Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem

7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem

1/26

BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

1 Data Teknis Obyek

Setiap penelitian atau pengamatan (observasi) yang akan dilaksanakan

tentunya memerlukan data-data sebagai masukkan bagi suatu sistem yang akan

diolah untuk menghasilkan keluaran berupa informasi. Informasi inilah yang di

jadikan sebagai dasar untuk melaksanakan tindakan selanjutnya atau untuk

mengambil suatu keputusan.

Data merupakan sumber bahan atau sebagai dasar untuk melakukan

penelitian maupun untuk membuat laporan hasil dari penelitian atau pengamatan

yang telah dilakukan.

Untuk keperluan analisa dan perancangan sistem, diperlukan data-data

yang berhubungan dengan permasalahan yang telah diajukan.Supaya data yang

digunakan untuk keperluan analisa dan perancangan sistem tidak menyimpang

dari permasalahan, maka permasalahan yang diangkat dalam penyusunan kerja

prakti ini meliputi tentang reserasi hotel terdiri dari data tamu, data kamar. Data

tamu meliputi title tamu, nama depan tamu, nama belakang tamu, alamat tamu, no

identitas tamu, email tamu, kota, negara, kode post, dan no telepon, no ponsel tipe

pembayaran. Untuk data kamar terdiri dari jumlah kamar, tipe!kamar, harga

kamar dimana harga kamar di pengaruhi oleh tipe kamar yang di jual oleh hotel.

Sehingga data yang diperlukan untuk keperluan analisa dan perancangan sistem

dalam penyusunan laporan kerja praktik ini adalah data tamu dan data kamar yang

"#


2/26

"$

di pesan dan lamanya tamu menginap sehingga proses pemesanan kamar dapat di

lakukan dengan efekti dan efesien.

4.1.1 Data Tamu

Data tamua dalah data yang berhubungan dengan tamu yang terdiri

dari kode!tamu, nama!depan!tamu, nama!belakang!tamu,

alamat!tamu, nomer!identitas!tmu, email!tamu,negara, kota,

kode!post, no!telepon, no!ponsel.

4.1. Ti!e"Pembaya#an

%ipe!kartu!credit, nama!di!kartu!kredit, no!kartu!kredit,

tanggal!kadarluarsa!kartu!kredit, kode!keamanan!kartu!kredit.

4.1.$ Data kama#

Data kamar meliputi jumlah!kamar, tipe!kamar, harga!kamar.

4.1.4 Data Petu%as Rese#&asi

Data petugas reserasi meliputi nomer!induk!petugas!reserasi,

nama!petugas!reserasi.

4.1.' Data Petu%as Front_Office

Data petugas &' meliputi nomer!induk petugas!fo,

nama!petugas!fo.

Ana(isa )an Pe#an*an%an


3/26

1 Ana(isa Sistem Be#+a(an

*nalisis sistem berjalan sangat berguna untuk mengetahui gambaran

umum sistem dan menganalisis permasalahan-permasalahan yang ada, serta

menganalisis kebutuhan dari sistem tersebut. Dari analisis sistem berjalan ini

dapat ditentukan langkah-langkah selanjutnya untuk menemukan solusi dari

permasalahan yang ada.

Gamba#an ,mum Sistem Be#+a(an

Di +rand Iora uta esot setiap hari menerima pemesanan kamar,

pemesanan kamar di lakukan oleh tamu, dan di bantu petugas reserasi dan di

catat dalam formulir reserasi, oleh sebab itu formulir reserasi menjadi sumber

penerimaan pemesanan kamar yang di laksanakan oleh petuga sreserasi.

pencatatan data data pemesanan kamar dilakukan pada formulir reserasi yang

menjadi sumber informasi tentang pemesanan kamar oleh tamu. Data pemesanan

yang dicatat kedalam formulir reserasi dilakukan setiap kali ada reserasi

pemesanan kamar bagi setiap tamu yang mememsan kamar di +rand iora uta

esosrt. /roses pencatatan data tamu di lakukan oleh petugas reserasi.

