BAHAN AJAR

DASAR–DASAR MANAJEMEN

Program Studi Ekonomi Pertanian/ Agribisnis

Fakultas Pertanian UGM

I. PENDAHULUANSiapa yang membutuhkan manajemen?Perusahaan (bisnis) Semua tipe organisasi Semua tipe kegiatan

Mengapa manajemen dibutuhkan ? 1.Untuk mencapai tujuan organisasi 2.Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-

tujuan yang saling bertentangan 3.Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas 

Perlu Manajemen:

Persoalan manajemen

Perlu

Untuk apa

Persoalan teknis

Perlu

Kelompok

Individu

Efisiensi •Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar •Derajat atau tingkat pengorbanan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan

Konsep matematika :

Makna efisien yang lainnya adalah memaksimalkan Ratio antara output (keluaran) dan input (masukan).

Output :

> Hasil

> Produktivitas

> Performance

Input : Tenaga Kerja > Uang Bahan Baku > Mesin Waktu

Berbagai input yang digunakan dalam organisasi:

Organization Human Resource

FinancialResource

Fisical Resource

Information

Universitas DosenKaryawanMahasiswa

SPPDonasiPemerintah

BangunanKendaraanAlat kantor

JurnalUU PendidikanMakalah

Perusahaan Buruh/karyawanManajer

ModalProfit

PabrikMesinBahan baku

Harga produkHarga inputKompetisiforecasting

Seorang Manajer Efisien:

Manajer yang bisa mencapai Output lebih tinggi dari input yang digunakan .Manajer yang dapat meminimumkan  biaya penggunaan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai output yang telah ditentukan .Manajer yang bisa memaksimumkan output dengan jumlah input yang terbatas.

Efektivitas:

Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Derajat atau tingkat pencapaian hasil yang diharapkan

Manajer yang efektif : •Dapat memlilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode/cara yang tepat untuk mencapai tujuan

Peter Drucker mengatakan bahwa:

Efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things)

Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right)

Pengertian Manajemen dan Manajer

• Manajemen merupakan proses perencanaan (Planning),  pengorganisasian (Organizing),pengarahan (Actuating)  dan pengawasan (Controlling)  usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan

• Ilmu tentang upaya manusia untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Proses Manajemen

PengarahanPengendalian

Pengorga-nisasian

Perenca-naan

Urutan menurut teori Urutan dalam kondisi nyata (faktual).

Proses manajemen

Proses manajemen

InputSumberdayaInputSumberdaya

Planning Organizing

Controlling Actuating

Planning Organizing

Controlling Actuating

Tujuan efektif & efisienTujuan efektif & efisien

1Tujuan: Perusahaan Perkebunan

1. Keuntungan

2. Membuka lapangan kerja

3. Kelestarian alam (UUD 45 Pasal 33)

4. Konservasi

5. dll

Tujuan mana yang akan diutamakan tergantung:

a. Situasi dan kondisi (Situational approach)

b. Balancing antar tujuan

Manajemen : •Sebagai Ilmu (Science) :

 ilmu terus berkembang

 utk pembuatan keputusan •Sebagai Seni (Art) 

--> perencanaan, kepemimpinan, komunikasi & segala sesuatu yang menyangkut manusia

•Sebagai Profesi:

Profesional:

pembuatan keputusan  berdasarkan prinsip umum:  pendidikan formal

Para profesional mendapatkan status karena  prestasi bukan favorit, suku dan kriteria lain

MANAJER 

setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya Manajer diklasifikasikan menjadi 2, yaitu:

1.Menurut hierarkhi/tingkatan:

* Tinggi (Top Manager)

* Menengah (Middle Manager)

* Bawah (Lower Manager)

2. Menurut tanggungjawab dalam organisasi

* Manajer Umum (General Manager)

* Manajer Fungsional (Functional Manager)

Tingkatan Manajer :

1.Manajer Puncak: bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Contoh: Direktur, Presiden, Kepala dsb

2.Manajer Menengah: membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya juga karyawan operasional Contoh : Kepala Seksi, Kepala Bagian dsb

3.Manajer bawah: memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional Contoh:

Mandor, pengawas lapangan

MANAJER FUNGSIONAL DAN UMUM

1.Manajer fungsional: mempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi yakni produksi, pemasaran, personalia dan keuangan .

2.Manajer Umum: mengatur, mengawasi dan  bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan fungsional satuan kerja .

Perusahaan Kelas DuniaPerusahaan Kelas Dunia

KonsepKonsepKompetensiKompetensiKoneksiKoneksiKredibilitasKredibilitasKepedulianKepedulian

Modal IntelektualModal EmosionalModal KetabahanModal SosialModal EtikModal Kesehatan

Perusahaan Human Capital

17

Modal Intelektual

Modal Intelektual Pengetahuan yang dimiliki, keluasan wawasan,

kreatifitas, kemauan belajar, serta potensi IQ yang tinggi).

Inovasi berbagai produk baru, inovasi pelayanan, dan inovasi proses bisnis yang akhirnya meningkatkan mutu produk, mutu pelayanan (Quality) ,

pengurangan waktu dalam proses produksi dari rancangan sampai ke produk jadi (time), dan pengurangan harga produk (price).

Modal Intelektual • Rajin belajar (Learner) dari buku, diskusi, dan alam

semesta

• Mempertanyakan apa yang ada dibalik sesuatu fenomena (double loop learning)

• Merenung Perubahan yang akan terjadi di masa depan dan dampak positif dan negatif dari perubahan pada diri sendiri, keluarga, perusahaan, dan bangsa.

• Berfikir di luar kebiasaan (out of box thinking)

Modal Intelektual Modal Intelektual • Berfikir melebar (divergent) dan memusat (convergent)

secara berimbang.

• Mempertanyakan cara kerja yang lama, dengan mencari cara kerja baru yang lebih baik, efektif dan efisien.

• Multi-tasking (memperluas pengetahuan dan kemampuan agar mampu melakukan berbagai tugas).

• Kemampuan Komunikasi menggunakan bahasa Inggeris dan Information Communication Technology.

Modal Emosional Modal Emosional – Kesadaran Pada Diri Kemampuan untuk mengenal diri sendiri,

keunggulan dan kelemahan pada berbagai aspek diri

• Kesadaran emosi: Memahami emosi sendiri (emosi sehat dan tidak sehat)

• Kemampuan menilai diri ( Mengenal kekuatan diri serta manfaatnya pada diri)

• Rasa percaya diri (Merasa diri berharga dan memiliki kemampuan).

Modal Emosional

Kemampuan mengontrol diri– Kemampuan mengontrol emosi yang

merusak dan impuls yang negatif.– Kejujuran pada diri sendiri dan

orang lain– Bertanggungjawab atas tindakan

sendiri

Kemampuan mengelola diri– Tidak kaku di dalam menghadapi

perubahan– Tidak mempermasalahkan hal-kecil,

dan mudah beradaptasi dengan perubahan

Modal Emosional

• Motivasi: Berusaha agar mencapai sesuatu

standar prima dalam hidup.

– Komitmen : Menyesuaikan diri dengan komitmen bersama

– Inisiatif Kemampuan untuk membuat gagasan dan melaksanakannya

– Optimisme Tabah dalam mencapai tujuan walaupun banyak hambatan

Modal EmosionalModal Emosional

• Empati Kemampuan merasakan apa yang dirasakan oleh

orang lain.

– Memahami orang lain• Pemahaman terhadap perasaan dan cara pandang orang lain

– Mengembangkan orang lain:• Memiliki sensitifitas terhadap kebutuhan orang lain untuk

berkembang dan menjadi dirinya sendiri.

– Melayani orang lain• Kemampuan untuk mengantisipasi dan mengenali serta

memenuhikebutuhan orang lain

– Kemampuan menerima keanekaragaman• Menyadari bahwa di dunia ini banyak keanekaragaman yang

harus diterima

• Empati Kemampuan merasakan apa yang dirasakan oleh

orang lain.

– Memahami orang lain• Pemahaman terhadap perasaan dan cara pandang orang lain

– Mengembangkan orang lain:• Memiliki sensitifitas terhadap kebutuhan orang lain untuk

berkembang dan menjadi dirinya sendiri.

– Melayani orang lain• Kemampuan untuk mengantisipasi dan mengenali serta

memenuhikebutuhan orang lain

– Kemampuan menerima keanekaragaman• Menyadari bahwa di dunia ini banyak keanekaragaman yang

harus diterima

Modal SosialModal Sosial

• Modal Sosial– Kemampuan membangun network dan

bekerjasama dengan orang lain, membangun silaturahmi, dan berbagai wawasan dan saling belajar.

– Network ke dalam dan keluar perusahaan dengan mitra bisnis, pelanggan dan pemerintah).

– Modal sosial akan memungkinkan perusahaan menengetahui selera pelanggan baik dari jenis dan mutu produk, mutu pelayanan, dan harga perusahaan.

Modal Sosial Modal Sosial • Ketrampilan sosial & Kecerdasan Kultural

Kemampuan memahami kanekaragaman budaya dan

latar belakang karyawan.

Kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain dan membuat orang lain mau mengikuti keinginannya dengan suka rela.

– Kemampuan mempengaruhi orang lain (persuasi, apresiasi)– Kemampuan komunikasi dengan bahasa enak dan jelas– Manajemen konflik yang membuat semua orang merasa

menang.

Modal Ketabahan

• Keunggulan dalam bisnis akan besar kemungkinan terjadi kalau para pelaku bisnis memiliki “adversity” (ketabahan dalam menghadapi kesulitan dan tenang dalam menghadapi masalah).

• Befikir positif dan memiliki “Can do attitude”

Modal Spritual/Moral/ EtikalModal Spritual/Moral/ Etikal

– Bekerja adalah ibadah , Berbagi ilmu adalah ciri orang yang mulia , orang yang berilmu dan beriman dimuliakan Tuhan. Kejujuran, perkataan dan perbuatan selalu sejalan, amanah.

– Memahami, menghayati dan mepraktekkan etika bisnis dan prinsip Good Corporate Governance.

• Nick

Modal Kesehatan (6)

Sehat, tidak sakit, tidak mudah loyo, kekuatan fisik yang tinggi, fungsi otak berjalan baik untuk belajar dan menambah pengetahuan.

HUMAN CAPITAL:HUMAN CAPITAL:KOMITMEN KARYAWAN PADA ORGANISASIKOMITMEN KARYAWAN PADA ORGANISASI

Kebermaknaan (MEANING)

Diakui sebagai anggota

(MEMBERSHIP)

Bertambahnya wawasan (MASTERY)

•Pekerjaan yg hebat

•Perusahaan yang hebat

•Hidup yang

menyenangkan

Kebermaknaan hidup (Meaning)

• Kebermaknaan hidup hanya akan muncul apabila orang memiliki visi perusahaan dan visi kehidupan yang berarti,

• Melihat semua kegiatan yang dilakukan perusahaan dan kontribusi yang diberikan perusahaan maupun kontribusi pribadi dengan cara yang positif.

Contoh Falsafah (Core Ideologies) Contoh Falsafah (Core Ideologies) Perusahaan(1)Perusahaan(1)

Merck:

Busines kita adalah business pemeliharaan dan peningkatan kehidupan manusia. Setiap tindakan kita diukur dari pencapaian tujuan ini. ( “We are in the business of preserving and improving human life. All of our actions must be measured by our success in achieving this goal”.)

Johnson & Johnson

Perusahaan kita hadir untuk menghilangkan rasa sakit dan menyembuhkan penyakit. (The company exists “to alleviate pain and disease”.

Tingkat & Ketrampilan manajemen

Konseptual

Hubunganmanusiawi

Operasional

Tingkat atas

Tingkat menengah

Tingkat bawah

Ketrampilan Manajemen

Ketrampilan Konseptual (conceptual skills):• Kemampuan mengkoordinasikan dan mengintegrasikan

kegiatan serta kepentingan organisasi. Bersifat abstrak. Ketrampilan Hubungan manusiawi (human skills): • Kemampuan memahami, bekerjasama, mendorong dan

memotivasi orang lain secara individual maupun kelompok.

 Ketrampilan Operasional/teknis (technical skills):• Kemampuan memahami, melakukan kegiatan

operasional.

Management Skills

Peranan Manajerial menurut Minzberg:

Peranan Hubungan Manusiawi (Interpersonal roles)– Peranan Figur Bapak (Figure head)

• sebagai simbol organisasi, • peran bersifat seremonial

– Peranan Pimpinan (leader)• manajer diharapkan sebagai pimpinan anak buah• menyeleksi, melatih dan memotivasi karyawan

 – Peranan Penghubung (Liaison)

• sebagai penghubung antara organisasi dan pihak luar (pemerintah, pesaing, rekanan, yayasan konsumen, dll)

• menyelaraskan hubungan organisasi dan pihak luar.

Henry Mintzberg

Peranan Informasi (Informational Roles)

– Monitor• aktif mencari informasi dari dalam dan luar organisasi• merupakan orang terinformasi dalam organisasi.

 – Diseminasi

• mendistribusikan informasi ke pihak lain (utamanya pihak dalam organisasi)

• monitoring dan diseminasi merupakan tugas penting dalam arus informasi di dalam maupun luar organisasi.

 – Jurubicara

• wakil organisasi dlm menyampaikan informasi ke pihak luar

Peranan Pengambil Keputusan (Decision Roles)

– Kewirausahawan

• selalu berusaha memajukan organisasi

• peran: mengambil keputusan penting (produk baru, merjer, dll) 

– Penyelesai gangguan

• menyelesaikan perselisihan dengan serikat pekerja (pemogokan), kelangkaan bahan baku, dll

– Pembagi sumberdaya

• mengalokasikan sumberdaya yang terbatas secara optimal agar tercapai tujuan secara efektif dan efisien.

– Perunding (negosiator)

• berunding dengan pemerintah tentang UMR, dengan pemasok tentang kualitas dan harga bahan baku.

• Dapat sebagai penengah pada perselisihan di dalam perusahaan

Entrepreneur

Disturbance handler

Resource allocator

NegotiatorMonitor

Disseminator

Spokesperson

Figurehead

Leader

Liaison

What Do Managers Really Do?

Performing ceremonial duties

Motivating and directing subordinates

Spend time networkingwith outside contacts

Gathering information throughface to face communication

Pass on information tosubordinates

Explain things to peopleoutside the unit

Take initiativesBring about change

Handling disturbanceDamage control

Delegation, authorizationResource allocation

Argue with othersto get a better deal

Informational RolesInterpersonal Roles

Decisional Roles

Managerial Work at Different Levels

Executives Middlemanagers

First-lineSupervisors

Imp

orta

nc

e

0%

70%

Instructing subordinatesManaging individual perf.Managing group perf.

Resource allocationMonitor environment

Supervisingindividuals

Linkinggroups

An eye onThe outside

Representing people

(All levels)

II. TEORI MANAJEMEN

Teori ManajemenKumpulan prinsip-prinsip yang disusun secara sistematis yang bisa membantu memajukan praktek manajemen

Beberapa Teori Manajemen:1. Teori Manajemen Kuno: keberadaan praktek

manajemen sporadis dan tidak ada upaya mempelajari2. Teori Manajemen Klasik

a. Robert Owen (1771 – 1858): SDM dalam produksi investasi yg paling menguntungkan adalah pada karyawan: perbaikan kondisi kerja: pengurangan hari kerja standar, pembts anak dibwh umur yg bekerja, housing, penjualan br dg harga murah, perbaikan prosedur kerja.b. Charles Babbage (1792 – 1871): efisiensi operasi pabrik aplikasi prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikan produktivitas dan menurunkan biaya: pembagian kerja spesialis.

