Bpk sia MI peb. 2013

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

1/69

SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI

2013

Huriah, M, Si

Politeknik Pratama Mulia Surakarta

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

2/69

BAB I

PENDAHULUAN

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAI

Mahasiswa mampu menjelaskan tentang pengertian dan karakteristik Sistem Informasi Akuntansi.

Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:

1. Mahasiswa dapat memahami pengertian system informasi akuntansi

2. Mahasiswa dapat memahami penugasan system informasi akuntansi3. Mahasiswa dapat memahami prinsip-prinsip yang harus dipegang dalam penugasan system informasi akuntansi

A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1. PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah Sesuatu yang memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan

tertentu melalui tiga tahapan , yaitu input, proses, dan output.

Subsistem adalah Bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Gambar 1-1 Hubungan antara Sistem dan Subsistem

Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 2

SISTEM

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem

Subsistem

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

3/69

Gambar 1-2 Rangkaian unsure dalam suatu system

Pada dasarnya Suatu dapat dikatakan system apabila memenuhi dua syarat, yaitu :

a. Syarat Pertama

Memiliki bagian bagian yang berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. bagian

itu di sebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur.

b. Syarat Kedua

Bahwa suatu system haru memiliki tiga unsure, Yaitu input, Proses, out put. input merupakan

pengerak atau pemberi tenaga diman system itu dioperasikan, Out put adalah hasil operasi. Dalampengertian sederhana , Output berarti yang menjadi tujuan. Sasaran atau target pengorganisasian suatu

system. sedangkan proses adalah aktivitas yag mengubah input menjadi output.

2. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi adalah Susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana

dan berbagai laporan yang di desain untuk mentransformasikan data.

Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang :

a. Jumlah pendapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu periode tertentu.

b. Posisi keuangan perusahaan, yang meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu saat tertentu.

c. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai pendapatan,

biaya, aktiva, kewajiban dan ekuitas, seperti misalnya informasi mengenai penjualan, piutang, pembelian ,utang dan Lain lain.

d. Informasi lain yang di sajikan kepada para stakeholder atau berbagai pihak yang berkepentinagn dengan

perusahaan, Seperti misalnya instansi pajak, bank kreditur pemegang saham dan Lain lain.

Sistem Informasi Akuntansi juga berperan sebagai pengamanan harta kekayaan perusahaan dengan

adanya unsur unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi, berbagai kecurangan,

penyimpangan dan kesalahan, dapat di hindarkan atau di lacak sehingga dapat di perbaiki. Menurut Definisi

Data adalah bhan sutu informasi, dengan demikian dapat di katakana bahwa informasi akuntansi di susun

berdasarkan input yang berupa data akuntansi, Sedangkan Proses yang mengubah data akuntansi menjadi

informasi akuntansi adalah proses akuntansi.

Meskipun Demikian, tanpa memandang perusahaan, suatu system informasi akuntansi selaluterbentuk dari :

a. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota ( Voucher ), cek, dan laporan laporan, yang di

pergunakan untuk membangun system akuntansi dan administrasi perkantoran, trmasuk berbagai prosedur

yang merupakan dasar pembuatan ayat ayat akuntansi.

b. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu kartu dan buku buku yang berbentuk harfiah,

ataupun dalam bentuk format yang hanya tebaca oleh mesin. Buku buku ini meliputi jurnal, ( Journals,

books of original entry ), maupun buku besar ( ledger, subsidiary Ledger ) .

c. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement), seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar,

perhitungan rugi laba dan buku besar.


INPUT PROSES OUTPUT

Mahasiswa Lulus

Seleksi Tenaga pengajar

GedungSarjana Siap Pakai

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

4/69

d. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk pengolahan data elektronik , yang harus di laksanakan untuk

mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal dan buku besar, serta dalam

penyususnan dan surat pernyataan.

e. Penggunaan peralatan kreatikal, khususnya computer, mesin ketik, sarana komunikasi untuk mentranfer

dta , yang di perlukan dalam kegiatan system.

Gambar Rangkaian Unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi

3. PENUGASAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Perusahaan yang ingin menyusun dan menerapkan system informasi akuntansi dapat mempergunakan

jasa akuntan, Baik yang berada di dalam perusahaan sebagai, Controller ataupun yang berada di luar

perusahaan sebagai akuntan public. Akan tetapi jika perubahan dan penyesuaian terhadap system Informasi

akuntansi sering di lakukan, pekerjaan system informasi akuntansi dapat di laksanakan oleh :

Asisten Akuntansi dibawah pengawasan Controller

Pada perusahaan besar oleh Staf Departemen system dan prosedur atau oleh staf satuan Pengawasan

Intern ( Internal Audit )

System Man, atau orang yang benar benar menguasai system informasi akuntansi, yang biasanya

bekerja sama dengan perusahaan produsen perangkat lunak atau perangkat keras computer.

Analisis Transaksi Bisnis, Prinsip ini di gunakan untuk mengetahui karakteristik bisnis yang di

lakukan perusahaan. Setiap perusahaan cenderung untuk memperlebar usaha, sehingga dalam kegiatannya

akan selalu terdapat kegiatan investasi. Penerimaan atau pengeluaran kas, pembelian dan penjualan barang

dan bagi perusahaan tertentu juga mencangkup kegiatan manufaktur. Oleh sebab itu, langkah pertama dalam

pengembangan dan penerapan system akuntansi adalah Penyusunan dan analisis transaksi bisnis yang dilakukan sehari hari atau pun periodik.

Pencatatan transaksi ke dalam formulir dokumen, setelah transaksi di analisis, khususnya mengenai

frekuensi kejadiannya dan nilai materiallitasnya, kita perlu menentukan cara yang terbaik untuk mencatat dan

mengkhitiarannya untuk itu perlu di rancang formulir formulir yang dapat di gunakan untuk menghimpun

dan merekam transaksi transaksi tersebut, seperti misalnya faktur, memo, kwitansi dan sejenisnya. Formulir

ini akan di gunakan sebagai dasar dan otorisasi pencatatan dalam jurnal ( buku harian ). Penelitian mengenai

transaksi dan formulir tidak hanya bertujuan untuk menentukan jenis jurnal dan buku besar apa yang mesti di

buat, melainkan juga untuk menentukan metode pencatatan yang terbaik untuk merekam transaksi baik yang

di lakukan secara individual, yaitu setiap transaksi transaksi di catat satu persatu,ataupun secara kelompok.

Selain itu, penelitian juga di lakukan untuk memperoleh masukan bagi pemilihan peralatan yang akan di

gunakan, apakah secara manual, menggunakan mesin ataukah dengan memanfaatkan system pengolahan data

elektronik.

Untuk menyusun system informasi akuntansi, di perlukan bakal pengetahuan tentang :

a. Sistem Administrasi Perkantoran yang meliputi pula system pengolahan data elektronik

b. Organisasi Fungsi Akuntansi pada perusahaan kecil maupun besar

c. Prinsip dan Praktek auditing sehingga pembukuan dapat di cek kebenarannya dan aktiva perusahaan dapat

terjaga keamanannya melalui mekanisme internal check.

4. PRINSIP PRINSIP UMUM DALAM PELAKSANAAN PENUGASAN SISTEM

Prinsip Prinsip Umum dalam pelaksanaan system, meliputi :


INPUT

Data akuntansi

Faktur, memo ,

kuitansi, dll

PROSES

Proses Akuntansi

Karyawan,

Peralatan,Prosedur

OUTPUT

Laporan

Akuntansi

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

5/69

a. Analisis transaksi bisnis

b. Pencatatan transaksi ke dalam formulir dokumen secara cermat

c. Perancangan system internal chek

d. Pencatatan transaksi dari formulir dokumen ke buku

e. Perancangan Laporan

f. Pelaksanaan pemeriksaan intern yang bersinambung

g. Penyajian laporan untuk instasi pemerintah

Laporan yang di hasilkan system informasi akuntansi pada dasarnya dapat di klasifikasikan ke dalamtiga jenis, Yaitu :

a. Laporan Historis, yang mengemukakan tentang perhitungan rugi laba untuk periode yang lalu.

b. Laporan mengenai kondisi atau status perusahaan pada suatu waktu tertentu, yang di sajikan dalam bentuk

neraca dan laporan mengenai laba di tahan.

c. Laporan untuk mengendalikan manajerial yang bisa berbentuk analiis, Seperti misalnya analisis

penjualan, analisis biaya, analisis aliran kas dan analisis investasi dll.

Sistem Informasi Akuntansi harus di desain sedemikian rupa sehingga informasi yang di hasilkannya.

tidak hanya dapat diperoleh dengan cepat dan mudah, namun juga akurat.

BAB II

TENTANG SISTEM INFORMASI AKUNTANSI


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

6/69


Mahasiswa mampu menjelaskan tentang hubungan antara Sistem Informasi Manajemen dan Sistem

Informasi Akuntansi.


1. Mahasiswa dapat memahami peranan System Informasi Akuntansi dalam organisasi perusahaan

2. Mahasiswa dapat memahami konsep daur transaksi dikaitkan dengan system informasi akuntansi3. Mahasiswa dapat memahami pengendalian intern

4. Mahasiswa dapat memahami hubungan Sistem Informasi Manajemen dan System Informasi Akuntansi

1. PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN

Pemakaian Informasi Akuntansi dapat di bagi kedalam dua kelompok, yaitu :

a. Kelompok Internal adalah Para manajer yang terdapat di dalam perushaan itu sendiri yang kebutuhannya

sangat tergantung pada jenjang organisasi atau pada fungsi tertentu yang di laksanakan.

b. Kelompok Eksternal adalah kelompok di luar perusahaan seperti pemegang saham, kreditur masyarakat

umum. Kelompok eksternal

pada umunya memerlukan informasi yang bersifat umum dalam bentuk laporan keuangan yang terdiri dari neraca,Perhitungan rugi laba , laporan arus kas, di sertai dengan berbagai penjelasannya. Pengertian umum dalam hal ini

adalah dapat di pergunakan oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, penyusunan informasi ini di dasarkan pada

prinsip prinsip akuntansi yang berlaku umum pula. Di Indonesia prinsip prinsip akuntansi itu di sebut standar

akuntansi keuangan.

2. ALUR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Apabila dikaitkan dengan pengertian system yang memiliki alur input-proses-output, system informasi

akuntansi memiliki alur seperti nampak pada peraga 2-2 pada peraga tersebut terlihat bahwa alur system informasi

akuntansi terpenggal menjadi dua bagian, yaitu :

a. Daur Operasional, Yang merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi atau kejadian kejadian ekonomis

sampai terekamnya transaksi tersebut ke dalam bentuk dokummen dokumen (source Documents ). Daur

operasional ini pada umumnya terbagi ke dalam empat alur atau subsistem. Daur atau subsistem Pendapatan ( revenue cycle ) yang mencangkupkegiatan penjualan barang atau jasa

yang merupakan factor out put atau produk perusahaan.

Daur atau Subsistem pengeluaran ( expenditure cycle ) yang mencangkup kegiatan pengadaan bahan

baku, barang dagangan, bahan pembantu, berikut biaya factor input lainnya.

Daur subsistem produksi ( production cycle ) yang mencangkup kegiatan manufaktur yang mengubah

bhan baku menjadi produk jadi.

Daur atau subsistem keuangan ( finance cyle ) yang mencangkup kegiatan penerimaan dan pengeluaran

uang sebagai akibat dari daur pendapatan, pengeluaran dan produksi.

b. Daur Penyusunan Laporan, Yaitu Daur yang mengubah dokumen dokumen hasil rekaman transaksi yang

berasal dari daur operasional menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan Keuangan untuk pihak eksternal,

maupun laporan Manajemen yang di tujukan untuk pihak internal perusahaan ( manajemen )

Gambar .Alur Sistem Informasi Akuntansi


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

7/69

3. PENGENDALIAN INTERNPengendalian Intern ( Internal Control ) adalah Suatu system pengendalian yang meliputi strukturorganisasi beserta semua metode dan ukuran yang di terapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk :

a. Mengamankan Aktiva Perusahaan

b. Mengecek Kecermatan dan Ketelitian data Akuntansi

c. Meningkatkan efisiensi, dan

d. Mendorong agar kebijakan manajemen di patuhi oleh segenap jajaran organisasi.

Dari pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa, Pengendalian intern bertujuan untuk menjaga

interitas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian

yang di lakuakn oleh pihak dio dalam mupun di luar perusahaan. selain itu, pengendalian intern juga harus

dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang di sengaja ataupun tidak.


Kejadian

Ekonomis

Processing

Transaksi

Dokumen

BuktiPembukuan

Jurnal

(buku)

Harian

Buku Besar

(Ledger)

Laporan

Eksternal

Laporan

Internal

Buku

Pembantu

(Subsidiary

Ledger )

Daur

Penyusunan

Laporan

Daur

Operasioanal

Transaksi Bisnis

Revenue Cycle

Expenditure Cycle

Production CycleFinance Cycle

Faktur

Kuitansi

Bukti Kas Keluar

Order Pembelian

Dan Lain - lainnya

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

8/69

Agar dapat berjalan efektif, pengendalian intern memerlukan adanya pembagian tanggung jawab yang

jelas dalam organiasi. Setiap fungsi harus ada penanggung jawabannya secara khusus. Tujuannya adalah agar

setiap karyawan dapat mengkonsentrasikan perhatian kepada luang lingkup tanggung jawab masing

masing .

Agar berjalan baik, Suatu system pengendalian intern terus memiliki unsure unsur poko sebagai

berikut :

a. Struktur organisasi yng memishkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap

kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.c. Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

d. Karyawan yang berkwalitas sesuai dengan tanggung jawab yang di pikulnya.

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan pembagian tanggung jawab menurut fungsi dan hirarkis.

Penyusunan struktur organisasi dengan demikian harus memperhitungkan semua fungsi yang ada dalam

perusahaan dan kemudian membagi habis fungsi fungsi tersebut kepada pihak pihak yang harus

mempertanggungjawabkannya.

Prinsip prinsip yang harus di pegang dalam menyusun suatu struktur Organisasi adalah :

a. Harus ada pemisahaan antara fungsi pencatatan, pelaksanaan, dan penyimpanan atau pengelolaan.

b. suatu fungsi tidak boleh di beri tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi

dari awal sampai akhir.Sebagai contoh, dalam suatu transaksi pembelian, terdapat urutan proses antara lain sebagai berikut

:

a. Adanya kebutuhan barang, karena persediaan sudah menipis, sehingga di perlukan permintaan barang.

b. Pemesanan barang oleh perusahan kepada pemasok barang (rekanan, leveransir, supplier )

c. Barang di terima oleh perusahaan dari pemasok barang

d. Data data transaksi di catat, Khususnya mengenai tambahan jumlah persediaan dan utang.

e. Barang di masukkan di gudang.

Tata cara kerja yang sehat adalah pelaksanaan kerja yang di buat sedemikian rupa sehingga

mendukung tercapainya tujuan pengendalian intern.

Tata kerja yang sehat antara lain tercermin dalam :

a. Penggunaan formulir yang bernomor urut tercetak, sehingga penggunaannya dapat di pantau. Pemantauandi perlukan karena formulir berperan sebagai alat otorisasi.

b. Pemeriksaan secara mendadak terhadap obyek obyek yang di anggap penting., misalnya jumlah kas

yang tersimpan di kasir, surat surat berharga, dan barang barang berharga lainnya.

c. Rotasi jabatan antar karyawan dengan tujuan untuk memutus mata rantai kolusi yang ada.

d. Kewajiban untuk cuti karyawan agar untuk sementara digantikan oleh karyawan lain. Tujuannya adalah

sama dengan rotasi jabatan, yaitu untuk memutus mata rantai kolusi atau mengungkap kecurangan

karyawan yang cuti.

e. Percocokan fisik harta perusahaan dengan catatannya, dengan tujuan untuk menjaga ketelitian dan

keandalan data di samping juga untuk mengungkap adanya penyimpangan atau penyelewengan dalam

pengolahan harta perusahaan

f. adanya staf pemeriksa intern ( internal audit staf ) yang dalam perusahaan di sebut staff pengawas intern (

SPI ). staff ini bertugas melakukan audit, mengecek efektivitas unsure unsure system pengendalian

intern, investigasi , atau pun berperan sebagai Konsultan intern bagi unit unit lainnya

g. Mekanisme saling uji antar fungsi.

4. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen ( Management Information System MIS ) adalah Suatu system

informasi yang bersifat menyeluuruh, yang bertujuan untuk menyajikan berbagai informasi yang jauh lebih

luas dari pada informasi akuntansi yang bersifat histories. Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem-

MIS yang paling besar. Subsistem lainnya antara lain adalah Subsistem pemasaran, logistic, dan manajemen

data base.

Ada dua aspek yang terkandung dalam pengertian MIS adalah :


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

9/69

a. MIS berbasis Komputer

b. MIS Menggunakan modal keputusan ( desain Model )

Tujuan Utama MIS adalah Menyediakan Informasi untuk mendukung manajemen dalam mengambil

keputusan. Konsep yang di pegang dalam MIS adalah bahwa system Informasi merupakan unsure yang

meningkatkan nilai perusahaan. informasi merupakan unsure daya saing yang tercermin dalam istem

pendukung keputusan ( decision support system yang terbangun di dalamnya ).

Gambar Sistem Informasi Manajemen

5. PENGOLAHAN DATA UNTUK MANAJEMEN

Dalam Aktivitas proses, atau disebut juga aktivitas manipulaytif, data yang telah terkumpul sebagaihasil aktivitas input, selanjutnya dio olah dengan beberapa operasi sebagai berikut :

a.Pengklasifikaikan Data

adalah pengelompokkan transaksi dan data yang memiliki karakteritis sama.

b.Pemilihan Data

Proses pemilhan data sesuai urutan untuk mempermudah pengolahan

c.Perhitungan

Kegiatan mencangkup operasi matematis yang di lakukan terhadap data yang sudah di klasifikasikan dan

di pilah.

d.Pengkhitiaran

Proses penyajian hasil olahn data ke dalam bentuk laporan laporan yang bermakna, ringkas dan efektif.


Sumber Data

Internal dan

Eksterna;

Perusahaan

Data Internal

dan Eksternal di

Rekam

Kebutuhan

Informasi

Mencari Data

pada basis

data

Analisis Data

Informasi

MANAJER

Basis Data

( Data Base)

Perusahaan

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

10/69

Dalam aktivitas Output tercangkup beberapa operasi sebagai berikut :

a. Komunikasi

Penyampain informasi dari satu pihak ke pihk lain dan bis bersifat timbalbalik.

b. Penyimpanan

Operasi penempatan data ke dalam file file untuk referensi apabila suatu saat di perlukan.

c. Penarikan Informasi

Kegiatan pengambilan data yang di simpan pada saat di perlukan.

d. Reproduksi

Kegiatan menggandakan atau maenyalin data untuk keperluan lin.

Untuk menopang terbentuknya kualitas informasi yang baik, ada beberapa atribut yang diperhitungkan,

yaitu :

a. Kecermatan (Accurancy )

Perbandingan antara informasi yang benar terhadap total informasi yang di hasilkan dalam satui periode.

b. Penyajian Tepat waktu ( Time liness )

Kegiatan menyajikan informasi pada saat transaksi terjadi atau pada saat informasi tersebut di butuhkan,

yang mampu menutup peluang bagi pesaing untuk mengambil keputusan yang baik dengan lebih cepat.

c. Kelengkapan ( Completeness )

adanya relevansi antara informasi dan penggunaannya.

d. Ringkas ( Conciseness )informasi yang di sajikan telah di iktisarkan sesuia kebutuhan pengguna dan bidang bidang yang

menjadi focus utama

BAB III

SEKILAS TENTANG KOMPUTER


Mahasiswa mampu memahami komputer sebagai alat pengolah data


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

11/69


1. Mahasiswa dapat memahami karakteristik dan kemampuan komputer

2. Mahasiswa dapat memahami tentang system komputer

3. Mahasiswa dapat memahami metode penyimpanan data

4. Mahasiswa dapat memahami metode pengolahan data

Pengertian Komputer

Komputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat melaksanakan perhitungan secara subtansial,termasuk operasi hitung menghitung, dan operasi logika, tanpa campur tangan manusia. Pengertian subtansial dalam

hal ini bisa mengandung makna yang luas.

Karakteristik dan Kemampuan

Agar dapat disebut sebagai komputer, alat pengolah data harus memiliki karakteristik dan kemampuan sbb:

Digerakkan dengan daya elektronik. Komputer tidak dioperasikan secara mekanis, melainkan menggunakan

gerakan pulsa-pulsa elekteronik melalui circuit.

Mampu melaksanakan operasi hitung-menghitung. Komputer harus dapat melakukan kegiatan penambahan,

pengurangan, perkalian dan pembagian.

Mampu melakukan operasi pembandingan. Komputer harus dapat membandingkan suatu informasi dengan

informasi yang lainnya, dengan tujuan untuk menentukan apakah kedua informasi itu sama, ataukah yang satu

lebih kecil dari pada yang lain, dan sebagainya. Operasi perbandingan ini juga disebut operasi logika.

Memiliki internalstorage dan mampu mengeluarkan data. Komputer memiliki kemampuan yang luar biasa

untuk menyimpan dan mengeluarkan data. Kapasitas komputer untuk menyimpan dan mengeluarkan data ini

semakin lama semakin besar sesuai dengan kemampuan operasinya.

Dapat melakukan eksekusi sesuai dengan stored program. Komputer dapat menyimpan intruksi-intruksi

operasi yang harus dilakukan data. Perangkat Instruksi ini disebut program. Dalam program terdapat pilihan

alternatif atau jalur-jalur eksekusi. Komputer bisa memilih atau memutuskan dari beberapa alternatif instruksi

program berdasarkan pada nilai-nilai input data.

Stored Program

adalah program yang tersimpan di dalam computer untuk mengeksekusi data. Dengan adanya stored

program, computer memiliki tiga keunggulan: Dapat beroperasi dengan kecepatan elektronik

Memiliki keandalan yang tinggi

Komputer dapat digunakan dengan berbagai tujuan

Dengan adanyastored program, computer memiliki nilai yang lebih tinggi dibandingkan dengan mesin atau

mesin elektronik biasa.tanpa ada stored program, komputer dapat disamakan dengan kalkulator yang kecepatannya

amat tergantung pada penggunannya. Selain itu dalam melaksanakan tugasnya, computer memiliki keandalan dan

kecermatan yang sangat tinggi, sehingga hasil operasinnya dapat dikatakan tanpa kesalahan. Banyak orang sepakat

bahwa kemampuan ini banyak menggantikan kemampuan manusia yang memerlukan kecermatan tinggi. Dengan kata

lain manusia tidak perlu melakukan pelatihan lagi atas tugas-tugas yang dapat digantikan perannya oleh komputer,

sehingga manusia dapat lebih mengkonsentrasikan diri pada bidang-bidang tugas yang tidak dapat dilaksanakan oleh

komputer.Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa penemuan computer merupakan suatu revolusi. Manusia telah

memiliki banyak pembantu yang dapat meringankan bebannya, Baru dengan ditemukannya computer, daya intelektual

manusia bisa dibantu dan diringankan secara signifikan.

Sekilas Tentang Komputer

Setiap system computer memiliki empat jenis komponen, yaitu input, processor, storage, dan output.

Sebagaimana telah disinggung sedikit pada bab yang lalu, input adalah data yang dimasukkan ke dalam program

computer untuk diolah atau diproses.Processoradalah komponen yang mengolah input atau data untuk menghasilkan

output. Storageadalah wadah atau proses untuk menahan data, instruksi program, dan output kedalam bentuk yang


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

12/69

terbaca mesin. Sedangkan output adalah informasi yang dihasilkan computer dari suatu input tertentu. Peraga 5-1

memberikan penjelasan mengenai hubungan antar komponen tersebut.

Secondary Storage

Perangkat Perangkat Processing Perangkat

Input (Central Processing OutputUnit)

Perangkat input adalah media yang digunakan untukmemasukkan data, misalnya keyboard, optical scanner, dll.

Central Processing Unit (CPU)

Peran pengolahan data dalam computer dialkukan oleh central processing unit (CPU). CPU merupakan

komponen inti9 dari suatu system computer, yang secara sederhana dapat dikatakan merupakan computer itu sendiri.

Fungsinya adalah untuk menginterprestasikan dan melakukan eksekusi instruksi program. Dengan demikian, CPU

sebenarnya melakukan fungsi control terhadap keseluruhan system computer.

CPU memiliki tiga komponen, yaitu (a) control unit, (b) arithmetic logic unit, dan (c) primary storage. Control

unit menerjemahkan instruksi-instruksi program dan mengarahkan komponen lain dari computer untuk

melaksanakan tugas yang dimksud instruksi program. Arithmetic logic unit melaksanakan kegiatan hitung-menghitung seperti misalnya perkalian, pembagian, pengurangan, penambahan. Unit ini juga melaksanakan operasi-

operasi logika seperti pembandingan besaran relative dari dua informasi. Primary storage menyimpan program-

program instruksi yang tengah dilaksanakan dan juga menyimpan data pada saat data itu tengah diproses CPU.

Secondary Storage

Secondary storage digunakan sebagasi penyimpan data jangka panjang. Media secondary storage yang paling

banyk digunakan adalah magnetic disk, seperrti disket (floppy disk) yang digunakan dalam personal computer, dan

magnetic tape (pita magnetis). Agar dapat diproses CPU, data yang disimpan dalaam secondary storage harus

ditransfer dahulu ke primary storage, sehingga data itu bias dibaca dari dan ditulis ke primary storage dala eksekusi

berlangsung. Sedangkan data yang tidak digunakan oleh CPU tetap disimpan dalam secondary storage Perbedaan

pokok anatara primary storage dan secondary storage adalah bahwa primary storage merupakan bagian dari CPU,

sehingga akses data daqpat dilkakukkan dengan sangat cepat, bersifat volatile dan lebih mahal dibandingkan dengansecondary storage.

Perangkat Output

Perangkat output merekam dan menyajikan data dalam bentuk terbaca manusia ataupun dalam bentuk yang

hannya terbaca mesin. Bentuk yang terbaca manusia antara lain adalah hasil cetak komputer, sedangkan hanya terbaca

oleh mesin antara lain dalam bentuk magnetic disk atau magnetic tape. Perangkat output untuk media terbaca manusia

adalah printer yang menggunakan teknologi bervariasi, mulai dari dot matrix, ink jet, dan laser. Contoh perangkat

output lainnya adalah trminal-terminal yang dapat mengeluarkan output berbentuk grafik ataupun perangkat lain yang

dapat mengeluarkan suara. Selain itu banyak pula media input yang sekaligus berperan sebagai media output,

misalnya magnetic disk atau magnetic tape sebagaimana disinggung di atas.

Metode Penyimpanan Data

Dalam suatu system informasi terdapat hirarki data sebagai berikut:

Bit adalah salah satu karakter informasi yang terdiri dari dua digit (Binary digit)

Byte adalah salah satu karakter informasi yang terdiri dari beberapa bit

Field atau item adalah salah satu atau lebih byte yang memuat data mengenai atribut dari satu entitas

dalam system informasi. Sebagai contoh entitas dari system upagh adalah setiap karyawan, dan

atributnya adalah nama karyawan, upah per jam, nomor induk, dan seterusnya.

Record adalah kumplan field yang terkait dengan suatu entitas tertentu

File atau data set adalah kumpulan record terkait. Saebagai contoh, kumpulan record upah unutk

semua karyawan dalam suatu perusahaan disebut file upah


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

13/69

Database adalah kumpulan file yang terstruktur dan terintegrasi sedemikian rupa sehingga proses data

dan pencarian data pada file dapat dilakukan dengan mudah

Susunan diatas disebut hirarki data karena database terdiri dari beberapa file, file terdiri dari beberapa record,

dan seterusnya. Gambar 5-2 menjelaskan hirarki tersebut.

Mencari Data Dalam Sebuah File

Organisasi file pada dasarnya bisa dibentuk dalam dua jenis:

Sequential access file, atau

Direct access file

Sequential Access File adalah file dengan susunan data berurutan seperti saat record itu ditulis pada media

penyimpannya, dimana pencarian data harus menelususri data satu demi satu , sampai record yang dimaksud

ditemukan.

Direct Access File adalah file dengan susunan data yang memberikan peluang akses langsung ke setiap record dalamfile. Mediaq direct acces yang paling banyak dipergunakan adalah magnetic disk, seperti misalnya disket yang dipakai

dikomputer personel.

Metode Pengolahan Data

Pada dasarnya komputer memproses data dengan salah satu dari dua metode berikut:

Batch processing

Immediate processing

Batch Processing


DataBase

File

Personalia

File

Upah

File

RiwayatUpah

File Penjualan

Karyawan

Record RecordRecord RecordRecord

060041967 Bambang 15.000,00 8,00 120.000,00

1000010 10000011001101 10000101000001 1001110 1000111

1 0 0 1 1 0 1

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

14/69

Komputer menggunakan metode batch processing apabila data-data perubahan dan permintaan data terhadap

suatu file tidak dapat dilakukan setiap saat, melainkan harus dilakukan secara periodic dalam jangka waktu tertentu.

Dengan demikian proses updating file tidak dapat dilakukan seketika,karena data-data yang diolah harus ditumpk dulu

dan diprosesnya dilakukan menurut jadwal. Rentang waktuperiodik itu bisa harian, mingguan, bahkan bulanan, atau

dilakukan ketika ada permintaan data.

Sistem batch processing dapat menggunakan file sequential maupun direct access. Gambar dibawah

memberikan penjelasan tentang penerapan system batch processing dengan menggunakan dua karakteristik file

tersebut. Terlihat pada peraga bahwa padafile sequential, data transaksi yang akan dimasukkan ke dalam master file

(file induk), disortir dulu sesuai sesuai urutan pada data file. Ketika up dating dilakukan, file transaksi dibaca dandirekam bersamaan dengan pembacaan dan perekaman data master file. Dengan demikian akan diperoleh file baru

yang akan diupdated.

Peraga menjelaskan bahwa master file dan transaksi yang mengubah master file disimpan dalam media

direct access. Perubahan dilakukan secara periodic sesuai saat yang ditentukan. Dalam pel;aksanaan updating, record

pada master file dibaca sesuai program updating. Setiap record diubah dan kemmudian ditulis kembali ke lokasi fisik

yang sama dengan sebelum perubahan terjadi pada media. Proses updating ini disebut in-place updating.

Gambar Sistem Batch Processing dengan media Disk

( Direct Access )


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

15/69

Sistem Immediate Processing


Dokumen

belum disortir Terminal

Koreksi

Manual

Laporan

Editing

ProgramUp

dating

Laporan

Master File

Sortir dan

editing

transaksi

File

Transaksi

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

16/69

Immediate Processingadalah metode pemrosesan data dengan up dating secara langsung segera setelah transaksi

terjadi.

Pengolahan data yang mempergunakan system immediate processing disebut realtime application. Dengan aplikasi

ini, data dapat segera direkam seketika begitu transaksi terjadi. Dengan demikian, master file dalam suatu system real-

time selalu menunjukkan informasi yang mutakhir(up-to-date). Informasi yang mutakhir amat diperlukan pada

perusahaan-perusahaan penerbangan agar pesanan tempat duduk calon penumpang dapat dilayani dengan cepat dan

akurat.

End-User Computingadalah pengguna akhir jasa computer yang bukan ahli pengolah data.Perkembangan teknologi pengolahan data, khususnya dengan menggunakan computer, dewasa ini sudah

berkembang demikian pesat. Yang terlibat dalam aktivitas pengolahan data elektronik kini bukan hanya para analisis

system, programmer dan operator saja. Para end-user, atau pengguna akhir jasa computer, semakin intensif

memanfaatkan kecanggihan kemampuan alat elektronik ini. Dengan semakin berkembangnya perangkat lunak

bercirikan problem solving yang semakin mudah dipelajari dan digunakan, end-user computing semakin berkembang

pula.

