CCM GovManual Bahasa - Ind 31 May

TITLE PAGE

1

Daftar IsiI. PENDAHULUAN................................................................................................................................ 4II. PRINSIP-PRINSIP CCM.................................................................................................................... 5III. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB CCM.........................................................................................5

III.1 PERAN DAN TANGGUNG JAWAB CCM..................................................................................................5III.2 PERAN DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA............................................................................................6III.3 HAK ANGGOTA CCM........................................................................................................................... 7III.4 TANGGUNG JAWAB KETUA................................................................................................................... 7III.5 TANGGUNG JAWAB WAKIL KETUA........................................................................................................8III.6 PERAN DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS EKSEKUTIF DAN SEKRETARIAT..........................................8III.7 KELOMPOK KERJA TEKNIS, KOMITE DAN TIM AD HOC CCM..................................................................9

IV. STRUKTUR CCM GF INDONESIA..................................................................................................16IV.1 STRUKTUR ORGANISASI CCM...........................................................................................................16IV.2 LOGO CCM-GF INDONESIA...............................................................................................................17IV.3 HUBUNGAN KERJA CCM DENGAN BERBAGAI PIHAK TERKAIT PERAN, FUNGSI CCM. .19_TOC168984054IV.4 PEMILIHAN ANGGOTA CCM DAN ALTERNATE......................................................................................20IV.5 PEMILIHAN KETUA CCM.................................................................................................................... 21IV.6 PEMILIHAN WAKIL KETUA CCM.........................................................................................................23IV.7 SEKRETARIAT CCM.......................................................................................................................... 24

V. KOMPOSISI KEANGGOTAAN CCM...............................................................................................24V.1 KOMPOSISI KEANGGOTAAN................................................................................................................24V.2 KETERWAKILAN................................................................................................................................. 25

VI. OPERASIONALISASI PRINSIP-PRINSIP TATA KELOLA CCM....................................................25VI.1 RAPAT-RAPAT CCM.......................................................................................................................... 25VI.3 TRANSPARANSI DAN PERTUKARAN INFORMASI....................................................................................29VI.4 PENYUSUNAN PROPOSAL GLOBAL FUND............................................................................................30VI.5 SELEKSI PENERIMA HIBAH UTAMA (PRINCIPAL RECIPIENT-PR)...........................................................31VI.6 PELAKSANAAN PROGRAM..................................................................................................................32VI.7 PENGEMBANGAN KAPASITAS..............................................................................................................32VI.8 PEMBIAYAAN OPERASIONAL CCM......................................................................................................32

VII. HARMONISASI DAN KOORDINASI CCM......................................................................................32VIII. KONFLIK KEPENTINGAN..............................................................................................................33

VIII.1 PRINSIP-PRINSIP UMUM.....................................................................................................................33VIII.2 DEFINISI........................................................................................................................................... 34VIII.3 TRANSPARANSI DAN PENGUNGKAPAN.................................................................................................35VIII.4 PROSEDUR KETIKA KONFLIK KEPENTINGAN MUNCUL..........................................................................35VIII.5 MEMINIMALKAN POTENSI KONFLIK KEPENTINGAN................................................................................36

IX. PENILAIAN (ASSESSMENT) CCM.................................................................................................36

LAMPRAN A. Daftar Anggota CCM 2007–2009/Pengesahan Pedoman Tata Kelola

B. Daftar Anggota Kelompok Kerja Teknis, Kelompok Kerja Pengawasan Keuangan, Komite Pengawasan dan Komite Etik & Konflik Kepentingan

C. Formulir Pernyataan Konflik Kepentingan

D. Grant Scorecard E. Assessment Tool

2

Singkatan

AIDS Acquired Immune Deficiency Syndrome

Bappenas Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional

BPKP Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

CCM Country Coordinating Mechanism (Mekanisme Koordinasi Negara)

Ditjen PP&PL Direktorat Jendral Pengendalian Penyakit dan Penyehatan Lingkungan

FICT Financial Internal Control Team (Tim Pengendalian Intern Keuangan)

FTT Financial Task Team (Kelompok Kerja Pengawasan Keuangan)

GF Global Fund

GFATM Global Fund for AIDS, Tuberculosis and Malaria

HIV Human Immunodeficiency Virus

Ind-CCM CCM GFATM Indonesia

LFA Local Fund Agent

LSM Lembaga Swadaya Masyarakat

MDG Millenium Development Goals

MoU Memorandum of Understanding

PIM Program Implementation Manual

PR Principal Recipient (Penerima Hibah Utama)

SR Sub Recipient (Penerima Hibah Sekunder)

TB Tuberkulosis

TRP Technical Review Panel

TWG Technical Working Group (Kelompok Kerja Teknis)

3

PEDOMAN TATA KELOLA CCM-GFATM INDONESIA

I. PENDAHULUANMekanisme Koordinasi Negara atau lazim disebut ‘Country Coordinating Mechanism (CCM)’ untuk pengelolaan hibah Dana Global untuk Memerangi Penyakit AIDS, TB dan Malaria (‘Global Fund’, atau ‘GFATM’) di Indonesia dibentuk pada tahun 2002.

CCM merupakan wadah koordinasi untuk aksesibilitas dan pengelolaan dukungan dana tambahan dari GF guna membantu Indonesia dalam memerangi ketiga penyakit tersebut diatas. Nama CCM untuk Indonesia selanjutnya disebut CCM GFATM Indonesia (Ind-CCM).

Ind-CCM dibentuk untuk memenuhi persyaratan pokok dari GFATM yaitu agar semua usulan atau proposal yang diajukan kepada GFATM untuk mendapatkan dukungan dana harus disertai pembentukan dan penetapan suatu wadah koordinasi multisektoral nasional sebagai forum kemitraan yang terdiri dari perwakilan keanggotaan yang luas dari unsur Pemerintah, organisasi non-Pemerintah atau masyarakat sipil (civil society) dan dari lembaga multilateral dan bilateral, Donor Internasional dan LSM internasional. Pihak-pihak yang terwakili memiliki kemampuan, latar belakang dan pengalaman masing-masing yang akan mendukung dalam penyususnan proposal, pengajuan alokasi pendanaan serta memonitor pelaksanaan untuk menjamin efektifas penggunaan sumber pembiayaan GF yang disetujui.

Sebagai salah satu unsur kunci dalam Global Fund, CCM, merupakan inti komitmen terhadap pengelolaan dana global dalam wujud kepemilikan dan pengambilan keputusan yang partisipatif. Sebagai forum kemitraan di tingkat nasional CCM mengembangkan, menyusun dan mengirimkan usulan pendanaan kepada Global Fund berdasarkan pada kebutuhan prioritas nasional. Setelah usulan tersebut di setujui oleh GF, maka selanjutnya CCM mengawasi kemajuan dan hasil-hasil yang dicapai dalam pelaksanaannya.

Sejak awal dibentuknya pada tahun 2002 sampai dengan saat ini, Maret 2007, Ind-CCM telah banyak menetapkan berbagai keputusan yang menyangkut:

a. tata tertib CCM;

b. kepengurusan dan keanggotaan CCM;

c. komposisi keanggotaan;

d. hak dan kewajiban CCM dan anggota CCM;

e. keanggotaan, tugas dan fungsi kelompok kerja teknis (TWG), komite dan tim ad hoc CCM;

f. pedoman pencegahan konflik kepentingan di lingkungan CCM (CCM kebijakan Konflik Kepentingan),

g. prosedur pelaksanaan pemilihan penerima utama (Principal Recipient atau PR);

h. prosedur dan pelaksanaan tinjauan proposal (proposal review), tinjauan laporan triwulan, tengah tahunan atau tahunan dari pelaksanaan hibah GF untuk masing-masing komponen;

i. pembentukan Komite Pengawasan pelaksanaan GF (CCM Oversight Committee) dan pelaksanaan penanggulangan masalah-masalah berat dalam pelaksanaan hibah oleh tim ad hoc khusus CCM (CCM ad hoc problem-solving teams); dan

j. upaya CCM membantu PR mengatasi masalah pengelolaan pelaksanaan hibah dengan memberikan dukungan/bantuan teknis dengan penyediaan konsultan baik dari dalam maupun luar negeri dengan dukungan dari donor internasional.

4

Keputusan, pedoman-pedoman CCM tersebut di atas perlu dihimpun dalam satu Pedoman Tata Kelola yang menyeluruh atau ‘Governance Manual’ yang memberikan panduan yang jelas baik untuk CCM maupun untuk para Principal Recipients dan Sub-Recipients.

Pedoman Tata Kelola (Governance Manual) ini disusun, disetujui dan disahkan oleh CCM Indonesia sebagai pedoman dan pegangan dan mengikat bagi seluruh pengurus dan anggota CCM, Principal Recipient dan Sub-Recipient terkait dengan pelaksanaan hibah GF ATM di Indonesia.

II. PRINSIP-PRINSIP CCMBerdasarkan dokumen kerangka kerja GF (Global Fund), program-program yang didukung oleh dana GF mencerminkan prioritas negara yang bersifat strategis untuk mengurangi beban penyakit AIDS, TB dan Malaria, yang telah dituangkan dalam kebijakan nasional Komisi Penanggulangan AIDS Nasional, Gerakan Terpadu Nasional Penanggulangan Tuberkulosis, dan Gerakan Berantas Kembali Malaria (GEBRAK MALARIA). Strategi dan tujuan nasional ini terkait erat dan merupakan bagian dari berbagai upaya nasional, termasuk strategi pengentasan kemiskinan (Poverty Reduction Strategy atau PRS) dan pembangunan pendekatan multi sektor (Sector Wide Approaches atau SWAps).

Keanggotaan dalam CCM berpegang pada prinsip keterwakilan luas, secara inklusif dengan partisipasi berbagai pihak, dengan kesempatan yang sama bagi semua Anggota untuk berpartisipasi secara aktif dalam pengambilan keputusan yang demokratis; yang dijamin oleh mekanisme-mekanisme yang menjaga kesetaraan gender, keterbukaan dan transparansi di antara semua mitra yang terlibat; dan pelaksanaan yang efisien dan berhasil.

III. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB CCMIII.1 Peran dan Tanggung Jawab CCMCCM mempunyai peran dan tanggung jawab sebagai berikut:

Menyiapkan, membahas, menyetujui dan mengajukan proposal kepada Global Fund, atau kepada sumber pendanaan lain.

Mengorganisir dan mengkoordinasikan pembuatan proposal secara partisipatif dan mengintegrasikannya kedalam satu proposal nasional CCM, serta proses penyerahannya ke global Fund tepat waktu.

Memonitor, membimbing dan mendukung implementasi proyek-proyek yang didanai sebagai hasil proposal dari CCM.

Menjamin efisiensi dan efektivitas implementasi proyek-proyek tersebut; dan

Menjamin keterkaitan erat Grant GF dengan kebijakan nasional penaggulangan penyakit AIDS, TB, Malaria dan kebijakan nasional lainnya yang terkait dengan pengentasan kemiskinan, MDGs, serta mendorong kesinambungan program nasional.

Untuk menjalankan peran dan tanggung jawab di atas, rincian peran dan tanggung jawab CCM adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan, menyetujui, melaksanakan, dan mengubah Pedoman Tata Kelola ini.

2. Bertindak sebagai badan tertinggi yang bertanggung jawab untuk menentukan aspek-aspek strategis tentang bagaimana aktivitas GF akan dilakukan di Indonesia, tanpa melakukan mikro-managemen atas PR atau SR.

3. Mengawasi, mengkoordinasikan persiapan dan penyerahan proposal yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Global Fund dan yang sejalan dengan prioritas dan program-program nasional tentang HIV/AIDS, tuberkulosis, dan malaria.

5

4. Merespons permintaan dari Global Fund menyangkut proposal yang diserahkan oleh CCM kepada GF.

5. Merespons permintaan dari GF menyangkut CCM.

6. Mengusulkan kepada Global Fund siapa yang akan menjadi Principal Recipient untuk hibah yang disetujui.

7. Memastikan bahwa PR dan SR menggunakan mekanisme yang efisien, transparan dan dapat dipertanggung jawabkan dalam pembelian obat-obatan dan produk lain yang dananya berasal dari GF berdasarkan dan mengacu kepada Program Implementation Manual (PIM).

8. Memastikan bahwa PR dan SR menggunakan mekanisme yang efisien, transparan, dan dapat dipertanggung jawabkan untuk membayarkan dana GF dari PR kepada SR atau organisasi pelaksana yang direkomendasikan, setelah melalui penilaian dari Kelompok Kerja Pengawasan Keuangan (FTT) CCM.

9. Dengan bantuan ketiga Kelompok Kerja Teknis dan Kelompok Kerja Pengawasan Keuangan, memonitor dan mengevaluasi kinerja PR yang terkait dengan pelaksanaan hibah.

10. Melimpah kepada PR tanggung jawab untuk memonitor dan mengevaluasi kinerja SR, dengan verifikasi dan evaluasi tambahan yang dilaksanakan oleh Kelompok Kerja Pengawasan Keuangan, dan kemungkinan menugaskan Komite Pengawasan (Oversight Committee) bila ditunjukkan kinerja yang kurang baik atau ada indikasi masalah pelaksanaan.

11. Mensahkan perubahan-perubahan dalam rencana implementasi program yang telah diusulkan oleh PR.

12. Membahas laporan kemajuan yang akan dikirimkan kepada Global Fund oleh PR.

13. Melakukan Review pelaksanaan kegiatan hibah GF selama lima triwulan pertama pelaksanaan dan bila kinerja keuangan dan program menunjukkan hasil yang adekuat maka CCM mengajukan permintaan kepada Global Fund untuk melanjutkan pendanaan bagi setiap hibah yang telah disetujui, sebelum berakhirnya masa dua tahun pendanaan yang semula telah disetujui.

