BINTEK BUDAYA DOKUMENTASIKEMENTRIAN KOMINFOMANADO, 13 JUNI 2011

KETERKAITAN ANTARAUNDANG-UNDANG 43/2009 TENTANG

KEARSIPAN DENGAN UU 14/2008 TENTANG KETERBUKAN

INFORMASI PUBLIK

Sedikit Perkenalan

Drs. Sumrahyadi, MIMSsumrahyadi@yahoo.com

-Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Padjadjaran;-Master Information Management System, Monash Univ. Melbourne, Australia;-Mahasiswa S3, Fisisp, UI-Human Resources Management Course, Washington DC;-Strategic Management, USA;-International Management Development Program, USDA, USA;-Marketing and Financial Management, USA;-Managing Digital Records, Singapore;-Leadership and Management, Washington DC;-Introductory Academic Program, Melbourne, Australia;-Records Management in Services of Democracy, Swedia-Strategic Management, Intan, MTCP, Malaysia;-Archives Administration, NAN, Belanda;-Kapus Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan, ANRIStaf Pengajar Univ. Indonesia (Program D3, S1 dan S2);Staf Pengajar STIA-LAN, UTStaf Pengajar PTS Lainnya;Konsultan Records Management;

RIWAYAT PERATURAN PERUNDANGAN

PENGERTIAN ARSIP DAN INFORMASI; KETERBUKAAN ARSIP DAN

INFORMASI; PEMBEDAAN ARSIP DAN SIFAT ARSIP; IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG

DAPAT DIAKSES PUBLIK;

Pokok bahasan

DIUNDANGKAN PADA TAHUN 2008 DENGAN NOMOR 14/2008 DAN BARU DIBERLAKUKAN 1 MEI 2010;

UNDANG-UNDANG YANG TERMASUK LAMA DALAM PROSES LEGISLASINYA (SEKITAR 10 TAHUN);

ADA PERTENTANGAN KEPENTINGAN ANTARA PENGGUNA INFORMASI/LSM DENGAN PEMERINTAH;

DIILHAMI OLEH PERATURAN YANG SAMA PADA BEBERAPA NEGARA, MISALNYA FREEDOM OF INFORMATION ACT, ATAU FREEDOM OF PRESS ACT (SWEDIA);

BAHKAN FREEDOM OF PRESS ACT SUDAH DIUNDANGKAN SEJAK TAHUN 1776, SEHINGGA KECENDERUNGAN NEGARA SKANDINAVIA MENJADI NEGARA PALING DEMOKRATIS DAN NEGARA YANG TINGKAT CPI-NYA TINGGI

UNDANG-UNDANG KIP

INDEKS KORUPSI INDONESIA BERDASARLEMBAGA TRANSPARENCY INTERNATIONAL

DI BERLIN, JERMAN TINGKAT CPI (CORRUPTION

PERCEPTION INDEX ) INDONESIA TAHUN 2006 ADALAH 2,4 RANKING 130 DARI 163;

TAHUN 2007 DENGAN CPI 2,3, RANKING 143 DARI 180 NEGARA NEGARA TERKORUP KETIGA DI ASEAN SETELAH MYANMAR DAN KAMBOJA (TERTINGGI DENMARK, FINLANDIA DAN NEW ZEALAND CPI 9,4)

TAHUN 2008 DENGAN CPI 2,6 MERUPAKAN NEGARA TERKORUP DI ASEAN;

TAHUN 2009 DENGAN CPI 2,8 POSISI KE 111 DIANTARA 180 NEGARA DAN POSISI 5 TERKORUP DI ASEAN;

2010, CPI 2,8 POSISI 110 DIANTARA 178 NEGARA (TERTINGGI DENMARK, SINGAPUR, NZ DAN FINLANDIA)

HUBUNGAN TINGKAT KORUPSI DENGAN KETERBUKAAN AKSES PUBLIK

KECENDERUNGAN NEGARA SKANDINAVIA (DENMARK, FINLANDIA, NORWEGIA, DAN SWEDIA) SELALU MENJADI NEGARA TERBERSIH DENGAN CPI YANG TINGGI KARENA FREEDOM OF PRESS ACT TELAH DIUNDANGKAN SEJAK 1776;

