Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas
Transcript of Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 1/57
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 2/57
KATA PENGANTARDengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan YME serta atas izin dan
petunjuk-NYA, sehingga Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Program
Penanggulangan HIV/AIDS dan Penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan untuk
pelaksanaan program yang di koordinasikan oleh Direktorat Bina Khusus
Narkotika Direktorat Jenderal Pemasyarakatan dengan dukungan Global
Fund Ronde 8 melalui Komisi Penanggulangan AIDS Nasional (KPAN) dan HIV
Corporation Program for Indonesia (HCPI) dapat ditetapkan.
Pencatatan dan Pelaporan pelaksanaan program pada dasarnya adalah
merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam upaya monitoring dan
evaluasi untuk perencanaan program atau kegiatan pada suatu organisasi,
dimana monitoring dan evaluasi yang baik dapat menghasilkan suatu analisa
dan telaahan yang tajam dan berkualitas untuk kepentingan perencanaan
dan kebijakan selanjutnya.
Peran dan fungsi penting pencatatan dan pelaporan yang baku dalam
monitoring dan evaluasi itulah yang melatarbelakangi disusunnya pedoman
pencatatan dan pelaporan ini, agar dapat menjadi pegangan/acuan dalam
melaksanakan kegiatan tersebut.
Kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan pedoman
pelaporan ini disampaikan penghargaan dan terima kasih yang tak
terhingga. Kritik dan saran juga sangat diharapkan untuk
penyempurnaannya sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan keinginan
yang diharapkan.
Jakarta, Oktober 2009
DIREKTUR BINA KHUSUS NARKOTIKA
MUQOWIMUL AMAN, Bc.IP, SHNIP. 19540117 197609 1 001
ii
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 3/57
iii
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 4/57
DAFTAR ISIKATA PENGANTAR ....................................................................................................... ii
DAFTAR ISI................................................................................................................. iv
DAFTAR NAMA TIM PENYUSUN .................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN ...................... 1
Latar Belakang ........................................................................................................ 1
Maksud dan tujuan .................................................................................................. 3
BAB II PERAN DAN FUNGSI...........................4
BAB III INDIKATOR ..................... 7
Jenis Indikator Penting dalam Program .................................................................... 7
Pemanfaatan Data ................................................................................................... 8
BAB IV PELAPORAN PROGRAM .......................... 10
Lampiran 1. Form Laporan Bulanan .......................................................................... 11
Lampiran 2. Cara Pengisian Laporan Bulanan .......................................................... 12
Lampiran 3. Cara Penggunaan Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat UPT . .16
Lampiran 4. Cara Penggunaan Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat KANWIL
dan DITJENPAS .......................................................................................................... 36
iv
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 5/57
DAFTAR NAMA TIM PENYUSUN
Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Program
Penanggulangan HIV/AIDS danPenyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan
Penasehat : 1. Drs. UNTUNG SUGIYONO, Bc.IP, MM2. Drs. DIDIN SUDIRMAN, Bc.IP, M.Si
Penanggungjawab : 1. MUQOWIMUL AMAN, Bc.IP, SH2. Dr. NURLAN SILITONGA
Editor : 1. Drs. PRASETYO, Bc.IP2. AANG SUTRISNA
Kontributor : 1. Drs. WAHIDDIN, Bc.IP, M.Si2. Dra. MARTHA MASSELENG3. Dra. EMI SULISTYATI4. Dra. HERNA LUSY, MM5. HARTO, S.Sos6. MUTIA SARI, SS7. ENDAR TRI A, S.Sos8. ADHE ZAMZAM PRASASTI9. PATRI HANDOYO1
0.
RATNA SOEHOED
11.
Dr. ALIA PUJI HARTANTI BUDI
12.
WIRAWAN NUGRAHADI
13.
ZULMELY
14.
ARI WULANSARI
v
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 6/57
BAB IPENDAHULUAN
Latar BelakangMonitoring dan Evaluasi, selanjutnya disingkat M&E, adalah bagian penting
dari manajemen sebuah program, baik sebagai unsur perencanaan maupun
pelaksanaan. Sebagai bagian perencanaan menghasilkan data dan informasi
untuk penetapan prioritas masalah, tujuan, kegiatan dan target yang harus
dicapai. Sebagai bagian dari pelaksanaan, menghasilkan data dan informasi
untuk mengukur kemajuan pekerjaan terhadap tujuan dan mutu pelayanan
atau program.
Efektivitas fungsi sistem M&E tergantung pada rasa kepemilikan dan
tanggung jawab para pemangku kepentingan dalam melakukan pencatatan
dan pelaporan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh sistem M&E dan
pemanfaatannya bagi pembuatan kebijakan. Pemilihan indikator program
yang dicatat dan dilaporkan sejauh mungkin disesuaikan dengan indikator
yang tersedia baik pada tingkat lokal, nasional dan internasional, termasuk
indikator yang dikeluarkan oleh donor. Pertimbangan lain adalah
keberlanjutan, membatasi data yang dikumpulkan sesuai dengan relevansi
program dan mengurangi beban petugas di lapangan dalam pencatatan dan
pelaporan.
Berdasarkan Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM RI Nomor:
M.75PR.09.02 Tahun 2001 ditetapkan bahawa salah satu tugas pokok dan
fungsi Direktorat Bina Khusus Narkotika adalah melaksanakan Monitoring
dan Evaluasi Pelaksanaan Program Direktorat Bina Khusus Narkotika.