/etugas reserasi akan memproses kembali data reserasi tamu saat

melakukan proses booking kamar dan akan megunci kamar agar tidak di jual

kembali pada tanggal pemesanan kamar yang sudah di pesan, data yang sudah di

catatakan di jadikan satu dengan dokumen korespondensi pemesanan kamar

lainnya dan dokumen korespondensi akan di serahkan kepada petugasfront office


4/26

0

untuk digunakan sebagai pengecekan kembali pada saat tamu yang bersangkutan

melakukan proses check in, 1entuk formulir reserasi adalah sebagai berikut2

$ Ana(isa Pe#masa(a-an Sistem an% Se)an% Be#+a(an


5/26

"

Dari analisis sistem yang berjalan saat ini, maka terdapat beberapa

permasalahan yang ditemukan yaitu2

0 /roses pemasukkan data tamu dan pemesanan kamar kedalam

formulir reserasi untuk mencari data tamu dan pencarian data

kamar yang di pesan untuk keperluan penegecekan saat tamu

melakukan chek in masih dilakukan secara manual 3alaupun

dengan alasan untuk keperluan arsip yang mengakibatkan

menghabiskan 3aktu yang relatif lama.

" /encatatan data tamu yang hanya menggunakan sistem

pengarsipan manual akan mengalami kesulitan dalam mencari

data tamu yang memesan kamar yang akan menginap

membutuhkan 3aktu yang cukup lama karena mengingat berkas

korespondesi yang cukup banyak dan sistem pencarian masih

digunakan sistem manual.

Dari hasil pengamatan yang dilakukan, daftar tamu untuk petugas

reserasi dibuat menjadi satu untuk masing-masing, kode

reserasi, nama tamu, no kamar, lama menginap dan hari

kemudian terdapat nip petugas reserasi lain yang bertugas

sehingga kemungkinan akan mengalami kesulitan melihat daftar

tamu dan data reserasi.

4 %idak adanya perekaman data reserasi yang lama akan

menyebabkan kesulitan saat tamu ingin melihat atau


6/26

menghitung jumlah biaya yang dibayarkan di karenakan

data tidak di simpan dengan baik karena di simpan secara

manual, atau dengan contoh lain misalnya kuncikamar

hilang, konsumsi room serice , dan menggunakan fasilitas

hotel atau untuk keperluan lainnya.

5 Dengan demikian penyusun membuat flo map sistem untuk

alur sitem yang terkomputerisasi dan memiliki data

penyimpanan data yang baik sehingga mempermudah


7/26

4

dalam pengaksesan data untuk di aplikasikan dalam sistem

reserasi berbasis 3eb di hotel +rand Iora uta esort

guna mmeperbaiki sistem lama yang di lakukan secara

manual sebagai berikut2

Di +rand Iora uta esort, setiap hari mendapatkan kunjungan tamu, baik

yang ingin menginap atau sekedar melakukan surey .Setelah dilakukan reserasi

atau pemesanan kamar maka dapat ditentukan tipe kamar, dan lamanya menginap

di hotel +rand iora uta esort. /etugas reserasi bertugas untuk

menyiapkan dokumen reserasi agar kamar yang di pesan bisa di kunci, disiapkan

dan di bersihkan, sebelum tamu datang untuk menginap. 6ad3al kedatangan tamu


8/26

5

sudah di catat di dalam formulir reserasi pemesanan kamar. Sehingga tanggal

kedatangan dan lamanya tamu menginap sudah di tentukan dalam korespondensi

reserasi yang sudah di buat di saaat pemesanan kamar. %amu bisa melakukan

reserasi lebih dari satu kamar dengan tipe kamar yang berbeda, dan petugas

reserasi bisa memeriikasi reserasi tamu lebih dari satu orang yang melakukan

pemesanan kamar, dan petugas front officedapat melayani proses cek in tamu

lebih dari satu orang. Di +rand Iora terdapat dua tipe kamar yang berbeda

diantaranya ada tipe kamar Delu 7 tipe Suite. Dimana masing-masing kamar

memiliki fasilitas dan interior yang berbeda.

4.$ Pen%%una Sistem

Sistem yang akan dibangun ini memiliki beberapa pengguna yang

menggunakan sistem untuk mendapatkan informasi dari sistem di antaranya 2

0. *dmin

8erupakan user (pengguna) yang mempunyai hak akses penuh terhadap

sistem. *dmin dapat menambah data, merubah data, dan menghapus data

pada sistem. 9ang bertindak sebagai admin adalah seorang pega3ai yang

ditunjuk oleh +eneral manager untuk mengelola sistem, dalam hal ini

adalah petugas reseasi.