14. Memenuhi tanggung jawab lain sebagaimana disebutkan dalam Pedoman Tata Kelola ini.

Agar peran dan tanggung jawab CCM tersebut terlaksana dengan baik perlu dibentuk Sekretariat CCM yang dipimpin oleh Sekretaris Eksekutif CCM, yang memiliki peran dan tanggung jawab untuk mendukung dan memfasilitasi peran dan fungsi CCM secara optimal.

III.2 Peran dan Tanggung Jawab AnggotaSetiap Anggota CCM harus bersedia untuk menerima tanggung jawab sebagai berikut:

a. Menghormati dan mematuhi Pedoman Tata kelola ini, dan dokumen-dokumen kebijakan lain yang disahkan oleh CCM yang menjadi acuan dalam Pedoman Tata Kelola ini.

b. Menghadiri dan berpartisipasi dalam setiap kegiatan CCM, seperti rapat, supervisi dan advokasi.

c. Dalam CCM, secara bebas berbagi pengalaman dan informasi yang relevan.

d. Menghormati dan mematuhi keputusan-keputusan CCM.

e. Secara teratur menyampaikan informasi dan keputusan penting yang diambil oleh CCM kepada organisasi dan konstituen dalam sektor yang diwakili oleh Anggota tesebut.

f. Dalam CCM, sebagai Anggota secara adil mewakili pandangan Sektor yang diwakilinya dan bukan pandangan pribadi atau satu organisasi dari mana Anggota tersebut berasal.

6

g. Dalam CCM, secara terbuka menyatakan adanya potensi konflik kepentingan bilamana CCM akan membahas hal yang terkait dengan Anggota, dan secara sukarela meninggalkan ruangan selama CCM sedang membahas dan menangani hal tersebut. Setiap Anggota CCM bertanggung jawab menyatakan adanya potensi konflik kepentingan yang menyangkut Anggota lain, asal pernyataan tersebut disertai bukti otentik. Bila disetujui CCM, Anggota bersangkutan diminta meninggalkan ruangan selama CCM sedang membahas dan menangani hal tersebut.

h. Mematuhi Kode Etik CCM Indonesia yang terpisah dari Pedoman Tata Kelola ini.

Peran dan tanggung jawab yang dimaksud di atas berlaku juga untuk para Alternate.

III.3 Hak Anggota CCMSetiap anggota CCM mewakili konstituen dari Sektor tertentu; sedangkan Ketua dan Wakil Ketua CCM merupakan keterwakilan yang bersifat individu dari antara anggota CCM.

Setiap Anggota CCM memiliki hak-hak berikut:

a. Hak untuk mendapatkan perlakuan yang sama dalam CCM dengan hak-hak untuk menyampaikan pendapat secara penuh.

b. Hak untuk ikut ambil bagian dalam seluruh diskusi dan kegiatan yang diadakan CCM.

c. Hak untuk menandatangani, atau menolak untuk menandatangani, proposal yang diserahkan oleh CCM kepada Global Fund (sejauh Anggota CCM yang menolak untuk menandatangani proposal itu memberikan alasan yang jelas yang tercatat dalam notulen rapat).

d. Hak untuk memberikan suara dalam setiap masalah yang memerlukan pemungutan suara.

e. Hak untuk mengusulkan seseorang menjadi Ketua dan Wakil Ketua.

f. Hak untuk mendapat penggantian biaya perjalanan pada saat menghadiri rapat CCM atau kegiatan lain dari CCM, atau melaksanakan tugas untuk CCM di luar kota atau di luar negeri.

Hak-hak yang dimaksud di atas berlaku juga untuk Alternate, kecuali huruf c. dan d., yang dilaksanakan hanya bila Anggota tidak hadir atau bila Anggota melimpahkan hak tersebut kepada Alternate.

III.4 Tanggung Jawab KetuaTanggung jawab Ketua adalah bertindak sebagaimana ditentukan dalam Pedoman Tata Kelola ini:

a. Kerja sama dengan Wakil Ketua, dalam memimpin CCM.

b. Mengadakan dan memimpin rapat-rapat CCM.

c. Mengusulkan dan meminta persetujuan agenda rapat CCM.

d. Bila perlu, mendelegasikan tanggung jawab dan keputusan-keputusan tertentu kepada Wakil Ketua.

e. Bertindak sebagai juru bicara bagi CCM.

f. Memberikan arahan kepada Sekretariat CCM atas nama CCM.

g. Menanda tangani laporan-laporan yang dikirimkan kepada Global Fund.

III.5 Tanggung Jawab Wakil Ketua

7

Tanggung jawab Wakil Ketua adalah bertindak sebagaimana disebutkan dalam Pedoman Tata Kelola ini, terutama:

a. Bekerja sama dengan Ketua CCM.

b. Bertindak sebagai Penjabat Ketua bila diminta untuk melakukan itu.

c. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ketua CCM.

d. Ikut menanda tangani, dengan Ketua CCM, laporan-laporan tertentu yang dikirim ke Global Fund.

e. Memulai dan memimpin rapat-rapat CCM sampai Ketua datang bila Ketua belum hadir setelah 15 menit dari waktu yang dijadwalkan, jika kuorum sudah terpenuhi.

III.6 Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Eksekutif dan SekretariatSekretariat CCM tidak boleh memainkan peranan apapun dalam pelaksanaan hibah. Perannya hendaknya semata-mata hanya pada melayani CCM dan membantu CCM dan Pimpinan CCM agar berfungsi secara efektif.

Tanggung jawab Sekretariat CCM adalah:

a. Mengoordinasikan pertemuan dengan CCM dan kelompok kerja, komite dan tim ad hoc di bawah CCM, termasuk mempersiapkan draf agenda, mengeluarkan pemberitahuan rapat, memastikan bahwa rapat hanya dihadiri oleh orang-orang yang memenuhi syarat untuk melakukannya sesuai dengan Pedoman Tata Kelola ini, dan mempersiapkan draf notulen.

b. Mendistribusikan semua dokumentasi kepada seluruh Anggota CCM dan Alternate secara tepat waktu.

c. Menyediakan semua dokumentasi CCM agar dapat diakses oleh publik.

d. Meneruskan semua dokumentasi yang terkati dengan pelaksanaan hibah GF ke Global Fund.

e. Memastikan bahwa Principal Recipient (PR) menyerahkan semua laporan dan dokumentasi lainnya ke CCM sesuai dengan yang diminta dalam perjanjian hibah, dan meneruskannya ke Global Fund.

f. Memelihara dan memutakhirkan mailing list dan daftar distribusi;

g. Mengelola dan menyimpan semua notulen, dokumen, koresponden dan dokumen CCM lainnya.

h. Memfasilitasi respons atas pertanyaan-pertanyaan dari Global Fund dan Anggota CCM.

i. Memfasilitasi pekerjaan yang dilaksanakan oleh tim penulisan proposal, tim review proposal, Kelompok Kerja Teknis, komite dan tim ad hoc CCM.

j. Memberikan tanggapan terhadap permintaan informasi dari masyarakat mengenai hal-hal yang terkait dengan Global Fund yang dipandu oleh CCM, dan dengan berkonsultasi dengan Ketua dan Wakil Ketua CCM tentang bagaimana cara merespons permintaan informasi dari publik yang tidak rutin sifatnya.

k. Melaksanakan fungsi-fungsi yang diuraikan dalam Pedoman Tata Kelola, atau diminta oleh CCM atau Ketua CCM.

Sekretaris Eksekutif CCM disupervisi oleh Ketua CCM atas nama CCM. Tugas Sekretaris Eksekutif adalah:

a. Mengangkat dan mensupervisi staf Sekretariat seperti dijelaskan dalam rencana kerja dan anggaran yang disetujui CCM.

8

b. Memastikan bahwa Sekretariat CCM menjalankan tugas-tugas yang dijabarkan dalam Pedoman Tata Kelola ini.

c. Menghadiri semua pertemuan-pertemuan CCM dalam kapasitas bukan sebagai pemberi suara, dan bertugas sebagai Sekretaris untuk pertemuan-pertemuan tersebut.

d. Memberikan laporan-laporan tertulis maupun lisan kepada Ketua dan Wakil Ketua mengenai pekerjaan Sekretariat dan semua tantangan yang ditemukan.

e. Membantu Ketua dan Wakil Ketua, bila diminta, untuk melaksanakan fungsi mereka secara efektif.

f. Menyampaikan—sebagai salah satu makalah diedarkan sebelum masing-masing Rapat Pleno CCM—laporan yang menggambarkan kegiatan-kegiatan Sekretariat CCM sejak Rapat Pleno sebelumnya, dan menjelaskan setiap tantangan yang ditemukan. Ketua dan Wakil Ketua tidak memiliki hak untuk mengubah atau mengatur isi laporan-laporan ini.

g. Menjawab semua pertanyaan mengenai laporan ini yang diajukan dalam setiap Rapat Pleno CCM.

h. Melaksanakan fungsi-fungsi lain seperti dijabarkan dalam Pedoman Tata Kelola atau yang diminta oleh CCM atau Ketua CCM.

CCM memiliki hak untuk menyatakan rincian tambahan mengenai:

(a) anggaran Sekretariat CCM;

(b) proses rekrutmen Sekretaris Eksekutif CCM serta staf lainnya; penggajiannya; pemberhentian dan pola kerja;

(c) uraian Jabatan Sekretariat CCM; dan

(d) peniliaian kinerja staf Sekretariat CCM.

Uraian (a), (b), (c) dan (d) di atas tidak dapat dipengaruhi atau dibatalkan oleh organisasi di mana Sekretariat CCM ada.

III.7 Kelompok Kerja Teknis, Komite dan Tim Ad Hoc CCMUntuk mengefektifkan peran dan fungsi serta tanggung jawab CCM maka perlu dibentuk berbagai kelompok kerja teknis tetap, komite tetap dan tim ad hoc, sesuai kebutuhan. Sebelum masing-masing kelompok kerja/komite/tim ad hoc tersebut mulai bekerja, CCM menyetujui TORnya (Terms of Reference). Kelompok kerja teknis dan komite tetap ditugaskan selama periode pelaksanaan hibah GF, sedangkan tim ad hoc terbentuk untuk masa terbatas untuk kemudian dibubarkan setelah tugas mereka selesai. Terms of Reference untuk masing-masing kelompok kerja/komite/tim ad hoc dirancang oleh Sekretariat CCM dan disetujui di Rapat Pleno CCM.

Tanggung jawab

Masing-masing kelompok kerja/komite/tim ad hoc melaksanakan tugas yang dibebankan CCM pada mereka. Peran mereka biasanya adalah melakukan kajian atas suatu masalah untuk kemudian memberikan rekomendasi kepada CCM. Namun CCM dapat, jika perlu, memberikan wewenang kepada kelompok kerja/komite/tim ad hoc untuk membuat keputusan, meskipun CCM tetap mempertahankan haknya untuk membatalkan keputusan tersebut.

Komposisi

9

Komposisi masing-masing kelompok kerja/komite/tim ad hoc ditentukan oleh CCM, kecuali apabila CCM:

menyatakan bahwa keanggotaan terbuka untuk setiap Anggota dan/atau Alternate manapun yang berminat, atau

meminta Ketua CCM dan Wakil Ketua secara bersama memilih keanggotaan.

Anggota kelompok kerja/komite/tim ad hoc CCM adalah pribadi, bukan organisasi. Pribadi-pribadi tersebut tidak harus menjadi Anggota atau Alternate, tapi Ketua Komite haruslah Anggota atau Alternate, dan harus dipilih oleh CCM.

Prosedur rapat-rapat Komite atau Kelompok Kerja Tetap/Ad hoc

Masing-masing kelompok kerja/komite/tim ad hoc bekerja dan dilaksanakan menurut ‘simple majority vote’. Kuorum untuk rapat-rapat kelompok kerja/komite/tim ad hoc adalah 50 persen dari anggota. Masing-masing kelompok kerja/komite/tim ad hoc secara reguler memberikan laporan kegiatannya kepada CCM.

Kelompok kerja tetap dan komite tetap memberikan laporan berkala kepada CCM.

Setiap tim ad hoc menentukan modus operasinya, dan setelah menyelesaikan tugasnya (dan bila perlu dari waktu ke waktu sebelum tugas tersebut selesai dilaksanakan).

Notulen rapat-rapat Komite atau Kelompok Kerja Tetap/Ad hoc

Draf notulen rapat-rapat formal dan pembuatan keputusan harus disiapkan dan didistribusikan kepada setiap anggota dalam waktu satu minggu setelah rapat. Pada rapat berikutnya, draf notulen tersebut dibahas, dan bila perlu diperbaiki, dan disahkan di rapat yang berikut. Draf notulen rapat bersifat rahasia.

Notulen rapat formal dan keputusan rapat yang telah disahkan, jika diminta oleh CCM atau Ketua CCM, didistribusikan kepada seluruh Anggota CCM dan Alternate oleh Sekretariat CCM dalam waktu satu minggu setelah notulen tersebut disahkan.

Seluruh notulen rapat kelompok kerja/komite/tim ad hoc CCM disimpan di Sekretariat CCM.

III.7.1 Kelompok Kerja Teknis (Technical Working Groups-TWG)Maksud dan Tujuan

Kelompok Kerja Teknis bersifat tetap dan dibentuk untuk ketiga penyakit (AIDS, Tuberkulosis dan Malaria) dan diberikan mandat oleh CCM untuk bertemu agar membahas/review dan mengesahkan proposal, laporan dan dokumen lain tertentu, serta melaksanakan tugas yang diberikan. Setiap kegiatan/rapat resmi harus didokumentasikan dan seluruh hasil kerjanya harus dilaporkan kepada CCM.

Komposisi

1. Ketua: Anggota CCM yang dipilih oleh anggota TWG secara musyarawah atau voting.

2. Anggota: (i) Anggota CCM yang ditunjuk oleh CCM.

(ii) Individu bukan anggota CCM dari sector professional yang dipilih oleh TWG.

Masa tugas ketua dan anggota adalah dua tahun dan dapat diberhentikan di tengah masa tugasnya.

Peran dan Tanggung Jawab

a. Mereview dan menyampaikan rekomendasi kepada CCM tentang proposal-proposal yang akan disampaikan kepada GF atau sumber dana lain.

b. Mereview dan memberikan rekomendasi kepada CCM tentang permintaan pembayaran.

c. Mereview kinerja pelaksanaan program PR melalui:

10

i. Rencana kerja triwulan: mereview dan mengesahkan rencana kerja (work plan) yang akan disampaikan ke GF atau sumber dana lain.

ii. Laporan kemajuan triwulan: mereview dan mengesahkan laporan kemajuan (progress report) yang akan disampaikan ke GF atau sumber dana lain. Rekomendasinya harus meliputi komentar/opini tentang kinerja hibah menggunakan grant rating/grant scorecard berdasarkan panduan dari GF.

iii. Rencana dan laporan tahunan: mereview dan memberi rekomendasi kepada CCM tentang rencana dan laporan tahunan yang akan disampaikan ke GF atau sumber dana lain.

iv. Melakukan kunjungan lapangan paling tidak setahun dua kali.

d. Jika ada suatu laporan triwulan atau rencana kerja triwulan yang tidak dapat disahkan, maka TWG akan meminta kepada PR agar diperbaiki dan disampaikan kembali ke TWG sehingga dapat disahkan.

e. Dalam mereview kinerja program PR secara keseluruhan dan menjadi ‘EARS’ (Early Alert Response System) dari CCM, TWG harus mengkoordinasi kegiatannya dengan FTT. Para anggota FTT diundang ke setiap rapat triwulan TWG.

f. Jika menemukan keliruan, mismanagement, masalah, atau dugaan pelanggaran dalam pelaksanaan program GFATM di Indonesia, memberikan rekomendasi kepada CCM agar hal tersebut ditindaklanjuti oleh Komite Pengawasan.

g. Melaporkan seluruh hasil kerjanya kepada CCM pada setiap rapat pleno CCM.

Pembiayaan kegiatan setiap TWG dibebankan kepada anggaran operasional CCM.

III.7.2 Kelompok Kerja Pengawasan Keuangan (Financial Task Team)Maksud dan Tujuan

Kelompok Kerja Pengawasan Keuangan (FTT) adalah komite CCM tetap yang dibentuk dengan tujuan memperkuat fungsi pengawasan keuangan CCM atas PR dan SR, memperkuat sistim monitoring dan manajemen keuangan dalam pelaksanaan GF, serta mendukung Financial Internal Control Team atau FICT (bagian dari Divisi Keuangan lembaga dari mana PR berasal) dalam melaksanakan pengendalian internal atas penerima hibah GF ATM (PR dan SR). Setiap kegiatan/rapat harus didokumentasikan dan seluruh hasil kerjanya harus dilaporkan kepada CCM dan TWG masing-masing penyakit.

Komposisi

1. Ketua: Anggota CCM yang berasal dari Departemen Keuangan.

2. Anggota: (i) Anggota CCM

(ii) Anggota bukan CCM yang berasal dari:

Unsur pemerintah: Departemen Keuangan, BAPPENAS, Inspektorat Jendral DepKes;

Unsur Donor: ahli keuangan dari European Commission, keluarga UN dan KNCV;

Unsur LSM/Perguruan Tinggi: 2 orang ahli keuangan/akuntansi dari masyarakat LSM (belum diputuskan).

Komposisi dan pimpinan FTT yang tersebut di atas akan dikaji ulang setelah 6 bulan agar menjamin efektifitasnya.


11

a. Mereview dan mengesahkan, atas nama CCM, laporan keuangan triwulan dan bulanan, serta permintaan pembayaran dari PR (dan SR).

b. Mereview dan mengesahkan permintaan pembayaran sebelum PR menyampaikannya ke LFA.

c. Memberi saran kepada CCM tentang apabila pembayaran triwulan yang berikut sebaiknya dieksekusikan dan/atau perlunya penyediaan keterangan tambahan.

d. Memonitor tindak lanjutan atas hasil laporan audit eksternal serta rekomendasinya.

e. Melakukan spot check atas SR/PR. Bila dimungkinkan spot check tersebut dilakukan bersama TWG yang terkait. Jadwal pelaporan atas spot check dijelaskan di rencana kerja FTT dan CCM.

f. Melakukan pemeriksaan awal atas potensinya penipuan (fraud), penyalahgunaan, korupsi dan mismanagement atas nama CCM, dan meminta bantuan ahli jika perlu.

g. Mereview sistim manajemen keuangan secara keseluruhan dan menyampikan rekomendasi untuk perbaikan atau prosedur guna memperkuat mekanismenya.

h. Mereview prosedur untuk pengendalian internal, termasuk pengembangan mekanisme untuk menanangi hal-hal yang terkait dengan penyalahgunaan keuangan serta pelaporan potensinya penipuan.

i. Menjamin agar Ketua CCM serta anggota selalu diberitahu secara penuh tentang situasi keuangan di Global Fund PR/SR, berdasarkan masukan dari temuan FICT serta hasil audit, melaui laporan kemajuan triwulan yang disampaikan kepada CCM serta komunikasi lain yang dianggap perlu.

j. Dalam mereview kinerja keuangan PR secara keseluruhan dan menjadi ‘EARS’ (Early Alert Response System) dari CCM, FTT harus mengkoordinasi kegiatannya dengan TWG. Para anggota TWG diundang ke setiap rapat triwulan FTT.

k. Jika menemukan keliruan, mismanagement, masalah, atau dugaan pelanggaran dalam pengelolaan keuangan dalam pelaksanaan program GFATM di Indonesia, memberikan rekomendasi kepada CCM agar hal tersebut ditindaklanjuti oleh Komite Pengawasan.

Pembiayaan kegiatan FTT dibebankan kepada anggaran operasional CCM.

III.7.3 Komite Pengawasan (Oversight Committee) Maksud dan Tujuan

Komite Pengawasan adalah komite CCM tetap yang dibentuk dengan tujuan melakukan review atas laporan tentang indikasi keliruan, mismanagement, masalah, atau dugaan pelanggaran peraturan dan prosedur yang muncul dalam pelaksanaan program GFATM di Indonesia agar menjamin kinerja program dan kinerja keuangan yang baik mengacu kepada objektif yang disetujui dan berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola yang baik, akuntabilitas dan transparensi. Bila TWG atau Kelompok Kerja Pengawasan Keuangan menemukan masalah, maka CCM memberi mandat kepada Komite Pengawasan untuk menindaklanjuti dan membenarkan hal tersebut dan merekomendasi tindakan yang harus di ambil.

Komposisi

1. Ketua: Anggota CCM yang ditunjuk oleh CCM.

2. Anggota: (i) 7 Anggota CCM yang ditunjuk oleh CCM.

(ii) Individu bukan anggota CCM dari BPKP.


12


a. Mereview dan membenarkan berbagai laporan tentang indikasi keliruan, kekurangan dalam manajemen, masalah, atau dugaan pelanggaran yang muncul dalam pelaksanaan program-program GFATM, yang berdasarkan:

i. Laporan evaluasi dari LFA, termasuk laporan kemajuan berkala, laporan keuangan, laporan pengadaan, laporan pengelolaan sumber daya manusia, serta laporan khusus yang lain.

ii. Isu-isu yang disampikan oleh TWG dan FTT.

iii. Isu-isu yang disampaikan oleh whistleblower.

iv. Isu-isu lain.

b. Mengadakan rapat dan/atau kunjungan lapangan agar mengumpulkan informasi dan membenarkan isu/temuan dari laporan yang disebut di atas sebagai mestinya.

c. Menyampaikan rekomendasi dari hasil review, rapat dan kunjungan tersbut kepada CCM.

d. Memonitor tindak lanjut yang dilakukan oleh pikak terkait untuk mengatasi temuan-temuan.

Biaya kegiatan Komite Pengawasan dibebankan kepada anggaran operasional CCM serta sumber lain.

III.7.4 Komite Etik dan Konflik KepentinganMaksud dan Tujuan

Komite Etika dan Konflik Kepentingan adalah komite tetap yang dibentuk untuk melaksanakan pencegahan, perlindungnan dan penanganan terhadap pelanggaran oleh anggota CCM, termasuk Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris Eksekutif, PR dan SR terkait dengan etika dan kebijakan Konflik Kepentingan dalam pelaksanaan hibah GF di Indonesia agar terjamin keadilan dan transparansi dalam pengambilan keputusan CCM serta melindungi integritas, nama baik dan kepentingannya, dan menjamin kepercayaan dan keyakinan masyarakat luas dalam proses pengambilan keputusan dan kegiatan pelaksanaan hibah oleh CCM.

Komposisi

1. Ketua: Anggota CCM yang ditunjuk oleh CCM.

2. Anggota: (i) 3 Anggota CCM yang ditunjuk oleh CCM.

(ii) 2 orang dari profesi hukum yang bukan anggota CCM.



a. Mereview semua laporan dari berbagai pihak, terkait pelanggaran kode etik CCM, PR dan SR.

b. Menyampaikan rekomendasi kepada CCM tentang isu terkait pelanggaran kode etik dan konflik kepentingan yang potensi atau sudah terjadi.

c. Memonitor tugas khusus dan rapat dari CCM dan melakukan spot check sesuai dengan kebutuhan.

Pembiayaan kegiatan Komite Etik akan dibebankan kepada anggaran operasional CCM.

III.7.5 Tim Ad Hoc Tim-tim Ad Hoc dibentuk oleh CCM sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan yang dihadapi CCM.

13

III.8 Peran dan Tanggung Jawab Pemeran Lain yang Terkait Global Fund Selain CCM

Berbagai pemeran lain yang terkait GF selain CCM, seperti tersebut di bawah ini, memiliki peran dan tanggung jawab sebagai berikut:

III.8.1 Global Fund (GF)a. Bertindak sebagai instumen finansial, bukan sebagai badan/entitas pelaksana.b. Menarik, mengelola dan memberikan uang melalui kemitraan publik-swasta

dengan cara yang dapat memberikan kontribusi yang signifikan dan berkelanjutan untuk mengurangi infeksi, penyakit dan kematian akibat HIV/AIDS, TB dan malaria.

c. Menandatangani persetujuan hibah dengan PR.d. Menyetujui dan melakukan pemberian dana kepada PR.e. GF dapat menyampaikan informasi penting kepada CCM tentang berbagai hal

terkait dengan pelaksanaan hibah GFATM, langsung dari Sekretariat GF atau melalui LFA, atas permintaan CCM.

III.8.2 Local Fund Agent (LFA)a. Bertindak sebagai ‘mata dan telinga’ Global Fund di Indonesia, setelah dipilih oleh

GF dan menandatangani kontrak dengan GF. b. Atas nama GF, melakukan evaluasi kemampuan dan kinerja manajemen

keuangan dan administratif PR, dan kinerja SR apabila diminta oleh GF.c. Tidak membuat keputusan manajerial. Alih-alih, mengirimkan laporan kepada GF

yang bisa saja berisi rekomendasi menyangkut keputusan yang mungkin perlu dibuat oleh GF, seperti misalnya apakah perlu menyetujui pembayaran selanjutnya tentang hibah tertentu, atau apakah pembayaran sesuai dengan jumlah yang diminta.

d. LFA dan CCM, melalui Sekretariat CCM, melakukan pertukaran informasi yang sangat diperlukan tanpa mengganggu atau mengurangi independensi masing-masing.

III.8.3 Principal Recipient (PR)Principal Recipient bertindak sebagai penerima, pelaksana dan pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dana hibah sesuai proposal nasional CCM yang telah disetujui oleh Global Fund. PR dipilih dan ditetapkan oleh CCM dengan ketentuan sbb:a. Dipilih untuk setiap hibah GF yang baru.

- Catatan 1: Untuk setiap hibah, CCM bisa, kalau perlu, meminta dalam proposal awal bahwa lebih dari satu badan/entitas akan menjadi PR.

- Catatan 2: Adalah hal yang jarang terjadi bagi PR, atau bagi sejumlah PR, untuk berubah begitu suatu hibah tertentu sudah dimulai. Tindakan seperti itu memerlukan persetujuan baik dari CCM maupun GF, dan juga memerlukan

14

penghentian kontrak yang sudah ada antara GF dan PR, dan pembuatan kontrak baru.

b. Dipersyaratkan dan diminta oleh GF agar PR memiliki tingkat kompetensi dan kapasitas tertentu dalam empat bidang: - sistem dan manajemen finansial;- institusional dan programatik (pengelolaan organisasi dan program); - manajemen pengadaan dan penyediaan; - monitoring dan evaluasi.

c. Menandatangani Persetujuan Hibah dengan GF atas nama CCM. Persetujuan ini menggariskan kegiatan yang akan dilakukan, biaya yang diperlukan, dan hasil yang akan dicapai.

d. Bertanggung jawab kepada GF untuk pelaksanaan hibah.e. Sesuai dengan jadwal pelaporan yang ditetapkan di PIM, menyampaikan laporan

kemajuan program dan keuangan (termasuk Permintaan Pembayaran) kepada GF, melalui LFA, setelah direview dan disahkan oleh TWG dan FTT.

f. Menyampaikan kepada CCM naskah lengkap penilaian laporan triwulan dari LFA, serta semua laporan khusus lainnya yang menyangkut hasil audit yang dilakukan oleh LFA, auditor, dll.

Kedudukan hukum dari PR

1. PR mempunyai kewenangan untuk memilih dan mengganti/memberhentikan Sub-Recipient. Hak ini tidak berarti bahwa CCM tidak mempunyai peran dalam proses ini, namun dimaksudkan agar keputusan akhir terhadap hal ini adalah pada PR. CCM dapat merekomendasikan SR untuk menjadi pelaksana program setelah dilakukan penilaian oleh tim CCM, bahkan SR yang dinominasikan sering kali lebih tepat sebagai pelaksana program karena telah berpartisipasi sejak tahap penyusunan proposal. PR bagaimanapun secara tersendiri bertanggung jawab kepada Global Fund untuk kinerja program sehingga sekali pelaksanaan program dimulai, jika SR tidak menunjukkan kerja yang baik atau jika menyimpang dari kontrak dengan PR, maka PR mempunyai hak dan kewajiban untuk segera mengambil tindakan mengatasi masalah tersebut, termasuk mengganti sub-recipient.

2. PR dan SR dapat menajdi Anggota CCM. Apabila ada anggota CCM merupakan juga anggota PR dan SR hal ini dimungkinkan dengan catatan CCM harus mempunyai satu rencana tertulis untuk melakukan tata kelola konflik kepentingan. Rencana tersebut harus juga ditujukan kelekatan/keterkaitan konflik kepentingan yang muncul ketika CCM harus membuat keputusan pada hal-hal yang berkaitan pada peranan PR dan SR dalam pelaksanaan program, misalnya PR dan SR tidak boleh ikut serta dalam hal yang berkaitan dengan pengawasan pembiayaan program khususnya biaya administrasi untuk entitas PR atau SR, keputusan-keputusan rekomendasi perubahan-perubahan keikutsertaan PR atau SR. Anggota CCM dari PR atau SR tersebut tidak boleh menjadi anggota Komite Pengawasan (Oversight Committee).

3. Perubahan-perubahan yang menyimpang dari proposal aslinya dan membutuhkan reprogramming maka ada dua katagori pelaksanaan:3.1 Perubahan kecil dilakukan amandemen persetujuan hibah antara PR dan

Sekretariat GF atau melakukan perubahan anggaran program atau work plan. Pelaksanaannya bisa saja berdasarkan inisiatif dari CCM, atau dari PR setelah berkonsultasi dengan CCM. Kemudian PR memutuskan dengan

15

sekretariat GF untuk reprogramming dengan tetap menjaga agar pelaksanaannya tidak bertentangan dengan tujuan dari proposal sebelum persetujuan perubahan.

3.2 Perubahan besar maka harus melalui pembahasan di CCM selanjutnya pembahasan dan penilaian di Technical Review Panel (TRP) GF. Secretariat GF meminta TRP memastikan bahwa perubahan besar tersebut tetap sesuai dengan standar teknis yang telah ditetapkan dalam proposal awalnya, dan juga TRP dan Secretariat GF akan meminta jaminan CCM bahwa perubahan besar tersebut konsisten dengan keinginan negara.

III.8.4 Sub-Recipient (SR)a. Merupakan sebuah organisasi yang menanda tangani kontrak atau MoU dengan

PR yang menyatakan bahwa organisasi tersebut akan melaksanakan kegiatan hibah tertentu dan akan menerima sejumlah dana GF, dan wajib memberikan laporan pertanggung jawaban menyangkut kegiatan tersebut.

b. Satu organisasi atau lebih dapat diusulkan kepada PR sebagai calon SR. PR wajib meberis informasi kepada CCM tentang organisasi-organisasi yang diusulkan. Agar menjamin transparansi dalam proses penyeleksian Sub Recipient, SR dipilih, dari calon organisasi yang dinominasi sebagai SR, oleh Tim Seleksi Sub Recipient yang terdiri dari PR dan anggota CCM tertentu. Seleksi SR dilakukan sesuai dengan kriteria yang tertera di dalam PIM, berdasarkan ketentuan GF. Dalam proses penyeleksian SR, CCM diperkenankan memberi rekomendasi namun keputusan akhir serta penetapan secara resmi ada pada PR.

c. SR dapat melimpahkan beberapa kegiatan yang tertera di kontrak/MoU dengan PR kepada organisasi pelaksana tertentu lainnya, namun segala konsekwensinya secara legal dipertanggung jawabkan oleh PR.

IV. STRUKTUR CCM GF INDONESIAIV.1 Struktur Organisasi CCM

Ketua CCMWakil Ketua CCM

TWG TB TWG MALARIATWG AIDS

Sekretariat Eksekutif

Principal Recipient Komponen AIDS & TB

Principal Recipient Komponen Malaria

GF ATMGENEVE

Local Fund Agent (LFA)

16

Struktur organisasi fungsional CCM-GF Indonesia

CCM Indonesia, seperti CCM lainnya di negara-negara lain, dibentuk sebagai instrumen atau wadah kemitraan dari berbagai pihak yang mewakili unsur Pemerintah, non-Pemerintah, dan lembaga internasional untuk melaksanakan peran dan fungsinya seperti telah diuraikan pada bab sebelumnya, dan tidak mewakili organisasi atau entitas atau lembaga tertentu. Struktur yang dimaksud disini bersifat fungsional agar peran dan fungsi serta tanggung jawabnya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan adanya Dewan Pengurus yang terdiri dari seorang Ketua dan dua orang Wakil Ketua, dibantu oleh seorang Sekretaris Eksekutif yang melaksanakan tugas sehari-hari dan memfasilitasi berbagai keputusan CCM, didukung oleh sebuah Sekretariat CCM. Agar CCM berjalan efektif, efisien dan produktif CCM didukung oleh komite-komite, kelompok kerja dan tim ad hoc sesuai kebutuhan tugasnya. CCM juga dapat mencari dan menyediakan konsultan/tenaga ahli yang diperlukan untuk kebutuhan tugas dan fungsi CCM maupun PR.

IV.2 Logo CCM-GF Indonesia

17

Desain logo CCM dibuat berdasarkan fungsi kerja dari forum tersebut yaitu sebagai pengendali, pengarah dan pemantau dari berbagai program Global Fund. Bentuk keseluruhan logo menyerupai mata melambangkan pengawasan/monitoring. Tiga buah lingkaran kecil yang saling berhubungan satu sama lain melambangkan kerjasama orang-orang yang terlibat dalam program. Lingkaran utama/besar melambangkan kesatuan. Dua buah garis lengkung yang saling berhadapan melambangkan kontinuitas dalam memerangi berbagai masalah yang dihadapi saat ini, yaitu AIDS, TBC, dan Malaria.

PENGAWASAN dan KESINAMBUNGAN

Melambangkan pengawasan yang efektif dan konsisten atas pelaksanaan program yang telah disetujui dan berkesinambungan.

KOORDINASI dan INTEGRITAS

Lingkaran kecil melambangkan koordinasi dan kesjasama. Lingkaran utama lambang kesatuan dan integritas.

CCM untuk GLOBAL FUND

Huruf C C M berwarna merah, kuning dan biru disesuaikan dengan logo Global Fund.

NAMA FORUM

Country Coordinating Mechanism Indonesia

18

IV.3 Hubungan Kerja CCM dengan Berbagai Pihak Terkait Peran, Fungsi CCMIV.3.1 Hubungan pelaporan/komunikasi sebelum hibah disetujui

IV.3.2 Hubungan Kontrak/MoU

Global Fund

Calon PR

CCM

Calon SR Calon SR

LFA

TWG/HIV

Sekretariat CCM

TWG/TB TWG/Malaria

Multi-sektor: Pemerintah Indonesia, Mitra Pembangunan, LSM, Masyarakat, Organisasi Keagamaan, Asosiasi Profesi, Sektor Riset, Perguruan Tinggi

Pemangku Kepentingan lainSistem M&E nasional

SR SR

Global Fund

PR Tim PMU

CCM

SR SR

LFA

TWG/HIV

Sekretariat CCM

TWG/TB TWG/malaria

Pemangku Kepentingan lainSistem M&E nasional

SRSR

19

IV.3.3 Hubungan Pelaporan/Komunikasi Setelah Hibah Disetujui

Penjelasan: hubungan berbagai entitas diatas berbeda beda tergantung kegiatannya.

IV.4 Pemilihan Anggota CCM dan AlternatePemilihan Anggota CCM dan Alternate

1. CCM terdiri dari anggota yang mewakili berbagai sektor. Sektor-sektor tersebut adalah Pemerintah Indonesia, masyarakat sipil/LSM, masyarakat penderita atau terkena dampak HIV/AIDS, TB dan malaria, organisasi keagamaan, organisasi kemasyarakatan, sektor swasta, asosiasi profesi, lembaga riset dan perguruan tinggi, serta badan internasional meliputi lembaga multilateral atau bilateral, donor internasional dan LSM internasional.

2. Dalam setiap sektor, organisasi-organisasi yang tertarik dan bergerak di bidang yang berkaitan dengan HIV/AIDS, TB dan/atau malaria bisa memilih satu atau lebih organisasi yang kemudian memilih satu orang untuk menjadi Anggota CCM yang mewakili Sektor tersebut di CCM. Satu orang lagi dipilih untuk menjadi Alternate. Jumlah Anggota CCM dan Alternate CCM yang dipilih oleh masing-masing Sektor adalah sama, yaitu, masing-masing ‘kursi CCM’ memiliki satu Anggota dan satu Alternate.

3. Proses seleksi harus dikembangkan dalam Sektor itu, dan harus dilakukan dengan cara yang transparan dan inklusif berdasarkan kriteria yang jelas. Kriteria, proses seleksi dan hasil-hasil proses seleksi harus didokumentasikan dalam Sektor tersebut. Dokumen itu harus dikirim ke Sekretariat CCM, yang selanjutnya meneruskannya kepada Anggota CCM dan membuatnya dapat diakses publik. CCM tidak bisa mendikte proses seperti apa yang akan dipakai, kecuali hanya menetapkan bahwa proses tersebut harus transparan, inklusif dan berdasarkan kriteria yang jelas.

Global Fund

PR

CCM(Ketua, Wakil Ketua &

Anggota)

Tim PMULFA

POKJA AIDS/TB/MAL

Sekretariat CCM

FTT

POKJA PENGAWASAN

KOMITE ETIKA & KK

Tim-Tim Ad Hoc

Sub recipient

Sub recipient

Sub recipient

Sub recipient

Sub recipient

Sub recipient

GENEWA

INDONESIA

20

4. Apabila terjadi perselisihan dalam Sektor tentang proses pemilihan yang tidak bisa diselesaikan dalam Sektor itu, Ketua dan Wakil Ketua dapat menunjuk tim ad hoc untuk melakukan investigasi dan membuat laporan dengan rekomendasi kepada Ketua dan Wakil Ketua.

5. Masing-masing Sektor dapat menentukan apakah semua Anggota CCM akan mewakili seluruh Sektor, atau setiap Anggota CCM hanya mewakili satu bagian dari Sektor tersebut, di mana Anggota CCM yang lain mewakili bagian-bagian yang lain dari Sektor tersebut.

6. Untuk setiap Anggota CCM harus ada seorang Alternate untuk ikut mewakili Sektor tersebut dalam rapat-rapat CCM.

7. Bagi sektor non-pemerintah, Anggota dan Alternate dapat berasal dari organisasi yang sama ataupun organisasi lain dalam Sektor yang sama. Namun bagi Pemerintah Indonesia, Anggota dan Alternate harus dari organisasi yang sama.

8. Anggota dan Alternate harus orang yang dapat diterima oleh Sektor, dan harus cukup senior sehingga mereka bisa berbicara mewakili sektor mereka dalam rapat-rapat CCM.

9. Anggota atau Alternatenya memiliki kewajiban untuk menghadiri seluruh rapat-rapat CCM. Namun, waktu pemilihan atau pemungutan suara maka hanya Anggota yang berhak memungut suara, kecuali kalau Anggota tidak hadir. Dalam hal tersebut, Alternate berhak memungut suara.

IV.5 Pemilihan Ketua CCM Pemilihan ketua CCM Indonesia dilakukan melalui pemilihan langsung. Setiap anggota CCM mempunyai hak untuk dipilih dan memilih tanpa melihat apakah dari perwakilan Pemerintah atau non-Pemerintah.

Anggota CCM dari multilateral/bilateral, donor internasional atau LSM internasional tidak menggunakan haknya untuk menjadi calon Ketua CCM atau Wakil Ketua I.

Calon Ketua CCM tidak boleh berasal dari organisasai yang sama dengan PR atau SR.

Pemilihan Ketua CCM dilakukan oleh satu Panitia Pemilihan Ketua dan Wakil Ketua CCM. Ketua dan wakil ketua, sekretaris dan anggota Panitia Pemilihan ditunjuk dan diangkat oleh CCM.

Proses Pemilihan Ketua CCM dilakukan melalui dua putaran.

Putaran Pertama

Putaran pertama proses pemilihan itu dilakukan oleh seluruh Anggota CCM, masing-masing memilih secara tertutup calon Ketua CCM.

Seluruh kertas suara dimasukkan ke dalam kotak suara. Panitia, sambil disaksikan tiga orang saksi Anggota CCM dari tiap konstituen, membuka, membaca, mencatat dan menghitung hasil pemilihan putaran pertama, kemudian ketua/wakil ketua Panitia Pemilihan mengumumkan tiga calon dengan perolehan suara tertinggi.

Putaran Kedua

Masing-masing calon memperkenalkan diri dan menyampaikan rencana kedepan bila terpilih.

Masing-masing calon menyampaikan komitmennya mencegah, menghindari dan siap menangani praktek konflik kepentingan (conflict of interest) dalam mengemban tugas ketua CCM dengan menanda tangani Pernyataan Konflik Kepentingan.

Setap Anggota CCM yang mempunyai hak pilih memilih salah satu dari tiga calon Ketua pada sehelai kertas suara yang telah disiapkan dan dinyatakan sah, selanjutnya dimasukkan dalam amplop tertutup dan dimasukkan kedalam kotak suara.

21

Panitia, sambil disaksikan 3 orang saksi Anggota CCM dari tiap konstituen, membuka, membaca dengan suara keras, mencatat dan menghitung hasil pemilihan putaran kedua.

Ketua/wakil ketua Panitia Pemilihan mengumumkan pemenang dengan jumlah kertas suara tertinggi sebagai Ketua CCM Terpilih yang baru.

Serah terima Ketua CCM dari yang lama kepada yang baru dilaksanakan setelah seluruh proses pemilihan Ketua dan Wakil Ketua sudah selesai.

Apabila yang dipilih menjadi Ketua itu berhenti di tengah perjalanan kepemimpinannya karena meninggal, mengundurkan diri atau diberhentikan, atau tidak lagi bekerja untuk kementrian atau departemen atau organisasi yang diwakilinya dalam CCM karena berbagai alasan seperti pindah, pensiun dan sebagainya, maka ia harus mengundurkan diri, dan pemilihan baru harus dilakukan. Jadi, posisi tersebut tidak otomatis diserahkan kepada siapapun yang mewarisi posisi organisasinya sebagai Ketua.

Netralitas Ketua

a. Amanat yang diemban oleh seorang Ketua adalah untuk melayani seluruh CCM dengan cara yang netral, dan membantu CCM membuat keputusan-keputusan dengan cara yang partisipatif, dan membantu CCM memenuhi mandatnya, serta memastikan bahwa CCM mematuhi prinsip-prinsip tata kelola CCM.

b. Ketua tidak memiliki hak suara dalam rapat-rapat CCM, kecuali bila terjadi jumlah suara yang seimbang.

c. Ketua tidak boleh berasal dari organisasi atau entitas yang sama dengan PR atau SR.

Penjabat Ketua

Jika Ketua CCM berhalangan hadir dalam rapat CCM, salah satu Wakil Ketua bertindak sebagai Penjabat Ketua.

Bila kedua Wakil Ketua juga berhalangan, maka salah satu Ketua TWG menjadi Penjabat Ketua.

Dalam Pedoman Tata Kelola ini, tanggung jawab yang diemban oleh Ketua juga berlaku bagi Penjabat Ketua.

Keputusan-keputusan yang dibuat di antara rapat-rapat CCM

Bila ada masalah yang muncul yang memerlukan dibuatnya keputusan sebelum rapat CCM yang telah dijadwalkan, Ketua dapat mengambil tindakan-tindakan berikut:

1. Untuk masalah-masalah yang sangat signifikan dan/atau bersifat darurat, Ketua dapat berkonsultasi dengan Wakil Ketua apakah perlu dan mungkin untuk mengadakan Rapat Khusus CCM.

2. Jika perlu dan mungkin untuk mengadakan Rapat Khusus CCM, maka masalah tersebut akan diselesaikan dalam Rapat Khusus tersebut.

3. Jika tidak perlu atau tidak mungkin mengadakan Rapat Khusus, Ketua dapat berkonsultasi dengan Wakil Ketua dan jika perlu dengan Ketua TWG yang terkait, dan kemudian membuat keputusan.

4. Jika Ketua dan Wakil Ketua berbeda pendapat, yang berlaku adalah keputusan Ketua. Tapi segala usaha perlu dilakukan untuk mencegah hal ini, dan jika pun itu terjadi berulang kali, CCM harus diberi tahu.

5. Keputusan yang diambil seperti yang dimaksud pada poin 3 di atas harus disampaikan kepada seluruh Anggota CCM sesegera mungkin. CCM punya hak untuk membatalkan keputusan tersebut.

6. Untuk masalah-masalah kecil, Ketua dapat membuat keputusan sendiri. Bila mungkin, Ketua memberi tahu Wakil Ketua dan/atau CCM setelah keputusan itu dibuat. CCM punya hak untuk membatalkan keputusan tersebut.

22

Pemberhentian

CCM dapat meminta Ketua untuk berhenti di tengah masa tugasnya. Permintaan untuk perlu disepakati oleh dua pertiga Anggota.

Masa tugas Ketua

1. Masa tugas Ketua adalah dua tahun.

2. Masa jabatan seorang Ketua tidak lebih dari dua kali berturut-turut.

Pergantian antar waktu

Jika Ketua mengundurkan diri atau diberhentikan di tengah masa jabatannya, pemilihan harus dilakukan, untuk menyelesaikan masa tugas Ketua sebelumnya.

IV.6 Pemilihan Wakil Ketua CCMCCM memilih dua orang sebagai Wakil Ketua I dan Wakil Ketua II CCM. Orang yang akan menjadi Wakil Ketua I CCM dipilih oleh seluruh Anggota CCM dari kalangan orang yang mewakili sektor pemerintah maupun sektor non-pemerintah. Calon untuk Wakil Ketua I CCM tidak boleh dari sektor yang sama dengan Ketua CCM. Prinsip ini dimaksud untuk menjamin keseimbangan antara sektor pemerintah dan non-pemerintah di pimpinan CCM.

Calon Wakil Ketua II CCM dipilih dari kalangan multilateral/bilateral, donor internasional atau LSM internasional.

Jika orang yang menjadi Wakil Ketua berasal dari organisasi yang mendapatkan bantuan pendanaan dari Global Fund sebagai SR maka kebijakan Konflik Kepentingan CCM harus menjelaskan bagaimana Wakil Ketua tersebut akan bersikap guna meminimalkan terjadinya konflik kepentingan.

Wakil Ketua dipilih berdasarkan kemampuan pribadinya, tapi ia harus mengundurkan diri jika, atas alasan apa saja, ia berhenti menjadi perwakilan dari Sektor non-pemerintah.

Prosedur pemilihan wakil ketua CCM

1. Wakil Ketua I dan Wakil Ketua II dipilih dengan suara terbanyak oleh CCM.

2. Setiap calon untuk menjadi Wakil Ketua harus diusulkan dan ditugaskan oleh Anggota CCM dari Sektor selain Sektor dari mana calon berasal. Nama-nama calon yang telah diusulkan disebarluaskan oleh Sekretariat CCM kepada seluruh Anggota dan Alternate selambat-lambatnya dua minggu sebelum pemilihan dilaksanakan.

3. Prosedur, tata cara dan proses pemilihan wakil ketua CCM dilaksanakan sama seperti proses pemilihan ketua CCM.

4. Pemungutan suara untuk memilih Wakil Ketua dilakukan dengan pemungutan secara rahasia pada suatu rapat CCM. Jika ada dua atau lebih calon yang diusulkan untuk masing-masing Wakil Ketua, setiap Anggota CCM hanya memilihi satu calon, atau tidak memilih. Jika hanya ada satu calon untuk posisi tersebut, setiap Anggota CCM memilih, ‘ya’, ‘tidak’ atau ‘abstain’. Notulen rapat dibuat dengan menghitung jumlah suara yang didapatkan setiap calon.

5. Jika ada dua atau lebih calon untuk masing-masing Wakil Ketua, putaran kedua pemungutan suara, yang merupakan putaran terakhir, dilakukan untuk dua orang calon yang mendapatkan suara terbanyak dalam putaran pertama.

Pemberhentian

CCM dapat memberhentikan Wakil Ketua yang masih menjalani masa tugasnya. Keputusan itu diambil dengan suara dua pertiga Anggota CCM.

Masa tugas Wakil Ketua

Masa tugas Wakil Ketua adalah satu tahun.

23

Seseorang tidak menjadi Wakil Ketua selama dua tahun berturut-turut.

Pergantian antar waktu

Jika Wakil Ketua mengundurkan diri atau diberhentikan, pemilihan harus dilakukan, untuk menyelesaikan sisa masa tugas Wakil Ketua sebelumnya.

IV.7 Sekretariat CCMTempat Sekretariat

1. CCM membentuk Sekretariat CCM, dan menentukan organisasi manakah yang akan menjadi tempat bernaung CCM. Organisasi tempat bernaung tersebut tidaklah harus merupakan departemen dalam pemerintahan, dan bila memang ternyata sebuah departemen, maka Departemen tersebut tidak harus sama dengan departemen dari mana Ketua CCM berasal.

2. Prosedur tertulis yang jelas hendaknya dikembangkan dan disetujui oleh CCM untuk memastikan bahwa organisasi induk semang tidak bertindak menghalangi diterapkannya Pedoman Tata Kelola yang berkenaan dengan sekretariat CCM ini. Prosedur semacam itu sangat penting, khususnya bila organisasi induk semang merupakan PR atau SR.

Anggaran Sekretariat

Anggaran sekretariat harus mendapatkan persetujuan dari CCM. Anggaran tersebut, bila memungkinkan, hendaknya disediakan oleh Pemerintah Indonesia, mitra pengembangan, atau beberapa lembaga/badan yang memberikan dukungan. Bila hal tersebut tidak memungkinkan, anggaran hendaknya diambilkan dari pendapatan hibah Global Fund sesuai dengan cara yang disetujui oleh CCM, PR yang terkait, dan Global Fund.

Staf Sekretariat

- Sekretariat CCM harus memiliki Sekretaris Eksekutif dan staf, yang hendaknya direkrut berdasarkan pada seleksi yang berbasis kemampuan. Bilamana dipandang perlu dan tepat, Sekretariat CCM hendaknya memasukkan staf yang diperbantukan dari, dan dibayar oleh departemen terkait, mitra pengembangan, organisasi masyarakat sipil dan/atau pihak lainnya.

- Sekretaris Eksekutif hendaknya dipilih dan ditetapkan oleh CCM untuk masa kerja 3 (tiga) tahun dan selanjutnya tidak diperkenankan untuk dicalonkan sebagai Sekretaris Eksekutif untuk periode berikutnya.

V. KOMPOSISI KEANGGOTAAN CCMV.1 Komposisi Keanggotaan Perwakilan keanggotaan yang ada di CCM Indonesia adalah Pemerintah Indonesia, perwakilan non Pemerintah Indonesia meliputi perwakilan masyarakat sipil/LSM, masyarakat penderita atau terkena dampak HIV/AIDS, TB dan malaria, organisasi keagamaan, organisasi kemasyarakatan, sektor swasta, asosiasi profesi, lembaga riset dan perguruan tinggi, serta perwakilan dari badan internasional meliputi lembaga multilateral atau bilateral, perwakilan donor internasional dan perwakilan LSM internasional.

Berdasarkan keputusan Rapat Pleno CCM tanggal 22 Februari 2007, sekarang ini ada 39 Anggota CCM Indonesia yang memiliki hak suara:

Pemerintah – 16 Anggota CCM dari 13 organisasi (Badan Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas, DPR RI, Badan Narkotika Nasional, Kementerian Pemberdayaan Perempuan, Depertemen Sosial, Departemen Pendidikan Nasional, Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Departemen Kesehatan [2 orang dari DepKes Pusat serta 2 orang dari Direktorat Jendral PP&PL], Departemen Keuangan, Departemen Dalam Negeri, Badan

24

Koordinasi Keluarga Berencana Nasional, Komisi Penanggulanan AIDS Nasional (KPAN), Badan Pengawasan Obat dan Makanan Nasional.

Multilateral/bilateral/donor internasional/LSM internasional - 7 Anggota CCM (dari AusAID; USAID; Chair of Joint UN Team on AIDS; WHO; UNICEF, European Union, KNCV).

Perwakilan Non-Pemerintah/Masyarakat sipil: LSM – 6 Anggota CCM; Organisasi Keagamaan – 3 Anggota CCM; Sektor Swasta – 1 Anggota CCM; Asosiasi Profesi/Perguruan Tinggi – 3 Anggota CCM; Perwakilan Penderita/Mantan Penderita – 3 Anggota CCM dan dianggap sebagai mewakili LSM atau organisasi masyarakat.

Jumlah dan komposisi keanggotaan CCM akan dikaji ulang setiap dua tahun agar menjaga keterwakilan dan kinerja yang optimal.

Masa Keanggotaan

1. Masa keanggotaan Anggota dan Alternate adalah dua tahun. Apabila masa keanggotaan ini habis, Anggota CCM atau Alternate dapat dipilih kembali oleh Sektornya. Namun, Anggota atau Alternate tidak dapat dipilih lebih dari dua masa keanggotaan untuk dua kali berturut untuk menjadi Anggota atau menjadi Alternate. Demikian juga, suatu organisasi todak boleh mewakili Sektornya untuk lebih dari dua masa keanggotaan berturut-turut.

2. CCM memiliki proses orientasi bagi Anggota CCM yang baru dan Alternate baru. Proses ini meliputi pengenalan pada Pedoman Tata Kelola ini.

3. Nama dan nomor/alamat kontak Anggota dan Alternate harus diberikan kepada, dan dipublikasikan oleh, Sekretariat CCM.

V.2 Keterwakilan Keanggotaan CCM diharapkan mencerminkan perwakilan yang luas dari pihak-pihak terkait di tingkat nasional terkait dalam perang melawan ke tiga penyakit AIDS, Tuberkulosis dan Malaria, mencerminkan keseimbangan gender; berasal dari daerah atau kota lain selain di pusat; mewakili kaum muda; dan/atau berasal dari masyarakat yang berisiko. Diupayakan agar perwakilan dari sektor-sektor tersebut sedapat mungkin dari posisi yang tertinggi.

Komposisi yang disarankan dalam keanggotaan CCM minimal 40% merupakan perwakilan anggota CCM dari sektor non Pemerintah seperti LSM, organisasi kemasyarakatan, orang yang hidup dengan penyakit/mantan penderita, organisasi keagamaan, sektor swasta, dan lembaga pendidikan akademik.

VI. OPERASIONALISASI PRINSIP-PRINSIP TATA KELOLA CCM VI.1 Rapat-rapat CCM VI.1.1 Jenis Rapat, Frekwensi Penyelenggaraan Rapat CCMa. CCM hendaknya mengadakan Rapat Pleno sekurang-kurangnya empat kali dalam setahun.

