Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

download Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

of 31

Transcript of Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    1/31

    8 a b I X S is t e m d a n P r o s e d u r P e n ju a l a n

    Sistem penjualan dibagi ke dalam beberapa sistem yaitu:9.1. Sistem Penjualan Tunai pada Taka Eceran9.2. Sistem Penjualan Kredit9.1. SISTEM PENJUALAN TUNAl PADA TOKO ECERAN

    Pada sistem ini, apabila pembeli sudah memilih barang yang akan dibeli, pembelidiharuskan membayar ke bagian kassa. Selain itu barang yang dibeli dibawa langsung olehpembeli. Oleh karena itu tidak perlu ada prosedur pengiriman barang pada taka penjual.9.1.1. Informasi yang pada umumnya dibutuhkan meliputi:

    Dewasa ini masih banyak taka pengecer yang masih menggunakan akuntansi persediaansecara periodik/pisik. Artinya perusahaan tidak akan mencatat mutasi tiap jenis barang setiapsaat. Pada taka-taka tersebut, maka informasi yang paling penting untuk diketahui manajemensehubungan dengan penjualan tunai adalah:(1) Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai setiap hari.(2) Jumlah kas yang disetorkan ke bank setiap hari.

    Di samping taka-taka yang masih mengoperasikan akuntansi persediaan secara periodik,sekarang sudah mulai banyak taka-taka eceran yang mengoperasikan akuntansi persediaansecara perpetual. Dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap saat selalu dicatat.Keadaan ini terutama disebabkan bantuan sistem komputerisasi untuk penjualan eceran yangdisebut Paint Of Sale (POS). Dalam sistem ini setiap mesin kas register yang dirancangkhusus, dihubungkan dengan komputer induk. Pada saat kasir menerima pembayaran daripembeli, kasir juga akan memasukkan data kode barang yang dijual. Kas register yang sudahdihubungkan dengan komputer induk akan memutahirkan data persediaan per jenis barang.Apabila tidak dibantu sistem komputer, hampir mustahil taka pengecer mengoperasikanmetode perpetual mengingat jenis barang dagangan pada taka eceran bisa mencapai ribuanjenis. Pada taka demikian maka informasi yang dibutuhkan manajemen lebih luas yaitu:(1) Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai tiap hari.(2) Jumlah kas yang disetor ke bank tiap hari.(3) Jumlah penjualan tiap jenis barang setiap periode tertentu.

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    2/31

    9.1.2. OrganisasiFungsi-fungsi yang ada pada kebanyakan toko pengecer adalah:(1) Pramuniaga(2) Kassa(3) Penyerahan barang

    Pada toko-toko swalayan jumlah tenaga pramuniaga bisa sangat sedikit, karenanyafungsi yang ada biasanya:(1) Kassa(2) Petugas yang membantu mengemas barang9.1.3. Catatan AkuntansiCatatan akuntansi yang dipakai meliputi:(1) Buku Jurnal Penerimaan Kas (Gb. 9-1)(2) Rekening Buku Besar yaitu rekening Kas, dan Penjualan (Gb. 9-2)

    Pada toko eceran yang sudah mengopersaikan POS, terdapat pula(3) Buku pembantu persediaan untuk setiap jenis barang (Gb. 9-3)

    Buku Jurnal Penerimaan Kas dapat dirancang sebagai berikut:

    TGL. KETERANGAN REF KAS(Debit) (Kredit)

    PENJLN LAIN-LAIN (Kredit) .Nama Rek. JUMLAH

    Gb. 9-1 Jurnal Penerimaan Kas

    2

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    3/31

    Rekening Buku Besar dapat dirancang sebagai berikut:,TOK9,~A " ~l ~ ...... '. J L Saletnba Teugah 41 - ' ~~~ '>. . "Jakarta"Hsat .' ,, ,,', , " KQDE~KENlNG: ,' '",,::,d,:': -:~,- NAMAJlEKENING:

    " ' ,, . . . . . . .TGL. KETERANGAN REF DEBIT KREDIT SALDO

    Gb. 9-2 Rekening Buku BesarRekening Buku Besar dapat dirancang sebagai berikut :T q , l i 9 A N A N D . , . , ,,' ,.$"'~:' ' . ' " ~t',~~ , ' > ~ ,JL~ Te{lph:41 ,'~ ~, {,, " ". J a I m r t a PuSat ", "> ' , KODE REKEN ING : " "NAMA REKENlNGt' .-

    " ," ~ ;''1:TGL. DIBELI DUVAL SISA

    KW HRG JML KW HRG JML KW HRG JML

    Gb. 9-3 Kartu Persediaan

    3

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    4/31

    9.1.4. Bukti TransaksiBukti transaksi yang digunakan meliputi:(1) Faktur penjualan tunai. Setiap kali terjadi penjualan selalu dibuatkan faktur (atau

    nota) penjualan tunai. Atas dasar faktur inilah bagian Kassa akan menerima sejumlahuang dari pembeli.(2) Bukti Kas Masuk. Pada toko yang belum mengoperasikan POS, bukti ini perlu dibuatsebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan tunai ke buku jumal penerimaan kas.Adalah tidak praktis untukmembukukan setiap fakturpenjualan tunai kejurnal penerimaankas mengingat dalarn dua jam saja mungkin terjadi transaksi penjualan tunai puluhansarnpai ratusan kali. Oleh karena itu agar lebih praktis, maka secara periodik yaitu setiap(dua, tiga, atau empat) jam sekali, atau mungkin bahkan setiap hari, faktur penjualantuani dikumpulkan, kemudian dibuatkan bukti kas masuk. Jadi setiap bukti kas masukdilarnpiri faktur/nota penjualan tunai.Pada toko yang sudah mengoperasikan POS bukti kas masuk tidak perlu dibuat, karenasetiap kali petugas Kassa memasukkan data (kode) persediaan yang terjual maka datapersediaan otomatis dimutahirkan.

    (3) Pita Kas Register. Mesin kas register selalu dilengkapi dengan pita penjumlahan. Selainpita yang biasanya diserahkan kepada pembeli setelah pembeli membayar, di dalammesin masih terdapat pita lain yang utuh yang mencetak penerimaan-penerimaan kassuatu hari. Mekanisme pengawasan dan penggunaan kas register pada umumnya sebagaiberikut:(a) Pada saat toko mau buka, alat penghitung pada kas register saldonya dinolkan.

    Mesin kemudian dikunci dan kuncinya dipegang pejabat lain (biasanya pengawas).(b) Pada setiap saat tertentu (dua, tiga, empat) jam, atau satu hari), mesin dibuka pita

    kas register dan uang diarnbil oleh pejabat tertentu. Jumlah uang yang diarnbil harussarna dengan jumlah yang tertera dalarn pita.

    (4) Bukti setor bank.FakturlNota Penjualan Tunai dapat dirancang seperti pada gambar 9-4:

    Pada toko eceran yang sudah mengoperasikan POS, maka dalarn merancang Fakturpenjualan tunai sangat perlu untuk memasukkan kolom "Nomor Kode Barang", karena kodeinilah yang akan dimasukkan ke komputer bukan jenis barangnya. Jenis barang otomatis akandikenali oleh sistem. Oeh karena itu rancangan Faktur penjualan tunai dalarn toko pengeceryang mengoperasikan pos seperti pada gambar 9-5:

    4

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    5/31

    FAKTUR

    JENIS BARANG KUANTITAS HARGA JUMLAHo.

    TERBILANO:PRAMUNIAGA

    Gb. 9-4 Faktur Penjualan Tunai

    , ft.'~~m: -:-','" ra.a.J.,\JA, ,, , , : : , . . . , - c ' ; - ' ' / , ; { -, .. ,,,",, ','~, " ~

    " '

    . . . . . , ' .. .,",}:: '_'::;::'::;" ::.~'->

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    6/31

    Bukti Kas Masuk dapat dirancang sebagai berikut:~ -: , ' " , ~ < . ~; T()KO ANANDA " ~: , ; ', ' 0 . , ' . : . t : ' ' :>'"

    JL S a J e m ,b a TeDgah 41 , " T~;'~, "" " '::,Jakarta P u s a t " ,. ", . "

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    7/31

    9.1.5. Sistem Pengendalian InterenAspek sistem pengendalian interen dalarn sistem penjualan tunai pada toko pengecer

    meliputi:(1) Fungsi pramuniaga, kassa, penyerahan barang, dan akuntansi hendaknya dipisahkan.(2) Kunci kas register harus dipegang petugas selain kassa(3) Petugas yang melakukan rekonsiliasi laporan bank tidak merangkap sebagai kasir.(4) Penjualan Tunai diotorisasi oleh bagian Kassa setelah menerima pembayaran, dengan

    cara menempel pita kas register, atau dengan memberi cap lunas.(5) Bagian Kassa sebaiknya memiliki daftar harga barang untuk mengecek kebenaran harga

    satuan dari barang yang dijual.(6) Pramuniaga dilarang membawa tas ke tempat kerja.(7) Jumlah kas yang diterima harus sarna dengan pita kas register(8) Penerimaan kas suatu hari sebaiknya disetor ke bank hari itu juga, atau selarnbat-

    larnbatnya satu hari berikutnya.(9) Setoran ke bank harus dalam jumlah dan bentuk yang utuh (intact).9.1.6. Bagan Alir Arus Dokumen

    PEMBELIMEMILIHBARANG

    MEMBUAT NOTADAN MEMINDAHBARANG KEPADPETUGASPENYERAHAN

    PEMBELIMEMILIHBARANG

    1i"AC'ClA. '"~f'

    SECARABERKALA

    Gb. 9-8 Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Penjualan

    MELALUIPEMBELI

    7

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    8/31

    Untuk menggambarkan bagan alir arus dokumen, dibuat asumsi yang menggambarkankondisi yang terjadi pada suatu perusahaan. Misalkan terdapat asumsi sebagai berikut:(1) TOKO ANANDA yang beralamat di J1.Salemba Tengah No.41, Jakarta Pusat, adalah

    toko yang selalu menjual barang secara eceran.(2) Toko mempunyai petugas pramuniaga, kasir, penyerahan barang, dan akuntansi.(3) Toko menyelenggarakan akuntansi persediaan secara pisik.

    * Tidak diposting ke Buku Pembantu karenadiasumsikan bahwa perusahaan menggunakanmetode pencatatan persediaan dengan metodepisik

    Gb. 9-9 Bagan Air Arus Dokumen Dalam Sistem Penjua1an Tunai (lanjutan)

    9.2. SISTEM PENJUALAN KREDIT9.2.1. Prosedur yang Membentuk SistemPada umumnya sistem penjualan kredit terdiri dari prosedur-prosedur:9.2.1.1. Prosedur pesanan penjualan9.2.1.2. Prosedur persetujuan kredit9.2.1.3. Prosedur pengiriman barang9.2.1.4. Prosedur pembuatan faktur9.2.1.5. Prosedur akuntansi penjualan kredit

    8

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    9/31

    9.2.1.1. Prosedur pesanan penjualan Informasi yang pada umumnya dibutuhkanmeliputi:(1) Pesanan-pesanan yang belum dapat dipenuhi(2) Kesanggupan untuk mengirim barang di waktu tertentuOrganisasi

    Pada perusahaan yang masih relatifkecil, fungsi pesanan penjualan dan fungsi pembuatanfaktur biasanya dirangkap oleh pegawai tertentu di Bagian Pemasaran. Pada perusahaan yangrelatifbesar fungsi pesananJorder penjualan dan fungsi pembuatan faktur dapat dilaksanakanoleh bagian-bagian tersediri.

    Bagian pesananJorder penjualan umumnya bertugas:(1) Mengeditlmelengkapi pesanan pelanggan. Pesanan dari pelanggan mungkin diterima

    dalam bentuk pesan per telepon, surat pesanan pelanggan, atau berawal dari kunjunganlangsung pelanggan ke perusahaan. Dengan cara apapun pesanan diterima, makainformasi mengenai pesanan pelanggan harus dipindahkan ke formulir tertentu yangdisebut "Surat Pesanan Penjualan". Misalkan pesanan diterima melalui telepon makapenerima pesan harus menuliskan pada formulir surat pesanan penjualan selengkap-lengkapnya apa yang dikatakan calon pelanggan.

    (2) Menentukan tanggal pengiriman, rute pengiriman, alat transportasi yang digunakan, darigudang mana barang harus dikirim, dan lain-lain. Pada umumnyakonsumen menginginkanbarang dapat sampai padanya secepat-cepatnya, dan dengan biaya serendah-rendahnya(apabila ongkos angkut menjadi tanggungan pembeli). Oleh karenannyafungsi pesananJorder penjualan akan menentukan pengiriman barang dari gudang terdekat denganpelanggan, serta rute yang tersingkat pula.Bagian pembuatan faktur bertugas membuat dan mengirimkan faktur kepada

    pembeli.9.2.1.2. Prosedur persetujuan kredit

    Pada perusahaan yang menjual barang secara kredit, maka persetujuan kredit menjadisangat penting. Keliru di dalam kebijakan pemberian kredit dapat berakibat adanya piutangyang tidak dapat ditagih dalam jumlah besar.Informasi yang dibutuhkan manajemen meliputi:(1) Jumlah penjualan kredit yang diberikan(2) Jumlah permintaan kredit yang tidak dapat dipenuhi(3) Jumlah Kredit yang menunggakOrganisasi

    Pada perusahaan yang masih kecil fungsi persetujuan kredit dapat dilaksanakan olehKepala Bagian KeuanganJ Akuntansi. Pada perusahaan yang sudah besar mungkin harusdibentuk bagian tersendiri.

    9

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    10/31

    Tugas pemberi otorisasi kredit pada umumnya adalah:Untuk pemberian kredit kepada pelanggan lama biasanya diadakan penelaahan status

    kredit dengan melihat kartu pembantu piutang langganan yang hendak membeli secarakredit. Dengan mempelajari kartu piutang tersebut dapat diketahui kredibilitas pelangganyang bersangkutan.Ilustrasi berikut diharapkan dapat menggambarkan kredibilitas dua pelanggan.Pelanggan 1

    "PI' KALPATARU > , " . . . . '" "JL Unteng Agung N o. 12 " ~~~"Jakarta Se~ ", , "(,,~,,~ "" ' ', '), :" ~ > 'i, ''! :; , ' 'KOOE REKENING: 1131.1 ' " " " ~ ,;4," , "

    NAMA RE~: Plu tang~~ c," , < " " ~.. . \ '.. . :~ " . ~um~IW5~ooo~) ~,, " ,', "" ",'TGL KETERANGAN REF DEBIT KREDIT SALDO02-1-93 HVS 70,100 rim F-02-93 700.000 700.00014-1-93 Pelunasan BKM-05-93 700.000 -15-1-93 HVS 80, 200 rim F-05-93 1.600.000 1.600.00027-1-93 Pelunasan BKM-09-93 1.600.000 -

    Pelanggan 2

    " ,,,: ' , KOOE UKENlNG: 1131.2NAMA ItEK EN ING: P lu tau g pada ,8 -: , '.' ' : c ' : ' _ , .(maksUnum kredit R p 2 .5 0 0 .o o o ,o o r : , " " , , "

    ',~ r,

    ;',PI' KALfATAIUJ, J L , Lenteng Agung No~12lllkarta Semtan

    TGL REF KREDIT SALDOETERANGAN DEBIT1.400.000

    1.400.000 0800.000

    02-1-9314-1-9315-2-93

    HVS 70, 100 rimPelunasanHVS 80, 200 rim

    F-03-93BKM-01-93F-05-93

    1.400.000800.000

    Gb. 9-10 Kartu Piutang Untuk Penyelidikan Kredibilitas Langganan

    10

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    11/31

    Misalkan saat diadakan penyelidikan kredibilitas adalah tanggal 31-3-1993, dari duakartu piutang di atas dapat disimpulkan bah wa kredibilitas A baik sekali. Hal ini tampak padakenyataan bahwa A tidak pernah melebihi batas jangka kredit yaitu 30 hari sejak tanggalpenjualan, bahkan A selalu memanfaatkan peri ode potongan. Dalam hal ini bila A akanmembeli lagi secara kredit, maka dapat dikatakan tidak ada masalah. Sebaliknya kredibilitasB tidak baik, ditunjukkan B selalu membayar melewati batas jangka kredit. Bahkanpembelian terakhir sudah lewat waktu selama 16 hari dan belum membayar.

    Oleh karena itu seandainya B ingin membeli secara kredit lagi, sebaiknya tidak usahdiberi dulu.

    Sementara itu bagaimanakah prosedur pemberian kredit bagi calon pelanggan? Untukmengandalkan catatan kredit jelas perusahaan tidak punya. Bila ditolak begitu saja jelassangat merugikan, karena calon pelanggan ini mungkin akan menjadi pelanggan utamadikemudian hari. Berikut adalah pedoman umum pemberian kredit bagi calon pelanggan.(1) Selidiki reputasi perusahaan, atau reputasi manajemennya.(2) Mintalah kepada calon pelanggan untuk menunjuk orang yang dapat memberi referensi.

    Akan lebih baik bila orang yang ditunjuk untuk memberi referensi adalah pelangganlama perusahaan.

    (3) Dapatkan referensi dari pelanggan lama, mengenai kredibilitas calon pelanggan.(4) Apabila dipandang kredibilitasnya cukup baik, untuk tahap pertama berikan batas kredit

    yang tidak terlalu tinggi.9.2.1.3. Prosedur pengiriman barangInformasi yang pada umumnya ingin diketahui manajemen(l) Rute pengiriman(2) Pada suatu saat barang yang dikirim sudah sampai di manaOrganisasi

    Pada perusahaan yang masih kecil, kadang fungsi ini dirangkap oleh bagian gudang.Pada perusahaan yang besar sebaiknya ditangani bagian tersendiri.

    Tugas bagian pengiriman adalah mengupayakan pengiriman secepat mungkin dandengan biaya serendah mungkin.9.2.1.4. Prosedur Pembuatan FakturInformasi yang pada umumnya ingin diketahui manajemen(1) Pengiriman barang yang belum dibuat fakturnyaOrganisasi

    Pada perusahaan yang masih kecil, fungsi ini dirangkap oleh bagian pesanan penjualan.Hal ini juga berlaku pada perusahaan besar yang mengoperasikan prosedur pra penagihanlengkap. Pada perusahaan besar fungsi ini dapat ditangani petugas tersendiri.

    11

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    12/31

    Tugas bagian ini adalah membuat faktur dan mengirimkan secepatnya kepada pembeli.9.2.1.5. Prosedur Akuntansi dalam Penjualan Kredit

    Termasuk dalah prosedur ini adalah bagaimana transaksi penjualan kredit dicatat. Halini akan diuraikan lebih lanjut dalam catatan akuntansi, dan bukti transaksi yang digunakan

    Kelima prosedur di atas membentuk sistem penjualan kredit. Selanjutnya akan dibahascatatan akuntansi, bukti transaksi, dan bagan alir arus dokumen dalam prosedur penjualankredit. Aspek infirmasi untuk manajemen, dan organisasi sudah cukup j e1asdiuraikan di atas.9.2.2 Catatan Akuntansi

    Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit berhubungan denganmetode akuntansi persediaan, yaitu metode perpetual atau metode periodiklpisik.9.2.2.1. Bila perusahaan menyelenggarakan akuntansi persediaan secara perpetual,

    maka catatan akuntansi yang digunakan:Buku jurnal penjualan (Gb. 9-11)Rekening buku besar Piutang Dagang, Penjualan, Retur dan Potongan Penjualan,Potongan Tunai Penjualan, Persediaan, dan Harga Pokok Penjualan (Gb. 9-12)Rekening pembantu Piutang pada tiap pelanggan (Gb. 9-10)Rekening pembantu persediaan untuk setiap jenis barang (Gb. 9-13)Bila perusahaan menyelenggarakan akuntansi persediaan secara periodiklpisik, maka buku-buku yang dipakai adalah:Bukujurnal penjualan (Gb. 9-11)Rekening buku besar Piutang Dagang, Penjualan, Retur dan Potongan Penjualan,Potongan tunai Penjualan, Biaya Angkut Penjualan, Pembelian, Retur danPotongan Pembelian, Potongan Tunai Pembelian, dan Biaya Angkut Pembelian(Gb.9-12)Rekening pembantu Piutang pada tiap-tiap langganan (Gb. 9-10)

    9.2.2.1.1.9.2.2.1.2.9.2.2.1.3.9.2.2.1.4.9.2.2.2.9.2.2.2.1.9.2.2.2.2.

    9.2.2.2.3.Catatan:

    12

    Pada umumnya metode perpetual dipilih bila jenis persediaan relatif sedikit,dan nilai barang relatif tinggi. Perusahaan yang mengoperasikan metodeperpetual misalnya dealer mobil, dealer jam tang an mewah, dan sebagainya.Sementara itu, bila jenis barang yang diperdagangkan banyak dan nilai satuannyarelatifkecil, maka biasanya digunakan metode periodiklpisik. Perusahaan yangbiasanya menggunakan metode pisik adalah toko-toko kelontong. Jenis barangpada toko kelontong dapat mencapai ribuan jenis, semen tara nilai satuannyarelatif kecil.Bentuk Jurnal Penjualan dapat dirancang sebagai berikut:

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    13/31

    PTKALPATARU ,JI. LeBteng Agung N o. 12 Hal:Jakarta ~tan JURNAL PEN JUALANTGL. KETERANGAN REF PIUTANG PENJUALAN UTANGPPN

    DAGANG Kredit KreditDebit

    9.2.3.9.2.3.1.

    9.2.3.2 ..

    9.2.3.3.

    Gb. 9-11 Jurnal Penjualan

    Bukti TransaksiIFormulir yang DigunakanPesanan Penjualan. Dokumen ini dibuat dalarn beberapa rangkap, yang dapatberfungsi pula sebagai 1embar otorisasi penjualan kredit. Informasi padadokumen ini pada umumnya terdiri identitas perusahaan penjual, identitaspembeli, nomor dan tanggal pesanan yang dibuat pelanggan, nomor dantanggal pesanan penjualan, jenis barang yang dipesan, kuantitas, harga satuan,dan jumlah harga keseluruhan.Perintah Pengiriman Barang. Informasi pada dokumen ini harnpir sarnadengan informasi pada surat pesanan penjualan kecuali harga satuan danjumlah harga. Meskipun demikian dalarn praktek kadang ada juga perintahpengiriman barang yang berisi pula data mengenai harga satuan.Faktur (penjualan). Informasi pada dokumen ini sama dengan informasi padasurat pesanan penjualan. Oleh karen a itu terdapat kombinasi faktur dan pesananpenjualan.

    Berikut adalah contoh ketiga dokumen tersebut di atas. Ilustrasi dibuat secara berturut-turut agar pembaca dapat melihat bahwa terdapat cukup banyak persamaan diantaraketiganya,meskipun terdapat pula perbedaannya.

    13

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    14/31

    PT RALPATARU NOJUr :JL Lenteng Agung No. 12 Tanggal:Jakarta Selatan Tennin :'PESANAN PENJUALANNo. JENIS BARANG NOMORKODE KUAN- HARGA JUMLAH

    BARANG TAS

    Gb. 9-12 Surat Pesanan PenjualanPT KALPATARU Nomor :. n . Lenteng Agung No. 12 Tanggal!Jakarta Selatan

    SURAT PERINTAB PENGIRIMANKepada Alat angkut:No. JENIS BARANG NOM OR KODE BARANG KUANTITAS

    Gb. 9-13 Surat Perintah Pengiriman

    14

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    15/31

    PTKALPATAR .U Nomor :JI. L enten g Agun g No . 12 TanggaJ::Jakar ta Sela tan Termin:FAKTUR.

    Kepada:No. JENIS BARANG NOMORKODE KUAN- HARGA JUMLAH

    BARANG TAS

    Gb. 9-14 Faktur (penjualan)

    Dari ketiga garnbar di atas surat pesanan penjualan nyaris sarna. Oleh karena itu dalarnpraktek sering hanya dibuat satu formulir saja. Kadang-kadang bahkan surat perintahpengirirnan barang rnenggunakan formulir yang sarna, dengan catatan harga satuan bukan halyang bersifat rahasia.9.2.4. Aspek Pengendalian Interen pada Sistem Penjualan Organisasi(1) Bagian/petugas penyirnpanan barang hams dipisahkan dengan bagian/petugas pencatatan.

    Bila petugas yang rnenyirnpan barang rnerangkap sebagai petugas pernbukuan formal,rnaka ada kernungkinan rnenerirna barang 1000 ton dicatat hanya 800 ton. Mernangbagian gudang juga rnencatat rnutasi barang di dalarn kartu gudang, tetapi rnutasipersediaan juga dicatat di bagian akuntansi yaitu di kartu persediaan.

    (2) Pejabat yang rnernberi persetujuan penjualan kredit hams dipisah dari bagian penjualan.Alasannya, bila bagian penjualan jugarnernberi persetujuan kredit, rnaka adakernungkinankurang hati-hati dalarn pernberian kredit, rnengingat bagian penjualan sering dihadapkanpada target penjualan sejurnlah tertentu.

    Otorisasi dan Prosedur Pencatatan(3) Penjualan kredit hams diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.(4) Faktur (penjualan) hams diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.(5) Pernbukuan hanya dilakukan bila bukti-bukti sudah lengkap dan benar.

    15

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    16/31

    Praktik Sehat(6) Surat pesanan penjualanlfaktur sebaiknya dibuat bernomor urut tereetak.(7) Seeara periodik dilakukan peneoeokan antara saldo rekening piutang dengan saldo-

    saldo rekening pembantu piutang.(8) Seeara periodik dilakukan pengiriman surat pernyataan piutang.9.2.5. Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Penjualan Kredit

    Bagan alir arus dokumen sesungguhnya menggambarkan prosedur yang harusdilaksanakan dalam suatu sistem tertentu. Karena merupakan prosedur, maka harus adabagian-bagian atau petugas-petugas yang telibat. Bagi mereka yang sudah terlatih, bagan alirarus dokumen sangat membantu dalam memahami prosedur yang berlaku. Prosedur, selaindapat digambarkan dalam bagan alir juga dapat dinyatakan seeara narasi, atau dengan uraian.Untuk menggambarkan prosedur dalam sistem penjualan (kredit) ini pertama kali akandiasumsikan bagian/petugas yang terlibat, kemudian digambarkan bagan alir arus dokumen,dan dijelaskan daftar kegiatan yang dilakukan oleh setiap bagianlpetugas terkait.Asumsi Mengenai Bagian/Petugas Terkait

    Untuk menggambarkan bagan alir arus dokumen, maka harus ada perusahaan/organisasihipotetis yang dijadikan model. Perusahaan (model) tersebut dapat perusahaan besar,menengah, atau keeil. Perlu diingat bahwa bagan alir arus dokumen pada suatu perusahaandapat berbeda dengan perusahaan lainnya, bahkan pada perusahaan yang jenis usaha, danskala usahanya hampir sarna. Berikut adalah asumsi-asumsi sehubungan dengan penjualankredit.(1) Perusahaan menjual barang seeara kredit(2) Akuntansi persediaan dilakukan dengan metode perpetual(3) Perusahaan mempunyai bagian-bagian (yang berhubungan dengan transaksi penjualan

    kredit), dengan fungsinya masing-masing sebagai berikut:BAGIANPenjualanKabag Keuangan

    FUNGSIMenerima dan mengedit pesanan pelangganMenyetujui/menolak penjualan kredit pada tiappelanggan dianggap perusahaan masih relatif kecil,sehingga persetujuan penjualan kredit masihdirangkap oleh Kabag. Keuangan)Menyimpan barang dan mengirim barang (dianggapbahwa perusahaan masih relatifkecil, sehingga bagiangudang dan pengiriman barang masih dirangkap)Membuat dan mengirim faktur kepada pelanggan

    Gudang dan Pengiriman

    PenagihanAkuntansi:Jurnal dan buku besarKartu piutang dan

    Meneatat transaksi pada jurnal penjualan, danmemposting ke rekening buku besarMeneatat transaksi ke rekening

    16

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    17/31

    Kartu Persediaan pembantu piutang masing-masing pelanggan, dan kekartu persediaan untuk setiap jenis barang

    Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Transaksi Penjualan Kredit

    P ESANAN P EN JUALAN

    BILAPESANANPENJUALANDISETUJUI

    KABAO KREDIT GUDANG

    2

    MENGIRIMBARANG

    DITEMPELPADAPEM-BUNGKUSBARANGDIMINTA-KANTANDTANGANDARIPEMBELI

    Gb.9-15 Bagan Alir Arus Dokumen dalam Sistem Penjualan Kredit

    17

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    18/31

    FAKTUR

    4

    UNTUKPEMBELI

    2FAKTUR

    Gb.9-16 Bagan Alir Arus Dokumen dalam Sistem Penjualan Kredit (lanjutan)

    , ."" ,

    Daftar Kegiatan Pada BagianIPetugas Terkait Bagian Penjualan(1) Menerima pesanan dari calon pembeli, mengedit pesanan, kemudian membuat Pesanan

    Penjualan rangkap empat.(2) Memintakan persetujuan penjualan kredit kepada Kabag. Keuangan.(3) Mengirim Pesanan Penjualan lembarpertama dan kedua ke bagian GudangIPengiriman,

    dan lembar ketiga ke bagian penagihan.(4) Mengarsipkan Pesanan Penjualan lembar keempat.Bagian GudangIPengiriman(1) Atas dasar Pesanan Penjualan yang diterimadari bagian penjualan, bagian inimembungkus

    barang, dan menempelkan lembar kedua pesanan Penjualan pada bungkusan barang.(2) Barang dikirimkan kepada pembeli, pembeli dirnintamenanda tangani PesananPenjualan

    lembar pertama bila sudah menerima barang.(3) Mengarsipkan Pesanan Penjualan lembar kedua, yang sudah ditandatangani penerima

    barang (pembeli).Bagian Penagihan(1) Atas dasar tembusan Pesanan Penjualan, bagian ini membuat Faktur rangkap dua.

    Lembar pertama dikirim kepada pembeli, lembar kedua dilampiri Pesanan Penjualandikirim ke bagian akuntas~.

    18

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    19/31

    Bagian Akuntansi(1) Atas dasar bukti transaksi berupa Pesanan Penjualan dan Faktur, pemegang buku jumal

    membukukan ke dalam jumal penjualan, dan secara periodik membukukan ke rekeningbuku besar.

    (2) Atas dasar dokumen yang sarna, pemegang kartu piutang dan persediaan membukukanke kartu masing-masing,(3) Bukti-bukti kemudian diarsip.KOMBINASI PROSEDUR PESANAN PENJUALAN DAN PEMBUATAN FAKTUR

    Bentuk dan isi surat pesanan penjualan dan faktur (penjualan) sebagai mana diilustrasikandi atas hampir sarna. Oleh karena itu sering kali kedua formulir ini digabung, artinya satumacam dokumen berfungsi baik sebagai surat pesanan penjualan, maupun sebagai faktur.Dokumen yang dibuat lang sung diberi nama FAKTUR, meskipun ada yang berfungsisebagai lembar otorisasi kredit, maupun faktur itu sendiri. Penggabungan demikian disebutkombinasi surat order dan faktur, yang dapat dibagi dalam 3 metode utama yaitu:(A) Prosedur order dan prosedur penagihan terpisah (separate order and billing procedure)(B) Prosedur pengiriman satuan (unit shipping procedure)(C) Prosedur pra penagihan lengkap (complete pre billing procedure)(A) Prosedur order dan prosedur penagihan terpisah (separate order and

    billing procedure)Pada prosedur ini pengisian dokumen dilakukan tiga tahap: (1) Bagian pesanan penjualan

    mengisi jenis, jumlah, dan harga satuan, (2) Bagian pengiriman mengisi kuantitas barangyang sesungguhnya dipesan, (3) Bagian penagihan mengisi perkalian kuantitas yangsesungguhnya dikirim dengan harga satuan, dan melengkapi kelengkapan lainnya sepertipajak, dan tanda tangan serta cap resmi pada faktur tersebut.

    Prosedur ini dipilih bila sering terjadi pesanan tidak dapat dipenuhi sepenuhnya.Misalkan dipesan 100 ton tetapi barang hanya ada 80 ton. Biasanya barang yang ada dikirimdulu, baru kemudian sisanya dikirim belakangan (back order). Pada metode ini satu set fakturdapat digunakan untuk merekam data penjualan beberapa jenis barang.Ilustrasi berikut menggambarkan metode ini.

    PT Kalpataru yang beralamat di J1. Lenteng Agung No. 12 Jakarta, adalah distributorkertas untuk daerah pemasaran Jawa dan Bali. Berikut adalah sebagian dari transaksipenjualan barang.Tanggal Transaksi1-2-93 Diterima pesanan dari PT Rimba Cemara yang beralamat di J1. Satria No.

    30 Surabaya, agar PT Kalpataru mengirim 2.500 pak kertas HVS 70 mg dan3000 pak kertas buram.

    2-2-93 Dikirim barang yang dipesan oleh PT Rimba Cemara, dengan menggunakanperusahaan angkutan Trisula, karena stock digudang tinggal sedikit, maka

    19

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    20/31

    kertas hvs 70 mg yang dikirim hanya 2.300 pak, dan kertas buram yang dikirimbarn 2.500 pak. Harga hvs Rp7 .000,00 per pak, dan kertas buram Rp4.500,00per pak.

    DI BAGIAN PESANAN PENJUALANBegitu perusahaan mendapat pesanan, petugas pesanan pembelian segera mengambilsatu set faktur, dan mengisi data siapa yang memesan, jenis serta banyaknya barang yang

    dipesan, harga satuan (bila harga satuan sudah ditetapkan atau harga berdasar daftar hargaresmi). Data barang dikirim serta jumlah masih dikosongkan.

    P T KALP ATA RU Nomor : FIle1JL Lenteng Agung NQ . 12 Tanggal : 1 1 1 1 9 3 'Jakarta Selatan Termin : 3115 , D I 3 0FAKTUR

    Kepada; PT Rimba Segaran, Sabia 30Surabaya

    No. JENIS BARANG KUANTITAS KUANTITAS HARGA JUMLAHDIPESAN DIKIRIM

    1 HVS70MG 2.500 7.0002 KERTAS BURAM 3.000 4.500

    TERBILANG

    Jakarta, 1-2-93Kepala BagianPemasaran

    BuntaranginGb. 9-17 Ilustrasi Pengisian Faktur di Bag. Pesanan Penjualandalam metode Prosedur Pesanan dan Pembuatan Faktur Terpisah

    20

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    21/31

    DI BAGIAN PENGIRIMANKarena stok barang di gudang tidak mencukupi maka hanya dapat dikirim sebagian.

    Kertas HVS 70 mg hanya dikirim 2.300 rim, dan kertas buram hanya dikirim 2.500 rim.Bagian ini kemudian mengisikan kolom kuantitas dikirim pada formulir tersebut sebagaitamp at pada halaman berikut.PT KALPATARU Nomor : FI101JL Lenteng Agung No.IZ Taugal:1I2I93Jakarta Selatan Tennin : 3/15, Dl30

    FAKTUR )Kepada: PT Rimba Segara

    JLSatriaJOSurabayaNo. JENIS BARANG KUANTITAS KUANTITAS HARGA JUMLAH

    DIPESAN DIKIRIM1 HVS 70MG 2.500 2.300 7.0002 KERTAS BURAM 3.000 2.500 4.500

    TERBILANG

    Jakarta, 1-2-93Kepala BagianPemasaran

    BuntaranginGb. 9-18 Ilustrasi Pengisian Faktur di Bag. Pengiriman Barangdalam metode Prosedur Pesanan dan Pembuatan Faktur Terpisah

    Setelah bagian pengiriman mengisi data mengenai jumlah barang yang benar-benardapat dikirim, selanjutnya formulir dikirim ke bagian pembuatan faktur, untuk dilengkapiinformasinya, dan dilengkapi dengan hal-hallain seperti cap perusahaan, dan tanda tanganpejabat yang berwenang, sehingga formulir lengkap dan berfungsi sebagai faktur.

    21

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    22/31

    DI BAGIAN FAKTURBagian ini melengkapi faktur sehingga lengkap sebagai berikut:PT KALPATAltU Nomor : F/IOlJI. Lenteng Agung No. 12 Tanggal : 112193Jakarta Selatan Termin : 3115 , nl30

    FAKTURKepada: PT Rimba Segara

    JI. Satria 30SurabayaNo. JENIS BARANG KUANTITAS KUANTITAS HARGA JUMLAH

    DIPESAN DIKIRIM1 HVS70MG 2.500 2.300 7.000 16.100.0002 KERTAS BURAM 3.000 2.500 4.500 11.250.000

    PPN 10% 27.350.0002.735.000

    JUMLAH 30.085.000

    mRBILANG : Tiga puluh juta delapan puluh lima ribu rupiah

    Jakarta, 1-2-93Kepala BagianPemasaran

    Buntarangin

    Gb. 9-18 Ilustrasi Pengisian Faktur di Bag. Fakturdalam metode Prosedur Pesanan dan Pembuatan Faktur Terpisah

    22

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    23/31

    CATATAN:Menurut hemat penulis metode ini hanya dioperasikan pada perusahaan yang mempunyai

    gudang terpisah cukup jauh dari kantor, dan perusahaan belum mempunyai sistem komunikasiatau sistem informasi, serta sistem penyimpanan barang yang baik. Apabila perusahaansudah memiliki sistem komunikasi yang baik, dan sistem penyimpanan yang baik, maka padasaat bagian pesanan penjualan menerima pesanan, maka bagian pesanan akan menghubungiterlebih dahulu (lew at interkom, HT, atau telepon) bagian gudang, untuk memastikankuantitas yang dapat dikirim. Dengan demikian jumlah yang dapat dikirim dapat dipastikansejak dibagian pesanan penjualan. Apalagi bila perusahaan telah memiliki sistemkomputerisasipersediaan, maka bagian pesanan penjualan tinggal memanggil kode barang tertentu, sudahdapat diketahui stok barang yang ada.(B) Prosedur pengiriman satuan (unit shipping procedure)

    Prosedur ini sarna dengan prosedur di atas, hanya bedanya pada prosedur ini dikehendakisatu set faktur untuk setiap jenis barang. Jadi bila pelanggan memesan tiga jenis barang makaharns dibuatkan tiga set faktur. Mengapa dikehendaki satu set faktur untuk setiap jenisbarang? Berikut adalah alasan-alasannya.(1) Dikehendaki oleh manajemen bahwa setiap jenis barang dibuat satu set faktur, karena

    tanggal pengiriman barang berbeda-beda.(2) Kadang justru pelanggan yang menghendaki agar untuk setiap jenis barang yang

    dibelinya harus dibuat satu set faktur tersendiri.Catatan:Perlu diingat bahwa kebijakan untuk menerbitkan satu set faktur untuk setiap jenisbarang dapat saja terjadi meskipun perusahaan tidak mengkombinasikan prosedurpesanan penjualan dan pembuatan faktur. Kebijakan ini juga dapat diterapkan padametode kombinasi yang lain yang akan dibahas kemudian.

    (C) Prosedur pra penagihan lengkap (completepre hilling procedure)Prosedur ini digunakan bila setiap pesanan pelanggan yang masuk selalu dapat dipenuhi,

    sehingga tidak akan terjadi back order. Bila kondisi ini ada maka faktur dapat dibuatmendekati lengkap di bagian pesanan penjualan. Data yang diisikan di sisni mulai darijenisbarang yang dipesan, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga, serta pajaknya bila ada.Karena nyaris lengkap, maka faktur tinggal ditanda tangani pejabat yang berwenang. Bilametode ini dipakai maka tidak perlu ada bagianJpegawai yang khusus menangani faktur.

    Ilustrasi berikut menggambarkan metode ini.PT Kalpatarn yang beralamat di J1. Lenteng Agung No. 12 Jakarta, adalah distributor

    kertas untuk daerah pemasaran Jawa dan Bali. Berikut adalah sebagian dari transaksipenjualan barang.Tanggal Transaksi1-2-93 Diterima pesanan dari PI Rimba Cemara yang beralamat di J1. Satria No.

    30 Surabaya, agar PT Kalpatarn mengirim 2.500 pak kertas HVS 70 mg, dan3000 pak kertas buram.

    23

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    24/31

    2-2-93 Dikirim semua barang yang dipesan oleh PT Rimba Cemara, dengan mengguna-kan perusahaan angkutan Trisula. Harga hvs Rp7.000,00 per pak, dan kertasburam Rp4.500,00 per pak.

    DJ BAGJAN PESANAN PENJUALANBegitu bagian pesanan mendapatkan pesanan dari pelanggan, maka segera dibuatkansatu set faktur sebagai berikut:

    P T KALPATARU Nomor : F IlO t1 1 . LeJl teng AgogNo.lZ Tanggal:lI2I93J ak arta Sela ta n Tennin : 3IlS , D I30

    FAKTURKepada: PT Rimba SegaraJ 1 . Satria 30SurabayaNo. JENIS BARANG KUANTITAS KUANTITAS HARGA JUMLAH

    DIPESAN DIKIRIM1 HVS70MG 2.500 2.300 7.000 17.500.0002 KERTAS BURAM 3.000 2.500 4.500 13.500.000

    PPN 10% 31.000.0003.100.000

    JUMLAH 34.100.000

    TERBILANG : Tiga puluh empat juta seratus ribu rupiahJakarta, 1-2-93Kepala BagianPemasaran

    Buntarangin

    Gb. 9-20 Ilustrasi Pengisian Faktur di Bag. Pesanan Penjualandalam metode Prosedur Pra Penagihan Lengkap

    24

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    25/31

    DISTRIBUSI PENJUALANDistribusi penjualan adalah prosedur untuk merinci dan meringkas informasi dalam

    faktur (penjualan) ke dalam klasifikasi tertentu, untuk kemudian dijadikan bahan untukmembuat laporan khusus untuk manajemen (laporan interen). Misalkan Perusahaan "A"memiliki 5 macam produk utama, maka manajemen ingin mengetahui total penjualan untuksetiap jenis produk. Perusahaan "B" memiliki berpuluh-puluhjenis produk tetapi misalnyadapat dikelompokkan ke dalam 4 kelompok produk. Maka manajemen ingin informasipenjualan tiap kelompok produk. Perusahaan "C" memiliki satujenis produk, tetapi dipasarkandi beberapa daerah, maka manajemen ingin mengetahui total penjualan untuk masing-masing daerah pemasaran. Perusahaan "D" menganut sistem penjualan lang sung (directmarketing), melalui beberapa tenaga pemasar, maka manajemen mungkin ingi mengetahuiberapa penju~an yang dilakukan oleh masing-masing tenaga pemasar. Perusahaan "E"mempunyai 4 pelanggan utama, maka manajemen ingin tahu jumlah penjualan kepadamasing-masing pelanggan utama tersebut. Kadang-kadang diinginkan kombinasi, misalnyakombinasi mengenai distribusi penjualan berdasar produk sekaligus daerah pemasaran, danseterusnya.(A) Dasar DistribusiBerdasar uraian di atas, distribusi penjualan dapat dilakukan atas dasar:1. Jenis produk2. Jenis kelompok produk3. Daerah pemasaran4. Tenaga pemasar5. Pelanggan utama6. Kombinasi(B) Metode Distribusi

    Apabila manajemen menginginkan informasi mengenai distribusi penjualan, makamedia untuk merinci dan meringkas informasi hams dirancang sejak awal. Dengan merancangmedia distribusi sejak awal maka pekerjaan pendistribusian dapat dilakukan bersama-samadengan pekerjaan pembukuan lainnya. Dengan demikian laporan mengenai distribusipenjualan dapat segera disampaikan kepada pihak manajemen. Perancangan media distribusiyang dilakukan secara manual atau tulis tangan, dapat menggunakan metode-metode berikut:1. Jurnal Berkolom (collumnar journal)2. Daftar Berkolom (collumnar spreadsheet)3. Summary Strip4. Rekening Tunggal (unit account)1. Jurnal Berkolom (collumnar journal)

    Apabilajenis klasifikasi tidak banyak, (katakanlah dua sampai tigajenis) maka dapatdigunakan jurnal berkolom. Buku jurnal yang digunakan dalam hal ini adalah buku jurnalpenjualan yang dirancang khusus. Rancangan formulir jurnal penjualan mengikuti rancangan

    25

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    26/31

    jumal pada umumnya yaitu terdiri dari kolom tanggal, keterangan, referensi, rekeningdidebit, dan rekening yang di kredit. Karena rekening yang dikredit adalah rekeningpenjualan, maka kolom penjualan (kredit) dipecah menjadi katakanlah dua klasifikasi.Format buku jumal tersebut dapat dirancang sebagai berikut:

    "P T KALPATARU >, "JI. Lenteug A gu ng N o.. 12 ' , : " ' 1 I I mJaImI1a Selatan ' ' " , ," y, ,, ,JURNAL PENJUALAN ", , ' ,

    ',' " , :" $0 .,

    PIUTANG UTANG PENJUALAN PENJUALANNo. KETERANGAN REF DAGANG PPN Area 1 - Area 2(Debit) (Kredit) (Kredit) (Kredit)

    Gb.9-21 Jumal Penjualan (yang berfungsi sebagai media distribusi)Catatan: Metode jumal berkolom dapat digunakan bila jenis klasifikasi antara dua sampaitiga. Bila jenis klasifikasi lebih dari tiga maka tidak praktis menggunakan metode ini, karenaukuran kertas standar tentunya tidak akan mencukupi.2. Daftar Berkolom (collumnar spreadsheet)

    Bila jenis klasifikasi lebih dari tiga maka dapat digunakan metode daftar berkolom.Rancangan daftar berkolom untuk tiap lembamya adalah: tanggal, nomor faktur, dan jenisklasifikasi. Pada umumnya tiap lembar dapat menampung lima jenis klasifikasi, Dengandemikian bila suatu perusahaan mempunyai 40 jenis klasifikasi, maka dibutuhkan minimum81embar daftar berkolom (40:5). Misalkan PT Kalpataru memiliki 20jenis produk, manajemenmenghendaki laporan penjualan per jenis produk. Rancangan daftar berkolom dapat dibuatsebagai berikut:

    26

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    27/31

    PTKALPATAltUJL Lenteng Agung No. 12 Hal:Jakarta SelatanDISTRlBUSI PENJUALAN

    TGL NOMOR PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK PRODUKFAKTUR 1 2 3 4 5

    Gb. 9-22 Daftar BerkolomPTKALPATAltUJL Lenteng Agnng No. 12 Hal:Jakarta Selatan DISTltIBUSI PENJUALANTGL NOMOR PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK

    FAKTUR 6 7 8 9 10

    Gb. 9-23 Daftar Berkolom (lanjutan)PT KALPATARUJL Lenteng Agung No. 12 Hal:Jakarta Selatan DISTRlBUSI PENJUALANTGL NOMOR PRODUK PRODUK PROD UK PRODUK PROD UK

    FAKTUR 11 12 13 14 15

    Gb. 9-24 Daftar Berkolom (lanjutan)27

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    28/31

    PT KALPATARU ' . , ; , : ' '~ "JL Lenteng Agung No. U ' .._', \,~:"'HaIt "~,, ~.Jakarta Selatan t . ;:' - ,DlSTRIBUSI,PEN.JUALAN - - h,,TGL NOMOR PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK

    FAKTUR 16 17 18 19 20

    Gb. 9-25 Daftar Berkolom (lanjutan)3. Summary Strip

    Metode summary strip pada hakekatnya sarna dengan metode daftar berkolom versikedua, yaitu bila penjualan untuk tiap jenis produk terjadi untuk setiap hari. Bila dalarn daftarberkolomjenis klasifikasi dusajikan horisontal maka dalarn summary strip jenis klasifikasidisajikan vertikal, hal ini disesuaikan dengan format summary strip sebagai berikut:

    PT KALPATABU. J L Lenteng Agung No. 12Jakarta SelatanDISTlUBUSIPENJUALAN

    Til:Produk JmlProduk 1Produk 2Produk 3Produk4Produk 5Produk 6Jumlah

    Gb. 9-26 Summary Strip

    28

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    29/31

    Cara penyajian summary strip adalah dengan cara menumpuk lembar kedua diselipkandi bawah lembar pertama, sedemikian rupa sehingga secara keseluruhan akan tampak sepertigambar di halaman berikut. Cara menumpuknya biasanya dengan menggunakan karton yangagakkaku.

    ,~,,P T KALPATARU " "JI. Lenteng Agung~. 12 /~Selatall ' ', DISTRIBUSIPENJUALAN "

    Tgl , ,Tgl TgJ Tgl TIL, , ,Tg l,Produk Jrnl Jml Jml Jml Jml Jml Jml TotalProduk 1Produk 2Produk 3Produk4Produk 5Produk 6Jumlah

    Gb.9-27 Summary Strip (yang dipasang saling tindih)Menggambarkan Penjualan Tiap Jenis Produk Dalam Satu Minggu

    Distribusi Penjualan Dengan KomputerMetode-metode yang diuraikan di atas adalah metode distribusi penjualan yang dilakukan

    secara manual (tulis tangan). Pembuatan distribusi secara manual hanya mungkin dilakukanbilajenis klasifikasi katakanlah antara dua sampai tiga puluh. Bilajenis klasifikasi ratusan,atau ribuan, (toko serba ada yang cukup besar mempunyai jenis produk 50.000 s/d 300.000jenis), maka distribusi penjualan secara manual tidak mungkin dilaksanakan. Dewasa inidengan bantuan komputer pekerjaan demikian dapat dikerjakan secara relatif mudah. Padabisnis eceran misalnya, sudah dioperasikan komputerisasi untuk penjualan eceran yangdisebut Point Of Sale (PaS). Dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap saat selaludicatat. Dalam sistem ini setiap mesin kas register yang dirancang khusus, dihubungkandengan komputer induk. Pada saat kasir menerima pembayaran dari pembeli, kasir juga akanmemasukkan data kode barang yang dijual. Kas register yang sudah dihubungkan dengankomputer induk akan memutahirkan data persediaan per jenis barang.

    29

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    30/31

    SOAL-SOAL BAB IX9-1 Sebutkan prosedur-prosedur dalam sistem penjualan kredit.9-2 Sebutkan prosedur-prosedur dalam sistem penjualan tunai.9-3 Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit dan juga sistem

    penjualan tun ai, saudara dapat membuat asumsi-asumsi tertentu.9-4 Bukti-bukti transaksi apa saja yang diperlukan dalam sistem dan prosedur penjualan

    tunai dan kredit?9-5 Dalam sistem penjualan kredit terdapat dua prosedur pokok yaitu prosedur pesanan

    penjualan (order procedure) dan prosedur pembuatan faktur/penagihan (billing proce-dure), yang dapat dikombinasikan.1. Sebutkan metode-metode pengkombinasian terse but2. Sebutkankondisi-kondisi yang mengharuskan penggunaan masing-masing metode.

    9-6 Manajemen seringkali membutuhkan berbagai informasi sehubungan dengan penjualanyang telah terjadi seperti berapa nilai penjualan periode tertentu untuk masing-masingproduk, berapa nilai penjualan periode tertentu untuk tiap-tiap daerah pemasaran dsb.Untuk itu harus dirancang suatu sistem distribusi penjualan tertentu agar bagianakuntansi dapat menjawab pertanyaan manajemen dengan cepat. Beberapa metodedistribusi penjualan diantaranya adalah metode jurnal berkolom.Diminta:1. Rancanglah jurnal yang bersangkutan yang sekaligus dapat berfungsi sebagai alat

    distribusi penjualan, misalkan perusahaan mempunyai tiga macam produk.2. Selanjutnya isikan data berikut ke dalam rancangan saudara tersebut.

    PT Akasia Raya yang beralamat di n . Cempaka Putih No. 55 Jakarta, menjual tigajenis produk yaitu sepeda motor bebek merk Astrajingga, Dawala, dan Dahana.Berikut adalah transaksi dalam bulan Januari 1993.

    TGL TRANSAKSI3. Dijual dua buah sepeda motor merk Astrajingga dengan harga Rp3.300.000,00

    per buah.8. Dijual satu buah sepeda motor merk Dawala dengan harga Rp3 .200.000,00 per

    buah.15 Dijual satu buah sepeda motor merk Dahana dengan harga Rp3.100.000,0020. Dijual dua buah sepeda motor merk Astrajingga dengan harga Rp3.300.000,00

    per buah.25. Dijual satu buah sepedamotormerkDawala dengan harga Rp3.200.000,00per

    buah.29. Dijual satu buah sepeda motor merk Dahana dengan harga Rp3.100.000,00per

    buah.9-7 PT Gajah Jaya yang beralamat di J1. Gajah Mada 153 Jakarta, adalah perusahaanpembuat generator listrik. Perusahaan memiliki empat daerah pemasaran utama, yaitu30

  • 5/11/2018 Bab9-Sistem Dan Prosedur Penjualan

    31/31

    DKI, Jabar, Jateng, dan Jatim. ada masing -masing daerah pemasaran tesebut perusahaanmemiliki satu agen utama. Perusahaan memiliki lima jenis produk yaitu generator tipeGJ45, GJ90, GJ25R, GJ50R, dan GJlOZ. Sehubungan dengan pemasaran produk,manajemen menginginkan informasi jumlah penjualan tiap jenis produk pada tiapdaerah pemasaran untuk setiap bulannya.Diminta:1. Bila perusahaan menyelenggarakan distribusi penjualan secara manual, metode apa

    yang menurut saudara cocok untuk agen utama, maupun untuk kantor pusat?2. Berdasar jawaban butir 1 di atas, buatlah ilustrasi penggunaan media dan metode

    distribusi.

    31