TUGAS MAKALAH

MENGELOLA KOMUNIKASI

DIAJUKAN SEBAGAI TUGAS MATA KULIAH

PERILAKU ORGANISASI

DISUSUN OLEH : KELOMPOK 7

KETUA : ROHMALIA (3130032)

ANGGOTA : M MARDIAN (3130018)

YANCE JUNAIDI (3130126)

EKO KRISTIAWAN (3130076)

KANIA GISELA (3130070)

CAHYA GUMILAR (3130075)

FAKULTAS EKONOMI

INSTITUT BISNIS & MULTIMEDIA ASMI

JAKARTA

2016

Mengelola Komunikasi

(Managing Communication)

PENTINGNYA KOMUNIKASI

Menemukan aspek pekerjaan seorang manajer yang tidak melibatkan

komunikasi akan sangat sulit. Masalah serius muncul ketika arahan yang

disalahpahami, ketika bercanda santai dalam kelompok kerja menyebabkan

kemarahan, atau ketika pernyataan resmi oleh manajer tingkat atas yang

berlebihan. Masing-masing situasi ini hasil dari kerusakan di suatu tempat dalam

proses komunikasi.

Dengan demikian, pertanyaan yang paling penting bukanlah apakah manajer

terlibat dalam komunikasi karena komunikasi melekat pada fungsi organisasi.

Sebaliknya, masalah sebenarnya adalah apakah manajer berkomunikasi dengan

baik atau buruk. Dengan kata lain, komunikasi itu sendiri tidak dapat dihindari

dalam fungsi organisasi, tetapi komunikasi yang tidak efektif dapat dihindari.

Setiap manajer harus komunikator.

Proses Komunikasi

Proses umum komunikasi mengandung lima unsur: komunikator, pesan,

media, penerima, dan umpan balik (gambar 15.1). Untuk menghargai setiap

elemen dalam proses, kita harus mengkaji bagaimana komunikasi bekerja.

Komunikasi yang sukses hanya jika komunikator mentransmisikan

pemahaman ke penerima. Hence, dapat mendefinisikan komunikasi yaitu

transmisi informasi dan pemahaman, menggunakan simbol-simbol verbal atau

nonverbal.

Model Klasik

Penghubung

Dalam kerangka organisasi, komunikator yaitu karyawan dengan ide-ide,

niat, informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi. Misalnya, komunikator bisa

menjadi perawat ruang gawat darurat yang berbagi ide dengan atasannya tentang

cara untuk mengurangi waktu tunggu untuk pasien pada malam akhir pekan yang

sibuk. Atau, komunikator dapat menjadi server di lingkungan restoran populer

yang berencana meminta pengawas untuk kenaikan gaji.

Encoding

Mengingat komunikator , proses encoding harus terjadi yang

menerjemahkan gagasan komunikator ke dalam satu set sistematis simbol - ke

dalam bahasa mengungkapkan tujuan komunikator . Bentuk utama dari encoding

adalah bahasa. Di restoran contoh, server memperhitungkan kerja kerasnya , skor

layanan pelanggan yang tinggi, jumlah meja berubah per jam, dan gaji yang relatif

rendah dan menerjemahkannya ke dalam satu pesan. Fungsi encoding, kemudian,

adalah untuk memberikan suatu bentuk di mana ide-ide dan tujuan dapat

dinyatakan atau dikemas sebagai pesan.

Pesan

Hasil dari proses encoding adalah pesan. Tujuan dari komunikator

dinyatakan dalam bentuk pesan-baik verbal atau nonverbal tersebut. Manajer

memiliki banyak tujuan untuk berkomunikas, seperti untuk orang lain memahami

ide-ide mereka, untuk memahami gagasan orang lain, untuk mendapatkan

penerimaan diri sendiri atau ide-ide mereka, atau untuk menghasilkan tindakan.

Kebisingan

Dalam rangka komunikasi manusia, noise dapat dianggap sebagai faktor-

faktor yang mendistorsi pesan yang dimaksudkan. Kebisingan dapat terjadi di

setiap elemen komunikasi. Sebagai contoh, seorang manajer di bawah kendala

waktu sempit mungkin terpaksa bertindak tanpa komunikasi atau dapat

berkomunikasi dengan tergesa-gesa informasi yang tidak lengkap. Atau bawahan

dapat melampirkan arti yang berbeda untuk kata atau frase dari apa yang

dimaksudkan oleh manajer. Waktu adalah bagian penting dari meminimalkan

kebisingan dan menjadi komunikator yang efektif !

Pesan nonverbal

Informasi komunikator mengirimkan yang tidak berhubungan dengan

informasi secara lisan yaitu, pesan nonverbal, atau komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal yaitu pesan yang dikirim dengan postur tubuh, ekspresi

wajah, dan gerakan tangan dan mata; sama pentingnya dengan komunikasi verbal.

Sebuah penelitian meneliti hubungan antara perilaku nonverbal dan

speaker persuasif dalam konteks berbicara di depan umum. Studi ini menunjukkan

bahwa pembicara yang menggunakan gerakan dipraktekkan dan tidak spontan saat

menyampaikan pidato akan kehilangan perhatian banyak penonton, akhirnya

mengurangi dampak dari pidato. Sebaliknya, pembicara harus fokus pada yang

terbuka dan menghubungkan dengan penonton, dan kemudian mengamati

penonton hati-hati dan menggunakan umpan balik ini untuk memodifikasi pidato.

Infleksi vokal mengacu pada bagaimana pesan ditransmisikan: keras atau

lembut, cepat atau lambat, dengan infleksi terkontrol atau tidak terkendali, atau

dengan nada tinggi atau rendah. Metode transmisi menambah arti ke penerima,

yang menilai isyarat ini. Ekspresi tubuh adalah sumber penting dari komunikasi

nonverbal. Ekman dan Friesen telah diklasifikasikan bahasa tubuh menjadi lima

jenis ekspresi: emblem, ilustrator, regulator, adaptor, dan mempengaruhi

penampilan.

Emblem adalah gerakan seperti bahasa isyarat. Gerakan-gerakan ini cepat

menyampaikan suatu kata atau frase dipahami. Ilustrator adalah gerakan yang

memberikan gambaran tentang apa yang dikatakan. Regulator adalah gerakan

yang mengatur percakapan. Misalnya, telapak tangan terangkat dari penerima

memberitahu pengirim untuk memperlambat, alis melengkung dapat

menyampaikan permintaan pengirim untuk menjelaskan apa yang telah dikatakan,

dan anggukan kepala menunjukkan pemahaman. Emblem, ilustrator, dan regulator

secara sadar digunakan oleh individu.

Biasanya dipelajari sejak awal kehidupan, adapter sering digunakan untuk

mengatasi stres dalam situasi interpersonal. Drum jari di atas meja, menarik

sehelai rambut, atau bergoyang kaki atau kaki adalah cara-cara melepaskan

beberapa tingkat stres. Mempengaruhi display, biasanya bawah sadar, langsung

berkomunikasi emosi individu. Kebanyakan mempengaruhi menampilkan

ekspresi wajah, yang adalah komunikator sangat penting dari perasaan seseorang.

Ada asumsi lama bahwa emosi seseorang tercermin di wajah dan bahwa emosi ini

dapat "membaca" dengan banyak akurasi. Mempengaruhi menampilkan juga

dinyatakan dalam posisi tubuh.

BERKOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Ketika manajer dari dua budaya yang jauh berusaha untuk berkomunikasi,

kesalahpahaman dapat terjadi. Miskomunikasi lintas-budaya dapat terjadi karena

berbagai alasan (gambar 15.3). Antropolog budaya Edward T. dan Mildred R.

Aula berteori bahwa budaya adalah komunikasi dan komunikasi yang dapat dibagi

menjadi beberapa bagian budaya ditentukan: kata-kata, ruang, waktu, dan

perilaku.

Kata-kata

Budaya berbeda dalam jumlah informasi kontekstual yang diperlukan ketika

orang berinteraksi dengan satu sama lain. Individu dari budaya komunikasi

konteks tinggi tidak memerlukan pertukaran informasi rinci, melainkan

bergantung pada pengetahuan yang sudah mereka miliki tentang individu lain

sebelum interaksi. Masalah dapat terjadi ketika seorang individu dari budaya

konteks tinggi harus melakukan bisnis dengan mitra di budaya konteks rendah.