Namun, Rapat Khusus tambahan dapat dilakukan oleh Ketua atau Wakil Ketua, atau dilakukan berdasarkan permintaan tertulis yang disampaikan kepada Sekretariat CCM oleh paling kurang enam Anggota CCM atau oleh Ketua TWG.

b. Rapat-rapat CCM dilakukan dengan menggunakan bahasa Indonesia dan dalam keadaan tertentu dapat menggunakan bahasa Inggris.

c. Apabila disetujui oleh CCM atau antara Ketua dan Wakil Ketua CCM, orang diluar anggota CCM dapat diundang dalam rapat CCM, asalkan diperkenalkan sejak awal dan dijelaskan alasan kehadirannya, tidak boleh berbicara kecuali bila diminta oleh Ketua.

25

d. Kelompok kerja, komite dan tim ad hoc CCM menyelenggarakan rapat-rapat sesuai dengan Terms of Reference dan ketentuan dalam Pedoman Tata Kelola ini. Hasilnya dicatat dan di laporkan kepada CCM.

e. Ketua, Wakil Ketua, Ketua TWG dan Ketua-Ketua komite secara berkala melaksanakan pertemuan untuk membahas hal-hal yang khusus.

f. Bila dibutuhkan, CCM dapat meminta melakukan teleconference atau video conference dengan GF Genewa.

g. CCM dapat menyelenggarakan rapat yang bersifat darurat untuk menghadapi isu-isu kritis yang ditemukan oleh kelompok kerja dan komite CCM, atau persoalan berat dalam pelaksanaan hibah GF.

VI.1.2 Pelaksanaan Rapat dan Pemungutan Suara a. Setiap rapat CCM dapat dihadiri oleh Anggota dan Alternate. Namun, hanya salah satu di

antaranya berhak memberikan suara. Anggotalah yang biasanya memberikan suara, tetapi dalam situasi tertentu Anggota dapat melimpahkan hak tersebut kepada Alternate.

b. Jika Anggota atau Alternate berhalangan, organisasi atau Sektor mereka boleh mengirimkan penggantinya.

c. Keputusan-keputusan penting diambil melaui konsensus. Konsensus adalah suara dua pertiga seluruh Anggota CCM. Keputusan-keputusan penting adalah yang menyangkut pengesahan proposal serta pemilihan dan penetapan PR.

d. Keputusan lain dapat diputus melalui pemungutan suara dengan ‘simple majority’. ‘Simple majority’ tersebut adalah lebih dari separuh Anggota (50 persen + satu) yang hadir pada waktu dilakukan pemungutan.

e. Dalam keadaan yang luar biasa, suatu Anggota dapat meminta dilakukan pemungutan suara secara rahasia. Ketua dapat memenuhi permintaan ini, atau dapat juga mengatakan bahwa pertama-tama harus dilakukan pemungutan suara untuk menentukan apakah perlu dilakukan pemungutan suara secara rahasia.

f. Pemungutan suara (selain pemungutan suara secara rahasia) biasanya dilakukan dengan mengacungkan tangan. Bila Anggota meminta dilakukan pemungutan suara tercatat formal, pemungutan suara itu bisa (bila perlu) diulang, dan setiap suara Anggota harus dicatat dalam notulen rapat.

g. Pemilihan Ketua dan Wakil Ketua dilakukan dengan pemungutan suara secara langsung, bebas dan rahasia.

h. Jika terjadi jumlah suara yang sama, Ketua boleh memberikan suaranya.

i. Bila ada Anggota CCM atau Alternate tidak menghadiri rapat, penggantinya berhak memberikan suara atas nama Anggota/Alternate tersebut asal ia membawa surat kuasa dari Anggota/Alternate yang bersangkutan.

j. Semua Anggota berhak menjelaskan alasannya apabila tidak setuju keputusan yang diambil dalam rapat.

VI.1.3 Kuoruma. Kuorum adalah kehadiran Anggota CCM atau Alternate-nya yang berjumlah lebih dari dua

pertiga.

b. Jika dalam waktu 30 menit dari waktu yang dijadwalkan kuorum tidak terpenuhi, Ketua atau Pimpinan Rapat dapat membatalkan rapat, kecuali bila Anggota memutuskan untuk

26

melanjutkan pertemuan sebagai kesempatan untuk berbagi informasi, dan tidak mengambil keputusan secara resmi.

c. Keputusan yang dibuat dalam rapat CCM hanya sah apabila kuorum terpenuhi.

VI.1.4 Pemberitahuan dan Agenda Rapata. Surat pemberitahuan rapat harus diterima seluruh Anggota dan Alternate tiga minggu

sebelum Rapat Pleno CCM, yang disampaikan melalui email, faks, telepon, atau surat, dan selambat-lambatnya satu minggu sebelum Rapat Khusus. Pemberitahuan tersebut harus mencantum agenda rapat. Bahan latar belakang rapat harus dikirim selambat-lambatnya lima hari sebelum rapat.

b. Untuk Rapat Khusus/Darurat, diberituahukan selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat dimulai dengan menjelaskan alasan.

c. Draf agenda rapat disusun oleh Ketua setelah berkonsultasi dengan Wakil Ketua, dengan dukungan dari Sekretaris Eksekutif. Anggota CCM dapat, melalui Sekretariat CCM, menyampaikan item-item yang perlu dimasukkan dalam agenda rapat, meskipun Ketua memiliki hak untuk menolak agenda tersebut. Di awal rapat, agenda dapat diubah dan disahkan oleh CCM.

d. Bahan rapat CCM yang dikirim sebelum rapat untuk setiap Rapat Pleno CCM harus meliputi, untuk setiap hibah:

Laporan dari PR tentang perkembangan hibah tersebut sejak Rapat Pleno sebelumnya. Laporan ini harus mencantumkan indikator kemajuan atas tujuan dan target, kemajuan anggaran, penjelasan tentang varian-varian yang ada, dan tantangan yang dihadapi.

Agenda Rapat Pleno CCM harus mencantumkan kesempatan untuk membahas laporan-laporan tersebut. Jika Komite Pengawasan CCM atau TWG CCM atau FTT CCM memiliki data, informasi tentang adanya kekeliruan atau penyimpangan pelaksanaan dana hibah, maka anggota Komite Pengawasan atau TWG CCM atau FTT CCM tersebut harus diberi kesempatan untuk membaca laporan terkait sebelum Rapat Pleno CCM. Pada waktu rapat, pimpinan Komite harus mengemukakan isu-isu utama untuk menjadi perhatian CCM.

e. Bahan rapat yang dikirim sebelum Rapat Pleno CCM harus memuat laporan dari Sekretaris Eksekutif tentang aktivitas Sekretariat sejak Rapat Pleno sebelumnya, serta laporan dari kelompok kerja, komite dan tim ad hoc. Agenda Rapat Pleno CCM harus memuat kesempatan untuk membahas laporan ini dan mengajukan pertanyaan kepada Sekretaris Eksekutif.

VI.1.5 Notulen Rapat1. Draft notulen rapat CCM harus disiapkan dan dibagikan kepada Anggota dan Alternate oleh

Sekretariat CCM dalam waktu satu minggu. Dalam rapat berikutnya, draf ini harus dibahas, bila perlu diperbaiki dan disahkan dengan pemungutan suara oleh Anggota CCM. Draf notulen rapat bersifat rahasia, tapi dapat dibagikan oleh Anggota dan Alternate dalam Sektor yang mereka wakili.

2. Notulen rapat CCM yang telah disahkan harus dibagikan kepada Anggota dan Alternate oleh Sekretariat CCM dalam waktu satu minggu sejak disahkan. Notulen rapat CCM merupakan dokumen publik.

3. Notulen rapat CCM harus memuat, paling sedikit, setiap keputusan yang diambil dengan musyawarah atau voting, dan juga mencatat keberatan-keberatan utama yang disampaikan dalam rapat atas setiap keputusan (kecuali pihak yang mengajukan keberatan setuju bahwa

27

keberatan tersebut tidak perlu dicatat). Notulen juga harus mencatat tanggal dan agenda yang disetujui untuk rapat berikutnya.

VI.1.6 Ketidak Patuhan dan Ketidak Hadiran Anggota CCM(a) Jika sebuah Anggota CCM terus menerus tidak mematuhi Pedoman Tata Kelola ini, lima

Anggota manapun dapat mengusulkan secara tertulis kepada CCM agar Anggota CCM tersebut dikeluarkan dari keanggotaan CCM. Permintaan tersebut akan dibahas dan diputuskan oleh CCM, dan diperlukan konsensus (suara dua pertiga seluruh Anggota CCM) untuk membuat keputusan itu. Jika resolusi tersebut sudah dikeluarkan, Sektor yang dimaksud lalu akan memilih Anggota CCM yang baru.

(b) Suatu Sektor dapat mengganti Anggotanya atau Alternate di tengah masa keanggotaan, asalkan hal tersebut dilakukan melalui proses yang transparan dan inklusif dan didasarkan pada kriteria yang jelas.

(c) Jika terdapat dua kali Rapat Pleno CCM, Rapat Khusus CCM dan rapat TWG atau komite berturut-turut tidak dihadiri oleh Anggota atau Alternate, maka Sekretaris Eksekutif CCM akan mengirim surat pemberitahuan kepada Anggota, dengan tembusan kepada Alternate, Ketua, dan Wakil Ketua. Jika rapat yang tidak dihadiri ini mencapai jumlah tiga kali berturut-turut, Ketua perlu memberitahukan dalam rapat CCM berikutnya tentang perkembangan ini, dan akan mengundang CCM untuk menentukan langkah selanjutnya.

VI.2 Monitoring, Evaluasi dan Supervisi Sebagai Pengawasan Pelaksanaan Hibah GF oleh CCM

Monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan hibah GF dilaksanakan oleh CCM yang dibantu oleh TWG dan FTT, guna:

Menguji program output terhadap sasaran dan input;

Menguji dan mengesahkan laporan kemajuan dari PR dan SR;

Menguji proses M&E internal di PR dan SR;

Mengawasi proses permintaan dan pembayaran dana kepada SR.

Sasaran pengawasan tersebut dinilai dengan berbagai indicator yang sesuai dengan persetujuan antara PR, CCM dan GF dan juga sesuai dengan sistim monitoring dan evaluasi nasional yang ada. Data untuk monitoring dan evaluasi dihimpun, antara lain, dari:

a. Laporan dan rencana kerja triwulan yang direview oleh TWG.

b. Laporan keuangan triwulan dan bulanan, serta permintaan pembayaran dari PR dan SR yang direview oleh FTT.

c. Laporan tahunan, rencana kerja tahunan, dan permintaan pembayaran yang direview oleh CCM.

d. Temuan yang dihasilkan penilaian laporan triwulan serta kunjungan lapangan yang dilakukan oleh LFA. CCM meminta temuan-temuan tersebut dari GF.

e. Kunjungan lapangan berkala yang dijadwalkan dalam rencana kerja CCF.

28

VI.3 Transparansi dan Pertukaran InformasiVI.3.1 Penyediaan Informasi ke Anggota CCMSekretariat CCM hendaknya menyediakan berkas-berkas berikut bagi Anggota dan Alternate. Anggota tersebut mengupayakan ketersediaan dokumen ini, bilamana perlu, bagi Sektornya.

1. Pedoman Tata Kelola CCM. Ini diberikan segera ke seluruh Anggota CCM baru dan Alternate baru.

2. Program Implementation Manual.

3. Pemberitahuan setiap rapat CCM, agenda pertemuan, dan salinan dokumen yang relevan dengan rapat tersebut.

4. Pengiriman draf dan notulen yang sudah disetujui dari setiap pertemuan CCM.

5. Notulen berbagai pertemuan kelompok kerja dan komite CCM yang sudah disetujui dan dilaksanakan.

6. Semua dokumen yang relevan dari Global Fund, termasuk Pedoman CCM, Pedoman Proposal, Undangan Mengirimkan Proposal, dan Grant Score Cards mengenai hibah-hibah Indonesia.

7. Semua korespondensi resmi dari Global Fund ke CCM, dan sebaliknya, termasuk saran dan komentar dari Panel Review Teknis mengenai proposal yang dikirimkan oleh CCM, surat yang memberitahukan kemungkinan atau keputusan dan kondisi mengenai persetujuan hibah dan pembaruan Tahap 2 yang orisinil, dan tanggapan terhadap laporan kemajuan dan pemintaan pencairan dana yang telah disampaikan ke Global Fund. Dokumen-dokumen yang diembargo dikecualikan.

8. Semua dokumen penting yang berkaitan dengan penyiapan proposal ke Global Fund, termasuk undangan untuk mengirimkan proposal di negara terkait, garis besar dan draf proposal Global Fund, dan proposal final Global Fund.

9. Semua dokumen penting yang berkaitan dengan pelaksanaan program yang didanai melalui hibah Global Fund, termasuk laporan triwulanan atau laporan berkala lainnya yang dibuat oleh PR, LFA kepada Global Fund.

10. Salinan dari bahan-bahan informasi mengenai CCM yang dibuat oleh Sekretariat CCM untuk keperluan distribusi eksternal (termasuk media releases, newsletters dan profil PR dan write-ups).

11. Suatu daftar dari seluruh Anggota CCM dan Alternate, dengan nama dan rincian kontak mereka.

VI.3.2 Penyediaan Informasi Bagi PublikSekretariat CCM menjamin bahwa informasi berikut disebarluaskan secara luas ke semua pihak yang berkepentingan di Indonesia melalui situs web Ind-CCM.

