Best Practice Sharing : Pengelolaan Dana Untuk Pengadaan

Obat Kronis

Yuniar, MSc, Apt

OVERVIEWBackground : Profil Instalasi Farmasi RSUP Dr. M.

Hoesin

Pengelolaan dan Pelayanan Obat bagi pasien kronis

Kendali Mutu Kendali Biaya

Penutup & Takehome mesages

1

2

4

3

OVERVIEWBackground : Profil Instalasi Farmasi RSUP Dr. M.

Hoesin

1

2

4

3

RS Vertikal KemenkesKelas A Pendidikan

Total TT : 926TT Covid : 354

Terakreditasi :KARS; Snars 1: Des 2018

JCI ed 6: Jan 2019

Luas 18.455 m2,

dengan luas bangunan. 94.652 m2.

RSUP DR. M. HOESIN PALEMBANG

Pelayanan Kefarmasian Instalasi Farmasi RSMH (PMK No. 72 th) 2016) )

• 1. PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT DAN BAHAN MEDIS HABIS

PAKAI

Memastikan semua perbekalan farmasi: kuantitas yang memadai dan kualitas yang

baik

• 2.PELAYANAN FARMASI KLINIK

Memastikan obat yang diberikan kepada pasien memberikan efek yang

diharapkan, meminimalisasi dan mencegah kejadian yang tidak diharapkan akibat

obat

Jumlah SDM Instalasi Farmasi

No Uraian Jumlah

1. Apoteker 28 orang

2. Tenaga Teknis Kefarmasian 158 orang

3.Tenaga Pelaksana

Administrasi7 orang

4. Tenaga Pramubakti 4 orang

Total 197 orang

Depo/ Tempat PelayananObat : 13 TPOTPO Rawat InapTPO Rawat Jalan JKNTPO OK Rawat DaruratTPO Rawat DaruratTPO COT Atas / OKTPO COT Bawah / ICUTPO One Daily Care (ODC)TPO Graha EksekutifTPO Brain Heart Centre (BHC)TPO Kemoterapi yang dilengkapi Handling Cytostatic sesuai standarTPO AnakTPO GeriatriTPO Penyakit Dalam

Gudang Gudang ObatGudang Alat KesehatanGudang NutrisiGudang B3Gudang Hibah dan karantina

TEMPAT PELAYANAN OBAT (TPO)

TEMPAT PELAYANAN OBAT (TPO)

OVERVIEWBackground : Profil Instalasi Farmasi RSUP Dr. M.

Hoesin

Pengelolaan dan Pelayanan obat bagi pasien kronis

1

2

4

3

Tantangan dalam pengelolaan obat kronis untuk pasien JKN

Instalasi Farmasi merupakan cost center

01

Dana yang tersedia harus digunakansecara efektif efisien

02

Minimalisasi kekosongan obat dan strategi mengatasi kekosongan03

Paradigma : Patient Oriented04

PENGELOLAAN PERBEKALAN FAMASI

1.PEMILIHAN

2.PERENCANAAN

3.PENGADAAN

4.PENERIMAAN

5.PENYIMPANAN6.PENDISTRIBUSIAN

7.PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN

8.PENGENDALIAN

9.ADMINISTRASI

PELAYANAN FARMASI KLINIS

Pengelolaan Perbekalan Farmasi

KFT ------mengacu Fornas.

Pemilihan

Metoda konsumsi.

Perencanaan

- Dilakukan oleh UKPBJ dan PPK

- Mengutamakan e- purchasing e catalogue.

Pengadaan

- Tim Teknis PPK ke Gudang Farmasi- Exp date min 2 tahun (kecuali

produk vaksin dan obat denganSafelive < 2 tahun.

Penerimaan

- Sesuai kaidah dan SPO Penyimpanan

- FIFO dan FEFO- Suhu dan kelembaban

dipantau berkala

Penyimpanan

- UDD utk Rawat Inap- Individual Prescription : Rawat Jalan- Floor Stock : Kebutuhan ruang

Pendistribusian

- Mitigasi Resiko sediaan exp- Rettur ke PBF- Konfirmasi ke dokter utk peresepan

obat hampIr exp- Label penandaan exp date < 3 bln

dan 6 bln- Gudang karantina untuk produk

proses retur

Pemusnahan dan penghapusan

- Kesesuaian Fornas- Kesesuian kuantitas / SO

Pengendalian

- SIM RS

Administrasi

Pelayanan obat bagi pasien kronis

Obat kronis : obat untuk penyakit kronis pasien rawat jalan yang dapat langsung diberikan untuk kebutuhan 30 hari dengan klaim yang dapat ditagihkan untuk 23 hari

I. Obat untuk Penyakit kronis :1. DM

2. Hipertensi3. Jantung4. Asma 5. PPOK

6. Scizoprenia7. Stroke

8. Epilepsi9. Lupus/ SLE

II.Obat kemoterapi, Thalasemi dan Hemofili

ALUR Pelayanan obat bagi pasien kronis

1. Penerimaan resep : Kelengkapan berkas dan telaah administrasi,

pengecekan jadwal 2. Telaah resep-Ketepatan indikasi

-DosisInteraksi obat

-Duplikasi-Kesesuain dengan fornas

dll

3. Entri

Verifikasi &Telaah obat

-5Benar-Benar obat

-Benar pasienBenar DosisBenar Rute

Benar Waktu

Penyerahan obat disertai edukasi/ konseling

Penyiapan obat , pengemasan dan labeling

Pelayanan obat kronis di masa pandemi

- Mekanisme itter sehingga bagi pasien kronis stabil, dapat mengambil obatnya

tanpa bertemu dokter untuk 2 bulan.- Fleksibilitas jadwal kunjungan pasien

dari sistem BPJS

Petugas menggunakan APD level 2, setting ruang tunggu, pemasangan

barrier di counter

Tantangan :Drug delivery service terhenti

Telemedicine belum optimal dan belum bisa bridging dengan sistem

JKN .

-Pelayanan resep sempat mengalami penurunan sampai dengan hampir 50% di awal pandemi

-Total tagihan obat kronis menurun 6 % ditahun 2020 dibandingkan 2019

FORNAS

• FORNAS merupakan daftar obat terpilih yang dibutuhkan dan tersedia

di fasilitas pelayanan kesehatan sebagai acuan dalam pelaksanaan JKN.

• Tujuan FORNAS yaitu tercapainya penggunaan obat yang rasional melalui:

Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan

Peningkatan efisiensi

Peningkatan efektifitas

Pedoman Peresepan dan penyediaan obat di RSMH : mengacu

Formularium Nasional & Formularium RS

Disusun oleh Tim Ahli

dibidangnya dan

berdasarkan EBM

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli AgustusSeptemb

erOktober

Novembe

r

Desembe

r

Kesesuaian

Fornas98,75% 98,53% 99,02% 99,43% 99,64% 99,63% 99,81% 99,77% 99,46% 99,65% 99,58% 99,40%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%

Rekapitulasi Kesesuaian Fornas Tahun 2020

✓ Memudahkan pengadaan obat ✓ Reduksibiaya ✓ Transparansi dalam transaksi

eCatalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis

dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/JasaPemerintah

(harga, produsen, dll)

Prosedur Pengadaan Sediaan Farmasi : diutamakan secara e-purchasing

mengacu pada e-Catalogue

Pengelolaan klaim obat kronis

Resep di entry just in time (ASAP)

-Berkas dikirim sebelum tanggal 5 setiapbulan- Berkas sudah dirapikan berurutandilengkapi dengan daftar nama pasien dan nomor resep berdasarkan nomor di aplikasi

Grup telegram Farmasi RS denganverifikator2 BPJS - Kelengkapan berkas- Diskusi jika ada perbedaan persepsi

atas retriksi Fornas

Grup telegram dengan pihak BPJS dan penanggungjawab pelayanan dan entri dari seluruh RS di Sumsel

OVERVIEW

Background : Pelayanan Kefarmasian

Pengelolaan obat bagi pasien kronis

Kendali Mutu Kendali Biaya

1

2

3

3

Kendali Mutu & Biaya

Mengapa Perlu diFarmasi

?

Patient safety40% Kapital

RSMulti

Pelayanan

Alur pelayanan panjang Padat Karya

➢ Sistem JKN menerapan cara pembayaran paket berbasis diagnosa

• dengan sistem Indonesia Case Base Groups

(INA-CBGs):

– Paket pembayaran termasuk resep obat yang tidak tercantum

FORNAS

• - Untuk penyakit kronis, kanker, talasemi dan hemofili dapat ditagihkan terpisah

untuk 23 hari

➢ Rumah Sakit dituntut untuk memberi pelayanan kesehatan untuk menggunakan

sumber daya termasuk obat secara efisien dan rasional tetapi efektif

• MENGUTAMAKAN PATIENT SAFETY : mencegah terjadinya medication error,

mencari upaya optimal agar error tidak terulang melalui progam medication safety

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli AgustusSeptembe

rOktober

Novembe

rDesember

Prescribing Error 488 511 573 393 319 433 473 386 462 425 426 396

Dispensing Error 8 31 41 11 30 84 34 26 51 32 17 20

Administration Error 7 2 15 4 6 5 4 2 1 3 2 4

Pasien tidak patuh 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1

Kegagalan Memantau ME 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 1

0

100

200

300

400

500

600

700

Rekapitulasi Medication Error Tahun 2020

488 511573

393319

433 473386

462 425 426

0100200300400500600700

Prescribing Error Tahun 2020

8

3141

11

30

84

3426

51

3217

0

20

40

60

80

100

Dispensing Error Tahun 2020

7

2

15

46

54

21

32

4

02468

10121416

Administration Error Tahun 2020

0 01

0 01

0 0 0 0 01

0123456789

10

Pasien Tidak Patuh Tahun 2020

IntervensiApotekerterhadapkendali mutudan biaya

• Diperlukan peran aktif apoteker dalam

pengkajian resep

• Intervensi berupa:

– Penyesuaian sesuaiFORNAS

– Substitusi keGenerikatau Branded lain

– Pengurangan jumlah obat sesuai retriksi

Fornas

– Penyesuaian dosis obat/frekuensipembelian

– Penggantian bentuksediaanBerdasarkan EBM

dan literatur

yang update

Rekomendasi jika menemukan DRP’s Potensial :

Ada indikasi tidak ada terapi-dosis kurang-Dosis lebih

-Interaksi obat-Duplikasi

-Kegagalan pemberian obat-Obat tanpa indikasi

-ADE

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember

Intervensi Peresepan Obat 207922821 205674610 71141102 73698331 48408768 60798234 82770151 98742395 105469507 41018410 76250224 113960963

0

50000000

100000000

150000000

200000000

250000000

Intervensi Peresepan Obat Tahun 2020

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember

Rekonsiliasi Obat 35336263 26422702 26813296 5549671 5549671 11247918 31075653 4857099 18442634 18442634 8295425 25875138

0

5000000

10000000

15000000

20000000

25000000

30000000

35000000

40000000Rekonsiliasi Obat Tahun 2020

Intervensi Peresepan Rp.1.185.855.516

Rekonsiliasi Rp. 217.908.104

Untuk melakukan konfirmasi dan interfensi dalam

memberikan rekomendasi

kepada klinisi, harus berdasarkan

literatur yang terpercaya

Softwareinformasi

obat

Bisa diakses seluruh SDM dan peserta didik

KENDALI BIAYA -→PERMASALAHAN

KETERSEDIAANOBAT

OBAT

KOSONG

OBAT

BERLEBIH

OBAT

KADALUARSA

Dituangkan dalam

KEBIJAKAN

PANDUAN

PROSEDUR

-

- Perencanaan berdasarkan stok

di SIM RS -Menjalin kerja

sama dengan RS jejaring melalui Hisfarsi untuk

peminjaman obat jika terjadi

kekosongan

-label hijau < 3 bln

- Label biru < 6 bln

Rekomendasi substitusi ke

dokter

Retturke PBF

PENGENDALIANMUTU

mekanisme kegiatan pemantauan dan penilaian

terhadap pelayanan yang diberikan, secara terencana

dan sistematis, untuk mengidentifikasi peluang peningkatanmutuserta menyediakan mekanisme tindakan yang

diambil sehingga dapat terbentuk proses peningkatan

mutu Pelayanan Kefarmasian yang berkesinambungan

PERLUINDIKATOR

INDIKATOR MUTU INSTALASI RSMH PALEMBANG

Tindak Lanjut:Berkoordinasi dengan bidang pelayanan medik

Permasalahan:Penumpukan resep saat peak hour

Rekomendasi:Penambahan jumlah tenaga pada jam puncak, koordinasi dengan bidang pelayanan medik untuk mengedukasi staf klinis agar bisa berada di poliklinik lebih awal sehingga tidak terjadi penumpakan resep saat peak hour

Tindak Lanjut:1. Memberikan hasil rekapitulasi prescribing error kepada KSM terkait2. Berkoordinasi dengan Instalasi SIRS3. Berkoordinasi dengan bidang pelayanan medik dan KSM terkait untuk

penertiban waktu kunjungan dokter di poliklinik4. Mengatur jadwal jaga petugas farmasi (beberapa orang dijadwalkan jaga

pada saat peak hour)

Permasalahan:Penumpukan resep saat peak hour

55,20444444

46,59661836

52,12589074

40,19493671

30,5125858128,70238095

25,82272727

31,0305555630,55909091

33,5131578932,10238095

32,97105263

0

10

20

30

40

50

60

Jan-20 Feb-20 Mar-20 Apr-20 May-20 Jun-20 Jul-20 Aug-20 Sep-20 Oct-20 Nov-20 Dec-20

menit

Bulan

Waktu Tunggu Layanan Obat Jadi saat Peak Hour

Target Capaian Linear (Capaian)

n = total sampling

Analisa:Capaian waktu tunggu layanan obat jadi saat peak hour belum mencapai standar pada tahun 2020, namun dapat dilihat dari grafik terjadi trendpenurunan dari bulan Juli 2020 sampai Desember 2020. dari grafik disamping juga terlihat kenaikan waktu tunggu pada bulan Februari yang cukup tajam, hal ini dikarenakan beberapa faktor. Adapun penyebab yang diidentifikasi menjadi permasalahan belum mencapaistandar waktu tunggu layanan obta jadi antara lain:

a. Banyaknya resep yang membutuhkan konfirmasi (dosis, ketersediaan, tidak

terbaca dan peresepan yang tidak lengkap)b. Kendala jaringan komputerc. Waktu Kunjungan beberapa dokter ke poliklinik belum teratur

NUMERATOR:Jumlah sampling waktu tunggu pelayanan obat jadi saat peak hour yang disurvey dalam 1 bulan

DENOMINATOR:Jumlah seluruh resep obat jadi yang disurvey pada peak hour dalam 1 bulan

Keterangan: Waktu peak hour (10.30 WIB s.d 14.00 WIB)

INDIKATOR MUTU INSTALASI RSMH PALEMBANG

0,9940476190,98867543 0,991482650,9893081760,992998090,9907278630,9917981070,9761029410,9799666110,9639261740,9864 0,979775281

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

0,8

0,9

1

Jan-20 Feb-20 Mar-20 Apr-20 May-20 Jun-20 Jul-20 Aug-20 Sep-20 Oct-20 Nov-20 Dec-20

Bulan

Penandaan Garis Merah pada Obat High Alert

Capaian Target

Permasalahan:Penandaan garis merah pada peresepan obat high alertbelum sesuai standar

Analisa:1. Capaian indikator penandaan garis merah pada peresepan obat high

alert meningkat sebesar 0,22 % pada bulan Desember daribulan

sebelumnya, namun belum mencapai standar.2. Penyebab indikator belum mencapai standar dikarenakan:

- Ketidakpatuhan petugas terhadap SPO

Tindak Lanjut:Melakukan reedukasi secara berkala untuk seluruh tenaga farmasis di seluruh TPO untuk kepatuhan terhadap standar22. .

100,00% 100,00% 99,05% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%

Jan-20 Feb-20 Mar-20 Apr-20 May-20 Jun-20 Jul-20 Aug-20 Sep-20 Oct-20 Nov-20 Dec-20

Bulan

Penanganan Sisa Obat Narkotika Sesuai SPO

Target Capaian

Analisa:Penanganan sisa obat narkotika di semua TPO pada tahun 2020 sudah dilakukan sesuaidengan SPO.

Tindakan yang telah dilakukan:Meningkatkan monitoring terhadap kepatuhanpenanganan sisa obat narkotika injeksi di seluruh TPO

PROGRAM PERBAIKAN :Kaizen Instalasi Farmasi RSMH

_ PERBAIKAN LAYOUT indoor TPO RAWAT JALAN

Penomoran digital dengan dashboard

Memecah ruang tunggu pasien –1.Penerimaan resep2. Penyerahan obat

Menampung ide dan usulan

dari staf

Memecah jadwal SDM untuk mengantisipasi crouded saat peak hour

Telaah resep dan Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker

OVERVIEW

Background : Pelayanan Kefarmasian

Pengelolaan obat bagi pasien kronis

Kendali Mutu Kendali Biaya

Penutup & Takehome mesages

1

2

3

TAKE HOME MESSAGES

Instalasi Farmasi RSMH Palembang masih terus berupaya untuk meningkatkan pelayanan kefarmasian khususnya bagi pasien dengan penyakit kronis untuk meningkatkan patient safety

Diperlukan dukungan dari semua pihak, untuk memenuhi sarana dan prasarana, sistem IT yang aplicable serta SDM yang kompeten untuk memberikan pelayanan yang terbaik

Diperlukan ide kreatif dan inovatif dari semua staf dan pimpinan untuk meningkatkan pelayanan, baik dalam hal pengelolaan dana RS maupun dalam pelayanan kepada pasien

Selama masa pandemi dan new normal, pedoman dan sistem yang ada sangat dinamis, sehingga perlu difikirkan metoda pelayanan yang terbaik.

1

2

3

4 2m

Terimakasih