SEHINGGA PEMERINTAH TELAH BIASA MENJALANKAN KETERBUKAAN DAN AKUNTABEL, SEMENTARA MASYARAKAT SEBAGAI SOCIAL CONTROLTELAH DAPAT MENGAKSES INFORMASI PUBLIK SECARA MUDAH TANPA DISKRIMINASI;

DATA PERISET PASAR EROPA DI VIENNA MENYEBUTKAN BAHWA PROSENTASE TINGKAT PENGGUNA INTERNET DIBANDINGKAN DENGAN JUMLAH PENDUDUK 14 TAHUN KEATAS, NEGARA SKANDINAVIA JUGA YANG TERATAS (ISLANDIA 88 %, FINLANDIA 81 %, NORWAY DAN DENMARK 76 % DAN SWEDIA 73 %) YANG TERENDAH ADALAH ALBANIA TERENDAH HANYA 1 %.

Arsip adalah rekaman kegiatan atauperistiwa dalam berbagai bentuk danmedia sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara

ARSIP UU NO 43 /2009 TENTANG KEARSIPAN

ARSIP MENURUT ISO 15489

TENTANG RECORDS MANAGEMENT

INFORMASI YANG DIBUAT, DITERIMA, DAN DIPELIHARA SEBAGAI BUKTI DAN INFORMASI OLEH ORGANISASI ATAU ORANG, SESUAI KEWAJIBAN HUKUM ATAU DALAM TRANSAKSI DARI SUATU BISNIS/URUSAN

ARSIP ADALAH INFORMASI TEREKAM YANG DIBUAT ATAU DITERIMA DALAM RANGKA PERENCANAAN, PENGENDALIAN PELAKSANAAN ATAU PENYELESAIAN KEGIATAN KELEMBAGAAN ATAU PERSEORANGAN DAN TERDIRI ATAS ISI, KONTEKS, DAN STRUKTUR YANG MEMADAI UNTUK BISA MENJADI BUKTI DARI SUATU KEGIATAN

ICA (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES)

Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda tanda yang mengandung nilai,

makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat didengar, dan dibaca yang disajikan

dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronuk ataupun nonelektronik (UU No. 14

Tahun 2008 Psl.1 ayat (1)

Informasi

* Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lain yang berkaitan dengan kepentingan publik (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (2).

* ARSIP MERUPAKAN INFORMASI ATAU SALAH SATU BAGIAN DARI INFORMASI

Informasi Publik

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (3) .

Badan Publik

SETIAP INFORMASI PUBLIK BERSIFAT TERBUKA DAN DAPAT DIAKSES OLEH SETIAP PENGGUNA INFORMASI PUBLIK;

INFORMASI PUBLIK YANG TIDAK DAPAT DIBERIKAN OLEH BADAN PUBLIK SEPERTI INFORMASI YANG DAPAT MEMBAHAYAKAN NEGARA, INFORMASI TENTANG PERLINDUNGAN USAHA DARI PERSAINGAN USAHA TIDAK SEHAT, INFORMASI TENTANG HAK-HAK PRIBADI, INFORMASI TENTANG RAHASIA JABATAN DAN INFORMASI YANG BELUM DIKUASAI/DIDOKUMENTASIKAN

ADA BEBERAPA INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN YANG BERSIFAT TERTUTUP;

SIFAT INFORMASI PUBLIK

a. Menghambat proses penegakan hukum;b. Mengganggu kepentingan perlindungan hak atas

kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

c. Membahayakan pertahanan dan keamanan negara;d. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesiae. Merugikan kepentingan politik luar negeri dan

hubungan luar negeri;f. Merugikankepentingan politik luar negeri dan

hubungan luar negeri;g. Mengungkapkanisi akta autentik yang bersifat pribadi

dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;h. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi;i. Mengungkap memorandum atau surat-surat yang

menuntut sifatnya perlu dirahasiakan.

KRITERIA ARSIP YANG TERTUTUP/INFORMASI YANG DIKECUALIKAN

INFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA BERKALA, YAITU INFORMASI YANG BERKAITAN DENGAN BADAN PUBLIK, I NFORMASI MENGENAI KEGIATAN DAN KINERJA BADAN PUBLIK, INFORMASI MENEGNAI LAPORAN KEUANGAN, INFORMASI LAIN SESUAI ATURAN PERUNDANGAN;

INFORMASI TERSEBUT DISAMPAIKAN PALING SINGKAT 6 BULAN SEKALI;

INFORMASI WAJIB DISEDIAKANDAN DIUMUMKAN

INFORMASI YANG DAPAT MENGANCAM HAJAT HIDUP ORANG BANYAK DAN KETERTIBAN UMUM;

PENYEBARLUASAN INFORMASI TERSEBUT DENGAN CARA YANG MUDAH DAN BAHASA YANG MUDAH

INFORMASI WAJIB DIUMUMKAN SECARASERTA MERTA

PEMBEDAAN ARSIP

ARSIP DINAMIS Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

ARSIP STATIS, Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah diverifikasi oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan, kemudian ditetapkan masuk dalam kategori arsip statis sesuai dengan peraturan per UU an.

PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

ARSIP INAKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannYa telah menurun

ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI INFORMASI MENGENAI KESEJARAHAN TENTANG SUATU PERISTIWA ATAU KEGIATAN;

ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI INFORMASI YANG TINGGI, MENGENAI IPTEK SEBAGAI AKIBAT PENELITIAN MURNI/TERAPAN, MENGENAI ORANG, TEMPAT, BENDA, FENOMENA DAN MASALAH;

ARSIP MENGENAI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN;

ARSIP MENGENAI FAKTA DAN KETERANGAN TENTANG BAGAIMANA LEMBAGA DICIPTAKAN, TUGAS DAN FUNGSI;

ARSIP MENGENAI BUKTI KEKUATAN HUKUM, HAK DAN KEWAJIBAN WARGA NEGARA DAN PEMERINTAH TERMASUK BAHAN BUKTI PERADILAN.

KRITERIA ARSIP STATIS

JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN

PERMANEN1. Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat

pusat atau daerah;2. Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi

(struktur, tugas fungsi, job des, pendirian organisasi)

3. Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (Pesawat CN-235, sosro bahu, cakar ayam;

4. Arsip tentang bangunan monumental;5. Arsip tentang batas wilayah6. Arsip tentang hak patent, formula, resep dan

copy right7. Arsip tentang tokoh atau perorangan yang

melekat dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, tempat gempa Liwa, Org.Golkar, LPU, Fenomena kejahatan, peristiwa Malari, dll.

MEDIA ARSIP

ARSIP DAPAT BERUPA:

BAGAIMANA DENGAN ARSIP ?

APAKAH ARSIP DAPAT DIAKSES OLEH

PUBLIK ?

BAGAIMANA DENGAN PERATURAN KEARSIPAN

1. APA SEMUA ARSIP DAPAT DIAKSES PUBLIK ??2. PP 34/1979 TENTANG PENYUSUTAN DALAM PENJELASAN DISEBUTKAN BAHWA PADA PRINSIPNYA ARSIP DINAMIS BERSIFAT TERTUTUP3. PERLU ADANYA IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS MANA YANG DAPAT DIAKSES DAN DIBUKA UNTUK PUBLIK DAN MANA YANG TERTUTUP

1. APA SEMUA ARSIP DAPAT DIAKSES PUBLIK ??2. PP 34/1979 TENTANG PENYUSUTAN DALAM PENJELASAN DISEBUTKAN BAHWA PADA PRINSIPNYA ARSIP DINAMIS BERSIFAT TERTUTUP3. PERLU ADANYA IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS MANA YANG DAPAT DIAKSES DAN DIBUKA UNTUK PUBLIK DAN MANA YANG TERTUTUP

SIFAT ARSIP STATIS

1. PADA PRINSIPNYA ARSIP STATIS BERSIFAT TERBUKA UNTUK UMUM (OPEN TO PUBLIC);2. SEBAGIAN ARSIP DIPERTIMBANGKAN TERTUTUP DENGAN ALASAN KEAMANAN NASIONAL, SENSITIVITAS PERORANGAN, ALASAN PERUDANGAN, DLL; PENETAPAN TERTUTUP OLEH KEPALA LK DILAPORKAN KEPADA DPR/D3. PERLU ADANYA PEMBATASAN BERAPA LAMA ARSIP TERSEBUT DAPAT DIBUKA UNTUK UMUM, DI BEBERAPA NEGARA PEMBATASAN TERSEBUT 3O TAHUN, 4. WALAUPUN TERTUTUP TETAPI UNTUK KEPENTINGAN PENELITIAN, PENYIDIKAN DAN PENYELIDIKAN ARSIP TERSEBUT DAPAT DIBUKA

1. PADA PRINSIPNYA ARSIP STATIS BERSIFAT TERBUKA UNTUK UMUM (OPEN TO PUBLIC);2. SEBAGIAN ARSIP DIPERTIMBANGKAN TERTUTUP DENGAN ALASAN KEAMANAN NASIONAL, SENSITIVITAS PERORANGAN, ALASAN PERUDANGAN, DLL; PENETAPAN TERTUTUP OLEH KEPALA LK DILAPORKAN KEPADA DPR/D3. PERLU ADANYA PEMBATASAN BERAPA LAMA ARSIP TERSEBUT DAPAT DIBUKA UNTUK UMUM, DI BEBERAPA NEGARA PEMBATASAN TERSEBUT 3O TAHUN, 4. WALAUPUN TERTUTUP TETAPI UNTUK KEPENTINGAN PENELITIAN, PENYIDIKAN DAN PENYELIDIKAN ARSIP TERSEBUT DAPAT DIBUKA

JIKA PENCIPTA ARSIP MEMBERIKAN PERSYARATAN TERTENTU MAKA AKSES HARUS DILAKUKAN SESUAI PERSYARATAN TERSEBUT;

ARSIP STATIS YANG DINYATAKAN TERTUTUP DAPAT DIBUKA SETELAH 25 TAHUN SETELAH MELEWATI MASA PENYIMPANANNYA, KEPALA LK DAPAT MENYATAKAN ARSIP MENJADI TERBUKA;

LK MEMILIKI KEWENANGAN MENETAPKAN KETERBUKAAN ARSIP DENGAN BEBERAPA PERTIMBANGAN

LANJUTAN

Identifikasi arsip DINAMISyang

dapat diAKSES

MEMAHAMI FUNGSI ORGANISASI DAN UNIT KERJA;

MENGGUNAKAN ANALISA FUNGSI; MEMBUAT DAFTAR BERKAS YANG ADA DALAM

UNIT KERJA; PENILAIAN DAN PENENTUAN BERKAS YANG

DAPAT DIBUKA/DIAKSES UNTUK PUBLIK; MEMBUAT DAFTAR BERKAS YANG DAPAT DIBUKA

UNTUK UMUM; LEGALISASI/PENGESAHAN OLEH PIMPINAN

ORGANISASI UNTUK BERKAS YANG DAPAT DIBUKA

LANGKAH KEGIATAN

ANALISA FUNGSI ORGANISASI

FUNGSI/FUNCTION

KEGIATAN/ACTIVITIES

PROSES ADMINISTRASI/ TRANSAKSI/TRANSACTION

BERKASKAN/FILE

NO Judul Berkas (File) Keterangan

Berkas yang diciptakan unit pengolah

NO Berkas (File) Keterangan

Berkas yang diusulkan untuk DAPAT diakses

NO Judul Berkas (File) Keterangan

1. Kepegawaian:a. pengadaan peg;

b. pengangkatan pegawai;

C. kesejateraan pegawai;

d. hasil fit and proper test

Dapat diakses

Dapat diakses

Dapat diakses

Tertutup

Berkas yang diciptakan unit pengolah

NO Berkas (File) Keterangan

1. a. Pengadaan peg

b. pengangkatan

pegawai, dll

Berkas yang diusulkan untuk DAPAT diakses

Thank YouTerima Kasih