UNIVERSITAS GADJAH MADABulaksumur, Yoqyakarta s5281, Telp- (0274) 5aa6aa. 562011, Fax. (O274) 565223

Website : ]gtg!!.!g!0.er.!d, E-mail : setr@uom.ac.id

Nomor : o42/PIV/PSDIv{/2014Lampiran : 1(satu) setHal : Bantuan Dana Presentasi

20 Ianuai 2014

Yrh.1. Dekan Fakultas2. Direktur Sekolah Pascasarjana3. Direktur Sekolah VokasiUniversitas Gadjah Mada

Dengan ini diberitahukan bahwa dalam rangka mewujudkan visi Universitas Gadjah Madasebagai pelopor perguruan tinggi nasional berkelas dunia yang unggul dan inovatif, Universitasmenyediakan dana bantuan presentasi (oral presentation) hasil penelitian4<arya ilmiah bagi dosentetap UGM (PNS dan Non PNS) pada seminar intemasional yang diselenggarakan di dalam danluar negeri.

Sehubungan jumlah dana yang tersedia terbatas, pengusulan agar dapat dilalekan secara selektifdan memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan (terlampir). Mohon dapat diinformasikan kepadapara dosen di lingkungan unit kerja Saudara.Pedoman selengkapnya dapat diunduh melalui laman: http://sdr&ugm.ac.id

Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.

a.n. RektorManusia dan Aset,

Tembusan:Rektor (sebagai laporan)

Lampiran Edaran Rektor Nomor 042lPlylSDW2014 tanggal 20 Januai 2014

PEDOMAN PEMBERIAN BANTUAN DANA PRESENTASIHASIL PENELITIAN/KARYA ILMIAH DALAM SEMINAR INTERNASIONAL

DI DALAM DAN LUAR NEGERI TAHUN ANGGARAN 2014

KETENTUAN

1. Bantuan dana presentasi seminar internasional diberikan kepada Dosen Tetap UGM (PNS dan

Non-PNS) untuk mempresentasikan hasil penelitian/karya ilmiahnya dalam seminar

intemasional (oral presentation) di dalam dan luar negeri selama dana masih tersedia.

2. Yang bersangkutan adalah sebagai penulis utama, tidak mendapatkan bantuan daripenyelenggara semina/pihak lain, dan tidak sedang berada di luar negeri dalam rangka tugas

belajar/tugas lain/keperluan lain.

3. Seminar dimaksud adalah seminar yang diselenggarakan oleh asosiasi'profesi yang mempunyai

reputasi tinggi secara internasional di bidangnya, dan ada proses peer review terhadap fullpapemya.

4. Bantuan biaya seminar intemasional diberikan hanya kepada 1 (satu) orang dosen di setiap

Fakultas unruk satu kegiatan seminar yang sama.

5. Paper yang diajukan:a. Merupakan hasil penelitian berbasis Indonesia;b. Belum pemah dipublikasikan atau dipresentasikan di seminar atau konferensi lain;c. Telah direview oleh Pimpinan Fakultas/Sekolah Jurusan dan di-upload di Web Fakultas/

Sekolah;d. Mencantumkan institusi UGM sebagai identitas di dalam paper/prosiding.

II. PROSEDUR,

l. Sebelum pelaksanaan seminar, pemohon bantuan dana seminar wajib:

a. Mengajukan surat permohonan bantuan dana seminar sebelum pelaksanaan kegiatan

seminar.Surat permohonan ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset,

tembusan kepada Direktur Sumber Daya Manusia dengan lampiran:

- Formulir permohonan bantuan dana seminar intemasional yang sudah ditandatangani

Pimpinan Fakultasi Sekolah dan diberi stempel.

Formulir dapat diunduh melalui website: http://sdm.uem.ac.id- Paper lengkap;- Fotokopi acceptance letter for oral presentation (dapat dalam bentuk email notification):- Srirat keterangan dari Pimpinan Fakultas yang menyatakan bahwa Pimpinan

Fakultas/Sekolah telah mereview usulan (mengenai paper, lembaga penyelenggara'/

forum) dimaksud;- Surat keterangan Pimpinan Fakultrs/Sekolah bahwa paper telah di-upload di Web

Fakultas/Sekolah;- Surat pemyataan bahwa paper belum pemah diseminarkan dan kesanggupan untuk

mempublikasikan paper pada jumal intemasional yang terakreditasi (format terlampir).

b. Mengajukan permohonan Surat Izin dan penerbitan Surat Persetujuan (SP) Penugasan

Perjalanan Dinas Luar Negeri dari Seketariat Negara RI melalui Wakil Rektor BidangSumber Daya Manusia dan Aset, tembusan kepada Direktur Sumber Daya Manusia dan

Kasubdit Urusan Intemasional, paling lambat I (satu) bulan sebelum pelaksanaan kegiatan

dengan lampiran:- Daftar Riwayat Hidup;- Surat Sponsor (Pendanaan);

- Letter of Acceptance (Undangan).

Setelah pelaksanaan seminar, penerima bantuan dana seminar wajib:a, Menyerahkan laporan kegiatan seminar.b. Menyerahkan bukli-bukti SPJ berupa:

- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang telah ditandatangani pihak panitia/I(BRl(apabila memungkinkan) atau fotokopi paspor;

- Bukti asli pembayaran registrasi;- Tikel dan Airport Tax (asll);- Boarding pass (asli);- Fotokopi Sertifikat atau Sumt Keterangan sebagai presenter;- Fotokopi Surat Persetujuan Penugasan dari Sekrctariat Negara RI;- Fotokopi Surat Tugas dari KPA;- Fotokopi undangan /leaflet/bro sur

3. Laporan dan buktibukti SPJ disampaikan melalui Direktorat Sumber Daya Manusia palinglambat 5 hari setelah kembali ke Indonesia/kegiatan seminar selesai.

Penyerahan laporan dan bukti-bukti pengeluaran dana kegiatan seminar intemasional unfuktahun anggaran 2014 paling lambat tanggal 15 November 2014.

III.BANTUAN SEMINAR1. Bantuan seminar intemasional di luar negeri

Besar bantuan yang dapat diberikan maksimal sebesar Rp30.000.000,00 per orang meliputi:a. Bantuan biaya registrasi maksimal sebesar Rp7 .500.000,00 (at cost)b. Bantuan biaya transportasi (at cost) dari Yogyakarta ke Negara tujuan pp. untuk wilayah:

- Asia Tenggara : maks. Rp 5.000.000,00- Afrika.rTimur Tengai/Asia Tengah & Timur/Asia Pasific : maks. Rp 12.500.000,00- Eropa,/Amerika : maks. Rp 17.500.000,00

c. Uang Harian (penginapan, makan. ffansport lokal, dan uang saku) sesuai peraturan MenteriKeuangan yang berlaku, selamajumlah hari dalam undangan dan maksimal untuk wilayah:- Asia Tenggara .. maks. 2 hari- Afrika/Timur Tengah/Asia Tengah & Timur/Asia Pasific : maks. 3 hari

Eropa./Amerika : maks. 4 hari

2. Bantuan seminar intemasional di dalam negeriBesar bantuan yang dapat diberikan maksimal sebesar Rp4.000.000,00 per orang meliputi:

Bantuan biaya registrasi maksimal Rp1.000.000,00 (at cosl)Bantuan biaya transportasi maksimal Rp1.500.000,00 (at cost)Airport tat maksimal sebesar Rp7 5.000,00 (at cost)Bantuan biaya penginapan (at cost)Banflran uang harian sesuai Peratuan Menteri Keuangan yang berlaku maksimal 2 hari

3. Apabila dari poin di atas ada pos yang dibiayai oleh pihak penyelenggara seminar/sponsor lain,maka untuk pos tersebut tidak dapat dibiayai oleh UGM.

4. Dengan mempertimbangkan pemerataan kesempatan dan ketersediaan anggarar., setiap dosenhanya berhak mengajukan permohonan bantuan seminar intemasional satu kali dalam satutahun anggaran. Pengajuan berikutnya dalam tahun anggaran yang sama tidak diprioritaskan dantergantung ketersediaan dana.

a.

b.

c.

d.

e.

1+L

Prof. Dr. Ir.

dan Aset,

FORMULIR PERMOHONAN BANTUAN DANA SEMINAR INTERNASIONALDI LUAR NEGERI TAHUN 2014

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : _NIP :

Unit Kerja :

Mengajukan permohonan bantuan dana untuk keperluan presentasi paper/karya ilmiah di konferensi/ semrnar

intemasional di luar negeri. Adapun informasi lengkap mengenai paper/karya ilmiah tersebut adalah:

Judul :

NegaraTanggal Pelaksanaan

Permohonan ini merupakanTunggaYUtama.

s.d.

pengajuan yang ke _ dalam tahun 2014, dan saya sebagai penulis

Nama penulis lain : L2.

* Untuk mempercepat proses evaluasi, mohon agar biaya bcntuan ycng diajukan ditulis dalam mata ucng aslinya** Termasuk biaya hotel, makan, dan transport lokal, sesuai Peratura Menteri Keuangan.

PERNYATAAN:l. Saya sudah membaca dan memahami poin-poin yang ada di form ini, serta mengisi sendiri form ini dengan

benar.2. Saya juga menyatakan bahwa bantuan pembiayaan presentasi konferensi/seminar intemasional ini selain

dari UGM juga mendapatkan bantuan dari institusi lain/hanya dari UGM *x*). Jika ternyata

dikemudian hari diketahui bahwa terdapat sumber dana lain yang saya terima dalam kaitannya dengan

kegiatan ini, saya bersedia mengerrbalikan dana bantuan yang diterima dari UGM.3. Saya sanggup menyerahkan kelengkapan SPJ ke Direktorat SDM paling lambat 5 hari setelah tanggal

kepulangan saya di Indonesia.***) coret yang tidqk perlu

Yogyakarta, ......................,....,.......... 2014

Tanda tangan pemohon dan nama terang

Adapun unsur-unsur yang saya ajukan untuk mendapatkan dara bantuan dari UGM adalah:

Jenis BiayaJumlah Biaya*)

Diusulkan Dibiayai Sponsor Dibiavai Fakultas DisetujuiUniversitas

o Pendaftaran

o Transportasi

o Uang harian **)

Jumlah total bantuan dana

Persetujuan Dekan Catatan dari Direktorat SDM Persetujuan WR SDMA

Dibiayai dengan Dana Masyarakat DirektoratSDM sebesar Rp ...........,...................