Ruang

Setiap orang memiliki batas tak terlihat dari ruang yang mengelilingi

dirinya. Dalam beberapa kebudayaan (misalnya, Eropa Utara), batas-batas yang

luas, sedangkan dalam budaya lain (misalnya, negara-negara Timur Tengah),

ruang ini bisa sangat sempit. Jumlah ruang pribadi dikelola oleh seorang individu

dapat bergeser sementara tergantung pada lingkungannya fisik (misalnya, lift yang

penuh sesak) atau tingkat keintiman dengan orang yang berinteraksi dengan

(misalnya, pasangan). Kesalahpahaman dapat terjadi ketika seorang pengusaha

dari budaya di mana laki-laki menyentuh dan memeluk satu sama lain sebagai

bagian dari normal, kehidupan sehari-hari memulai kontak fisik dengan rekannya

dari budaya di mana menyentuh antara laki-laki jarang terjadi dan hanya terjadi

dengan anggota keluarga. Yang terakhir individu akan merasa tidak nyaman dan

mungkin salah menafsirkan maksud dari kontak fisik.

Waktu

Individu di Asia, Timur Tengah, dan Amerika Latin cenderung melihat

waktu berbeda

daripada kebanyakan orang dari Amerika Serikat, Inggris, dan Jerman. Manajer

dari budaya waktu polychronic melakukan banyak hal sekaligus, tunduk pada

interupsi, berkomitmen untuk hubungan manusia, sering mengubah rencana, dan

basis ketepatan pada hubungan. Namun, manajer dari budaya monochronic

melakukan satu hal pada suatu waktu, mengambil komitmen waktu serius,

mematuhi rencana, mengikuti aturan privasi dan menghormati hak milik pribadi,

dan menekankan ketepatan. Contoh yang paling umum dari kesalahpahaman

terjadi berkaitan dengan janji waktu.

Tingkah laku

Membaca bahasa tubuh seseorang bisa menjadi latihan yang menantang

karena melibatkan subyektif mengevaluasi komunikasi nonverbal. Sebuah studi

menarik dilakukan untuk menentukan apakah perbedaan ada antara bagaimana

individu Amerika dan Jepang diakui ekspresi wajah. Temuan penelitian

menunjukkan bahwa beberapa perbedaan memang ada di antara dua budaya.

Pertama, orang Amerika lebih akurat dibandingkan dengan Jepang mengenali

empat dari enam emosi (marah, jijik, takut, dan kesedihan), terlepas dari budaya

atau jenis kelamin poser dihakimi. Kedua, baik budaya maupun jenis kelamin

poser yang terkena keputusan Amerika 'dari foto-foto, sedangkan emosi

perempuan yang lebih mudah diidentifikasi dibandingkan emosi laki-laki oleh

Jepang. Ketiga, baik Amerika dan Jepang sepakat bahwa kebahagiaan adalah

emosi yang paling mudah untuk mengidentifikasi dan ketakutan itu yang paling

sulit.

BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Arah Komunikasi

Desain organisasi harus menyediakan untuk komunikasi dalam empat arah

yang berbeda: bawah, atas, horisontal, dan diagonal. Keempat arah menetapkan

kerangka mana komunikasi dalam suatu organisasi terjadi. Secara singkat

memeriksa masing-masing akan memungkinkan kita untuk lebih menghargai

hambatan komunikasi organisasi yang efektif dan sarana untuk mengatasi

hambatan tersebut.

Komunikasi ke bawah mengalir dari individu di tingkat yang lebih tinggi

dari hirarki dengan yang ada di tingkat yang lebih rendah. Bentuk yang paling

umum dari komunikasi ke bawah adalah kelompok atau massa terdistribusi e-

mail, instruksi kerja, memo resmi, pernyataan kebijakan, prosedur, manual, dan

publikasi perusahaan. Di banyak organisasi, komunikasi ke bawah sering tidak

memadai dan akurat. Banyak kali, tema dari bagian narasi komunikasi ke bawah

merupakan konsekuensi langsung dari keputusan komunikasi korporat. Sebuah

studi mengevaluasi isi pesan dalam surat presiden kepada pemegang saham, yang

terkandung dalam laporan tahunan organisasi. Hasil penelitian menunjukkan

bahwa dalam laporan tahunan, perusahaan-perusahaan yang berkinerja buruk

cenderung memikirkan lebih lanjut tentang peluang masa depan dari pada kinerja

keuangan masa lalu sedangkan sebaliknya adalah benar untuk organisasi yang

lebih sukses.

Sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas

sebanyak dibutuhkan komunikasi ke bawah. Memang, studi penelitian telah

menemukan bahwa, dalam organisasi di mana program komunikasi ke atas secara

efektif dilaksanakan, mayoritas manajer meningkatkan kinerja mereka. Beberapa

studi menunjukkan bahwa dari empat saluran komunikasi formal, komunikasi ke

atas adalah yang paling efektif. Manajer tingkat atas sering tidak menanggapi

pesan yang dikirim dari karyawan tingkat rendah, dan karyawan tingkat rendah

sering enggan untuk berkomunikasi ke atas, terutama jika pesan berisi berita

buruk. Beberapa yang paling umum perangkat komunikasi ke atas adalah kotak

saran, pertemuan kelompok, dan banding atau prosedur pengaduan. Dalam

ketidakhadiran mereka, orang-orang yang entah bagaimana menemukan cara

untuk beradaptasi dengan saluran komunikasi ke atas tidak ada atau tidak

memadai.

Sering diabaikan dalam desain organisasi adalah penyediaan untuk

komunikasi horizontal. Dalam sebuah perguruan tinggi administrasi bisnis , ketika

ketua departemen akuntansi berkomunikasi dengan ketua departemen pemasaran

tentang persembahan saja, arus komunikasi adalah horisontal. Meskipun ( atas dan

ke bawah ) arus komunikasi vertikal adalah pertimbangan utama dalam desain

organisasi , organisasi yang efektif juga membutuhkan komunikasi horizontal .

Horisontal komunikasi - misalnya , komunikasi antara produksi dan penjualan

dalam sebuah organisasi bisnis dan di antara apartemen yang berbeda atau

perguruan tinggi dalam universitas - diperlukan untuk koordinasi dan integrasi

fungsi organisasi yang beragam . Sebuah studi penelitian terbaru menemukan

bahwa karyawan rumah sakit yang terlibat dalam komunikasi horizontal

cenderung untuk mengidentifikasi kuat dengan profesi mereka , sementara

karyawan yang berkomunikasi secara vertikal lebih mungkin untuk

mengidentifikasi dengan organisasi.

Karena mekanisme untuk memastikan komunikasi horizontal biasanya

tidak ada dalam desain organisasi, fasilitasi yang diserahkan kepada manajer

individu. Peer-to-peer komunikasi sering diperlukan untuk koordinasi dan juga

dapat memberikan kepuasan kebutuhan sosial. Komunikasi diagonal, sementara

mungkin saluran paling digunakan komunikasi dalam organisasi, adalah penting

dalam situasi di mana anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui

jalur lain. Sebagai contoh, pengawas keuangan dari sebuah organisasi besar

mungkin ingin melakukan analisis biaya distribusi. Salah satu bagian dari tugas

yang mungkin melibatkan memiliki tenaga penjualan mengirimkan laporan

khusus langsung ke pengawas keuangan daripada pergi melalui saluran tradisional

di departemen pemasaran. Dengan demikian, arus komunikasi akan diagonal

sebagai lawan vertikal (ke atas) dan horizontal. Dalam hal ini, saluran diagonal

yang paling efisien dalam hal waktu dan usaha bagi organisasi.

