BAB IV HASIL PENELITIAN DAN...
Transcript of BAB IV HASIL PENELITIAN DAN...
63
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai hasil dan pembahasan dari penelitian
yang telah dilakukan di lapangan. Hasil dan pembahasan penelitian ini merupakan
jawaban dari tujuan yang telah ditetapkan pada bab sebelumnya. Penelitian ini
berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha untuk mencapai efisiensi kerja. Oleh
karena itu, ruang yang dijadikan tempat observasi dan objek penelitian adalah
ruang tata usaha yang merupakan bagian dari SMK Negeri 1 Salatiga.
4.1. Hasil Penelitian
4.1.1. Gambaran Umum SMK Negeri 1 Salatiga
a. Identitas Sekolah
1. Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Salatiga
2. Alamat :Jalan Nakula Sadewa I/ 3 Kembangarum, Kel.
Dukuh, Kec. Sidomukti, Salatiga
3. Kota : Salatiga
4. Kode Pos : 50722
5. Provinsi : Jawa Tengah
6. Nomor Telpon/Fax : (0298) 323566
7. E-mail :[email protected]
8. Website : www.smeansa.co.cc
9. Logo SMK N 1 Salatiga :
64
b. Sejarah Singkat SMK Negeri 1 Salatiga
Pada tahun1967 belum ada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Negeri di Salatiga. Pada tahun itu pula dibentuk panitia pendiri SMEA Negeri
yang diketahui oleh Bapak Wali kota madya Salatiga (Bp. Letkol S.
Soegiman pada waktu itu) dan didukung oleh bapak-bapak Muspida.
Perolehan izin dari kepala kantor perwakilan Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah No. IDPE/435/D/67, tanggal 17 Januari
1967, maka berdirilah SMEA yang berstatus persiapan di Salatiga.
Atas dasar surat Bapak Kepala Kantor Perwakilan Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah tersebut, mengajukan
permohonan ke Departemen Pendidikan dan Kebudayaan di Jakarta agar
ditingkatkan status SMEA persiapan Negeri No. M/30/115 tanggal 25 Mei
1968, yang dilampiri rekomendasi dari IDPE Provinsi Jawa Tengah, dan
akhirnya mendapatkan surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Republik Indonesia Nomor: 191/UUK-3/1969 tanggal 25 Mei 1968, yang
merubah status persiapan menjadi Negeri.
Perolehan surat keputusan Menteri tersebut merupakan awal dari
sebuah perjuangan mendirikan pendidikan yang berkualitas. Hal ini
disebabkan SMEA Negeri pada waktu itu belum memiliki gedung sekolah
sendiri. Atas jasa dari Kepala SMEP Negeri Salatiga (walaupun pada waktu
itu SMEP Negeri juga masih menumpang di asrama SPG Negeri Salatiga)
disewakan SMEA Negeri ini sebanyak 4 lokal dan masuk pada siang hari,
65
pimpinan sekolah pada waktu itu ditunjuk Bapak Sri Sadana, B.
A.(Almarhum).
Pada tahun 1973 SMEA Negeri atas perkenan Bapak Walikota madya
Salatiga, yang pada saat itu dijabat oleh Bapak Letkol. S. Soegiman diberi
izin untuk menempati gedung bekas sekolah Cina milik BAPERKI yang
digunakan proses belajar mengajar. Mula-mula gedung yang hanya terdiri
dari enam lokal di sebelah barat beserta aula yang sekarang digunakan untuk
menyimpan barang inventaris (meja kursi guru), awal mulanya aula tersebut
di sekat-sekat 3 lokal untuk mencukupi ruang belajar dan sebagian untuk
ruang guru/ ruang Tata Usaha (TU).
Setahun kemudian didirikan ruang belajar di sebelah timur oleh BP3
dibantu oleh Pemda setempat. Ruang-ruang belajar tersebut pernah di rehab
dengan dana pelita pada tahun 1983 sehingga menjadi baik, dan dapat
digunakan keterangan belajar. Selain ruang tersebut juga ruangan belajar di
sebelah utara serta ruangan perpustakaan pernah di rehab dengan dana pelita
tahun 1984. Beberapa tahun kemudian setelah jumlah kelas menjadi 15 lokal
dengan diikuti perkembangan alat-alat teori maupun praktik siswa serta
tempat sepeda, lapangan volley ball, rehab lapangan tennis dan pagar keliling.
Tanah lapangan dan bangunan SMEA Negeri Jl. Jend. A. Yani 14 Salatiga
pada saat ini masih dalam proses penyertifikatan. Gedung yang baru di lokasi
Desa Kembangarum kurang lebih 15.000 m2 (tanahnya) dan ruang teori ada
18 kelas biaya pembangunan dari ADB (Asean Development Bank),
menghabiskan dana sekitar 1,7 Milyar dan termasuk voced II (Second
66
Vocational Education). Demikian pula perabot dan peralatan praktiknya
dilengkapi juga dengan dana ADB sekitar 2 milyar.
Sejak tanggal 1 Agustus 1992 SMEA Negeri Salatiga melaksanakan
upacara yang dihadiri pula Bapak Kakanwil Depdikbud Provinsi Jateng
beserta ibu dan para pejabat setempat. Pada saat boyongan kelas I dan II yang
pindah ke lokasi baru, adapun kelas III tetap di Jl. A. Yani 14 Salatiga hingga
akhir Maret 1993. Gedung baru memiliki alat teori dan alat praktik yang
lengkap terdiri dari ruangan pertemuan dll.
Pengembangan SMK 1 menjadi SMK Besar tahun pertama 2004-2005
menerima 10 kelas, terdiri dari Akuntansi 2 kelas, Tata Boga 2 Kelas, dan
Tata kecantikan 1 kelas. Pada tahun kedua dan ketiga (2005-2006 dan 2006-
2007) penerimaan siswa baru sebanyak 12 kelas, masing-masing program
keahlian 2 kelas, sehingga komposisi kelas saat ini, kelas III 10 kelas, kelas II
12 kelas dan kelas I 12 kelas, total kelas di SMK Negeri 1 Salatiga saat ini 34
kelas.
c. Visi dan Misi Sekolah
Visi Sekolah
“Menghasilkan lulusan yang beriman, kompeten, dan kompetitif serta
berwawasan lingkungan”.
Misi Sekolah
1. Meningkatkan Keimanan dan Ketaqwaan peserta didik.
2. Mendidik peserta didik menjadi warga Negara yang bertanggungjawab
dan berkarakter.
67
3. Mendidik peserta didik, mampu menerapkan hidup sehat, memiliki
wawasan pengetahuan, lingkungan dan seni.
4. Mendidik dan melatih peserta didik memiliki ketrampilan sesuai
kompetensi keahliannya.
5. Menumbuhkan jiwa dan semangat wirausaha.
6. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan dan ketrampilan
sebagai bekal bagi yang berminat untuk melanjutkan pendidikan.
d. Tujuan Sekolah
1. Tujuan Umum
1. Menghasilkan lulusan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan
Yang Maha Esa.
2. Menghasilkan lulusan yang sehat, cerdas, kreatif, mandiri,
bertanggungjawab serta peduli terhadap lingkungan.
3. Menghasilkan lulusan yeng memiliki pengetahuan, sebagai bekal
untuk melanjutkan pada jenjang pendidikan yang lebih tinggi.
2. Tujuan Khusus
1. Menghasilkan lulusan yang siap mengisi lapangan kerja di dunia
usaha, dunia industri sesuai dengan kompetensi keahliannya.
2. Menghasilkan lulusan yang mampu memilih karir, ulet, dan gigih
dalam kompetisi, mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja dan
siap mengembangkan sikap profesional pada kompetensi
keahliannya.
68
KA. Komp. Keahlian
busana butik
Winarsih
Komite Sekolah
BKK
Indrianto
Prakerin PAR
Istiningsih
Adm
Pembelajaran
Suratman
Peng. Kur
&Peng. Lab. NA
Nugroho
Prakerin BM
Widyo
Harsono
Eval. Pembelajaran
Suratman
Perpustakaan
Sri Kustiyah
WEB & IT
Florens N,
Pd
Staff Teknis
Nining M.
WAKA. KETENAGAAN
M. SYAFI’I
Staff Teknis
Q Martini & Erlin W.W.
Staf Sosial
Nunuk B & Farida
WAKA. KESISWAAN
MARTANA
WAKA SARPRAS
SURIPAN
Sekretaris
Sri Susana
Ektrakuliler
Idah Wahyuti
Beasiswa
Titik Ruwaidah
Organisasi
Indrianto
Nugroho
Prestasi
Ismawati SS
Tata Upacara
Awaludin
Koordinator BP/BK
Taskiyah
Keimanan dan Ketakwaan
Untoro
KOOR. MAPEL NON
KEJURUAN
Tedjo Sukmono, S. Pd
KA. KOMP. KEAHLIAN
AKUNTANSI
Sri Makmuri TKM
KA. KOM KEAHLIAN ADM
PERKANT.
Lina A
KA. KOMP. KEAHLIAN
PEMASARAN
Gendi Dwijanti
KA. KOMP. KEAHLIAN
JASA BOGA
Siti Manzuzatun KA. KOMP. kecantikam
Siti Manzuzatun, S. Pd.,
M.M.Pai
KOOR. MAPEL NON
KEJURUAN
Tedjo Sukmono, S. Pd
KA. KOMP. kecantikam
Siti Manzuzatun
GURU DAN KARYAWAN
3. Menghasilkan lulusan yang memiliki jiwa dan semangat wira
usaha.
e. Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga
Gb. 4.1 Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga
Periode 2015-2019
Kepala Sekolah
Haris Wahyudi
Institusi Pasangan
WAKA KURIKULUM
VICTOR HARUMAN
WAKA HUMAS/HUBIN
DRS. NiAM ABADI
WAKA MANAJ MUTU
AMAR MA’RUF
69
Keterangan:
Kepala Sekolah : Haris Wahyudi, S. Pd, M. Pd
Koord. Tata Usaha : Dra. Budiati
Waka Manajemen Mutu : Amar Ma’ruf, M. Pd
1. Staff Teknis :Nining Marianingsih, S. Pd
Waka Kurikulum : Victor Haruman, S. P
1. Peng.Kur.& Peng.Lab.NA:Nugroho D.S., M. Pd
2. Admin. Pembelajaran : Wiwik E.N., S. Pd
3. Perpustakaan : Dra. Hj. Sri Kustiyah
Staff : Sutrisno. A. Md
4. Evaluasi Pembelajaran : Suratman, S. Pd
Waka Humas/ Hubind : Drs. Niam Abadi
1. Prakerin BM : Widyo Harsono, S.P
2. Prakerin PAR : Istiningsih, S. Pd
3. BKK : Drs. Indrianto N
4. WEB & IT : Florens N., S. Pd
Waka Ketenagaan : M. Syafi’i, S. Ag, S. H., M. KN., M. Pd.I
1. Staff teknis : a. Q. Martini, S. Pd
: b. Erlin W. W., S. Pd
2. Staff Sosial : a. Dra. Nunuk Biasati
:b. Farida, S. Pd.Ing
Waka Kesiswaan : Martana, S. Pd
1. Sekretaris : Sri Susana, S. Pd
70
2. Tata Upacara : Awaludin, S. Si
3. Keimanan dan ketakwaan : Drs. Untoro, M. Pd
4. Prestasi : Ismawati SS, S. Pd
5. Koordinator BP/ BK : Taskiyah, S. Pd
6. Ekstrakulikuler : Lilis Julianti, M. Pd
7. Beasiswa : Dra.Titik Ruwaidah
8. Organisasi : Indrianto Nugroho, S. Pd
Waka Sarpras : Suripan, S. Pd
KA. Komp. Keahlian Adm. Perkantoran: Dra. Lina Andraswati
KA. Komp. Keahlian Akuntansi : Sri Makmuri Titi K. M., S. Pd
KA. Komp. Keahlian Pemasaran : Gendi Dwijanti, S. Pd
KA. Komp. Keahlian Busana Butik: Winarsih, S. Pd
KA. Komp. Keahlian Jasa Boga : Siti Manzuzatun, S. Pd., M.Pai
KA. Komp. Kecantikan Rambut : Yustina Denik R., S. Pd
f. Kebijakan Mutu/Budaya Mutu
SMK Negeri 1 Salatiga bertekat akan memberikan layanan berupa
jasa pendidikan dan latihan yang berfokus pada kebutuhan akan persyaratan
pelanggan (stakeholder). Oleh karena itu SMK Negeri 1 Salatiga akan
berusaha selalu meningkatkan mutu layanannya dengan menerapkan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang selalu berusaha melakukan perbaikan
secara berkelanjutan (Continual Improvement). Dengan demikian sebagai
konsekuensinya maka setiap sumber daya manusia di SMK Negeri 1 Salatiga
harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan penyempurnaan mutu
71
layanan produk jasa pendidikan d an latihan agar dapat memenuhi kepuasan
pelanggan.
Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, SMK Negeri 1 Salatiga
menerapkan budaya mutu dengan semboyan “DINAMIS”, yang berarti
bahwa:
(D)Dedikasi : Mempunyai komitmen terhadap budaya mutu yang
diterapkan sekolah serta memiliki rasa percaya dan
kesanggupan yang tinggi dalam menyelesaikan tugasnya
sebagai agen perubahan dalam dunia pendidikan.
(I) Integritas : Mempunyai keutuhan moral yang tinggi, dengan
mengutamakan kejujuran untuk mencapai tujuan.
(N) Normatif : Memiliki perilaku yang didasarkan atas nilai-nilai agama,
budaya dan norma-norma susila yang berlaku di lingkungan
sekolah maupun di masyarakat.
(A) Asah, Asih, Asuh:Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan
latihan yang didasari dengan sikap kasih sayang yang tulus
demi keberhasilan siswa.
(M)Mandiri :Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan untuk
dapat menyelesaikan pekerjaannya sendiri tetapi tetap selalu
dapat bekerja sama dengan orang lain.
(I) Inovatif : Memiliki daya cipta, rasa dan karsa yang tinggi dengan
berani melakukan pembaharuan dan perbaikan dalam bidang
pendidikan dan pengajaran.
72
(S) Semangat: Mempunyai semangat pantang menyerah dalam menghadapi
berbagai macam persoalan dan berusaha mencari solusi yang
terbaik.
Dengan menerapkan budaya mutu “DINAMIS,mencerminkan
semangat seluruh warga SMK Negeri 1 Salatiga untuk selalu berubah
kearah yang lebih baik dalam upaya membentuk siswa dan tamatan yang
tangguh dan kompeten.
4.1.2. Deskripsi Permasalahan Penelitian
4.1.2.1. Penataan Ruang Kantor
Ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga berada di sebelah kiri
dekat pintu masuk utama gedung sekolah. Sebelum memasuki tata usaha
di sebelah kanan terdapat bagian resepsionis yang melayani baik internal
yaitu warga sekolah, maupun dari eksternal yaitu stakeholder yang
memiliki hubungan dengan SMK Negeri 1 Salatiga. Sedangkan ruang guru
berada di lantai dua atau tepat di atas ruang tata usaha sekolah. Ruang tata
usaha di SMK memiliki organisasi di dalamnya dengan kepala sekolah
sebagai pimpinan utama. Organisasi ini ada karena ada tujuan yang ingin
dicapai. Semua staff tata usaha melaksanakan peranannya di dalam suatu
ruangan yang telah ditetapkan oleh sekolah. Setiap bagian atau unit saling
berhubungan dan menjadi satu kesatuan dalam menjalankan pekerjaan
kantor guna capai tujuan sekolah.
73
Adapun gambar denah ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga
adalah sebegai berikut:
Gambar 4.2. Denah ruang tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga
a. Bentuk ruang kantor
Adapun bentuk ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga ini terdiri
dari satu ruang yang luas yang ditempati oleh beberapa staff tata usaha
dan pimpinan atau koordinator tata usaha serta semua barang-barang
yang diperlukan dalam bekerja. Ruangan tata usaha ini berukuran 9 m x
12 m. Tepat di depan pintu masuk terdapat meja agendaris berbentuk
almari kecil berisi arsip, tepat dibagian atas meja tersebut terdapat
printer dan toples berisi kabel-kabel. Di depan meja tersebut terdapat
sebuah filling cabinet yang letakkan dekat dengan tembok. Di sebelah
Skala 1:90
74
kanan meja arsip menerima tamu adalah meja kerja agendaris yang
melayani kegiatan administrasi kantor kaitannya dengan surat
menyurat. Disebelah meja kerja agendaris adalah meja kerja bagian
keamanan biasanya meja digunakan untuk tempat duduk ketika sedang
rapat.
Di sebelah kanan pintu masuk terdapat beberapa meja yang
disusun berdasar fungsinya. Meja paling ujung ialah meja untuk
membuat minuman bagi staff dan guru di SMK Negeri 1 Salatiga. Di
samping meja untuk meletakkan minuman, terdapat meja meletakkan
dispenser atau minum air putih yang disediakan bagi staff tata usaha di
sebelah meja dispenser terdapat satu buah meja telepon yang di atasnya
terdapat pesawat telepon dan buku telepon. Bagian dinding di atas meja
telepon terdapat tempat untuk menggantungkan kunci dari berbagai
pintu di lingkup sekolah, tempat ini terbuat dari kayu beserta kaca untuk
menutupnya. Di sebelah meja telepon terdapat empat almari arsip
berbentuk dua pintu berisi data kepegawaian dan kesiswaan yang
dijadikan satu almari. Sebelah almari arsip ini tepat di ujung pojok
kanan depan adalah pintu alternatif dari samping yang digunakan dalam
mobilisasi staff tata usaha dalam menjalankan pekerjaannya. Tepat di
depan empat almari arsip ini terdapat pula dua buah almari arsip yang
saling membelakangi. Almari arsip ini tepat berada di samping kanan
dan kiri ketika staff maupun orang melintasi pintu alternatif samping
itu.
75
Di balik dua almari terdapat dua meja staff bagian keuangan yaitu
bagian bendahara komite sekolah dan staff bagian pemungut iuran
komite sekolah. Meja yang disusun tanpa adanya jarak. Meja dilengkapi
dengan kursi yang letaknya tidak ada jarang juga dengan meja staff
dibelakangnya. Tepat dibelakang meja staff bagian bendahara komite
sekolah ialah meja kerja bendahara gaji dan BOS. Kemudian
dibelakangnya meja bendahara gaji dan BOS ialah meja untuk
meletakkan mesin ketik manual disertai dengan kursinya. Tepat di
sebelah kiri dari meja kerja staff pemungut iuran komite sekolah
terdapat meja kecil dan loket pembayaran iuran komite dari para siswa
di SMK Negeri 1 Salatiga. Loket ini terbuat jendela kaca yang diberi
rongga atau lubang untuk memberikan iuran kepada staff. Di samping
loket terdapat dua buah almari arsip dan tiga buah filling cabinet yang
digunakan untuk menyimpan arsip yang masih diperlukan. Paling ujung
pojok belaknag terdapat pintu alternatif yang jarang sekali digunakan
sebagai akses mobilisasi staff.
Staff tata usaha ditempatkan sejajar dan menghadap ke arah yang
sama. staff bagian kesiswaan dan kepegawaian berada di belakang meja
kerja agendaris. Jarak kursi agendaris dengan meja staff bagian
kepegawaian dan kesiswaan terlalu rapat dan tidak ada jarak, jadi
berhimpitan, begitu pula jarak meja staff bagian kesiswaan dan
kepegawaian dengan meja staff di belakangnya yang menangani urusan
kesiswaan yang merangkap dengan urusan Proses Belajar Mengajar,
76
Dapat Pokok Pendidikan dan Sistem Informasi Manajemen. Kemudian,
di samping kanan dari pegawai ini terdapat dua almari arsip, satu meja
tempat arsip dan buku-buku, satu almari arsip dan meja komputer
disertai mesin penghancur kertas yang diletakkan berdekatan. Adapun
di sepanjang jalan terdapat dokumen, arsip dna kursi yang memenuhi
jalan yang digunakan staff dalam berpindah.
Di belakang mesin penghancur kertas terdapat sebuah ruangan
yang disekat menggunakan kaca dan kayu tanpa adanya sebuah
penutup. Ruangan tersebut berisi beberapa almari, meja komputer dan
komputer, sebuah kursi dan beberapa benda lainnya seperti tinta yang
diletakkan pada kaca, stand microphone, kardus diletakkan di atas
almari, beberapa owdner, dan lain sebagainya. Ruang ini digunakan
untuk menyimpan data pokok pendidikan sekolah. Disamping kiri dari
ruang ini terdapat sebuah kardus yang diletakkan dilantai berisi
beberapa kertas yang tidak terpakai. Disamping kardus terdapat dua
meja staff bagian sarana dan prasarana dan koordinator tata usaha yang
diletakkan paing belakang. Di belakangnya terdapat empat filling
cabinet dan dua almari arsip berukuran cukup besar yang ditutupi
dengan cordyn dengan motif sama cordyn jendela ruang tata usaha.
Di dinding ruangan ini terdapat beberapa papan yang
digantungkan pada tembok. Adapun papan yang dimaksud ialah sebuah
papan mekanisme pengadaan barang, sebuah papan mekanisme kerja ka
subag tata usaha, sebuah papan mekanisme kerja pengelolaan sekolah,
77
sebuah papan program kerja tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga yang
sudah tidak berlaku karena menunjukkan periode lama, sebuah papan
daftar guru SMK Negeri 1 Salatiga, sebuah papan data staff tata usaha,
sepasang foto presiden dan wakil presiden Republik Indonesia, sebuah
papan mekanisme persuratan, dan sebuah papan struktur organisasi
SMK Negeri 1 Salatiga. Selain itu, terdapat enam buah lampu dan satu
buah lampu mati. Ruangan juga dilengkapi satu buah televisi, satu buah
CCTV dan satu buah kipas angin.
b. Sistem dan prosedur
Tata usaha di SMK N 1 Salatiga memiliki sebuah sistem yang
mengatur berbagai unit-unit yang ada dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dalam menyelesaikan pekerjaan melalui
tahapan-tahapan yang sudah ditentukan. Sebagai contoh adalah
prosedur dalam membuat surat dan menyimpan surat yang berkaitan
dengan kegiatan pelayanan di tata usaha. Contoh lainnya ialah prosedur
dalam pengadaan barang-barang yang diperlukan bagi tata usaha,
prosedur surat masuk dan surat keluar dan masih banyak prosedur
lainnya.
c. Kondisi umum ruang tata usaha
Kondisi ruang tata usaha secara umum ditunjukkan beberapa
barang, arsip, dan dokumen yang berserakan. Selain itu, terdapat
beberapa tumpukan kardus dan kursi kosong yang ada disekitar lorong
untuk jalan staff. Hal ini menjadikan staff tata usaha harus menghindar
78
dan menyingkirkan barang tersebut ketika berjalan melewati rintangan.
Bukan hanya peletakan barang yang tidak sesuai dengan letaknya
namun dalam perpindahan dalam berjalan pun terganggu karena
sempitnya penempatan meja dan kursi sehingga hampir tidak ada jarak
antara staff yang satu dengan staff yang lain.
d. Ruang khusus di dalam ruang tata usaha
Selain itu, terdapat suatu ruangan khusus yang diletakkan dalam
ruang tata usaha ini. Ruangan yang dimaksud adalah ruang Data Pokok
Pendidikan Menengah (Dapodikmen). Adapun ruang Dapodikmen
merupakan tempat untuk mengatur sistem informasi manajemen dari
pendidikan yang ada di sekolah. Letak dari ruang ini berada di dalam
ruangan tata usaha SMK, tepatnya berada di pojok ruangan. Kondisi
dari ruangan tersebut terdapat beberapa komputer dan, meja komputer,
dua almari, owdner diletakkan diatas almari secara berserakan, kardus-
kardus kosong yang tidak terpakai di atas almari, alat penyangga
microphone, beberapa tinta printer yang diletakkan pada sekat kaca.
e. Akses ruang kantor
Staff tata usaha dan koordinator memanfaatkan akses keluar
masuk menggunakan 3 pintu, yaitu 1 pintu utama dan 2 pintu alternatif
dari samping depan dan samping belakang. Namun hanya 2 pintu saja
yang sering digunakan dalam jalur akses keluar masuk staff staff tata
usaha yaitu pintu utama dan pintu samping depan. Pintu utama atau
pintu yang berada di depan merupakan akses keluar masuk dari staff
79
tata usaha, guru-guru dan tamu atau stake holder, siswa-siswi yang
memiliki kepentingan tertentu serta pihak-pihak sekolah lainnya.
Penyusunan ruangan yang ada di sekolah dapat dirubah jika sewaktu-
waktu diadakan perubahan susunan penempatan staff tata usaha,
peralatan dan perabot kantor yang digunakan untuk menyelesaikan
tugas dan pekerjaan.