Kegiatan ini dilakukan untuk memantau pelaksanaan pembinaan narapidana
dan tahanan di Lapas/Rutan. Hal ini juga dijadikan sebagai alat evaluasi
apakah pelaksanaan program sesuai dengan kebijakan yang telah di
tetapkan oleh Direktorat Jenderal Pemasyarakatan. Hasil M&E selanjutnya
1
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 7/57
akan dijadikan bahan yang memadai dan akurat untuk menentukan langkah-
langkah perencanaan dan kebijakan lebih lanjut. Selanjutnya panduan dan
alat bantu pencatatan dan pelaporan ini adalah untuk melengkapi panduan
M&E yang sudah diterbitkan sebelumnya.
2
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 8/57
Maksud dan tujuan
Maksud dan tujuan dari Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Program
Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di lingkungan
Lapas/Rutan ini adalah:
1. Menjadi acuan atau pegangan dalam pelaksanaan pencatatan
dan pelaporan program Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan
Napza di Lapas/Rutan. Sehingga arah pelaksanaan M&E (baik secara
langsung maupun tidak langsung) menjadi makin berkualitas.
2. Memberikan pedoman bagi penanggung jawab program dalam
pengumpulan dan pengolahan data program Penanggulangan HIV/AIDS
dan penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan.
3. Menetapkan alur pelaporan program Penanggulangan HIV/AIDS
dan penyalahgunaan Napza yang dikirim dari UPT langsung ke Kantor
Wilayah setempat dan Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen
Hukum dan HAM.
4. Menyediakan alat pencatatan, pelaporan yang standar serta
pengumpulan dan analisis data berdasarkan indikator-indikator yangtelah ditetapkan dan bisa dimanfaatkan dalam mendukung
pengembangan program.
3
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 9/57
BAB IIPERAN DAN FUNGSI
Struktur pengorganisasian pencatatan dan pelaporan yang terpadu sesuai
dengan tingkat administrasi, digambarkan sebagai berikut:
Keterangan
Melapor Umpan Balik Koordinasi
Peran dan Fungsi masing-masing tingkat administrasi dalam
Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan dapat
diuraikan sebagai berikut:
a. UPT
1) Mengumpulkan data yang mendukung indikatoryang dipakai
2) Melakukan pencatatan dan pelaporan
4
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 10/57
3) Mengirim Laporan ke DITJENPAS dan KANWILpaling lambat tanggal 10 setiap bulannya
4) Melakukan koordinasi dan kerja sama lintasprogram dan mitra terkait.
5) Menganalisa data
6) Menjamin kualitas data
b. KANTOR WILAYAH
1) Mengumpulkan dan mengolah data dari UPT
2) Memberikan umpan balik bulanan atau permintaan perbaikandata ke UPT
3) Mengirim data ke DITJENPAS berupa rekapitulasi dari masing-masing UPT di wilayahnya
4) Melakukan koordinasi dan kerja sama lintas program dan
mitra terkait.5) Melatih dan supervisi UPT di wilayahnya
6) Menjamin kualitas data
c. DITJENPAS
1) Mengumpulkan dan mengolah data dari UPT dan KANWIL
2) Memberikan umpan balik atau permintaaan perbaikan data ke
KANWIL dan UPT
3) Melakukan pelatihan, pendidikan dan supervisi pada UPT danKANWIL
4) Melakukan monitoring dan evaluasi program
5) Menjamin kualitas data.
5
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 11/57
6
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 12/57
BAB IIIINDIKATOR
Jenis Indikator Penting dalam ProgramBerikut ini daftar jenis indikator penting yang digunakan untuk mengukur
keberhasilan program Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza
di Lapas/Rutan. Jenis indikator yang dicetak tebal dalam program
Penanggulangan HIV/AIDS digolongkan sebagai indikator utama (core
indicator ), sementara sisanya digolongkan sebagai indikator tambahan
(additional indicator ). Indikator ini disusun berdasarkan indikator program,
indikator nasional (Rencana Strategis dan Rencana Aksi Penanggulangan
HIV/AIDS Nasional) maupun indikator yang disepakati secara global
(Universal Access, Millennium Development Goal, United Nation General
Assembly Special Session on AIDS)
7
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 13/57
Pemanfaatan Data
1. Pemanfaatan Data Secara Efektif untuk
meningkatkan program
8
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 14/57
Alasan utama untuk penyediaan informasi strategis adalah untuk
memberikan bukti dalam pengembangan kebijakan, strategi dan program.
Hal ini berarti, kegiatan informasi strategis seharusnya berhubungan dengan
pembuktian dan institusi yang membutuhkan. Bukti tersebut harus dikemas
dan didiseminasi sesuai dengan target para pembaca atau audiens termasuk
pembuat kebijakan politik, perencana program dan lain-lain. Umpan balik
dari pembaca atau audiens di semua tingkat administrasi memastikan
informasi ini disediakan sesuai kebutuhan mereka, dan hal ini mendorong
budaya menghasilkan penggunaan data untuk meningkatkan program di
semua tingkatan
2. Kualitas Data
Berjalannya sistem informasi yang baik sebagian besar tergantung dari
kualitas data, seperti mengoptimalkan jumlah data yang dikumpulkan,
mengurangi beban pengumpulan data, menggunakan definisi yang jelas,
melaksanakan jaminan mutu, memberikan pelatihan, dan memberikan
umpan balik kepada pengumpul data dan pengguna untuk membantu
meningkatkan mutu data.
Beberapa kriteria untuk menilai kualitas data yang berhubungan dengan
kesehatan dan indikator adalah ketepatan waktu, periodisitas, konsistensi,
keterwakilan, akurasi, lengkap, disagregasi, kerahasiaan, keamanan dan akses data
serta, efektifitas.
9
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 15/57
BAB IVPELAPORAN PROGRAM
A. Jenis Pelaporan
Jenis pelaporan program Penanggulangan HIV/AIDS dan AIDS dilingkungan
Direktorat Jenderal Pemasyarakatan meliputi laporan bulanan, triwulan, dan
tahunan .
B. Mekanisme Pelaporan
Mekanisme pelaporan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :
1. UPT mengirimkan laporan dalam bentuk dokumen elektronik (softcopy)
setiap bulan kepada DITJENPAS dan KANWIL
2. DITJENPAS dan KANWIL akan melakukan kompilasi data dari UPT –UPT dan
melakukan umpan balik kepada UPT yang melaporkan.
3. Umpan balik kepada UPT akan terjadi apabila ada pengisian data yang tidak
lengkap atau tidak jelas atau bahkan tidak masuk akal.
4. DITJENPAS dan KANWIL pada periode tertentu malakukan supervisi secara
langsung pada UPT, dengan prioritas UPT yang perlu perbaikan. Selain
daripada itu, DITJENPAS dan KANWIL juga melakukan pelatihan untuk tenagapengelola data pada UPT yang dipandang perlu mendapat dukungan
sumberdaya.
5. Setiap bulan KANWIL akan melaporkan kepada DITJENPAS hasil kompilasi
data dalam bentuk dokumen elektronik (softcopy) melalui email yang
disediakan dan disepakai sebelumnya.
10
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 16/57
Lampiran 1. Form Laporan
11
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 17/57
Bulanan
Lampiran 2. Cara Pengisian
Laporan BulananNo Variabel Cara Pengisian
1 UPTDiisi dengan nama Lapas atau Rutan yang melaporkanlaporan ini
2 Kabupaten/Kota
Diisi dengan nama Kabupaten/Kota dimanaLapas/Rutan berada. Untuk membedakan antara kotadan kabupaten yang namanya sama maka nama kotadituliskan kata Kota sebelum namanya seperti Kota
Tanggerang
3 Provinsi Diisi dengan nama provinsi dimana Lapas/Rutan berada
4 BulanDiisi dengan nama bulan pelaporan. Nama bulan ditulisberupa kata bukan angka
5 TahunDiisi dengan tahun pelaporan berupa 4 angka seperti2009
6 Jumlah PenghuniDiisi dengan jumlah Narapidana atau tahanan termasuktahanan titipan yang ada pada akhir bulan pelaporan
7 Jumlah Penghuni yangMenggunakan Napza
Diisi dengan jumlah Narapidana atau Tahanan yangmasuk dengan catatan sebagai Pengguna Narkoba atauZat Adiktif (NAPZA)
8 Jumlah Penghuni yangMenggunakan NapzaSuntik
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernahmenggunakan Napza suntik 1 tahun terakhir padabulan pelaporan
9 Jumlah Penghuni yangpositif mengidap HIV
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang statusHIV nya positif baik dari hasil pemeriksaan Konselingdan Testing HIV Sukarela di Lapas/Rutan yangmelaporkan maupun dari dokumen rujukan dariLapas/Rutan atau lembaga lain
10 Jumlah Penghuni yangbaru mengikuti Pre-Release program
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang akanbebas dan baru pertama kali menerima informasitentang berbagai program Penanggulangan HIV/AIDS diluar Lapas/Rutan atau dirujuk ke lembaga yangmenyediakan layanan/program tersebut pada bulan
pelaporan
11 Jumlah Penghuni yangbaru mengikutiPenyuluhan HIV
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang barupertama kali mengikuti penyuluhan tentangpencegahan penularan HIV dan IMS, dukungan,perawatan dan pengobatan AIDS serta infeksioportunistik
12
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 18/57
12 Jumlah Penghuni yangbaru mengikuti programPeer Educator
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang barupertama kali mengikuti penyuluhan tentangpencegahan penularan HIV dan IMS, dukungan,perawatan dan pengobatan AIDS serta infeksioportunistik dari teman sebaya
13
Jumlah Penghuni yangbaru mengikuti programPre-Release atauPenyuluhan HIV atau PE
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang barupertama kali mengikuti pre-release program ataupenyuluhan atau pendidikan dari teman sebaya padabulan pelaporan
No Variabel Cara Pengisian
14 Jumlah Penghuni yangmengikuti Pre-tesKonseling
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yangmenerima konseling baik secara individu maupunkelompok untuk testing HIV pada bulan pelaporan
15 Jumlah Penghuni yang Testing HIV
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yangmelakukan testing HIV pada bulan pelaporan
16
Jumlah Penghuni yangdiberi pasca-teskonseling dan menerimahasil
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yangkonseling setelah testing HIV dan menerima hasiltesting-nya pada bulan pelaporan
17 Jumlah Penghuni yanghasil testing HIV nyapositif
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang hasiltesting HIV nya dilayanan KTS Rutan/Lapas pelapormemberikan hasil reaktif dengan tiga reagensiaberbeda pada bulan pelaporan
18 Jumlah kasus IMS yangdiobati
Diisi dengan jumlah kasus penyakit IMS yang mendapatpengobatan tepat (sesuai dengan pedoman tatalaksanaIMS, Depkes RI). Baik dengan menggunakan
pendekatan Sindrom/Klinis atau Laboratorium. Jumlah kasus IMS yang diobati bisa lebih banyak dari jumlah pasien IMS yang diobati karena 1 pasien bisaterinfeksi lebih dari 1 IMS
19 Jumlah Penghunidengan kasus IMS
Diisi jumlah Narapidana/Tahanan dengan IMS yangmendapat pengobatan tepat (sesuai dengan pedomantatalaksana IMS, RI). Baik dengan menggunakanpendekatan Sindrom/Klinis atau Laboratorium.
20 Jumlah Penghuni yangdiberi kondom
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yangmenerima kondom pada bulan pelaporan
21 Jumlah kondom yangdidistribusikan
Diisi dengan jumlah kondom yang didistribusikan padabulan pelaporan
22 Jumlah pemutih/bleachyang didistribusikan
Diisi dengan jumlah pemutih/bleach (dalam Liter) yangdidistribusikan pada bulan pelaporan
23 Jumlah Penghuni yangmendapat terapirumatan Metadon (Baru)
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang barupertama kali mendapatkan layanan substitusi Medatonpada bulan pelaporan
13
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 19/57
24
Jumlah Penghuni yangmendapat terapirumatan Metadon(Lama)
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernahmendapatkan layanan substitusi Medaton pada bulansebelumnya dan masih mendapatkannya pada bulanpelaporan
14
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 20/57
No Variabel Cara Pengisian
25 Jumlah Penghuni yangmemenuhi syaratuntuk ART
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIVpositif yang pernah masuk perawatan HIV dan dinyatakan
oleh dokter memenuhi syarat untuk mendapatkan ARTselama bulan ini.Informasi ini terdapat pada register pra-ART, denganmemeriksa ‘tanggal memenuhi syarat secara medis untukART’. Hitung jumlah pasien yang tanggal memenuhisyarat secara medisnya adalah selama bulan pelaporan.Contoh: untuk laporan Januari 2010, adalah semua pasienyang tanggal memenuhi syaratnya antara tanggal 1 dan31 Januari 2010.
26 Jumlah Penghuni yang
menerima ART (Baru)
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIVpositif yang pernah masuk perawatan HIV dan dinyatakanoleh dokter memenuhi syarat untuk mendapatkan ARTdan baru mendapatkan ART pada bulan pelaporan.
27 Jumlah Penghuni yangmenerima ART(Lama)
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernahmenerima pengobatan ART pada bulan sebelumnya danmasih mendapatkan ART pada bulan pelaporan
28 Jumlah ODHA yangmeninggal dunia
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang HIV positif dan meninggal dunia pada bulan pelaporan
29 Jumlah kasus ko-infeksi TB-HIV (Baru)
Diisi dengan jumlah kasus TB baru yang ditemukan padaNarapidana/Tahanan dengan HIV positif yang datang keklinik pada bulan pelaporan.Untuk mendapatkan data ini perlu dilihat di register Pra
ART dan Register ART kolom infeksi oportunistik.
30 Jumlah kasus ko-infeksi TB-HIV (Lama)
Diisi dengan jumlah kasus TB lama dan masih aktif padaNarapidana/Tahanan dengan HIV positif yang datang keklinik pada bulan pelaporan.
31 Jumlah Penghuni yangmendapat ProfilaksisKotrimoksazol (Baru)
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIVpositif yang baru pertama kali mendapatkan profilaksisKotrimoksazol
32 Jumlah Penghuni yangmendapat ProfilaksisKotrimoksazol (Lama)
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIVpositif yang pernah menerima profilaksis Kotrimoksazolpada bulan sebelumnya dan masih menerimanya padabulan pelaporan
33 Jumlah penghuniyang baru aktif dalamKDS
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang barumengikuti kegiatan Kelompok Dukungan Sebaya padabulan pelaporan
15
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 21/57
Lampiran 3. Cara PenggunaanAplikasi Pencatatan dan
Pelaporan di Tingkat UPT>> SETTING AWAL
Sebelum menggunakan Aplikasi ini, perlu dilakukan beberapa setting terhadap
sistem komputer dan Microsoft Excel nya. Lakukan langkah-langkah berikut :
SETTING REGIONAL KOMPUTER
1. Buka Window Explorer (klik kanan di Start,
pilih Explore)
2. Klik Control Panel lalu klik Date, Time, Language, and Regional
Options dan/atau Regional and Language Options.
16
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 22/57
3. Ubah isian regional nya
menjadi Indonesia
17
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 23/57
4. Klik OK
SETTING SECURITY EXCEL
Microsoft Excel 2007
1. Buka program Microsoft Excel 2007
18
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 24/57
2. Klik Logo Windows (Pizza Button) yang ada di sudut kiri atas, klik Excel
Options
3. Klik Trust Center, lalu klik Trust Center Setting
19
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 25/57
4. Klik Macro Settings, lalu aktifkan pilihan Enable all macros… klik OK
20
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 26/57
Microsoft Excel 2003/2000/XP
1. Buka program Microsoft Excel
2. Klik menu Tools, klik Macro (kalau tidak ada, klik icon tanda panah
bawahnya dulu ) , lalu klik Security…
21
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 27/57
3. Di tab Security Tingkat administrasi, klik pilihan Low (not
recommended). Klik OK.
