BUKU PANDUAN APLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA PEGAWAI Kementerian Energi dan Sumberdaya

Mineral

User : Penilai

1

I. Pendahuluan Sistem informasi penilaian prestasi kerja pegawai merupakan suatu

sistem informasi tentang kepegawaian yang terintegrasi dengan sistem

informasi kepegawaian, untuk melakukan proses-proses pengajuan,

pelaporan serta penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) berdasarkan

dari PP 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja. Sistem ini

memiliki beberapa user antara lain, Administrator, Penilai, serta

Pegawai. Dalam Bab ini, akan dijelaskan cara penggunaan sistem

khusus login Penilai. Menurut PP 46 Tahun 2011 tentang Penilaian

Prestasi Kerja, penilai adalah atasan langsung dari pegawai yang dinilai.

Dengan adanya buku panduan sistem ini, diharapkan seluruh pegawai

dapat menggunakan aplikasi secara mandiri.

2

Daftar Isi I. Pendahuluan ..................................................................................... 1

II. Sekilas Aplikasi ............................................................................... 3

III. Manfaat Aplikasi .......................................................................... 4

IV. Langkah Awal Menggunakan Aplikasi ........................................ 4

V. Menu – Menu Aplikasi .................................................................... 7

VI. Menggunakan Aplikasi ................................................................ 9

VI.1 Menindaklanjuti Usulan SKP Pegawai Yang Dinilai ............... 10

VI.2 Memantau Progress Pegawai .................................................... 14

VI.3 Menggunakan Buku Catatan ..................................................... 15

VI.4 Menilai SKP Pegawai ............................................................... 18

VI.5 Menilai Perilaku Kerja Pegawai ................................................ 21

VI.6 Hasil Penilaian Prestasi Kerja Pegawai ..................................... 24

VI.7 Menindaklanjuti Keberatan Penilaian ....................................... 26

V. Penutup ............................................................................................. 29

3

II. Sekilas Aplikasi Secara garis besar, aplikasi ini memiliki bisnis proses seperti pada

skema berikut:

Gambar 1. Skema bisnis proses aplikasi kinerja

Tiap-tiap pegawai membuat usulan SKP pada awal tahun dan harus

ditindak lanjuti oleh penilai (atasan langsung). Ketika SKP telah

disetujui oleh kedua belah pihak, maka SKP tersebut menjadi kontrak

kerja selama 1 tahun. Selain mengajukan SKP, aplikasi ini menyediakan

pelaporan progres pada tiap periode tertentu. Hal ini digunakan untuk

memudahkan penilai (atasan langsung) untuk memantau progress

capaian kinerja pegawai. Setelah akhir tahun, seluruh progress yang

telah dilaporkan oleh pegawai akan diakumulasikan oleh sistem secara

otomatis dan akan dihitung nilai capaian berdasarkan dengan rumus-

rumus dari perka BKN no 1 tahun 2013. Dalam aplikasi ini, selain

4

menilai capaian SKP atasan langsung dapat menilai perilaku kerja

pegawai secara langsung dalam aplikasi.

III. Manfaat Aplikasi 1. Memudahkan pegawai dalam menyusun SKP dan proses

persetujuan dari atasan langsung

2. Memudahkan atasan langsung (penilai) untuk memantau progress

SKP masing-masing pegawai yang dinilai

3. Terdapat fasilitas notifikasi yang digunakan untuk memberi

peringatan jika ada perubahan atau pengajuan SKP serta dapat

berkomunikasi melalui aplikasi

4. Memudahkan bagian kepegawaian untuk mendata pegawai-

pegawai yang sudah maupun belum mengajukan SKP.

5. Proses penilaian yang dilakukan dengan sistem sehingga hasilnya

akurat

6. Fasilitas cetak dokumen telah disesuaikan dengan format baku dari

peraturan kepala BKN No 1 Tahun 2013.

7. Memudahkan bagian kepegawaian untuk merekap data mengenai

SKP

IV. Langkah Awal Menggunakan Aplikasi Aplikasi ini memiliki sistem single sign on dengan aplikasi

kepegawaian, sehingga Anda dapat mengakses aplikasi ini dengan cara

login pada aplikasi SIPEG Kementerian ESDM dengan cara membuka

browser kemudian masukan alamat URL aplikasi sipeg ESDM yaitu

5

sipeg.esdm.go.id maka sistem akan menampilkan halaman login seperti

pada gambar berikut:

Gambar 2. Form login SIPEG ESDM

Masukan NIP dan sandi Anda kemudian tekan tombol “Login” maka sistem

akan menampilkan halaman awal aplikasi SIPEG ESDM seperti pada gambar

berikut:

Gambar 3. Halaman awal SIPEG ESDM

6

kemudian pilih menu “Kepegawaian” dan pilih sub menu “Penilaian Kinerja

Pegawai(SKP)” maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar

berikut:

Gambar 4. Halaman utama aplikasi

Ketika masuk halaman awal aplikasi, maka sistem akan menampilkan

halaman utama dengan hak akses pegawai. Untuk mengubahnya jadi

penilai, maka Anda dapat memilih menu “Peran” kemudian pilih sub

menu “Penilai”. Menu tersebut ada dibagian kanan atas disamping

tombol logout. Setelah diklik, maka sistem akan menampilkan halaman

seperti pada gambar berikut:

7

Gambar 5. Halaman Dashboard Penilai

V. Menu – Menu Aplikasi Seperti sistem informasi pada umumnya, aplikasi ini memiliki beberapa

menu yang mewakili tiap prosesnya. fungsi dan fitur dalam masing-

masing stakeholder tentunya berbeda, seperti hak akses pegawai, tidak

sama dengan hak akses penilai begitupun administrator. Berikut adalah

fungsi-fungsi dari tiap menu pada hak akses penilai:

No Nama

Fitur

Keterangan

1. Home Digunakan untuk kembali ke

aplikasi SIPEG

8

2. Dashboard Halaman awal aplikasi yang

berisi notifikasi dan grafik

capaian kinerja

3. SKP

Pegawai

Digunakan untuk melihat data

SKP pegawai yang dinilai dan

menindaklanjuti SKP yang

diusulkan, seperti merevisi

maupun menyetujui

4. Progress

Pegawai

Digunakan untuk memantau

progress realisasi yang telah

dilaporkan oleh pegawai yang

dinilai

5. Buku

Catatan

Digunakan untuk memberikan

catatan prestasi kerja untuk

pegawai yang dinilai

9. Penilaian

SKP

Digunakan untuk memberikan

nilai SKP kepada pegawai

yang dinilai

10. Penilaian

Perilaku

Digunakan untuk memberikan

nilai perilaku kerja kepada

pegawai yang dinilai

11. Penilaian

prestasi

kerja

Digunakan untuk melihat hasil

nilai prestasi kerja kepada

pegawai yang dinilai, serta

menampilkan laporan

keberatan jika pegawai

mengajukan keberatan

9

penilaian prestasi kerja.

VI. Menggunakan Aplikasi Setelah mengetahui menu-menu yang ada pada aplikasi, kami akan

membahas cara penggunakan menu-menu tersebut secara rinci dalam

bab ini. Pastikan terlebih dahulu Anda telah login pada sistem melalui

aplikasi SIPEG, kemudian pilih aplikasi Kinerja sampai muncul

halaman awal aplikasi kinerja seperti pada gambar berikut:

Gambar 6. Halaman dashboard pegawai

Untuk mengubahnya jadi penilai, maka Anda dapat memilih menu

“Peran” kemudian pilih sub menu “Penilai”. Menu tersebut ada dibagian

10

kanan atas disamping tombol logout. Setelah diklik, maka sistem akan

menampilkan halaman seperti pada gambar berikut:

Gambar 7. Halaman Dashboard Penilai

VI.1 Menindaklanjuti Usulan SKP Pegawai Yang

Dinilai Jika ada pegawai yang mengajukan usulan SKP, maka ada 2 cara untuk

menindaklanjuti usulan SKP tersebut.

1. Melalui Menu Dashboard

Tiap pegawai yang mengusulkan SKP keatasan langsung/penilai maka penilai

akan mendapatkan notifikasi. Seperti contoh, yang ada pada gambar berikut:

11

Gambar 8. Notifikasi usulan SKP pegawai

Pegawai yang mengusulkan SKP dan belum Anda setujui, akan masuk ke

kolom “Daftar Pegawai dengan SKP Belum Anda Setujui”. Anda dapat meng-

klik nama pegawai tersebut untuk menindaklanjuti usulan SKP yang diajukan

oleh pegawai tersebut. Setelah diklik, sistem akan menampilkan halaman

seperti pada gambar berikut:

12

Gambar 9. Halaman usulan SKP pegawai

Pada tahap ini, Anda sebagai penilai dapat mengubah, maupun menambahkan

(revisi) secara langsung dari SKP yang diusulkan. Namun merevisi ini tidak

wajib dilakukan, Anda dapat langsung menyetujui usulan SKP tersebut jika

memang sudah benar. Setelah melakukan revisi atau akan menyetujui usulan

SKP, maka Anda dapat menekan tombol . Jika ada revisi dari usulan

SKP maka Anda harus mengisi alasan revisi tersebut pada form “alasan” form

ini akan muncul setelah menekan tombol setujui jika sebelumnya Anda

merevisi usulan SKP tersebut. Berikut gambar form alasan:

Gambar 10. Form alasan revisi usulan SKP

13

2. Melalui fitur SKP Pegawai

Cara kedua yaitu melalui fitur SKP Pegawai. Anda dapat memilih menu

maka sistem akan menampilkan halaman seperti gambar berikut:

Gambar 11. Daftar pegawai yang dinilai

Kemudian tekan tombol maka sistem akan menampilkan usulan SKP

pegawai tersebut seperti pada gambar berikut:

Gambar 12. SKP Pegawai

14

Untuk kembali pada daftar pegawai, Anda dapat menekan tombol .

Untuk proses persetujuan selanjutnya sama dengan penjelasan dengan cara

nomor 1.

VI.2 Memantau Progress Pegawai Dalam aplikasi ini, penilai dapat memantau progress yang telah dilaporkan

oleh pegawai dengan cara memilih fitur maka sistem akan

menampilkan halaman seperti pada gambar berikut:

Gambar 13. Daftar progres pegawai

Anda dapat melihat detail progress pegawai dengan cara menekan tombol

maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar

berikut:

15

Gambar 14. Detail progress pegawai

VI.3 Menggunakan Buku Catatan Fitur buku evaluasi/catatan digunakan untuk memberikan catatan evaluasi

pegawai sebagai acuan penilaian perilaku pegawai. Hal ini sangat bermanfaat

jika penilai mutasi jabatan dan digantikan oleh pejabat lain maka buku

evaluasi ini dapat digunakan sebagai pertimbangan pejabat baru dalam

memberikan penilaian perilaku pegawai. Untuk menggunakan fitur ini anda

dapat memilih fitur maka sistem akan menampilkan halaman

seperti pada gambar berikut:

16

Gambar 15. Halaman fitur buku catatan

Anda dapat menambahkan catatan pegawai dengan cara memilih nama

pegawai kemudian tekan tombol maka sistem akan menampilkan data

pegawai dan data catatan jika sebelumnya telah terisi seperti pada gambar

berikut:

Gambar 16. Halaman catatan setelah dipilih pegawai

Untuk menambahkan catatan, tekan tombol maka sistem akan

menampilkan form tambah catatan seperti pada gambar berikut:

17

Gambar 17. Form tambah catatan

Setelah diisi, maka tekan tombol maka data akan tersimpan dan tampil

seperti pada gambar berikut:

18

Gambar 18. Halaman catatan setelah diisi data

VI.4 Menilai SKP Pegawai Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, penilaian SKP ini diambil dari

akumulasi realisasi SKP yang telah dilaporkan pegawai. Untuk melihat nilai

SKP pegawai yang dinilai, anda dapat menekan tombol

kemudian pilih sub fitur “Penilaian SKP” maka sistem akan menampilkan

halaman seperti pada gambar berikut:

19

Gambar 19. Daftar nilai SKP pegawai yang dinilai

Nilai yang ditampilkan pada fitur ini adalah hasil perhitungan dari progress

SKP yang dilaporkan oleh pegawai diformulasikan dengan rumus baku pada

Peraturan Kepala BKN No 1 Tahun 2013.

Ketika saatnya penilaian, maka anda harus menyetujui atau mengoreksi nilai

SKP dengan cara menekan tombol maka sistem akan menampilkan

halaman seperti pada gambar berikut:

20

Gambar 20. Detail nilai SKP

Pada saat ini, penilai dapat mengubah target maupun realisasi dari pegawai

serta memberikan nilai tugas tambahan dan tugas kreativitas kemudian tekan

tombol untuk menyetujui data. Jika ada perubahan data yang

disetujui, maka penilai harus mengisi form alasan perubahan seperti pada

gambar berikut:

21

Gambar 21. Form alasan perubahan target

Setelah diisi, maka tekan tombol untuk mengirimkan alasan

kepada pegawai.

VI.5 Menilai Perilaku Kerja Pegawai Penilaian perilaku kerja pegawai dinilai oleh pejabat penilai. Untuk

menggunakan fitur ini anda dapat memilih fitur kemudian

pilih sub menu “Penilaian Perilaku” maka sistem akan menampilkan halaman

seperti pada gambar berikut:

22

Gambar 22. Daftar nilai perilaku pegawai

Untuk memberikan nilai, maka tekan tombol maka sistem akan

menampilkan halaman seperti pada gambar berikut:

23

24

Gambar 23. Form penilaian perilaku kerja

Anda dapat mengisi nilai pada kolom nilai, kemudian sebutan otomatis akan

keluar ketika anda selesai memberikan nilai. Setelah selesai mengisi, maka

tekan tombol maka sistem akan menyimpan data.

VI.6 Hasil Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Fitur ini merupakan hasil akumulasi perhitungan dari hasil nilai SKP dan nilai

perilaku kerja. Untuk menampilkan halaman hasil penilaian ini, anda dapat

memilih fitur kemudian pilih sub fitur “Penilaian Prestasi

Kerja” maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut:

25

Gambar 24. Daftar nilai SKP dan perilaku pegawai

Untuk melihat detail nilai, anda dapat menekan tombol maka sistem

akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut:

26

Gambar 25. Detail hasil penilaian

VI.7 Menindaklanjuti Keberatan Penilaian Jika ada pegawai mengajukan keberatan, maka Anda sebagai penilai dapat

memberikan tanggapan dari keberatan tersebut. Setiap pegawai yang

mengajukan keberatan, maka penilai dan atasan penilai akan diberikan

notifikasi seperti pada gambar berikut:

27

Gambar 26. Notifikasi Keberatan Penilaian

Setelah itu, Anda dapat menekan tombol “Lihat” yang ada pada kolom

nitifikasi, maka sistem akan menampilkan keberatan yang disampaikan

pegawai tersebut seperti pada gambar berikut:

Gambar 27. Alasan Keberatan Penilaian

Anda dapat menekan tombol “Balas” untuk menindaklanjuti keberatan

tersebut sehingga sistem akan menampilkan form balasan seperti gambar

berikut:

28

Gambar 28. Form Balas Keberatan

Setelah diisi, tekan tombol “kirim” untuk mengirim balasan kepada pegawai

yang bersangkutan.

Jika Anda ingin melihat nilai dari pegawai tersebut sebelum mengirimkan

balasan, Anda dapat menekan nama pegawai tersebut, sehinga sistem akan

menampilkan hasil nilai pegawai tersebut serta keberatannya seperti pada

gambar berikut:

29

Gambar 29. Hasil penilaian prestasi kerja pegawai

Kemudian, Anda dapat menekan tombol “balas” sehingga akan muncul form

untuk membalas atau menindaklanjuti.

V. Penutup Demikian buku panduan ini dibuat dengan harapan user dapat memahami

proses-proses pada aplikasi, dan dapat mempraktekan aplikasi ini secara

mandiri.