Belajar Mandiri Microsoft Office 2007

Bab 1

Microsoft Word 2007

Sekilas Tentang Microsoft Word 2007

Microsoft Word 2007 adalah sebuah program komputer yang digunakan

untuk mengetik dan mengolah kata. Perangkat ini dirancang untuk

memudahkan siapa saja yang akan membuat suatu dokumen. Namun, tak

seperti mesin ketik, Word 2007 menawarkan berbagai fasilitas lain yang

menarik. Pengguna bisa membuat tulisan dengan mudah, mulai dari

menyunting hingga melakukan berbagai pengaturan, seperti jenis tulisan,

ukuran tulisan, dan banyak hal yang lain.

Tentu saja, Word 2007 tidak sekedar menyediakan kemudahan dalam

membuat tulisan. Program komputer ini akan memberikan keluwesan dalam

menyisipkan tabel, melengkapi tulisan dengan gambar, bahkan menyediakan

sarana untuk memeriksa tata bahasa. Kemampuan yang disediakan Word

2007 terlalu banyak untuk dijabarkan satu per satu.

Dengan Word 2007, Anda dapat melakukan banyak hal, misal menulis

surat, membuat poster, membuat cerita, menyusun tugas akhir, dan

membuat buku.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menjalankan program Microsoft

Word 2007, yaitu:

1. Anda klik tombol Start atau .

2. Setelah itu, gerakkan penunjuk mouse ke .

3. Gerakkan lagi ke arah Microsoft Office dan klik pada Microsoft Office

2007.

BPK PENABUR Jakarta - Microsoft Office 2007 of 185

2

Gambar 1.1 Membuka Microsoft Word 2007

4. Setelah itu, akan muncul tampilan seperti pada Gambar 1.2 berikut ini.

Tunggu sampai gambar tersebut selesai ditampilkan.


3

Gambar 1.2 Gambar Proses Loading Word 2007

5. Tampilan pertama untuk Microsoft Word 2007 akan seperti pada

Gambar 1.3 berikut ini.

Gambar 1.3 Tampilan Pertama Microsoft Office 2007

Keterangan:

• Tombol Office digunakan untuk menampilkan semua perintah

yang berhubungan dengan pengolahan dokumen, yaitu

menyimpan, mencetak, atau perintah-perintah lainnya.

• Quick Access Toolbar adalah panel yang memiliki 4 tombol

perintah, yaitu Save, Undo, Redo, dan Print.

• Tab adalah bagian yang berbentuk tabulasi dan berisi sederetan

grup yang secara otomatis menyesuaikan dengan objek atau

pekerjaan yang aktif.

• Grup adalah isi dari tab dan berisi beberapa tombol perintah

untuk menjalankan perintah tertentu.


4

• Tombol Kotak Dialog adalah tombol dengan simbol panah

bawah pada sudut kanan bawah grup yang berfungsi untuk

menampilkan kotak dialog.

• Title Bar merupakan judul lembar kerja atau nama file yang

sedang aktif atau terbuka.

• Tombol Help berfungsi menampilkan jendela Help untuk

mencari tutorial atau tuntunan cara penggunaan Word 2007.

• Tanda Tabulasi berguna untuk mengatur jarak paragraf dari

posisi margin kiri.

• Ruler digunakan untuk mengatur ukuran lembar kerja, serta

indentasi.

• Lembar Kerja adalah tempat untuk mengetik dan mengolah

teks.

• Status Bar adalah bagian yang berisi informasi-informasi tentang

halaman yang sedang aktif, seperti nomor urut halaman atau

jumlah halaman.

• Pengatur Tampilan Lembar Kerja berisi sederetan tombol

perintah untuk mengatur tampilan lembar kerja dokumen

Microsoft Word.

• Zoom Level digunakan untuk mengatur ukuran tampilan lembar

kerja Microsoft Word.

Setelah Gambar 1.3 muncul, Anda bisa segera melakukan pengetikan.

Namun, sebelum mempraktekkan pengetikan, pengenalan antarmuka dalam

Word 2007 akan dibahas terlebih dulu.

Pertama-tama, Anda akan melihat garis tegak yang berkedip-kedip. Itulah

yang disebut dengan kursor. Kursor menunjukkan lokasi untuk mengetikkan

teks. Kursor akan selalu bergerak mendahului apapun yang Anda ketikkan.

Kursor bisa digerakkan dengan tombol panah, seperti ↑, ←, →, dan ↓. Kursor


5

juga dapat pindahkan dengan menempatkan penunjuk mouse ke lokasi yang

Anda kehendaki, kemudian klik tombol mouse tersebut.

1.1 Membuka, Menulis, Menyimpan, dan Mencetak

Dokumen

1.1.1 Membuka Dokumen

Langkah untuk membuka dokumen dalam Microsoft Word 2007 adalah:

1. Anda klik pada tombol Office .

2. Setelah itu, pilih pada Open .

3. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog seperti pada Gambar 1.4

berikut ini.

4. Pilih dokumen jika Anda sudah pernah membuat dokumen Word

sebelumnya (terletak di folder mana).

5. Klik nama dokumennya.

6. Klik pada tombol Open dan hanya file bertipe Microsoft

Office Word saja yang dapat dibuka Microsoft Word 2007. Biasanya,

file itu berakhiran .doc atau .docx.

7. Maka dokumen Anda akan terbuka.


6

Gambar 1.4 Membuka Dokumen

1.1.2 Menulis Dokumen

Setelah halaman Microsoft Word terbuka (seperti pada Gambar 1.3), Anda

dapat mulai mengetik. Berikut ini merupakan tips untuk mengetik dokumen

di Microsoft Word 2007, yaitu:

1. Tekan tombol Enter untuk mengakhiri paragraf.

2. Tekan tombol Spasi untuk untuk memisahkan kata (terletak di bagian

tengah paling bawah papan ketik dan bentuk tombolnya panjang tanpa

tulisan apa pun).

3. Tekan tombol Tab untuk memulai suatu paragraf. Tujuannya adalah

agar awal paragraf sedikit menjorok ke kanan.

4. Kalau ada kesalahan dalam pengetikan, Anda tekan tombol BackSpace

untuk menghapus karakter huruf.

5. Tekan tombol Caps Lock untuk mengetikkan huruf besar.


7

6. Tombol Arah berfungsi menggerakkan penunjuk karakter (kursor)

sesuai arah anak panah yang bersangkutan.

Gambar 1.5 Gambar Keyboard

Langkah untuk membuat file dokumen di Microsoft Word 2007 adalah:

1. Anda klik pada tombol Office .

2. Setelah itu, pilih pada New .

3. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog New Document seperti Gambar

1.6.

Backspace

Enter Spasi Caps Lock

Tab

Arah


8

Gambar 1.6 Membuat Dokumen

4. Anda pilih Blank Document dan klik pada tombol Create

maka dokumen baru yang masih kosong akan muncul.

1.1.3 Menyimpan Dokumen

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyimpan dokumen dan

menamainya, yaitu:

1. Anda klik tombol Office


9

2. Setelah itu, klik sehingga akan muncul kotak dialog Save

As.

Gambar 1.7 Kotak Menyimpan Dokumen

3. Selanjutnya, pilihlah folder untuk menyimpan dokumen Anda tersebut.

4. Pada bagian File Name, berilah nama pada file dokumen tersebut.

5. Pada bagian Save as Type, pilih akan disimpan dalam format dokumen

apa, misalnya Word 97-2003 Document (versi tahun dari Word

Document).

6. Anda klik pada tombol Save .

1.1.4 Mencetak Dokumen

Langkah-langkah untuk mencetak dokumen ke mesin cetak/printer adalah:


10

1. Anda klik tombol Office

2. Setelah itu, pilih pada bagian Print maka akan muncul kotak

dialog Print seperti pada Gambar 1.8 berikut ini.

Gambar 1.8 Mencetak Dokumen

3. Anda pilih jenis printer yang akan digunakan untuk mencetak pada

bagian Name.

4. Anda tentukan halaman yang akan dicetak pada bagian:

• All: pilihan untuk mencetak semua halaman yang ada.

• Current page: pilihan untuk mencetak halaman berdasarkan

posisi kursor aktif.

• Selection: pilihan untuk mencetak teks yang terpilih.

• Pages: pilihan untuk mencetak halaman tertentu.

5. Setelah itu, klik pada tombol OK untuk mulai mencetak dokumen.


11

Jika sudah mengetahui cara untuk membuka dokumen, Anda juga harus

memahami cara untuk menutup dokumen. Langkah untuk menutup

dokumen adalah:

1. Anda klik Office Buton

2. Setelah itu, klik .

Apabila dokumen yang akan ditutup pernah mengalami perubahan dan

belum pernah disimpan, Word 2007 akan menampilkan kotak dialog seperti

pada Gambar 1.9 berikut ini.

Gambar 1.9 Kotak Dialog Simpan

Anda bisa klik salah satu tombol yang tersedia. Fungsi dari masing-

masing tombol adalah:

• Tombol Yes : untuk melakukan penyimpanan terlebih dahulu sebelum

dokumen ditutup.

• Tombol No: untuk menutup dokumen tanpa melakukan penyimpanan

dari perubahan yang terjadi pada dokumen.

• Tombol Cancel: untuk kembali ke dokumen (dokumen tidak jadi

ditutup).

Untuk mengakhiri Word 2007, Anda klik pada tombol Office , lalu

tekan pada tombol Exit Word .


12

1.2 Margin, Paragraf, Alignment, Footer, Header,

dan Halaman

1.2.1 Mengatur Margin

Margin adalah jarak antara teks atau batas pengetikan dengan tepi kertas.

Margin dapat diatur dengan menggunakan garis mistar. Berikut ini adalah

langkah-langkah untuk mengatur batas margin pada dokumen, yaitu:

1. Aktifkan kursor di dalam dokumen.

2. Pada tab Page Layout, pilih pada bagian Margin.

Gambar 1.10 Memilih Margin

Klik Page Layout di sini

Pilih salah satu margin

yang Anda inginkan


13

3. Setelah itu, klik tombol dan pilih salah satu ukuran margin

yang diinginkan.

1.2.2 Mengatur Paragraf

Terdapat beberapa hal yang penting pada saat melakukan pengaturan

paragaf teks dalam Microsoft Word 2007. Yang pertama adalah pengaturan

jarak spasi antarkarakter. Cara pengaturannya adalah:

1. Anda blok teks dengan melakukan klik, lalu tahan, dan geser kursor

mouse.

2. Setelah itu, klik pada kotak dialog Font dan aktifkan tab Character

Spacing.

Gambar 1.11 Tabulasi Character Spacing pada Kotak Dialog Font

Keterangan:


14

• Scale digunakan untuk mengatur jarak spasi antarkarakter

berdasarkan nilai skala presentase.

• Spacing digunakan untuk mengatur jarak spasi antarkarakter

dengan pilihan Expanded dan Condensed. Anda pilih salah satu

di antara dua pilihan tersebut, kemudian tentukan nilai di kotak

By.

• Position digunakan untuk mengatur posisi teks pada arah

vertikal. Bagian ini akan memberikan dua pilihan perintah, yaitu

Raised dan Lowered. Anda pilih salah satu di antara dua pilihan

tersebut, lalu tentukan nilai di kotak By.

Anda juga atur bagian jarak spasi baris dengan cara:

1. Anda blok sebuah teks paragraf.

Gambar 1.12 Blok Teks Paragraf

2. Pada menu Paragraph, Anda klik Line Spacing .


15

Gambar 1.13 Pilih Jenis Line Spasi

3. Anda pilih pengaturan jarak yang diinginkan, misal spasi 1.0, 1.15, atau

yang lainnya. Anda juga dapat menambahkan spasi setelah atau

sesudah paragraf.

1.2.3 Mengatur Perataan Teks /Alignment

Terdapat 4 jenis perataan teks, yaitu:

• Align left text, , digunakan untuk mengatur teks paragraf agar

rata di bagian kiri.

• Center text, , digunakan untuk mengatur teks paragraf agar

berada di tengah secara horizontal.

• Align right text, , digunakan untuk mengatur teks paragraf agar

rata di bagian kanan.

• Justify, , digunakan untuk mengatur teks paragraf agar rata di

bagian kiri dan kanan.


16

Gambar 1.14 Jenis Perataan Teks

Untuk melihat efek perataan teks, Anda lakukan langkah-langkah berikut

ini:

1. Anda blok sebuah teks paragraf yang akan diatur.

2. Setelah itu, Anda klik tombol pengatur perataan teks yang

dikehendaki.

1.2.4 Mengatur Halaman dengan Header dan Footer

Setiap halaman dokumen dalam Microsoft Word, Anda dapat sisipi

dengan sebuah angka yang digunakan untuk menjadi posisi halaman secara

otomatis. Fitur ini dinamakan dengan Header dan Footer. Header digunakan

untuk posisi halaman yang diletakkan di atas dokumen dan Footer

digunakan untuk posisi halaman yang diletakkan di bawah dokumen. Cara

memakai Header dan Footer adalah:

1. Pada tab Insert: Header & Footer, Anda klik Page Number.


17

Gambar 1.15 Klik Page Number

2. Setelah itu, pilih letak nomor halaman, yaitu:

• Top of Page: untuk menempatkan nomor halaman di bagian atas

(header).

• Bottom of Page: untuk menempatkan nomor halaman di bagian

bawah (footer).

• Page Margins: untuk menempatkan nomor halaman di dekat

margin halaman.

• Current Position: untuk menempatkan nomor halaman di posisi

kursor.

3. Selanjutnya, Anda klik bentuk nomor halaman yang diinginkan dari

galeri.

4. Anda klik ganda pada area dokumen atau klik tombol Close Header

and Footer untuk menutup Header & Footer.

Anda juga bisa memilih jenis nomor halaman yang akan dipasang,

misalnya dengan mengubah format 1,2,3 menjadi format i,ii,iii. Langkahnya

adalah sebagai berikut:

1. Anda klik ganda pada tempat nomor halaman berada di Header &

Footer untuk memunculkan Header & Footer Tools.


18

2. Pada tab Insert, bagian Header & Footer, Anda klik Page Number,

kemudian klik Format Page Numbers.

3. Pada kotak dialog Page Number Format di bagian Number format,

Anda klik tanda panah dan pilih gaya penomoran yang diinginkan.

Gambar 1.17 Pilih Number Format

4. Anda klik OK.

1.3 Mencari Kata dan Menghitung Kata

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mencari kata atau teks dalam

sebuah dokumen, yaitu:

Gambar 1.16

Klik Format Page

Numbers


19

1. Pada tab Home, Anda pilih pada bagian Editing (paling kanan sendiri),

lalu klik tombol Find sehingga akan tampil kotak dialog Find and

Replace.

Gambar 1.18 Kotak Dialog Find and Replace pada Tab Find

2. Anda ketikkan teks yang ingin dicari di kotak Find what.

3. Setelah itu, Anda klik beberapa kali tombol Find Next untuk melakukan proses pencarian.

Setelah dapat mencari kata-kata dalam sebuah dokumen, Anda juga

dapat mencari dan mengganti teks dalam sebuah dokumen. Langkah-

langkahnya adalah:

1. Pada tab Home, Anda lihat pada bagian Editing dan klik tombol

Replace.