Disetujui/Tidak Disetujui

FORMULIR PERMOHONAN BANTUAN DANA SEMINAR INTERNASIONALDI DALAM NEGERI TAHUN 2OI4

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

NIP :

Unit Kerja :

Telp/email :

Mengajukan permohonan bantuan dana untuk keperluan presentasi paperkNya ilmiah di konferensi/ seminarinternasional di dalam negeri. Adapun informasi lengkap mengenai paper/karya ilmiah tersebut adalah:

Judul :

Nama konferensi/seminar :

Tempat PelaksanaanTanggal Pelaksanaan s.d.

Permohonan ini merupakan pengajuan yang ke _ dalam tahun 2014, dan saya sebagai penulistunggaUutama.Nama penulis lain : l.

2.

* Sesuai Peraturan Menleri Keuafigan

PERNYATAAN:l. Saya sudah membaca dan memahami poin-poin yang ada pada formulir ini, serta mengisi sendiri lormulir

ini dengan benar.2. Saya juga menyatakan bahwa bantuan pembiayaan presentasi konferensi/seminar intemasional ini selain

dari UGM juga mendapatkan bantuan dari institusi lain/hanya dari UGM **). Jika ternyatadikernudian had diketahui bahwa terdapat sumber dana lain yang saya tedma dalam kaitannya dengankegiatan ini, saya bersedia mengembalikan dana bantuan yang diterima dari UGM.

3. Saya sanggup menyerahkan kelengkapan SPJ ke Direktorat SDM paling lambat 5 hari setelah tanggalkepulangan saya di Indonesia.

**) coret yang tidak perlu yogyakarta, ................-.................... zor+

Tanda tangan pemohon dan nama terang

Adapun unsur-unsur yang saya ajukan untuk mendapatkan dana bantuan dari UGM adalah:

Jerfs BiayaJumlah Biaya

Diusulkan Dibiayai Sponsor Dibiayai Fakultas DisetujuiUniversitas

o Pendaftaran

o Transponasi

o Airpon tax

o Biaya penginapan *)

D Uang harian *)

Jumlah total bantuan dana

Persetujuan Dekan Catatan dari Direktorat SDM Persetujuan WRS SDMA

Dibiayai dengan Dana Masyarakat DirektoratSDM sebesar Rp ...............................

Disetujui/Tidak Disetuiui

FORMAT LAPORAN KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL

1. Setelah seminar, peserta seminar wajib menyerahkan laporan kegiatan seminar dengan formatlaporan sebagai berikut:a. Sampul (cover)b. Penjelasan pelaksanaan seminarc. Jadwal pelaksanaan seminard. Rencana publikasi paper yang diseminarkane. Lampiran:

- Foto-foto kegiatan seminar- Sertifrkat (ika ada)- Full paper- Rekapitulasi pengeluaran dana

Laporan dijilid dan diberi sampul wama biru, dengan format sampul:

LAPORAN KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL

NAMASEMINARTEMPAT SEMINAR

TANGGAL PELAKSANAAN

NAMA PESERTANIP/NPU

UNIT/T'AKULTAS

UNIVERSITAS GADJAH MADATAHUN 2014

2. Menyerahkan bukti-bukti SPJ (terpisah dari laporan, tidak dijilid), berupa:a. Surat Perintah Peq'alanan Dinas (SPPD) yang telah ditandatangani pihak panitia/KBRlb. Bukti asli pembayaran registrasic. Tiket dar Airport Tax (asll)d. Boarding pass (asli)e. Fotokopi Sertif*atf. Fotokopi Surat Persetujuan Penugasan dari Sekretariat Negarag. Fotokopi Surat Tugash. Fotokopi Surat Izin dari KPAi. Fotokopi undangaMeafledbrosur

SURATPERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, dalam rangka melaksanakan kegiatan SeminarInternasional di Dalam/Luar Negeri*) yang pendanaannya dibantu oleh Universitas GadjahMada, dengan ini menyatakan dengan sebenarnya:

1. Judul makalah :

2. Nama Kegiatan :

3. Tanggal Penyelenggaraan :

4. TempatPenyelenggaraan : .......................

5. Bahwa paper/makalah yang saya presentasikan tersebut belum pemah diseminarkansebelumnya.

6. Bahwa saya sanggup untuk mempublikasikan paper/makalah yang saya presentasikantersebut pada jumal intemasional yang terakeditasi.

7. Apabila saya terbukti tidak memenuhi ketentuan di atas, maka saya bersedia menanggungresiko dan ditindak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Yogyakarta,

Mengetahui .

Dekan{Direktr-rYang menyatakan,

\'{etcrri 600{)

NIPNIP