BALANCED SCORECARD PADA ORGANISASI PEMERINTAH

Balanced scorecard adalah metoda yang dikembangkan Kaplan dan Norton untuk mengukur

setiap aktivitas yang dilakukan oleh suatu perusahaan dalam rangka merealisasikan tujuan perusahaan

tersebut. Balanced scorecard semula merupakan aktivitas tersendiri yang terkait dengan penentuan

sasaran, tetapi kemudian diintegrasikan dengan sistem manajemen strategis. Balanced scorecard

bahkan dikembangkan lebih lanjut sebagai sarana untuk berkomunkasi dari berbagai unit dalam suatu

organisasi. Balanced scorecard juga dikembangkan sebagai alat bagi organisasi untuk berfokus pada

strategi.

SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS

Sistem manajemen strategis adalah proses merumuskan dan mengimplementasikan strategi

untuk mewujudkan visi secara terus menerus secara terstruktur. Strategi adalah pola tindakan terpilih

untuk mencapai tujuan tertentu. Pada mulanya, sistem manajemen strategis bercirikan: mengandalkan

anggaran tahunan, berjangka panjang dan berfokus pada kinerja keuangan. Penerapan sistem

manajemen strategis yang demikian di banyak perusahaan swasta mengalami kegagalan. Sebab-

sebabnya antara lain: hanya 25% manajer yang memiliki insentif yang terhubung ke strategi, 60%

perusahaan tidak menghubungkan anggarannya ke strategi, 85% dari tim eksekutif menghabiskan

waktu kurang dari satu jam untuk membahas strategi tiap bulan, dan hanya 5% pegawai yang

memahami strategi.

Namun sistem manajemen strategis tetap diperlukan karena perusahaan dituntut untuk

berkembang secara terencana dan terukur, sehingga memerlukan peta perjalanan menghadapi masa

depan yang tidak pasti, memerlukan langkah-langkah strategis, dan perlu mengarahkan kemampuan

dan komitmen SDM untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Balanced scorecard yang dikembangkan

oleh Norton dan Kaplan memberikan solusi terhadap tuntutan ini. Peran balanced scorecard dalam

sistem manajemen strategis adalah: memperluas perspektif dalam setiap tahap sistem manajemen

strategis, membuat fokus manajemen menjadi seimbang, mengaitkan berbagai sasaran secara koheren,

dan mengukur kinerja secara kuantitatif.

Penggunaan balanced scorecard dalam konteks perusahan swasta ditujukan untuk menghasilkan

proses yang produktif dan cost effective, menghasilkan financial return yang berlipat ganda dan

berjangka panjang, mengembangkan sumber daya manusia yang produktif dan berkomitmen,

mewujudkan produk dan jasa yang mampu menghasilkan value terbaik bagi customer/pelanggan.

Balanced scorecard diyakini dapat mengubah strategi menjadi tindakan, menjadikan strategi

sebagai pusat organisasi, mendorong terjadinya komunikasi yang lebih baik antar karyawan dan

manajemen, meningkatkan mutu. pengambilan keputusan dan memberikan informasi peringatan dini,

serta mengubah budaya kerja. Potensi untuk mengubah budaya kerja ada karena dengan balanced

scorecard, perusahaan lebih transparan, informasi dapat diakses dengan mudah, pembelajaran

organisasi dipercepat, umpan balik menjadi obyektif, terjadwal, dan tepat untuk organisasi dan individu;

dan membentuk sikap mencari konsensus karena adanya perbedaan awal dalam menentukan sasaran,

langkah-langkah strategis yang diambil, ukuran yang digunakan, dan lain-lain.