Contoh End-user computingyang paling popular adalah decision support system (DSS) dan teknik artificial

intelligence. DSS dapat membantu para manajer dengan informasi yang lebih tersaring, ringkas, dan teranalisis

dengan baik sehingga dapat meningkatkan kinerja mereka. Sedangkan artificial intelligence dapat membantu para

manajer dengan informasi yang seimbang dengan kemampuan pengetahuan dan kecanggihan yang dimiliki para

manajer itu sendiri.

Decision Support Systemadalah suatu system komputer interaktif yang mudah diakses dan dioperasikan oleh mereka

yang bukan pakar komputer dengan tujuan untuk membantu dalam fungsi perencanaan dan pengambilan keputusan.

Manfaat DSS antara lain mengutamakan manipulasi data dan tidak terlalu mengandalkan penyimpanan dan penarikan

data sebagaiman lazimnya yang terjadi pada system informasi manajemen yang umum. DSS dioperasikan langsung

oleh manajer yang menjadi penggunanya. Jika mereka ingin mengakses informasi, mereka bisa langsung berkonsultasi

dengan system on-line mereka sendiri tanpa harus lama menunggu dari departemen pengoalahan data.

Expert System (sistem pakar) adalah system berbasis komputer yang menggunakan teknik artificial intelligence

untuk mendiagnosis permasalahan, merekomendasikan solusi atau pencegahannya, serat memberikan alasan atas

rekomendasi tersebut. Sedangkan artificial intelligence adalah pendekatan pengolahan data komputer dengan orientasi

meniru karakteristik penalaran manusia dan mendekati perilaku intelegensia.

Sistem ini bekerja dengan menanyai pengguna dengan seperangkat pertanyaan mengenai situasi yang

dihadapai dan menarik kesimpulan berdasarkan jawaban-jawaban dari pertanyaan itu. Kemampuan pemecahan ini

didukung oleh program yang susunannya disesuaikan dengan proses penalaran sesungguhnya dari pakar manusia di

lapangan. Dibandingan dengan system pengolahan data konvensional, expert system khususnya lebih cocok digunakan

untuk menangani permasalahan yang tidak terstruktur dan yang lebih toleran terhadap kesalahan-kesalahan kecil.

Gambar Contoh Proses Transaksi Penjualan On-Line


Dokumen

Transaski

Program

Updating

Updating Seketika

( Real Time )

Diinputkan seketika

(real time )

Terminal Master File

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

17/69


Ke Gudang,

Pelanggan, dan

arsip

Penerimaan

order melalui

telpon

Order Di Ketikkanke Terminal

Koreksi

Kesalahan

Order di edit

Bersamaan dengan

saat penetikan

File Transaksi Order

PenjualanMaster File

Piutang

Master File

Persediaan

File Buku

Besar

Master File

Penjualan

Koreksi

Kesalahan

Updating master

file dan cetak

faktur

Jurnal

Order yang

belum di DataPersediaan

yang harus dipesan ulang

Laporan

Kesalahan

pada layar

monitor

laporan

kesalahan pada

layer monitor

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

18/69

BAB IV

KONSEP PENGENDALIAN INTERN


Mahasiswa mampu memahami pentingnya pengendalian intern system informasi berbasis komputer


1. Mahasiswa dapat memahami ancaman terhadap Sistem Informasi Akuntansi

2. Mahasiswa dapat memahami konsep umum pengendalian

3. Mahasiswa dapat memahami struktur pengendalian intern

4. Mahasiswa dapat memahami pengendalian system informasi berbasis computer

BAB IV

KONSEP PENGENDALIAN INTERN

A. Ancaman Terhadap Sistem Berbasis Komputer

Ancaman terhadap system yang sudah terkomputerisasi ada beberapa, diantaranya adalah seperti yang diuraikan

berikut ini:

a. Proses dilakukan secara terpusat

b. Jejak audit tidak mudah terlihat

c. Pertimbangan orang diabaikan

d. Sistem computer memang canggih, tetapi sebenarnya sangat rentan

B. Pengawasan Umum dan Pengawasan Aplikasi

Jenis pengawasan yang diterapkan untuk system informasi berbasis computer adalah pengawasan umum (general

control) dan pengawasan aplikasi (application control). Pada dasarnya kedua jenis pengawasan ini didasarkan

pada pedoman berikut ini:a. Pengembangan dan perubahan terhadap program computer harus diotorisasi oleh manajemen, sudah diuji

secara meyakinkan, dan sudah disetujui oleh manajemen untuk digunakan.

b. Akses (atau pembacaan) file dan program hanya diijinkan kepada dan disediakan untuk pemakai yang

berhak.

Pengawasan umum terdiri atass beberapa jenis pengawasan berikut ini:

a. Personnel controls (pengawasan SDM atau personalia).

b. File security controls (pengawasan keamanan file).

c. Backup and contingency planning (rencana kondisi darurat dan backup).

d. Computer facility controls (pengawasan fasilitas computer).

e. Access to computer fles (akses terhadap file computer)

Pengawasan aplikasi lebih ditujukan terhadap proses pengolahan transaksi, diawali sejak pencatatan data,

pengolahan data, hingga penyajian berbagai laporan dan informasi ekpada pemakai system informasi.

Tujuan pengawasan adalah untuk meyakinkan manajemen bahwa semua transkasi sudah diotorisasi sesuai

dengan aturan system, sudah dicatat, diklasifikasi, diproses, dan dilaporkan secara akurat dan benar. Secara garis

besar, pengawasan aplikasi dibagi ke dalam tiga kelompok, yaitu:

a. Input controls (pengawasan input)

b. Processing controls (pengawasan proses)

c. Output controls (pengawasan output)


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

19/69

C. Pengawasan Umum

Pengawasan umum dalam lingkungan komputerisasian sifatnya sama dengan pengawasan serupa pada

lingkungan manual, yaitu berlaku umum atau bisa diterapkan pada berbagai proses yang ada dalam system

computer perusahaan.

1. Pengawasan personalia

Salah satu caranya ialah dengan memisahkan berbagai fungsi yang tidak saling berubungan atau disebut

organizational independence. Dua fungsi yang harus benar-benar dipisah adalah fungsi perancangan system

dan fungsi pengeoperasian system.

2. Pengawasan Keamanan File

File computer tidak dapat dibaca oleh mata telanjang, berisi data dalam jumlah yang sangat banyak, dan tidak

membutuhkan tempat dengan volume besar (harddisk sebesar telapak tangan dapat menyimpan data transaksi

yang berasal daripuluhan tahun kegiatan perusahaan).

3. Rencana untuk Kondisi darurat dan Backup

Agar perusahaan tidak mengalami kerugian yang berarti, secara berkala perusahaan harus membuat cadangan

data dan file (membuat backup). Data dan file cadangan dibuat beberapa tingkat, misalnya data dua hari yang

lalu sudah dibuat cadangannya, data hari kemarin dibuat lagi cadangannya, dan data hari ini setelah kantor

tutup harus dibuat cadangannya. Dengan demikian ada tiga data cadangan..

4. Pengawasan Fasilitas Komputer

Beberapa cara untuk mengawasi dan melindungi fasilitas computer adalah sebagai berikut:

a. Pusat pengolahan data harus berada di ruang yang aman, bukan ruang terbuka, dan tidak perlu diumukan

ke public, misalnya dengan membuat papan nama Pusat Pengolahan Data. Kalau banyak orang tahu

lokasi ruang penting perusahaan akan mudah disabotase.

b. Ruang pengolahan data atau ruang kendali computer harus dibatasi, tidak semua karyawan boleh masuk

ke ruang tersebut. Ruang tersebut bila perlu harus dilengkapi pintu elektronik atau ber-password.

c. Ruang pengolahan data harus diasuransi , sehingga bila terjadi kebakaran atau kerusakan lain, perusahaan

tidak perlu mengalami kerugian financial yang sangat besar.

5. Akses terhadap File Komputer

Kata sandi yang baik memiliki karakteritsik sebagai berikut:a. Dibatasi jumlah digitnya, misalnya antara 5 hingga 8 digit dan dapat merupakan gabungan antara huruf

dan angka, tetapi tidak termasuk tanda baca (seperti *, &, ?,

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

20/69

D. Pengawasan Aplikasi

Pengawasan aplikasi terdiri atas pengawasan input, pengawasan proses, dan pengawasan keluaran.

1. Pengawasan Input

a. Pengamatan dan pencatatan data (data observation and recording), yaitu pengawasan terhadap persiapan

pencatatan data dan penggunaan dokumen dan alat yang benar. Berbagai langkah dalam tahap ini adalah

menerapkan pengawasan terhadap formulir dan dokumen yang belum dipakai, menggunakan alat

pembaca ode bar (bar code reader) untuk meng-input data transaksi, melakukan konfirmasi untuk

transaksi penting seperti pada penggunaan data (misalnya dengan memuka bungkus dan mencocokkan

apakah isinya sudah benar).b. Pengubahan data (data transcription), yaitu berisi langkah-langkah pengubahan data pada waktu di-input.

Pengawasan yang diterapkan dalam langkah ini meliputi perancangan dokumen dan tampilan layar yang

mirip dan mudah diisi, sehingga pemakai tidak mudah berbuat kesalahan, membandingkan secara visual

antara data yang sudah di-input di layar dengan data yang tertulis di dokumen, dan penjumlahan secara

batch totals) atas transaksi yang di-input. Batch totals adalah penjumlahan yang dilakukan terhadap semua

data. Ada beberapa macam batch totals, yaitu:

financial totals (yaitu menjumlahkan semua data yang bersifat numeric dan menggunakan mata uang

atau jumlah rupiah, seperti jumlah perkalian antara unit barang dengan harga, persentase diskon dan

pajak).

nonfinancial totals (yaitu menjumlahkan data yang bersifat numeric tetapi tidak menggunakan rupiah,

misalnya jumlah unit barang, jumlah jam kerja, dan jumlah persentase diskon yang diberikan kepada

seorang pelanggan. record counts (yaitu menghitung jumlah data, terutama dokumen, yang digunakan dalam suatu proses

transaksi, dalam hal ini dapat juga digunakan untuk menghitung banyaknya barus yang ada dalam

satu dokumen;

hash totals (yaitu menjumlahkan data yang tidak bersifat numeric dan biasanya tidak dijumlah,

misalnya nomor faktur).

c. Pengujian data transaksi (edit tests of transaction data), yaitu pengendalian terhadap isian suatu field agar

selalu sesuai denan kisaran yang benar, misalnya jumlah anak (harus bilangan bulat positif antara 0

hingga 5, di atas itu muncul pesan peringatan apakah data sudahbenar), jumlah unit barang boleh pecahan

tetapi harus kelipatan , besarnya diskon antara 0 hingga 20%, dan lain-lain.

d. Pengawasan lain, yang juga masih dapat diterapkan dalam pencatatan data:

validity check (yaitu pengawasan untuk menguji apakah data sudah benar, misalnya jenis kelaminhanya dapat diisi L atau P, status pelanggan dapat diisi status A untuk aktif atau P untuk pasif, dan

seterusnya.

