BAB IV PEMBAHASAN A. Tinjauan Umum 1. Sejarah Perusahaanrepository.nscpolteksby.ac.id/30/59/7 Bab...
-
Upload
truongthuan -
Category
Documents
-
view
224 -
download
0
Transcript of BAB IV PEMBAHASAN A. Tinjauan Umum 1. Sejarah Perusahaanrepository.nscpolteksby.ac.id/30/59/7 Bab...
21
21
21
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Tinjauan Umum
1. Sejarah Perusahaan
PT Petrokima Gresik merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
dan produsen pupuk terlengkap di Indonesia yang memproduksi berbagai
macam pupuk dan non pupuk. Keberadaan PT Petrokimia Gresik adalah untuk
mendukung program pemerintah meningkatkan produksi pertanian nasional.
PT Petrokimia Gresik berdiri diarea 420 hektar di antara tiga kecamatan:
Kecamatan Kebomas, Gresik dan Manyar.
Dari waktu ke waktu sektor pertanian memainkan peranan penting
dalam perekonomian Indonesia. Karenanya, pembangunan sektor pertanian
terutama pertanian tanaman pangan menjadi prioritas utama. Namun
pembangunan pertanian membutuhkan faktor input berupa pupuk yang
berkualitas untuk memacu produktivitasnya. Salah satu perusahaan yang dapat
memenuhi kebutuhan pupuk secara nasional adalah PT Petrokimia Gresik.
Awalnya, proyek pembangunan pabrik pupuk dikota Gresik-Jawa
Timur dilakukan oleh pemerintah pada tahun 1964. Proyek pembangunan
pabrik pupuk ini diberi nama Projek Petrokimia Surabaja. Setelah selama
beberapa tahun mengalami penundaan karena faktor kesulitan biaya,
pembangunan pabrik pupuk baru itu akhirnya berhasil diselesaikan dan
22
Presiden Republik Indonesia berkenaan meresmikan pengoperasian perdananya
pada tanggal 10 Juli 1972, yang kemudian diabadikan sebagai hari jadi PT
Petrokimia Gresik.
Perubahan status perusahaan:
a. Perusahaan Umum(Perum)
Berdasarkan PP No.55/1971
b. Persero
Berdasarkan PP No. 35/1974 PP No.14/1975
c. Anggota Holding PT Pupuk Sriwidjaja(persero)
Berdasarkan PP No. 28/1997
d. Anggota Holding PT Pupuk Indonesia (persero)
Berdasarkan SK Kementrian Hukum & HAM Republik Indonesia,
Nomor: AHU-17695.AH.01.02 Tahun 2012
Dalam perkembangannya, PT Petrokimia Gresik secara konsisten dan
berkesinambungan melakukan inovasi produk dan pengembangan pabrik
berbasis teknologi. bermula dari produksi pupuk berbasis Nitrogen, PT
Petrokimia Gresik mengembangkan kemampuannya untuk memproduksi
pupuk berbasis fosfat, dan kemudian berkembang lagi kearah produksi
pupuk majemuk. Dari berbagai langkah inovasi dan pengembangan pabrik
yang dilakukan, PT Petrokimia Gresik telah bermetamorfosis dari sekedar
pabrik pupuk menjadi sebuah industri pupuk terlengkap dan terbesar di
Indonesia yang juga memproduksi produk non-pupuk, yang merupakan
23
anggota Holding yang dinaungi oleh PT Pupuk Indonesia Holding
Company.
2. Logo Perusahaan dan Arti
Sumber : Internal Perusahaan (2015)
Gambar 2.3 Logo PT Petrokimia Gresik
Inspirasi logo PT Petrokimia Gresik adalah seekor kerbau berwarna
kuning keemasan yang berdiri tegak diatas kelopak daun hijau berujung
lima dengan tulisan berwarna putih dibagian tengahnya. Seekor kerbau
berwarna kuning keemasan atau dalam bahasa jawa dikenal sebagai
kebomas merupakan penghargaan perusahaan kepada daerah dimana PT
petrokimia Gresik berdomisili, yakni kecamatan kebomas di kabupaten
Gresik. Kerbau merupakan simbol sahabat petani yang bersifat loyal, tidak
buas, pemberani, dan giat bekerja.
