BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id file4.4. Kamus Data Data-data yang mengalir...
-
Upload
phungxuyen -
Category
Documents
-
view
223 -
download
0
Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id file4.4. Kamus Data Data-data yang mengalir...
45
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Penulis mengusulkan sistem informasi absensi dan penggajian karyawan
berbasis web pada CV. GHOZI PUTRA PRATAMA agar permasalahan-
permasalahan yang terjadi perusahaan tersebut dapat teratasi dengan
menggunakan sistem komputerisasi dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi
dalam operasional perusahaan.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Pada CV. GHOZI PUTRA PRATAMA prosedur sistem berjalan
merupakan tahapan-tahapan kegiatan dalam melakukan aktifitas dan rutinitas
kegiatan. Adapun prosedur sistem berjalan yang diterapkan pada CV. GHOZI
PUTRA PRATAMA terbagi menjadi beberapa tahapan, tahapan tersebut akan
diuraikan sebagai berikut.
1. Pengolahan Data Karyawan
Admin mengolah data-data karyawan, golongan dan jabatan karyawan ke
dalam bentuk data karyawan (DK) yang tersimpan pada file karyawan.
2. Absensi
Karyawan melakukan absensi harian (AH) menggunakan sistem yang
tersimpan ke dalam file absensi.
46
3. Kalkulasi Gaji.
Accounting mengolah data gaji (DG) berdasarkan file karyawan dan file
absensi yang saling berelasi sebagai bahan dasar untuk pembuatan data gaji.
Data gaji (DG) tersimpan di dalam file gaji.
4. Pengesahan Gaji.
Direktur mengakses file gaji untuk mendapat data gaji (DG) yang telah diolah
oleh Accounting dan menberikan status persetujuan di data tersebut.
5. Penyerahan Gaji.
Accounting mengakses kembali data gaji (DG) yang telah disetujui oleh
Direktur dari file gaji, kemudian mencetak slip gaji (SG) untuk diserahkan
kepada Karyawan dengan uang yang tertera.
4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan
Prosedur dari sistem yang telah diusulkan digambarkan ke dalam bentuk
diagram alir data yang terdiri dari tiga tingkatan yaitu diagram konteks, diagram
nol dan diagram detail. Adapun hasil dari pemodelan sistem usulan dapat dilihat
pada gambar berikut.
47
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan
48
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan
49
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.3. Diagram Detail Proses III Sistem Usulan
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.4. Diagram Detail Proses IV Sistem Usulan
50
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.5. Diagram Detail Proses V Sistem Usulan
4.4. Kamus Data
Data-data yang mengalir pada diagram alir data (DAD) diuraikan secara
rinci menggunakan teknik kamus data (data dictionary). Kamus data ini terbagi
menjadi dua (2) bagian, yaitu kamus data masukan dan kamus data keluaran.
4.4.1. Kamus Data Masukan
1. Nama Dokumen : Data Karyawan
Alias : DK
Bentuk data : Dokumen cetakan Komputer
Arus data : Admin – Proses 1.0 – D.1 File Karyawan
D.1 File Karyawan – Proses 3.0 – Accounting
Penjelasan :Sebagai biodata karyawan
Volume : Tergantung Jumlah Karyawan (rata-rata 31 DK)
Struktur data : Isi
51
Isi = id_karyawan+no_KTP+nm_karyawan+tgl_lahir
+alamat+no_telp+jabatan+golongan+gaji
2. Nama Dokumen : Absensi Harian
Alias : AH
Bentuk data : Dokumen cetakan komputer
Arus data : Karyawan – Proses 2.0 – D.2 File Absensi
D.2 File Absensi – Proses 3.0 – Accounting
Penjelasan :Untuk pengisian daftar kehadiran
Volume : 31 AH per hari
Struktur data : Isi
Isi = id_karyawan+tgl+jam_masuk+jam_keluar+
jmlh_hadir+keterangan
3. Nama Dokumen : Data Gaji
Alias : DG, DG Acc
Bentuk data : Dokumen cetakan komputer
Arus data : Accounting – Proses 3.0 – D.3 File Gaji
D.3 File Gaji – Proses 4.0 – Direktur
Direktur – Proses 4.0 – D.3 File Gaji
Penjelasan : Daftar gaji karyawan
Volume : 1-2 Lembar
Struktur data : Isi
Isi = {no_urut+id_karyawan+nm_karyawan+jabatan+
golongan+total_hadir+besar_gaji+potongan+
gaji_bersih}+total
52
4.4.2. Kamus Data Keluaran
1. Nama Dokumen : Slip Gaji
Alias : SG
Bentuk data : Dokumen cetakan Komputer
Arus data : D.3 File Gaji– Proses 5.0 – Accounting
Accounting – Proses 5.0 – Karyawan
Penjelasan :Sebagai bukti penyerahan gaji
Volume : Rata-rata 31 SG per bulan
Struktur data : Isi
Isi = id_karyawan+nm_karyawan+besar_gaji+
potongan+gaji_bersih
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi rancangan sistem usulan ini terbagi menjadi hierarchy input
process output (HIPO) dari sistem yang dirancang, bentuk dokumen masukan dan
bentuk dokumen keluaran, entity relationship diagram (ERD), logical record
structure (LRS), spesifikasi file, struktur kode, dan spesifikasi program.
