BPMN 2.0 Para Principiantes

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    BPMN 2.0 para Principiantes 

    Una mirada general al BPMN 2.0  Por Brian S. Reale

    Director ejecutivo y fundador de

    ProcessMaker Inc. 

    Publicado el 9 de febrero, 2016  

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    Contenidos 

    Introducción 

    Más que una linda imagen Intercambio de modelo de procesos &

    software BPM

    Modelado de flujos de trabajo 

    El BPMN 2.0 es demasiado complejo 

    Los tres elementos básicos del

    modelado

    Subclase descriptiva del modeladoEventos

     Actividades 

    Tomar decisiones con compuertas

    Las 3 grandes compuertas 

    Vamos a nadar

    Gestión de excepciones 

    ¿En qué se diferencia el BPMN 2.0 de versiones

    anteriores?

    Siete reglas para el modelado BPMN 

    Lenguaje común para trabajadores técnicos y de negocio

    Construir procesos ajustados al BPMN 2.0 con ProcessMaker  

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    Introducción 

    BPMN significa Business Process ModelingNotation. El BPMN es muy similar al concepto de

    diagrama de flujo que ha estado presente desdeos años 80. Al igual que el diagrama de flujo, elmodelado BPMN tiene el objetivo de permitirelaborar un mapa de un flujo de trabajo demanera que éste pueda ser entendido fácilmentepor las otras partes interesadas. El BMPN es undioma y, como cualquier idioma, su objetivo esfacilitar la comunicación. El BPMN está diseñadopara facilitar la comunicación y el entendimiento

    de los procesos de negocio.

    La letra “N” de BPMN significa “notación.” Lanotación gráfica consta de símbolos específicosque representan acciones, flujos, ocomportamiento de procesos. Los símbolosvisuales han sido parte del estándar desde que elOMG lanzó la primera versión de especificaciónBPMN en mayo de 2004.

    El BPMN no es un software, y no es “propiedad”de una compañía, pero fue diseñado por el OMGObject Management Group) como un estándar

    de notación que puede ser entendido poranalistas de negocios, programadores, y jefes deproyecto.

    Imagen 1.

    El BPMN es el idioma universal del

    modelado de procesos. 

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    Más que una linda imagen 

    El problema histórico con el diagramade flujo era que cada modelador de

    proceso podía construir sus propiossignificados e interpretaciones paraos diagramas que producía. Estouvo la consecuencia indeseada de

    que no todos interpretaran losprocesos de la misma forma. Enotras palabras, el proceso decomunicación era altamentemperfecto.

    El BPMN, y más específicamente elBPMN 2.0, resolvió este problema deambigüedad introduciendo una capasemántica en XML la cual transformael BPMN de una simple imagenbonita a algo mucho más funcional.Al agregar una definición XMLestablecida a cada objeto BPMN, laespecificación BPMN asegura quecada modelo de proceso visual yodos los objetos en el modelo de

    proceso tienen un único significad.

    Imagen 1.1

    Ejemplo básico del esquema

     XML. 

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    Intercambio de

    modelo de procesos & software BPM 

    Gracias a una sintaxis común, muchasherramientas de modelado de flujos de

    trabajo y motores de procesos soportanBPMN. Como resultado, muchos paquetesde software diferentes pueden compartir yeditar procesos diseñados con BPMN.

     Actualmente, BPMN es el lenguaje demodelado de procesos empresariales máspopular.

    Muchos profesionales empresariales se

    sienten cómodos usando BPMN paravisualizar flujos de trabajo, pero una de lasprincipales ventajas del BPMN 2.0 es queaquellos que escriben código paraautomatizar procesos también entiendenel BPMN 2.0. En otras palabras, es unagran forma de crear puentes entre losprofesionales de negocios y losprofesionales técnicos. El BPMN facilitaque las herramientas de modelado,

    motores de procesos, herramientas demonitoreo de la actividad y otrasherramientas, intercambien procesos,independientemente de la herramienta decada proveedor especifico que se estéimplementando.

    Imagen 1.2  

    El BPMN 2.0 intenta resolver el problema

    de la “ida y vuelta” para permitir que losmodelos de proceso que sean

    intercambiados de manera precisa hacia

    adelante y hacia atrás entre

    herramientas de proceso de diferentes

     proveedores.. 

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    Modelado de flujos de trabajo 

    Los flujos de trabajo son esencialmente lo que parecen: el flujo de tareas dentro de unaorganización. Los flujos de trabajo pueden ser completamente manuales (como elproceso de hacer un sándwich), pueden ser completamente automáticos (como el

    proceso de introducir datos en ecuaciones y hacer cálculos), o pueden ser unacombinación de ambos (como el proceso de crear, revisar, y aprobar una petición decompra).

    Desarrollar flujos de trabajo abarca capturar toda la información relevante que hace partedel proceso: quién está involucrado, cuál es su responsabilidad, cómo se pasan lastareas, cuales tareas son manuales y cuales automáticas. Normalmente, la primera faseen el modelado de procesos de negocio de los flujos de trabajo es la recopilación deinformación relevante. Luego, el proceso y el flujo de trabajo son modelados. Finalmente,

    el nuevo flujo de trabajo es probado, implementado, monitoreado, y modificado segúnsea necesario.

    Imagen 1.3

    Las partes interesadas necesitan ser entrevistadas para entender la

    verdadera índole de un flujo de trabajo particular. 

    1 las imágenes son de la especificación OMG BPMN 2.0 - http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/ 

    http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/

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    Desarrollar flujos de trabajo abarca capturar toda

    la información relevante que hace parte del

     proceso: quién está involucrado, cuál es su

    responsabilidad, cómo se pasan las tareas,

    cuales tareas son manuales y cuales son

    automáticas.

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    El BPMN 2.0 esdemasiado complejo 

    Muchos críticos del BPMN 2.0 sequejan de que el BPMN es

    demasiado complicado deaprender. Áún cuando el lenguajeen sí mismo está diseñado para noser ambiguo al incluir una capasemántica particular, simplementehay demasiados objetos en elBPMN para que el estándar sea útil.

    Estas críticas a menudo señalan

    a las imágenes de laespecificación BPMN 2.0 OMGcomo esta matriz de eventos paraenfatizar su punto. Estos críticosa menudo apoyan otros tipos deherramientas de modelado ymetodologías.

    Imagen 1.4

    Hay muchos diferentes tipos posibles de

    eventos en el BPMN 2.0. 

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    3 elementos básicosdel modelado 

    Lo que los críticos no mencionan es quela mayoría de los procesos no necesita el

    modelador para conocer toda laespecificación. De hecho, la mayoría delos modelos no usa más que un puñadode la mayoría de los elementos deproceso más comunes.

    De hecho, el BPMN consta de solo 3elemento principales:

    Evento

    Actividad

    1. Eventos2. Actividades

    3. Puertas de enlace

    Sí, eso es correcto. Hay solo treselementos principales en el BPMN! Bueno,está bien, vamos a agregar un cuartoelemento para que podamos conectar losotros tres – el Flujo de Secuencia (las

    P. de

    enlace

    Imagen 1.5 

    líneas negras con flechas que unen). Los 3 principales elementos de modelado el BPMN 2.0.

    Flujo de secuenciaImagen 1.6

    Hay muchos diferentes tipos posibles de eventos en el BPMN 2.0. 

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    Subclase descriptivadel modelado 

    La subclase descriptiva del modelado

    es un nombre aparatoso. Algunas

    personas le llaman a estos los elementosdel nivel I. Básicamente, están todos loselementos que probablemente necesiteaprender para volverse relativamenteexperto en el BPMN.Como mínimo, si su trabajo involucratrabajar con procesos entonces usteddebería conocer estos elementos:

    •  Piscina y carril

    •  Flujo de secuencia y flujo de mensaje•  Tres tipos de actividad: tarea de

    usuario, tarea de servicio, y tarea(ninguna)

    •  Subproceso (expandido y colapsado)

    •  Actividad de llamada

    •  Dos tipos de compuerta: compuertasXOR y compuerta paralela

    •  Tres eventos de inicio: mensaje,temporizador e inicio (ninguno)

    •  Dos eventos finales: Mensaje y ninguno

    •  Objeto de datos y almacenamiento de datos

    •  Anotación de texto y asociaciónregular de datos

    Imagen 1.7

    Elementos de la subclase descriptiva

    del modelado. 

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    Eventos 

    Demos un vistazo a los tres principalestipos de eventos:

    1. Inicio – indica en dónde comienzaun proceso particular.

    2. Intermedio – ocurre entre los eventosde inicio y fin, y afecta el flujo delproceso.

    3. Finalización – Indica en dóndetermina el proceso.

    Estos son muy simples. Lo importante esrecordar que hay variantes. Por ejemplo, siusted agrega la imagen de un sobre acualquiera de estos tres eventos, tendráun evento de mensaje. Puede iniciar unproceso a la llegada de un mensaje, enviarun mensaje (o capturar un mensaje) conun evento intermedio en algún lugar enmedio del proceso, o puede enviar unmensaje al final de un proceso.

    Imagen 1.8

    Los eventos son simples pero puede

    haber muchas variantes. 

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    Actividades Una actividad es un término genérico para eltrabajo que el actor realiza en un proceso. Loque muchas personas no entienden es que

    una actividad puede ser atómica o noatómica (compuesta). En otras palabras, unaactividad puede ser una tarea o puede serun subproceso (un proceso dentro delproceso principal).

    La parte divertida de las actividades es quese también se pueden especificar variostipos de actividades. Por ejemplo, las tareas

    pueden ser tareas manuales, humanas, demensaje (tienen la misma función de unevento de mensaje), de comandos (script), ode servicio (indicando, quizás, que el trabajoestá siendo realizado por un servicio web).

    Imagen 1.10  

    Subproceso expandido. 

    Imagen 1.9

    Las actividades pueden ser atómicas (tarea)

    no atómicas (subproceso). 

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    Tomar decisiones conpuertas de enlace 

    Los eventos y las actividades son muyfáciles de entender. La magia real en unproceso, sin embargo, tiene lugar en lascompuertas.Las compuertas pueden decirle al procesoque tome exclusivamente una u otra ruta,oles indica a los participantes en el procesoque empiecen a trabajar en paralelo.

    Incluso, en otros escenarios, podría habermúltiples caminos de los cuales sóloalgunos se activan bajo ciertascircunstancias.

    Hay algunas compuertas bastanteextravagantes. Mi preferida es lacompuerta basada en eventos (tambiénconocida como Race) la cual básicamente

    crea una carrera entre dos rutasalternativas. Por ejemplo, una compañíapuede tener una política de cancelaciónen donde el cliente puede cancelar unapóliza de seguro emitida dentro de 1semana; de otra forma, esta imprimirá yenviará la póliza por correo. En este caso,o bien recibimos la cancelación dentro deuna semana u optamos por emitir la

    póliza. Vaya! – eso es elegante.

    Imagen 1.11

    Las puertas de enlace basadas eneventos son difíciles de dominar peroson una función elegante del BPMN 2.0

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    Las 3 grandes puertas de enlace 

    No se preocupe si piensa que la puertade enlace basada en evento es difícil; loes. Pero tampoco es muy común.

    Aquí están las 3 que debería conocer:•  Exclusiva – Esta decisión representa un

    punto de bifurcación en donde las alternativasestán basadas en expresiones condicionalescontenidas dentro de flujos de secuenciasalientes. Solo una de las alternativas seráelegida. 

    •  Paralela (bifurcación) - El BPMN usa eltérmino “bifurcación” para referirse a la

    división de una ruta en dos o más rutasparalelas (también conocida como unadivisión AND). Es un lugar en el proceso endonde las actividades pueden ejecutarsesimultáneamente, en vez desecuencialmente. 

    •  Inclusiva – Esta decisión representa un puntode bifurcación en donde las alternativas estánbasadas en expresiones condicionalescontenidas dentro de un flujo de secuencia

    saliente. En cierto sentido es una agrupaciónde decisiones binarias relacionadas eindependientes. Ya que cada ruta esindependiente, todas las combinaciones de lasrutas PUEDEN tomarse, desde cero hastatodas. Sin embargo, debe diseñarse para queal menos se tome una ruta. Se puede usar unacondición por defecto para asegurar que almenos se tome una ruta. 

    Imagen 1.12

    Los 3 tipos de puerta de enlace más

    comunes. 

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    Vamos a nadar  

    Vale la pena pasar otros cuantos minutos en otro elemento importante en lasubclase descriptiva – los carriles, piscinas, y mi favorito, la piscina caja

    negra.

    Una piscina es la representación gráfica de un participante en una colaboración.También actúa como un “carril” y un contenedor gráfico para dividir una serie deactividades de otras piscinas, usualmente en el contexto de situaciones B2B. Unapiscina PUEDE tener detalles internos, en la forma del proceso que seráejecutado. O una piscina PUEDE no tener ningún detalle interno, es decir, puedeser una “caja negra”.

    Un carril es una sub-partición dentro de un proceso, a veces dentro de unapiscina, y se extiende a lo largo de todo el proceso ya sea vertical uhorizontalmente. Los carriles se usan para organizar y categorizar actividades

    Imagen 1.13

    Piscina con 2 carriles. 

    Imagen 1.14

    Piscina vacía. 

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    Gestión de excepciones 

    Si consigue superar la subclase descriptivade elemento y todavía tiene apetito para

    más BPMN, hay otros elementos que sondivertidos de aprender y bastante útiles. Eneste eBook solo le mostraremos uno más.Para los demás, dé un vistazo a laespecificación OMG y siga leyendo.

    Una de las cosas más útiles sobre el BPMNes la gestión de excepciones. Lo que ocurrees que la mayoría de los procesos de

    negocio no sigue su “happy path”. El happypath es la forma en la que el proceso fluyecuando no hay excepción. No obstante,cuando hay una excepción al flujo detrabajo, ayuda saber cómo lidiar con ella.

    Una forma de manejar excepciones es conun Flujo de Excepción. Un flujo de excepción ocurre fuera del flujo normal  del proceso y sebasa en un evento intermedio unido al límitede una actividad que ocurre durante laejecución del proceso. El flujo de excepciónpuede basarse en un temporizador (eventolímite de temporizador), la llegada de unmensaje, o un error. Cuando uno de estoseventos sucede durante la ejecución de laactividad, la actividad da lugar a una nuevaruta. Magnifico, ¿cierto?

    Imagen 1.15

    La gestión de excepciones es elegante

    en el BPMN. 

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    BPMN 2.0 offers far greater scope than 

    earlier versions. 

    ¿En qué se diferencia el BPMN

    2.0 de otras versiones anteriores? 

    El BPMN 2.0 ha estado presente desde hace algunos años, y tiene variasfunciones y ventajas nuevas en comparaciones aversiones anteriores. Las

    versiones anteriores al 2.0 son menos consistentes, no tan madurastecnológicamente, y no tan susceptibles de automatización. Muchosdiagramas hechos bajo las antiguas versiones de BPMN estándesactualizados, y son mucho más útiles y significativos cuando setraducen bajo el BPMN 2.0.

    El BPMN 2.0 es la principal revisión del BPMN hasta ahora, con mejorasque se han hecho tanto a los elementos visuales del BPMN como a loselementos “interiores” del BPMN como la semántica. 

  • 8/18/2019 BPMN 2.0 Para Principiantes

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    Los diagramas representados bajo el BPMN 2.0 son similares a aquelloscreados bajo versiones más antiguas, pero el BPMN 2.0 también ofrece unnúmero de nuevos elementos, incluyendo:

    •  Eventos paralelos múltiples•  Eventos de aumento

    •  Diferentes tipos de tarea (servicio, enviar, recibir, etc.)

    •  Actividades globales

    •  Instancias secuenciales múltiples de tareas y de subtareas asociadas

    •  Instanciación de compuertas basadas en eventos

    •  Subprocesos basados en eventos

    •  Nuevos tipos de objetos de datos (entrada de datos, salida, mensaje, compilación, etc.)

    Las formas y los símbolos que se utilizaban en las versiones anteriores del BPMNtodavía se utilizan en el BPMN 2.0. Un cambio importante es que el BPMN 2.0 adoptael formato de intercambio XML, que facilita la conversión de un modelo y de sunotación en un proceso ejecutable automático. Eso significa que los proveedores desoftware de flujo de trabajo que usen BPMN pueden fácilmente emplear como entradaBPMN 2.0 y automatizarla.

    Imagen 1.16

    Varios nuevos tipos de

    objeto en el BPMN 2.0. 

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    7 reglas para elmodelado BPMN Imagen 1.17

    Reglas de modelado a

    seguir. 

    Debe seguir algunas prácticas idóneas cuando esté modelando en elBPMN 2.0:

    1. Haga que el diagrama BPMN refleje apropiadamente la lógica del proceso, completecon etiquetas en las actividades, subprocesos, eventos intermedios, y puertas de enlace

    2. Muestre explícitamente cómo se manejan las excepciones

    3. Haga modelos jerárquicos (y por lo tanto más fáciles de ver como un todo) con procesos ysubprocesos expandiéndose desde un diagrama de alto nivel

    4. Etiquete los tipos de tarea como “usuario” (una tarea que cumple un humano) o “servicio”(una tarea automatizada)

    5. Represente acciones en un formato verbo-nombre (validar orden, verificar crédito, etc.)

    6. Use constantemente flujos de mensaje para indicar el contexto empresarial de las actividades yeventos en un flujo de trabajo

    7. Use piscinas de caja negra para mostrar participantes externos y su relación con el proceso

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    “No olvide que aprender BPMN 2.0 requiere

    de práctica. No lea solamente la teoría. La práctica hace a la perfección!

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    Un lenguaje común

    para negocios ytrabajadores técnicos 

    En resumen, lo mejor sobre el BPMN 2.0es que ofrece un lenguaje común para

    usuarios técnicos y no técnicos,permitiendo que ambos tipos de personaltengan la precisión, flexibilidad, yentendimiento que necesitan para construirprocesos correctamente. Ya que el BPMN2.0 ofrece este lenguaje compartido, lacolaboración es más fácil, y aplicacionesnuevas y más flexibles son posibles. Elsistema de estándares compartidos haceque la comunicación y el entendimiento

    sean más claros y fáciles tanto dentro deuna organización como entreorganizaciones.

    Quizás su organización sea reticente aprobarBPMN, mucho más BPMN 2.0. Peroen realidad no hay razón para posponerlo.No tiene que ser un experto para hacer unbuen uso del BPMN. Aprender elrazonamiento detrás del BPMN puederequerir un aumento de la curva deaprendizaje, pero una vez lo haga, seabrirá todo un nuevo mundo deposibilidades para la automatización deflujos de trabajo. Pero además, su personaltécnico tendrá más facilidadtransformándolos en verdaderos procesosautomáticos.

     Acortar la distancia técnica es una delas funciones más importantes delBPMN 2.0. 

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    Construir procesos

    ajustados al BPMN 2.0

    con ProcessMaker  

    El diseñador de ProcessMaker permite construir procesos ajustados a BPMN 2.0,dejándole tener una notación estándar que será entendida por todos sus interesados a

    nivel empresarial dentro y fuera de su organización. Con el diseñador deProcessMaker, sus gerentes de negocio, analistas de negocio, y programadoreshablarán todos el mismo idioma, y la “brecha tecnológica” entre usuarios técnicos y no

    técnicos se reducirá considerablemente.

    ProcessMaker es un software de automatización y administración de procesosempresariales de código libre y en la nube que ofrece a los usuarios poder yflexibilidad. Puede usar cualquier número de plantillas pre-integradas como un puntode partida, o puede desarrollar flujos de trabajo desde cero si lo desea. Dele una

    oportunidad hoy mismo.

    Imagen 1.18  

    Con el diseñador de ProcessMaker puede

    construir procesos ajustados al BPMN 2.0. 

  • 8/18/2019 BPMN 2.0 Para Principiantes

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    Si desea aprender más sobre el BPMN 2.0 o cómoProcessMaker apoya el BPMN 2.0, por favor siéntaselibre de contactarnos al 617-340-3377, o envíenos uncorreo electrónico a [email protected]

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