CLOSE EXCEL LAIN
Untuk mempercepat proses dan menjaga settingan yang ada, ketika menjalankan
file Aplikasi M&E HIV LP ini, jangan menjalankan file excel lain.
22
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 28/57
Close semua file excel yang sedang terbuka.
>> MENU UTAMA
>> PROFIL UPT
Di awal kegiatan menggunakan Aplikasi ini, identitas dari UPT harus diisikan
kedalam Aplikasi agar kegiatan selanjutnya bisa dilakukan.
23
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 29/57
Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol PROFIL
2. Isikan data Provinsi,
Kabupaten/Kota, dan
UPT nya.
3. Klik tombol SIMPAN
4. Akan muncul pesan untuk
mengkonfirmasi apakah data sudah
benar diisikan atau belum.
Tekan tombol OK untuk melanjutkan keMenu.
Tekan tombol CANCEL untuk memperbaiki isian data.
Catatan:
Kegiatan pengisian Profil ini hanya diijinkan untuk bisa dilakukan sekali saja di
awal penggunaan Aplikasi, untuk selanjutnya data isian nya tidak bisa diubah
lagi.Untuk itu, pastikan bahwa data yang dimasukkan sudah sesuai sebelum
menekan tombol SIMPAN.
>> PENGOLAHAN LAPORAN
24
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 30/57
Tombol PEMBUATAN LAPORAN digunakan untuk mengolah laporan hasil
kegiatan, mulai dari memproses, menyimpan ke dalam database, melihat laporan
sebelumnya, dan melakukan perekapan.
Berikut ini adalah petunjuk lengkap dari hal-hal yang bisa dilakukan di bagian
Pengolahan Laporan ini:
Klik tombol PEMBUATAN LAPORAN
- Memproses Laporan
Kegiatan ini dilakukan untuk memproses secara otomatis data laporan,
berdasarkan data yang telah dimasukkan di kegiatan Entry Data (yang akan
dijelaskan di bagian selanjutnya). Untuk melakukannya, lakukan langkah
berikut :
1. Isikan data Bulan dan Tahun dari periode yang laporannya ingin diproses.
2. Klik tombol PROSES
3. Data laporan akan tampil (sesuai dengan periode yang sebelumnya telah
ditentukan)
25
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 31/57
- Input Manual Laporan
Kegiatan ini dilakukan untuk measukkan data laporan secara manual (diketik
angka-angkanya). Lakukan langkah berikut :
1. Isikan data Bulan dan Tahun dari periode yang laporannya ingin
dimasukkan.
2. Ketikkan angka-angka laporannya secara langsung didalam area tabel.
3. Jika di kolom Total ada sel yang berubah warna menjadi merah, berarti
jumlah dari data laki-laki dan perempuan yang dimasukkan tidak sama
dengan data di kolom Total. Perbaiki.
- Menyimpan Laporan
Kegiatan ini dilakukan unuk menimpan data laporan yang sedang ditampilkan
(hasil dari kegiatan Memproses Laporan ataupun kegiatan Input Manual
Laporan) kedalam database. Hal ini dilakukan agar data laporan tersimpan,
sehingga akan mempermudah kegiatan perekapannya.
Berikut cara penggunaannya :
1. Proses laporan yang akan disimpan (ikuti petunjuk kegiatan Memproses
Laporan sebelumnya).
2. Tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data laporan yang sedang tampil
kedalam database.
3. Muncul pesan untuk
mengkonfirmasi data laporan
yang akan disimpan.
Tekan tombol OK untuk
melanjutkan proses.
Tekan tombol CANCEL untuk membatalkan.
Catatan :
Jika setelah menekan
tombol OK muncul pesan
26
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 32/57
peringatan, hal itu berarti laporan untuk periode tersebut sudah ada/tersimpan
sebelumnya di database.
Tekan tombol OK untuk menggantikan data laporan yang lama itu dengan data
yang baru.
Tekan tombol NO untuk membiarkan data yang lama (data yang baru tidak jadi
dimasukkan)
- Melihat Laporan
Kegiatan ini dilakukan untuk melihat data laporan sebelumnya (hasil proses
ataupun hasil input manual) yang telah ada/tersimpan di database.
Lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol LIHAT
2. Masukkan data isian Bulan dan
Tahun dari periode laporan
yang ingin dilihat.
3. Klik tombol LIHAT.
4. Data laporan di periode tersebut akan ditampilkan.
Catatan :
Jika muncul pesan peringatan, hal
itu berarti bahwa laporan di
periode tersebut belum/tidak ada
di dalam database.
- Rekap Laporan
Kegiatan ini dilakukan untuk melakukan rekapitulasi terhadap data laporanpada periode yang ditentukan.
Lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol REKAP.
2. Masukkan Bulan dan Tahun
periode rekapannya.
27
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 33/57
3. Klik tombol REKAP.
4. Data rekapitulasi untuk periode tersebut akan ditampilakn.
Catatan :
Isikan hanya Tahun saja untuk menampilkan data rekapan dalam 1 tahun.
Jangan isikan apapun pada Bulan dan Tahun untuk untuk menampilkan data
rekapan dari semua Periode laporan yang telah ada/tersimpan di database.
- Save As..
Kegiatan ini dilakukan untuk menyalin data laporan yang sedang ditampilkan
kedalam file Excel baru, sehingga data laporan tersebut dapat digunakan untukkebutuhan lainnya.
Berikut cara penggunaannya :
1. Tampilkan data laporannya (gunakan langkah Proses, Input Manual,
Lihat, ataupun Rekap)
2. Klik tombol SAVE
AS..
3. Data laporan yang
sedang tampil akan
disalin kedalam file
Excel baru, dan
secara otomatis akan
tampil jendela untuk
melakukan save file
excel tersebut.
>> ENTRY DATA
Kegiatan Entry Data dilakukan untuk memasukkan data dari program kegiatan yang
ada, yang kelak akan dijadikan dasar pengolahan laporan secara otomatis di tahap
selanjutnya.
28
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 34/57
Data yang di entry yaitu berupa Data Penghuni, Program KIE, Program VCT,
Program IMS, Program HR, Program ART, dan Program Dukungan.
Untuk memulai pengisian data nya, klik tombol yang bersangkutan.
Untuk cara pengisiannya, disetiap cell yang memerlukan isian khusus, akan muncul
petunjuk pengisiannya ketika cell tersebut di klik. Apakah diisi sesuai pilihan, diisi
dengan tanggal, ataupun diisi dengan angka.
>> EXPORT DATA LAPORAN
Kegiatan ini digunakan untuk membuat file softcopy laporan yang akan dikirimkan
ke tingkat Provinsi. File softcopy laporan ini selanjutnya akan diolah oleh Provinsi.
Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol EXPORT DATA
2. Pilih periode export nya, apakah
Bulanan, Tahunan, atau Semua.
3. Masukkan isian Awal dan Akhir
sesuai dengan box yang tersedia.
4. Tekan tombol EXPORT
5. Data laporan yang dimaksud akan
ditampilkan didalam file Excel baru. Lakukan Save biasa. File siap untukdikirimkan.
Catatan :
Untuk menghindari kesalahan data, file Excel baru yang dihasilkan (hasil export)
harap langsung disimpan dan ditutup, jangan diotak-atik (dirubah).
29
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 35/57
>> REKAP DATA
Berbeda dengan kegiatan rekap data laporan sebelumnya, pada kegiatan ini hasil
rekapitulasi yang dihasilkan lebih spesifik.
Lebih jelasnya dapat diperhatikan dari langkah berikut :
1. Klik tombol REKAP DATA.
2. Pilih pilihan Bulanan atau Tahunan untuk menentukan angka rekap yang
akan ditampilkan, apakah per bulan atau per tahun.
3. Isikan Awal dan Akhir untuk menentukan awal dan akhir dari periode
laporan yang akan direkap.
Untuk data bulanan, hanya diijinkan maksimal 12 bulan.
Untuk data tahunan, hanya diijinkan maksimal 10 tahun.
4. Isikan Indikator untuk menentukan indikator apa saja yang akan
ditampilkan rekapannya.
Hanya diijinkan maksimal 5 indikator.
5. Pilih pilihan Tabel atau Grafik untuk menentukan tampilan dari data hasil
rekapnya, apakah berbentuk tabel atau berbentuk grafik.
30
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 36/57
6. Klik tombol REKAP.
31
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 37/57
7. Akan muncul hasil rekapnya (tabel ataupun grafik).
8. Klik tombol SAVE AS.. untuk menyalin hasil nya kedalam file Excel baru.
32
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 38/57
Catatan :
Jika setelah menekan tombol REKAP muncul pesan, harap diperhatikan apa yang
tertulis di pesan tersebut, dan perbaiki data isian sesuai intruksi yang ada.
Untuk melakukan Edit terhadap tampilan grafik nya, lakukan setelah menekan
tombol SAVE AS…
33
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 39/57
>> HAPUS DATA LAPORAN
Kegiatan ini dilakukan untuk menghapus data laporan yang telah ada di dalam
database. Bisa karena salah memasukkan, ataupun penyebab lainnya. Harap hati-
hati dalam menggunakan perintah ini, karena tidak dapat dilakukan undo.
Lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol HAPUS DATA
2. Isikan Bulan dan Tahun dari periode
yang akan dihapus.
3. lik tombol DELETE
4. Muncul pesan untuk kembali mengkonfirmasi pilihannya.
Tekan tombol OK untuk
melanjutkan proses
penghapusan.
Tekan tombol CANCEL untuk
membatalkan proses
penghapusan.
Catatan :
Isikan hanya Tahun untuk menghapus semua laporan di tahun tersebut.
Jangan isikan apapun di Bulan dan Tahun untuk menghapus semua Laporan
yang ada. HATI-HATI!!
>> IMPORT BACKUP DATA LAPORAN
Untuk mengatasi kemungkinan hilangnya data yang telah tersimpan di file Aplikasi
UPT ini (karena virus, komputer rusak, dll), maka yang harus dilakukan adalah
meminta backup data laporan UPT tersebut ke Kanwil/Provinsi setempat. Pihak
kanwil akan mengirimkan dua jenis file Excel, yaitu :
1. File berisi data laporan UPT
34
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 40/57
2. File Aplikasi untuk melakukan Import Laporan (memasukan data laporan dari
file pertama tadi kedalam file Aplikasi UPT yang baru/kosong)
Cara melakukan kegiatan Import ini adalah sebagai berikut :
1. Siapkan file Aplikasi UPT yang baru (yang masih kosong data nya) yang
Profil nya sudah diisi.
2. Buka file Import Backup UPT
3. Muncul tampilan sebagai berikut :
4. Klik tombol BROWSE pertama untuk memilih/mengakses file Aplikasi UPT
baru/kosong yang akan diisikan data laporannya.
5. Klik tombol BROWSE kedua untuk memilih/mengakses file backup data
laporan dari Kanwil.
6. Klik tombol IMPORT.
7. Backup data laporan dari kanwil kini akan diisikan kedalam file Aplikasi UPT
yang baru.
Catatan :
Jika muncul pesan peringatan, hal itu berarti kegiatan Import tidak bisa dilakukan.
Baca baik-baik pesannya (jangan langsung di Close) untuk mengetahui penyebab
gagalnya proses, lalu lakukan kembali setelah diperbaiki.
Misal, file yang pertama di Browse bukan file Aplikasi UPT, file laporan yang akan
diimport bukan dari UPT tersebut (harus sama dengan yang di isikan di Profil), dll.
35
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 41/57
Lampiran 4. Cara PenggunaanAplikasi Pencatatan dan Pelaporandi Tingkat KANWIL dan DITJENPAS
>> SETTING AWAL
Sebelum menggunakan Aplikasi ini, perlu dilakukan beberapa setting terhadap
sistem komputer dan Microsoft Excel nya. Lakukan langkah-langkah berikut :
SETTING REGIONAL KOMPUTER
1. Buka Window Explorer (klik kanan di Start,
pilih Explore)
2. Klik Control Panel lalu klik Date, Time, Language, and Regional
Options dan/atau Regional and Language Options.
36
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 42/57
3. Ubah isian regional nya
menjadi Indonesia
37
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 43/57
4. Klik OK
SETTING SECURITY EXCEL
Microsoft Excel 2007
1. Buka program Microsoft Excel 2007
2. Klik Logo Windows (Pizza Button) yang ada di sudut kanan atas, klik Excel
Options
38
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 44/57
3. Klik Trust Center, lalu klik Trust Center Setting
39
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 45/57
4. Klik Macro Settings, lalu aktifkan pilihan Enable all macros… klik OK
Microsoft Excel 2003/2000/XP
40
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 46/57
1. Buka program Microsoft Excel
2. Klik menu Tools, klik Macro (kalau tidak ada, klik icon tanda panah
bawahnya dulu ) , lalu klik Security…
41
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 47/57
3. Di tab Security Tingkat administrasi, klik pilihan Low (not
recommended). Klik OK.
CLOSE EXCEL LAIN
Untuk mempercepat proses dan menjaga settingan yang ada, ketika menjalankan
file Aplikasi M&E HIV LP ini, jangan menjalankan file excel lain.
Close semua file excel yang sedang terbuka.
42
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 48/57
>> MENU UTAMA
>> IMPORT LAPORAN
Di Aplikasi tingkat Provinsi ini, data laporan kegiatan dimasukkan dengan
menggunakan metode Import , yaitu menginput data secara otomatis dari file
laporan hasil export yang dikirimkan oleh UPT.
Lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol IMPORT DATA.
2. Klik tombol BROWSE
43
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 49/57
3. Pilih file softcopy
laporan dari UPT yang
akan diimport
4. Klik tombol OPEN
5. Klik tombol IMPORT
6. Data laporan yang ada di filesoftcopy tersebut akan
dimasukkan kedalam
database.
Catatan :
Jika setelah menekan
tombol IMPORT muncul
pesan bahwa data yangdiimport telah ada
sebelumnya di dalam
database.
Tekan tombol OK untuk menggantikan data laporan yang lama tersebut dengan
data yang baru (hasil import).
Tekan tombol NO untuk membiarkan data yang lama (data yang baru tidak jadi
dimasukkan)
>> PENGOLAHAN LAPORAN
Tombol PEMBUATAN LAPORAN ditingkat Provinsi ini digunakan untuk mengolah
laporan hasil kegiatan, yaitu melihat laporan sebelumnya, dan melakukan
perekapan.
Berikut ini adalah petunjuk lengkapnya :
44
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 50/57
- Melihat Laporan
Kegiatan ini dilakukan untuk melihat data laporan sebelumnya (hasil proses
ataupun hasil input manual) yang telah ada/tersimpan di database.
Lakukan langkah berikut :
5. Klik tombol LIHAT
6. Masukkan data isian nama UPT yang ingin dilihat laporannya.
7. Masukkan data isian Bulan dan Tahun dari periode laporan yang ingin
dilihat.
8. Klik tombol LIHAT.
9. Data laporan di periode tersebut akan ditampilkan.
Catatan :
Jika setelah menekan tombol LIHAT muncul pesan peringatan, hal itu berarti
bahwa laporan dari UPT tersebut di periode tersebut belum/tidak ada di dalam
database.
- Rekap Laporan
Kegiatan ini dilakukan untuk melakukan rekapitulasi terhadap data laporan
pada cakupan wilayah dan periode yang ditentukan.
Lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol REKAP.
45
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 51/57
2. Masukan isian Cakupan Wilayah dan isian nama Provinsi nya.
3. Masukkan Bulan dan Tahun periode rekapannya.
4. Klik tombol REKAP.
5. Data rekapitulasi untuk wilayah dan periode tersebut akan ditampilakn.
Catatan :
Isikan hanya Tahun saja untuk menampilkan data rekapan dalam 1 tahun.
Jangan isikan apapun pada Bulan dab Tahun untuk untuk menampilkan data
rekapan dari semua Periode laporan yang telah ada/tersimpan di database.
- Save As..
Kegiatan ini dilakukan untuk menyalin data laporan yang sedang ditampilkan
kedalam file Excel baru, sehingga data laporan tersebut dapat digunakan untuk
kebutuhan lainnya.
Berikut cara penggunaannya :
1. Tampilkan data laporannya (gunakan langkah Lihat ataupun Rekap)
2. Klik tombol SAVE AS..
3. Data laporan yang
sedang tampil akandisalin kedalam file
Excel baru, dan
secara otomatis akan
tampil jendela untuk
melakukan save file
excel tersebut.
46
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 52/57
>> EXPORT DATA LAPORAN
Kegiatan ini digunakan untuk membuat file softcopy laporan yang akan dikirimkan
ke tingkat Pusat. File softcopy laporan ini selanjutnya akan diolah oleh Pusat.
Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol EXPORT DATA
2. Pilih periode export nya, apakah
Bulanan, Tahunan, atau Semua.
3. Masukkan isian Awal dan Akhir sesuai
dengan box yang tersedia.
4. Tekan tombol EXPORT
5. Data laporan yang dimaksud akanditampilkan didalam file Excel baru. Lakukan Save biasa. File siap untuk
dikirimkan.
Catatan :
Untuk menghindari kesalahan data, file Excel
baru yang dihasilkan (hasil export) harap
langsung disimpan dan ditutup, jangan
diotak-atik (dirubah).
Untuk melakukan Export Data laporan yang
akan digunakan sebagai Backup data di UPT,
klik terlebih dahulu pilihan Export Data UPT
nya (sehingga muncul kotak isian tambahan).
Isikan nama UPT yang laporannya akan di
Export, lalu klik tombol EXPORT .
Save file hasil exportnya, lalu kirimkan beserta file IMPORT BACKUP UPT ke UPT
yang memerlukan.
47
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 53/57
>> REKAP DATA
Berbeda dengan kegiatan rekap data laporan sebelumnya, pada kegiatan ini hasil
rekapitulasi yang dihasilkan lebih spesifik.
Lebih jelasnya dapat diperhatikan dari langkah berikut :
1. Klik tombol REKAP DATA.
2. Pilih pilihan Bulanan atau Tahunan untuk menentukan angka rekap yang
akan ditampilkan, apakah per bulan atau per tahun.
3. Isikan Awal dan Akhir untuk menentukan awal dan akhir dari periode
laporan yang akan direkap.
Untuk data bulanan, hanya diijinkan maksimal 12 bulan.
Untuk data tahunan, hanya diijinkan maksimal 10 tahun.
4. Masukan isian Cakupan Wilayah dari rekap nya, apakah di tingkat UPT atau
Provinsi.
5. Lengkapi isian nama UPT atau Provinsi nya.
6. Isikan Indikator untuk menentukan indikator apa saja yang akan
ditampilkan rekapannya.
Hanya diijinkan maksimal 5 indikator.
7. Pilih pilihan Tabel atau Grafik untuk menentukan tampilan dari data hasil
rekapnya, apakah berbentuk tabel atau berbentuk grafik.
8. Klik tombol REKAP.
48
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 54/57
9. Akan muncul hasil rekapnya (tabel ataupun grafik).
10.Klik tombol SAVE AS.. untuk menyalin hasil nya kedalam file Excel baru.
Catatan :
Jika setelah menekan tombol REKAP muncul pesan, harap diperhatikan apa yang
tertulis di pesan tersebut, dan perbaiki data isian sesuai intruksi yang ada.
49
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 55/57
Untuk melakukan Edit terhadap tampilan grafik nya, lakukan setelah menekan
tombol SAVE AS…
>> HAPUS DATA LAPORAN
Kegiatan ini dilakukan untuk menghapus data laporan yang telah ada di dalam
database. Bisa karena salah memasukkan, ataupun penyebab lainnya. Harap hati-
hati dalam menggunakan perintah ini, karena tidak dapat dilakukan undo.
Lakukan langkah berikut :
1. Klik tombol HAPUS DATA
2. Masukan isian Cakupan Wilayah dari
data laporan yang akan dihapus,
apakah di tingkat UPT atau Provinsi.
3. Lengkapi isian nama UPT atau Provinsi
nya.
4. Isikan Bulan dan Tahun dari periode yang akan dihapus.
5. Klik tombol DELETE
6. Muncul pesan untuk kembali mengkonfirmasi pilihannya.
Tekan tombol OK untuk
melanjutkan proses penghapusan.
Tekan tombol CANCEL untuk
membatalkan proses penghapusan.
Catatan :
Isikan hanya Tahun untuk menghapus semua laporan di tahun tersebut.
Jangan isikan apapun di Bulan dan Tahun untuk menghapus semua Laporan
yang ada. HATI-HATI!!
50
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 56/57
51
5/11/2018 Buku - 2008 Pedoman RR Ditjenpas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/buku-2008-pedoman-rr-ditjenpas 57/57
52