BUKU PETUNJUK ADMIN SSCN 2017...SSCN 2018 Buku Petunjuk Admin | versi 01.01 BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA...

SSCN 2018

Buku Petunjuk Admin | versi 01.01

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA – 2018 1

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

BUKU PETUNJUK ADMINISTRATOR INSTANSI

SISTEM SELEKSI CPNS NASIONAL

TAHUN 2018

NAMA DOKUMEN : BUKU PETUNJUK PELAMAR SSCN 2018 VERSI : 01.01 TANGGAL : SEPTEMBER 2018

SSCN 2018



D A F T A R I S I

I. MAKSUD DAN TUJUAN .................................................................................................... 3

II. RUANG LINGKUP ................................................................................................................ 3

III. TATA CARA PENDAFTARAN ADMIN SSCN 2018 ................................................... 3

IV. TUGAS ADMINISTRATOR INSTANSI SSCN ............................................................... 6

V. CARA PENGGUNAAN APLIKASI .................................................................................... 6

a. Mengatur Periode Pembukaan dan Penutupan Pendaftaran .............. 8

b. Mengatur Parameter ......................................................................................... 10

c. Menambah Lokasi Ujian CAT ......................................................................... 13

d. Lokasi Formasi .................................................................................................... 15

e. Menambah Syarat Pendaftaran .................................................................... 18

f. Menambah Alasan TMS (Tidak Memenuhi Syarat) .............................. 20

g. Menambah User di Lingkungan Instansi .................................................. 21

h. Menambah Formasi .......................................................................................... 24

i. Menentukan Final Formasi ............................................................................ 28

j. Menentukan Final Verifikasi .......................................................................... 29

k. Download Data .................................................................................................... 29

SSCN 2018



I. MAKSUD DAN TUJUAN

Buku Petunjuk Administrator Instansi Portal Sistem Seleksi CPNS

Nasional (SSCN) bertujuan sebagai pedoman bagi Administrator

Instansi agar dapat mengatur isi dan informasi pendaftaran

instansi pada portal Sistem Seleksi CPNS Nasional (SSCN).

Tujuan pembuatan portal ini mempermudah proses seleksi CPNS

2018 untuk seluruh formasi sebagai dasar pengangkatan Calon

Pegawai Negeri Sipil.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup penggunaan portal ini adalah sebagai sarana

pendaftaran online seleksi para Calon Pegawai Negeri Sipil

(CPNS) dan instansi baik Pusat atau Daerah.

III. TATA CARA PENDAFTARAN ADMIN SSCN 2018

Setiap instansi hanya dapat mendaftarkan 1 (satu) orang PNS

yang bertugas sebagai admin instansi aplikasi SSCN 2018.

SSCN 2018



Berdasarkan alur di atas, admin ditunjuk oleh pimpinan melalui

surat resmi yang ditujukan ke Deputi Sistem Informasi

Kepegawaian Cq. Direktur Pengolahan Data dan Informasi

Kepegawaian. Kemudian admin yang telah ditunjuk

mendaftarkan diri di :

https://sscnadmin.bkn.go.id/registrasi

https://sscnadmin.bkn.go.id/registrasi

SSCN 2018



Masukan NIP dan Nama Instansinya. Kemudian klik .

Masukkan alamat e-mail, kata sandi dan unggah (upload) surat

tersebut. Lalu klik . Notifikasi akan tampil seperti

gambar di bawah ini. Surat Pengajuan Admin Instansi SSCN tetap

dikirimkan ke Deputi Sistem Informasi Kepegawaian Cq. Direktur

Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian.

Tim SSCN BKN akan mengecek surat pengajuan tersebut, bila

sudah sesuai maka data akan divalidasi. Admin instansi dapat

SSCN 2018



mengecek status pengajuan admin tersebut dengan

memasukkan Nomor Tiket yang tercantum.