Kelebihan sistem manajemen strategis berbasis balanced scorecard dibandingkan konsep

manajemen yang lain adalah bahwa ia menunjukkan indikator outcome dan output yang jelas, indikator

internal dan eksternal, indikator keuangan dan non-keuangan, dan indikator sebab dan akibat. balanced

scorecard paling tepat disusun pada saat-saat tertentu, misalnya ketika ada merjer atau akuisisi, ketika

ada tekanan dari pemegang saham, ketika akan melaksanakan strategi besar dan ketika organisasi

berubah haluan atau akan mendorong proses perubahan. balanced scorecard juga diterapkan dalam

situasi-situasi yang rutin, antara lain: pada saat menyusun rencana alokasi anggaran, menyusun

manajemen kinerja, melakukan sosialisasi terhadap kebijakan baru, memperoleh umpan balik,

meningkatkan kapasitas staf.

Menyusun balanced scorecard bukanlah pekerjaan yang mudah. Banyak organisasi gagal

membuat balanced scorecard karena berbagai sebab. Sebab-sebab itu antara lain: tidak ada komitmen

pimpinan, terlalu sedikit staf terlibat, scorecard disimpan saja, proses penyusunan yang lama dan sekali

jadi, menganggap balanced scorecard sebagai sebuah proyek, kesalahan memilih konsultan, atau

menggunakan balanced scorecard hanya untuk keperluan pemberian kompensasi. Banyak organisasi

swasta, pemerintah dan nirlaba yang telah menggunakan balanced scorecard 60% dari 1000 organisasi

dalam Fortune menggunakan balanced scorecard. Balanced scorecard semakin banyak diadopsi di

Eropa, Australia dan Asia oleh organisasi besar, menengah dan kecil. Industri pengguna balanced

scorecard sendiri terdiri dari berbagai macam perusahaan, seperti bank, konstruksi, jasa konsultansi, IT,

perminyakan, farmasi, penerbangan, asuransi, manufacturing, perusahaan dagang dan distribusi.

KONSEPSI BALANCED SCORECARD

Kemunculan gagasan balanced scorecard berawal dari temuan riset Kaplan dan Norton (dari

Harvard Business School) pada awal tahun 1990an. Konsep awal balanced scorecard berdasarkan riset

tersebut ditulis pada tahun 1992 di majalah prestisius Harvard Business Review. Pada tahun 1996

Norton dan Kaplan menerbitkan buku The Balanced Scorecard – Translating Strategy into Action,

berdasarkan pengalaman mereka dalam menerapkan balanced scorecard pada banyak perusahaan di

Amerika. Buku ini semakin mempopulerkan balanced scorecard, sampai ke negara-negara di Eropa,

Australia dan Asia. Belum lama ini mereka menerbitkan buku The Strategy Focused Organisation – How

BSC Companies Thrive in the New Business Environment (2001). Para penemu dan rekan-rekannya

membangun sebuah lembaga Balanced Scorecard Collaboration untuk mempopulerkan penggunaan

balanced scorecard pada berbagai institusi di berbagai negara. Secara teratur Norton dan Kaplan

menyelenggarakan konferensi di berbagai negara untuk memperkenalkan dan membahas konsep-

konsep terbaru mereka. Disayangkan Indonesia sampai saat ini belum mampu menghadirkan pencetus

ide balanced scorecard ini, namun kursus-kursus dan buku-buku mengenai balanced scorecard sudah

ada, walau masih bersifat terbatas.

Balanced scorecard secara singkat adalah suatu sistem manajemen untuk mengelola

implementasi strategi, mengukur kinerja secara utuh, mengkomunikasikan visi, strategi dan sasaran

kepada stakeholders. Kata balanced dalam balanced scorecard merujuk pada konsep keseimbangan

antara berbagai perspektif, jangka waktu (pendek dan panjang), lingkup perhatian (intern dan ekstern).