Gambar 1.19 Kotak dialog Find and Replace di Tab Replace


20

2. Setelah itu, ketikkan teks yang akan dicari dan diganti di kotak Find

what.

3. Selanjutnya, Anda ketik teks penggantinya di kotak Replace with.

4. Anda klik tombol Replace untuk mencari dan mengganti teks yang

telah dicari dan mengganti semua teks yang ditemukan secara

langsung. Jika ingin mencari, sekaligus memberikan format pada teks

pengganti yang Anda ketikkan maka pada kotak Replace with, Anda

klik tombol More, lalu klik Format dan pilih salah satu kriteria format

yang ingin dipasang pada teks pengganti atau klik No Formatting jika

ingin menghapus format teks yang terpasang sebelumnya.

5. Anda klik tombol ESC atau Cancel untuk membatalkan atau mengakhiri proses pencarian.

Apabila mengikuti suatu lomba menulis, cerpen, cermin , reviewblog, atau

sejenisnya, seringkali disertakan suatu persyaratan yang membatasi jumlah

kata tertentu. Anda tak perlu menghitung kata satu persatu karena Microsoft

Word 2007 telah menyediakan Word Count untuk mengetahui jumlah kata

tanpa spasi, jumlah kata dengan spasi, jumlah karakter, jumlah paragraf, dan

sebagainya.

Cara memakainya adalah pilih tab Review, lalu pilih Word Count

pada bagian Proofing maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 1.20

berikut ini.


21

Gambar 1.20 Tampilan Word Count

1.4 Warna Text, Bentuk Font, dan Ukuran

1.4.1 Memformat Teks

Word 2007 memberikan kemudahan bagi Anda untuk memformat bentuk

teks. Anda dengan mudah akan dapat menyajikan tulisan yang ekspresif,

seperti menebalkan, memiringkan, dan menggarisbawahi tulisan. Pengaturan

bentuk tulisan tersedia pada tab Home bagian Font.

Gambar 1.21 Grup Font

Berikut ini adalah cara-cara untuk mengformat bentuk teks, yaitu:

• Untuk penebalan tulisan, Anda gunakan tombol , sebagai contoh,

ikuti petunjuk berikut ini:

1. Anda lakukan seleksi pada kata yang ingin dicetak tebal


22

2. Setelah itu, klik tombol

3. Contoh : Selamat Pagi � Selamat Pagi

• Untuk memiringkan tulisan, Anda gunakan tombol , sebagai contoh,

ikuti petunjuk berikut ini:

1. Anda lakukan seleksi pada kata yang ingin dicetak miring



• Untuk membuat tulisan yang digarisbawahi, Anda gunakan tombol ,

sebagai contoh, ikuti petunjuk berikut:

1. Anda lakukan seleksi pada kata yang akan digarisbawahi.

2. Setelah itu, klik tombol .


• Untuk mencoret suatu teks, Anda lakukan langkah berikut ini:

1. Anda lakukan seleksi pada kata salah.

2. Setelah itu, klik tombol .


• Fitur Subskrip

Untuk mempraktekkan bentuk Subskrip, mula-mula Anda

tambahkan teks H20 pada dokumen. Selanjutnya, lakukan pengaturan

seperti berikut:


23

1. Anda lakukan seleksi pada angka 2.


3. Contoh :

• Fitur Superskrip

Untuk mempraktekkan bentuk Superskrip, mula-mula Anda

tambahkan teks 4X2 + 3X pada dokumen. Selanjutnya, lakukan

pengaturan seperti berikut:

1. Anda lakukan seleksi pada angka 2.


3. Hasilnya adalah

1.4.2 Mengganti Warna Font

Langkah-langkah untuk mengganti warna teks adalah:

1. Anda lakukan seleksi pada kata / teks yang akan diganti warnanya.

2. Setelah itu, klik pada tanda panah di dan pilih warna yang

diinginkan.


24

Gambar 1.22 Pilih Warna

3. Jika pilihan warnanya masih kurang, Anda klik pada More Colors.

Gambar 1.23 Pilihan More Colors

4. Hasilnya adalah Selamat Pagi (hitam) � Selamat Pagi (hijau)

1.4.3 Mengatur Bentuk Font

Pada posisi default, jenis font yang Anda pakai dalam Microsoft Word 2007

adalan Calibri. Namun, Anda dapat menggantinya dengan jenis font yang

lain. Langkah-langkahnya adalah:


25

1. Anda lakukan seleksi pada kata /teks yang akan diganti jenis font-nya

2. Pada tab Home, Anda klik pada tombol panah

di bagian Font, lalu pilih salah satu jenis font.

Gambar 1.24 Memilih Font

3. Contoh hasilnya :

Selamat Pagi ( Calibri ) � Selamat Pagi ( Book Antiqua )

Selamat Pagi ( Couriel New )

Selamat Pagi ( Arial Black )

Selamat Pagi ( Curlz MT )

1.4.4 Mengganti Ukuran Font


26

Ukuran teks dalam Microsoft Word dapat diperbesar atau diperkecil font-

nya. Langkah-langkah untuk mengganti ukuan font adalah :

1. Anda lakukan seleksi pada teks yang akan diubah ukuran font-nya.

2. Setelah itu, klik bagian pada kotak kombo bernama Font Size. Anda

akan menjumpai tampilan seperti yang terlihat pada Gambar 1.25

berikut ini.

Gambar 1.25 Memilih Ukuran Font

3. Anda pilih salah satu jenis ukurannya.


27

1.5 Memasukkan dan Mengedit Gambar

Setiap dokumen dalam Microsoft Word, Anda dapat sisipi dengan

gambar yang sudah disediakan oleh Word sendiri atau dalam komputer.

Berikut ini adalah cara-cara untuk memasukkan gambar di Microsoft Word

2007, yaitu:

1.5.1 Memasukkan Gambar dari Komputer

Langkah-langkah untuk menyisipkan gambar dari komputer Anda ke

dalam Microsoft Word 2007, yaitu:

1. Anda klik pada tab Insert, lalu pada bagian Illustration, pilih Picture.

Gambar 1.27 Klik Picture

Gambar 1.26

Berbagai Ukuran Font


28

2. Setelah itu, pilih gambar pada folder dalam komputer Anda. Setelah itu,

klik pada tombol Insert.

3. Anda juga dapat membesarkan atau mengecilkan ukuran gambar

dengan cara klik pada ujung gambar, tahan, lalu geser kursor mouse

Anda.

4. Untuk memindahkan gambar, Anda klik gambar yang akan

dipindahkan. Tahan mouse pada saat melakukan klik dan pindahkan

Gambar 1.28

Memilih

Gambar

Gambar 1.29

Mengedit Ukuran

Gambar


29

gambar ke posisi yang diinginkan. Lepas kursor mouse setelah

memindahkan pada posisi yang diinginkan.

Gambar 1.30 Hasil Perpindahan Posisi Gambar

Selain memasukkan gambar dari komputer, Anda juga dapat menyisipkan

gambar yang berasal dari dalam Microsoft Word 2007, yaitu yang dinamakan

dengan Clip Art . Langkah-langkahnya adalah:

1. Anda klik lokasi untuk objek gambar akan diletakkan.

2. Setelah itu, klik pada tab Insert, lalu lihat pada grup Illustrations dan

pilihlah Clip Art.

Gambar 1.31 Pilih Clip Art


30

3. Selanjutnya, akan muncul jendela Clip Art pada bagian kanan layar,

kemudian klik Organize Clips ( pada Gambar 1.32 sebelah kiri ).

Gambar 1.32 Memilih Clip Art

4. Lakukanlah pencarian pada folder untuk mencari gambar yang akan

disisipkan pada dokumen.

5. Lakukanlah pemilihan gambar, lalu klik sisi kanan gambar, kemudian

pilih Copy pada menu turunannya.


31

Gambar 1.33 Copy Gambar Clip Art

6. Setelah masuk ke lembar kerja Microsoft Word, Anda klik kanan dan

pilih Paste, lalu sebuah gambar akan langsung tersaji.

Gambar 1.34 Klik Kanan Pilih Paste

Microsoft Word 2007 juga menyediakan fitur Shape dan Symbol untuk

pengetikan dokumen. Shape berisi bentuk gambar seperti lingkaran, panah,

bintang, dan kotak teks, sedangkan Symbol berisi simbol-simbol

matematika, fisika, mata uang, dan simbol lainnya.


32

Langkah-langkah untuk menyisipkan Shape adalah:

1. Anda klik pada tab Insert dan pada bagian Illustration, pilih Shapes.

Gambar 1.35 Pilih Shape

2. Setelah itu, pilih salah satu bentuk yang diinginkan, misalnya bentuk

garis, tanda panah, atau lainnya.

3. Tariklah bentuk gambarnya dengan memakai kursor mouse.

Sedangkan, langkah-langkah untuk menyisipkan simbol adalah :

Gambar 1.36

Objek Shape

Gambar 1.37

Membentuk Objek


33

1. Anda klik pada tab Insert dan pada bagian Symbol, klik panah di

Symbol.

Gambar 1.38 Klik Symbol

2. Setelah itu, klik pada tulisan More Symbol

untuk menampilkan semua simbol-simbol yang dimiliki Microsoft

Word 2007.

Gambar 1.39 Pilih Simbol

3. Selanjutnya, pilih salah satu simbol yang Anda butuhkan, lalu klik

pada tombol Insert.


34

1.5.2 Mengedit Gambar

Ada dua hal penting yang berhubungan dengan pengeditan gambar yang

Anda masukkan, yaitu bagaimana cara memotong gambar dan mengkoreksi

warna gambarnya. Langkah-langkah untuk memotong gambar adalah:

1. Anda klik gambar yang akan dipotong, lalu klik pada tab Format.

2. Setelah itu, klik tombol perintah Crop.

Gambar 1.40 Tombol Perintah Crop

3. Arahkan mouse pada garis tepi gambar dan klik hingga bentuk kursor

berubah untuk memotong gambar.

Gambar 1.41 Memulai Crop

4. Lakukan drag untuk memotong bagian yang tidak diinginkan.


35

Gambar 1.42 Proses Crop

5. Hasil cropping / pemotongan gambarnya akan seperti pada Gambar

1.43 berikut ini.

Gambar 1.43 Hasil Crop

Sedangkan, langkah-langkah untuk mengoreksi warna pada sebuah

gambar caranya adalah:

1. Anda klik gambar yang akan dipotong, lalu klik pada tab Format dan

lihat pada bagian Adjust.


36

Gambar 1.44 Pilih Adjust

2. Ada tiga pilihan pengaturan yang dapat Anda pilih, yaitu Brightness

(tingkat terang-gelap), Contrast (kontras warna), dan Recolor (jenis

warna).

Gambar 1.45 Memilih Jenis Setting Warna

3. Anda atur sesuai dengan warna yang diinginkan pada sebuah gambar.


37

Gambar 1.46 Hasil Perubahan Warna

1.6 Membuat Tabel dan Mengedit Yang dimaksud dengan tabel adalah kumpulan sel yang tersusun dalam

baris dan kolom. Untuk memahami elemen-elemen yang terdapat pada

sebuah table, Anda perhatikan Gambar 1.47.

Gambar 1.47 Elemen Tabel

Kolom

Cell Baris


38

1.6.1 Membuat Tabel

Untuk membuat tabel, Anda bisa menggunakan fasilitas Tabel pada tab

Insert. Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan tabel dengan 3 kolom

dan 4 baris, yaitu:

1. Ketikkan sebuah teks seperti pada Gambar 1.48.

Gambar 1.48 Penulisan Dokumen

2. Setelah itu, klik yang terdapat pada tab Insert maka akan

muncul kotak dialog Insert Table.


39

Gambar 1.49 Kotak Dialog Insert Table

3. Arahkan penunjuk mouse pada posisi seperti pada Gambar 1.50

berikut ini.

Gambar 1.50 Memosisikan Mouse


40

4. Anda klik dan tarik sehingga tampilannya akan menjadi seperti

pada Gambar 1.51.

Gambar 1.51 Memilih Kotak untuk Pembuatan Tabel

5. Hasilnya akan menjadi seperti pada Gambar 1.52.

Gambar 1.52 Hasil Pembuatan Tabel

Kotak yang dipilih

untuk tabel 3

kolom 4 baris


41

1.6.2 Mengisi Tabel dan Memberi Warna pada Tabel

Untuk mengisikan teks ke dalam sel, Anda cukup klik sel yang

bersangkutan, kemudian mengetikkan teks ke sel tersebut.

Gambar 1.53 Klik Cell di dalam Tabel

Hasil yang didapat dari penulisan sebuah teks ke dalam tabel akan

tampak seperti pada Gambar 1.54.

Gambar 1.54 Hasil Penulisan Teks ke dalam Tabel

Untuk memberikan warna pada sebuah tabel, Anda bisa mengaturnya

dengan langkah-langkah berikut ini, yaitu:

1. Seleksi semua cell yang ada pada table.

Klik pada cell ini

kemudian ketikkan

sebuah teks


42

2. Setelah itu, klik yang terdapat pada tombol Shading ( ).

3. Anda klik warna abu-abu. Hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar

1.55.

Gambar 1.55 Memberi Warna pada Tabel

1.6.3 Menambah dan Menghapus Baris Langkah-langkah berikut ini akan menunjukkan cara menambahkan

baris di akhir tabel, yaitu:

1. Anda letakkan kursor pada sel sisi kanan paling bawah.

Gambar 1.56 Memberi Warna pada Tabel

2. Setelah itu, klik tombol Tab. Anda tambahan baris maka akan muncul

tampilan seperti pada Gambar 1.57.

Kursor berada pada

bagian terakhir

tabel


43

Gambar 1.57 Hasil Membuat Baris pada Bagian Akhir

Sedangkan, untuk penyisipan baris di bagian tengah dapat dilakukan

dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Anda klik baris untuk tempat penyisipan baris baru, misal memilih

baris pada nomor 2.

Gambar 1.58 Memilih Baris untuk Disisipkan Sebuah Baris Baru

2. Setelah itu, klik tab Layout.

3. Anda klik .

Gambar 1.59 Menu Insert Below

4. Hasil yang didapat akan menjadi seperti pada Gambar 1.60.


44

Gambar 1.60 Hasil Membuat Baris Baru di Tengah Tabel

Untuk menambahkan baris di atas posisi kursor, Anda dapat

menggunakan perintah Insert Above , sedangkan untuk menambahkan

kolom di sebelah kiri posisi kursor, Anda gunakan perintah Insert Left

. Untuk menambahkan kolom di sebelah kanan posisi kursor, Anda

gunakan perintah Insert Right .

Setelah mengetahui bagaimana menyisipkan baris dan kolom ke dalam

table, langkah Anda selanjutnya adalah mengetahui cara bagaimana

menghapus kolom atau baris dalam sebuah tabel. Untuk menghapus sebuah

baris, Anda lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Anda klik baris yang akan dihapus (pada sembarang sel).


3. Anda klik sehingga akan muncul pilihan Delete.

Gambar 1.61 Sebelum dan Sesudah Menghapus Sel

Hasil membuat baris

baru di bagian

tengah


45

Untuk menghapus sejumlah kolom, Anda lakukan langkah-langkah

berikut ini, yaitu:

1. Anda seleksi kolom-kolom yang akan dihapus (pada sembarang sel).


3. Selanjutnya, klik .

4. Anda klik .

Gambar 1.62 Sebelum dan Sesudah Menghapus Kolom

1.7 Membuat Diagram & Mengedit Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat sebuah diagram

pada Word, yaitu:

1. Anda klik yang terdapat pada tab Insert. Perintah ini akan

memunculkan tampilan seperti pada Gambar 1.63 berikut ini.

Gambar 1.63 Kotak Dialog Insert Chart


46

2. Setelah itu, klik salah satu bentuk grafik yang akan dipakai, kemudian

klik tombol OK dan hasilnya akan menjadi seperti pada Gambar 1.64.

Gambar 1.64 Grafik dan Worksheet untuk Menentukan Data

3. Lakukan pengisian data pada worksheet seperti pada Gambar 1.65

berikut ini.

Gambar 1.65 Data pada Worksheet

4. Tutuplah jendela pengisian data tersebut dan perhatikan hasilnya pada



47

Gambar 1.66 Hasil Pembuatan Chart atau Diagram

Bila ada data yang ingin diedit, Anda lakukan langkah-langkah berikut

ini, yaitu:

1. Anda klik Grafik.

2. Setelah itu, klik tab Design.

Gambar 1.67 Tab Design

3. Selanjutnya, klik menu .

4. Lakukanlah perubahan data, kemudian tutuplah worksheet.

1.8 Membuat Daftar Isi secara Otomatis Untuk membuat sebuah daftar isi, Anda perlu terlebih dulu menerapkan

style Heading (Heading 1, Heading 2, dan seterusnya) pada bagian-bagian

yang ingin diletakkan dalam daftar isi. Untuk mempraktekkannya, bukalah

sebuah Document Word yang memiliki susunan bab dan subbab.

Selanjutnya, untuk semua judul bab, formatlah dengan style Heading 1,

sedangkan untuk semua judul subbab, formatlah dengan style Heading 2.

Setelah itu, Anda lakukan penyimpanan. Untuk membuat daftar isi secara

otomatis, Anda dapat melakukannya dengan langkah-langkah berikut ini,

yaitu:


48

1. Anda pilih tempat untuk daftar isi, misalkan pada bagian akhir

halaman, lalu letakkan kursor di bagian tersebut. Anda klik tab View,

kemudian pilih Outline agar semua subdokumen tampil.

Setelah itu, klik Show Document pada tab Outlining, kemudian

tekanlah tombol untuk membuat subdokumen baru.

Selanjutnya, letakkan kursor di dalam kotak yang baru saja terbentuk.

Gambar 1.68 Awal Membuat Daftar Isi

2. Setelah itu, klik tab References.

3. Selanjutnya, klik sehingga akan muncul tampilan seperti pada

Gambar 1.69.


49

Gambar 1.69 Pilihan Daftar Isi

4. Anda klik model yang dikehendaki, kemudian klik tombol OK.

Gambar 1.70 Hasil Membuat Daftar Isi

1.9 Track Changes & Merger Beberapa Documents Track Changes merupakan sebuah fasilitas untuk melihat sebuah

perubahan pada isi dokumen Word yang Anda buat. Apabila Track Changes

diaktifkan maka setiap perubahan yang terjadi pada isi Word akan

ditampilkan dalam bentuk balon.


50

Gambar 1.71 Contoh Penggunaan Track Changes

Untuk mengaktifkan dan menonaktifkan Track Changes, Anda dapat

mengikuti langkah-langkah berikut ini, yaitu:

1. Anda klik tab Review.

2. Setelah itu, klik Track Changes .

3. Selanjutnya, klik kanan pada toolbar, kemudian centang Track

Changes.


51

Gambar 1.72 Pilihan Track Changes

4. Pada toolbar akan muncul hasil seperti pada Gambar 1.73

Gambar 1.73 Track Changes pada Toolbar

5. Apabila Anda menghapus beberapa isi dokumen maka akan muncul

peringatan perubahan seperti pada Gambar 1.74.

Gambar 1.74 Hasil Penggunaan Track Changes


52

Sedangkan, untuk menonaktifkan Track Changes, Anda cukup klik

tulisan Track Changes pada toolbar.

1.9.1 Merger Beberapa Dokumen Untuk merger beberapa dokumen, Anda dapat melakukannya dengan

langkah-langkah berikut ini, yaitu:

1. Anda klik tab View.

2. Setelah itu, klik Compare dan pilih Combine untuk menggabungkan

beberapa dokumen.

Gambar 1.75 Menu Combine

3. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog Combine Documents.

Gambar 1.76 Kotak Dialog Combine Documents

4. Anda pilih file Word yang akan dikombinasikan di bagian Original

Document dengan klik tombol sehingga akan muncul kotak dialog


53

Open, kemudian pilih file yang akan dikombinasikan dan klik tombol

Open.

Gambar 1.77 Memilih File yang Akan Dikombinasikan

5. Klik tombol di bagian Revised document untuk mencari file yang

ingin diperbaiki atau tujuan akhir dari pengombinasian, kemudian klik

tombol OK.

Gambar 1.78 Dua Dokumen yang Akan Dikombinasikan

6. Hasilnya akan menjadi seperti pada Gambar 1.79.


54

Gambar 1.79 Hasil Mengombinasikan Dua Dokumen

1.10 Mencetak dengan Paging Khusus Untuk mencetak halaman dengan nomor halaman genap, Anda dapat


1. Anda klik Office Button ( ).

2. Setelah itu, klik Print, lalu klik Print lagi. Langkah ini akan

menampilkan kotak dialog Print seperti pada Gambar 1.80 berikut ini.


55

Gambar 1.80 Kotak Dialog Print

3. Pada bagian Print, Anda pilih Even Pages untuk mencetak halaman

dengan nomor genap.

Gambar 1.81 Penggunaan Even Pages

4. Akhiri dengan menekan tombol OK untuk mencetak dokumen.

Sedangkan, untuk mencetak halaman dengan penomoran ganjil, Anda

pilih Odd Pages pada bagian Print.


56

Gambar 1.82 Mencetak Halaman Ganjil

Bila hanya menghendaki pencetakan dilakukan pada halaman-halaman

tertentu saja, misal pada halaman 2, 7, 8, 9, 15, 25 sampai selesai, Anda dapat

melakukan pengaturan seperti berikut ini:

1. Anda klik Office Button .

2. Setelah itu, klik Print, lalu klik Print lagi. Langkah ini akan

menampilkan kotak dialog Print.

3. Selanjutnya, klik tombol Pages dan isikan 2, 7-9, 15, 25- di kotak

sebelah kanan tombol.

4. Anda klik tombol OK.

Gambar 1.83 Mencetak Halaman Tertentu


57

1.11 Menggunakan Bantuan Spelling dan Grammar

Checker

Fasilitas Spelling berfungsi untuk memerintahkan Word agar memeriksa

kebenaran kata-kata yang berada dalam dokumen dan jika ada yang salah,

Word akan memberi saran pembetulannya. Adapun Grammar berfungsi

untuk memeriksa kebenaran tata bahasa. Cara untuk memakai fitur ini

adalah:

1. Misalnya, Anda menulis teks berikut ini : I lov you full

2. Setelah itu, klik tombol perintah

yang terletak pada bagian bawah lembar kerja Anda.

3. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog Language. Anda pilih bahasa

yang sedang digunakan dalam dokumen pada kotak Mark selected

text as (karena contohnya dalam bahasa Inggris maka Anda pilih

bagian English (United States)).

Gambar 1.84 Kotak Language


58

4. Hilangkan cek (menghilangkan tanda centang) pada kotak Do not cek

spelling or grammar supaya Word melakukan pengecekan terhadap

pengejaan dan pola kalimat.

5. Anda cek (memberi tanda centang) pada Detect language

automatically untuk mengaktifkan deteksi bahasa secara otomatis.

Setelah itu, klik Default untuk menjadikannya sebagai pengaturan

posisi default, lalu klik OK untuk mengaplikasikannya.

6. Berikutnya, klik tab Review. Pada bagian Proofing, Anda klik tombol

Spelling & Grammar.

Gambar 1.85 Klik Spelling and Grammar

7. Selanjutnya, akan muncul jendela Spelling and Grammer: English

(United States) seperti pada Gambar 1.86.


59

Gambar 1.86 Kotak Dialog Spelling and Grammer

Pada kotak Spelling and Grammer tersebut, terdapat beberapa buah

kata yang dapat digunakan untuk menggantikan kata lov yang Anda

tulis. Anda pilih kata yang cocok, misalnya kata love, lalu klik tombol

Change.


60


61

Bab 2

Microsoft Excell 2007

Microsoft Excel merupakan program aplikasi dari Microsoft Windows

untuk keperluan pengolahan data. Banyak fasilitas dan kemudahan yang

dapat Anda temukan dalam Excel, misalnya pengolahan data yang besar,

pembuatan dan pengaturan laporan, membuat perhitungan dengan rumus,

dan pembuatan diagram.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menjalankan program Excel,

yaitu:

1. Anda klik tombol Start Windows di ujung kiri bawah.

2. Setelah itu, pilih All Programs, kemudian klik Microsoft Office dan

terakhir pilih Microsoft Office Excel 2007 sehingga akan muncul

tampilan seperti pada Gambar 2.1 berikut ini.

Gambar 2.1 Tampilan Awal Excell 2007


62

Keterangan:

• Tombol Office berisi beberapa perintah standar untuk pengoperasian

lembar kerja Excel, misal membuka atau menutup file, mencetak data,

dan sebagainya.

• Tab berisi grup-grup yang menampung beberapa tombol perintah

yang relevan, berbentuk tab atau kartu.

• Grup adalah bagian yang berisi sekumpulan tools perintah yang

terletak di bawah tab.

• Quick Access Toolbar merupakan toolbar standar berisi tombol

perintah yang sering digunakan.

• Tombol Dialog adalah tombol yang terletak pada bagian kanan nama

grup, yang berfungsi untuk membuka kotak dialog.

• Close digunakan untuk menutup lembar kerja atau keluar dari

program Microsoft Excel.

• Maximize dan Minimize digunakan untuk mengubah ukuran jendela

Microsoft Excel menjadi maksimal (satu layar penuh) dan minimal

(tampil di bagian taskbar).

• Tabulasi Sheet merupakan kartu yang menampung nama-nama dari

worksheet atau sheet dalam Excel. Worksheet atau Sheet merupakan

lembar kerja Microsoft Excel yang digunakan untuk menampung dan

mengolah data.

• Navigasi Sheet merupakan tools perintah yang berfungsi untuk

berpindah antar-sheet aktif.

• Tombol Pengatur Tampilan Lembar Kerja adalah bagian yang berisi

tools perintah untuk mengatur lembar kerja dalam berbagai tampilan.

• Zoom Level adalah bagian yang berisi tools perintah untuk mengatur

ukuran tampilan lembar kerja.


63

Khusus untuk bagian Tab, akan terdapat tampilan grup yang berbeda-

beda, tergantung dari tab mana yang Anda pilih. Berikut ini merupakan

kategori grup berdasarkan jenis tab-nya, yaitu:

• Tab Home

Tab Home merupakan tab default saat Anda membuka Microsof Excell

2007. Tab Home ini terdiri dari:

o Clipboard: untuk mengatur proses copy paste.

o Font: untuk mengatur font yang diinputkan ke dalam cell.

o Alignment: untuk mengatur perataan teks data dalam cell.

o Number: untuk mengatur format angka yang dipakai, misal

format mata uang, format kalender, format persen dan

sebagainya

o Styles: untuk mengatur format tabel dan cell.


64

o Cells: untuk menambah, menghapus, dan memformat cells.

o Editing: untuk melakukan filter dan menemukan data.

• Tab Insert

Tab Insert digunakan untuk menyisipkan data seperti gambar, grafik,

simbol dan sebagainya. Tab Insert terdiri dari grup:

o Tables: untuk membuat dan mengedit tabel.

o Illustrations: untuk memasukkan gambar ke dalam cell.

o Charts: untuk membuat diagram.


65

o Links: untuk menghubungkan data dengan file lain.

o Text: mengatur format teks

• Tab Page berfungsi untuk mengatur halaman dan themes.

• Tab Formulas berfungsi untuk mengatur rumus dan penghitungan

matematika. Tab Formulas terdiri dari grup:

o Function Library: untuk melakukan penghitungan matematika.

o Define Names: untuk membuat definisi rumus.


66

o Formula Editing: untuk mengedit rumus penghitungan data.

o Calculation adalah opsi (pilihan) bantuan kalkulasi.

• Tab Data mengatur data yang sudah dimasukkan ke dalam cell. Tab

Data terdiri dari grup:

o Get External Data: untuk mengambil data dari sumber yang lain.

o Connection: untuk menghubungkan antardata.

o Sort & Filter: untuk menyaring dan mengurutkan data.


67

o Data Tools: untuk mengedit data yang ada.

o Outlines: untuk membuat grup data.

• Tab Review berisi grup yang terdiri dari Proofing, Comment, dan

Changes.

o Grup Proofing digunakan untuk mengecek tatanan bahasa.

o Grup Comments digunakan untuk memberi komentar.

o Grup Changes digunakan untuk memproteksi lembar kerja.


68

• Tab View digunakan untuk melihat hasil lembar kerja Excell secara

keseluruhan.


69

2.1 Membuka Workbook, Membuat,

dan Menyimpan

Workbook merupakan lembar kerja Anda di Microsoft Office Excel 2007.

Secara umum, sebuah workbook akan diberi nama Book1. Bila Anda

membuka sebuah workbook baru lagi maka akan diberi nama Book2, dan

seterusnya. Setiap workbook akan terdiri dari beberapa worksheet yang

berguna untuk menampung dan mengolah data.

Worksheet merupakan lembar kerja yang berupa kolom dan baris. Nama

kolom menggunakan abjad, dimulai dari kolom A sampai dengan kolom

XFD, sedangkan nama baris menggunakan angka 1 sampai 1048576. Secara

umum, ada tiga buah sheet yang ditampilkan, yaitu Sheet1, Sheet2, dan

Sheet3. Berikut ini merupakan bagian-bagian dari worksheet, yaitu:

Gambar 2.2 Bagian Worksheet


70

Keterangan:

• Sel/Cell adalah perpotongan antara kolom dan baris yang mempunyai

nama. Nama sel atau alamat sel diambil dari perpaduan antara nama

kolom dan baris itu sendiri, misalnya: sel D5, F12, dan sebagainya.

• Range Sel adalah kumpulan dari kolom, baris, dan sel yang

tertampung dalam worksheet/sheet.

• Select All digunakan untuk memilih semua sel dalam satu

worksheet/sheet.

• Name Box adalah suatu kotak yang dipakai untuk menampung nama-

nama range yang dibuat dalam Microsoft Excel.

• Tab Split adalah tuas pemisah yang terletak di antara tab sheet dengan

batang penggulung horisontal. Anda geser tuas split untuk mengatur

ukuran lebar bagian tab sheet dengan bagian batang penggulung

horisontal.

• Tab Sheet adalah kartu yang menampung nama-nama worksheet/sheet

dalam MS-Excel.

• Insert Worksheet digunakan untuk menambah/menyisipkan

worksheet.

• Navigasi Sheet merupakan tombol-tombol perintah yang berfungsi

untuk berpindah antar-sheet aktif.

Setiap worksheet, Anda dapat geser. Caranya adalah arahkan mouse pada

nama sheet yang akan digeser, lalu klik mouse dan tahan (tidak dilepas),

kemudian geser mouse menuju posisi baru untuk sheet tersebut dan lepaskan

mouse hingga urutannya berubah.

Gambar 2.3 Menggeser Sheet


71

Untuk menghapus sheet, Anda tinggal arahkan mouse dan klik kanan pada

nama sheet yang ingin dihapus. Setelah itu, akan muncul beberapa pilihan,

lalu klik Delete maka worksheet tersebut akan hilang atau terhapus dari

workbook.

2.1.1 Membuat Workbook Baru

Jika ingin memulai membuat dokumen baru, Anda harus membuat

workbook yang baru. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat

workbook baru, yaitu:

1. Anda klik ikon Office Button , kemudian pilih New.

Gambar 2.4 Klik New

2. Setelah klik New, akan muncul kotak dialog New Workbook seperti

pada Gambar 2.5 berikut ini. Setelah itu, klik ikon Blank Workbook.


72

Gambar 2.5 Kotak dialog New Workbook

3. Anda perhatikan pada jendela aplikasi maka akan muncul lembar kerja

baru atau workbook kosong pada tampilan layar monitor.

2.1.2 Membuka Workbook

Workbook yang telah tersimpan di dalam komputer suatu saat akan dapat

dibuka kembali. Ada beberapa cara untuk membuka file (workbook) pada

Excel 2007. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuka workbook,

yaitu:

1. Anda klik Office Button, kemudian pilih Open. Selanjutnya, akan

muncul kotak dialog Open.


73

Gambar 2.6 Pilih Open

2. Setelah itu, cari dan pilihlah file yang ada di dalam direktori komputer

untuk dibuka. Anda lihat Gambar 2.7.

Gambar 2.7 Klik Open

3. Anda klik tombol Open yang terdapat pada kotak dialog Open.

Selanjutnya, file Anda akan tampil pada jendela aplikasi Excel 2007.

2.1.3 Menyimpan Workbook

Anda dapat menyimpan workbook dengan kotak dialog Save. Cara ini

umum dilakukan untuk menyimpan hasil pekerjaan pada aplikasi apa pun,

termasuk Excel 2007. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyimpan

workbook, yaitu:

1. Anda klik Office Button yang terdapat pada pojok kanan atas di

jendela aplikasi, lalu pilih Save.

2. Setelah itu, akan muncul kotak dialog Save As. Gambar 2.8 berikut ini

adalah tampilannya.


74

Gambar 2.8 Kotak dialog Save As pada Excel 2007

3. Selanjutnya, pada kotak dialog Save in, Anda dapat memilih lokasi

untuk menyimpan file. Contohnya, Anda dapat menyimpan di My

Document atau di file direktori yang lain pada komputer.

4. Secara default, nama file yang akan disimpan pada Excel 2007 adalah

Book1.xlsx. Anda dapat mengganti nama file sesuai dengan yang

diinginkan, misalnya Latihan 1.xlsx.

5. Anda klik tombol Save agar file tersimpan di dalam komputer.

Jika sudah disimpan, Anda boleh menutup workbook-nya saja atau

menutup aplikasi Excel 2007. Berikut ini adalah penjelasan singkat untuk

menutup workbook, yaitu:

• Menutup Workbook yang Aktif

Jika ingin menutup workbook saja, Anda cukup klik Office Button,

kemudian klik Close yang terdapat pada pojok kiri bawah.

• Menutup Aplikasi Excel 2007


75

Apabila sudah tidak ingin bekerja dengan aplikasi Excel 2007 dan ingin

menutup seluruh program ini, Anda klik Office Button, kemudian klik

tombol Exit Excel atau dengan klik tanda silang pada pojok kanan atas

jendela aplikasi Excel 2007.

2.2 Margin, Paragraf, Alignment, dan Mencetak

2.2.1 Mengatur Margin

Mengatur margin adalah mengatur batas-batas posisi tulisan dari bagian

tepi halaman (kiri, kanan, atas, dan bawah) pada lembar cetak. Berikut ini

adalah langkah-langkah untuk mengatur batas margin halaman, yaitu:

1. Anda pilih tab Page Layout.

Gambar 2.9 Pilih Tombol Close


76

Gambar 2.10 Memilih Page Layout

2. Setelah itu, lihatlah pada bagian Page Setup, lalu klik pada tanda

panah di bagian Margins.

Gambar 2.11 Memilih Margin yang Telah Tersedia

3. Setiap pilihan margin mempunyai ukuran garis tepi yang berbeda-beda

maka Anda pilih sesuai dengan kebutuhan.

4. Namun, jika ingin memberikan pengaturan sendiri pada margin, Anda

klik Custom Margins pada bagian bawah di menu drop-down tadi

sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup berikut ini.


77

Gambar 2.12 Memberikan Pengaturan Margin Sendiri

5. Isilah nilai-nilai pada kotak Top, Left, Right, dan Bottom pada kotak

dialog Page Setup tersebut. Anda dapat memberikan tanda pada

Vertical dan Horizontal dengan cara klik. Tujuannya adalah agar

posisi hasil cetak nanti dapat berada di tengah-tengah halaman.

6. Setelah selesai, klik tombol OK.

2.2.2 Mengatur Paragraf dan Alignment

Perataan ini diperlukan untuk menata data dalam tabel supaya rapi. Sama

seperti Microsoft Word, Excel juga memiliki beberapa setting (pengaturan), di

antaranya: setting perataan secara horisontal rata kiri, rata kanan, rata tengah,

dan setting perataan secara vertikal rata atas, rata bawah, dan rata tengah.


78

Anda dapat mengatur perataan data dalam sel dengan menggunakan

tombol dialog dalam grup Alignment dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Anda klik tab Home, kemudian lihat pada bagian grup Alignment.

Gambar 2.13 Grup Alignment

2. Pada grup Alignment terdapat beberapa pilihan pengaturan perataan

data, yaitu:

• Align left text, , digunakan untuk mengatur data agar rata

di bagian kiri.

• Center text, , digunakan untuk mengatur data agar berada di

tengah secara horisontal.

• Align right text, , digunakan untuk mengatur data agar rata

di bagian kanan.

• Top Align, , digunakan untuk mengatur data agar rata di

bagian atas cell secara vertikal

• Middle Align, , digunakan untuk mengatur data agar rata di

bagian tengah cell secara vertikal

• Bottom Align, digunakan untuk mengatur data agar rata di

bagian bawah cell secara vertikal.


79

Selain itu, juga terdapat perataan Bullets Numbering yang

digunakan untuk mengatur perataan alinea bullets sesuai dengan

tingkatannya.

Selain perataan tersebut, juga masih terdapat perataan berdasarkan

orientasi arah. Anda dapat mengatur teks atau data dalam sel agar miring

beberapa derajat. Gambar 2.14 akan memperlihatkan perataan tipe ini.

Gambar 2.14 Orientation

Anda juga dapat membuat data atau teks dalam sebuah sel menjadi

bersusun ketika data yang dimasukkan memiliki panjang melebihi panjang

sel. Kemampuan Excel ini disebut Wrap Text .

Gambar 2.15 Wrap Text

Terdapat pula tombol Merger & Center yang berfungsi untuk

membuat sebuah judul tabel berada di tengah.

Berikut ini adalah contoh dari Merger & Center, yaitu:


80

Misalnya, ada sebuah laporan yang berjudul Laporan Kerja Bulan Desember

dan pada awalnya, judul tersebut dibuat pada kotak A1.

Gambar 2.16 Membuat Judul Laporan

Jika menginginkan judul berada di posisi tengah, Anda tarik kotak A1

sampai ke posisi E1.

Gambar 2.17 Menarik Posisi Cell

Setelah itu, Anda tekan tombol Merger & Center, , sehingga judul

laporan akan berada pada posisi tengah di atas tabel laporan.

Gambar 2.18 Hasil Merger & Center


81

2.2.3 Mencetak

Sebelum melakukan proses pencetakan data Microsoft Excel, Anda harus

mencermati beberapa hal terlebih dahulu, yaitu:

• Print Preview

Setidaknya, Anda harus melakukan Print Preview sebelum melakukan

pencetakan agar dapat melihat, apakah hasil keluaran di monitor sudah

sesuai dengan keinginan atau belum.

Berikut ini adalah cara menggunakan Print Preview pada MS Excel 2007,

yaitu:

1. Anda siapkan lembar kerja yang akan dicetak.

2. Setelah itu, klik pada tombol Office, , lalu klik Print, kemudian

pilih Print Preview.

Gambar 2.19 Pilih Print Preview


82

3. Selanjutnya, Anda akan melihat tampilan seperti pada Gambar 2.20

berikut ini.

Gambar 2.20 Tampilan Fasilitas Print Excel 2000

Akan terlihat bahwa tampilan worksheet yang akan dicetak

ditampilkan tanpa garis-garis kolom dan baris. Salah satu tujuan

melakukan pemeriksaan melalui Print Preview adalah supaya Anda

dapat melakukan penyesuaian apabila terjadi hal-hal yang tidak sesuai.

Pada tampilan Print Preview terdapat beberapa tombol, seperti:

• Print: untuk langsung melakukan proses pencetakan

• Print Set Up: untuk mengatur halaman lembar kerja yang dicetak

• Zoom: untuk melakukan zoom in ke tampilan preview.

• Close Preview: untuk kembali ke tampilan lembar kerja worksheet.


83

• Next dan Previous Page: untuk pindah ke halaman berikutnya

atau ke halaman sebelumnya.

• Show Margin: untuk menampilkan garis pembatas

• Page Setup

Page Setup digunakan untuk mengatur halaman lembar kerja yang akan

dicetak. Cara mengaksesnya adalah:

1. Anda klik pada tab Page Layout, lalu klik Page Setup.

Gambar 2.21 Klik Page Layout

2. Setelah itu, akan muncul kotak dialog Page Setup berikut ini.


84

Gambar 2.22 Kotak Dialog Page Setup

Keterangan:

• Orientation: untuk memilih salah satu tipe orientasi Portrait

(tegak) atau Landscape (mendatar).

• Scalling : pada pilihan Adjust To digunakan untuk mendapatkan

kompresi tabel atau skala yang sesuai pada 1 halaman kertas

Anda.

• Paper Size : untuk memilih ukuran kertas yang akan digunakan.

Anda dapat memilih salah satunya dan standar ukuran kertas

yang digunakan adalah A4.

• Print Quality: untuk menentukan kualitas cetakan.


85

• Print

Berikut adalah langkah-langkah untuk mencetak dokumen ke printer,

yaitu:

1. Anda klik tombol Print di jendela Print Preview atau klik perintah

Print yang ada di tombol Office, lalu pilih Print lagi.

Gambar 2.23 Kotak Dialog Print

2. Bila ketentuan yang diperlukan sudah diatur, Anda klik tombol OK

untuk mencetak dokumem worksheet.

2.3 Link dan Merger Workbooks

Istilah koneksi data atau membuat link, lazim digunakan pada halaman

web. Namun, fasilitas ini tidak hanya terdapat pada halaman web, sebab pada

aplikasi Office, khususnya Excel 2007, juga terdapat fasilitas link ini. Untuk

lebih memahami maksud tersebut, Anda simak beberapa penjelasan pada

poin-poin berikut ini, yaitu:


86

2.3.1 Membuat Link Antarsel dalam Workbook yang Sama

Anda dapat membuat sebuah koneksi data antarsel dalam worksheet yang

sama. Langkah-langkahnya adalah:

1. Anda pilih sebuah worksheet, kemudian buatlah tabel seperti pada


Gambar 2.24 Tabel Contoh

2. Setelah itu, buatlah sebuah link pada worksheet yang sama dan juga link

pada worksheet yang lainnya sehingga ketika diklik akan menuju ke

tabel yang Anda buat ini.

3. Simpanlah lokasi tempat Anda membuat tabel tersebut, misalnya

Sheet1, range B2:D7.

4. Selanjutnya, klik sel yang agak jauh dari tabel, tetapi masih di worksheet

yang sama, misalnya sel Z1.

5. Ketikkan Lihat Data Barang seperti Gambar 2.25.

Gambar 2.25 Membuat Teks Link

6. Apabila kesulitan mencari sel Z1, Anda dapat menggunakan tombol F5

untuk memunculkan kotak dialog Go To seperti pada Gambar 2.26

yang akan membantu Anda mencapai sel Z1.


87

Gambar 2.26 Kotak Dialog Go To

7. Ketikkan Z1 pada kotak isian di bawah kata Reference.

8. Setelah itu, Anda klik kanan teks tersebut.

9. Pada menu yang muncul, Anda pilih Hyperlink seperti Gambar 2.27

berikut ini.

Gambar 2.27 Memilih Hyperlink

10. Setelah itu, akan muncul sebuah kotak dialog Insert Hyperlink seperti

pada Gambar 2.28.


88

Gambar 2.28 Kotak Dialog Hyperlink

11. Anda klik pilihan Place in This Document dan pada kotak Or select a

place in this document:, Anda isi dengan Sheet1.

12. Pada isian Type the sel reference:, Anda ketikkan B2:D7 pada area

tabel yang tadi dibuat.

13. Setelah itu, klik tombol OK.

14. Hasilnya akan segera tampak bahwa teks tersebut akan diberi warna

biru dan diberi garis bawah seperti pada Gambar 2.29.

Gambar 2.29 Hasil Hyperlink

15. Apabila hendak melakukan link dari worksheet yang berbeda, misalnya

dari sel A1 Sheet2 maka perubahan yang harus Anda lakukan pada

kotak dialog Insert Hyperlink (Gambar 2.28) adalah hanya perlu

mengubah Sel Reference pada Sheet2.


89

2.3.2 Membuat Link Antarsel dalam Workbook yang

Berbeda

Selanjutnya, Anda ikuti beberapa langkah berikut ini untuk membuat link

(koneksi) antarsel dalam workbook yang berbeda, yaitu:

1. Pada pengaturan hyperlink ini, Anda harus mempersiapkan workbook

yang akan menjadi tujuan dari link. Contohnya, Anda memiliki 2

workbook dengan nama Latihan1.xls dan Latihan2.xls, lalu pada

workbook Latihan1.xls ini akan dibuat link yang akan dihubungkan ke

workbook Latihan2.xls.

2. Bukalah workbook Latihan1.xls dan klik kanan cell yang akan diberikan

pengaturan hyperlink. Setelah itu, klik Hyperlink sehingga akan muncul

kotak dialog Insert Hyperlink.

Gambar 2.30 Pengaturan Hyperlink pada Insert Hyperlink

3. Anda pilih Existing File or Web Page, kemudian klik Current Folder

dan klik file Latihan2.xls (atau pilih pada direktori pada komputer

Anda untuk file yang akan menjadi tujuan link), kemudian tekan

tombol OK.


90

4. Hasilnya adalah ketika klik cell pada workbook Latihan1 maka secara

otomatis, file Latihan2 juga akan dibuka.

2.4 Warna Cell, Warna Text, Bentuk Font, dan

Ukuran

Cell merupakan tempat pada Microsoft Excel untuk meletakkan data yang

Anda miliki. Tentunya, sama seperti program Microsoft Office lainnya, yaitu

data yang terdapat pada sebuah cell, Anda dapat ubah tampilannya. Berikut

ini adalah beberapa cara mengubah tampilan cell, yaitu:

2.4.1 Mengatur Format Font

Microsoft Excel menyediakan fasilitas untuk mengganti model font, ukuran

font, ataupun efek cetak lainnya dengan menggunakan tombol-tombol

perintah yang tersedia di dalam tab Home di grup Font.

Gambar 2.31 Tombol-tombol Perintah yang Ada di Grup Font

Keterangan:

Tombol Keterangan Fungsi

Font Mengganti model font

Font Size Mengganti ukuran font

Increase Font Size

Memperbesar ukuran font dari ukuran yang ada di font size


91

Tombol Keterangan Fungsi

Decrease Font Size

Memperkecil ukuran font dari ukuran yang ada di font size

Bold Memasang atau menghilangkan efek cetak tebal

Italic Memasang atau menghilangkan efek cetak miring

Underline Memasang atau menghilangkan efek cetak garis bawah

Fill Colour Memasang warna latar

belakang

Font Colour Memasang warna font

2.4.2 Memberi Warna Pada Cell

Pada Excel, Anda dapat memberi warna pada data ataupun pada sel agar

pembacaan data pada tabel menjadi lebih mudah untuk dimengerti. Berikut

ini adalah cara pemberian warna pada data, yaitu:

1. Anda klik tempat data yang akan diberi warna. Gambar 2.32 adalah

contoh data yang akan diwarnai, misalkan nama yang berjenis kelamin

perempuan diberi warna merah muda dan laki-laki diberi warna biru.


92

Gambar 2.32 Contoh Mewarnai Data

2. Selanjutnya, klik tanda panah kecil pada tombol Font Color di Tab

Home kelompok Font sehingga akan tampil sebuah menu pilihan

seperti Gambar 2.33.

Gambar 2.33 Menu Font Color

3. Bila warna yang dikehendaki tidak ada pada menu tersebut, Anda

dapat klik pilihan More Colors sehingga akan muncul sebuah kotak

dialog Colors seperti pada Gambar 2.33 di bagian kanan.


93

4. Hasil dari pemberian warna (baik laki-laki dan perempuan), Anda

dapat lihat pada Gambar 2.34.

Gambar 2.34 Hasil Pewarnaan

Pewarnaan juga dapat dilakukan terhadap cell. Langkah-langkahnya

adalah (masih menggunakan contoh Gambar 2.34):

1. Anda blok semua sel laki-laki dan cari tombol Fill Color yang terletak

di sebelah tombol Font Color.

2. Setelah itu, klik tanda panah kecil yang ada pada bagian kanan tombol

sehingga muncul menu pilihan seperti Gambar 2.35.

Gambar 2.35 Pilihan Warna Latar Belakang Cell


94

3. Lakukanlah pemilihan dengan menggeser mouse ke arah warna

tertentu.

4. Bila kurang puas dengan warna yang ada, Anda dapat menggunakan

pilihan More Color seperti yang dilakukan pada pewarnaan font pada

Gambar 2.33.

5. Hasil dari pewarnaan tersebut, Anda dapat lihat pada Gambar 2.36.

Gambar 2.36 Memberikan Warna Latar Belakang

2.5 Filter dan Editing/Format Cell

Data yang akan dimasukkan ke dalam cell, memiliki format yang berbeda-

beda, misal data format numerik, karakter, tanggal , waktu, mata uang dan

sebagainya.

Gambar 2.37 Berbagai Format Data


95

2.5.1 Mengatur Format Cell

Data pada Excel 2007, secara umum, dapat berupa teks dan angka. Bila

diperlukan, angka diformat terlebih dahulu agar sesuai dengan keperluan.

Langkah-langkah untuk mengatur format cell adalah:

1. Anda pilih daerah atau range yang akan diformat, misalnya ingin

mengubah format numerik menjadi format mata uang.

Gambar 2.38 Pilih Range

2. Setelah itu, klik kanan, kemudian pilih Format Cell sehingga muncul

kotak dialog seperti pada Gambar 2.39 berikut ini.

Gambar 2.39 Pilih Format Cell


96

3. Selanjutnya, Anda pilih Tab Number dan pilih Category: Currency.

Gambar 2.40 Pilih Currency

4. Setelah memilih Currency, Anda pilih jenis mata uang yang akan

dipakai pada bagian Symbol. Pada bagian Decimal Places, tentukanlah

berapa angka di belakang koma, lalu klik tombol OK dan lihat

perubahannya.

Gambar 2.41 Hasil dari Format Currency

Berikut ini adalah langkah-langkah pengaturan untuk memformat tanggal

dan waktu, yaitu:


97

1. Anda pilih range yang akan diformat.

.

Gambar 2.42 Pilih Range

2. Setelah itu, klik kanan pada range yang telah dipilih, lalu pilih Format

Cell.

3. Selanjutnya, Anda pilih Category: Date, lalu perhatikan pada bagian

Type. Anda dapat memilih salah satu format penanggalan yang

diinginkan, lalu klik OK.


98

Gambar 2.43 Format Tanggal

4. Pada bagian Location, Anda pilih pada bagian Indonesia.

5. Selanjutnya, data akan berubah dari penanggalan yang berupa angka

biasa menjadi data dengan format penanggalan nama bulan yang

berupa teks. Anda lihat Gambar 2.44

Gambar 2.44 Hasil dari Format Tanggal


99

2.5.2 Editing Cell

Berikut ini akan dijelaskan mengenai proses pengeditan data yang sudah

tertulis dalam cell.

• Membetulkan Data yang Salah

Anda dapat menggunakan salah satu perintah berikut ini untuk

mengedit data pada suatu sel, yaitu:

• Aktif atau pilih sel, lalu tekan tombol F2, lakukan perubahan data,

kemudian tekan tombol Enter.

• Anda pilih sel, klik data yang akan diedit, lalu pada bagian formula bar

lakukan perubahan data, kemudian tekan tombol Enter.

• Klik dua kali sel yang berisi data yang akan diedit, lalu lakukan

perubahan data, kemudian tekan tombol Enter.

• Bila Anda ingin mengganti data dalam satu cell dengan data yang baru,

sebaiknya langsung tekan tombol Delete atau Backspace, kemudian

ketik atau masukkan data yang baru.

Anda gunakan tombol panah (←←←←,↑↑↑↑,→→→→,↓↓↓↓) pada keyboard untuk menggeser

satu karakter ke kiri, kanan, atas, atau bawah.

• Menghapus Cell

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghapus sel, yaitu:

1. Anda pilih cell yang akan dihapus. Dalam tab Home, Anda klik tombol

Delete pada grup Cells, lalu pilih Delete Cells.

Gambar 2.45 Pilihan Tombol Delete


100

Gambar 2.46 Kotak Dialog Delete

Keterangan:

• Shift cells left digunakan untuk menghapus sel sehingga sel di

sebelah kanan akan bergeser ke kiri mengisi ruang sel yang telah

dihapus sebelumnya.

• Shift cell up digunakan untuk menghapus sel sehingga sel di

bawahnya akan bergeser ke atas mengisi ruang sel yang telah

dihapus tersebut.

• Entire Row digunakan untuk menghapus seluruh baris pada

posisi sel aktif.

• Entire Column digunakan untuk menghapus seluruh kolom

pada posisi sel aktif.

• Menghapus Baris atau Kolom

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghapus baris atau kolom,

yaitu:

1. Anda pilih baris atau kolom yang akan dihapus.

2. Dalam tab Home, Anda klik tombol Delete pada grup Cells, kemudian

pilih salah satu perintah berikut ini:

• Delete Sheet Rows digunakan untuk menghapus baris pada

posisi sel aktif.


101

• Delete sheet Columns digunakan untuk menghapus kolom pada

posisi sel aktif.

• Menyisipkan Sel

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyisipkan sel, yaitu:

1. Anda pilih lokasi sel baru yang akan disisipkan.

2. Dalam tab Home, klik tombol Insert pada grup Cells, lalu pilih Insert

Cells.

Gambar 2.47 Pilihan Tombol Insert

Gambar 2.48 Kotak Dialog Insert

Keterangan:

• Shift cell rights digunakan untuk menyisipkan sel dengan

menggeser sel terpilih ke kanan.

• Shift cell down digunakan untuk menyisipkan sel dengan

menggeser sel terpilih ke bawah.


102

• Entire row digunakan untuk menyisipkan baris pada posisi sel

aktif.

• Entire column digunakan untuk menyisipkan kolom pada posisi

sel aktif.

• Menyisipkan Baris atau Kolom

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyisipkan baris atau kolom,

yaitu:

1. Anda pilih lokasi baris atau kolom yang akan disisipkan.

2. Dalam tab Home, klik tombol Insert pada grup Cells, lalu pilih

perintah berikut ini:

• Insert Sheet Rows digunakan untuk menambah baris pada posisi

sel aktif.

• Insert Sheet Column digunakan untuk menambah kolom pada

posisi sel aktif.

Gambar 2.49 Menyisipkan Baris atau Kolom

• Mengatur Lebar Kolom

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu:

1. Anda pilih atau aktif pada kolom yang akan diatur lebarnya.

2. Dalam tab Home, Anda klik tombol Format pada grup Cells, kemudian

pilih Column Width.


103

Gambar 2.51 Kotak Dialog Column Width

3. Ketikkan nilai pada kotak Column Width, klik tombol OK.

• Mengatur Tinggi Baris

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatur tinggi baris, yaitu:

1. Anda pilih baris yang akan diatur tingginya.

2. Dalam tab Home, Anda klik Format pada grup Cells, lalu pilih Row

Height.

Gambar 2.52 Kotak Dialog Row Height

3. Ketikkan nilai tinggi baris pada kotak dialog Row Height.

Gambar 2.50

Pilih Column

Width


104

• Memindah dan Menyalin Data

Tentunya, Anda tidak ingin mengulang pekerjaan karena mengisi data

pada tempat yang salah. Kesalahan seperti itu masih bisa tertolong dengan

cara memindahkan data-data tersebut pada tempat yang seharusnya. Berikut

ini adalah langkah-langkah untuk memindahkan data dari satu tempat ke

tempat lain, yaitu:

1. Anda sorot atau pilih daerah pada data yang akan dipindahkan, lalu

klik ikon Cut pada tab Home bagian grup Clipboard.

Gambar 2.53 Range Data yang Siap untuk Dipindahkan

2. Selanjutnya, arahkan mouse dan klik pada cell yang akan ditempati

data, lalu Anda klik kanan dan pilih Paste.

Gambar 2.54 Data Telah Dipindahkan pada Tempat yang Baru


105

3. Setelah data berpindah pada lokasi baru, Anda atur kembali lebar

kolom dan baris apabila format kolom dan baris berubah.

Gambar 2.55 Hasil Perpindahan

• Menggunakan Copy dan Paste Special

Pada Excel 2007 dapat dilakukan penyalinan data. Data yang disalin ini

dapat berupa isi beserta pengaturan format yang terdapat di dalamnya. Cara

ini hampir sama seperti memindahkan data, hanya saja data yang lama

masih berada di tempat asalnya (tidak berpindah). Berikut ini adalah

langkah-langkah untuk menyalin data, yaitu:

1. Anda sorot daerah data yang akan disalin dengan menggunakan mouse.

2. Setelah itu, tekan ikon Copy .

3. Selanjutnya, klik mouse pada daerah yang akan ditempati salinan dari

data asli. Anda klik tombol drop-down pada ikon Paste sehingga akan

muncul beberapa pilihan. Pilihlah Paste Special dengan klik mouse

pada pilihan tersebut hingga muncul kotak dialog seperti pada Gambar

2.56 berikut ini.


106

Gambar 2.56 Penyorotan Data pada Daerah Data

4. Sebagai contoh, Anda pilih Option Transpose pada kotak dialog

tersebut, kemudian klik OK.


107

Gambar 2.57 Kotak Dialog Paste Special

5. Hasil akan seperti pada Gambar 2.58 berikut ini.

Gambar 2.58 Data Setelah Disalin dengan Cara Paste Special

2.5.3 Filter Cell

Excel menyediakan fasilitas untuk menyaring data dengan kriteria

tertentu. Ada beberapa metode yang bisa digunakan, dua diantaranya, yaitu

AutoFilter dan AdvancedFilter. Berikut ini akan dijelaskan tentang

penggunaan masing-masing fasilitas filter:

1. Anda pilih kolom data yang akan difilter.


108

Gambar 2.59 Kolom Data yang akan Difilter

2. Setelah itu, lihatlah pada bagian tab Data, lalu klik tombol Filter

pada grup Sort & Filter.

Gambar 2.60 Tab Data dan Sort & Filter

3. Selanjutnya, akan muncul tanda panah pada judul kolomnya.

Gambar 2.61 Tanda Panah pada Judul

4. Anda klik tanda panah tersebut, lalu akan muncul beberapa pilihan

berikut ini :


109

Gambar 2.62 Pilihan Filter

5. Pada pilihan Filter terdapat beberapa pilihan seperti:

• Sort Smallest to Largest : untuk memilih data dari yang terkecil

sampai yang terbesar.

• Sort Largest to Smallest : untuk memilih data dari yang terbesar

sampai yang terkecil.

• Sort by Color : untuk meng-custom filter.

• Number Filter : untuk memilih filter berdasarkan kondisi

tertentu.


110

Gambar 2.63 Pilihan Number Filter

Misalnya, untuk kondisi Greater Than berarti Anda ingin

memilih data yang nilainya lebih besar dari data pembandingnya.

Gambar 2.64 Memilih Greater Than di Custom AutoFilter

Pada contoh Gambar 2.64, Anda ingin memunculkan data

yang nilainya lebih besar dari 25 maka klik pada tombol OK dan

akan kelihatan hasilnya seperti pada Gambar 2.65 berikut ini.


111

Gambar 2.65 Nilai yang Lebih Besar dari 25

Anda juga dapat memilih data mana yang ingin ditampilkan

dengan memberi tanda centang. Jika ingin memunculkan semua

datanya, Anda klik pada Select All.

Gambar 2.66 Klik Select All

6. Jika ingin mengembalikan tampilan data tanpa difilter, Anda tinggal

klik kembali Filter pada grup Sort & Filter atau dengan klik pada

tombol panah di judul kolomnya dan pilih Clear Filter From.

Gambar 2.67 Klik Celar Filter From


112

2.6 Ekspor Data Excel untuk Berbagai Kebutuhan

2.6.1 Ekspor Excel 2003 ke Excel 2007

Mengonversi data pada Excel 2007 (lebih khususnya) adalah mengubah

format data *.xls menjadi *.xlsx (format file Excel pada versi sebelumnya).

Untuk lebih jelasnya, Anda ikuti beberapa langkah berikut ini, yaitu:

1. Anda siapkan workbook yang memiliki format *.xls. Perhatikan nama

workbook berikut ini (Latihan2.xls (Compatibility Mode)).

Gambar 2.68 Nama Workbook Beserta Formatnya

2. Untuk mengubah format *.xls menjadi *.xlsx, Anda klik Office Button,

kemudian klik ikon Convert sehingga akan muncul kotak dialog

seperti berikut ini.

Gambar 2.69 Kotak Dialog Konfirmasi Konversi Data


113

3. Selanjutnya, klik Yes. Perhatikan nama beserta format file yang

sekarang. Workbook Latihan2 sekarang berubah format menjadi

Latihan2.xlsx.

2.6.2 Ekspor Data Excel ke PDF

Microsoft Office 2007 memungkinkan pengguna untuk merubah file Excel

ke dalam format PDF. File PDF memiliki keuntungan, yaitu format PDF bisa

dibuka di program-program pembaca PDF versi lama atau versi baru. Jika

pilihan untuk menyimpan file sebagai PDF tidak keluar atau tidak tersedia,

Anda dapat menginstal add-on gratisnya melalui website Microsoft atau harus

menginstal sendiri program Adobe PDF Reader versi yang profesional.

1. Anda download Office 2007 add-on file dari situs Web Microsoft

sehingga akan memungkinkan untuk menyimpan semua file Office

2007 dalam format PDF. Untuk alamat link-nya, Anda tinggal buka

Google dan ketikkan: add ins convert excel to pdf.

Gambar 2.70 Microsoft Download Center

2. Setelah itu, klik pada tombol Download dan simpan file hasil download-

nya pada lokasi folder yang diinginkan.


114

3. Lakukanlah instalasi pada file Add-ins yang sudah di-download.

Installer akan meminta Anda untuk membaca perjanjian pengguna dan

klik OK untuk melanjutkan.

4. Bukalah program Excel, lalu membuat dokumen baru, atau membuka

file Excel yang sudah ada sebelumnya. Setelah itu, klik Office Button

yang terletak di sudut kiri atas dari Excel. Gerakkan mouse Anda ke

bawah menu drop-down ke pilihan Save As.

5. Selanjutnya, pilih PDF sebagai format file Anda. Berikanlah nama file

dan pilihlah folder untuk menyimpan file PDF.

Gambar 2.71 Memilih Adobe PDF

6. Pilih sheet yang akan di-convert, lalu klik pada tombol Convert to PDF.


115

7. Pilih lokasi untuk menyimpan file hasil PDF-nya, kemudian klik tombol

Save.

Gambar 2.73 Klik Tombol Save

8. Hasil file PDF dari Excel akan menjadi seperti pada Gambar 2.74

berikut ini.

Gambar 2.72

Klik Convert to

PDF


116

Gambar 2.74 Hasil File PDF

2.6.3 Ekspor Data Excel ke Grafik

Microsoft Excel 2007 menyediakan fasilitas untuk menampilkan data

dalam bentuk chart atau grafik. Dengan fitur yang lebih menarik, pembuatan

grafik dalam Excel akan lebih mudah.

• Membuat Grafik

Langkah-langkah membuat grafik adalah:

1. Anda blok data yang akan digunakan sebagai sumber data grafik.


117

Gambar 2.75 Sumber Data Pembentuk Grafik

2. Setelah itu, klik salah satu tipe grafik yang diinginkan dalam tab Insert

pada grup Charts.

Gambar 2.76 Tipe Grafik pada Grup Grafik

3. Selanjutnya, pilih salah satu bentuk format dari tipe yang dipilih. Jika

tidak ada jenis grafik yang disenangi, Anda dapat klik pada bagian

Other Chart untuk melihat bentuk chart yang lain.

Gambar 2.77 Chart 2-D Column

4. Misalnya, Anda memilih jenis diagram batang 2 dimensi maka hasil

tampilan grafiknya adalah sebagai berikut ini.


118

Gambar 2.78 Diagram Batang 2-D

• Mengganti Jenis Grafik

Grafik yang telah dibuat dapat diubah modelnya bila Anda ingin

mengubahnya tanpa mengubah data dari grafik tersebut. Berikut ini adalah

langkah-langkah untuk mengubah model grafik, yaitu:

1. Anda klik grafik yang modelnya akan diubah dengan model lain

sehingga akan muncul tab Design.

Gambar 2.79 Tab Design


119

2. Setelah itu, klik ikon Change Chart Type pada kategori Type

hingga muncul kotak dialog Change Chart Type berikut ini.

Gambar 2.80 Memilih Jenis Tabel

3. Selanjutnya, pilih salah satu tipe grafik yang diinginkan (di sebelah

kiri) dan pilih detail model yang dimiliki setiap tipe (sebelah kanan),

lalu klik OK.

2.7 Membuat Formula Sederhana

Microsoft Excel 2007 memberikan kemudahan kepada Anda untuk

memasukkan data yang berupa rumus. Data berupa rumus dapat Anda

ketikkan pada bagian formula bar (batang rumus). Data yang berupa rumus,

sebelumnya harus diawali dengan mengetikkan tanda sama dengan (=).

2.7.1 Mengenal Operator Formula

Formula harus diawali dengan tanda = (sama dengan). Formula dapat

berisi sebuah fungsi (seperti fungsi SUM di atas) atau lebih dan di dalam

fungsi atau diluar fungsi bisa mengandung operand dan operator matematika

(dalam contoh di atas adalah operator +).


120

Berikut ini adalah operator-operator matematika yang sering digunakan

dalam formula.

Operator Kegunaan Contoh

+ (tanda

tambah)

Menjumlahkan antara bilangan yang ada

di kanan dan kiri.

=2+5

- (tanda

minus)

Mengurangkan bilangan di sebelah kiri

dengan bilangan di sebelah kanan.

=10-1

* (tanda

bintang)

Mengalikan kedua bilangan yang ada di

sisi kanan dan sisi kiri.

=4*3

/ (garis miring) Membagi bilangan yang ada di sebelah

kiri dengan bilangan yang ada di sebelah

kanannya.

=12/3

% (persen) Menghitung persentase dari nilai tertentu. =50%

^ (caret) Menghitung perpangkatan dari bilangan

tertentu.

=7^2

Di samping operator-operator di atas, masih terdapat beberapa operator

lainnya yang mempunyai fungsi membandingkan. Operator perbandingan

ini akan menghasilkan nilai true atau false. Kebanyakan penggunaan operator

ini terdapat pada fungsi perbandingan seperti fungsi IF(). Operator-operator

tersebut adalah:

Operator Kegunaan Contoh

= (tanda sama

dengan)

Menyatakan bahwa bilangan yang

ada di kanan dan kiri sama atau

sebanding.

=If(A1=2,…..


121

> (tanda lebih

besar)

Menyatakan bahwa bilangan di

sebelah kiri lebih besar dari

bilangan di sebelah kanan.

=(8>9)

hasilnya false

< (tanda lebih

kecil)

Menyatakan bahwa bilangan di

sebelah kiri lebih kecil dari bilangan

di sebelah kanan.

=(8<9)

hasilnya true

>= (lebih besar

sama dengan)


di sebelah kiri lebih besar atau sama


=(10>=9)

hasilnya true

<= (lebih kecil

sama dengan)


di sebelah kiri lebih kecil atau sama


=(9<=9)

hasilnya true

<> (lebih kecil

lebih besar)

Menyatakan pertidaksamaan antara

bilangan-bilangan yang ada di

sebelah kanan dan kiri.

=if(A1<>A2,….

Operator lainnya adalah operator referensi. Maksudnya, operator ini

adalah operator yang digunakan untuk menyatakan sebuah range pada

beberapa sel. Operator tersebut adalah:

• : (titik dua), operator ini digunakan untuk menunjukkan sebuah

referensi pada semua sel yang terdapat di antara dua ujung sel yang

membentuk sebuah persegi, misalnya (A1:E7).

• , (koma) atau ; (titik koma), operator ini digunakan sebagai pemisah

dalam sebuah fungsi, misalnya dalam fungsi IF(). Contohnya:

=SUM(sel1;sel2) atau SUM(sel1,sel2). Penggunaan titik koma atau

koma sangat tergantung pada setting regional sistem operasi Anda.


122

2.7.2 Membentuk Rumus Sederhana

Rumus merupakan hal terpenting dalam pengolahan suatu data. Berikut

ini merupakan contoh untuk membentuk rumus, yaitu:

1. Anda aktif pada suatu sel yang akan diisi rumus.

2. Setelah itu, ketikkan tanda sama dengan (=) untuk mengawali rumus,

kemudian ketikkan bentuk rumus yang Anda inginkan.

3. Akhiri dengan tekan Enter.

Gambar 2.81 Contoh Pembentukan Rumus

Anda juga dapat memasukkan rumus dalam range sel dengan langkah-

langkah sebagai berikut:

1. Ketikkan data input Anda, sebagai contoh ketikkan data berikut ini.

Gambar 2.82 Data Input

2. Setelah itu, klik pada daerah D3, kemudian ketikkan rumus =B3*C3,

dan tekan tombol Enter.


123

Gambar 2. 83 Proses Memasukkan Rumus pada Range Sel

3. Berikut ini adalah hasil akhirnya.

Gambar 2.84 Hasil Akhir

Pada Excel 2007 terdapat fasilitas penyalinan rumus yang dapat

memudahkan Anda sehingga tidak perlu menulis rumus satu persatu,

misalnya pada Gambar 2.84, Anda tidak perlu mengetikkan rumus untuk

kolom D4, D5 dan D6. Langkah-langkah untuk menyalin rumus adalah:

1. Anda pilih sel yang telah diisi rumus, lalu arahkan pointer mouse ke

pojok kanan atas dari sel tersebut hingga pointer mouse berbentuk tanda

+ .


124

Gambar 2.85 Pointer Mouse Berbentuk +

2. Kemudian, Anda geser hingga ke arah sel D6.

Gambar 2.86 Menggeser hingga Sel D6

3. Hasilnya adalah semua sel dari D3 sampai D6 sudah berisi angka yang

merupakan perkalian dari kolom B dengan kolom C.

Gambar 2.87 Hasil Akhir


125

2.7.3 Menghitung Data secara Otomatis

Untuk menjumlahkan data secara otomatis, Anda dapat memanfaatkan

tombol Sum yang terdapat pada grup Editing di dalam tab Home.

Tombol Sum juga memiliki beberapa pilihan perintah lain, seperti :

• Average: untuk mencari nilai rata-rata dari serangkaian data angka

pada suatu range.

• Count Numbers: untuk menghitung jumlah sel dalam range sel yang

berisi data.

• Min: untuk mencari nilai terkecil dari serangkaian data angka pada

suatu range sel.

• Max: untuk mencari nilai terbesar dari serangkaian data angka pada

suatu range sel.

Langkah-langkah untuk menjumlahkan data secara otomatis adalah:

1. Ketikkan data Anda seperti berikut ini.

Gambar 2.88 Data Input

2. Misalnya, ingin menjumlahkan gol pada tahun 2009 maka Anda seleksi

semua gol pada tahun 2009.


126

3. Setelah itu, klik pada tombol Sum pada grup Editing di dalam

tab Home.

4. Secara otomatis, akan tampil fungsi =SUM( ) dan membentuk range sel

kolom di bagian atas sel aktif.

Gambar 2.89 Fungsi =SUM( )

5. Anda juga bisa menyalin rumus SUM untuk penjumlahan pada sel

yang lain.


127

Gamba 2.90 Menyalin Rumus SUM

2.8 Membuat Formula Advance, HLOOKUP dan

VLOOKUP

Subbab ini akan membahas sejumlah fungsi yang berkaitan dengan lookup

dan referensi. Fungsi ini hampir sama dengan fungsi database, yaitu masih

menggunakan sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa dan tidak

dimanfaatkan secara langsung, melainkan hanya sebagai acuan saja. Oleh

sebab itu, disebut LOOKUP dan REFERENSI. Berikut ini adalah beberapa

contoh fungsi Lookup dan Referensi yang sering digunakan.

2.8.1 CHOOSE

Fungsi ini dipakai untuk menunjukkan nilai tertentu dari sederetan baris

atau kolom data berdasarkan nomor indeks dari data tersebut. Nomor indeks

adalah nomor yang digunakan Excel untuk memberi identifikasi tiap kolom

(field) atau baris (record) pada tabel database. Indeks biasanya dimulai dari 1.

Adapun, bentuk fungsi seutuhnya adalah:

=CHOOSE(index_num;value1;value2;…)

Untuk contoh fungsi-fungsi ini akan dibuat sebuah tabel data barang

seperti yang tampak pada Gambar 2.91 berikut ini.


128

Gambar 2.91 Database Data Barang

Anda mungkin akan bertanya, mengapa harus di sel J4? Jawabannya

adalah karena tabel data ini hanya berfungsi sebagai referensi. Akan tetapi,

data yang ada di dalamnya tidak boleh diubah supaya dapat menghindari

kesalahan seperti tidak sengaja tertumpuk atau tergeser dan mengganggu

tabel utama. Untuk itulah data ini diletakkan pada sel yang jauh, bahkan ada

yang meletakkannya pada kolom Z atau ZA (malah pada worksheet yang

terpisah). Sekarang, Anda beri nama tabel data ini dengan Data_barang. Hal

ini dilakukan untuk memudahkan pengingatan dan tidak perlu melakukan

blok area data secara berulang-kali.

Contoh CHOOSE seperti berikut:

Misalkan, ingin mencari elemen apa yang terdapat pada field nama barang

urutan ke-2 dari 4 urutan teratas maka Anda dapat melakukan langkah-

langkah sebagai berikut:

1. Anda klik lokasi sel untuk meletakkan hasil dari fungsi CHOOSE(),

misalnya di sel K17.

2. Ketikkan formulanya sebagai berikut: =CHOOSE(2;K5;K6;K7;K8)


129

3. Maksud dari formula tersebut adalah memilih data indeks ke-2 dari sel

K5, K6, K7, dan K8. Hasilnya Anda dapat lihat pada Gambar 2.92

berikut ini.

Gambar 2.92 Menerapkan Fungsi CHOOSE()

2.8.2 VLOOKUP

Fungsi ini hampir sama kegunaannya dengan fungsi CHOOSE, yaitu

untuk mencari data. Akan tetapi, fungsi ini mencari data berdasarkan area

tertentu dan menggunakan data pembanding. Bentuk penulisannya adalah:

=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)

Supaya lebih mengerti tentang cara penggunaan fungsi ini, Anda lebih

baik memperhatikan contoh berikut ini:

Misalkan, ada tabel penjualan seperti Gambar 2.93 yang harus diisi

dengan data yang telah Anda ketikkan seperti Gambar 2.94. Anda tidak

mungkin untuk mengisinya satu per satu dengan melihat tabel data,

kemudian mengetikkannya pada tabel penjualan ini. Hal itu pasti akan

memakan waktu lama, biarpun menggunakan fasilitas Copy-Paste.


130

Gambar 2.93 Tabel Penjualan

Anda dapat meminta bantuan pada Excel untuk mencarinya dengan

mencocokkan data kode barang pada tabel penjualan dengan kode barang

pada tabel database (data_barang). Fungsi VLOOKUP akan dapat

melakukannya dengan cara menurun karena yang dicari adalah data yang

berdasarkan kolom. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

1. Anda klik salah satu sel untuk meletakkan rumus (dalam hal ini sel

C4). Sel C4 adalah kolom nama barang (pada tabel penjualan). Artinya,

Anda akan mencari nama barang pada tabel data_barang berdasarkan

kode barang pada tabel penjualan.

2. Ketikkan rumusnya : =VLOOKUP(…

3. Setelah itu, klik sel yang menjadi dasar pencarian, yaitu kode barang

(B4), lalu tekan tombol ; (titik koma).

4. Ketikkan nama tabel tempat data berada (tabel database) atau blok tabel

tersebut. Dalam contoh ini, nama tabelnya adalah Data_barang. Setelah

itu, tekan tombol ; lagi.

5. Ketikkan nomor indeks dari nama barang pada tabel database (dalam

contoh ini indeksnya 2), kemudian tekan tombol ; lagi.

6. Yang terakhir, Anda tentukan range lookup-nya True atau False. Bila

Anda memilih True maka tabel database harus diurutkan terlebih

dahulu, sedangkan kalau False maka Excel hanya akan mencari data


131

saja tanpa memperhitungkan tempat (dalam contoh ini, Anda memilih

False). Selanjutnya, tekan tombol Enter.

7. Rumus seutuhnya akan menjadi seperti berikut ini:

=VLOOKUP(B4;Data_barang;2;FALSE)

8. Hasilnya, Anda dapat lihat pada Gambar 2.94. Selanjutnya, Anda pasti

dapat melengkapi tabel penjualan tersebut hingga tampak seperti pada

Gambar 2.95.

Gambar 2.94 Hasil Penggunaan VLOOKUP()

Gambar 2.95 Tabel Penjualan Lengkap


132

2.8.3 HLOOKUP

Fungsi ini hampir sama dengan fungsi VLOOKUP, hanya saja

pembacaannya terbalik (menggunakan index baris). Bentuk penulisan

fungsinya adalah:

=HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup)

Agar lebih paham, sebaiknya, Anda lihat gambar tabel seperti Gambar

2.96.

Gambar 2.96 Gambar 2 Tabel

Langkah-langkah untuk mengisi sel C4 (nama barang) adalah:

1. Anda klik sel C4 tersebut dan ketikkan rumusnya.

=HLOOKUP(…

2. Setelah itu, klik sel B4 karena sel tersebut sebagai acuan pencarian data,

kemudian tekan tombol ; (titik koma).

3. Selanjutnya, masukkan nama tabelnya atau blok area yang menjadi

tempat database berada (dalam contoh ini digunakan nama tabel “db”).

Setelah itu, tekan tombol ; lagi.

4. Anda masukkan index-nya dan dihitung dari baris pertama. Nama

barang berarti ada di index ke-2. Selanjutnya, tekan tombol ; lagi.

5. Pada bagian akhir, yaitu pada range lookup, Anda pilih False dan tekan

tombol Enter.


133

6. Rumus selengkapnya adalah:

=HLOOKUP(B4;db;2;FALSE)

7. Hasil akhirnya, Anda dapat lihat pada Gambar 2.97.

Gambar 2.97 Hasil Penggunaan Fungsi HLOOKUP()

Anda lengkapi tabel tersebut dengan mengisi rumus untuk kolom

harga pada tabel pertama sehingga menjadi seperti pada Gambar 2.98.

Gambar 2.98 Tabel Lengkap HLOOKUP()


134


135

BAB 3

Microsoft PowerPoint 2007

3.1 Membuka, Membuat, Menyimpan Sesuai

Kebutuhan PowerPoint 2007 sangat terkenal sebagai perangkat lunak yang

bermanfaat untuk membuat bahan presentasi. Dengan PowerPoint,

penyampaian informasi dapat dilakukan secara menarik.

PowerPoint tidak hanya digunakan untuk kepentingan presentasi bisnis

semata. Namun, dapat digunakan oleh siapa pun juga, asal digunakan untuk

menyampaikan informasi, misal pelajar yang ingin menyajikan pekerjaan

rumah untuk disampaikan kepada bapak/ibu guru dan rekan-rekan

sekelasnya, lalu guru atau dosen yang menyajikan materi kuliah di depan

kelas dan masih banyak lagi.

Pembuatan bahan presentasi dapat dilakukan dengan sangat mudah.

Pembuat dengan leluasa bisa menyisipkan teks, gambar, suara, dan video,

bahkan menyertakan animasi yang memikat. Penyajian grafik yang

didasarkan pada data juga dapat dibuat dengan gampang.


136

Gambar 3.1 Contoh PowerPoint

Untuk membuka aplikasi Microsoft PowerPoint 2007, Anda dapat


1. Anda klik Logo Windows pada toolbar (apabila Anda menggunakan

Windows 7) atau klik tulisan START pada toolbar (apabila Anda

menggunakan Windows XP) untuk memunculkan Start Menu.


137

Gambar 3.2 Tampilan Start Menu

2. Setelah itu, klik All Programs, lalu pilih folder Microsoft Office,

kemudian pilih Microsoft PowerPoint 2007.

Gambar 3.3 Aplikasi Microsoft PowerPoint 2007


138

3. Setelah klik menu Microsoft PowerPoint 2007, akan muncul tampilan

seperti pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 Tampilan Pertama PowerPoint 2007

3.1.1 Membuat Presentasi dengan PowerPoint 2007 Setelah berhasil membuka Microsoft PowerPoint 2007, langkah Anda

selanjutnya adalah mengisi setiap slide yang nantinya akan digunakan untuk

presentasi. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat sebuah

presentasi dengan PowerPoint 2007, yaitu:

1. Setelah aplikasi PowerPoint 2007 berhasil dibuka, pada slide pertama,

biasanya berisi judul dan nama pembuat presentasi. Anda ketikkan

judul presentasi pada bagian Click to add title, kemudian ketikkan

nama pembuat presentasi pada bagian Click to add subtitle.


139

Gambar 3.5 Pembuatan Slide Pertama

2. Setelah itu, klik Tab Home, kemudian klik tombol untuk

membuat sebuah slide baru atau slide kedua

Gambar 3.6 Pembuatan Slide ke Dua

3. Pada bagian Click to add title, Anda isikan dengan judul dari materi

yang akan dibicarakan, misalkan dalam contoh kali ini, judul yang

akan dipakai adalah Apakah komputer itu, sedangkan pada bagian Click

Nama Pembuat

Presentasi

Judul Presentasi


140

to add text, diisikan dengan isi dari judul materi, misalkan “Komputer

adalah alat yang dipakai untuk mengetik, menghitung dan

melakukan pekerjaan lainnya”.

Gambar 3.7 Pembuatan Isi Slide ke Dua

4. Anda klik kembali Tab Home, kemudian klik tombol untuk

membuat sebuah slide baru lagi. Pembuatan slide tergantung pada

banyaknya materi yang akan disampaikan.

Judul Materi

Isi Materi


141

Gambar 3.8 Slide-slide yang Sudah Dibuat.

3.1.2 Menyimpan Presentasi Setelah berhasil membuat sebuah presentasi, langkah Anda selanjutnya

adalah menyimpan presentasi tersebut agar dapat dibuka kembali untuk

diedit atau digunakan. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk

menyimpan presentasi dalam Microsoft PowerPoint 2007, yaitu:

1. Anda klik pada Office Button ( ).

2. Setelah itu, klik pada untuk menampilkan kotak

dialog Save As.


142

Gambar 3.9 Kotak Dialog Save As

3. Tentukanlah lokasi penyimpanan file sesuai dengan yang Anda

inginkan.

4. Berilah nama file pada bagian File Name, kemudian klik tombol

Save untuk menyimpan file tersebut.

5. Apabila file tersebut berhasil disimpan maka nama file akan

tercantum pada bagian atas tampilan PowerPoint.

Gambar 3.10 Nama File Berada di Bagian Atas Tampilan PowerPoint

3.2 Slide Design dan Template PowerPoint menyediakan beberapa bentuk slide yang berbeda-beda.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat presentasi dengan

bentuk slide yang berbeda, yaitu:

1. Anda klik Tab Home, kemudian klik New Slide sehingga akan

muncul tampilan seperti pada Gambar 3.11


143

Gambar 3.11 Beberapa Bentuk Slide

2. Berikut ini adalah penjelasan dari setiap bentuk yang ada pada

PowerPoint 2007, yaitu:

• Title Slide berisi sebuah judul dan sebuah subjudul. Biasanya

digunakan pada awal bahan presentasi.

• Title and Content berisi sebuah judul materi dan sebuah tempat

untuk menaruh materi slide, misal berupa teks, gambar, atau

video.

• Section Header berisi sebuah judul dan sebuah subjudul.

Biasanya dipakai pada bahan presentasi yang sangat panjang,

yang melibatkan beberapa bagian atau sesi. Slide inilah yang

digunakan pada awal setiap sesi.

• Two Content berisi sebuah judul dan dua buah tempat untuk

menaruh materi slide.

• Comparison berisi sebuah judul dan dua buah subjudul, serta

dua buah tempat untuk materi pembandingan. Biasanya, dipakai

saat akan membandingkan keuntungan dan kerugian.


144

• Title Only berisi judul saja. Biasanya digunakan untuk

meletakkan objek yang tidak umum, misalnya Flash.

• Blank berupa slide kosong.

• Content with Caption berisi tempat untuk judul, teks, dan objek

seperti gambar atau diagram.

• Picture with Caption berisi tempat untuk objek gambar di bagian

atas dan dua tempat untuk teks di bagian bawah.

Gambar 3.12 Salah Satu Contoh Bentuk Slide yang Berbeda.

PowerPoint menyediakan beberapa template. Berikut ini adalah langkah-

langkah untuk menggunakan template dalam PowerPoint 2007, yaitu:

1. Anda klik tombol Office Button ( ).

2. Setelah itu, klik pada New.

3. Selanjutnya, klik pada Installed Template sehingga muncul tampilan



145

Gambar 3.13 Pilihan Template

4. Anda pilih template yang dikehendaki.

5. Terakhir, klik tombol Create.

Gambar 3.14 Salah Satu Contoh Template


146

Anda bisa membuat sendiri sebuah template. Sebelum membuat template,

buatlah bahan presentasi yang akan dijadikan template terlebih dahulu,

kemudian, ikutilah langkah-langkah berikut, yaitu:


2. Setelah itu, klik pada Save As untuk menampilkan kotak dialog Save

As.

Gambar 3.15 Kotak Dialog Save As

3. Ketikkan nama template pada bagian File name

4. Pilihlah PowerPoint Template pada Save as type


147

Gambar 3.16 Tipe PowerPoint Template.

5. Terakhir, Anda klik tombol Save.

Untuk membuat bahan presentasi baru berdasarkan template yang telah

dibuat, Anda ikuti langkah-langkah berikut ini, yaitu:


2. Setelah itu, klik pada New.

3. Selanjutnya, klik pada My Templates.


148

Gambar 3.17 My Templates

4. Anda klik pada nama Template yang sudah dibuat sebelumnya.

Gambar 3.18 Memilih Template yang Sudah Dibuat

5. Terakhir, klik tombol OK.

Klik di sini


149

3.3 Background dan Mengatur Warna Text Agar presentasi terlihat lebih menarik, Anda dapat mengganti warna

background pada setiap slide. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk

mengganti background, yaitu:

1. Anda klik Tab Design.

2. Setelah itu, klik Background Styles pada grup Background sehingga

akan muncul tampilan seperti pada Gambar 3.19.

Gambar 3.19 Jenis Warna Background yang Disediakan PowerPoint

3. Pilihlah salah satu warna dari warna yang disediakan untuk

mengubah warna background. Apabila ingin memilih warna lain,

Anda klik menu Format Background sehingga muncul kotak dialog

Format Background.


150

Gambar 3.20 Kotak Dialog Format Background

4. Berikutnya, klik pada Group Fill, lalu pada bagian Color, klik tombol

untuk memunculkan pilihan warna, kemudian pilihlah salah

satu warna yang ingin digunakan untuk background.


151

Gambar 3.21 Pilihan Jenis Warna

5. Anda klik Close untuk melihat perubahan yang dihasilkan.

Gambar 3.22 Warna Background Berhasil Diubah

Untuk mengubah warna tulisan yang terdapat pada slide PowerPoint,

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini, yaitu:

1. Anda klik teks yang akan diubah warnanya, kemudian block teks

tersebut.

Gambar 3.23 Mem-block Tulisan yang Akan Diubah Warnanya.

2. Setelah itu, klik Tab Home, lalu klik tombol pada grup Font

sehingga akan muncul pilihan jenis warna seperti pada Gambar 3.24.


152

Gambar 3.24 Pilihan Jenis Warna untuk Teks

3. Pilihlah jenis warna yang diinginkan sehingga hasil yang didapat akan

menjadi seperti pada Gambar 3.25.

Gambar 3.25 Pilihan Jenis Warna untuk Teks

3.3.1 Bekerja dengan Themes PowerPoint menyediakan beberapa themes yang dapat membantu

Anda dalam mendesain slide secara instan agar tampilan slide lebih

menarik. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan themes

di PowerPoint, yaitu:

1. Anda klik Tab Design.


153

2. Pada Group Themes, Anda klik tombol yang terletak di

bagian kanan gambar themes untuk memunculkan pilihan jenis

Themes.

Gambar 3.26 Pilihan Themes di PowerPoint 2007

3. Setelah itu, klik salah satu themes yang diinginkan dan

perhatikan hasilnya pada Gambar 3.27.


154

Gambar 3.27 Hasil Penggunaan Themes

3.4 Hyperlink ke Slide Lain atau Keluar PowerPoint Terkadang, perlu untuk membuat suatu bahan presentasi yang tidak

bersifat sekuensial, melainkan bahan yang memungkinkan Anda untuk bisa

melompat ke suatu slide ketika klik objek tertentu. Hal tersebut dapat

dilakukan melalui hyperlink. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk

membuat hyperlink pada Microsoft PowerPoint 2007, yaitu:

1. Anda buat sebuah slide baru seperti pada Gambar 3.28.

Gambar 3.28 Mempersiapkan File PowerPoint.

2. Setelah itu, buatlah 4 slide lagi, yaitu keempat slide tersebut berisi

keterangan dari masing-masing point yang terdapat pada Gambar

3.29.


155

Gambar 3.29 Slide Berisi Keterangan

3. Selanjutnya, block tulisan Generasi pertama pada slide pertama, lalu

klik Tab Insert, kemudian pilih Hyperlink pada Group Links

Gambar 3.30 Block Tulisan dan Menu Hyperlink

4. Berikutnya, akan muncul kotak dialog Insert Hyperlink seperti yang

ditunjukkan pada Gambar 3.31.


156

Gambar 3.31 Kotak Dialog Insert Hyperlink

5. Pada bagian Link to, Anda klik Place in This Document, kemudian

pada kotak Select a place in this document, pilih Generasi Pertama.

Gambar 3.32 Memilih Slide yang Akan Dituju

6. Anda klik tombol OK dan tekan F5 pada keyboard untuk menjalankan

animasi, lalu klik pada kata Generasi Pertama maka Anda akan

langsung dibawa menuju ke slide yang berisi keterangan dari teks

Generasi pertama.


157

Sedangkan, untuk membuat hyperlink antar-file dapat dilakukan dengan


1. Anda klik dan block teks yang ingin diberi hyperlink, lalu klik Tab

Insert, kemudian pilih Hyperlink pada Group Links

2. Setelah itu, akan muncul kotak dialog Insert Hyperlink seperti yang

ditunjukkan pada Gambar 3.33.

Gambar 3.33 Kotak Dialog Insert Hyperlink

3. Pada bagian Link to, Anda klik Existing File or Web Page, kemudian

pada bagian Look in, pilih file yang akan dihubungkan.

Gambar 3.34 Menentukan Lokasi yang Dituju


158

4. Anda klik OK dan tekan F5 pada keyboard untuk menjalankan animasi.

3.5 Insert Gambar dan Mengedit Gambar Untuk memasukkan gambar ke dalam slide PowerPoint, Anda dapat


1. Anda klik pada Tab Insert.

2. Setelah itu, klik pada sehingga akan muncul tampilan seperti

pada Gambar 3.35.

Gambar 3.35 Kotak Dialog Insert Picture

3. Pada bagian Look in, Anda pilih lokasi atau tempat penyimpanan

gambar pada komputer.

4. Anda klik pada gambar yang akan dimasukkan, kemudian klik

Insert.


159

Gambar 3.36 Gambar yang Akan Dimasukkan ke dalam Slide

5. Hasil yang didapat akan seperti pada Gambar 3.37.

Gambar 3.37 Hasil Memasukkan Gambar ke dalam Slide Presentasi

6. Untuk mengatur ukuran gambar tersebut, Anda klik salah satu titik

yang terdapat pada bagian ujung-ujung gambar, lalu aturlah sesuai

dengan keinginan.

Titik-titik pada

ujung gambar


160

Gambar 3.38 Hasil Pengaturan Gambar

3.5.1 Mengatur Tampilan Gambar Untuk mengatur tampilan gambar pada slide PowerPoint, Anda dapat

melakukannya dengan langkah-langkah berikut ini, yaitu:

1. Anda klik pada gambar yang ada dalam slide.

2. Setelah itu, klik Tab Format

3. Selanjutnya, klik pada sehingga akan muncul pilihan seperti

pada Gambar 3.39.


161

Gambar 3.39 Pilihan Tampilan Gambar

4. Anda klik pada salah satu pilihan dan perhatikan hasilnya pada


Gambar 3.40 Hasil Pengaturan Gambar


162

3.5.2 Mengatur Kecerahan Gambar Untuk mengatur kecerahan dari sebuah gambar yang terdapat pada

slide PowerPoint, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini,

yaitu:

1. Anda klik gambar tersebut.

2. Setelah itu, klik Tab Format

3. Selanjutnya, klik pada sehingga akan muncul pilihan

seperti pada Gambar 3.41 berikut ini.

Gambar 3.41 Pilihan Kecerahan atau Brigthness

4. Anda klik pada salah satu pilihan dan perhatikan hasilnya

pada Gambar 3.42.


163

Gambar 3.42 Hasil Penggunaan Brightness -20%

3.5.3 Mengatur Gambar sebagai Latar Belakang Anda juga bisa membuat gambar sebagai latar belakang sehingga teks

akan ditampilkan di depan gambar tersebut. Berikut ini adalah langkah-

langkahnya, yaitu:

1. Anda besarkan ukuran gambar, misalnya seperti Gambar 3.43

berikut ini.


164

Gambar 3.43 Memperbesar Gambar

2. Setelah itu, klik Tab Format, kemudian klik tombol

.

Gambar 3.44 Hasil Menerapkan Gambar sebagai Latar Belakang


165

3.6 Insert Sound dan Movie Berikut ini adalah langkah-langkah untuk memasukkan Sound ke dalam slide PowerPoint, yaitu:

1. Anda pilih slide yang akan disisipi sebuah sound.

2. Setelah itu, klik Tab Insert.

3. Selanjutnya, klik, , sehingga muncul kotak dialog Insert Sound


Gambar 3.45 Hasil Menerapkan Gambar sebagai Latar Belakang

4. Pilihlah file dari media penyimpanan yang terdapat pada komputer

Anda (WAV, MP3, AU, AIFF, dan MIDI), kemudian klik OK untuk

memasukkan file tersebut ke dalam slide.


166

Gambar 3.46 Memasukkan File Sound ke dalam Slide

5. Berikutnya, akan muncul kotak konfirmasi, apakah sound akan

diputar secara otomatis atau ketika di klik saja.

Gambar 3.47 Kotak Dialog Konfirmasi Sound

6. Anda klik F5 untuk mencoba hasil dari memasukkan Sound.

Sedangkan, untuk memasukkan file Movie ke dalam slide PowerPoint,

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini, yaitu:

1. Anda pilih slide yang akan disisipi sebuah movie.

2. Setelah itu, klik Tab Insert.


167

3. Setelah itu, klik , sehingga akan muncul kotak dialog Insert

Movie seperti pada Gambar 3.48.

Gambar 3.48 Kotak Dialog Insert Movie

4. Berikutnya, akan muncul kotak konfirmasi, apakah movie akan

diputar secara otomatis atau ketika diklik saja.

Gambar 3.49 Kotak Dialog Konfirmasi Movie

5. Anda klik F5 untuk mencoba hasil dari memasukkan movie.


168

3.7 Insert Diagram dan Mengedit Gambar Anda ingin membuat diagram batang, diagram garis, atau berbagai grafik

lain berdasarkan suatu data? PowerPoint akan menyediakan fasilitas untuk

keperluan tersebut. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat

diagram dalam PowerPoint, yaitu:

1. Anda klik yang terdapat pada Tab Insert sehingga akan

memunculkan tampilan seperti pada Gambar 3.50.


2. Setelah itu, klik pada salah satu bentuk grafik.

3. Selanjutnya, klik tombol OK sehingga akan muncul tampilan seperti

pada Gambar 3.51.


169


4. Lakukanlah pengisian data pada worksheet seperti pada Gambar 3.52.


5. Tutuplah jendela untuk pengisian data tersebut dan perhatikan

hasilnya seperti pada Gambar 3.53 berikut ini.


170


Untuk mengubah bentuk chart, Anda dapat melakukannya dengan

langkah-langkah berikut ini, yaitu:

1. Anda klik pada gambar chart yang ingin diubah bentuknya.

2. Setelah itu, klik pada Tab Design.

3. Selanjutnya, klik pada bagian sehingga akan muncul kotak

dialog Change Chart Type seperti pada Gambar 3.54.


171

Gambar 3.54 Kotak Dialog Change Chart Type

4. Anda klik pada salah satu chart, misalkan klik pada chart ,

kemudian klik tombol OK.

Gambar 3.55 Pergantian Bentuk Chart


172

Apabila ada data yang ingin diubah, Anda dapat lakukan dengan


1. Anda klik pada gambar grafik

2. Setelah itu, klik Tab Design

3. Selanjutnya, klik pada dan lakukan perubahan data, kemudian

tutuplah worksheet.

Gambar 3.56 Mengedit Data

4. Hasil yang didapat akan menjadi seperti pada Gambar 3.57.


173

Gambar 3.57 Hasil dari Perubahan Data

3.8 Slide Transition dan Custom Animation Agar presentasi terlihat lebih menarik, Anda dapat menambahkan transisi

antar-slide. PowerPoint menyediakan sejumlah model transisi. Berikut ini

adalah langkah-langkah untuk membuat transisi antar-slide, yaitu:

1. Anda buat sebuah file PowerPoint baru atau dapat menggunakan file

PowerPoint yang sudah pernah dibuat, yaitu Pengenalan Komputer.

2. Setelah itu, klik pada slide kedua, seperti pada Gambar 3.58.


174

Gambar 3.58 Memilih Slide ke Dua

3. Selanjutnya, klik Tab Animations, kemudian klik tanda yang

terletak pada bagian sehingga akan muncul

tampilan seperti pada Gambar 3.59.


175

Gambar 3.59 Pilihan Transisi Slide

4. Anda pilih salah satu dari jenis transisi yang sudah ditawarkan.

Untuk melihat hasilnya, Anda klik F5 pada keyboard dan jalankan

animasi hingga slide kedua. Ulangilah cara ini untuk menambahkan

transisi pada setiap slide.

3.8.1 Pengaturan Animasi PowerPoint menyediakan beberapa fitur yang berhubungan dengan

animasi. Tabel 3.1 akan menjelaskan fitur-fitur yang berhubungan dengan

animasi.

Tabel 3.1 Fitur Animasi

Tombol Keterangan Transition Sound

( )

Untuk mengatur suara, sewaktu slide dianimasi. Pada awalnya tidak ada suara maka pilihannya seperti berikut ini, yaitu:


176

Transition Speed

( )

Untuk mengatur kecepatan animasi. Pilihannya, yaitu:

• Slow = Pelan

• Medium = Sedang

• Fast = Cepat Apply to All

( )

Digunakan untuk memakai pengaturan ke semua slide.

Dalam keadaan tercentang, slide berikutnya akan ditampilkan kalau pemakai klik atau menekan suatu tombol pada keyboard.

Bila dicentang, slide berikutnya akan ditampilkan setelah selang waktu yang tercantum terlampaui. Nilai tunggu tersusun atas menit dan detik, misalnya, 00:50 berarti 50 detik.


177

Setelah melakukan pengaturan pada bagian animasi, Anda dapat

mencoba pengaturan tersebut dengan menekan tombol pada Tab

Animations di grup Preview.

3.8.2 Custom Animation Custom Animation pada PowerPoint bertujuan untuk memberikan

kebebasan kepada Anda agar dapat membuat animasi sendiri pada setiap isi

sebuah slide. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat Custom

Animation, yaitu:

1. Buatlah sebuah slide baru dengan tampilan seperti pada


Gambar 3.60 Slide Baru

2. Setelah itu, block teks Soto, kemudian klik Tab Animations

dan klik tombol yang terdapat pada grup

Animations sehingga akan muncul panel Custom Animations

pada bagian kanan layar.


178

Gambar 3.61 Panel Custom Animations

3. Selanjutnya, klik tombol Add Effect untuk menambahkan

animasi objek, lalu pilih salah satu kategori dan klik salah satu

animasi yang ada.

Gambar 3.62 Pilihan Animasi


179

Berikut ini adalah penjelasan dari kategori animasi yang

terdapat pada panel Custom Animasi, yaitu:

• Entrance memiliki 5 pilihan awal, yaitu Blind, Box,

Checkboard, Diamond, dan Fly In. Apabila ingin

menampilkan efek lain, Anda klik pada pilihan More

Effect sehingga akan tampil kotak dialog Add Entrance

Effect berikut ini.

Gambar 3.63 Pilihan Efek Animate Entrance Effect

• Emphasis digunakan untuk memberikan efek animasi

berdasarkan penekanan pada kata, kalimat, ataupun

karakter. Anda klik pilihan More Effect untuk

menampilkan seluruh efek kategori Emphasis.


180

Gambar 3.64 Pilihan Efek Animate Emphasis Effect

• Exit digunakan untuk memberikan efek animasi

penutup pada suatu presentasi. Biasanya, efek ini berada

pada akhir slide. Berikut ini adalah beberapa efek dalam

kategori efek.


181

Gambar 3.65 Pilihan Efek Animate Exit Effect

• Motion Paths digunakan untuk memberikan pergerakan

animasi berdasarkan alur garis yang sudah disediakan

ataupun yang sudah Anda buat.


182

Gambar 3.66 Pilihan Efek Animate Motion Path Effect

4. Setelah memilih efek animasi, Anda klik tombol OK. Untuk

memainkan animasi yang sudah dipilih, Anda klik tombol

Play pada panel Custom Animasi, sedangkan untuk melihat

hasil animasi dalam bentuk slide show, klik tombol Slide Show.

5. Ulangilah langkah ini untuk tulisan Siomay, Bakmie Goreng,

Nasi Goreng, dan Gado-gado.

3.8.3 Mengatur Urutan Animasi Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatur urutan animasi, yaitu:

1. Anda pilih animasi yang akan diatur urutannya.


183

Gambar 3.67 Posisi Awal Urutan Animasi

2. Setelah itu, klik tombol atau di bagian Re-Order

untuk mengatur urutan animasi ke atas atau ke bawah.

Gambar 3.68 Hasil Pengurutan Animasi

3.8.4 Pengaturan Custom Animations Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatur Custom Animations,

yaitu:

1. Anda pilih salah satu animasi dari panel Custom Animations.

Selanjutnya, Anda perhatikan bagian Modify yang memiliki

beberapa pengaturan.


184

Gambar 3.69 Pengaturan Custom Animation

Berikut ini adalah keterangan dari masing-masing

pengaturan, yaitu:

• Start digunakan untuk mengatur jalannya animasi, serta

ada 3 pengaturan, yaitu On Click, With Previous, dan

After Previous.

• Speed digunakan untuk mengatur kecepatan animasi,

serta ada 5 pengaturan, yaitu Very Slow, Slow,

Medium, Fast, dan Very fast.

2. Setelah mengatur semua animasi, Anda klik tombol Play

untuk melihat jalannya animasi.

3.8.5 Menghapus Efek Animasi Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghapus animasi, yaitu:

1. Anda klik objek yang sudah diberi efek animasi.

2. Setelah itu, klik tombol pada bagian panel Custom

Animations.


185

Gambar 3.70 Tombol Remove

3. Secara otomatis, objek yang sudah diberi animasi akan

terhapus.

Klik pada

bagian ini

Belajar Mandiri Microsoft Office 2007

Education

Transcript of Belajar Mandiri Microsoft Office 2007