BAB IV RANCANGAN SISTEM USULANPotongan+Kasbon+Koperasi+Total_Potongan+ Gaji_Bersih Footer =...

37

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Pada rancangan sistem usulan ini, penulis melakukan pembangunan sistem

informasi penggajian guru yang terkomputerisasi pada SMK Al-Washliyah

Jakarta mulai dari proses absensi dan rekapitulasi absen, perhitungan gaji,

pembuatan slip gaji serta pembuatan laporan gaji.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Setelah mengamati prosedur sistem berjalan penggajian guru pada SMK

Al-Washliyah Jakarta, maka dibawah ini adalah prosedur sistem yang penulis

usulkan:

1. Proses Absensi dan Rekapitulasi Absen

Dalam tahap ini, guru menginput absen hadir di file absensi. Lalu, akan

secara otomatis data absen guru akan tersimpan. Setelah itu, bendahara akan

melakukan rekap absen setiap bulan dengan melihat file absensi dan file

guru.

2. Proses Perhitungan Gaji

Pada tahap ini, bendahara melakukan perhitungan gaji dengan melihat file

absensi, file jabatan dan file potongan yang kemudian data gaji akan di input

di file gaji.

3. Proses Pembuatan Slip Gaji

Setelah proses perhitungan gaji, bendahara akan melihat data gaji yang telah

tersimpan di file gaji. Yang kemudian file gaji tersebut akan tersimpan juga

38

di file slip gaji. Kemudian, bendahara mencetak slip gaji di file slip gaji dan

slip gaji tersebut diberikan kepada guru.

4. Proses Pembuatan Laporan Gaji

Setiap akhir bulan, bendahara melakukan pembuatan laporan penggajian

yang ada di file gaji. Lalu, laporan tersebut diberikan ke Kepala Sekolah

untuk dilakukan penanda tanganan laporan.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram alir data pada sistem usulan tidak terlepas dari diagram alir data

pada sistem berjalan. Diagram alir data pada sistem usulan ini dimaksud untuk

menjelaskan dan menggambarkan secara logic serta mempermudah memahami

suatu sistem.

1. Diagram Konteks Usulan

Kepala

Sekolah

Guru

Sistem Penggajian

SMK Al-Washliyah

Jakarta

0.0

Absen

Slip GajiLaporan Gaji

Gambar IV.1.

Diagram Konteks Usulan

39

2. Diagram Nol Usulan

Guru

Kepala

Sekolah

Proses

Rekapitulasi

Absen

1.0

Proses

Perhitungan

Gaji

2.0

Proses

Cetak Slip

Gaji

3.0

Proses

Pembuatan

Laporan

Gaji

4.0

D2 File Guru

D1 File Absensi

D3 File Jabatan

D5 File Gaji

Data Absen

Laporan Gaji Data Gaji

Data Gaji

Data Gaji

Data Jabatan

Slip Gaji

Data Guru

Rekap Absen

Rekap Absen

D6 File Slip GajiSlip Gaji

D4 File Potongan

Data Potongan

Gambar IV.2.

Diagram Nol Usulan

40

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Dalam pembuatan kamus data sistem usulan ini, penulis merancang

dokumen masukan dan dokumen keluaran yaitu sebagai berikut:

1. Kamus Data Dokumen Masukan

a. Nama Arus Data : Rekap Absen

Alias : -

Tipe Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 1.0 – File Absensi

File Absensi – Proses 2.0

Penjelasan : Sebagai bukti kehadiran guru

Periode : Setiap akhir bulan

Volume : Satu halaman

Struktur Data : Header + Isi

Header = Logo_Sekolah+Nama_Sekolah+Nama_Jalan+

No_Telp

Isi = Tanggal+Bulan+No+Kode_Absen+Nama+Nip+

Alpa+Sakit+Jumlah_Hadir+Jml_Jam_Mengajar

2. Kamus Data Dokumen Keluaran

a. Nama Arus Data : Slip Gaji

Alias : -

Tipe Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 3.0 - Guru

Penjelasan : Sebagai rincian data gaji guru

Periode : Setiap setelah guru menerima gaji

41

Volume : Banyaknya data guru

Struktur Data : Header + Isi

Header = No_Slip+Nama

+Kode_Absen+Tanggal/Bulan/Tahun

Isi = Gaji_Pokok+Transport_Kehadiran

Tunjangan_Jabatan+Bonus+Total_Gaji+

Potongan+Kasbon+Koperasi+Total_Potongan+

Gaji_Bersih

Footer = Paraf+Nama_Guru

b. Nama Dokumen : Laporan Penggajian

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Untuk laporan gaji setiap akhir bulan

Periode : Setiap akhir bulan

Volume : Satu halaman

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo_Sekolah+Nama_Sekolah+Nama_Jalan+

No_Telp

Isi = Periode+No+Nama+Jabatan+Gaji_Pokok+

Tunjangan_Jabatan+Tunjangan_Kehadiran+

Bonus+Potongan+Gaji_Pokok

Footer = Jabatan+Nama_Kepala_Sekolah

42

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem berjalan akan di dapat dokumen-dokumen yang

dipergunakan dalam proses-proses penggajian guru. Dokumen-dokumen tersebut

meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Rekap Absen

Fungsi : Data absensi para guru

Sumber : Bendahara

Tujuan : Guru

Frekuensi : Setiap bulan

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Bentuk : Lampiran C.1

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran gaji

Sumber : Bendahara

Tujuan : Guru


Media : Kertas

Jumlah : Satu

Bentuk : Lampiran D.1

2. Nama Dokumen : Laporan Gaji

Fungsi : Sebagai laporan gaji guru per bulan

43

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala Sekolah


Media : Kertas dan komputer

Jumlah : Satu

Bentuk : Lampiran D.2

44

4.5.3. Entity Relationship Diagram

1. ERD (Entity Relationship Diagram)

Guru

GajiData_Absensi

Data_Jabatan

memiliki

menghitung

agama

nip

jns_kelamin

nm_guruno_tlp

tmpt_lahir

alamat

kd_jabatan

kd_absen

nip

kd_absen

gapok

no_slip_gaji

status

transport_kehadiran

bonus

pot_kasbon

jml_gaji

pot_koperasi

tunjangan_jabatan

jabatan

memiliki

alpa

izin

jml_hadir

sakit

jml_jam_mengajar

jml_potongan

gaji_bersih

tgl_lahir

1

1 1

1

11

tunjangan_jabatan

kd_jabatan

Gambar IV.3.

Entity Relationship Diagram

45

2. LRS (Logical Relationship Structure)

Guru

Data_Absensi

Gaji

Data_Jabatan

nipPK

nm_guru

tmpt_lahir

kd_absenPK

nip

kd_absen

kd_jabatanPK

tunjangan_jabatan

kd_jabatan

agama

jns_kelamin

no_tlp

alamat

gapok

transport_kehadiran

no_slip_gajiPK

bonus

pot_kasbon

pot_koperasi

jml_gaji

jml_potongan

gaji_bersih

izin

alpa

sakit

jml_hadir

jml_jam_mengajar

status

tgl_lahir

1 1

1

1

1 1

tunjangan_jabatan

jabatan

Gambar IV.4.

Logical Relationship Structure

46

4.5.4. Spesifikasi File

Dalam pembuatan program aplikasi ini penulis menggunakan satu buah

file database yaitu db_penggajian. Spesifikasi file yang di maksud yaitu:

1. File User

Nama File : User

Akronim : user

Fungsi : Untuk mengetahui data user

Tipe File : File Master

Organisasi : Index Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 40 Byte

Kunci Field : user_id

Software : Microsoft Access 2010

Tabel IV.1.

Spesifikasi File User

No. Elemen Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. User Id user_id Text 4 Primary Key

2. Username username Text 30

3. Password password Text 6

47

2. File Guru

Nama File : Guru

Akronim : guru

Fungsi : Untuk mengetahui data guru



Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : nip


Tabel IV.2.

Spesifikasi File Guru


1. NIP nip Text 8 Primary Key

2. Nama Guru nm_guru Text 30

3. Kode Jabatan kd_jabatan Text 5

4. Tempat Lahir tmpt_lahir Text 20

5. Tanggal Lahir tgl_lahir Date/Time -

6. Alamat alamat Text 50

7. Jenis Kelamin jns_kelamin Text 9

8. Agama agama Text 8

9. Status status Text 12

10. No Telepon no_tlp Text 12

48

3. File Jabatan

Nama File : Jabatan

Akronim : jabatan

Fungsi : Untuk mengetahui jabatan setiap guru



Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : kd_jabatan


Tabel IV.3.

Spesifikasi File Jabatan


1. Kode Jabatan kd_jabatan Text 5 Primary Key

2. Jabatan jabatan Text 29

3. Tunjangan Jabatan tunjangan_

jabatan

Number -

49

4. File Absensi

Nama File : Absensi

Akronim : absensi

Fungsi : Untuk mengetahui data absensi guru

Tipe File : File Transaksi


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : kd_absen


Tabel IV.4.

Spesifikasi File Absensi


1. Kode Absen kd_absen Text 5 Primary Key

2. NIP nip Text 8

3. Alpa alpa Number -

4. Izin izin Number -

5. Sakit sakit Number -

6. Jumlah Hadir jml_hadir Number -

7. Jumlah Jam

Mengajar

jml_jam_

mengajar

Number -

50

5. File Gaji

Nama File : Gaji

Akronim : gaji

Fungsi : Untuk mengetahui data gaji guru

Tipe File : File Transaksi


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : no_slip_gaji


Tabel IV.5.

Spesifikasi File Gaji


1. No Slip Gaji no_slip_gaji Text 2 Primary

Key

2. Kode Absen kd_absen Text 5

3. Gaji Pokok gapok Number -

4. Transport

Kehadiran

transport_

kehadiran

Number -

5. Tunjangan

Jabatan

tunjangan_

jabatan

Number -

6. Bonus bonus Number -

7. Jumlah Gaji jml_gaji Number -

51

8. Potongan

Kasbon

pot_kasbon Number -

9. Potongan

Koperasi

pot_koperasi Number -

10. Jumlah

Potongan

jml_potongan Number -

11. Gaji Bersih gaji_bersih Number -

4.5.5. Struktur Kode

1. Nama Kode : user_id

Panjang : 4 Karakter

Tipe : Text

X X X X

Format :

User Id

Contoh :

1 8 9 6

2. Nama Kode : nip


Tipe : Text

X X X X X X X X

Format :

NIP

Contoh :

2 2 9 9 6 7 6 6

52

3. Nama Kode : kd_jabatan


Tipe : Text

X X X X X

Format :

Kelompok Nomor Urut

Jabatan Jabatan

Contoh :

J A B 0 3

4. Nama Kode : kd_absen


Tipe : Text

X X X X X

Format :

Kelompok Nomor Urut

Absen Absen

Contoh :

A B S 1 8

5. Nama Kode : no_slip_gaji


Tipe : Text

X X

Format :

Nomor Slip Gaji

53

Contoh :

1 8

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai program yang

digunakan dalam sistem usulan. Berdasarkan spesifikasi program ini maka

diperlukan suatu alat dokumentasi program yang dikenal dengan metode HIPO

(Hierarchy of Input Process Output) yang merupakan bentuk diagram HIPO

berdasarkan spesifikasi program yang dibuat sebagai berikut:

Menu Utama

0.0

Master

1.0

0.0

Guru

1.1

1.0

Jabatan

1.2

1.0

Absensi

2.1

2.0

Gaji

2.2

2.0

Transaksi

2.0

0.0

Slip Gaji

3.1

3.0

Laporan

3.0

0.0

Ubah

Password

4.1

4.0

Utility

4.0

0.0

Exit

5.0

0.0

Login

Logout

5.1

5.0

Exit

5.2

5.0

Laporan Gaji

3.2

3.0

Gambar IV.5.

Diagram HIPO

54

1. Spesifikasi Program Login

Aplikasi Program : Login

Akronim Program : login

Fungsi Program : Sebagai kunci atau pengaman program

Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : Lampiran E.1

Penjelasan Program :

a. Setelah tampil form login isikan user id dan password.

b. Klik tombol login untuk masuk ke menu utama, jika password salah

akan menampilkan pesan.

c. Klik tombol exit untuk membatalkan atau keluar dari program.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Aplikasi Program : Menu Utama

Akronim Program : menuutama

Fungsi Program : Menampilkan menu pilihan program

Index Program : -


Bentuk Lampiran : Lampiran E.2


a. Klik menu master yang terdiri dari form guru dan form jabatan.

b. Klik menu transaksi yang terdiri dari form absensi dan form gaji.

c. Klik menu laporan untuk membuka form laporan gaji.

55

d. Klik menu utility terdapat form ubah password untuk mengubah

password user.

e. Klik menu exit yang terdiri dari logout dan exit.

3. Spesifikasi Program Data

a. Spesifikasi Program Data Guru

Aplikasi Program : Data Guru

Akronim Program : guru

Fungsi Program : Untuk menampilkan data guru

Index Program : nip


Bentuk Tampilan : Lampiran E.3


1) Klik menu master lalu pilih form guru, maka tampilan berupa

form data guru akan tampil.

2) Klik tombol tambah untuk memasukkan data baru.

3) Klik tombol simpan untuk menyimpan data.

4) Klik tombol ubah untuk mengubah data yang akan di ubah, lalu

klik batal untuk membatalkan, atau hapus untuk menghapus data

yang sudah di ubah.

5) Klik tombol cari untuk mencari data guru yang di inginkan.

6) Klik tombol keluar untuk menutup form guru dan kembali ke

menu utama.

b. Spesifikasi Program Data Jabatan

Aplikasi Program : Data Jabatan

56

Akronim Program : jabatan

Fungsi Program : Untuk menampilkan data jabatan

Index Program : kd_jabatan




1) Klik menu master lalu pilih form jabatan, maka tampilan berupa

data jabatan akan tampil.

2) Klik tombol tambah untuk memasukkan data baru.




yang sudah di ubah.

5) Klik tombol cari untuk mencari data jabatan yang di inginkan.

6) Klik tombol keluar untuk menutup form jabatan dan kembali ke

menu utama.

4. Spesifikasi Program Transaksi

a. Spesifikasi Program Absensi

Aplikasi Program : Absensi

Akronim Program : absensi

Fungsi Program : Untuk menampilkan absensi guru

Index Program : kd_absen



57


1) Klik menu transaksi kemudian pilih form absensi, maka tampilan

berupa data absensi akan tampil.

2) Klik tombol tambah untuk memasukkan data absensi baru.




yang sudah di ubah.

5) Klik tombol keluar untuk menutup form absensi dan kembali ke

menu utama.

b. Spesifikasi Program Transaksi Gaji

Aplikasi Program : Transaksi Gaji

Akronim Program : gaji

Fungsi Program : Untuk proses transaksi penggajian

Index Program : no_slip_gaji




1) Klik menu transaksi kemudian pilih form gaji, maka tampilan

berupa transaksi penggajian akan tampil.

2) Klik tombol tambah untuk memasukkan data penggajian baru.


58



yang sudah di ubah.

5) Klik tombol keluar untuk menutup form gaji dan kembali ke

menu utama.

5. Spesifikasi Program Laporan

a. Spesifikasi Program Slip Gaji

Aplikasi Program : Slip Gaji

Akronim Program : slipgaji

Fungsi Program : Untuk mencetak slip gaji

Index Program : -




1) Klik menu laporan kemudian tampil form slip gaji.

2) Klik tombol cetak untuk mencetak slip gaji.

3) Klik tombol keluar untuk keluar dari form slip gaji dan kembali

ke menu utama.

b. Spesifikasi Program Laporan Gaji

Aplikasi Program : Laporan Gaji

Akronim Program : laporangaji

Fungsi Program : Untuk mencetak laporan gaji

Index Program : -


59



1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan gaji.

2) Klik tombol cetak untuk mencetak laporan gaji.

3) Klik tombol keluar untuk keluar dari form laporan gaji dan kembali

ke menu utama.

6. Spesifikasi Program Utility

a. Spesifikasi Program Ubah Password

Aplikasi Program : Ubah Password

Akronim Program : ubahpass

Fungsi Program : Untuk mengubah password user

Index Program : -




1) Klik menu utility kemudian tampil form ubah password.

2) Klik tombol ubah untuk mengubah password.

3) Klik tombol keluar untuk keluar dari form ubah password dan

kembali ke menu utama.

60

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Dalam bahasan mengenai penggunaan perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) yang akan digunakan dalam sistem usulan.

4.6.1. Umum

Dalam suatu sistem komputerisasi tentunya membutuhkan sarana

penunjang yaitu perangkat komputer yang ada digunakan dalam proses

pengolahan data, dalam spesifikasi sistem komputer yang menggunakan perangkat

keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) merupakan komponen yang terlihat secara

fisik, yang saling bekerjasama dalam pengolahan data. Perangkat keras yang

digunakan meliputi:

1. Monitor

2. CPU (Central Processing Unit)

3. Harddisk sebagai tempat sistem beroperasi dan media penyimpanan

4. Memori minimal 128

5. Keyboard dan Mouse

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak (software) adalah instruksi atau program-program

komputer yang dapat digunakan oleh komputer dengan memberikan fungsi serta

penampilan yang diinginkan. Dalam hal ini, perangkat lunak yang digunakan

penulis adalah:

1. Sistem Operasi Windows 7

2. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrograman

61

3. Microsoft Access 2010 untuk pembuatan database

4. Crystal Report sebagai editor desain

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi menunjukkan suatu kegiatan dari penerapan sistem

yang dibuat dalam sistem usulan yang berbentuk tabel yaitu sebagai berikut:

Tabel IV.6.

Jadwal Implementasi

No Nama Kegiatan Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

Persiapan Data

Awal

2 Analisa

3

Pembuatan

Sistem

4 Tes Sistem

5

Pembuatan Buku

Petunjuk

6 Pelatihan

7 Peralihan Sistem

8

Operasional dan

Evaluasi

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULANPotongan+Kasbon+Koperasi+Total_Potongan+ Gaji_Bersih Footer =...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULANPotongan+Kasbon+Koperasi+Total_Potongan+ Gaji_Bersih Footer =...