Limit check (yaitu untuk mengawasi apakah data berada pada kisaran yang benar, misalnya umur

karyawan tidak boleh kurang dari 20 tahun, diskon tidak boleh lebih dari 50%,pembelian unit barang

tidak boleh melebihi 100 unit dan kalau memang benar-benar ada harus mendapat otorisasi dari

atasan, dan jumlah jam kerja tidak melebih 40 jam seminggu.

Resonableness check (yaitu pengawasan yang digunakan untuk menguji apakah isian suatu item

masuk akal, misalnya jumlah anak melebihi 10, diskon melebihi 40%, penjualan suatu unit barang

lebih dari 100 unit karena biasanya pembeli hanya membeli di bawah 20 unit).

Field check (yaitu pengawasan terhadap kelengkapan suatu field atau item, misalnya kode pos apakah

sudah diisi, unit barang yang dijual apakah sudah diisi, kode pelanggan apakah sudah diisi, dan

pengawasan ini juga dapat diterapkan di dalam program.

2. Pengawasan Proses

Pengawasan proses ditujukan untuk menjamin bahwa semua pemrosesan data sudah dilakukan sesuai dengan

otorisasi yang telah diberikan, dan proses sudah menggunakan program yang benar.

Proses harus dilakukan dengan program yang benar (misalnya untuk menghitung bunga, harus digunakan

program untuk menghitung bunga, bukan untuk menghitung pajak atau diskon), dilakukan oleh orang atau

petugas yang berhak dan mendapat otorisasi (ditandai dengan user id dan password yang digunakan), dan

dilakukan pada waktu yang benar (misalnya hanya selama jam kerj dan hari kerja). Proses juga harus tepat


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

21/69

waktu, misalnya untuk perhitungan bunga harus dilakukan pada akhir bulan, jangan dilakukan sebelumnya

karena ingin lebih cepat atau sesudanya karena karyawan sedang liburan.

3. Pengawasan Output

Pengawasan output ditujukan untuk menjamin bahwa semua output dan laporan sudah dilakukan sesuai

dengan otorisasi yang telah diberikan, dan laporan hanya disajikan kepada pihak yang berhak.

Output system informasi dapat berbentuk hardcopy (cetakan) maupun softcopy (tidak berbentuk cetakan,

dapat berupa tampilan layer, suara, atau tanda tertentu seperti tampilan di layer ponsel atau suara tertentu).

Informasi yang disajikan harus sesuai dengan penerimanya, misalnya laporan penjualan hanya boleh diketahuioleh manajer penjualan dan direktur perusahaan, rekapitulasi kehadiran kerja hanya dapat dibaca oleh kepala

bagian personalia dan kepala bagian masing-masing karyawan, dan daftar persediaan barang hanya dapat

diketahui oleh kepala bagian gudang dan kepala bagian penjualan.

a. Daftar penerima yang berhak membaca dokumen tersebut (contoh: Dokumen ini diberikan kepada

kepala bagian gudang, kepala bagian penjualan, dan kepala bagian produksi).

b. Waktu dokumen tersebut boleh dibaca (contoh: Dokumen ini sah dan dapat dipercaya hanya dalam

periode minggu pertama bulan Januari, periode berikutnya akan dicetak laporan yang baru, sehingga

laporan lama dapat dimusnahkan.

c. Petunjuk salinan dokumen ditujukan kepada siapa (contoh: di bagian bawah dokumen ada keterangan,

lembar ke-1 untuk pembeli,lembar ke-2 untuk bagian penjualan, dan lembar ke-3 untuk bagian kredit,

bisa juga petunjuk ini berupa pembedaan warna dokumen untuk masing-masing lembar.

4. Pengawasan Basis DataPengawasan basis data ditujukan untuk menjamin bahwa file-file data selalu siap digunakan, berisi data yang

menggambarkan keadaan yang sebenarnya, dan hanya dapat diakses oleh orang yang berhak.

Basis data terdiri atas banyak tabel-tabel data yang masing-masing berisi data yang sejenis. Masing-masing

tabel berisi item atau field yang jumlahnya juga cukup banyak. Namun tidak semua orang boleh membaca

tabel dan semua field. Oleh karena itu harus ada pembagian atau pembatasan wewenang kepada pemakai yang

berbeda-beda. Pembagian wewenang ini disebut dengan pembagian logis.

5. Pengawasan Komunikasi Data

Pengawasan komunikasi data ditujukan untuk melindungi data yang ditransmisikan dari satu lokasi ke lokasi

lain, agar tetap aman dan dapat diterma oleh yang berhak.

6. Pengawasan Dokumen

Pengawasan dokumen adalah pengawasan yang ditujukan untuk melindungi dokumen agar hanya dapat

digunakan oleh staf yang berhak, hanya digunakan untuk mencatat transaksi yang telah diotorisasi, dandigunakan sesuai dengan peruntukannya secara tepat waktu.

Salah satu bentuk pengawasan terhadap dokumen penting adalah dengan memberi nomor urut tercetak.

E. Pengawasan terhadap Perangkat Komputer

a. Memasang computer untuk pegolahan data di ruang khusus, terkunci, dan hanya dapat dimasuki oleh orang

yang bertugas untuk itu. Pintu keluar masuk tidak lebih dari dua, agar mudah diawasi.

b. Mewajibkan semua karyawan yang keluar masuk ruang computer untuk menggunakan kartu identitas

(sebaiknya di-input denagan menggesekkan kartu magnetic atau dengan memakai sidik jari).

c. Memasang alarm pada ruang computer, agar bila terjadi sesuatu yang tidak sesuai aturan alarm segera

berbunyi.

d. Memasang kamera yang dapat memonitor seluruh ruang dan diawasi setiap saat. Ruang pengawasan ada di

ruang lain (biasanya terpusat, sekaligus juga mengawasi ruang-ruang lain).

e. Membatasi penggunaan telepon keluar dari ruang computer dan jaringan computer, agar staf tidak mudah

memasang terminal tambahan untuk mengirim data keluar dari ruang computer.

f. Membatasi penggunaan program-program yang bersifat off-line.

g. Menjauhkan perangkat computer dari kondisi yang membahayakan, misalnya jauh dari perangkat pengatur

kelistrikan, jauh dari pancaran sinar matahari langsung (melalui jendela), dekat pintu atau jendela, dan

sejenisnya.

h. Memasang pengaman untuk mencegah bahaya kebakaran, antara lain dengan memasang pendeteksi asap dan

api, serta memasang alat pemadam kebakaran.


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

22/69

BAB V

SISTEM PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI


Mahasiswa mampu memahami aktivitas pengolahan data sampai dengan penyajian laporan


1. Mahasiswa dapat memahami \kerangka pengolahan data transaksi

2. Mahasiswa dapat memahami unsure-unsur pengolahan data transaksi

3. Mahasiswa dapat memahami daur pengolahan data transaksi

4. Mahasiswa dapat memahami klasifikasi data dan system kode

Pendahuluan

Salah satu tujuan utama system informasi adalah mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk memenuhi

tujuan tersebut diperlukan pengolahan data transaksi (transaction processing), yaitu aktivitas pengolahan data yang

timbul akibat transaksi yang dilaksanakan perusahaan sebagai bahan masukan dan penyajian laporan keuangan kepada

manajemen. Akuntan sangat berkepentingan dengan pengolahan data transaksi, karena sebagian besar data yangdiolah merupakan data keuangan. Akuntan sangat berperan serta dalam mendesain pengolahan data transaksi,

khususnya aspek-aspek desain formulir, prosedur, ataupun laporan laporan yang dihasilkan system pengolahan data

tersebut.

Kerangka Pengolahan Data Transaksi

Pengolahan data transaksi berlangsung di tingkat operasional perusahaan. Proses pengolahan data melibatkan berbagai

fungsi dan aktivitas yang independen dan saling berinteraksi antara satu dengan lainnya. Di sini muncul berbagai

kesibukan operasional fisisk yang semuanya tercermin pada aliran-aliaran dokumen dan kegiatan tulis menulis

termasuk aktivitas pengolahan data elektronik. Pada perusahaan besar operasi fisisk dan administrative sangat

komplek, karena baik volume aktivitas maupun jumlah fungsi dan aplikasi yang terlibat dalam aktivitas itu menjadi

semakin banyak.

Entitas yang terlibat dalam pengolahan data transaksi pada umumnya adalah pemasok, karyawan, danpelanggan. Sedangkan fungsi dan aplikasi yang terlibat amat tergantung pada jenis usaha perusahaan yang

bersangkutan. Pada perusahaan dagang, fungsi dan palikasi yang terlibat antara lain adalah fungsi penerimaan barang,

gudang, penjualan, penagihan, utang, penerimaan kas, pengeluaran kas. Pada perusahaan manufaktur, fungsi-fungsi

yang terlibat pada umumnya sama dengan perusahaan dagang, namun dengan tambahan fungsi manufaktur itu sendiri,

yaitu proses dari pengolahan bahan baku (raw materials) dan bahan pembantu (supllies) menjadi hasil selesai

(finished goods). Sedangkan pada perusahaan jasa prosesnya berbeda lagi sehingga fungsi-fungsi yang terlibat

menjadi berbeda pula. Pada perusahaan jasa, fungsi penerimaan dan penyimpanan barang pada umumnya tidak

terlihat, dan digantikan misalnya dengan fungsi aktuaria (asuransi jiwa), fungsi penilaian (appraisal company),

ataupun fungsi angkutan (perusahaan jasa angkutan).


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

23/69

Gambar Perbedaan Pengolahan data Transaksi Pada PerusahaanManufaktur dan Perusahaan dagang

(a) Perusahaan Dagang


14 4

10

9

PenerimaanBarang Persediaan PengirimanBarang

Kebutuhan

Persediaan

Barang

Perkiraan

Penjulan

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

24/69

Unsur-Unsur Pengolahan Data Transaksi

Dalam hubungannya dengan alur input proses output, system informasi akuntansi dapat dibagi menjadi dua

bagian, yaitu:


Pesanan

Pembelian

Pemasok Pelanggan

Penelitian

Kredit

ManajemenSDM

Akuntansi

gaji dan

upah

Karyawan

Akuntansi

gaji dan

upah

Pesanan

Penjualan

Penerimaan

BarangPengiriman

barang

Akuntansi

Hutang

Persediaan

Kebutuhan

Persediaan

Analisis

Penjualan

Akuntansi

Piutang

Pengeluaran

KasPrakiraan

penjualan

Kebutuhan

Tenaga

Kerja

Penerimaan

Kas

1

6

22

23

12

13 14 4 5

3

2

11

15

24

20

19

1817

16

8

7

9

10

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

25/69

1. Daur Operasional, yang terbagi lagi ke dalam empat daur atau sub system, yaitu:

daur pendapatan

daur pengeluaran

daur produksi

daur keuangan

2. Daur penyusunan laporan

1. Daur Pendapatan

Daur pendapatan dalam perusahaan meliputi fungsi-fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang

dihasilkannya kepada pelanggan. Daur ini mencakup antara lain: Prosedur atau subsistem penjualan produk dan jasa hasil kegiatan perusahaan, dan

Prosedur ata sub system piutang

2. Daur Pengeluaran

Daur pengeluran adalah daur yang mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa yang

dipergunakan dalam kegiatan perusahaan.

Daur pengeluaran pada umumnya melipti:

Prosedr atau subsistem pembelian barang persediaan dengan tujuan untuk dijual kembali atau diproduksi

Prosedur atau subsistem pembayaran gaji dan upah sebgai imbalan atau jasa yang diberikan karyawan,

Prosedur atau subsistem pembelian aktiva tetap yang tidak dimaksudkan untuk dijual kembali.

3. Daur Produksi

Daur produksi meliputi fungsi-fungsi pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dll. Bagiperusahaan non manufaktur, aktivitas daur produksi pada umumnya tidak diperlakukan terpisah dari daur-daur

lainnya.

4.Daur Keuangan.

Daur keuangan meliputi kegiatan menarik dan mengelaurakan dana. Dana dieprgunakan untuk permodalan meliputi

dana untuk modal kerja yang bersifat jangka pendek dan dana jangka panjang. Bagian ini berkaitan dengan prosedur

penerimaan uang dan prosedur pengeluaran uang.

Meskipun daur operasional merupakan daur yang lazim terdapat pada perusahaan-perusahaan manufaktur, muatannya

tidak bersifat baku. Setiap perusahaan bisa mendesain daur sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada pada perusahaan

itu. Daur tersebut juga bias diklasifikasikan dengan pola lain.


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

26/69

Gambar Alur Sistem Informasi Akuntansi

Pengolahan data transaksi terdiri dari beberapa komponen. Komponen pengolahan data transaksi tersebut adalah:

a. Dokumen (source document)

b. Jurnal ( buku harian) dan register

c. Buku besar dan file

d. Laporan-laporan dan dokumen

e. Kode akun

f. Jejak audit (audit trial)

g. Metode pengolahan data, dan

h. Alat control dan pengaman


Kejadian

Ekonomis

Processing

Transaksi

Dokumen

BuktiPembukuan

Jurnal

(buku)

Harian

Buku Besar

(Ledger)

Laporan

Eksternal

Laporan

Internal

BukuPembantu

(Subsidiary

Ledger )

Daur

Penyusunan

Laporan

Daur

Operasioanal

Transaksi Bisnis

Revenue Cycle

Expenditure Cycle

Production Cycle

Finance Cycle

Faktur

Kuitansi

Bukti Kas Keluar

Order PembelianDan Lain - lainnya

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

27/69

Dokumen adalah alat perekam data transaksi yang peretama. Selain sebagai alat pendukung kejadian dari suatu

nransaksi, dokumen juga berperan sebagai:

a. Alat pemantau aliran fisisk, misalnya dokumen pesanan penjualan (sales order) yang dipergunakan

sebagai alat pemantau pergerakan barang dari gudang ke bagian pengiriman barang.

b. Sebagai pendukung akuntabilitas tindakan yang diambil

c. Untuk bahan pemutakhiran data base, misalnya salinan faktur yang digunakan untuk memutakhirkan

saldo,persediaan pada file persediaan.

d. Untuk bahan pembuatan output dokumen lainnya.

Jurnal dan register adalah alat perekam akuntansi yang memuat data transaksi secara kronologis. Jurnal memuat

data transaksi financial, sedangkan register merupakan pengganti jurnal atau catatan kronologis tentang data atau

kejadian non financial.

Jurnal umum adalah catatan harian berkolom dengan format umum yang dapat menampung semua jenis transaksi.

Jurnal khusus adalah jurnal dengan format khusus untuk merekam jenis transaksi harian yang paling sering terjadi.

Buku Besar (General ledger) adalah buku untuk mencatat data keungan mengenai seluruh akun aktiva, pasiva,

pendapatan dan biaya

Buku Pembantu (Subsidiary Ledger) adalah kelompok akun dengan karakteristik yang sama (misalnya piutang)

yang tersususn demikian rupa dengan tujuan untuk memudahkan proses akuntansi sehingga buku besar terbebas dari

hal-hal yang rinci mengenai saldo masing-masing individu.

Voucher Registeradalah buku harian atau jurnal yang seringkali dignakan sebagai pengganti jurnal pembelianDitinjau dari pengertian pengolahan data transaksi dalam suatu system informasi akuntansi, suatu file adalah

tempat penyimpanan data dan merupakan bagian dari keseluruhan data base perusahaan. Ada empat jenis file, yaitu:

1. Master File adalah file yang memuat record yang relative bersifat permanent mengenai entitas dan aktivitas

perusahaan.

2. Transaction File adalah file yang memuat record yang relative bersifat temporer mengenai suatu transaksi

tertentu.

3. Reference File adalah file yang memuat data yang baisanya berbentuk tabulasi, sebagai bahan pengolahan data

4. History file adalah file yang memuat data histories, misalnya file mengenai perkembangan penjualan dalam lima

tahun terakhir.

Hasil dari pengolahan data transaksi pada umumnya dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis, yaitu:

3. Laporan Keuangan yang umumnya dihasilkan dari pengoalahn data transaksi adalah neraca, perhitungan R/L,dan laporan arus kas.

4. Laporan manajemen, adalah laporan yang digunakan oleh amnajemen mengenai kegiatan operasional (teknis)

perusahaan. Laporan manajemen ini bias bersifat taktis ataupun strategis sesuai dnegan jenjang manajerial yang

membutuhkannya.

5. Dokumen yang dihasilkan oleh system pengolahan data pada umumnya adalah dokumen untuk memicu kegiatan.

Kode Akuntansi Adalah Suatu daftar kode dari semua akun yang terdapat dalam buku besar perusahaan.

Jejak Audit Adalah kesinambungan yang terbentuk oleh tahapan pengolahan data transaksi

Beberapa manfaat dari jejak audit yang terpenting adalah :

a. Mempermudah penemuan dari koreksi kesalahan

b. Mempermudah pemberian jawaban pertanyaan

c. Mempermudah memulihkan kerusakan file

Dua metode pengolahan data yang sampai saat ini di gunakan dalm system informasi akuntansi adalah :

a. Sistem pengolahan data secara manual

b. Sistem pengolahan data dengan menggunkaan komputer

Pengolahan data transaksi yang sehat memerlukan system pengendalian dan pengamanan yang baik. Sistem

pengendalian tersebut bisa di bangun dengan memberlakukakan kaidah kaidah dan ukuran ukuran yang harus di

ikuti secara konsisten.

Contoh bentuk ukuran pengendalian yang banyak di gunakan antara lain adalah :


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

28/69

a. Penggunaan kode akun dan akun pengendali pada buku besar.

b. jejak audit yang jelas

c. pembuatan dokumen berganda untuk di gunakan sebagi alat saling uji aantar departemen atau fungsi.

d. Pedoman prosedur ( Procedure Manual )

e. Uraian tugas( Job description )

f. Peraturan paraturan dan praktek pratek yang sehat

DAUR PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI

Daur Pendapatan meliputi fungsi fungsi yang di perlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkannya kepada pelanggan.

a. Prosedur atau aubsistem penjualan produk dan jasa hasil kegiatan perusahaan

b. Prosedur atau Subsistem piutang

Daur pengamanan mencangkup Fungsi fungsi yang di perlukan daur pengeluaran adalah daur

yang mencangkup fungsi fungsi yang di perlukan untuk memperoleh barang dan jasa yang di pergunakan

dalam kegiatan perusahaan.

Daur pendapatan dalam perusahaan meliputi fungsi fungsi yang di perlukan untuk menjual produk

dan jasa yng di hasilkannya pelanggan. Daur ini mencangkup antara lain:

Tiga fungsi pokok itu tercermin dalam prosedur penjualan sebagai berikut :

a. Fungsi pelaksanaan penjulan yang tercermin pada penanganan pesanan dari pelanggan yang di tangani

oleh bagian penjulan dan bagian kredit

b. Fungsi penguasaan dan pengawasan barang (custodianship ) yang tercermin pada kegiatan pengeluaranbarang dari gudang dan pengiriman barang oleh bagian pengiriman barang

c. Fungsi pencatatan dan pengolahan tagihan yang di tangani oleh bagian akuntansi dan bagian akuntansi

dan bagian penagihan sebagi akibat dari penjualan dan penyerahan barang

Daur pengeluaran pada umumnya meliputi :

a. Prosedur atau Subsistem, Pembelian barang persediaan dengan tujuan untuk di jual kembali atau di

produksi.

b. Prosedur atau Subsistem, Pembayaran gaji dan Upah sebagai imbalan atas jasa yang di berikan karyawan,

dan

c. Prosedur atau sussistem pembelian aktiva tetap yang tidak di maksudkan untuk di jual kembali.


5. Barang

6. Pemberitahuanpengiriman Barang

1. Persetujuan Kredit

3. Perintah

pengiriman

barang

Penyimpan

an Barang

Pengiriman

Barang

Pelanggan

Pencatatan

dan

Penagihan

Pencatatan

Kinerja

Pelanggan

Penaganan

Pesanan

8. masukan kinerja

pelanggan4. Prengeluaran

Barang

1. Pesanan pembelian 7. Faktur

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

29/69

Prosedur pembelian Barang persediaan

a. Fungsi Pelaksanaan Pembelian oleh bagian pembelian sesuai dengan permintaan pembelian (purchase

requisition ) yang di tujukan oleh petugas pencatat persediaan (inventory clerk ) atau tugas gudang

persediaan.

b. Fungsi penguasaan dan penangan barang (custodianship ) yang tercermin pada proses penerimaan barang

oleh bagian penerimaan dan penyimpanan barang oleh bagian gudang

c. Fungsi pencatatan dan pembebenan utang yang di laksanakan oleh bagian akuntansi sebagai akibat dari

pembelian barang.

Gambar Diagram Prosedur Pembelian

Asumsi yang dipergunakan dalam diagram terssebut adalah bahwa :

a. karyawan di bayar dengan menggunakan cek

b. Cek itu dikeluarkan dari rekening khusus untuk pembayaran gaji dan upah, dan

c. Setelaha menguangkan atau menyetorkan cek mereka masing masing bank, karyawan menerima

cancelled check, yaitu cek gaji yang di setorkan yang telah di beri tanda tidak berlaku oleh bank

dengan tujuan untuk dapat di jadikan bukti administrasi bagi masing masing karyawan.

Gambar dibawah menampilkan suatu diagram prosedur pembebanan pembayaran gaji dan upah.


Pemasok

Penerimaan

Barang

Penyimpan

an Barang

Pembelian

Barang

Pencatatan

Utang

Pencatatan

Persediaan

1. Permintaan pembelian

6. Barang

5. Copy tanda

terima Barang

3. Copy Pesanan

pembelian

4. Barang

2. Pesanan Pembelian 7. Faktur

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

30/69

Fungsi Produksi meliputi fungsi fungsi pengendalian produksi, pengendalian, persediaan, akuntansi biaya,dan

akuntansi properti.Pemisahan fungsi di terapkan dalam prosedur di atas antara lain sebagai berikut :

a. Fungsi Perencanaan yang dilaksankan oleh bagian perencanaan produksi berdasarkan masukkan yang

diperoleh dari bagian pemasaran serta persediaan

b. Fungsi Produksi dilaksankan oleh pabrik

c. Fungsi Pencatatan yang dilaksankan oleh bagian akuntansi biaya dan akuntansi persediaan.

d. Fungsi Pengelola persediaan yang di lakukan oleh gudang bahan baku dan bahan penolong serta gudang

hasil selesai


Karyawan

Produksi Bank

Administrasi

Personalia

Bagian

Utang

Akuntansi

Biaya dan

Buku Besar

Pencatatan

Waktu

kerja

Bagian

Keuangan

Bagian

Gaji dan

Upah

11. Paycheck

5. Laporan Jam

Kerja Karyawan

10. Paycheck4. Kartu Absensi

3. Daftar Kartawan

yang Sah

2. Ikhtisar Jam Kerja

12. cancelled check

7. Voucher Check8. Voucher

9. Voucher

Check

6. Daftar gaji dan upah

1. Jasa Tenaga Kerja

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

31/69

Gambar Diagram Prosedur Produksi

Prosedur Penerimaan UangTujuan utama penerimaan uang, dan tentunya juga pengeluaran uang adalah menghindari atau menekan kemungkinan

terjadinya kerugian kas.

Gambar dibawah menyajikan suatu diagram aliran data mengenai prosedur penerimaan uang dengan asumsi bahwa :

a. Uang di terima dalam bentuk cek dan semua cek di terima oleh unit khusus penerima dana ( mail room )

pada bagian kesekretarisan.

b. Cek cek tersebut di terima dengan disertai surat pengantar (remittance advice ) yang menjelaskan

mengenai tujuan pembayaran bersangkutan.

c. uang di asumsikan di terima dari pelunasan piutang, sehingga surat pengantar pembayaran di teruskan

oleh unit penerima dan ake bagian piutang.


Akuntansi

Biaya

Bagian

Perencanaan

Produksi

Gudang

Hasil

Selesai

Akuntansi

Persediaan

Kartu Jam

Kerja dan

Move Ticket

Bagian Pemasaran

2b. Order

Produksi 5. Jadwal

Produksi

3a. Permintaan

Bahan

7. Hasil Selesai

4. Bahan

1b. Laporan persediaan Bahanbaku dan penolong

1a. PrakiraanPenjualan

3b. Permintan Bahan

2a. Order Produksi 10. Laporan persediaan

Hasil Selesai

PabrikGudangBahan

Baku danpenolong

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

32/69

Gambar Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur Pengeluaran Uang

Prosedur Pengeluaran Uang dirancang dengan tujuan untuk menerapkan unsure pengendalian pada kegiatan

pengeluaran kas ( termasuk cek ). Cek pada umumnya di gunakan untuk pengeluaran uang dalam jumlah besar, dan

uang dalam arti sesungguhnya hanya di gunakan utuk jumlah pengeluaran yang kecil. Paraga 14-16 menampilkan

suatu diagram prosedur pengeluaran kas. Diagram itu di susun dengan asumsi bahwa :

a. Pengeluaran uang di lakukan dengan menggunakan cek

b. bank menyampaikan semua colled check kepada perusahaan

Pemisahan fungsi yang terdapat dalam prosedur di atas adalah sebagai berikut :

a. Fungsi Pencatatan yang di laksankan oleh bagian buku besar, buku pembantu biaya, dan bagian utang.

b. Fungsi pengesahan dan pengelolaan dana oleh kasir yang berwenang untuk mempersiapkan,

menadatanganmi dan mendistribusiokan cek.

c. Fungsi pengawasan oleh satuan pengawasan intern


KasirUnit

Penerima

Kiriman

Akuntansi

Piutang

Akuntansi

Buku Besar

Satuan

Pengawas

Intern

Bank

Pelanggan

1. Cek dan Pengantar

bayaran

2a. Cek2b. Pengantar

Pembayaran

7. Pencocokan4. TotalKelompok

3. Cek dan

Slip Setoran

5. Voucher

Jurnal

6. Slip Setoran

dan Rekening

Koran

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

33/69

Gambar Prosedur penngeluaran uang

KLASIFIKASI DATA DAN SISTEM KODE

Klasifikasi Adalah Pengelompokkan suatu kumpulan data ke dalam kelas kelas tertentu dalam konteks

system informasi, Klasifikasi berarti pengelompokkan data dan informasi.

Pemberian Kode ( Coding ) Adalah Pemberian symbol, misalnya huruf atau angka , pada data yang telah

tersusun ke dalam kelas kelas yang telah di kelompokkan nmenurut klasifikasi tertentu. Sistem Kode Adalah Sistem

yang memberikan identitas pada suatu kejadian atau entitas tertentu.

Untuk menyusun system kode yang baik, Syarat syarat berikut harus di penuhi :

a. kerangka yang di gunakan untuk menetapkan klasifikasi dank ode hendaknya sesuia dengan kebutuhan

informasi manajemen.


KasirBuku

Pembantu

Biaya

Buku BesarBagian

Hutang

Bank

Sartuan

Pengawas

Intern

Rekaman

1a.VoucherJurnal

2.Voucher

Pengeluaran,faktur,dan

dokumen pendukung

6.Laporan

kontrol

1bVoucherPengeluaran,faktur,dandokumen pendukung

5.Cancelled check dan

rekening koran

3a.Voucher

Jurnal

3b.Rincian Pembayaran

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

34/69

b. Setiap kejadian atau entitas hendaknya di beri kode khusus yang berbeda dengan kejadian atau entitas

lainnya.

c. Kode yang di gunakan hendaknya sederhana dan ringkas, sehingga mudah dan ekonomis.

d. kode yang di gunakan hendaknya luwes dan mudah di perluas penggunaannya, sehingga tidak perlu dig

anti apabila volume usaha perusahaan meningkat.

e. Kode hendaknya bersifat standar atau baku dan berlaku untuk semua fungsi sehingga system pelaporan

perusahaan dapat di integrasikan sepenuhnya.

f. Kode hendaknya sesuai dengan perilaku computer, mislnya memiliki jumlah digit dan posisi yang tetap.

Sistem kode yang banyak di gunakan di organisasi, termasuk perusahan, dapat di kelompokkan ke dalam tiga jenis,

yaitu :

a. Sistem Kode Berurut

b. Sistem kode Blok

c. Sistem Kode Kelompok

MENGHASILKAN INFORMASI

Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi biasanya

disajikan dalam tiga bentuk, yaitu

(1) dokumen yang berisi transaksi atau data perusahaan lain, misalnya cek dan faktur penjualan yang dikirimkan keperusahaan lain. Jenis yang lain seperti laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian digunakan secara

internal. Dokumen yang dihasilkan pada akhir kegiatan pengolahan transaksi disebut dokumen operasional

(operational document), untuk membedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal proses,

(2) laporan yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern. Laporan ini biasanya digunakan oleh karyawan

perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasional dan digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan serta

merancang strategi untuk perusahaan. Pemakai eksternal memerlukan laporan untuk berbagai keperluan seperti

mengevaluasi kemampulabaan perusahaan, menilai ketaatan terhadap peraturan yang berlaku, dan lain-lain. Beberapa

jenis laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan, dihasilkan secara regular. Sedangkan jenis laporan

lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan tersebut dibutuhkan,

(3) Query merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system merespon permintaan data secara spesifikbaik bentuk, isi, maupun waktu dihasilkannya informasi tersebut. Bentuk laporan ini merupakan jawaban atas

meningkatnya kebutuhan informasi yang ternyata tidak dapat dipenuhi hanya dengan menghasilkan dokumen atau

laporan periodic saja. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang memerlukan

tindakan cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh solusinya.

Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya ada dua, yaitu

(1) tujuan keluar (eksternal), dan

(2) tujuan ke dalam (internal). Informasi untuk pemakai eksternal seperti laporan keuangan, dihasilkan untuk

memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan. Informasi untuk pemakai internal, ditujukan untuk

memenuhi kebutuhan informasi oleh manajemen, guna membantu melaksanakan tugas-tugas manajerial, sepertiperencanaan kegiatan (planning), pengarahan dan motivasi karyawan (directing & motivating), pengendalian

(controlling), dan pembuatan keputusan (decision making).


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

35/69

BAB VI

DAUR PENDAPATAN


Mahasiswa mampu memahami fungsi-fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa

perusahaan kepada pelanggan


1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen pemasaran

2. Mahasiswa dapat memahami informasi yang diperlukan oleh jajaran penjualan dan pemasaran

3. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan daur pendapatan

4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pendapatan berbasis manual

5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pendapatan berbasis komputer

PENDAHULUAN

FUNGSI MANAJEMEN PEMASARANFungsi Manajemen pemasaran pada umumnya di pimpin oleh seorang direktur pemasaran yang merupakan anggotan

dewan direksi.

Manajemen Pemasaran Bertanggung jawab atas :

a. Perumusan kebikjakan penetapan harga yang mencangkup tidak hanya harga dasar, melainkan juga diskon, syarat

syarat kredit, serta kebijakan dari garasi

b. Berperan serta dalam berbagai kebijakan signifikan yang terkait dengan bidang bidang spesifik, misalnya

pengeanalan produk baru atau perencanaan kegiatan pemasaran besar besaran.

c. Koordinasi dan Evaluasi kinerja jajaran karyawan yang berada di bawah tanggung jawab. termasuk memberikan

motivasi kepada mereka agar roda kegiatan pemasaran berjalan lancar dan terus berkembang.

Contoh Bagan Organisasi jajaran Pemasaran


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

36/69

Beberapa Informasi yang di perlukan oleh para pejabat di jajaran penjualan antara lain adalah

sebagai berikut :

a. Perkiraan Penjualan ( Sales Forecast ) yang akan di jadikan bahan bagi kepala divisi penjualan dan para

manajer daerah untuk menyusun perencanaan kegiatan penjualan

b. Analisis Penjualan Merupakan informasi mengenai realisasi penjualan, Sehingga dapat di jadikan bahan

untuk mengendalikan kegiatan penjualan.

c. Analisis Kemampuan Meraih Laba ( profitability Analisys ) Merupakan informasi yang merinci margin

penjulan menurut masing masing produk, wilayah, pelanggan, salur distribusi, ataupun rician lainnya.

d. Analisis aktivitas petugas penjual yang meliputi informasi, misalnya mengenai jumlah kunjungan

pelanggan, jangka waktu yang du gunakn untuk membina.

e. Informasi untuk petugas penjual untuk memperlancar tugas yang di bebankan kepada mereka.

Informasi yang di perlukan oleh para pejabat di jajaran kepada divisi dan promosi antara lain :

a. Analisis Penjualan

b. Analisis Perilaku Pelanggan

c. AnalisisBiaya Iklan dan Promosi

Informasi yang di perlukan oleh para peajabat yang di bawah jajaran kepala divisi perencanaan produk

antara lain adalah :

a. Analisis Penjualan dan kemampuan laba yang di rinci menurut lini produk sebagi bahan untuk

menyusun kebijakan dan rencana terhadap suatu produk baik yang sudah maupun yang belum di

luncurkan.

b. Biaya produk yang sudah ada akan di luncurkan yang akan di gunakan sebagai bahan untuk menentukan

tampilan, kemasan dan penghapusn produk.

c. Analisis Perilaku pelanggan yang akan di gunakan sebagai bahan untuk menentukan tampilan dan

kemasan produk yang di hrapkan sesuai dengan perilaku tersebut

d. Proyeksi biaya dan pendapatan sebagai bahan untuk menyusun rekomendasikan pengerakan produk

baru.

Informasi yang di gunakan jajaran kepala divisi layanan pelanggan pada umumnya bersumber dari

pelanggan itu sendiri, antara lain :


Direktur

Pemasaran

Kepala Divisi

Perencanaan

produk

Kepala Divisi

Penelitian

Pemasaran

Kepala Divisi

Penjualan

Kepala Divisi

Iklan dan

Promosi

Kepala Divisi

Layanan

Pelanggan

Manajer

Daerah V

Manajer

Divisi IV

Manajer

Divisi II

Manajer

Divisi III

Manajer

Daerah I

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

37/69

a. Frekuensi keluhan, pertanyaan, permintaan, pelanggan untuk menentukan perbaikan dalam pelayanan

atau menentukan bantuan teknis, jasa purna jual, serta insentif insentif lain yang masih dan akan di

perlukan dalam pelayanan yang akan datang.

b. Biaya kegiatan layanan pelanggan yang di bandingkan dengan kinerja layanan pelanggan itu sendiri

sehingga efisiensi dan efektifitas kegiatan pelayanan bisa di ketahui dengan jelas.

2. INFORMASI UNTUK JAJARAN PENJUALAN DAN PEMASARAN

Ditinjau dari kepentingan manajemn dari pengolahan pemasaran, system informasi akuntansi dapat menyajikan dua

aspek informasi yaitu :a. Informasi yang di himpun dari pengolahan pesanan pembelian, dan

b. Laporan Dan analisis biaya

Gambar Diagram Prosedur penjualan

Laporan Laporan analisis biaya yang dapat di susun oleh system informasi akuntansi perusahaan

antara lain :

a. Analisis Biaya Produk, Terdiri dari :

Biaya Produksi


Pencatatan

Pengirman

Barang

Penanganan

Pesanan

PengirimanBarang

Pelanggan

Pencatatan

kinerja

Pelanggan

Penyimpana

n Barang

2. Persetujuan Kredit

7.Faktur

6.Pemberitahuan

Pengiriman

8. Masukkan

Kinerja Pelanggan

3. PerintahPengiriman

Barang

4. Pengeluaran

Barang

1. Pesanan Pembelian

7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

38/69

Biaya Penjualan dan Pemasaran

b. Laporan Biaya menurut pusat pusat pertanggung jawaban

Laporan Biaya Proyek

Proyeksi Pendapatan dan Laba

3. TRANSAKSI AKUNTANSI DAN PENCATATAN DAUR PENDAPATAN

Ada Tiga Jenis master file utama yang di pergunakan dalam daur penjualan adalah :

1. Master File Piutang Input Untuk master File piutang adalah :

Transaksi Penjualan

Transaksi Penerimaan kas hasil Penjualan

Penghapusan Piutang, serta

retur dan potongan Penjualan

Out put Untuk master File piutang adalah :

Surat Pernyataan piutang yang di kirimkan ke pelanggan ( debitur ) secara periodic

Tanggapan terhadap permintaan persetujuan kredit bagi masing masing pelanggan

Berbagai laporan misalnya laporan usia piutang ( aging Schedule ), daftar debitur nakal

( delinquencies ), daftar alamat debitur, daftar klasifikasi debitur.

2. Master file Persediaan hasil Selesai

Input Untuk master File Persediaan hasil selesai yaitu :

Transaksi Penjualan

Perintah Produksi yang di keluarkan

Perintah Produksi yang di selesaikan

koreksi koreksi lainnya, seperti susut, pencurian, barang rusak dan lain - lain

Out put Untuk master File Persediaan hasil selesai yaitu

Laporan status Persediaan

Laporan kekosongan barang dan persediaan di bawah minimum.

Analisi tingkat perputaran persediaan

3. Master file ikhtisar penjualan

Struktur dan uatan file inkhtisar penjualan amat tergantung dari karakteristik system. Dalam sustu

system yang didasarkan pada pengolahan data elektronik, struktur dan muatannya kurang lebih akan nampak

sebagai berikut:

Nomor kode pelanggan

Nomor kode barang persediaan

Nomor kode wilayah penjualan

Nomor kode tenaga penjual

Total penjualan minggu ini, unit, realisasi

Total penjualan minggu ini, unit, tahun lalu Total penjualan minggu ini, unit, anggaran

Total penjualan minggu ini, rupiah, realisasi

Total penjualan minggu ini, rupiah, tahun lalu

Total penjualan minggu ini, rupiah, anggaran

Total akumilasi tahunan sampai dengan hari ini, uni, realisasi

Total akumilasi tahunan sampai dengan hari ini, uni, tahun lalu

Total akumilasi tahunan sampai dengan hari ini, uni, anggaran

4. SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR PENDAPATAN BERBASIS MANUAL


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

39/69

Order Penjualan (Sales Order ) adalah Dokumen yang berfungsi sebagai perinath kepada bagian gudang dan

bagian pengiriman untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Dokumen Order Penjualan juga memuat :

a. Persyaratan Kredit

b. Biaya angkut

c. Pajak

d. perkalian kualitas barang dan harga per unit barang

e. Total nilai yang di fakturkanOrder Penjualan di gunakan sebagai :

a. Dokumen slip pembungkus

b. Bukti pencatatan di buku persediaan

c. Pemberitahuan kepada bagian penagihan bahwa barang telah di kirim.

Faktur (Invoice ) adalah Alat untuk menagih pelanggan atas pesanan yang di minta sebesar harga barang di tambah

biaya biaya dan pajak yang di bebankan.

Surat Penyataan Piutang (Statement of costumer Account ) adalah surat yang memuat rincian

transaksi dalamp periode terakhir dan menyatakan jumlah total piutang perusahaan kepada pelanggan atau

debitur yang bersangkutan.

Dari prosedur di atas, kita bisa melihat adanya mekanisme saling mengawasi (Internal chek ) yang

tercipta karena adanya independensi organisasi, yaitu adanya pemisahan antara :a. fungsi Pengelolaan 9custodial ) yang di laksankan oleh bagian Gudang dan bagian pengiriman.

b. fungsi pelaksanaan yang di laksankan oleh bagian penjualan, dan

c. Fungsi pencatatan yang di laksankan oleh bagian kredit, bagian buku besar, bagian piutang, daan bagian

penagihan.

Dengan adanya pemisahaan tugas itu, dapat di jamin bahwa :

a. hanya barang barng yang di kirimkan ke pelanggan saja yang di keluarkan dari gudang

b. barang barang yang di keluarkan adalah barang yang di pesan oleh pelanggan

c. barang barang yang di kirimkan ke pelanggan benar benar di tagihkan harganya ke pelanggan

dengan baik.Prosedur penjualan Tunai Manual

Ada beberapa mesin cash register dengan karakteristik berbeda antara satu dengan lainnya, antarlain :

a. Mesin yang hanya mampu mencatat dan mengakumulasikan total penjualan, namun tidak bisa

mengeluarkan tanda penerimaan pembayaran

b. Mesin yang bisa mencetak tanda pembayaran dan mencatat dan mencetak angka kumulatif penerimaan

pembayaran

c. Mesin yag bisa mencetak angka penjualan (penerimaan uang ) pada nota penjulaan di tulis tangan serta

mencatat dan mengakumulasikan total penjualan pada pita atau lembar audit pada mesin.


7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013

40/69

BAB VII

DAUR PENGELUARAN I


Mahasiswa mampu memahami proses pengadaan barang ataupunjasa perusahaan yang menimbulkan

pengeluaran sumber daya khususnya kas.


1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen pembelian

2. Mahasiswa dapat memahami informasi yang diperlukan oleh eksekutif pembelian

3. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan data pembelian

4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pembelian berbasis manual

5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pembelian berbasis computer

6. Mahasiswa dapat memahami peluang penggunaan teknologi informasi dan prosedur persediaan

PENDAHULUAN

FUNGSI MANAJEMEN PEMBELIAN

Fungsi pembelian barang sebenarnya berada di bawah atap fungsi logistik. Yang di maksud dengan

fungsi logistic adalah Fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang mengalir ke segenap

bagian organisasi.

Fungsi Pembelian antara lain bertanggung jawab untuk :

a. Menentukan kuantitas barang yang akan di beli secara tepat

b. Menetukan waktu penerimaan b

Bpk sia MI peb. 2013

Documents

Transcript of Bpk sia MI peb. 2013