1. Suatu daftar dari seluruh Anggota dan Alternate CCM, dengan nama dan rincian kontak perwakilan mereka.

2. Pedoman Tata Kelola CCM.

3. Program Implementation Manual.

4. Notulen semua Rapat CCM yang telah disahkan.

5. Semua undangan untuk memasukkan proposal dari Global Fund.

6. Semua proposal yang diterbitkan oleh CCM di Indonesia.

7. Naskah lengkap semua proposal yang diajukan oleh CCM ke Global Fund.

29

8. Informasi mengenai proposal dan Permohonan Pembaruan Tahap 2 mana saja yang disampaikan oleh CCM ke Global Fund yang telah disetujui dan yang belum disetujui, disertai komentar-komentar oleh Panel Review Teknis Global Fund dan/atau Sekretariat yang menjelaskan alasan keputusan tersebut.

9. Teks utuh dari semua perjanjian hibah yang ditandatangani antara PR dan Global Fund

10. Teks utuh dari setiap ‘Permintaan Pembayaran dan Pemutakhiran Kemajuan’ disampaikan ke Global Fund.

11. Laporan dan Rencana Kerja Tahunan dari PR.

Bahan informasi yang sudah disahkan oleh CCM dapat disampaikan kepada masyarakat luas oleh Ketua, Wakil Ketua dan Anggota CCM. Penerbitan informasi lain kepada masyarakat umum akan diembargo sampai saat ada putusan untuk menerbitkannya di rapat pleno CCM.

VI.3.3 Penyampaian Informasi ke Global FundSekretariat CCM menjamin bahwa dokumentasi berikut dipersiapkan oleh pihak yang berkepentingan dan kemudian dikirimkan ke Global Fund (secara langsung, atau melalui pihak lain, yang dianggap sesuai) secara tepat waktu:

1. Semua laporan yang perlu diberikan oleh PR untuk proses persetujuan hibah.

2. Tanggapan terhadap pertanyaan dari Panel Review Teknis Global Fund.

3. Tanggapan terhadap pertanyaan dari Sekretariat GF.

Lebih lanjut, sampai disetujui atau ditolak oleh CCM, Sekretariat CCM menyusun semua dokumen yang dikirimkan ke Global Fund (termasuk oleh PR) yang melaporkan kinerja hibah, penggunaan dana, atau keputusan oleh CCM ditandatangani bersama oleh Ketua dan Wakil Ketua CCM dan disediakan kepada seluruh anggota CCM.

VI.4 Penyusunan Proposal Global Fund CCM akan membuka proses resmi, terbuka, dapat dipertanggungjawabkan dan terdokumentasi dengan baik untuk penyusunan proposal ke GF. Untuk masing-masing proposal, proses adalah sebagai berikut:

1. Segera setelah diketahui bahwa GF akan membuka penawaran untuk memasukkan proposal, masing-masing Kelompok Kerja Teknis (TWG) diminta untuk mendiskusikan dan memutuskan apakah TWG berkeinginan mengajukan proposal ke GF. Jika demikian halnya, TWG diminta untuk memastikan bahwa proposal yang akan diajukan itu memenuhi persyaratan Global Fund dan sesuai dengan program dan prioritas HIV/AIDS, tuberkulosis, dan malaria secara nasional.

2. Ketua TWG yang terkait diminta untuk membuat presentasi tentang garis besar proposal yang direkomendasikan ke CCM.

3. CCM akan menentukan apakah CCM berkeinginan untuk memberikan dukungan, melakukan modifikasi, atau menolak saran TWG berkenaan dengan apa yang hendaknya menjadi fokus dalam proposal itu.

4. Bila CCM setuju, CCM atau TWG untuk masing-masing penyakit diminta untuk membentuk dan mengawasi tim penulisan proposal. Tim ini terdiri dari anggota TWG tertentu serta unsur bukan TWG dan bukan CCM yang mampu menyusun proposal sesuai dengan fokus yang telah disetujui.

5. Sekretariat CCM harus menjamin bahwa anggota masyarakat di seluruh Indonesia, dan khususnya melalui organisasi masyarakat sipil, mendapat informasi yang memadai dan tepat

30

waktu melalui media, termasuk fokus rencana proposal yang cukup rinci, dan diberi kesempatan untuk berpartisipasi secara aktif dalam rancangan dan penyusunan proposal.

6. Sekretariat CCM hendaknya juga menjamin bahwa semua Anggota CCM dan pihak-pihak terkait yang lain diberi kesempatan untuk membaca dan memberikan komentar terhadap rancangan proposal tersebut.

7. Kalau proses seleksi PR sudah selesai (lihat VI.5), proposal akan difinalisasikan oleh tim yang terdiri dari anggota TWG, CCM, tim penulisan proposal dan PR.

8. Rancangan proposal yang sudah difinalisasikan akan disampaikan kepada Technical Review Panel (TRP). TRP tersebut terdiri dari anggota CCM yang belum terlibat dalam pengembangan proposal pada tahap sebelumnya, serta peer reviewers dari luar CCM yang memiliki keahlian yang relevan. Bila disetujui oleh CCM, proposal yang dihasilkan ditandatangani oleh seluruh Anggota CCM atau Alternatenya dan diserahkan ke Global Fund oleh CCM.

9. Sekretariat CCM hendaknya memberikan kesempatan kepada masyarakat luas untuk mengakses naskah akhir proposal yang lengkap yang diajukan ke Global Fund.

VI.5 Seleksi Penerima Hibah Utama (Principal Recipient-PR)Masing-masing proposal yang diajukan ke Global Fund mempersyaratkan bahwa CCM untuk menentukan organisasi mana saja sebagai Penerima hibah utama, atau Principal Recipient (PR) sebagai penanggung jawab bila hibah disetujui. CCM akan menegakkan proses resmi, terbuka dan terdokumentasikan dalam menseleksi Principal Recipient. Proses ini didasarkan pada hal-hal berikut:

1. CCM memberikan persetujuan mengenai kriteria seleksi dan persyaratan minimum bagi lembaga yang akan berfungsi sebagai penanggung jawab utama hibah (PR), dan mengenai pertimbangan-pertimbangan tertentu sehingga diperlukan lebih dari satu PR, dan mengumumkan hal tersebut dalam undangan yang disebarkan kepada masyarakat umum untuk menyatakan keinginan dalam pengajuan nominasi PR.

2. CCM kemudian membentuk Komite Seleksi PR dalam CCM, yang terdiri atas Anggota CCM, anggota TWG untuk penyakit yang bersangkutan serta pakar teknis bilamana diperlukan. Seseorang yang pada saat ini bertugas atau mewakili PR sama sekali tidak diperkenankan bertugas dalam komisi ini.

3. Sekretariat CCM menjamin bahwa seluruh Anggota CCM dan Alternate, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan di seluruh Indonesia, mengetahui adanya undangan untuk menyatakan keinginian untuk dipertimbangkan sebagai PR.

4. Komite Seleksi PR akan mengevaluasi nominasi yang diterima dan sedapat mungkin berupaya mengidentifikasi organisasi-organisasi lain yang patut dipertimbangkan.

5. Komite Seleksi PR kemudian akan membuat daftar organisasi yang telah memenuhi kriteria seleksi dan yang telah memberikan konfirmasi bahwa yang bersangkutan tertarik untuk bertindak sebagai PR.

6. Bila sedikit-dikitnya terdapat 3 nominasi PR dalam daftar panjang, Komite Seleksi PR akan memilih sedikit-dikitnya 3 nominasi terpilih, dan alasan pemeringkatannya.

7. Keputusan final akan dibuat dalam Rapat Pleno CCM dan diumumkan kepada masyarakat umum.

8. Bila hibah yang dimaksud disetujui, Global Fund akan melakukan penilaian organisasi yang telah dipilih oleh CCM untuk bertindak sebagai Principal Recipient (PR). Bila organisasi dimaksud gagal dalam penilaian tersebut, GF akan bekerja sama CCM untuk memilih Principal Recipient (PR) lainnya dari daftar nominasi sebelumnya sesuai peringkatnya.

31

VI.6 Pelaksanaan Programa. Untuk masing-masing proyek yang diprakarsai oleh CCM di Indonesia yang dibiayai oleh

Global Fund, CCM hendaknya bersepakat dengan penanggung jawab (PR) mengenai peranan masing-masing dalam supervisi, monitoring dan evaluasi proyek.

b. CCM menerima dan menelaah berkas-berkas permintaan pembayaran dan laporan kemajuan yang ditulis oleh penanggung jawab (PR) yang ditujukan kepada Global Fund.

c. Monitoring, evaluasi dan supervisi oleh CCM: CCM secara berkala dan secara acak mengevaluasi kegiatan-kegiatan hibah tertentu.

VI.7 Pengembangan Kapasitas Agar tujuan program yang didukung oleh hibah GF dapat dicapai secara optimal, CCM melaksanakan kegiatan pengembangan kapasitas baik untuk CCM (Ketua, Wakil Ketua, anggota dan Sekretariat) maupun PR dan SR guna meningkatkan mutu kerja dan memanfaatkan semua sumber daya secara efektif dan efisien.

Kegiatan pengembangan kapasitas tersebut dapat berupa workshop, retreat, roundtable discussion, seminar, bantuan teknis dan lain sebagainya. Dari waktu ke waktu, Ketua, Wakil Ketua, Anggota dan/atau Sekretariat CCM juga berpartispasi dalam rapat/workshop GF di luar negeri yang bertujuan untuk meningkatkan kapasitas sistim CCM, kapasitas lembaga CCM dan/atau kapasitas individu Anggota yang mewakili CCM pada pertemuan yang dimaksud.

Pengembangan kapasitas ditentukan sesuai dengan kebutuhan, berdasarkan hasil pengawasan PR dan SR, permintaan dari PR, SR atau CCM, dan untuk mengantisipasi atau mengatasi keadaan dan masalah tertentu.

VI.8 Pembiayaan Operasional CCMSekretariat CCM menyusun rencana kerja tahunan, termasuk anggaran, untuk:

Biaya untuk staf Sekretariat.

Biaya untuk rapat, supervisi dan kegiatan terkait, termasuk rapat pleno CCM, rapat TWG, rapat FTT, rapat Komite Pengawasan dan rapat Tim Ad Hoc; advokasi; dan publikasi. Biaya ini termasuk ganti ongkos perjalanan bagi Anggota CCM.

Biaya untuk konsultasi dan partisipasi konstituen.

Peningkatan kapasitas untuk CCM, PR dan SR.

Biaya untuk monitoring dan evaluasi.

Biaya operasional, termasuk biaya sewa ruangan kantor Sekretariat, listrik, komunikasi, ATK, dsb.

VII. HARMONISASI DAN KOORDINASI CCMCCM harus meningkatkan harmonisasi, hubungan dan konsistensi antara aktivitas-aktivitas Global Fund di Indonesia dengan:

Strategi pembangunan nasional;

Program sektoral di Indonesia, terutama untuk kesehatan, HIV/AIDS, TB dan malaria;

Usaha-usaha Indonesia untuk meningkatkan harmonisasi, koordinasi, dan efektivitas bantuan eksternal;

32

Sistem nasional untuk monitoring dan evaluasi, manajemen finansial dan pengadaan barang;

Kerangka koordinasi sektoral dan multi-sektoral nasional.

Pelaksanaan harmonisasi dan koordinasi tersebut dapat berupa:

CCM dapat melimpahkan peran dan tanggung jawab tertentu yang berkenaan dengan hal-hal yang berkaitan dengan Global Fund ke komite koordinasi lintas sektor yang berada di bawah arahan Pemerintah Indonesia untuk ketiga penyakit (AIDS, Tuberkulosis dan Malaria), bila ada. Misalnya: Untuk program HIV/AIDS (diserahkan ke Komisi Penanggulangan AIDS Nasional - KPAN) Untuk program TB (dilaksanakan oleh Departemen Kesehatan) Untuk program Malaria (dilaksanakan oleh Departemen Kesehatan) Untuk program penguatan sistem kesehatan (dilaksanakan oleh Departemen Kesehatan) Lain-lain, sebagaimana ditetapkan oleh CCM.

Peran dan tanggung jawab ini mencakup penyususan proposal yang akan dipertimbangkan oleh CCM, kemungkinan adanya kebutuhan untuk mengamandemennya, dan mungkin menyerahkannya ke Global Fund.

VIII. KONFLIK KEPENTINGANVIII.1 Prinsip-prinsip Umum1. GFATM dibentuk untuk menarik/menghimpun, mengelola dan menyalurkan sumber-sumber

tambahan melalui kemitraan dengan swasta dan pemerintah untuk membantu mengurangi/menurunkan infeksi, penyakit, dan kematian yang disebabkan oleh HIV/AIDS, TB dan malaria di negara-negara yang membutuhkannya. GFATM mengakui bahwa banyak pihak terkait harus dilibatkan, termasuk negara penerima dan negara penyedia dana, lembaga-lembaga nirlaba dan lembaga yang berorientasi pada keuntungan, dan komunitas pemerintahan di tingkat internasional.

2. Karena beragamnya kepentingan dan pandangan dari berbagai pihak yang terkait tersebut, maka CCM dipandang perlu untuk bekerja secara seimbang, etis, kolaboratif dan terbuka. Kebijakan ini memberikan tuntunan dengan mengidentifikasi dan mencermati masalah konflik kepentingan. Kebijakan tersebut didasarkan pada definisi yang jelas dari bidang-bidang yang perlu mendapatkan perhatian serta kewajiban untuk mengungkapkan, dan memberi uraian mengenai pengelolaan konflik pada saat sebuah konflik muncul.

3. Tujuan dari Kebijakan ini adalah (1) untuk menjamin bahwa CCM adil dalam pembuatan keputusan guna melindungi integritas, nama baik dan kepentingannya, dan (ii) menjamin kepercayaan dan keyakinan dari masyarakat luas terhadap pembuatan keputusan dan pemberian hibah oleh CCM. Bila ketentuan-ketentuan dalam kebijakan ini bertentangan dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku terhadap satu hal yang tercakup dalam kebijakan ini, maka ketentuan tersebut dinyatakan tidak berlaku. Bilamana memungkinkan, kebijakan ini hendaknya ditafsirkan sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku di Indonesia.