". Umum

8erupakan user (pengguna) yang hanya bisa melihat informasi yang

ditampilkan pada halaman Utama 3eb. /engguna yang termasuk dalam


9/26

:

kategori ini adalah tamu, pega3ai akunting dan pengguna lainnya yang

ingin mendapatkan informasi dari sistem.

4.4 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan perangkat pendukung analisis untuk

menganalisis jalannya data dalam suatu program atau sistem. Dalam DFD dikenal

adanya istilah diagram konteks dan diagram leel (diagram rinci). Diagram

konteks menggambarkan jalannya data secara umum sedangkan diagram leel

(diagram rinci) menggambarkan jalannya data secara lebih terinci atau lebih detil

menurut leel prosesnya. 1erikut adalah gambaran DFD berdasarkan hasil

analisis dan rancangan 2

4.4.1 Dia%#am /0nteks


10/26

;

/ada gambar 4.: di atas, petugas reserasi yang sudah mendapat hak akses

admin dapat dapat melakukan falidasi kamar di kedalam sistem agar kamar yang

sudah di pesan tidak di jual kembali oleh petugasfront officejika ada tamu yang

memesan kamar secara langsung ke hotel. . Dari sistem petugas akan

mendapatkan informasi berdasarkan data yang sudah dimasukkan ke sistem.

Sedangkan petugas front office dan pengguna lainnya hanya dapat melihat

informasi reserasi dari sistem pada halaman utama sistem.

4.4. DD Le&e( 2


11/26

#

/ada gambar 4.; di atas merupakan penggambaran sistem yang lebih

terperinci. /ada gambar tersebut memperlihatkan proses pencatatan data,

pengelolaan data, dan pencetakan pada sistem yang dilakukan oleh tamu dan

petugas reserasi.

0. tamu mendapatkan informasi mengenai hotel, fasilitas! hotel, kamar,

harga, lokasi hotel.". %amu akan memilih tipe kamar dan berapa lama menginap di hotel

. Setelah memilih tipe kamar dan mengisi data tamu maka akan di lanjutkan

ke proses booking

4. Setelah proses booking maka tamu mendapatkan kode booking yang akan

di gunakan pada saat cek in di hari kedatangan


12/26

$

5. /etugas reserasi akan memproses data reserasi dan mengunci kamar

memalui sistem hotel agar kamar yang di booking tidak di jual kembali

kepada tamu lain di tanggal yang sudah dipesan, dan akan mencetak

korespondensi data reserasi kemudian menyerahkannya kepada petugas

fo.:. Sistem akan melakukan falidasi kamar berdasarkan data reserasi dimana

sistem akan menyimpan semua data yang sudah di falidasi kedalam data

base reserasi agar proses berikutnya dapat dilakuakan dan meminimalisir

kesalahan.

;. %amu yang sudah melakuakn proses booking dating untuk melakuakn cek

in dana akan memberikan kode booking kepada petugas fo untuk di cek

kembali.

#. /etugas fo akan memanggil data reserasi di dalam sistem yang tersimpan

di dalam data base dan mencocokannya dengan kode booking dan

korespondensi data reserasi yang sudah di cetak oleh petugas fo, serta

meminta data!tamu berupa id!tamu, paspor, dan memproses doposit tamu

yang sudah di bayarkan pada saaat melakukan reserasi.

$. 6iaka semua data yang di cek sudah sesuai dengan reserasi maka tamu

bisa melakuakn cek in kedalam kamar sesuai dengan jam kedatangan

tamu.0. Data-data reserasi dan korespondensi tamu di simpan oleh petugas fo

dengan data-data lain jika tamu menggunakan fasiltas lain dan konsumsi


13/26

4

makanan di restaurant di luar harga kamar yang di pesan, yang akan di

tagihkan pada saat tamu melakuakan proses cek out.

4.'Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan perangkat pendukung

analisis sistem yang digunakan untuk menggambarkan suatu hubungan atau relasi

antar entitas yang terlibat dalam sistem. DalamERD ini yang ditampilkan hanya

entitas, relasi atau hubungan antar entitas dan atribut yang menjadi dalam desain

basis data baik untuk kunci primer (primary key) dan kunci tamu (foreign key).


14/26

40

Sesuai dengan uraian rancang ansistem di atas maka dapat didentifikasi

entitas yang terlibat yaitu tamu, petugas reserasi, petugas fo. ?har 05 ode %amu

" titel archar %itel

nama!depan archar 05 =ama Depan

4 nama!belakang archar 05 =ama 1elakang

5 @mail archar @mail


15/26

4"

: no!telepon ?har 0 =o %elepon

; no!telepongenggam ?har 05 =o %elepon genggam

# alamat archar " *lamat

$ ota archar 0 ota

0profinsi

archar 05 /rofinsi00 negara archar 05 =egara

0" tipe!kartukredit char 0 tipe kartu redit

0 nama!dikartukredit archar =ama Di artu redit

04 no!kartukredit char " =o artu redit

05 tanggal kadarluarsakartukredit char : %anggal kadarluarsa artu redit

0: kode!keamanankartukredit archar 05 ode eamanan kartu redit

". =ama tabel 2 table!reserasi

%abel booking terdiri dari kode!tamu, kode!booking, kode!kamar,

tanggal!booking. %abel booking digunakan untuk menyimpan data tamu

dan data kamar karena tamu dapat memesan lebih dari satu kamar pelajaran

dan satu kamar hanya dapat dipesan oleh satu tamu. /ada tabel booking

tidak ada primary key karena hanya tersusun dari foreign key table!tamu

danforeign key tabel kamar yang menjadiforeign keypada table!reserasi.

yang menjadiforeign keypada table!front_office

%abel 4." tabel!reserasi

=o =amaField %ipe /anjang eterangan

0 kode!reserasi char 05 ode 1ooking

" kode!tamu>> char " ode %amu tanggal!reserasi char 5 %itel

4 kode!kamar char 5 ode kamar

5 tanggal!checkin char 0 %anggal ?heck In

: tanggal-checkout char 0 %anggal ?heck 'ut

; dp arcar 0 Status Dp

# lama!menginap arcar " Aama!menginap


16/26

4

$ kode!petugasreserasi char 0 ode /etugas eserasi

0 kode!petugasfrontoffice char 0 ode /etugas &ront 'ffice

00 status!checkin arcar 0 Status ?heck In

0" status-checkout arcar 0 Status ?heck 'ut

. =ama tabel2 table!kamar

%abel kode!tamu terdiri atas field kamar dan merupakan primary key.

Digunakan untuk menyimpan data kamar yang merupakan pendukung

dalam pencatatan data kamar.

%abel 4. tabel!kamar


0 kode!kamar> archar 0 ode amar

" tipe!kamar archar 5 %ipe amar

harga!kamar archar 5 %ipe amar

4. =ama tabel2 table!petugas!reserasi


17/26

44

%abel kode!tamu terdiri atas field reserasi dan merupakan primary key.

Digunakan untuk menyimpan data kode!petugas!reserasi yang merupakan

pendukung dalam pencatatan data petugas reserasi.

%abel 4.4. tabel!petugas!reserasi


0 kode!petugasreserasi > archar 0 ode /etugas eserasi

" nama!petugasreserasi archar 05 =ama petuga eserasi

0. =ama tabel2 table!front_office

%abel kode!tamu terdiri atas field fo dan merupakan primary key.

Digunakan untuk menyimpan data kode!petugas! front office yang

merupakan pendukung dalam pencatatan data petugasfront office .

%abel

4.5.tabel!

front

office

elasi antar tabel dapat dilihat pada gambar berikut ini 2


0 kode!petugasfrontoffice > archar 0 ode /etugas &'

" =ama!/etugasfrontoffice archar 05 =ama /etugas &'


18/26

45

4.3 Desain Tam!i(an

Desain tampilan bertujuan untuk memudahkan penggunaan program.

Desain tampilan sistem sedapat mungkin dibuat agar pengguna tidak mengalami

kesulitan dalam menggunakan program. 1entuk desain tampilan dari sistem yang

akan dibangun tersebut adalah sebagai berikut2

4.3.1 Rese#&asi


19/26

4:

+ambar 4.#. eserasi

/ada desain reserasi tamu terdapat dua buah kolom tanggal kedatangan,

tanggal keberagkatan, dan jumlah kamar, jika sudah mengisi ketiga kolom

tersebut. serta satu buah tombol yaitu tombol booking untuk untuk mulai

melakuakan pemilihan tipe kamar dan harga kamar yang ingin dipesan dan

selanjutnya akan masuk kedalam sistem.

4.3. Pi(i- /ama# )an a#%a


20/26

4;

+ambar 4.$. eserasi

Desain inputdan tampil tipe kamar, akan digunakan untuk memasukkan tipe

kamar yang akan dipesan dimana harga kamar sudah di sertakan dengan fasilitas

kamar yang tersedia, dimana minimal lama menginap di tentukan berdasarkan

promosi yang berjalan. Dimana setiap promosi kamar di ataur dalam jangka

tertentu sehingga harga yang di tampilkan bisa berubah seiring pergantian

promosi yang di lakuakan oleh bagian pemasaran.

4.3.$ Data Rese#&asi Tamu


21/26

4#

+ambar 4.#. eserasi

+ambar 4.0. Data eserasi %amu

Data reserasi harus di isi tamu dan meliputi data pribadi, penerbangan baik

kebarangkatan dan kedatangan tamu jika tamu menggunakan pesa3at terbang,

maupun jalur darat dan laut semua detail mengenai tamu harus di catat, dan yang

terpenting cara pembayaran hotel baik menggukan uang tunai, transfer antar bank

maupun kartu kredit, namun lebih di sarankan menggunakan kartu kredit guna

membantu kemudahan dalam memproses transaksi.

4.3.4 L0%in A)min

&orm Aogin


22/26

4$

User =ame 2

/ass3ord 2

' ?ancel

+ambar 4.00. Aogin

/ada desain login admin terdapat dua buah kotak masukkan yaitu

Username

danPassword. serta dua buah tombol yaitu tombologinuntuk memproses data

yang dimasukkan dan tombol cancel untuk membatalkan masuk kedalam sistem.

4.3.' Membuat Rese#&asi

+ambar 4.0". 8enbuat eserasi


23/26

5

Setelah melakukan login petugas reserasi akan melakuakn alidasi untuk

kamar yang di pesan dan masuk ke dalam sistem reserasi guna mengunci kamar

yang sudah di pesan dan membuat reserasi menggunakan data tamu yang

tersimpan di dalam data base. 8aka data yang akan di inputsudah sesuai dengan

data tamu yang melakukan reserasi sebelumnya, sehingga kelengkapan dokumen

untuk falidasi kamar sudah lengkap dan bisa di pertanggungja3abkan

4.3.3 Va(i)asi /ama# Se*a#a On(ine

Setelah masuk di dalam &orm reserasi sistem, maka semua data tamu

yang sudah di input dalam web sidehotel akan di inputkan kedalam data kamar

yang di pesan, selanjutnya kamar yang di pesan di kunci di kedalam sistem tidak

akan bisa di jual kembali di tanggal yang sama kepada tamu lain mengingat

kamar tersebut sudah terfalidasi oleh sistem dan di simpan kedalam data base,

yang akan di panggil kembali pada saat tamu yang memesan kamar datang untuk

check indi


24/26

50

+ambar 4.0". Balidasi 'nline

4.3.5 Va(i)asi /ama# Se*a#a Lan%sun%

Secara prinsip sistem yang berjalan hampir sama dengan sistem online

yang membedakan hanya di segmen pasarnya saja dimana proses reserasi

menggunakan sistem ini sudah semakin jarang di temukan karena memerlukan

3aktu yang cukup lama sehingga kurang praktis di jaman globalisasi, namun

tidak menutup kemungkinan transaksi ini tetap di pakai di dalam oprasional hotel.


25/26

5"

+ambar 4.0. eserasi

4.6 Check n

/ada saat tamu yang memesan kamar datang di tanggal yang di tentukan

dalam reserasi pemesanna kamar, maka petugas front officemenerima tamu dan

akan meminta no reserasi dan document passport, tanda pengenal, dan mengecek

kemabali semua data-data reserasi yang ada di dalam data baseapakah sudah

sesuai dengan data dan document tamu yang akan menginap, sembari menunggu

tamu akan mengisi formulir registrasi manual yang sudah di siapkan oleh


26/26

5

petuugas front office!jika data sudah sesuai maka tamu akan di antarkan masuk

kedalam kamar oleh petugas front office untuk beristirahat sesuai dengan

ketentuan perarturan 3aktu check inatau check outyang sudah di tentukan oleh

masing-masing hotel.

Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem

Documents

Transcript of Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem