BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Sistem Akuntansi ,Pengendalian Intern dan Dana Kas Kecil

Pengertian sistem akuntansi menurut Jerry J.Weygandt,Donald

E.Kieso,Paul D.Kimmel (2007:395) adalah :

“ Sistem Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan dan memproses transaksi-

transaksi data dan menyampaikan informasi keuangan kepada pihak-pihak

tertentu “

Sedangkan pengertian Sistem Akuntansi menurut Soemarso (2004:234)

sebagai berikut :

“ Sistem Akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan

,mengklasifikasikan,mengikhtisarkan,dan melaporkan informasi operasi dan

keuangan sebuah perusahaan”

Dari beberapa pengertian di atas ,dapat disimpulkan bahwa sistem

akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan

,mengklasifikasikan,mengikhtisarkan ,dan melaporkan informasi operasi dan

keuangan sebuah perusahaan yang dibutuhkan manajemen dalam rangka

pengelolaan perusahaan.

dokumen-dokumen yang digunakan memberikan bukti atas terjadinya

transaksi-transaksi,peristiwa-peristiwa dan catatan-catatan ,sistem akuntansi juga

dapat berupa manual ataupun elektronik (terkomputerisasi).

Pengertian pengendalian intern dapat diartikan dalam dua pengertian yaitu

dalam pengertian sempit dan luas.Dalam arti sempit pengendalian intern sama

4

dengan pengertian internal cek yaitu berupa prosedur-prosedur mekanis untuk

memeriksa ketelitian data-data akuntansi seperti,mencocokan penjumlahan

mendatar (horizontal)dengan penjumlahan ke bawah (vertikal).

Pengertian pengendalian intern dalam arti luas adalah meliputi struktur

organisasi metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga

kekayaan organisasi,mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi sehingga

mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut tujuan pengendalian intern dapat dibagi dua macam yaitu

pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) yang meliputi struktur

organisasi ,metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk

menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi ,yang kedua adalah pengendalian intern administratif control yang

meliputi struktur organisasi metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan

terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Pengertian Pengendalian Intern menurut Jerry J.Weygandt,Donald

E.Kieso,Paul D.Kimmel (2007:484) adalah :

“Perencanaan organisasi dan metode terkait yang diadopsikan dalam perusahan

untuk melindungi asetnya serta meningkatkan keakuratan dan kebenaran

pencatatan akutansi “

5

sedangkan pengertian pengendalian intern menurut carl S.waren ,james

Mreeps ,Philip Efees (2005:235)

“Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari penggunaan,

memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan

bahwa hukum serta peraturan telah diikuti “

Dengan demikian pengendalian intern adalah cara melindungi akiva dari

pencurian , pengelapan , penyalahgunaan ,atau penempatan aktiva pada lokasi

yang tidak tepat.Salah satu pelanggaran paling serius terhadap pengendalian

internal adalah penggelapan oleh karyawan. Penggelapan oleh karyawan

(employee froud) adalah tindakan disengaja untuk menipu perusahaan demi

keuntungan pribadi .penipuan tersebut bisa mengambil bentuk mulai dari

pelaporan beban yang berlebihan untuk ongkos perjalanan agar mendapat

penggantian yang lebih besar dari kantor hingga penyelewengan jutaan dolar

melalui tipuan yang rumit .

Pengertian Dana Kas Kecil (Petty cash fund) menurut Jerrry

J.Weygandt,Donald E.Kieso,Paul D. Kimmel (2007:485) adalah :

“ Dana kas yang digunakan untuk pengeluaran dalam jumlah kecil “

Dana kas kecil ini biasanya berupa uang kas yang disediakan untuk

membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak

ekonomis apabila dibayar dengan check.

6

B. Unsur-Unsur dan Tujuan Sistem Akuntansi serta Pengendalian Intern

Untuk mencapai sistem akuntansi serta pengendalian intern yang baik

maka manajemen perlu merancang dan menerapkan unsur-unsur yang mampu

melindungi perusahaan seperti unsur-unsur di bawah ini :

1. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat

berhubungan satu dengan yang lainnya ,yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu ,dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian

umum mengenai sistem :

1) Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-Unsur

Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang

terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

(1) Unsur-unsur Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang

Bersangkutan.

(2) Unsur-unsur berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat

serta kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk

tertentu.

(3) Unsur Sistem Tersebut Bekerja Sama untuk Mecapai Tujuan

Sistem.

(4) Suatu Sistem Merupakan Bagian dari Sistem Lain yang Lebih

Besar.

7

Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir,catatan yang

terdiri dari jurnal,buku besar dan buku pembantu,serta laporan, berikut

ini pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi :

a Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi formulir sering disebut dengan istilah dokumen

,karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi

direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas formulir juga

sering disebut dengan istilah media ,karena formulir merupakan

media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke

dalam catatan .Dengan formulir ini,data yang bersangkutan dengan

transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam

catatan.Contoh formulir adalah : faktur penjualan ,bukti kas

keluar,dan cek.Dengan faktur penjualan misalnya direkam data

mengenai nama pembeli,alamat pembeli,jenis dan kuantitas barang

yang dijual ,harga barang,tanda tangan otorisasi dan seterusnya .

Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system) ,media

yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi

keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form)

.Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system)

digunakan berbagai macam media untuk memasukan data ke dalam

sistem pengolahan data .

8

b Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan

untuk mencatat,mengklasifikasikan ,dan meringkas data keuangan

dan data lainnya .Seperti telah disebutkan di atas ,sumber informasi

pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.Dalam jurnal ini data

keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut

penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan

dalam laporan keuangan .Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan

peringkasan data ,yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah

transaksi tertentu) kemudian di-posting ke rekening yang

bersangkutan dalam buku besar .Contoh jurnal penerimaan

kas,jurnal pembelian ,jurnal penjualan,dan jurnal umum).

c Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang di

gunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

sebelumnya dalam jurnal .Rekening –rekening dalam buku besar

ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan

disajikan dalam laporan keuangan .Rekening buku besar ini di satu

pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data

keuangan ,di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber

informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan .

9

d Buku Pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan

rinciannya lebih lanjut ,dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary

ledger ).Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening

pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam

rekening tertentu dalam buku besar .

e Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat

berupa neraca ,laporan laba rugi,laporan perubahan laba yang

ditahan ,laporan harga pokok produksi ,laporan biaya pemasaran

,laporan harga pokok penjualan ,daftar umur piutang ,daftar utang

yang akan dibayar ,daftar saldo persediaan yang lambat

penjualannya .Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran

sistem akuntansi .Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer

dan tayangan pada layar monitor komputer.

2. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok sistem pengendalian intern dapat diuraikan secara rinci

sebagai berikut :

1) Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional

secara Tegas.

Struktur organisasi adalah kerangka pembagian tanggung jawab

fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan

10

kegiatan-kegiatan pokok perusahaan kemudian pembagian tanggungjawab

fungsional tersebut didasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :

(1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi ,fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang

untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

(2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap transaksi

(3) Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan

Perlindungan yang ukup Terhadap Kekayaan,Utang,Pendapatan dan

Biaya.

Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi

dan pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya

transaksi tersebut oleh karena itu ,dalam organisasi harus dibuat

sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas

terlaksananya setiap transaksi

2) Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit

Organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur

pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika

tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat di dalam

pelaksanaannya,adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh

perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :

11

(1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakainnya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi

terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakainnya dengan

menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan

pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

(2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit)

Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih

dahulu kepada pihak yang akan diperiksa ,dengan jadwal yang tidak

teratur

(3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh

satu orang atau satu unit organisasi ,tanpa ada campur tangan dari

orang atau unit organisasi lain

(4) Perputaran jabatan (job rotation)

Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga

independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya ,sehingga

persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

(5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi

haknya .Selama cuti ,jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan

untuk sementara oleh pejabat lain ,sehingga seandainya terjadi

kecurangan dalam departemen yang bersangkutan ,diharapkan dapat

diungkap.

12

(6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatannya

Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan

keandalan catatan akuntansinya ,secara periodik harus diadakan

pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan

catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.

(7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa

intern .

3) Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.

Karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling

penting .Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur,

unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang

minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan

pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalakan .Karyawan yang

jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat

melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

13

3. Tujuan Sistem Akuntansi

1) Untuk Menyediakan Informasi bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru.

Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru

didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda

dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.Perusahaan manufaktur

baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap,sejak

dari sistem akuntansi piutang ,sistem akuntansi utang ,sistem akuntansi

penggajian dan pengupahan,sistem akuntansi biaya,sistem akuntansi

kas,sistem akuntansi persediaan,sistem akuntansi aktiva tetap,dan sistem

akuntansi pokok,sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang

selama ini belum dijalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem

akuntansi yang tidak selengkap yang diperlukan perusahaan baru.