4. CCM mengakui bahwa sifat dari keterwakilan dari CCM dan unsur-unsurnya yang beragam mengakibatkan adanya konflik yang melekat ketika Ketua/Wakil Ketua atau unsur-unsur di dalamnya harus mempertimbangkan hal-hal yang memiliki akibat langsung pada kepentingan Pemerintah atau organisasi-organisasi yang memegang posisi kepengurusan dalam CCM.

33

VIII.2 Definisia. Pribadi terlibat (Covered Individual) adalah Ketua CCM, Wakil Ketua CCM, Anggota CCM

dan Alternate-nya, anggota kelompok kerja, komite, tim ad hoc CCM, Sekretaris Eksekutif CCM dan pegawai Sekretariat CCM, serta Pengelola Utama (Eksekutif) dan staf dari Penerima Utama Hibah (Principal Recipient).

b. Pribadi terkait (Associated Person) adalah suami/istri, anak yang belum cukup umur, atau mitra domestik (domestic partner) dari Covered Individual.

c. Lembaga terkait (Associated Institution) adalah (i) organisasi atau lembaga pemerintah di mana Covered Individual bertugas sebagai pengelola/penanggung jawab, direktur, penyantun, mitra atau pegawai, yang menerima atau mungkin menerima dana dari GTAFM, atau di mana GFATM memiliki perjanjian, kontrak, atau hubungan; atau (ii) seseorang, organisasi, perusahaan, lembaga pemerintah atau lembaga sejenis dengan mana Covered Individual berunding atau memiliki rencana/rancangan yang berkenaan dengan pekerjaannya di masa mendatang.

d. Secara pribadi dan secara substansi (Personally and substantially): Berpartisipasi secara pribadi adalah berperan serta secara langsung, termasuk, misalnya, mempertimbangkan suatu pokok masalah dalam pertemuan Ketua/Wakil Ketua, atau supervisi langsung dan aktif terhadap bawahan mengenai suatu hal. Berpartisipasi secara substansial berarti bahwa keterlibatan Covered Individual dalam suatu hal bersifat signifikan.

e. Suatu konflik kepentingan timbul ketika Covered Individual berpartisipasi secara pribadi dan secara substansi dalam kapasitas resminya dalam hal tertentu di mana, sepanjang pengetahuannya, yang bersangkutan, atau pribadi terkait atau Lembaga Terkait memiliki kepentingan finansial, bilamana hal tertentu itu memiliki efek langsung dan dapat diduga terhadap kepentingan tersebut. Secara umum dan tanpa batasan-batasan, konflik mungkin dipandang ada dalam situasi berikut:

Di mana kepentingan finansial Covered Individual atau kepentingan Pribadi Terkait atau Lembaga Terkait dapat mempengaruhi pelaksanaan tugas-tugasnya, atau tanggung jawab yang berkenaan dengan tugas dan tanggung jawab CCM atau mengakibatkan timbulnya persepsi yang masuk akal bahwa konflik semacam itu ada;

Di mana tindakan-tindakan Covered Individual berkompromi atau menurunkan kepercayaan yang diberikan oleh publik kepada CCM; dan

Di mana tindakan-tindakan Covered Individual membentuk persepsi bahwa tindakan Covered Individual menggunakan posisinya untuk keuntungan pribadi atau demi keuntungan finansial langsung dari Institusi Terkait.

Contoh-contoh spesifik dari konflik semacam itu, meliputi: Anggota CCM melakukan advokasi agar hibah tertentu disetujui di mana organisasi atau

entitasnya akan berfungsi sebagai SR hibah, pelaksana, atau memainkan beberapa peran pelaksanaan proyek lain secara langsung, atau mengambil beberapa manfaat finansial lain secara langsung;

Anggota CCM melakukan advokasi agar kebijakan tertentu disetujui, di mana organisasi atau entitasnya akan mendapatkan beberapa manfaat finansial secara langsung;

Anggota CCM menggunakan posisi/jabatannya di dewan pengurus untuk melakukan advokasi bagi, atau dengan cara lain, mengupayakan persetujuan kontrak pelayanan antara Penerima Utama dan sebuah Lembaga terkait; atau

Anggota Kelompok Kerja Teknis yang merupakan pegawai pemerintah atau organisasi berpartisipasi dalam penilaian proposal pendanaan di mana sebuah Institusi Terkait memiliki kepentingan substansial.

Contoh-contoh tersebut bersifat gambaran dan tidak dimaksudkan untuk merinci semua tipe di mana potensi konflik atau konflik yang sebenarnya ada, namun merinci prinsip-prinsip yang hendaknya dipatuhi oleh CCM dalam mengatasi konflik-konflik semacam itu pada saat konflik muncul. Masing-masing keadaan akan dicermati berdasarkan pada fakta-fakta dan keadaan

34

tertentu, namun keputusan akan diatur dengan pedoman yang dirinci dalam Kebijakan ini, yang berlaku untuk semua kegiatan yang disponsori dan didukung oleh GFATM, baik kegiatan pemerintah dan swasta, untuk kegiatan nirlaba maupun yang berorientasi laba.

VIII.3 Transparansi dan PengungkapanSeluruh Covered Individual berkewajiban untuk mengungkapkan setiap konflik kepentingan yang ada, termasuk konflik yang berasal dari Pribadi atau Lembaga Terkait, dan sifat dari konflik itu, kapan saja ia menyadari bahwa terdapat adanya konflik atau bahwa konflik besar kemungkinan terjadi.

VIII.4 Prosedur Ketika Konflik Kepentingan Muncul1. Semua Konflik Kepentingan hendaknya segera diungkapkan secara tertulis dan disampaikan

kepada Ketua CCM. Semua pihak dianjurkan untuk berkonsultasi dengan Sekretaris Eksekutif bila muncul pertanyaan yang berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan ini.

2. Adalah tugas Ketua, dengan dibantu oleh Sekretaris Eksekutif, dengan bantuan tenaga ahli tertentu bila diperlukukan, untuk mendalami temuan-temuan tersebut dan menetapkan apakah terdapat suatu konflik kepentingan, dan, bila memang demikian halnya, apakah ia akan memberikan suatu keringanan (waiver) sampai sejauh mana pihak yang bersangkutan tersebut boleh berpartisipasi dalam diskusi masalah yang telah menimbulkan konflik kepentingan tersebut. Ketua CCM juga, berdasarkan kewenangan yang dimilikinya, dapat menginformasikan masalah tersebut kepada seluruh Anggota CCM (kecuali perorangan yang berpotensi konflik), untuk didiskusikan dan dibuat penetapannya.

3. Ketika ditetapkan bahwa terdapat konflik kepentingan, Covered Individual tidak diperkenankan ikut serta dalam hal yang telah menyebabkan timbulnya konflik, kecuali ada pengecualian dari Ketua CCM. Berkenaan dengan CCM, Covered Individual tidak diperkenankan berbicara atau memberikan hak suara mengenai hal tersebut, dan harus meninggalkan ruangan pengambilan suara, sebelum diskusi atau voting mengenai hal tersebut, kecuali Ketua CCM telah memberikan keringanan kepadanya. Keringanan (waiver) itu bisa dirancang sedemikian rupa untuk memberikan kesempatan kepada Covered Individual untuk berpartisipasi sampai pada tingkatan yang dipandang patut oleh Ketua CCM. Misalnya, Ketua CCM memperbolehkan yang bersangkutan untuk menyampaikan informasi yang bersifat teknis, namun bukan rekomendasi. Atau Ketua CCM dapat mengizinkan Covered Individual untuk menghadiri pertemuan dalam upaya memenuhi tugas-tugas administratifnya, tapi tidak untuk berpartisipasi dalam diskusi mengenai hal-hal yang menimbulkan konflik kepentingan. Nama-nama pihak yang berkonflik kepentingan yang berpartisipasi dalam pertemuan khusus, dan masalah-masalah di mana terdapat konflik, akan dicatat dalam notulen rapat.

4. Ketika CCM mempertimbangkan laporan, keputusan, proposal atau rekomendasi untuk mendapatkan persetujuan, secara umum keterlibatan Anggota CCM hendaknya tidak dianggap sebagai konflik kepentingan walaupun badan yang diwakilinya itu mungkin memiliki kepentingan langsung dengan proposal dalam kelompok. Ketika CCM mempertimbangkan masalah-masalah tertentu, Covered Individual atau orang lain hendaknya mengingatkan CCM akan adanya kemungkinan konflik kepentingan dan mengikuti prosedur yang diuraikan dalam Kebijakan ini.

5. Apabila Covered Individual diketahui memiliki konflik kepentingan yang tidak diungkapkan sebagaimana dipersyaratkan di atas, atau Ketua CCM memiliki alasan yang cukup untuk percaya bahwa seorang Covered Individual telah gagal mengungkapkan konflik kepentingan, Ketua akan memberitahukan kepada Covered Individual terkait berdasarkan apa yang diyakininya itu dan memberikan kesempatan kepada pihak yang bersangkutan untuk menjelaskan kegagalan untuk mengungkapkan sebagaimana dituduhkan itu. Bila, setelah mendengarkan tanggapan dan melakukan penyelidikan lebih lanjut sebagaimana mestinya,

35

Ketua CCM menetapkan bahwa pihak yang berkepentingan itu nyata-nyata telah gagal mengungkapkan konflik kepentingan, Ketua hendaknya memberitahukan hal tersebut kepada CCM.

VIII.5 Meminimalkan Potensi Konflik Kepentingan CCM Indonesia telah memiliki rencana tertulis yang berkaitan dengan penanganan konflik kepentingan, dan telah menetapkan, melalui pengesahan dari CCM, pedoman operasional pencegahan dan penanganan konflik kepentingan di lingkungan CCM. CCM menetapkan untuk menyusun manual operasional konflik kepentingan untuk CCM, PR dan SR serta menjamin agar manual ini dapat diakses dan tersedia bagi masyarakat.

1. Bila Ketua CCM berasal dari instansi Pemerintah Indonesia yang menerima manfaat dari Pembiayaan Global Fund, rencana penanganan konflik kepentingan harus menetapkan bagaimana konflik yang melekat ini akan dikurangi sampai tingkat minimum. Dalam keadaan ini, sedapat-dapatnya, Ketua harus berasal dari lembaga yang mempunyai kedudukan structural lebih tinggi dari lembaga penerima utama hibah (PR).

2. CCM melakukan segala upaya untuk memastikan bahwa kedua Wakil Ketua tidak berasal dari organisasi yang mendapat manfaat dari pembiayaan Global Fund. Bila kemungkinan hal ini sangat kecil, rencana penanganan konflik kepentingan harus menetapkan bagaimana konflik kepentingan yang melekat ini akan dikurangi sampai tingkatan minimum.

3. Bilamana dipandang perlu, dan khususnya ketika CCM sedang memutuskan organisasi mana saja yang akan mendapat manfaat dari pembiayaan dari Global Fund, Anggota dan Alternate hendaknya membuat pernyataan di mana mereka memiliki potensi konflik kepentingan, dan menandatangani suatu surat pernyataan mengenai konflik kepentingan tersebut.

4. Ketika CCM secara internal memublikasikan daftar Anggota dan Alternate dalam CCM (melalui situs web atau melalui media lain), daftar tersebut hendaknya mengindikasikan apakah masing-masing Anggota/Alternate atau organisasi dari mana mereka berasal memetik manfaat dari pembiayaan Global Fund. Format pernyataan tentang konflik kepentingan bagi setiap individu terkait terlampir dalam Pedoman ini.

IX. PENILAIAN (ASSESSMENT) CCM CCM mengembangkan Checklist Kinerja CCM yang secara teratur dijadikan acuan bagi pengukuran kinerja dan efektivitas CCM, Ketua, Wakil Ketua, Anggota dan Alternate, Sekretaris Eksekutif dan Sekretariat CCM.

Kinerja akan dievaluasi melalui self-assessment dan penilaian eksternal, meliputi: Proses pembentukan CCM serta kriteria seleksi untuk Anggota CCM; Pelaksanaan Pedoman Tata Kelola CCM; Semua dokumentasi tentang tingkat dan cakupan partisipasi dalam setiap proses oleh setiap

Anggota CCM; Apa yang berhasil dan tidak berhasil dalam proses-proses penyusun dan implementasi yang

dipimpin/didorong oleh sebuah kemitraan di tingkat negara: peran, tingkat partisispasi dan tingkat kewenang dalam pengambilan keputusan dari setiap anggota CCM—baik masyarakat sipil maupun pemerintah—pada berbagai tahap dalam proses (penawaran untuk memasukkan proposal, seleksi PR, penandatangan hibah, hubungan dengan LFA);

Harmonisasi dan koordinasi dengan para forum, kebijakan dan program nasional yang ada; Fasilitasi yang dilakukan CCM terkait TA untuk CCM, PR dan SR.

Aspek-aspek tersebut akan dinilai dengan format kuesioner/survei. Penilaian akan dilaksanakan setiap tahun, dan hasilnya dilaporkan kepada Ketua dan Wakil Ketua serta seluruh Anggota CCM.

36

Pembiayaan penilaian akan dibebankan kepada anggaran operasional CCM.

37

PENGESAHAN

Pedoman Tata Kelola CCM ini merupakan yang pertama dan disetujui dan disahkan oleh dua pertiga suara mayoritas dalam Rapat Pleno CCM yang diselenggarakan di Jakarta, tanggal 28 Mei 2007. Nama-nama orang yang ikut menyetujui Pedoman ini adalah sebagai tercantum di Daftar Hadir yang terlampir.

Ditandatangani atas nama CCM GFATM Indonesia (Ind-CCM) KETUA, WAKIL KETUA 1 WAKIL KETUA 2,

(.......................................) (....................................) (.....................................)

38

CCM GovManual Bahasa - Ind 31 May

Documents

Transcript of CCM GovManual Bahasa - Ind 31 May