Bab IV Sistem Informasi Penjualan

30
28 BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem merupakan tahap yang sangat penting dalam pembangunan sebuah sistem, karena pada tahap ini akan menentukan tahapan selanjutnya serta baik atau tidaknya hasil perancangan yang akan diperoleh. Tahap perancangan sistem dapat digambarkan sebagai tahap perancangan untuk membangun suatu sistem dan mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat kerasnya, sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik bagi pemakai. Tahap perancangan sistem ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai, selain itu juga memberikan gambaran yang jelas dan mudah dimengerti untuk tahap pembuatan programnya. Diharapkan dengan adanya rancangan ini, waktu proses akan lebih cepat, yang berarti juga akan menghasilkan informasi serta pengambilan keputusan yang lebih cepat, efektif, efisien dan memperkecil terjadinya kesalahan.

description

Bab IV Sistem Informasi Penjualan

Transcript of Bab IV Sistem Informasi Penjualan

28

BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Perancangan sistem merupakan tahap yang sangat penting dalam

pembangunan sebuah sistem, karena pada tahap ini akan menentukan

tahapan selanjutnya serta baik atau tidaknya hasil perancangan yang

akan diperoleh.

Tahap perancangan sistem dapat digambarkan sebagai tahap

perancangan untuk membangun suatu sistem dan mengkonfigurasikan

komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat kerasnya,

sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik bagi pemakai. Tahap

perancangan sistem ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai,

selain itu juga memberikan gambaran yang jelas dan mudah dimengerti

untuk tahap pembuatan programnya.

Diharapkan dengan adanya rancangan ini, waktu proses akan lebih

cepat, yang berarti juga akan menghasilkan informasi serta

pengambilan keputusan yang lebih cepat, efektif, efisien dan

memperkecil terjadinya kesalahan.

4.1 Gambaran Sistem

Perancangan sistem ini akan menjelaskan perancangan arus

dokumen (flow map), perancangan perangkat lunak yang digambarkan

29

dalam bentuk diagram konteks, diagram arus data (DFD), Entity

Relationship Diagram (ERD), struktur file dan struktur program.

Berdasarkan pengidentifikasian masalah terhadap kebutuhan sistem

yang ada pada Toko Sinar Padang Sambean, maka dilakukan suatu

perancangan sistem. Sistem tersebut akan dirancang menyangkut

pengolahan data persediaan barang, pembelian barang dan penjualan

barang. Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada di Toko Sinar

Padang Sambean berupa kurang efisiennya waktu, kurang terjaminnya

keamanan data, proses yang masih dilakukan secara manual,

lambatnya proses pembuatan laporan dan sebagainya, maka dirancang

suatu program yang mampu mengatasi masalah-masalah tersebut, yang

mana program tersebut dapat memproses dan mengolah data yang

disimpan kedalam database, serta dapat dijadikan sebagai bahan acuan

untuk sebuah laporan.

4.2 Analisis Sistem Yang Berjalan

Dilihat dari sistem yang sedang berjalan di Toko Sinar ini, transaksi

yang dilakukan dapat dijelaskan seperti di bawah ini :

1. Konsumen akan mencari barang yang akan dicari kemudian

menyerahkan barang tersebut ke kasir untuk dilakukan transaksi

pembayaran.

30

2. Untuk Prosedur Pembelian atau pengadaan barang yang

melakukan trasnsaksi ini adalah pimpinan dimana barang akan

dibeli langsung ke supplier sesuai list pesanan barang dipesan.

3. Didalam Prosedur pembuatan laporan kasir harus mencatat hasil

transaksi laporan setiap harinya untuk menentukan barang yang

terjual dan laporan tersebut akan diperiksa oleh pimpinan.

Untuk lebih jelasnya, berikut gambar flowmap berjalan dari prosedur

proses yang terjadi pada Toko Sinar, sebagai berikut :    

31

Gambar 4.1  Flow Map pembelian barang (yang sedang berjalan)

4.2.1 Prosedur Pembelian Barang

Keterangan :

LPB   : List Pesanan Barang

DPB : Data Pembelian Barang

32

Pada gambar 4.1 dapat dijelaskan tentang prosedur pemasukan barang ke

Toko Sinar, yaitu sebagai berikut :

1. Pimpinan mencatan daftar yang akan dibeli ke supplier, kemudian

dibuatkan list pembelian barang yang akan diserahkan ke supplier.

2. Supplier menerima list pembuatan barang lalu dibuatkan faktur

sebanyak dua rangkap.

3. Faktur di terima oleh pimpinan, kemudian dilakukan pengecekan

barang. Jika barang tidak sesuai maka faktur tersebut akan

dikembalikan kepada supplier. Jika barang sesuai dengan pesanan

makan faktur tersebut ditanda tangani oleh pimpinan.

4. Faktur yang sudah ditanda tangani, rangkap pertama digunakan oleh

pimpinan untuk membuat data pembelian barang untuk di catat ke data

barang masuk serta diarsipkan. Sedangkan rangkap kedua diserahkan

kepada supplier.

33

Gambar 4.2  Flow Map penjualan barang (yang sedang berjalan)

4.2.2 Prosedur Penjualan barang

Pada gambar 4.2 merupakan prosedur atau proses penjualan barang di

Toko Sinar yaitu sebagai berikut :

1. Konsumen menyerahkan barang yang akan dibeli kepada kasir.

2. Kasir melakukan pencatatan penjualan barang kemudian menghitung

total barang yang dibeli oleh konsumen. Serta mengkonfirmasikan

kepada konsumen total yang harus dibayarkan.

34

3. Setelah menerima pembayaran oleh konsumen kemudian kasir

membuatkan struk penjualan barang sebanyak dua rangkap. Rangkap

pertama diserahkan kepada konsumen. Sedangkan rangkap kedua

digunakan untuk pembuatan laporan penjualan yang akan diserahkan

kepada pimpinan.

4.3 Identifikasi Masalah Terhadap Sistem Yang Sedang Berjalan

Informasi mengenai  pengolahan data persediaan  barang dan

pembuatan laporannya di Toko Sinar masih menggunakan sistem yang

manual. Dengan sistem ini segala sesuatu dikerjakan dengan cara

manual seperti pembuatan laporannya, pencatatan pembelian dan

penjualan barang, serta proses-proses lainnya sehingga waktu yang

digunakan kurang efektif.

Ada beberapa permasalahan yang dihadapi didalam sistem yang

sedang berjalan saat ini, diantaranya :

1. Sistem yang berjalan saat ini masih manual dengan melakukan

pembelian dan penjualan barang secara tetulis maka akan

menghabiskan waktu yang cukup banyak.

2. Pada perhitungan data penjualan masih menggunakan manual,

sering terjadi kesalahan perhitungan dalam melakukan trasnsaksi.

3. Penyimpanan data barang, data transaksi penjualan, data

trasnsaksi pembelian masih tersimpan didalam buku.

35

4. Didalam pencarian data barang seorang pengelola sering

mengeluh karena data yang tersimpan didalam arsip sangat

banyak dan akan membutuhkan waktu yang lama.

4.4 Perubahan Prosedur

Maksud dari perubahan prosedur ini adalah perbaikan prosedur dari

sistem yang telah ada dan penambahan proses baru untuk menunjang

perbaikan dari sistem. Adapun perubahan prosedur tersebut dapat

dilihat pada Flow Map Sistem Informasi Penjualan yang diusulkan

dibawah ini :

Gambar 4.3  Flow Map pembelian barang (yang diusulkan)

36

Dari gambar 4.3 diatas dapat dijelaskan tentang prosedur pembelian

barang yang diusulkan di Toko Sinar Padang Sambean sebagai berikut:

1. Pimpinan membuat daftar kebutuhan barang dan membuat list

pesanan barang yang dibeli. Dimana list pesanan barang ini akan

diberikan ke supplier untuk dilakukan pemesanan barang.

2. List pesanan barang diterima oleh supplier kemudian dibuatkan

nota berupa faktur sebanyak dua rangkap.

3. Faktur tersebut kemudian diterima oleh pimpinan serta

melakukan pengecekan barang yang di pesan. Apabila barang

tidak sesuai maka faktur tersebut dikembalikan ke supplier.

Apabila faktur tersebut sesuai dengan pesanan maka faktur

tersebut akan ditandatangani. Faktur pertama akan diterima oleh

pimpinan sedangkan faktur kedua diserahkan ke supplier.

4. Dari faktur yang sudah ditanda tangan. Maka pimpinan

melakukan pemasukan data pembelian ke database serta

membuat lamporan pembelian barang.

37

Gambar 4.4  Flow Map penjualan barang (yang diusulkan)

 

Dari gambar 4.4 diatas dapat dijelaskan tentang prosedur

pengolahan penjualan barang yang diusulkan di Toko Sinar Padang

Sambean sebagai berikut:

1 Konsumen menyerahkan daftar barang yang akan dibeli kepada

kasir.

2 Kasir mencatat data penjualan ke database serta menghitung

total barang yang dibeli konsumen. Kemudian kasir

menginformasikan total harga barang yang harus dibayar.

3 Konsumen melakukan pembayaran barang yang dibeli kepada

kasir, kemudian kasir melakukan mencetakan struk penjualan

sebanyak dua rangkap. Dimana rangkap pertama diserahkan

kepada konsumen. Sedangkan rangkap kedua di arsipkan oleh

kasir.

4 Dari total keseluruhan penjualan. Kasir melakukan pembuatan

laporan penjualan barang. Dimana laporan ini nantinya akan

diserahkan kepada pimpinan.

4.5  Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram yang digunakan untuk

menggambarkan sistem secara keseluruhan yang mewakili seluruh

38

proses yang terjadi, dan menggambarkan bagaimana hubungan antara

proses utama dan entitas yang terlibat dalam pengolahan data

penjualan di Toko Sinar Padang Sambean. Untuk lebih jelasnya dapat

dilihat pada diagram konteks di bawah ini:

Gambar 4.5  Diagram Konteks Sistem Informasi Penjualan

4.6  Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang

akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik

dimana data tersebut akan disimpan. DFD juga dapat digunakan untuk

menggambarkan arus data terstruktur dan jelas mulai dari input data,

pemrosesan sampai dengan outputnya.

39

4.6.1   DFD Level 1

Gambar 4.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penjualan Barang

 Dari gambar 4.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penjualan Barang

dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Input Data Supplier

Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data supplier

baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian dan

penghapusan data supplier. Kemudian akan disimpan dalam

sebuah tabel.

2. Input Jenis Barang

Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data jenis

Barang baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian

40

dan penghapusan data jenis Barang. Kemudian akan disimpan

dalam sebuah tabel.

3. Input Data Barang

Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data Barang

baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian dan

penghapusan data Barang. Kemudian akan disimpan dalam

sebuah tabel.

4. Input Pengguna

Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data pengguna

sistem informasi baik itu untuk proses penginputan, pengeditan,

pencarian dan penghapusan data user. Kemudian akan disimpan

dalam sebuah tabel.

5. Input Pembelian Barang

Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data pembelian

Barang ke supplier baik itu untuk proses penginputan,

pengeditan, pencarian dan penghapusan data pembelian Barang.

Kemudian akan disimpan dalam sebuah tabel.

6. Input Penjualan Barang

Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data Penjualan

Barang ke konsumen Kemudian akan disimpan dalam sebuah

tabel.

7. Pembuatan Laporan

41

Proses ini berfungsi untuk  membuat laporan, yaitu laporan data

pemasok, data jenis Barang, data Barangl, data pengguna, data

pembelian barang dan data penjualan barang.

4.7 Kamus Data

Nama arus data : Input barang

Alias : Penambahan Barang

Aliran : Proses 1.0 - Pimpinan

Proses 2.0 – Tbl Jenis Barang

Penjelasan : Untuk Penambahan Barang

Periode : Setiap terjadi penambahan barang

Volume : Tidak terbatas

Struktur Data : Isi

Isi = {Kode_Barang + Nama_Barang + Kode_Jenis + Satuan

+ Harga_Beli + Harga_Jual + Stok }

Kode_Barang *Terdiri dari 5 digit*

Nama arus data : Pembelian barang

Alias : Nota pembelian

Aliran : Proses 1.0 - Pimpinan

Proses 4.0 – Tbl Data Supplier

Penjelasan : Untuk Pesanan Pembelian Barang

Periode : Setiap terjadi pembelian barang

42

Volume : Rata-rata perhari 10 pesanan pembelian

Struktur Data : Header + Isi

Header = No_Nota + Tgl_Pembelian + Nama_Supplier +

Alamat_Supplier

No_Nota *Terdiri dari 20 digit*

Tgl_Pembelian = Tgl + Bln + Tahun

Isi = 1{Kode_Barang + Nama_Barang + Qty + Harga }10

Nama arus data : Penjualan barang

Alias : Nota penjualan

Aliran : Proses 6.0 - Kasir

Proses 3.0 – Tbl Barang

Penjelasan : Untuk Penjualan Barang

Periode : Setiap terjadi penjualan barang

Volume : Tidak terbatas

Struktur Data : Header + Isi

Header = No_Nota + Tgl_Penjualan

No_Nota *Terdiri dari 20 digit*

Tgl_Pembelian = Tgl + Bln + Tahun

Isi = {Kode_Barang + Nama_Barang + Qty + Harga }

4.8 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah diagram yang

menggambarkan model relasi antara rancangan data tersimpan. Model

43

relasi ini dibutuhkan untuk menggambarkan relasi antara data yang

tersimpan pada DFD. Hubungan antara entitas atau ERD pada sistem

informasi ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 4.7  Entity Relationship Diagram Sistem Penjualan Barang

Dari gambar 4.7 ERD Sistem Penjualan Barang dapat dijelaskan

sebagai berikut :

1.   Supplier mensupplai barang. Hubungan ini menghasilkan tabel

sebanyak 2 buah yaitu Tabel Pembelian Barang dan Tabel

Pembelian Barang Detail. Adapun entitas dari masing masing

tabel adalah sebagai berikut:

Tabel Pembelian Barang : No_Nota, Tanggal, dan

Kode_Supplier,id_User.

44

Tabel Pembelian Barang Detail : No_Nota,

Kode_Barang, Jumlah, Harga.

2.   Barang yang dijual ke customer. Dari hubungan ini menghasilkan

tabel sebanyak 2 buah yaitu Tabel Penjualan Barang dan Tabel

Penjualan Barang Detail. Adapun entitas dari tabel-tabel tersebut

adalah sebagai berikut:

Tabel Penjualan Barang : No_Nota, Tanggal,

Total,Diskon,Bayar, dan id_User.

Tabel Penjualan Barang Detail : No_Nota,

Kode_Barang, Jumlah, Harga.

3.  Tabel Supplier memiliki entitas : Kode_Supplier, Nama_supplier,

Alamat, Telp, dan Email.

4.  Tabel Barang memiliki entitas : Kode_Barang, Nama_Barang,

Kode_Supplier, Jenis, Satuan, dan Harga.

5. Dari hasil transaksi pembelian dan penjualan barang, akan

mempengaruhi stok barang pada tabel barang. Tabel barang

memiliki entitas : Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis,

Satuan,jumlah, Harga_Beli,Harga_Jual.

Berdasarkan ERD diatas maka dalam Sistem Informasi Penjualan di

Toko Sinar Padangsambean akan menghasilkan 8 buah tabel.

4.9 Perancangan Basis Data

45

Dari sistem yang diusulkan, dapat ditentukan kebutuhan file

database berdasarkan data masukan dan data keluaran. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:

Nama Tabel     : TblSupplier

Field Kunci     : Kode_Supplier

Keterangan      : Tabel untuk mengolah data Supplier

Tabel 4.1 Struktur File Tabel Supplier

Nama Type Ukuran Key KeteranganKode_Supplier Varchar 5 * Kode Supplier

(Primary Key)

Nama Varchar 20 Nama Supplier

Alamat Varchar 100 Alamat Supplier

Telp Varchar 20 Telp Supplier

Email Varchar 50 Email Supplier

Nama Tabel     : TblJenis

Field Kunci     : Kode_Jenis

Keterangan      : Tabel untuk mengolah data Jenis Barang

Tabel 4.2 Struktur File Tabel Jenis Barang

Nama Type Ukuran Key KeteranganKode_Jenis Varchar 5 * Kode Jenis

(Primary Key)

46

Nama Varchar 20 Nama Jenis

Nama Tabel     : TblBarang

Field Kunci     : Kode_Barang

Keterangan      : Tabel untuk mengolah Data Barang

Tabel 4.3 Struktur File Tabel Barang

Nama Type Ukuran Key KeteranganKode_Barang Varchar 5 * Kode Barang

(Primary Key)

Nama Varchar 20 Nama Barang

Kode_Jenis Varchar 5 ** Kode Jenis Barang

Satuan Varchar 10 Satuan Barang

Harga_Beli Int 11,0 Harga Beli Barang

Harga_Jual Int 11,0 Harga Jual Barang

Jumlah Int 11,0 Jumlah Stok

Nama Tabel     : TblPembelian

Field Kunci     : No_Nota

Keterangan      : Tabel untuk mengolah Pembelian Barang

Tabel 4.4 Struktur File Tabel Pembelian Barang

47

Nama Type Ukuran Key KeteranganNo_Nota Varchar 20 * No Nota Pembelian

(Primary Key)

Tanggal Date 8 Tanggal Transaksi

Kode_supplier Varchar 5 ** Kode Supplier

Id_User Varchar 5 ** Id Pengguna

Nama Tabel     : TblPenjualan

Field Kunci     : No_Nota

Keterangan      : Tabel untuk mengolah data Penjualan Barang

Tabel 4.5 Struktur File Tabel Penjualan Barang

Nama Type Ukuran Key KeteranganNo_Nota Varchar 20 * No Nota Penjualan

(Primary Key)

Tgl Date 8 Tanggal Transaksi

Total Int 11 Total Transaksi

Diskon Int 11 Diskon

Bayar Int 11 Bayar

Id_User Varchar 5 ** Id Pengguna

Nama Tabel     : TblPembelianDetail

48

Field Kunci     : No_Nota

Keterangan      : Tabel untuk mengolah data Detail Pembelian Barang

Tabel 4.6 Struktur File Tabel Detail Pembelian Barang

Nama Type Ukuran Key KeteranganNo_Nota Varchar 20 ** No Nota Pembelian

(Foreign Key)

Kode_Barang Varchar 5 ** Kode Barang

Jumlah Int 11 Jumlah brg masuk

Harga Int 11 Harga Barang

Nama Tabel     : TblPenjualandetail

Field Kunci     : No_Nota

Keterangan      : Tabel untuk mengolah data Detail Barang Keluar

Tabel 4.7 Struktur File Tabel Detail Penjualan Barang

Nama Type Ukuran Key KeteranganNo_Nota Varchar 20 ** No Nota Penjualan

(Foreign Key)

Kode_Barang Varchar 5 ** Kode Barang

Jumlah Int 11 Jumlah brg

Harga Int 11 Harga Barang

Nama Tabel     : TblUser

49

Field Kunci     : Id

Keterangan      : Tabel untuk mengolah data User

Tabel 4.8 Struktur File Tabel User

Nama Type Ukuran Key KeteranganId_User Varchar 5 * Id Pengguna

(Primary Key)

Username Varchar 10 Nama Pengguna

Password Varchar 32 Password

Pengguna

Level Int 11 Level Pengguna

4.10 Relasi Tabel

Relasi tabel memperlihatkan relasi atau hubungan antar tabel yang

digunakan dalam sistem ini. Relasi tabel tersebut dapat digambarkan

sebagai berikut :

50

Gambar 4.8 Relasi Tabel

4.11 Struktur Menu

Pada sub bab ini akan dijelaskan bentuk rancangan menu dari

aplikasi yang akan dibuat, bentuk rancangan pada menu utama dan sub

menu aplikasi yaitu sebagai berikut:

51

Gambar 4.9 Struktur Menu Sistem Penjualan Barang

4.12 Identifikasi Aliran Data

Adapun aliran data yang ada pada sistem ini adalah:

1.  Input

Adalah menu yang disediakan untuk mamasukan atau

menginputkan data supplier dan data barang.

2.   Transaksi

Adalah menu yang disediakan untuk jenis transaksi berupa

transaksi pembelian barang dan transaksi penjualan barang.

3.   Laporan

Adalah menu yang disediakan untuk mencetak laporan bulanan

yang diperlukan yaitu laporan  data barang masuk, laporan data

barang keluar, laporan data stok barang.