BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id fileInformasi Penggajian Karyawan pada PT....

42

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan teknologi informasi sekarang ini semakin pesat, sehingga

membuat perusahaan, lembaga ataupun instansi sudah banyak menggunakan

teknologi informasi. Banyak keunggulan yang kita dapatkan dari perkembangan

teknologi informasi yang sudah terkomputerisasi diantaranya pengolahan data yang

lebih cepat, data yang diperoleh dapat tepat waktu, akurat dan relevan serta

penghematan ruang dalam penyimpanan data, juga pengambilan keputusan lebih

cepat.

Kemajuan mengakses dan mengolah data sangat diperlukan sekali dalam

mengatasi setiap permasalahan yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi.

Namun yang ada juga sudah membuat program aplikasi tertentu untuk mempermudah

pekerjaan dalam mengolah data yang sudah tentu akan mempermudah pemakai

sehngga informasi yang di sampaikan sangat kecil dari kesalahan, terutama

keakuratan datanya.

Pada sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dalam sistem

berjalan yang sudah ada. Sistem usulan ini berisikan tentang perkembangan sistem

yang masih manual ke sistem yang baru yang sudah terkomputerisasi, pada proses

penggajian PT. Graha Komitra Jakarta. Dalam peralihan sistem manual ke sistem

43

yang telah terkomputerisasi sehingga diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang

ada dan dapat meningkatkan ketelitian.

Teknologi Mesin Absensi Sidik Jari adalah alat untuk memudahkan karyawan

dalam melakukan absensi dan juga menghindari adanya manipulasi data absensi yang

sangat mudah dilakukan apabila absensi masih dilakukan secara manual. Sampai saat

ini dan untuk masa yang akan datang Mesin Absensi Sidik Jari merupakan salah satu

cara yang paling aman karena mesin tersebut tidak bisa dimanipulasi. Mesin Absensi

Sidik Jari telah terbukti cukup akurat, aman, mudah dan nyaman untuk dipakai

sebagai identifikasi bila dibandingkan dengan sistem lain seperti retina mata atau

DNA.

Maka solusi untuk sistem absensi yang menggunakan kartu elektronik

(smartcard) atau sidik jari untuk lembaga kecil, menengah dan besar.General Time &

Attendance System (GETAS) memiliki dua komponen yaitu, perangkat sensor yang

biasanya adalah smartcard atau fingerprint (dipilih sesuai dengan permintaan

pengguna) yang terkoneksi ke komputer dengan menggunakan TCP/IP atau Koneksi

Kabel LAN, dan terkoneksi pada aplikasi yaitu Sistem penggajian karyawan yang

sudah dirancangan yang mengkombinasikan secara akurat data-data yang dibaca pada

hasil sensor sidik jari ataupun smartcard. Contoh alat yang digunakan seperti terlihat

pada gambar dbawah ini :

44

Gambar IV.1 Mesin Absensi Sidik Jari

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Prosedur sistem akuntansi berjalan yang diusulkan untuk Perancangan Sistem

Informasi Penggajian Karyawan pada PT. Graha Komitra, adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Absensi Karyawan

Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan Mesin

Absensi Sidik Jari, dengan meletakan jari karyawan yang telah diregistrasi

pada tengah sensor dengan sedikit ditekan agar seluruh sidik jari karyawan

dapat terbaca pada mesin Fingerprint yang telah terhubung ke komputer pada

file karyawan dan secara otomatis tersimpan pada file absensi untuk digunakan

dalam proses perhitungan gaji.

2. Prosedur Perhitungan Gaji Karyawan

Perhitungan gaji karyawan dilakukan oleh Bag. Keuangan berdasarkan file

karyawan, file absensi dan file tarif, selanjutnya Bag. Keuangan membuat data

45

gaji yang diarsipkan pada file gaji untuk dipergunakan kedalam proses

pembayaran gaji, penjurnalan, dan pembuatan laporan.

3. Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan

Bag. Keuangan mencetak slip gaji berdasarkan file gaji untuk diserahkan

kepada masing-masing karyawan sebagai bukti pembayaran gaji karyawan.

4. Prosedur Penjurnalan

Pembuatan jurnal umum dilakukan oleh Bag. Keuangan berdasarkan file gaji

serta disesuaikan dengan file perkiraan, sehingga jurnal dapat dibuat dan

disimpan di file jurnal untuk dipergunakan dalam proses pembuatan laporan

pengeluaran kas.

5. Prosedur Pembuatan Laporan

Bag. Keuangan mencetak laporan gaji berdasarkan file gaji dan laporan

pengeluaran kas berdasarkan file jurnal untuk diserahkan kepada Manager.

4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan

Pada dasarnya bentuk diagram alir data pada sistem usulan tidak mengalami

banyak perubahan dari sistem berjalan Diagram Alir Data yang diusulkan terdiri dari

beberapa diagram yang masing – masing menggambarkan tingkatan proses dalam

sistem yang diusulkan pada PT. Graha Komitra, sebagai berikut:

46

Manager

Kartu Absen

Laporan Gaji

Slip Gaji

Karyawan

Sistem Penggajian

Karyawan Pada

PT. Graha

Komitra

0.0

Lap. Pengeluaran Kas

Gambar IV.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan

47

Data_Absen

File Absen

Slip gaji

File_Jabatan

Karyawan

Data_Jabatan

1.0

Hitung

Absensi

Karyawan

File_Data_Karyawan

Data_Karyawan

Data_Absen

Data_AbsenPerhitungan

Gaji

Karyawan

2.0

3.0

Pembayaran

Gaji

Karyawan

File_Gaji

Data_Gaji

Data_Gaji

Penjurnalan

4.0

Data_Gaji

C1

C2

C4

C3

C5 File_Perkiraan

Data_Perkiraan

5.0

Cetak

Laporan

C6 File_Jurnal

Data_Jurnal

Data_Jurnal

Data_GajiManager

Laporan_Gaji

Laporan_Pengeluaran_

kas

Gambar IV.3 Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan

48

File_KaryawanGaji Pokok Dan

Uang Lembur

2.1

Data Gaji Pokok

Dan Data Uang

Lembur

2.2

Gaji Kotor Dan

Potongan

Kehadiran

File_Jabatan

File_AbsenData_Absen

Data_Jabatan

2.3

Gaji Bersih

Data Gaji Kotor

Dan Data

Potongan

Kehadiran

2.4

Input Data Gaji

Data Gaji Bersih

File_Gaji

C1 C2

C3

C4

Data_Gaji

Gambar IV.4 Diagram Detail 2.0 Sistem Akuntansi Usulan

49

4.4 Kamus Data (Data Dictionary) Sistem Akuntansi Usulan

4.4.1 Kamus Data Masukan

1. Data karyawan

Nama arus data : Data karyawan

Alias : Daftar Identitas pribadi karyawan

Bentuk data : Tampilan Komputer

Arus Data : Karyawan - File Karyawan

File Karyawan - Proses 1.0

Penjelasan :Untuk mengetahui identitas pribadi karyawan

Periode : setiap ada karyawan baru

Volume : 1 (satu) lembar

Struktur data : Header + Isi

Header : Nama perusahaan

Isi : Periode + ¹{ NIK + Nama + Kode Jabatan + Jabatan +

Alamat + Jenis kelamin + Agama + Tempat Lahir + Tgl.

Lahir+ Telp + Tgl. Masuk }n

Keterangan :

@ NIK * Terdiri dari 5 digit *

Nama = Nama depan + Nama belakang

Jenis kelamin = [ Laki-laki | Perempuan ]

Agama = [ Islam | Kristen | Budha | Hindu ]

Tgl. Lahir = Tgl + Bulan + Tahun

50

2. Data Absensi

Nama arus data : Data absensi

Alias : Daftar hadir karyawan


Arus Data : Karyawan – proses 1.0

Proses 1.0 – File absensi

File absensi – Proses 2.0

Penjelasan : Untuk mengetahui kehadiran secara detail karyawan

Periode : Setiap hari kerja diisi oleh karyawan pada saat datang dan

pulang kerja

Volume : 1 (satu) lembar

Struktur data : Header + Isi +

Header : Nama Perusahaan + Judul

Isi : No. Absen + Jumlah_Masuk + Jumlah_Tidak_Masuk

@ No Absen * Terdiri dari 5 digit *

@ NIK * Terdiri dari 5 digit *

Jumlah Masuk = Hari + Tanggal

Jumlah Tidak Masuk = Sakit + Izin + Alpa

3. Data Jabatan

Nama arus data : Data Jabatan

Alias : Daftar untuk mengetahui gaji pokok, uang lembur dan

potongan kehadiran


51

Arus data : Bag.keuangan - File Jabatan

File Jabatan - Proses 2.0

Penjelasan : Untuk mengetahui daftar tingkat jabatan seperti tarif gaji

pokok, lembur per jam dan potongan kehadiran per hari.

Periode : Setiap akhir bulan

Volume : 1 (satu) rangkap



Isi : ¹{Kode Jabatan + Jabatan + gaji pokok + lembur per jam

+ potongan kehadiran per hari}n

@Kode jabatan * Terdiri 3 digit *

Jabatan = [ Manager | Bag.Keuangan |HRD ]

4. Data Perkiraan

Nama arus data : Data perkiraan

Alias : Daftar akun-akun penggajian


Arus Data : Bag.Keuangan - File perkiraan

File perkiraan – proses 4.0

Penjelasan :Untuk mengetahui akun-akun yang berkaitan dengan

penggajian

Periode : setiap akhir bulan



52


Isi :¹{ Kode perkiraan + Nama Perkiraan }n

@ Kode perkiraan * Terdiri dari 4 digit *

Nama perkiraan * Terdiri dari 15 digit *

5. Data Jurnal

Nama arus data : Data Jurnal

Alias : Daftar jurnal penggajian


Arus Data : Kasir – Proses 4.0

Proses 4.0 – File jurnal

File Jurnal – Proses 5.0

Penjelasan :Untukmengetahui jurnal terhadap gaji





Isi : ¹{No. Jurnal + Periode Jurnal + Tgl. Jurnal + No. Slip +

Kode perkiraan + Nama perkiraan + Debet + Kredit }n

@No. Jurnal * Terdiri dari 6 digit *

Periode = Bulan + Tahun

Tgl. Jurnal = Tanggal + Bulan + Tahun

@ Kode Perkiraan * Terdiri dari 4 digit *

53

4.4.2 Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Data gaji

Nama arus data : Data gaji

Alias : Daftar gaji


Arus data : Bag.Keuangan –Proses 2.0

Proses 2.0– File gaji

File gaji –Proses 3.0

File gaji –Proses 4.0

File gaji – Proses 5.0

Penjelasan :Untuk mengetahui daftar gaji seluruh karyawan yang sudah

terlaksana





Isi : ¹{No. Slip + Tgl. Slip + NIK + Kode Jabatan + Jabatan +

No. Absen + Gaji pokok + Uang lembur + Gaji kotor +

Potongan kehadiran + Gaji bersih}n

@ No. Slip * Terdiri dari 6 digit *

Tgl. Slip = Tanggal + Bulan + Tahun

NIK * Terdiri dari 5 digit *

Nama = Nama depan + nama belakang

54

@ Kode jabatan * Terdiri dari 3 digit *

@ No. Absen * Terdiri dari 5 digit *

2. Data Laporan gaji

Nama arus data : Laporan gaji

Alias : Daftar Laporan gaji


Arus data : Bag.Keuangan – Proses 5.0

Proses 5.0 – Manager

3. Data Laporan Pengeluaran kas

Nama arus data : Laporan pengeluaran kas

Alias : Daftar jurnal pengeluaran kas


Arus Data : Bag.Keuangan – Proses 5.0

Proses 5.0 – Manager

Penjelasan : Untuk mengetahui jurnal penggajian sebagai bukti

pengeluaran kas terhadap gaji


Volume : 1 (satu) daftar



Isi :Periode + Tgl. laporan pengeluaran kas + ¹{No. Jurnal +

Tgl. Jurnal + No. Slip + Kode perkiraan + Nama perkiraan

+ Debet + Kredit }n+ Total Pengeluaran Kas

55


@ No. Jurnal * Terdiri dari 6 digit *

Tgl. Jurnal = Tanggal + Bulan + Tahun

@ Kode perkiraan * Terdiri dari 4 digit *

4. Data Jurnal

Nama arus data : Data Jurnal

Alias : Daftar jurnal


Arus Data : Bag.Keuangan – Proses 4.0

Bag.Keuangan - Proses 5.0

Manager

Penjelasan : Untuk melaporkan daftar laporan gaji seluruh karyawan

yang sudah terlaksana





Isi : ¹{Nomor Jurnal + Periode Jurnal + Tanggal Jurnal +

Debet+ Kredit + Saldo}n

@ Nomor Jurnal * Terdiri dari 6 digit *


@ Tanggal Jurnal * Terdiri dari 6 digit *

56

4.5 Spesifikasi Sistem Akuntansi Usulan

Proses pada PT. Graha Komitra penulis hanya membatasi sistem penggajian

adalah suatu cara yang dipakai suatu perusahaan dalam menghitung besarnya gaji

sebagai imbalan jasa yang di berikan oleh perusahaan dengan mengerjakan suatu

pekerjaan yang sesuai dengan ketentuan perusahaan. Spesifikasi sistem berjalan

merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen mempunyai peranan dalam

proses penggajian pada PT. Graha Komitra.

4.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen input atau dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen

masukan baik berasal dari lingkungan dalam maupunl ingkungan luar. Adapun

dokumen input tersebut adalah :

1. Nama : Data karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui identitas pribadi karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Bag.Keuangan

Media : Tampilan Komputer

Frekuensi : Setiap ada karyawan baru

Bentuk : Lihat Lampiran

Jumlah : 1 (satu) rangkap

2. Nama : Data Absensi

Fungsi : Untuk mengetahui Daftar jumlah absensi karyawan

Sumber : Karyawan


57


Frekuensi : Setiap akhir bulan



3. Nama : Data Jabatan

Fungsi : Untuk mengetahui daftar tarif gaji pokok, lembur dan

potongan kehadiran

Sumber : File Jabatan






4. Nama : Data Perkiraan

Fungsi : Untuk mengetahui akun-akun yang berkaitan dengan

penggajian


Sumber : File perkiraan





5. Nama : Data Jurnal

58

Fungsi : Untuk mengetahui jurnal terhadap gaji

Sumber : File Jurnal





4.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen Output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen

berupa dokumen–dokumen yang akan mendukung kegiatan serta merupakan hasil

pencatatan.

1. Nama dokumen : Data gaji

Fungsi :Untuk daftar gaji seluruh karyawan yang sudah terlaksana

Sumber : Kasir

Tujuan : File Gaji




2. Nama dokumen : Laporan gaji

Fungsi : Untuk melaporkan daftar laporan gaji seluruh karyawan

yang sudah terlaksana

Sumber : Bag.Keuangan

Tujuan : Manager


59

Frekuensi : Setiap bulan

Jumlah : 1 (satu) lembar

Bentuk : Lihat Lampiran C-1

3. Nama dokumen : Laporan Pengeluaran Kas

Fungsi :Untuk mengetahui jurnal penggajian sebagai bukti

pengeluaran kas terhadap gaji

Sumber : Bag.Keuangan

Tujuan : Manager


Frekuensi : Setiap bulan

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran C-2

4.5.3 Normalisasi File

Bentuk normalisasi yang penulis rancang dalam sistem usulan pada sistem

penggajian PT. Graha Komitra , sebagai berikut :

60

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized)

no_absen

nik

no_slip

tgl_slip

uang_lembur

gaji_kotor

potongan

gaji_bersih

nikkode_jabatan

no_absen

Periode Jurnal

nomor_slip

Tanggal Jurnal

nomor_jurnal

nama_perkiraan

debetkredit

nik

nama_karyawan

tempat_lahir

tanggal_lahir

alamat

jenis_kelamin

agama

telepon

tanggal_masuk

kode_perkiraan

nama_perkiraan

kode_jabatan

jabatan

gaji_pokok

kode_perkiraan

Jumlah_masuk

jumlah_tidak_masuk

saldo

Gambar IV.5 Normalisasi Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

61

2. Bentuk Normal Pertama (1 NF / First Normal Form)

jumlah_masuk

no_absen *

Jumlah_tidak_masuk

no_slip *

tgl_slip

uang_lembur

gaji_kotor

potongan

gaji_bersih

tanggal_jurnal

nomor_jurnal *

nama_perkiraan

saldo

debet

kredit

nik *tempat_lahir

tanggal_lahir

alamat

jenis_kelamin

agama

tanggal_masuk

kode_perkiraan *

nama_perkiraan

kode_jabatan *

jabatan

gaji_pokok

Keterangan : * = Candidate

periode_jurnal

Gambar IV.6 Normalisasi Bentuk Normal Pertama (1NF/ 1st Normal Form)

62

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/ Second Normal Form)

Nik *

nama_karyawan

tempat_lahir

tanggal_lahir

alamat

jenis_kelamin

agama

telepon

tanggal_masuk

no_slip *

tanggal_slip

uang_lembur

gaji_kotor

potongan

gaji_bersih

nik **

kode_jabatan **

no_absen **

kode_perkiraan *

nama_perkiraan

kode_jabatan *

jabatan

gaji_pokok

nomor_jurnal *

periode_jurnal

tanggal_jurnal

debet

kredit

no_slip **

kode_perkiraan

Tabel_Perkiraan

Tabel_Gaji

Tabel_Karyawan

Tabel_Jabatan

Tabel_Jurnal

No_absen *

jumlah_masuk

jumlah_tidak_masuk

nik**

Tabel_Absen

Keterangan :

* Primary Key

* * Foreign Key

One To One

One To Many

Gambar IV.7 Normalisasi Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form

63

4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF/ Third Normal Form)

Nik *

nama_karyawan

tempat_lahir

tanggal_lahir

alamat

jenis_kelamin

agama

telepon

tanggal_masuk

no_slip *

tanggal_slip

uang_lembur

gaji_kotor

potongan

gaji_bersih

nik **

kode_jabatan **

no_absen **

kode_perkiraan *

nama_perkiraankode_jabatan *

Jabatan

gaji_pokok

nomor_jurnal *

periode_jurnal

tanggal_jurnal

no_slip **

Tabel_Perkiraan

Tabel_Gaji

Tabel_Karyawan

Tabel_Jabatan

Tabel_Jurnal

No_absen *

jumlah_masuk

jumlah_tidak_masuk

nik**

Tabel_Absen

debet

kredit

no_jurnal **

kode_perkiraan **

Tabel_Detail_Jurnal

Keterangan :

* Primary Key

* * Foreign Key

One To One

One To Many

Gambar IV.8 Normalisasi Bentuk Normal Ketiga (3NF/ Third Normal Form)

64

4.5.4 Spesifikasi File

Adapun spesifikasi file usulan pada bab ini adalah dengan menggunakan

:Microsoft Access 2013 dengan nama database penggajian.mdb, sebagai berikut:

1. Spesifikasi File Karyawan

Nama File : File Karyawan

Akronim : Karyawan

Tipe File : File Master

Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 221 Character

Kunci Field : nik

Sofware : Microsoft Access 2013

Tabel IV.1 Spesifikasi File Karyawan

No. Description Akronim Tipe Size Ket

1 NIK Nik Text 6 Primary Key

2 Nama Nama Text 25 -

3 Alamat Alamat Text 120 -

4 Jenis Kelamin Jenis_kelamin Text 9 -

5 Agama Agama Text 8 -

6 Tempat Lahir tempat_lahir Text 20 -

7 Tanggal Lahir tanggal_lahir Date/Time - -

8 Telepon Telepon Number 13 -

65

9 Tanggal Masuk tanggal_masuk Date/Time - -

2. Spesifikasi File Absensi

Nama File : File Absensi

Akronim : Absensi

Tipe File : Transaksi

Fungsi : Untuk menyimpan data kehadiran secara detail karyawan dan

secara jumlah keseluruhan absensi karyawan


AksesFile : Random

Media : Harddisk

Kunci Field : no_absen


Sofware : Microsoft Office Access 2013

Tabel IV.2 Spesifikasi File Absensi


1 No.absen no_absen Text 5 Primary Key

2 Jumlah Masuk jumlah_masuk Date/Time - -

3 Jumlah Tidak Masuk jumlah_tidak_masuk Date/Time - -

4 NIK Nik Text 5 Foreign Key

66

3. Spesifikasi File Jabatan

Nama File : File Jabatan

Akronim : Jabatan


Fungsi : Untuk menyimpan daftar tingkat jabatan, tarif gaji pokok,

lembur per jam dan potongan kehadiran per hari.


Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : kode_jabatan


Tabel IV.3 Spesifikasi File Jabatan


1 Kode jabatan kode_jabatan Text 5 Primary Key

2 Jabatan Jabatan Text 25 -

3 Gaji Pokok Gaji_pokok Currency 9 -

4. Spesifikasi File Perkiraan

Nama File : File Perkiraan

Akronim : Perkiraan


Fungsi : Untuk menyimpan data akun yang berkaitan dengan

penggajian

67


AksesFile : Random

Media : Harddisk

Kunci Field : kode_perkiraan



Tabel IV.4 Spesifikasi File Perkiraan

5. Spesifikasi File Gaji

Nama File : File_gaji

Akronim : gaji

Fungsi : Untuk menyimpan daftar data gaji seluruh karyawan yang

sudah terlaksana

Tipe File : File Transaksi


AksesFile : Random

Media : Harddisk

Kunci Field : no_slip


Sofware : Microsoft Office Acces 2013


1 Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 4 Primary Key

2 Nama Perkiraan nama_perkiraan Text 15 -

68

Tabel IV.5 Spesifikasi File Gaji


1 No. Slip no_slip Text 8 -

2 Tgl. Slip tgl_slip Date/Time - -

3 Uang lembur uang_lembur Currency 9 -

4 Gaji kotor Gaji_kotor Currency 9 -

5 Potongan Potongan Currency 7 -

6 Gaji bersih Gaji_bersih Currency 9 -

7 NIK Nik Text 5 Foreign Key

8 Kode Jabatan kode_jabatan Text 3 Foreign Key

9 No. Absen no_absen Text 5 Foreign Key

6. Spesifikasi File Jurnal

Nama File : File_Jurnal

Akronim : Jurnal

Fungsi : Untuk menyimpan data jurnal terhadap gaji

Tipe : File Transaksi


AksesFile : Random

Media : Harddisk

69

Kunci Field : no_jurnal


Sofware : Microsoft Access 2013

Tabel IV.6 Spesifikasi File Jurnal


1 Nomor Jurnal no_jurnal Text 4 Primary key

2 Periode periode_jurnal Date/Time - -

3 Tanggal Jurnal tgl_jurnal Date/Time - -

4 Nama Perkiraan nama_perkiraan Text 30 -

4 Debet Debet Currency 9 -

5 Kredit Kredit Currency 9 -

6 No. Slip no_slip Text 6 Foreign Key

7 Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 4 Foreign Key

7. Spesifikasi File Detail Jurnal

Nama File : File Detail Jurnal

Akronim : Laporan _Pengeluaran_Kas

Fungsi : Untuk menyimpan data jurnal penggajian sebagai

bukti pengeluaran kas terhadap gaji

Tipe : File Transaksi


70

AksesFile : Random

Media : Harddisk

Kunci Field : no_jurnal



Tabel IV.7 Spesifikasi File Detail Jurnal


1 Debet Debet Currency 9 -

2 Kredit Kredit Currency 9 -

3 No Jurnal no_jurnal Date/Time - Foreign Key

4 Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 5 Foreign Key

4.5.5 Struktur Kode

Pemakaian kode bertujuan agar memudahkan dalam proses pemasukkan data,

sehingga waktu yang diperlukan sangat singkat dan mempercepat pencarian data

yang benar sesuai dengan kebutuhan (user). Adapun struktur kode yang diusulkan

oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. NIK (Nomor Induk Karyawan)

Digunakan untuk pengkodean data karyawan yaitu enam digit yang terdiri dari

dua digit untuk bulan masuk,dua digit untuk tahun masuk dan dua digit untuk

nomor urut karyawan.

71

Bentuk:

Contoh :

Keterangan:

05 = Bulan Mei

15 = Tahun 2015

01 = No.Urut 01

2. Nomor Absensi

Digunakan untuk pengkodean data absensi yaitu lima digit yang terdiri dari dua

digit untuk inisial data absen dantiga digit untuk nomor urut absen.

Bentuk :

Nomor Urut Absen

Inisial Data Absensi

Contoh :

Keterangan :

AB = Inisial Absensi

01 = Nomor Urut Absensi

9 9 9 9 9 9

1 5 0 5 0 1

X X 9 9 9

A B 0 0 1

No.Urut

Bulan

Tahun

72

3. Kode Jabatan

Digunakan untuk pengkodean data jabatan yaitu lima digit yang terdiri dari tiga

digit untuk inisial kode jabatan dan dua digit untuk nomor urut jabatan.

Bentuk:

Nomor urut jabatan

Inisial kode jabatan

Contoh:

Keterangan:

KSR = Inisial kode jabatan

01 = Nomor urut jabatan

4. Kode Perkiraan

Digunakan untuk pengkodean data jurnal empat digit yang terdiri dari satu digit

Untuk kelompok rekening, satu digit untuk jenis rekening dan dua digit untuk

nomor urut akun.

Bentuk :

X X X 9 9

K S R 0 1

9 9 9 9

Nama rekening

Jenis Rekening

Kelompok Rekening

73

Contoh :

Keterangan :

111 = Merupakan Kelompok rekening Aktiva, Jenis Rekening Aktiva Lancar

untuk Nama Rekening untuk kas

5. Nomor Jurnal Umum

Digunakan untuk pengkodean data jurnal umum yaitu empat digit yang terdiri

dari satu digit untuk Inisial Jurnal dan tiga digit untuk nomor urut jurnal umum.

Bentuk :

Nomor Urut Jurnal Umum

Inisial Jurnal Umum

Contoh :

Keterangan :

J 001 = Inisial Jurnal dan Nomor urut Jurnal

6. Nomor Slip Gaji

Digunakan untuk pengkodea nslip gaji yaitu enam digit yang terdiri dari dua digit

untuk Inisial slip gaji dan empat digit untuk nomor urut slip gaji

Bentuk :

Contoh :

Keterangan :

SG0211 = Inisial slip gaji dan Nomor urut slip gaji

1 1 1 1

X 9 9 9

J 0 0 1

X X 9 9 9 9

S G 0 2 1 1

Nomor Urut Slip Gaji

Inisial Slip Gaji

74

4.5.6 Spesifikasi Program

Spesifikasi program menjelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi

program-program yang diusulkan. Tetapi sebelum dijelaskan program-program

tersebut terlebih dahulu digambarkan bentuk HIPO tentang hirarki program secara

keseluruhan. Adapun bentuk program HIPO sistem usulan tersebut adalah sebagai

berikut :

MENU UTAMA

1.02.0 3.0 4.0

MASTER TRANSAKSILAPORAN

LOG OUT

0.0 0.0 0.0 0.0

1.2

2.1 3.1

2.2 3.2

1.3 2.3

0.0 0.0

0.0 0.00.0

0.0 0.0

Jabatan

PERKIRAAN JURNAL

Data Gaji

Absensi Laporan Gaji

Laporan

Pengeluaran Kas

0.0

MENU LOGIN

UTILITY

BACK UP

4.0 5.0

4.1

0.0

0.0

0.0

0.0

1.1.

Karyawan

5.1

KELUAR

0.0

Gambar IV.9 Diagram HIPO (Hierarchy Input Process Output)

75

Spesifikasi program yang di buat adalah:

1. Spesifikasi Program Menu Utama.

Nama program : Menu utama.

Akronim : Menu_utama.frm

Fungsiprogram :Untuk menampilkan pilihan menu utama sesuai

dengan pilihan menu utama yang ada.

Bahasa program : Visual Basic 6.0

Iindex Program : 0.0

Bentuk tampilan : Lampiran E - 1

Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Utama yang telah

tersedia.

Menampilkan pilihan menu-menu utama:

1. Master

2. Transaksi

3. Laporan

4. Utility

5. Exit

2. Spesifikasi Program Menu Master.

Nama program : Master

Akronim : Master.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu master


Index Program : 1.0

76


Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Master.

Menampilkan pilihan menu-menu master:

a. Menu Karyawan : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut

b. MenuTarif : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut

c. Menu Perkiraan : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut

3. Spesifikasi Program Menu Karyawan

Nama program : Karyawan

Akronim : Karyawan.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu karyawan.


Index Program : 1.1


Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Karyawan.

Pilihan-pilihan yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Klik tambah jika ingin menambah data karyawan.

b. Klik simpan untuk menyimpan record yang telah di tambah, maka akan

secara otomatis data sudah tersimpan.

c. Klik cari untuk mencari data karyawan yang sudah tersimpan.

d. Klik Ubah untuk mengubah data karyawan yang sudah ada.

e. Klik batal jika ingin membatalkan untuk tidak menambah data karyawan.

f. Klik Keluar jika ingin kembali ke Menu Utama

4. Spesifikasi Program Menu Jabatan

77

Nama program : Jabatan

Akronim : Jabatan.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu Jabatan.


Index Program : 1.2


Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Jabatan.



a. Klik tambah jika ingin menambah data jabatan.



b. Klik cari untuk mencari data jabatan yang sudah tersimpan.

c. Klik Ubah untuk mengubah data jabatan yang sudah ada.

d. Klik batal jika ingin membatalkan untuk tidak menambah data jabatan.

e. Klik Keluar jika ingin kembali ke Menu Utama.

5. Spesifikasi Program Menu Perkiraan.

Nama program : Perkiraan

Akronim : Perkiraan.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu perkiraan


Index Program : 1.3


78

Proses program : Dengan melakukan klik pada menu perkiraan.


a. Klik tambah jika ingin menambah data perkiraan.



c. Klik cari untuk mencari data perkiraan yang sudah tersimpan.

d. Klik ubah untuk mengubah data perkiraan yang sudah ada.

e. Klik batal jika ingin membatalkan untuk tidak menambah data perkiraan.

f. Klik keluar jika ingin kembali ke Menu Utama

6. Spesifikasi Program Menu Transaksi.

Nama program : Transaksi

Akronim : Transaksi.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu transaksi.


Index program : 2.0


Proses program : Dengan melakukan klik pada Menu Transaksi.

Menampilkan pilihan menu-menu transaksi:

a. Menu Absensi : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut

b. Menu Data gaji : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut

c. Menu Jurnal : Pilih menu ini cukup mengklik menu tersebut

7. pesifikasi Program Menu Absensi

79

Nama program : Absensi

Akronim : Absensi.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan pilihan menu absensi.


Index Program : 2.1


Proses program : Dengan melakukan klik pada menu Absensi


a. Klik tambah jika ingin menambah data Absen.



c. Klik cari untuk mencari data Absen yang sudah tersimpan.

d. Klik ubah untuk mengubah dataAbsen yang sudah ada.

e. Klik batal jika ingin membatalkan untuk tidak menambah data absen.

f. Klik keluar jika ingin kembali ke Menu Utama

8. Spesifikasi Program Data Gaji

Nama program : Data Gaji

Akronim : data_Gaji.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan gaji


Index Program : 2.2


Proses program : Dengan melakukan klik pada menu Gaji.

80


a. Klik tambah jika ingin menambah data gaji.



c. Klik cari untuk mencari data gaji yang sudah tersimpan.

d. Klik ubah untuk mengubah data gaji yang sudah ada.

e. Klik cetak untuk mencetak data gaji menjadi slip gaji.

f. Klik batal jika ingin membatalkan untuk tidak menambah data gaji.

g. Klik keluar jika ingin kembali ke Menu Utama

9. Spesifikasi Program Jurnal

Nama program : Jurnal

Akronim : Jurnal.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan data jurnal.


Index Program : 2.3


Proses program : Dengan melakukan klik pada menu jurnal.


a. Klik tambah jika ingin menambah data jurnal.



c. Klik cari untuk mencari data jurnal yang sudah tersimpan.

d. Klik ubah untuk mengubah data jurnal yang sudah ada.

81

e. Klik cetak untuk mencetak data jurnal menjadi slip gaji.

f. Klik batal jika ingin membatalkan untuk tidak menambah data jurnal.

g. Klik keluar jika ingin kembali ke Menu Utama

10. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama program : Laporan

Akronim : Laporan.frm

Fungsi program :Untuk menampilkan Laporan Gaji dan Laporan

Pengeluaran Kas


Index Program : 3.0


Proses program : Program menu laporan ini adalah program yang

mengendalikan hubungan antar menu gaji dan jurnal

pada menu transaksi.


1. Laporan Gaji

2. Laporan Pengeluaran Kas

11. Spesifikasi Program Menu Laporan Gaji

Nama program : Laporan Gaji

Akronim : Laporan _gaji.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan data laporan gaji.


82

Index Program : 3.1


Proses program : Dengan melakukan klik pada menulaporan gaji.


a. Klik cari untuk mencari data Laporan gaji yang sudah tersimpan.

b. Klik cetak untuk mencetak data klaporan gaji yang sebelum nya mengisi

bulan dan tahun yang di inginkan.

c. Klik Keluar jika ingin kembali ke Menu Utama.

12. Spesifikasi Program Menu Laporan Pengeluaran Kas

Nama program : Laporan Pengeluaran Kas

Akronim : Laporan_Pengeluaran_Kas.frm

Fungsi program : Untuk menampilkan laporan Pengeluaran Kas


Index program : 3.2


Proses program :Dengan mengklik Laporan Pengeluaran Kas


1. Klik cari untuk mencari data laporan pengeluaran kas yang sudah tersimpan.

2. Klik cetak untuk mencetak data laporan pengeluaran kas yang sebelum nya

mengisi bulan dan tahun yang di inginkan.

3. Klik kelur jika ingin kembali ke Menu Utama.

13. Spesifikasi Program Menu Utility

83

Nama program : Utility.

Akronim : Utility.frm

Fungsi program : Untuk menjaga keamanan data


Index Program : 4.0


Proses program : 1. Jalankan program menu utama lalu pilih menu

utility.

2.Setelah memilih sub menu utility tekan enter atau

klik untuk memilih sub menu.

14. Spesifikasi Program Menu Back Up

Nama program : Back Up.

Akronim : Back Up.frm

Fungsi program : Untuk membuat file yang akan diback up.


Index Program : 4.1


Proses program : Dengan melakukan klik pada menu back up.


a. Klik Browse : Untuk mencari tempat memback up data

b. Klik Backup : Untuk memback up

c. Klik Exit : Untuk keluar dari form back up

15. Spesifikasi Program Menu Exit

84

Nama program : Exit

Akronim : Exit.frm

Fungsi program : Untuk keluar dari program menu utama.


Index Program : -


Proses program : Dengan melakukan klik pada menu exit.


a. Klik exit maka akan keluar perintah “ Yakin Anda Ingin Keluar?”

b. Jika ingin keluar dari menu utama klik “Yes” jika tidak maka klik “No”.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Spesifikasi sistem komputer menjelaskan tentang penggunaan dari perangkat

keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang akan digunakan dalam sistem

usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1 Umum

Suatu sistem dapat dikatakan baik dan dapat berhasil dipakai atau diterapkan

jika didukung oleh beberapa unsur-unsur seperti perangkat keras (Hardware),

perangkat lunak (Software) dan juga pemakai (Brainware). Diantara unsur-unsur

tersebut adalah peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi

yang diusulkan, artinya memiliki kemampuan yang cukup baik bagi sistem yang

diusulkan. Sehingga suatu sistem tidak akan berhasil diterapkan dengan efektif jika

tidak didukung oleh sarana dan prasaranan yang baik pula. Sarana dan prasarana yang

85

dimaksud bukan berarti harus dengan harga atau merk tertentu, melainkan dapat

berintegrasi dengan baik satu sama lain dari sistem yang ada, agar kelak dikemudian

hari sistem ini dapat berjalan dengan baik.

4.6.2 Perangkat Keras(Hardware)

Perangkat keras adalah sebuah komponen perangkat keras dari suatu sistem

komputer dan perangkat lain yang menunjang kegiatan dari komputer. Adapun

komponen-komponen yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatannya adalah

sebagai berikut:

1. Processor : Microsoft Intel ® core ™ i3 2.10 GHZ

2. RAM : 2 GB

3. Harddisk : 160 GB

4. CD ROM : 700 RPM

5. Mouse : Standard mouse

6. Keyboard : 108 Keys

7. Monitor : 14..0” HD LED LCD

8. Printer : Inkjet

4.6.3 Perangkat Lunak(Software)

Teknologi perangkat keras tidak akan berfungsi tanpa adanya perangkat

lunak. Perangkat lunak merupakan bagian dari sistem pengolahan data yang

digunakan untuk mengkaitkan fungsi dari perangkat keras komputer.

Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Sistem operasi (Operating System)

86

Merupakan jenis perrangkat lunak yang terpenting dalam pengolahan data karena

tanpa adanya sIstem operasi tersebut sebuah komputer tidak dapat digunakan.

Kegunaan sistem operasi ini untuk mengatur peralatan input dan output agar

berfungsi sebagaimana mestinya dan system operasi yang digunakan penulis

adalah Windows 7

2. Paket Program (Application Program)

Paket Program adalah suatu bahasa pemrograman yang dapat digunakan dan

dimengerti oleh suatu aplikasi. Dalam penulisan tugas akhir ini, paket program

yang penulis gunakan adalah Microsoft Basic 6.0 sebagai bantuan database yaitu

bahasa pemrograman yang berorientasi pada objek OOP (Object Oriented

Programming) artinya sebuah program aplikasi yang disusun berdasarkan objek-

objek.

4.7 Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan rencana yang menjelaskan segala sesuatu

tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam proses dan pelaksanaan implementasi

komputerisasi sistem Penggajian pada Kumara Silver. Langkah-langkah yang

dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan ini adalah sebagai

berikut:

1. Analisa Sistem

Analisa sistem adalah mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang

ada. Dengan tujuan mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan yang

ada pada perusahaan tersebut sehingga mengurangi kesalah pahaman antara

87

sistem yang diusulkan dengan sistem yang berjalan akan di jalankan pada minggu

pertama dan minggu ke dua bulan pertama.

2. Penyiapan Data File dan membuat File

Dalam beberapa kasus perlu dikumpulkan data baru dan dalam kasus lain data

yang telah dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem yang baru.

Membuat file merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menghasilkan file yang

dilakukan dengan cara merekam data – data pada saat penyiapan file di jalankan

pada minggu ke tiga dan ke empat bulan ke pertama.

3. Pembuatan Program dan Tes Program.

Pembuatan program dari sistem yang akan dikomputerisasi harus dilakukan

secara baik dan melihat dari kebutuhan pada bidang tersebut. Pembuat program

yang baik akan menghasilkan program yang dapat dioperasikan dengan mudah

sesuai dengan masalah dan kebutuhan yang harus dikerjakan. Setelah pembuatan

program dilakukan, maka tes pada program tersebut juga harus dilakukan mulai

dari tes awal masing-masing program hingga keseluruhan dari sistem

program.Maksud dari pengetesan program ini untuk menyakinkan bahwa elemen

atau komponen sistem telah berfungsi dengan baik di jalankan pada minggu ke

satu duadan tiga pada bulan ke dua.

4. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan agar dapat membantu bagi pengguna atau

pemakai untuk mengetahui atau memahami lebih lanjut akan sistem

pengoperasian komputer, pengisian file data dan proses pembuatan laporan

88

sampai pemeliharaan sistem yang harus dilakukan di jalankan pada minggu ke

empat pada bulan ke dua.

5. Penyuluhan dan TrainingUser

Pada tahap ini pelatihan dimaksudkan agar pemakai (user) mengetahui prosedur

kerja yang dijalankan, selain itu pula pengenalan lebih lanjut pada pemakai

mengenai keunggulan sistem yang nantinya akan dipakai untuk menggantikan

sistem yang lama yang sedang berjalan di jalankan pada minggu ke satu dua pada

bulan ke tiga.

6. Tes Sistem

Tes sistem merupakan kegiatan menguji kelayakan dari sistem usulan secara

keseluruhan dan dilakukan oleh analis sistem atau pembuat program di jalankan

sampai dengan minggu ke tiga bulan ke tiga.

7. Peralihan sistem

Kriteria penentu waktu untuk peralihan sistem adalah sebagai berikut:

a. Peralihan sistem dapat dilakukan sesuai dengan kegiatan yang ada

b. Penulis memakai peralihan system dimana pengoperasian sistem usulan

diterapkan bersama – sama dengan sistem yang berjalan.

c. Setelah melihat bahwa kondisi sistem usulan dapat diterapkan dengan baik,

sistem yang berjalan langsung dihentikan di jalankan pada minggu ke tiga,

empat sampai minggu ke satu bulan ke empat.

8. Operasi dan Evaluasi

Operasi dan evaluasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem yang baru secara

penuh. Selama beroperasinya sistem yang baru ini akan dilakukan evaluasi untuk

89

mengetahui kekurangan-kekurangan dari sistem tersebut agar pada pembangunan

sistem selanjutnya dapat diperbaiki.

Adapun bentuk table dari jadwal implementasi adalah sebagai berikut:

Tabel IV.8 Jadwal Implementasi

No Nama Kegiatan

Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Analisa Sistem

2. Penyiapan Data File dan

membuat File

3 Pembuatan program dan

Pengetesan Program

4 Pembuatan Buku petunjuk

5 Penyuluhan dan Training User

6 Tes Sistem

7. Peralihan Sistem

8. Operasional dan Evaluasi

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id fileInformasi Penggajian Karyawan pada PT....

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id fileInformasi Penggajian Karyawan pada PT....