BASIC SUPERVISORY BASIC SUPERVISORY SKILLSSKILLS

PROGRAM PELATIHAN PROGRAM PELATIHAN PT IKAPHARMINDOPT IKAPHARMINDO

SuratmanSuratman

Anda adalah pempimpinAnda adalah pempimpin

• Pemimpin di pemerintahan

• Pemimpin di masyarakat

• Pemimpin di perusahaan

• Pemimpin di keluarga

• Pemimpin diri sendiri

• Sbg khalifah di muka bumi

PENGERTIAN ORGANISASIAsal kata : bhs Yunani Organum atau

Organon

Artinya : alat. Bagian, anggota

atau badan

James D. Mooney : perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

Chester I. Barnard : Sistem kerja sama yang dilakukan 2 orang atau lebih.

TEORY KEPEMIMPINANTEORY KEPEMIMPINAN

• DEFINISI KEPEMIMPINAN• Pemimpin adalah seorang individu yang mempengaruhi

orang lain untuk mencapai tujuan (Judith R. Gordon)• Kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi

sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan (Stephen P. Robin)

• Kepempimpinan Managerial adalah suatu proses mengarahkan dan mempengaruhi aktifitas yang berhubungan dengan tugas dari suatu group (Ralp M Stogdill)

Perkembangan study Perkembangan study kepemimpinankepemimpinan

1. The great man Theory2. Trait Theory3. Group & Exchange Theory4. Path-Goal Theory

The great man Theory :Orang terlahir sebagai pemimpinSebab munculnya teory ini :• Keyakinan/keyakinan masyarakat (misalnya raja)• Akibat adanya keyakinan bahwa sifat kepribadian dibawa sejak

lahir

TRAIT THEORY4 Ciri pemimpin yang berhasil1. Intelegensia2. Kematangan sosial3. Inner motivation4. Human relation attitude

GROUP & EXCHANGE THEORY

Hubungan antara pemimpin dan pengikut pada dasarnya bersifat exchange pertimbangan untung rugi

Komitmen muncul dari pengikut jika pemimpin memberikan exchange positif (reward)

Pemimpin harus lebih banyakmemberikan reward daripada beban (cost)

• SITUATIONAL THEORY (FIELDER)• Eeketifitas kepimpinan tergantung situasi• Situsi kepempipinan :1. Favorable2. Unfavorable

Dalam situasi favorable dan sangat unfavorable yang efektif gaya”task directed”Dalam situasimoderate favorable dan moderate unfavorable yang efektif gaya “human relationship”

• PATH-GOAL LEADERSHIP THEORY (RUBERT HOUSE)

• Menjelaskan dampak gaya kepemimpinan terhadap motivasi, kinerja dan kepuasan.

• Gaya kepempinan : Directive, supportive, participative, achievment orriented.

• Seorang dpt menunjukkan gaya berbeda dalam situasi yang berbeda.

• POWER & INFLUENCE DLM KEPEMIMPINAN

• “Pengaruh” adalah efek dari satu pihak (the “agent”) terhadap pihak lainnya (the “target”)

• Power refers to an agent’s capacity to influence target person

1. Pengaruh muncul karena ada power

2. Kekuatan pengaruh tergantung besarnya power/kekuasaan yang dimiliki.

KETERLIBATAN POWER DALAM ORGANISASI

• Reorganization• Personal Change• Budget alocation• Purchase of major item• Establishing performance standard• Rule & Procedure

SUMBER POWER• Position power• Personal power• Political power

• POSITION POWERFormal authority : legitimate powerControl over resource & reward : reward powerControl over punishment : Coercive PowerControl Over informationControl Over The Physycal Work Enviroment

PERSONAL POWERExpertise : Expert PowerFrienship/loyality : referent PowerCharismaReputationPerformance

• OUTCOME PENGGUNAAN POWER• COMITMENT : setuju, antusias• COMPLIANCE : sanggup mengerjakan, tidak

peduli, usaha minimal• RESISTANCE

BENTUK RESISTANCE• Membuat alasan kenapa tugas tdk selesai• Mempengaruhi agent membatalkan tugas• Mempengaruhi otoritas lebih tinggi untuk

membatalkan tugas• Menunda pekerjaan, supaya agent lupa• Pura-pura patuh padahal sabotase• Menolak melaksanakan

Fungsi 2 Management menurut (George R Terry)• Planing• Organizing• Actuiting• Controlling

Macam-macam Manager :• Top Manager • Middle Manager• First line Manager

PEMIMPINPenyusunan Rencana :

Penentuan arah kegiatan, menyusun visi atau tujuan jangka panjang yang akan diraih oleh organisasi serta strategi perubahan yang harus dilakukan