Cara: setiap pekerja diberi pelatihan ketrampilan sesuai dengan setiap operasi pabrik. Menciptakan kalkulator, mengembangkan program komputer dan skema pembagian keuntungan atas kerjasam yg baik antara karyawan dan pemilik pabrik

3. Teori Manajemen Ilmiah:

a. Frederik W. Taylor (1856-1915): empat dasar pendekatan:

Pengembangan metode ilmiah dalam setiap pekerjaan

Seleksi ilmiah untuk karyawan spy dapat diberi tanggung jawb sesuai dg kemampuan

Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerjaBerkembangnya riset operasi, simulasi, dan otomatisasi

b. Frank Bunker Gilberth (1868-1924) dan Lillian Gilberth (1878-1972): mengembangkan teknik manajemen diilhami Taylor: Cara terbaik melakukan tugas. Lillian: membantu karyawan mencapai seluruh potensi sebagai makhluk hidup.

c. Henry L. Gantt (1861-1919): Kerjasama saling menguntungkan antara tenaga kerja

dan manajemen Seleksi ilmiah tenaga kerja Sistem insentif utnuk merangsang produktivitas Penggunaan instruksi kerja yang teoritis

4. Teori Organisasi Klasik: Henry Fayol (1841-1925)

Industrialis Perancis. Teori dan tehnik administrasi sbg pedoman pengelolaan organisasi yg kompleks. Memerinci administrasi manajemen menjadi: Perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian,dan pengawasan.

Fayol membagi kegiatan perusahaan menjadi 6: 1. tehnik- produksi dan manufacturing product2. Komersial- pembelian bahan baku dan penjualan produk3. Keuangan-perolehan dan penggunaan modal4. Keamanan-perlindungan karyawan dan kekayaan5. Akuntansi-pelaporan dan pencatatan biaya, laba dan

hutang, pembuatan neraca dan pengumpulan data statistik6. Manajerial:perencanaan, pengorganisasian, pemberian

perintah, pengkoordinasian,dan pengawasan.

5.Gerakan Hubungan yang Manusiawi (tahun 1924):

Hubungan antar individu penting, hub baik menimbulkan moral yang tinggi untuk meningkatkan produktivitas

II. LINGKUNGAN ORGANISASI

Sebagai suatu sistem, organisasi mau tidak mau harus berinteraksi dengan lingkungannya, dan harus dapat menyesuaikan dengan berbagai perubahan yang ada.

Lingkungan Organisasi ada 2:

1.Lingkungan Internal :a. Sumberdaya

b. Budaya

c. Struktur

2. Lingkungan Eksternal:1. Lingkungan Umum

1. Sosial demografi2. Ekonomi dan sosbud3. Politik4. Dimensi internasional6.Hukum: peraturan, kebijakan

2. Lingkungan Industri1. Konsumen/pembeli: kualitas produk, harga terjangkau, jenis barang sesuai dll2. Pemasok bahan baku, karyawan, dsb.3. Intensitas Pesaing4. Pendatang baru5. Barang pengganti

3. Lingkungan pesaing

II PERENCANAANPerencanaan: pemilihan sekumpulan kegiatan dan

pengambilan keputusan tentang: Apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Manager perlu memahami peranan jangka waktu perencaanan dalam kerangka perncanaan keseluruhan.

Kegiatan

Membuat

rencana

Rencana-rencana

Jangka pendek

Jangka menengah

Jangka panjang

2.2 Strategi perencanaan

1. Pendekatan sedikit demi sedikit2. Menebar bibit di lahan subur: tim kecil3. Penyerangan terkonsentrasi: aksi total secara menyeluruh4. Kacaukan isi yang bersangkutan: mengalihkan isue yg tdk

terkait5. Gunakan taktik keras jika perlu6. Lepaskan tanggung jawab: dilimpahkan pada pihak lain7. Waktu adalah penyembuh: dg berjalannya waktu kegiatan

terlaksana dg sendirinya8. Laksanakan pada waktu yang tepat: rencanakan dg segera

saat tidak ada pertentangan9. Hasil pemikiran beberapa orang lebih baik dari seorang: perlu

parner dan kegiatan gabungan10. Lakukan tindakan memecah belah: pimpinan menggunakan

kekuasaannya dg memecah belah anggota

2.3 Rencanaa. Rencana strategis : ke arah mana kita menuju

1. memperhatikan masa depan2. persaingan3. lingkungan organisasi

Ada 3 subsistem:1) Formulasi strategi,

2) Implementasi 3) Kontrol dan evaluasi

b. Rencana taktis : bagaimana caranya kita sampai ke tujuan

Strategic Management ModelStrategic Management Model

2.4. Langkah Perencanaan

1.Menetapkan serangkaian tujuan2. Merumuskan keadaan saat ini:

pemahaman posisi perusahaan saat ini dari tujuan yg akan dicapai

3.Mengidentifikasi lingkungan eksternal (ancaman dan peluang) dan lingkungan internal (kelemahan dan kekuatan) untuk menetapkan strategi dan kebijakan

4.Mengembangkan program/kegiatan untuk pencapaian tujuan

2.5. Kebijakan

a. Pertimbangan perumusan kebijakan:

1. Membantu pencapaian sasaran

2. Berdasar fakta

3. Ada penafsiran

4. Sesuaikan dengan sasaran & rekasi pihak terkena kebijakan

5. Mantap, tepat, mudah di mengerti

b. Kebijakan tertulis (keuntungan)

1. Kontroversial

2. Terdapat jarak

3. Lebih lengkap

4. Memaksa manajer berpikir

5. Eksplisit

6. Mengurangi kesalah fahaman

c. Kebijakan tertulis (kekurangan)

1. tersebar, jatuh ke tangan yang tak benar

2. Sulit menulis yang akurat

3. Arah kaku

4. Sulit diadakan perubahan jika kondisi berubah

5. Rahasia --- tak bisa ditulis

2.6 Keuntungan Perencanaan dan Kelemahan Perencanaan

a. Keuntungan 1. Menimbulkan aktivitas-aktivitas yang teratur 2. Semua mengarah pada tujuan 3. Dapat menekan perubahan yang akan

datang 4. Memvisualisasi yang akan datang 5. Menjawab jika ada apa-apa 6. Dasar pengawasan 7. Merangsang prestasi 8. Membantu mencapai status

b. Kerugian

1. Kegunaan ditentukan oleh asumsi

2. Masa depan tak menentu/ tak tepat

3. Biaya besar

4. Penghalang psikologis

5. Mematikan inisiatif

6. Dalam keadaan darurat menyebabkan terhambatnya tindakan

7. Nilai praktis terbatas

2.7 Siapa pembuat perencanaana. Sendiri/manajerb. Memanfaatkan saran-saran kolegac. Manajer mengemukakan garis besard. Bawahan menyusun rencana lalu diajukan ke manajer

2.8 Pertanyaan Dasar Perencanaan :a. Why : mengapa hal tersebut akan dilaksanakanb. What : tindakan apa yang harus dilaksanakanc. Where : dimana hal tersebut dilakukand. Who : Siapa yang melakukane. How : bagaimanakah hal tersebut dilaksanakan

2.9 Jenis rencana:

a. Prosedure: bagaimana masing-masing tugas dilaksanakan)

b. Metoda: Cara yg ditetapkan untuk melaksanakan maing-masing tugas

c. Standar: merupakan patokan sehingga dg standar tsb sesuatu bisa dibandingkan

d. Budget: rencana anggaran untuk melakukan kegiatan

e. Program: kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan

III. PENGORGANISASIAN3.1. PendahuluanTindakan mengusahakan hubungan kelakuan yang efektif

antara orang-orang sehingga mereka dapat bekerja sama secara efektif dan memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam lingkungan tertentu guna emncapai tujuan tertentu. pembagian tugas agar tujuan bisa dicapai secara efektif dan efisien.

Kegunaan:1. Sekelompok organisasi yang berbeda -- harmonis2. Menuju ke satu arah tertentu3. Mempertemukan bermacam-macam kepentingan4. Memanfaatkan kemampuan5. Menimbulkan efek yang sangat besar6. Menimbulkan efek total >> individu sendiri-sendiri

3.2 Macam Organisasi :

1. Formal : sanksi resmi Pekerjaan yang dibagi

Orang yang ditugasi

Lingkungan

Hubungan antar

anggota/bag. dsb

2. Non formal/informal

3.3 Kesatuan organisasi

1. Pokok

2. Tambahan --- sesuai kebutuhan

3.4. Pembagian tugas/Departemen

1. Fungsi

2. Produk

3. Daerah

4. Pembeli

5. Proses

6. Kelompok tugas

7. Material

8. Waktu

9. Dsb.

3.5. Struktur Organisasi

1. Flat

2. Tall/lini

3. Ekspert/fungsional

4. Staf

Kebaikan

kelemahan

Kebaikan

Kelemahan

Orang lini-teknis

Orang staf - adms

Maslah waktu yang bersamaan

Tugas :

1. Servicing 3. advising 5. coordinating

2. Controling 4. conseling

Sistem organisasi

1. sentralisasi:Pres

Wk.pres.permdlWk.pres.prodWk.pres penj

C DB EA

Dep DepDepDepDepDepDepDepDepDep

Keterangan:

1-6 Bagian pembelian dsb

A-E Pabrik ada manajernya

Manajer operatif-- para manajer pabrik keputusan-keputusan yang ada hubungannya dengan produksi terpusat pada Wk. Pres. Bid. Prod

2. Desentralisasi Pres

Wk.Pres PermodlWk.Pres ProdWk.Pres.penj

Manj.Pab.A Manj.Pab.B Manj.Pab.C Manj.Pab.D

A1

A2

A3

Dep DepDepDepDepDepDepDep

Masing-masing pabrik lebih berfungsi, punya bagian-bagian (pembelian, teknik, rised, dsb)

Ciri sentralisasi:

1.Pemimpin puncak (kekuasaan, prestise)