Kelopak daun hijau berujung lima melambangkan kelima sila
pancasila. Sedangkan tulisan PG merupakan singkatan dari nama
perusahaan Petrokimia Gresik. Warna kuning keemasan pada gambar
kerbau merepresentasikan keagungan, kejayaan dan keluhuran budi. Padu
padan hijau pada kelopak daun berujung lima menggambarkan kesuburan
24
dan kesejahteraan.
Tulisan PG berwarna putih mencerminkan kesucian, kemurnian
dan kejujuran. Sedangkan garis batas hitam pada seluruh komponen logo
merepresentasikan kewibawaan dan elegan. Warna hitam pada penulisan
nama perusahaan melambangkan kedalaman, stabilitas, dan yang teguh.
Nilai-nilai kuat yang selalu mendukung seluruh proses kerja.
3. Visi dan Misi Perusahaan
a. Visi
PT Petrokimia Gresik bertekad untuk menjadi produsen pupuk dan produk
kimia lainnya yang berdaya saing tinggi dan produknya paling banyak
diminati oleh konsumen.
b. Misi
1) Mendukung penyediaan pupuk nasional untuk tercapainya program
swasembada pangan.
2) Meningkatkan hasil usaha untuk menunjang kelancaran kegiatan
operasional dan pengembangan usaha perusahaan.
3) Mengembangkan potensi usaha untuk mendukung industri kimia
nasional dan berperan aktif dalam community development.
25
4. Lokasi Perusahaan
PT Petrokimia Gresik mempunyai areal tanah seluas 450 Ha yang
menempati areal tanah di tiga kecamatan di kota Gresik, yaitu:
a. Kecamatan Kebomas, meliputi: Desa Kebomas, Desa Tlogopatut, dan
Desa Randu Agung.
b. Kecamatan Manyar, meliputi: Desa Romo Meduran, Desa Pojok
Pesisir, dan Desa Tepen.
c. Kecamatan Gresik, meliputi: Desa Ngipik, Desa Karang Turi, Desa
Sukorame, dan Desa Tlogo Pojok.
Sumber : Dokumen Teknik Industri (2015)
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 2.4 Kantor Pusat PT Petrokimia Gresik
Dipilihnya Gresik sebagai lokasi pendirian pabrik pupuk PT
Petrokimia Gresik merupakan hasil studi kelayakan pada tahun 1962 oleh
Badan Persiapan Proyek-Proyek Industri (BP3I) dibawah Departemen
Perindustrian Dasar dan Pertambangan. Pada saat itu Gresik dinilai layak
sebagai lokasi industri dengan adanya pertimbangan bahwa :
26
1. Gresik merupakan daerah yang bertanah kapur dan tidak produktif untuk
pertanian, sehingga perlu diadakan pemanfaatan lahan untuk industri.
2. Tersedianya sumber air yang diambil dari aliran Sungai Brantas dan
Bengawan Solo.
3. Dekat dengan pelabuhan sehingga memudahkan untuk mengangkut
peralatan pabrik selama masa konstruksi, pengadaan bahan baku,
maupun perindustrian hasil produksi melalui angkutan laut.
4. Dekat dengan Surabaya yang memiliki kelengkapan yang memadai,
diantaranya tersedia tenaga kerja yang terampil.
5. Profil Pusat Arsip PT Petrokimia Gresik
Sesuai dengan penempatan Praktik Kerja Lapangan penulis di
Departemen Hukum dan Sekretariat. Struktur Organisasi Departemen Hukum
dan Sekretariat terlihat pada (gambar 2.5 )sebagai berikut:
27
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 2.5 Struktur Organisasi Departemen Hukum dan sekretariat
Job Description
1. Kepala Bagian Sekretariat
a. Kepala Seksi Tata Usaha
Melaksanakan kegiatan:
1) Menyusun, merencanakan, dan mengkopilasi biaya-biaya yang berkaitan
dengan kegiatan operasional ketatausahaan seperti biaya telepon,
faacsimile, distribusi dokumen barang, materai dan iuran keanggotaan
perusahaan dalam suatu organisasi serta biaya-biaya ketatausahaan
lainnya.
Kabag Sekretariat
Kasi Tata Usaha
Karu Administrasi
dan Korespondensi
3 Pelaksana
Karu Telepon dan Facsimle
9 Pelaksana
Kasi Kearsipan
Karu Pengelolaan Arsip Kantor
2 Pelaksana
Karu Pengelolaan Arsip Pabrik
2 Pelaksana
28
2) Mengawasi dan memberikan pelayanan dalam hal ekspedisi surat intern
maupun ekstern, surat-surat yang akan dikirim keluar perusahaan baik
dalam bahasa indonesia maupun bahasa asing dan tata persuratan
(korespondensi) lainnya.
3) Menyusun dan menyiapkan konsep sambutan Direksi untuk acara-acara
rutin perusahaan.
b. Kepala Seksi Kearsipan
Melaksanakan kegiatan:
1) Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang diberikan oleh atasan
langsung dibidang pengelolaan, penataaan, penyusutan dan pemusnahan
arsip in aktif perusahaan serta segala aspek pengembangan sistem
kearsipan perusahaan.
2) Bertanggung jawab untuk menyusun dan mengimplementasikan rencana
anggaran tahunan atau bulanan, dan tanggung jawab atas realisasinya.
3) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan yang berhubungan
dengan pengelolaan, penataan dan penyusutan arsip in aktif perusahaan
serta segala aspek pengembangan kearsipan, yang akan dijabarkan lebih
lanjut dalam uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab.
a) Kepala Regu Pengelolaan Arsip Kantor
Melaksanakan kegiatan:
(1) Menyusun dan mengimplementasikan program kerja dan anggaran untuk
29
kegiatan urusan pengelolaan arsip dan bertanggung jawab atas realisasinya
(2) Mengkoordinasikan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan
pengelolaan arsip-arsip perusahaan yang sudah in aktif, baik yang berada
di Pusat Arsip maupun di Unit kerja, meliputi:
(a) Penerimaan arsip in aktif dan seluruh unit kerja untuk disimpan
maupun dimusnahkan di Pusat Arsip
(b) Pencatatan”usulan simpan dan atau usulan musnah” yang diterima
dari unit kerja kemudian mencocokkan dengan fisik arsip atau
berkasnya
(c) Pemberkasan dan penataan arsip in aktif yang akan disimpan
sesuai pedoman kearsipan PT Petrokimia Gresik
(d) Entry data arsip yang sudah tersimpan
(e) Memantau perawatan dan pemeliharaan arsip in aktif yang berada
di Pusat Arsip secara rutin
(f) Usulan penyusutan arsip in aktif yang masa retensinya habis
(g) Pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip in aktif
b) Kepala Regu Pengelolaan Arsip Pabrik
Melaksanakan kegiatan:
(1) Menyusun dan mengimplementasikan program kerja dan anggaran
untuk kegiatan urusan pengelolaan arsip dan bertanggung jawab atas
realisasinya
(2) Mengkoordinasikan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan
30
pengelolaan arsip-arsip perusahaan yang sudah in aktif, baik yang
berada di Pusat Arsip maupun di Unit Kerja, meliputi:
a. Menerima arsip in aktif dari seluruh Unit Kerja untuk disimpan
sesuai daftar pertelaan yang telah disetujui atasan yang
bersangkutan dan memberi nomor urut penerimaan.
b. Menerima arsip yang akan dimusnahkan dari seluruh Unit Kerja
sesuai daftar pertelaan yang telah disetujui atasan yang
bersangkutan dan memberi nomor urut penerimaan.
c. Menata arsip in aktif yang akan disimpan sesuai pedoman
kearsipan yang berlaku.
d. Merawat pemeliharaan arsip in aktif yang berada di Pusat Arsip
secara rutin.
e. Melaksanakan penyusutan dan pemusnahan arsip in aktif yang
masa retensinya habis.
f. Melayani peminjaman penemuan kembali arsip in aktif.
B. Hasil Pengumpulan Data atau Informasi
Selama penulis melakukan penelitian di Pusat Arsip, maka prosedur
pemusnahan arsip yang ada di Pusat Arsip sebagai berikut:
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP IN AKTIF
Musnah 2 a 3 a 8 b 1
1 7 b 1
5 b 1 6 b 1
2 b ya
3 b 1 4 b 1
Tidak
Simpan 2 b1
Tidak
7 b 2
Ya 2 b 2 4 b 2
Penerimaan
arsip Musnah/simpan
Usulan musnah dari
Unit Kerja
Pemusnahan arsip
Berita Acara
pemusnahan arsip
Usulan simpan
dari Unit Kerja
Permanen/vital Penyimpanan arsip
permanen/vital
Pemberkasan &
pemeliharaan arsip
Scanning dokumen
Penyimpanan
arsip sesuai JRA Pemberkasan &
pemeliharaan arsip
Membuat usulan
pemusnahan arsip ke
Unit Kerja (sesuai
JRA) setuju
Penyimpanan
arsip
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 2.6 Prosedur Pemusnahan Arsip in aktif
31
32
Unit Kearsipan:
1. Penerimaan Arsip, kegiatan ini menerima arsip dari Unit Kerja dari masing-
masing Departemen atau Divisi atau Bagian. Unit Kerja harus mengisi form
daftar pertelaan arsip in aktif disimpan atau daftar pertelaan arsip dimusnahkan
di Pusat Arsip.
2. a. Apabila Usulan Musnah dari Unit Kerja, berarti arsip tersebut harus
dimusnahkan. Unit Kerja harus mengisi form daftar pertelaan arsip
dimusnahkan (seperti yang terlihat pada Gambar 2.7).
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 2.7 Form Daftar Pertelaan Arsip Dimusnahkan
33
3. a. Pemusnahan arsip, kegiatan ini memusnahkan arsip secara total. Di Pusat
Arsip pemusnahan arsip dengan cara pencacahan.
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 2.8 Mesin Pencacah Pemusnahan Arsip
2. b. Usulan simpan dari Unit Kerja ada dua yaitu disimpan secara permanen atau
tidak. Sebelumnya Unit Kerja harus mengisi form daftar pertelaan arsip
disimpan seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
34
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 2.9 Form Daftar Pertelaan Arsip Disimpan
2. b. 1 Apabila penyimpanan arsip tidak permanen, ada beberapa tahap yang harus
dikerjakan Unit Kearsipan, sebagai berikut:
3. b. 1 Unit Kearsipan melakukan
Pemberkasan arsip terlebih dahulu antara lain:
a) Menyiapkan berkas arsip yang akan ditata dan peralatannya.
b) Memilah berkas arsip yang akan disimpan berdasarkan kesamaan jenis
arsip, tahun penciptaan dan klasifikasi.
c) Pembendelan, membendel arsip yang sudah dipilah
35
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 2.10 Pembendelan
d) Pencatatan berkas, mencatat pada log book pemberkasan, isinya: jenis
arsip, tahun penciptaan, klasifikasi, lokasi penyimpanan, tahun retensi
dan Unit Kerja pemilik arsip.
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 3.1 Pencatatan Berkas
36
e) Penyimpanan, menempatkan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
f) Entry data, menginput data-data kedalam komputer melalui program
software komputer.
g) Pelabelan, memberi label pada sarana penyimpanan (dos).
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 3.2 Pelabelan
h) Pemeliharaan arsip in aktif dilakukan untuk menjaga keauntentikan atau
keaslian, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip
in aktif diantaranya membersihkan arsip dari debu dengan vacuum
cleaner, memberi kapur barus pada arsip tersimpan 3 bulan sekali,
membuka almari penyimpanan setiap 2 minggu sekali pada pagi hari dan
menutup pada sore hari dikarenakan menjaga kelembapan, menjaga
dokumen dari kebakaran dengan cara membuat himbauan dilarang
merokok, menjaga dokumen dari pencurian dengan cara menyimpan
dokumen penting dibrangkas, mengunci setiap pintu ruang penyimpanan
saat akan pulang, peminjaman yang korelasinya dengan dokumen yang
37
dipinjam harus mendapat persetujuan dari unit pemilik dokumen,
menjaga arsip elektronik dengan cara di password.
4. b 1 Penyimpanan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip, Jadwal retensi arsip
merupakan pedoman yang digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip. Setiap
arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam
bentuk jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip.
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 3.3 Jadwal Retensi Arsip PT Petrokimia Gresik
5. b 1 Membuat usulan pemusnahan arsip ke Unit Kerja, Unit Kearsipan membuat
surat usulan pemusnahan arsip yang berisi menginformasikan arsip in aktif
yang tersimpan di Pusat Arsip yang sudah layak untuk disusutkan, serta
dilampirkan daftar arsip in aktif yan retensinya habis.
38
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 3.4 Surat Usulan Pemusnahan
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 3.5 Daftar Arsip in aktif yang Retensinya Habis
39
6. b 1 Apabila arsip disetujui untuk dimusnahkan
7. b 1 Unit Kearsipan membuat berita acara pemusnahan arsip yang berisi hari,
tanggal, bulan, tahun, pemusnahan dilakukan dengan 3 pilihan penghancuran,
pembakaran, peleburan dan nama dan tanda tangan panitia sebagai saksi antara
lain dari Unit Kerja, Departemen Audit Administrasi dan Departemen Hukum
dan Sekretariat.
Sumber: Internal Perusahaan (2015)
Gambar 3.6 BA Pemusnahan Arsip
8. b 1 Pemusnahan arsip, kegiatan ini memusnahkan arsip secara total. Di Pusat
Arsip pemusnahan arsip dengan cara pencacahan.
7. b 2 Apabila arsip tersebut tidak disetujui untuk dimusnahkan sehingga arsip
tersebut disimpan kembali.
40
2. b 2 Apabila disimpan secara permanen
3. b 2 Unit Kearsipan melakukan pemberkasan dan pemeliharaan arsip terlebih
dahulu, pemberkasan arsip antara lain:
a) Menyiapkan berkas arsip yang akan ditata dan peralatannya.
b) Memilah berkas arsip yang akan disimpan berdasarkan kesamaan jenis
arsip, tahun penciptaan dan klasifikasi.
c) Pembendelan, membendel arsip yang sudah dipilah.
d) Pencatatan berkas, mencatat pada log book pemberkasan, isinya: jenis
arsip, tahun penciptaan, klasifikasi, lokasi penyimpanan, tahun retensi
dan unit kerja pemilik arsip.
e) Penyimpanan, menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan
dan peralatan yang dipergunakan.
f) Entry data, menginput data-data ke dalam komputer melalui program
software komputer.
g) Pelabelan, memberi label pada sarana penyimpanan (dos).
h) Pemeliharaan arsip in aktif dilakukan untuk menjaga keauntentikan atau
keaslian, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip
in aktif di Pusat Arsip dilakukan dengan kegiatan membersihkan arsip
dari debu 1 bulan sekali dengan vacuum cleaner, memberi kapur barus
pada arsip tersimpan 3 bulan sekali, membuka almari penyimpanan
setiap 2 minggu sekali pada pagi hari dan menutup pada sore hari
dikarenakan menjaga kelembapan, menjaga dokumen dari kebakaran
dengan cara membuat himbauan dilarang merokok, menjaga dokumen
41
dari pencurian dengan cara menyimpan dokumen penting dibrangkas,
mengunci setiap pintu ruang penyimpanan saat akan pulang, peminjaman
yang korelasinya dengan dokumen yang dipinjam harus mendapat
persetujuan dari unit pemilik dokumen, menjaga arsip elektronik dengan
cara di password.
4.b 2 Scanning dokumen, kegiatan ini untuk memindai dokumen yang hasilnya
akan ditransformasikan kedalam komputer sebagai data.
C. Pembahasan
Setelah melakukan penelitian pada Pusat Arsip PT Petrokimia Gresik, penulis
membandingkan beberapa prosedur pemusnahan arsip, yaitu:
1. Pembentukan panitia penilai
2. Penyeleksian arsip
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah
4. Penilaian oleh panitia penilai
5. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
7. Pelaksanaan pemusnahan arsip (PERKA No. 25 Tahun 2012).
Pada pasal 51 UU Nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan, prosedur
pemusnahan arsip adalah:
1. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang –undangan. Dilakukan terhadap arsip yang:
42
a. Tidak memiliki nilai guna.
b. Telah habis masa retensinya dan berketerangan berdasarkan
JRA.
c. Tidak ada peraturan perundang undang yang melarang.
d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
2. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib
dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
3. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2)
pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta
arsip yang bersangkutan.
Prosedur pemusnahan arsip yang ada di Pusat Arsip PT Petrokimia Gresik sebagai
berikut:
1. Penerimaan Arsip, kegiatan ini menerima arsip dari Unit Kerja dari
masing-masing Departemen atau Divisi atau Bagian. Unit Kerja
harus mengisi form daftar pertelaan arsip in aktif disimpan atau
daftar pertelaan arsip dimusnahkan di Pusat Arsip.
2. Unit Kearsipan melakukan pemberkasan arsip terlebih dahulu
pemberkasan arsip antara lain:
a. Menyiapkan berkas arsip yang akan ditata dan peralatannya.
b. Memilah berkas arsip yang akan disimpan berdasarkan kesamaan
jenis arsip, tahun penciptaan dan klasifikasi.
c. Pembendelan, membendel arsip yang sudah dipilah.
43
d. Pencatatan berkas, mencatat pada log book pemberkasan, isinya:
jenis arsip, tahun penciptaan, klasifikasi, lokasi penyimpanan,
tahun retensi dan Unit Kerja pemilik arsip.
e. Penyimpanan, menempatkan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
f. Entry data, menginput data-data kedalam komputer melalui
program software komputer.
g. Pelabelan, memberi label pada sarana penyimpanan (dos).
h. Pemeliharaan arsip in aktif dilakukan untuk menjaga
keauntentikan atau keaslian, keutuhan, keamanan dan
keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip in aktif diantaranya
membersihkan arsip dari debu dengan vacuum cleaner, memberi
kapur barus pada arsip tersimpan 3 bulan sekali, membuka almari
penyimpanan setiap 2 minggu sekali pada pagi hari dan menutup
pada sore hari dikarenakan menjaga kelembapan, menjaga
dokumen dari kebakaran dengan cara membuat himbauan
dilarang merokok, menjaga dokumen dari pencurian dengan cara
menyimpan dokumen penting dibrangkas, mengunci setiap pintu
ruang penyimpanan saat akan pulang, peminjaman yang
korelasinya dengan dokumen yang dipinjam harus mendapat
persetujuan dari unit pemilik dokumen , menjaga arsip elektronik
dengan cara di password.
44
44
21
3. Penyimpanan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip, Jadwal retensi arsip
merupakan pedoman yang digunakan dalam kegiatan penyusutan
arsip. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya
dan dituangkan dalam bentuk jadwal retensi arsip. Jadwal retensi
arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan
arsip yang dipergunakan sebagi pedoman penyusutan arsip.
4. Membuat usulan pemusnahan arsip ke Unit Kerja, Unit Kearsipan
membuat usulan pemusnahan arsip yang berisi menginformasikan
arsip in aktif yang tersimpan di Pusat Arsip yang berasal dari Unit
Kerja yang sudah layak untuk disusutkan beserta dilampirkan daftar
arsip yang retensinya sudah habis.
5. Unit Kearsipan membuat berita acara pemusnahan arsip yang berisi
hari, tanggal, bulan, tahun, pemusnahan dilakukan dengan 3 pilihan
penghancuran, pembakaran, peleburan dan nama, tanda tangan
panitia sebagai saksi antara lain dari Unit Kerja, Departemen Audit
Administrasi dan Departemen Hukum dan Sekretariat.
6. Pemusnahan arsip, kegiatan ini memusnahkan arsip secara total. Di
Pusat Arsip pemusnahan arsip dilakukan dengan cara pencacahan.
Dengan demikian prosedur pemusnahan arsip pada Pusat Arsip PT Petrokimia
Gresik sudah sudah sesuai PERKA No. 25 Tahun 2012. Adapun temuan dalam
melakukan proses pemusnahan, yaitu pada proses pencacahan yang dilakukan
oleh tenaga bantuan yang belum berpengalaman sehingga kemungkinan untuk
terjadinya penyimpangan atau kelalaian sangat besar.