Implementasi Rencana :memotivasi dan memberikan inspirasi. Peran yang dilakukan pada saat implementasi adalah memotivasi orang-orang yg telah sepakat bekerjasama untuk melakukan implementasi dari apa yg telah dibangun sebagai upaya pencapaian visi

• MANAGER

Perencanaan dan penganggaran. Penentuan rencana spesifik dari kegiatan untuk pencapaian tujuan serta mengalokasikan segala sumber daya yang dibutuhkan

Pengawasan dan pemecahan masalah. Pada saat implementasi tugas manager adalah melakukan pengawasan dan pengendalian atas berbagai kendala yang mungkin ditemui

Perbedaan management dan kepempimpinan

Perbedaan management dan kepempimpinan PEMIMPIN

Membangun Relasi Antar Manusia atau Kelompok Kerja untuk Merealisasikan Rencana :

Mengokomunikasikan visi kepada orang-orang serta membangun kerjasama dengan orang-orang yang siap untuk mewujudkan visi secara bersama

Hasil yang diperoleh

Suatu perubahan yang akan mendukung pencapaian visi

• MANAGER

Pengorganisasian dan penempatan SDM menyusun struktur organisasi, prosedur kerja, tanggung jawab dari setiap bagian organisasi serta metode implementasi.

Sesuatu yang telah diperkirakan atau ditargetkan sebelumnya.

KETERLIBATAN 4 ASPEK KEPEMIMPINAN• Pengikut (followers)• Perbedaan kekuasaan (distribution of power)

antara pemimpin dan pengikut• Penggunaan power untuk mempengaruhi

(power to influence)• Nilai yang dibangun (leadership value)

PROSES POLITIK MEMBANGUN POWER• Control over decision process• Coalition• Co-optation

STRATEGI MEMBANGUN POWERSTRATEGI MEMBANGUN POWER• Being in the right unit• Stamina fisik dan energi yang besar• Fokus• Sensitivitas thdp orang lain• Menjadi yang pertama dan bergerak didepan

orang lain• Merubah strukturSTRATEGI MEMBANGUN PENGARUH1. Pengaruh rasional2. Pertukaran taktikal3. Permintaan resmi4. Taktik penekanan5. Pengaruh personal/individu

JIKA KEHILANGAN PENGARUH :• Time Change – people don’t• Easy come, easy go• Bad reputation and performance

PERILAKU SUPERVISORPERILAKU SUPERVISOR1. Memberi tugas

2. Memberi petunjuk yang jelas

3. Menindak lanjuti pekerjaan

4. Memberi umpan balik yang positif

5. Memberi bantuan

6. Pemecahan masalah

7. Memberi umpan balik yang negatif

8. Pelaporan yang baik

SUPERVISOR YANG BAIK

1. Berkomunikasi yang efektif

2. Menetapkan sasaran yang cukup menantang tetapi realistik (Best Demonstrative Performance)

3. Menindak lanjuti penugasan pekerjaan

4. Berhadapan langsung dengan bawahannya

5. Melihat secara keseluruhan

6. Secara teknis cakap

7. Memotivasi secara efektif

8. Memberikan pelatihan

9. Adil

10. Menuntut hasil yang terbaik

11. Memecahkan masalah dengan baik

12. Berinteraksi dengan baik kpd orang lain

GAYA KEPEMIMPINAN

1. Penghindaran (avoidance)

Mneghindar dari pendelegasian tugas dan pemecahan masalah atau menunda sampai masalah kritis timbul

2. Memaksa (beat him up)

Just do it ! Gaya seperti ini tidak memberikan umpan balik dan menimbulkan kominikasi satu arah, suasana tidak menyenangkan dan rasa takut pekerja.

3. Pemaaf (appologetic)

Pemaaf/manipulatif. Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas akan memberikan alasan untuk tidak melaksanakan tugasnya. “mereka mau saya mengerjakan pekerjaan spt ini”

4. Mari bekerja sama Let Us Reason Together• Penuh kendali atas dirinya, sangat menguntungkan

jika harus menghadapi kelompok dan para supervisor yang dapat mengambil keputusan. Orang-orang yang terlibat dapat belajar satu dg yang lain

5. Pengawasan dan fokus (control and focus)Kombinasi antara kendali diri sendiri kemudian terhadap orang lain. Bertanggung jawab membuat orang yang ditugasi untuk melihat apa yang perlu dikerjakan dan membuat suatu perjanjian dengan melakukan tanya jawab. Pekerja akan belajar dari supervisornya.

6. Memaksa dengan halus (butter him up)Manipulatif. Sangat memaksa tetapi dengan cara halus “kamu adalah pekerja saya yang paling baik, jadi mengapa kamu tidak melakukan pekerjaan ini.

CARA MENEGUR KARYAWAN SENIORCARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

• Jangan menegur didepan umum karena akan memepermalukan

• Gunakan kata-kata yang halus tetapi mengena misalnya “Bapak sudah 20 th kerja disini, seharusnya bapak bisa membantu saya memberi teladan kepada karyawan yang lain”

• Tanyakan kenapa “kenapa kok bisa nggak selesai hari ini, padahal semua mesin OK?”

• Jangan terpengaruh oleh alasan yang sengaja dibuat-buat “Bapak bisa saja mengatakan begitu, tapi faktanya bulan lalu tugas ini bisa selesai tepat waktu. Saya tidak minta yang berlebihan kan?

• Bila diperlukan harus tetap dapat bersifat tegas. “Bapak kemarin sudah saya peringatkan 3 kali tapi tetap dilanggar, jadi maaf kalo saya harus mengeluarkan SP”

• CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR

• Bagaimanapun anda adalah atasan mereka. Dengarkan saran mereka tetapi keputusan tetap ditangan Supv

• Jangan lupa memuji dia. “ Bapak sudah paling lama bekerja disini, tolong bapak bantu saya agar kinerja karyawan kita lebih baik”

• Tetap empatik, tapi tidak melupakan tujuan pokok. “Saya bisa merasakan beratnya kalau anak sakit, tapi tugas inipun harus berjalan pak”.

• Berikan tugas tambahan, misalnya kepada karyawan senior yang sering membolos “Bapak mulai hari ini tolong bantu mengontrol absensi masuk dan pulang, jangan lupa hasilnya lapor ke saya”

• Jangan biarkan dia memprovokasi. “bapak-bapak ibu-ibu, tugas ini sudah memang sulit tapi bukan tidak mungkin kan. Saya mau anda melaksanakan, jika ditemukan kesulitan lapor ke saya langsung”.

LARANGAN DALAM MEMBERI TEGURANLARANGAN DALAM MEMBERI TEGURAN

• Jangan menyinggung soal SARA• Jangan menjatuhkan harga diri orang

yang ditegur• Jangan melukai, kata2 kotor dll• Jangan membingungkan• Jangan melibatkan emosi pribadi• Marah yang tidak mendidik

“Marah itu mudah, tetapi marah untuk tujuan yang benar, kepada orang yang benar dengan cara yang tepat, pada saat dan situasi yang tepat, dengan kadar kemarahan yang tepat bukanlah suatu hal yang mudah”

CONTOH PERILAKU KARYAWAN YANG PERLU DIPERBAIKI

> Kehadiran- tidak hadir- terlambat- pulang sebelum waktunya- alasan sakit, anak sakit dll bila perlu dikonfirmasi

Menunda pekerjaan Memperlambat pekerjaan biar lembur Mengobrol, bercanda, baca koran, tidur dll Tidak mentaati protap Ijin sholat langsung menghilang Membantah tugas Merasa paling dibutuhkan

Merasa paling pintar sendiri Tidak mau bekerja sama dengan orang lain Tidak toleran, biarpun orang lain kesulitan Alasan klasik : hujan, macet, rumah jauh dll Waktu istirahat lebih awal, masuk lagi terlambat,

mengobrol atau tiduran selesai sholat Cuti mulur dari yang direncanakan, nggak dapat

KA, kecapaian dll. Sulit merubah kebiasaan (WI baru, regulasi baru

dll) Menuntut hak melalaikan kewajiban. Sebagai

imbal balik supvisor harus memastikan bahwa segala hak karyawan sudah diterima dg baik (Gaji, uang makan, uang lembur, transport, keselamatn kerja, pelatihan, cuti dll.)

MEMBERIKAN REWARD Diberikan terhadap karyawan yang berprestasi Memacu karyawan lainnya utk berprestasi Merupakan bentuk loyalitas kepada bawahan Karyawan merasa ada perhatian Bentuknya bermacam-macam :

- Bonus, insentif dll

- Piagam penghargaan

- kata-kata pujian

- ucapan terima kasih

- traveling, seminar ke LN dll

PUNISHMENT• Harus adil• Tegas• Mendidik• Mengacu peraturan berlaku • Didahului dengan teguran/peringatan• Kasus kriminalitas (pencurian, perusakan,

sabotase perkelahian dll) boleh langsung punishment tanpa peringatan

• Bentuk : Ringan (misalnya, mutasi, potong insentif, SP

dll)• Sedang (potong gaji, turun jabatan, dll) Berat (keluarkan, kirim ke yg berwajib

dll)