Komunikasi dan Teknologi

Dalam beberapa tahun terakhir, beberapa inovasi teknologi tinggi telah

memberikan kontribusi terhadap ledakan alat komunikasi, yang telah

menyebabkan "24/7" mentalitas antara orang-orang bisnis saat ini. Secara umum,

inovasi seperti ponsel pintar telah membuat komunikasi lebih cepat, lebih mudah,

dan dalam beberapa kasus lebih murah. Sekarang seorang karyawan dapat men-

download video dari komersial perusahaan, mendapatkan petunjuk arah ke kantor

klien, melihat sebuah spreadsheet dari biaya perjalanan, mengambil foto dan e-

mail sebuah poster promosi yang menarik, atau men-download file PDF sambil

menunggu untuk minum kopi di Starbucks melalui koneksi internet nirkabel.

Sebuah tinjauan dari beberapa inovasi besar dalam teknologi komunikasi

disajikan berikutnya.

Internet/Intranet/Extranet

Internet telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari bagi

jutaan orang di banyak bagian dunia. Internet adalah sebuah organisasi jaringan

komputer yang menghubungkan segala sesuatu dari superkomputer besar pada

instansi pemerintah untuk mainframe dan server pada bisnis untuk PC di rumah

individu.

Sebuah intranet adalah swasta, dilindungi sistem komunikasi elektronik

dalam sebuah organization.If terhubung ke Internet, ia memiliki privasi dilindungi

oleh apa yang disebut firewall. Firewall adalah modus jaringan diatur secara

internal untuk mencegah lalu lintas eksternal dari menyeberang ke domain

pribadi. Intranet digunakan untuk berkomunikasi hal-hal seperti informasi hak

milik organisasi, rencana perusahaan, catatan medis rahasia, program pelatihan,

kompensasi data, dan catatan perusahaan.

Sebuah extranet dirancang untuk menghubungkan karyawan dengan

individu eksternal organisasi, seperti vendor, pelanggan, dan mitra strategis

lainnya. Pada Campbell Soup Company, portal extranet sedang dikembangkan

untuk mendapatkan pengecer dan konsumen lebih terlibat dalam pengembangan

produk baru.

Email, Pesan, Jaringan Sosial, dan Blog

Penggunaan e-mail akan terus berkembang pesat dalam beberapa tahun

mendatang. Sebagai contoh, beberapa perkiraan menunjukkan jumlah pengguna e-

mail secara global akan meningkat dari 1,2 miliar di tahun 2007 menjadi 1,6

miliar pada 2011. Di masa lalu, beberapa pengguna e-mail yang dikirim keluar

diedit, pesan buruk yang ditulis dengan cepat. Jenis kecerobohan telah dikritik dan

tidak disarankan dalam organisasi. Privasi e-mail adalah masalah serius lain.

Supervisor, kolega, dan lain-lain dapat mengakses pesan e-mail. Akibatnya,

perawatan harus dilakukan dengan benar menggunakan e-mail sebagai pendekatan

komunikasi.

E-mail adalah cara yang efektif untuk mengkomunikasikan pesan-pesan

sederhana. Kompleks data dan informasi yang mungkin harus mengirimkan

dokumen hard copy. Berpikirlah sederhana. Mengamankan e-mail Anda. Selalu

gunakan bahasa yang benar dan profesional dalam mempersiapkan dan mengirim

e-mail.

Texting untuk menjangkau pelanggan memiliki banyak keunggulan

dibandingkan dengan metode yang lebih tradisional seperti TV, radio, koran,

majalah, atau surat langsung, termasuk:

Texting lebih murah daripada banyak bentuk lain dari iklan dan pemasaran.

Ada sedikit spam karena perusahaan telepon seluler memblokir sebagian

besar.

Texting adalah bentuk favorit komunikasi di kalangan konsumen muda,

membuat mereka target pasar yang menarik.

Orang-orang membaca 95 persen dari pesan teks karena mereka umumnya

dari sumber yang dikenal dan teman-teman.

Cara lain di mana teknologi adalah mengubah komunikasi dengan ledakan

popularitas situs jejaring sosial seperti Facebook, MySpace, dan LinkedIn.

Sejumlah resiko yang dihubungkan dengan dunia sering informal dan berbatas

situs jejaring sosial . Sebagai contoh, Virgin Atlantic menembakkan awak kabin

untuk mengeluh di Internet (saat mereka bertugas) tentang penumpang dan

membuat lelucon tentang mesin jet rusak. Pengusaha menetapkan pedoman untuk

mencegah pengungkapan publik yang dapat merugikan reputasi organisasi atau

membuat skandal jejaring sosial . General Electric telah membentuk internal "

Tweet Squad " yang terdiri dari karyawan hipster muda yang membantu karyawan

yang lebih tua dan manajer memperbaiki keterampilan jaringan sosial mereka .

Selain itu, IBM telah membentuk pedoman berikut untuk membantu karyawan

mengerti apa yang mereka bisa dan tidak bisa mengatakan di blog dan situs

jejaring sosial:

Karyawan secara pribadi bertanggung jawab untuk semua konten yang

diterbitkan secara online.

Apa yang diterbitkan mungkin menjadi publik untuk waktu yang lama.

Ingatlah ini.

Karyawan harus transparan tentang peran mereka di IBM di semua

posting.

Karyawan harus mendapatkan izin sebelum melaporkan pembicaraan

internal maupun swasta.

Bila perlu, karyawan harus segera kesalahan benar dan mengedit posting

sebelumnya.

Smartphone

Ponsel pintar akan terus mendapatkan popularitas sebagai orang-orang

bisnis mencoba untuk tetap terhubung di hampir sepanjang waktu. Menurut

laporan pasa , sekitar 91 persen atau 285 juta orang Amerika memiliki langganan

telepon seluler pada tahun 2009 . Keberhasilan ponsel sedang ditantang oleh

"ponsel pintar, " seperti Motorola Android, Apple iPhone, dan Research in

BlackBerry Motion, yang memungkinkan pengusaha untuk mengakses e -mail,

pesan teks, dan video; men-download aplikasi perangkat lunak ("apps"); dan

browsing internet sementara mereka pergi dari kota ke kota. Ponsel pintar

memungkinkan mereka untuk menyimpan alamat, nomor telepon, harga

pelanggan, dan data lainnya penting untuk fungsi sehari-hari. Pertumbuhan

tersebut mencerminkan kebutuhan bagi para manajer untuk tetap terorganisir dan

terhubung dengan rekan kerja, pelanggan, dan stakeholder penting lainnya dari

mana saja kapan saja.

Voice-Mail

Voice -mail, atau meninggalkan pesan rekaman, adalah metode utama yang

karyawan berkomunikasi secara internal. Hal ini menyumbang sekitar 90 persen

dari komunikasi telepon dalam organisasi saat ini . Voice -mail , lebih populer

daripada e -mail, melayani banyak fungsi, tetapi salah satu yang paling penting

adalah penyimpanan pesan. Pesan yang masuk dikirim tanpa mengganggu

penerima dan memungkinkan komunikator untuk fokus pada alasan untuk

panggilan mereka. Voice -mail meminimalkan mengambil pesan yang tidak

akurat dan perbedaan zona waktu. Karyawan saat ini didorong untuk

mengembangkan kemampuan untuk meninggalkan pesan voice-mail ringkas,

profesional, dan sopan. Praktik terbaik adalah sebagai berikut:

Mengatur pikiran Anda sebelum mengangkat telepon .

Mengidentifikasi , permintaan singkat tertentu yang dapat disampaikan

melalui voice -mail .

Sebutkan nama Anda , waktu dan tanggal , nama perusahaan Anda , dan

tujuan panggilan Anda .

Jadilah tepat dan menjaga sederhana pesan .

Katakan apa yang Anda ingin penerima yang dapat dilakukan.

Berikan alasan untuk permintaan tersebut .

Katakan " terima kasih. "

Finish dengan , " Jangan ragu untuk menghubungi saya di nomor berikut.

Videoconferencing, telekonferensi, dan e-Meetings/Collaboration

Videoconferencing mengacu pada teknologi yang terkait dengan melihat,

dan telekonferensi mengacu pada teknologi terutama terkait dengan berbicara.

Seringkali istilah ini digunakan secara bergantian. Kedua teknologi

memungkinkan individu untuk melakukan pertemuan tanpa bertatap muka.