Kata scorecard mengacu pada rencana kinerja organisasi dan bagian-bagiannya serta ukurannya secara

kuantitatif. Balanced scorecard memberi manfaat bagi organisasi dalam beberapa cara:

menjelaskan visi organisasi

menyelaraskan organisasi untuk mencapai visi itu

mengintegrasikan perencanaan strategis dan alokasi sumber daya

meningkatkan efektivitas manajemen dengan menyediakan informasi yang tepat untuk

mengarahkan perubahan

Selanjutnya dalam menerapkan balanced scorecard, Robert Kaplan dan David Norton,

mensyaratkan dipegangnya lima prinsip utama berikut:

(1) menerjemahkan sistem manajemen strategi berbasis balanced scorecard ke dalam terminologi

operasional sehingga semua orang dapat memahami

(2) menghubungkan dan menyelaraskan organisasi dengan strategi itu. Ini untuk memberikan arah

dari eksekutif kepada staf garis depan

(3) membuat strategi merupakan pekerjaan bagi semua orang melalui kontribusi setiap orang dalam

implementasi strategis

(4) membuat strategi suatu proses terus menerus melalui pembelajaran dan adaptasi organisasi dan

(5) melaksanakan agenda perubahan oleh eksekutif guna memobilisasi perubahan.

PENGGUNAAN BALANCED SCORECARD PADA ORGANISASI PEMERINTAH

Pemerintah pada saat sekarang ini, baik pemerintah pusat, daerah maupun lokal diharapkan

untuk menjadi: akuntabel, kompetitif, ramah rakyat, dan berfokus pada kinerja. Organisasi pemerintah

juga ditantang untuk memenuhi harapan berbagai kelompok stakeholders (yaitu penerima layanan,

karyawan, lembaga pemberi pinjaman/hibah, masyarakat, dan pembayar pajak). Tuntutan ini

mengharuskan organisasi pemerintah untuk bertindak profesional sebagaimana yang dilakukan oleh

organisasi swasta. Organisasi pemerintah harus mempunyai sistem manajemen strategis. Karena dunia

eksternal adalah sangat tidak stabil, maka sistem perencanaan harus mengendalikan ketidak-pastian

yang ditemui. Organisasi pemerintah, dengan demikian, harus berfokus strategi. Strategi ini lebih

bersifat hipotesis, suatu proses yang dinamis, dan merupakan pekerjaan setiap staf. Organisasi

pemerintah harus juga merasakan, mengadakan percobaan, belajar, dan menyesuaikan dengan

perkembangan.

Agar organisasi pemerintah dapat berfokus pada strategi yang sudah dirumuskan, maka

organisasi pemerintah juga harus menterjemahkan strategi ke dalam terminologi operasional,

menyelaraskan organisasi dengan strategi (dan bukan sebaliknya), memotivasi staf sehingga membuat

strategi merupakan tugas setiap orang, menggerakkan perubahan melalui kepemimpinan eksekutif, dan

membuat strategi sebagai suatu proses yang berkesinambungan.

Adapun perbedaan karakteristik organisasi swasta dan pemerintah adalah sebagai mana

ditunjukkan dalam tabel berikut.

Perspektif Swasta Pemerintah____________________________

Finansial Pemegang saham DPR, pembayar pajak, konstituen

Pelanggan Pelanggan Orang yang menggunakan jasa/pelayanan

publik

Proses Proses Membuat produk Memberikan pelayanan secara kompetitif

Internal yang diunggulkan

Pertumbuhan &karyawan direksi pejabat politik (menteri), pegawai pemerintah

GAMBAR BALANCED SCORECARD

PENERAPAN BALANCED SCORECARD PADA KEMENTRIAN KEUANGAN

Dengan dimulainya program reformasi birokrasi yang ditetapkan melalui Keputusan Mentri

Keuangan No. 30/KMK.01/2007 tentang Reformasi Birokrasi Departemen Keuangan maka dimulailah

juga manajemen kinerja kemenkeu berbasis Balanced scorecard (BSC). Pengelolaan BSC dilingkungan

Kementrian Keuangan (Kemenkeu) didasarkan pada keputusan Mentri Keuangan No. 12/KMK.01/2010

tentang pengelolaan kinerja di lingkungan Kemenkeu. Keputusan tersebut mengatur tentang penetapan

pengelolaan kinerja, kontrak kinerja, penyusunan dan perubahan peta strategi. Indikator Kerja Utama

(IKU, dan target serta pelaporan capaian kinerja triwulanan kepada Mentri Keuangan.

Pada dasarnya BSC Kemenkeu harus diturunkan (cascaded) ke seluruh unit organisasi

dibawahnya yaitu ke eselon I (Depkeu-One), ke eselon II (Depkeu-Two), ke eselon III (Depkeu-Three), ke

eselon IV (Depkeu-Four), dan kelevel pelaksana yang disebut Depkeu-Five.

Balanced Scorecard (BSC) pada Kementian Keuangan (Kemenkeu) merupakan alat manajemen

strategis yang menerjemahkan visi, misi an strategi yang tertuang dalam Rencana Strategis (Renstra) dan

Road-map Kemenkeu kedalam suatu peta strategi. Renstra Kemenkeu merupakan dokumen

perencanaan jangka menengah (5 tahun) Kemenkeu. Sedangkan road-map Kemenkeu

merupakan penjabaran Renstra Kemenkeu secara lebih rinci yang berisi program

dan kegiatan Kemenkeu secara umum dalam jangka waktu 5 tahun. BSC sendiri

dapat digunakan sebagai alat yang menghasilkan umpan balik untuk merevisi

Renstra.

Karena mengacu pada Renstra dan Road-map yang memiliki jangka waktu 5 tahun,

maka BSC yang dibangun di Kemenkeu juga berlaku untuk jangka waktu 5 tahun.

Namun, setiap akhir tahun dilakukan review atas BSC yang dibangun sehingga

Rencana StrategisRencana Strategis

Road-MapRoad-Map

BalancedScorecardBalancedScorecard

dimungkinkan terjadi perubahan strategi sesuai dengan kondisi internal dan

eksternal Kemenkeu.

Visi dan Misi Kementrian Keuangan

Sebagai landasan dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Kemenkeu memiliki visi, yaitu

“Menjadi Pengelola Keuangan dan Kekayaan Negara yang Dipercaya dan Akuntabel untuk Mewujudkan

Indonesia yang Sejahtera, Demoratis, dan Berkeadilan”. Adapun misi Kemenkeu adalah :

a. Misi Pembangunan Ekonomi adalah mengembangkan, membangun dan melaksanakan

kebijakan pengelolaan keuangan dan kekayaan negara yang sehat, berkelanjutan, hati-hati, dan

bertanggungjawan

b. Misi Penguatan Kelembagaan adalah :

i. Membangun dan mengembangkan organisasi berlandaskan administrasi publik sesuai

dengan tuntutan masyarakat.

ii. Membangun dan mengembangkan SDM yang akuntabel, responsibel, dan berintegrasi

tinggi.

iii. Membangun dan mengembangkanteknoogi informasi keuangan yang modern dan

terintegrasi serta sarana dan prasarana strategis lainnya.

Cara Membangun BSC Sebagai Suatu Unit

Pembangunan suatu peta strategis hanya dapat dilakukan secara runtut dari level tertinggi ke

level yang lebih rendah. Jadi, ketika kita ingin membangun peta strategi suatu unit eselon II, maka syarat

mutlaknya adalah telah terbangunnya strategi unit eselon I diatasnya.

Studi kasus: Direktorat Barang Milik Negara (BMN) I Pada Direktorat Jenderal Kekayaan

Negara (DJKN).

Tugas dan fungsi utama Dit.BMN I adalah pengelolaan barang milik negara pada Kementrian

Negara, Lembaga dan Badan Layanan Umum (BLU). Pada strategi Dit.BMN I (Depkeu-Two) baru dapat

disusun apabila peta strategi DJKN (Depkeu-One) telah terbangun. Dalam contoh kasus ini, diasumsikan

bahwa Depkeu-One untuk DJKN sudah diturunkan dari Depkeu-Wide. Adapun penyusunan BSC pada

Dit.BMN I mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Peta Strategi

a. Pastikan unit organisasi memiliki visi dan misi yang dapat dilihat paa renstra unit tersebut

b. Tentukan perspektif pada strategi dengan memperhatikan hal-hal berikut :

- Sebagai institusi publik yang tidak berorientasi pada profit, tentukan stakeholder dari unit

tersebut. Stakeholder adalah pihak yang secara tidak langsung memiliki kepentingan atas

outcome dari suatu organisasi. Stakeholder untuk Dit.BMN I adalah Direktur Jendral Kekayaan

Negara, masyarakat umum, DPR, K/L, Pemda.

- Apakah unit tersebut memiliki pelanggan atau customer, jika ada customer perlu dibuat

perspektif customer. Customer merupakan pihak yang terkait langsung dengan suatu organisasi.

Customer Dit.BMN I adalah K/L dan Pemda

- Setiap unit harus memiliki perspektif Learning and Growth.

Pada Dit.BMN I, elemen-elemen perspektif ini adalah SDM, Organisasi, dan informasi

Catatan : Perspektif BSC bersifat fleksibel ehingga dibeberapa unit Kemenkeu dimungkinkan tiga

perspektif yaitu strategic outcomes, internal business process, and learning and growth. Strategi

outcomes disini adalah gabungan antara stakeholeders and customer. Hal ini dimaksudkan agar

mengakomodasi unit yang kesulitan membedakan antara stakeholders dan customer. Intinya dalam

membangun suatu peta strategi harus mencerminkan:

1. Apa yang seharusnya dihasilkan

2. Proses yang harus dilakukan dan

3. Sumber daya yang harus dimiliki.

Menemukan Kata Kunci Sasaran dari Visi dan Misi Unit Organisasi

Visi : Menjadi pengelola kekayaan negara yang professional dan bertanggungjawab untuk sebesar

besarnya kemakmuran rakyat.

Misi : 1. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan efektivitas pengelolaan

kekayaan negara.

2. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum

Berdasarkan kata kunci yang terdapat pada visi dan misi, maka kondisi ideal dan realistis yang ingin

dicapai oleh Dit.BMN I kemudian diterjemahkan kedalam sejumlah Sasaran Strategis (SS). Sasaran

Perumusan Kebijakan Perumusan Kebijakan

Pelayanan,Pengelolaan, dan PengembanganPelayanan,Pengelolaan, dan Pengembangan

Pengawasan dan penegakkan HukumPengawasan dan penegakkan Hukum

Strategis (SS) yang baik harus singkat dan jelas sehingga mudah dipahami. SS juga merupakan berbagai

sasaran yang bersifat penting dan memperoleh perioritas tinggi dari jajaran manajemen. Setiap sasaran

strategis memiliki satu atau lebih Indikator Kinerja Utama (IKU).

a. Sasaran Strategi (SS) pada perspektif stakeholder:

- Pengelolaan Kekayaan Negara yang optimal

b. SS pada perspektif customer:

- Penatausahaan Kekayaan Negara yang akurat

- Penyelesaian permohonan pengelolaan BMN yang tepat waktu

c. SS pada perspektif internal process:

- Kajian dan kebijakan yang berkualitas serta menjamin kepastian hukum

- Pelayanan prima

- Peningkatan pemahan masyarakat dibidang Kekayaan Negara

- Peningkatan efisiensi dan efektivitas pengelolaan Kekayaan Negara

- Peningkatan monitoring dan evaluasi, serta kepatuhan pelaporan BMN

d. SS pada perspektif learning and growth:

- Peningkatan pemahaman pegawai dibidang pengelolaan BMN

- Pengembangan organisasi yang andal dan modern

- Perwujudan Good Governance

- Sistem informasi Kekayaan Negara yang handal

BALANCED SCORECARD PADA ORGANISASI PEMERINTAH KEMENTRIAN KEUANGAN

Diajukan

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Kinerja

Dosen :

Nina Karlina, S.IP, M.Si

Hilman Abdul Halim, S.IP

Disusun Oleh :

Sifa Hasanah

170110070016

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN

JATINANGOR

2010