Membangun Keunggulan Organisasi Membangun Keunggulan Organisasi melaluimelalui

BUDAYA KAIZENBUDAYA KAIZEN

Membangun Keunggulan Organisasi Membangun Keunggulan Organisasi melaluimelalui

BUDAYA KAIZENBUDAYA KAIZEN

Bambang Herutomoherutomo@batan.go.id

PTBN - BATAN

Reformasi Birokrasi

Kita berangkat bekerja tentunyaKita berangkat bekerja tentunyautk mencapai keberhasilanutk mencapai keberhasilan

Tetapi ada yg berangkat hanya agar tdk terlambat atau agar kelihatan ada

Apakah alasan Anda ?Sadarilah bhw Anda hanya sepenting alasan Anda. Semakin

kuat alasan Anda. Akan semakin kuat upaya Anda.Maka berhentilah sejenak dan pikirkan alasan bagi kerja

keras Anda, alasan bagi semua beban yg Anda pikul, dan alasan bagi pencapaian dari semua impian Anda

Ketahuilah bhw seseorang belum sepenuhnya hidup sampai dia mengetahui utk apakah kehidupannya.

[ Mario Teguh ]

POKOK BAHASAN

KONSEP KAIZEN GEMBA KAIZEN KAIZEN EVENT

“ NOT A DAY should go by Without some kind of Improvement being

made somewhere in the Organization “

Let's make a new day everydayLet's make a new day everydayHari ini lebih baik dari kemarin, dan hari esok lebih baik Hari ini lebih baik dari kemarin, dan hari esok lebih baik

dari hari ini. Seberapapun perbaikan yg kita lakukandari hari ini. Seberapapun perbaikan yg kita lakukan

Don't Worry be Happy!Don't Worry be Happy!

KATA PEMBUKA

Di dunia ini tdk ada yg kekal, semua terus berubah, tapi ada satu yang kekal,

yaitu PERUBAHAN itu sendiri

Karena perubahan akan terus ada, maka kita juga hrs memenuhi, mengantisipasi,

mengatasi dgn cara melakukan perbaikan terus-menerus, apabila kita

ingin survive dalam perubahan

Permasalahannya “HOW TO CHANGE”

CHANGE OR DIE

Mengingat Keterbatasan Sumber Daya Yg PTBN miliki [Dana, SDM, SDA] adl tdk bijaksana apabila kita mengikuti model perubahan cara barat [drastis-inovatif].

Model perubahan secara gradual yg di-kembangkan Jepang yg disebut KAIZEN dirasa cocok utk kita adopsi dan adaptasi dlm membangun keunggulan organisasi.

[ Alon-alon waton kelakon ]

How To Change

K A I Z E NK A I Z E N

“ Peningkatan terus-menerus menuju kehidupan yg lebih baik [menuju ke kesempurnaan] “

… For Good of All

“ Continuous Improvement “

Kaizen adl peningkatan berkelanjutan yg dilaku-kan secara gradual [kontinyu] tanpa investasi modal yg besar. Peningkatan thd hal yg sdh ada.

Aktivitas kaizen melibatkan semua anggota dlm herarki perusahaan mulai dari Top Management hingga pekerja di level terrendah.

Intinya adl kesadaran memuaskan pelanggan jika perusahaan ingin tetap eksis, memperoleh laba, dan berkembang.

Tujuan utama kaizen: menyempurnakan kualitas, proses, sistem, biaya, penjadwalan demi kepuas-an pelanggan [QCDSM].

Kaizen – Just Do It!

Tidak ada yang terbaik, yang ada adl lebih baik

Good is never good enough. And Kaizen is a never ending journey to excellence

Jangan tunda perubahan, Mulailah dari dirimu sendiri, dari yang kecil atau mudah, dan sekarang juga.

Lebih mudah meningkatkan yg sdh ada dibanding mengkreasi yg baru.

FALSAFAH KAIZEN

KAIZEN MINDSETKAIZEN MINDSETBertumbuh dgn Karakter Hari ini lebih baik dari

kemarin, dan hari esok lebih baik dari hari ini

Panas dan hujan mrpk penyubur pertumbuhan

Aku sadar bhw se-makin tinggi aku akan semakin banyak angin yg menerpaku, tetapi semakin manis buah yg aku hasilkan

Metode Kaizen : [Fokus Utamanya adl Manusia]➔ Mengubah cara kerja karyawan shg lebih

produktif, tidak melelahkan, lebih efisien, selamat, memotivasi, dll [MANUSIA]

➔ Memperbaiki kinerja peralatan [ALAT]➔ Memperbaiki prosedur kerja [METODE]

Prinsip Kaizen : ➔ Perbaikan / Peningkatan➔ Kontinyuitas [ on-going ]

KAIZENKAIZEN

Mrpk Suatu Budaya [Way of Life] Mrpk Suatu Budaya [Way of Life] peningkatan berkelanjutanpeningkatan berkelanjutan

Diawali dari orang dan ditujukan utk orang Diawali dari orang dan ditujukan utk orang

Total system [seluruh organisasi]Total system [seluruh organisasi]

Speak with real data bukan persepsi Speak with real data bukan persepsi [berbasis realitas][berbasis realitas]

Bersifat jangka panjang [impaknya]Bersifat jangka panjang [impaknya]

KAIZENKAIZEN

Mrpk Suatu Budaya [Way of Life] Mrpk Suatu Budaya [Way of Life] peningkatan berkelanjutanpeningkatan berkelanjutan

Diawali dari orang dan ditujukan utk orang Diawali dari orang dan ditujukan utk orang

Total system [seluruh organisasi]Total system [seluruh organisasi]

Speak with real data bukan persepsi Speak with real data bukan persepsi [berbasis realitas][berbasis realitas]

Bersifat jangka panjang [impaknya]Bersifat jangka panjang [impaknya]

Budaya Mencari Peluang Perbaikan Day to Day

MASALAH = PELUANG PERBAIKAN

MASALAH :MASALAH :Gap antara realita dan harapanGap antara realita dan harapan

MASALAH ≠ PENYEBABMasalah muncul sbg Akibat dari Keputusan atau

Tindakan yg Kita ambil [dlm kendali kita]. Oleh krn itu Don't Looking For a Black Sheep jika

mempunyai masalah.Be Happy jika Anda punya masalah krn ada

kesempatan utk maju dan sukses.

BUDAYA KAIZEN

Tiga Bentuk Masalah :Tiga Bentuk Masalah : Masalah yg sengaja dibuat [problem to be

created]. Biasanya dlm bentuk peningkatan drastis shg perlu penyelesaian secara Inovatif

Masalah yg dirasakan [problem to be percieved]. Biasanya dlm bentuk peningkatan gradual, dan diselesaikan dgn cara Kaizen

Masalah yg telah terjadi [problem already occurred], diselesaikan dgn cara perbaikan/ maintenance agar tdk terjadi lagi.

Penyelesaian Masalah Menurut Manajemen Jepang

MASALAH DLM ORGANISASI

20%20%

80%80%

Kaizen Loop

“ Find, Reports, and Fix Problems “

Partisipasi seluruh anggota organisasi dalam peng- ungkapan dan penyelesaian masalah mrpk hukum dasar dlm Kaizen.

KAIZEN in ACTION Suatu bentuk Enterprise Learning [melalui per-

baikan kecil-kecil tanpa henti] Melibatkan semua pekerja: Top Management,

Middle Management, Supervisors, Shop Floor Workers, Supporting Staffs dgn motivasi untuk selalu mencari perbaikan [Team Oriented]

Mrpk utk upaya meningkatkan kualitas, produk-tivitas dan mereduksi biaya tanpa tambahan investasi modal yg berarti

Bersifat Bottom Up, dan semua pekerja diajari “ If No Money, Use Your Brain & Your Hands “

Penekanan pd PROSES ttp tdk melupakan hasil

Level Manajemen. Manajemen Jepang percaya bhw se-orang manajer hrs menggunakan 50% waktunya utk pe-nyempurnaan. Mulai dgn mengidentifikasi “pemborosan” maupun “aktivitas karyawan”

Level Kelompok. Kelompok “gugus kendali mutu” dan “aktivitas kelompok kecil” utk mengidentifikasi penyebab masalah, menganalisis, melaksanakan, mencoba tindak-an baru, dan menetapkan standar/prosedur baru

Level Individu. Ketrampilan karyawan dlm menyampai-kan pemikiran dan saran, menerapkan standar/prosedur baru yg ditetapkan sbg upaya pengembangan diri.

Kunci Utama: Setiap karyawan dari berbagai tingkatan terus menerus

menyempurnakan keahlian dan mengembangkan bakat yg dimiliki yg dpt meningkatkan kepuasan kerja

SEGMENTASI TUGAS DLM KAIZEN

KERJA DALAM TIM“ Mrpk prasyarat utama utk sukses penerapan

Kaizen yg berkelanjutan “

Kepuasan kerja yg sebenarnya terletak pd proses per-baikan itu sendiri melalui usaha-usaha yg kreatif.

Kompetensi [hard] saja tdk cukup. Yg diperlukan adl “kemampuan bekerja dlm Tim” secara efektif dgn me-manfaatkan keahlian, kemampuan, dan pengetahuan yang dimiliki guna memperbaiki kelemahan dalam perusahaan [organisasi]

KERJA DALAM TIM [ Pandangan Jepang ]

Kaizen : perubahan/peningkatan kecil-kecil yg dilakukan terus

menerus dgn melibatkan seluruh anggota organisasi. Investasi rendah tetapi dampaknya cukup besar dalam

waktu yg lama Sedikit-dikit lama-lama menjadi bukit

Inovasi : Perbaikan secara dramatik [besar dalam tempo singkat] Perlu investasi besar [modal dan teknologi] dan juga

kendali yang ketat utk mempertahankan perbaikan yg diperoleh

Disukai manajemen barat

KAIZEN & INOVASI

Why Kaizen

TimeCPI Project

Time

CPI

Time

Savings

Savings

Savings

Process Improvement Project Implemented

Maintenance of Process Performance

Kaizen

CPI (Continual Performance Improvement)• Data Driven Methodology to Magnify Impact of Process Improvement• Apply Control Techniques to Eliminate Erosion of Improvements• Proceduralize/Standardize Improvements for Improved Maintenance of Critical Process Parameters

Kaizen• Use Small Teams to Optimize Process Performance by Implementing Incremental Change• Apply Intellectual Capital of Team Members Intimate with Process

CPI Projects Emphasize Control and Long Term Maintenance

Kaizen Projects Emphasize Incremental Improvements

Keunggulan Kaizen

Contoh Lain Penerapan Kaizen

PROSES PENINGKATAN BERKELANJUTAN

Program Dasar Perbaikan ProsesBig-Q dan Little-qBig-Q dan Little-q

Big-Q: Program peningkatan yg mengintegrasi-kan TQM dlm struktur dan strategi organisasi dengan dukungan penuh dari manajemen puncak.

Little-q: Program peningkatan yg hanya me-nekankan pd pelatihan, perangkat [tools], dan teknik-teknik TQM, tetapi tanpa perubahan mendasar pd budaya kerja.

Big-Q Big-Q vsvs Little-q Little-q

Kaizen Principles # 1 Be Innovative

Kaizen Principles # 2 Share Prizes and Successes

Kaizen Principles # 3 Choose Your Batles Carefully

Kaizen Principles # 4 Don't be Afraid to Try Thing

Kaizen Principles # 5 Help Whenever You Can

Kaizen Principles # 6 Maintain Your Youthful Spirit

Kaizen Principles # 7 Learn To Get Along With Everyone

Kaizen Principles # 8 Be Creative

Kaizen Principles # 9 All Ideas are Good Ideas

GEMBA KAIZENGEMBA KAIZEN

Gemba adl “real place” yaitu tempat dimana suatu tindakan dilakukan atau terjadi.

Di dlm bisnis gemba adl tempat dimana aktivitas yg bernilai [value-adding] utk dpt memuaskan konsumen.

Gemba dlm industri manufaktur adl tempat dimana dilakukan proses pengembangan produksi dan pen-jualan produk.

Di dlm “service” gemba adl tempat dimana customer berinteraksi dgn tempat pelayanan jasa.

Pengertian GEMBAPengertian GEMBA

Problem yg biasa muncul pd kebanyakan manajer adl mereka lebih senang duduk di dalam kantor dan men-jaga jarak dgn gemba [tempat produksi]. Mereka mengetahui berbagai proses produksi yg telah dilaku-kan hanya dari laporan yg dikirim harian, mingguan, atau bulanan.

Di dalam proses yg baik [praktik terbaik], prioritas pertama seorang manajer seharusnya pergi ke gemba dan melakukan observasi langsung.

Gemba adl guru yg nyata dan memberikan data yg real

Pengertian GEMBA

OHNO CIRCLE

Taiichi Ohno, penemu TOYOTA Production System [TPS] selalu membuat lingkaran dari kapur tulis di Gemba yang-mana manajer hrs berdiri di dlm lingkaran ini hingga mereka menemukan dan men-dokumenkan masalah yg muncul dalam proses kerja [ Bukan utk mengawasi pekerja ]

PENTINGNYA GEMBA

PENTINGNYA GEMBA

Komunikasi manajer dengan personil di gemba mrpk kunci sukses implementasi Kaizen yg ber-kelanjutan

When a trouble happens go to gemba first. Ini mrpk prinsip utama, ketika terjadi masalah di gemba, maka segeralah pergi ke tempat kejadian.

Check gembutsu [machines, tools, reject, customer complaints]. Gembutsu adl sesuatu yg bisa disentuh atau diraba dgn tangan. Ketika melakukan pengecek-an ajukan pertanyaan “Why” shg suatu saat muncul jawaban kenapa trouble terjadi.

Take temporary countermeasures on the spot. Laku-kan sesuatu seketika juga thd hal-hal yang dianggap dapat menyelesaikan masalah, misalnya ketika mesin berhenti lakukan sesuatu bahkan mungkin perlu me-nendang mesin tersebut.

Lima Prinsip Dasar GembaLima Prinsip Dasar Gemba

Find out the root cause. Lakukan dgn mengajukan pertanyaan “Why” 5 kali pd saat check gembutsu. Diharapkan akar penyebab masalah dpt ditemukan

Standardize for prevention of recurrence. Jika tlh ter-identifikasi penyebab permasalahan dan melakukan countermeasure [tindakan penyelesaian], seharusnya hal-hal tersebut distandarisasi sehingga problem yang sama tidak timbul lagi.

Lima Prinsip Dasar Gemba

“ Ingat hanya keledai yang tercebur ke lubang yang sama “

Empat Pilar Dasar Gemba KaizenEmpat Pilar Dasar Gemba Kaizen Housekeeping Muda Elimination Standardization Problem Solving

Semua orang dalam organisasi harus bekerja bersama utk mengikuti empat pilar dasar pada saat

melakukan kaizen di dalam gemba

1. Housekeeping1. Housekeeping

Merupakan hal yang sangat diperlukan di dalam good management [Good Housekeeping = Good People]

Melalui housekeeping, pekerja mendapatkan dan melatih disiplin secara mandiri [Pekerja menata, merapikan, dan membersihkan tempat kerjanya sendiri] - mrpk wahana latihan Kepemimpinan yg praktis dan efektif

Pekerja tanpa kedisplinan akan sulit untuk men-dapatkan product atau service yang berkualitas

2. Muda2. Muda

Muda adalah waste/sampah yaitu segala sesuatu yg tidak ada atau tidak memberikan nilai tambah pada produk atau service.

Kaizen lebih menekankan pada muda elimination sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan menurunkan beaya dibanding dgn meningkatkan investasi.

Ada 8 jenis muda dlm proses produksi yg dpt di-hilangkan [dieliminasi] : Overproduction, Motion, Inventory, Transportation, Waiting, Defects, Over-processing, Non-Utilized Talent

18

SHIFT MINDSET

CURRENTTHINKING

REQUIRED THINKING

WASTE NOT DEFINEDREACT TO LARGE EXAMPLESREACTIVE IMPROVEMENT

WASTE IS "TANGIBLE”IDENTIFY MANY SMALL OPPORTUNITIES

-LEADS TO LARGE OVERALL CHAGECONTINUOUS IMPROVEMENT

WASTETYPES

OFWASTE

Correction

Processing

Motion

Waiting

Inventory

Transportation

Over-Production

Mindset Baru Kita

3. Standardization3. Standardization

Dimaksudkan untuk mengurangi variasi kerja, proses, hasil, dll. [menekan pemborosan atau mengurangi kesalahan].

Bila ada prosedur standar, setiap orang bisa melakukan [mengikuti] proses dgn hasil yang sama.

Dgn standardisasi, kemajuan akan dpt dipantau dan dikembangkan lebih lanjut.

Standardisasi dikembangkan bebasis pengetahu-an/pengalaman terbaik [Best Practice]

Analytical approach adl cara penyelesaian masalah setelah masalah terjadi, kebanyakan ini yang dilaku-kan. Setelah problem timbul baru dilakukan pengecekan untuk mencari akar penyebab masalah dan kemudian melakukan standarisasi prosedur baru sehingga masalah yang sama timbul lagi. [ REAKTIF ]

Design Approach yaitu mengantisipasi masalah dan mencoba memecahkan masalah yang akan timbul. [ PROAKTIF ]

4. Problem Solving4. Problem Solving

Dampak penggunaan design approach jauh lebih besar jika dibandingkan analytical approach

Design approach dpt dilakukan dgn meningkatkan perencanan/planning yang baik.

Tools yg digunakan biasanya adl FTA (Fault-Tree Analysis) atau FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) yang baru-baru ini dikembangkan.

4. PROBLEM SOLVING [ lanjutan ]

Gemba Kaizen mrpk Basis Utama Perubahan Budaya Organisasi [ Lean Culture ]

2 – 4 tahun

4 – 8 tahun

8 – 10 tahun

KAIZEN EVENTKAIZEN EVENT

KAIZEN EVENT

Suatu metode peningkatan secara cepat [umumnya dlm waktu satu minggu] yg dilakukan pd area proses yg terbatas

Tujuan event adl menggunakan pemikiran-pemikiran inovatif utk menghilangkan pemborosan atau aktivitas kerja yg tdk memberikan nilai tambah secara cepat dan sebagai wahana pembelajaran.

Dilaksanakan secara tim, sebaiknya tim fungsional silang [lintas bidang]

Agar berdaya guna tinggi, area yg dipilih dlm event disesuaikan dgn strategi, target, tujuan organisasi.

Persiapan Kaizen Event

Persiapan yg baik sangat diperlukan agar event yg akan dilaksanakan tdk mubadzir [mrpk pemborosan]. Langkah persiapan al: Mendefinisikan peluang secara jelas [QCDSM] Membentuk Tim Kaizen dan Latih [beri pemahaman].

Anggota Tim dipilih yg memiliki dedikasi tinggi dan senang berkontribusi.

Menetapkan tujuan secara jelas dan mengumpulkan data awal [dokumen reality]. Kaizen adl metode perbaikan berbasis data/realitas bukan persepsi.

Menetapkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang Pemimpin dan Anggota Tim [secara jelas]

Do It Again

Kaizen

Identify Waste

PlanCounter-measures

RealityCheck

MakeChanges

Celebrate

MeasureResults

Make thisthe

Standard

DocumentReality

VerifyChange

Start Here

Kaizen Event Steps

Merayakan KemenanganMerayakan Kemenangan

Penataan [Rapi] - Menghindari kesalahan penempatan dan memudahkan dalam pencarian item

Contoh Hasil Gemba Kaizen Event[ Pursuing Excellence ]

1. Respect othersParticularly the local operators, you are in their living room

2. Document realityIf you make changes based on data, the data should be based on reality

3. Do your shareEveryone has to contribute

4. Try something newBe open minded - try it instead of racking your brain for reasons why it won’t work (try-storming)

5. Ask why (the 5 why’s)Gain complete understanding, assume nothing

6. Be safe / Think safeBoth in your actions and in what you implement

Six Basic Rules of Kaizen

Do's and Don't of Kaizen

TERIMAKASIH

Rasa takut membuat kesalahan adalah Rasa takut membuat kesalahan adalah kesalahan utama yg menjadikan banyak kesalahan utama yg menjadikan banyak orang menua tanpa memampu [sia-sia].orang menua tanpa memampu [sia-sia].[ M Teguh ][ M Teguh ]