4.1.2.2. Penempatan staff tata usaha
Pengaturan tata ruang bukan hanya pada penataan barang-barang
yang diatur sedemikian rupa untuk memudahkan penjangkauan, namun
juga memperhatikan penempatan staff tata usaha. Adapun penggambaran
pengaturan tempat kerja staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga sebagai
berikut:
a. Penempatan meja kursi staff
Pengaturan meja dan kursi staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga
menghadap ke arah yang sama. Penataan tempat meja kerja dimulai dari
bagian depan adalah bagian pelayanan umum atau agendaris bersama
satpam, di sebelah kanan agendaris adalah bagian keuangan atau
bendahara baik komite, gaji maupun BOS. Di belakang agendaris
adalah bagian kepegawaian, inventaris dan dapodik. Paling belakang
adalah koordinator tata usaha dan bagian sarana prasarana. Masing-
masing bagian memiliki tugas dan fungsi yang berbeda satu dengan
yang lain sehingga untuk memudahkan dalam koordinasi kerja maka
80
penempatan meja kerja staff dikelompokkan sesuai jenis pekerjaan yang
serumpun.
Adapun tugas pokok dan fungsi dari masing-masing staff tata
usaha seperti bagian bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan
BOS, pemungut iuran komite, urusan kepegawaian/ SDM, urusan
kepegawaian/Proses Belajar Mengajar /Sistem Informasi Manajemen
/Data Pokok Pendidikan, urusan perlengkapan/ inventaris barang,
urusan agendaris, teknisi listrik,air,telepon, penggandaaan, transportasi,
urusan PLH/7K, keamanan/satpam, gudang, sarana prasarana dan
perpustakaan dan penjaga malam/siang. Berbagai pembagian tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing staff akan berkaitan satu dengan
yang lainnya. Adanya pembagian tugas pokok dan fungsi ini akan
menyebabkan penempatan kerja staff yang berbeda.
Penempatan meja kerja untuk staff tata usaha maupun koordinator
tata usaha ditempatkan pada satu ruangan tanpa ada bilik-bilik pada
meja kerja staff. Jarak antar meja staff tata usaha terlalu rapat bahkan
hampir tidak ada jarak antara meja staff yang satu dnegan staff yang
lain. Perpindahan gerak staff tata usaha dilakukan dengan
menyingkirkan dahulu kursi maupun barang lain yang merintangi
seperti meja staff lain, kursi yang ada di lorong untuk jalan, dan
berbagai dokumen yang ada di lantai.
b. Meja kursi untuk penerima telepon
81
Adapun bagian paling depan pada ruang tata usaha terdapat meja
telepon dan meja khusus meletakkan teko untuk membuat minuman
staff. Letak telepon dengan staff tata usaha cukup jauh karena staff tata
usaha harus berpindah dan menggeser kursi menuju telepon. Penerima
telepon ini harus menghentikan pekerjaan yang sedang dikerjakannnya.
Setelah menerima informasi telepon maka ia harus menyampaikan
informasi yang diterimanya kepada pihak yang dituju agar segera
diproses maupun dilaksanakan. Hal ini menunjukkan bahwa adanya
tugas ganda yang harus dilakukan oleh beberapa staff yang menerima
telepon ketika menyelesaikan pekerjaannya.
c. Perpindahan gerak staff tata usaha
Luas lantai yang tersedia untuk jumlah staff tata usaha dan
berbagai perabot serta peralatan lainnya menjadikan lorong untuk jalan
menjadi sempit. Para staff tata usaha akan bergantian dalam melewati
lorong ketika berpapasan dengan staff lain. Selain itu, rintangan bagi
staff yang hendak berpindah dalam menyelesaikan pekerjaan terhalang
oleh beberapa peralatan dan perabot seperti meja dan kursi kosong
ditempati oleh beberapa dokumen dan barang lain. Hal ini akan
menyenggol barang-barang yang ada di kursi maupun di meja.
4.1.2.3. Pengaturan Peralatan dan Perabot Kantor
Peralatan dan perabotan merupakan fasilitas yang digunakan
untuk membantu proses penyelesaian tugas dan masing-masing pekerjaan
staff tata usaha. Penataan peralatan dan perabotan yang ada di ruang tata
82
usaha dilakukan berdasarkan pertimbangan kedekatan staff dengan
peralatan yang dipakai seperti bagian depan perabot digunakan oleh
agendaris, bagian belakang staff yang menangani BOS, bagian samping
untuk staff yang menangani keuangan dan paling belakang perabot yang
digunakan oleh koordinator tata usaha.
a. Penempatan peralatan dan perabot
Luas lantai yang ada digunakan dalam penempatan perabot-
perabot yang ada seperti meja, kursi, meja telepon, almari arsip, filling
cabinet maupun peralatan seperti mesin ketik manual, mesin
penghancur kertas, printer dan lain-lain dalam satu ruangan. Khususnya
peletakkan perabot kantor seperti almari arsip kepegawaian dan
kesiswaan yang diletakkan dibagian paling depan sehingga membuat
cahaya dari luar terhalang karena adanya almari besar.
b. Jarak antar perabot kantor
Selain penempatan perabot-perabot kantor di ruang tata usaha, hal
lain yang mengganggu ialah jarak meja staff terlalu rapat, jarak kursi
staff dengan meja staff lain sangat dekat, jarak antar almari arsip
berhimpitan dan tidak beraturan, adanya ruang khusus penyimpan arsip
penting mengenai data pokok pendidikan yang berdekatan dengan
perabot yang lain. Pengaturan tanpa adanya jarak antar perabotan
seperti meja dan kursi staff yang satu dengan staff yang lainnya akan
mengganggu dalam hal perpindahan staff yang hendak keluar masuk
83
dari meja dan kursinya menuju tempat lain dalam menyelesaikan tugas
dan pekerjaannya.
c. Peralatan yang sering digunakan
Penataan lainnya ialah penataan peralatan yang digunakan seperti
printer yang diletakkan di bagian depan. Sedangkan setiap staff tidak
semua memiliki printer dan hanya beberapa saja yang digunakan.
Beberapa staff tata usaha merasakan sedikit terhambat pekerjaan karena
dalam penjangkauan printer yang terlalu jauh tata letaknya dengan
tempat duduk, sedangkan ada juga staff lain yang hendak menggunakan
printer tersebut. Oleh karena itu, printer digunakan oleh dua pekerjaan
bahkan lebih dalam waktu bersamaan. Hal ini mengakibatkan antrian
penggunaan printer antar staff tata usaha bahkan terkadang staff yang
sudah memiliki printer tetap menggunakan printer staff lainnya.
d. Jangkauan peralatan dan perabot
Penataan peralatan dan perabotan di ruang tata usaha dalam
proses pengambilannya harus melewati beberapa barang yang
merintangi seperti barang-barang di lantai seperti buku, kertas dan
barang lainnya. Pengambilan peralatan maupun barang yang diperlukan
membutuhkan waktu untuk mengambilnya, bahkan tidak langsung
didapatkan melainkan bisa juga barang hilang maupun bertumpuk
dengan dokumen lainnya.Bahkan terkadang antar staff saling meminta
tolong untuk mengambilkan barang yang diperlukan dimana barang
tersebut letaknya dekat staff lain. Selain itu, pengaturan listrik melalui
84
kabel stop kontak tata letaknya cukup jauh sehingga kesulitan untuk
mengalirkan listrik yang dibutuhkan dalam rangka menyelesaikan
pekerjaan kantor.
Disisi lain masing-masing staff diperlengkapi dengan sebuah
meja yang terdapat laci untuk menyimpan barang-barang pribadi, arsip
maupun barang lainnya yang sering digunakan. Penyimpanan barang
pun dapat disimpan di laci maupun di atas meja, namun barang yang
dapat disimpan akan terbatas jumlahnya. Keterbatasan ini
mengakibatkan staff menyimpan arsip yang penting dalam jumlah
cukup banyak pada alamari arsip atau filling cabinet untuk menyimpan.
e. Jenis peralatan dan perabot kantor
Adapun peralatan dan perabot kantor yang digunakan dalam
menyelesaikan pekerjaan adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1. Peralatan dan Perabot Kantor Tata Usaha
SMK N 1 Salatiga
No Jenis Barang Jumlah Kondisi barang
1 Almari dorong filling cabinet 2 buah Baik
2 PVC Cut Cutter 1 buah Baik
3 Meja staff 13 buah Baik
4 Laminator 1 buah Baik
5 Komputer 3 buah Baik
6 Printer 3 buah Baik
7 Digital microphone 1 buah Baik
8 Monet detector 1 buah Baik
85
9 Airphone 2 buah Baik
10 Filling cabinet 8 buah Kurang baik
11 Almari arsip 2 pintu 1 set Kurang baik
12 Kursi guru/ kursi pipa Baik
13 Alat penghancur kertas 1 buah Baik
14 Telephone 1 buah Baik
15 Mesin faximile 1 buah Rusak
16 Mesin tik manual 1 buah Baik
17 Laptop 8 buah Baik
Peralatan dan perabot kantor yang lama masih digunakan dan
disimpan dalam ruang tata usaha. Penambahan jumlah peralatan dan
perabot kantor dalam setiap tahunnya mengakibatkan barang tetap
dimasukkan ke dalam ruang tata usaha yang kemudian ditempatkan pada
lokasi yang dirasa cukup untuk peletakkan perabot tersebut. Pemakaian
yang terus menerus maupun lamanya waktu pemakaian barang
menyebabkan kerusakan pada barang. Hal ini juga terjadi pada kantor tata
usaha SMKN Negeri 1 Salatiga. Kerusakan yang banyak terjadi adalah
pada meja dan kursi yang dipakai para staff. Lamanya pemakaian perabot
kantor menjadikan sebagian komponen yang hilang seperti kurang
lengkapnya komponen kursi berupa sandaran yang rusak, meja laci yang
tidak dapat terkunci dan lain sebagainya.
86
f. Peralatan dan perabot yang belum ada
Peralatan dan perabotan yang digunakan di tata usaha SMK N 1
Salatiga masih ada yang dibutuhkan seperti mesin fotokopi yang belum
ada, kursi dan meja khusus tamu atau stakeholder tata usaha yang
berkunjung untuk kepentingan tertentu, printer, Air Conditioner untuk
memperlancar sirkulasi udara dan menghindari asap rokok yang ada di
ruang tata usaha dan laptop karena tidak semua staff memiliki laptop.
Selain itu, masih kurangnya perabot kantor seperti almari arsip karena
saat ini almari arsip digabungkan untuk menyimpan dokumen
kesiswaan dan arsip kepegawaian. Kekurangan almari penyimpanan ini
menimbulkan dokumen-dokumen lain tersebar dan berserakan dimana-
mana seperti diatas almari, lantai, meja kerja dan lain-lain.
Perawatan peralatan kantor cukup mendapat perhatian staff tata
usaha karena sudah menjadi tanggungjawab masing-masing staff tata
usaha. Perawatan yang dilakukan tidak begitu rumit yaitu
membersihkan setiap meja, laci dan kursi yang digunakan, maupun
perabot yang lain seperti almari dan filling cabinet. Kegiatan
membersihkan ini secara serempak dilaksanakan setiap minggunya
pada hari jumat. Jumat bersih merupakan kegiatan wajib semua warga
sekolah untuk membersihkan lingkungan sekitarnya. Adapun peralatan
yang sering rusak adalah printer dan laptop. Namun hal ini tidak
menjadi kendala karena pihak sekolah memiliki tempat yang menjadi
langganan dalam memperbaiki peralatan yang seringkali rusak.
87
4.1.2.4. Lingkungan Fisik
Penataan ruang kerja kantor tidak jauh dari lingkungan fisik yang
ada di sekitarnya. Beberapa hal yang dapat ditinjau dari segi lingkungan di
sekitar kantor ialah pengaturan udara, cahaya, warna dinding ruangan, dan
suara. Adapun kondisi lingkungan yang ada pada penataan ruang kantor
tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga digambarkan sebagai berikut;
a. Pengaturan Udara
Pengaturan udara di dalam ruangan tata usaha berasal dari udara
terbuka atau dengan kata lain langsung dari alam. Sirkulasi udara
ruangan melalui ventilasi maupun dua pintu yang sering dibuka untuk
akses keluar masuk staff dan tamu. Pengaturan udara terbuka atas
pertimbangan di kota Salatiga memiliki udara yang sejuk karena
termasuk daerah dekat pegunungan sehingga tidak menggunakan AC di
dalam ruangan. Sebenarnya tata usaha sudah memiliki kipas angin
dalam membantu sirkulasi udara yang ada, namun berhubung kondisi
kipas angin tersebut rusak dan belum diperbaiki jadi tidak digunakan
lagi.
Akibat dari pengaturan udara seperti ini udara baik yang berasal
dari ventilasi maupun dari dua pintu yang dibuka selama jam kerja
menimbulkan udara yang keluar masuk terlalu banyak. Sirkulasi udara
menyebabkan angin yang masuk cukup kencang dan menerbangkan
kertas-kertas yang ada di atas meja staff tata usaha. Selain itu,
banyaknya angin yang masuk menyebabkan dokumen-dokumen penting
88
menjadi hilang dan berpindah tempat bahkan debu yang terbawa oleh
angin masuk dan mengakibatkan ruangan cepat kotor.
Pengaturan udara secara alami akan membuat staff tata usaha
tidak memperhatikan udara yang ada di dalam ruangan. Hal ini
ditunjukkan dengan adanya staff tata usaha yang merokok dan
menyebabkan asap rokok berada di dalam ruang kerja. Asap rokok
sebenarnya tidak hanya berasal dari staff tata usaha saja melainkan para
guru yang sering berkunjung di dalam ruangan tersebut. Pamakaian
rokok menimbulkan ruangan dipenuhi asap rokok yang akan
mengganggu staff tata usaha yang lainnya dalam bekerja.
b. Pengaturan Cahaya
Cahaya di dalam ruangan tata usaha bersumber dari cahaya
matahari dan lampu di dalam ruangan yang berjumlah 6 buah, 5 buah
masih bisa digunakan namun 1 buah mati. Secara keseluruhan cahaya
didapatkan lebih banyak berasal dari cahaya matahari yang tembus ke
dalam ruang tata usaha melalui ventilasi dan dua pintu yang dibuka
sebagai jalur akses keluar masuk staff dan tamu.
Penempatan perabot-perabot kantor seperti almari dan filling
cabinet dua pintu di dekat pintu samping mengakibatkan cahaya yang
masuk ke dalam ruangan terhalang. Pengaturan perabot yang diletakkan
di bagian depan ruang tata usaha menjadi agak gelap.
c. Pengaturan warna dinding ruangan dan peralatan
89
Penataan warna pada dinding ruang tata usaha sudah cukup terang
yaitu crem. Pewarnaan dinding ini tidak ada pembeda dengan ruang
sekolah lainnya karena memiliki warna yang sama. Warna yang
dimiliki perabot-perabot kantor yang digunakan ialah warna klasik
karena bahan terbuat dari kayu.
Namun, kondisi pewarnaan dinding dan peralatan atau perabot
kantor sudah mulai pudar atau usang dan terdapat kotoran yang berada
disekitar dinding ruangan. Beberapa perabot seperti almari
menunjukkan kepada kerusakan karena rapuh dimakan binatang kecil
seperti rayap dan binatang kecil lainnya. Pewarnaan tersebut dapat
dilakukan bukan saja pada dinding ruangan namun juga pada peralatan
maupun perabotan seperti almari maupun meja dan kursi staff.
d. Pengaturan Suara
Keadaan suara yang ada di ruang tata usaha terkadang cukup
gaduh. Hal ini ditunjukkan dengan adanya sumber suara yang berasal
baik dari dalam ruangan maupun luar ruangan. Adapun sumber suara
yang berasal dari dalam ruangan ialah berasal dari staff tata usaha
sendiri dan para guru yang memiliki kepentingan tertentu sehingga
seringkali berdiskusi mengenai topik tertentu. Sedangkan sumber suara
yang berasal dari luar ruangan ialah siswa-siswi, motor dan mobil dari
jalan.
Staff tata usaha dekat dengan staff tata usaha yang lainnya tanpa
dibatasi suatu sekat-sekat diantara meja kerja staff. Penempatan staff
90
tata usaha menjadi satu ruangan memudahkan merekanberinteraksi
antar staff pada suatu waktu mengenai topik tertentu. Mereka seringkali
tidak segera menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan namun juga
membicarakan beberapa topik pembicaraan di luar kepentingan
pekerjaan.
Sumber suara yang berasal dari luar ruangan salah satunya ialah
suara kendaraan baik mobil maupun sepeda motor. Suara yang
ditimbulkan tidak begitu bising dan terjadi hanya pada waktu-waktu
tertentu saja. Suara yang bersumber dari luar lainnya ialah dari siswa-
siswa yang berada di luar ketika pembelajaran diluar atau olahraga dan
ketika sedang jam istirahat. Suara keributan siswa hanya terjadi pada
jam-jam tertentu saja. Selain itu, siswa siswa terkadang keluar masuk
meminta dokumen atau presensi kelas, pengisian spidol dan
kepentingan lainnya.
Selain itu guru-guru datang dengan kepentingan tertentu dan
singgah di dalam ruang tata usaha dengan membicarakan topik tertentu.
Kegiatan tersebut bukan hanya dilakukan satu atau dua guru melainkan
beberapa guru lainnya. Bahkan terkadang para guru juga menyelesaikan
laporan tertentu berkaitan dengan kepentingan sekolah maupun
kepegawaian dikerjakan di dalam ruangan staff tata usaha. Hal ini
tentunya mengganggu beberapa staff tata usaha yang lainnya yang
berada di dalam ruangan yang sedang mengerjakan tugas pekerjaan
tertentu.
91
Akses keluar masuk staff tata usaha maupun tamu yang
berkepentingan melalui pintu utama dan pintu samping digunakan oleh
banyak orang antara lain guru, tamu, juga warga sekolah lainnya untuk
keluar masuk melalui pintu tersebut. Sebenarnya pintu yang dapat
digunakan guru-guru dan siswa ialah melalui pintu utama namun karena
pintu samping sebagai pintu alternatif yang dapat tembus dengan waktu
yang lebih cepat jika dibandingkan dengan pintu utama maka mereka
menggunakan pintu samping sebagai akses keluar masuk. Jadi, pintu
dua akses ini sebenarnya bukan jalur umum keluar masuknya pihak lain
selain staff tata usaha.
4.1.2.5. Efisiensi Kerja
Penataan ruang kantor tata usaha dilakukan atas dasar berbagai
pertimbangan. Segala keadaan yang ada berperan dalam penentuan
efisiensi kerja. Efisiensi yang dimaksud ialah mendapatkan hasil sesuai
dengan apa yang diberikan. Adapun beberapa hal kondisi yang
menunjukkan prinsip efisiensi dilihat dari perbandingan penataan ruang
kantor dengan waktu, biaya, tenaga, dan hasil yang diperoleh dalam
menyelesaikan suatu tugas pekerjaan.
a. Waktu
Kondisi penataan ruang kantor tata usaha yang ada ditinjau dari
waktu yang dihabiskan terdapat keterlambatan karena penataan arak
antar meja yang hampir tidak ada. Hal ini ditunjukkan dengan
penggunaan akses keluar masuk dan membutuhkan waktu untuk
92
menyingkirkan perabotan yang menghalangi untuk berjalan seperti
meja dan kursi. Selain itu, barang-barang banyak berserakan di lantai,
tepi meja, dan di atas meja yang menyebabkan ketidakleluasaan dalam
berjalan karena lorong yang sempit. Staff juga membutuhkan waktu
lama dalam mencari dokumen yang sedang dibutuhkan karena barang
terkadang terselip, lupa menyimpan, rusak dan bahkan hilang. Semua
barang akan menjadi tercampur dan tidak dapat menemukan dengan
waktu yang singkat.
Pekerjaan yang banyak dan menumpuk menyebabkan staff tata
usaha akan lembur kerja dan tidak menghemat listrik karena butuh
peralatan elektronik seperti laptop dalam bekerja. Kemungkinan besar
dengan menumpuknya pekerjaan staff tata usaha dapat mengalami
keterlambatan dalam menyelesaikan suatu tugas tertentu. Sebagai
contoh dalam penyelesaian tugas seorang agendaris tata usaha pernah
mengalami keterlambatan karena penataan yang tidak sesuai.
Luas lantai tata usaha sekolah tergolong agak luas dan cukup
banyak perabot yang dapat menyimpan arsip-arsip atau dokumen-
dokumen penting. Luasnya ruangan tersebut staff tata usaha akan
menghabiskan beberapa waktu untuk berjalan dan mencari dan
mengambil barang tertentu yang dibutuhkan. Apabila staff tidak dapat
menemukan barang pada suatu tempat maka ia akan mencarinya di
tempat yang lain. Proses pencarian arsip atau dokumen inilah yang
membutuhkan waktu cukup banyak. Jika melihat pekerjaan lain perlu
93
untuk segera diselesaikan maka pencarian dokumen dengan melalui
rintangan akan sedikti menghambat.
b. Biaya
Penataan ruang kantor dalam prinsip efisiensi berkaitan pula
dengan biaya yang dihabiskan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Penempatan staff tata usaha yang dijadikan satu dalam satu ruangan
menggunakan informasi yang tercentral. Hal ini dikarenakan semua
staff staff berada pada satu ruangan dan komunikasi pun dalam satu
ruang sehingga terjadi penurunan biaya jika dibandingkan staff tata
usaha yang dibedakan dalam ruangan yang berbeda. Hal ini
mengakibatkan adminitrasi tidak perlu menggandakan surat atau
informasi yang diteruskan kepada unit lain sebagai tembusan.
Penggunaan biaya dapat diminimalisir dari segi informasi yang
digunakan. Apabila staff tata usaha tidak segera menyelesaikan tugas
dan pekerjaan maka ia akan lembur pekerjaan. Akibatnya penggunaan
listrik pun akan bertambah dan menambah pula biaya yang diperlukan.
Keterbatasan peralatan seperti mesin foto kopi akan menambah biaya
dalam penyelesaian tugas karena apabila memiliki mesin tersebut maka
tidak perlu menambah biaya dan lebih menghemat biaya.
c. Tenaga
Luas ruang tata usaha termasuk memiliki luas yang cukup besar
sehingga dalam hal ini staff tata usaha membutuhkan tenaga yang lebih
untuk melakukan pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dengan staff tata usaha
94
yang ingin beranjak dari tempat duduknya ke tempat lain ia harus
menarik kursinya, meminta izin staff yang lain karena jarak antar meja
dengan meja lain sempit, lorong yang dilewati pun sempit, masih ada
perabot seperti meja yang menghalangi karena kursi yang diletakkan
ditengah lorong yang merupakan akses jalan, dan lain-lain. Kegiatan
berpindah posisi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan akan sedikit
terhambat dengan adanya perabotan lain yang tidak pada tempatnya.
Kondisi lain menunjukkan bahwa penyelesaian tugas yang
terlambat akan berdampak pada tenaga yang dibutuhkan dalam
menyelesaikannya. Seperti halnya dalam pencarian dokumen atau
barang yang tidak mudah diketemukan akan menghabiskan tenaga
dalam mencarinya. Jadi semua hal ini akan sangat erat dan berkaitan
satu dengan yang lainnya. Namun jika dilihat dari perbandingan jumlah
siswa dan tenaga yang ada cukup memenuhi beban tugas yang harus
diselesaikan.
d. Hasil
Penggunaan peralatan yang bersamaan dan melayani pihak yang
berkepentingan secara bersama-sama menimbulkan antrian. Selain itu
menimbulkan keterlambatan pula dalam bekerja. Antrian dalam
mengerjakan tugas dan pekerjaan dapat pula terjadi dalam kondisi
seperti ini.
Berdasarkan beberapa kondisi yang ada beberapa staff tata usaha
masih ada yang merasa kurang puas dengan penataan yang ada
95
sekarang ini. Selain itu staff tata usaha juga merasa kurang nyaman
dalam bekerja dengan keadaan ruangan yang ada seperti penataan
dokumen yang berserakan dan tidak pada tempatnya, kurang rapi dan
diletakkan diatas meja, lantai ataupun di atas almari. Selain itu, keadaan
suara yang terlalu ramai dan luasnya ruangan juga menjadikan staff tata
usaha merasa kurang nyaman.
4.2. Pembahasan
4.2.1 Penataan Ruang Kantor
Pelaksanaan kegiatan administrasi dalam suatu organisasi tertentu
membutuhkan adanya sebuah tempat. Tempat dimana segala komponen-
komponen melakukan segala tugas dan pekerjaan demi tercapainya suatu
tujuan. Begitu pula dengan organisasi sekolah di SMK Negeri 1 Salatiga yang
memiliki pusat administrasi yang ditempatkan pada sebuah tempat tertentu
agar tujuan sekolah dapat tercapai. Tempat tersebut terdiri dari tenaga kerja
yang mengoperasikan berbagai informasi dan data-data yang berkaitan dengan
kegiatan sekolah dan peralatan yang digunakan serta beberapa prosedur yang
digunakan dalam melakukan suatu pekerjaan. Hal ini sesuai dengan Nuraida
yang mengemukakan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakannya
kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat ketergantungan sistem antara
orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk menangani data dan informasi
96
mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai
menyalurkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.1
Kantor digunakan sebagai tempat dalam melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan yang berkaitan dengan kebutuhan yang diperlukan oleh pimpinan.
Adapun pembagian pekerjaan yang dilakukan staff tata usaha di SMK Negeri 1
Salatiga berkaitan dengan segala kegiatan yang berhubungan baik secara
internal maupun eksternal antara lain berkaitan dengan kegiatan proses
pembelajaran, surat menyurat, kesiswaan, kepegawaian, keuangan, sarana dan
prasarana serta stakeholder yang berkaitan dengan sekolah tersebut. Oleh
karena itu, segala hal yang berkaitan dengan tata usaha perlu penataan yang
baik agar kegiatan berjalan dengan lancar. Salah satu penataan yang penting
disini ialah penataan ruang kantor yang bermanfaat dalam kelancaran bekerja.
Penataan ruang kantor di SMK Negeri 1 Salatiga dilakukan
berdasarkan luas ruangan yang tersedia bagi kegiatan administrasi sekolah.
Pengaturan ruang kantor melibatkan beberapa sumber daya yang digunakan
dalam suatu ruangan termasuk tenaga kerja dan beberapa komponen yang
berada didalamnya seperti peralatan dan lingkungan fisik disekitarnya. Sumber
daya manusia terdiri dari beberapa staff tata usaha yang memiliki tugas
melayani segala keperluan dan informasi yang diperlukan baik internal maupun
eksternal. Hal ini sesuai dengan pendapat Umam ciri pekerjaan kantor ialah
1 Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta,
hal 1.
97
bersifat pelayanan2. Pelayanan dilakukan dalam memenuhi segala informasi
yang dibutuhkan oleh pihak-pihak tertentu. Kegiatan operasional administrasi
tersebut berkaitan dengan penanganan surat keluar masuk, data kesiswaan, data
kepegawaian, inventaris, sistem informasi manajemen sekolah, data pokok
pendidikan menengah, iuran komite dan keuangan lainnya.
Ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga terdiri dari staff baik
bagian paling depan yang melayani publik hingga koordinator tata usaha yang
berada di belakang ruang tata usaha, peralatan dan perabot yang digunakan
dijadikan dalam satu ruangan. Jenis ruang tata usaha SMK N 1 Salatiga ini
adalah terbuka, hal ini sesuai dengan teori Standingford bahwa kantor terbuka
yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung di
dalam satu wilayah yang luas3. Pelaksanaan pekerjaan dikerjakan bersama
dalam mencapai tujuan organisasi. Adapun bentuk penempatan staff tata usaha
saling berdekatan dan tidak disertai adanya sekat-sekat yang memisahkan meja
kerja antar staff. Hal ini mengakibatkan staff tata usaha mudah berinteraksi
satu dengan yang lainnya disela-sela pekerjaan mereka. Selain itu, penempatan
meja kerja diatur dalam garis lurus atau sejajar berdasarkan kelompok dan
bagian untuk memperoleh pemanfaatan ruang yang optimal. Hal ini
dimaksudkan agar staff tata usaha fokus dengan pekerjaan masing-masing dan
tidak memandang kegiatan staff yang lainnya. Apabila datang seorang tamu
2 Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis
dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 46.
3GeoffreyMills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991, Manajemen
Perkantoran Modern Edisi ketujuh dari Office Organization and Methods, Bina Rupa Aksara,
Tangerang, hal. 398-400.
98
untuk menemui kordinator maka tidak ada keinginan untuk melihat siapa yang
datang menemui koordinator tata usaha.
Beberapa kondisi lain di tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga antara
lain barang-barang atau dokumen-dokumen baik yang masih digunakan
maupun yang tidak digunakan diletakkan di lantai, meja, kursi, di atas almari,
dan sekitar ruangan tata usaha. Barang dan dokumen ini juga diletakkan di
dalam ruangan khusus menyimpan data pokok pendidikan menengah
(dapodikmen) bahkan nampak beberapa kardus dan barang-barang lainnya
yang seharusnya tidak disimpan dalam ruang dapodikmen. Penataan barang-
barang ini tidak rapi dan berserakan. Hal ini menyebabkan akses untuk jalan
staff terasa sulit karena terhalang oleh barang-barang dan dokumen yang
berserakan. Staff akan menggeser dokumen, barang yang merintangi ketika
mereka melintas di jalan ruang tata usaha. Kondisi ini menyebabkan staff tata
usaha terhambat dalam menyelesaikan pekerjaan karena harus menggeser
terlebih dahulu.
Hal ini tidak sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh Nuraida
tujuan dalam penataan ruang kantor adalah ... memudahkan setiap gerakan
para pegawai dari tempat penyimpanan arsip, memberikan rasa aman dan
keleluasaan pribadi, ... menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para
pelanggan dan tamu perusahaan.4
4Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta,
hal 162.
99
Kondisi penataan ruang kantor yang demikian menunjukkan
beberapa kendala bagi staff dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Penataan
yang kurang baik akan menyulitkan dalam pencarian kembali arsip, kehilangan
dokumen, dan unsur ketidakrapian. Selain itu, penataan ruang kantor yang
kurang baik akan memberikan citra yang kurang baik pula kepada stakeholder
yang berkunjung. Penampilan ruangan akan menunjukkan bagaimana
kepribadian sekolah. Oleh karena itu, perlu untuk memperhatikan penataan
ruang kantor tata usaha karena penataan ruang kantor akan memperoleh banyak
manfaat. Seperti yang dikemukakan oleh Gie manfaat penataan antara lain
mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan
modar-mandir yang sebetulnya tidak perlu, menjamin kelancaran proses
pekerjaan yang bersangkutan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara
efisien yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan
yang sebanyak-banyaknya, mencegah para pegawai di bagian lain terganggu
oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. 5
Sebuah ruangan yang berisi data pokok pendidikan (dapodik) berada
dalam satu ruangan tata usaha. Ruangan ini bersifat rahasia karena berisi data-
data dan informasi yang penting kaitannya sistem informasi manajemen
sekolah. Bahkan hanya pegawai tertentu yang dapat diperbolehkan untuk
masuk ke dalam ruangan tersebut. Ruangan ini hanya dibatasi oleh sebuah
sekat kayu dan kaca tanpa penutup. Ruangan ini tidak efektif bila diletakkan di
dalam ruang tata usaha karena selain bersifat rahasia, ruang dapodik ini cukup
5 The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,
hal. 188.
100
memakan tempat ruang tata usaha. Bukan hanya letak yang kurang tepat,
pengalihan fungsi terjadi dalam ruang dapodik ini karena ruangan tersebut
bukan hanya berisi seperangkat alat penyimpan informasi namun juga
dijadikan tempat penyimpanan barang lain seperti tumpukan kertas yang
berantakan, beberapa kardus kosong, peralatan upacara yaitu stand
microphone, tinta printer, owdner yang berserakan, dan barang-barang lainnya.
Ruang yang tidak rapi akan berdampak pada citra sekolah karena penataan
ruangnya. Oleh karena itu, perlu untuk diperhatikan lagi dalam menempatkan
ruang yang ada di ruang tata usaha berisi data pokok pendidikan sekolah.
Keadaan tersebut tidak sesuai dengan teori Sukoco menyatakan
bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat beberapa
diantaranya adalah mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif,
mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai, dan
memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat. 6Dengan demikian dapat
ditunjukkan bahwa penempatan ruangan dapodik kurang memberikan manfaat
dalam hal penggunaan ruang secara efektif. Tamu juga akan menilai dalam
penataan ruang yang ada di tata usaha bagaimana kondisi yang ada ruang
dapodik ini. Hal ini kaitannya pemberian citra kepada sekolah yang
bersangkutan mengenai penataan ruang kantor.
Kegiatan operasional yang dijalankan oleh staff tata usaha
membutuhkan akses untuk jalan keluar masuk dari ruang tata usaha menuju
ruang yang lain sesuai tujuan yang diperlukan. Ruang tata usaha memiliki tiga
6 Badri Munir Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,
Erlangga, Jakarta, hal. 189.
101
akses pintu, yang pertama ada pintu utama semua orang melewati pintu
tersebut, yang kedua dan ketiga adalah pintu sampaing sebagai pintu alternatif
yang digunakan staff untuk mempercepat akses jalan keluar dari ruang tata
usaha dan menuju tempat lain. Pintu samping sering digunakan oleh banyak
orang baik guru, siswa terkadang juga tamu yang datang. Kegiatan keluar
masuk oleh semua orang melalui pintu alternatif sering terjadi, sehingga setiap
orang yang melewati pintu tersebut akan menggangu konsentrasi setiap staff
yang bekerja dalam ruangan. Secara otomatis, staff akan melihat dan terkadang
juga tegur sapa sehingga fokus pekerjaan akan berkurang.
Selain itu, orang lain mudah masuk khususnya para guru yang
datang untuk menerima layanan tata usaha bahkan diselingi dengan percakapan
atau diskusi. Percakapan yang sering dilakukan ini menjadikan staff tidak
menyelesesaikan pekerjaannya sesuai target. Kursi dan meja terkadang juga
digunakan oleh tamu dan para guru ketika datang ke ruang tata usaha.
Penggunaan meja kursi ini menghambat staff bekerja karena tempat duduk
dipakai oleh mereka. Diskusi yang cukup keras mengurangi daya konsentrasi
karyawan yang ada di ruangan. Oleh karena itu, perlu untuk diperhatikan
penggunaan akses keluar masuk pintu samping tata usaha demi kelancaran
pekerjaan staff.
Oleh karena itu, perlu ditinjau bagaimana penggunaan pintu samping
yang digunakan oleh semua orang itu. Jika dimungkinkan pintu tersebut
ditutup atau ada kebijakan untuk membatasi akses keluar masuk setiap orang
yang hendak melintas melalui pintu tersebut. Hal ini dimaksudkan menghindari
102
kurangnya fokus pegawai dan upaya mengurangi angin yang masuk ke dalam
ruangan. Angin yang dapat masuk berakibat menerbangkan kertas, membawa
banyak debu. Ruang tata usaha menjadi cepat kotor dan tidak sehat. Oleh
karena itu perlu untuk diperhatikan keberadaan pintu alternatif ini.
4.2.2 Penempatan Staff Tata Usaha
Penempatan pegawai staff tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga
diurutkan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing pegawai
dengan menghadap arah yang sama. Bagian depan melayani surat menyurat
atau seorang agendaris yang disambung dengan bagian keamanan. Di belakang
agendaris adalah bagian inventaris dan kepegawaian. Sebelah kepegawaian
adalah bagian bendahara baik bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan
dan BOS, bendahara pemungut iuran komite sekolah. Di belakang staff
kepegawaian adalah bagian Proses Belajar Mengajar/ Sistem Informasi
Manajemen/ Data Pokok Pendidikan. Paling belakang adalah koordinator staff
tata usaha dan bagian sarana dan prasarana. Pembagian kerja tata usaha selain
berdasar tugas pokok dan fungsi juga dikarenakan sifat tata usaha yang
melakukan pelayanan. Pelayanan staff tidak dapat dikerjakan secara individu
melainkan saling berhubungan antar bagian yang lain. Hal ini sesuai dengan
teori yang diungkapkan oleh Richard Muther (dalam Nuraida bahwa penataan
ruang kantor terdiri dari beberapa asas salah satunya ialah asas rangkaian
kerja, dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus para pegawai dan alat-alat
103
kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.7
Asas ini akan bermanfaat jika diterapkan sebagaimana mestinya agar
tercipta efisiensi kerja bagi staff tata usaha. SMK Negeri 1 Salatiga dalam
kenyataannya sudah menerapkan asas tersebut karena pegawai ditempatkan
berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing pegawai yang dimulai dari
depan bagian pelayanan umum dengan staff bagian lain dibelakangnya diikuti
bagian paling belakang adalah pimpinan tata usaha sebagai koordinator urusan
ketatausahaan.
Jarak meja antar staff hampir tidak ada jarak. Penataan meja kerja
yang demikian akan menghambat staff jika hendak beranjak dari meja kerjanya
menuju tempat lain dalam menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini disebabkan
staff harus menggeser kursi staff lain atau meminta izin dan menunggu staff
lain beranjak atau harus berputar mencari jalan untuk keluar. Belum lagi di
setiap jalan terdapat rintangan yang menghadang seperti kursi, berkas-berkas,
buku, arsip dan barang-barang lainnya sehingga mereka harus menghindari
barang-barang tersebut atau menggesernya. Lorong utama untuk jalan staff
juga sempit sehingga terkadang bergantian ketika berpapasan dengan staff lain.
7Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta,
hal 165-166.
104
Berikut digambarkan alur kerja penanganan surat masuk oleh
agendaris tentang permohonan izin penelitian di SMK Negri 1 Salatiga adalah
sebagai berikut:
Gambar 4.3. Denah penempatan staff tata usaha SMK N 1 Salatiga
Keterangan:
1. Surat masuk
2. Surat diterima, didiposisikan ke kepala sekolah
3. Surat dikelola agendaris
4. Tindak lanjut dari isi surat kepada koordinator tata usaha
5. Surat diserahkan untuk diarsipkan
Denah pada gambar tersebut menunjukkan kasus pengelolaan surat
masuk dari stake holder.Stake holder harus menunggu proses jalannya surat
masuk, bahkan surat harus ditinggal dalam pemrosesan surat. Kemudian surat
diterima oleh bagian agendaris dengan melampiri lembar disposisi, lalu
agendaris membawa surat kepada kepala sekolah untuk mengisi lembar
2
1
3
4
5
105
disposisi surat, setelah lembar disposisi diisi oleh kepala sekolah staff bagian
agendaris membawa surat kembali untuk dikelola dimasukkan kedalam
pencatatan surat masuk, kemudian agendaris menindaklanjuti surat kepada
koordinator tata usaha karena sebagai pihak yang bersangkutan dalam isi surat
tersebut. Surat diterima dan diproses, lalu dikembalikan kepada agendaris
untuk disimpan sebagai arsip. Penanganan tersebut merupakan bukti contoh
staff yang bertugas melayani bagian surat menyurat. Kasus ini mengenai
penanganan surat masuk seorang peneliti yang akan melakukan penelitian di
SMK Negeri 1 Salatiga.
Prosedur penanganan surat dilakukan berdasar urutan atau tahapan
dalam menangani surat masuk dari pihak yang berkepentingan. Penanganan
surat tidak terlepas dari pergerakan staff dalam memproses surat masuk kepada
pihak-pihak terkait seperti kepala sekolah dan koordinator tata usaha sebagai
pihak yang dituju. Pergerakan yang terjadi dapat dilihat bahwa agendaris harus
melewati berbagai rintangan yang ada seperti tumpukan dokumen, arsip, buku,
bahkan kursi yang ada ditengah-tengah lorong untuk jalan. Agendaris harus
menyingkirkan berdiri, beranjak dari tempat duduknya, kemudian melewati
rintangan dengan menggeser barang-barang yang ada didepannya. Dapat pula
menyenggol dokumen tersebut. Kemudian ia harus berjalan melewati lorong
utama dalam melakukan mobilisasi menuju ruang kepala sekolah. Staff
kemudian kembali lagi menuju tempat duduknya dan mengelola arsip yang
ada. Setelah dikelola maka ia harus mendistribusikan surat tersebut kepada
pihak yang terkait dalam kasus ini ialah koordinator tata usaha. Setelah surat
106
beserta disposisinya diterima oleh koordinator tata usaha, maka ia harus
menindaklanjuti isi surat tersebut dan menyerahkan surat kepada agendaris
untuk disimpan sebagai arsip sekolah.
Serangkaian proses dalam penanganan surat disertai adanya
pergerakan yang harus dilalui. Perpindahan yang terjadi seringkali harus
melewati berbagai rintangan. Denah tersebut menunjukkan bahwa staff harus
menempuh jarak yang cukup jauh untuk menuju ke bagian yang dituju.
Jauhnya jarak yang diperlukan juga membutuhkan tenaga yang harus
dihabiskan dalam menyelesaikan tugas tersebut. Bukan hanya tenaga,
melainkan waktu yang dimiliki staff akan terbuang lebih banyak karena
memiliki gerakan menyingkirkan barang-barang yang menghalangi, jauhnya
jarak dan sempitnya lorong.
Lorong sebagai akses mobilisasi staff menunjukkan jarak yang
sangat sempit. Dalam proses perpindahan pun akan menjumpai staff yang lain
yang sedang mengerjakan tugasnya akan bertemu di lorong utama. Kondisi
yang sempit dan kurang lebar inilah yang menjadikan staff yang satu dengan
staff yang lain harus bergantian dalam berjalan melewati lorong. Waktu pun
akan menjadi semakin lama karena banyaknya hambatan yang harus dilalui
oleh staff dalam menangani surat. Lamanya waktu yang diperlukan dalam
penanganan pekerjaan tertentu, untuk kasus ini adalah surat masuk maka
pekerjaan lain pun akan tertunda sementara karena harus menangani surat
masuk. Pekerjaan lain akan menunggu dan proses penyelesaian pun akan
107
tertunda. Jika kejadian seperti ini dilakukan secara terus menerus maka proses
penyelesaian pekerjaan pun tidak selesai tepat waktu.
Beberapa kondisi tersebut akan menghambat waktu penyelesaian
pekerjaan menjadi lebih lama serta menjadikan jarak tempuh menjadi lebih
panjang. Hal tersebut tidak sesuai dengan teori Gie yang menyatakan
bahwateknik yang dapat digunakan adalah ... diantara baris-baris meja itu
disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai sebaiknya di
bagian tengah terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm, lorong-
lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasarkan
perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm
sehingga lorong tersebut dapat dijalani dua orang dengan tanpa
bersinggungan waktu berpapasan oleh 2 orang. Sedangkan teknik lainnya
adalah jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau
dibelakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.8
Hal ini diperkuat dengan prinsip tata ruang yang diungkapkan oleh
Nurasih dan Rahayuadalah usahakan untuk menjadikan tata ruang yang bisa
membuat aliran pekerjaan menjadi sederhana, ruang lantai harus terbebas
dari semua rintangan, setiap perlengkapan kerja harus berada dekat dengan
penggunanya, jumlah jalan atau koridor yang memadai pada setiap ruangnya
dan luasnya harus memadai.9Maka jelaslah bahwa penataan ruang kantor tata
usaha SMK Negeri 1 Salatiga hendaknya diperhatikan lagi khususnya dalam
8 The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,
hal. 193-194.
9 Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang, Dunia
Cerdas, Jakarta, hal. 132.
108
penataan tempat duduk staff. Hal ini akan lebih baik jika adanya penataan
kembali penempatan staff kaitannya dengan jarak antar meja dan lorong utama
sebagai lalu lintas staff diberi jarak yang sesuai agar dalam perpindahannya
staff tidak mengalami kesulitan, sedikit beranjak, menempuh jarak yang
pendek agar tidak berputar mencari jarak yang bisa dilewati antara meja kerja
staff.
Selain alur yang digunakan agendaris dalam melaksanakan pekerjaan
kantor melalui lorong yang harus memutar tempat ke belakang, alternatif lain
yang biasanya digunakan oleh agendaris ialah menggunakan jalan dengan
menggeser kursi yang ada disebelahnya.
Gambar 4.3. Alur Perpindahan Penanganan Surat Masuk SMK N 1
Salatiga
Keterangan:
1. Surat masuk
1
3
4
5
2
109
2. Surat diterima, didiposisikan ke kepala sekolah
3. Surat dikelola agendaris
4. Tindak lanjut dari isi surat kepada koordinator tata usaha
5. Surat diserahkan untuk diarsipkan
Perbedaan alur kerja yang dilaksanakan oleh agendaris dari gambar
tersebut terletak pada alur nomor dua, dimana agendaris berjalan melalui jalan
dengan menggeser kursi yang ada di sebelahnya. Jika dalam perpindahan, kursi
milik keamanan tidak ditempati oleh seseorang maka ia langsung
menggesernya dan berpindah tempat menuju ruang kepala sekolah. Namun,
jika kursi ditempati oleh orang lain baik staff yang lain, guru maupun tamu
maka ia harus minta izin untuk melintasi jalan di sela-sela kursi tersebut,
kemudian orang yang menempati harus menggser kursinya sehingga agendaris
dapat lewat melalui jarak yang disediakan walaupun dengan memiringkan
badannya. Alternatif ini dapat membantu hanya saja ia harus meinta izin
terlebih dahulu dan menunggu orang lain menggeser kursinya terlebih dahulu.
Hal ini akan lebih menguntungkan antar staff yang satu dengan
staff yang lain apabila kursi dan meja antar staff terdapat jarak yang dapat
dilintasi dalam perpindahan. Jarak yang cukup tidak akan menggeser kursi
lainnya dan meminta izin terlebih dulu sehingga mempercepat waktu yang
digunakan dalam menyelsaikan pekerjaan. Selain tidak berputar ke belakang
dan melewati rintangan di jalan seperti buku dan barang lainnya, pastinya akan
menghemat tenaga dalam berjalan mengingat pekerjaan masih banyak yang
harus dikerjakan. Waktu tempuh pun menjadi lebih singkat karena dapat
berjalan dengan mudah.
110
Namun seringkali staff tata usaha harus melakukan beberapa tugas
tambahan seperti menerima telepon masuk. Biasanya telepon berasal dari pihak
luar atau stake holder yang berkepentingan dalam menjalin kerjasama maupun
tugas lainnya. Adapun meja dan kursi untuk menerima telepon berada di
bagian depan ruangan. Ketika telepon berbunyi maka salah satu dari anggota
staff yang berada di ruang tata usaha harus mengangkatnya. Melihat gerak
yang sulit bagi staff untuk berpindah dari tempat duduknya akan membutuhkan
waktu untuk datang ke meja telepon dna mengangkatnya. Belum lagi siapa pun
yang menerima telepon akan menghentikan sejenak pekerjaannya dan pergi
menuju meja telepon. Panggilan telepon dalam sehari bisa berkali-kali
sehingga staff harus bolak-balik menerima telepon dan meninggalkan
sementara pekerjaannya. Hal ini cukup mengganggu karena staff memiliki
tugas ganda selain tugasnya masing-masing. Frekuensi menerima telepon akan
membuat lelah staff dan saling tunggu staff yang satu dengan yang lain untuk
menerima telepon. Dengan demikian, dapat pula sekolah memperhatikan hal
tersebut dalam melihat efisiensi kerja yang ada pada staff tata usaha. mereka
akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga dalam berpindah dan pekerjaan
tertunda.
4.2.3 Pengaturan Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Penataan peralatan dan perlengkapan kantor di ruang tata usaha
SMK Negeri 1 Salatiga sebagian sudah memperhatikan kedekatan letak
peralatan yang sering digunakan oleh masing-masing pegawai. Kedekatan
peralatan yang sering digunakan seperti meja dan laci memudahkan staff dalam
111
menjangkau peralatan/ perabot yang sering digunakan dan mempertimbangkan
efisiensi tenaga dan waktu yang digunakan. Hal ini sudah sesuai dengan teori
Gie prinsip menyusun ruang kantor adalah ... lemari dan alat-alat
perlengkapan lainnya taruh didekat pagawai-pegawai yang paling sering
mempergunakan benda-benda itu.10
Penyimpanan barang-barang dapat
disimpan didekat meja staff, baik dilaci, bawah meja maupun di atas meja.
Namun, penyimpanan barang-barang, dokumen dan arsip akan terbatas jumlah
mengingat daya tampung laci yang terbatas, sehingga memerlukan tempat atau
perabot lain yang dapat menyimpan arsip yang perlu untuk disimpan. Almari-
almari akan sangat dibutuhkan kaitannya dalam penyimpanan dokumen
penting. Apabila dalam pencarian kembali dokumen tersebut dapat segera
diketemukan dengan waktu yang relatif singkat.
Disisi lain, penjangkauan beberapa peralatan atau perabot lain oleh
beberapa staff dirasa cukup jauh karena harus berpindah tempat dari tempat
duduknya dengan melewati rintangan yang ada pada lorong. Hal akan
memerlukan waktu yang lebih lama karena harus berputar dari meja ke meja
untuk bisa keluar. Bukti bahwa adanya jarak yang cukup jauh dan sulit
menjangkau ialah staff tata usaha meminta dalam pengambilan barang kepada
staff yang berada di dekatnya barang yang dibutuhkan. Perabotan dan peralatan
yang digunakan sudah memadai karena staff dapat mengerjakan segala tugas
dan pekerjaan masing-masing. Namun tidak memungkiri bahwa dalam
10
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,
hal. 195.
112
pelaksanaannya masih terdapat keterbatasan peralatan maupun perabot yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.
Penggabungan penyimpanan arsip kesiswaan dengan arsip
kepegawaian yang ada di filling cabinet dua pintu yang berada di bagian depan
ruang tata usaha sebagai bukti terbatasnya peralatan atau perabot yang
digunakan. Beberapa almari/perabot yang lainnya sudah cukup rapuh dan tua.
Penumpukan almari dikarenakan perabot-perabot tersebut berasal dari bantuan
pemerintah dan tidak ada tempat untuk menyimpan sehingga masih tetap
digunakan. Selain itu, almari arsip pada bagian kesiswaan masih dirasa kurang
karena beberapa dokumen kesiswaaan dan kepegawaian diletakkan di luar
almari seperti di atas meja, atas almari, lantai dan beberapa tempat kosong
lainnya. Keadaan yang yang kurang tertata ini menyebabkan ruangan terasa
sesak karena berbagai dokumen dan barang-barang diletakkan diberbagai
tempat seperti disekitar lantai, diatas meja yang kosong, diatas almari bahkan
diatas kursi.
Hal ini akan lebih baik jika penataan berkas dan dokumen sesuai
pada tempatnya, bukan disembarang tempat. Penambahan perabot kantor dapat
dilakukan demi menunjang penyimpanan arsip. Arsip akan mudah
diketemukan apabila ada tempat yang menampung dan diberi kode agar mudah
dalam pencarian pada suatu saat membutuhkannya. Selain itu, citra sekooah
akan nampak dari ruang yang tertata rapi. Tamu yang berkunjung sebelum
menemui pihak yang dituju, pertama kali akan datang kepada tata usaha untuk
113
menyampaikan maksud dan tujuannya datang. Hal ini akan memberikan
penilaian terhadap wajah sekolah melalui ruang tata usaha.
Akibat lain dari penggunaan almari lama yang rapuh akan
berdampak pada arsip didalam almari tersebut karena proses pelapukan yang
terjadi akan memakan kertas yang berada pada almari dan memudarkan warna
kertas lebih cepat. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nurasih dan Rahayu yang
menyatakan bahwa fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan
untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara
tenaga, biaya maupun waktu.11
Keterbatasan peralatan yang hendak digunakan dalam membantu
menyelesaikan pekerjaan seperti jumlah printer yang digunakan secara
bersamaan dalam waktu sama akan menghambat kelancaran pekerjaan staff
tata usaha. Akibatnya adalah antrian antar staff tata usaha dalam menggunakan
printer khusunya milik agendaris yang sering dipakai. Staff tata usaha pada
dasarnya beberapa dari mereka dilengkapi sebuah printer dalam menunjang
pekerjaan. Namun karena kerusakan dan faktor lain sehingga staff bagian
dapodik, koordinator tata usaha, maupun bagian lain lebih sering menggunakan
printer milik agendaris. Kebutuhan mesin fotokopi dalam proses pekerjaan
yang tidak tersedia di tata usaha menyebabkan pegawai harus berjalan menuju
ruang penggandaan, tempat foto kopi yang membutuhkan biaya tambahan.
Fasilitas lain yang dapat meningkatkan kenyamanan dan kesehatan
ialah Air Conditioner(AC). SMK Negeri 1 Salatiga belum memiliki fasilitas
11
Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia
Cerdas,Jakarta, hal. 132.
114
AC di dalam ruang tata usaha. Moekijat dalam Nuraida menyatakan bahwa Air
Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu,
peredaran, kelembapan, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor
menunjukkan kenaikan rata-rata 20 persen setelah diberi AC. Terpenuhinya
kualitas dan kuantitas udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan
bagi kantor antara lain: meningkatkan produksi tetap, meningkatkan mutu
kerja kantor, menjaga kesehatan pegawai, meningkatkan semangat kerja,
menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.12
Keadaan ruang tata
usaha tidak sesuai dengan teori tersebut, bahkan kondisi lain yang
memprihatinkan ialah staff lain maupun para guru merokok di dalam ruang tata
usaha. Udara yang bebas akan membuat orang di dalam ruangan tersebut
merokok dengan bebas pula. Tidak adanya AC akan membuat staff tata usaha
akan merokok ketika jam kerja. Hal ini bukan hanya menimbulkan dampak
bagi perokok aktif melainkan juga perokok pasif yang ada di sekitar ruang tata
usaha.
Oleh karena itu dibutuhkan pengadaan peralatan yang dibutuhkan
agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Penambahan peralatan
dan perabotan akan membantu karyawan dalam mengelola peralatan tersebut
demi tercapainya tujuan sekolah. Produktifitas yang tinggi, kenyamanan dan
kesehatan akan dimiliki staff tata usaha jika pengaturan peralatan dapat
diperhatikan dengan baik. Penambahan peralatan maupun perabot kantor antara
lain almari arsip dan penggantian almari yang lama, printer, AC, meja kursi
12
Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta,
hal 178.
115
tamu tata usaha, mesin fotokopi, dan beberapa peralatan dan perabot lainnya
yang dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan tata usaha. Terpenuhinya peralatan
dan perabot kantor akan membantu staff dalam bekerja, bukan hanya dari
kualitas kerja yang baik melainkan kenyamanan dan kepuasan dalam bekerja
akan menentukan efisiensi kerja yang ada.
Tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga juga memiliki rekan kerja
dalam memperbaiki peralatan yang rusak seperi laptop, printer dan lain
sebagainya. Berbagai kegiatan perbaikan dilakukan agar peralatan tersebut
dapat menunjang dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hal ini sesuai dengan
pendapat Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro menyatakan bahwa pemeliharaan
peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua
pekerja. Peralatan seperti komputer, listrik, gedung, sofa, karpet
perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh
sembarang orang.13
Pemeliharaan dan perawatan peralatan maupun perabot
yang digunakan akan menghemat setiap kerusakan yang hendak terjadi. Oleh
karena itu apabila peralatan yang digunakan memiliki keawetan pekerjaan staff
tata usaha pun tidak akan terganggu karena apabila sudah rusak maka pegawai
akan menunggu dan menunda pekerjaan jika menggunakan peralatan tersebut.
Bentuk perawatannya lainnya ialah dengan menjalankan kesepakatan bersama
yaitu mengikuti jumat bersih yang diadakan satu kali dalam seminggu.
Kegiatan ini hendaknya dapat dilakukan oleh semua pihak tata usaha dalam
memelihara peralatan dan perabot agar ruangan menjadi rapi dan nyaman.
13
Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro, 2015, Manajemen Perkantoran Modern,
Grafindo Persada, Jakarta, hal. 39.
116
Barang-barang dapat diminimalisir dari keadaan disekitar lantai, diatas almari
dan lain sebagainya.
4.2.4 Lingkungan Fisik
Penataan ruang kantor tidak terlepas dari adanya lingkungan fisik
yang berada disekitar tempat ruang kerja. Lingkungan fisik di SMK Negeri 1
Salatiga dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu dari udara,
cahaya, warna pada dinding dan peralatan, dan suara yang ditimbulkan
disekitar ruang tata usaha. Aspek lingkungan fisik ini akan memengaruhi
berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh staff. Kepuasan dan kenyamanan dalam
bekerja merupakan hal yang sangat penting untuk didapatkan oleh masing-
masing pegawai. Menurut Moekijat kesenangan dan rasa puas pegawai sangat
dipengaruhi oleh tata ruang.14
a. Udara
Faktor-faktor lingkungan fisik yang pertama dijelaskan dengan
adanya keadaan udara di ruangan kantor. Udara yang bersih akan membuat
nyaman semua pegawai yang sedang bekerja. Namun, SMK Negeri 1
Salatiga masih menggunakan udara alami tanpa ada alat pengontrol udara.
Akses dua pintu dan ventilasi yang dibuka pada jam kerja mengakibatkan
angin masuk cukup besar dan membawa banyak debu dan kotoran ke
dalam ruangan. Kondisi yang kotor akan menjadi sebab penyakit. Hal ini
tidak sesuai dengan teori Nuraida bahwa Air Conditioner (AC) mengatur
14
Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,
Bandung, hal. 120.
117
keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan
kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata-rata 20
persen setelah diberi AC.15
SMK Negeri 1 Salatiga belum menyediakan
AC sebagai pengontrol udara yang ada di ruangan. Hal ini akan
mengakibatkan beberapa staff tata usaha merokok didalam ruang kerja.
Udara yang bebas rokok akan membantu kenyamanan semua orang,
namun apabila ruangan tersebut setiap hari dipenuhi oleh asap rokok
maupun bau-bau yang lain hal ini akan berdampak pada kesehatan pekerja.
Lingkungan yang nyaman akan memengaruhi kualitas kerja staff.
Semangat yang tinggi akan muncul setelah udara yang dihirup
menyegarkan dan bersih bahkan tidak ada lagi asap-asap rokok yang ada
di ruangan. Oleh karena itu, perlu untuk ditinjau bagaimana penambahan
peralatan yang dapat menunjang semangat staff dan kenyamanan dalam
bekerja.
b. Cahaya
Hal lain yang ditinjau lingkungan fisik kantor adalah cahaya.
Menurut Nuraida bahwa cahaya merupakan faktor penting untuk
meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena memengaruhi kesehatan dan
keselamatan serta kelancaran kerja.16
Kondisi yang sebenarnya di SMK
Negeri 1 Salatiga sudah cukup memberikan penerangan cahaya melalui
15
Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,
Yogjakarta, hal 178.
16
Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,
Yogjakarta, hal.174.
118
beberapa lampu dan memanfaatkan sinar matahari. Cahaya yang diberikan
berasal dari lampu yang berada pada langit-langit sebagai sumber
pencahayaan ruang tata usaha. Jenis pencahayaan staff tata usaha termasuk
Ambient lighting,McShane dalam Sukoco mendefinisikan bahwa Ambient
lighting yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh
ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang. Biasanya lampu
jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan
kantor tersebut.17
Penempatan peralatan dan perabot dekat jendela dan posisi yang
tidak beraturan menjadikan cahaya matahari terhalang masuk.Hal ini
ditunjukkan di sebelah kiri menghalangi sebagian staff karena terhalang
oleh beberapa almari arsip yang diletakkan di bagian depan. Hal ini
menyebabkan cahaya terhalang dan agak redup. Cahaya yang kurang
merata akan berdampak pada penyelesaian pekerjaan. Pemerataan cahaya
yang ada di ruangan menjadikan kegiatan operasional di ruang tata usaha
kurang optimal. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nuraida bahwa
penempatan sumber cahaya perlu diatur secara untuk mencapai kualitas
penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata
dan tersebar secara merata di seluruh daerah yang harus diterangi.18
17
Badri Munir Sukoco, 2007. Manajemen Administras Perkantoran Modern,
Erlangga, Jakarta, hal. 209. 18
Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,
Yogjakarta, hal 175.
119
Berdasarkan kondisi tersebut dapat dilakukan penataan ulang
perabot kantor seperti almari arsip, filling cabinetmaupun peralatan yang
lainnya yang menghalangi cahaya yang masuk ke dalam ruangan. Hal ini
dimaksudkan agar pencahayaan yang ada pada staff tata usaha
memberikan kenyamanan dalam bekerja karena cahaya merata ke seluruh
ruangan.
c. Warna
Faktor fisik selanjutnya ialah warna yang digunakan pada dinding
dan peralatan yang digunakan di ruang kantor. Pemakaian warna perabot
yang ada di SMK Negeri 1 Salatiga klasik dan tidak terlalu mencolok. Hal
ini karena sebagian besar penggunaan perabot berasal dari kayu.
Sedangkan warna dinding ialah warna crem sama dengan warna pada
ruangan lainnya di lingkup sekolah. Menurut Nuraida bahwawarna
merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai.
Penggunaan tata warna dalam kantor berpengaruh besar terhadap
keadaan psikologis atau perasaan seseorang. Warna dapat memantulkan
cahaya yang diterima sehingga menimbulkan penerangan.19
Hal ini tidak
sesuai dengan teori tersebut dikarenakan penggunaan warna pada dinding
sudah mulai memudar. Bahkan adanya kotoran yang menempel pada
dinding ruangan membuat ruangan menjadi kurang bersih. Selain itu,
beberapa peralatan dan perabot kantor yang sudah lama dan masih
19
Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,
Yogjakarta, hal 176.
120
disimpan juga rapuh karena binatang kecil yang merusakkan. Perabot-
perabot yang dimaksud ialah beberapa almari yang kurang memenuhi
standar fasilitas yang perlu digantikan dan dibaharui.
Oleh karena itu, perlu adanya pengecatan kembali agar
menimbulkan semangat yang baru dan menimbulkan kenyamanan
tersendiri bagi pegawai. Adapun warna dapat diberikan warna yang dapat
menciptakan semangat dalam bekerja maupun memberikan suasana yang
baru dan nyaman. Saran warna yang dapat diterapkan pada ruang tata
usaha apabila menurut Quible dalam Sukoco bahwa menginginkan warna
dinding adalah warna sejuk – biru, hijau dan violet – menghasilkan mood
yang tenang dan melelahkan, warna hangat – merah, oranye, warna
kuning –menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural
seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan
warna ungu gelap dan violet pucat seringkali menghasilkan mood depresi,
sementara abu-abu cenderung memiliki efek rasa kantuk.20
Pemilihan
warna pada dinding dapat dipilih sesuai kebutuhan ruangan sehingga
suasana yang baru akan berdampak pada psikologis staff tata usaha SMK
N 1 Salatiga.
d. Suara
Faktor lingkungan fisik yang terakhir ialah suara. Keadaan suara
SMK Negeri 1 Salatiga berasal dari karyawan, tamu, guru dan siswa.
20
Badri Munir Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,
Erlangga, Jakarta, hal. 189.
121
Selain itu berasal dari lingkungan sekitar seperti jalan raya. Kebisingan
dari luar ruangan terjadi pada waktu-waktu tertentu saja. Suara yang cukup
mengganggu ialah dari karyawan sendiri yang berinteraksi dan berdiskusi
antar karyawan bahkan guru. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nuraida
terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, faktor suara
dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang bising dapat
mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan.21
Penggunaan akses keluar masuk melalui pintu samping
memudahkan para guru untuk singgah dan berdiskusi dengan staff tata
usaha lainnya mengenai topik tertentu. Pembicaraan ini tidak hanya pada
salah satu staff melainkan memancing staff yang lainnya karena faktor
jenis ruang tata usaha yang terbuka. Kesatuan komunikasi akan terjalin
karena suara yang dapat terkontrol pada ruang tata usaha.
Akibatnya penundaan dalam menyelesaikan pekerjaan akan sering
terjadi, dan berkelanjutan pada kegiatan lembur. Hal ini akan
menimbulkan pemborosan baik tenaga, waktu dan biaya. Oleh karena itu
perlu untuk dipertimbangkan suara-suara yang dapat ditimbulkan baik dari
karyawan sendiri, orang lain maupun lingkungan di sekitar ruang kantor.
Dapat dilakukan kesepakatan bersama untuk menjaga ruang yang kondusif
seperti kebijakan dalam mengontrol suara maupun pembicaraan yang tidak
ada kaitannya dengan pekerjaan. Selain itu, dapat pula dilakukan
21Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .
Yogyakarta, hal. 178.
122
penutupan pintu samping tata usaha yang dijadikan sebagai pintu alternatif
atau adanya kebijakan dalam pemakaian pintu alternatif sebagai akses lalu
lintas.
4.2.5 Efisiensi Kerja
Penataan ruang kantor tata usaha dilakukan atas dasar berbagai
pertimbangan. Segala keadaan yang ada akan berperan dalam penentuan
efisiensi dalam bekerja. Efisiensi yang dimaksud ialah mendapatkan hasil
sesuai dengan apa yang diberikan. Adapun beberapa hal kondisi yang
menunjukkan prinsip efisiensi dilihat dari perbandingan penataan ruang kantor
dengan waktu, biaya, tenaga, dan hasil dalam menyelesaikan suatu tugas
pekerjaan.
a. Waktu
Dampak yang diakibatkan dari segi waktu yang dihabiskan ialah
menghambat dalam proses penyelesaian pekerjaan. Hal ini ditandai dengan
lamanya proses pencarian kembali arsip yang dapat menyebabkan
keterlambatan proses surat-menyurat karena cukup luasnya ruangan,
tenaga yang dihabiskan bolak-balik karena terbatasnya peralatan seperti
printer atau mesin fotokopi. Jarak yang sempit mengakibatkan jarak
tempuh yang lebih panjang karena harus minta izin untuk lewat lorong
yang bersentuhan dengan tempat duduk staff lain bahkan harus berputar
untuk keluar dari tempat duduk. Lorong untuk jalan terdapat rintangan
yang menghadang seperti tumpukan kertas, buku, kursi dan barang-barang
lainnya. Penumpukan pekerjaan pada waktu tertentu menyebabkan staff
123
tata usaha akan lembur kerja dan tidak menghemat listrik karena butuh
peralatan elektronik seperti laptop dalam bekerja. Kemungkinan besar
dengan menumpuknya pekerjaan staff tata usaha dapat mengalami
keterlambatan dalam menyelesaikan suatu tugas tertentu. Kondisi yang
demikian tidak sesuai dengan teori Umam bahwa efisien waktu, adalah
tujuan dapat dicapai secara optimal, namun waktu yang dihabiskan hanya
sedikit atau waktu yang singkat.22
b. Biaya
Efisiensi biaya yang dapat dilakukan pada staff tata usaha SMK
Negeri 1 Salatiga dapat dilihat dari penempatan staff tata usaha dalam satu
ruangan. Pengaturan ruang terbuka akan menurunkan penggandaan
informasi yang ada, komunikasi menjadi satu kesatuan dan tersentral antar
unit yang lainnya. Hal ini akan menurunkan biaya yang dibutuhkan.
Namun apabila staff tidak dapat menyelesaikan tepat waktu maka biaya
akan dikeluarkan lebih banyak karena staff harus lembur dan memerlukan
biaya listrik lebih banyak. Selain itu, keterbatasan peralatan seperti mesin
fotokopi akan memerlukan biaya yang lebih pula karena harus pergi keluar
untuk menggandakan. Keterlambatan ini sebenarnya tidak sering terjadi
karena staff mengerjakan sesuai pekerjaannya. Namun jika diperhitungkan
lamanya waktu yang diperlukan oleh staff dalam berpindah tempat untuk
menyelesaikan pekerjaan yang terhalang oleh penataan meja kursi dan
22
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para
Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 170.
124
barang-barang yang merintangi dalam berjalan. Hal ini dapat
menyebabkan keterlambatan dalam pekerjaan.
c. Tenaga
Prinsip efisiensi ditinjau dari tenaga yang diperlukan kaitannya
penataan ruang tata usaha sedikit menghambat. Keadaan ruang yang cukup
luas mengakibatkan staff tata usaha harus membutuhkan tenaga lebih
banyak dalam melaksanakan pekerjaannya. Beberapa kendala dalam
tenaga yang dihabiskan adalah staff yang berusaha keluar dari tempat
duduknya untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu sehingga harus menarik
kursinya, meminta izin atau menunggu staff lainnya berpindah karena
jarak kursi dengan meja terlalu rapat. Bukan hanya kondisi jarak antar
meja dan kursi namun terdapat rintangan seperti kursi yang berserakan,
dokumen, barang-barang, buku-buku dan arsip lainnya yang berada diatas
lantai. Apabila ada jarak yang cukup maka staff tidak perlu melakukan
gerakan berlebihan seperti menggeser terlebih dahulu dan berputar untuk
berpindah dalam menyelesaikan pekerjaan. Penggunaan tenaga yang
cukup banyak ialah penjangkauan dalam mencari arsip yang ada didalam
almari yang cukup jauh dari tempat duduk sehingga harus melewati
rintangan dalam berjalan. Seringkali dalam mencari arsip yang diperlukan
staff tidak langsung mendapatkan melainkan harus mencari di almari
lainnya. Berbagai aktivitas tersebut akan menghabiskan tenaga lebih
banyak. Dari berbagai kegiatan yang dilakukan menunjukkan bahwa
penataan ruang kantor ditinjau dari tenaga yang diperlukan tidak sesuai
125
dengan teori yang dikemukakan oleh Umam bahwa efisiensi tenaga, untuk
mencapai hasil yang optimal cukup menggunakan tenaga yang minimal.23
d. Hasil
Prinsip efisiensi ditinjau dari hasil yang diberikan kaitannya pada
penataan ruang kantor tata usaha ialah hasil pekerjaan dapat dikerjakan
dengan baik meskipun terkadang mengalami sedikit keterlambatan dan
penumpukan pekerjaan pada waktu tertentu saja. Hal ini disebabkan
karena penumpukan tugas dari pemerintah pada waktu-waktu tertentu.
Seringkali terjadi antrian dalam melayani pihak-pihak tertentu karena
banyaknya tugas pekerjaan harus segera diselesaikan. Bahkan terjadi
kendala seperti antrian peralatan seperti printer sehingga menunggu staff
lainnya dalam menggunakan printer. Pekerjaan yang kurang terorganisir
ini akan menghambat dalam penyelesaian tepat waktu sehingga lembur
kerja sebagai solusinya. Lembur kerja yang dilakukan pada waktu tertentu
akan menambah tenaga untuk menyelsaikannya, biaya listrik yang
digunakan, penambahan waktu untuk menyelesaikannya, dan lain-lain. Hal
ini tidak sesuai dengan teori Umam bahwa cara efisien dan efektif
dilakukan agar dalam melaksanakan pekerjaan harus terhindar dari
pemborosan energi atau material waktu, karena kalau terjadi pemborosan
enerji atau pemborosan sumber-sumber kerja, maka akan mempengaruhi
23
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para
Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 170.
126
hasil kerja atau akan menurunkan tingkat produktifitas organisasi
perusahaan.24
Penataan memberi dampak yang berarti dalam efisiensi baik waktu,
tenaga, biaya dan hasil yang dicapai dalam mencapai tujuan sekolah. Oleh
karena itu perlu memperhatikan peralatan atau perabot yang digunakan
yang mengakibatkan ruangan terasa sesak dan sempit, kondisi peralatan
yang ada sehingga dapat diperbaiki maupun diganti serta ditambahkan.
Penambahan beberapa perabot menentukan kualitas pekerjaan staff tata
usaha. Peralatan dan perabot yang perlu untuk ditambah ialah almari
kearsipan, printer, AC, mesin fotokopi, meja kursi tamu tata usaha,
penambahan staff tata usaha bagian penerima telepon. Bukan hanya
penambahan material saja melainkan kebijakan baru seperti menaati
kegiatan kebersihan pada jumat bersih, pembatasan penggunaan pintu
samping tata usaha oleh pengguna akses, kesepakatan mengurangi
interaksi yang berlebihan yang dapat mengganggu konsentrasi staff tata
usaha, pemindahan ruang dapodik, pembuatan ruang koordinator tata
usaha dan ketaatan pelaksanaan prosedur kerja.
Proses penyelesaian pekerjaan membutuhkan usaha dalam
mencapainya. Pekerjaan kantor meliputi kegiatan membuat, menerima,
mengumpulkan, mengolah, mengganda, dan mengirim informasi yang
diperlukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Pekerjaan kantor
dilakukan oleh tata usaha dalam rangka mencapai tujuan sekolah. Tata
24
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para
Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 168.
127
usaha sebagai pusat informasi maka perlu untuk memberikan pelayanan
baik kepada pihak internal maupun eksternal.
Beberapa usaha yang dapat dilakukan ialah dengan memberikan
tenaga, waktu dan biaya yang dapat menunjang proses penyelesaian
pekerjaan. Kegiatan operasional kantor tidak terlepas dari ruang kantor
sebagai tempat dalam mengolah informasi. Oleh karena itu, penggunaan
tenaga, waktu dan biaya kaitannya dalam kondisi penataan ruangan yang
tepat harus memberikan hasil pekerjaan yang optimal dan efisien. Dapat
disimpulkan temuan dalam penelitian ini adalah penghamburan tenaga,
waktu dan biaya karena kondisi penataan ruang kantor dalam proses
penyelesaian pekerjaan yang kurang tepat menjadikan hasil pekerjaan
kurang optimal dan efisien. Hal ini diperkuat dengan adanya kondisi
lingkungan di sekitar kantor dan segala komponen didalamnya yang
kurang mendukung akan menghambat proses pekerjaan tersebut. Oleh
karena itu, penghematan tenaga, waktu dan biaya dalam proses
penyelesaian pekerjaan akan menghasilkan efisiensi kerja yang dapat
menunjang staff tata usaha mencapai tujuan sekolah.