2. Kebijakan, praktek, keputusan seragam

3. Para ahli dipusat dimanfaatkan penuh

4. Ahli yang berkualitas tinggi - scope -- luas

5. Duplikasi fungsi dihindari

6. Prosedur, pengawasan tidak berbeli-belit

7. Tim top manajemen terkoordinasi kuat

Ciri Desentralisasi1. Delegasi pembuatan keputusan2. Kaum generalis bisa berkembang -- posisi”general

manajer”3. Ada ikatan & hubungan pribadi -- antusiasme baik

koordinasi pekerja baik4. Perusahaan yang multi unit, berpencar geografis dapat

mencapai ¶ maksimal pada kondisi lokal masing-masing

5. Efisiensi naik karena manajer dekat dengan aktifitas, tanggung jawab, cepat

6. Cepat mengenal pekerjaan dan aspek khusus7. Rencana dapat dicoba di A lalu dikembangkan di B

dsb.8. Resiko dapat disebarkan

Otoritas/wewenang

Kekuasaan resmi dan legal untuk menyuruh pihak lain bertindak dan taat kepada pihak yang memiliki otoritas. Otoritas dilaksanakan dengan jalan membuat keputusan-keputusan dan mengusahakan agar keputusan tersebut dilaksanakan.

Seseorang otaritas -- mempengaruhi aktivitas dan kelakuan individu dan kelompok.

Seseorang tanpa otoritas-- mempengaruhi aktivitas dan kelakuan individu atau kelompok-- kekuasaan

Sifat psikologis & sosial yang mempengaruhi penggunaan otoritas:1. Sanksi2. Kesenangan pribadi mengabdi seseorang3. kemahiran., keahlian, kemampuan4. Sifat sah5. Paksaan6. StatusOtoritas terbatas penyelewengan sewenang- wenang sesuai dengan rencana organisasiBatas otoritas jumlah bawahan berapa

Batas otoritas:

Jumlah bawahan langsung-- berapa span of control? sehingga masalah kelakuan tergantung pada:

1. Kemampuan manajer

2. Lokasi relatif manajer pada seluruh organisasi

3. Perasaan takut pada saingan

4. Kepercayaan pada bawahan

5. Kerja sama

6. Jenis pekerjaan

Barnard (1976)

Tanggung jawab:

Kewajiban seseorang untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang ditugaskan sebaik

mungkin sesuai dengan kemampuan

Otoritas = tanggung jawab otoritas seorang manajer memberi tugas dan kekuasaan

ada padanya untuk membuat serta emnjalankan keputusan.

Contoh : A menyuruh B membuat paper maka B diberi otoritas untuk membuat draft papernya.

Kapabilitas/kemampuan:

Kemampuan seseorang untuk emnjalankan tugas-tugasnya, atasan dalam memberi tugas harus emlihat kemampuan bawahannya agar tugas yang bisa diselesaikan dapat diselesaikan dengan baik.

Contoh: Tugas (task): membeli rokok

Wewenang (authority): membawa uang Rp10.000 dan mengendarai motor.

Tuntutan (accountability) secptnya pulang bawa rokok 1 pak

Kapasitas (capability): Apa mampu mengendarai bebek

Perlu evaluasi staf

Kurang dari porsi -- didemosikan turun …

Mampu -dipromosikan di ikutkan kursus

- tanggung jawab

- hasil kerja

Manajer Bawahan

- tugas

- wewenang

- minta hasil

Manajer tak mau/enggan melakukan delegasi:1. Melakukan secara pribadi2. Kurang menghayati3. Takut diexpose4. Tidak sadar5. Ambisi6. Enggan menanggung resiko7. Anggapan bawahan tak mampuPekerjaan selau bertambah - tdk mungkin keterbatasan sendiri mencapai tujuan organisasi- harus ada rasa percaya pada bawahan -- mereka

akan melakukan tugas dengan baik

IV. MENGGERAKKAN

4.1 Rekruting

Usaha untuk memperoleh tenaga untuk menduduki pekerjaan atau jabatan dalam organisasi

1. Sumber tenaga kerja:

a. luar:- Kantor tenaga kerja- Universitas / PT- Organisasi/calo- Perorangan

b. Dalam tenaga sendiri yang dipromosikan

3. Persiapan sebelum rekruting: Harus ada manualnya yang berisi fungsi, tugas,

hak dan wewenang, apa yang dituntut, kualifikasi.

4. Langkah-langkah:Lamaran masuk -- dipilihi -- tes -- dipanggil--- ditempatkana. Pemilihan : memenuhi syarat atau tidakb. Tes ---- macam-macam tes (6 macam)c. Lulus : placement, job training, orientation,

consultation, training/up grading, job rotation, performance, rewarding

5. Faktor yang mempengaruhi :

Pekerja tetap/ tidak pindah

a. Pekerja keluar/pindah

b. Kesimpulan: manajer harus tahu apa yang menyebabkan bawahan betah

4.2 Motivasi :

NeedsKebutuhan

motiveinsentive

to behave

Motivasi dipengaruhi oleh: Kebutuhan pribadi Tujuan dan persepsi pribadi Cara mencapai

Teori Motivasi Dikelompokkan dua kategori

a) Teori Kepuasan: memusatkan perhatian pada faktor-faktor dalam diri orang yang menguatkan, mengarahkan, mendukung, dan menghentikan perilaku.

b) Teori Proses: Menguraikan dan menganalisis bagaimana perilaku dikuatkan, diarahkan, didukung, dan dihentikan.

Kedua teori mempunyai pengaruh penting bagi para manajer yang pekerjaannya berhubungan dengan proses motivasi

Teori Kepuasan (Content Theories)

1. Teori Hirarki Kebutuhan (MASLOW)a. Physical needsKebutuhan makan, minum,

papan,bebas dari sakitb. Safety needsKebutuhan kebebasan dari

ancamanc. Social needsKebutuhan akan teman,interaksi d. Esteems needsKebutuhan akan penghargaan

diri, penghargaan dari orang laine. Self actualization needs Memenuhi kebutuhan

diri sendiri dengan kemampuan maks, ketrampilan, dan potensi

2. Teori Dua Faktor (Herzberg)

Mengembangkan teori faktor yang membuat orang merasa puas dan tidak puas

a. Pemuas: dari diri sendiri berupa prestasi, pengakuan, kemajuan, pekerjaan yang menarik, tanggung jawab.

b. Tidak puas karena: lingkungan, kebijakan administratif, supervisi, gaji dll

c. Analogi kebersihan tidak menyebabkan orang menjadi sehat?

3. Teori Prestasi

Menjelaskan bahwa tingkah laku itu berorientasi pada prestasi.

a. Penentu motivasi

needs for motivasi, needs for afiliation, needs for achievement

b. Orang yang needs for achievement tinggi ?

c. Jiwa wirausaha tinggi (enterpreneur)

Teori Proses

1.Teori Harapan (VROOM)

a. Dasar-dasar asumsi:• Preferen dari sekian yang dihasilkan• Keyakinan bahwa memberikan kontribusi

b. Perlu kemampuan yang memadai dan persepsi yang tepat tentang peranan dalam organisasi

c. Di kembangkan PORTER & LAWER• Bila tahu bahwa mampu• Bila pernah• Struktur imbalan• Upaya-penampilan-imbalan-kepuasan

2. Teori Keadilan (Equity Theory)

Bahwa karyawan membandingkan usaha mereka dan imbalan mereka dengan usaha dan imbalan yang diterima orang lain dalam sisituasi kerja serupa

•Person: Individu yang merasa diperlakukan secara adil/tidak adil•Comparison other: Kelompok/orang yang digunakan oleh orang sebagai perbandingan mengenai resiko dari input dan perolehan•Inputs: Karakteristik individual yang dibawa serta oleh orang ke pekerjaan yang dapat dicari•Outcomes: Apa yang diterima orang dari pekerjaannya(penghargaan,upah)

3. Teori X dan Teori Y (Mc Gregor)

Sikap manajer

Berdasar teori x dan teori y

Motivasi

bawahanproduktivitas

Ciri-ciri: berdasar teori X

berdasar teori Y

Kesulitan memotivasi:a. Sikap positip

b. Sikap negatif

c. Latar belakang

Cara memotivasi :Ada 10 cara memotivasi, tinggal dipilih mana yang

cocok

4.3 Leading

1. Batasan/pengertian kepemimpinan (diktat hal 48-49)

2. Fungsi kepemimpinan: ada 7 fungsi kepemimpinan (diktat hal. 49)

3. Kerangka dasar kekuatan untuk mempengaruhi bawahan ada 5 (diktat hal 49)

4. Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan pemimpin (diktat hal 50)yaitu :

a. Kepemimpinan yang efektif

b. Kesempatan mengembangkan diri

c. Kemampuan menyelesaikan masalah

d. Kepekaan

e. Terbuka

f. Sadar akan suasana

5. Winardi: Sukses seorang pemimpin

a. Sifat bawahan

b. Sifat diperoleh

c. Skill yang diperoleh

6. Sebab-sebab terjadinya pemimpin:

a. Teori genetis

b. Teori sosial

c. Teori ekologi

7. Landasan kepemimpinan (diktat 52)

a. Landasan diplomatis

b. Landasan kepemimpinan

c. Landasan pengabdian

d. Landasan kebijaksanaan

e. Etika profesi

8. Tipe Kepemimpinan (diktat hal 53)

a. Otoriter

b. Demokratis

c. Semaunya

d. Militenstis

e. Paternalistis

f.Karismatik

9. Teori Taunenbaum & Schindt:

Teori kontinum yang terkait dengan perpaduan

antara kepribadian pemimpin dengan jenis struktur

tugas (hal 54)

10. Teori yang dikembangkan oleh Ohio State University (hal 55)

Hubungan antara consideration dengan structure: ada 5 kemungkinan

a. Country club

b. Improvish

c. Middle of the rood

d. Task

e. Team

11. Teori Leadership Contingency Model adalah: a. Hubungan pimpinan dengan anggota b. Struktur tugas c. Kekuasaan12. Teori kepemimpinan Tiga Dimensi ada 12 kemungkinan

gaya kepemimpinan (diktat hal 58-59)13. Teori kepemimpinan Situasional: a. Ada 4 gaya kepemimpinan dan ada 4 tingkat

kematangan bawahan b. Pemimpin harus menyesuaikan gaya

kepemimpinannya dengan tingkat kematangan bawahan

c. Gaya: Telling (61), Selling (62), Participating (63), Delegating (64)

d. Kematangan : M1,M2,M3,M4

13. Syarat kepemimpinan: a. Capasity b. Achievement c. Responsibility d. Participation e. Status14. Faktor yang mempengaruhi gaya

kepemimpinan: a. Ciri manajer b. Ciri organisasi c. Ciri bawahan d. Persyaratan tugas

4.4 Konflik

1. Konflik dalam organisasi (hal 63)

a. Perlu

b. Ada/pasti

c. Salah

2. Keuntungan dan kerugian konflik perlu dicermati, walau

tak bisa dihindarkan tapi diminimalkan kerugiannya

3. Metode penanganan

a. Mengurangi

b. Menyelesaikan

1. menang-kalah (dominasi)

2. kalah-kalah (kompromi)

3. menang-menang (integratif)

V. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

Perencanaan Pelaksanaan

-Aktivitas

-Aktivitas

Pengawasan

-Koreksi

-perbaikan

Proses pengawasan:

1). Mengukur hasil

2). Membandingkan dengan standar

3). Mengoreksi ------ perbaikan

Meliputi mencari keterangan apa yang sedang

dikerjakan, membandingkan hasil dengan

harapan, menyetujui atau menolak hasil,

perbaikan

Standar = rencana yang telah dibuat -- eksak

Hasil standar -- penyimpangan : ada, tidak

Penyimpangan:

1. Salah standar

2. Situasi & kondisi yang mengharuskan

3. Human error

4. Tak terduga

5. Ketidakpastian

6. kegagalan

PENGAWASAN

Penetapan

standar

Pengukuran

Hasil Prestasi

Apakah sesuai standar

Menentukan penyimpangan

Tidak berbuat apa-apa

tdk

ya

Pengawasan Perencanaan

Hal yang perlu:

1. Hemat

2. Memperkecil resiko

3. Critical point

4. Principle of exeption

5. Pelaksanaan pengawasanMenteri

1 2 Pengawas3 n Inspektur jendral

1-n ; direktur jendral dalam satu departemen misl: Dep.kes

P ; inspektorat jendral Dep.Dik Kes

Pengawasan efektif:

1) Cepat dan tidak mentolelir keterlambatan

2) Tidak mentolelir alasan yang dibuat-buat

3) Tidak mentolelir kompromis

4) Ada tanggung jawab tetap

5) Ada tanggung jawab individual

Pengawasan melalui:

1. Observasi secara pribadi kelemahan/

2. Laporan lisan kebaikan

3. Laporan tertulis

1). Manajemen Berdasarkan hasil:• Pekerjaan ikut menetapkan sasaran dan cara

mencapainya.• Segala sesuatu disetujui bersama antara

atasan dengan bawahan

- Membantu usaha pembinaan - Menguntungkan pekerja & organisasi - Memotivasi pekerja untuk giat - Pekerja bisa membandingkan sendiri antara

apa yang dia hasilkan dengan apa yang telah bisa disetujui bersama atasan sehingga bisa menilai sendiri

Pengawasan menyeluruh:- Perusahaan dianggap menjadi satu kesatuan

utuh- Manajer bisa melihat antar hubungan, berbagai

aktivitas, keseimbangan antara tujuan dengan usaha dan sebagainya.

yang perlu:- Neraca- Laporan R/L- Laporan khusus (data penting)----- pengertian akuntasi sangat penting

Kelemahan:1) Awas penetapan tujuan yang satu justru

menghambat yang lain.Misal: Bag. Pemasaran: untuk meningkatkan

penjualan sehingga ada kelonggaran beli dikredit

Bag. Keuangan : akibatnya pihutang ragu-ragu sehingga bertambah

2) Tingkat kesulitan masing-masing sasaran tak sama

3) Penilian komparatif berbagai personalia agak sulit, tidak ada faktor yang sama, sulit diterapkan pada jabatan non manajer

= yang lain baca Buku Manajemen sendiri-sendiri

2. Manajemen Berdasarkan Sasaran:

1. Penentuan sasaran: dilakukan bersama antara pimpinan dengan bawahan

2. Suasananya yang bebas sehingga bawahan benar-benar ikut.

3. Pada akhir periode ada penilaian pencapaian sasaran yang telah disepakati:

a). Sejauh mana bisa dicapai

b). Hambatab apa saja

c). dsb.

VI. PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengertian: -

Keputusan kelompok:

1. Sportif

2. Alat pemersatu

3. Anggota membuka suara

4. Disiplin kelompok

5. Memecahkan secara kooperatif

Bukan kelompok:

1. Memberikan tiap individu apa yang diinginkan

2. Memanipulasi anggota

3. Menjual ide pada anggota

4. Mengabaikan disiplin

5. Minta saran hanya melalui supervisi konsultatif

Pembuatan keputusan:

- Determinatif --- individual

- Advis kelompok

Keuntungan/kerugian:

oleh individu

oleh kelompok

---- jika keadaan krisis/kusus/segera

Keyakinan penting:

1). Issue > kemampuan manajer

2). Dapat minta pihak lain

---- manajer tetap mengambil keputusanbawahan

atasan

B

A

1

2

3

4

5

6

Langkah-langkah : (8) Langkah (6)

1. Waspada 1. mendefinisikan masalah

2. Waktu yang cukup 2. menentukan pedoman

3. Prioritas 3. indentifikasi alternatif

4. Pisahkan diri 4. penilaian alternatif

5. Tanyalah 5. memilih terbaik

6. Puas? 6. implementasi

7. Kep tambahan

8. Bertele-tele

Model:

1. Tingkah laku

2. Informasi

3. normatif