IV. TUGAS ADMINISTRATOR INSTANSI SSCN

Administrator instansi yang menggunakan SSCN bertugas :

1. Mengatur periode pendaftaran

2. Mengatur parameter

3. Menambahkan lokasi ujian CAT

4. Menambahkan lokasi formasi

5. Menambahkan syarat pendaftaran

6. Menambah alasan Tidak Memenuhi Syarat (TMS)

7. Mengatur Manajemen user

8. Menambah formasi

9. Melakukan final formasi

10. Melakukan final verifikasi

11. Mengunduh data pelamar

12. Mengunduh referensi

V. CARA PENGGUNAAN APLIKASI

Setelah Tim SSCN melakukan validasi dan menyetujui

permohonan admin, admin dapat mencoba log in

menggunakan username NIP Baru dan password yang telah

didaftarkan ke portal Sistem Seleksi CPNS Nasional Admin (SSCN

Admin) di alamat :

https://sscnadmin.bkn.go.id

https://sscnadmin.bkn.go.id/

SSCN 2018



Pada halaman login akan tampil seperti gambar berikut :

Masukan username dan password yang sudah didaftarkan.

Setelah berhasil Login, akan tampil halaman utama seperti

gambar di bawah ini :

SSCN 2018



a. Mengatur Periode Pembukaan dan Penutupan Pendaftaran

Periode pembukaan dan penutupan dilakukan oleh admin

instansi pada menu Pengaturan kemudian pilih Periode Daftar.

Tugas ini menjadi kewenangan dan tanggung jawab admin

SSCN 2018



untuk mengatur waktu pembukaan dan penutupan pendaftaran

sesuai dengan pengumuman.

Periode Daftar ini hanya dapat dilakukan 1 (satu) kali. Jadi,

apabila tombol telah di pilih, maka tidak dapat

dilakukan perubahan. Pelamar dapat mendaftar berdasarkan

waktu mulai yang telah diatur oleh admin.

SSCN 2018



b. Mengatur Parameter

Pengaturan Parameter berfungsi untuk mengatur :

1. Menentukan Lokasi Test

SSCN 2018



Admin instansi mengatur kewenangan lokasi test ditentukan

oleh peserta atau verifikator. Apabila lokasi test ditentukan

oleh peserta, maka peserta dapat memilih lokasi test pada

saat melengkapi data pendaftaran di SSCN sesuai dengan

domisilinya. Dan apabila lokasi test ditentukan oleh verifikator

maka lokasi test akan ditentukan oleh instansi

2. Menentukan Cetak Kartu Test

Admin mengatur kewenangan cetak kartu test. Kewenangan

tersebut dapat dilakukan oleh pendaftar, verifikator atau

verifikator dan pendaftar. Cetak kartu test dapat dilakukan

apabila proses verifikasi telah selesai

3. Mengatur Alasan Tidak Lulus

Admin mengatur alasan tidak lulus verifikasi (Alasan TMS)

apakah akan ditampilkan atau tidak. Apabila admin memilih

“Ya”, maka pelamar yang tidak lulus verifikasi dapat melihat

SSCN 2018



alasannya pada SSCN. Namun apabila admin memilih “Tidak”,

maka pelamar tidak dapat mengetahui alasan tidak lulus

verifikasinya

4. Mengatur Batas Atas dan Batas Bawah Umur Pendaftar

Panitia Seleksi CPNS pada instansi menentukan batas atas dan

batas bawah umur pendaftar. Admin mengatur kewenangan

tersebut pada menu ini. Fitur ini berfungsi untuk mencegah

calon pelamar yang usianya tidak sesuai dengan

pengumuman instansi agar tidak dapat mendaftar di instansi

tersebut

5. Menambah Layanan Informasi

Admin instansi dapat menambahkan link web instansi terkait

penerimaan CPNS dan kontak yang dapat dihubungi oleh

pelamar terkait informasi instansi

6. Menambah Layanan Pengaduan

Admin instansi menambahkan kontak sebagai layanan

pengaduan yang dapat dihubungi oleh pelamar

7. Menambah Media Sosial

Admin instansi menambahkan alamat media sosial yang

dapat dipantau oleh pelamar

8. Menambah e-Mail

Admin instansi menambahkan alamat e-mail yang dapat

dihubungi oleh pelamar terkait Penerimaan CPNS

SSCN 2018



9. Mengatur jenis dokumen khusus yang perlu diunggah

Dokumen yang wajib diunggah (upload) adalah Pas Foto dan

KTP. Apabila terdapat dokumen lain yang perlu diunggah

selain dokumen wajib pada syarat pendaftaran, admin

instansi dapat melakukan pengaturan pada fitur ini. Pilih jenis

dokumen yang diperlukan sebagai proses seleksi untuk

diunggah oleh peserta dan diverifikasi oleh verifikator.

Dokumen tersebut berformat .pdf.

10. Setelah data Pengaturan Parameter di atas telah selesai

dilengkapi, klik tombol . Tombol ini menjadi tidak aktif

apabila telah memasuki waktu pendaftaran sesuai dengan

pengaturan pada Periode Daftar.

c. Menambah Lokasi Ujian CAT

SSCN 2018



Instansi dapat menambahkan lokasi ujian pada aplikasi. Lokasi

ujian ini dapat mempermudah pelamar untuk memilih lokasi ujian

sesuai dengan domisilinya.

Untuk menambah lokasi ujian, langkah-langkah yang dilakukan

adalah :

1. Pilih menu Manajemen Lokasi Ujian

2. Klik

3. Isi Kode (4 digit) dan Nama Lokasi. Kode lokasi bebas sesuai

dengan ketentuan instansi. Untuk Nama Lokasi, instansi hanya

bisa menambahkan lokasi ujian sesuai dengan data titik lokasi

yang sudah ditetapkan oleh Pusat Pengembangan Sistem

Rekrutmen BKN (PPSR) yang dapat dilihat dari Menu Download

Data > Referensi > Referensi Ujian CAT.

Jika lokasi ujian instansi belum tersedia pada data tersebut,

harap menghubungi PPSR untuk penetapan lokasi ujian CAT.

SSCN 2018



4. Klik untuk menyimpan data yang telah dimasukan.

5. Untuk merubah, klik , kemudian rubah data sesuai

dengan ketentuan. Selanjutnya klik .

6. Untuk menghapus, pilih datanya kemudian klik .

d. Lokasi Formasi

Lokasi Formasi merupakan lokasi yang akan menjadi

penempatan CPNS. Bagi instansi pusat, lokasi formasi boleh

dilakukan „grouping’ per eselon I/II/III atau sampai unit kerjanya

sesuai dengan SK Penetapan Formasi dari KemenPAN-RB.

Sedangkan bagi instansi daerah, lokasi formasi diisi rinci sampai

unit kerjanya sesuai dengan SK Penetapan Formasi KemenPAN-

RB.

Untuk menginput data lokasi, lakukan langkah berikut ini :

1. Pilih menu Manajemen Lokasi Formasi

2. Klik tombol untuk menambah lokasi, maka

form isian data lokasi baru akan tampil seperti gambar di bawah

ini :

SSCN 2018



3. Isi Kode Lokasi (4 digit angka) dan Nama Lokasi (bebas, sesuai

dengan kebijakan instansi). Bagi instansi daerah (Provinsi,

Kabupaten, Kota) kode lokasi diisi dengan angka 0000.

4. Pilih Lokasi Ujian berdasarkan isian yang telah ditambahkan di

menu Lokasi Ujian CAT. Menu ini berguna bagi instansi yang

memiliki lebih dari 1 (satu) lokasi ujian CAT, sehingga pelamar

dapat memilih lokasi tempat ujian berdasarkan lokasi formasi

yang tersedia. Bila lokasi ujian lebih dari 1 (satu), klik .

5. Klik tombol untuk menyimpan data. Konfirmasi akan

tampil seperti gambar di bawah ini kemudian klik

SSCN 2018



Untuk menghapus data lokasi, klik tombol , maka

halaman konfirmasi penghapusan data akan tampil seperti

gambar berikut ini, kemudian klik tombol

6. Untuk merubah lokasi formasi, klik kemudian akan tampil

halaman seperti di bawah ini. Selanjutnya klik .

SSCN 2018



e. Menambah Syarat Pendaftaran

Administrator instansi membuat kriteria atau persyaratan,

persyaratan ini akan menjadi bahan untuk penyaringan atau

verifikasi untuk menentukan kelulusan administrasi pelamar.

