BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum · kartu pembayaran siswa bimbel untuk melakukan...

42

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah mengamati serta mempelajari sistem penerimaan siswa baru yang

sedang berjalan pada Bimbingan Belajar Ruang Belajar 08, penulis mendapat

kesimpulan bahwa sistem baru yang terkomputerisasi sangat dibutuhkan untuk

mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul pada saat sistem penerimaan

siswa baru yang sedang berjalan.

Dalam uraian ini menjelaskan gambaran secara umum tentang sistem

rancangan usulan yang penulis buat, yaitu mengenai prosedur sistem berjalan

usulan, diagram alir data sistem usulan, kamus data sistem usulan dan spesifikasi

rancangan sistem usulan yang meliputi rancangan dokumen masukan, rancangan

dokumen keluaran, entity relashiontship diagram, dan spesifikasi file.

Dalam Bab ini penulis akan membuat suatu sistem usulan penerimaan siswa baru

yang mana sistem yang diusulkan merupakan sistem yang sudah terkomputerisasi.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Dalam sistem usulan yang penulis buat untuk bimbel ruang belajar 08 ini,

tidak jauh berbeda dari sistem yang sudah ada, hanya saja penulis membuat sistem

manual yang sudah ada prosedur sistem berjalan menjadikan prosedur sistem

berjalan yang sudah terkomputerisasi, adapun prosedur sistem usulan yang penulis

buat, sebagai berikut:

43

1. Prosedur Pendaftaran

Setiap calon siswa yang datang ke Bimbel Ruang Belajar 08 untuk

melakukan pendaftaran, terlebih dahulu mengisi data siswa dan membayar

biaya pendaftaran. Kemudian bagian customer service mamasukkan data

calon siswa ke file pendaftaran, setelah itu calon siswa akan mendapatkan

bukti pembayaran pendaftaran yang diberikan oleh customer service.

2. Prosedur Pembayaran

Setelah melakukan pendaftaran, calon siswa diharuskan membayar biaya

pendidikan kepada admin sesuai jumlah yang telah ditentukan. setelah itu

admin memberikan bukti kwitansi pembayaran pendidikan kepada calon

siswa, kemudian memasukkan data pembayaran siswa ke file pembayaran.

3. Prosedur Penerimaan Siswa

Calon siswa yang sudah melunasi pembayaran pendidikan, secara resmi telah

menjadi peserta didik baru di bimbel ruang belajar 08 dan akan mendapatkan

kartu pembayaran siswa bimbel untuk melakukan pembayaran pendidikan

setiap bulan. Kemudian data siswa yang sudah resmi dan diterima akan

dimasukkan ke file siswa.

4. Prosedur Laporan

Setiap periode penerimaan siswa baru admin akan membuat laporan

penerimaan siswa dan laporan pembayaran berdasarkan dengan file siswa dan

pembayaran. Kemudian laporan tersebut diserahkan kepada pimpinan.

44

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

A. Diagram Konteks

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan:

LPS : Laporan Penerimaan Siswa

LPB : Laporan Pembayaran

Admin

45

B. Diagran Nol

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan:

