7/23/2019 Cara Jitu Mendapatkan Sponsor

http://slidepdf.com/reader/full/cara-jitu-mendapatkan-sponsor 1/6

Cara Jitu Mendapatkan Sponsor Kegiatan

Posted on Juli 24, 2010 by Pakdhe Uky

Strategi Bekerjasama dengan Sponsor 1

Oleh : Basuki2

Sponsor menjadi istilah yang cukup dekat dengan penyelenggara kegiatan. ampir di semua kegiatan

yang membutuhkan pendanaan besar tidak pernah melupakan pihak yang satu ini. Sponsor merupakan

perorangan!instansi!perusahaan yang turut serta membantu memperlancar kegiatan dengan bentuk yang bisa

dikon"ersikan dalam bentuk uang. #eberadaaan sponsor menjadi penting mengingat tidak semua kebutuhan

kegiatan bisa diupayakan sendiri. $ahkan terkadang sponsor bisa menjadi kekuatan utama dalam pelaksanaan

kegiatan.

Untuk mendapat dana tunai dari sponsor mungkin agak sulit bagi kegiatan perdana atau bagi lembaga yang belum

dikenal. Positioning sebuah kegiatan menjadi %aktor penentu dalam menarik sponsor. #egiatan yang sudah terkenal,

berlangsung lama dan mempunyai reputasi yang bagus memiliki kecenderungan lebih mudah mendapatkan sponsor.

&alam hal ini keandalan bernegosiasi menjadi penting. 'ara e%ekti% untuk menyiasati itu salah satunya dengan

melakukan barter. (a)imnya, calon sponsor akan lebih respect  jika sponsorship dilakukan secara barter promosi.

Saat ini banyak sekali penyelenggara kegiatan masih melihat pencarian sponsor semata*mata sebagai akti"itas

penggalangan dana untuk mendukung acara yang dibuat. Padahal kini sponsorship telah berubah menjadi sebuah

bentuk kerjasama kemitraan pemasaran antara perusahaan penyelenggara kegiatan dengan perusahaan sponsor.

 +pabila kita tidak siap menjadi bagian dari jalinan kemitraan upaya pemasaran yang saling menguntungkan, kegiatan

sponsorship yang kita bina akan gagal, mungkin saja kita berhasil mendapatkan sponsor, tapi akan gagal

mempertahankan hubungan kerjasama untuk jangka panjang.

Saat ini pekerjaan untuk mencari sponsor telah berubah secara drastis. al ini dipicu terutama oleh meningkatnya

harapan dari para sponsor. ereka ingin kegiatan sponsorshipnya dapat dijadikan sebagai sarana untuk mencapai

berbagai sasaran sekaligus, dengan mengintegrasikan sponsorshipnya ke dalam beragam akti"itas pemasaran lain.

ereka ingin sponsorshipnya benar*benar dapat menghubungkannya dengan pasar sasaran. &alam jangka panjang,

para sponsor tidak tertarik diasosiasikan dengan kegiatan yang disponsorinya. ereka ingin membangun hubungan

dengan pasar sasaran sampai pada tingkat hubungan personal, memperkuat hubungan tersebut dan menciptakan

tingkat rele"ansi yang tidak dapat dicapai oleh media pemasaran seperti tele"isi, radio atau surat kabar.

&engan demikian, tugas pencari sponsor telah berubah dari ibarat sebagai pengibar bendera menjadi pipa penyalur,

dengan mena-arkan beragam man%aat dan peluang yang dapat membantu sponsor mencapai tingkat hubungan

tertentu dengan pasar sasarannya. Saat ini para sponsor juga mengharapkan agar kita membantu mereka

7/23/2019 Cara Jitu Mendapatkan Sponsor

http://slidepdf.com/reader/full/cara-jitu-mendapatkan-sponsor 2/6

memahami lebih mendalam mengenai para pengunjung acara yang kita selenggarakan. ereka bukan sekedar ingin

tahu tentang umur dan jenis kelamin para pengunjung, tetapi mereka juga ingin tahu mengapa orang*orang tersebut

mau untuk datang ke acara kita, apa yang menjadi daya tarik utamanya. Para sponsor juga ingin dapat memperbaiki

atau meningkatkan pengalamannya.

ni berarti kita sebagai pencari sponsor dituntut bekerja lebih keras lagi. Sponsor dapat dengan mudah pindah ke

berbagai kegiatan yang berbeda. /leh karena itu, penyelanggara kegiatan tidak dapat mengandalkan pendapatan

dari sponsor dalam bentuk bantuan dana. odel baru dari sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship

yang didasarkan pada kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang menyebabkan sponsor manapun

sulit untuk meninggalkan kerjasama kemitraan tersebut.

Siapa saja yang berpeluang menjadi sponsor acara kita Ja-abannya adalah semua lembaga!perusahaan yang

sedang membutuhkan promosi dan sedang mencari mitra kerjasama dalam mengerjakan program kerja perusahaan.

ari kita lihat peluang sponsor di tiga3 sektor kehidupan

a. Public sector 

13 nstansi pemerintahan memiliki alokasi anggaran untuk membantu meningkatkan kualitas masyarakat baik

dalam hal %isik maupun non %isik. 5ingkat kabupaten, propinsi maupun nasional.

23 Pemerintah memiliki program kerja. Pada beberapa program kerja selalu melibatkan masyarakat sebagai

partner 

b. Pri"ate sector 

13 Penulis yang sedang mempromosikan tulisannya. engundang mereka biasanya free akomodasi dan

transportasi

23 Penerbit yang sedang mempromosikan buku terbitan terbarunya

3 Perusahaan yang sedang promo produk baru

43 Perusahaan yang sedang membuka kantor cabang baru

63 Perusahaan memiliki 'orporate Sosial 7esponsibility 'S73 ditujukan untuk kegiatan sosial dan non pro%it

83 $ank memiliki dana*dana sosial untuk pemberdayaan masyarakat

93 Setiap perusahaan selalu memiliki anggaran dana promosi

:3 Perusahaan yang sedang berkembang dan akan melakukan ekspansi pasar 

;3 Perusahaan teman satu organisasi

. 5hird sector 

13 (embaga +mil <akat n%a= Shada=ah. (embaga sosial non pro%it memiliki alokasi anggaran berbagai macam

bidang garap. 'aranya aksesnya dengan menjadi mitra kerja.

7/23/2019 Cara Jitu Mendapatkan Sponsor

http://slidepdf.com/reader/full/cara-jitu-mendapatkan-sponsor 3/6

23 (embaga Sosial memiliki program kerja dan pada beberapa program membutuhkan kerjasama dengan pihak

lain

$entuk*bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan pihak sponsor adalah sebagai berikut

1. $antuan dana berupa uang tunai

2. $arter produk dengan media promosi radio, koran, majalah, tele"isi

. Support pembicara. $isa jadi pembicara diambilkan dari lembaga sponsor atau sponsor bertanggung ja-ab

mencarikan pembicara dari lembaga jaringannya sponsor 

4. Support akomodasi hotel!cathering3

6. Potongan harga misal percetakan, cathering

8. Sou"enir misal kaos, kenang*kenangn

9. #erjasama program melaluia oU

:. &iskon produk perusahaan

Saat kita ingin bekerjasama dengan orang lain tentunya harus saling membutuhkan. Seperti yang sudah

disampaikan di a-al, bah-a pihak sponsor selalu menginginkan man%aat bukan sebaliknya. /leh karena itu, anda

 juga perlu tau apa saja yang dipertimbangkan oleh sponsor dan bagaimana caranya agar sponsor tertarik dengan

kegiatan yang anda kerjakan. Perlu diperhatikan beberapa hal ini

1. Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut. al ini sangat penting, karena kredibilitas

penyelenggara akan mempengaruhi keputusan pemberi sponsor. Jika penyelenggara sudah pernah

membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut berakhir dengan sukses maka pihak sponsor tidak segan*

segan untuk memberikan bantuan, baik berupa produk maupun dana.

2. Jenis #egiatan. al ini berkaitan dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang

dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. Sebagai contoh, kegiatan seminar 

tentang pengobatan herbal dapat disponsori oleh perusahaan jamu atau minuman herbal.

Seminar berkorelasi  positi% terhadap budaya masyarakat untuk mengkonsumsi produk perusahaan dan

perusahaan berkesempatan untuk memberikan produk knowledge. Sedangkan perusahaan properti atau

perusahaan mobil me-ah mungkin tidak begitu tertarik untuk mendanai kegiatan semacam ini.

. Peserta dan penonton. Pihak sponsor akan tertarik, jika jumlah perkiraan peserta dan penonton serta target

penonton dicantumkan di dalam proposal. Jumlah keduanya akan menjadi target pemasaran bagi para

sponsor untuk memperkenalkan atau memasarkan produk mereka.

4. edia yang digunakan sebagai sarana publikasi. +pa yang diingan sponsor, itu yang diberikan. Saat ini

pihak sponsor rata*rata menginginkan produknya bisa dikenal oleh masyarakat bukan /leh karena itu,

7/23/2019 Cara Jitu Mendapatkan Sponsor

http://slidepdf.com/reader/full/cara-jitu-mendapatkan-sponsor 4/6

sediakan sarananya. $isa publikasi "isual, audio atau audio "isual. edia "isual bisa berupa spanduk

rentang, backdrop, baliho, pam%let, %lyer, rontek. $isa juga dalam bentuk audio seperti radio atau audio

"isual seperti tele"isi.

Salah satu perangkat "ital dalam bekerja sama dengan sponsor adalah proposal. Proposal memberikan gambaran

tentang kegiatan yang akan dilaksanakan. Proposal yang baik adalah yang bisa menjelaskan secara terperinci dan

utuh bahkan meski tanpa penjelasan dari penyelenggara kegiatan.

'oba bayangkan diri +nda seorang '>/ atau &irektur Pemasaran dari sebuah perusahaan. &imana +nda duduk di

sebuah dalam ruangan khusus +nda. &idepan +nda ada meja kerja yang dilengkapi dengan komputer dan disisi lain

ada tumpukan kertas yang bukan lain adalah tumpukan proposal pengajuan kerjasama yang perlu +nda pelajari dan

diambil keputusan, mana yang akan ditindaklanjuti. &alam kondisi ini, kira*kira proposal seperti apa yang akan +nda

ambil dari puluhan proposal yang ada ?proposal yang menarik@, ?proposal yang unik@, dan ?proposal yang tidak

terlalu tebal@.

Proposal sponsor setidaknya bisa memuat konsep 6 A B 1 Ahat, Ahy, Ahen, Ahere, Aho, dan o-. Selain itu

perlu diperhatikan beberapa materi penting seperti diba-ah ini

1. 5ujuan diselenggarakan acara

2. #eterangan mengenai acara

. +lasan mengapa memerlukan sponsor 

4. edia yang akan dipakai untuk mempromosikan acara

6. Schedule dan action plan acara

8. +pa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang

diberikan. $erikan contoh*contohnya. isalnya pencantuman logo di banner, lebih baik dibuatkan contoh

design banner dengan logo sponsor yang bersangkutan, atau mungkin anda bisa menyediakan -aktu

khusus selama beberapa menit untuk mereka mempromokan kegiatan mereka.

9. (ampiran gambar, "ideo atau kliping koran dari kegiatan* kegiatan yang pernah dilakukan.

:. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut.

enyampaikan proposal saja belum cukup untuk membuat calon sponsor tertarik. #arena proposal yang masuk

bukan hanya milik kita saja. Selalu ada persaingan untuk mendapatkan kerjasama dengan pihak sponsor. $isa jadi

dalam 1 bulan ada 6*10 proposal yang masuk untuk meminta kerjasama sponsorship. /leh karena itu perlu cara lain

untuk meyakinkan calon sponsor agar bersedia bekerjasama dengan kita.

Setiap orang lebih percaya kepada orang yang sudah dikenal daripada orang yang belum dikenal. +palagi orang*

orang yang memiliki kesan positi%. &emikian juga dengan calon sponsor, mereka akan melihat siapa orang yang

7/23/2019 Cara Jitu Mendapatkan Sponsor

http://slidepdf.com/reader/full/cara-jitu-mendapatkan-sponsor 5/6

merekomendaikan. Jadi sebelum menghubungi calon sponsor, cari in%ormasi siapa orang yang dikenal oleh calon

sponsor dan bisa bisa memberikan rekomendasi. &engan demikian setidaknya 60 C keberhasilan sudah di tangan.

'alon sponsor juga perlu diyakinkan dengan tatap muka secara langsung. 'aranya adalah dengan presentasi. 'ara

ini %ungsinya untuk meyakinkan kepada calon sponsor bah-a kegiatan kita memang pantas untuk didukung dan

kebutuhan promosi produk mereka dapat terpenuhi. $eberapa hal yang harus diperhatikan saat akan presentasi

sebagai berikut

1. $uat janji dengan calon sponsor. Usahakan bisa bertemu langsung dengan pimpinan perusahaan!cabang

perusahaan.

2. #uasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum mendapat sambutan positi%.

 +papun kegiatan yang anda selenggarakan, yakinkan itu adalah kegiatan yang terbaik.

. &atang tepat -aktu dan lakukan komunikasi in%ormal dengan penerima tamu. Sampaikan identitas

organisasi dan berikan kartu nama.

4. $erlatih sebelum -aktu presentasi

6. $erpakaian yang rapi dan pantas

8. Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor 

9. Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam

proposal. Pada -aktu persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal  approach dan lebih

menerangkan hal*hal yang menitikberatkan pada kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara

kegiatan.

:. 5inggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor kalo bisa kartu nama3.

;. 5anyakan kapan bisa di*%ollo- up. Setelah itu %ollo- up "ia telephon.

Setelah kesepakan kerjasama tercapai, tepati janji pada pihak sponsor pada -aktu penyelenggaraan kegiatan.

$erikan yang terbaik kepada pihak sponsor sehingga tidak ada yang merasa dikece-akan. ni karena akan berkaitan

dengan image lembaga penyelenggara. Sebisa mungkin undanglah mereka untuk datang ke acara kita, biasanya hal

tersebut akan membuat kita lebih baik di mata mereka.

$erikan laporan setelah kegiatan dan cantumkan semua bukti*bukti kegiatan dan pelaksanaan janji kepada sponsor 

dan jangan lupa untuk menyertakan bukti seperti %oto dari logo mereka di banner, spanduk, dsb. al terakhir ini

sangat penting, karena kebanyakn kita, habis manis sepah dibuang. 5idak memberikan laporan setelah mendapat

dana atau barang. Sekali lagi jangan lakukan hal ituDD $erilah (aporan kegiatan dan sebaiknya anda beraudiensi

dengan pihak sponsor tentang jalannya kegiatan tersebut. Ucapkan terimakasih kepada mereka, minta -aktu luang

untuk sekedar berkunjung. $uatlah kesan positi% kepada sponsor, dan jangan ber%ikir kerjasama hanya dilakukan saat

7/23/2019 Cara Jitu Mendapatkan Sponsor

http://slidepdf.com/reader/full/cara-jitu-mendapatkan-sponsor 6/6

itu saja. Sampaikan program E program lain yang memungkinkan untuk dikerjasamakan dengan pihak sponsor.

&engan demikian maka anda sudah mendapatkan mitra kerjasama jangka panjang.

#eterangan

1 akalah ini ditulis untuk materi dalam acara Pelatihan Public 7elation pada tanggal 28 Juli 2010 di gedung #i ajar 

&e-antoro FS> UGH

2 Penulis adalah arketing P5. S>S 'onsulting ndonesia, Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konsultan

managemen U# dan (# serta penjualan so%t-are keuangan