4.5.1. Hierarchy Input Process Output (HIPO)
HIPO digunakan untuk teknik pendokumentasian program yang dapat
digunakan untuk mengkomunikasikan spesifikasi sistem kepada para programmer
melalui proses perancangan. Rancangan menu untuk sistem absensi dan
penggajian karyawan ini terdiri atas tiga (3) level akses, yaitu Karyawan,
Accounting dan Direktur.
53
1. Rancangan Menu Karyawan
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.6. Rancangan Menu Karyawan
2. Rancangan Menu Accounting
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.7. Rancangan Menu Accounting
54
3. Rancangan Menu Direktur
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.8. Rancangan Menu Direktur
4.5.2. Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Sebagai biodata karyawan
Sumber : Admin
Tujuan : D.1 File Karyawan
Media : Dokumen cetakan komputer
Jumlah : Setiap Karyawan
Frekuensi : Setiap pengolahan data karyawan
Bentuk : File
2. Nama Dokumen : Absensi Harian
Fungsi : Sebagai daftar kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : D.2 File Absensi
55
Media : Dokumen cetakan komputer
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap mengisi daftar kehadiran
Bentuk : File
3. Nama Dokumen : Data Gaji
Fungsi : Sebagai daftar gaji karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : D.3 File Gaji
Media : Dokumen cetakan komputer
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap perhitungan gaji
Bentuk : File
4.5.3. Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai bukti penyerahan gaji
Sumber : Accounting
Tujuan : Karyawan
Media : Dokumen cetakan komputer
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap penyerahan gaji per karyawan
Bentuk : File
4.5.4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Tahapan dalam perancangan basis data menggunakan teknik pemodelan
entity relationship diagram (ERD). Entity relationship diagram (ERD)
56
menampilkan basis data dan hubungannya. Berikut ini adalah bentuk rancangan
entity relationship diagram untuk basis pada CV. GHOZI PUTRA PRATAMA.
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.9. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)
4.5.5. Logical Record Structure (LRS)
Logical record structure (LRS) memberikan gambaran lebih jelas terhadap
keterkaitan hubungan antar tabel di dalam basis data. LRS sebenarnya mirip
dengan ERD, namun bentuk penggambaran sedikit berbeda.
57
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.10. Rancangan Logical Record Structure (LRS)
4.5.6. Spesifikasi File
Rancangan basis data yang telah digambarkan ke dalam bentuk entity
relationship diagram (ERD) akan dijelaskan lebih lanjut ke dalam spesifikasi file.
Adapun spesifikasi file terhadap entity relationship diagram (ERD) di atas yaitu:
1. Spesifikasi file user
Nama File : user
Akronim : user.sql
Fungsi : untuk menyimpan data pengguna
58
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 45
Kunci Field : id_user
Software : MySQL
Tabel IV.1. Spesifikasi File User
No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Nomor User id_user integer 4 Primary Key2 Username username varchar 203 Password passwod varchar 204 Level Pengguna level int 1
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
2. Spesifikasi file karyawan
Nama File : karyawan
Akronim : karyawan.sql
Fungsi : untuk menyimpan data karyawan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 147
Kunci Field : id_karyawan
Software : MySQL
59
Tabel IV.2. Spesifikasi File Karyawan
No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Identitas Karyawan id_karyawan varchar 7 Primary Key2 Nomor KTP no_ktp varchar 163 Nama Karyawan nm_karyawan varchar 304 Tanggal Lahir tgl_lahir date 105 Alamat alamat varchar 606 Nomor Telepon no_telp varchar 127 Jabatan jabatan varchar 128 Golongan golongan varchar 19 Gaji gaji double 11
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
3. Spesifikasi file absensi
Nama File : absensi
Akronim : absensi.sql
Fungsi : untuk menyimpan data absensi karyawan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 74
Kunci Field : -
Software : MySQL
Tabel IV.3. Spesifikasi File Absensi
No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Identitas Karyawan id_karyawan varchar 7 Foreign Key2 Tanggal tgl date 103 Jam Masuk jam_masuk time 84 Jam Keluar jam_keluar time 85 Status Kehadiran status varchar 16 Keterangan keterangan varchar 40
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
60
4. Spesifikasi file gaji
Nama File : gaji
Akronim : gaji.sql
Fungsi : untuk menyimpan data gaji
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 96
Kunci Field : id_gaji
Software : MySQL
Tabel IV.4. Spesifikasi File Gaji
No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Identitas Gaji id_gaji varchar 7 Primary Key2 Identitas Karyawan id_karyawan varchar 7 Foreign Key3 Nomor User id_user integer 4 Foreign Key4 Tanggal tgl date 105 Besar Gaji besar_gaji double 116 Jumlah Hadir jmlh_hadir int 27 Potongan potongan double 118 Besar Lembur besar_lembur double 119 Insentif insentif double 1110 Tunjangan tunjangan double 1111 Gaji Bersih gaji_bersih double 11Sumber: Hasil Penelitian (2017)
4.5.7. Struktur Kode
Kode yang dibuat dalam pengkodean adalah field-field yang akan
dijadikan sebagai primary key maupun foreign key. Adapun struktur kode yang
61
dirancang oleh penulis untuk identitas karyawan dapat dilihat pada gambar
dibawah ini.
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar IV.11. Struktur Kode Identitas Karyawan
4.5.8. Spesifikasi Program
Spesifikasi program merupakan bentuk penjelasan dari form-form atau
tampilan-tampilan yang ada pada perancangan sistem informasi absensi dan
penggajian karyawan pada CV. GHOZI PUTRA PRATAMA beserta fungsinya.
Adapun spesifikasi program akan diuraikan sebagai berikut:
1. Spesifikasi Program Login
Nama Program : Login
Akronim : login.php
Fungsi : sekuritas dalam penggunaan aplikasi.
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Isi username, password untuk masuk ke dalam aplikasi.
b. Klik LOGIN untuk masuk dalam aplikasi dan memiliki hak akses masing-
masing.
2. Spesifikasi Program Profil Karyawan
Nama Program : Profil Karyawan
62
Akronim : profilk.php
Fungsi : Biodata karyawan
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
Pada bagian ini hanya menampilkan profil karyawan.
3. Spesifikasi Program Absensi Karyawan
Nama Program : absensi
Akronim : absensik.php
Fungsi : pengolahan daftar kehadiran khusus karyawan
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Klik Absen Masuk untuk menandakan bahwa karyawan telah hadir.
b. Klik Absen Keluar untuk menandakan karyawan selesai bekerja.
4. Spesifikasi Program Menu Accounting
Nama Program : menu acc
Akronim : menuacc.php
Fungsi : menu utama hak akses Accounting
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Klik Master Data untuk menampilkan pilihan menu Data Karyawan dan
Rekapitulasi Absensi.
b. Klik Data Karyawan untuk mengolah data karyawan.
c. Klik Rekapitulasi Absensi untuk mengolah rekapitulasi absensi karyawan.
d. Klik Gaji untuk mengolah data gaji.
63
e. Klik Persetujuan Gaji untuk melihat data gaji yang telah disetujui oleh
Direktur.
5. Spesifikasi Program Data Karyawan
Nama Program : Data Karyawan
Akronim : karyawan.php
Fungsi : melakukan pengolahan data karyawan
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Klik Tambah untuk menambah data karyawan.
b. Klik Ubah untuk mengubah data karyawan.
c. Klik Hapus Untuk Menghapus Data Karyawan.
6. Spesifikasi Program Tambah Data Karyawan
Nama Program : tambah karyawan
Akronim : tkaryawan.php
Fungsi : menambah data karyawan
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Isi kolom-kolom yang tersedia pada bagian Add Barang.
b. Klik Add Barang untuk menambah data barang.
c. Jika salah satu atau semua kolom tidak terisi maka akan muncul pesan
pemberitahuan.
7. Spesifikasi Program Ubah Data Karyawan
Nama Program : ubah karyawan
Akronim : ukaryawan.php
64
Fungsi : mengubah data karyawan
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Ubah kolom-kolom yang tersedia pada data karyawan.
b. Klik Ubah untuk melakukan pengubahan dan tersimpan di basis data.
c. Jika salah satu atau semua kolom tidak terisi maka akan muncul pesan
pemberitahuan.
8. Spesifikasi Program Data Gaji
Nama Program : data gaji
Akronim : gaji.php
Fungsi : melakukan pengolahan data gaji
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Program akan memunculkan data karyawan, rekapitulasi absensi dan
besarnya gaji.
b. Pada bagian data gaji ini, pengguna bisa mengubah atau memberikan
status verifikasi dengan cara mengklik Verifikasi.
9. Spesifikasi Program Persetujuan Gaji
Nama Program : persetujuan gaji
Akronim : p1gaji.php
Fungsi : melihat data gaji yang telah disetujui oleh Direktur
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
65
a. Program menampilkan data-data gaji yang telah disetujui oleh Direktur,
dan terdapat tombol Cetak untuk menghasilkan data gaji yang telah
disetujui secara keseluruhan dan terdapat tombol Cetak Slip untuk
mencetak slip gaji per karyawan.
10. Spesifikasi Program Menu Direktur
Nama Program : menu direktur
Akronim : menud.php
Fungsi : halaman utama untuk Direktur
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Klik User untuk melakukan pengolahan data user.
b. Klik Pengesahan Gaji untuk pengolahan pengesahan gaji.
11. Spesifikasi Program Data User
Nama Program : data user
Akronim : user.php
Fungsi : melakukan pengolahan terhadap data user
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Klik Tambah untuk menambah data user.
b. Klik Ubah untuk mengubah data user.
c. Klik Hapus untuk menghapus data user.
12. Spesifikasi Program Tambah User
Nama Program : tambah user
Akronim : tuser.php
66
Fungsi : melakukan penambahan data user
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Isi kolom-kolom yang tersedia pada bagian Tambah User.
b. Klik Tambah untuk menyimpan data user.
c. Jika salah satu atau semua kolom tidak terisi maka akan muncul pesan
pemberitahuan.
13. Spesifikasi Program Ubah User
Nama Program : ubah user
Akronim : uuser.php
Fungsi : melakukan pengubahan data user
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
a. Ubah kolom yang tersedia pada bagian Ubah User.
b. Klik Ubah untuk mengubah data user.
c. Jika salah satu atau semua kolom tidak terisi maka akan muncul pesan
pemberitahuan.
14. Spesifikasi Program Pengesahan Gaji
Nama Program : pengesahan gaji
Akronim : pgaji.php
Fungsi : mengolah pengesahan gaji yang telah diolah oleh
Accounting
Bahasa Pemograman : Php
Proses Program :
67
a. Program akan menampilkan data-data gaji yang telah diolah oleh
Accounting, pengguna dapat mengesahkan data-data gaji dengan cara
mengklik tombol Approve dan tombol Disapprove untuk menolak
pengesahan gaji.
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Penulis menguraikan sistem komputer yang diperlukan dalam perancangan
sistem ini berupa spesifikasi sistem komputer yang dibutuhkan. Adapun uraian
dari spesifikasi sistem komputer terbagi atas umum, perangkat keras dan
perangkat lunak.
4.6.1. Umum
Untuk merealisasikan rancangan sistem absensi dan penggajian karyawan
ini, dibutuhkan tiga (3) unsur, yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Adapun
uraian dari perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dapat pada
halaman berikut ini.
4.6.2. Perangkat Keras
Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam merancang
sistem informasi absensi dan penggajian karyawan pada CV. GHOZI PUTRA
PRATAMA terdiri dari:
1. CPU (Central Processing Unit)
a. Processor : 1.6 GHz
b. Memory : 2 GB
c. Harddisk : 500 GB
2. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768)
68
3. Keyboard : 86 keys
4. Mouse : Optical/USB
4.6.3. Perangkat Lunak
Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam
merancang sistem informasi absensi dan penggajian karyawan pada CV. GHOZI
PUTRA PRATAMA terdiri dari:
1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate
2. Web Server : Wamp Server. 1e – x32
a. Apache : Apache 2.2.11
b. MySQL : MySQL 5.1.36
c. PHP : PHP 5.3.0
d. PhpMyAdmin : PhpMyAdmin 3.2.0.1
3. Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8.1
4. Web Browser
b. Mozzila Firefox : Versi 44.0
c. Google Chrome : Veri 48.0.2564.82
4.7. Jadwal Implementasi
Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapan-
tahapan bijak agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya.
Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu sekitar tiga (3) bulan.
Adapun rincian kegiatannya yaitu:
69
Tabel IV.5. Jadwal Implementasi
No. Tahapan KegiatanJadwal Implementasi
Juli Agustus September1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Analisis Kebutuhan2 Perancangan Sistem3 Evaluasi Sistem4 Implementasi Program
Sumber: Hasil Penelitian (2017)