Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

183
BAB I PENDAHULUAN 1.1. DPD RI DALAM KONSTITUSI NEGARA REPUBLIK INDONESIA Semenjak reformasi, UUD Tahun 1945 telah mengalami empat kali perubahan yang berakibat pada berubahnya sendi-sendi ketatanegaraan. Salah satu hasil perubahan yang cukup mendasar adalah perubahan supremasi MPR menjadi supremasi konstitusi. Pasca reformasi, Indonesia sudah tidak lagi mengenal istilah “lembaga tertinggi negara” untuk kedudukan MPR sehingga seluruh lembaga negara sederajat kedudukannya dalam sistem check and balances. Seiring dengan itu konstitusi ditempatkan sebagai hukum tertinggi yang mengatur dan membatasi kekuasaan lembaga-lembaga negara yang menjalankan roda penyelenggaraan negara. Kita ketahui bersama bahwa Indonesia memiliki 3 (tiga) cabang fungsi lembaga negara yaitu fungsi legislatif, eksekutif, dan yudisial yang setelah reformasi berdasarkan konstitusi terbentuk lembaga negara tersebut seperti Presiden/Wakil Presiden, Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Badan Pemeriksa Keuangan, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi dan Komisi Yudisial. 1.2. DASAR PEMBENTUKAN KANTOR DPD RI PROVINSI 1

description

Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Transcript of Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Page 1: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. DPD RI DALAM KONSTITUSI NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Semenjak reformasi, UUD Tahun 1945 telah mengalami empat

kali perubahan yang berakibat pada berubahnya sendi-sendi

ketatanegaraan. Salah satu hasil perubahan yang cukup mendasar adalah

perubahan supremasi MPR menjadi supremasi konstitusi. Pasca reformasi,

Indonesia sudah tidak lagi mengenal istilah “lembaga tertinggi negara”

untuk kedudukan MPR sehingga seluruh lembaga negara sederajat

kedudukannya dalam sistem check and balances. Seiring dengan itu

konstitusi ditempatkan sebagai hukum tertinggi yang mengatur dan

membatasi kekuasaan lembaga-lembaga negara yang menjalankan roda

penyelenggaraan negara.

Kita ketahui bersama bahwa Indonesia memiliki 3 (tiga) cabang

fungsi lembaga negara yaitu fungsi legislatif, eksekutif, dan yudisial yang

setelah reformasi berdasarkan konstitusi terbentuk lembaga negara

tersebut seperti Presiden/Wakil Presiden, Majelis Permusyawaratan

Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Badan

Pemeriksa Keuangan, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi dan Komisi

Yudisial.

1.2. DASAR PEMBENTUKAN KANTOR DPD RI PROVINSI

Pembentukan Kantor DPD RI Provinsi merupakan perintah

Undang-undang Nomor 27 Tahun 2009. Hal itu sejalan dengan

perkembangan DPD RI yang resmi dimulai pelaksanaan tugasnya pada

tanggal 1 Oktober 2004. Beberapa butir pokok yang melandasi kehadiran

dan aktivitas lembaga DPD RI meliputi :

1

Page 2: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

1.2.1.Undang-Undang Dasar 1945

a. Pasal 22 D ayat (1)

Dewan Perwakilan Daerah dapat mengajukan kepada Dewan

Perwakilan Rakyat rancangan Undang-undang yang berkaitan

dengan otonomi daerah, hubungan pusat dan daerah,

pembentukan dan pemekaran serta penggabungan daerah,

pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi

lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan

pusat dan daerah.

b. Pasal 22 D ayat (2)

Dewan Perwakilan Daerah ikut membahas rancangan Undang-

undang yang berkaitan dengan otonomi daerah; hubungan pusat

dan daerah; pembentukan, pemekaran dan penggabungan

daerah; pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya

ekonomi lainnya, serta perimbangan keuangan pusat dan

daerah; serta memberikan pertimbangan kepada Dewan

Perwakilan Rakyat atas Rancangan Undang-Undang Anggaran

Pendapatan dan Belanja Negara dan Rancangan Undang-

Undang yang berkaitan dengan Pajak, Pendidikan, dan Agama.

c. Pasal 22 D ayat (3)

Dewan Perwakilan Daerah dapat melakukan pengawasan atas

pelaksanaan undang-undang mengenai: otonomi daerah,

pembentukan, pemekaran dan penggabungan daerah,

hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya alam

dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan anggaran

pendapatan dan belanja negara, pajak, pendidikan, dan agama

serta menyampaikan hasil pengawasannya itu kepada Dewan

Perwakilan Rakyat sebagai bahan pertimbangan untuk

ditindaklanjuti.

2

Page 3: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

d. Pasal 23 E ayat (2)

Hasil pemeriksaan keuangan negara diserahkan kepada Dewan

Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai dengan kewenangannya.

e. Pasal 23 E ayat (3)

Hasil pemeriksaan tersebut ditindak-lanjuti oleh lembaga

perwakilan dan/atau badan sesuai dengan undang-undang.

f. Pasal 23 F ayat (1)

Anggota Badan Pemeriksaan Keuangan dipilih oleh Dewan

Perwakilan Rakyat dengan memperhatikan pertimbangan Dewan

Perwakilan Daerah dan diresmikan oleh Presiden.

1.2.2.Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang MPR, DPR,

DPD, dan DPRD

a. Pasal 71 huruf c, huruf d, huruf e, huruf f, dan huruf g:

DPR mempunyai tugas dan wewenang:

Pasal 71 huruf c

menerima rancangan undang-undang yang diajukan oleh DPD

berkaitan  dengan otonomi daerah, hubungan pusat dan daerah,

pembentukan dan pemekaran serta penggabungan daerah,

pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi

lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan

pusat dan daerah;

Pasal 71 huruf d

membahas rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud

dalam huruf c bersama Presiden dan DPD sebelum diambil

persetujuan bersama antara DPR dan Presiden;

Pasal 71 huruf e

membahas rancangan Undang-undang yang diajukan oleh

Presiden atau DPR yang berkaitan dengan otonomi daerah,

hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan pemekaran serta

penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan

3

Page 4: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

sumber daya ekonomi lainnya, serta perimbangan keuangan

pusat dan daerah, dengan mengikutsertakan DPD sebelum

diambil persetujuan bersama antara DPR dan Presiden;

Pasal 71 huruf f

Memperhatikan pertimbangan DPD atas rancangan Undang-

undang tentang APBN dan rancangan Undang-undang yang

berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan agama;

Pasal 71 huruf g

Membahas bersama Presiden dengan memperhatikan

pertimbangan DPD dan memberikan persetujuan atas

rancangan Undang-undang tentang APBN yang diajukan oleh

Presiden;

b. Pasal 96 ayat (3) huruf d:

Tugas komisi di bidang pengawasan adalah membahas dan

menindaklanjuti usulan DPD.

c. Pasal 96 ayat (4) huruf b

Komisi dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada

ayat (1), ayat (2), dan ayat (3), dapat mengadakan konsultasi

dengan DPD;

d. Pasal 102 ayat (1) huruf a, huruf d, huruf e, dan huruf h

Badan Legislasi bertugas:

Pasal 102 ayat (1) huruf a

Menyusun rancangan program legislasi nasional yang memuat

daftar urutan dan prioritas rancangan Undang-undang beserta

alasannya untuk satu masa keanggotaan dan untuk setiap tahun

anggaran di lingkungan DPR dengan mempertimbangkan

masukan dari DPD;

Pasal 102 ayat (1) huruf d

Melakukan pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan

konsepsi rancangan Undang-undang yang diajukan anggota,

4

Page 5: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

komisi, gabungan komisi, atau DPD sebelum rancangan

Undang-undang tersebut disampaikan kepada pimpinan DPR;

Pasal 102 ayat (1) huruf e

Memberikan pertimbangan terhadap rancangan Undang-undang

yang diajukan oleh anggota, komisi, gabungan komisi, atau DPD

di luar prioritas rancangan Undang-undang tahun berjalan atau

di luar rancangan Undang-undang yang terdaftar dalam program

legislasi nasional;

Pasal 102 ayat(1) huruf h.

Memberikan masukan kepada pimpinan DPR atas rancangan

Undang-undang usul DPD yang ditugaskan oleh Badan

Musyawarah;

e. Pasal 133 huruf c

PURT bertugas melakukan koordinasi dengan alat kelengkapan

DPD dan alat kelengkapan MPR yang berhubungan dengan

masalah kerumahtanggaan DPR, DPD, dan MPR yang

ditugaskan oleh pimpinan DPR berdasarkan hasil rapat Badan

Musyawarah;

f. Pasal 142 ayat (1)

Rancangan Undang-undang dapat berasal dari DPR, Presiden,

atau DPD;

g. Pasal 146 ayat (1) dan ayat (2)

(1) Rancangan undang-undang beserta penjelasan atau

keterangan dan/atau naskah akademik yang berasal dari

DPD disampaikan secara tertulis oleh pimpinan DPD kepada

pimpinan DPR.

(2) Penyebarluasan rancangan Undang-undang sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Sekretariat

Jenderal DPD.

5

Page 6: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

h. Pasal 147 ayat (1), ayat (3), ayat (4), ayat (5), ayat (6), dan

ayat (7)

(1) Pimpinan DPR setelah menerima rancangan Undang-

undang dari DPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146

ayat (1) memberitahukan adanya usul rancangan Undang-

undang tersebut kepada anggota DPR dan membagikannya

kepada seluruh anggota DPR dalam rapat paripurna.

(2) Dalam hal rapat paripurna memutuskan memberi

persetujuan terhadap usul rancangan Undang-undang yang

berasal dari DPD sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

huruf a, rancangan Undang-undang tersebut menjadi

rancangan Undang-undang usul dari DPR.

(3) Dalam hal rapat paripurna memutuskan memberi

persetujuan dengan pengubahan terhadap usul rancangan

Undang-undang yang berasal dari DPD sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) huruf b, rancangan Undang-undang

tersebut menjadi rancangan Undang-undang usul dari DPR

dan untuk selanjutnya DPR menugaskan penyempurnaan

rancangan Undang-undang tersebut kepada komisi,

gabungan komisi, Badan Legislasi, atau panitia khusus.

(4) Dalam hal rapat paripurna memutuskan menolak usul

rancangan Undang-undang yang berasal dari DPD

sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c, pimpinan

DPR menyampaikan keputusan mengenai penolakan

tersebut kepada pimpinan DPD.

(5) Pimpinan DPR menyampaikan rancangan Undang-undang

sebagaimana dimaksud pada ayat (3) atau rancangan

Undang-undang yang telah disempurnakan sebagaimana

dimaksud pada ayat (4) kepada Presiden dan Pimpinan

DPD, dengan permintaan kepada Presiden untuk menunjuk

menteri yang akan mewakili Presiden dalam melakukan

6

Page 7: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

pembahasan rancangan Undang-undang serta kepada DPD

untuk menunjuk alat kelengkapan DPD yang akan

membahas rancangan Undang-undang tersebut.

(6) Apabila dalam waktu 60 (enam puluh) hari DPD belum

menunjuk alat kelengkapan DPD sebagaimana dimaksud

pada ayat (6), pembahasan rancangan Undang-undang

tetap dilaksanakan.

i. Pasal 150 ayat (2) huruf b dan huruf d

Dalam pengantar musyawarah sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) huruf a :

a. DPR memberikan penjelasan serta Presiden dan DPD

menyampaikan pandangan apabila rancangan Undang-

undang yang berkaitan dengan kewenangan DPD

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 huruf e berasal dari

DPR;

b. Presiden memberikan penjelasan serta fraksi dan DPD

menyampaikan pandangan apabila rancangan Undang-

undang yang berkaitan dengan kewenangan DPD

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 huruf e berasal dari

Presiden.

j. Pasal 150 ayat (4) huruf b

Penyampaian pendapat mini sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) huruf c disampaikan pada akhir Pembicaraan Tingkat I oleh:

DPD, apabila rancangan Undang-undang berkaitan dengan

kewenangan DPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71

huruf e.

k. Pasal 150 ayat (5)

Dalam hal DPD tidak memberikan pandangan dan pendapat

sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dan huruf d,

Pembicaraan Tingkat I tetap dilaksanakan.

7

Page 8: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

l. Pasal 151 ayat (1)

Pembicaraan Tingkat II merupakan pengambilan keputusan

dalam rapat paripurna dengan kegiatan:

a. penyampaian laporan yang berisi proses, pendapat mini

fraksi, pendapat mini DPD, dan hasil Pembicaraan Tingkat I;

b. pernyataan persetujuan atau penolakan dari tiap-tiap fraksi

dan anggota secara lisan yang diminta oleh pimpinan rapat

paripurna; dan

c. pendapat akhir Presiden yang disampaikan oleh menteri

yang mewakilinya.

m. Pasal 154 ayat (1), ayat (3), ayat (4), dan ayat (5)

(1) DPR menerima dan menindaklanjuti pertimbangan tertulis

terhadap rancangan Undang-undang tentang APBN dan

rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan pajak,

pendidikan, dan agama yang disampaikan oleh DPD

sebelum memasuki tahap pembahasan antara DPR dan

Presiden.

(3) Apabila rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) berasal dari DPR, Pimpinan DPR

menyampaikan surat kepada pimpinan DPD agar DPD

memberikan pertimbangannya.

(4) Pertimbangan DPD sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

dan ayat (3) disampaikan secara tertulis melalui pimpinan

DPR paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya

surat dari pimpinan DPR, kecuali rancangan Undang-undang

tentang APBN disampaikan paling lambat 14 (empat belas)

hari sebelum diambil persetujuan bersama antara DPR dan

Presiden.

(5) Pada rapat paripurna berikutnya, pimpinan DPR

memberitahukan kepada anggota DPR perihal diterimanya

pertimbangan DPD atas rancangan Undang-undang

8

Page 9: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dan meneruskannya

kepada Badan Musyawarah untuk diteruskan kepada alat

kelengkapan yang akan membahasnya.

n. Pasal 156

Dalam melaksanakan tugas dan wewenang sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 71 huruf g, DPR menyelenggarakan

kegiatan sebagai berikut:

a. Pembicaraan pendahuluan dengan Pemerintah dan Bank

Indonesia dalam rangka menyusun rancangan APBN;

b. Pembahasan dan penetapan APBN yang didahului dengan

penyampaian rancangan Undang-undang tentang APBN

beserta nota keuangannya oleh Presiden;

c. Pembahasan:

1. Laporan realisasi semester pertama dan prognosis 6

(enam) bulan berikutnya;

2. Penyesuaian APBN dengan perkembangan dan/atau

perubahan dalam rangka penyusunan prakiraan

perubahan atas APBN tahun anggaran yang

bersangkutan, apabila terjadi:

a) Perkembangan ekonomi makro yang tidak sesuai

dengan asumsi yang digunakan dalam APBN;

b) Perubahan pokok-pokok kebijakan fiskal;

c) Keadaan yang menyebabkan harus dilakukannya

pergeseran anggaran antar unit organisasi, antar

kegiatan, dan antar enis belanja; dan/atau

d) Keadaan yang menyebabkan saldo anggaran lebih

tahun sebelumnya harus digunakan untuk

pembiayaan anggaran yang berjalan;

d. Pembahasan dan penetapan rancangan Undang-undang

tentang perubahan atas Undang-undang tentang APBN;

dan

9

Page 10: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

e. Pembahasan dan penetapan rancangan Undang-undang

tentang pertanggung-jawaban pelaksanaan APBN.

o. Pasal 170

Memilih anggota BPK dengan memperhatikan pertimbangan

DPD.

p. Pasal 199 ayat (5)

Sebelum pembukaan tahun sidang sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), anggota DPR dan anggota DPD mendengarkan

pidato kenegaraan Presiden dalam sidang bersama yang

diselenggarakan oleh DPR atau DPD secara bergantian.

q. Pasal 223

(1) DPD mempunyai fungsi:

a. Pengajuan usul kepada DPR mengenai rancangan

Undang-undang yang berkaitan dengan otonomi daerah,

hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan

pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan

sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya,

serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan

pusat dan daerah;

b. Ikut dalam pembahasan rancangan Undang-undang

yang berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat

dan daerah, pembentukan, pemekaran dan

penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam

dan sumber daya ekonomi lainnya, serta perimbangan

keuangan pusat dan daerah;

c. Pemberian pertimbangan kepada DPR atas rancangan

Undang-undang tentang anggaran pendapatan dan

belanja negara dan rancangan Undang-undang yang

berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan agama; serta

d. Pengawasan atas pelaksanaan Undang-undang

mengenai otonomi daerah, pembentukan, pemekaran

10

Page 11: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

dan penggabungan daerah, hubungan pusat dan daerah,

pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya

ekonomi lainnya, pelaksanaan APBN, pajak, pendidikan,

dan agama.

(2) Fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dijalankan

dalam kerangka perwakilan daerah.

r. Pasal 224

(1) DPD mempunyai tugas dan wewenang:

a. Dapat mengajukan kepada DPR rancangan Undang-

undang yang berkaitan dengan otonomi daerah,

hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan

pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan

sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya,

serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan

pusat dan daerah;

b. Ikut membahas bersama DPR dan Presiden rancangan

Undang-undang yang berkaitan dengan hal sebagaimana

dimaksud dalam huruf a;

c. Ikut membahas bersama DPR dan Presiden rancangan

Undang-undang yang diajukan oleh Presiden atau DPR,

yang berkaitan dengan hal sebagaimana dimaksud

dalam huruf a;

d. Memberikan pertimbangan kepada DPR atas rancangan

Undang-undang tentang APBN dan rancangan Undang-

undang yang berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan

agama;

e. Dapat melakukan pengawasan atas pelaksanaan

Undang-undang mengenai otonomi daerah,

pembentukan, pemekaran, dan penggabungan daerah,

hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya

11

Page 12: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

alam, dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan

APBN, pajak, pendidikan, dan agama;

f. Menyampaikan hasil pengawasan atas pelaksanaan

Undang-undang mengenai otonomi daerah,

pembentukan, pemekaran dan penggabungan daerah,

hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya

alam dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan

Undang-undang APBN, pajak, pendidikan, dan agama

kepada DPR sebagai bahan pertimbangan untuk

ditindaklanjuti;

g. Menerima hasil pemeriksaan atas keuangan negara dari

BPK sebagai bahan membuat pertimbangan kepada

DPR tentang rancangan Undang-undang yang berkaitan

dengan APBN;

h. Memberikan pertimbangan kepada DPR dalam pemilihan

anggota BPK; dan

i. Ikut serta dalam penyusunan program legislasi nasional

yang berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat

dan daerah, pembentukan dan pemekaran serta

penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam

dan sumber daya ekonomi lainnya, serta yang berkaitan

dengan perimbangan keuangan pusat dan daerah.

(2) Dalam menjalankan tugas pengawasan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf e, anggota DPD dapat

melakukan rapat dengan pemerintah daerah, DPRD, dan

unsur masyarakat di daerah pemilihannya.

s. Pasal 227 ayat (2) dan Pasal 240 ayat (2) dan ayat (3)

Pasal 227 ayat (2)

“Jumlah anggota DPD tidak lebih dari 1/3 (satu pertiga) jumlah

anggota DPR”.

12

Page 13: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Pasal 240 ayat (2) dan ayat (3)

(2) Tugas panitia kerja dalam pembahasan rancangan Undang-

undang yang berasal dari DPR atau Presiden adalah

melakukan pembahasan serta menyusun pandangan dan

pendapat DPD.

(3) Tugas panitia kerja dalam pemberian pertimbangan adalah:

a. Melakukan pembahasan dan penyusunan pertimbangan

DPD mengenai rancangan Undang-undang tentang

APBN dan rancangan Undang-undang yang berkaitan

dengan pajak, pendidikan dan agama; dan

b. Menyusun pertimbangan DPD terhadap calon anggota

BPK yang diajukan DPR.

t. Pasal 253

(1) DPD ikut serta membahas rancangan Undang-undang

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224 ayat (1) huruf a

bersama DPR dan Presiden.

(2) Keikutsertaan DPD dalam pembahasan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) berlaku ketentuan Pasal 148, Pasal

149 huruf a, Pasal 150 ayat (1), Pasal 150 ayat (2) huruf b

dan huruf d, serta Pasal 150 ayat (4) huruf b.

u. Pasal 256

DPD memberikan pertimbangan terhadap rancangan Undang-

undang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224 ayat (1) huruf

d kepada pimpinan DPR.

v. Pasal 257

(1) Terhadap rancangan Undang-undang tentang APBN, DPD

memberikan pertimbangan kepada DPR paling lambat 14

(empat belas) hari sebelum diambil persetujuan bersama

antara DPR dan Presiden.

(2) Terhadap rancangan Undang-undang berkaitan dengan

pajak, pendidikan, dan agama, DPD memberikan

13

Page 14: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

pertimbangan kepada DPR paling lambat 30 (tiga puluh) hari

sejak diterimanya surat dari pimpinan DPR.

(3) Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan

ayat (2) disampaikan secara tertulis oleh pimpinan DPD

kepada DPR setelah diputuskan dalam sidang paripurna

DPD.

(4) Dalam pemberian pertimbangan sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) berlaku ketentuan Pasal

154.

(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai pemberian pertimbangan

diatur dengan peraturan DPD tentang tata tertib.

w. Pasal 258

(1) DPD memberikan pertimbangan kepada DPR mengenai

calon anggota BPK.

(2) Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

diputuskan dalam sidang paripurna DPD.

(3) Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

disampaikan secara tertulis oleh pimpinan DPD kepada

pimpinan DPR paling lambat 3 (tiga) hari sebelum

pelaksanaan pemilihan anggota BPK.

(4) Dalam pemberian pertimbangan sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) berlaku ketentuan Pasal

171.

(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai pemberian pertimbangan

diatur dengan peraturan DPD tentang tata tertib.

x. Pasal 259

(1) DPD menyampaikan hasil pengawasan atas pelaksanaan

undang-undang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224

ayat (1) huruf f kepada DPR sebagai bahan pertimbangan.

(2) Hasil pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

diputuskan dalam sidang paripurna DPD.

14

Page 15: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyampaian hasil

pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur

dengan peraturan DPD tentang tata tertib.

y. Pasal 260 ayat (4)

Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disampaikan

kepada DPR dengan surat pengantar dari pimpinan DPD untuk

dijadikan bahan pertimbangan bagi DPR.

z. Pasal 268

(1) Tahun sidang DPD dimulai pada tanggal 16 Agustus dan

diakhiri pada tanggal 15 Agustus tahun berikutnya, dan

apabila tanggal 16 Agustus jatuh pada hari libur, pembukaan

tahun sidang dilakukan pada hari kerja sebelumnya.

(2) Khusus pada awal masa jabatan keanggotaan, tahun sidang

DPD dimulai pada saat pengucapan sumpah/janji anggota.

(3) Kegiatan DPD meliputi sidang DPD di ibukota negara serta

rapat di daerah dan tempat lain sesuai dengan penugasan

DPD.

(4) Sidang DPD di ibukota negara dalam hal pengajuan dan

pembahasan rancangan Undang-undang mengikuti masa

sidang DPR.

(5) Sebelum pembukaan tahun sidang sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), anggota DPD dan anggota DPR

mendengarkan pidato kenegaraan Presiden dalam sidang

bersama yang diselenggarakan oleh DPD atau DPR secara

bergantian.

15

Page 16: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

1.2.3.Peraturan Dewan Perwakilan Daerah No.5/DPDRI/IV/2009-2010

tentang Tata Tertib

a. Pasal 7 ayat (3)

Anggota dalam menjalankan tugasnya berdomisili di daerah

pemilihannya dan mempunyai kantor di Ibukota provinsi daerah

pemilihannya.

b. Pasal 199

Sekretariat Jenderal mengelola kelembagaan, ketatalaksanaan,

kepegawaian serta dukungan lainnya bagi tugas-tugas DPD RI

termasuk mengelola sarana dan prasarana Kantor DPD RI di

daerah.

c. Pasal 202 ayat (2)

Organisasi Sekretariat Jenderal mencakup organisasi

Sekretariat Jenderal di Ibukota Negara dan kantor Sekretariat

Daerah di seluruh Indonesia.

d. Pasal 202 ayat (3)

Kantor DPD RI di daerah adalah bagian dari unit kerja Kantor

Sekretariat Jenderal DPD RI yang tersebar di seluruh ibukota

provinsi

e. Pasal 202 ayat (4)

Kantor DPD RI di daerah dikelola sebagai satu kesatuan sistem

pendukung pelayanan kerja legislatif secara terpusat.

f. Pasal 202 ayat (5)

Kantor DPD RI di daerah dipimpin oleh seorang Penanggung

Jawab pejabat struktural setingkat pejabat esselon II (dua) yang

diangkat dan diberhentikan oleh Sekretaris Jenderal menurut

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

g. Pasal 202 ayat (6)

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor DPD RI di daerah

ditetapkan dalam Peraturan Sekretaris Jenderal.

16

Page 17: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

h. Pasal 202 ayat (7)

Peraturan Sekretaris Jenderal tentang Susunan Organisasi dan

Tata Kerja Kantor DPD RI di daerah, karena pertimbangan

kebutuhan kerja, sudah harus diselesaikan paling lama 1(satu)

tahun.

i. Pasal 221

Dalam jangka 2 (dua) tahun, sebelum kantor anggota di daerah

terbentuk sarana dan prasarana serta kepegawaian disediakan

oleh Sekretariat Jenderal.

1.3. MAKSUD DAN TUJUAN KANTOR

Kantor DPD RI di Ibukota provinsi merupakan pusat dukungan

kegiatan Anggota DPD RI dalam menjalankan tugas fungsi DPD RI di

daerah. Beberapa kegiatan anggtoa DPD RI meliputi kegiatan :

a. Anggota melaksanakan kegiatan di daerah sesuai dengan tugas

konstitusionalnya dan menurut program atau agenda yang telah

dijadwalkan untuk kegiatan di daerah.

b. Anggota melaksanakan kegiatan kunjungan kerja Komite atau alat

kelengkapan sesuai program penyerapan aspirasi dalam rangka

pengawasan.

c. Anggota melaksanakan kunjungan kerja komite atau alat kelengkapan

untuk penyerapan aspirasi dalam rangka validasi rancangan kebijakan,

uji shahih RUU atau pandangan dan pendapat untuk kepentingan

legislasi.

d. Anggota melaksanakan kunjungan kerja perseorangan dan dalam

rangka menerima aspirasi bagi kepentingan legislasi dan pengawasan

RAPBN dan kerja konstituen (memelihara hubungan konsisten,

memenuhi undangan, sosialisasi, dll).

17

Page 18: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Kegiatan-kegiatan tersebut belum akan seluruhnya dapat ditangani

oleh Kantor DPD RI Provinsi, dan akan secara bertahap, disesuaikan

dengan perkembangan keadaan dan kemampuan dukungan staf.

Untuk mendukung kegiatan anggota sebagaimana dimaksud, dapat

ditegaskan bahwa tugas kantor DPD di Ibukota Provinsi ialah untuk

menyelenggarakan dukungan teknis, administratif dan keahlian serta

jaringan kerja di Ibukota Provinsi dan kabupaten/kota sebagai satu

kesatuan sistem dukungan lembaga DPD RI secara nasional.

18

Page 19: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

BAB II

ORGANISASI DAN KEPROTOKOLAN

2.1Fungsi

Kantor DPD di ibukota Provinsi menyelenggarakan fungsi-fungsi :

a. Koordinasi dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit

organisasi di lingkungan kantor DPD RI Ibukota Provinsi;

b. Pemberian dukungan administratif dan keahlian dibidang pengawasan

dan aspirasi kepada anggota DPD RI;

c. Pelaporan penyerapan aspirasi masyarakat dan kepentingan daerah;

d. Monitoring pelaksanaan dan tindak lanjut aspirasi masyarakat;

e. Pembinaan dan pelaksanaan administrasi, umum, dan keprotokolan,

penyiapan bahan dan dukungan rapat-rapat, komunikasi dan

informasi, pengkajian dan klarifikasi, dan perencanaan dan anggaran

di lingkungan kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.

2.2Struktur Organisasi

Struktur organisasi Kantor DPD RI di ibukota Provinsi ditetapkan

berdasarkan keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 1 Tahun 2011 tanggal

22 September 2011 tentang Organisai dan Tata kerja Kantor Dewan

Perwakilan Daerah Republik Indonesia di Provinsi setelah mendapat

persetujuan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi berdasarkan surat nomor B/2230/M.PAN-RB/09/2011 tanggal 21

September 2011. Struktur Organisasi Kantor DPD RI di ibukota Provinsi

sebagaimana terlihat pada gambar berikut :

19

Page 20: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Kantor DPD RI di Provinsi

SUBBAGIAN PELAYANAN TEKNIK DAN

PERSIDANGAN

SUBBAGIAN KOMUNIKASI

PUBLIK, DATA DAN INFORMASI

SUBBAGIAN PERENCANAAN DAN KEUANGAN

SUBBAGIAN TATA USAHA DAN UMUM

Tenaga Ahli

Kelompok Jabatan

Fungsional

2.2.1 Kepala Kantor

Kepala Kantor mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas dan

fungsi di lingkungan kantor DPD RI di Provinsi serta tugas-tugas

lainnya yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal.

Uraian Tugas Kepala Kantor adalah :

1. Menetapkan perencanaan kerja berdasarkan peraturan yang

berlaku untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;

2. Menetapkan rencana kebutuhan anggaran Kantor DPD RI di

Ibukota Provinsi;

3. Pengorganisasian tugas kepada bawahan sesuai bidang

masing-masing agar pelaksanaannya dapat berjalan lancar;

4. Memberi petunjuk kepada bawahan berdasarkan

pembagian tugas agar memahami tugasnya;

20

Page 21: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bawahan dan

mengevaluasi hasilnya secara langsung atau melalui laporan

untuk mengetahui kelancaran serta hambatan yang terjadi;

6. Membina dan memotivasi bawahan secara berkala dalam

upaya peningkatan produktivitas kerja dan pengembangan

karier;

7. Melakukan koordinasi dengan atasan, instansi terkait dan

pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di

lingkungan Kantor Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi;

8. Melakukan Pemberian dukungan administrasi dan keahlian di

bidang pengawasan dan aspirasi kepada Anggota DPD RI;

9. Melakukan pembinaan dan pelaksanaan perencanaan dan

keuangan, pelayanan teknik dan persidangan, komunikaasi

publik, data dan informasi serta tata usaha dan umum;

10. Mengolah dan mengevaluasi data yang berkaitan dengan

pelaksanaan tugas kunjungan kerja Anggota Dewan;

11. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi

Sekretaris Jenderal;

12. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekretaris

Jenderal sebagai bahan untuk penyusunan program

selanjutnya.

2.2.2 Subbagian Perencanaan dan Keuangan;

Subbagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas

melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran serta

pelaksanaan urusan keuangan, verifikasi dan penyusunan laporan

keuangan.

Uraian Tugas Subbagian Perencanaan dan Keuangan adalah :

1. Menyusun rencana dan program kerja berdasarkan peraturan

yang berlaku untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;

21

Page 22: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

2. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk

teknis pelaksanaan program kerja;

3. Melaksanakan urusan keuangan;

4. Melaksanakan administrasi, verifikasi dan pelaporan keuangan

kantor Perwakilan Sekretraiat DPD RI di Ibukota Provinsi;

5. Mengevaluasi pelaksanaan pembinaan di bidang Perencanaan

dan keuangan;

6. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi kepala

kantor;

7. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala

kantor sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya.

2.2.3 Subbagian Pelayanan Teknik dan Persidangan;

Subbagian Pelayanan Teknik dan Persidangan mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan dan pelayanan serta dukungan

operasional pelaksanaan rapat dan keprotokolan.

Uraian Tugas Subbagian Pelayanan Teknik dan Persidangan

adalah :

1. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Pelayanan

Teknik dan Persidangan;

2. Membagi rencana kerja berdasarkan peraturan yang berlaku

untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;

3. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk

teknis pelaksanaan Persidangan;

4. Mengolah dan mengevaluasi data yang berkaitan dengan

pelaksanaan tugas

5. Pelayanan Teknik dan persidangan;

6. Melaksanakan dan mengkoordinasikan perumusan peraturan

dalam Bidang Pelayanan Teknik dan persidangan;

22

Page 23: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

7. Melaksanakan Penyiapan bahan dan pelayanan kegiatan

pelaksanaan rapat dan operasional serta urusan tata usaha

persidangan ;

8. Mengevaluasi pelaksanaan pembinaan di bidang Pelayanan

Teknik dan persidangan;

9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi kepala

kantor;

10. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala

kantor sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya.

2.2.4 Subbagian Komunikasi Publik, data dan Informasi;

Subbagian Komunikasi Publik, Data dan Informasi mempunyai

tugas melakukan urusan kehumasan, pengumpulan dan

pengolahan data aspirasi daerah, pemberitaan kegiatan Anggota di

daerah pemilihannya, dan pengelolaan data base serta multi

media.

Uraian Tugas Subbagian Komunikasi Publik, data dan Informasi

adalah :

1. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Komunikasi

Publik;

2. Membagi rencana kerja berdasarkan peraturan yang berlaku

untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;

3. Melaksanakan dan mengkoordinasikan perumusan peraturan

dalam Bagian Komunikasi Publik, Data dan Informasi;

4. Mengolah dan mengevaluasi data, pemeliharaan/peremajaan

data Daerah, jaringan pusat data, pengelolaan data base

internal dan eksternal;

5. Melaksanakan penyiapan bahan penyerapan, penghimpunan

dan pengolahan aspirasi masyarakat daerah dan pemeliharaan

bahan pustaka, dan pengelolaan perpustakaan;

23

Page 24: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

6. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk

teknis pelaksanaan Komunikasi Publik;

7. Menerima dan menyampaikan aspirasi masyarakat kepada

Anggota Dewan yang diterima melalui jejaring web

8. Melaksanakan kegiatan pemberitaan dan penerangan kepada

masyarakat;

9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi Kepala

Kantor agar tugas terbagi habis;

10. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala

Kantor sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya.

2.2.5 Subbagian Tata Usaha dan Umum;

Subbagian Tata Usaha dan Umum mempunyai tugas melakukan

urusan kepegawaian, tata persuratan, arsip dan dokumentasi,

pengelolaan urusan perlengkapan, rumah tangga, pemeliharaan

dan keamanan dalam.

Uraian Tugas Subbagian Tata Usaha dan Umum adalah :

1. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Tata Usaha

dan Umum;

2. Melaksanakan dan mengkoordinasikan perumusan peraturan

dalam bidang ketatausahaan Kantor Sekretariat DPD RI di

Provinsi;

3. Melaksanakan urusan Tata Usaha dan administrasi Kantor

Sekretariat DPD RI di Provinsi;

4. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan Kantor Sekretariat

DPD RI di Provinsi;

5. Melaksanakan penyiapan keprotokolan Anggota DPD RI;

6. Menyusun konsep perumusan kebijakan dan petunjuk teknis

penataan pengembangan Tata Usaha;

24

Page 25: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

7. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk

teknis pelaksanaan Persuratan, Ekspedisi, penggandaan dan

pengarsipan Kantor Sekretariat DPD RI di Provinsi;

8. Mengumpulkan dan mengolah bahan untuk penyusunan

pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan urusan

Ketatausahaan, kerumahtanggaan dan keprotokolan;

9. Mengolah dan mengevaluasi data yang berkaitan dengan

pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha dan Umum;

10. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi kepala

Kantor DPD RI di Provinsi;

11. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala

Kantor DPD RI di Provinsi sebagai bahan untuk penyusunan

program selanjutnya.

2.2.6 Kelompok Jabatan Fungsional.

Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga

fungsional yang terbagi dalam kelompok jabatan fungsional sesuai

dengan bidang tugas dan keahliannya berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

Kelompok Jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan

kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2.3Tata Kerja Organisasi

Tata kerja Organisasi Kantor DPD RI di ibukota Provinsi diterapkan

sejalan dengan tata kerja organisasi Sekretariat Jenderal DPD RI.

Kepala kantor bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal dan Wakil

Sekretaris Jenderal, memimpin kepala subbagian dan staf pada kantor

DPD RI di ibukota Provinsi.

25

Page 26: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan kantor DPD RI di

Provinsi bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan

bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk

bagi pelaksanaan tugas bawahan.

Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya masing-

masing dan apabila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-

langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Kepala kantor DPD RI di ibukota Provinsi wajib mengikuti dan mematuhi

petunjuk serta bertanggung jawab dan menyampaikan laporan berkala

tepat pada waktunya pada Sekretaris Jenderal DPD RI dan Wakil

Sekretaris Jenderal DPD RI.

Kepala subbagian wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk serta

bertanggungjawab kepada Kepala Kantor DPD RI dan menyampaikan

laporan berkala tepat waktu dan laporan-laporan insidentil menurut

kebutuhan.

Di lingkungan Kantor DPD RI di Provinsi, dapat diangkat Tenaga Ahli

Anggota DPD RI menurut kebijakan dan keputusan Sekretaris Jenderal

DPD RI untuk memberikan dukungan di bidang keahlian mengenai

masalah tertentu sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan oleh

Anggota DPD RI.

Disamping tugas-tugas tersebut, maka dalam rangka penyiapan kantor

DPD RI secara permanen di Ibukota Provinsi, maka Sekretariat DPD RI di

Ibukota Provinsi juga bertugas untuk membantu Sekretariat Jenderal DPD

RI dalam rangka teknis dan jaringan kerja berdasarkan petunjuk dan

arahan dari Sekretaris Jenderal DPD RI.

Sesuai dengan strategi pembentukan kantor DPD RI di Ibukota Provinsi

yang meliputi operasionalisasi Kantor serta penyiapan Kantor yang

permanen, serta berdasarkan Kementerian Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi melalui surat nomor : B/2230/M.PAN-

RB/09/2011 tanggal 21 september 2011, maka kantor DPD RI di ibukota

provinsi akan dikembangkan secara bertahap baik dalam pelaksanaan

26

Page 27: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

target kerja, kelengkapan kerja, bahkan status (eselonering). Berdasarkan

konsultasi dan arahan pada rapat-rapat PURT, dimungkinkan kerjasama

dalam hal pengisian personil dengan pemerintah daerah.

2.4Tugas Keprotokolan

Perubahan struktur kelembagaan Negara menurut UUD Negara RI 1945

telah mengubah susunan dan kedudukan protokoler terhadap Pejabat

Negara, pada tanggal 19 November 2010 Pemerintah mengesahkan

Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan sebagai

pengganti Undang Undang Nomor 8 Tahun 1987. Undang Undang

tersebut menyesuaikan dan mengatur formasi tentang urutan Tata

Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan bagi pejabat lembaga

negara sesuai dengan perintah kosntitusi.

Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (DPD RI) adalah lembaga

negara yang secara eksplisit disebutkan dan tercantum dalam perubahan

ke 3 Undang-Undang Dasar Negara RI Tahun 1945.

Dalam menjalankan tugas konstitusi di daerah, anggota DPD RI mendapat

hak keprotokolan sesuai dengan Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010

tentang Keprotokolan khususnya di Pasal 9 ayat (1). Sedang ayat (2) nya

menyebutkan bahwa Tata tempat sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

yang diadakan di luar ibukota Negara Republik Indonesia diatur dengan

berpedoman pada urutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

Protokol mempunyai peranan yang dominan yang pada hakekatnya

memberikan warna serta citra terhadap keberhasilan suatu acara dalam

pengaturan yang berisi norma-norma mengenai tata kerja agar suatu

tujuan yang telah disepakati dapat dicapai.

Dengan kata lain protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk

menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar

dan teratur serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku,

baik secara nasional maupun internasional. Dengan meningkatnya

hubungan antar bangsa, lambat-laun orang mulai mencari suatu tatanan

27

Page 28: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

yang dapat mendekatkan satu bangsa dengan bangsa lainnya dan dapat

diterima secara merata oleh semua pihak. Esensi di dalam tatanan

tersebut, antara lain mencakup:

a. Tata cara, yang menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam

suatu acara tertentu;

b. Tata krama, yang menentukan pilihan kata-kata, ucapan dan

perbuatan yang sesuai dengan tinggi rendahnya jabatan seseorang;

c. Rumus-rumus dan aturan tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan

secara universal ataupun di dalam suatu bangsa itu sendiri.

Secara jelas, disebutkan pada pasal 3 UU Nomor 9 Tahun 2010 tentang

Keprotokolan, bahwa Pengaturan Keprotokolan bertujuan untuk:

a. memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat

Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi

internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu

Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan

masyarakat;

b. memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan

tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan

yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan

c. menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

2.4.1 Hal-Hal Yang Diatur Protokol

Sesuai dengan Undang-undang No. 9 tahun 2010, terdapat 3 hal

inti mengenai protokol, yaitu terkait tata tempat, tata upacara dan

tata penghormatan.

1) Tata Tempat

Tata Tempat diberikan kepad Pejabat Negara, Pejabat

Pemerintah, Perwakilan Negara Asing dan/atau organisasi

internasional, tokoh masyarakat tertentu dalam acara

kenegaraan atau acara resmi.

28

Page 29: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Tata Tempat dalam Acara Resmi baik di Provinsi, Kabupaten

maupun Kota diatur mengacu pada UU No. 9 Tahun 2010

tentang Keprotokolan Pasal 10 ayat (2) yang berbunyi

Penyelenggara negara, perwakilan negara asing dan/atau

organisasi internasional, serta tokoh masyarakat menempati

tata urutan terlebih dahulu :

a. Gubernur;

b. Anggota DPD RI; (apabila hadir)

c. Wakil Gubernur;

d. Mantan Gubernur dan Mantan Wakil Gubernur;

e. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi atau nama

lainnya;

f. Kepala Perwakilan Konsuler Negara Asing di daerah;

g. Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi atau

nama lainnya;

h. Sekretaris Daerah, Panglima/Komandan Tertinggi Tentara

Nasional Indonesia semua angkatan, Kepala Kepolisian,

Ketua Pengadilan Tinggi semua badan peradilan, dan

Kepala Kejaksaan Tinggi di Provinsi;

i. Pemimpin Partai Politik di Provinsi yang memiliki wakil di

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi;

j. Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi atau

nama lainnya, anggota Majelis Permusyawaratan Ulama

Aceh dan anggota Majelis Rakyat Papua;

k. Bupati/Walikota;

l. Kepala Kantor Perwakilan Badan Pemeriksa Keuangan di

daerah, Kepala Kantor Perwakilan Bank Indonesia di

daerah, ketua Komisi Pemilihan Umum Daerah;

m. Pemuka agama, Pemuka adat, dan Tokoh Masyarakat

Tertentu tingkat provinsi;

n. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;

29

Page 30: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

o. Wakil Bupati/Wakil Walikota dan Wakil Ketua Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;

p. Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;

q. Asisten Sekretaris Daerah provinsi, Kepala Dinas tingkat

provinsi, Kepala Kantor instansi vertikal di provinsi, Kepala

Badan provinsi, dan Pejabat Eselon II; dan

r. Kepala Bagian Pemerintah Daerah provinsi dan Pejabat

Eselon III.

Tata Tempat dalam Acara Resmi di Kabupaten dan Kota diatur

mengacu pada UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan

Pasal 11 ayat (2) yang berbunyi Penyelenggara negara,

perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional,

serta tokoh masyarakat menempati tata urutan terlebih dahulu :

a. Gubernur; (apabila hadir)

b. Bupati/Walikota;

c. Anggota DPD RI; (apabila hadir)

d. Wakil Bupati/Wakil Walikota;

e. Mantan Bupati/Walikota dan Mantan Wakil Bupati/Wakil

Walikota;

f. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota

atau nama lainnya;

g. Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

kabupaten/kota atau nama lainnya;

h. Sekretaris Daerah, Komandan Tertinggi Tentara Nasional

Indonesia semua angkatan, Kepala Kepolisian, Ketua

Pengadilan semua badan peradilan, dan Kepala Kejaksaan

Negeri di kabupaten/kota;

i. Pemimpin Partai Pdi kabupaten/kota yang memiliki wakil di

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;

j. Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota

atau nama lainnya;

30

Page 31: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

k. Pemuka agama, Pemuka adat, dan Tokoh Masyarakat

Tertentu tingkat kabupaten/kota;

l. Asisten Sekretaris Daerah kabupaten/kota, Kepala Badan

tingkat kabupaten/kota, Kepala Dinas tingkat

kabupaten/kota, dan Pejabat Eselon II, Kepala kantor

perwakilan Bank Indonesia di tingkat kabupaten, Ketua

Komisi Pemilihan Umum kabupaten/kota;

m. Kepala instansi vertikal tingkat kabupaten/kota, Kepala unit

pelaksana teknis instansi vertikal, Komandan tertinggi

Tentara Nasional Indonesia semua angkatan di kecamatan,

dan Kepala Kepolisian di kecamatan;

n. Kepala Bagian Pemerintah Daerah kabupaten/kota, camat,

dan Pejabat Eselon III; dan

o. Lurah/Kepala Desa atau yang disebut dengan nama lain,

dan Pejabat Eselon IV.

Pedoman Umum Tata Tempat:

a. Orang yang berhak mendapat tata urutan pertama/paling tinggi

adalah mereka yang mempunyai urutan paling

depan/mendahului.

b. Jika berjajar, yang berada di sebelah kanan dari orang yang

mendapat urutan tata tempat paling utama, dianggap lebih

tinggi/mendahului orang yang duduk di sebelah kirinya.

c. Jika menghadap meja, tempat utama yang menghadap ke pintu

keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat

dengan pintu keluar.

d. Pada posisi berjajar pada garis yang sama, tempat yang

terhormat adalah di tempat paling tengah, dan di tempat

sebelah kanan luar, atau

e. Dengan rumus posisi sebelah kanan lebih terhormat dari posisi

sebelah kiri.

31

Page 32: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

KURSI BARIS UTAMA

(1) (2) (3) (4) (5) DSTDST (5) (4) (3) (2) (1)

(3) (1) (2)

(4) (2) (1) (3)

ATAU

DST (5) (4) (3) (2) (1)

(1) (2) (3) (4) (5) DST

A

BKURSI BARIS UTAMA

Tata Tempat dalam Acara Resmi di kabupaten/kota ditentukan

dengan urutan Anggota DPD RI ditempatkan di sebelah kanan

Bupati/Walikota dan seterusnya (Pasal 11 UU No. 9 Tahun 2010

tentang Keprotokolan)

Contoh:

CONTOH-CONTOH FORMAT SEATING ARRANGEMENT:

32

Page 33: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

JAMUAN MAKAN (Tempat duduk terbatas dan diseling)

A 3 E2D 76

G 5 C 1 B 4 F

MEJA MAKAN

Seating Plan pada Jamuan(9 Undangan)

6 842

1 3 5 7

MEJA MAKAN 9T

33

Page 34: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

2) Tata Upacara

Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara

dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Acara Kenegaraan

adalah “acara yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat

dihadiri presiden / wakil presiden serta pejabat negara dan

undangan lainnya.”

Acara resmi adalah “acara yang bersifat resmi yang diatur dan

dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dihadiri

oleh pejabat negara dan/atau pejabat pemerintah serta

undangan lainnya.”

No. KARAKTERISTIK ACARA KENEGARAAN ACARA RESMI

1 AUDIENCE PRESIDEN, WAKIL PRESIDEN,

UNDANGAN LAIN

PEJABAT NEGARA, PEJ. PEMERINTAH, UNDANGAN LAIN

2 KEHADIRAN UNDANGAN TIDAK DIWAKILI BOLEH DIWAKILI

3 PENYELENGGARAAN TERPUSAT TIDAK TERPUSAT

4 PENYELENGGARAAN NEGARA/PANITIA NEGARA

LEMBAGA NEGARA/INSTANSI PEMERINTAH

5 PAKAIAN UPACARA PAKAIAN “KEBESARAN”

LENGKAP/RESMI/BATIK/ HARIAN

6 KETENTUAN KEPROTOKOLAN

SECARA PENUH SESUAI SITUASI DAN KONDISI

3) Tata Penghormatan

Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan

pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan,

perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan

Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau

Acara Resmi.

Bentuk-Bentuk Tata Penghormatan:

a. Penghormatan dengan Bendera Negara;

b. Penghormatan dengan Lagu kebangsaan, dan/atau

c. Bentuk penghormatan lain sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

34

Page 35: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

2.4.2 Kunjungan Ke Daerah

1) Kunjungan Pimpinan DPD RI di daerah yang dikunjungi

1a) Penyambutan Kedatangan Pimpinan DPD RI di Daerah

yang dikunjungi

a. Petugas protokol DPD RI yang mendapatkan

penugasan telah tiba di daerah yang dikunjungi

Pimpinan DPD RI minimal 2 (dua) hari sebelumnya

(advance);

b. Petugas protokol DPD RI yang berada di daerah,

melakukan koordinasi kepada petugas protokol pemda

terkait persiapan penjemputan diantaranya:

menanyakan pejabat pemda yang akan menjemput

Pimpinan, pejabat pemda yang akan mendampingi

Pimpinan selama di daerah, prosesi acara penjemputan

(apabila diperlukan), pengaturan pengawalan dan

kendaraan untuk Pimpinan dan Rombongan, dan

petugas pengurusan bagasi Pimpinan dan rombongan;

c. Pada hari kedatangan Pimpinan, Petugas protokol DPD

RI bersama petugas protokol pemda tiba di VIP Bandara

daerah minimal 1 (satu) jam sebelum pesawat Pimpinan

mendarat;

d. Petugas protokol mengecek kesiapan kendaraan dan

pengawalan yang akan dipakai Pimpinan dan

rombongan serta memasang Plat Nomor Mobil

Pimpinan sesuai dengan jabatan pada mobil yang telah

disediakan;

e. Petugas protokol mengatur iring-iringan kendaraan

sesuai dengan urutan jabatan;

f. Petugas protokol, pejabat yang ditugaskan untuk

menjemput pimpinan dan petugas VIP Room bandara

35

Page 36: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

meninggalkan VIP room menuju runway dalam rangka

penyambutan kedatangan Pimpinan;

g. Petugas Protokol mengenalkan para Pejabat Daerah

yang menjemput kepada Pimpinan;

h. Petugas protokol DPD RI/petugas protokol pemda dan

petugas VIP Room bandara mengarahkan Pimpinan

menuju VIP Room bandara daerah yang di kunjungi

untuk istirahat sejenak;

i. Mengingat kapasitas ruang VIP yang terbatas, maka

rombongan pimpinan lainnya diarahkan melalui Terminal

Kedatangan Umum;

j. Petugas protokol melakukan pengecekan dan

pengaturan persiapan akhir kendaraan, pengawalan

Pimpinan dan rombongan serta memastikan jumlah

bagasi telah sesuai (jadwal dan rute kunjungan

Pimpinan diinformasikan sebelumnya kepada

pengawalan);

k. Petugas protokol DPD RI/protokol pemda melepas

Pimpinan dari VIP Room bandara daerah yang

dikunjungi menuju tempat acara pimpinan selanjutnya;

l. Melaporkan situasi dan kondisi sebelum dan sesudah

kedatangan Pimpinan dan rombongan kepada Pejabat

Protokol DPD RI melalui BBM Group.

36

Page 37: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

1b) Kepulangan Pimpinan DPD RI dan Rombongan dari

Daerah yang dikunjungi ke Ibukota Negara

a. Petugas protokol DPD RI menginformasikan jadwal

kepulangan kepada seluruh rombongan pendamping

Pimpinan;

b. Petugas protokol DPD RI segera berkoordinasi dengan

Protokol Pemda dan Petugas VIP Room bandara

daerah apabila Pimpinan menghendaki perubahan

jadwal kepulangan;

c. Petugas protokol DPD RI bersama petugas protokol

pemda tiba di VIP Bandara daerah minimal 1 (satu) jam

sebelum Pimpinan tiba di VIP Room bandara;

d. Petugas protokol berkoordinasi dengan Ajudan

Pimpinan terkait barang-barang Pimpinan yang akan

dimasukkan bagasi;

e. Petugas protokol DPD RI bersama protokol pemda

memastikan seluruh tiket telah check-in, boarding pass,

nomor bagasi dan nomor kursi pesawat pimpinan;

f. Mempersiapkan ruang VIP Bandara untuk transit

Pimpinan dan kendaraan yang akan digunakan untuk

mengantar Pimpinan dari VIP Room ke pesawat;

g. Berkoordinasi dengan Petugas Protokol atau Ajudan

yang mendampingi Pimpinan terkait posisi terakhir

Pimpinan dan Rombongan;

h. Pejabat yang ditunjuk dan protokol menyambut

kedatangan Pimpinan di VIP Room bandara dan

selanjutnya diarahkan ke Ruang tunggu VIP Room

bandara untuk transit;

i. Mengingat kapasitas ruang VIP yang terbatas, maka

rombongan pimpinan lainnya diarahkan melalui Terminal

Kedatangan Umum;

37

Page 38: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

j. Berkoordinasi dengan Pihak bandara terkait kesiapan

pesawat;

k. Memberikan informasi nomor kursi pimpinan kepada

ajudan dan rombongan;

l. Memberikan informasi kepada Pimpinan dan rombongan

bahwa pesawat telah siap berangkat;

m.Pimpinan dan rombongan di damping Pejabat Daerah

yang di tunjuk, meninggalkan VIP room bandara menuju

pesawat;

n. Menginformasikan kepada Petugas Protokol DPD yang

bertugas menjemput di Bandara Soekarno-Hatta bahwa

pesawat telah lepas landas serta jumlah rombongan dan

jumlah bagasi;

o. Melaporkan situasi dan kondisi sebelum dan sesudah

kedatangan Pimpinan kepada Pejabat Protokol melalui

BBM Group.

2) Protokol pada Kunjungan Tamu DPD RI ke daerah

a. Penyediaan fasilitas VIP Room (sesuai kondisi) dan

penjemputan di bandara

b. Pengaturan pada saat penyambutan di tempat-tempat

kunjungan di daerah

c. Pengaturan dan penyusunan program : antara lain

pertemuan dengan Anggota DPD RI di Daerah,

Gubernur/Walikota atau pejabat pemerintah daerah lainnya

seperti DPRD, KADIN, dll; penandatanganan MOU. (sesuai

kondisi)

d. Spouse Program (jika tamu membawa spouse)

e. Pengaturan side events/private visit, seperti kunjungan ke

pabrik-pabrik/pusat industri, pusat kebudayaan, tempat

bersejarah, dll.

38

Page 39: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

3) Pelayanan Anggota DPD RI pada acara resmi di daerah

1. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menerima informasi

dari Sekretariat DPD RI di pusat mengenai agenda

kunjungan yang akan dilaksanakan oleh Anggota DPD RI di

daerah, antara lain:

a. Jadwal kedatangan dan kepulangan Anggota DPD RI;

b. Jumlah Anggota DPD RI dan staf sekretariat yang

mendampingi;

c. Rundown detail acara yang akan dilaksanakan di

daerah;

d. Tempat penginapan/hotel selama Anggota DPD RI

berada di daerah;

e. Salinan tiket/kode booking pesawat untuk pengurusan

kepulangan Anggota DPD RI kembali ke Jakarta.

2. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah berkoordinasi

dengan Protokol Pemda Provinsi terkait rencana kunjungan

kerja Anggota DPD RI;

3. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah berkoordinasi

dengan Panitia Acara mengenai:

a. Tempat dan waktu pelaksanaan acara;

b. Susunan acara;

c. Konfirmasi kehadiran pejabat nasional dan pejabat

daerah yang diundang;

d. Konfirmasi kehadiran narasumber;

e. Jumlah peserta yang hadir;

f. MC terkait penyebutan nama dan jabatan Anggota DPD

RI;

g. Ketersediaan ruang transit;

h. Pertukaran cinderamata.

39

Page 40: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

4. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menyiapkan

akomodasi untuk Anggota DPD RI, meliputi penjemputan di

bandara, kendaraan dan kamar hotel yang akan digunakan

selama Anggota DPD RI berada di daerah;

5. Pada hari H pelaksanaan acara, Protokol Sekretariat DPD

RI di daerah memeriksa kesiapan acara;

6. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah bersama Protokol

Pemda mengatur susunan tempat duduk untuk Anggota

DPD RI dan para peserta berdasarkan UU nomor 9 Tahun

2010 tentang Keprotokolan dan menaruh placing card

bertuliskan nama Anggota DPD RI untuk menghindari

kesalahan penempatan;

7. Protokol DPD RI mencatat nama-nama pejabat daerah,

narasumber dan tokoh-tokoh lain yang telah dikonfirmasi

kehadirannya di selembar kertas;

8. Apabila jeda waktu sebelum acara berlangsung masih

cukup panjang, Protokol Sekretariat DPD RI di daerah

terlebih dahulu menyiapkan kamar hotel untuk Anggota

DPD RI dan membawa kunci kamar;

9. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah tiba minimal 1 (satu)

jam di bandara untuk menjemput kedatangan Anggota DPD

RI;

10. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah berkoordinasi

dengan Petugas Bandara mengenai waktu kedatangan

pesawat dan menyerahkan salinan tiket/kode booking

pesawat terkait check-in tiket untuk kepulangan Anggota

DPD RI kembali ke Jakarta.

11. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menjemput Anggota

DPD RI di Terminal Kedatangan Umum dan mengurus

bagasi Anggota DPD RI beserta rombongan;

40

Page 41: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

12. Setelah seluruh bagasi siap dan telah dimasukkan ke dalam

mobil, Protokol DPD RI mengantarkan Anggota DPD RI ke

hotel terlebih dahulu untuk beristirahat atau langsung ke

tempat acara;

13. Setibanya di tempat acara, Protokol Sekertariat DPD RI di

daerah mengarahkan Anggota DPD RI ke ruang transit

untuk menunggu kesiapan acara;

14. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menyerahkan kertas

bertuliskan nama-nama pejabat daerah, narasumber dan

tokoh-tokoh lain yang telah dikonfirmasi kehadirannya dan

memberikan gambaran singkat mengenai jalannya acara

kepada Anggota DPD RI;

15. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah berkoordinasi

dengan Panitia Acara dan MC mengenai kesiapan acara,

pejabat dan narasumber yang hadir, dan jumlah peserta;

16. Apabila acara sudah siap dilaksanakan, Protokol

Sekretariat DPD RI di daerah mengarahkan Anggota DPD

RI, para pejabat dan narasumber ke tempat duduk masing-

masing;

17. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah mendampingi

Anggota DPD RI selama acara berlangsung dan memantau

jalannya acara secara keseluruhan;

18. Setelah acara selesai, Protokol Sekretariat DPD RI di

daerah mengantarkan Anggota DPD RI ke bandara melalui

Terminal Keberangkatan Umum;

19. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menginformasikan

Petugas Bandara bahwa Anggota DPD RI dan rombongan

sudah dalam perjalanan menuju bandara;

20. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah meminta boarding

pass kepada Petugas Bandara dan membayar airport tax

sesuai jumlah rombongan;

41

Page 42: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

21. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menyerahkan

boarding pass kepada Anggota DPD RI dan rombongan;

22. Prokokol Sekretariat DPD RI di daerah mengantarkan

Anggota DPD RI ke ruang tunggu keberangkatan/boarding

room.

23.Protokol Sekretariat DPD RI di daerah melaporkan situasi

kondisi sebelum dan setelah kepulangan Anggota DPD RI

kepada pejabat protokol DPD RI di pusat.

42

Page 43: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

BAB III

FORMAT KERJA DPD RI DI DAERAH

3.1 Jenis Kegiatan DPD RI di Daerah

Dengan keberadaan kantor DPD RI di provinsi maka seluruh

dukungan kerja terhadap kegiatan lembaga DPD RI dan anggota DPD RI di

daerah, dilaksanakan oleh pejabat dan staf kantor DPD RI provinsi

bekerjasama dengan unit kerja Sekretariat Jenderal DPD RI, yang meliputi

kegiatan :

a. Rapat Kerja Anggota dengan pemerintah provinsi, pemerintah

kabupaten/kota;

b. Rapat kerja komite di daerah dalam rangka pengawasan, uji sahih, dan

anggaran;

c. Pertemuan dalam bentuk desiminasi, seminar, FGD, diskusi, dan lain-

lain;

d. Kunjungan Anggota DPD RI ke provinsi yang bersangkutan atas

undangan resmi dari elemen daerah;

e. Kegiatan penyerapan aspirasi, melalui :

1) Kunjungan lapangan;

2) Pertemuan/rapat-rapat Provinsi, Kabupaten/kota.

A. Mekanisme Kerja Anggota DPD di Provinsi

Sesuai dengan maksud Pasal 224 Ayat (2) Undang-undang Nomor

27 Tahun 2009, bahwa Anggota DPD RI dapat melakukan rapat dengan

pemerintah daerah, DPRD dan unsur masyarakat di daerah

pemilihannya masing-masing; maka kegiatan interaksi dengan publik

pada waktu Anggota DPD RI melakukan kegiatan di daerah (masa

reses) diarahkan antara lain untuk menyerap, menghimpun, dan

menindaklanjuti aspirasi daerah dan masyarakat. Selain itu, dalam masa

transisi sampai terbentuknya kantor DPD RI Provinsi secara permanen,

maka kegiatan tersebut juga dimaksudkan untuk merintis pembentukan

43

Page 44: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

kantor DPD RI di Ibukota provinsi. Dalam kerangka itu, maka dalam hal

Anggota DPD RI sedang berada di Jakarta, maka penyampaian aspirasi

masyarakat dapat dilakukan melalui staf Kantor DPD RI Provinsi.

Kegiatan Anggota DPD RI di daerah pemilihan secara umum terdiri dari

kegiatan Komite di lapangan serta kegiatan Rapat Kerja di daerah.

SOP untuk kerja dukungan secara rinci/detil dan sistematis akan

disusun sesuai sistem kerja kegiatan-kegiatan DPD RI di daerah seperti

kunjungan kerja lapangan, namun di daerah secara sistematis dan

administratif oleh kantor daerah.

a. Jenis Rapat

a.1 Rapat internal Anggota DPD RI Provinsi adalah: rapat

Anggota DPD RI dalam rangka kegiatan penyusunan

program dan agenda rapat kerja di daerah pemilihannya

masing-masing;

a.2 Rapat kerja daerah di Provinsi adalah : rapat antara Anggota

DPD RI secara bersama-sama dengan pemerintah provinsi

dan DPRD provinsi, perorangan, kelompok, organisasi, atau

badan swasta di daerah pemilihannya masing-masing; dan

a.3 Rapat kerja daerah di Kabupaten/Kota adalah: rapat antara

Anggota DPD RI dengan pemerintah kabupaten/kota dan

DPRD kabupaten/kota, perorangan, kelompok, organisasi,

atau badan swasta di daerah pemilihan masing-masing baik

secara bersama-sama maupun perseorangan;

a.4 Rapat antara Anggota DPD RI masing-masing provinsi

dengan pemerintah provinsi/kabupaten/kota dan /atau DPRD

provinsi/kabupaten/kota dilaksanakan baik atas undangan

DPD RI maupun atas permintaan pemerintah provinsi

dan/atau DPRD.

44

Page 45: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

b. Tempat Rapat

Rapat kerja Anggota DPD RI dengan pemerintah

provinsi/kabupaten/kota dan DPRD Provinsi/Kabupaten/Kota

dilaksanakan di Kantor DPD RI Provinsi (sementara), di kantor

Gubernur/Bupati/Walikota, di kantor DPRD provinsi/kabupaten/kota

atau di tempat lain yang ditetapkan oleh anggota DPD RI Provinsi.

c. Ketentuan Umum Rapat

Ketentuan umum rapat Anggota DPD RI di daerah pemilihannya,

yaitu:

c.1 Penentuan ketua rapat didasarkan pada materi yang akan

dibahas disesuaikan dengan keberadaan anggota di alat

kelengkapan DPD RI atau berdasarkan kesepakatan anggota

DPD RI provinsi;

c.2 Apabila ketua rapat berhalangan, digantikan oleh anggota yang

lain berdasarkan kesepakatan anggota DPD RI provinsi;

c.3 Setiap peserta rapat wajib mengisi daftar hadir sebelum rapat

dimulai; dan

c.4 Dalam hal Anggota DPD RI Provinsi diundang oleh pihak

Pemprov/Pemkab/Pemkot/DPRD, maka ketua rapat adalah

pihak yang mengundang.

d. Dukungan Personil Rapat

Dalam pelaksanaan rapat kerja Anggota DPD RI di provinsi,

Kabupaten/Kota didukung oleh pejabat/staf Kantor DPD RI di

provinsi. Dalam pelaksanaan rapat kerja daerah di kabupaten/kota

masing-masing anggota didampingi oleh 1 (satu) orang staf

anggota atau staf anggota bidang keahlian.

45

Page 46: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

B. Pentahapan Kegiatan

Selanjutnya, untuk pelaksanaan kegiatan rapat Anggota DPD RI di

daerah pemilihan, dibagi ke dalam beberapa tahap. Dalam hal ini

dibedakan pentahapan persiapan administrasi maupun pelaksanaan di

lapangan menurut aktivitas dukungan kesekretariatan dan aktivitas

anggota.

B.1 Pentahapan Persiapan Administrasi oleh Kantor DPD RI di

Provinsi dalam Kegiatan Rapat Anggota DPD RI di Daerah

Pemilihan

Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan rapat Anggota DPD RI di

daerah pemilihannya, Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi

memberikan dukungan administratif maupun keahlian pada tahap

persiapan, pelaksanaan, maupun penyelesaian tugas Anggota

DPD RI dalam kegiatan rapat di daerah pemilihannya, sebagai

berikut :

B.1.1 Tahap Persiapan

1) Mengkonsultasikan dengan sekretariat Pemprov/DPRD

mengenai jadwal rapat kerja Anggota DPD RI dengan

Pemprov/DPRD;

2) Mengagendakan rapat internal Anggota DPD RI masing-

masing provinsi, untuk menyepakati beberapa hal antara

lain:

Materi rapat dengan pemerintah provinsi, DPRD, dan

unsur masyarakat;

Penentuan unsur masyarakat yang akan diundang dan

membuat undangan

Jadwal kegiatan rapat dengan pemerintah provinsi,

DPRD, dan unsur masyarakat;

Penentuan daerah kerja bagi masing-masing anggota

DPD RI ke Kabupaten/Kota atau konstituen (bila

diperlukan);

46

Page 47: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Penyusunan check list atau acuan materi rapat

menurut kebutuhan (acara, peserta, pimpinan, target

output dan materi rapat)

Standar dan waktu pelaporan;

Menyusun jadwal acara kegiatan rapat di daerah

sesuai dengan kesepakatan Anggota DPD RI;

Menentukan tempat pelaksanaan rapat konsultasi

dengan Anggota DPD RI;

Mempersiapkan surat undangan rapat kepada

pemerintah provinsi, DPRD, dan unsur masyarakat;

Mempersiapkan panduan rapat;

Mempersiapkan daftar hadir rapat untuk Anggota DPD

RI, daftar hadir untuk dinas/instansi serta daftar hadir

untuk organisasi/perseorangan;

Mempersiapkan teknis pertanggungjawaban keuangan

kegiatan rapat kerja daerah menurut peraturan

perundang-undangan;

Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota

DPD RI di daerah, sekretariat DPRD, dan pihak-pihak

terkait.

B.1.2 Tahap Pelaksanaan

1) Mempersiapkan rapat internal Anggota DPD RI masing-

masing provinsi di daerah untuk pemantapan agenda

pelaksanaan Rakerda;

2) Pengecekan kesiapan rapat dan kelengkapannya

(panduan rapat, absensi, para undangan, tata tempat,

sound system, palu rapat, konsumsi, dll);

3) Mengikuti dengan seksama jalannya rapat;

4) Pengecekan kesiapan dan mengikuti kegiatan kunjungan

ke objek-objek penting oleh Anggota DPD RI secara

bersama-sama (bila diperlukan);

47

Page 48: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5) Membuat notulensi/catatan rapat/kegiatan; (notulensi

rapat).

6) Memproses pertanggungjawaban keuangan;

7) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota

DPD RI di daerah, sekretariat DPRD, dan pihak-pihak

terkait.

B.1.2 Tahap Penyelesaian

1) Menyusun draft laporan pelaksanaan kegiatan Anggota

DPD RI di daerah;

2) Mengagendakan rapat internal Anggota DPD RI untuk

membahas laporan kegiatan Anggota DPD RI di daerah

pemilihannya;

3) Penyelesaian pertanggungjawaban keuangan;

4) Penyiapan dokumentasi film, foto dan highlight untuk

kepentingan publikasi dan penempatan pada website

DPD RI yaitu www.dpd.go.id

B.2 Pentahapan Kegiatan Untuk Anggota DPD RI

B.2.1 Tahap Persiapan

1) Pemberitahuan kepada Pemerintah Provinsi/ Kabupaten/

kota dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi/

Kabupaten/Kota melalui surat Sekretariat Jenderal

Dewan Perwakilan Daerah atas nama Pimpinan Dewan

Perwakilan Daerah dengan tembusan kepada Menteri

Dalam Negeri mengenai kegiatan Anggota DPD RI di

daerah pemilihannya.

2) Kegiatan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing

provinsi, untuk menyepakati beberapa hal antara lain:

Materi rapat dengan pemerintah provinsi, DPRD, dan

unsur masyarakat;

Penentuan unsur masyarakat yang akan diundang;

48

Page 49: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Jadwal kegiatan rapat dengan pemerintah provinsi,

DPRD, dan unsur masyarakat;

Penentuan daerah kerja bagi masing-masing anggota

ke Kabupaten/Kota atau konstituen (bila diperlukan);

Penyusunan check list atau acuan materi rapat

menurut kebutuhan (acara, peserta, pimpinan, target

output dan materi rapat);

Standar dan waktu pelaporan.

B.2.2 Tahap Pelaksanaan

1) Rapat internal Anggota DPD RI masing-masing provinsi

di daerah untuk pemantapan agenda pelaksanaan rapat

kerja daerah;

2) Menyerap dan menampung aspirasi daerah dan

masyarakat di tingkat provinsi (Pemprov/DPRD/unsur

masyarakat);

3) Melakukan koordinasi dengan Gubernur dalam hal

rencana pembentukan kantor DPD di Ibukota provinsi;

4) Menyerap dan menampung aspirasi daerah dan

masyarakat di tingkat kabupaten/kota (Pemprov/

DPRD/unsur masyarakat).

B.2.3 Tahap Penyelesaian

Aspirasi masyarakat dan daerah yang telah diserap dan

dihimpun oleh Anggota DPD di daerah pemilihannya sudah

seharusnya direalisasikan dalam bentuk yang lebih konkrit.

Oleh karena itu, proses penyerapan aspirasi tersebut harus

ditindaklanjuti dengan tahapan sebagai berikut:

1) menginventarisasi semua aspirasi masyarakat;

2) mengidentifikasi aspirasi berdasarkan permasalahan

yang berkembang sehingga menjadi jelas dan spesifik;

49

Page 50: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

3) melakukan pemilahan terhadap permasalahan tersebut

berdasarkan tugas dan kewenangan lembaga terkait,

seperti DPD RI, DPR RI, Pemerintah Pusat, serta

Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota dan DPRD

Provinsi/Kabupaten/ Kota;

4) menyampaikan permasalahan yang menjadi

kewenangan masing-masing lembaga terkait di daerah

melalui mekanisme rapat kerja/konsultasi berdasarkan

skala prioritas.

5) melakukan pemantauan terhadap realisasi hasil rapat

kerja/konsultasi dengan pihak terkait di daerah tersebut

dan menjadi bahan laporan kepada masyarakat ketika

melakukan penyerapan aspirasi berikutnya;

6) membawa permasalahan yang menjadi kewenangan

DPD RI ke Jakarta untuk disusun dalam laporan

bersama Anggota DPD RI Provinsi sesuai dengan

bidang kerja Komite dan selanjutnya disampaikan dalam

Sidang Paripurna, dengan mekanisme pembahasan

sebagai berikut :

Penyusunan laporan oleh masing-masing Anggota

DPD RI sesuai dengan bidang tugas Komite;

Inventarisasi permasalahan oleh masing-masing

anggota Komite yang bersangkutan dirumuskan

dalam bentuk laporan hasil kegiatan di daerah

provinsi masing-masing;

Penyampaian laporan hasil kegiatan di daerah

dilakukan oleh perwakilan provinsi dalam Sidang

Paripurna. Karena terbatasnya waktu persidangan,

maka yang disampaikan berupa ”highlight” yang

berisikan isu-isu, permasalahan, aspirasi penting dari

50

Page 51: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

daerah. Laporan secara lengkap diserahkan kepada

Pimpinan DPD RI;

Pimpinan DPD RI memberi penugasan kepada

masing-masing Komite untuk menindaklanjuti laporan

hasil kegiatan di daerah.

3.2. Kegiatan Rapat Kerja Komite/Alat Kelengkapan di Daerah

Berdasarkan hasil rapat pleno alat kelengkapan, kegiatan rapat

kerja di lakukan di daerah.

3.2.1 Dukungan Tahap Persiapan

Mengagendakan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing

provinsi, untuk menyepakati beberapa hal antara lain:

1) Materi rapat kerja komite/alatkelengkapan dengan pemerintah provinsi,

DPRD, dan unsur masyarakat;

2) Penentuan unsur masyarakat yang akan diundang dan membuat

undangan

3) Jadwal kegiatan rapat dengan pemerintah provinsi, DPRD, dan unsur

masyarakat;

4) Penentuan daerah kerja bagi masing-masing anggota DPD RI ke

Kabupaten/Kota atau konstituen (bila diperlukan);

5) Penyusunan check list atau acuan materi rapat menurut kebutuhan

(acara, peserta, pimpinan, target output dan materi rapat)

6) Standar dan waktu pelaporan;

7) Menyusun jadwal acara kegiatan rapat di daerah sesuai dengan

kesepakatan Anggota DPD RI;

8) Menentukan tempat pelaksanaan rapat konsultasi dengan Anggota DPD

RI;

9) Mempersiapkan surat undangan rapat kepada pemerintah provinsi,

DPRD, dan unsur masyarakat;

10) Mempersiapkan panduan rapat;

11) Mempersiapkan daftar hadir rapat untuk Anggota DPD RI, daftar hadir

untuk dinas/instansi serta daftar hadir untuk organisasi/perseorangan;

51

Page 52: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

12) Mempersiapkan teknis pertanggungjawaban keuangan kegiatan rapat

kerja daerah menurut peraturan perundang-undangan;

13) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota DPD RI di daerah,

sekretariat DPRD, dan pihak-pihak terkait.

3.2.1 Dukungan Tahap Pelaksanaan

1) Mempersiapkan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing provinsi

di daerah untuk pemantapan agenda pelaksanaan Rapat Kerja Komite;

2) Pengecekan kesiapan rapat dan kelengkapannya (panduan rapat,

absensi, para undangan, tata tempat, sound system, palu rapat,

konsumsi, dll);

3) Mengikuti dengan seksama jalannya rapat;

4) Pengecekan kesiapan dan mengikuti kegiatan kunjungan ke objek-objek

penting oleh Anggota DPD RI secara bersama-sama (bila diperlukan);

5) Membuat notulensi/catatan rapat/kegiatan; (notulensi rapat).

6) Memproses pertanggungjawaban keuangan;

7) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota DPD RI di daerah,

sekretariat DPRD, dan pihak-pihak terkait.

3.3 Kegiatan Pertemuan, Seminar, FGD dan lain-lain

Kegiatan pertemuan, seminar, diskusi, FGD, dan lain-lain dilakukan dengan

langkah dukungan sebagai berikut ;

3.3.1 Dukungan Tahap Persiapan

Mengagendakan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing

provinsi, untuk menyepakati beberapa hal antara lain:

1) Materi pertemuan, seminar, diskusi, FGD, dan lain-lain dengan

pemerintah provinsi, DPRD, dan unsur masyarakat;

2) Penentuan unsur masyarakat yang akan diundang dan membuat

undangan;

3) Jadwal kegiatan pertemuan, seminar, diskusi, FGD, dan lain-lain

dengan pemerintah provinsi, DPRD, dan unsur masyarakat;

4) Penentuan daerah kerja bagi masing-masing anggota DPD RI ke

Kabupaten/Kota atau konstituen (bila diperlukan);

52

Page 53: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5) Penyusunan check list atau acuan materi pertemuan, seminar, diskusi,

FGD, dan lain-lain menurut kebutuhan (acara, peserta, pimpinan, target

output dan materi);

6) Standar dan waktu pelaporan;

7) Menyusun jadwal acara kegiatan pertemuan, seminar, diskusi, FGD,

dan lain-lain di daerah sesuai dengan kesepakatan Anggota DPD RI;

8) Menentukan tempat pelaksanaan pertemuan, seminar, diskusi, FGD,

dan lain-lain dengan Anggota DPD RI;

9) Mempersiapkan surat undangan rapat kepada pemerintah provinsi,

DPRD, dan unsur masyarakat;

10) Mempersiapkan panduan pertemuan, seminar, diskusi, FGD, dan lain-

lain;

11) Mempersiapkan daftar hadir rapat untuk Anggota DPD RI, daftar hadir

untuk dinas/instansi serta daftar hadir untuk organisasi/perseorangan;

12) Mempersiapkan teknis pertanggungjawaban keuangan kegiatan rapat

kerja daerah menurut peraturan perundang-undangan;

13) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota DPD RI di daerah,

sekretariat DPRD, dan pihak-pihak terkait.

3.3.2 Dukungan Tahap Pelaksanaan

1) Mempersiapkan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing provinsi

di daerah untuk pemantapan agenda pelaksanaan pertemuan, seminar,

diskusi, FGD, dan lain-lain;

2) Pengecekan kesiapan rapat dan kelengkapannya (panduan rapat,

absensi, para undangan, tata tempat, sound system, palu rapat,

konsumsi, dll);

3) Mengikuti dengan seksama jalannya pertemuan, seminar, diskusi,

FGD, dan lain-lain;

4) Pengecekan kesiapan dan mengikuti kegiatan kunjungan ke objek-

objek penting oleh Anggota DPD RI secara bersama-sama (bila

diperlukan);

5) Membuat notulensi/catatan kegiatan; (notulensi).

6) Memproses pertanggungjawaban keuangan;

7) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota DPD RI di daerah,

sekretariat DPRD, dan pihak-pihak terkait.

53

Page 54: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

BAB IV

TATA INFORMASI, NASKAH DINAS, SISTEM

ADMINISTRASI DAN KEAHLIAN

4.1. TATA KELOLA INFORMASI

Menyimak makna UU No.27 tahun 2009, maka anggota DPD RI di

satu sisi dalam melaksanakan fungsi legislasi nasional melakukan

kegiatannya di ibukota Negara, sedangkan di sisi lain dalam rangka

melakukan pengawasan pelaksanaan Undang-undang serta menyerap

aspirasi masyarakat di daerahnya memerlukan dukungan sistem informasi

yng efisien, akurat, yang tidak terkendala oleh waktu dan mobilitas pribadi.

Di samping itu, konsep tatakelola administratif merupakan tatakerja

pelayanan terpusat. Dengan demikian, harus tercipta tatakelola informasi

yang menghubungkan antara Sekretariat Jenderal DPD RI dengan kantor

DPD RI di Daerah baik dalam ari substantif dalam rangka referensi anggota

maupun adminstratif dalam rangka dukungan sumberdaya.

Pada saat ini, Struktur Tatakelola Infomasi DPD RI adalah sabagai berikut:

54

Page 55: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Dalam pengembangan selanjutnya, tatakelola informasi cukup melalui

web link. Kantor DPD RI di ibukota Provinsi mengolah informasi melalui

berbagai media yang meliputi:

1). Sumber informasi yang diperoleh dari masyarakat, instansi, dan

pemangku kepentingan lain melalui telpon/HP, Fax, E-mail, SMS,

media massa, surat dan media sosial.

2). Pertukaran informasi dengan pihak terkait antara lain; SKPD, DPRD,

LSM, masyarakat perorangan, unit kerja pusat serta Sekretariat

Jenderal DPD RI.

3). On Demand information dengan masyarakat, anggota DPD RI yang

bersangkutan, instansi terkait di daerah, kantor DPRD.

4). Penerima distribusi informasi antara lain anggota DPD RI daerah yang

bersangkutan, dan unit kerja kantor.

4.1.1 Mekanisme Input Pemangku Kepentingan

Input informasi dari Pemangku Kepentingan termasuk aspirasi

rakyat baik melalui jaringan telekomunikasi (antara lain telepun,

website, email, FB, Twitter, SMS), surat, maupun langsung

(kelompok masyarakat maupun perorangan) direkam dalam data

base. Dengan pendekatan Decision Support System data diolah

55

Page 56: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

selanjutnya dianalisis, disajikan sebagai bahan anggota guna

penetapan agenda setting di daerah, atau dikemas sebagai bahan

desiminasi informasi kepada masyarakat di lingkup daerah yang

bersangkutan.

Secara diagramatik dapat digambarkan seperti di bawah ini :

4.1.2. Tata Laksana Informasi

Seperti diuraikan di atas, masukan dari Pemangku Kepentingan

dikelola dalam data base, diolah dan disajikan guna analisis oleh

satuan unit pengolahan data, selanjutnya dipilah-pilah meliputi

kajian legislasi, budget, pengawasan dan representasi. Untuk

materi yang memerlukan pembahasan yang bersifat nasional

diteruskan ke Sekretariat Jenderal DPD RI dan Anggota DPD

Provinsi yang bersangkutan, sedangkan untuk materi yang bersifat

lokal digunakan sebagai bahan penyusunan agenda setting

konsultasi dan atau rapat kerja dengan pemangku kepentingan

untuk penyusunan program aksi, serta sebagai bahan kunjungan

kerja dalam rangka pemantauan program, evaluasi dan

pengawasan.

56

Page 57: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Tata laksana Informasi tersebut dapat di gambarkan dalam bagan

alir di bawah ini :

Untuk Pengelolaan Naskah dan Surat menyurat diatur dalam Pedoman

Tata Naskah dan Surat Menyurat.

4.2. Tata Naskah Dinas

a). Jenis-jenis Surat

Surat-surat yang keluar dari Kantor DPD RI Provinsi meliputi surat-

surat :

Surat Dinas;

Surat Kuasa;

Surat Undangan;

Surat Panggilan;

Surat Pemberitahuan;

Surat Keterangan;

Nota Kesepahaman/memorandum of understanding;

Surat-surat lainnya.

57

Page 58: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Oleh karena itu pengaturan surat di Kantor DPD RI Provinsi harus

dilakukan dalam bentuk surat yang terkait dengan kegiatan anggota

secara langsung, perseorangan serta surat-menyurat yang mengatur

kegiatan bersama-sama didalam atau diluar kantor, serta surat-surat

administrasi kesekretariatan.

b). Otoritas Surat Keluar

Penandatanganan naskah dinas yang menyangkut keputusan anggota

DPD RI Provinsi ditandatangani seluruh anggota, kecuali:

a. Apabila salah satu dari anggota DPD RI Provinsi berhalangan,

penandatanganan dapat dilakukan oleh anggota lainnya dengan

meminta persetujuan secara tertulis;

b. Persetujuan secara tertulis dibutuhkan untuk menghindari akibat

hukum dari kesalahan penandatanganan;

c. Akibat hukum dari kesalahan penandatangan naskah dinas ini

menjadi tanggung jawab bersama antara pemberi kuasa dengan

penerima pendelegasian;

d. Jika ada seorang anggota DPD RI Provinsi yang tidak menyetujui

naskah dinas, naskah dinas tersebut bukan merupakan keputusan

kolektif anggota DPD RI Provinsi;

e. Anggota DPD RI Provinsi dapat mengirimkan surat kepada

pemerintah/lembaga dengan materi kedinasan dengan tembusan

kepada pimpinan DPD RI dan dapat menggunakan logo DPD.

Selanjutnya untuk surat dalam rangka kerja bersama diantara keempat

anggota, maka surat dapat ditandatangani oleh seorang anggota yang

ditunjuk atau ditetapkan oleh keempat anggota.

Surat-surat dalam rangka administrasi berupa undangan, jawaban,

permintaan atas informasi dan laporan kepada Sekretariat Jenderal

DPD RI di Jakarta ditandatangani oleh Koordinator Sekretariat yang

ditunjuk Sekretariat Jenderal DPD RI.

58

Page 59: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

c). Penomoran dan Ekspedisi Surat Keluar

Kode Masalah

TU Tata Usaha Dan Umum

100 Kepegawaian

110 Administrasi Kantor

120 Kerumahtanggaan

130 Arsip dan Ekspedisi, Penggandaan

140 Pengadaan dan Inventarisasi Pemeliharaan

150 Pemeliharaan

TP Pelayanan Tehnik Dan Persidangan

200 Keprotokolan

210 Penyiapan Bahan Rapat

220 Tata Usaha Persidangan

KOM Komunikasi Publik Data Dan Informasi

300 Kehumasan

310 Pengolahan Asmas

320 Peremajaan Data

PR Perencanaan Dan Keuangan

500 Rencana dan Program

510 Keuangan

Penomoran Surat ditulis berdasarkan urutan :

Nomor urut surat;

Kode surat;

Provinsi;

Bulan;

Tahun.

Contoh penomoran surat :

Nomor : 01/TU.xxx/Prov. xxx/VII/2012

59

Page 60: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

d). Penanganan Surat Masuk

1) Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan

berdasarkan tingkat keamanan (SR, R K, B) dan tingkat

kecepatan penyampaiannya (Kilat, sangat segera, segera, Biasa).

Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan

tingkat kecepatan penyampaiannya;

2) Surat masuk yang diterima dari petugas penerimaan dicatat dan

ditandatangani lembar kontrol atau tanda penerimaannya.

Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan

tingkat kecepatan penyampaiannya;

3) Catatan dilaksanakan pada buku agenda menurut tingkat

keamanannya. Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi

dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan;

4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR

dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat

tertentu yang mendapat kewenangan dari pimpinan DPD

RI/Sekretaris Jenderal. Pencatatan surat dinas yang mempunyai

tingkat keamanan K dan B dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk

oleh Sekretaris Jenderal;

5) Pencatatan surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari

dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor

terakhir pada tanggal 31 Desember. Jika surat masuk banyak

sehingga diperlukan lebih dari satu orang, pencatatan dilakukan

dengan memberi kode tertentu sehingga semua surat masuk

dapat dicatat dengan cepat;

6) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan

dan penyimpanan;

7) Kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai

dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilai

sementara apakah surat masuk termasuk yang harus

60

Page 61: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

diberkaskan. Penilaian sementara ini untuk memudahkan

penanganan surat oleh pejabat arsip;

8) Pada tahap penilaian surat dinilai apakah akan disampaikan

kepada pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada

pejabat yang menangani;

9) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian

penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa

atau melalui proses pemberkasan naskah;

10) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai

termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang

bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup;

11) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat

keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat;

12) Penomoran surat secara terpusat dilaksanakan oleh Bagian Tata

Usaha Biro Administrasi dengan melampirkan kartu kendali (untuk

memudahkan pengontrolan dalam proses tata persuratan);

13) Kartu kendali adalah kartu yang dijadikan dasar untuk digunakan

sebagai alat kontrol terhadap pengolah surat-surat yang isinya

memuat tanggal, bulan, tahun, pengiriman surat, isi ringkasan

surat, pengirim surat yang disampaikan kepada bagian Tata

Usaha Biro Administrasi Sekretariat Jenderal DPD RI untuk

diberikan nomor dan kodifikasi sebelum dikirimkan oleh Dewan

Perwakilan Daerah, alat kelengkapan DPD RI, Kelompok DPD di

MPR, dan Sekretariat anggota DPD di provinsi kepada

instansi/lembaga negara lain.

61

Page 62: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Contoh Kartu Kendali

INDEKS

Tgl:

No. Urut

M/K

Kode:

Isi Ringkas :

Lampiran :

Dari : Kepada :

Tanggal : No. Surat :

Pengolah : Paraf :

Tunjuk Silang :

e). Pengarsipan

Pengarsipan surat masuk dan keluar didasarkan pada :

1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama;

2. Memisahkan surat sesuai dengan kode surat;

3. Memberikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi surat;

4. Mengarsipkan surat dalam map atau folder sesuai dengan kode

yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.

f). Media Surat Menyurat

Media/sarana surat menyurat adalah alat untuk merekam informasi

yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).

Penggunaan kertas diatur sebagai berikut :

a) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal

70 gram, antara lain untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan

dan dokumen pelaporan;

62

Page 63: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

b) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain hanya

terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kesamaan

tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;

c) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi

dicetak di atas kertas 70 gram;

d) Kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah A4 yang

berukuran 297x210 mm (81/4x11 ¾ inci);

e) Di samping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi

dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut :

(1) A3 kuarto ganda (297x420 mm);

(2) A5 setengah kuarto (210x148 mm);

(3) Folio (210x148 mm);

(4) Folio ganda (420x330 mm);

f) Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran;

g) Penggunaan jenis huruf arial;

h) Arial 11 atau 12;

i) Spasi 1 atau 1.5 sesuai dengan kebutuhan.

4.3. Sistem Administrasi Perencanaan

1) Sekretaris Jenderal DPD RI mengirim surat permintaan untuk

menyusun RKA ( Rencana Kerja dan Anggaran) kepada Kepala

Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.

2) Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi mempelajari surat

permintaan dan menugaskan para kepala subbagian untuk

menyusun RKA masing masing subbagian dengan kepala subbagian

sebagai koordinator.

3) Kepala Subbagian mempelajari RKA dan menugaskan pelaksana

untuk menyusun konsep RKA Subbagian.

4) Pelaksana menyusun konsep RKA Subbagian dengan mengacu

pada TOR (Term of Reference) atau Kerangka Acuan berdasarkan

dengan RAB (Rincian Anggaran Belanja) serta Data dukung lainnya.

63

Page 64: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Kemudian menyerahkan kepada Subbagian disertai dengan TOR

(Term of Reference) atau Kerangka Acuan yang disertai dengan

RAB (Rincian Anggaran Belanja) serta Data dukung lainnya.

5) Kasubag memeriksa, meneliti menelaah konsep RKA berdasarkan

SBU (Standar Biaya Umum) pada tahun berjalan kemudian diparaf

dan menyampaikannya pada Kepala Kantor DPD RI di Ibukota

Provinsi.

6) Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi menyetujui dan

menandatangani RKA Kantor DPD RI di ibukota Provinsi dan

disampaikan kepada Sekretaris Jenderal DPD RI dan memberikan

tembusan kepada kepala Subbagian.

7) Sekretaris Jenderal DPD RI menerima RKA yang telah

ditandatangani oleh Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.

64

Page 65: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

No Uraian Prosedur Sekjen Kepala

Kantor

Kepala

Subbagian

Pelaksana

1. Sekjen mengirim surat permintaan

menyusun RKA kepada Kepala Kantor

2. Kepala Kantor mempelajari surat

permintaan & menugaskan para

Kasubag untuk menyusun RKA

subbagian dengan Kasubag sebagai

koordinator.

3. Kasubag mempelajari RKA &

menugaskan pelaksana untuk

menyusun konsep RKA Subbagian.

4. Pelaksana menyusun konsep RKA

dengan mengacu pada TOR atau

Kerangka Acuan berdasarkan RAB

serta Data dukung lainnya. kemudian

menyerahkan konsep RKA disertai

dengan TOR atau Kerangka Acuan

disertai dengan RAB serta Data

dukung lainnya.

5. Kasubag memeriksa, meneliti

menelaah konsep RKA berdasarkan

SBU tahun berjalan kemudian diparaf

& menyampaikannya pada Kepala

Kantor

6. Kepala Kantor menyetujui &

menandatangani RKA dan

disampaikan kepada Sekjen DPD RI

dan memberikan tembusan kepada

Kasubag

7. Sekjen DPD RI menerima RKA yang

telah ditandatangani oleh Kepala

Kantor

MengirimkanSP

MempelajariSP &

Mendesposisi

MenugaskanPelaksana

MenyusunKonsep

Memeriksa,Meneliti ,

Menelaah &Memaraf

Menandatangani

MenerimaRKA

65

Page 66: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

4.4. Sistem Administrasi Keuangan

4.4.1. Umum

1) Kepala Kantor menerima PAGU DIPA Sekretariat Jenderal DPD

RI.

2) Penyusunan POK (Petunjuk Operasional Kegiatan) dan RPK

(Rencana Pelaksanaan Kegiatan).

4.4.2. Kegiatan Administrasi Keuangan Dapat Dilakukan Dari Jenis

Pertanggung Jawaban Keuangan Yang Masuk

1) Kuitansi Rutin (Honor).

Merupakan kwitansi kegiatan yang rutin tiap bulannya untuk

pertanggungjawaban keuangan Kantor Sekretariat DPD di

Ibukota Provinsi tanpa disertai Berita Acara dan SPK, dengan

ketentuan sebagai berikut:

a) Kuitansi harus disertai tanda tangan Kepala Kepala Kantor

dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) kegiatan yang

bersangkutan.

b) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya

sesuai dengan Surat Keputusan Sesjen DPD RI dan DIPA

Setjen DPD RI.

c) Kuitansi yang ada kesalahan akan dikembalikan lagi kepada

pengolah untuk dilakukan perbaikan. Jangka waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari.

d) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar

dimintakan tanda tangan Kepala Subbagian perencanaan

dan keuangan untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian

Perbendaharaan.

2) Kuitansi Rekanan ( ≤ Rp. 2 Jt ).

Merupakan kuitansi kegiatan yang melibatkan pihak

ketiga/rekanan untuk pertanggungjawaban keuangan kantor

DPD Sekretarian DPD di Ibukota Provinsi tanpa disertai Berita

Acara dan SPK, dengan ketentuan sebagai berikut :

66

Page 67: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

a) Kuitansi harus disertai Kop, Stempel dan tanda tangan

rekanan serta Kepala Kantor dan Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK) kegiatan yang bersangkutan.

b) Kuitansi yang diserahkan harus disertai dengan

duplikasi/fotocopy sebanyak 2 (dua) rangkap.

c) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya

sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari.

d) Kuitansi yang ada kesalahan akan dikembalikan lagi kepada

pengolah untuk dilakukan perbaikan. Jangka waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari.

e) Kuitansi yang disertai dengan berkas pajak (faktur/SSP)

dimintakan paraf Kepala Subbagian Perencanaan dan

Keuangan.

f) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar

dimintakan tanda tangan Kepala Subbagian Perencanaan

dan Keuangan untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian

Perbendaharaan.

3) Kuitansi Rekanan ( Rp.2 Jt ≤ Rp. 10 Jt )

Merupakan kuitansi kegiatan yang melibatkan pihak

ketiga/rekanan untuk pertanggungjawaban keuangan kantor

Sekretariat DPD di ibukota Provinsi dengan disertai 3 (tiga)

Berita Acara (BA Pembayaran, BA Serah Terima Pekerjaan dan

BA Penyelesaian Pekerjaan), dengan ketentuan sebagai

berikut:

a) Kuitansi harus disertai Kop, Stempel dan tanda tangan

rekanan serta Kepala kantor dan Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK) kegiatan yang bersangkutan.

b) Kuitansi yang diserahkan harus disertai dengan

duplikasi/fotocopy sebanyak 2 (dua) rangkap.

67

Page 68: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

c) Untuk BA Pembayaran harus disertai Kop surat Kantor

Sekretariat DPD di Ibukota Provinsi sedangkan BA

Penyelesaian dan BA Serah Terima Pekerjaan

menggunakan Kop surat rekanan.

d) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya

sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari.

e) Kuitansi dan Berita Acara yang ada kesalahan setelah

diverifikasi akan dikembalikan lagi kepada pengolah untuk

dilakukan perbaikan. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu)

hari.

f) Kuitansi dan Berita Acara yang disertai dengan berkas pajak

(faktur/SSP) dimintakan paraf Kepala Subbagian

Perencanaan dan Keuangan.

g) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar

dimintakan tanda tangan Kepala Bagian Pembukuan dan

Verifikasi untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian

Perbendaharaan.

4) Kuitansi Rekanan ( > Rp. 10 Jt )

Merupakan kwitansi kegiatan yang melibatkan pihak

ketiga/rekanan untuk pertanggungjawaban keuangan Kantor

Sekretariat DPD di Ibukota Provinsi dengan disertai 3 (tiga)

Berita Acara, SPK dan Berkas Pendukung lainnya, dengan

ketentuan sebagai berikut:

a) Kuitansi dan Berkas Pendukung harus sudah ditandatangani

oleh Pejabat dan Pegawai DPD RI serta Rekanan yang

bertanggungjawab langsung pada proses berlangsungnya

kegiatan/pekerjaan;

b) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang diserahkan harus

disertai dengan duplikasi/fotocopy sebanyak 2 (dua)

rangkap;

68

Page 69: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

c) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya

sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari;

d) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang diterima, diverifikasi

nilai dan redaksinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari;

e) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang ada kesalahan akan

dikembalikan lagi kepada pengolah untuk dilakukan

perbaikan. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari;

f) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang sudah diverifikasi dan

sudah final/benar dimintakan tanda tangan Kepala

Subbagian perencanaan dan keuangan serta dimintakan

tanda tangan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA); dan

g) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang telah ditandatangani

oleh KPA dibuatkan Resume Kontrak (RK), Surat

Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Pernyataan

Tanggung Jawab Belanja (SPTB) untuk selanjutnya

diserahkan ke Bagian Perbendaharaan untuk di buatkan

SPM (Surat Perintah Membayar).

5) LS Bagian Perbendaharaan & Perjalanan Dinas

a) Menerima Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja

(SPTB), Daftar Nominatif, serta Surat Setoran Pajak (SSP)

dari Subbagian perencanaan dan keuangan;

b) Berkas yang telah diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya

sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari;

c) Berkas yang ada kesalahan akan dikembalikan lagi kepada

pengolah untuk dilakukan perbaikan. Jangka waktu

penyelesaiannya 1 (satu) hari; dan

d) Berkas yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar akan

dibuatkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) untuk

69

Page 70: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

selanjutnya diserahkan ke Bagian Perbendaharaan untuk

dibuatkan SPM (Surat Perintah Membayar).

6) Pengarsipan

Mengarsip Dokumen dari seluruh Kegiatan yang meliputi :

a) SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana);

b) SPM (Surat Perintah Membayar);

c) SPP (Surat Permintaan Pembayaran); dan

d) SPTB (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja).

4.4.3. Pertanggungjawaban Kegiatan Keuangan

a. Setiap akhir bulan didalam proses verifikasi dilakukan

rekonsiliasi pemakaian pagu anggaran yang sudah terealisasi.

Rekonsiliasi tersebut dilakukan dengan subbagian

Perencananaan dan Keuangan. Hal itu maksudkan agas

supaya kesalahan didalam pembukuan maupun penyusunan

laporan keuangan; dan

b. Didalam proses pengarsipan, subbagian Perencanaan dan

keuangan sebagai ending point berkas pertanggung jawaban

LS rekanan. Untuk itu berkas LS rekanan harus diarsipkan

sesuai nomor penerbitan SPP dan SP2D.

4.5. Administrasi Pemeliharaan dan Pengelolaan Gedung

1. Kegiatan langganan daya dan jasa di gedung sementara DPD RI

di Ibu Kota Provinsi:

1) TV Kabel dan Air

a) Koordinator kantor provinsi memberitahukan pada awal bulan

ke Bagian Pemeliharaan jumlah nominal tagihan langganan TV

Kabel dan Air, paling lambat tanggal 10 Bulan berjalan;

b) Bagian Pemeliharaan mengajukan persekot kepada Bagian

Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas sebesar tagihan

langganan TV Kabel dan Air;

70

Page 71: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

c) Bagian Pemeliharaan mengirimkan uang (transfer) ke

Koordinator Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi; Koordinator

kantor provinsi membayarkan tagihan TV Kabel dan Air

kemudian mengirimkan kwitansi/nota asli pembayaran TV kabel

dan Air ke Bagian Pemeliharaan;

d) Bagian Pemeliharaan menyerahkan kwitansi asli pembayaran

setelah ditandatangani Kepala Bagian Pemeliharaan dan

Pejabat Pembuat Komitmen ke Bagian Verifikasi dan Pelaporan

Biro Perencanaan dan Keuangan untuk

dipertanggungjawabkan.

2) Listrik, Telepon dan Internet

a) Bagian Pemeliharaan melihat jumlah tagihan bulan berjalan

melalui internet dengan memasukan ID Pelanggan untuk

pembayaran listrik serta nomor telepon untuk pembayaran

telepon;

b) Bagian Pemeliharaan mengajukan persekot kepada Bagian

Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas sebesar tagihan Listrik,

telepon dan Internet;

c) Bagian Pemeliharaan membayarkan tagihan rekening listrik

telepon dan internet melalui Kantor Pos/Bank;

d) Bagian Pemeliharaan menyerahkan kwitansi asli pembayaran

setelah ditandatangani Kepala Bagian Pemeliharaan dan

Pejabat Pembuat Komitmen ke Bagian Verifikasi dan Pelaporan

Biro Perencanaan dan Keuangan untuk

dipertanggungjawabkan.

71

Page 72: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

2. Kegiatan pemeliharaan/renovasi kantor sementara DPD RI di Ibu

Kota Provinsi

1) Memo permintaan Anggota DPD RI kepada Sekretaris Jenderal

untuk dilakukan renovasi/pemeliharaan kantor DPD RI di Ibukota

Provinsi.

2) Sekretaris Jenderal memerintahkan Kepala Biro Umum untuk

melakukan renovasi/pemeliharaan kantor DPD RI di Ibukota

Provinsi;

3) Biro Umum menugaskan Kepala Bagian Pemeliharaan untuk

membuat memo ke Panitia Pengadaan Barang/Jasa DPD RI untuk

menyiapkan proses administrasi dan dokumen pelaksanaan

renovasi/pemeliharaan Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi

(penunjukan langsung memerlukan waktu 22 hari kerja; lelang

memerlukan waktu 45 hari kerja);

4) Renovasi/pemeliharaan dilaksanakan oleh penyedia Barang/Jasa;

5) Mekanisme pertanggungjawaban:

a) Penyampaian dokumen pertanggungjawaban kepada Biro

perencanaan dan keuangan; meliputi dokumen pengadaan,

kuitansi dan setoran pajak;

b) Penerbitan SPM dan SP2D.

3. Kegiatan sewa Gedung Kantor di Ibukota Provinsi

1) Memo Anggota DPD RI Provinsi kepada Sekretaris Jenderal untuk

kebutuhan penyewaan bangunan untuk kantor DPD RI di Ibukota

Provinsi;

2) Memo/Disposisi Sekretaris Jenderal kepada Kepala Biro Umum

untuk melaksanakan penyewaan bangunan untuk kantor DPD RI di

Ibukota Provinsi;

3) Kepala Biro Umum menugaskan Kepala Bagian Akomodasi dan

Angkutan untuk membuat memo kepada Pejabat Pembuat

Komitmen untuk penyewaan Bangunan di Ibukota Provinsi;

72

Page 73: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

4) Pejabat Pembuat Komitmen memerintahkan Panitia Pengadaan

Barang/Jasa untuk menyiapkan dokumen dan administrasi

perlengkapan sewa bangunan untuk Kantor DPD RI di Ibukota

Provinsi;

5) Penyedia Barang/Jasa melaksanakan sewa Bangunan untuk kantor

DPD RI di Ibukota Provinsi.

6) Mekanisme pertanggungjawaban:

a) Penyampaian dokumen pertanggungjawaban kepada Biro

perencanaan dan keuangan; meliputi dokumen pengadaan,

kuitansi dan setoran pajak;

b) Penerbitan SPM dan SP2D.

4. Kegiatan Jasa Cleaning Service di gedung kantor sementara DPD

RI di Ibukota Provinsi

1) Memo Anggota DPD RI Provinsi kepada Sekretaris Jenderal untuk

kebutuhan Cleaning Service dengan melampirkan Curriculum Vitae

perusahaan yang memiliki SIUP jasa Pembersihan untuk kantor

DPD RI di Ibukota Provinsi;

2) Memo/Disposisi Sekretaris Jenderal kepada Kepala Biro Umum

untuk melaksanakan pengadaan cleaning service kantor DPD RI di

Ibukota Provinsi;

3) Kepala Biro Umum menugaskan Kepala Bagian Pemeliharaan

untuk membuat memo kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk

proses penyediaan Jasa Cleaning Service Kantor DPD RI di

Ibukota Provinsi;

4) Pejabat Pembuat Komitmen memerintahkan Panitia Pengadaan

Barang/Jasa menyiapkan dokumen dan adminitrasi pengadaan

Jasa Cleaning Service Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi;

5) Pekerjaan Jasa Cleaning Service dikerjakan oleh Penyedia

Barang/Jasa.

73

Page 74: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

6) Mekanisme pertanggungjawaban:

a) Penyampaian dokumen pertanggungjawaban kepada Biro

perencanaan dan keuangan; meliputi dokumen pengadaan,

kuitansi dan setoran pajak;

b) Penerbitan SPM dan SP2D.

4.6. Sistem Administrasi Kepegawaian

Manajemen Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dinyatakan dalam

UU No. 43 Tahun 1999 pasal 1 angka 8 adalah keseluruhan upaya-upaya

untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas dan derajat profesionalisme

penyelenggaraan tugas, fungsi dan kewajiban kepegawaian yang meliputi

perencanaan, pengadaan, pengembangan, penempatan, promosi,

penggajian, kesejahteraan dan pemberhentian. Manajemen PNS ini

diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan

pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna. Oleh karena itu,

dibutuhkan PNS yang profesional, bertanggungjawab, jujur dan adil

melalui pembinaan yang dilaksanakan berdasarkan sistem prestasi kerja

dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Lebih

lanjut dalam pasal 13 ayat (1) UU tersebut dijelaskan bahwa

kebijaksanaan manajemen PNS mencakup penetapan norma, standar,

prosedur, formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas sumber daya

PNS, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak,

kewajiban dan kedudukan hukum.

Mengingat petugas detasering adalah pegawai Sekretariat

Jenderal DPD RI Pusat, maka pembinaan kepegawaian berada di bawah

Sekretaris Jenderal DPD RI. Sedangkan pembinaan kepegawaian pada

masing-masing Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi dilakukan oleh Kepala

Kantor sebagai penanggung jawab Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi

yang bersangkutan.

74

Page 75: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Untuk mendukung tugas-tugas teknis, administratif dan keahlian

terhadap tugas-tugas anggota DPD RI di Ibu Kota Provinsi ditempatkan

sejumlah personil secara bertahap. Penempatan dilaksanakan dengan

sistem Detasering (penugasan pejabat/pegawai di lingkungan Sekretariat

Jenderal DPD RI pada Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi untuk jangka

waktu tertentu).

Detasering dilaksanakan oleh pejabat/pegawai di lingkungan

Sekretariat Jenderal DPD RI ke-33 Provinsi di Wilayah Barat, Wilayah

Tengah dan Wilayah Timur yang masing-masing Provinsi terdiri dari 6

(enam) orang, sehingga secara keseluruhan diperlukan personil sebanyak

198 orang.

Sejalan dengan itu juga ditetapkan penanggungjawab Kepala

Kantor di Ibukota Provinsi, karena secara definitif jabatan pada Kantor

DPD RI di Ibukota Provinsi belum dapat ditetapkan, maka pejabat yang

ditetapkan sebagai Penanggungjawab Kantor merangkap pada jabatan di

Sekretariat Jenderal DPD RI.

Dari 33 provinsi telah beroperasi 24 Kantor DPD RI Ibu Kota

Provinsi, sehingga untuk tahap pertama mulai 1 Juni 2012 akan

ditugaskan 144 Pejabat/pegawai yang bertugas sebagai :

1). 1 orang sebagai Penanggungjawab Kepala Kantor (setara Eselon IIIa);

2). 4 orang sebagai Penanggungjawab Kepala Subbagian (setara Eselon

IVa); dan

3). 1 orang staf administrasi/pelaksana.

75

Page 76: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Rencana penugasan pejabat/pegawai yang akan melaksanakan

tugas detasering di kantor DPD RI di ibukota provinsi dengan format :

PROVINSI NAMA

JUNI JULI

KETERANGANI II III IV I II III IV

4-8 11-15 18-22 25-29 2-6 9-13 16-20 23-27

Kepala Kantor A √ √ √ √------

-√ √ √

Detasering

dilaksnakan

sampai 31

Desember

2012

Kasubbag Perencanaan

& KeuanganB √ √ √ √

------

-√ √ √

Kasubbag Umum dan

Tata LaksanaC √ √ √ √

------

-√ √ √

Kasubbag Pelayanan

Teknik dan PersidanganD √ √ √ √

------

-√ √ √

Kasubbag Komunikasi,

Data dan InformasiE √ √ √ √

------

-√ √ √

Staf (Pelaksana) F √ √ √ √------

-√ √ √

KETERANGAN : 24 Provinsi

1. Pegawai yang dibutuhkan 144 orang dengan rincian sebagai berikut :

24 Pegawai sebagai Penanggungjawab Kepala Kantor (Eselon IIIa); 96 Pegawai sebagai Penanggung jawab Kepala Subbagian (Eselon IVa);

dan 24 Staf Administrasi (Pelaksana)

2. Jadwal pelaksanaan tugas detasering :

Setiap rombongan petugas detasering yang terdiri dari 6 orang, berada di Kantor DPD Provinsi selama 4 minggu dan di Kantor Pusat selama 1 minggu.

76

Page 77: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

4.6.1. Staf Anggota DPD RI

Staf Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi diangkat oleh Sekretaris

Jenderal DPD RI atas usulan Anggota DPD RI. Setiap Anggota

DPD RI akan didukung oleh staf yang melekat yaitu :

1 Orang Staf Anggota DPD RI bidang keahlian pada Kantor

DPD RI di Ibukota Provinsi;

1 Orang Staf Anggota DPD RI bidang Administrasi yang

mendukung kegiatan Anggota DPD RI di Kantor DPD RI di

Ibukota Provinsi;

4.6.2. Staf Anggota DPD RI Bidang Administrasi

Staf Anggota DPD RI Bidang Administrasi dalam tugas dan

fungsinya memberikan dukungan administratif berupa keprotokolan,

Korespondensi, mendampingi anggota dalam melakukan rutinitas

kedinasan.

4.7. Pengelolaan Dukungan Keahlian

Dukungan keahlian bagi kerja Anggota DPD RI diberikan dalam bentuk

dukungan personal staf ahli baik untuk anggota maupun untuk kantor

DPD RI Provinsi secara bertahap. Nomenklatur jabatan, tugas dan fungsi

staf Anggota DPD RI ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Jenderal

DPD RI.

Staf Anggota DPD RI Bidang Keahlian dalam tugas dan fungsinya

memberikan dukungan keahlian kepada Anggota DPD RI berupa

masukan, telaahan, saran, pertimbangan dan analisa setiap perubahan

yang terjadi mengenai otonomi daerah; hubungan pusat dan daerah;

pembentukan dan pemekaran, serta penggabungan daerah; pengelolaan

sumber daya alam serta sumber daya ekonomi lainnya; perimbangan

keuangan pusat dan daerah; pendidikan, dan agama serta setiap aspirasi

yang berasal dari masyarakat daerah.

Staf ahli bekerja sesuai aturan Sekretariat Jenderal DPD RI. Staf ahli

mendampingi anggota DPD RI pada saat kerja anggota di daerah serta

77

Page 78: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

tetap mendukung kerja Anggota DPD saat Anggota bekerja di Jakarta

dalam masa-masa sidang. Kegiatan staf ahli termasuk dalam hal

kebutuhan menerima delegasi/konstituen dengan bersama-sama staf

Kantor DPD RI. Hasil kerja staf ahli dilaporka kepada Anggota DPD RI

dan diarsipkan pada Arsip Kantor DPD RI di ibukota Provinsi.

4.8. SISTEM PELAPORAN

Laporan Kantor DPD RI di ibukota Provinsi kepada Sekretariat Jenderal

dilakukan dalam bentuk:

a) Laporan personil menurut sistem administrasi perencanaan, keuangan,

kepegawaian dan pemeliharaan.

b) Laporan lengkap menyeluruh termasuk keadaan dan masalah.

78

Page 79: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

BAB V

PENYERAPAN ASPIRASI, PUBLIKASI DAN KOMUNIKASI MASYARAKAT

5.1. Sistem dan Prosedur Penyerapan, Pengolahan dan Tindak Lanjut

Aspirasi Masyarakat dan Daerah

Salah satu kewajiban Anggota DPD sebagaimana diatur dalam Pasal

233 huruf h UU No. 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan

Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2009 Nomor 123, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

5043) adalah menampung dan menindaklanjuti aspirasi dan pengaduan

masyarakat. Dalam hal ini aspirasi dan pengaduan dimaksud berupa

harapan dan keinginan masyarakat dan daerah dari daerah pemilihan

Anggota DPD atau berasal dari Pemerintah Daerah, DPRD, dan unsur

masyarakat sebagaimana diatur dalam Pasal 224 ayat (2) UU No. 27

Tahun 2009.

Aspirasi yang berasal dari Pemerintah Daerah disampaikan oleh

Gubernur, Bupati, atau Walikota, dan Perangkat Daerah kepada Anggota

DPD. Perangkat Daerah dimaksud menurut Pasal 120 UU No. 32 Tahun

2004, untuk provinsi terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD,

Dinas Daerah, dan lembaga teknis daerah. Sedangkan daerah

kabupaten/kota terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas

Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan, dan Desa/Kelurahan.

Aspirasi yang berasal dari DPRD merupakan tindaklanjut aspirasi dan

pengaduan masyarakat yang diserap dan dihimpun oleh Anggota DPRD

baik DPRD Provinsi maupun DPRD Kabupaten/Kota sebagai hasil

pelaksanaan kewajiban Anggota DPRD sebagaimana diatur dalam Pasal

300 huruf h dan huruf i serta Pasal 351 huruf i dan huruf j UU No. 27 Tahun

2009, yaitu menyerap dan menghimpun aspirasi konstituen (masyarakat)

melalui kunjungan kerja secara berkala, serta menampung dan

menindaklanjuti aspirasi dan pengaduan masyarakat. Sementara aspirasi

79

Page 80: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

yang berasal dari unsur masyarakat antara lain dari tokoh masyarakat,

pimpinan lembaga pendidikan, pimpinan organisasi kemasyarakatan,

pimpinan organisasi sosial politik, pimpinan pelaku usaha.

Dari tiga sumber aspirasi sebagaimana dimaksud di atas, aspirasi

yang diterima oleh Anggota DPD sangat beragam. Dari keragaman tersebut

Anggota DPD dapat mengetahui prioritas kebutuhan masyarakat dan/atau

daerah. Demikian juga cara penyampaikannya tidak hanya secara langsung

dalam berbagai kegiatan di daerah melalui dialog tatap muka, seminar,

lokakarya, yang dilakukan pada saat kunjungan kerja baik pada masa

sidang maupun ketika Anggota DPD memasuki masa reses, melainkan

dapat dilakukan secara tidak langsung melalui “konsultasi” dengan

Pemerintah Daerah dan DPRD yang setiap saat dapat dilakukan tidak perlu

menunggu reses atau kunjungan kerja.

Untuk memudahkan Anggota DPD dalam menerima dan

menyalurkan atau menindaklanjuti aspirasi masyarakat dan/atau daerah

sebagaimana diuraikan di atas, disusun instrumentasi sistem dan prosedur

penyerapan, pengolahan, analisis, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat

dan daerah.Dengan instrumen tersebut diharapkan Anggota DPD dapat

meningkatkan agregasi dan akomodasi aspirasi masyarakat dan daerah

terutama dalam perumusan kebijakan nasional untuk mendorong

percepatan demokrasi dan percepatan pembangunan daerah secara

berkeadilan dan berkesinambungan. Di samping itu, instrumen tersebut

sebagai bahan perumusan kebijakan teknis dalam penyampaian aspirasi

masyarakat dan daerah secara langsung.

Sejalan dengan kebutuhan (urgensi) instrumen sistem prosedur

penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah tersebut di atas, Sekretariat

Jenderal DPD-RI mengembangkan sistem prosedur penyerapan aspirasi

masyarakat dan daerah sebagai salah satu perwujudkan dukungan teknis

administratif dan keahlian kepada Anggota DPD yang menjadi tugas

Sekretariat Jenderal DPD-RI sebagaimana diatur di dalam Pasal 204

Peraturan DPD-RI No. 01/DPD RI/2009-2010 tentang Tata Tertib.

80

Page 81: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Aspirasi masyarakat dan daerah merupakan input bagi bagi Anggota

DPD maupun DPD-RI yang disampaikan masyarakat dan daerah atau yang

diserap Anggota DPD baik secara langsung saat kunjungan kerja maupun

dalam kegiatan Anggota DPD di daerah yang diwakilinya atau secara tidak

langsung melalui berbagai media baik media cetak maupun media

elektronik. Media yang dapat dipergunakan untuk penyampaian atau

penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah baik yang disediakan DPD-RI

maupun yang lazim dipakai oleh publik atau yang dimiliki masyarakat

sendiri atau yang sudah tersedia secara luas di tengah-tengah masyarakat.

Input berupa aspirasi masyarakat dan daerah yang disampaikan

kepada Anggota DPD kelak menjadi suatu kebijakan yang

merepresentasikan kepentingan daerah di lembaga legislatif di pusat,

sebelum masuk ke dalam kotak proses berupa penghimpunan,

penampungan, pengolahan input serta analisa terhadap input tersebut yang

telah masuk, sejak awal harus diverfikasi sebagai agenda publik.

Aspirasi yang disampaikan masyarakat dan daerah atau yang

diserap Anggota DPD di daerah pemilihannya, menjadi agenda publik

berupa isu-isu atau permasalahan yang dihadapi masyarakat dan daerah

yang sangat spesifik sesuai ruang lingkup tugas dan wewenang DPD-RI,

yang harus mendapat perhatian dan layak untuk ditangani dan

diformulasikan pemecahannya oleh DPD-RI guna menjawab tuntutan dan

kebutuhan masyarakat dan daerah.

Tahap penyerapan adalah menyerap aspirasi masyarakat dan

daerah apapun persoalan atau isunya tanpa terkecuali.Aspirasi masyarakat

dan daerah yang terserap oleh Anggota DPD selanjutnya dihimpun dan

ditampung oleh Sekretariat Jenderal DPD-RI dan di Sekretariat DPD di

daerah. Dengan terbentuknya Sekretariat DPD di daerah sangat

menunjang kinerja Anggota DPD, sehingga proses penyerapan,

pengolahan (penghimpunan dan penampungan) serta tindak lanjut aspirasi

masyarakat dan daerah kepada Anggota DPD akan lebih efektif. Di

samping itu, Sekretariat DPD di daerah memberikan kesempatan yang

81

Page 82: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

besar bagi Anggota DPD untuk lebih dekat dengan masyarakat dan daerah

pemilihannya, mengingat setiap Anggota DPD berdomisili di daerah

pemilihannya sebagaimana diatur dalam Pasal 227 UU No. 27 Tahun 2009,

bahwa Anggota DPD dalam menjalankan tugasnya berdomisili di daerah

pemilihannya dan mempunyai kantor di ibukota provinsi daerah

pemilihannya.

Seiring dengan perkembangan informasi dan teknologi serta

dinamika masyarakat yang sangat pesat dalam berbagai dimensi

kehidupan, sistem prosedur penyerapan, pengolahan dan tindak lanjut

aspirasi masyarakat dan daerah menuntut akselerasi (percepatan) metode,

media dan akses serta responsitasnya. Penggunaan sistem prosedur

penyerapan, pengolahan dan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah

oleh DPD-RI yang berbasis ICT (Information and Communication

Technology) sudah menjadi kebutuhan. Sistem prosedur berbasis ICT

sangat strategis untuk menciptakan lompatan efektivitas penyerapan,

pengolahan, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah yang tidak

terkendala semata-mata oleh aktivitas fisik Anggota DPD tatkala bertemu

dengan masyarakat di daerah masing-masing, atau saat kunjungan kerja

atau rapat kerja di daerah, jumlah penduduk Indonesia yang sangat besar,

luas wilayah teritorial dari daerah-daerah pemilihan yang tersebar di seluruh

Indonesia, kondisi geografis daerah yang jauh dari ibukota tempat

keberadaan institusi DPD-RI sebagai lembaga negara, dan sebagainya.

Pengembangan sistem prosedur penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut

aspirasi masyarakat dan daerah dikembangkan dalam suatu model sistem

informasi kajian strategis DPD-RI yang saat ini maish terus dikembangkan

oleh Sekretariat Jenderal cq Pusat Kajian Daerah dnegan proyeksi

konifgurasi seperti tertera pada Gambar 5.1.

82

Page 83: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Gambar 5.1

Sistem Informasi Kajian Strategis DPD RI

Dengan adanya sistem prosedur penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut

aspirasi masyarakat dan daerah, diharapkan aspirasi masyarakat dan daerah

dapat diserap oleh DPD-RI kapan saja dan dimanapun berada, serta dari

manapun di luar jadwal kegiatan Anggota DPD di daerah maupun kunjungan

kerja Anggota DPD sebagai anggota Alat Kelengkapan DPD-RI sesuai

penugasan DPD-RI.

83

Page 84: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Penerapan Electronic Government (E-Gov) dalam sistem prosedur

penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah

menggunakan berbagai perangkat yang berbasis ICT antara lain SMS, tilpon

bebas pulsa (Call Centre), dan internet yang meliputi pemanfaatan Web-site, E-

mail, dan sebagainya.

5.1.1. Metode Penyerapan Aspirasi Masyarakat dan Daerah

Prosedur penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat

dan daerah meliputi tahap penyerapan, pengolahan dan analisa serta

tindak lanjut. Sebagaimana UU MD3 bahwa penyerapan dan tindak lanjut

aspirasi masyarakat menjadi kewajiban DPD RI. Sedangkan dalam

pengolahannya dapat dibantu oleh Sekretariat Jenderal. Sebelum

melakukan tahap penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah, hal yang

penting untuk diperhatikan adalah pendekatan dan metode yang

dipergunakan dalam tahap penyerapan aspirasi. Pendekatan dan metode

tersebut akan menentukan tingkat otentitas, akurasi, validitas, dan

obyektivitas data berupa kumpulan aspirasi masyarakat dan daerah yang

dapat diserap atau yang dijaring. Beberapa Metode Penyerapan Aspirasi

Masyarakat yang dapat dilakukan yaitu:

5.1.1.1. Dialog

Anggota DPD RI selama berdomisili di daerah pemilihan-nya dan

ketika melakukan kunjungan kerja ke daerah sesuai penugasan

DPD-RI dapat bertatap muka dengan masyarakat dan daerah

yang dilaksanakan dengan cara berdialog langsung.

Dialog adalah percakapan atau tanya jawab yang secara

sengaja dilakukan untuk mencapai maksud dan tujuan tertentu.

Dengan dialog dapat menyerap data berupa aspirasi masyarakat

daerah secara apa adanya berupa data primer. Melalui dialog

diperoleh gambaran mengenai orang (baik individu maupun

kolektif), perasaan, motivasi, aktivitas, dan peristiwa yang

melingkupinya. Juga diperoleh pemahaman tentang

84

Page 85: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

penghayatan dan makna-makna subyektif dari fihak-fihak yang

dilakukan dialog mengenai topik/isu/problema tertentu.

5.1.1.2. Pengamatan

Pada saat Anggota DPD melakukan kunjungan kerja ke daerah

sesuai penugasan DPD-RI sebagai Panitia Kerja atau ketika

Anggota DPD melakukan kegiatan di daerah pemilihannya,

Anggota DPD dalam menyerap dan/atau menampung aspirasi

lebih mendalam dengan metode pengamatan. Metode ini pada

dasarnya mengadakan pengamatan langsung dan mendengar

secermat mungkin sampai pada hal-hal sekecil mungkin.

Pengamatan dilakukan untuk mendalami obyek informasi yang

dibutuhkan. Melalui metode pengamatan memungkinkan untuk

melihat, mengamati, mencermati, dan bahkan terlibat untuk

merasakan apa yang sebenarnya dari berbagai persoalan yang

melingkupi masyarakat dan daerah.

5.1.1.3. Pengumpulan Data Sekunder

Kegiatan penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah yang

dilakukan oleh Anggota DPD dapat dilengkapi dengan

dokumentasi, berupa pengumpulan data sekunder dengan cara

mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan persoalan

atau isu yang berkembang, seperti Peraturan Daerah, Peraturan

Kepala Daerah, Keputusan Daerah, memo, pengumuman,

instruksi institusi, aturan internal lembaga, dan semacamnya,

juga majalah, tabloid, koran, bulletin, pernyataan dan berita yang

disiarkan media massa setempat.

5.1.1.4. Focused Group Discussion (FGD)

Focused Group Discussion (FGD) merupakan suatu forum yang

terdiri dari beberapa orang yang idealnya maksimal 20-an orang,

dengan 1-2 orang fasilitator yang berfungsi mengajak,

merangsang dan mengarahkan diskusi diantara peserta FGD

dalam satu atau lebih topik/isu/persoalan tertentu secara

85

Page 86: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

terfokus. Dialog atau diskusi berlangsung diantara peserta FGD

bersifat two ways traffic (lalu lintas 2 arah) atau bahkan multi

ways traffic (lalu lintas banyak arah) demikian juga dengan

fasilitator. Fasilitator hanya bertugas untuk memfasilitasi dan

mengarahkan jalannya diskusi terfokus tersebut dan tidak boleh

justru mendominasi diskusi ataupun pembicaraan dan

pembahas-an diantara peserta.

Fasilitator dan seluruh peserta mampu menampung pendapat

berbeda tanpa harus mengarahkan kepada konsensus ataupun

kesimpulan tertentu. Diantara peserta sangat terbuka untuk

dimungkinkan adanya pendapat maupun pengalaman yang

berbeda satu dengan yang lain. Di dalam FGD harus diberikan

kesempatan yang luas dan pemerataan partisipasi bagi setiap

anggota peserta FGD tanpa terkecuali untuk ikut terlibat dalam

pembicaraan ataupun pembahasan. FGD adalah suatu forum

yang memiliki cara yang cepat untuk mengidentifikasi masalah

dan atau menjaring aspirasi masyarakat dan daerah.

Forum Focused Group Discussion ini dapat dilaksanakan kapan

saja pada saat Anggota DPD berada di daerah pemilihannya

atau ketika kunjungan kerja Anggota DPD ke daerah atau tatkala

melakukan kegiatan kerja di daerah masing-masing. Melalui

Sekretariat DPD di daerah, masyarakat dan daerah yang ingin

menyampaikan aspirasi dapat menghubungi Sekretariat DPD di

daerah untuk bisa dijadwalkan mengikuti FGD yang digelar

Anggota DPD. Langkah FGD untuk menjaring aspirasi

masyarakat dan daerah sebagai berikut :

1) Menyusun daftar nama siapa saja dari masyarakat ataupun

anggota masyarakat daerah yang diharapkan bisa memberikan

masukan dan aspirasi mengenai suatu isu/persoalan masyarakat

dan daerah tertentu;

2) Mengundang yang bersangkutan untuk menghadiri kegiatan FGD

dengan berbagai cara yang menarik perhatian mereka, terkait

86

Page 87: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

dengan persoalan mereka yang harus dicarikan solusi

kebijakannya, melalui media yang efektif yang mampu

menghadirkan mereka dalam kegiatan FGD dan sebagainya;

3) Membentuk dan memfasilitasi masyarakat atau anggota

masyarakat yang ingin diserap dan ditampung aspirasinya

ataupun siapapun yang bermaksud menyampaikan aspirasi;

4) Menentukan kisi-kisi isu/topik, waktu dan tempat diskusi, jumlah

orang yang diharapkan hadir maksimal kurang lebih 20 orang;

5) Mengumpulkan mereka dalam sebuah forum diskusi;

6) Meminta peserta FGD agar mengisi daftar hadir sembari fasilitator

mempersiapkan diri untuk memulai kegiatan FGD (Form Daftar

Hadir FGD);

7) Anggota DPD memfungsikan diri sebagai fasilitator FGD secara

langsung atau menunjuk seseorang dari Tenaga Ahli

Regional/Staf dari Sekretariat DPD di daerah sebagai fasilitator

FGD;

8) Menyusun forum diskusi dalam posisi peserta yang sangat

disarankan adalah dalam bentuk U-shape (berbentuk U), atau

circle shape (berbentuk lingkaran) mengingat semua peserta

memiliki kesempatan yang sama sebagai penyampai, penggagas

dan pengusul aspirasi;

9) Membuka diskusi dengan menyampaikan pandangan umum

tentang isu atau persoalan yang akan dibicarakan;

10) Memberi kesempatan pertama kepada 3 (tiga) orang peserta FGD

untuk menyampaikan pandangan-pandangannya terhadap

isu/persoalan yang sedang berkembang;

11) Memberikan sekilas point rangkuman dari pandangan 3 (tiga)

orang peserta FGD pada kesempatan pertama, kemudian

melemparkan lagi ke forum diskusi agar peserta FGD yang lain

dapat memberi komentar atau pandangannya dan seterusnya;

12) Menghindari sikap mendominasi dalam pembicaraan,

mengunggulkan pendapatnya sendiri, menyalahkan pendapat

orang lain dan semacamnya. Fasilitator justru harus netral agar

aspirasi masyarakat yang didapat melalui FGD ini dapat

87

Page 88: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

mengemuka secara alami, sebanyak mungkin sesuai aspirasi

yang memang ingin disampaikan mendalam dan sebagainya;

13) Mencatat sendiri hasil diskusi ataupun dibantu oleh seorang

notulen;

14) Mengarsip catatan/dokumen hasil FGD secara administratif dalam

bentuk hardcopy;

15) Mengumpulkan catatan/dokumen hasil FGD kepada Sekretariat

DPD di daerah atau pusat data dan informasi untuk diarsip

maupun menyerahkannya juga diinput ke dalam sistem data dan

informasi dalam bentuk softcopy sebagai data-base (Form

Laporan Pelaksanaan FGD).

5.1.1.5. Surat-Menyurat (Kotak Pos)

Korespondensi atau surat menyurat masih menjadi salah satu

sarana komunikasi dalam penyerapan dan penampungan

aspirasi masyarakat dan daerah di samping penggunaan sarana

komunikasi lainnya seperti telepon, faksmili, internet dan lainnya.

Dengan perantaraan surat, setiap orang dari anggota

masyarakat dan daerah dapat tetap berkomunikasi dengan

Anggota DPD meski tidak bertatap muka. Surat biasanya juga

sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas

putih’.Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat

tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun

dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut

dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana

yang diinginkan oleh pengirimnya.

88

Page 89: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5.1.1.6. Kotak Saran

Langkah-langkah untuk menjaring aspirasi masyarakat daerah

melalui kotak saran sebagai berikut :

1) Sekretariat Jenderal DPD-RI/Sekretariat DPD di daerah

menginformasikan kepada masyarakat melalui jaringan informasi

DPD-RI yang tersedia (website dan atau jaringan informasi yang

lain seperti media cetak atau elektronik) tentang penyediaan

kotak saran yang bisa dimanfaatkan masyarakat dan daerah

untuk menyampaikan aspirasinya kepada DPD-RI;

2) Menginformasikan kepada masyarakat dalam penyampaikan

aspirasi melalui kota saran harus memenuhi persyaratan sebagai

berikut : (a) menyertakan identitas diri (misalnya KTP, SIM, dsb)

yang masih berlaku serta alamat pengirim yang jelas; (b)

menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (EYD); (c)

saran bisa dalam bentuk tulisan tangan atau ketikan; (d) jelas isi

pesan dan berita yang disampaikan; (e) apabila diperlukan dapat

menyertakan data atau informasi pendukung untuk memperkuat

data atau informasi atau aspirasi yang disampaikan; (f) aspirasi

yang akan disampaikan tidak mengandung SARA; (g) apabila

aspirasi yang akan disampaikan merupakan aspirasi kelompok

masyarakat, si pengirim diharapkan melampirkan tanda tangan

dan tanda bukti diri yang masih berlaku (KTP atau SIM) dari

masing-masing anggota masyarakat;

3) Masyarakat dan daerah menyampaikan aspirasinya melalui saran

tertulis kepada Anggota DPD dan/atau Sekretariat DPD;

4) Sekretariat DPD menerima saran tertulis dari masyarakat dan

daerah;

5) Sekretariat DPD memberi nomor saran tertulis berdasarkan kode

yang telah ditentukan;

6) Sekretariat DPD mengklasifikasikan saran tertulis yang masuk

berdasarkan waktu terima saran tertulis, nomor saran, asal saran

(daerah, nama pengirim, alamat lengkap), dan isi saran tertulis;

7) Pemberitahuan bahwa Sekretariat DPD sudah menerima

masukan berupa saran tertulis berisi aspirasi masyarakat dan

89

Page 90: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

daerah tersebut disertai ucapan terima kasih atas aspirasi yang

telah disampaikan berikut informasi selanjut-nya kemungkinan

penelaahan atas aspirasi tersebut;

8) Sekretariat DPD menyediakan jasa layanan via tilpon, tilpon

bebas pulsa, SMS, internet bagi penyampai aspirasi melalui

saran tertulis yang menanyakan tentang status saran tertulis yang

telah mereka masukan sebagai bentuk kepastian informasi bagi

masyarakat dan daerah tentang jaminan pelayanan aspirasi

masyarakat dan daerah melalui jalur kotak saran;

9) Menerapkan sistem “masuk pertama ditangani pertama”, sebagai

jaminan bahwa semua saran tertulis aspirasi masyarakat dan

daerah akan mendapatkan perhatian;

10) Melakukan rekapitulasi saran-saran tertulis yang masuk secara

berkala semisal tiap minggu, tiap bulan atau tiap tri wulan dan

seterusnya;

11) Sekretariat DPD melakukan tabulasi jumlah saran tertulis dari

aspirasi masyarakat dan daerah yang masuk kotak saran untuk

kemudian diserahkan kepada Anggota DPD sesuai daerah

pemilihannya masing-masing dan atau staf ahli anggota di daerah.

(Form Saran Masuk Aspirasi Masyarakat dan Daerah)

Apabila aspirasi masyarakat dan daerah akan dikemukakan

secara lisan (tidak tertulis) atau secara langsung, hal itu dapat

dilakukan dengan cara menyampaikan saran tersebut melalui

Sekretariat DPD dimana si penyampai aspirasi berada. Di

Sekretariat DPD, penyampai aspirasi dapat mengutarakan apa

saja saran dan masukan yang ditujukan kepada Anggota DPD

(ketika mereka masih di Jakarta selama masa sidang) atau

ditujukan kepada staf ahli Anggota DPD di daerah.

Semua aspirasi yang disarankan oleh masyarakat daerah yang

bersangkutan dicatat secara tertib, rapi dan otentik oleh staf ahli

anggota DPD di daerah dan dikompilasi oleh Sekretariat DPD.

Selanjutnya aspirasi akan disampaikan oleh Sekretariat DPD

kepada Anggota DPD.

90

Page 91: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5.1.1.7. Telepon

Dalam menjaring aspirasi masyarakat dan daerah melalui

penggunaan telepon, langkah-langkah yang dilakukan sebagai

berikut :

1) Sekretariat Jenderal DPD-RI atau Sekretariat DPD di daerah

memasang jaringan telepon di Sekretariat DPD

2) Sekretariat DPD menentukan jam kerja operasional penerimaan

telepon;

3) Setelah jaringan teraktivasi, DPD-RI menginformasikan kepada

masyarakat dan daerah melalui jaringan informasi DPD-RI yang

telah tersedia (website, dan atau jaringan informasi yang lain

seperti media cetak atau elektronik) tentang pelayanan

penerimaan aspirasi masyarakat dan daerah bisa melalui telepon;

4) Masyarakat dan daerah dapat menyalurkan aspirasinya melalui

telepon pada jam kerja yang telah ditentukan oleh Sekretariat

DPD;

5) Sekretariat DPD menerima telepon masyarakat dan daerah yang

menyampaikan aspirasinya;

6) Sekretariat DPD merekam atau mencatat aspirasi masyarakat

dan daerah yang diterima;

7) Sekretariat DPD memberikan nomor pada lembaran arsip aspirasi

masyarakat dan daerah berikut mencatat tanggal, hari, jam :

menit dan detik kapan telepon masuk, asal daerah si penilpon,

nomor penilpon, topik/isu/persoalan yang disampaikan;

8) Sekretariat DPD mentabulasi dan mengklasifikasikan topik/

isu/persoalan dari aspirasi masyarakat dan daerah yang telah

diterima;

9) Sekretariat DPD melakukan rekapitulasi pesan telepon yang

masuk secara berkala semisal per minggu, per bulan atau per tri

wulan dan seterusnya;

10) Sekretariat DPD menyampaikan aspirasi masyarakat dan daerah

yang masuk kepada masing-masing Anggota DPD sesuai daerah

pemilihannya dan atau Panitia Kerja terkait sesuai bidang

91

Page 92: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

aspirasinya. (Form Aspirasi Masyarakat dan Daerah melalui

Telepon).

5.1.1.8. SMS (Short Message Service)

Langkah-langkah menjaring aspirasi masyarakat daerah melalui

SMS (Short Message Service) sebagai berikut :

1) Sekretariat Jenderal DPD atau Sekretariat DPD memasang

jaringan telepon seluler bebas pulsa di Sekretariat Anggota DPD

agar penyampai aspirasi masyarakat dan daerah bisa mengirim

SMS;

2) Sekretariat DPD menentukan jam kerja operasional penerimaan

SMS;

3) Setelah jaringan teraktivasi, DPD menginformasikan kepada

masyarakat dan daerah melalui jaringan informasi DPD yang

telah tersedia (website, dan atau jaringan informasi yang lain

seperti media cetak atau elektronik) tentang pelayanan

penerimaan aspirasi masyarakat dan daerah bisa melalui SMS;

4) Masyarakat dan daerah dapat menyalurkan aspirasinya melalui

SMS kapan saja kepada Anggota DPD atau Panitia Kerja melalui

sekretariat;

5) Sekretariat DPD menerima SMS dari masyarakat dan daerah

yang menyampaikan aspirasinya;

6) Sekretariat DPD merekam atau mencatat aspirasi masyarakat

dan daerah yang diterima;

7) Sekretariat DPD memberikan nomor pada lembaran arsip aspirasi

masyarakat dan daerah berikut mencatat tanggal, hari, jam :

menit dan detik kapan SMS masuk, asal daerah si penyampai

aspirasi, nomor handphone, topik/isu/persoalan yang

disampaikan;

8) Sekretariat DPD mentabulasi dan mengklasifikasikan topik/

isu/persoalan dari aspirasi masyarakat dan daerah yang telah

diterima;

92

Page 93: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

9) Sekretariat DPD melakukan rekapitulasi pesan SMS yang masuk

secara berkala semisal per hari, per minggu, per bulan atau per tri

wulan dan seterusnya;

10) Sekretariat DPD menyampaikan aspirasi masyarakat dan daerah

yang masuk kepada masing-masing Anggota DPD sesuai daerah

pemilihannya dan/atau staf ahli Anggota DPD.

5.1.1.9. Internet

Teknologi di abad 21 yang sangat membantu dan menunjang

bagi masyarakat dan daerah dalam menyampaikan aspirasi

kepada DPD-RI baik kepada masing-masing Anggota DPD yang

mewakili mereka ketika Anggota DPD sedang berada di pusat

maupun kepada staf ahli anggota DPD di daerah, pada saat

Anggota DPD belum melakukan kunjungan kerja ke daerah,

dapat dilakukan melalui media elektronik yang biasa disebut

internet. Terdapat beberapa fasilitas yang tersedia di internet

yang dapat dipergunakan untuk penyampaian aspirasi

masyarakat dan daerah kepada DPD-RI.

1) Website

Apabila penyampai aspirasi masyarakat dan daerah

menyalurkan aspirasinya dengan cara mengirim aspirasinya

melalui Web DPD RI secara langsung maka langkah-langkah

yang perlu dilakukan adalah :

1 Buka web site DPD dengan alamat http://www.dpd.go.id

2 Pada halaman utama web, lihat bagian kanan atas

(kanan sisi pengguna) dan klik link pada kalimat

‘kirimkan suara anda’ seperti disajikan pada Gambar

5.2.

93

Page 94: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Gambar 5.2. Halaman Depan Website DPD RI

94

Page 95: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

2) Chatting

Chatting merupakan sarana berkomunikasi dalam bentuk

pesan tulisan interaktif melalui perantara jaringan

internet.Sarana ini memiliki kelebihan dengan adanya

layanan koferensi dan webcam. Konferensi maksudnya

adalah bahwa chatting memungkinkan pengguna satu

dengan yang lain untuk mem-bentuk grup diskusi massal.

Hal ini tentunya sangat mem-permudah komunikasi antar

pengguna yang berjauhan untuk saling bertukar pikiran dan

pendapat secara diskusi kelompok.Webcam memungkinkan

pengguna bisa berinteraksi dengan melihat kondisi/keadaan

langsung lawan chatting-nya. Hal ini tentunya akan

memberikan validasi dan keakuratan topik yang sedang

dibicarakan. Perkembangan terakhir dari fasilitas chatting

yang sekarang banyak dimanfaatkan adalah adanya pesan

berupa suara layaknya orang menelpon.Pengguna layanan

bisa menghubungi lawan chattingnya melalui fasilitas calling,

dengan syarat kelengkapan alat bahwa masing-masing

pengguna menggunakan headset/headphone dan speaker.

3) Facebook

Facebook merupakan jejaring sosial yang saat ini sedang

booming penggunaanya.Facebook menjadi sangat digemari

karena sifatnya yang interaktif meskipun berbasis

web.Dengan facebook, masyarakat bisa memberikan

pendapatnya baik melalui fasilitas chatting fb, wall

(komentar) fb, dan message fb.Pihak DPD-RI bisa langsung

memberikan komentar terhadap pesan maupun wall yang

diberikan. Data-data tersebut selebihnya akan diarsip dalam

database oleh tim di DPD-RI yang menangani masalah

tersebut.

95

Page 96: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5.1.1.10. Dengar Pendapat (Public Hearing)

Dengar pendapat secara umum sebagai salah satu metode

penyerapan dan penampungan aspirasi masyarakat dan daerah

yang merupakan suatu forum yang bisa dilaksanakan kapan

saja, di dalam atau di luar masa pembahasan suatu usulan

RUU, atau saat Anggota DPD melakukan kegiatan di atau ketika

melakukan kunjungan kerja ke daerah. Forum ini bertujuan

untuk menyerap aspirasi masyarakat dan daerah, dan hasil dari

kegiatan Anggota DPD di daerah dan atau kunjungan kerja alat

kelengkapan DPD di daerah akan ditindka lnajuti dlama

mekanisme keja kelembagan DPD RI.

5.1.1.11. Media Massa (Radio/Televisi/Koran dll)

Dalam hubungan dengan artikulasi dan agregasi kepentingan

politik, media massa menjadi salah satu media yang efektif untuk

menyalurkan aspirasi masyarakat dan daerah maupun

penyerapan/penampungan aspirasi yang dilakukan oleh DPD-RI.

Kelebihan media massa sebagai suatu media adalah sifatnya

yang melibatkan khalayak luas, cakupan umum, heterogenitas

audiens yang dituju, dan serentak dalam kurun waktu tertentu.

Media massa meliputi media cetak (surat kabar, majalah,

bulletin) dan media elektronik (radio, televise, internet). Terkait

pemanfaatan media cetak berupa surat kabar, majalah, tabloid,

bulletin, jurnal dan semacamnya, dapat dilihat pada bagian ter-

dahulu, yaitu Metode Pengumpulan Data Sekunder pada

langkah-langkah mengumpulkan data sekunder dengan tehnik

meng-kliping media cetak.

Pada bagian ini metode penyerapan dengan penggunaan media

massa disini adalah pemanfaatan media elektronik berupa radio

dan televisi, sedangkan untuk pemanfaatan internet sudah

dibahas juga pada bagian sebelumnya. Pemanfaatan radio dan

televisi sebagai media penyerapan aspirasi masyarakat dan

96

Page 97: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

daerah yang dilakukan DPD-RI dapat berupa berbagai kegiatan

yang interaktif seperti dialog interaktif, talk show, yang dapat

dikemas dalam bentuk yang kreatif, inovatif dan komunikatif.

Kegiatan ini bisa dilakukan oleh Anggota DPD selama

berdomisili di daerah dan ketika menjalani masa sidang di

ibukota negara (Jakarta). Anggota DPD baik saat di daerah

difasilitasi oleh Sekretariat DPD di daerah untuk melaksanakan

kegiatan penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah dalam

berbagai kegiatan yang menggunakan sarana radio dan televisi.

Langkah-langkah penggunaan radio dan televisi dalam

penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah adalah sebagai

berikut :

1) Sekretariat DPD dengan arahan Anggota DPD menyusun daftar

nama siapa saja dari masyarakat ataupun anggota masyarakat

daerah yang diharapkan bisa memberikan masukan dan aspirasi

mengenai suatu isu/persoalan tertentu masyarakat dan daerah;

2) Mengundang yang bersangkutan untuk menghadiri kegiatan dialog

interaktif, talk show di studio radio dan televisi;

3) Memfasilitasi masyarakat atau anggota masyarakat daerah yang

ingin menyampaikan aspirasinya;

4) Mengumpulkan mereka di dalam suatu forum dialog interaktif, talk

show, untuk menyampaikan aspirasi dan memperbicangkannya

secara langsung berhadapan dengan Anggota DPD bagi yang

berada di studio radio/televisi dan berinteraksi secara langsung

bagi masyarakat yang tidak hadir di studio radio/televisi melalui

telepon, SMS, faksmile, chatting, dan face book;

5) Anggota DPD memfungsikan diri secara langsung sebagai

host/moderator/fasilitator forum dialog interaktif, talk show tersebut

atau menunjuk seseorang dari Tenaga Ahli /Staf dari Sekretariat

DPD sebagai host/moderator/fasilitator forum dialog interaktif, talk

show;

97

Page 98: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

6) Membuka dialog interaktif, talk show dengan menyampaikan

pandangan umum tentang isu atau persoalan daerah yang akan

dibicarakan;

7) Memberi kesempatan pertama kepada peserta dialog interaktif, talk

show untuk menyampaikan pandangan-pandangannya terhadap

isu/persoalan masyarakat dan daerah yang sedang berkembang;

8) Memberikan sekilas point rangkuman dari pandangan peserta

dialog interaktif, talk show pada kesempatan pertama tersebut,

kemudian melemparkan lagi ke forum dialog interaktif, talk show

agar peserta dialog interaktif, talk show yang lain dapat memberi

komentar atau pandangannya dan seterusnya;

9) Host/moderator/fasilitator sangat terbuka agar aspirasi masyarakat

dan daerah yang didapat melalui dialog interaktif, talk show ini

dapat mengemuka secara alami, sebanyak mungkin sesuai

aspirasi yang memang ingin disampaikan;

10) Host/moderator/fasilitator mencatat hasil dialog interaktif, talk

show yang berlangsung;

11) Sekretariat DPD mengarsip catatan/dokumen hasil dialog interaktif,

talk show secara administratif dalam bentuk hardcopy (Form

Laporan Pelaksanaan Dialog Interaktif/Talk Show);

12) Sekretariat DPD mengumpulkan catatan/dokumen hasil dialog

interaktif/talk show di pusat data dan informasi untuk diarsip

maupun diinput ke dalam sistem data dan informasi dalam bentuk

softcopy sebagai data-base.

5.1.1.12. Kunjungan Masyarakat

Masyarakat dan daerah dapat menyampaikan aspirasi kepada

Anggota DPD dengan melakukan kunjungan ke Sekretariat

Anggota DPD untuk berjumpa dengan Anggota DPD atau Alat

Kelengkapan DPD-RI tertentu yang dikehendaki. Kunjungan

tersebut dapat dilakukan baik secara perorangan maupun

kelompok (kunjungan delegasi). Kunjungan yang dilakukan oleh

masyarakat ke DPD-RI baik di Sekretariat DPD di daerah

maupun Sekretariat Jenderal DPD-RI seyogyanya didahului

98

Page 99: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

dengan kontak awal dengan Anggota DPD atau Alat

Kelengkapan DPD-RI terkait maupun secara formal

menghubungi Sekretariat DPD di daerah atau Sekretariat

Jenderal DPD-RI untuk meminta waktu berkunjung guna

melakukan audiensi dengan Anggota DPD atau Alat

Kelengkapan DPD-RI terkait isu/permasalahan masyarakat dan

daerah yang ingin disampaikan.

Kunjungan masyarakat dan/atau daerah dapat pula berupa aksi

unjuk rasa secara tertib dan damai berupa penyaluran aspirasi

masyarakat dan daerah kepada Anggota DPD atau Alat

Kelengkapan DPD-RI terkait isu/ permasalahan masyarakat dan

daerah yang krusial dan mendesak untuk disampaikan.

Langkah-langkah penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah

dengan adanya kunjungan masyarakat daerah :

1) Sekretariat Jenderal DPD-RI atau Sekretariat DPD meng-

informasikan kepada masyarakat melalui jaringan informasi DPD-

RI yang tersedia (website dan atau jaringan informasi yang lain

seperti media cetak atau elektronik) bahwa DPD-RI membuka

kesempatan bagi kunjungan masyarakat untuk menyampaikan

aspirasinya kepada DPD-RI;

2) Sekretariat DPD/Sekretariat Jenderal DPD-RI selalu siap

memfasilitasi penerimaan kunjungan masyarakat dari daerah;

3) Sekretariat DPD mencatat tamu yang berkunjung di dalam buku

tamu dan memberikan nomor masuk pada memo kunjungan tamu

berdasarkan waktu penerimaan kunjungan, asal daerah, nama

pengunjung, alamat lengkap, dan isu/ permasalahan yang hendak

disampaikan;

4) Sekretariat DPD mengarahkan tamu yang berkunjung kepada

Anggota DPD atau alat kelengkapan DPD-RI yang terkait.

(Tentang hal ini diatur juga dalam Bab mengenai pengaturan

ketertiban dan tata cara berkunjung ke Kantor Sekretariat DPD).

5) Anggota DPD atau alat kelengkapan DPD-RI mencatat aspirasi

masyarakat dan daerah yang disampaikan. Sekretariat DPD

99

Page 100: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

memberikan dukungan administratif dan keahlian untuk kegiatan

kunjungan masyarakat

6) Sekretariat DPD mengarsip catatan/dokumen hasil kunjungan

masyarakat secara administratif dalam bentuk hardcopy (Form

Laporan Hasil Kunjungan Masyarakat);

7) Sekretariat DPD mengumpulkan catatan/dokumen hasil kunjungan

masyarakat di pusat data dan informasi untuk diarsip maupun

diinput ke dalam sistem data dan informasi dalam bentuk softcopy

sebagai data-base.

5.1.2. Tahapan Pengolahan Data

Pengolahan data dilakukan Tim Sekretariat Jenderal DPD RI atau Staf

Ahli Anggota DPD di daerah (tergantung dari fase atau tingkat proses

pengolahan aspirasi masyarakat). Data yang dianalisis adalah masukan

yang diperoleh dari hasil penjaringan aspirasi masyarakat dan daerah

(ASMARADA). Data mentah dari berbagai sistem penjaringan

ASMARADA diolah oleh tim dengan tahapan:

a. Mengumpulkan semua data aspirasi dan mendeskripsikan secara baik

b. Menentukan kata kunci setiap aspirasi

c. Aspirasi yang memiliki makna yang sama disatukan dalam satu kata

kunci

d. Mengelompokkan aspirasi berdasarkan kata kunci pada setiap

provinsi

e. Verifikasi aspirasi berdasarkan kata kunci tiap provinsi

Kata kunci setiap aspirasi diidentifikasi berdasarkan tiga tingkatan yakni:

provinsi, isu utama, dan sub isu utama. Kata Provinsi terkait dengan lokasi

aspirasi tersebut disuarakan, karena setiap aspirasi merupakan isu

khusus setiap daerah. Isu utama terkait dengan pembagian aspirasi setiap

Panitia Kerja. Sub isu utama terkait dengan rekomendasi khusus yang

menjadi pertimbangan bagi Anggota DPD untuk memberikan respon yang

relevan dengan aspirasi masyarakat dan daerah tersebut.

Pengolahan data ini dilakukan oleh tim Sekretariat Jenderal DPD-RI

dan/atau Staf Ahli Anggota DPD. Kata kunci ini menjadi aspek penting

100

Page 101: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

dalam analisis isu utama dan rekomendasi sehingga diperlukan kriteria

yang tepat agar tidak terjadi kesalahan dalam menterjemahkan aspirasi

menjadi kata kunci.

5.1.3. Tahapan Analisis Data

Analisis data dilakukan setelah pengolahan data dilakukan dengan benar.

Analisis data dilakukan dalam dua tahap yaitu tahap penentuan isu

strategis dan tahap pengajuan rekomendasi tiap isu strategis.

Teknik analisis data yang digunakan untuk penentuan isu strategis adalah

metode perbandingan eksponensial (MPE). MPE adalah teknik penentuan

isu berdasarkan pembobotan kriteria secara eksponensial yang dilakukan

oleh pakar secara partisipatif. Pada Tabel 5.1 disajikan kriteria yang

digunakan.

Tabel 5.1. Kriteria yang digunakan dalam MPE

N

o Kriteria

A Ideologi

B Politik

C Ekonomi

D Sosial-Budaya

E Hankam

F Sumberdaya Alam

G Sumberdaya Manusia

H Lingkungan

I Pengaruh dan dampak isu secara Nasional

J Pengaruh dan dampak isu secara Regional

K Pengaruh dan dampak isu secara Lokal

Kriteria tersebut selanjutnya diberi bobot dengan skor 1 – 3. Bobot ini

merupakan prioritas yang menjadi kriteria utama dalam penentuan isu

strategis. Penentuan bobot dilakukan secara partisipatif di awal kegiatan.

Bobot ini menjadi tetap untuk periode 1 tahun. Pada tahun berikutnya

101

Page 102: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

dilakukan lagi penentuan bobot untuk menentukan kriteria prioritas. Dalam

penentuan bobot, sebaiknya dilakukan dengan teknik perbandingan

berpasangan, dan diolah dengan metode AHP untuk memperoleh

konsistensi bobot masing-masing kriteria. Bobot yang telah ditetapkan

selanjutnya diinput dalam software, sehingga bobot tersebut sifatnya tetap

untuk jangka waktu 1 tahun.

Selanjutnya melakukan penskoran untuk setiap aspirasi pada masing-

masing kriteria. Pengisian skor dilakukan pada kertas analisis yang

selanjutnya diinput ke dalam software. Kegiatan ini dilakukan oleh pakar

dan tim sekretariat. Eksekusi (run) software akan menghasilkan prioritas

isu strategis berdasarkan bobot tertinggi hingga bobot terendah.

Pedoman pengisian matrik analisis pengaruh adalah sebagai berikut:

nilai 0 untuk isu yang tidak saling terkait/berdampak langsung

nilai 3 diberikan jika pengaruh/dampak langsung isu terhadap

indikator sangat kuat,

nilai 2 untuk pengaruh/dampak langsung sedang

nilai 1 untuk pengaruh/dampak langsung kecil

Tata cara penentuan skor disajikan pada Gambar 5.2.

Gambar 5.3. Tata Cara Penentuan Skor

Hasil analisis adalah isu strategis berdasarkan prioritasnya. Tampilan

prioritas disajikan pada setiap provinsi dan juga pada setiap Panitia Kerja.

Tampilan tersebut dilengkapi dengan arahan rekomendasi yang dapat

dilakukan untuk menindaklanjuti masing-masing isu strategis.

102

Page 103: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5.1.4. Tahap Rekomendasi

Penentuan rekomendasi terhadap alternatif solusi terhadap berbagai

aspirasi masyarakat dan daerah dilakukan dengan melibatkan pakar dan

stakeholder utama. Arahan rekomendasi dibuat untuk setiap kata kunci.

Pada tahap awal, arahan rekomendasi ini merupakan template bagi setiap

kata kunci. Namun untuk tahap sleanjutnya, akan dikembangkan sesuai

dengan kondisi dan perkembangan permasalahan dan alternatif solusi

untuk setiap permasalahan.

Alur penentuan rekomendasi pada sistem ini dilakukan sebagai berikut:

1. Penelusuran kata kunci provinsi

2. Penelusuran kata kunci isu utama

3. Penelusuran kata kunci sub isu utama

4. Penelusuran arahan rekomendasi kata kunci provinsi

5. Penelusuran arahan rekomendasi kata kunci isu utama

6. Penelusuran arahan rekomendasi kata kunci sub isu utama

7. Penggabungan arahan rekomendasi.

5.1.5. Tindak Lanjut

Setelah ditampung dan dihimpun, seluruh aspirasi masyarakat dan daerah

yang masuk akan diolah dan dianalisa staf ahli anggota DPD, staf

Sekretariat DPD di daerah dan dapat dibantu ataupun didampingi Tenaga

Ahli pada Kantor Sekretariat DPD RI di daerah. Selanjutnya sesudah

diolah dan dianalisa, input data berupa aspirasi masyarakat dan daerah

yang berbentuk isu-isu/permasalahan yang sedang dihadapi dan

berkembang di daerah menjadi isu-isu publik yang strategis sesuai

dengan skala prioritas.

Dengan pemakaian instrumen kuantitatif sosial untuk menentukan isu-isu

publik yang strategis dari data yang masuk, nantinya untuk memasuki

tahap tindak lanjut dari aspirasi masyarakat dan daerah yang sudah

ditampung dan dihimpun tidak lagi hanya sekedar berupa input data

mentah baik yang masih berbentuk notulensi dari laporan kegiatan DPD

103

Page 104: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

maupun kunjungan kerja alat kelengkapan DPD, RDP/RDPU atau pesan,

masukan, saran, dan tanggapan yang terekam oleh metode/media

penyerapan aspirasi.

Input yang akan ditindaklanjuti pada tahapan tindak lanjut aspirasi

masyarakat dan daerah oleh Anggota DPD, Alat Kelengkapan atau

pengelompokan anggota yang dibentuk DPD, sudah berupa isu-isu publik

strategis berikut rekomendasinya.

5.1.5.1. Penyampaian dalam sidang Paripurna DPD-RI

Sesuai UU No. 27 Tahun 2009, salah satu kewajiban Anggota

DPD menyerap, menghimpun, menampung dan menindaklanjuti

aspirasi masyarakat dan daerah. Dalam rangka menunaikan

kewajiban tersebut, Anggota DPD menerima penyampaian

aspirasi masyarakat dan daerah pada saat melakukan kegiatan di

daerah.Setelah selesai dari kegiatan penyerapan aspirasi

masyarakat dan daerah, setiap Anggota DPD sesuai daerahnya

menyusun Laporan Kegiatan Di Daerah.

Penyusunan laporan oleh masing-masing Anggota DPD sesuai

bidang tugas pada Alat Kelengkapan, dalam hal ini Komite I, II, III

dan IV. Anggota DPD sesuai daerah pemilihannya menyampaikan

laporan hasil kegiatan di dalam Sidang Paripurna DPD. Laporan

secara lengkap diserahkan kepada Pimpinan DPD, sedangkan

penyampaian dalam Sidang Paripurna sudah berbentuk isu-isu

publik yang strategis dari aspirasi masyarakat dan daerah yang

berupa berbagai permasalahan daerah.Mengingat terbatasnya

waktu Sidang Paripurna, penyampaian sudah berbentuk isu-isu

publik yang strategis sesuai dengan skala prioritas dan kaji

kelayakan isu/permasalahan menjadi sangat penting. Oleh

karenanya dukungan keahlian Sekretariat Jenderal DPD

RI/Sekretariat DPD berupa proses pengolahan dan analisa data

dari aspirasi masyarakat dan daerah yang telah masuk di dalam

Alur Sistem Informasi Kajian Strategis DPD RI Berbasis ICT yang

104

Page 105: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

mengubah input data mentah menjadi isu-isu publik strategis

beserta rekomendasinya akan sangat membantu kelancaran

pelaksanaan tugas Anggota DPD dalam menyerap dan

menampung sekaligus menindaklanjuti aspirasi masyarakat dan

daerah.

Selanjutnya aspirasi masyarakat dan daerah yang sudah

berbentuk isu-isu publik strategis beserta prospek rekomendasi

disalurkan kepada alat kelengkapan DPD sesuai dengan ruang

lingkup tugas dan wewenangnya untuk berproses artikulais politik

pada alat-alat kelengkapan yang relevan itu.

5.1.5.2. Pembahasan di Alat Kelengkapan DPD-RI

Setelah hasil inventarisasi isu-isu publik strategis dan

rekomendasinya dari hasil penyerapan dan penyampaian aspirasi

masyarakat dan daerah disampaikan kepada alat-alat

kelengkapan yang relevan, selanjutnya dilakukan pembahasan

didalam alat kelengkapan DPD untuk menindak-lanjuti isu-isu

strategis yang sudah disertai perspektif rekomendasinya. Alat

kelengkapan DPD-RI sesuai bidangnya akan menyusun agenda

pembahasan lebih lanjut. DPD-RI akan menyampaikan hasil

temuan analitis kepada Dewan Perwakilan Rakyat Republik

Indonesia (DPR-RI) dan kepada berbagai mitra kerja yang

relevan seperti Pemerintah (Presiden dan Menteri-menteri),

DPRD Provinsi dan Pemerintah Daerah Provinsi, DPRD

Kabupaten/Kota dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dna lain

sebagaianya. Media yang diperguna-kan DPD-RI dengan

lembaga mitra Dewan Perwakilan Daerah tersebut berupa rapat

kerja, konsultasi maupun korespondensi.

105

Page 106: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5.1.5.3. Rapat Kerja Dengan Lembaga Mitra Dewan Perwakilan Daerah

Tindak lanjut terhadap isu-isu publik strategis (permasalahan

daerah) dibahas melalui rapat kerja dengan lembaga mitra DPD-

RI untuk memperoleh tindakan kongkrit untuk mengatasi

permasalahan berdasarkan hasil rapat kerja bersama

lembaga/unit/instansi. Alat Kelengkapan DPD-RI membahas isu-

isu publik strategis dengan lembaga mitra DPD-RI di dalam rapat

kerja. Rapat kerja yang dilakukan antara lain : (1) Alat

Kelengkapan DPD-RI dengan Pemerintah melalui menteri atau

pimpinan lembaga setingkat menteri atau direktur jenderal

departemen; (2) Alat Kelengkapan DPD-RI dengan Pemerintah

Daerah atau DPRD; (3) Alat Kelengkapan DPD-RI dengan alat

kelengkapan DPR-RI.

5.1.5.4. Rapat Konsultasi Dengan Alat Kelengkapan DPR

Selain rapat kerja dengan lembaga mitra DPD-RI, Alat

Kelengkapan DPD-RI dapat mengadakan rapat konsultasi

dengan alat kelengkapan DPR. Mekanisme untuk ini belum dapat

diproyeksikan karena masih berproses secara politik antara

lembaga DPD RI dan DPR RI.

5.1.5.5. Rapat Dengar Pendapat (RDP)/Rapat Dengar Pendapat Umum

(RDPU) dengan lembaga mitra Dewan Perwakilan Daerah

Aspirasi masyarakat dan daerah yang telah masuk di DPD-RI dan

sudah diolah dan dianalisa menjadi isu-isu publik strategis

beserta prospek rekomendasi dapat ditindaklanjuti oleh Alat

Kelengkpaan yang relevan diantaranya dengan Rapat Dengar

Pendapat (RDP) dan Rapat Dengar Pendapat Umum (RDPU)

sesuai Tata Tertib DPD.

Rapat Dengar Pendapat (RDP) adalah rapat antara Panitia Kerja,

gabungan komite, panitia perancang Undang-Undang (PPUU)

atau panitia khusus (Pansus) dengan pejabat pemerintah

106

Page 107: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

mewakili instansinya baik atas undangan pimpinan DPD maupun

atas permintaan pejabat pemerintah yang bersangkutan.

Sedangkan yang dimaksudkan Rapat Dengar Pendapat Umum

adalah rapat antara alat kelengkapan perseorangan, kelompok,

organisasi atau badan hukum swasta, baik atas undangan

pimpinan alat kelengkapan bersangkutan.

5.1.5.6. Kegiatan Anggota DPD

Selain melalui Rapat Dengar Pendapat Umum (RDPU) dan

kunjungan kerja, Anggota DPD juga menindaklanjuti aspirasi

masyarakat dan daerah pada saat kegiatan di daerah.Demikian

pula selama Anggota DPD berdomisili di daerah pemilihannya

masing-masing.

Anggota DPD setiap selesai melakukan suatu kegiatan kemudian

melaporkan hasil kegiatan tersebut kepada semua alat

kelengkapan DPD-RI guna ditindaklanjuti sesuai ruang lingkup

tugas dan wewenang DPD-RI. Hasil kegiatan berupa input

aspirasi masyarakat, dengan dukungan Sekretariat Jenderal

DPD-RI atau Sekretariat DPD di daerah sudah diolah dan

dianalisa dalam bentuk bentuk isu-isu strategis berikut

rekomendasinya.

Selama Anggota DPD beraktivitas di daerah, Anggota DPD

sembari menyerap dan menampung aspirasi masyarakat dan

daerah dapat menyampaikan perkembangan pelaksanaan tugas

dan wewenangnya. Pada saat itu pula Anggota DPD dapat

menyampaikan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah

yang telah diserap dan disampaikan serta ditampung, baik tindak

lanjut yang berada di dalam wewenang DPD-RI sendiri, DPR-RI,

pemerintah dan kementerian atau lembaga lainnya.

107

Page 108: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5.1.5.7. Kunjungan Kerja

Dengan selesainya pelaksanaan tugas penyerapan dan

penghimpunan aspirasi masyarakat dan daerah di dalam

kunjungan kerja oleh Anggota DPD dalam alat kelengkapan DPD-

RI sesuai lingkup tugas dan wewenang alat kelengkapan DPD-RI

selama masa sidang DPD-RI, dituangkan ke dalam Laporan

Kunjungan Kerja. Demikian pula pada saat kunjungan kerja

berikutnya, Anggota DPD dalam alat kelengkapan DPD-RI

menyampaikan perkembangan kepada masyarakat daerah

mengenai aspirasi masyarakat dan daerah yang pernah diserap

dan ditampung sebelumnya serta menyampaikan solusi atau

rekomendasi terhadap berbagai aspirasi masyarakat dan daerah

yang telah disampaikan.

5.1.5.8. Tindak Lanjut melalui Media Massa dan Metode Lainnya

Media massa seperti radio, televisi, koran, majalah, tabloid dan

internet merupakan alat yang sangat efektif untuk menindaklanjuti

aspirasi masyarakat dan daerah yang telah disampaikan ataupun

yang dikumpulkan oleh Anggota DPD. Tindak lanjut aspirasi

masyarakat dan daerah melalui radio dan televisi dapat dilakukan

melalui talk show atau pemberitaan. Sedangkan untuk koran,

tabloid dan majalah, Anggota DPD dapat melakukan dengan cara

menulis artikel ataupun pemberitaan. Demikian juga dengan

internet, Anggota DPD dapat menindaklanjuti aspirasi masyarakat

dan daerah melalui tulisan di jurnal online, blog, facebook dan lain

sebagainya.

Metode lainnya yang dapat digunakan untuk menindak-lanjuti

aspirasi masyarakat dan daerah adalah: (1) focused group

discussion (FGD), dan (2) public hearing (Dengar Pendapat).

108

Page 109: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5.2. Dukungan Admininstrasi dan Persiapan/Pelaksanaan

Setiap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan terlebih dahulu diproses

administrasinya dengan diterbitkannya Surat Keputusan sebagai dasar hukum

pelaksanaan kegiatan. Beberapa tata cara amdinistrasi dilakukan menurut jenis

kegiatan.

5.2.1 Kegiatan Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan

Aspirasi Masyarakat dan Daerah

1) Pemberitahuan kepada Anggota DPD RI tentang rencana

kegiatan Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan

Aspirasi Masyarakat dan Daerah disertai dengan bahan

paparan kegiatan dimaksud. Kemudian Anggota DPD mengisi

formulir mengenai kesediaan untuk melaksanakan kegiatan

tersebut;

2) Formulir yang telah diisi oleh masing-masing Anggota DPD

sebagaimana dimaksud pada poin 1), dipergunakan sebagai

bahan/dokumen tindak lanjut didalam memproses pelaksanaan

kegiatan Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan

Aspirasi Masyarakat dan Daerah. Selanjutnya koordinasi

secara formal maupun informal dengan pihak-pihak terkait

seperti halnya : Kepala Daerah, Rektor, Akademisi, dan

Instansi terkait;

3) Apabila pihak-pihak terkait sebagaimana dimaksud pada poin

2), tersebut di atas menyetujui rencana pelaksanaan, maka

ditindaklanjuti dengan pembuatan dan pengiriman surat

permohonan kepada pihak-pihak terkait baik sebagai

narasumber maupun sebagai moderator. Apabila pihak-pihak

terkait berhalangan, maka segera dikoordinasikan kembali

kepada Anggota DPD RI;

4) Pengajuan persekot pembiayaan untuk pelaksanaan kegiatan

Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan Aspirasi

Masyarakat dan Daerah diajukan ke Biro Perencanaan dan

109

Page 110: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Keuangan cq. Bagian Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas

melalui Pusat Kajian Daerah, dan selanjutnya diproses sesuai

mekanisme dan prosedur yang ditetapkan berdasarkan

peraturan perundangan yang berlaku, dengan langkah-langkah

sebagai berikut:

a. Koordinator kantor wilayah/pembantu bendahara di daerah

membuka rekening;

b. Pembayaran biaya kegiatan Desiminasi Sistem,

Mekanisme, Prosedur Penyerapan Aspirasi Masyarakat

dan Daerah dilaksanakan oleh kepala kantor

wilayah/pembantu bendahara di daerah;

c. Pertanggung jawaban administrasi kegiatan Desiminasi

Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan Aspirasi

Masyarakat dan Daerah disampaikan kepada Biro

Perencanaan dan Keuangan cq. Bagian Verifikasi;

d. Pertanggung jawaban administrasi kegiatan Desiminasi

Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan Aspirasi

Masyarakat dan Daerah yang telah diverifikasi selanjutnya

diteliti kembali sebelum ditanda tangani oleh Pejabat

Pembuat Komitmen (PPK).

e. Dokumen pertanggung jawaban administrasi kegiatan

Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan

Aspirasi Masyarakat dan Daerah antara lain meliputi : Paket

Meeting/Jamuan Konsumsi, Backdrop, Dokumentasi Foto

dan Video, Transport Lokal Peserta, Honor Narasumber,

Moderator dan Notulen.

110

Page 111: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5.2.2 Kegiatan Dialog Interaktif/Talkshow Anggota DPD RI di Media

Elektronik Daerah

1) Pemberitahuan kepada Anggota DPD RI tentang rencana

kegiatan Dialog Interaktif/Talkshow di daerah dengan

melampirkan formulir isian yang harus diisi oleh masing-masing

Anggota DPD RI dalam rangka persiapan kegiatan Dialog

Interaktif/Talkshow di Daerah yang pelaksanaannya dilaksanakan

bertepatan dengan kegiatan Anggota DPD RI di Daerah pada

waktu reses. Isian formulir merangkum informasi tentang rencana

waktu dan tempat pelaksanaan (dalam/luar studio), media yang

dipergunakan (televisi atau radio, swasta atau milik

pemerintah/pemerintah daerah), serta narasumber yang dipilih

oleh Anggota DPD RI (biasanya terdiri dari Kepala

Daerah/Rektor/Akademisi/Instansi Terkait);

2) Formulir yang telah diisi oleh masing-masing Anggota DPD RI

sebagaimana dimaksud pada poin 1), dipergunakan sebagai

bahan/dokumen tindak lanjut didalam memproses pelaksanaan

kegiatan Dialog Interaktif/Talkshow. Selanjutnya koordinasi

secara formal maupun informal dengan pihak-pihak terkait seperti

halnya : Kepala Daerah, Rektor, Akademisi, Instansi terkait dan

Media elektronik sebagai Narasumber dan Moderator;

3) Apabila pihak-pihak terkait sebagaimana dimaksud pada poin 2),

tersebut di atas menyetujui rencana pelaksanaan, maka

ditindaklanjuti dengan pembuatan dan pengiriman surat

permohonan kepada pihak-pihak terkait baik sebagai narasumber

maupun sebagai moderator, juga pemberitahuan kepada media

elektronik di daerah. Apabila pihak-pihak terkait berhalangan,

maka segera dikoordinasikan kembali kepada Anggota DPD RI;

4) Pengajuan persekot pembiayaan untuk pelaksanaan kegiatan

Dialog Interaktif/Talkshow diajukan ke Biro Perencanaan dan

Keuangan cq. Bagian Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas

111

Page 112: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

melalui Pusat Kajian Daerah, dan selanjutnya diproses sesuai

mekanisme dan prosedur yang ditetapkan berdasarkan peraturan

perundangan yang berlaku, dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

a. Pembayaran biaya kegiatan Dialog Interaktif/Talkshow

dilaksanakan oleh kepala kantor wilayah/pembantu

bendahara di daerah;

b. Pertanggung jawaban administrasi kegiatan Dialog

Interaktif/Talkshow disampaikan kepada Biro Perencanaan

dan Keuangan cq. Bagian Verifikasi;

c. Pertanggung jawaban administrasi kegiatan Dialog

Interaktif/Talkshow yang telah diverifikasi selanjutnya diteliti

kembali sebelum ditanda tangani oleh Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK).

d. Dokumen pertanggung jawaban administrasi kegiatan Dialog

Interaktif/Talkshow antara lain meliputi : Berita Acara Serah

Terima Pekerjaan, Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan,

Berita Acara Pembayaran, NPWP media elektronik, Surat

Setoran Pajak, kuitansi pembayaran (media dan

narasumber), rekaman CD hasil liputan talkshow, serta

dokumen lain yang dibutuhkan.

5.2.3 Kegiatan Pameran DPD RI di Daerah

1) Kegiatan publikasi atas permintaan resmi dari Anggota DPD

RI/Pemerintah Daerah.

2) Sekretaris Jenderal DPD RI menyetujui usulan/permintaan

kegiatan dimaksud.

3) Melakukan koordinasi antara Puskada, Pusdatin, dan Biro

Umum mengenai rencana pelaksanaan kegiatan dimaksud.

4) Berkoordinasi dengan panitia pelaksana kegiatan di daerah.

112

Page 113: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

5) Melakukan koordinasi dan negosiasi (harga, disain, dan

materi/fasilitas) antara Panitia Barang dan Jasa dengan Event

Organizer, seperti: pembuatan booth/stand, monitor/TV, sound

system, laptop, pemutar DVD, modem, furniture, banner, dan

foto (Pimpinan/Anggota DPD Provinsi/kegiatan DPD RI),

lambang Garuda, lambang DPD RI, dan materi/fasilitas lain

yang diperlukan.

6) Puskada mengajukan permintaan kepada Pusdatin terkait

materi yang diperlukan dalam kegiatan publikasi, seperti:

softcopy foto (Pimpinan/Anggota DPD Provinsi/kegiatan DPD

RI), buku mengenai DPD RI serta produk yang telah dihasilkan,

stiker, film pendek, dukungan website, dan materi lain yang

diperlukan;

7) Puskada mengajukan permintaan cinderamata (plakat,

gantungan kunci, blocknote, dan lain-lain) kepada Biro Umum

yang nantinya akan dibagikan kepada

peserta/pengunjung/undangan.

8) Panitia Barang dan Jasa melakukan survei ke lokasi

pelaksanaan dan melakukan koordinasi langsung dengan event

organizer terkait pelaksanaan dan pembiayaan kegiatan

sebagaimana dimaksud pada poin 6);

9) Pengajuan Anggaran dan Staf Pendamping kepada Wakil

Sekretaris Jenderal DPD RI dan selanjutnya diteruskan kepada

Sekretaris Jenderal. Atas persetujuan Sekretaris Jenderal DPD

RI, Puskada mengajukan persekot (dengan sepengetahuan/

tandatangan Kepala Pusat Kajian Daerah) ke Biro Perencanaan

dan Keuangan cq. Bagian Perbendaharaan dan Perjalanan

Dinas, dan nama staf pendamping diproses oleh Biro

Administrasi menjadi Surat Tugas.

10) Pengurusan Tiket (PP) dan Akomodasi

113

Page 114: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

11) Pertanggungjawaban keuangan ke Biro Perencanaan dan

Keuangan cq. Bagian Verifikasi dan Bagian Perbendaharaan

dan Perjalanan Dinas.

12) Penyerahan laporan hasil pelaksanaan kegiatan kepada Kepala

Pusat Kajian Daerah.

114

Page 115: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

BAB VI

PENGAMANAN KANTOR

6.1 Ruang Lingkup

Ruang lingkup pedoman ini terbatas pada wilayah pengamanan

kompleks perkantoran DPD RI di Ibukota Provinsi beserta seluruh isi dan

seluruh personilnya. Untuk itu beberapa batasan meliputi :

1) Kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi adalah

seluruh areal perkantoran Sekretariat DPD RI beserta isi dan fasilitas

pendukung lainnya, baik yang bersifat statis/tetap maupun yang dapat

dipindah-pindahkan yang terletak di areal gedung Sekretariat DPD RI;

2) Satuan pengamanan kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di

Ibukota Provinsi adalah satuan yang dibentuk dan diorganisir dengan

tugas mengamankan kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di

Ibukota Provinsi yang selanjutnya disebut satuan pengamanan;

3) Piket adalah petugas yang bertanggung jawab tentang keamanan dan

ketertiban kompleks perkantoran DPD RI;

4) Petugas jaga/pam adalah seluruh personil/anggota jaga dari mulai

komandan jaga/pam beserta anggotanya yang bertugas menjaga

keamanan dan ketertiban kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI

yang bertanggung jawab penuh kepada piket pembina dan atau

komandan/kepala satuan pengamanan;

5) Petugas keamanan lainnya adalah seluruh petugas keamanan yang

diperbantukan kepada Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi di luar

organik yang bertugas mengamankan/membantu mengamankan

kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi beserta

seluruh kegiatannya;

6) Karyawan adalah seluruh personil Sekretariat DPD RI di Ibukota

Provinsi yang selanjutnya disebut karyawan;

115

Page 116: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

7) Karyawan lainnya adalah seluruh personil yang bukan pegawai

Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi, tetapi bekerja secara tetap di

lingkungan/kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota

Provinsi yang selanjutnya disebut karyawan lainnya;

8) Tamu adalah setiap orang yang berada di kompleks perkantoran

Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi yang bukan karyawan dan

bukan karyawan lainnya, serta bukan pejabat negara/pejabat

pemrintah lainnya;

9) Wartawan adalah petugas pers yang meliput kegiatan DPD RI baik

dari media cetak maupun elektronik yang memiliki identitas jelas baik

stasiun maupun harian serta tanda pengenal yang diberikan

Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi;

10) Pos komando (Posko) adalah tempat kedudukan piket pembina

beserta petugas pengamanan lainnya mengendalikan pelaksanaan

tugas pengamanan kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di

Ibukota Provinsi dengan berbagai fasilitas yang ada untuk mendukung

kelancaran tugasnya;

11) Pos adalah tempat anggota jaga melaksanakan tugasnya;

12) Perlengkapan adalah sarana kerja yang digunakan oleh satuan

pengamanan dalam melaksanakan tugas-tugasnya;

13) Patroli adalah suatu kegiatan pengamanan dalam bentuk ronda,

bersifat mobil bertugas mengonntrol dan mengawasi situasi

keamanan, kesiapan pos-pos jaga di kompleks perkantoran Sekretariat

DPD RI yang dilakukan oleh petugas jaga;

14) Pedoman adalah suatu metode yang mengatur urut-urutan

kegiatan/cara bertindak dalam melaksanakan tugas untuk menangani

berbagai permasalahan/problem yang dihadapi;

15) Tugas adalah suatu kegiatan yang harus/wajib dikerjakan yang dapat

dibatasi ruang dan waktu yang melahirkan tanggung jawab;

16) Perintah adalah tugas yang diberikan/datang dari atasan yang dapat

disampaikan secara lisan maupun tertulis;

116

Page 117: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

17) Tanggung jawab adalah suatu sikap/konsekuensi dari penerimaan

tugas yang diimbangi kewenangan;

18) Demonstran adalah sekelompok orang/manusia yang menyampaikan

pendapat (aspirasi) dimuka umum (di sekitar kompleks perkantoran

Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi) dengan melakukan

pengerahan massa sebagai alat untuk menekan sasaran/pejabat

tertentu dalam rangka mencapai tujuannya.

6.2 Petunjuk Pelaksanaan Pengamanan

6.2.1 Langkah petugas keamanan :

1) Menerima kedatangan tamu/delegasi (di pos penjagaan/posko)

dan menyalurkan ke posko untuk didaftar sebagai tamu dengan

mencatat :

Asal delegasi;

Jumlah delegasi;

Maksud kedatangan delegasi;

Pimpinan delegasi (diberikan tanda pengenal tamu dengan

meninggalkan kartu identitas diri);

2) Memberitahukan kepada Staf/Koordinator tentang kedatangan

delegasi tersebut;

3) Melakukan koordinasi dengan Kepolisian setempat dan

pengamanan Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi untuk

kesiapan penerimaan tamu/delegasi;

4) Mengarahkan pimpinan tamu/delegasi ke Staf/Koordinator untuk

proses lebih lanjut, sedangkan anggota tamu/delegasi lainnya

menunggu di luar pagar;

5) Mempersilahkan perwakilan tamu/delegasi sebanyak-banyaknya

10 (sepuluh) orang, untuk memasuki ruangan yang telah

disediakan dan apabila jumlah anggota delegasi lebih dari 10

(sepuluh) orang, sisanya menunggu di luar pagar kompleks

perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi;

117

Page 118: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

6) Mendampingi staf selama delegasi berada dilokasi perkantoran

DPD RI di Ibukota Provinsi;

7) Menjaga keamanan dan ketertiban selama kunjungan

tamu/delegasi berlangsung bersama Kepolisian setempat dan

pengamanan DPD RI di Ibukota Provinsi sesuai dengan ketentuan

penerimaan tamu yang telah ditetapkan;

8) Dalam keadaan memaksa, pengamanan bekerjasama dengan

Kepolisian setempat untuk melakukan penertiban;

9) Mengembalikan kartu identitas diri pimpinan/delegasi dan

mengambil kembali tanda penenal tamu apabila rombongan

tamu/delegasi meninggalkan lokasi kantor Sekretariat DPD RI di

Ibukota Provinsi.

6.2.2 Kepala Kantor/Pejabat/Staf

1) Menghubungi anggota DPD RI sesuai dengan permintaan

tamu/delegasi dan permasalahannya;

2) Menyampaikan hasil proses lebih lanjut tentang maksud

kedatangan tamu/delegasi yang telah diupayakan oleh staf

kepada bagian pengamanan;

3) Memberikan penjelasan kepada tamu/delegasi tentang kesediaan

atau tidaknya Anggota DPD RI untuk menerima delegasi yang

diterima dan lain-lain hal yang perlu dijelaskan kepada

tamu/delegasi;

4) Mengarahkan tamu/delegasi dimana harus menunggu sebelum

tamu/delegasi diterima didampingi oleh petugas pengamanan dan

Kepolisian setempat.

6.2.3 Prosedur Penanganan Peminta Sumbangan

1) Tanya kepentingannya, apabila bermaksud untuk meminta

sumbangan pada prinsipnya tidak diijinkan;

2) Apabila mereka lolos/mampu mengelabui petugas pengamanan

dan datang ke ruang kerja, agar seluruh Anggota DPD RI,

118

Page 119: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

karyawan maupun karyawan lainnya, mengecek surat

rekomendasi;

3) Apabila tidak ada surat rekomenasi tersebut mohon tidak dilayani

dan diinformasikan ke posko pengamanan;

4) Khusus bagi sumbangan yang bersifat musibah/bencana nasional

harus menempuh prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai

berikut :

a. Membawa surat tugas dari panitia/lembaga resmi yang

bertugas menangani musibah/bencana nasional tersebut;

b. Arahkan ke staf untuk mendapatkan petunjuk dan arahan

dari koordinator dan dari Anggota DPD RI;

c. Apabila sudah mendapat ijin/rekomendasi dari

Koordinator/Anggota DPD RI agar tetap menyesuaikan

dengan pedoman yang berlaku.

6.2.4 Prosedur Penanganan Pedagang dan Sales

1) Pada prinsipnya tidak diperbolehkan berdagang di lantai-lantai/ke

ruang-ruang kerja tanpa ijin pejabat Sekretariat DPD RI di Ibukota

Provinsi;

2) Pada prinsipnya tidak diperbolehkan menawarkan/promosi

barang/jasa ke ruang-ruang kerja tanpa ijin Koordinator.

6.2.5 Prosedur Pengamanan Rapat/Sidang

1) Mengadakan pengecekan terhadap kesiapan dan rencana

pengamanan gedung/ruang rapat dan sekitarnya;

2) Berkoordinasi dan bekerjasana dengan petugas lainnya yang

mempersiapkan fasilitas ruang rapat;

3) Setelah aman dan kelengkapan fasilitas rapat siap, selanjutnya

menempatkan 2 (dua) orang atau lebih petugas pengamanan

untuk mengamankan gedung/ruang rapat tersebut;

4) Terhadap kemungkinan sidang yang berjalan marathon sampai

dengan malam hari, kepala pengamanan mengatur pergantian

119

Page 120: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

petugas jaga sesuai kebutuhan dan perkembangan situasi

lapangan;

5) Untuk pengamanan sidang/rapat yang berjalan lebih dari satu

hari, dibuat rencana pengamanan tersendiri yang bekerja sama

dan berkoordinasi dengan aparat pengamanan lainnya.

6.3 Prosedur Penanggulangan Keributan

6.3.1 Kegaduhan

1) Dapat terjadi pada saat pelaksanaan rapat;

2) Siapkan petugas pengamanan untuk mengamankan jalannya

rapat;

3) Petugas pengamanan yang bertugas saat itu segera bertindak

dengan mendatangi mereka;

4) Ucapkan selamat pagi/siang/sore/malam;

5) Diingatkan agar mereka tenang dan tidak membuat kegaduhan

yang dapat mengganggu persidangan sesuai tata tertib dan

ketentuan yang berlaku;

6) Apabila tidak mengindahkan, petugas pengamanan segera

bertindak tegas, perintahkan keluar ruangan/tempat tersebut;

7) Koordinasikan dengan petugas kepolisian.

6.3.2 Perkelahian

1) Bisa terjadi baik bersifat perorangan maupun antara kelompok

yang saling bertentangan;

2) Petugas pengamanan segera bertindak menetralisir situasi sesuai

kemampuan yaitu :

Bila bersifat perorangan segera atasi;

Bila bersifat kelompok (masal) siapkan satuan pengamanan;

Amankan tempat kejadian;

Posko maupun pos tidak boleh kosong;

3) Berikan peringatan kepada mereka agar menghentikan

perkelahian;

120

Page 121: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

4) Segera lerai, amankan pelaku, kendalikan siatuasi dengan tetap

memperhatikan keamanan petugas;

5) Bila ada korban segera larikan dibawa ke rumah sakit terdekat,

koordinasikan dengan dokter jaga;

6) Upayakan selesaikan sampai dengan tuntas, berdamai dengan

masing-masing membuat pernyataan tertulis, tekankan untuk

tidak terulang kembali;

7) Bila tidak dapat diatasi segera laporkan dan minta bantuan polisi.

6.4 Prosedur Penanganan Demonstran

6.4.1 Tahap Persiapan

1) Petugas pengamanan dan atau staf aktif mencari informasi,

berupaya mengetahui lebih awal tentang kemungkinan akan

terjadi demonstrasi di sekitar kompleks perkantoran Sekretariat

DPD RI di Ibukota Provinsi;

2) Selalu berkoordinasi, minta informasi kepada petugas/aparat

kepolisian, mengikuti pemberitaan koran/surat kabar maupun

pemberitaan TV;

3) Diskusikan dengan koordinator/staf;

4) Berikan penerangan kepada seluruh staf :

Kapan akan terjadi (hari H jam J);

Siapa pelakunya (dari unsur mana);

Apa masalahnya;

Berapa Kekuatan;

Analisa sementara terhadap kemungkinan-kemungkinan yang

dapat terjadi (berdasarkan pengalaman maupun karakter yang akan

berdemo).

6.4.2 Kemungkinan perkembangan situasi

1) Demonstran brutal

Bergerak atas perintah, berdasarkan hasil koordinasi dengan

aparat kepolisian yang dilakukan antar komandan/kepala di

lapangan;

121

Page 122: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai batas kewenangan

yang ada hasil koordinasi dengan aparat kepolisian;

Tetap berada dalam pagar (tidak keluar pagar).

2) Demonstran diterima Anggota DPD RI (di depan masa) atau staf

ahli/koordinator/staf

Mengkomunikasikan dengan staf untuk disampaikan kepada

pejabat yang dimaksud;

Bersama aparat kepolisian mengawal, mengamankan

Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi sejak dari kantor

kerjanya, selama di perjalanan menuju pintu gerbang, saat

menyampaikan penjelasan di depan massa, sampai selesai

dan kembali menuju ruang kerja;

Tetap dalam keadaan siaga.

3) Perwakilan demonstran diterima di kantor Anggota DPD RI di

Ibukota Provinsi

Mengkomunikasikan kepada koordinator/staf untuk

disampaikan kepada Anggota DPD RI yang dimaksud;

Bersama polisi mengantar perwakilan demonstran menuju

kantor Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi atau tempat lain

yang telah ditentukan;

Pengamanan kantor/tempat penerimaan perwakilan

demonstran diperkuat;

Piket terus memonitor pelaksanaan diskusi dan massa di

lapangan;

Wartawan tetap dikendalikan oleh koordinator/staf sesuai

pedoman yang berlaku;

Bersama polisi mengantar kembali perwakilan demonstran

bergabung dengan massanya.

122

Page 123: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

6.4.3 Tahap akhir

1) Tetap dalam keadaan siaga;

2) Tunggu sampai massa membubarkan diri;

3) Setelah aman (koordinasikan dengan aparat kepolisian)

pengamanan dapat ditarik, siap konsolidasi.

6.5 Prosedur Penanganan Kasus Pencurian

6.5.1 Siang hari (jam dinas)

1)Setiap personil yang mengetahui terjadi upaya pencurian segera

melapor kepada petugas pengamanan terdekat;

2)Setelah menerima laporan petugas pengamanan lainnya segera

bertindak dan sejauh mungkin dapat mengatasi secepat mungkin;

3)Amankan tempat kejadian, bertindak profesional, tidak over acting,

sehingga tidak menimbulkan kegaduhan/keributan;

4)Lapor ke kepala pengamanan dan koordinasikan dengan piket;

5)Koordinasikan dan serahkan kepada petugas kepolisian.

6.5.2 Malam hari (di luar jam dinas)

1) Satu orang petugas menelepon petugas kepolisian yang terdekat;

2) Piket beserta anggota menuju tempat kejadian;

3) Amankan tempat kejadian, bertindak profesional, tidak over acting;

4) Tutup pintu-pintu masuk;

5) Posko maupun pos tidak boleh kosong;

6) Piket melapor kepada Anggota/koordinator/staf.

6.5.3 Bila tertangkap tangan

1) Amankan pelaku, hindari main hakim sendiri;

2) Amankan barang bukti;

3) Inventarisir saksi mata;

4) Usahakan tidak merubah posisi barang sebelum petugas polisi

datang;

5) Amankan tempat kejadian dari pengunjung.

6.5.4 Buat laporan kejadian.

6.6 Prosedur Penanggulangan Teror

123

Page 124: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

6.6.1 Pencegahan Teror

1) Terapkan seluruh pedoman yang berlaku;

2) Kegiatan pengamanan fisik, terhadap personil yang diduga kuat

membawa barang-barang tertentu untuk tindakan teror;

3) Segera menghubungi pengamanan, manakala diketahui adanya

benda tertentu yang mencurigakan dapat membahayakan

keamanan dan keselamatan serta menimbulkan rasa takut yang

sangat baik perorangan maupun kelompok/masyarakat;

4) Melaksanakan patroli pengecekan terhadap obyek-obyek yang

sangat mungkin dijadikan sasaran teror.

6.6.2 Penanggulangan kasus teror

1) Kasus teror fisik

a. Amankan tempat kejadian;

b. Amankan tersangka (bila tertangkap tangan) berikut identitasnya;

c. Amankan barang bukti;

d. Catat dengan lengkap identitas saksi-saksi;

e. Segera laporkan kepada pihak kepolisian untuk segera datang ke

tempat kejadian;

f. Apabila ditemukan benda-benda yang mencurigakan maka dengan

dasar laporan kepala pengamanan, pimpinan instansi

mengumumkan ke seluruh anggota dan karyawan untuk

meninggalkan gedung dan tidak panik.

2) Kasus teror non fisik

a. Terima laporan lengkap pelapor, dengan dicatat :

Siapa pelapor (sesuai identitas resmi);

Apa yang telah terjadi (isi ancaman);

Dimana telah terjadi;

Dengan apa kasus tersebut terjadi;

Mengapa kasus tersebut terjadi;

Bagaimana kasus tersebut terjadi;

Bilamana/kapan kasus tersebut terjadi;

124

Page 125: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

Dan siapa saksi-saksi;

b. Segera laporkan kepada pihak kepolisian;

c. Laporkan dan koordinasikan kepada instansi terkait;

d. Bila dipandang sangat rawan, dilaksanakan pengamanan fisik

kepada pelapor, oleh pengamanan atau langsung pihak kepolisian.

6.7 Perlengkapan

Guna mendukung perlengkapan tugas-tugas piket maupun tugas jaga

diberikan perlengkapan yang memadai, baik perlengkapan perorangan,

perlengkapan satuan maupun berbagai perlengkapan inventaris lainnya

sehingga pedoman ini dapat diterapkan sebagaimana mestinya antara

lain :

6.7.1 Perlengkapan seragam dan atribut antara lain :

1) Baju/pakaian seragam dan kaos dalam;

2) Sepatu dan kaos kaki;

3) Topi dan atribut lainnya;

4) S a b u k;

5) P e l u i t;

6) Buku saku anggota.

6.7.2 Perlengkapan satuan

1) HT (Handy Talky);

2) Jas hujan;

3) Tongkat;

4) Senter 3 battery;

5) Pisau belati;

6) B o r g o l;

7) Senter lalu lintas.

6.7.3 Petugas Piket

125

Page 126: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

1) Melaksanakan tugas piket selama 1 x 24 jam sejak pukul 10.00

WIB/WITA/WIT sampai dengan pukul 10.00 WIB/WITA/WIT hari

berikutnya;

2) Di dalam jam dinas (pukul 08.00 WIB/WITA/WIT s.d. 17.00

WIB/WITA/WIT) membantu sepenuhnya dalam memelihara

keamanan ketertiban di seluruh kompleks perkantoran Sekretariat

DPD RI di Ibukota Provinsi;

3) Melaksanakan dan mengatur patroli, mengadakan pengecekan

lapangan terhadap pos-pos jaga;

4) Memantau seluruh kegiatan di kompleks perkantoran Sekretariat

DPD RI di Ibukota Provinsi dan kantor Anggota DPD RI (kegiatan

sidang, kegiatan para demonstran, para delegasi/perwakilan-

perwakilan yang datang ke kantor Anggota DPD RI, petugas

kebersihan dan sebagainya);

5) Bertanggung jawab kebersihan sekitar posko keamanan, barang-

barang inventaris, dan buku yang berada di posko;

6) Membuat laporan kejadian;

7) Memahami seluruh piranti lunak yang ada di posko;

8) Melaksanakan serah terima piket;

9) Dalam melaksanakan tugasnya agar tetap selalu bekerja sama

dan berkoordinasi dengan para sektor, dan aparat pengamanan

lainnya yang berada di kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI

di Ibukota Provinsi.

6.8 Instruksi Koordinasi

126

Page 127: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

1) Setiap kejadian/peristiwa tersebut di atas dilaporkan kepada Kepala

Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi atau Koordinator dengan

tembusan pejabat lain yang sesuai dengan kepentingan dan dibuat

laporan kejadian yang lengkap dengan memenuhi unsur :

Siapa;

Apa;

Bilamana;

Dimana;

Mengapa.

2) Dalam setiap menyuampaikan laporan kejadian, utamakan kecepatan

dari pada kelengkapan, laporan lengkap menyusul;

3) Harus dikoordinasikan kepada petugas pengamanan lainnya;

4) Diserah terimakan kepada piket dan atau petugas jaga baru dalam

pelaksanaan serah terima piket maupun jaga dengan sempurna (detail);

5) Prinsip pengmanan harus dipegang oleh setiap petugas adalah :

Tidak boleh ada gap/kekosongan petugas;

Piket dan atau petugas jaga lama ditarik setelah piket dan petugas

jaga baru siap di tempat (pos);

Siap naik jaga kumpul di pos pengmanan, dan siap turun jaga

kumpul di pos pengamanan;

6) Kebersihan

Setiap petugas, bertanggung jawab terhadap kebersihan pos

masing-masing dan sekitarnya;

Komandan kelompok bertanggung jawab atas pengaturan

pelaksanaan pembersihan oleh anggota pos jaga di lingkungan

tugasnya.

6.9 Penegakan Disiplin

127

Page 128: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

1) Disiplin merupakan kebutuhan baik perorangan maupun satuan yang

harus dibentuk, dipelihara dan diterapkan dalam kehidupan sehari-

hari;

2) Pembentukan disiplin dapat dibentuk melalui kegiatan nyata di

lapangan yang pada akhirnya dapat melahirkan kebanggaan;

3) Ketentuan penggunaan seragam dan atribut akan diatur kemudian

pakaian seragam petugas pengamanan.

128

Page 129: Buku Pedoman Pengelolaan Kantor Daerah DPD RI

BAB VII

PENUTUP

Buku pedoman ini untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya dan

berbagai kondisi lapangan untuk dapat diselaraskan. Dalam hal terdapat

berbagai kesulitan dan kebutuhan untuk pengembangan untuk dikonsultasikan

kepada Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal DPD RI.

---------------- ooo-----------------

129