Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

29
BPM Framework Overview BPM Framework Overview & Guidelines & Guidelines Learn by Characteristics

description

BPM Framework Overview & Guidelines - Learn By Characteristics

Transcript of Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Page 1: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

BPM Framework Overview & BPM Framework Overview & GuidelinesGuidelines

Learn by Characteristics

Page 2: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Get to know framework by differentiate

• Prinsip BPR : bertumpu pada pemikiran yang berbeda dengan continuous process improvement.

• BPR proses yang digunakan sekarang sudah tidak relevan lagi jadi harus dilupakan dan ditinggalkan saja. Mulai sama sekali dari permulaan.

• Para designer proses bisnis untuk tidak terikat lagi pada proses yang lama, fokus pada proses yang sama sekali baru.

Page 3: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics
Page 4: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Pertanyaan-pertanyaan penting yang perludijawab dalam model pendekatan ini

antara lain

• Bagaimana seharusnya proses dilakukan ?• Apa yang dikehendaki para customer atau

pelanggan?• Apa yang dikehendaki dan dirasakan para

karyawan ?• Bagaimana perusahaan yang terunggul

melakukannya ?• Apa yang mungkin dapat dilakukan dengan

penemuan teknologi baru ?

Page 5: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

• Definisi mengenai BPR ini menurut Michael Hammer dan James Champy (pengarang buku Reengineering the Corporation, Harper Collins Publisher, 1993) adalah bahwa :

‘Business Process Reengineering is the fundamental rethinking and radical redesign of business systems to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance,such as cost, quality, service and speed’

Page 6: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics
Page 7: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Sebuah Perubahan• Perkembangan organisasi yang lebih ‘datar’ (flat

organization) dan jenjang pengawasan yang lebih ‘tipis’, dibandingkan dengan organisasi lama yang diwarnai dengan banyak penjenjangan (lapisan dan pengawasan).

• Rentang kendali (span of control) yang lebih lebar, yang diperlukan untuk mengendalikan organisasi yang lebih datar tersebut.

• Rentang kendali yang lebar dapat dilakukan dengan baik dengan bantuan teknologi informasi yang makin canggih.

Page 8: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Perubahan itu...

Page 9: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

9

Suggested Framework for BPR (I)

• In general, keywords for successful BPR are creativity and innovation…• …but BPR projects also need structure and discipline, preferably achieved by

following a well thought-out approach.

BPR Framework due to Roberts (1994)• Starts with a gap analysis and ends with a transition to continuous improvement.• The gap analysis focuses on three questions:

1. The way things should be2. The way things are3. How to reconcile the gap between 1 and 2

Page 10: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

10

Robert’s Framework for BPR

Opportunityassessment

Current capabilityanalysis

Process Design

Risk and impactassessment

Transition plan

Pilot test

Infrastructuremodifications

Implementationand transition

Tracking andperformance

Continuous improvementprocess

Page 11: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

11

BPR Framework due to Lowenthal (1994)• Consists of 4 phases

1. Preparing for change 3. Designing for change2. Planning for change 4. Evaluating change

• Phase 1 – Goals – Building management understanding, awareness and support for

change– Preparing for a cultural shift and acquire employee “buy-in”

• Phase 2 – Assumption – Organizations need to adopt to constantly changing marketplaces

• Phase 3 - Method– To identify, assess, map and design – A framework for translating process knowledge into leaps of change

• Phase 4 – Means– Evaluate performance during a specified time frame

Suggested Framework for BPR (II)

Page 12: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

12

Lowenthal’s Framework for BPR

Preparing forchange

Planning forchange

Designingchange

Evaluatingchange

Phase I Phase II

Phase III

Phase IV

Page 13: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

13

BPR Framework due to Cross, Feather&Lynch (1994)1. Analysis

– In depth understanding of market and customer requirements– Detailed understanding of how things are currently done– Where are the strengths and weaknesses compared to the

competition2. Design

– Based on principles that fall into six categories1) Service Quality – relates to customer contacts2) Workflow – managing the flow of jobs3) Workspace – ergonomic factors and layout options4) Continuous improvement – self sustaining5) Workforce – people are integral to business processes6) Information technology

3. Implementation– Transforming the design into day to day operations

Suggested Framework for BPR (III)

Page 14: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

14

Cross et al’s Framework for BPR

CustomerRequirement analysis

Designspecifications

High-level design

Detailed design

Pilot newdesign

Transform the business

Baselineanalysis

Current process review

Design options

Model/validatenew design

Build in CIfeedback

Designprinciples

AnalysisPhase

DesignPhase

ImplementationPhase

Page 15: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics
Page 16: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics
Page 17: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

BPR BERFOKUS PADA PROSES Seperti telah dijelaskan pada awal pembahasan

tentang BPR, BPR adalah suatu :• fundamental rethinking dan• radical redesign, dari suatu• business process, untuk mencapai suatu• dramatic improvements

Yang menjadi obyek pemikiran kembali secara fundamental dan penyusunan kembali secara radikal ialah proses. Jadi proses merupakan obyek utama dan terpenting dalam proses reengineering.

Page 18: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

It’s about Process

• Dengan mengenal apa yang disebut dengan proses dan beberapa jenis proses, maka menjadi lebih jelas, mengapa dalam reengineering, perlu berfokus pada proses. Karena proseslah yang menentukan kinerja perusahaan, menentukan daya saing perusahaan, menentukan mutu barang dan layanan pada pelanggan.

Page 19: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Manage Process

: Manage process. (Manage process adalah proses manajemen dalam mengelola perusahaan pada umumnya)

• Termasuk dalam proses tipe ini adalah misalnya proses pengambilan keputusan, proses perencanaan strategis, proses pemilihan bentuk organisasi dan sebagainya.

Page 20: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Operate Process• Operate process. : Jenis proses ini ialah proses utama dalam

menghasilkan barang atau jasa yang diproduksikan.• Misalnya proses pembuatan barang, proses pengaturan

arusbarang di pabrik, proses pengaturan peralatan di pabrik, prosespemilihan teknologi pembuatan barang dan sebagainya.

• Jadi juga merupakan order flow, dari penerimaan pesanan pelanggan sampai mentransfernya menjadi barang jadi dan mengirimkan ke pelanggan/pemesan.

• Demikian juga sebaliknya, ada proses mengalirnya uang dari pihak rekanan ke pabrik pembuat barang, merupakan juga operate process.

Page 21: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Support Process

• Support process : Proses jenis ini ialah proses yang membantu proses utama tetapi bukan merupakan bagian tak terpisahkan dari proses utama.

• Contoh proses ini ialah proses pembelian barang, proses pengendalian persediaan, proses rekrutmen, proses penyimpanan bahan baku dan bahan jadi, proses angkutan barang, proses pendanaan dan sebagainya.

Page 22: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Perubahan (arti perbaikan proses ) dapat dilakukan berupa :

• Menghilangkan proses (process elimination)• Menyederhanakan proses (process

simplification).• Menyatukan proses (process integration).• Melakukan otomatisasi (process automation).

Page 23: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

BPR Chaos

• Tidak dapat bertahan (survive) menjalankan bisnis.

• BPR bisa gagal dalam arti kata tidak berhasil mencapai target perubahan yang diinginkan

• BPR dengan sifatnya yang “high risk, high return”

• BPR merupakan obat yang paling mujarab untuk memenangkan kompetisi di era global

Page 24: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Bentuk-bentuk konkrit dari reengineering dalam perusahaan :

• Beberapa pekerjaan digabungkan menjadi satu.• Para pekerja ikut dalam pengambilan keputusan.• Langkah-langkah dalam proses dibuat berurutan secara

alamiah.• Proses adalah berbentuk ganda.• Pekerjaan dilakukan dimana dianggap paling logis

dilakukan.• Pengawasan dan pengendalian dikurangi.• Rekonsiliasi ditekan sedikit mungkin.• Satu manajer untuk hal tertentu merupakan satu titik

hubung.• Sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai kebutuhan.

Page 25: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Produk BPR

• Produk akhir dari suatu BPR tentu saja peningkatan daya saing perusahaan yang pada gilirannya akan meningkatkan keuntungan. Namun itu adalah hasil akhirnya. Disamping itu, dari segi proses itu sendiri, ada beberapa hal berubah secara drastis yang dapat diamati dengan jelas

• Sejumlah perrubahan : Perubahan unit kerja, Perubahan dalam tugas, Perubahan dalam peran karyawan, Perubahan dalam persiapan tugas, Pergeseran dalam ukuran kinerja dan kompensasi, Perubahan dalam struktur organisasi.

Page 26: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Different Company, Different Need

• Setiap perusahaan harus menentukan sendiri, apakah mereka memerlukan reengineering atau tidak.

• Reengineering hanya harus dilakukan apabila hal itu dapat membantu perusahaan dalam mencapai atau memacu menuju posisi yang strategis.

• Oleh karena itu, sebelum melakukan reengineering, terlebih dahulu perlu secara jelas diketahui mengenai strategi perusahaan.

Page 27: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

BPR similar or NOT to?

• Implementasi SDLC• Buying The Art of State Technology• Aquisition• New Business Tunnel and Partnership• Outsourcing & Third Party• Downsizing atau Upsizing?

Page 28: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Consider

• ERP – SAP• DHL Logistic Leading Industry• DHL as third Party• Wal*Mart

Page 29: Bpm framework overview & guidelines - learn by characteristics

Sumber

• Konsep dan Aplikasi Business Process Reengineering. Dr. Richardus Eko Indrajit Drs. Djokopranoto

• Albany. Edu - BPM Design - Process Management and Process Oriented Improvement Programs

• SAP - http://www.youtube.com/watch?v=SelZiTs7Aig

• DHL Brand - http://www.youtube.com/watch?v=9zrdaiz9mWU

• DHL In Fashion Industry - http://www.youtube.com/watch?v=jXHCZojazME

• Walmart - http://www.youtube.com/watch?v=b5K1yrICMII