BAB IV

PAGE 44

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasaahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyano HM, 2005:129).

Analisis sistem ini akan menjelaskan tentang analisis kelemahan sistem dan analisis kebutuhan sistem yang terdiri dari kebutuhan hardware, kebutuhan software dan alat-alat pendukung.

4.1.1. Analisis Kelemahan Sistem Untuk menganalisis masalah yang ada, maka akan digunakan metode analysis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efisiency, Service). Dengan analisis ini kita dapat mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanyaa. Analisis Kinerja (Performance)Hasil analisis kinerja dapat dilihat dalam Tabel 4.1Tabel 4.1. Hasil Analisis Kinerja

ParameterHasil Analisis

a. Jumlah ProduksiPada sistem informasi penerimaan siswa saat ini dalam pengelolaa laporannya masih menggunakan metode konvesional belum menggunakan teknologi internet, sehingga tidak bisa dilakukan dengan cepat, akurat dan efisien

b. Waktu tanggapTerbatasnya waktu tatap muka dengan pihak sekolah atau petugas panitia penerimaan siswa baru membuat calon siswa dalam mencari informasi tentang penerimaan siswa baru hanya dilakukan pada saat jam tertentu saja

b. Analisis Informasi (Information)Hasil analisis informasi dapat dilihat dalam Tabel 4.2

Tabel 4.2. Hasil Analisis InformasiParameterHasil Analisis

a. Tepat WaktuKetika bersifat manual menggunakan buku, sehingga proses laporannya berjalan lambat. Terbatasnya tatap muka antara pihak sekolah membuat proses penerimaan siswa baru semakin terlambat.

b. AkuratMasalah akurasi data pada saat ini pencatatan data siswa baru masih menggunakan metode konvesional, sehingga pengontrolan mengenai laporannya sekolah dapat tidak terpantau dengan baik, sehinggadapat terjadi kemuingkinan kesalahan seperti pada data yang tidak tercatat

c. RelevanKarena inti dari sistem yang baru tersebut adalah mempermudah calon siswa dalam memperoleh informasi tentang penerimaan siswa baru, maka informasi yang dipublikasikan pastilah memudahkan dan bermanfaat bagi yang menerima.dalam hal ini para siswa .

c. Analisis Ekonomi (Economy)Hasil analisis ekonomi dapat dilihat dalam Tabel 4.3

Tabel 4.3. Hasil Analisis EkonomiParameterHasil Analisis

a. BiayaSalah satu yang terjadi adalah adanya pemborosan dalam hal biaya yang diperlukan untuk bolak balik mencari informasi tentang penerimaan siswa baru.

Calon siswa tidak perlu lagi tidak perlu datang ke sekolah (tempat penerimaan siswa baru) karena di sistem informasi ini akan disediakan yang bisa menghemat biaya siswa.

d. Analisis Kendali (control)Hasil analisis kendali dapat dilihat dalam Tabel 4.4

Tabel 4.4. Hasil Analisis KendaliParameterHasil Analisis

a. Kontrol terhadap kinerja systemKontrol terhadap sistem penerimaan dan penyebarannya masih kurang karena belum terlaksananya kontrol secara periodik dan kadang terjadi kerancauan tentang penyebaran informasi tentang penerimaan siswa baru.

e. Analisis Efisiensi (Eficiency)Hasil analisis kendali dapat dilihat dalam Tabel 4.5

Tabel 4.5. Hasil Analisis EfisiensiParameterHasil Analisis

a. Penggunaan sumber dayaDengan adanya siswa yang cukup banyak dan rata-rata sudah mengerti akan teknologi, maka dengan hasil penyampaian sekarang ini dirasa sangat kurang sekali.

f. Analisis Pelayanan (Service)Hasil analisis kendali dapat dilihat dalam Tabel 4.6Tabel 4.6. Hasil Analisis PelayananParameterHasil Analisis

a. FleksibilitasSistem yang sekarang ini belum mencakup fleksibilitas. Diharapkan sistem informasi ini nanti bisa se-fleksibel mungkin, bisa diakses kapan saja dan dimana saja.

b. Easy to useSistem yang baru juga diharapkan mudah dalam penggunaannya, baik orang yang sudah mahir atau orang awam terhadap teknologi, dalam hal ini internet.