Software pertemuan elektronik (EMS), atau meetingware, menggunakan

jaringan komputer untuk mengotomatisasi pertemuan. Sebuah layar besar di

depan ruangan adalah titik fokus. Layar berfungsi sebagai flip chart anmelectronic

menampilkan komentar, ide-ide, dan tanggapan dari peserta. Meetingware

memungkinkan fasilitator untuk polling peserta rapat, menganalisis hasil voting,

dan membuat laporan rinci.

Ada banyak cara yang berbeda untuk berkomunikasi dalam sebuah

organisasi, untuk supervisor dan rekan kerja, dan secara eksternal, kepada

pelanggan dan vendor. Media komunikasi berbeda dalam kekayaan informasi

mereka. Kekayaan komunikasi mengacu pada jumlah informasi yang dapat

ditransmisikan secara efektif.

Selentingan: Sebuah Saluran Komunikasi Informal

Selentingan adalah sarana komunikasi yang kuat yang melintasi jalur

formal komunikasi. Meskipun upaya banyak perusahaan untuk membatasi atau

tidak menyetujui penggunaan selentingan, itu masih sangat lazim. Meskipun sifat

efeknya pada efektivitas organisasi masih bisa diperdebatkan, tidak ada

menyangkal bahwa efeknya nyata. Banyak jika tidak sebagian besar karyawan

organisasi mendengarkan berbagai macam fakta, opini, kecurigaan, dan rumor

selentingan menyediakan. Ini adalah informasi yang biasanya tidak melakukan

perjalanan melalui jalur formal organisasi. Menurut penelitian, sebuah organisasi

memiliki beberapa sistem selentingan, informasi perjalanan di selentingan tidak

mengikuti jalur tertib, dan selentingan setidaknya 75 persen akurat.

Manajer harus mengakui bahwa selentingan yang berfungsi sebagai

sumber konstan rumor dapat mengganggu. Beberapa rumor selentingan adalah

benar ; ada juga yang tidak . Rumor dapat dibagi menjadi empat kategori:

1. Mimpi Pipa Atau pemenuhan keinginan. Ini mengungkapkan keinginan

dan harapan dari orang-orang yang menyebarkan rumor. Ini adalah rumor

yang paling positif, membantu untuk merangsang kreativitas orang lain.

Seringkali solusi untuk bekerja masalah adalah hasil dari karyawan secara

verbal mengungkapkan keinginan untuk perubahan . Perbaikan ini kadang-

kadang meningkatkan efisiensi untuk departemen tertentu dalam organisas

. Meskipun nada positif , mereka masih merupakan kekhawatiran

karyawan.

2. Rumor Bogie . Jenis rumor berasal dari ketakutan dan kecemasan

karyawan, menyebabkan kegelisahan umum di kalangan karyawan, seperti

selama sit-up anggaran. Dalam hal ini, karyawan secara verbal

mengungkapkan ketakutan mereka kepada orang lain . Rumor ini kadang-

kadang merusak ( seperti rumor tentang kemungkinan PHK ) dan perlu

bantahan resmi dari manajemen .

3. Wedge driver . Ini adalah jenis yang paling agresif dan merusak rumor .

Ini membagi kelompok dan menghancurkan loyalitas . Rumor ini

termotivasi oleh agresi atau bahkan kebencian . Mereka adalah rumor

memecah belah dan negatif . Mereka cenderung merendahkan perusahaan

atau individu dan dapat menyebabkan kerusakan pada reputasi orang lain .

Sebuah rumor pengemudi wedge mungkin kisah seperti " Louise , manajer

kantor , terlihat beberapa hari saja dengan akuntan baru . Mereka berada di

mobil bersama-sama meninggalkan Motel Six . " Atau seseorang mungkin

menyebarkan berita bahwa" Maria mendapat promosi karena dia tidur

dengan bos . "Perempuan lebih mungkin akan diserang dengan jenis

seksual rumor.

4. Home- stretchers . Ini adalah rumor antisipatif . Mereka terjadi setelah

karyawan telah menunggu waktu yang lama untuk pengumuman .

Mungkin ada satu hal terakhir yang diperlukan untuk menyelesaikan teka-

teki dan ini, pada dasarnya, meningkatkan ambiguitas situasi.

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Komunikasi interpersonal adalah sarana utama komunikasi manajerial, pada

hari-hari biasa , lebih dari tiga -perempat dari komunikasi seorang manajer terjadi

dalam interaksi tatap muka. Permasalahan yang muncul ketika para manajer

berusaha untuk berkomunikasi dengan orang lain dapat ditelusuri perbedaan

persepsi dan perbedaan gaya interpersonal. Kita tahu bahwa setiap manajer

memandang dunia sesuai dengan latar belakangnya , pengalaman , kepribadian ,

kerangka acuan , dan sikap . Manajer berhubungan dengan dan belajar dari

lingkungan ( termasuk orang-orang di lingkungan itu ) terutama melalui informasi

yang diterima dan dikirim.

Interpersonal style

Gaya interpersonal mengacu pada bagaimana seorang individu lebih

memilih untuk berhubungan dengan orang lain. Fakta bahwa banyak hubungan

interpersonal yang melibatkan komunikasi menunjukkan pentingnya gaya

interpersonal. Kombinasi yang berbeda untuk mengetahui dan tidak mengetahui

informasi yang relevan ditunjukkan pada Gambar 15.4. Angka tersebut, yang

populer dikenal sebagai Jendela Johari, mengidentifikasi empat kombinasi, atau

wilayah, dari informasi yang diketahui dan diketahui oleh diri dan orang lain.

1. Arena . Wilayah yang paling kondusif untuk hubungan interpersonal yang

efektif dan komunikasi disebut arena . Dalam pengaturan ini , baik

komunikator (self ) dan penerima (orang lain ) tahu semua informasi yang

diperlukan untuk melakukan komunikasi yang efektif . Untuk upaya

komunikasi yang berada di wilayah arena , pihak yang terlibat harus berbagi

perasaan yang sama , data, asumsi , dan keterampilan . Karena arena adalah

area pemahaman umum , semakin besar menjadi , komunikasi yang lebih

efektif.

2. The blind spot . Ketika informasi hasil blind spot yang relevan diketahui

orang lain tetapi tidak untuk diri sendiri. Ini merugikan diri sendiri , karena

satu tidak bisa memahami perilaku , keputusan , dan potensi orang lain tanpa

memiliki informasi yang didasarkan tersebut .

3. The facade. Ketika informasi yang diketahui sendiri tetapi tidak diketahui

orang lain , seseorang mungkin mengambil jalan untuk komunikasi yang

dangkal yaitu , menyajikan sebuah "sektor salah , " atau facade. Informasi

yang kami anggap berpotensi merugikan hubungan, keinginan untuk

kekuasaan , atau apa pun , membuat facade . pelindung ini, pada gilirannya ,

melayani fungsi defensif untuk diri sendiri. Situasi seperti itu sangat merusak

ketika bawahan " tahu " dan atasan langsung " tidak tahu . " facade , seperti

blind spot , mengurangi arena dan mengurangi kemungkinan komunikasi

yang efektif .

4. Yang tidak diketahui . Wilayah ini merupakan bagian dari hubungan di mana

informasi yang relevan dikenal baik dengan diri sendiri maupun pihak lain.

Seperti pernyataan, "Saya tidak mengerti mereka , dan mereka tidak mengerti

saya . " Sangat mudah untuk melihat bahwa komunikasi interpersonal tidak

baik dalam keadaan seperti itu.

Strategi Interpersonal

Seorang individu dapat meningkatkan komunikasi interpersonal dengan

menggunakan dua strategi: eksposur dan umpan balik.

1. Exposure. Meningkatkan luas arena dengan mengurangi area facade yang

mensyaratkan bahwa individu terbuka dan jujur dalam berbagi informasi

dengan orang lain.

2. Feedback. Ketika diri sendiri tidak tahu atau mengerti, komunikasi yang

lebih efektif dapat dikembangkan melalui umpan balik dari mereka yang

tahu. Dengan demikian, blind spot dapat dikurangi dengan peningkatan

yang sesuai dalam arena. Tentu saja, apakah umpan balik dapat digunakan

tergantung pada kemauan individu untuk mendengar dan pada kemauan

orang lain untuk memberikannya. Dengan demikian, individu kurang

memiliki kendali atas penyediaan umpan balik, lebih dari penyediaan

eksposur.

Manajerial Styles

Secara teoritis, manajer yang ingin berkomunikasi secara efektif dapat

menggunakan eksposur dan umpan balik untuk memperbesar area pemahaman

umum, arena. Ada empat gaya manajerial yang berbeda dapat diidentifikasi.

1. Tipe A. Manajer yang merupakan pemimpin otokratis, biasanya

menyendiri dan dingin; komunikator interpersonal yang buruk.

2. Tipe B. Manajer yang mencari hubungan baik dengan bawahan tetapi tidak

dapat secara terbuka mengungkapkan perasaan; komunikator interpersonal

yang sering tidak efektif.

3. Tipe C. Manajer tertarik hanya dalam ide-ide mereka sendiri, bukan ide

dan pendapat orang lain; komunikator biasanya tidak efektif.

4. Tipe D. Manajer yang merasa bebas untuk mengungkapkan perasaan

kepada orang lain dan untuk orang lain mengungkapkan perasaan;

komunikator interpersonal yang paling efektif.

HAMBATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Berikut adalah hambatan dalam komunikasi yang efektif:

Hambatan Dibuat oleh Pengirim. Ada lima hambatan spesifik yang diciptakan

oleh pengirim komunikasi:

- Masalah semantik. Komunikasi telah didefinisikan sebagai transmisi

informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol umum .

Sebenarnya , kita tidak dapat mengirimkan pemahaman . Kami hanya

dapat mengirimkan informasi dalam bentuk kata-kata , yang merupakan

simbol umum . Sayangnya , kata-kata yang sama mungkin berarti hal yang

berbeda bagi orang yang berbeda . Pemahaman adalah di penerima, bukan

dalam kata-kata . Karena kelompok yang berbeda menggunakan kata-kata

yang berbeda , komunikasi sering bisa terhambat.

- Penyaringan. Filtering, umum terjadi dalam komunikasi ke atas dalam

organisasi, mengacu pada manipulasi informasi sehingga penerima

merasakan itu sebagai positif. Misalnya, bawahan "Menutupi" informasi

yang tidak menguntungkan dalam pesan kepada atasan mereka. Alasannya

untuk penyaringan ini adalah arah (ke atas) yang membawa informasi

kontrol kepada manajemen.

- In-Group Language. Penggunaan bahasa dalam kelompok dapat

mengakibatkan kemacetan komunikasi ketika orang luar atau kelompok

lain yang terlibat. Manajemen , dalam hal ini , harus menyediakan

komunikasi pelatihan keterampilan untuk individu yang terkena untuk

memfasilitasi komunikasi yang efektif antara pihak yang terlibat.

- Status Perbedaan. Organisasi sering mengungkapkan peringkat hirarkis

melalui berbagai simbol. Perbedaan status tersebut dapat dianggap sebagai

ancaman oleh orang-orang yang lebih rendah dalam hirarki, dan ini dapat

mencegah atau mendistorsi komunikasi.

- Tekanan Waktu . Tekanan waktu merupakan penghalang penting untuk

komunikasi. Manajer tidak punya waktu untuk sering berkomunikasi

dengan setiap bawahan. Namun, tekanan waktu sering dapat menyebabkan

masalah yang jauh lebih serius dari ini. Hubungan arus pendek adalah

kegagalan secara resmi ditentukan sistem komunikasi yang sering terjadi

karena tekanan waktu. Artinya adalah bahwa seseorang telah ditinggalkan

dari saluran komunikasi formal yang biasanya akan disertakan.

Hambatan Dibuat oleh Penerima. Dalam beberapa situasi hambatan yang dibuat

oleh penerima:

- Selektif mendengarkan. Dalam hal ini, individu cenderung untuk

menutup informasi baru, terutama jika hal itu bertentangan dengan

keyakinan yang ada . Dengan demikian, dalam arahan dari manajemen ,

penerima pemberitahuan yang menegaskan kembali keyakinannya . Hal-

hal yang bertentangan dengan praduga diabaikan atau terdistorsi untuk

mengkonfirmasi prasangka mereka.

- Putusan Nilai. Dalam setiap situasi komunikasi, penerima membuat

penilaian. Ini pada dasarnya menetapkan suatu nilai keseluruhan untuk

pesan sebelum menerima seluruh komunikasi. Nilai penilaian mungkin

didasarkan pada evaluasi penerima dari komunikator, pengalaman

sebelumnya dengan komunikator, atau makna pesan yang diantisipasi.

- Sumber Kredibilitas. Sumber kredibilitas adalah kepercayaan, keyakinan,

dan keyakinan bahwa penerima memiliki perkataan dan tindakan

komunikator. Tingkat kredibilitas penerima yang memberikan kepada

komunikator secara langsung mempengaruhi bagaimana pandangan

penerima dan reaksi terhadap kata-kata komunikator, gagasan, dan

tindakan. Dengan demikian, evaluasi bawahan dari manajer

mempengaruhi bagaimana mereka melihat komunikasi dari dia.

Hambatan Dibuat oleh pengirim, Penerima, atau Keduanya. Pengirim atau

penerima juga menciptakan hambatan dalam komunikasi organisasi. Sebagai

contoh, ada tiga tipe tertentu dari hambatan.

- Kerangka Acuan. Individu yang berbeda dapat menafsirkan komunikasi

yang sama secara berbeda , tergantung pada pengalaman sebelumnya yang

menghasilkan variasi dalam proses encoding dan decoding . Masalah ini

digambarkan pada Gambar 15.6.

Daerah interior dalam diagram ini mewakili pengalaman akumulasi dari

para peserta dalam proses komunikasi . Jika mereka berbagi area yang luas

, komunikasi yang efektif difasilitasi . Jika area yang luas tidak dibagi -

jika belum ada pengalaman umum - maka komunikasi menjadi mustahil

atau, paling banter , sangat terdistorsi . Komunikator dapat mengkodekan

dan penerima dapat membaca sandi hanya dalam hal pengalaman mereka.

- Perilaku Proxemic. proxemics , didefinisikan sebagai penggunaan

individu dari ruang ketika interpersonal berkomunikasi dengan orang lain .

Menurut Edward Hall, seorang peneliti terkemuka proxemics , orang

memiliki empat zona ruang - spasial jarak informal yang mereka

mempertahankan saat berinteraksi dengan orang lain : zona intim (dari

kontak fisik untuk 18 inci ) , zona pribadi (dari 18 inci sampai 4 kaki),

zona sosial (dari lebih dari 4 sampai 12 kaki ) , dan zona publik ( lebih dari

12 kaki) . Proxemiks menciptakan penghalang komunikasi yang signifikan

ketika perilaku proxemic dari pengirim dan penerima berbeda.

- Overload komunikasi. Salah satu tugas penting yang dilakukan oleh

manajer adalah pengambilan keputusan . Salah satu faktor yang diperlukan

dalam pengambilan keputusan yang efektif adalah informasi. Karena

kemajuan , kesulitan tidak terletak dalam menghasilkan informasi .

Sebaliknya , manajer sering merasa terkubur oleh banjir informasi dan

data. Akibatnya , orang tidak bisa menyerap atau cukup merespon semua

pesan yang ditujukan kepada mereka. Gambar 15.7 mengilustrasikan

dampak hambatan ini ' pada proses komunikasi,

MENINGKATKAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Manajer berusaha untuk menjadi komunikator yang lebih baik harus

menyelesaikan dua tugas yang terpisah. Pertama, mereka harus meningkatkan

pesan mereka/ informasi yang mereka ingin kirimkan. Kedua, mereka harus

berusaha untuk meningkatkan pemahaman mereka sendiri untuk berkomunikasi

kepada mereka. Dengan kata lain, mereka harus menjadi lebih baik encoders dan

decoders. mereka harus berusaha tidak hanya untuk dipahami tetapi juga untuk

memahami. Teknik-teknik berikut dapat membantu menyelesaikan dua tugas

penting ini.

- Menindaklanjuti. Teknik ini digunakan ketika Anda menganggap bahwa

Anda disalahpahami, bila memungkinkan, upaya untuk menentukan

apakah makna yang Anda maksudkan benar-benar diterima.

- Pengaturan Arus Informasi. Mengatur komunikasi dapat menjamin aliran

optimal informasi kepada manajer, sehingga menghilangkan hambatan

overload komunikasi.

- Menggunakan Umpan Balik. Mengembangkan dan mendukung

mekanisme umpan balik melibatkan jauh lebih banyak daripada

menindaklanjuti komunikasi . Sebaliknya , untuk menjadi efektif , umpan

balik harus menarik , responsif , dan diarahkan menuju hasil yang

diinginkan.

- Empati. Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri sendiri dalam

peran orang lain dan menganggap sudut pandang dan emosi yang individu.

Empati membutuhkan komunikator untuk menempatkan diri pada posisi

penerima untuk mengantisipasi bagaimana pesan kemungkinan akan

diterjemahkan.

- Pengulangan. Pengulangan adalah prinsip pelajaran yang telah diterima.

Memperkenalkan pengulangan atau kelebihan ke dalam komunikasi

(khususnya yang bersifat teknis) memastikan bahwa jika salah satu bagian

dari pesan tidak dipahami, bagian lain membawa pesan yang sama.

- Mendorong Saling Percaya . Tekanan waktu sering berarti bahwa manajer

tidak dapat menindaklanjuti komunikasi dan mendorong umpan balik atau

komunikasi ke atas setiap kali mereka berkomunikasi. Dalam keadaan

seperti itu, suasana saling percaya dan kepercayaan antara manajer dan

bawahan mereka dapat memfasilitasi komunikasi. Bawahan menilai

sendiri kualitas hubungan yang dirasakan mereka dengan atasan mereka.

- Waktu efektif. Sehari-hari, komunikasi yang efektif dapat difasilitasi

dengan waktu pengumuman penting yang benar. Hambatan dibahas

sebelumnya sering muncul dari waktu sehingga hasil distorsi dan

pertimbangan nilai buruk.

- Penyederhanaan Bahasa. Bahasa yang kompleks telah diidentifikasi

sebagai penghalang utama untuk komunikasi yang efektif. Manajer harus

ingat bahwa komunikasi yang efektif melibatkan transmisi pemahaman

serta informasi. Manajer harus mengkodekan pesan dalam kata-kata,

banding,dan simbol-simbol yang bermakna bagi penerima.

- Efektif Mendengarkan. Untuk meningkatkan komunikasi , manajer harus

mencari tidak hanya untuk dipahami tetapi juga untuk mengerti. Hal ini

melibatkan dengan mendengarkan. Salah satu metode untuk mendorong

seseorang untuk mengekspresikan perasaan , keinginan , dan emosi adalah

dengan mendengarkan. Hanya mendengarkan saja tidak cukup ; seseorang

harus mendengarkan dengan pemahaman.

Gambar 15,8 menunjukkan teknik yang memfasilitasi lebih efektif

komunikasi

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah, Tuhan yang mengajarkan manusia apa yang

tidak diketahuinya. Atas berkat rahmat dan hidayah Allah sehingga penulisan

makalah ini dapat terselesaikan. Kehadiran makalah ini diharapkan dapat

melengkapi tugas Pengantar Manajemen. Materi-materi yang disajikan dalam

makalah ini, disaring dari berbagai referensi yang memuat informasi mengenai

mengelola komunikasi pemasaran.

Makalah tentang mengelola komunikasi ini akan menghadirkan

pengertian, macam dan kaitanya komunikasi yang baik. Diharapkan pembaca

makalah ini dapat memahami isi makalah ini.

Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama team yang akhirnya dapat

menyelesaikan makalah ini .

BandarLampung,Desembe2015

Kelompok 3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................... i

DAFTAR ISI.................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1

1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN................................................................................ 3

2.1 Proses Komunikasi............................................................................3

2.1 Berkomunikasi dengan orang lain................................................................... 3

2.1.2. Saluran Komunikasi..................................................................... 3

2.2 Berkomunikasi untuk Membujuk dan Memengaruhi Orang Lain 3

2.3 Perbedaan Gender dalam Komunikasi..................................................... 4

2.4 Komunikasi Nonverbal................................................................... 4

2.4.1 KOMUNIKASI ORGANISASI.....................................................................4

2.4.2 INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI.................................... 6

2.5 Saluran Komunikasi Pribadi................................................................6

2.6 Komunikasi Krisis............................................................................ 7

BAB III PENUTUP......................................................................................... 18

3.1 Kesimpulan ................................................................................................ 18

3.2 Saran .......................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 20

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan

orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.

Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk

dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di

dalam kelompok ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang

merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari

atasan dan bawahannya.

Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting untuk

sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan,

memotivasi, memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen

perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan

agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan

lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem

pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di dalam mengelola

perusahaan.

Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam

lingkungan pengendalian manajemen. Perilaku berpengaruh dalam desain sistem

pengendalian manajemen untuk membantu mengendalikan, memotivasi

manajemen dalam mengambil keputusan dan memonitor perilaku yang dapat

mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem

pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang saling

berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang dapat membantu

manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam

pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan

(Maciarriello dan Kirby, 1994). Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik

jelas perlu adanya komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam

organisasi tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian

dan kenyamanan dalam bekerja.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1) Bagaimana tahap-tahap berkomunikasi?

2) Apa komunikasi dalam organisasi?

3) Apa fungsi komunikasi dalam organisasi?

BAB 18 MENGELOLA KOMUNIKASI

Proses Komunikasi

Untuk memahami kompleksitas proses komunikasinsecara lebih baik, dua unsur

penting di setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima. Pengirim

adalah siapa pun yang ingin mengemukakan ide atau konsep kepada orang lain,

mencari informasi, maupun mengungkapkan pikiran atau emosi. Penerima adalah

orang yang menjadi tujusn informasi. Pengirim menyandingkan (encodes) ide

dengan memilih simbol-simbol yang menyusun pesan. Pesan (message) adalah

rumusan kasat mata dari ide yang dikirimkan kepada penerima. Pesan dikirimkan

melalui saluran (channel) atau pengangkut komunikasi. Saluran dapat berupa

laporan formal, panggilan telepon, pesan surat elektronis, atau rapat tatap muka.

Penerima menafsirkan (decodes) simbol-simbol untuk menerjemahkan makna

pesan. Terakhir, umpan balik (feedback) terjadi ketika penerima merespons

komunikasi dari pengirim dengan memberikan pesan balasan. Tanpa umpan balik,

komunikasi bersifat satu arah; dengan umpan balik, komunikasi menjadi dua arah.

Umpan balik merupakan sarana ampuh untuk efektivitas komunikasi karena

memungkinkan pengirim mengetahui apakah penerima menafsirkan pesan dengan

tepat.

BERKOMUNIKASI DENGAN ORANG LAIN

Komunikasi dapat gagal jika penerima dan pengirim tidak menyediakan atau

menafsirkan pesan dengan cara yang sama. Kita semua mengetahui sulitnya

berkomunikasi dengan seseorang yang bahasanya berbeda dengan bahasa kita,

dan para manajer dewasa ini sering mencoba berkomunikasi dengan orang yang

bahsanya berebda dengan bahasa yang mereka gunakan. Manager’s Shoptalk

memberikan saran untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang yang

bahasanya berbeda dengan bahasa kita.

Oleh karena itu, agar manajer dapat berkomunikasi secara efektif, mereka harus

memahami bagaimana faktor-faktor seperti saluran komunikasi, kemampuan

persuasi, perbedaan, gender, perilaku nonverbal, dan menyimak semuanya dapat

memudahkan atau menyulitkan komunikasi.

Saluran Komunikasi

Para manajer dapat memilih banyak saluran untuk berkomunikasi dengan banyak

manajer lain atau dengan pegawai. Seorang manajer dapat membahas suatu

masalah dengan bertatap muka, membuat panggilan telepon, menggunakan oleh

pesan instan, mengirim e-mail, menulis memo atau surat, atau membuat entri di

blog perusahaan, tergantung jenis pesannya. Berbagai penelitian telah berupaya

menjelaskan bagaimana manajer memilih saluran komunikasi untuk

meningkatkan efektivitas komunikasi. Saluran-saluran yang tersedia bagi para

manajer dapat diklasifikasikan ke dalam suatu hierarki menurut kekayaan

informasi.

Hierarki Kekayaan Saluran

Kekayaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi yang dapat

disiarkan selama satu periode komunikasi. Kapasitas saluran komunikasi

dipengaruhi oleh tiga karakteristik:

1) Kemampuan menangani banyak tanda dalam satu waktu;

2) Kemampuan menyediakan umpan balik dua arah dengan cepat; dan

3) Kemampuan menetapkan fokus pribadi untuk komunikasi yang dilakukan.

Percakapan tatap muka merupakan media paling kaya karena memungkinkan

pengalaman langsung, banyak tanda informasi, umpan balik segera, dan fokus

pribadi.

Memilih Saluran yang Sesuai

Penting bagi manajer untuk memahami bahwa masing-masing saluran

komunikasi mempunyai kelebihan dan kekurangan dan masing-masing saluran

tersebut dapat menjadi sarana komunikasi yang efektif di situasi yang tepat.

Pemilihan saluran bergantung kepada apakah pesan dikirimkan secara rutin

atau tidak. Pesan nonrutin biasanya ambigu, menyangkut peristiwa baru, dan

banyak berpotensi menimbulkan kesalahpahaman. Pesan rutin bersifat

sederhana dan langsung.

Berkomunikasi untuk Membujuk dan Memengaruhi Orang Lain

Komunikasi tidak hanya untuk menyampaikan informasi, tetapi untuk membujuk

dan memengaruhi orang lain. Untuk membujuk dan memengaruhi, manajer harus

sering mudah berkomunikasi dengan orang lain. Namun sebagian orang

mempunyai pengalaman komunikasi interpersonal yang tidak mengenakkan

sehingga mereka cenderung menghindari situasi ketika komunikasi diperlukan.

Istilah kecemasan komunikasi (communication apprehension) menggambarkan

perilaku menghindar ini dan didefinisikan sebagai”tingkat ketakutan atau

kegelisahan seseorang terhadap komunikasi nyata atau akan terjadi”. Lewat

latihan dan praktik, manajer dapat mengatasi kecemasan komunikasi mereka dan

menjadi komunikator yang lebih efektif.

Perbedaan Gender dalam Komunikasi

Kelas, ras, kelompok etnis, dan gender semuanya merupakan faktor-faktor yang

memengaruhi cara orang berkomunikasi. Manajer harus bekerja keras untuk

menghapus pandangan kolot tentang gaya komunikasi seseorang, agar pandangan

ini tidak menghambat pemahaman atau banyak memengaruhi keputusan personel,

seperti mengangkat atau mempromosikan pegawai.

Komunikasi Nonverbal

Bahasa tubuh merupakan salah satu aspek komunikasi nonverbal. Komunikasi

nonverbal (nonverbal communication) adalah pesan yang lebih banyak dikirim

lewat tindakan dan perilaku manusia daripada lewat kata-kata. Para manajer

diawasi, dan perilaku, penampilan, tindakan, dan sikap mereka menjadi simbol

dari apa yang mereka nilai dan harapkan dari orang lain.

Menyimak

Salah satu sarana terpenting bagi komunikasi adalah menyimak pegawai maupun

konsumen. Kebanyakan manajer kini menyadari pentingnya aliran informasi dari

bawah ke atas, bukan dari atas ke bawah, dan mereka sebaiknya menyimak lebih

baik.

Para manajer juga memanfaatkan sikap interaktif blog untuk berhubungan dengan

pegawai dan konsumen. Blog, catatan Web yang memungkinkan orang untuk

memuat opini, gagasan, informasi, menjadi tautan waktu-nyata berbiaya rendah

yang selalu terabru antara organisasi dan konsumen, pegawai, media, dan

investor.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Aspek lain dari komunikasi manajemen terkait dengan organisasi secara

keseluruhan. Komunikasi di lingkup organisasi biasanya mengalir ke tiga arah; ke

bawah, ke atas, dan horizontal. Para manajer bertanggung jawab menyediakan dan

merawat saluran komunikasi formal di ketiga arah ini. Mereka juga menggunakan

saluran informal, yang berarti mereka keluar dari kantor mereka untuk berbaur

dengan pegawai.

Saluran Komunikasi Formal

Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah saluran

komunikasi yang berjalan pada rantai komando atau tanggung jawab tugas yang

diberikan organisasi. Ketiga saluran formal dan jenis infromasi sebagai berikut.

1) Komunikasi ke bawah (downward communication), aliran komunikasi

formal yang paling akrab dan jelas, adalah sebutan untuk pesan dan informasi

yang dikirimkan dari manajemen puncak kepada bawahan ke arah bawah.

Para manajer dapat melakukan komunikasi ke bawah dengan lebih baik dengan

berfokus kepada sejumlah wilayah khusus yang memerlukan komunikasi secra

rutin. Komunikasi ke bawah biasanya mencakup lima topik berikut:

a) Implementasi tujuan dan strategi. Mengkomunikasikan strategi dan

tujuan baru memberikan informasi tentang target khusus dan perilaku yang

diharapkan. Ini memberi arahan bagi di tingkat organisasi yang lebih

bawah.

b) Instruksi dan dasar pekerjaan. Kedua arahan ini menunjukkan cara untuk

menegerjakan tugas tertentu dan bagaimana tugas tersebut terkait dengan

kegiatan lain di organisasi.

c) Prosedur dan praktik. Kedua pesan ini mendefinisikan kebijakan,

peraturan, manfaat, dan pengaturan struktur.

d) Umpan balik kinerja. Kedua pesan ini menilai sebaik apa para indivisu

dan departemen dalam mengerjakan tugas mereka.

e) Indoktrinasi. Pesan ini dirancang untuk memotivasi pegawai dalam

menghadapi misi dan nilai budaya perusahaan dan untuk berpartisipasi di

seremoni istimewa seperti piknik.

2) Komunikasi ke atas (upward communication) formal meliputi pesan-pesan

yang mengalir dari tingkat hierarki organisasi yang lebih bawah ke tingkat

yang lebih tinggi. Menyelaraskan aliran komunikasi ke atas dan ke bawah

yang sehat memastikan lengkapnya sirkuit komunikasi antara para pegawai

dan manajer. Lima jenis komunikasi ke atas adalah:

a) Masalah dan pengecualian. Pesan-pesan ini bertujuan menggambarkan

persoalan serius maupun pengecualian dalam kinerja rutin agara para

manajer senior menyadari berbagai kesulitan yang ada.

b) Saran perbaikan. Pesan ini adalah ide-ide untuk memperbaiki prosedur-

prosedur terkait tugas untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi.

c) Laporan kinerja. Pesan ini meliputi laporan periodik yang

menginformasikan kinerja para individu dan departemen kepada para

manajer.

d) Keluhan dan perselisihan. Kedua pesan ini meliputi keluhan pegawai dan

konflik-konflik yang perlu diketahui oleh hierarki agar dapat didengar dan

dimungkinkan untuk diselesaikan.

e) Informasi keuangan dan akuntansi. Pesan-pesan ini berhubungan dengan

biaya, piutang, volume penjualan, perkiraan laba, laba investasi, dan

masalah-masalah lain yang menjadi kepentingan manajer senior.

3) Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah pertukaran pesan

secara lateral atau diagonal anatra sesama pegawai. Komunikasi horizontal di

bagi ke dalam tiga kategori:

a) Pemecahan masalah di dalam departemen. Komunikasi ini dilakukan

oleh para anggota departemen yang sama dan menyangkut penyelesaian

tugas.

b) Komunikasi antardepartemen. Komunikasi antardepartemen

memfasilitasi penyelesaian proyek-proyek atau tugas-tugas gabungan.

c) Inisiatif perubahan dan perbaikan. Komunikasi ini bertujuan untuk

membagikan informasi kepada berbagai tim dan departemen yang dapat

membantu organisasi berubah, berkembang, dan mengalami peningkatan.