2) Untuk Memperbaiki Informasi Yang Dihasilkan Oleh Sistem yang Sudah

Ada.

Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi

kebutuhan manajemen baik dalam hal mutu,ketepatan penyajian maupun

struktur informasi yang terdapat dalam laporan .Hal ini kemungkinan

disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan,sehingga menuntut

sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu

informasi yang lebih baik dan tepatnya penyajiannya dengan struktur

informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen

14

3) Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern.

Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu

organisasi.Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditunjukan untuk

memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga

pertanggungjawaban terhadap pengggunaan kekayaaan organisasi dapat

dilaksanakan dengan baik.Pengembangan sistem akuntansi dapat pula

ditunjukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang

dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.

4) Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaraan Catatan

Akuntansi.

Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditunjukan untuk menghemat

biaya .Informasi merupakan barang ekonomi ,untuk memperolehnya

diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain oleh karena itu dalam

menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang

diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan .Jika pengorbanan untuk

memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding

dengan manfaat yang diperoleh ,sistem yang sudah ada perlu dirancang

kembali untuk mengurangi pengorbanaan sumber daya bagi penyediaan

informasi tersebut.

15

4. Tujuan Pengendalian Intern

Secara garis besar ,pendekatan untuk merancang pengendalian

intern akuntansi adalah bertitik tolak dari dua tujuan sistem : menjaga

kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan informasi

akuntansi .Tujuan pengendalian intern akuntansi tersebut kemudian dirinci

menjadi tujuan-tujuan umum dan tujuan khusus yang diterapkan pada

transaksi pokok .Dengan memperhatikan rincian tujuan tersebut disusun

unsur-unsur yang membentuk pengendalian intern akuntansi terhadap

transaksi pokok tertentu dengan cara merinci tiga unsur pokok sistem

pengendalian intern : struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tegas ,sistem otorisasi dan prosedur pencatatan ,dan praktek

yang sehat .Unsur karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak rinci

untuk setiap transaksi pokok karena unsur sistem pengendalian intern ini

bersifat umum ,yang berlaku untuk semua transaksi perusahaan.

Rincian tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut :

1) Menjaga kekayaan perusahaan :

a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang

telah ditetapkan .

b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan

dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi :

a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan .

b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi

16

Dan tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut :

a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang

telah ditetapkan :

a) Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan

b) Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan

b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan

dengan kekayaan yang sesungguhnya ada :

a. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan

kekayaan yang sesungguhnya ada.

b. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan .

3) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan

seperti dibawah ini :

a. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang .

b. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh

pejabat yang berwenang .

c. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi :

a) Pencatatan semua transaksi yang terjadi.

b) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi

c) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar

d) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya

e) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya

f) Transaksi dicatat dan diringkas dengan telit.

17

C. Sistem Akuntansi dan Pengendalian Intern Dana Kas Kecil

Dana kas kecil merupakan unsur dari kas yang cukup penting bagi

perusahaan karena dana kas kecil digunakan untuk pengeluaran rutin yang jumlah

rupiahnya relatif kecil dan biasanya terjadi setiap hari ,dana ini tersimpan di

sebuah brangkas yang disebut petty cash box karena itu perusahaan harus

mempunyai sistem dan pengendalian intern yang baik untuk menjaga dana kas

kecil dari penyalahgunaan uang yang tidak semestinya.

1. Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Dana Kas Kecil

Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah :

1) Fungsi Kas

Dalam sistem dana kas kecil ,fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi

cek ,memintakan otorisasi atas cek ,dan menyerahkan cek kepada

pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada

saat pengisian kembali dana kas kecil.

2) Fungsi Akuntansi

Dalam sistem dana kas kecil fungsi ini bertanggung jawab atas :

(1) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan

persediaan.

(2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil

(3) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal

pengeluaran kas atau register cek

(4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana

kas kecil

18

(5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi

kas dalam pengeluaran cek sebesar yang tercantum dalam dokumen

tersebut .Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan

verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang

dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil sesuai

dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk ,dan permintaan

pengisian kembali dana kas kecil.

4) Fungsi Pemeriksa Intern

Dalam sistem kas ,fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana

kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil

penghitungannya dengan catatan kas .Fungsi ini juga bertanggung jawab

atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana

kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

2. Dokumen yang Digunakan pada Sistem Dana Kas Kecil

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah :

1) Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi

akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen

tersebut.Dalam sistem dana kas kecil ,dokumen ini diperlukan pada saat

19

pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas

kecil .

2) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta

uang kepada pemegang dana kas kecil.Bagi pemegang dana kas

kecil,dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil

olehnya.Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut

nama pemakai dana kas kecil.Seperti contoh dibawah ini

3) Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggungjwabkan pemakaian dana kas kecil.Dokumen ini

dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh

pemakai dana kas kecil .Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest

system ,bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen

pendukungnya disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas

PERMINTAAN PENGELUARAAN KAS KECIL

Diminta No.PPKK Tgl Departement Disetujui456780

Jumlah Rupiah dengan

Jumlah Rupiah …………………………………………………………………...Dengan huruf …………………………………………………………………...

Penjelasan …………………………………………………………………..………..………………………………………………………………….…………

20

kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil .Dalam imprest

system tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran kas kecil dalam

catatan akuntansi .Dalam fluctuating-fund-balance system ,bukti

pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya

diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk

dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil ,dibawah ini adalah

contoh dokumen bukti pengeluaran kas kecil.

4) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta

kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian

kembali dana kas kecil .Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest

system ,jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil

adalah sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang

tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

Jumlah yang diterima menurut Rp…………… No.BPKK 35648Jumlah yang ytelah dikeluarkan Rp…………… No.PPKK …………….Jumlah sisa lebih Rp…………… Tanggal …………….

Tgl No.Rekening Keterangan Jumlah

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….Disetujui Diperiksa Dibuat

21

arsip pemegang dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system,

pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang

tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil

namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang telah

dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil ,namun sesuai

dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh

pemegang dana kas kecil dalam fluctuating –fund-balance system dapat

lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah

dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti

pengeluaran kas kecil yang telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang

tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil .

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

1) Jurnal Pengeluaran Kas (cash disbursement journal)

Dalam sistem dana kas kecil ,catatan akuntansi ini digunakan untuk

mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam

pengisian kembali dana kas kecil .Dokumen sumber yang dipakai sebagai

dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar

yang telah dicap “lunas”oleh fungsi kas .

2) Register cek

Dalam sistem dana kas kecil ,catatan akuntansi ini digunakan untuk

mencatat cek perusahaan yang akan dikeluarkan untuk pembentukan dan

pengisian kembali dana kas kecil .

22

3) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal

khusus .Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan

yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil .

4. Pengelolaan Dana Kas Kecil

Ada dua metode yang digunakan untuk mengelola kas kecil yaitu metode

imprest dan metode fluktuasi :

1) Imprest Method

Pada metode atau sistem imprest,jumlah pada akun kas kecil selalu tetap,

yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kecil untuk membentuk

dana kas kecil ,kasir kas kecil selalu mencairkan cek ke bank yang

digunakan untuk membayar pengeluaran kecil dan setiap melakukan

pembayaran ,kasir kas kecil membuat bukti pengeluaran .Pencatatan

pengeluaran dilakukan pada saat pengisian kembali.Dengan ayat jurnal

sebagai berikut :

� Saat Pembentukan Dana Kas Kecil

D. Kas Kecil xx

K. Kas/Bank xx

� Saat Penggunaan Dana Kas Kecil

Tidak ada jurnal

23

� Saat Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

D.Beban xx

K.Kas/Bank xx

2) Fluctuation Method

Metode fluktuasi (fluctuation method) tidak berbeda dengan metode

imprest dalam hal pembentukan dana .Namun pada dana metode

fluktuasi ,saldo uang yang dicatat pada akun kas kecil selalu berubah

(tidak tetap) .Fluktuasi tersebut sesuai dengan jumlah pengisian kembali

dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.Pencatatan dilakukan secara

langsung pada saat pengeluaran .Ayat jurnal yang dibuat untuk

transaksi-transaksi yang menggunakan metode fluctuating :

� Saat Pembentukan Dana Kas Kecil

D.Kas Kecil xx

K.Kas/Bank xx

� Saat Penggunaan Dana Kas Kecil

D.Beban xx

K.Kas Kecil xx

� Saat Pengisian Kembali Dana kas Kecil

D.Kas Kecil xx

K.Kas/Bank xx

24

5. Sistem Dana Kas Kecil

Sistem dana ka kecil dibagi menjadi beberapa prosedur sebagai berikut :

1) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak

berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan

fluctuating-fund-balance system. Bukti kas keluar dilampiri dengan surat

keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh Bagian Utang ke

Bagian Kasa.Berdasarkan bukti kas keluar tersebut ,Bagian kasa

membuaat Cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas

Cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas

keluar diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar

diserahkan kepada Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh Bagian

Kasa . Bagan alir prosedur pembentukan dana kas kecil system

imprest dilukiskan pada (Lampiran 1)

2) Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas

Kecil

Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana

kas kecil imprest system sedikit berbeda dengan fluctuating-fund balance

system.Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat

dalam catatan akuntansi sehingga tidak ada dokumen yang dikirimkan

oleh pemegang dana kas kecil ke Bagian Jurnal untuk kepentingan

pencatatan .Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen

permintaan pengeluaran kas kecil .Jika pengeluaran dana kas kecil telah

25

dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil yang dilampiri

dengan permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen

pendukungnya.Dokumen - dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai

sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar

jumlah dana yang telah dikeluarkan.

Sedangkan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund

balance system,saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar

dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian

dana kas kecil setelah pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai

kepada pemakai dana kas kecil (dilampiri permintaan pengeluaran kas

kecil lembar-2),pemegang dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran

kas kecil beserta dokumen pendukungnya ke Bagian Jurnal.

Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran melalui dana kas kecil

relatif kecil ,maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam

jurnal pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat

satu persatu bukti pengeluaran kas kecil,namun satu kelompok dokumen

tersebut selama jangka waktu tertentu (harian atau mingguan).Bukti

pengeluaran kas kecil dikumpulkan oleh bagian jurnal untuk jangka

waktu tertentu ,dibuatkan rekapitulasi ,dan dicatat hasil rekapitulasinya

dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil .

Bagian jurnal kemudian menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil

kepada kartu bagian kartu biaya .Atas dasar bukti pengeluaran kas kecil

Bagian kartu biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana

26

kas kecil dalam kartu biaya.Prosedur penggunaan dana kas kecil dengan

system imprest dilukiskan pada (Lampiran 2)

3) Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system

sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating-fund-

balance system.Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system

didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti

pengeluaran kas kecil ,sedangkan dalam fluctuataing-fund balance

system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh

pemegang dana kas kecil .Di samping itu ,pengisian kembali dana kas

kecil dalam imprest system dicatat dengan mendebit rekening biaya,

sedangakan fluctuating -fund-balance system dicatat dengan mendebit

rekening dana kas kecil .

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan imprest

system, permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh

pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan

pengisi kembali kas kecil .dokumen ini dilampiri dengan bukti

pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh

pemegang dana kas kecil kepada bagian utang .bagian utang membuat

bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah yang di cantumkan dalam

permintaan pengisian kembali kas kecil .bukti kas keluar dicatat di dalam

register bukti kas keluar oleh bagian utang Bagian kas keluar lembar ke-

2 diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kartu Biaya untuk

27

kepentingan pencatatan rincian biaya overhead pabrik ,biaya administrasi

dan umum,dan biaya pemasaran dalam kartu biaya yang

bersangkutan.Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya

diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kasa .berdasarkan bukti kas

keluar tersebut ,bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan

tanda tangan otoriasi atas cek . Cek diserahkan kepada pemegang dana

kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah

dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa.Bagan alir prosedur pengisi kembali

dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating –fund-

balace system sedikit berbeda .

Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balace

system,permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh

pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan

pengisian kembali kas kecil .Namun ,dokumen ini tidak dilampiri denga

bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dalam

fluctuating –fund-balace system,dokumen pendukung (bukti pengeluaran

kas kecil dan dokumen pendukungnya )telah diserahkan oleh pemegang

dana kas kecil kepada Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan

pengeluaran kas kecil.

Dengan demikian dalam dana kas kecil denga fluctuating-fund-

balance system,permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh

pemegang dana kas kecl diserahkan kepada bagian utang tanpa dilampiri

dengan dokumen pendukung.aliran dokumen selanjutnya dalam sistem

28

dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance sistem tidak berbeda

dengan Imprest system ,dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-

fund-balance system ,bagian utang mencatat bukti kas keluar di dalam

register bukti kas keluar.Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

imprest system dilukiskan pada (Lampiran 3)