Untuk menginput data syarat pendaftaran, lakukan langkah

berikut ini :

1. Pilih menu Manajemen Syarat Pendaftaran

2. Klik tombol untuk menambah syarat

pendaftaran, maka form isian data persyaratan akan tampil

seperti gambar di bawah ini :

SSCN 2018



3. Pilih Jenis Formasi, Tingkat Pendidikan, Dokumen (jenis dokumen

yang perlu unggah) dan isikan Syarat Pendaftaran pada kolom

yang tersedia

4. Persyaratan Umum berlaku untuk semua jenis formasi. Untuk

persyaratan khusus di luar formasi umum, persyaratan tersebut

harus dicantumkan dengan memilih jenis formasinya

5. Klik tombol untuk menyimpan data.

6. Untuk menghapus data syarat pendaftaran yang telah diisi, klik

tombol , halaman konfirmasi penghapusan data akan

tampil seperti gambar berikut ini, kemudian klik tombol

SSCN 2018



7. Untuk merubah data syarat pendaftaran, klik tombol ,

form edit user akan tampil seperti berikut ini kemudian klik

tombol

f. Menambah Alasan TMS (Tidak Memenuhi Syarat)

Administrator instansi menambahkan alasan TMS pada menu ini.

Alasan TMS ini akan dipilih oleh petugas verifikator bila ada

pelamar yang tidak lulus verifikasi. Untuk menambahkan alasan

TMS :

SSCN 2018



1. Pilih menu Manajemen Alasan TMS

2. Klik tombol untuk menambah syarat

pendaftaran, maka form isian data persyaratan akan tampil

seperti gambar di bawah ini :

3. Isi Kode terdiri dari 4 digit angka dan Alasan TMS

4. Kemudian klik

g. Menambah User di Lingkungan Instansi

Administrator instansi dapat menambahkan :

SSCN 2018



1. User verifikator berfungsi untuk meverifikasi data pelamar,

dimana banyaknya user verifikator dapat disesuaikan

dengan kebutuhan instansi.

2. Operator helpdesk berfungsi untuk menjawab

pertanyaan yang diajukan oleh peserta berdasarkan

instansi masing-masing.

3. Absen online berfungsi untuk absensi dan pengecekan

dokumen fisik yang dibawa peserta dengan data yang

ada pada sistem pada saat ujian CAT .

4. Dashboard instansi berfungsi untuk memonitor statistik

berdasarkan instansi masing-masing, yang biasanya

diberikan kepada pejabat yang berwenang.

Untuk membuat user, lakukan langkah berikut ini :

1. Klik menu kemudian pilih User

2. Klik tombol untuk menambah user, form isian

data user verifikator akan tampil seperti gambar di bawah ini :

SSCN 2018



3. Isi Nama, Username, Password, NIP. Pilih kewenangan (profile)

4. Klik tombol untuk menyimpan data.

5. Untuk menghapus data user, klik tombol , maka

halaman konfirmasi penghapusan data akan tampil seperti

gambar berikut ini, kemudian klik tombol

6. Untuk merubah data user, pilih user yang akan diubah

kemudian klik tombol , form edit user akan tampil

SSCN 2018



seperti berikut ini kemudian klik tombol . Admin

dapat merubah dan me-reset password user.

h. Menambah Formasi

Formasi jabatan harus sudah selesai diinput sebelum

pengumuman penerimaan CPNS dipublikasikan. Sebelum

memasukan formasi jabatan, administrator instansi harus

menambahkan Lokasi Kerja atau wilayah penempatan. Untuk

menambah formasi lakukan langkah berikut ini :

SSCN 2018



1. Pilih menu kemudian klik tombol

2. Pilih Jenis Formasi, isi Jabatan (auto complete), pilih Jenjang

Pendidikan, isi Pendidikan (auto complete), masukan Jumlah,

isi Usia Bawah dan Usia Atas berdasarkan jabatan dan tingkat

pendidikan, dan masukan Jumlah per jabatannya kemudian

klik .

SSCN 2018



Untuk pengisian 1 jabatan lebih dari 1 (satu) kode pendidikan

klik tombol kemudian isikan jumlah formasi yang

dibutuhkan berdasarkan kode pendidikan tersebut seperti

contoh gambar di bawah ini :

Pada contoh gambar di atas, formasi total untuk jenis jabatan

Pranata Komputer adalah 23 orang, dengan pembagian

formasi untuk kualifikasi pendidikan S-1 Teknik Informatika/S-1

Sistem Informasi berjumlah 22 orang dan S-1 Desain Grafis 1

orang.