4.1.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Dalam pembuatan sistem ini membutuhkan beberapa perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan kebutuhan pengguna.

1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)Analisis kebutuhan perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang dibutuhkan. Adapun hardware yang dibutuhkan untuk pembuatan dan penerapan aplikasi yaitu :a. Kebutuhan hardware untuk pembuatan

1). Central Processing Unit ( CPU ) Pentium IV 2,2 Ghz

2). Hard Disk 160 GB,VGA 128 MB,

3). Memory RAM 1GB

4). Disk Drive

5). Monitor

6). Keyboard 7). Mouse

8). Printer2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk melakukan pengerjaan dalam data processing sistem untuk mendukung bekerjanya sistem-sistem komputer. Kebutuhan yang dibutuhkan adalah Sistem Operasi, serta kebutuhan-kebutuhan lainnya bisa didapatkan secara gratis karena aplikasi pendukung bersifat open source. Adapun software yang dibutuhkan untuk pembuatan dan penerapan aplikasi yaitu :

a. Sistem Operasi Windows 7b. Microsoft Office 2007

c. Apache Triad 1.5 Web server

d. PHP Programming

e. MySQL Database

f. Easy Caseg. Microsoft Visio 2007

3. Kebutuhan pengguna

Pengguna yang dapat menggunakan sistem ini adalah para calon siswa baru yang mendaftar di SMK Negeri 1 Singgahan.4.1.3. Analisa Sistem Yang BerjalanAnalisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang berjalan. Pokok-pokok yang dianalisis meliputi analisis prosedur atau aliran data, diagram konteks, dan data flow diagram. Ini dilakukan untuk mengevaluasi dan memberikan gambaran rencana pemecahan masalah yang dihadapi.

4.1.3.1. Analisis Prosedur Yang Sedang BerjalanProsedur kerja yang ada pada sistem informasi penerimaan siswa baru yang sedang berjalan di SMK Negeri 1 Singgahan adalah sebagai berikut :

1. Siswa menyerahkan formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap beserta kelengkapan persyaratan yang telah ditentukan ke Panitia Penerimaan Siswa Baru (PPSB).

2. Lalu Panitia Penerimaan Siswa Baru (PPSB) akan memeriksa formulir pendaftaran serta kelengkapannya, apabila telah sesuai PPSB akan mencatatnya sebagai data siswa baru sementara dan apabila kelengkapan persyaratan tidak lengkap PPSB akan mengembalikan kembali kepada siswa. 3. Setelah itu PPSB akan menyeleksi NEM calon siswa lalu membuat Surat Pemberitahuan Kelulusan yang harus ditandatangani kepala sekolah untuk diberikan kepada siswa. 4. Kemudian siswa yang sudah mempunyai surat pemberitahuan kelulusan dengan keterangan diterima, akan melakukan registrasi dengan membawa surat keterangan diterima dan mengisi formulir registrasi untuk dijadikan daa siswa baru

4.1.3.2. Flow mapAdapun flowmap yang digambarkan dari prosedur yang sedang berjalan pada sistem informasi penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut :Gambar 4.1 Flow MapSistem Informasi Penerimaan Siswa Baru yang sedang BerjalanKeterangan :

PPSB : Panitia Penerimaan Siswa Baru

F.PSB : Formulir Penerimaan Siswa Baru4.1.4. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Evaluasi sistem merupakan perbandingan dari sistem lama dengan sistem baru. Untuk mengetahui kelebihan dari sistem yang baru ialah berupa pengolahan data yang bersifat komputerisasi yang akan menghasilkan suatu informasi yang akurat dan efisien.

Kelemahan dari sistem informasi yang lama adalah untuk mendaftar masih dilakukan dengan mencatat setiap data calon siswa ke dalam buku besar dan menyimpannya di dalam ruangan yang berisi dokumen-dokumen lain sehingga dokumen tersebut terampur, hal ini akan memperlambat pencarian data setiap siswa jika data tersebut diperlukan sewaktu-waktu.

Pada proses seleksi masih sering terjadi kesalahan, karena panitia harus mendata kembali setiap calon siswa beserta NEM nya lalu dirata-ratakan dengan menggunakan alat hitung manual yang dapat mengakibatkan kesalahan dalam hasilnya.

Solusi dari kelemahan sistem tersebut adalah dibuatnya program aplikasi dengan suatu database dimana data yang di butuhkan untuk proses penerimaan siswa baru dapat mudah disimpan dan dicari, serta perhitungan seleksi NEM yang dapat memperkecil adanya kesalahan dalam menghitung dan menjadikan pengolahan dat penerimaan siswa baru lebih efektif dan efisien.

4.2. Perancangan SistemAnalisis perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan oleh sistem informasi penerimaan siswa baru di SMK Negeri 1 Singgahan sehingga diusulkan perbaikan-perbaikannya.4.2.1. Tujuan Perancangan SistemPerancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponen-komponen system informasi, objek yang digunakan, perancangan arsitektur program yang akan dibuat, perancangan Tampilan dan perancangan menu. Selain itu, perancangan sistem ini bertujuan untuk mempermudah sistem Pendaftaran dan Penerimaan Siswa Baru di SMK Negeri 1 Singgahan.

4.2.2. Gambaran Umum Yang Di UsulkanPerancangan ini terdiri dari Flowmap sistem yang diusulkan beserta Diagram Konteks, DFD dan Kamus Data.

Perbedaan antara sistem yang lama dengan sistem yang baru adalah pada proses input data, sistem yang lama dilakukan dengan mencatat di dalam sebuah buku besar sementara sistem yang baru di catat dan disimpan dalam sebuah database. Penyeleksian NEM di sistem yang lama dilakukan dengan perhitungan manual sementara di sistem baru dilakukan dengan suatu program.4.2.3. Perancangan Prosedur yang DiusulkanAdapun perancangan prosedur kerja yang diusulkan pada sistem informasi penerimaan siswa baru di SMK Negeri 1 Singgahan adalah sebagai berikut : 1. Siswa menyerahkan formulir pendaftaran yang telah diisi beserta persyaratan kelengkapan yang telah ditentukan ke Panitia Penerimaan Siswa Baru (PPSB).

2. Lalu PPSB akan memeriksa formulir pendaftaran serta kelengkapannya, apabila telah sesuai PPSB akan mencatatnya sebagai data siswa baru sementara dan apabila kelengkapan persyaratan tidak lengkap PPSB akan mengembalikan kembali kepada siswa, setelah itu PPSB akan menyeleksi NEM calon siswa yang telah terdaftar di data siswa baru sementara.

3. Membuat laporan surat pemberitahuan yang harus di tanda tangani kepala sekolah untuk diberikan kepada siswa.4.2.3.1 Flow Map Penerimaan Siswa Baru

Adapun flowmap yang digambarkan dari prosedur yang diusulkan pada sistem informasi penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut :Gambar 4.2 Flow Map

Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru yang Diusulkan

Keterangan :

PPSB : Panitia Penerimaan Siswa Baru

F.PSB : Formulir Penerimaan Siswa Baru

A : Arsip Laporan hasil Seleksi

4.2.3.2 Diagram KonteksDiagram konteks adalah suatu diagram yang menggambarkan sistem dalam suatu lingkungan dan hubungan dengan entitas luar. Lingkungan tersebut menggambarkan sistem secara keseluruhan dan proses sistem tersebut. Selain itu juga diagram konteks merupakan suatu diagram yang dapat memperlihatkan daerah objek studi dan aliran datanya dibuat untuk tingkat atas.

Gambar 4.3 Diagram Konteks Diagram Yang DiusulkanDalam diagram konteks yang diusulkan terdiri dari tiga entitas yaitu siswa, kepala sekolah dan admin. Siswa memberikan kelengkapan pesyaratan dan FPSB yang diisi lengkap. Kepala sekolah menerima laporan data siswa baru dan laporan hasil seleksi. Admin bertugas mengolah data siswa dan menyeleksi data siswa. 4.2.3.3 Data Flow Diagram (DFD)Bentuk data flow diagram dari perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru dapat dilihat pada gambar berikut :1. DFD Level 0

Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru2. DFD Level 1 Proses 1.0 (Pengelolaan Data Menu Admin)

Gambar 4.5. DFD Level 1 Proses 1.0 (Pengelolaan Data Menu Admin)3. DFD Level 1 Proses 2.0 (Pengelolaan Data Siswa)Gambar 4.6. DFD Level 1 Proses 2.0 (Pengelolaan Data Siswa)

4. DFD Level 1 Proses 3.0 (Pengelolaan Data Kelas)Gambar 4.7. DFD Level 1 Proses 3.0 (Pengelolaan Data Kelas)

4.3. Perancangan DatabasePerancangan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam pembuatan basis data. Permasalahan yang dihadapi pada waktu perancangan yaitu bagaimana basis data yang akan dibangun ini dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan perancangan basis data baik secara fisik maupun secara konseptualnya.4.3.1. Relasi TabelRelasi tabel digunakan untuk mengelompokan data dan menunjukan relasi antar tabel yang terdapat dalam database sehingga modifikasi pada database menjadi mudah untuk dilakukan.

Berikut adalah relasi antar tabel sistem informasi e-learning adalah sebagai berikut :Gambar 4.8. Gambar Relasi Antar Tabel

4.3.2. Entity Relationship Diagram (ERD)Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan diagram yang digunakan untuk merancang suatu basis data, untuk memperlihatkan hubungan atau relasi antar entitas atau objek yang terlihat beserta atributnya.Gambar 4.4. Entity Relational Diagram4.3.3. Struktur FileStuktur file merupakan suatu objek sistem perangkat lunak yang merupakan elemen-elemen dari sistem perangkat lunak yang dirancang, salah satu yang harus didokumentasikan oleh sistem untuk membuat informasi.

Struktur file menunjukan arus data yang terdiri dari item item data atau file data. Struktur data menerangkan property yang dimiliki oleh tiap tiap item data atau file data.Deskripsi Struktur File :1. Struktur File LoginNama File:LoginMedia:Hardisk

Primery Key:User_IdNama FieldType DataSizeKeterangan

User_idChar15Primary Key

User_nameChar50Nama Petugas

PasswordChar25Password

2. Struktur File DaftarNama File:DaftarMedia:Hardisk

Primery Key:No_PesertaNama FieldType DataSizeKeterangan

No_PesertaChar6Foreign Key

TanggalDatetime8Tanggal

3. Struktur File Seleksi

Nama File:Seleksi

Media:Hardisk

Primery Key:No_Peserta

Nama FieldType DataSizeKeterangan

No_PesertaChar6Primary Key

TanggalDatetime8Tanggal

Nilai_MTKInt4Nilai Matematika

Nilai_IndonesiaInt4Nilai Indonesia

Nilai_InggrisInt4Nilai Inggris

Nilai_agamaInt4Nilai Agama

Nilai_rata-rataInt4Nilai_rata-rata

KelasChar3Kelas

4. Struktur File Siswa

Nama File:Siswa

Media:Hardisk

Primery Key:No_Peserta

Nama FieldType DataSizeKeterangan

No_PesertaChar6Primary Key

No_IndukChar8Primary Key

Nama_SiswaChar25Nama_Siswa

Jenis_kelaminChar9Jenis_kelamin

Tempat_LahirChar25Tempat_Lahir

Tgl_LahirChar8Tgl_Lahir

AgamaChar9Agama

Anak_keChar2Anak_ke

Status_keluargaChar15Status_keluarga

Alamat_siswaChar 30Alamat_sisiwa

Telepon_siswaChar15Telepon_siswa

Diterima_kelasChar 3Diterima_kelas

Diterima_tglChar 8Diterima_tgl

Asal_sekolahDatetime 25Asal_sekolah

Alamat_sekolahChar 30Asal_sekolah

Telepon_sekolahChar 15Telepon_sekolah

STTB_TahunChar 4STTB_Tahun

STTB_KodeChar 7STTB_Kode

STTB_NoChar 9STTB_No

Nama_ayahChar 25Nama_ayah

Nama_IbuChar 25Nama_Ibu

Alamat_ortuChar 30Alamat_ortu

Telepon_ortuChar 15Telepon_ortu

Pekerjaan_AyahChar 25Pekerjaan_Ayah

Pekerjaan_IbuChar 25Pekerjaan_Ibu

Nama_WaliChar 25Nama_Wali

Alamat_WaliChar30Alamat_Wali

Pekerjaan_WaliChar 25Pekerjaan_Wali

4.3.4. Perancangan Antar Muka

Antarmuka pengguna atau yang biasa disebut User Interface merupakan bentuk tampilan grafis yang berhubungan langsung dengan pengguna (user). User Interface berfungsi untuk menghubungkan / penterjemah informasi antara pengguna dengan sistem operasi, sehingga komputer tersebut bisa digunakan.User interface, dengan demikian, bisa juga diartikan sebagai mekanisme inter-relasi atau integrasi total dari perangkat keras dan lunak yang membentuk pengalaman berkomputer. Dari sisi software ia bisa berbentuk Graphical User Interface (GUI) atau Command-Line Interface (CLI), sedangkan dari sisi hardware ia bisa berbentuk SCSI, IDE (atau ATAPI), Apple Desktop Bus (ADB), USB, dan Fire Wire. Tujuan dari pembuatan program ini adalah untuk mempermudah dan mempercepat aktivitas yang berhubungan dengan pengolahan data dan untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik.4.3.4.1 HIPO (Hierarchy Input Proses Output)Perancangan program ini menggabungkan / mengintegrasikan beberapa bagian seperti yang tergambar dalam struktur menu berikut ini :

Gambar 4.5. HIPO Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru4.3.4.2 Struktur MenuPada tahap ini merupakan bentuk rancangan dari program aplikasi yang penyusun rancang, berikut adalah rancangannya :Gambar 4.6. Struktur Menu4.3.4.3 Perancangan Input

Perancangan input merupakan gambaran dari program aplikasi memasukan data yang akan diuat. Perancangan ini yang pertama kali keluar pada program aplikasi yang akan dibauat adalah login. Dimana login ini berfungsi sebagai keamanan data yang merupakan pintu untuk masuk ke program aplikasi. Jadi untuk masuk ke program aplikasi pertama kali kita harus mengisi login yang didalamnya terdapat user dan password.Perancangan untuk tampilan input pada program adalah sebagai berikut :1. Form LoginForm login berfungsi untuk melakukan login user dapat mengakses program. Berikut rancangan form login :Gambar 4.7. Form Login

2. Form Menu Utama

Pada form menu utama terdapat beberapa tools tang dapat digunakan yaitu file, laporan dan exit. Pada tools file di dalamnya terdapat dat pendaftaran dan data siswa baru. Pada tools lapoan didalamnya terdapat laporan hasil seleksi dan laporan data siswa baru. Pada tools exit berisi keluar dari program.

Gambar 4.8. Form Menu Utama3. Input PendaftaranPada form input pertama yaitu form pendaftaran siswa baru yang digunakan untuk memasukan data siswa baru yang mendaftar.

Gambar 4.9. Form Pendaftaran4. Form Registrasi UlangPerancangan input selanjutnya adalah form registrasi ulang yang digunakan untuk memasukan data siswa yang telah diterima, rancangannya dapat dilihat pada gambar 4.10.Gambar 4.10. Form Registrai Ulang

4.3.4.4 Perancangan Output

Perancangan output merupakan prancangan aplikasi keluaran yang digunakan sebagai informasi. Perancangan output pertama yaitu laporan hasil seleksi, laporan ini didapatkan dari data siswa yang mendaftar yang sudah di seleksi berdasarkan NEM. Perancangan untuk tampilan output pada program adalah sebagai berikut :1. Output Pendaftaran OnlineAdapun perancangannya adalah sebagai berikut :

Gambar 4.11. Form Output Pendaftaran Online2. Output Hasil Seleksi

Gambar 4.12. Form Output Hasil Seleksi3. Output Laporan SiswaGambar 4.13. Form Output Laporan Siswa4.3.5. Perancangan Arsitektur Jaringan

Perancangan arsiktektur jaringan adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer. Pada perancangan Arsitektur ini disesuaikan dengan fungsinya bagi pengguna agar tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan yaitu perancangan menu Admin dan perancangan menu User.

Gambar 4.13. Gambar Arsitektur Jaringan yang diusulkan

32