LPS : Laporan Penerimaan Siswa

LPB : Laporan Pembayaran

46

C. Diagram Detail 1(Satu)

Gambar IV.3

Diagram Detail Satu Sistem Usulan

D. Diagram Detail 2(Dua)

Gambar IV.4

Diagram Detail Dua Sistem Usulan

47

E. Diagram Detail 3(Tiga)

Gambar IV.5

Diagram Detail Satu Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

1. Kamus Data Dokumen Masukan

a. Nama Arus Data : Formulir

Alias : Formulir

Tipe Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Calon Siswa – Proses 1

Proses 1 – File Pendaftaran

Penjelasan : Sebagai Syarat Pendaftaran

Periode : Setiap Melakukan Pendaftaran

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Bimbel+Alamat+Telepon

48

Isi = No_Pendaftaran+Tanggal Dafta Tempat Lahir+

Tanggal Lahir+Jenis Kelamin+Agama+Alamat

Siswa+Asal Sekolah+Kelas+No. Telepon+

Program Bimbel

No. Telepon Orangtua

Footer =

2. Kamus Data Dokumen Keluaran

a. Nama Arus Data : Bukti Pembayaran Pendaftaran

Alias : Nota Pembayaran Pendaftaran


Arus Data : Proses 1 – Calon Siwa

Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran Pendaftaran

Periode : Setiap Melakukan Pendaftaran

Volume : 1 Lembar


Header = Nama_Bimbel+Alamat

Isi = No_Transaksi+Nama+Nama Pembayaran

+Jumlah Bayar

Footer = Kota+Tanggal+Tanda Tangan

3. Nama Arus Data : Kartu Pembayaran Siswa

Alias : Nota Pembayaran Siswa


Arus Data : File Pembayaran – Proses 3

Proses 3 – Siswa

49

Penjelasan : Sebagai Bukti Siswa Telah Diterima

Periode : Sesudah Melakukan Pembayaran

Volume : 1 Lembar


Header = Logo_Bimbel+Kwitansi Pembayaran Siswa+

Alamat+Telepon

Isi = Nama+Program Bimbel+Periode+Tanggal+Bulan

Bulan+Paraf

Footer =

Nama Arus Data : Laporan Penerimaan Siswa

Alias : LPS


Arus Data : Proses 4 – Pimpinan

Penjelasan : Untuk Mengetahui Jumlah Siswa Yang Mendaftar

Periode : Setiap Selesai Melakukan Penerimaan Siswa

Volume : Satu Lembar


Header : Nama Bimbel+Alamat

Isi : Nis+Nama+Tanggal Daftar+Jenis Kelamin+

Agama+Alamat+Program Bimbel

Footer : Kota+Tanggal+Tahun+Paraf

a. Nama Arus Data : Laporan Pembayaran

Alias : LPB


50

Arus Data : Proses 4– Pimpinan

Penjelasan : Untuk Mengetahui Jumlah Pembayaran

Periode : Setiap Melakukan Transaksi Pembayaran

Volume : Satu Lembar


Header : Nama Bimbel+Alamat

Isi : No_Transaksi+Tanggal Pembayaran+No_Daftar

+Nama+Program Bimbel+Jumlah Bayar+Status

Bayar

Footer : Kota+Bulan+Tahun+Paraf

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Susulan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-

dokumen yang digunakan dalam proses-proses pencatatan datanya.

Dokumen-dokumen tersebut meliputi dokumen masukan (input) dan

dokumen keluaran (Output). Adapun sistem susulan yang penulis buat

meliputi :

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pendaftaran Siswa Baru

Sumber : Costumer service

Tujuan : Calon Siswa

Jumlah : Satu Lembar

51

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Melakukan Pendaftaran

Bentuk : Lampiran C.1

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran Pendaftaran

Fungsi : Sebagai Persyaratan Pendaftaran Siswa Baru

Sumber : Admin

Tujuan : Calon Siswa


Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Melakukan Pembayaran Pendaftaran

Bentuk : Lampiran D.1

2. Nama Dokumen : Kartu Pembayaran Siswa

Fungsi : Sebagai Bukti Pembayaran Siswa

Sumber : Admin

Tujuan : Siswa


Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Melakukan Pendaftaran


3. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Siswa

Fungsi : Untuk Mengetahui Data Siswa Baru

Sumber : Admin

52

Tujuan : Pimpinan


Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Melakukan Penerimaan Siswa


4. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran

Fungsi : Untuk Mengetahui Jumlah Masuk Pembayaran

Sumber : Admin

Tujuan : Pimpinan


Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Melakukan Pembayaran


53

4.5.3. ERD ( Entity Relational Diagram)

Gambar VI.6

Entity Relational Diagram

54

4.5.4 LRS (Logical Record Structure )

1 11 1 1

1

1

Gambar VI.7

Logical Record Structure

4.5.5. Spesifikasi File

1. Nama File : File Login

Akronim : Login

Fungsi : Sebagai akses masuk Program

Tipe : File Master

Organisasi File : indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Hardisk

Siswa

Nis*

Nama

Jenis Kelamin

Agama

Alamat

Tempat Tanggal Lahir

Pendaftaran

No_Daftar*

Tgl_Daftar

Tempat_Lahir

Tgl_Lahir

Asal Sekolah

Kelas

Program Bimbel

No_Telepon

Pembayaran

No_Transaksi*

Tgl_Transaks

Nm_Pembayaran

Jml_Bayar

55

Panjang Record : 18 byte

Kunci Field :

Software :Php MyAdmin

Tabel IV.1

Spesifikasi File Login

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Admin Adm Varchar 8 Primary key

2 Password Password Varchar 10

2. Nama File : File Pendaftaran

Akronim : Pendaftaran

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Pendaftaran

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hardisk


Kunci Field : No_Daftar

Software : Php MyAdmin

56

Tabel IV.2

Spesifikasi File Pendaftaran


1 Nomor daftar No_daftar Varchar 7 Primary key

2 Tanggal_Daftar Tgl_Daftar Date 12

3 Nama Nama Varchar 25

4 Tempat Lahir Tmpt_lahir Varchar 10

5 Tanggal Lahir Tgl_lahir Date 12

6 Jenis Kelamin Jns_Kelamin Varchar 10

7 Agama Agama Varchar 10

8 Alamat Alamat Varchar 40

9 Asal Sekolah Sekolah Varchar 20

10 Kelas Kls Integer 2

11 Nomor Telepon No_telepon Integer 12

12 Program Bimbel Program Varchar 10

3. Nama File : File Pembayaran

Akronim : Pembayaran

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Pembayaran

Tipe : File Transaksi


Akses File : Random

Media : Hardisk


Kunci Field : No_Transaksi


57

Tabel IV.3

Spesifikasi File Pembayaran


1 Nomor Transaksi No_transaksi Integer 9 Primary Key

2 Tanggal Transaksi Tgl_transaksi Date 12

3 Nomor daftar No_daftar Varchar 7 Foreign key


5 Nama Bayar Nama_bayar Varchar 20

6 Jumlah Bayar Jml_byr Integer 12

4. Nama File : File Siswa

Akronim : Siswa

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Siswa

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hardisk


Kunci Field : NIS


58

Tabel IV.4

Spesifikasi File Siswa


1 Nomor Induk

Siswa NIS Integer 7 Primary key


3 Nomor Daftar No_Daftar Varchar 7 Foreign Key

4 Tempat Tanggal

Lahir Tmpt_Tgl_Lahir Date 12

5 Jenis Kelamin Jns_Kelamin Varchar 10

6 Agama Agama Varchar 10

7 Alamat Alamat Varchar 40

8 Asal Sekolah Sekolah Varchar 20

9 Kelas Kls Integer 2

10 Nomor Telepon No_telepon Integer 12

11 Program Bimbel Program Varchar 10

4.5.6. Struktur Kode

1. Kode Admin

Terdiri dari beberapa karakter yang disusun sepanjang 8 digit

Format:

X X X X X 9 9 9

Numerik

Karakter

59

Contoh:

A D m I n 1 2 3

Keterangan:

XXXXX9999 :Admin123

2. Nomor Daftar


a. Digit 1, 2, 3, dan 4 merupatan nama bimbingan belajar

b. Digit 5, 6 dan 7 merupakan nomor urut siswa

Format :

X X 9 9 9 9 9

Nomor Urut Siswa

Nama Bimbel

Contoh :

R B 0 0 1 0 6

Nomor Urut Pendaftaran “106”

Nama Bimbel “RB08”

60

3. Nomor Transaksi


a. Digit 1, 2, dan 3 merupakan nomor Pembayaran

b. Digit 4, dan 5 merupakan tanggal Pembayaran

c. Digit 6 dan 7 merupakan bulan Melakukan Pembayaran

d. Digit 8 dan 9 merupakan tahun melakukan pembayaran

Format :

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Tahun Transaksi

Bulan Transaksi

Tanggal Transaksi

Nomor Transaksi

Contoh :

0 0 1 1 1 0 6 0 9

Tahun Transaksi “2009”

Bulan Transaksi “Juni”

Tanggal Transaksi “11”

Nomor Transaksi “001

61

4. NIS (Nomor Induk Siswa)


a. Digit 1 dan 2 merupakan bulan masuk bimbel

b. Digit 3 dan 4 merupakan tahun masuk bimbel

c. Digit 5, 6, dan 7 merupakan nomor siswa

Format :

9 9 9 9 9 9 9

Nomor Siswa

Tahun Masuk

Bulan Masuk Bimbel

Contoh :

0 6 1 2 1 1 1 1

Nomor Siswa “1111”

Tahun “2012”

Bulan “Juni”

62

4.5.7. Spesifikasi Program

Gambar IV.8

HIPO (Hierarchy Plus Input Process Output)

Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas akhir

ini terdiri dari :

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : FrmLogin.frm

Fungsi : Sebagai akses masuk program

0.0

63

Bahasa Pemograman : Microsoft visual basic 6.0

Bentuk tampilan : E.1

Proses program : Untuk Masuk Program atau Menu Utama

a. Menu Login akan tampil ketika program dijalankan

b. Untuk akses ke menu utama, masukan nama dan password dengan benar

c. Klik “Masuk” jika benar akan masuk ke menu utama dan jika salah akan

diminta untuk mengisi kembali

d. Klik “Batal” untuk membatalkan

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : FrmMenuutama.frm

Fungsi : Untuk menampilkan pilihan menu program



Proses program Pada menu utama terdapat 4 tabel pilihan yaitu :

a. Ketika masuk ke menu utama, pilih menu pendaftaran untuk melakukan

pendaftaran. Menu pendaftaran sebagai Master.

b. Ketika masuk ke menu utama, pilih menu pembayaran untuk melakukan

pembayaran. Menu pembayaran sebagai menu Transaksi.

c. Ketika masuk ke menu utama, pilih menu laporan untuk melihat atau cetak

laporan. Menu laporan sebagai menu Laporan.

d. Ketika masuk ke menu utama, pilih logout untuk keluar dari aplikasi.

Menu logout sebagai menu Utility.

64

3. Spesifikasi Program Pendaftaran

Nama Program : Pendaftaran

Akronim : FrmPendaftaran.frm

Fungsi : Untuk entry data calon siswa ketika melakukan

pendaftaran



Proses program : Ketika membuka form Pendaftaran

a. Klik tombol “Tambah” maka nomor pendaftaran akan tampil secara

otomatis (auto number) untuk melakukan input data calon siswa,

selanjutnya input Tanggal pendaftaran, nama, jenis kelamin, tempat lahir,

tanggal lahir, agama, alamat, asal sekolah, kelas, program bimbel dan

nomor telepon.

b. Klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data pendaftaran.

c. Klik tombl “Batal” untuk batal menyimpan data pendaftaran.

d. Klik tombol “kembali” untuk kembali ke menu utama.

4. Spesifikasi Program Pembayaran

Nama Program : Pembayaran

Akronim : FrmPembayaran.frm

Fungsi : Untuk melakukan pembayaran



Proses program : Ketika membuka form pembayaran

65

a. Klik tombol “Tambah” maka nomor transaksi akan tampil secara otomatis

(auto number) untuk melakukan input data pembayaran, selanjutnya input

nomor pendaftaran, nama, nama bayar, jumlah bayar dan status bayar .

b. Klik tombol “Simpan & Cetak” untuk menyimpan data Pembayaran dan

Cetak bukti pembayaran.

c. Klik tombl “Batal” untuk batal melakukan pembayaran.


5. Spesifikasi Program Siswa

Nama Program : Data Siswa

Akronim : FrmSiswa.frm

Fungsi : Untuk entry data Siswa



Proses program : Ketika membuka form Siswa

a. Klik tombol “Tambah” untuk input data siswa.

b. Klik tombol “Batal” untuk batal menyimpan data siswa.

c. Klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data siswa

d. Klik tombol “kembali” untuk kembali ke menu utama

6. Spesifikasi Program Laporan

Nama Program : Laporan

Akronim : FrmLaporan.frm

Fungsi : Untuk melihat dan cetak Laporan



66

Proses program : Ketika membuka form Laporan

a. Klik tombol “Penerimaan Siswa” untuk melihat laporan penerimaan siswa.

b. Klik tombol “Pembayaran” untuk melihat laporan pembayaran.

c. Klik tombol “Cetak” untuk mencetak Laporan.


4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Spesifikasi sistem komputer merupakan penjabaran dari pemakaian perangkat

keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang akan digunakan dalam

sistem usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1. Umum

Pengembangan dari sistem informasi berbasis komputer, selain

membutuhkan banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama

untuk menyelesaikan dan melewati beberapa tahapan, dari mulai sistem tersebut

diterapkan, dikembangkan, dan dipelihara. Apabila sistem informasi yang telah

dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa

diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan suatu sistem

untuk mengatasinya dan kembali pada proses perencanaan sistem. Untuk

menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem usulan ini diperlukan

komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.

67

4.6.2. Perangkat Keras

Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari

perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia

(brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, hardisk, disk

drive, mouse, dan printer.

Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah:

a. Processor : Pentium IV

b. RAM : 726 Mega Byte

c. Monitor : LCD

d. CD RW : 700 MB

e. Hard Disk : 80 Giga Byte

f. Keyboard : 108 keys

g. Mouse :Standart Mouse

h. Printer : Ink-Jet

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian instruksi yang

disusun secara teratur agar komputer dapat mengolah data untuk mendapatkan

informasi yang dibutuhkan oleh user atau pengguna. Dalam pembuatan program

ini dibutuhkan perangkat lunak sebagai berikut :

a. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

b. Sistem Aplikasi : PhpMyadmin

c. Program Pendukung : Microsoft Visual Basic 6.0

68

4.7. Jadwal Implements

Setelah sistem dianalisa dan didesain secara rinci, maka tahap selanjutnya

yang akan dilakukan adalah tahap implementasi, yang berupa tahap peletakan

sistem baru agar siap dioperasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk

melaksanakan uji coba atas dasar konsep rancangan sistem yang telah disusun,

sehingga bila terjadi kesalahan dapat segera diperbaiki kembali.

Kegiatan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi ini adalah:

1. Penyiapan data awal

Penyiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data

awal yang berhubungan dengan judul yang diangkat oleh penulis yang

dimulai pada bulan pertama selama dua minggu.

2. Pembuatan program dan tes program

Pembuatan program sangat diperlukan dalam pengolahan data. Setelah

program selesai dibuat, maka akan dilakukan tes program yang bertujuan

untuk mengetahui program yang dibuat apakah berjalan dengan baik yang

dilaksanakan pada bulan pertama di minggu ketiga sampai dengan minggu

kedua bulan kedua.

3. Pembuatan buku petunjuk operasi

Pembuatan buku petunjuk sebagai pedoman dalam mengoperasikan cara

pengisian format masukan, pengoperasian komputer, teknik program data,

serta prosedur cetakan dilaksanakan pada bulan kedua di minggu ketiga dan

keempat.

69

4. Pelatihan atau training

Pelatihan bertujuan untuk memberikan petunjuk atau latihan kepada yang

akan mengoperasikan komputer, yang dilaksanakan bulan ketiga pada

minggu pertama dan kedua.

7. Tes sistem

Tes sistem bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap proses secara

keseluruhan, dan sampai dimana proses tersebut dapat dijalankan dengan baik

dan benar yang dilaksanakan bulan ketiga di minggu ketiga dan keempat

8. Evaluasi dan operasional

Kegiatan ini bertujuan apakah yang dilakukan dari awal sampai akhir sudah

baik dan bagaimana membuat jalan keluar dari setiap permasalahan yang

terjadi pada waktu kegiatan implementasi, yang dilaksanakan pada bulan

keempat di minggu pertama sampai ke empat.

70

Tabel IV. 5

Jadwal Implementasi

Keterangan

BULAN

I II III IV

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Penyiapan Data

Awal

Pembuatan

Program dan Tes

Program

Pembuatan Buku

Petunjuk Operasi

Pelatihan/Trainning

Test Sistem

Evaluasi dan

Operasional

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum · kartu pembayaran siswa bimbel untuk melakukan...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum · kartu pembayaran siswa bimbel untuk melakukan...