh pimpinan
UE I /duta TK
Tertulis▪ Manual / Petunjuk
Online▪ Forum online untuk
memformulasikan solusi bagi masalah-masalah yang muncul dalam implementasi atau memunculkan ide implementasi (misalnya via whatsapp)
▪ Survey
Tatapmuka▪ One on One Meeting▪ FGD
Tertulis▪ INTRA & BERAKSI▪ Surat Edaran/KMK
Online▪ FAQ pada website▪ Video sharingoleh
pimpinan
Tatapmuka▪ Story sharing tentang
RBTK oleh pimpinan& duta transformasi
▪ Rapat/pertemuan informal/FGD/Oneon one pada UEI
Tertulis▪ BERAKSI▪ Flash report/laporan rutin
Online▪ FAQ website▪ Video pidato pimpinan▪ Kampanye via mediasosial
(whatsapp dan Instagram)▪ Tele/video-conference
Tatap muka▪ Sosialisasi/FGD/One on
one
Inform
Memberikan dukunganbagi program RBTK danimplementasi inisiatif
Membuat orang-orang tertentu menjadi tertarik terhadap transformasi dan menciptakan daya tarik bagi mereka untuk terlibat di dalamnya
1
23
Memberikan kesempatan bagi tiap orang untuk terlibat secara aktif dan membangun kapabilitas yang dibutuhkan dalam melaksanakan ProgRBTK
4 Enable
Tahapan
4
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Manajemen Perubahan
Tahapan Change Management: Contoh
Action 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1-’20UIC
(Konten)
Penyelesaian CM Plan RBTK pada level Kemenkeu CTO
Penyelesaian CM Plan RBTK unit Eselon I PMO
Rekruitmen, Pengukuhan dan Pembekalan Duta Transformasi TK
CTO
Koordinasi dengan Humas Unit Es I sebagai Communication Officer yang memiliki tugas antara lain: media relation dan koordinasi pesan utama RBTK
CTO
Pembentukan Tim Komunikasi Khusus TK (content management, website maintenance, news analysis, event organizer)
CTO
Update website internal Kemenkeu CTO
Pelaporan Progress TK secara berkalaCTO dan
PMO
Diseminasi informasi umum (pengenalan) melalui berbagai kanal (eg. Website Kemenkeu, Broadcase email, Media Keuangan).
CTO dan PMO
Diseminasi informasi Umum (Pengenalan) Program TK olehDuta Transformasi kepada unit masing-masing
CTO danPMO
Pre-CM Inform Support Excite Enable
5
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Manajemen Perubahan
Tahapan Change Management: ContohPre-CM Inform Support Excite Enable
Action 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1-’20UIC
(Konten)
SteerCo Meeting dan Leaders Offsite MeetingCTO dan PMO
Bincang Transformasi/Seminar Program RBTK- Bincang Transformasi I: Office Automation dan Shared Services- Bincang Transformasi II: e-learning
CTO
- Bincang Transformasi ke Unit tertentu dan Kanwil (Sosialisasi NTOW dan membangkitkan semangatperubahan). CTO dan PMO
Diseminasi informasi capaian (quickwins) dan BERAKSI(eg. Website, Broadcase email, Media Keuangan, BuletinKinerja)
CTO dan PMO
Sosialisasi Program Duta melalui artikel/videoyang dimuat di media cetak internal dan eksternal, intranet maupun media sosial. Eg. Testimoni dari tokohmasyarakat, politisi, pelaku usaha mengenai TK Kemenkeu. Testimoni digitalisasi di Kemenkeu dll.
CTO dan PMO
Festival Budaya:menyelenggarakan seminar dan public hearing untuk mendapatkan aspirasi dan ide untuk mewujudkan outcome TK
CTO
Pelaksanaan Culture re-Assesment:survey online tentang pemahaman pegawai kemenkeu tentang RBTK dan manfaat yang diharapkan
CTO
One on one meetingCTO
6
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Manajemen Perubahan
Roadmap Bincang TK 2019
Bincang TK IVBincang TK I Bincang TK II Bincang TK III
• membangun awareness dan peningkatan engagement para stakeholders dalam penerapan dua IS RBTK 2019 yaitu:IS #2 Office Automation danIS #8 Shared Service and Government Platform
• Bekerja sama dengan PMO DJPB
• membangun awareness dan peningkatan engagement para stakeholders dalam penerapano nilai-nilai Kementerian Keuangan,o IS RBTK Modern IS #3 Organisasi & SDMo IS #4 e-Learning
• Bekerja sama dengan PMO BPPK dan Setjen
• membangun awareness dan peningkatan engagement para stakeholders dalam penerapano IS#1 The new Thinking of Working,o IS #6 Joint Program,o IS #5 Unified Revenue Account Management,o IS #9 Penyediaan Data Transaksi Pemda
• Bekerja sama dengan PMO DJP, DJBC, DJKN,DJPB, DJPK, ITJEN, DJA, dan INSW
• Bagian dari manajemen perubahan dalam Program Digital Transformation dan showcase output/outcome IS Digital.
• Bekerja sama dengan Seluruh PMO UE I
Bincang TK II
7
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Manajemen Perubahan
Pelibatan Duta Transformasi
TUJUAN melaksanakan change
management Programreform;
memastikan stakeholderterlibat dan mendukungProgram reform.
Tugas1. melakukan sosialisasi, membantu proses
perubahan Program reform di unit kerja masing-masing;
2. mengumpulkan umpan balik, baik dari pemangku kepentingan internal maupuneksternal;
3. berpartisipasi dalam kegiatan reform;
4. menjadi penghubung antara CTO dan PMO dengan pegawai;
5. menjadi role model dengan menerapkan inisiatif dan menunjukkan pola pikir yang semakin berfokus pada layanan pelanggan; dan menjadi role model dengan menerapkan nilai-nilaiKemenkeu.
Rule of the Game1. Change Agent dan Lighthouse Team bekerja
bersama untuk melaksanakan Program Kerja Duta Transformasi.
2. Change Agent dan Lighthouse Team mengajak pejabat dan pegawai di unitnya untuk mengikuti akun media sosial Transformasi Kelembagaan dan akun Kemenkeu.
3. Setiap kegiatan harus diunggah di media sosial dan mention akun media sosial Transformasi Kelembagaan dan Kemenkeu
4. Untuk IHT di lingkungan masing-masing, tidak harus dilakukan secara mandiri, dapat digabungkan dengan kegiatan lain
8
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Manajemen Perubahan
Program Kerja Duta Transformasi
01
02 04
03-04 05-06
07
08-09
10-11
Permintaan Usulan Nama
Penyusunan Strakom Duta Penetapan KMK Duta Bincang Transformasi I
Pembentukan jalur komunikasi (mis. WAG)
Workshop Duta
Sosialisasi IS RBTK, Diseminasi hasil Bincang
Transformasi I
Bincang Transformasi II
Internalisasi Kode Etik dan diseminasi hasil
Bincang Transformasi II
Internalisasi IS The New Thinking of
Working dan IS terkait
Bincang Transformasi III Sosialisasi Bincang
Transformasi III
Evaluasi dan Workshop Duta II (Duta Teraktif2019) dalam Festival
Transformasi
9
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Performance Management
Program Monitoring dan PerfornanceManagement
Jan
Steering Committee
Meeting
Start
Monitoring
capaian melalui
Forum Manajer
Kinerja
Steering Committee
Meeting, membahas
Progress Capaian
Monitoring capaian
melalui Forum
Manajer Kinerja
Leaders’
Offsite
Meeting
April
Juli
Okt
Des
Intra (Informasi Transformasi) Updating MITRA
Dilakukan sepanjang tahun, dikoordinasikan oleh CTO
One-on-one Meeting Vidcon Meeting
10
CENTRAL TRANSFORMATION OFFICE
Performance Management
Program Monitoring dan PerfornanceManagement
MoF Institutional Transformation Application -MITRA
One-on-One Meeting CTO-PMO- Initiative Owner
INTRABuku Laporan Tahunan
Leaders’ Offsite Meeting Menkeu/Wamenkeu dan Es I
11
12