Saluran Komunikasi Tim

Jenis komunikasi horizontal adalah komunikasi dalam tim. Di W. L. Gore,

perusahaan kimia terkenal dengan produk Gore-Tex-nya, unit-unit operasi intinya

terdiri atas tim-tim kecil swakelola. Para anggota tim tersebut bekerja sama untuk

menyelesaikan tugas, dan struktur komunikasi tim memengaruhi kinerja tim

maupun kepuasan pegawai.

Penelitian-penelitian tentang komunikasi tim berfokus kepada dua karakteristik:

tingkat sentralisasi komunikasi tim dan karakter tugas tim.

Saluran Komunikasi Pribadi

Saluran komunikasi pribadi (personal communication channels) berada di luar

saluran kewenangan formal. Komunikasi informal ini berdampingan dengan

saluran-saluran formal, tetapi dapat melewatkan tingkatan hierarkis dan

memotong rantai komando vertikal guna menghubungkan hampir semua orang di

organisasi. Tiga jenis saluran komunikasi pribadi yang penting adalah jaringan

pribadi, selentingan, dan komunikasi tertulis.

1) Jaringan pribadi (personal networking) berarti diperoleh dan dipupuknya

hubungan pribadi yang menembus batas-batas departemen, hierarkis, dan

bahkan organisasi. Menurut Anda, siapa yang lebih memiliki banyak akses

terhadap sumber daya dan lebih berepengaruh di organisasi? Berikut adalah

sejumlah sara dari seorang ahli membangun jaringan komunikasi.

a) Bangunlah jaringan sebelum Anda melakukannya. Para manajer cerdas

tidak menunggu membangun jaringan sampai mereka membutuhkannya,

karena saat membutuhkannya, mereka sudah terlambat.

b) Jangan pernah makan siang sendirian. Orang-orang yang menonjol

dalam membangun jaringan berupaya agar senantiasa terlihat dan

berhubungan dengan sebanyak mungkin orang.

c) Buatlah solusi menang-menang. Membangun jaringan dengan sukses

bukan persoalan apa yang diinginkan, melainkan tentang memastikan

orang lain di jaringan mendapatkan apa yang mereka inginkan.

d) Fokuslah terhadap keberagaman. Makin luas daftar kontak, makin luas

pengaruhnya. Bangunlah hubungan dengan sebanyak mungkin orang dari

berbagai bidang minat (baik di dalam dan di luar organisasi).

2) Selentingan (grapevine), yaitu jaringan komunikasi infromal dari orang ke

orang yang tidak dikenai sanksi oleh organisasi. Selentingan menautkan para

pegawai ke semua arah, mulai dari CEO hingga manajemen madya, staf

pembantu, dan pegawai lini. Selentingan selalu ada di organisasi, namun dapat

menjadi kekuatan dominan bila saluran-saluran formal ditutup.

3) Komunikasi tertulis. Keahlian komunikasi tertulis menjadi makin penting di

tempat kerja kolaboratif dewasa ini. Para manajer dapat meningkatkan keahlian

menulis mereka dengan mengikuti saran-saran berikut:

Hormati pembaca. Waktu pembaca sangat berharga; jangan menyia-

nyiakannya dengan memo atau e-mail panjang dan melantur yang harus

dibaca beberapa kali untuk memahaminya.

Ketahui poin Anda dan langsung membahasnya. Banyak orang duduk

menulis dan menulis, tanpa memperjelas hal-hal yang ingin mereka

katakan dalam pikiran mereka. Untuk menulis dengan efektif, ketahu

pikiran Anda dan tulislah untuk mendukungnya.

Menulislah dengan jelas, bukan mengesankan. Jangan menggunakan

bahasa yang dibuat-buat dan hambur kata-kata.

Miliki opini kedua. Bila tulisan yang dibuat sangat penting, misalnya

memo formal untuk departemen atau organsiasi, mintalah seseorang yang

Anda anggap pandai menulis untuk membacanya sebelum Anda

mengirimkannya. Jangan segan untuk menerima sarannya.

INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Organisasi dengan tingkat efektivitas komunikasi yang tinggi membangun

strategi-strategi untuk mendorong dialog, mengelola krisis komunikasi,

menggunakan umpan balik untuk membina pegawai, dan menciptakan iklim

kepercayaan dan keterbukaan.

Dialog

Dialog (dialogue) adalah proses komunikasi kelompok yang di dalamnya orang-

orang menciptakan aliran makna yang memungkinkan mereka saling memahami

dan berbagi sudut pandang. Orang-orang dapat bertolak dari sudut yang

berseberangan, namun dengan berbicara secara terbuka, mereka menemukan

pijakan yang sama, isu-isu bersama, dan tujuan-tujuan bersama yang dapat

mereka bangun untuk masa depan yang lebih baik. Untuk membangun dan

menjaga hubungan yang kuat, para manajer harus mengembangkan kemampuan

berdialog.

Komunikasi Krisis

Selama beberapa tahun terakhir, banyaknya jumlah dan cakupan krisis

menjadikan komunikasi sebagai tugas lebih menantang bagi para manajer. Krisis

itu seperti api, dan komunikasi adalah cara terbaik untuk memadamkannya. Makin

lambat respons, makin cepat krisis tumbuh, yang disulut oleh mis-informasi,

rumor, dan rasa takut. Para manajer dapat mengembangkan empat keahlian utama

dalam mengkomunikasikan krisis.

Jagalah fokus Anda. Para komunikator krisis yang baik tidak membiarkan diri

mereka kewalahan dengan situasi yang ada.

Tetap terlihat. Banyak manajer meremehkan pentingnya kehadiran mereka di

saat krisis. Tugas manajer adalah keluar untuk meyakinkan kembali para

pegawai sarta mersepons kepentingan publik.

Ungkapkan kebenaran meski pahit. Para manajer efektif mengumpulkan

sebanyak mungkin informasi, melakukan yang terbaik untuk mengetahui fakta-

fakta, dan mengungkapkan kebenaran kepada para pegawai dan publik sedini

mungkin.

Komunikasikan sebuah visi masa depan. Orang-orang perlu merasa bahwa

mereka memiliki sesuatu untuk mereka usahakan dan harapkan.

Umpan Balik dan Pembelajaran

Umpan balik terjadi ketika para manajer menggunakan evaluasi dan komunikasi

untuk membantu para individu dan organsisasi belajar dan berkembang. Umpan

balik memungkinkan para manajer untuk mengetahui jika mereka telah berhasil

dalam berkomunikasi dengan orang lain.

Para manajer yang sukses memfokuskan umpan balik mereka untuk membantu

mengembangkan kemampuan para bawahan, dan mereka mendorong umpan balik

kritis dari pegawai. Ketika menyertakan organisasi dalam tinjauan mereka

terhadap hasil berbagai kegiatan, para manajer dapat segera mempelajari apa yang

berhasil dan apa yang tidak berhasil serta menggunakan informasi itu untuk

memperbaiki organisasinya.

BAB III

PENUTUP

3.1  KESIMPULAN

Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari

dalam aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan

sehari-hari, dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan

agar sebuah system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan

lebih baik.

Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi

diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim,

pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan

umpan balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.

Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social

yang saling membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi

seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut

dalam berkomunikasi. Dalam proses kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak

hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.

Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain

untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan

berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis

komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan

komunikasi nonverbal atau bahasa (gerak tubuh). Komunikasi dua arah terjadi

bila pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam

berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara pemberi informasi serta

penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang mutualisme antara

keduanya.

3.2  SARAN

Dengan disusunnya makalah ini, maka pembaca atau mahasiswa dapat mengerti

dan memahami pentingnya arti komunikasi dalam organisasi, didalam kehidupan

berorganisasi atau dikehidupan sehri-hari yang membutuhkan komunikasi.

Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca

atau mahasiswa, dalam makalah ini kami mohon maaf jika ada tulisan kami atau

bahasa

kami kurang berkenan, dengan demikian kami mengharapkan kritik dan saran atas

tulisan kami agar bisa membangun dan memotivasi kami agar membuat tulisan

jauh lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

L. Daft Richard. Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. 2008.