Jika formasi tidak ditentukan berdasarkan kualifikasi pendidikan,

checklist maka isian untuk jumlahnya adalah

seperti gambar berikut ini :

SSCN 2018



Pada gambar tersebut, untuk jabatan Pranata Laboratorium

Pendidikan Ahli Pertama diperebutkan oleh pendidikan D-IV

dan atau S-1 Kesehatan dengan total 5.

Untuk menghapus kualifikasi pendidikan yang tidak dibutuhkan,

klik tombol

3. Klik tombol untuk menyimpan isian formasi. Hasil isian

akan ditampilkan pada daftar formasi

4. Untuk melakukan ubah isian formasi klik tombol ,

kemudian isi form jabatan seperti pada tambah formasi jabatan

kemudian klik tombol

5. Untuk menghapus isian formasi klik tombol

SSCN 2018



6. Setelah admin menyelesaikan memasukan formasi ke SSCN,

mohon untuk diperiksa kembali dengan mengklik tombol

i. Menentukan Final Formasi

Bila pengaturan telah selesai diatur, admin instansi mengklik

checkbox yang tersedia, kemudian masukkkan link yang

berisi Surat Keputusan Penetapan Formasi Penerimaan CPNS

2018 Kementerian PAN-RB yang berisi dan klik .

Setelah tombol Simpan diklik, maka formasi sudah tidak dapat

diubah kembali. Pastikan admin mengecek isian Formasi

tersebut dengan benar.

Direktorat Pengadaan dan Kepangkatan BKN Pusat atau

Bidang Pengangkatan dan Pensiun BKN Kanreg akan

mengecek formasi yang telah diisi oleh admin instansi ke SSCN

dengan Surat Keputusan Penetapan Formasi dari Kementerian

PAN-RB tersebut. Apabila validasi disetujui, maka instansi sudah

siap melakukan penerimaan CPNS, namun apabila validasi

SSCN 2018



ditolak maka admin instansi harus merevisi formasi tersebut di

SSCN Admin sampai validasi disetujui oleh BKN.

j. Menentukan Final Verifikasi

Admin instansi menentukan final proses verifikasi. Bila proses

verifikasi telah selesai dilakukan, maka admin harus mengklik

dan proses verifikasi sudah tidak dapat dilakukan kembali. Admin

memasukan tanggal untuk pengambilan data hasil verifikasi oleh

Tim CAT BKN. Selanjutnya klik .

Tombol SIMPAN hanya dapat diklik 1 (satu) kali, pastikan bahwa

pengaturan telah benar.

k. Download Data

1. Data Pendaftar. Instansi dapat melihat laporan :

a) Data Rekapan Pendaftaran

b) Data Pendaftaran

c) Data Rekapan Pendaftaran Tidak Lulus Verifikasi

d) Data Lulus Pendaftaran

SSCN 2018



Berikut adalah cara melakukan download data:

1) Klik menu

2) Pilih Lokasi untuk menentukan lokasi yang akan ditarik

datanya

3) Pilih download data yang diperlukan, kemudian klik

. Data Pendaftaran hanya data diunduh per-hari.

Contoh :

Jadi apabila instansi memerlukan data pendaftaran

setelah pendaftaran dibuka selama 7 hari, maka admin

harus mengunduh data pendaftaran sebanyak 7 hari

tersebut.

2. Referensi

Instansi dapat mengunduh data referensi BKN untuk menjadi

acuan dalam pengisian formasi. Data yang dapat diunduh

adalah :

a. Data Formasi

b. Data Referensi Lokasi Formasi

SSCN 2018



c. Data Referensi Lokasi Ujian CAT

d. Data Referensi Syarat Pendaftaran

e. Data Referensi Pendidikan

f. Data Referensi Jabatan

BUKU PETUNJUK ADMIN SSCN 2017...SSCN 2018 Buku Petunjuk Admin | versi 01.01 BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA...

Documents

Transcript of BUKU PETUNJUK ADMIN SSCN 2017...SSCN 2018 Buku Petunjuk Admin | versi 01.01 BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA...